Contract

UMOWA


zawarta w dniu ___________w Krakowie pomiędzy:

Polskim Wydawnictwem Muzycznym z siedzibą w Krakowie, xx. Xxxxxxxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxx, wpisanym przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego do Rejestru Instytucji Kultury pod numerem: RIK 92/2016, nr NIP: PL 6762502246, REGON: 363717113, na rzecz i w imieniu którego działają:

Xxxxxx Xxxxx – Dyrektor-Redaktor Naczelny

Xxxxx Xxxxxxxxxxx – Zastępca Dyrektora ds. Ekonomicznych - Główny Księgowy

zwanym dalej „PWM” lub „Stroną”

reprezentowanym przez:

a

_______________ reprezentowanym przez ______ zwanym dalej „Wykonawcą”.

zwanym dalej „Dostawcą” lub „Stroną”


w związku z wyborem oferty Wykonawcy na podstawie przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), w trybie zapytania ofertowego ZZP.261.ZO.43.2020, została zawarta umowa następującej treści:


§ 1 Przedmiot Umowy

Przedmiotem umowy jest sukcesywna dostawa: publikacji nutowych publikowanych przez (dalej zwanych: Publikacjami) wydawnictwa:

Schott Music, Xxxxx Verlag, Peters, Oxford Music Publishing, Faber Music, Universal Edition, Boosey&Hawkes, Wiener Urtext Edition, Xxxx Xxxxxxx, IMC


§ 2 Dostawy Publikacji

  1. Dostawy Publikacji będą realizowane sukcesywnie, na podstawie zamówień składanych przez PWM, zawierających szczegółowe wskazanie zamawianych Publikacji oraz określenie ilości i jakości.

  2. Zamówienia będą składane drogą elektroniczną (w formacie pdf lub pliku Excel) lub poprzez system internetowy Wykonawcy. Wykonawca niezwłocznie potwierdzi PWM fakt jego otrzymania.

  3. Wykonawca będzie przesyłał zamówione Publikacje na koszt PWM. Wyboru sposobu transportu dokonuje zawsze PWM. Wykonawca gwarantuje dostarczenie przedmiotu zamówienia w zabezpieczonych opakowaniach, w sposób uniemożliwiający dekompletację oraz chroniący przed uszkodzeniem. Termin dostawy zamówionych Publikacji nie może przekroczyć _____ dni kalendarzowych od daty otrzymania zamówienia dla towarów dostępnych od ręki oraz do ….. dni kalendarzowych od daty otrzymania zamówienia dla publikacji na żądanie.

  4. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować zamówienie, o którym mowa w ust. 1 zgodnie z wymogami PWM określonymi w zamówieniu.

  5. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego – do 48 godzin od momentu złożenia zamówienia - powiadomienia PWM o czasowej niedostępności Publikacji zawartych w zamówieniu. W przypadku niedostępności danego tytułu Wykonawca jest zobowiązany zarejestrować zamówienie oczekujące (back order) i zrealizować zamówienie w najszybszym możliwym czasie, nie później jednak niż 60 dni kalendarzowych od daty złożenia zamówienia. Po tym okresie zamówienie oczekujące przestaje być ważne i Wykonawca powinien go usunąć z rejestru zamówień oczekujących. Strony ustalają, iż koszty i ryzyko związane z dostawą Publikacji objętych zamówieniem oczekującym obciążają PWM.


§ 3 Zwroty

  1. PWM nie przysługuje prawo zwrotu.

  2. W sytuacjach szczególnych, takich jak na przykład promocja wybranych Publikacji organizowana przez PWM, Wykonawca może udzielić zgody na zwrot Publikacji oraz ustalić jego zasady w formie pisemnej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.


§ 4 Reklamacje

    1. PWM może odmówić przyjęcia dostawy, w przypadku:

  1. nie spełnienia przez oferowane dostawy wymagań stawianych przez PWM, o których mowa w §2 ust. 3,

  2. uszkodzenia lub wady przedmiotu zamówienia, uniemożliwiającego użycie, w szczególności poprzez nieprawidłowe zabezpieczenie przedmiotu zamówienia podczas dostawy,

  3. dostawy zamówienia po przekroczeniu terminów, o których mowa w §2 ust. 3 lub 5,

    1. Stwierdzone i zgłoszone Wykonawcy rozbieżności pomiędzy zamawianym a dostarczonym towarem, tj. niezgodnym z zamówieniem, o którym mowa w §2 ust. 1, a polegających w szczególności na wystąpieniu braków ilościowych i jakościowych , po przyjęciu towaru od Wykonawcy, będą stanowiły wiążący dokument reklamacyjny.

    2. PWM zobowiązuje się do złożenia reklamacji w terminie 5 dni kalendarzowych od chwili przyjęcia dostawy lub odmowy jej przyjęcia.

    3. Wykonawca zobowiązuje się do rozpatrzenia na piśmie złożonej reklamacji w terminie 5 dni kalendarzowych od momentu jej otrzymania.

    4. W razie uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć PWM fakturę korygującą w terminie 7 dni kalendarzowych od daty uznania lub uzupełnić braki towarowe. Zapisy §2 ust. 3 stosuje się odpowiednio.

    5. W sytuacji, o której mowa w ust. 1 i 2 koszty wadliwej dostawy oraz ewentualnego zwrotu towaru niezgodnego z umową pokrywa Wykonawca.


§ 5 Rabat handlowy

        1. Strony ustalają, że rabat handlowy na Publikacje objęte przedmiotem Umowy, liczony od cen detalicznych katalogowych zamieszczonych na stronie internetowej
          ______________________ przysługujący PWM zgodnie z ofertą przetargową Wykonawcy.

  1. Ceny detaliczne katalogowe są uwidocznione na dokumentach sprzedaży wystawionych przez Wykonawcę.

  2. Strony ustalają, że rabat handlowy może być wyższy od ustalonego w pkt 1. Nie może być jednak niższy. Jeśli Zamawiający otrzyma fakturę z niższym rabatem niż przewiduje umowa ma prawo zwrotu takiego towaru na koszt Wykonawcy.



§ 6 Płatności

Płatność należności wynikających z poszczególnych faktur (Wynagrodzenie) następować będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy o numerze:
IBAN: ................................

  1. Termin płatności wystawionych faktur VAT wynosi 30 dni kalendarzowych od momentu otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT.

  2. Zapłatę uważa się za dokonaną w dniu, w którym PWM polecił swojemu bankowi dokonanie przelewu wynagrodzenia Wykonawcy na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. Łączne Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu Umowy w okresie jej obowiązywania nie przekroczy kwoty:

80 000 zł netto


§ 7 Okres obowiązywania i Rozwiązanie Umowy

  1. Umowa zostaje zawarta na czas określony 36 miesięcy od dnia zawarcia umowy lub w odniesieniu do każdego z Zadań oddzielnie, do momentu wyczerpania kwoty określonej odpowiednio w § 6 ust 3.

  2. Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej Umowy przy zachowaniu miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

  3. Zamawiający może odstąpić od umowy , bez wyznaczania dodatkowego terminu, jeżeli zajdzie przynajmniej jedna z niżej wymienionych okoliczności:

    1. Wykonawca nie realizuje przedmiotu Umowy lub przerwa w realizacji przedmiotu Umowy przekracza w sumie 30 dni kalendarzowych.

    2. Wykonawca realizuje zamówienia oczekujące po terminie określonym w § 2 ust. 5.

    3. Wykonawca stosuje inne ceny detaliczne lub rabaty handlowe niż te określone w § 5.

  4. W przypadku wystąpienia zwłoki w realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1% wartości bieżącego zamówienia, za każdy dzień zwłoki powyżej okresów wskazanych w § 2 ust. 3, odpowiednio dla danego rodzaju publikacji (tj. publikacji dostępnej od ręki lub publikacji na żądnie), które PWM ma prawo potrącić z wynagrodzenia Wykonawcy. Wykonawca wyraża zgodę na dokonanie potrącenia bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń.

  5. W przypadku odstąpienia od umowy przez PWM z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, o czym mowa w § 7 ust. 3, PWM naliczy Wykonawcy bezwarunkową karę umowną w wysokości 10 % kwoty podanej w § 6 ust. 3, odpowiednio dla danego Zadania, którego odstąpienie dotyczy.

  6. W przypadku powstania szkód z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przewyższających wysokość kar, o których mowa powyżej, PWM zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonych kar.

  7. PWM ma prawo potrącenia kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. Strony ustalają, że dodatkowe oświadczenia w zakresie potrącenia nie będą wymagane.

  8. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, PWM może odstąpić od umowy w terminie miesiąca od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.




§ 8 Zmiany w umowie

1. Zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Strony dopuszczają możliwość istotnej zmiany postanowień umowy w przypadku, gdy dana zmiana Umowy będzie obiektywnie korzystna dla PWM z punktu widzenia generalnego celu związanego z realizacją Przedmiotu umowy.

3. Strony dopuszczają możliwość zwiększenia o 10% wartości umowy, o której mowa w § 6 ust. 3 umowy.

4. PWM przewiduje również możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy w przypadkach:

a) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, w tym zmiana skutkująca koniecznością zapewnienia zgodności przedmiotu zamówienia ze zmienionym prawem;

b) konieczności zmiany sposobu realizacji umowy z uwagi na wystąpienie okoliczności spowodowanych siłą wyższą;

4. Strony dopuszczają możliwość przedłużenia terminu realizacji umowy o maksymalnie 3 miesiące w sytuacji gdy w terminie wskazanym w §7 ust. 1 umowy nie zostanie wykorzystana maksymalna kwota jaką PWM zamierza przeznaczyć na realizację niniejszej umowy. Dokładny okres przedłużenia realizacji umowy ustalony zostanie przez Strony w toku negocjacji, w odniesieniu do kwoty jaka pozostała PWM oraz możliwości Wykonawcy.





§ 9 Korespondencja i upoważnienie

  1. Strony ustalają, że korespondencja między nimi będzie uznana za doręczoną, jeżeli zostanie przesłana osobiście, pocztą kurierską, listem poleconym, faksem lub drogą elektroniczną za potwierdzeniem odbioru, że przekaz został zrealizowany na adresy Stron umowy widniejące jako ich siedziby zgodnie z aktualnym odpisem z właściwego rejestru. Korespondencja dotycząca rozliczeń finansowych, specyfikacji zwrotów będzie przesyłana na adres e-mail lub numer faksu PWM.

  2. Strony upoważniają się wzajemnie do wystawiania faktur VAT bez podpisu odbiorcy w zakresie niniejszej umowy, za wyjątkiem faktur korygujących, które dla swej ważności muszą być podpisane i odesłane przez ich odbiorcę.

  3. Strony wskazują osoby odpowiedzialne za kontakt wraz z danymi teleadresowymi:
    PWM: ____________

Email: __________________

tel: +__________________

Wykonawca: ____________

Email: __________________

tel: +__________________



§ 10 Postanowienia Końcowe

      1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego.

      2. Ewentualne spory mogące powstać na tle realizacji umowy Strony poddają rozstrzygnięciu odpowiedniemu Sądowi powszechnemu I lub II instancji właściwemu miejscowo dla siedziby PWM. Prawem obowiązującym jest prawo polskie.

      3. Strony zobowiązane są do wzajemnego informowania się o zmianach danych podanych w umowie, niezbędnych do jej wykonania.

      4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym dla Wykonawcy i dwa dla PWM .

AGREEMENT


concluded on ___________in Cracow by and between:

Polskie Wydawnictwo Muzyczne with its registered seat in Cracow, xx. Xxxxxxxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxx, entered into the Cultural Institutions Register by the Minister of Culture and National Heritage under no.: RIK 92/2016, NIP (Tax Identification Number): PL 6762502246, REGON: 3637171113 acting on behalf and for which are the following:

Xxxxxx Xxxxx – Director, Editor-in-Chief

Xxxxx Xxxxxxxxxxx – Deputy Director for Economic Matters – Chief Accountant

hereinafter referred to as „PWM” or „the Party”

represented by:

and

_______________ represented by ______ hereinafter referred to as „the Contractor”.

hereinafter referred to as „the Supplier” or „the Party”


due to the selection of the Contractor’s offer based on the conducted proceedings for granting public procurement, based on art. 10 para. 1 of the act dated January 29th, 2004 Public procurement (unified text: Journal of Laws of 2019 item 1843), implemented in the form of inquiries

ZZP.261.ZO.43.2020, an agreement with the following contents was concluded:



§ 1 Subject matter of the Agreement

The subject matter of the agreement is a successive supply of: sheet music publications published by (hereinafter referred to as Publications) the following publishing houses:

Schott Music, Xxxxx Verlag, Peters, Oxford Music Publishing, Faber Music, Universal Edition, Boosey&Hawkes, Wiener Urtext Edition, Xxxx Xxxxxxx, IMC

§ 2 Publication Deliveries

  1. Publication Deliveries shall be executed successively based on orders submitted by the PWM, including a detailed indication of the Publications ordered and the determination of their number and quality.

  2. Orders shall be submitted via electronic mail (in a .pdf or an Excel file format) or via the Contractor’s internet system. The Contractor will immediately confirm to the PWM the fact of receiving it.

  3. The Contractor shall send the ordered Publications at the PWM’s cost. The selection of the mode of transportation is done by the PWM. The Contractor guarantees the delivery of the subject matter of the order in secured packages in a manner preventing disassembly and securing them against damage. The deadline for the delivery of the Publications ordered may not exceed _____ calendar days after the date of the reception of the order for goods available off-the-shelf and up to ….. days from the date of the reception of the order for on demand publications.

  4. The Contractor undertakes to execute the order, mentioned in para. 1 in accordance with the PWM’s requirements, determined in the order.

  5. The Contractor is obliged to immediately – within 48 hours from the moment of submitting the order – notify the PWM should the Publications included in the order be temporarily unavailable. In case a given title is unavailable, the Contractor is obliged to register a back order and execute the order as soon as possible, however no later than 60 calendar days after the date of the submission of the order. After this period, the back order becomes invalid and the Contractor should remove it from the back order registry. The Parties establish that it is the PWM who is charged the costs and risk connected with delivering the Publications under a back order.



§ 3 Returns

  1. The PWM has the right to a return.

  2. In special situations such as for example a promotion of selected Publications organized by the PWM, the Contractor xxx xxxxx a permit to return the Publications and establish the rules for such a return in written form or via electronic mail.


§ 4 Complaints

    1. The PWM may refuse to accept the delivery in case:
      a) the offered deliveries do not meet the requirements posed by the PWM mentioned in §2 para. 3,

b) the subject matter of the order is damaged or has defects that prevent it from being used, in particular due to incorrectly securing the subject matter of the order during delivery,

c) the delivery of the order is made exceeding the deadlines mentioned in §2 para. 3 or 5,


    1. The discrepancies between the ordered and delivered goods, found and reported to the Contractor i.e. the goods not being in accordance with the order, mentioned in §2 para. 1, and including in particular the occurrence of quantitative and qualitative shortages after the goods are accepted from the Contractor, shall constitute a binding complaint document.

    2. The PWM undertakes to submit a complaint within the deadline of 5 calendar days after accepting the delivery or refusing to accept it.

    3. The Contractor undertakes to consider the submitted complaint in writing within the deadline of 5 calendar days after it is received.

    4. Should the complaint be accepted, the Contractor undertakes to provide the PWM with a corrective invoice within the deadline of 7 calendar days after the acceptance or make up for the shortages. The provisions of art. §2 para. 3 apply accordingly.

    5. In the situation mentioned in para. 1 and 2, the costs of the defective delivery and the possible return of the goods not in accordance with the agreement are covered by the Contractor.

§ 5 Trade discount

        1. The Parties agree that the trade discount for the Publications covered by the subject matter of the Agreement, calculated from retail prices in the catalogue provided on the following website:
          ______________________ that the PWM is entitled to, amounts to:
          a) _____________ for sheet music (excluding performance materials and publications on demand)
          b) _____________ for POD (publications on demand
          c) _____________ for performance materials in accordance with the Contractor’s tender offer.

  1. The retail prices in the catalogue are shown on the sales documents issued by the Contractor.

  2. The Parties agree that the trade discount may be higher than established in pt. 1. It cannot, however, be lower than that. Should the PWM receive an invoice with a trade discount lower than provided for in the agreement, he has the right to return such goods at the Contractor’s cost.


§ 6 Payments

The payment of the due amounts resulting from individual invoices (Remuneration) shall be made via money transfer to the Contractor’s bank account number:
IBAN: ................................

  1. The deadline for the payment of the issued VAT invoices is 30 calendar days after the reception of a correctly issued VAT invoice.

  2. Payment is considered made on the day when the PWM ordered their bank to make the transfer of the remuneration to the Contractor’s bank account indicated on the invoice. In total, the Contractor’s remuneration on account of the execution of the subject matter of the Agreement within its validity period shall not exceed the following amounts: PLN 80 000 net


§ 7 Validity period and termination of the Agreement

  1. The Agreement is concluded for a limited period of 36 months from the day it is concluded or with reference to each of the Tasks separately until the amount determined in § 6 para. 3 is exhausted.

  2. The PWM is entitled to a right to terminate the present Agreement with one month’s notice, effective at the end of a calendar month.

  3. The PWM may withdraw from the agreement, without indicating an additional deadline, if at least one of the circumstances listed below occurs:

    1. The Contractor is not executing the subject matter of the Agreement or a break in the execution of the subject matter of the Agreement exceed 30 calendar days in total.

    2. The Contractor is executing back orders after the deadline determined in § 2 para. 5

    3. The Contractor applies different retail prices or commercial discounts than those determined in § 5.

  4. In case a default occurs in the execution of the agreement for reasons due to the Contractor’s fault, the Contractor shall pay a contractual penalty in the amount of 1% of the current order, for each day of delay over the periods indicated in § 2 para. 3, respectively fro a given type of publications on demand), which the PWM is entitled to deduct from the Contractor’s remuneration. The Contractor expresses his consent for a deduction to be made without the necessity to submit additional statements.

  5. In case the agreement is withdrawn from by the PWM for reasons due to the Contractor’s fault, as mentioned in § 7 para. 3, the PWM shall calculate an unconditional contractual penalty for the Contractor in the amount of 1% of the amount provided in § 6 para. 3 respectively for a given Task which the withdrawal concerns.

  6. In the case of an occurrence of damages on account of the failure to execute the agreement or improper execution of the agreement, exceeding the amount of the penalties mentioned above, the PWM reserves the right to pursue compensation exceeding the amount of the penalties reserved.

  7. The PWM has the right to deduct the contractual penalties from the Contractor’s remuneration. The Parties establish that additional statements in the scope of deduction shall not be required.

  8. Should a significant change occur regarding the circumstance causing the execution of the agreement to not be in the public interest, which cannot be foreseen at the moment of the conclusion of the agreement, the PWM may withdraw from the agreement within the deadline of a month after he has learned of the above-mentioned circumstances. In such case, the Contractor may only demand remuneration due to him on account of the execution of part of the agreement.


§ 8 Changes to the Agreement

1. Changes and complementations to the agreement require a written form, otherwise being null and void.

2. The Parties allow for the possibility of a significant change to the provisions of the agreement if a given Agreement is beneficial to the PWM from the point of view of the general aim connected with the execution of the Subject Matter of the Agreement,

3. The Parties allow for the possibility to increase the value of the agreement mentioned in § 6 para. 3 of the Agreement by 10%.

4. The PWM also provides for the possibility to change the provisions of the present agreement in the following cases:

a) if a change occurs in the commonly applicable provisions of the law in the scope affecting the eecution of the subject matter of the order, including a change resulting in the necessity to ensure accordance of the subject matter of the order with the changed law;

b) the necessity to change the manner of the execution of the agreement due to the occurrence of the circumstances caused by a force majeure;

4. The parties allow for the possibility to extend the deadline for the execution of the agreement by a maximum of 3 months in a situation when within the deadline indicated in §7 para. 1 of the agreement the maximum amount which the PWM intends to allocate towards the execution of the present agreement is not used up. The exact period of the extension of the agreement will be determined by the Parties in the course of negotiations, in relation to the PWM’s amount left and the Contractor's possibilities.


§ 9 Correspondence and authorization

  1. The Parties agree that correspondence between them shall be deemed delivered if it is sent in person, via courier, a registered letter, fax or electronic mail with acknowledgment of receipt, that the transfer was executed to the addresses of the Parties to the agreement shown as their registered offices, in accordance with the current copy of an appropriate register. The correspondence concerning financial settlements, specification of returns shall be sent to the e-mail address of fax number of the PWM.

  2. The Parties authorize one another to issue VAT invoices without the recipients signature in the scope of this agreement, with the exception of correcting invoices, which in order to be valid, must be signed and sent back by the recipient.

  3. The Parties indicate persons responsible for contact with their contact data:
    The PWM: ____________

e-mail address: __________________

telephone number: +__________________

The Contractor: ____________

e-mail address: __________________

telephone number: +__________________


§ 10 Final Provisions

      1. In cases not settled by the present agreement, the provisions of the Civil Code shall apply.

      2. Any and all possible disputes that may arise due to the execution of the present Agreement the Parties submit to the appropriate common court of first of second instance, competent for the registered office of the PWM to settle. The Polish law is applicable.

      3. The Parties are obliged to notify one another regarding changes to the data provided in the agreement, necessary for its execution.

      4. The Agreement has been drawn up in three identical copies: one for the Contractor and two for the PWM.


Wykonawca / Awarding Entity PWM / Economic Operator



­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________ _________________________________________



Document Metadata

Filed: December 30th, 2020