POROZUMIENIE NR PS-V.5230.8.7.2011
813
POROZUMIENIE NR PS-V.5230.8.7.2011
z dnia 11 kwietnia 2011 r.
zawarte pomiędzy Wojewodą Warmińsko-Mazurskim Panem Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, zwanym dalej „Wojewodą” a Gminą Grunwald reprezentowaną przez Wójta Pana Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx, zwaną dalej „Gminą”,
przy kontrasygnacie Skarbnika Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx
w sprawie powierzenia Gminie prowadzenia zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, dotyczących obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych.
Na podstawie art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 28 marca 1933 r. o grobach i cmentarzach wojennych (Dz. U. z 1933 r. Nr 39, poz. 311 z późn. zm.), art. 20 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.) i art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), w związku z uchwałą nr VII/48/11 Rady Gminy Grunwald z siedzibą w Gierzwałdzie z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie wyrażenia zgody na zawarcie porozumienia na powierzenie Gminie w 2011 roku zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, dotyczących obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych, strony postanawiają, co następuje:
§ 1. 1. Wojewoda powierza Gminie, a Gmina przyjmuje do realizacji prowadzenie w 2011 r. zadań z zakresu administracji rządowej dotyczących obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych na terenie Gminy, obejmujących w szczególności:
1) wykonywanie bieżących prac remontowo-konserwacyjnych i porządkowo-pielęgnacyjnych na cmentarzach i grobach wojennych znajdujących się na terenie Gminy,
2) współpracę z Wojewódzkim Urzędem Ochrony Zabytków w zakresie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi wpisanymi do rejestru zabytków;
3) prowadzenie ewidencji miejsc pamięci narodowej, w tym grobów i cmentarzy wojennych znajdujących się na terenie Gminy;
4) składanie rozliczenia realizacji zadania pod względem rzeczowym i finansowym, w terminach wyznaczonych przez Wojewodę;
5) ustalanie potrzeb finansowych w zakresie bieżącego utrzymania grobów i cmentarzy wojennych oraz prac remontowo- renowacyjnych mogił oraz obiektów z nimi związanych i przekazywania informacji w tym zakresie w terminie wyznaczonym przez Wojewodę;
6) wykonywanie innych zadań w zakresie wynikającym z bieżących potrzeb.
2. Szczegółowy zakres ilościowy i jakościowy prac, o których mowa w ust. 1 pkt 1 uzależniony jest od aktualnych potrzeb i specyfiki obiektów.
3. Na prace remontowe oraz inne działania, które mogłyby doprowadzić do naruszenia substancji lub zmiany wyglądu obiektów cmentarnictwa wojennego należy uzyskać zgodę Wojewody. Zgoda może być wydana po przedłożeniu:
1) zakresu prac przewidzianych do wykonania z określeniem obiektu, którego te prace dotyczą;
2) zezwolenia Warmińsko-Mazurskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w przypadku obiektów objętych ochroną konserwatorską;
3) uproszczonego kosztorysu planowanych prac oddzielnie dla każdego obiektu;
4) dokumentacji fotograficznej ilustrującej aktualny stan obiektu przewidzianego do remontu.
§ 2. 1. Wojewoda zobowiązuje się do udzielenia Gminie dotacji w kwocie: 3.000 zł (słownie: trzy tysiące złotych) z przeznaczeniem na pokrycie kosztów zadania, o którym mowa § 1 ust. 1 pkt 1 Porozumienia.
2. Przekazanie środków finansowych z przeznaczeniem na cel określony w § 1 ust. 1 pkt 1 nastąpi przelewem na rachunek Urzędu Gminy w Grunwaldzie z siedzibą w Gierzwałdzie w banku: BS w Olsztynku nr 60 8823 0007 2001 0000 1775 0001, w terminie 45 dni od daty podpisania niniejszego Porozumienia.
3. Środki z budżetu wojewody należy rozdysponować w sposób zapewniający właściwe utrzymanie grobów i cmentarzy wojennych w okresie wiosennym, letnim i jesiennym.
4. Przyznane środki finansowe nie mogą być wydatkowane na inny cel niż określony w § 1 ust. 1 pkt 1 niniejszego Porozumienia.
§ 3. Rozliczenie, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 4 Porozumienia, następuje w formie sprawozdań merytoryczno- finansowych, których wzór stanowią załączniki nr 1 i 2 do Porozumienia. Sprawozdania przedłożone zostaną przez Gminę do Wydziału Polityki Społecznej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie w następujących terminach:
1) do dnia 15 września 2011 r. - sprawozdanie merytoryczno-finansowe częściowe obejmujące okres realizacji zadania do 31 sierpnia 2011 r. wraz z potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kserokopiami: faktur, rachunków, które zostały opłacone w całości lub w części z dotacji wojewody (stosownie opisane ze wskazaniem źródła finansowania, sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, podpisane przez osoby uprawnione), umów, zleceń, dowodami wypłat, protokołów odbioru prac oraz dokumentacją fotograficzną obrazującą stan grobów i cmentarzy wojennych po wykonaniu prac (max 1-2 zdjęcia na 1 obiekt wraz z opisem: rodzaj obiektu, lokalizacja, data wykonania zdjęcia) - według załącznika nr 1,
2) do dnia 15 stycznia 2012 r. - sprawozdanie merytoryczno-finansowe końcowe obejmujące okres realizacji zadania od 1 września 2011 do 31 grudnia 2011 r. wraz z załącznikami, o których mowa w pkt 1 wyłącznie za drugi okres realizacji zadania oraz oświadczeniem o wykorzystaniu dotacji zgodnie z przeznaczeniem - według załącznika nr 2.
§ 4. 1. Środki finansowe określone w § 2 ust. 1 Porozumienia, wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości, podlegają niezwłocznemu zwrotowi, nie później niż do dnia 15 stycznia 2012 r., na konto bankowe Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, z którego została przyznana dotacja.
2. O możliwości niewykorzystania dotacji w danym roku budżetowym w całości lub w części Gmina zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić Wojewodę, najpóźniej do dnia 31 października 2011 r. i do tego dnia zwrócić niewykorzysta ne środki.
§ 5. 1. Wojewodzie przysługuje prawo nadzoru i kontroli prawidłowości realizacji zadań objętych niniejszym Porozumieniem, w tym wydatkowania przekazanych środków finansowych, na podstawie dokumentacji dostarczonej lub udostępnionej przez Gminę oraz wizytacji grobów i cmentarzy wojennych znajdujących się na terenie Gminy.
2. W ramach sprawowanego nadzoru Wojewodzie przysługują uprawnienia do:
1) wydawania zaleceń pokontrolnych,
2) wydawania wytycznych określających kierunki i zasady realizacji zadań powierzonych Porozumieniem.
3. Gmina obowiązana jest do udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień i informacji dotyczących realizacji powierzonych zadań, w terminie określonym przez Wojewodę.
§ 6. 1. Porozumienie może być rozwiązane za zgodą obu stron w każdym czasie.
2. Porozumienie może być rozwiązane przez każdą ze stron za jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia.
3. Wojewodzie przysługuje prawo rozwiązania Porozumienia bez wypowiedzenia w przypadku:
1) niewywiązywania się przez Gminę z obowiązku realizacji zadań powierzonych niniejszym Porozumieniem;
2) nierespektowania zaleceń pokontrolnych lub wytycznych określających kierunki i zasady realizacji powierzonych zadań;
3) nieterminowego rozliczenia dotacji;
4) nieuzupełnienia braków w rozliczeniach w terminie wskazanym przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie,
4. W przypadku rozwiązania Porozumienia przed upływem okresu, na który zostało zawarte, Gmina jest zobowiązana zwrócić niewykorzystane środki otrzymane na jego realizację, w terminie 5 dni od dnia rozwiązania Porozumienia.
5. Rozwiązanie Porozumienia wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 7. Porozumienie zostaje zawarte na czas określony, tj. do 31 grudnia 2011 r. i obejmuje zadania określone w § 1 wykonane przez Gminę w 2011 r., przed dniem zawarcia Porozumienia.
§ 8. Porozumienie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko-Mazurskiego.
§ 9. Porozumienie zostało sporządzone w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdej ze stron. Wójt Wojewoda
Xxxxxx Xxxxxxxx w/z
Xxx Xxxxxxxxxx Wicewojewoda
Załącznik Nr 1
Pieczęć urzędu miasta/gminy | (termin rozliczenia: do 15 września 2011 r.) ............................................................................., dnia................................... (miejscowość) |
SPRAWOZDANIE CZĘŚCIOWE
okres sprawozdawczy: od początku realizacji zadania. Do 31 sierpnia 2011 r.
Z WYKONANIA ZADANIA W ZAKRESIE UTRZYMANIA GROBÓW I CMENTARZY WOJENNYCH W 2011 ROKU
określonego w porozumieniu nr ……….…........…… z dnia ……...............................…………………., pomiędzy Wojewodą Warmińsko-Mazurskim a Miastem/Gminą .……………..........……………….……………
1. Wykaz obiektów objętych pracami określonymi w § 1 pkt 1porozumienia
(wpisać lub załączyć):
za okres: od początku realizacji zadania do 31 sierpnia 2011 r.
Miejscowość | Rodzaj obiektu (cmentarz, kwatera, mogiła, I, II wojna światowa, inny) | Powierzchnia w m2 | Przynależność narodowościowa osób pochowanych |
Łączna powierzchnia obiektów objętych pracami: | |||
2. Opis zrealizowanych prac (wpisać lub załączyć)
za okres: od początku realizacji zadania do 31 sierpnia 2011 r.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………....................................................................................................................
Określić częstotliwość wykonywanych prac (np. raz w miesiącu, kilka razy w miesiącu, w miarę potrzeb, na bieżąco, inna)
…………………………………………………………………………
3. Wykaz dokumentów rozliczeniowych:
za okres: od początku realizacji zadania do 31 sierpnia 2011 r.
Lp. | Numer faktury/ rachunku | Data faktury/ rachunku | Nazwa wydatku | Ogólna kwota faktury/ rachunku | W tym na cmentarze wojenne: | |
z budżetu wojewody | środki własne gminy | |||||
1. | 2. | 3. | 4. | 5. | 6. | 7. |
R A Z E M | ||||||
4. Wysokość wydatków związanych z realizacją zadania:
za okres: od początku realizacji zadania do 31 sierpnia 2011 r.
Kwota dotacji z budżetu wojewody (określona w porozumieniu) | Wydatki związane z realizacją zadania do 31 sierpnia 2011 r. | Pozostało do wykorzystania z budżetu wojewody (1-3) | |||
Koszt całkowity (3+4+5) | w tym: | ||||
z budżetu wojewody | ze środków własnych gminy | ze środków z innych źródeł | |||
1. | 2. | 3. | 4. | 5. | 6. |
5. Dokumenty rozliczeniowe zostały uwierzytelnione (niewłaściwe skreślić) TAK/NIE
6. Przeprowadzono postępowanie o zamówieniach publicznych (niewłaściwe skreślić) TAK/NIE
Określić tryb zamówienia publicznego
……………………………………………………………………….…………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………....................................................
Sporządził: ……………….…………………………..
(imię i nazwisko)
Tel.: ……………………….……………………….….
E-mail: ……..................................………………......
.................................................
(podpis i pieczęć)
Załączniki:
1) kserokopie faktur/rachunków, które zostały opłacone w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji wojewody,
2) kserokopie dowodu wypłat,
3) kserokopia umowy/zlecenia,
4) kserokopia protokołu odbioru prac,
5) dokumentacja fotograficzna cmentarzy po wykonaniu prac (max 1-2 zdjęcia na 1 obiekt),
6) inne (wymienić)
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………................................................................
Uwaga: w przypadku braku któregokolwiek z ww. załączników proszę o dołączenie wyjaśnień.
Załącznik Nr 2
Pieczęć urzędu miasta/gminy | (termin rozliczenia: do 15 stycznia 2011 r.) ............................................................................., dnia................................... (miejscowość) |
SPRAWOZDANIE KOŃCOWE
okres sprawozdawczy: od 1 września 2011 r. do 31 grudnia 2011 r.
Z WYKONANIA ZADANIA W ZAKRESIE UTRZYMANIA GROBÓW I CMENTARZY WOJENNYCH W 2011 ROKU
określonego w porozumieniu nr ……….…........…… z dnia ……...............................…………………., pomiędzy Wojewodą Warmińsko-Mazurskim a Miastem/Gminą .……………..........……………….……………
1. Wykaz obiektów objętych pracami określonymi w § 1 pkt 1porozumienia
(wpisać lub załączyć):
za okres realizacji zadania: od 1 września 2011 r. do 31 grudnia 2011 r.
Miejscowość | Rodzaj obiektu (cmentarz, kwatera, mogiła, I, II wojna światowa, inny) | Powierzchnia w m2 | Przynależność narodowościowa osób pochowanych |
Łączna powierzchnia obiektów objętych pracami: | |||
2. Opis zrealizowanych prac (wpisać lub załączyć)
za okres realizacji zadania: od 1 września 2011 r. do 31 grudnia 2011 r.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………....................................................................................................................
Określić częstotliwość wykonywanych prac (np. raz w miesiącu, kilka razy w miesiącu, w miarę potrzeb, na bieżąco, inna)
…………………………………………………………………………
3. Wykaz dokumentów rozliczeniowych:
za okres realizacji zadania: od 1 września 2011 r. do 31 grudnia 2011 r.
Lp. | Numer faktury/ rachunku | Data faktury/ rachunku | Nazwa wydatku | Ogólna kwota faktury/ rachunku | W tym na cmentarze wojenne: | |
z budżetu wojewody | środki własne gminy | |||||
1. | 2. | 3. | 4. | 5. | 6. | 7. |
R A Z E M | ||||||
4. Wysokość wydatków związanych z realizacją zadania:
za okres: od początku realizacji zadania do 31 grudnia 2011 r.
Kwota dotacji z budżetu wojewody (określona w porozumieniu) | Koszt całkowity z budżetu wojewody (3+4) | w tym: | Zwrot niewykorzys- tanej dotacja z budżetu wojewody (1-2)*) | Koszt całkowity ze środków własnych gminy (7+8) | w tym: | ||
od początku realizacji zadania do 31 sierpnia 2011 r. | od 1 września 2011 r. do 31 grudnia 2011 r. | od początku realizacji zadania do 31 sierpnia 2011 r. | Od 1 września 2011 r. do 31 grudnia 2011 r. | ||||
1. | 2. | 3. | 4. | 5. | 6. | 7. | 8. |
*) Dokonując zwrotu środków z budżetu wojewody proszę o wskazanie przyczyny niewykorzystania dotacji
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
5. Dokumenty rozliczeniowe zostały uwierzytelnione (niewłaściwe skreślić) TAK/NIE
6. Przeprowadzono postępowanie o zamówieniach publicznych (niewłaściwe skreślić)
TAK/NIE
Określić tryb zamówienia publicznego
……………………………………………………………………….…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….........................................................................
Sporządził: ……………….…………………………..
(imię i nazwisko)
Tel.: ……………………….……………………….….
E-mail: ……..................................……………….....
.................................................
(podpis i pieczęć)
Załączniki:
1) kserokopie faktur/rachunków, które zostały opłacone w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji wojewody,
2) kserokopie dowodu wypłat,
3) kserokopia umowy/zlecenia,
4) kserokopia protokołu odbioru prac,
5) dokumentacja fotograficzna cmentarzy po wykonaniu prac (max 1-2 zdjęcia na 1 obiekt),
6) oświadczenie o wykorzystaniu dotacji zgodnie z przeznaczeniem,
7) inne (wymienić)
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………............................................ Uwaga: w przypadku braku któregokolwiek z ww. załączników proszę o dołączenie wyjaśnień.
Pieczęć urzędu miasta/gminy
OŚWIADCZENIE
Oświadczam, że dotacja celowa przekazana w 2011 r. na realizację zadań z zakresu administracji rządowej dotyczących obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych, określonych w Porozumieniu Nr ………………… zawartym w dniu
………………………., została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem oraz rozliczona, natomiast niewykorzystane środki zwrócono na rachunek wydatków Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego, tj. zgodnie z art. 168 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).
….............………....................... ..............……….............................................
(miejscowość i data) (podpis i pieczęć osoby upoważnionej)