ZAPYTANIE OFERTOWE
Polanów, dnia 23.12.2021 r.
Numer postępowania: ZEAO.271.8.2021
dotyczące zamówienia publicznego pn.:
Zakup i dostawa wyposażenia i pomocy dydaktycznych z akcesoriami dla Szkoły Podstawowej w Polanowie Filia Szkoły Podstawowej w Nacławiu, Xxxxxx 00, 00- 000 Xxxxxxx wchodzącej w skład Zespołu Szkół Publicznych w Polanowie, ul. Gradowe Wzgórze 5, 76-010 Polanów w ramach projektu pn.: „Laboratoria Przyszłości”
Powyższe zapytanie ofertowe nie podlega ustawie z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.) – dalej Pzp. Prowadzone postępowanie nie przekracza 130.000 złotych netto.
I. Nazwa i adres zamawiającego:
Zamawiający: Gmina Polanów, 00-000 Xxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 0, NIP: 4990465414 Odbiorca/Płatnik: Szkoła Podstawowa w Polanowie Filia Szkoły Podstawowej w Nacławiu, Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx wchodząca w skład Zespołu Szkół Publicznych w Polanowie, ul. Gradowe Wzgórze 5, 76-010 Polanów.
w imieniu którego zapytanie ofertowe przeprowadza:
Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Oświaty w Polanowie, ul. Gradowe Wzgórze 7, 76-010 Polanów.
Adres internetowy: xxx.xxx.xxxx.xxxxxxx.xx Adres e-mail: xxxx@xxxxxxx.xx
Tel/fax: 00 000-00-00
Strona internetowa prowadzącego postępowanie, na której będą udostępniane wyjaśnienia treści zapytania ofertowego oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem: xxx.xxx.xxxx.xxxxxxx.xx w zakładce - INFORMACJE- zamówienia publiczne.
Godziny urzędowania: poniedziałek - piątek 7.00 -15.00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
II Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiot zamówienia składa się z zakupu i dostawy wyposażenia i pomocy dydaktycznych z akcesoriami zgodnym z załącznikiem nr 1.
2. Szczegółowy Opisu Przedmiotu Zamówienia stanowi załącznik nr 1 do powyższego Zapytania ofertowego.
3. Wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpi zgodnie z postanowieniami zawartymi w Zapytaniu ofertowym oraz wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 3.
4. Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia kompletny posiadający wszelkie okablowanie, materiały eksploatacyjne, podzespoły itp., niezbędne do jego
prawidłowego użytkowania, gotowy do uruchomienia i użytkowania bez dodatkowych nakładów i zakupów.
5. Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia dopuszczony do obrotu i stosowania w krajach UE.
6. Wykonawca będzie zobowiązany dostarczyć wraz z przedmiotem zamówienia instrukcje obsługi w języku polskim (jeśli dotyczy).
7. Wykonawca zapewni Zamawiającemu kompleksową obsługę, przy zachowaniu najwyższej staranności, z zachowaniem przepisów prawa i obowiązujących norm technicznych oraz fachowości we wszystkich czynnościach związanych z doradztwem, dostawą, instalacją i serwisem
III Termin realizacji zamówienia
Planowany termin realizacji dostawy – do 30 czerwca 2022 r.
IV Opis sposobu przygotowania oferty
1. Zamawiający:
− nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych,
− akceptuje oferty wariantowe.
3. Ofertę – załącznik nr 2- należy złożyć w formie elektronicznej, podpisaną przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców). Oznacza to, iż jeżeli z dokumentu(ów) określającego(ych) status prawny Wykonawcy(ów) lub pełnomocnictwa (pełnomocnictw) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów) upoważnionych jest łącznie kilka osób, dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby.
4. Ofertę należy przesłać w postaci elektronicznej na adres e-mail: xxxx@xxxxxxx.xx pod nazwą: Zakup i dostawa wyposażenia i pomocy dydaktycznych z akcesoriami dla Szkoły Podstawowej w Polanowie Filia Szkoły Podstawowej w Nacławiu, Nacław 12, 76-010 Polanów wchodzącej w skład Zespołu Szkół Publicznych w Polanowie, ul. Gradowe Wzgórze 5, 76-010 Polanów w ramach projektu pn.: „Laboratoria Przyszłości”
5. O zachowaniu terminu do złożenia oferty decyduje data i godzina wpływu na adres e-mail: xxxx@xxxxxxx.xx
6. Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty w postaci papierowej. Oferty złożone w wersji papierowej będą odrzucone.
V Wykluczenie Wykonawców
a) Wykonawca podlega wykluczeniu z udziału w postępowaniu z przyczyn, o których mowa w art. 108 ust. 1 Pzp.
b) Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
c) Z postępowania wykluczeni są Wykonawcy, którzy są powiązani kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe, o których mowa powyżej rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy zamawiającym lub osobami upoważnionymi do
zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez instytucję zarządzającą programu operacyjnego;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku do pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
VI Termin składania ofert
1. Ofertę należy złożyć (przesłać) do 30 grudnia 2021 r. do godz. 10.00.
2. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zmiana, jak i wycofanie oferty, wymagają zachowania formy pisemnej.
VII Opis sposobu obliczania ceny oferty
1. W ofercie należy podać cenę netto oraz brutto, wysokość podatku VAT za realizację poszczególnych części zamówienia -wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2.
2. Oferowana przez Wykonawcę cena jest ceną ryczałtową.
3. Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia zgodnie z ustawą o informowaniu o cenach towarów i usług z dnia 9 maja 2014 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 915) poprzez wskazanie w formularzu oferty ceny za wykonanie zamówienia (wg załącznika nr 1 do zapytania).
4. Podana w ofercie cena musi być wyrażona w PLN. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania oraz obejmować wszelkie koszty, które Wykonawca winien ponieść z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi warunkami technicznymi, normami i przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.
5. Wszystkie wartości powinny być naliczane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
6. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
VIII Badanie ofert
a) Warunki wymagane od Wykonawców sprawdzane będą na podstawie złożonych wraz z ofertą oraz na wezwanie Zamawiającego dokumentów i oświadczeń, zgodnie z
formułą „spełnia – nie spełnia”. Wykonawca musi spełniać wszystkie warunki wymagane przez Zamawiającego.
b) Niespełnienie lub niewykazanie spełnienia któregokolwiek warunku lub braku podstaw do wykluczenia będzie przyczyną wykluczenia Wykonawcy i uznania jego oferty za odrzuconą.
c) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
d) Zamawiający odrzuci również oferty, których treść nie będzie odpowiadać niniejszemu zapytaniu ofertowemu, w szczególności Opisowi Przedmiotowi Zamówienia.
e) Zamawiający odrzuca oferty w przypadkach wskazanych w przepisach Prawa Zamówień Publicznych, w szczególności art. 226 Pzp.
f) Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę lub części składowe ceny wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów dotyczących wyliczenia ceny. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na Wykonawcy. Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.
g) Zamawiający poprawi w ofercie:
i. oczywiste omyłki pisarskie,
ii. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
iii. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona. W przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym pkt iii. powyżej, Zamawiający wyznacza Wykonawcy odpowiedni termin na wyrażenie zgody na poprawienie w ofercie omyłki lub zakwestionowanie jej poprawienia. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie uznaje się za wyrażenie zgody na poprawienie omyłki.
h) Xxxxxxxxxxx zastrzega sobie, że może najpierw dokonać oceny ofert, a następnie zbadać, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
i) Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną wykluczone i odrzucone.
j) Postępowanie zostanie rozstrzygnięte w przypadku złożenia co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu.
IX Kryteria oceny ofert i opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert.
1. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert:
Lp. | Nazwa kryterium | Waga kryterium (w %) |
1 | Cena brutto | 70 |
2 | Okres gwarancji | 30 |
a) Zamawiający dokona oceny ofert, przyznając punkty w ramach kryterium
„Cena brutto” przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.
b) Punkty za kryterium „Cena brutto” zostaną obliczone według wzoru:
cena oferty najtańszej
C = ------------------------- x 70 = LP
cena oferty badanej
Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
Gdzie LP = liczba uzyskanych punktów
c) Punkty w kryterium „Okres gwarancji” (punkt 2 powyższej tabeli) będą obliczane na podstawie wzoru:
Kryterium "Okres gwarancji” | Wartość punktowa | Warunki przyznawania punktów |
G | 30 | dla których zaoferowano okres gwarancji do 36 miesięcy |
20 | dla których zaoferowano okres gwarancji do 24 miesięcy | |
10 | dla których zaoferowano okres gwarancji minimum 12 miesięcy |
d) Sumaryczna liczba punktów zostanie obliczona według wzoru: W=C+G
gdzie:
W - łączna liczba punktów dla wszystkich kryteriów, C - liczba punktów dla kryterium „cena usługi brutto”, G - liczba punktów dla kryterium “okres gwarancji ”
2. Zamawiający zastosuje zaokrąglenie każdego wyniku do dwóch miejsc po przecinku.
3. Oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt.
X Warunki wyboru Wykonawcy
a) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów, tj. przedstawiająca najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert.
b) Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybiera spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, Zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem.
c) Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w pkt b), Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę lub
koszt. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen lub kosztów wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach. Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli zostały złożone oferty dodatkowe w takiej samej cenie.
d) W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu wyjaśnienia treści oferty lub dokonania ich sprostowania – z zachowaniem zasad i warunków przewidzianych w art. 223 Pzp.
e) Niniejsze ogłoszenie o zamówieniu nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia lub unieważnienia ogłoszenie o zamówieniu, w każdym momencie trwania postępowania, w szczególności w przypadkach określonych w art. 255 Pzp. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia w przypadku unieważnienia lub z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podawania uzasadnienia tej decyzji.
f) Xxxxxxxxxxx jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Wykonawcą stało się niemożliwe z innych przyczyn.
XI Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy - ogólne warunki umowy
1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zawarł z nim umowę na zasadach określonych w istotnych warunkach umowy, będących załącznikiem nr 3 do niniejszego zapytania.
2. Umowa w sprawie niniejszego zamówienia:
a) zostanie zawarta w formie pisemnej,
b) mają do niej zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego,
c) zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.
XII Pozostałe informacje
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość:
1) do zmiany zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert,
2) zakończenia postępowania bez wyboru żadnej z ofert,
3) odwołania postępowania do momentu złożenia ofert,
4) unieważnienia postępowania, jeśli:
a) cena oferty najkorzystniejszej przekroczy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
b) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, iż realizacja zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili wszczynania postępowania,
c) postępowanie obarczone jest wadą powodującą, że zawarta umowa będzie sprzeczna z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu.
W przypadkach, o których mowa powyżej, Wykonawcy nie przysługują w stosunku do Zamawiającego żadne roszczenia odszkodowawcze.
2. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, o czym niezwłocznie poinformuje Wykonawcę.
3. Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych dokumentów lub oświadczeń bądź złożone dokumenty i/lub oświadczenia zawierają braki, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Czynność uzupełniania dokumentów i/lub oświadczeń jest czynnością jednokrotną. Uzupełnieniu nie podlega treść oferty rozumiana jako zakres zobowiązania Wykonawcy.
4. Zamawiający może wezwać Wykonawcę w wyznaczonym przez siebie terminie do złożenia wyjaśnień dotyczących złożonych dokumentów i/lub oświadczeń.
XIII Wybór najkorzystniejszej oferty
Zamawiający powiadomi niezwłocznie Oferentów oraz zamieści informację o wyborze na stronie internetowej xxx.xxx.xxxx.xxxxxxx.xx
XIV Osoba wyznaczona do kontaktowania się z Oferentem:
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, tel. 000000000 e-mail: xxxx@xxxxxxx.xx
XV Płatność za wykonanie usługi zostanie zrealizowana w następujący sposób: 60% ceny do dnia 31.12.2021 roku, na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury zaliczkowej, 40 % ceny w terminie 7 dni od zrealizowania dostawy, stosownie do postanowień umowy, której treść stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
Nabywca: Gmina Polanów, 00-000 Xxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 0, NIP: 4990465414 Odbiorca/ płatnik: Zespół Szkół Publicznych w Polanowie, ul. Gradowe Wzgórze 5, 76-010 Polanów
XVI Zawartość oferty:
Załącznik nr 1 - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy,
Załącznik nr 3 - Projekt umowy
Załącznik nr 4 - Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia
Zatwierdzam Dyr. ZSP
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx