UMOWA nr ………………………………… zwana dalej „Umową”, zawarta w dniu ____________________ w Warszawie pomiędzy:

UMOWA nr …………………………………

zwana dalej „Umową”, zawarta w dniu ____________________ w Warszawie pomiędzy:

Skarbem Państwa reprezentowanym przez Ministra Sprawiedliwości, z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-950) przy Al. Ujazdowskich 11, NIP: 000-00-00-000, Regon: 000319150, w imieniu którego, na podstawie upoważnienia nr MS/86/2016 z dnia 15 lipca 2016 r., które stanowi załącznik nr 1a do Umowy działa Dyrektor Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich, Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx,

a

…………………………………………………………………………………………………………………………

zwanym/ą dalej „Wykonawcą”,

reprezentowanym przez:

…………………………………………………………………………………………………………………………

na podstawie …….…………………………………………………………………………………………………….

stanowiącego załącznik nr 1b do Umowy

zwanymi dalej łącznie „Stronami“, a każdy z osobna „Stroną”.


Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (BF-…… -…./19) zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, z późn. zm.).


Przedmiot Umowy

§ 1

  1. Przedmiotem Umowy jest zorganizowanie na terenie Warszawy i obsługa jednej jednodniowej konferencji inaugurująca program "Sprawiedliwość" finansowany ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 (dalej „Konferencja”).

  2. W ramach zorganizowania i obsługi konferencji, o której mowa w ust. 1 Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usługi konferencyjnej, hotelowej i gastronomicznej.

  3. Wymagania dotyczące realizacji usług, o których mowa w ust. 2 zostały określone w załączniku nr 2 do Umowy Opis przedmiotu zamówienia (dalej: OPZ).


Postanowienia ogólne

§ 2

  1. Konferencja odbędzie się na terenie Warszawy.

  2. Konferencji odbędzie się w terminie: ……………….

  3. Nie później niż 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia Konferencji Zamawiający przekaże Wykonawcy:

  1. dokładną liczbę uczestników;

  2. dokładną liczbę osób korzystających z miejsc parkingowych;

  3. dokładną liczbę osób korzystających z noclegów.


Termin wykonania Umowy

§ 3

  1. Wykonawca zrealizuje przedmiot umowy, o którym mowa w § 1 w terminie do dnia ………….2019 r.

  2. Umowę uważa się za wykonaną z chwilą podpisania przez Zamawiającego Protokołu Odbioru (dalej:  „Protokół”), którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Umowy.


Obowiązki Wykonawcy

§ 4

  1. Wykonawca zobowiązuje się do:

    1. zachowania najwyższej staranności i działania zgodnie z obowiązującym stanem prawnym;

    2. ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie wykonywania Umowy;

    3. informowania Zamawiającego o wszelkich wydarzeniach i okolicznościach mogących mieć istotny wpływ na przebieg i warunki wykonywania Umowy;

    4. wykonywania Umowy zgodnie z treścią Oferty Wykonawcy, stanowiącej załącznik nr 4 do Umowy.

  1. Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania formalnoprawne wobec podmiotów z nim współpracujących przy lub na rzecz wykonania Umowy.

  2. Zawierając Umowę Wykonawca zobowiązuje się jednocześnie do zawarcia z Zamawiającym Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, której wzór stanowi załącznik nr 5 do Umowy.


Wynagrodzenie

§ 5

  1. Maksymalne wynagrodzenie za wykonanie Umowy wyniesie nie więcej niż ……………………… zł brutto (słownie:………………………………………………………………………………………….zł).

  2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 uwzględnia wszelkie koszty związane z wykonaniem Umowy, wraz z podatkiem od towarów i usług, niezbędne do jej prawidłowego i pełnego wykonania zgodnie z OPZ.

  3. Faktycznie wynagrodzenie Wykonawcy stanowić będzie iloczyn wykorzystanych usług i cen jednostkowych zawartych w Ofercie Wykonawcy stanowiącej załącznik nr 4 do Umowy.

  4. Wynagrodzenie zostanie wypłacone na podstawie wystawionego przez Wykonawcę rachunku/faktury VAT, w ciągu 30 dni od dnia doręczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionego rachunku/faktury VAT, przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany na rachunku/fakturze VAT.

  5. Wykonawca wystawi rachunek/fakturę VAT po stwierdzeniu przez Zamawiającego należytego wykonania Umowy, co zostanie potwierdzone podpisaniem Protokołu. Protokół będzie zawierać co najmniej informację o zastrzeżeniach do wykonanej usługi lub ich braku, jak również zatwierdzenie całości lub części kwoty należnej za wykonanie usługi, z podaniem przyczyny, w przypadku niezatwierdzenia całości kwoty.

  6. Rachunek/faktura VAT nie może być wystawiony przed podpisaniem Protokołu przez Zamawiającego.

  7. W opisie rachunku/faktury VAT Wykonawca wskaże odrębnie kwoty za faktycznie zrealizowane usługi wskazane w § 1 ust. 2.

  8. Pisemne powiadomienie Wykonawcy przez Zamawiającego, że rachunek/faktura VAT zawiera niezgodność z Ofertą Wykonawcy uprawnia Zamawiającego do jej zwrotu bez księgowania.

  9. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego.

  10. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie wyłącznie za wykonane usługi, o których mowa w  §  1  ust.  2, w tym wyłącznie za noclegi i miejsca parkingowe wykorzystane.

  11. Wynagrodzenie Wykonawcy jest finansowane ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021.



Kary umowne

§ 6

  1. Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karami umownymi w następujących przypadkach:

  1. za odstąpienie od Umowy przez Wykonawcę lub Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy - w wysokości 50 % wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1;

  2. za niewykonanie całości Umowy - w wysokości 25 % wynagrodzenia brutto wskazanego w § 5 ust. 1;

  3. za każdy przypadek nienależytego wykonania Umowy - w wysokości 0,5 % wynagrodzenia brutto wskazanego w § 5 ust. 1;

  4. za naruszenie obowiązków dotyczących przetwarzania danych osobowych określonych w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, której wzór stanowi załącznik nr 5 do Umowy – w  wysokości i na warunkach określonych w tej Umowie.

  1. Za nienależyte wykonanie Umowy będzie uznane stwierdzenie przez Zamawiającego braków/wad jakościowych lub ilościowych świadczonych usług, w szczególności:

  1. niespełnienie przewidzianych w OPZ wymogów określonych dla miejsca świadczenia usługi, a  w  szczególności standardu i wyposażenia hotelu oraz standardu i wyposażenia sali konferencyjnej;

  2. niespełnienie przewidzianych w OPZ wymogów określonych dla usług gastronomicznych, a  w  szczególności braków lub zmiany w zakresie składników ustalonego menu, zastrzeżeń w zakresie świeżości serwowanych produktów, wyglądu i kultury osobistej obsługi lub wyglądu zastawy.

  1. Zamawiający może dochodzić odszkodowania przewyższającego zastrzeżone na jego rzecz kary umowne na  zasadach ogólnych.

  2. Kary umowne mogą być naliczane niezależnie i wielokrotnie.

  3. Strony uzgadniają, że w razie naliczenia przez Zamawiającego kar umownych, Zamawiający potrąci z  wynagrodzenia kwotę stanowiącą równowartość tych kar i tak obniżone wynagrodzenie wypłaci Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.


Odstąpienie od Umowy

§ 7

  1. Zamawiający może odstąpić od Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy:

  1. Wykonawca nie przystąpił do wykonania Umowy w terminie określonym w § 2 ust. 2;

  2. Wykonawca w rażący sposób zaniedbuje lub narusza zobowiązania umowne;

  3. Wykonawca przystąpił do likwidacji swojej firmy, z wyjątkiem likwidacji przeprowadzanej w celu przekształcenia lub restrukturyzacji.

  1. W celu skorzystania z prawa odstąpienia od Umowy, Zamawiający zawiadomi o tym fakcie na piśmie Wykonawcę w  ciągu 7 dni od dnia powzięcia informacji stanowiącej podstawę odstąpienia od Umowy.

  2. Zamawiający może odstąpić od Umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że  wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili jej zawarcia, w ciągu 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

  3. W przypadku odstąpienia od Umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wyłącznie tę część wynagrodzenia, o której mowa w § 5 ust. 1, która odpowiada wykonanej części Umowy.

  4. Skorzystanie z prawa odstąpienia od Umowy nie znosi odpowiedzialności z tytułu zastrzeżonych w niej kar umownych i nie wyłącza uprawnienia do ich dochodzenia.


Zmiany do Umowy

§ 8

Zmiany treści Umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie aneksu podpisanego przez obie Strony, pod rygorem nieważności. Zamawiający zgodnie z art. 144 ust.1 pkt 1 ustawy pzp przewiduje możliwość zmiany istotnych postanowień w zakresie wydłużenia terminu realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego lub z przyczyn niezależnych od stron umowy.


Postanowienia końcowe

§ 9

  1. Korespondencja związana z wykonywaniem Umowy będzie prowadzona w formie pisemnej, za  pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188, z późn. zm.), przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017 r. poz. 1219, z późn. zm.) lub za pośrednictwem faksu, natomiast rachunki/faktury VAT będą przekazywane za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe.

  2. Osobami upoważnionymi do kontaktu podczas wykonywania Umowy są:.

  1. ze strony Zamawiającego:

  1. imię i nazwisko:…………………………………………………….., tel. 22 23 90 ………..; faks: 22 ……………., e-mail: ………………….…@xx.xxx.xx,

  2. imię i nazwisko:……………………………………………………......, tel. 22 23 90 .………..; faks: 22 ………...….., e-mail: ………………………@xx.xxx.xx

  1. ze strony Wykonawcy:

a) imię i nazwisko:…………………………………………..., tel. …………………………… faks: …………………………, e-mail: ………………………..………,

b) imię i nazwisko:……………………………………….….., tel. …………………………….. faks: ………………………….., e-mail: …………………………. .

  1. Zmiana osób, o których mowa w ust. 2 następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i  nie  stanowi zmiany Umowy.

  2. Za moment doręczenia jakiegokolwiek dokumentu/materiału Zamawiającemu przyjmuje się moment wpływu danego dokumentu/materiału do biura podawczego Ministerstwa Sprawiedliwości w budynku przy Al. Ujazdowskich 11 w Warszawie (kod: 00-950) lub moment uzyskania potwierdzenia odbioru w przypadku dokumentów/materiałów przekazywanych za pośrednictwem faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (w sytuacjach, gdy dostarczenie dokumentów/materiałów za pośrednictwem faksu i/lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej jest dopuszczone przez Zamawiającego), przy czym Wykonawca komunikuje się w związku z wykonywaniem Umowy z Zamawiającym wyłącznie od poniedziałku do  piątku w  godzinach 8:15–16:15 i pod warunkiem, że żaden z tych dni nie jest dniem wolnym od pracy w  rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z  2015 r. poz. 90).

  3. Wykonawca nie może przenieść na osobę trzecią wierzytelności z Umowy bez uprzedniej zgody Zamawiającego.

  4. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964  r. Kodeks cywilny oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

  5. Spory powstałe w związku z wykonywaniem Umowy Strony poddają rozstrzygnięciu sądu powszechnego właściwego miejscowo według siedziby Zamawiającego.

  6. Następujące załączniki stanowią integralną część Umowy:

  1. załącznik nr 1a – upoważnienie nr z dnia dla Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx,

  2. załącznik nr 1b - odpis z rejestru przedsiębiorców KRS/wydruk z ewidencji działalności gospodarczej aktualny na dzień zawierania Umowy/pełnomocnictwo do zawarcia Umowy,

  3. załącznik nr 2 - Opis przedmiotu zamówienia (OPZ),

  4. załącznik nr 3 - wzór Protokołu Odbioru,

  5. załącznik nr 4 - Oferta Wykonawcy,

  6. załącznik nr 5 – wzór Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,

  7. załącznik nr 6 - Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych Wykonawcy1.

  1. Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: dwa dla Zamawiającego i  jeden dla Wykonawcy.



Zamawiający


Wykonawca











Załącznik nr 2

do um. nr…………………………………….

z dnia ……............. 2019r.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)

  1. Przedmiot zamówienia

  1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zorganizowaniu i obsłudze jednej jednodniowej konferencji na terenie Warszawy.

  2. Przewidywana liczba uczestników to maksymalnie 100 osób.

  3. W ramach obsługi konferencji Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia:

    1. sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem,

    2. maksymalnie 50 noclegów (dwa noclegi dla 25 osób),

    3. maksymalnie 10 miejsc parkingowych,

    4. usługi gastronomicznej,

    5. materiałów konferencyjnych,

    6. personelu do obsługi recepcji.

  4. Zamówienie współfinansowane będzie ze środków zagranicznych, na potrzeby promocji Operatora Programu „Sprawiedliwość” finansowanego w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021.

  1. Termin wykonania przedmiotu zamówienia

  1. Konferencja odbędzie się w dniu…

  2. Konferencja odbędzie się na terenie Warszawy.

  3. Obiekt konferencyjny zlokalizowany będzie w centrum Warszawy, w odległości maksymalnej 5 km (w linii prostej – liczone zgodnie z xxxxx://xxxx.xxxxxx.xxx/) od Dworca Warszawa Centralna, z bezpośrednim połączeniem środkami komunikacji miejskiej z  Dworca Warszawa Centralna, bez konieczności dokonywania przesiadki (maksymalna odległość do  przystanku bezpośredniego połączenia to 500 m, zgodnie z xxxxx://xxxx.xxxxxx.xxx/).

  4. Sala restauracyjna, w której podawane będą posiłki, miejsce, w którym będą organizowane przerwy kawowe oraz sala konferencyjna muszą znajdować się w tym samym obiekcie, a przejście pomiędzy nimi musi być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

  1. Liczba uczestników

  1. Zamawiający przewiduje realizację konferencji dla maksymalnie 100 osób, przy czym przewidywana, szacunkowa liczba uczestników może okazać się mniejsza niż podana powyżej (maksymalnie o 20%).

  2. Dokładna liczba uczestników zostanie przekazana do Wykonawcy po podpisaniu umowy, najpóźniej 7 dni przed dniem rozpoczęcia konferencji.

  1. Ramowy program konferencji2

    09:00 – 09:30

    Rejestracja uczestników

    09:30 – 12:30

    Otwarcie wydarzenia i sesje tematyczne, 1 przerwa kawowa

    12:30 – 13:30

    Obiad

    13:30 – 15:00

    Sesje tematyczne

  2. Usługa konferencyjna

  1. Obiekt konferencyjny

    1. Wykonawca przekaże szczegółową informację określającą miejsce i sposób organizacji konferencji w Ofercie Wykonawcy.

    2. Zaproponowany obiekt3 powinien spełniać wysokie standardy, w szczególności w odniesieniu do czystości całego obiektu, czystości i sprawności infrastruktury i stanu technicznego budynku, stopnia zużycia elementów wyposażenia. W przypadku zaproponowania przez Wykonawcę obiektu hotelowego kategoria obiektu powinna odpowiadać standardowi czterogwiazdkowego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2166).

    3. Zamawiający zastrzega, iż obiekt konferencyjny nie może znajdować się w trakcie remontu/przebudowy.

    4. Jeżeli obiekt konferencyjny składa się z części zmodernizowanej (po remoncie) lub nowej oraz części niezmodernizowanej, Wykonawca w pierwszej kolejności zapewni Zamawiającemu dostęp do części zmodernizowanej lub nowej.

    5. W obiekcie konferencyjnym zapewniony będzie bezpłatny bezpieczny dostęp do Internetu.

    6. Wykonawca zapewni ochronę obiektu przez cały czas trwania konferencji.

  2. Wymagania dotyczące sali konferencyjnej i obsługi technicznej konferencji

    1. Wykonawca zapewni klimatyzowaną salę konferencyjną na 100 osób, w obiekcie z  infrastrukturą (np. winda, podjazdy, sanitariaty) dostosowaną do potrzeb osób z  niepełnosprawnościami i umożliwiającą dostęp do sali konferencyjnej.

    2. Wymagania ogólne dotyczące sali konferencyjnej

  1. ostateczna aranżacja sali będzie ustalana z Wykonawcą po podpisaniu umowy, jednak sala w której będzie odbywać się konferencja, powinna umożliwiać ustawienie krzeseł w systemie teatralnym, powinna również zapewniać możliwość ustawienia stolików oraz krzeseł przeznaczonych do zaaranżowania panelu dyskusyjnego przewidzianego w ramach konferencji;

  2. sala usytuowana w sposób zapewniający możliwość przeprowadzenia konferencji bez zakłóceń ze strony innych osób, nie biorących w niej udziału;

  3. sala klimatyzowana, z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego;

  4. sala bez barier architektonicznych ograniczających widoczność i utrudniających poruszanie się osobom z niepełnosprawnościami;

  5. personel zapewniający obsługę techniczną sali w zakresie wymaganym do sprawnego i bezawaryjnego działania znajdującego się w niej sprzętu, dostępny dla uczestników konferencji co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem konferencji i w trakcie jej trwania, aż do zakończenia;

  6. bezpłatny bezpieczny Internet dla wszystkich uczestników konferencji;

  7. podczas konferencji muszą być zapewnione warunki zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy (wymóg dotyczy w szczególności wykorzystywanego sprzętu komputerowego, jak też pozostałego sprzętu, oświetlenia oraz wymiany powietrza);

    1. Wyposażenie sali konferencyjnej

  1. nagłośnienie oraz co najmniej 3 mikrofony bezprzewodowe;

  2. komputer wyposażony w podstawowe oprogramowanie biurowe MS Office, wraz z programem do odtwarzania prezentacji multimedialnych;

  3. drukarka na sali konferencyjnej lub możliwość dostępu do drukarki w obiekcie konferencyjnym przez cały czas trwania konferencji;

  4. projektor multimedialny wraz z ekranem projekcyjnym;

  5. możliwość podłączenia komputera prelegenta/ów do projektora multimedialnego zapewnionego przez Wykonawcę;

  6. możliwość podłączenia laptopów do zasilania oraz bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu z każdego miejsca w sali, dla każdego z uczestników konferencji.

    1. Materiały konferencyjne

  1. długopis dla każdego uczestnika konferencji;

  2. kartki do notowania - format A4 (minimum po 10 kartek dla każdego z uczestników konferencji); przy czym wzór papieru firmowego do wykorzystania Wykonawca otrzyma od Zamawiającego. Wykonawca ma obowiązek zastosować przekazany wzór na kartkach do notowania;

  3. deska z klipem - format A4 z możliwością wpięcia kartek do notowania, dla każdego z uczestników konferencji. Deska z klipem powinna zostać opatrzona przez Wykonawcę logotypami marki Funduszy Europejskich oraz Ministerstwa Sprawiedliwości, Zamawiający dopuszcza oklejenie materiału z zachowaniem wymogów wytycznych dotyczących oznakowania; Zamawiający informuje, że

    1. szczegóły dotyczące prawidłowego oznakowania materiałów znajdują się w pliku pdf pt. Komunikacja i identyfikacja wizualna Fundusze EOG i fundusze norweskie 2014–2021  dostępne na stronie internetowej xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxx-xxx-x-xxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxx/,

    2. Księga znaku Ministerstwa Sprawiedliwości zostanie przekazana do Wykonawcy niezwłocznie po zawarciu umowy;

  1. identyfikatory dla każdego uczestnika konferencji:

  1. identyfikatory mogą być wykonane w jednej z dwóch opcji: 1) wydrukowane na sztywnym papierze z laminowaniem (gramatura papieru: 250- 300g/m2) lub innym twardym tworzywie przy czym w obu przypadkach identyfikator powinien być wykonany w sposób umożliwiający jego zamocowanie do smyczy bez konieczności zastosowania etui; 2) na miękkim papierze z koniecznością zastosowania etui na identyfikator umożliwiającego zamocowanie go do smyczy (smycze zapewnia Zamawiający);

  2. identyfikator będzie zawierał: 1) opcjonalnie: tytuł konferencji i data konferencji, 2) informację „Uczestnik konferencji”, 3) logotypy marki Funduszy Norweskich oraz logotyp Ministerstwa Sprawiedliwości (przy czym Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu wzoru identyfikatora do akceptacji, a w razie uwag Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany je uwzględnić;

  1. ryza papieru - format A4;

  2. pilot do zmieniania slajdów;

  3. wskaźnik laserowy;

  4. oraz, na życzenie Zamawiającego:

    1. flipcharty z zapasem papieru (min. 2 flipcharty);

    2. markery do flipchartów – cztery podstawowe kolory (min. 2 zestawy).

    1. Oznaczenie dojścia do sali konferencyjnej

  1. informacja z nazwą konferencji, ze wskazaniem numeru/nazwy sali, piętra, skrzydła obiektu konferencyjnego, budynku i kierunku dojścia przy wejściu do obiektu;

  2. informacja umieszczona w recepcji obiektu konferencyjnego oraz przed salą;

  3. informacja umieszczona na stojaku informacyjnym/ekranie/banerze/gablocie/tabliczce informacyjnej lub innym ogólnodostępnym i widocznym nośniku informacji dostępnym w obiekcie konferencyjnym.

    1. Zapewnienie miejsca na recepcję – zaaranżowanie przestrzeni wraz z obsługą.

    2. Obowiązki osoby obsługującej recepcję

  1. rejestracja uczestników (zbieranie podpisów na liście obecności – lista obecności zostanie przekazana przez Zamawiającego drogą elektroniczną, Wykonawca ma obowiązek wydrukować listę);

  2. rozdawanie identyfikatorów z danymi uczestników;

  3. rozdawanie pakietów materiałów konferencyjnych wraz z programem konferencji (program konferencji zostanie przekazany przez Zamawiającego drogą elektroniczną, Wykonawca ma obowiązek wydrukowania programu w liczbie zgodnej z liczbą uczestników konferencji);

  4. udzielanie podstawowych informacji uczestnikom konferencji - w przypadku problemów w tym zakresie osoba obsługująca recepcję powinna kierować uczestników do przedstawiciela Zamawiającego;

  5. ścisła współpraca z przedstawicielem Zamawiającego przez cały czas trwania konferencji;

  6. strój osoby obsługującej recepcję powinien być dostosowany do rangi wydarzenia jakim jest konferencja organizowana przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

    1. Zapewnienie bezpłatnej szatni/pomieszczenia do przechowywania walizek i okryć wierzchnich dla uczestników, wraz z obsługą.

  1. Usługa hotelowa

  1. Wykonawca może zapewnić świadczenie usługi hotelowej dla uczestników konferencji w tym samym obiekcie, w którym świadczona będzie usługa konferencyjna. W przypadku zaproponowania przez Wykonawcę innego obiektu niż ten, w którym odbywać się będzie konferencja, obiekt ten musi spełniać warunki:

  1. dotyczące odległości od miejsca organizacji konferencji – obiekt musi znajdować się w odległości umożliwiającej szybkie dotarcie do obiektu konferencyjnego pieszo bądź komunikacją miejską w czasie nie przekraczającym 15 minut, zgodnie z rozkładem jazdy dostępnym na stronie xxxx://xxx.xxx.xxx.xx;

  2. dotyczące jakości świadczonych usług - obiekt, w którym zostaną zapewnione noclegi powinien spełniać wysokie standardy, w szczególności w odniesieniu do czystości całego obiektu, czystości i sprawności infrastruktury i poszczególnych pokoi, stanu technicznego budynku, stopnia zużycia elementów wyposażenia pokoi; kategoria obiektu powinna odpowiadać standardowi czterogwiazdkowego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2166). Zamawiający zastrzega, iż obiekt hotelowy nie może znajdować się w trakcie remontu/przebudowy. Jeżeli hotel składa się z części zmodernizowanej (po remoncie) lub nowej oraz części niezmodernizowanej, Wykonawca w pierwszej kolejności zapewni nocleg w części zmodernizowanej lub nowej.

  1. Wykonawca zapewnia 2 noclegi ze śniadaniem dla maksymalnie 25 osób wskazanych przez Zamawiającego, w pokojach jednoosobowych. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zakwaterowania uczestników w pokojach dwuosobowych, z wyjątkiem pokoi dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania.

  2. Xxxxxx świadczony będzie w dniu poprzedzającym dzień organizacji konferencji oraz w dniu konferencji, tj. nie więcej niż 2 doby hotelowe.

  3. We wszystkich pokojach zapewniony będzie bezpłatny bezpieczny dostęp do Internetu.

  4. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wyłącznie za wykorzystaną liczbę noclegów, zgłoszonych Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej 7 dni przed dniem organizacji konferencji.

  5. Wykonawca zapewni strzeżony parking dla uczestników, na co najmniej 10 samochodów osobowych.

  6. Wykonawca otrzyma informację dotyczącą liczby gości korzystających z miejsc parkingowych najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem konferencji.

  7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wyłącznie za wykorzystaną liczbę miejsc parkingowych.

  1. Usługa gastronomiczna

  1. Posiłki będą wydawane w tej samej lokalizacji co konferencja tj. w jednym obiekcie. Przy czym:

    1. serwis kawowy serwowany będzie w sali konferencyjnej o ile powierzchnia sali pozwoli na swobodne poruszanie się lub w foyer, ze stolikami - ustawionymi w sposób umożliwiający swobodne poruszanie się - umożliwiającymi konsumpcję na stojąco lub, jeśli to możliwe, na siedząco;

    2. obiad serwowany będzie w wydzielonej sali umożliwiającej konsumpcję na stojąco przy odpowiedniej ilości stolików koktajlowych (minimum jeden stolik koktajlowy na 4 – 5 osób) lub, jeśli to możliwe, na siedząco.

  1. Wykonawca zapewnieni świadczenie usługi gastronomicznej dla uczestników w formie:

    1. serwisu kawowego:

      1. w systemie ciągłym podczas całej konferencji,

      2. Wykonawca zapewni zastawę ceramiczną (filiżanki, talerzyki), szklanki oraz widelczyki i łyżeczki niejednorazowego użytku, a także papierowe serwetki;

      3. serwis kawowy powinien być nielimitowany, uzupełniany na bieżąco podczas trwania konferencji oraz co najmniej 0,5 godziny przed godziną rozpoczęcia konferencji oraz 0,5 godziny po godzinie zakończenia konferencji, według podanego poniżej asortymentu (dotyczy całości serwisu):

  • kawa z ekspresu ciśnieniowego (liczba ekspresów powinna zostać dostosowana do liczby uczestników),

  • warnik z gorącą wodą liczba warników powinna zostać dostosowana do liczby uczestników),

  • herbata (ekspresowa w torebkach, min. 2 rodzaje),

  • dodatki: cukier, śmietanka/mleko, cytryna,

  • ciastka/kruche ciasteczka w ilości nielimitowanej,

  • woda mineralna gazowana i niegazowana butelkowana (pojemność jednej butelki: 0,2 l-0,5 l);

    1. obiadu:

      1. serwowanego w przerwie konferencji, w formie „szwedzkiego stołu”;

      2. obiad składać się będzie co najmniej z:

  • 2 rodzajów zup do wyboru (w tym 1 wegetariańska, łącznie co najmniej 0,4 l na osobę),

  • 3 różnych gorących dań głównych do wyboru (w tym: 1 mięsne, 1 wegetariańskie, 1 na bazie ryb lub owoców morza; łącznie co najmniej 150 g na osobę),

  • 2 dodatków warzywnych (łącznie co najmniej 100 g na osobę),

  • 2 dodatków skrobiowych (łącznie co najmniej 100 g na osobę),

  • min. 2 różnych deserów (łącznie co najmniej 200 g na osobę);

      1. napoje do obiadu:

  • naturalne soki owocowe (min. 2 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3 l na osobę),

  • woda mineralna gazowana i niegazowana butelkowana (pojemność jednej butelki: 0,2 l - 0,5 l, łącznie 0,5 l na osobę).

  1. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca zapewni specjalistyczne diety (np. danie wegańskie lub danie bezglutenowe) dla uczestników, według potrzeb zgłoszonych przez Zamawiającego najpóźniej 7 dni przed dniem organizacji konferencji.

  2. Wykonawca zapewni oznaczenie dań (nazwa) oraz dokładną informację o ich składzie (w szczególności informacje o alergenach występujących w posiłkach).

  3. Wykonawca po zakończeniu obiadu/przerw kawowych doprowadzi miejsce świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia jej świadczenia (w szczególności odbierze naczynia i sztućce oraz inne materiały będące własnością Wykonawcy, wykorzystywane w trakcie świadczenia usługi).

  4. Wykonawca ustali z Zamawiającym menu nie później niż 5 dni przed dniem organizacji konferencji. Zamawiający ma prawo zgłosić uwagi do propozycji menu, a Wykonawca musi je uwzględnić. Ostateczna wersja menu musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego.

  5. Godzina serwowania obiadu co do zasady będzie zgodna z godziną wyznaczoną w programie konferencji. W przypadku przesunięć w programie w trakcie trwania konferencji godzina obiadu także zostanie przesunięta, o czym Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego.

UWAGA: Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia kontroli w obiekcie konferencyjnym oraz miejscu świadczenia usługi hotelowej zaproponowanych przez Wykonawcę, przed wyborem oferty najkorzystniejszej.









Załącznik nr 3

do um. nr…………………………………….

z dnia ……............. 2019r.





PROTOKÓŁ ODBIORU NR ……

(dot. umowy z dnia ……………… 2019 r., nr…………………..)

Dnia ……………………… przedstawiciele Zamawiającego:

1)………………………………………………………………………………

2)………………………………………………………………………………

3)………………………………………………………………………………

Dokonał/li odbioru przedmiotu Umowy:




i stwierdził/li, że:

1. przyjmują ją w imieniu Xxxxxxxxxxxxx bez zastrzeżeń**

2. z zastrzeżeniami**

Zamawiający zgłosił następujące zastrzeżenia i uwagi do wykonanej usługi.

Uwagi Wykonawcy:


............................, dnia ...................................... r.



Zamawiający


Wykonawca






** niewłaściwe skreślić

Załącznik nr 5

do um. nr…………………………………….

z dnia ……............. 2019 r.





UMOWA

POWIERZENIA PRZETWARZANIA

DANYCH OSOBOWYCH

zwana dalej: „Umową powierzenia”,

zawarta w dniu …………………..………. roku w Warszawie pomiędzy:

Skarbem Państwa reprezentowanym przez Ministra Sprawiedliwości, z siedzibą przy Xx. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, zwanym w dalszej części Umowy „Administratorem”,

reprezentowanym przez Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx – Dyrektora Biura Ochrony i Bezpieczeństwa Cyfrowego na podstawie upoważnienia nr MS/39/2018 r. z dnia 29 maja 2018 r.

a

………………………………………………………………………………………………………, zwaną/ym dalej „Podmiotem przetwarzającym”,



wspólnie zwanymi dalej: „Stronami”.



Zważywszy, że w dniu ……………………………………………………. 2019 r. Strony zawarły umowę nr …………………………., zwaną dalej „Umową”, której przedmiotem jest organizacja jednej jednodniowej konferencji dla Ministerstwa Sprawiedliwości pełniącego funkcję Operatora Programu „Sprawiedliwość” finansowanego w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 przez Podmiot przetwarzający, na podstawie której Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał dane osobowe powierzone mu przez Administratora na podstawie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r., zwane dlej: RODO),

Strony postanawiają zawrzeć Umowę powierzenia o następującej treści:



§ 1

  1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu do przetwarzania dane osobowe, a Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do ich przetwarzania zgodnie z RODO i innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa lub wolności osób, których dane dotyczą oraz Umową powierzenia.

  2. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie określonym w § 1 i  § 2 ust. 3 oraz w celu przewidzianym w Umowie powierzenia oraz w Umowie.

  3. Dane osobowe powierzone do przetwarzania Podmiotowi przetwarzającemu dotyczą danych osobowych przetwarzanych na nośnikach w wersji elektronicznej i papierowej, do których Podmiot przetwarzający uzyska dostęp po zawarciu Umowy i ich przekazaniu przez Zamawiającego.

  4. Umowa powierzenia stanowi dla Podmiotu przetwarzającego polecenie przetwarzania danych w  niej opisanych, w zakresie i w celu w niej wskazanym.

  5. Celem przetwarzania danych osobowych jest wykonanie zawartej pomiędzy Stronami Umowy.

  6. Podmiot przetwarzający może przetwarzać powierzone dane osobowe w formie elektronicznej i  papierowej.

  7. Podmiot przetwarzający stwierdza, że jest mu znana treść obowiązujących przepisów w zakresie ochrony danych osobowych.

§ 2

  1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się wykonać wszelkie czynności z zakresu ochrony danych osobowych, na rzecz Administratora, z najwyższą starannością.

  2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że stosuje wymagania określone w RODO oraz w przepisach powszechnie obowiązujących dotyczących ochrony danych osobowych.

  3. W związku z realizacją Umowy Podmiot przetwarzający uzyskuje dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez Administratora, który jest ich administratorem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000, z późn. zm.) i  RODO:

  1. nazwa zbioru danych: Uczestnicy konferencji w ramach Umowy nr… …………………………………………………………………..,

  2. rodzaj danych osobowych: w zakresie uczestników konferencji: imię i nazwisko, adres email; osoba/y uprawnione do podejmowania decyzji: imię i nazwisko, osoby do kontaktów roboczych: imię i nazwisko, nr telefonu, nr faksu, adres email,

  3. kategorie osób, których dane dotyczą: uczestnicy konferencji, o których mowa w Umowie oraz pracownicy Ministerstwa Sprawiedliwości, jako osoby uprawnione do podejmowania decyzji i osoby do kontaktu.

w zakresie: utrwalania, przechowywania, przeglądania, wykorzystywania, usuwania.

§ 3

  1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w celu realizacji Umowy, dane w zakresie określonym w § 2 ust. 3 z administrowanego przez niego zbioru.

  2. Podmiot przetwarzający nie będzie udostępniał przetwarzanych na podstawie Umowy powierzenia danych osobowych stronom trzecim, w szczególności odbiorcom.

  3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do  stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o  których mowa w art. 32 RODO.

  4. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest:

    1. do zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzania danych osobowych, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem RODO, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

    2. dopuścić do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład, służących do przetwarzania danych, wyłącznie osoby posiadające wydane przez niego upoważnienie; w celu wykonania Umowy powierzenia Administrator upoważnia Podmiot przetwarzający do udzielania ww. upoważnień;

    3. w odniesieniu do osób upoważnionych przez Podmiot przetwarzający do przetwarzania danych osobowych - zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy, przez kogo oraz komu są przekazywane, zwłaszcza, gdy przekazywane są za pomocą teletransmisji danych;

    4. prowadzić ewidencję osób upoważnionych przez niego do przetwarzania danych osobowych;

    5. zapewnić, aby osoby, o których mowa w pkt. 4, zobowiązały się do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczeń, w szczególności Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do odebrania od tych osób stosownych oświadczeń zobowiązujących te osoby do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia także po  wygaśnięciu/rozwiązaniu zawartych z tymi osobami umów o pracę, umów cywilnoprawnych lub porozumień, na podstawie których osoby te świadczyły pracę lub usługi na rzecz Podmiotu przetwarzającego;

    6. udostępnić na żądanie Administratora informacje w związku z koniecznością wywiązywania się przez Administratora z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO;

    7. po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych zgłosić ten fakt w ciągu 24 godzin od  stwierdzenia naruszenia na adresy e-mail wskazane w § 6 ust. 1 pkt 1 Umowy powierzenia; zgłoszenie musi zawierać co najmniej elementy opisane w art. 33 ust. 3 RODO;

    8. wykonywać obowiązki przewidziane dla podmiotu przetwarzającego dane osobowe w RODO oraz w przepisach powszechnie obowiązujących dotyczących ochrony danych osobowych;

    9. w terminie 7 dni od zgłoszenia żądania przez Administratora do podjęcia działań związanych ze zgłoszonym przez osobę fizyczną żądaniem na podstawie art. 15-21 RODO – wykonać żądanie Administratora oraz poinformować go o podjętych w tym zakresie działaniach;

    10. na każde żądanie Administratora – w terminie przez niego wskazanym – udostępnić Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO;

    11. umożliwić Administratorowi lub osobie upoważnionej przez Administratora przeprowadzenie audytu, w tym inspekcji i przyczyniać się do nich;

    12. współpracować z organem nadzorczym ochrony danych osobowych.

  1. Podmiot przetwarzający oświadcza, że:

      1. urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych są zgodne z wymaganiami RODO oraz będzie przetwarzał dane osobowe zgodnie z RODO oraz przepisami powszechnie obowiązującymi dotyczącymi ochrony danych osobowych;

      2. wdroży odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO oraz przepisami powszechnie obowiązującymi dotyczącymi ochrony danych osobowych i będzie w stanie powyższe wykazać;

      3. środki, o których mowa w pkt. 2 będzie poddawał przeglądom i uaktualnieniom.

  2. Administrator lub upoważniony przez niego podmiot jest uprawniony do kontrolowania Podmiotu przetwarzającego, w szczególności do przeprowadzenia audytu, w tym inspekcji Podmiotu przetwarzającego w zakresie stosowania przez niego RODO i przepisów powszechnie obowiązujących dotyczących ochrony danych osobowych oraz w zakresie wywiązania się z  obowiązków wynikających z Umowy powierzenia. W przypadku wykazania jakichkolwiek uchybień Administrator zobowiązuje Podmiot przetwarzający do ich usunięcia. W ramach audytu Administrator, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h RODO, ma prawo do sprawdzenia, w tym inspekcji, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Umowy powierzenia.

  3. Audyt, o którym mowa w ust. 6 Administrator może przeprowadzić w każdym czasie obowiązywania Umowy powierzenia.

  4. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uchybień związanych z przetwarzaniem danych osobowych Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do ich usunięcia w terminie wskazanym przez Administratora; w przypadku niezastosowania się do zaleceń Administrator może odstąpić od Umowy powierzenia; oświadczenie o odstąpieniu może zostać złożone w terminie 2 dni od dnia zaistnienia przesłanek do odstąpienia.

  5. Podmiot przetwarzający ponosi wszelką odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Administratora, za szkody powstałe w związku z nienależytą ochroną powierzonych danych osobowych, o których mowa w Umowie powierzenia, lub nienależytym przetwarzaniem danych osobowych.

  6. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy danych osobowych, do  których będzie miał dostęp w związku z wykonywaniem Umowy, a także sposobów zabezpieczenia tych danych, zarówno w trakcie trwania Umowy powierzenia, jak i po jej wygaśnięciu, rozwiązaniu lub odstąpieniu od niej.

  7. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania warunków Umowy powierzenia oraz Umowy, które wiążą się z ochroną danych osobowych, w szczególności nie będzie bez  upoważnienia wykorzystywał danych osobowych w celach niezwiązanych z wykonywaniem Umowy.

  8. Podmiot przetwarzający nie powierzy przetwarzania danych osobowych przetwarzanych na  podstawie Umowy powierzenia innemu podmiotowi bez pisemnej zgody Administratora.

  9. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest zapewnić, aby przetwarzanie danych przez podmiot, któremu powierzył on przetwarzanie danych osobowych wskazanych w Umowie powierzenia odpowiadało wymogom RODO, a także, aby na podmiot ten zostały nałożone - nie później niż w  chwili powierzenia do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w Umowie powierzenia - wszystkie obowiązki przewidziane Umową powierzenia dla Podmiotu przetwarzającego.

§ 4

  1. W przypadku gdy naruszenie ochrony danych osobowych przez Podmiot przetwarzający lub podmiot, któremu powierzył on przetwarzanie danych osobowych przetwarzanych na podstawie Umowy powierzenia może spowodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Podmiot przetwarzający w terminie 12 godzin od stwierdzenia naruszenia zobowiązany jest poinformować osoby do kontaktu działające w imieniu Administratora określone w § 6 ust. 1 pkt 1 Umowy powierzenia o takim naruszeniu. Zgłoszenie powinno zawierać przynajmniej informacje, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO.

  2. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się z obowiązków ochrony danych osobowych spoczywających na podmiocie któremu powierzył przetwarzanie danych osobowych przetwarzanych na podstawie Umowy powierzenia.

  3. Podmiot przetwarzający zapłaci Administratorowi karę umowną:

      1. w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy powierzenia lub naruszenia obowiązków wynikających z Umowy przez Podmiot przetwarzający lub podmiot, który w jego imieniu przetwarza dane osobowe - w wysokości 10 % całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy, za każdy stwierdzony przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy powierzenia lub naruszenia obowiązków wynikających z Umowy powierzenia przez Podmiot przetwarzający lub podmiot, który w jego imieniu przetwarza dane osobowe,

      2. w przypadku odstąpienia od Umowy powierzenia przez Administratora z winy Podmiotu przetwarzającego - w wysokości 20 % całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy,

      3. w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązku określonego w § 5 ust. 2 lub 3 Umowy powierzenia przez Podmiot przetwarzający lub podmiot, który w jego imieniu przetwarza dane osobowe - w wysokości 20 % całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy, o  którym mowa w  § 5 ust. 1 Umowy.

Kara umowna, o której mowa powyżej przysługuje Administratorowi także w przypadku wygaśnięcia Umowy powierzenia lub jej rozwiązania.

  1. Administrator ma prawo do żądania od Podmiotu przetwarzającego odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych, w przypadku, gdy wysokość szkody przekracza wysokość zastrzeżonej kary umownej.

  2. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkodę wyrządzoną Administratorowi jak i osobie trzeciej w  przypadku, gdy okaże się on odpowiedzialny lub współodpowiedzialny za szkodę, którą poniosła osoba, której dane dotyczą, w wyniku naruszenia przepisów RODO lub Umowy powierzenia. Administrator zobowiązany jest każdorazowo do poinformowania Podmiotu przetwarzającego o  każdym zdarzeniu, które mogłoby stanowić podstawę zgłoszenia przez Administratora roszczeń, o  których mowa w zdaniu poprzednim w przypadku, gdy okoliczności zdarzenia wskazują na  odpowiedzialność lub współodpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego w powstaniu szkody oraz umożliwi mu odniesienie się i wskazanie okoliczności, które wyłączają obowiązek naprawienia ewentualnej szkody przez Podmiot przetwarzający.

  3. W przypadku gdyby jakakolwiek osoba fizyczna lub podmiot trzeci, organizacja lub zrzeszenie, wystąpiły z roszczeniami wobec Administratora z tytułu naruszenia odpowiednio jej praw lub praw osoby fizycznej przez Podmiot przetwarzający lub podmiot, któremu powierzył on przetwarzanie danych osobowych przetwarzanych na podstawie Umowy powierzenia, Podmiot przetwarzający w  szczególności:

  1. wstąpi do postępowania sądowego wszczętego przeciwko Administratorowi,

  2. zapewni należytą ochronę interesów Administratora,

  3. zwolni Administratora z wszelkich zobowiązań z tytułu naruszenia praw przysługujących osobie fizycznej na mocy RODO,

  4. w przypadku gdy Administrator wykonał obowiązki nałożone przez sądy lub organy nadzoru ochrony danych osobowych - zwróci Administratorowi kwotę zapłaconych odszkodowań, kar lub innych należności,

  5. zwolni Administratora od odpowiedzialności w stosunku do takich osób trzecich,

  6. zwróci Administratorowi wszelkie poniesione koszty związane z wystąpieniem przeciwko Administratorowi osób trzecich z tytułu naruszenia praw osób fizycznych.

§ 5

  1. Umowa powierzenia wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez Xxxxxx, która złożyła podpis z  datą późniejszą i obowiązuje przez okres obowiązywania Umowy.

  2. Podmiot przetwarzający, z chwilą wygaśnięcia Umowy, zobowiązuje się niezwłocznie usunąć przekazane przez Administratora dane osobowe z wszystkich posiadanych nośników, w  szczególności ze sporządzonych kopii zapasowych, oraz usunąć wszelkie ich istniejące kopie i  zobowiązuje się zniszczyć wszelkie informacje mogące posłużyć do odtworzenia, w całości lub części, powierzonych danych osobowych.

  3. Podmiot przetwarzający sporządza z czynności usunięcia danych osobowych protokół, który przesyła Administratorowi w terminie 7 dni od dnia wygaśnięcia Umowy.

  4. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest zapewnić wykonanie obowiązków wskazanych w ust. 2 i  3 przez podmiot, któremu powierzył przetwarzanie danych osobowych przetwarzanych na  podstawie Umowy powierzenia.

§ 6

  1. Strony ustalają następujące dane kontaktowe do realizacji obowiązków wynikających z Umowy powierzenia:

      1. ze strony Administratora:

        1. Inspektor Ochrony Danych - Xxxxxx Xxxxxxxx, tel. (00) 00 00 000 e-mail: xxx@xx.xxx.xx

        2. xxxxxxxxx@xx.xxx.xx,

        3. Xxxxxx Xxxxxxxx, tel. (00) 00 00 000 e-mail: Xxxxxx.Xxxxxxxx@xx.xxx.xx

      2. ze strony Podmiotu przetwarzającego:

        1. ……………………………………., tel. ……………, e-mail …………………..,

        2. ……………………………………., tel. ……………, e-mail …………………...

  1. Strony mają prawo do zmiany osób i danych teleadresowych wskazanych w ust. 1 w każdym czasie trwania Umowy powierzenia, po pisemnym poinformowaniu o tym drugiej Strony, bez konieczności sporządzania aneksu.

§ 7

Umowa powierzenia zostanie wykonana przez Podmiot przetwarzający w ramach wynagrodzenia przewidzianego za wykonanie Umowy.

§ 8

  1. Zmiana Umowy powierzenia, jej rozwiązanie, jak również odstąpienie od niej wymagają zachowania formy pisemnej, pod rygorem nieważności.

  2. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z Umowy powierzenia będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Administratora.

  3. Umowę powierzenia sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym dwa dla Administratora oraz jeden dla Podmiotu przetwarzającego.



...................................................................

Administrator

.......................................................................

Podmiot przetwarzający


Załącznik nr 6

do um. nr…………………………………….

z dnia ……............. 2019r.



Warszawa, dnia 2019 r.



Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informuję, że przysługują Pani/Panu określone poniżej prawa związane z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Ministra Sprawiedliwości oraz informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Sprawiedliwości, z siedzibą w Warszawie Xx. Xxxxxxxxxxx 00, xxx xxxxxxxx 00-000. Z Administratorem można się skontaktować pisemnie przekazując korespondencję na adres siedziby Administratora.

2. Administrator wyznaczył Inspektorem Ochrony Danych Pana Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres e-mail: xxx@xx.xxx.xx lub pisemnie, przekazując korespondencję na adres siedziby Administratora.

3. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w ramach Programu „Sprawiedliwość” finansowanego w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 odbywać się będzie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO i wyłącznie w celu realizacji działań związanych z wykonywaniem Umowy nr…………..

4. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest niezbędne do realizacji ww. celu. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości wykonania Umowy, o której mowa w ust. 3.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu rozliczenia Programu „Sprawiedliwość” finansowanego w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji.

6. Pani/Pana dane osobowe zostały powierzone do przetwarzania pracownikom Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich w Ministerstwie Sprawiedliwości z siedzibą przy xx. Xxxxxxx 0 w Warszawie.

7. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione organom upoważnionym zgodnie z obowiązującym prawem.

8. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, a także prawo do żądania ich sprostowania, aktualizacji, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

9. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, kod pocztowy: 00-193, tel. 00 000 00 00, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

11. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.



……………………………………………………………………………………………………

Podpis osoby, która zapoznała się z klauzulą informacyjną.





1 W przypadku, gdy Wykonawca jest osobą fizyczną.

2 UWAGA: Zamawiający zastrzega, że ramowy program konferencji może ulec zmianie, jednak nie będzie to miało wpływu na liczbę planowanych przerw kawowych. Wszelkie zmiany programu zostaną przekazane do Wykonawcy najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem konferencji.

3 Obiekt, w szczególności użytkowane przez Zamawiającego przestrzenie, muszą spełniać warunki pełnego dostępu dla osób z  niepełnosprawnościami zgodnie z „Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020” (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/x-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx-x-xxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxxxxx-xxxxxxxx-xxxxx-x-xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxx-xxxxxx-xxxxxxxx-xxxxx/)

16


Document Metadata

Filed: November 5th, 2019