UMOWA nr …………………….
Załącznik nr 2 do uchwały Zarządu Województwa Opolskiego nr 7437/2022 z dnia 11 lipca 2022 r.
UMOWA nr …………………….
w sprawie wspólnego finansowania oraz zasad przekazywania środków finansowych i rozliczenia projektu pn. „Wsparcie służb zarządzania kryzysowego w woj. opolskim poprzez zakup środków transportu specjalistycznego z wyposażeniem do przeciwdziałania i usuwania skutków zagrożeń w tym związanych z COVID-19”, zwanego dalej „Projektem”
zawarta w dniu ………………………………, pomiędzy:
Województwem Opolskim, zwanym dalej „Liderem” reprezentowanym przez: Xxxxxxxx Xxxx – Marszałka Województwa Opolskiego
Xxxxxxx Xxxxxx – Członek Zarządu Województwa Opolskiego a
Powiatem Kluczborskim, zwanym dalej „Partnerem” reprezentowanym przez:
Xxxxxxx Xxxxxxxx – Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxx Xxxxxx – Członka Zarządu Powiatu Kluczborskiego
przy kontrasygnacie Xxxxxxxxx Xxxxx-Xxxxxx - Skarbnika Powiatu
Mając na uwadze treść Porozumienia Partnerskiego, zawartego 31 maja 2021 r. na rzecz realizacji projektu pn. „Wsparcie służb zarządzania kryzysowego w woj. opolskim poprzez zakup środków transportu specjalistycznego z wyposażeniem do przeciwdziałania i usuwania skutków zagrożeń w tym związanych z COVID-19” współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014 – 2020 w ramach działania 4.2 System wczesnego reagowania i ratownictwa, w celu dookreślenia zasad przekazywania środków finansowych oraz rozliczania ww. Projektu, objętego Porozumieniem, o których mowa wyżej, Strony postanawiają zawrzeć umowę o następującej treści:
§ 1
Przedmiotem niniejszej umowy jest:
1. określenie wysokości i zasad przekazywania przez Lidera na rachunek bankowy Partnera środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (x.x. Xx. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.) z przeznaczeniem na realizację przez
Miasto/Powiat zadania polegającego na zakupie specjalistycznego środka transportu wraz
z wyposażeniem (w tym środki ochrony osobistej i do dezynfekcji), zwanego dalej „Zadaniem”
w ramach Projektu, dla którego została podpisana Decyzja o dofinansowaniu
Nr RPOP.04.02.00-16-0001/21-00 z dnia 25 października 2021 roku, zwana dalej „Decyzją”;
2. ustalenie sposobu rozliczania i zwrotu niewykorzystanej części środków o których mowa w ust. 1.
§ 2
1. Ilekroć w Umowie jest mowa o:
1) „pozakonkursowej procedurze” – oznacza to dokument pn. Pozakonkursowa procedura wyboru projektu w ramach Działania 4.2 System wczesnego reagowania i ratownictwa, Osi priorytetowej IV Zapobieganie zagrożeniom Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014-2020 - nr RPOP.04.02.00-IZ.00-00-000/21;
2) „BGK” – oznacza to Bank Gospodarstwa Krajowego, zajmujący się obsługą bankową płatności
i współfinansowania, wynikających z Decyzji, w ramach umowy rachunku bankowego zawartej z Ministrem Finansów;
3) „danych osobowych” – oznacza to dane osobowe w rozumieniu RODO, które muszą być
przetwarzane przez Instytucję Zarządzającą oraz Beneficjenta i Partnerów w celu wykonywania obowiązków państwa członkowskiego w zakresie aplikowania o środki wspólnotowe i w związku z realizacją Projektów w ramach RPO WO 2014-2020;
4) „dofinansowaniu” – oznacza to płatności pochodzące z budżetu środków europejskich odpowiadające wkładowi z EFRR, stanowiące bezzwrotną pomoc przeznaczoną na częściowe pokrycie wydatków kwalifikowalnych, ponoszonych w związku z realizacją Projektu w ramach Programu na podstawie Decyzji;
5) „EFRR” – oznacza to Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego;
6) „Instytucji Zarządzającej” – oznacza to Zarząd Województwa Opolskiego;
7) „Partnerze” – oznacza to podmiot w rozumieniu art. 33 ust 1 ustawy wdrożeniowej, który jest wymieniony we Wniosku, realizujący wspólnie z Beneficjentem (i ewentualnie z innymi Partnerami) Projekt, wnoszący do Projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe;
8) „Programie” oznacza to Regionalny Program Operacyjny Województwa Opolskiego na lata 2014- 2020 przyjęty Decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej C C(2021)7454 z dnia 03.11.2021 r.
zmieniającą Decyzję Wykonawczą C(2014)10195 zatwierdzającą niektóre elementy programu operacyjnego „Regionalny Program Operacyjny Województwa Opolskiego na lata 2014-2020” do wsparcia z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia” dla regionu opolskiego w Polsce
CCI 2014PL16M2OP008;
9) „Projekcie” – oznacza to Projekt pn. „Wsparcie służb zarządzania kryzysowego w woj. opolskim poprzez zakup środków transportu specjalistycznego z wyposażeniem do przeciwdziałania
i usuwania skutków zagrożeń w tym związanych z COVID-19”;
10) „przetwarzaniu danych osobowych” – oznacza to przetwarzanie w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO, tj. operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego
rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemie informatycznym;
11) „Rozporządzeniu ogólnym” – oznacza to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Xxxxxxxxxx oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320 ze zm.);
12) „ustawie Pzp” – oznacza to ustawę z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.);
13) „ustawie wdrożeniowej” – oznacza to ustawę z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji
programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (x.x. Xx. U. z 2020r. poz.818 ze zm.);
14) „Wniosku” – oznacza to wniosek o dofinansowanie złożony przez Beneficjenta celem uzyskania dofinansowania dla Projektu, na podstawie którego zostanie podpisana Decyzja;
15) „wydatkach kwalifikowalnych” – oznacza to wydatki kwalifikowalne zgodnie ze Szczegółowym opisem osi priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014-2020 oraz z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, ww. SZOOP oraz Wytyczne są dostępne na stronie
internetowej Instytucji Zarządzającej;
16) „zamówieniu publicznym” – oznacza to pisemną umowę odpłatną, zawartą pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi lub dostawy przewidziane w Projekcie;
17) „środkach europejskich” – oznacza to część lub całość dofinansowania pochodzącą ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przekazywaną w formie płatności
z rachunku Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej o którym mowa w art. 200 ust. 1 ustawy o finansach, prowadzonego w Banku Gospodarstwa Krajowego;
18) „stronie internetowej Instytucji Zarządzającej” – oznacza to adres strony: xxx.xxxxxxxx.xx;
19) „ustawie o finansach” – oznacza to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm);
20) „SZOOP” – oznacza to Szczegółowy opis osi priorytetowych Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014-2020. Zakres Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, wersja nr 49 przyjęty przez Zarząd Województwa Opolskiego, Uchwałą
nr 4304/2021 Zarządu Województwa Opolskiego z dnia 22.02.2021 r.;
21) „nieprawidłowości/nieprawidłowości indywidualnej” – oznacza to każde naruszenie prawa
unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem;
22) „SL2014” – oznacza to aplikację główną centralnego systemu teleinformatycznego, wykorzystywaną w procesie rozliczania Projektu;
23) „wskaźniki produktu i rezultatu” – wskaźniki postępu rzeczowego wskazanego na Liście wskaźników na poziomie Projektów, które Beneficjent wybiera i określa dla nich wartość docelową w Tabeli pkt. 4.1 i pkt. 4.2 wniosku o dofinansowanie;
24) „Powierzającym” – oznacza to odpowiednio:
a) Marszałka Województwa Opolskiego dla zbioru „UMWO-DPO-SYZYF” oraz dla zbioru „RPO WO 2014-2020”,
b) Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej dla zbioru „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych”,
pełniących rolę właściwego dla danego zbioru administratora danych osobowych;
25) „dochodzie” – oznacza to dochód wygenerowany podczas realizacji Projektu w rozumieniu
Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014- 2020;
26) „zakończeniu rzeczowym okresu realizacji Projektu” – oznacza to datę zakończenia zadań merytorycznych w Projekcie;
27) „zakończeniu finansowym okresu realizacji Projektu” – oznacza to datę tożsamą z terminem poniesienia ostatniego wydatku w ramach Projektu;
28) „wytyczne dot. kwalifikowalności wydatków” – oznacza to Wytyczne Ministra Finansów, Funduszu i Polityki Regionalnej w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z 21 grudnia 2020 r.
29) „wytyczne w zakresie gromadzenia” – oznacza to Wytyczne Ministra Rozwoju i Finansów
w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020 z 19 grudnia 2017 r.;
30) „RODO” - oznacza to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
31) „Ustawa o COVID-19” – oznacza to ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (x.x. Xx. U. 2021 poz. 2095 ze zm.);
32) „przeciwdziałanie COVID-19"- rozumie się przez to wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się choroby zakaźnej wywołanej wirusem SARS- CoV-2, tj. definicję, o której mowa w art. 2 ust. 2 ustawy o COVID-19;
33) „Ustawa o zwalczaniu chorób zakaźnych” - ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (x.x. Xx.U. z 2021 r. poz. 2069 ze zm.).
§ 3
1. Mając na uwadze treść Porozumienia partnerskiego zawartego 31 maja 2021 roku na rzecz realizacji Projektu, Strony umowy zobowiązują się do wspólnego sfinansowania na zasadach
określonych w niniejszej umowie Projektu pn. „Wsparcie służb zarządzania kryzysowego w woj. opolskim poprzez zakup środków transportu specjalistycznego z wyposażeniem do przeciwdziałania i usuwania skutków zagrożeń w tym związanych z COVID-19” w ramach Osi priorytetowej IV – Zapobieganie zagrożeniom, Działanie 4.2 System wczesnego reagowania
i ratownictwa, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014-2020.
2. Całkowita wartość Projektu zgodnie z Decyzją o dofinansowaniu projektu
Nr RPOP.04.02.00-16-0001/21-00 z dnia 25 października 2021 roku wynosi 4 078 065,28 zł (słownie: cztery miliony siedemdziesiąt osiem tysięcy sześćdziesiąt pięć złotych, 28/100), w tym łączna wartość wydatków kwalifikowanych w wysokości wynosi 4 078 065,28 zł
(cztery miliony siedemdziesiąt osiem tysięcy sześćdziesiąt pięć złotych, 28/100), na które składa się dofinansowanie w wysokości 3 466 355,48 zł (słownie: trzy miliony czterysta
sześćdziesiąt sześć tysięcy trzysta pięćdziesiąt pięć złotych, 48/100) oraz łączny
wkład własny wszystkich stron umowy w wysokości 611 709,80 zł (słownie: sześćset jedenaście tysięcy siedemdziesiąt dziewięć złotych, 80/100).
3. Dofinansowanie jest przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych ponoszonych w związku z realizacją Projektu.
4. Partner w ramach Projektu zrealizuje Zadanie wskazane w Porozumieniu partnerskim. W ramach zadania planowany jest zakup jednego pojazdu typu pick-up wraz z wyposażeniem, w tym sprzęt wykorzystywany do walki z pandemią COVID-19, środki ochrony osobistej i do dezynfekcji.
5. Wartość ogólna zadania, o którym mowa w ust. 4 stanowi kwotę wydatków kwalifikowalnych w wysokości 442 913,04 zł (słownie: czterysta czterdzieści dwa tysiące dziewięćset trzynaście złotych, 04/100), na którą składa się 66 436,96 zł (słownie: sześćdziesiąt sześć tysięcy czterysta trzydzieści sześć złotych, 96/100) wkładu własnego, co stanowi 15,00 % wydatków kwalifikowalnych, oraz 376 476,08 zł (słownie: trzysta siedemdziesiąt sześć tysięcy czterysta sześćdziesiąt sześć złotych, 08/100) dofinansowania, co stanowi 85,00 % wydatków kwalifikowanych.
6. W przypadku niewniesienia wkładu własnego w kwocie, o której mowa w ust. 5, Instytucja Zarządzająca RPO WO 2014-2020 może kwotę przyznanego dofinansowania proporcjonalnie obniżyć, z zachowaniem udziału procentowego, o którym mowa w ust. 5. Wkład własny, który
zostanie rozliczony w wysokości przekraczającej wspomniany powyżej procent wydatków Projektu może zostać uznany za niekwalifikowalny.
7. Ostateczny koszt realizacji zadań, o których mowa w ust. 4 zostanie ustalony
po zakończeniu wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego składających się na ich realizację.
8. Końcowy termin realizacji zadania, o którym mowa w ust. 4 nie może być dłuższy niż realizacja całego Projektu.
9. Okres realizacji Projektu jest zgodny z okresem wskazanym we wniosku o dofinansowanie, zwanym dalej: „Wnioskiem” i dotyczy realizacji zadań w ramach Projektu. Zmiana okresu realizacji projektu we Wniosku następuje poprzez pisemne powiadomienie Partnera przez Xxxxxx i nie stanowi zmiany treści umowy.
10. Projekt, o którym mowa w ust. 1 realizowany będzie zgodnie z niniejszą umową, Wnioskiem, Decyzją oraz mającymi zastosowanie do Projektu regulaminami i wytycznymi oraz przepisami prawa, w tym w szczególności dokumentacją dot. Pozakonkursowej procedury wyboru Projektu w ramach Działania 4.2 System wczesnego reagowania i ratownictwa, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014-2020, Osi priorytetowej IV –
Zapobieganie zagrożeniom, Działanie 4.2 System wczesnego reagowania i ratownictwa, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2014-2020, Nabór nr RPOP.04.02.00-IZ.00-00-000/21.
11. Obowiązek realizowania Projektu przez Partnera zgodnie z niniejszą umową oznacza, że do Partnera stosuje się wprost postanowienia Decyzji, których adresatem są Partnerzy uczestniczący w realizacji Projektu. Pozostałe postanowienia Decyzji stosuje się do Partnera odpowiednio,
w zakresie, w jakim jest to niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu i pod warunkiem, że co innego nie wynika z postanowień niniejszej umowy.
12. Lider udostępni Partnerowi treść Decyzji oraz treść wszystkich aneksów do tej Decyzji.
13. Partner zapewnia, że wykonawcy będą przestrzegać postanowień niniejszej umowy oraz
odpowiada przed Xxxxxxx za wszelkie działania lub zaniechania wykonawcy jak za swoje działania lub zaniechania.
14. W przypadku zmian w Projekcie, Xxxxxx realizują Projekt zgodnie ze zaktualizowanym Wnioskiem oraz aktualna Decyzją.
§ 4
1. Lider przekaże Partnerowi w roku 2022 środki pochodzące z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na realizację Zadania, o którym mowa w § 3 ust. 4, w wysokości dofinansowania, o którym mowa w § 3 ust. 5 przeznaczonego dla Partnera, w łącznej wysokości: 376 476,08 zł (słownie: trzysta siedemdziesiąt sześć tysięcy czterysta sześćdziesiąt sześć złotych, 08/100)
w tym 291 469,25 zł (słownie: dwieście dziewięćdziesiąt jeden tysięcy czterysta
sześćdziesiąt dziewięć złotych, 25/100) na pokrycie wydatków bezpośrednich i 85 006,83 zł
(słownie: osiemdziesiąt pięć tysięcy sześć złotych, 83/100) kosztów pośrednich.
2. Partner zobowiązuje się do:
1) terminowego przedkładania Liderowi rozliczenie za okres miesięczny w terminie do 5 dni roboczych następnego miesiąca. Rozliczenie to obejmuje:
a. zestawienia poniesionych wydatków wraz z częścią sprawozdawczą. Do zestawienia przekazane zostaną kopie wyciągów z rachunku bankowego Partnera Projektu, skany dokumentów stanowiących dowód realizacji zadania i poniesienia wydatku, w tym
w szczególności skany faktur, rachunków wystawionych przez wykonawców, protokołów odbioru, umów z wykonawcami, dowodów zapłaty, a także skany dokumentów
potwierdzających dokonanie wyboru wykonawcy przy zachowaniu procedur określonych w wytycznych dot. kwalifikowalności wydatków,
b. na wezwanie Lidera, niezwłocznie lub w wyznaczonym przez niego terminie, Partner jest zobowiązany udzielać dodatkowych informacji i wyjaśnień oraz przedkładać dodatkowe dokumenty lub sporządzać i przedkładać dodatkowe zestawienia lub sprawozdania
niezbędne do dokonania prawidłowego rozliczenia Lidera z Instytucją Zarządzającą, w tym do złożenia przez Lidera wniosku o płatność, jego uzupełnienia lub poprawienia;
c. w przypadku stwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą omyłek w złożonym wniosku o płatność, Xxxxx przesyła Partnerowi listę poprawek. Skorygowane rozliczenie bądź
dodatkowe wyjaśnienia Partner składa w wyznaczonym terminie umożliwiającym Liderowi złożenie korekty zbiorczego wniosku o płatność do Instytucji Zarządzającej. Partner zawsze udziela wyjaśnień na wniosek Instytucji Zarządzającej za pośrednictwem Lidera;
2) aktywnego uczestnictwa i współpracy w działaniach całego Partnerstwa, mających na celu realizację Projektu;
3) osiągania wskaźników założonych w Projekcie;
4) informowania (celem uzyskania akceptacji Lidera) o planowanych zmianach w ramach Zadania;
5) informowania Lidera o przeszkodach w realizacji Zadania w terminie i formie umożliwiającej Liderowi wywiązanie się z jego obowiązków wobec Instytucji Zarządzającej;
6) poddania się kontroli dokonywanej przez Instytucję Zarządzająca oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji projektu w tym:
a. zapewnienie dostępu do dokumentów związanych z realizacja Projektu, w tym dokumentów księgowych, związanych z realizacją zadań bezpośrednio przez strony
umowy lub wykonawców oraz dokumentów niezwiązanych bezpośrednio z realizacja projektu, o ile jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków w ramach projektu przez cały okres ich przechowywania.
b. umożliwienie uprawnionym podmiotom przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym dostępu do swojej siedziby i miejsca realizacji zadań bezpośrednio przez strony umowy
lub wykonawców, udzielenia informacji i wyjaśnień podmiotowi prowadzącemu kontrolę.
7) stosowania przyjętego systemu przepływu informacji i komunikacji między Partnerami;
8) współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badanie ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej poprzez udzielanie każdorazowo na wniosek tych podmiotów lub Lidera dokumentów i informacji na temat realizacji Projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego;
9) wykorzystania środków finansowych wyłącznie na realizację Zadania powierzonego na mocy niniejszej umowy;
10) informowania społeczeństwa o pochodzeniu środków przeznaczonych na realizację zadań powierzonych na mocy umowy;
11) umieszczania znaku Unii Europejskiej, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej, znaku Funduszy Europejskich oraz oficjalnym logo promocyjnego Województwa Opolskiego na wszelkich materiałach związanych z realizacją zadania powierzonego na mocy umowy zgodnie
z zasadami określonymi w Porozumieniu Partnerskim;
12) wykorzystywania materiałów informacyjnych i wzorów dokumentów przekazanych przez Xxxxxx projektu;
13) prowadzenia wyodrębnionych ksiąg rachunkowych dla wydatków Projektu w sposób przejrzysty tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych
z Projektem, z wyłączeniem wydatków rozliczanych w oparciu o metody uproszczone wskazane w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu
Spójności na lata 2014-2020; opisywania dokumentacji księgowej Projektu w taki sposób, aby widoczny był związek z Projektem;
14) gromadzenia i archiwizacji dokumentacji Projektu w terminach określonych w Decyzji;
15) otwarcia wyodrębnionego rachunku bankowego dedykowanego dla rozliczeń w ramach Projektu, na który Lider przekazywał będzie środki i z którego będą dokonywane płatności w ramach Projektu oraz informowania o wszelkich zmianach nr rachunków w trakcie realizacji Zadania;
16) terminowego przedstawiania Xxxxxxxx wszelkich informacji i dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji Projektu - w tym zwłaszcza dla potrzeb składania wniosków
o płatność do Instytucji Zarządzającej oraz sprawozdawczości (sprawozdania okresowe, roczne i końcowe)
3. Każda ze Stron ponosi odpowiedzialność za prawidłową realizację Projektu, w zakresie powierzonych jej zadań.
4. Strony zobowiązane są informować się nawzajem o wszystkich istotnych problemach związanych z realizacją Projektu, a w szczególności o możliwości zaprzestania jego realizacji przez którąś ze Stron.
5. Strony nie mogą przeznaczać otrzymanych transz dofinansowania na cele inne niż związane z Projektem, w szczególności na tymczasowe finansowanie swojej podstawowej, poza projektowej działalności.
§ 5
1. Lider projektu, niezwłocznie od otrzymania środków, przekazuje środki Partnerowi na finansowanie kosztów realizacji zadań, o których mowa w § 3 ust. 4, w formie zaliczki lub refundacji poniesionych kosztów.
2. Wszelkie płatności dokonywane w związku z realizacją projektu pomiędzy Liderem projektu
i Partnerami lub pomiędzy Partnerami są dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionych dla projektu rachunków bankowych.
3. Środki, o których mowa w § 4 ust. 1, będą przekazywane przez Lidera na wyodrębnione dla realizacji Projektu konto Partnera:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
4. W razie opóźnień w przekazywaniu Partnerowi środków finansowych spowodowanych
nieotrzymaniem w terminie transzy, Lider i Partnerzy pokrywają ze środków własnych bieżące koszty swojego uczestnictwa w Projekcie. Lider przekazuje Partnerowi wszystkie należne mu środki niezwłocznie po wpływie na konto Projektu zaległej transzy dofinansowania, a wszystkie środki własne, które zostały poniesione na pokrycie kosztów Projektu, powinny zostać
zrefundowane z otrzymanych środków.
5. Na podstawie zatwierdzonych częściowych wniosków rozliczających, Lider projektu będzie sporządzał zbiorcze wnioski o płatność i rozliczające zaliczkę i złoży je do Instytucji Zarządzającej.
6. W przypadku, gdy przy weryfikacji wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca będzie miała wątpliwości co do dokumentów złożonych przez Partnera lub dokumenty Partnera zostaną wybrane do pogłębionej weryfikacji, to w takiej sytuacji Partner na wezwanie Instytucji Zarządzającej będzie zobowiązany do odpowiednio:
a. złożenia za pośrednictwem Xxxxxx projektu wyjaśnień co do treści przedłożonych dokumentów,
b. złożenia wybranych dokumentów celem dokonania przez Instytucję Zarządzającą pogłębionej weryfikacji wniosku o płatność.
7. Przy wydatkowaniu środków w ramach Projektu, strony umowy stosują się do aktualnych
Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
8. Lider projektu może wstrzymać przekazywanie płatności na rzecz Partnera w przypadku stwierdzenia lub powzięcia uzasadnionego podejrzenia zaistnienia nieprawidłowości
w realizowaniu postanowień niniejszej umowy lub w realizacji zadań, w szczególności w przypadku nieterminowego realizowania zadań, utrudniania kontroli realizacji zadań,
dokumentowania realizacji zadań niezgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy lub na wniosek instytucji kontrolnych.
9. Strony zobowiązane są do ujawniania wszelkich dochodów, które powstają w związku z realizacją Projektu.
10. Partner zobowiązuje się do wykorzystania środków przekazanych przez Xxxxxx projektu na realizacją zadania/zadań w terminie 60 dni od dnia ich otrzymania. W przypadku
niewykorzystania przez Partnera przekazanych środków, Partner zobowiązany jest do zwrotu niewykorzystanych środków na rachunek bankowy Lidera projektu w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzednim. Ostateczne rozliczenie całości środków otrzymanych od Lidera projektu powinno nastąpić do dnia finansowego zakończenia rozliczenia projektu określonego we wniosku o dofinansowanie.
11. Partnerzy mają obowiązek zachowania trwałości projektu zgodnie z Wnioskiem i Decyzją o dofinansowaniu.
12. Zmiana rachunku bankowego, o którym mowa w ust. 3, następuje poprzez pisemne
powiadomienie Lidera projektu i nie stanowi zmiany treści umowy oraz staje się skuteczne z chwilą zawiadomienia Lidera projektu o zmianie.
§ 6
1. Xxxxxx ponoszą odpowiedzialność z tytułu właściwego dokumentowania działań i wydatków w Projekcie:
a. każda ze Stron zobowiązana jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu w zakresie odpowiadającym jej zadaniom na zasadach określonych w Decyzji
o dofinansowaniu,
b. Partner informuje Xxxxxx o miejscu przechowywania i archiwizacji dokumentów związanych z udziałem Partnera w Projekcie oraz o wszystkich zmianach w tym zakresie, przez cały okres przechowywania dokumentacji wskazany w Decyzji o dofinansowaniu.
2. Jeżeli okres przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu określony w Decyzji o dofinansowaniu ulegnie przedłużeniu, Lider bezzwłocznie poinformuje o tym fakcie Partnera.
3. Lider sporządza za pośrednictwem systemu SL2014 harmonogram udzielania wsparcia, zgodnie z warunkami określonymi w Decyzji o dofinansowaniu.
4. W przypadku zlecania części zadań w ramach Projektu wykonawcy Strona zlecająca zadanie zobowiązana jest zapewnić w Umowie z wykonawcą prawo wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z realizowanym Projektem, w tym także dokumentów finansowych, na rzecz
instytucji i organów upoważnionych do prowadzenia kontroli prawidłowej realizacji Projektu.
5. Prawo wglądu w dokumenty Lidera, Partnera i wykonawców powinno być zapewnione przez cały okres ich przechowywania, wskazany w Decyzji o dofinansowanie.
6. Lider i Partnerzy zobowiązują się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres trwałości Projektu lub przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu. Instytucja Zarządzająca informuje
Beneficjenta o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w zdaniu pierwszym. Okres, o którym mowa w zdaniu pierwszym, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania
administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej, o czym Beneficjent jest informowany pisemnie.
7. Trwałość Projektów powinna być zachowana przez okres 5 lat od daty płatności końcowej na rzecz Beneficjenta.
8. Lider i Partnerzy przechowują dokumentację związaną z realizacją Projektu w sposób
zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz są zobowiązani do poinformowania Instytucji Zarządzającej o miejscu jej archiwizacji.
9. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów w okresie trwałości Projektu Lider i Partnerzy zobowiązują się niezwłocznie, na piśmie poinformować Instytucję Zarządzającą o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem.
10. Lider wspólnie z Partnerami odpowiadają za realizację Projektu, w zakresie realizowanych zadań własnych, zgodnie z Wnioskiem, w tym za:
a. osiągnięcie wskaźników określonych we Wniosku;
b. realizację Projektu w oparciu o harmonogram realizacji Projektu określony we Wniosku, oraz szczegółowy harmonogram realizacji Projektu na dany rok, zgodny z wnioskiem
o dofinansowanie, opracowywany przez Xxxxxx w porozumieniu z Partnerami.
c. zapewnienie realizacji Projektu przez personel Projektu posiadający kwalifikacje określone we Wniosku;
d. zachowanie trwałości Projektu;
e. zapewnienie stosowania zasady równości szans i niedyskryminacji a także równości szans
kobiet i mężczyzn, zgodnie z Wytycznymi Ministra Inwestycji i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób
z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020.
11. Na żądanie Xxxxxx Partner udziela wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizowanym Projektem. Dotyczy to także okresu po zakończeniu realizacji Projektu, o ile nie upłynął jeszcze okres przechowywania dokumentacji Projektu zgodnie z Decyzją o dofinansowaniu.
12. Strony zobowiązują się do poddawania odpowiedniej kontroli wszystkich działań w Projekcie.
13. Partner zobowiązuje się do współdziałania z Liderem w zakresie monitorowania i kontroli wewnętrznej Projektu, zgodnie ze wskazówkami udzielonymi przez Lidera, a zwłaszcza do:
a. udzielania Liderowi wszystkich żądanych informacji odnoszących się do postępów w realizacji Projektu i efektywności jego wdrażania;
b. niezwłocznego informowania Xxxxxx o problemach w realizacji Projektu przez Partnera;
c. zapewnienia Liderowi wglądu we wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu,
w tym w księgi rachunkowe i dokumenty elektroniczne oraz dokumenty wykonawców przez cały okres ich przechowywania wskazany w Umowie o dofinansowanie;
d. umożliwienia Liderowi prowadzenia czynności kontrolnych w swojej siedzibie jak również w miejscu realizacji Projektu,
e. udostępniania na pisemne żądanie Lidera pełnej dokumentacji księgowej Partnera dotyczącej realizacji Projektu, w tym także dokumentów w formie elektronicznej,
z uwzględnieniem zasady, że dokumentacja jest udostępniana Xxxxxxxx w miejscu jej przechowywania i archiwizacji.
14. Obowiązki, o których mowa w ust. 12 i 13 dotyczą całego okresu realizacji Projektu, okresu przechowywania dokumentacji Projektu zgodnie z Decyzją o dofinansowaniu, a także okresu trwałości Projektu.
15. Lider i Partnerzy zobowiązują się poddać kontroli dokonywanej przez Instytucję Zarządzającą oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji Projektu.
16. Kontrola może zostać przeprowadzona zarówno w siedzibie Lidera, Partnera, jak i w miejscu realizacji Projektu, przy czym czynności kontrolne mogą być też prowadzone w siedzibie podmiotu kontrolującego na podstawie danych i dokumentów zamieszczonych w SL2014
i innych dokumentów przekazywanych przez Lidera i Partnerów, w okresie, w którym są zobowiązani do przechowywania dokumentów.
17. Lider i Partner zapewnią Instytucji Zarządzającej oraz innym uprawnionym podmiotom prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane, jak i niezwiązane z realizacją Projektu, o ile jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków w Projekcie, w tym dokumenty
elektroniczne przez cały okres ich przechowywania.
18. Ustalenia Instytucji Zarządzającej oraz innych uprawnionych podmiotów mogą prowadzić do korekty, pomniejszenia wydatków kwalifikowalnych rozliczonych w ramach Projektu.
19. Jeżeli w wyniku kontroli są wydawane zalecenia pokontrolne, Lider i Partner są zobowiązani do podjęcia w określonym w nich terminie czynności wynikających z Zaleceń i rekomendacji.
20. Strony zobowiązują się do przestrzegania ustaleń dotyczących: płatności, ochrony danych osobowych, praw autorskich, udzielania zamówień publicznych zgodnie z zapisami Decyzji o dofinansowaniu.
§ 7
1. Każda ze Stron ponosi we własnym zakresie odpowiedzialność za zgodność podejmowanych decyzji finansowych z niniejszą Umową, Wnioskiem o dofinansowanie oraz zasadami
kwalifikowalności wydatków w ramach Programu. Konsekwencje zakwestionowania przez Instytucję Zarządzającą prawidłowości poniesionych przez Beneficjenta wydatków ponosi Strona, której wydatki dotyczą lub za które odpowiada.
2. Lider nie odpowiada wobec Partnerów za wstrzymanie całości lub części dofinansowania z powodu błędnego lub niewłaściwego lub nieterminowego przygotowania przez Partnera informacji do wniosku o płatność lub do okresowych sprawozdań z realizacji Projektu.
3. Strony umowy ponoszą wyłączną odpowiedzialność za wszelkie czynności związane z realizacją powierzonych im zadań wobec osób trzecich, w tym odpowiedzialność za szkody poniesione przez te osoby w związku z realizacją zadań w ramach Projektu lub wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających z niniejszej umowy.
4. Partnerzy zobowiązują się do rozliczenia całości otrzymanego dofinansowania w terminie wskazanym w § 5 ust. 10. W przypadku nierozliczenia całości otrzymanego dofinansowania
podlega ono zwrotowi na rachunek bankowy Lidera w terminie umożliwiającym dokonanie przez Lidera zwrotu tego dofinansowania do Instytucji Zarządzającej w terminie określonym w Decyzji o dofinansowaniu.
5. W przypadku, gdy Instytucja Zarządzająca zażąda zwrotu części lub całości otrzymanego dofinansowania zgodnie z Decyzją o dofinansowanie, w części dotyczącej działań realizowanych przez danego Partnera, Lider bezzwłocznie powiadomi tego Partnera o zaistniałej sytuacji
poprzez przekazanie Partnerowi kopii pisma zawierającego żądanie zwrotu środków. Ponadto, Lider pisemnie poinformuje danego Partnera o wysokości i terminie zwrotu środków, które powinien przekazać na konto Lidera w związku z żądaniem zwrotu.
6. Partner zobowiązany jest zwrócić na konto Lidera kwotę określoną przez Lidera w piśmie, w terminie określonym w piśmie umożliwiającym zwrot środków przez Lidera do Instytucji Zarządzającej.
7. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowego wydatkowania środków przez Partnera, środki na wezwanie Lidera podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia wskazanego w piśmie, o którym mowa w ust. 6.
§ 8
1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Zmiany w umowie skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w Decyzji o dofinansowaniu Projektu, w tym załączników do Decyzji o dofinansowaniu Projektu mogą zostać wprowadzone wyłącznie w terminie umożliwiającym Liderowi projektu zachowanie terminów dokonywania zmian określonych w umowie o dofinansowanie Projektu i wymagają zaakceptowania przez Lidera projektu.
3. Zmiany, o których mowa w ust. 2, nie mogą być sprzeczne z postanowieniami Decyzji o dofinansowaniu.
§ 9
1. Strony zobowiązują się do bieżącej wymiany informacji dotyczących wszystkich spraw związanych z realizacją niniejszej Umowy.
2. Korespondencja pomiędzy Liderem a Partnerem dot. realizacji Projektu odbywa się za
pośrednictwem kanału szybkiej komunikacji: ePUAP (za wyjątkiem niniejszej Umowy, dla której zastrzeżona jest forma pisemna oraz innych dokumentów, dla których nie było możliwe złożenie kwalifikowalnego podpisu elektronicznego) oraz poczty elektronicznej (email).
3. Odpowiednie numery i adresy są Stronom znane.
4. Lider zobowiązany jest na bieżąco informować Partnera o:
a. aktualnym stanie realizacji Projektu oraz stanie finansów Partnerstwa,
b. wszelkich planowanych zmianach w zakresie realizacji Projektu,
c. wynikach kontroli Projektu prowadzonej przez Xxxxxx oraz uprawnione instytucje i organy, w tym zwłaszcza o stwierdzonych w wyniku kontroli nieprawidłowościach.
§ 10
1. Każda ze Stron odpowiada za prawidłową realizację Projektu oraz ponosi wyłączną
odpowiedzialność za swoje działania i zaniechania związane z realizacją Projektu wobec osób trzecich.
2. Jeżeli co innego nie wynika z niniejszej Umowy, każda ze Stron samodzielnie podejmuje decyzje dotyczące realizowanych przez nią zadań i ponosi za nie odpowiedzialność wobec drugiej Strony oraz osób trzecich.
§ 11
1. Spory mogące wyniknąć w związku z realizacją niniejszej Umowy Strony będą starały się rozwiązać polubownie.
2. W przypadku niemożności rozstrzygnięcia sporu w trybie określonym w ust.1, Strony ustalają zgodnie, że spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo dla Lidera projektu.
§ 12
1. Umowa może zostać rozwiązana przed terminem określonym w decyzji o dofinansowanie realizacji projektu w drodze pisemnego porozumienia Stron.
2. Każda Strona może w uzasadnionych przypadkach wypowiedzieć umowę, w przypadku rażącego naruszenia obowiązków drugiej Strony wynikających z niniejszej Umowy lub Decyzji
o dofinansowaniu Projektu. Strony umowy zobowiązują się do podjęcia negocjacji mających na celu zapewnienie prawidłowej realizacji Projektu.
§ 13
W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa krajowego i wspólnotowego.
§ 14
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej Strony.
w imieniu Xxxxxx: w imieniu Partnera
……………………..…… ……………………..……….
(podpis i pieczątka) (podpis i pieczątka)
………………………… ……………………..……….
(podpis i pieczątka) (podpis i pieczątka)
…………………..…….. ……………………..……….
(podpis i pieczątka) (podpis i pieczątka)