REGULAMIN JARMARKU pn. „Elbląskie Święto Chleba 2021”

REGULAMIN JARMARKU pn. „Elbląskie Święto Chleba 2021”

§ 1. Postanowienia ogólne, definicje

1. Przepisy niniejszego regulaminu dotyczą uczestników jarmarku pn. „Elbląskiego Święta Chleba 2021” i stanowią integralną część umowy uczestnictwa w jarmarku.

2. Jarmark odbywa się w Elblągu na obszarze Starego Miasta, szczegółowo określonego na mapie jarmarku i rozpoczyna się o godzinie 10:00 dnia 27.08.2021 roku (piątek), a kończy 29.08.2021 roku (niedziela) o godzinie 20:00

3. Organizatorem jarmarku jest Gmina Miasto Elbląg z siedzibą w Xxxxxx 00-000, xx. Xxxxxxxxx 0.

4. Operatorem jarmarku działającym w imieniu organizatora w zakresie obsługi wystawców jest firma GRUPA MERLIN Xxxxxxx Xxxxxxxxx z siedzibą w Elblągu, przy xx. Xxxxxxxx 0.

5. Uczestnikiem jarmarku jest osoba, która zawarła z Organizatorem umowę uczestnictwa w jarmarku poprzez podpisanie Formularza wystawcy oraz dokonała należnej płatności.

6. Formularz wystawcy jest to druk umowy uczestnictwa w jarmarku stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu, przygotowany i dystrybuowany przez Organizatora za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (e-mail, fax) Formularz wystawcy dostępny jest również na stronie internetowej jarmarku xxx.xxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx

7. Przewodnik wystawcy jest to broszura informacyjna przygotowana przez Organizatora, zawierająca niniejszy regulamin oraz wszystkie niezbędne dla uczestnika informacje regulujące kwestie organizacyjno-techniczne w zakresie funkcjonowania jarmarku. Przewodnik wystawcy jest dostępny w formie elektronicznej na stronie internetowej jarmarku oraz w formie drukowanej w Biurze Organizacyjnym Jarmarku, funkcjonującym w czasie trwania jarmarku.

8. Uczestnik jarmarku akceptuje postanowienia niniejszego regulaminu i zobowiązuje się do ich przestrzegania podpisując formularz wystawcy. Przepisy niniejszego regulaminu obowiązują również nielegalnych uczestników jarmarku czyli wystawców którzy samowolnie i bez zgody operatora prowadzą działalność na terenie jarmarku.

§ 2. Warunki uczestnictwa w jarmarku

1. Warunkiem uczestnictwa w jarmarku jest zawarcie umowy uczestnictwa w jarmarku poprzez:

a) wypełnienie formularza wystawcy w sposób czytelny i kompletny,

b) podpisanie formularza wystawcy przez osobę lub osoby umocowane prawnie do reprezentowania podmiotu zgłaszającego uczestnictwo,

c) dostarczenie wypełnionego i podpisanego formularza wystawcy do Operatora w sposób określony w formularzu,

d) dostarczenie fotografii przedstawiającej stoisko będące przedmiotem wystawy wraz z asortymentem,

e) dokonanie wpłaty w ciągu 7 dni od zaakceptowania zgłoszenia przez operatora jarmarku,

f) uzyskanie od Operatora potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w trybie określonym w formularzu z nadanym numerem zgłoszenia,

g) o kolejności przyjęcia zgłoszenia decyduje data wpływu środków na konto lub wpłaty w kasie operatora.

2. Podpisanie przez uczestnika formularza wystawcy jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego regulaminu.

3. Liczba miejsc wystawienniczych jest ograniczona. Wyboru wystawców operator dokona na podstawie dostarczonych formularzy ze zdjęciem, oceniając spójność asortymentu z tematyką jarmarku oraz estetyką stoiska.

4. Operator jarmarku zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny.

5. Uczestnictwo w jarmarku jest płatne. Opłaty za udział w jarmarku określone są w formularzu wystawcy.

6. Zabrania się udostępniania, poddzierżawiania, wynajmowania lub sprzedaży miejsc wystawienniczych innym podmiotom niż określone w formularzu wystawcy. Za złamanie zakazu organizator nałoży na uczestnika karę pieniężną w wysokości 2000 zł.

§ 3. Lokalizacja stoisk

1. Teren jarmarku określa mapa stanowiąca złącznik do regulaminu jarmarku.

2. Sektor A obejmuje: xx. Xxxxx Xxxxx (xx xx. Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxx) oraz ul. Rybacką (od skrzyżowania z xx. Xxxxx Xxxxx xx xx. Xxxxxx)

0. Sektor B odejmuje: ul. Wodna (od skrzyżowania z ul. Bednarskiej do skrzyżowania z xx. Xxxxxxx), xx. Xxxxxxxxx (xx xxxxxxxxxxxx x xx. Xxxxx Xxxxx po Świętego Ducha)

4. Sektor C obejmuje: ul. Zamkową (od skrzyżowania z ul. Wigilijną do parkingu przy Muzeum)

5. Sektor gastronomiczny: wydzielony obszar Placu Katedralnego przy scenie głównej.

6. Ilość miejsc w sektorach jest ograniczona.

7. Organizator określa lokalizacje oraz przydziela numer stoiska w danym sektorze według kolejności przyjętych zgłoszeń oraz w zależności od warunków organizacyjno-technicznych jarmarku i asortymentu stoiska. Numer stoiska nie jest tożsamy z numerem zgłoszenia.

8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji stoiska lub powierzchni zgłoszonej przez uczestnika, jeżeli względy organizacyjne i projektowo-techniczne uniemożliwiają realizację oczekiwań uczestnika zadeklarowanych w zgłoszeniu. Organizator dołoży wszelkich starań, aby w takich przypadkach działać w porozumieniu z uczestnikiem.

9. Wystawcy z asortymentem gastronomicznym mogą zgłaszać udział w dowolnym sektorze jarmarku. W przypadku tych stoisk operator ma jednak prawo wskazać lokalizację stoiska w sektorze gastronomicznym, bez podania przyczyny. Brak zgody uczestnika jarmarku na wskazaną lokalizacje jest równoznaczny z odmową przyjęcia zgłoszenia.

§ 4. Budowa i zagospodarowanie stoisk

1. Budowa stoisk rozpoczyna się w dniu 27.08.2021 r. o godzinie 5:00 i musi zostać zakończona nie później niż o godz. 9:00 tego samego dnia.

2. Przed rozpoczęciem budowy stoiska uczestnik zobowiązany jest zgłosić się do Biura Organizacyjnego Jarmarku w celu otrzymania numeru i lokalizacji stoiska, a następnie z numerem zgłosić się do pracownika obsługującego dany sektor jarmarku.

3. W przypadku prezentacji przez uczestnika stoiska lub asortymentu innego niż zadeklarowane w formularzu wystawcy oraz przedstawionego na zdjęciu, organizator zastrzega sobie prawo do odmowy uczestnictwa w jarmarku.

4. Po zakończeniu okresu budowy stoisk, o którym mowa w pkt. 1, na terenie jarmarku nie mogą pozostać żadne pojazdy mechaniczne dostawcze i osobowe, a teren wokół stoiska danego uczestnika musi zostać uporządkowany.

5. Wszelkie naprawy, przebudowy stoisk, dostawy towaru mogą być prowadzone wyłącznie poza godzinami otwarcia jarmarku dla zwiedzających, które są określone w par. 5 pkt. 1 niniejszego regulaminu, jednak nie wcześniej niż 2 godziny przed

otwarciem jarmarku i nie później niż dwie godziny po jego zamknięciu.

6. Eksponaty nie mogą być umieszczone w przejściach ani w pomieszczeniach do tego nie przeznaczonych i nie mogą stanowić przeszkody dla ruchu zwiedzających. Przejścia muszą pozostać niezablokowane.

7. Uczestnik zobowiązany jest swoją ekspozycję urządzić w taki sposób, by nie stanowiła zagrożenia bezpieczeństwa dla osób przebywających na terenie jarmarku. Stoisko, eksponaty, dekoracje oraz pozostałe elementy ekspozycji powinny być zabezpieczone przed wywróceniem, upadkiem, uniesieniem przez wiatr itp. Xxxxxxxxx odpowiedzialność za bezpieczne urządzenie stoiska spoczywa na uczestniku.

§ 5 Działalność handlowa w trakcie Jarmarku

1. Jarmark jest otwarty dla zwiedzających w dniach:

- 27.08.2021 (piątek) od godziny 10:00 do 22:00

- 28.08.2021 (sobota) od godziny 09:00 do 22:00

- 29.08.2021 (niedziela) od godziny 09:00 do 20:00

2. Uczestnik jarmarku, prowadzący działalność, na którą wymagane są przewidziane polskim prawem zezwolenia lub koncesje zobowiązany jest posiadać aktualne dokumenty zezwalające na prowadzenie takiej działalności.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działalność prowadzoną przez uczestnika w trakcie jarmarku.

4. Uczestnik jarmarku może prowadzić działalność reklamową i handlową, wyłącznie w obrębie własnego stoiska w taki sposób by nie zakłócać działalności sąsiednich stoisk i nie powodować utrudnień w funkcjonowaniu jarmarku.

5. Na terenie jarmarku obowiązuje zakaz prowadzenia działalności reklamowej bez zgody organizatora przez inne podmioty niebędące uczestnikami jarmarku.

6. Po zakończeniu działalności każdego dnia uczestnik zobowiązany jest uporządkować teren wokół swojego stoiska.

7. Samowolne ustawienie stoiska na terenie jarmarku bez wcześniejszego zgłoszenia i zgody operatora spowoduje usuniecie stoiska wraz z asortymentem na koszt nielegalnego uczestnika. Usunięcia stoiska oraz zajęcia asortymentu dokonuje komisja składająca się z przedstawiciela operatora jarmarku oraz służb Straży Miejskiej lub Policji. Na okoliczność usunięcia stoiska wraz z wyszczególnieniem zajętego asortymentu, komisja sporządza i podpisuje protokół. Kosztami usunięcia stoiska oraz zabezpieczenia zajętego asortymentu zostanie obciążony nielegalny wystawca. Wysokość opłaty zależy od wielkości stoiska oraz ilości i rodzaju asortymentu i wynosi nie mniej niż 1000 zł brutto. Nielegalny uczestnik zobowiązuje się uregulować płatność w terminie 7 dni od otrzymania faktury VAT. W przypadku nieuregulowania należności w wyznaczonym terminie operator ma prawo zatrzymać zajęty asortyment na poczet zaspokojenia wierzytelności i skierować sprawę na drogę sądową.

§ 6. Warunki płatności

1. Opłaty za udział w jarmarku określone są w formularzu wystawcy.

2. Opłatę uczestnik zobowiązany jest przekazać na rachunek bankowy określony w formularzu wystawcy lub wpłacić w siedzibie Operatora w wysokości 100% łącznej wartości brutto zamówionej powierzchni oraz przyłącza elektrycznego w ciągu 7 dni po akceptacji zgłoszenia przez operatora.

3. Za dokonane wpłaty operator wystawia faktury VAT.

4. O kolejności przyjęcia zgłoszenia decyduje data wpływu środków na konto lub wpłaty w kasie operatora.

5. W przypadku kiedy uczestnik ustawi stoisko większe niż zadeklarował w formularzu, opłata jarmarczna za nadwymiarową powierzchnię pobierana jest w trakcie jarmarku w wysokości 300% kwoty za m2 opłaty dla danego sektora, w którym zlokalizowane jest stoisko.

6. W przypadku kiedy pobór energii na stoisku uczestnika jest wyższy niż zadeklarowany w formularzu opłata za nadwymiarowy pobór energii pobierana jest w trakcie jarmarku w wysokości 300% kwoty dla danego przyłącza.

§ 7. Odwołanie uczestnictwa i odstąpienie od umowy

1. Zgłaszający udział w Jarmarku może odstąpić od zawartej umowy. Wymaga to formy pisemnej pod rygorem nieważności. Za formę pisemną nie uważa się formy elektronicznej i oświadczenia przesłanego faksem.

2. Za datę odstąpienia od umowy uważa się datę wpływu pisma do Operatora.

3. W przypadku odstąpienia od umowy:

- do 19.07.2021 przysługuje zwrot w wys.100% wcześniej wniesionej opłaty

- od 26.07.2021 do 02.08.2021 przysługuje zwrot w wysokości 50% wniesionej opłaty

- od 02.08.2021 zwroty wniesionych opłat nie przysługują.

4. W przypadku, o którym mowa w § 7. pkt.3., organizator zobowiązany jest do zwrotu kwoty należnej z tytułu odstąpienia od umowy w terminie 14 dni na rachunek bankowy wskazany przez uczestnika.

5. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy bez obowiązku zwrotu wpłaconych na podstawie zawartej umowy opłat i bez prawa do dochodzenia odszkodowania, w przypadku niespełnienia przez Uczestnika warunków, o których mowa w niniejszym regulaminie, a w szczególności:

- prezentowania i sprzedaży towarów niezgodnych z asortymentem zadeklarowanym w Formularzu Wystawcy

- naruszenia zakazu wystawiania towarów poza miejsce wyznaczone

- naruszenia obowiązku utrzymania estetycznego wyglądu stoiska i zaplecza

- naruszenia zakazu parkowania pojazdów zaopatrzeniowych w pobliżu stoisk handlowych oraz w miejscach niedozwolonych

- prowadzenia działalności reklamowej niedotyczącej stoiska danego uczestnika

- nieprzestrzegania aktualnych zasad i ograniczeń związanych z covid 19

6. W przypadku odstąpienia od umowy przez organizatora Uczestnik zobowiązany jest do natychmiastowej likwidacji stoiska.

§ 8. Infrastruktura jarmarku

1. Organizator zapewnia na czas trwania jarmarku nieodpłatny dostęp do: kabin WC, punktu czerpania wody oraz pojemników na odpady. Korzystanie z tych elementów jest powszechne i nie wymaga zgłoszenia na formularzu wystawcy. Lokalizacja tych punktów jest oznaczona na mapie w przewodniku wystawcy.

2. Organizator zapewnia na czas trwania jarmarku dostęp do energii elektrycznej dla uczestników, którzy zadeklarowali takie zapotrzebowanie w formularzu wystawcy i dokonali stosownej opłaty.

3. Organizator ze względu na ograniczoną moc sieci elektrycznej zastrzega sobie możliwość weryfikowania zapotrzebowania na energie zgłoszonego przez uczestnika i dokonania w tym zakresie szczegółowych ustaleń z uczestnikiem.

4. Po wyczerpaniu zasobów energii elektrycznej jaką dysponuje organizator obliczoną na podstawie nadesłanych formularzy,

kolejni uczestnicy zgłaszający zapotrzebowanie na energie elektryczna będą informowani o braku możliwości przyłączenia do sieci elektrycznej.

5. Uczestnik zgłaszający zapotrzebowanie na energie elektryczną jest zobowiązany do zabezpieczania we własnym zakresie instalacji elektrycznej o długości określonej przez organizatora i pozwalającej na podłączenie do najbliższego przyłącza elektrycznego.

6. Wszystkie urządzenia i instalacje elektryczne posiadane przez uczestnika muszą odpowiadać wymogom Polskich Norm oraz winny być wykonane i eksploatowane zgodnie z przepisami polskiego prawa. W przypadku stwierdzenia przez uprawnione służby organizatora nie spełnienia tego warunku organizator zastrzega sobie możliwość nie dopuszczenia takich urządzeń

i instalacji elektrycznych do użytku w trakcie trwania jarmarku.

7. Wszelkie prace związane z instalacją elektryczną mogą wykonywać jedynie uprawnione służby wyznaczone przez Organizatora. Organizator zastrzega sobie wyłączność wykonania przyłączy elektrycznych na rzecz wszystkich uczestników jarmarku. Samowolne podłączanie instalacji elektrycznej do sieci energetycznej jest niedozwolone. Zabrania się wykonywania jakichkolwiek zmian w instalacji elektrycznej na terenie jarmarku

8. Ze względu na bezpieczeństwo uczestnicy jarmarku zobowiązani są do wyłączania zasilania swojego stoiska w energię elektryczną każdorazowo przed jego opuszczeniem.

9. W przypadku stwierdzenia przez użytkownika jakichkolwiek nieprawidłowości i zakłóceń w funkcjonowaniu instalacji elektrycznej należy niezwłocznie zawiadomić służby techniczne organizatora pod numerem alarmowym określonym na przewodniku wystawcy.

10. W przypadku kiedy służby techniczne Organizatora stwierdzą, że uczestnik pobiera wyższy, a niżeli zadeklarowany w formularzu pobór prądu zostanie on odcięty od zasilania bez możliwości ponownego podłączenia oraz bez zwrotu opłat poniesionych za eksploatację przyłącza elektrycznego.

11. W przypadku kiedy służby techniczne Organizatora stwierdzą, że uczestnik pobiera prąd niezgodnie z zadeklarowanym zapotrzebowaniem lub bez zgłoszenia w formularzu wystawcy zostanie on obciążony karą pieniężną w wysokości 1000 zł w przypadku poboru jednofazowego i 2000 zł w przypadku poboru trójfazowego.

§ 9. Zabezpieczenie jarmarku

1. Organizator podejmuje szczególne środki zabezpieczenia terenu jarmarku w szczególności przez zapewnienie ochrony fizycznej podczas trwania jarmarku.

2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub ubytki w mieniu uczestników jarmarku, spowodowane przez osoby trzecie albo wyłącznie z winy poszkodowanego.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub ubytki w mieniu uczestników jarmarku spowodowane siłą wyższą, np. pożarem, eksplozją, uderzeniem pioruna, wichurą, zalaniem wodą oraz przerwą w dostawie energii elektrycznej.

4. Na wyłączenie odpowiedzialności organizatora nie mają wpływu podejmowane szczególne środki zabezpieczenia terenu jarmarku, o których mowa w punkcie 1.

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody uczestników powstałe w wyniku odwołania lub przerwania jarmarku.

6. Uczestnicy jarmarku powinni we własnym zakresie ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczyć swoje mienie znajdujące się na terenach targowych (eksponaty, sprzęt i urządzenia na stoisku, elementy budowy i wyposażenia stoisk, mienie prywatne pojazdy służbowe itp.), zarówno na okres trwania jarmarku, jak i na okres montażu i demontażu stoisk

7. Uczestnik jarmarku ponosi odpowiedzialność finansową za szkody lub ubytki w mieniu znajdującym się na terenie jarmarku spowodowane przez samego uczestnika lub jego przedstawicieli, podwykonawców oraz każdą osobę zatrudnioną przez uczestnika bezpośrednio lub pośrednio.

8. Oceny szkód dokonuje organizator w obecności uczestnika jarmarku, co zostaje potwierdzone w stosownym protokole.

9. O wystąpieniu szkody uczestnik jarmarku zobowiązany jest powiadomić organizatora niezwłocznie po jej stwierdzeniu.

§ 10. Przepisy przeciwpożarowe

Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych obowiązujących na terenie Jarmarku, określonych szczegółowo w załączniku nr 2 do niniejszego regulaminu.

§ 11. Rozstrzygnięcie sporów i przepisy końcowe

1. W sprawach nie uregulowanych niniejszym regulaminem i umową uczestnictwa w jarmarku mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, zaś wszelkie spory będą rozstrzygane przez Sąd Powszechny właściwy dla siedziby organizatora.

2. Wszelkie reklamacje uczestników winny być zgłoszone Organizatorowi w formie pisemnej w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia zakończenia imprezy.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w regulaminie.