REGULAMIN UCZESTNICTWA W TARGACH
REGULAMIN UCZESTNICTWA W TARGACH
I. Informacje ogólne
1. Postanowienia niniejszego Regulaminu Uczestnictwa w Targach obowiązują wszystkich uczestników targów, wystaw i ekspozycji organizowanych przez Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości S.A. (dalej PTWP S.A. lub Organizator) z siedzibą w Katowicach, Xxxx Xxxxxxx x Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000316388, REGON 240946381, z kapitałem zakładowym 618 660,00 PLN (w całości opłaconym) oraz rejestru czyn- nych podatników VAT: NIP 000-00-00-000.
2. Postanowienia niniejszego Regulaminu Uczestnictwa w Targach są integralną częścią Zgłoszenia Uczestnictwa i łącznie z nim stanowią umowę o wynajmie po- wierzchni oraz świadczeniu dodatkowych usług zawartą pomiędzy Organizatorem a stroną, która złożyła Zgłoszenie Uczestnictwa (dalej Wystawca).
3. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług na rzecz Wystawców Tar- gów, zasady wstępu oraz zasady porządkowe, które obowiązują uczestników podczas Targów organizowanych przez PTWP S.A. na terenie Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach i/lub Hali Widowiskowo-Sportowej Spodek, zwanych dalej Obiektem.
4. Integralną część niniejszego Regulaminu Uczestnictwa w Targach stanowią Po- stanowienia Szczegółowe do Regulaminu Uczestnictwa w Targach ustalane przez Organizatora każdorazowo odrębnie dla poszczególnych Targów oraz Regulamin Obiektu, w którym odbywają się Targi.
5. Każdą osobę, która wyraziła wolę wejścia na teren Obiektu, w którym odbywają się Targi i która została na ten teren wpuszczona obowiązuje także Regulamin Eventu.
6. W Targach mogą brać udział te firmy, których zakres działania oraz prezentowana oferta są zgodne z tematyką i zakresem branżowym targów, chyba że Organizator wyrazi zgodę na udział w Targach firm, których oferta nie jest związana z zakresem branżowym Targów.
7. Wystawca zobowiązuje się do zapoznania z warunkami niniejszego Regulaminu i stosowania się do jego zapisów.
II. Warunki uczestnictwa
1. Zgłoszenie udziału i wynajem powierzchni
1.1. Zgłoszenie udziału i wynajem powierzchni targowej przez Wystawcę nastę- puje po otrzymaniu przez Organizatora prawidłowo wypełnionego i podpi- sanego przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wystawcy formularza Zgłoszenia Uczestnictwa, udostępnionego przez Organizatora.
1.2. Wystawca nabywa prawo do udziału w Targach po przesłaniu wypełnionego i podpisanego formularza Zgłoszenia Uczestnictwa (dalej Formularz), doty- czącego udziału w Targach w terminie i na adres podany na Formularzu lub na podstawie podpisanych umów partnerskich oraz po dokonaniu pełnej wpłaty wartości kontraktu co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem Targów.
1.3. O przyjęciu Zgłoszenia Uczestnictwa w Targach i lokalizacji przyznanej po- wierzchni wystawienniczej decyduje optymalizacja rozplanowania prze- strzennego, którą opracowuje i dowolnie w każdym czasie modyfikuje Orga- nizator. Przyjęcie Zgłoszenia Uczestnictwa, dotyczącego ekspozycji targowej jest każdorazowo potwierdzane przez Organizatora.
1.4. Podpisanie Zgłoszenia Uczestnictwa przez Wystawcę stanowi zawarcie umo- wy pomiędzy Wystawcą i Organizatorem.
1.5. Płatności z tytułu uczestnictwa w Targach określone są w Zgłoszeniu Uczest- nictwa oraz w Części VII niniejszego Regulaminu (Warunki płatności).
1.6. Wraz ze Zgłoszeniem Uczestnictwa Wystawca zagraniczny powinien przesłać dokument rejestracyjny wydany przez odpowiedni organ.
1.7. W przypadkach szczególnie uzasadnionych Organizator zastrzega sobie pra- wo odmowy przyjęcia Zgłoszenia Uczestnictwa, zobowiązując się jednocze- śnie do pisemnego lub e-mailowego powiadomienia o tym firmy składającej Zgłoszenie Uczestnictwa.
1.8. W przypadku dostarczenia zgłoszenia po wyznaczonym w Zgłoszeniu Uczest- nictwa terminie Wystawca może nie mieć możliwości skorzystania z pełnej oferty targowej Organizatora.
1.9. Wystawca jest jednocześnie nabywcą, na którego zostanie wystawiona fak- tura VAT.
2. Warunki objęcia stoiska targowego
2.1. Warunkiem objęcia stoiska targowego jest dokonanie przez Wystawcę wpłaty pełnej należności wynikającej z zamówienia na zasadach określonych w Czę- ści VII (Warunki płatności).
2.2. Forma udziału w Targach:
a) Wystawca bierze udział w Targach we własnym imieniu i nie jest upraw- niony do oddawania lub wynajmowania stoiska lub jego części firmom trzecim, z zastrzeżeniem postanowień Części II pkt 2.2. lit. od b) do e),
RULES FOR PARTICIPATION IN TRADE FAIRS
I. General Information
1. The provisions of these Rules for Participation in Trade Fairs apply to all partic- ipants of trade fairs, exhibitions and displays organised by Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości S.A. (hereinafter referred to as “PTWP S.A.” or “the Organiser”) with its registered office in Xxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxx x Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, entered into the National Court Register, entry no. 0000316388, REGON 240946381, share capital of PLN 618 660,00 (paid in full) and entered into the reg- ister of active VAT taxpayers: NIP 000-00-00-000.
2. The provisions of these Rules for Participation in Trade Fairs are an integral part of the Application for Participation and, together with it, constitute an agreement for the rental of space and the provision of additional services concluded between the Organiser and the party who submitted the Application for Participation (hereinafter referred to as “the Exhibitor”).
3. These Rules specify the principles of the provision of services to the Trade Fair Exhibitors, admission rules and regulations which apply to the participants dur- ing the Trade Fair organised by PTWP S.A. on the premises of the International Congress Centre in Katowice and/or the Spodek Arena (hereinafter referred to as “the Venue”).
4. The Specific Provisions of the Rules for Participation in Trade Fairs, determined by the Organiser each time separately for each Trade Fair, and the Rules of the Venue where the Trade Fair is held, constitute an integral part of these Rules of Participation in Trade Fairs.
5. Any person who has expressed a desire to enter the Venue and who has been admitted to the Venue shall also be bound by the Rules of Event.
6. The Trade Fair may be attended by companies whose scope of activity and pre- sented offer is consistent with the subject and industry represented at the Trade Fair, unless the Organiser consents to the participation in the Trade Fair of com- panies whose offer is not related to the industry represented at the Trade Fair.
7. The Exhibitor undertakes to read the terms of these Rules and to comply with its provisions.
II. Conditions of Participation
1. Registration of Participants and Space Rental
1.1. Declaration of participation and renting of exhibition space by the Exhibitor shall take place upon receipt by the Organiser of a properly filled in copy of the Application for Participation signed by the person authorized to repre- sent the Exhibitor, made available by the Organiser.
1.2. The Exhibitor shall acquire the right to participate in the Trade Fair after sending a completed and signed copy of the Application for Participation (hereinafter referred to as “the Form”) concerning the participation in the Trade Fair, by the date and to the address specified in the Form or on the basis of signed partnership agreements and after making the full contractual payment no later than 14 days before the commencement of the Trade Fair.
1.3. The acceptance of the Form and the location of the allocated exhibition area shall be determined by the Organiser arranging the exhibition space at their discretion and in accordance with what the Organiser believes to be the most optimal arrangement at the time of the Trade Fair. Acceptance of the Form shall each time be confirmed by the Organiser.
1.4. Signing of the Form by the Exhibitor shall be construed as the conclusion of an agreement between the Exhibitor and the Organiser.
1.5. Payments for participation in the Trade Fair are specified in the Form and in Chapter 7 hereof (Terms of Payment).
1.6. Along with the Form a foreign Exhibitor must send a registration document issued by a relevant authority.
1.7. In particularly justified cases, the Organiser reserves the right to refuse to accept the Form, and at the same time undertakes to notify of the fact the company submitting the Form, in writing or by e-mail.
1.8. If the Form is submitted after the deadline specified in the Form, the Exhibitor may not be able to take advantage of the full range of the Organiser’s offer.
1.9. The Exhibitor is at the same time the purchaser to whom the VAT invoice shall be issued.
2. Trade Fair Stands Terms and Conditions
2.1. The Exhibitor is entitled to use an exhibition stand upon the payment of the full amount due resulting from the order on terms specified in Chapter 7 (Terms of Payment).
2.2. Form of participation in the Trade Fair:
a) The Exhibitor shall take part in the Trade Fair on their own behalf and shall not be entitled to let or rent their stand or any part thereof to third parties, subject to the provisions of Chapter 2, Section 2(2)., let. from b) to e),
b) Wystawca uprawniony jest do udostępnienia całości lub części po- wierzchni wystawienniczej firmie trzeciej na zasadach Współwystawcy jedynie za pisemną zgodą Organizatora,
c) w przypadku wspólnych ekspozycji kilku firm na jednym stoisku, nale- ży podać wykaz firm oraz dokonać wpisu Współwystawców w E-katalogu Wystawców,
d) Wystawca jest zobowiązany do wniesienia w imieniu Współwystawcy wszelkich opłat i kosztów związanych z uczestnictwem Współwystawcy w Targach; Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania Współ- wystawcy, jak za swoje własne,
e) Wystawca oświadcza, że dokonuje Zgłoszenia Udziału Współwystawcy w Targach za jego zgodą,
f) postanowienia niniejszego Regulaminu obowiązują odpowiednio ww. Współwystawców.
2.3. Organizator przydziela Wystawcy powierzchnię wystawienniczą stosow- nie do kolejności wpływu Zgłoszeń Uczestnictwa, projektu zabudowy po- wierzchni wystawienniczej oraz warunków projektowo-technicznych i orga- nizacyjnych Targów.
2.4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji przydzielonej po- wierzchni wystawienniczej ze względów projektowo-technicznych i organiza- cyjnych. W takim przypadku Wystawcy nie przysługuje prawo do odszkodo- wania ze strony Organizatora.
2.5. Wraz z przesłaniem Zgłoszenia Uczestnictwa Wystawca wyraża zgodę Orga- nizatorowi na używanie logotypu i oznaczenia firmy dla celów związanych z realizacją Targów. Jednocześnie Wystawca oświadcza, że logotyp oraz ozna- czenie firmy, przekazane Organizatorowi stanowią własność Wystawcy i prze- kazując powyższe Organizatorowi nie zostaną naruszone jakiekolwiek prawa osób trzecich.
III. Zabudowa stoiska
1. Wystawca, który zamówił powierzchnię niezabudowaną i zlecił wykonanie zabu- dowy wyspecjalizowanej firmie (dalej Wykonawcy Zabudowy) lub wykonuje ją we własnym zakresie ma obowiązek:
a) zgłosić na piśmie do Organizatora następujące dane: nazwę, dane teleadre- sowe oraz NIP firmy, która będzie wykonywała zabudowę stoiska;
b) uzgodnić z Organizatorem i przedstawić mu do zatwierdzenia najpóźniej na 60 dni przed rozpoczęciem Targów projekty: zabudowy wynajętej powierzch- ni, instalacji elektrycznej, instalacji wodnokanalizacyjnej. Organizator za- strzega sobie prawo do niewydania zgody na zabudowę firmie zabudowują- cej, która nie dopełni wymienionych w niniejszym punkcie zobowiązań;
c) złożyć oświadczenie o odpowiedzialności za wykonanie zabudowy oraz insta- lacji elektrycznej i wodnokanalizacyjnej zgodnie z obowiązującymi przepisami;
d) uzgodnić z Organizatorem terminy i harmonogramy prowadzenia prac;
e) w przypadku budowy stoiska piętrowego należy tak zaprojektować stoisko, aby powierzchnia obrysu piętra nie stykała się bezpośrednio z sąsiadującymi stoiskami lub ciągiem pieszym.
2. Wykonawca Zabudowy przed przystąpieniem do prac ma obowiązek zgłosić się do Biura Targów, które zarejestruje firmę i wskaże lokalizację stoiska. Warunkiem rozpoczęcia zabudowy stoiska przez Wykonawcę Zabudowy jest:
a) dokonanie przez Wystawcę wpłaty należności, określonej w Części VII;
b) okazanie zatwierdzonych przez Organizatora projektów zgodnie z Częścią III pkt 1 lit. b) oraz złożenie oświadczenia, że zabudowa oraz instalacja elektryczna i wodnokanalizacyjna zostanie wykonana zgodnie z obowią- zującymi przepisami;
c) dokonanie przez Wystawcę opłaty manipulacyjnej dla Wykonawcy Zabudo- wy w wysokości określonej w Postanowieniach Szczegółowych do Regula- minu Uczestnictwa w Targach przelewem lub w kasie Organizatora gotówką lub kartą płatniczą;
d) otrzymanie opasek MONTAŻ wg zasad określonych w Części V pkt. 5-8;
e) wynajęta powierzchnia wystawiennicza jest przeznaczona wyłącznie dla Wystaw- cy. Powierzchnia ta powinna być zaadoptowana w sposób estetyczny i komplet- ny, włącznie z estetyczną, neutralną zabudową tzw. pleców stoiska wystawien- niczego. W przypadku braku takiej zabudowy Organizator zabuduje ją na koszt Wystawcy w systemie octanormy wg cennika usługi ekspresowej, określonego w Postanowieniach Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Targach.
3. Postanowienia dodatkowe dla Wykonawców Zabudowy:
a) prace montażowe powinny odbywać się w obrębie własnego stoiska Wystawcy;
b) Wykonawcy Zabudowy podczas montażu i demontażu stoisk zobowiązani są do oczyszczenia i uporządkowania zajmowanej powierzchni. W przy- padku niewykonania powyższych prac Organizator zleci ich wykonanie na koszt i ryzyko Wykonawcy Zabudowy; Wystawca zobowiązany jest zwrócić Organizatorowi powierzchnię i stoiska w stanie uporządkowanym i opróż- nionym z rzeczy wniesionych na powierzchnię przez Wystawcę lub osoby
b) The Exhibitor shall be entitled to make all or part of the exhibition area available to a third party as to their Co-Exhibitor only upon the writ- ten consent of the Organiser,
c) in case of joint exposition of several companies at one stand, the list of companies must be provided and Co-exhibitors must be entered into the Exhibitors E-Catalogue,
d) The Exhibitor shall pay on behalf of the Co-Exhibitor all fees and costs for the Co-Exhibitor’s participation in the Trade Fair; the Exhibitor shall be fully responsible for the Co-Exhibitor’s actions as for its own,
e) The Exhibitor declares that the Co-Exhibitor has authorised the Exhi- bitor to register the Co-Exhibitor’s participation in the Trade Fair,
f) the provisions of these Rules shall apply accordingly to the above-
-mentioned Co-Exhibitors.
2.3. The Organiser shall grant to the Exhibitor access to the exhibition area in accordance with the order in which they receive the Forms, the design of the development of the exhibition area and the technical and organisational conditions of the Trade Fair.
2.4. The Organiser reserves the right to change the location of the allocated exhibition area due to design, technical and organisational reasons. In such a case the Exhibitor shall not be entitled to compensation from the Organiser.
2.5. By submitting the Form, the Exhibitor agrees to the Organiser’s use of the company’s logotype and marking for purposes related to the organisation of the Fair. At the same time the Exhibitor declares that the logotype and company marking shared with the Organiser are the property of the Exhib- itor and by sharing the above with the Organiser no third party rights will be infringed.
III. Stand Construction
1. The Exhibitor who has ordered an undeveloped space and has commissioned a specialized company (hereinafter referred to as “the Developer”) to carry out the construction, or carries it out on their own, is obliged to:
a) notify the Organiser in writing of the following details: name, contact details and VAT number of the company which will construct the stand;
b) agree with the Organiser and present to the Organiser for acceptance, not later than 60 days before the commencement of the Trade Fair, designs of: the development of the rented area, wiring, plumbing. The Organiser re- serves their right to deny acceptance to the Developer who has not met the criteria set forth in this section;
c) submit a statement of responsibility for the construction and electrical and plumbing installation in accordance with applicable laws;
d) agree with the Organiser on the dates and schedules of the works;
e) in case of a multi-storey stand construction, the stand must be designed in such a way that the floor area does not touch the neighbouring stands or the pathway.
2. Before commencing works, the Developer is obliged to come to the Trade Fair Office which will register the company and indicate the location of the stand. The Developer may start constructing the stand, if:
a) The Developer has paid the amount specified in Chapter VII;
b) The Developer presents designs approved by the Organiser in accordance with Chapter III, section 1, letter b) and a declaration that the development as well as the wiring and plumbing will be executed in accordance with the applicable regulations;
c) The Exhibitor pays the handling charge for the Developer in the amount specified in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in the Trade Fair by bank transfer or at the Organiser’s cash desk in cash or by payment card;
d) The Developer receives bands reading “MONTAŻ” (eng. DEVELOPMENT) in ac- cordance with the rules specified in Chapter V, sections 5-8;
e) The rented exhibition area may be used exclusively by the Exhibitor. This area should be adapted in an aesthetic, neutral and complete manner, in- cluding the aesthetic development of the so-called back of the exhibition stand. In the case of lack of such development, the Organiser shall build it at the cost of the Exhibitor in the octanorm system for the price of an express service specified in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in Trade Fairs.
3. Additional Provisions for Developers:
a) assembly works must take place within the Exhibitor’s own stand;
b) During the assembly and disassembly of stands, the Developer is obliged to clean and tidy the occupied area. Should the Developer fail to perform the below listed works, the Exhibitor shall commission a third party contractor who will perform them at the cost and risk of the Developer; the Exhibitor is obliged to return the areaand standsto the Organiser in an orderly condition, emptied of the objects brought onto the area by the Exhibitor or persons
działające w jego imieniu, w stanie nie pogorszonym ponad normalne zuży- cie wraz z takim wyposażeniem, w jakim zostały przekazane Wystawcy;
c) likwidacja ekspozycji może rozpocząć się wyłącznie po zakończeniu Targów; Wykonawca Zabudowy zobowiązany jest przywrócić zajmowaną powierzch- nię do pierwotnego stanu.
4. Postanowienia pkt. 2-3 niniejszej Części Regulaminu dot. Wykonawców Zabudowy
– z wyłączeniem pkt. 2 lit. c – stosuje się odpowiednio do Wystawcy wykonującego zabudowę we własnym zakresie i/lub jego pracowników wyznaczonych do wyko- nania zabudowy.
5. Za wszelkie stwierdzone przez Organizatora szkody powstałe z winy Wykonawcy zabudowy odpowiada Wystawca.
6. W przypadku stwierdzenia szkody powierzchni lub stoiska, z wyłączeniem szkód powstałych wskutek działania siły wyższej, Wystawca zobowiązany jest do jej usu- nięcia w terminie wskazanym przez Organizatora. W przypadku nieusunięcia lub nienależytego usunięcia uszkodzeń w ww. terminie, Organizator będzie uprawnio- ny do usunięcia uszkodzeń na koszt Wystawcy (wykonanie zastępcze).
7. Wystawcy przysługuje prawo zamówień dodatkowych na formularzu Zgłoszenia Uczestnictwa lub u Autoryzowanych Partnerów wskazanych przez Organizatora. Zamówienia usług będą wyceniane indywidualnie przez Autoryzowanych Part- nerów, a po akceptacji przez Wystawcę i dokonaniu płatności będą realizowane.
8. Wystawca, który zlecił wykonanie zabudowy Organizatorowi zobowiązuje się:
a) urządzić i przygotować stoisko do ekspozycji w terminach określonych w Po- stanowieniach Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Targach;
b) zwrócić stoisko w stanie pierwotnym, a w razie uszkodzeń naprawić szkodę dotyczącą mienia Organizatora bądź firmy wykonującej zabudowę – wynaję- tej przez Organizatora.
9. Zagospodarowanie stoisk przez Wystawców może odbywać się w terminach okre- ślonych w Postanowieniach Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Targach.
10. Elementy zabudowy oraz wyposażenie stoisk pozostawione bez zawiadomienia Organizatora i nieusunięte w okresie montażu i demontażu stoisk uważa się za mienie porzucone.
11. Wystawca zobowiązany jest do terminowego zakończenia prac budowlanych na stoisku, tzn. do godzin ustalonych w Postanowieniach Szczegółowych do Regu- laminu Uczestnictwa w Targach. Do określonej godziny ciągi komunikacyjne przy każdym ze stoisk muszą być w pełni drożne i oczyszczone z materiałów montażo- wych i innych przypisanych do stoiska. Drobne prace wykończeniowo-porządkowe muszą zakończyć się do daty i godziny ustalonych w Postanowieniach Szczegóło- wych do Regulaminu Uczestnictwa w Targach. Niezastosowanie się do któregokol- wiek z opisanych w tym punkcie terminów skutkuje opłatą porządkową wystawio- ną przez Organizatora na rzecz wystawcy w wysokości 30 000 zł netto (słownie: trzydzieści tysięcy złotych), a Wystawca zgadza się dokonać pełnej wpłaty w ciągu 7 dni od otrzymania faktury VAT.
12. Montaż stoisk nie może prowadzić do zajmowania sąsiadującego lub innego fragmentu jakiejkolwiek powierzchni ekspozycyjnej lub ciągu komunikacyjnego, chyba, że Organizator wyrazi zgodę. W takim przypadku będzie naliczana opłata dodatkowa w wysokości 2 000 zł netto (słownie: dwa tysiące złotych) za każdą roz- poczętą godzinę zajmowania niewykupionej powierzchni, a wystawca zobowiązuje się ją opłacić w terminie 7 dni od otrzymania od Organizatora faktury VAT.
13. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia harmonogramu, stref i go- dzin możliwych montaży jak również zasad czasowego i kaucyjnego korzystania z parkingów technicznych, w celu sprawnej realizacji montaży i demontaży. O ta- kich regulacjach Organizator poinformuje wystawcę w Postanowieniach Szczegó- łowych do Regulaminu Uczestnictwa w Targach nie później niż 7 dni przed rozpo- częciem Targów.
14. Dokonywanie podwieszeń na terenie Obiektu możliwe jest wyłącznie przez Autory- zowanego Partnera wskazanego przez Organizatora, który może nie wyrazić zgody bądź cofnąć zgodę na podwieszenie w dowolnym momencie.
15. Samowolne dokonanie podwieszeń skutkować może usunięciem z grona Wystawców i nałożeniem kary do 100 000 zł netto (słownie: sto tysięcy złotych), a ponadto obciąże- niem Wystawcy kosztami demontażu podwieszeń przez Autoryzowanego Partnera.
16. Wystrój plastyczny stoiska Wystawca wykonuje we własnym zakresie.
17. Niedozwolone jest demontowanie ekspozycji i usuwanie eksponatów przed ofi- cjalnym zamknięciem Targów, określonym w Postanowieniach Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Targach.
18. Samowolny demontaż stoisk przed zakończeniem Targów nie jest możliwy i zagro- żony karą 10 000 zł netto (słownie: dziesięć tysięcy złotych).
19. Wystawca, który nie zdemontuje stoiska w terminie wskazanym wyżej, obciążony zostanie kosztami demontażu zleconymi przez Organizatora firmie zewnętrznej i obciążony zostanie opłatą dodatkową w wysokości 30 000 zł netto (słownie: trzy- dzieści tysięcy). Organizator upoważniony jest do wystawienia faktury bez podpisu Wystawcy za ww. usługę.
20. Wysokość stoisk wystawienniczych została określona w Postanowieniach Szczegó- łowych do Regulaminu Uczestnictwa w Targach.
acting on their behalf, in a condition not deteriorated beyond normal wear and tear, together with equipment delivered to the Exhibitor;
c) The disassembly of the exhibition stand may begin only after the end of the Trade Fair; the Developer shall be obliged to restore the occupied area to its original state.
4. The provisions of sections 2-3 of this part of the Rules concerning Developers
– except for section 2(c) – shall apply mutatis mutandis to the Exhibitor develop- ing the stand and/or their employees appointed to develop the stand.
5. The Exhibitor shall be liable for any damage caused by the Developer.
6. In the case of damage to the area or stand, excluding damage resulting from force majeure, the Exhibitor shall be obliged to remove such damage within the deadline specified by the Organiser. Should the Exhibitor fail to remove or im- properly remove the damage within the aforementioned deadline, the Organiser shall be entitled to remove the damage at the Exhibitor’s expense (substitute performance).
7. The Exhibitor is entitled to place additional orders with the Form or with Author- ized Partners indicated by the Organiser. Orders for services shall be priced indi- vidually by Authorized Partners, and the services shall be rendered upon accept- ance and payment by the Exhibitor.
8. The Exhibitor who commissioned the Organiser to develop the stand shall be obliged to:
a) arrange and prepare the stand for exhibition within the deadline specified in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in Trade Fairs;
b) return the stand in its original condition, and, in case of damage, repair the damage to the property of the Organiser or the Developer hired by the Or- ganiser.
9. Exhibitors may arrange stands on dates specified in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in Trade Fairs.
10. Stand components and equipment left by the Exhibitor without notifying the Or- ganiser and not removed during the stand assembly and disassembly shall be deemed as abandoned property.
11. The Exhibitor shall be obliged to finish developing the stand on time, i.e. within the deadline specified in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in Trade Fairs. By the specified time, the passageways at each booth must be clear of assembly and other materials assigned to the stand. Minor finishing and cleaning works must be completed by the date and time specified in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in Trade Fairs. Should the Ex- hibitor fail to meet any of the deadlines specified in this section, they shall pay a cleaning fee to the Organiser in the amount of PLN 30,000 net (in words: thirty thousand zloty) and the Exhibitor agrees to make the full payment within 7 days of receiving the VAT invoice.
12. The assembly of stands must not result in the occupation of an adjacent or other part of any exhibition area or passageway without prior consent of the Organiser. In such a case, an additional fee of PLN 2,000 net (say: two thousand zloty) shall be charged for each commenced hour of occupancy of an unpur- chased space and the Exhibitor undertakes to pay it within 7 days of receiving the VAT invoice from the Organiser.
13. The Organiser reserves the right to introduce a schedule, zones and hours of possible assemblies, as well as rules of temporary and deposit-based use of technical parking lots, in order to efficiently carry out assemblies and disas- semblies. The Organiser shall inform the Exhibitor about such regulations in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in the Trade Fair no later than 7 days before the commencement of the Fair.
14. Performing suspensions in the Venue is possible only by an Authorized Partner indicated by the Organiser. The Organiser may refuse consent or withdraw consent for the performance of suspension at any time.
15. Any unauthorized performance of suspensions may result in the Exhibitor being expelled from the Trade Fair and paying a fine of up to PLN 100,000 net (in words: one hundred thousand zloty) as well as being charged with the costs of disman- tling the suspensions by an Authorized Partner.
16. The Exhibitor is responsible for the artistic design of the stand.
17. It is forbidden to disassemble the exhibition and remove exhibits before the offi- cial closing of the Trade Fair, scheduled in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in Trade Fairs.
18. The Exhibitor must not disassembly the stand before the end of the Trade Fair under pain of paying a fine of PLN 10,000 net (in words: ten thousand zloty).
19. The Exhibitor who fails to dismantle their stand on the date indicated above shall be charged with the costs of disassembly commissioned by the Organiser to a third party and shall be subject to paying an additional fee of PLN 30,000 net (in words: thirty thousand zloty). The Organiser is authorized to issue an invoice without the Exhibitor’s signature for the above mentioned service.
20. The height of exhibition stands is specified in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in the Trade Fair.
IV. Eksponaty
1. Transport, spedycja i odprawa celna eksponatów i materiałów pomocniczych od- bywa się na koszt Wystawcy.
2. Wszystkie przywożone przez zagranicznych Wystawców do Polski eksponaty, ma- teriały reklamowe, środki spożywcze przeznaczone na przyjęcia i spotkania o cha- rakterze reprezentacyjnym oraz towary przeznaczone do budowy i wyposażenia stoisk podlegają polskim przepisom celnym.
3. Rozładunek, załadunek i odprawa celna eksponatów, materiałów pomocniczych i innych, może odbywać się jedynie przez licencjonowanych spedytorów wskaza- nych przez Organizatora.
4. Przywóz i wywóz eksponatów powinien nastąpić w terminie podanym w Postano- wieniach Szczegółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Targach.
5. W przypadku nie usunięcia eksponatów w wyznaczonym terminie Organizator będzie pobierał od Wystawcy pełną opłatę za magazynowanie eksponatów, nie ponosząc odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenia eksponatów podczas ich przenoszenia i magazynowania.
6. Eksponaty nie mogą być usuwane ze stoiska w czasie trwania Targów.
7. Eksponaty nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, aby nie utrudniać bezpiecznego poruszania się Wystawców oraz zwiedzających.
V. Zaproszenia, identyfikatory WYSTAWCA, opaski MONTAŻ
1. W czasie trwania Targów do wielokrotnego wstępu na Obiekt upoważniają iden- tyfikatory WYSTAWCA.
2. Wystawca otrzymuje identyfikatory WYSTAWCA w ramach obowiązkowej opła- ty rejestracyjnej Wystawcy, VIP lub STANDARD w liczbie określonej w Zgłoszeniu Uczestnictwa.
3. Wystawca może dokupić zaproszenia do odwiedzenia Targów oraz identyfikatory WYSTAWCA w dowolnej liczbie w cenie określonej w Postanowieniach Szczegóło- wych do Regulaminu Uczestnictwa w Targach.
4. Do wstępu na Obiekt w czasie trwania Targów uprawniają również: bilety, zapro- szenia i inne dokumenty wydawane przez Organizatora.
5. W okresie montażu oraz demontażu stoisk określonym w Postanowieniach Szcze- gółowych do Regulaminu Uczestnictwa w Targach, wstęp na Obiekt możliwy jest po okazaniu opasek MONTAŻ.
6. Opaski MONTAŻ wydawane są przez Biuro Targów i są bezpłatne.
7. Wykonawca Zabudowy może otrzymać dowolną ilość opasek MONTAŻ po wcześniej- szym uregulowaniu 100% należności wynikających ze Zgłoszenia Uczestnictwa.
8. Opaski MONTAŻ nie mogą być odstępowane osobom trzecim.
9. Wszystkie osoby, w tym podwykonawcy, zaangażowane w montaż, obsługę oraz demontaż stoisk podlegają tzw. rejestracji obsługi realizowanej przez Organizatora.
VI. Ochrona przeciwpożarowa
1. Wystawca zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania ogólnych przepisów i po- leceń w zakresie ochrony przeciwpożarowej oraz zasad porządkowych ustalonych w Regulaminie Obiektu.
2. W szczególności zabronione jest:
a) palenie tytoniu i używanie otwartego ognia;
b) eksploatowanie urządzeń grzejnych takich jak: palniki gazowe, termowentylatory, itp.;
c) korzystanie z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej;
d) podłączenie do sieci elektrycznej urządzeń o łącznej mocy przekraczającej zgłoszoną Organizatorowi;
e) pozostawienie bez dozoru włączonych urządzeń elektrycznych nieprzystoso- wanych do ciągłej eksploatacji;
f) wnoszenie na tereny targowe materiałów łatwopalnych i chemikaliów;
g) zastawianie przejść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz taraso- wanie przejść ewakuacyjnych.
3. Wszelkie prace montażowe i demontażowe z wykorzystaniem wysokiej temperatury lub farb i rozpuszczalników, w szczególności spawanie, mogące spowodować po- żar, muszą być wykonywane przez osoby dysponujące odpowiednimi upoważnie- niami i zabezpieczeniem gaśniczym lub innym przeciwpożarowym.
4. Prace elektryczne powinny być wykonywane przez elektryka wskazanego przez Organizatora.
VII. Warunki płatności
1. Opłatę rezerwacyjną (zaliczkę) stanowiącą 30% sumy należności wynikających z całości zamówienia (wszystkie strony Zgłoszenia Uczestnictwa), należy uiścić zgodnie z otrzymaną proformą. Opłata rezerwacyjna zostanie zaliczona na poczet sumy należności wynikających ze Zgłoszenia Uczestnictwa.
IV. Exhibits
1. Transport, forwarding and customs clearance of exhibits and auxiliary materials are carried out at the expense of the Exhibitor.
2. All exhibits, advertising materials, food products for receptions and meetings of a representative nature as well as goods intended for the construction and fur- nishing of stands brought by foreign Exhibitors to Poland are subject to Polish customs regulations.
3. Unloading, loading and customs clearance of the exhibits, auxiliary mate- rials and others, may only be carried out by licensed forwarders indicated by the Organiser.
4. Exhibits must be imported and exported within the deadline stipulated in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in Trade Fairs.
5. In case the exhibits are not removed within the set deadline, the Organiser shall charge the Exhibitor with a full fee for the storage of exhibits and shall not be held responsible for potential damage to the exhibits during their han- dling and storage.
6. Exhibits may not be removed from the stand during the Trade Fair.
7. Exhibits must not be placed in passageways adjacent to the stand so as not to impede the safe movement of Exhibitors and visitors.
V. Invitations, EXHIBITOR’S badges and DEVELOPER’S badges
1. During the Trade Fair, the WYSTAWCA (en EXHIBITOR) badge authorizes its holder to enter and leave the Venue as often as necessary.
2. The EXHIBITOR’s badges are included in the VIP or STANDARD Exhibitor’s Registra- tion Fee, in a number presented in Application Form.
3. The Exhibitor may purchase additional invitations for the Trade Fair as well as the EXHIBITOR’s badges in any number at a price specified in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in Trade Fairs.
4. The following also grant access to the Venue during the Trade Fair: tickets, invita- tions and other documents issued by the Organiser.
5. During the time of assembly and disassembly specified in the Detailed Provisions to the Rules of Participation in the Trade Fair, access to the Venue is possible upon presentation of the MONTAŻ (en DEVELOPER) bands..
6. DEVELOPER’S bands are issued by the Trade Fair Office free of charge.
7. A Developer may obtain any number of DEVELOPER’S bands upon total payment.
8. DEVELOPER’S bands may not be ceded to third parties.
9. All persons, including subcontractors, involved in the assembly, service and dis- assembly of stands are subject to the so-called service registration carried out by the Organiser.
VI. Fire Protection
1. The Exhibitor is obliged to strictly comply with the general fire protection regula- tions and instructions as well as the Venue Rules.
2. In particular, it is prohibited to:
a) smoke and use open fire;
b) use heating appliances such as gas burners, fan heaters, etc.;
c) use damaged or makeshift wiring;
d) connect to the electrical grid devices of the total power exceeding the power agreed by the Organiser;
e) leave unattended electrical equipment that is not designed for continuous operation;
f) bring flammable materials and chemicals into the Venue;
g) obstruct passages and access roads to fire-fighting equipment and block escape routes.
3. Any assembly or disassembly involving heat or paints and solvents, especially welding, that may cause a fire must be performed by persons with proper au- thorization and firefighting or other fire protection.
4. Electrical work should be done by an electrician designated by the Organiser.
VII. Payment Terms
1. The reservation fee (advance) constituting 30% of the total amount due for the entire order (all pages of the Form) must be paid in accordance with the profor- ma received. The reservation fee shall be credited against the total amount due stipulated in the Form.
2. Wpłata pozostałej kwoty winna nastąpić w terminie wynikającym z faktury, ale nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem Targów.
3. Warunkiem objęcia stoiska przez Wystawcę jest dokonanie wpłaty pełnej należno- ści wynikającej ze złożonego zamówienia udokumentowanej odpowiednimi dowo- dami wpłat potwierdzonymi przez bank.
4. Wpłat należy dokonywać na konto Organizatora wskazane w formularzu Zgłoszenia Uczestnictwa.
5. Należność jest płatna w PLN – przez Wystawców polskich, PLN lub EUR – przez Wystawców zagranicznych. W przypadku zapłaty w EUR należność w EUR zostanie przeliczona na PLN wg kursu z dnia dokonania zapłaty ustalonego przez bank ob- sługujący Organizatora.
6. Należność za usługi zamawiane w czasie Targów należy regulować w momencie składa- nia zamówienia, gotówką (wyłącznie w PLN) lub kartą płatniczą w kasie Organizatora.
7. Organizator nie zapewnia wykonania zamówień złożonych na 7 dni przed rozpo- częciem Targów i w czasie ich trwania. Zamówienia takie będą realizowane w miarę możliwości, a kwota wynikająca z takiego zamówienia zostanie zwiększona o 40%.
8. Wystawca ponosi wszelkie koszty związane z prowizjami i opłatami bankowymi.
VIII. Rezygnacja z udziału w Targach
1. Konsumenckie odstąpienie od umowy udziału w Targach
1.1. Wystawca, będący osobą fizyczną dokonującą Zgłoszenia Uczestnictwa w Tar- gach niezwiązanego bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub za- wodową (dalej Konsument), ma prawo odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, tj. podpisania formularza Zgłoszenie Uczestnictwa.
1.2. Konsument może złożyć oświadczenie o odstąpieniu na formularzu Organi- zatora. Wzór Formularza odstąpienia od umowy udziału w Targach stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
1.3. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy może być przesłane Organizatorowi na poniższy adres pocztowy: PTWP S.A., Xxxx Xxxxxxx x Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxx- xxxx. Za datę dochowania terminu odstąpienia od umowy uznaje się również datę stempla pocztowego. Odstąpienie od umowy może również nastąpić poprzez wysłanie podpisanego formularza o odstąpieniu od umowy na po- niższy adres mailowy: xxxx@xxxx.xx.
1.4. W przypadku odstąpienia od umowy wpłacone przez Konsumenta opłaty zostają zwrócone na konto wskazane przez Konsumenta, a umowa uważana jest za niezawartą. Organizator zwróci dokonane przez Konsumenta płatności w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy.
1.5. Zwrot płatności, o których mowa w pkt. 1.4. powyżej nastąpi przy użyciu tego samego sposobu zapłaty, jakiego użył Konsument, chyba że Konsument wy- raźnie zgodził się na inny sposób zwrotu, który nie będzie się wiązał dla Kon- sumenta z żadnymi kosztami.
1.6. Postanowienia dotyczące Konsumenta zawarte w pkt. 1.1.-1.5. powyżej stosuje się do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej dzia- łalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przed- miotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
2. Rezygnacja przedsiębiorcy z udziału w Targach
2.1. Wystawca ma prawo zrezygnować z udziału w Targach w terminie 6 miesięcy przed dniem ich rozpoczęcia. W takim przypadku Wystawca jest obciążony odstępnym/kosztami manipulacyjnymi w wysokości 50% sumy należności wynikających ze Zgłoszenia Uczestnictwa. Na poczet ww. obciążenie zalicza się wniesioną opłatę rezerwacyjną.
2.2. Rezygnacja z udziału po terminie wymienionym w pkt. 1 niniejszej Części skutkuje obciążeniem Wystawcy 100% należności kwoty wynikającej ze Zgłoszenia Uczest- nictwa. Na poczet ww. obciążenia zalicza się wniesioną opłatę rezerwacyjną.
2.3. Za termin rezygnacji przyjmuje się datę dostarczenia do Organizatora pisem- nej rezygnacji z udziału w Targach.
2.4. Za rezygnację z udziału w Targach uważa się również nie zgłoszenie się Wystawcy w dniu rozpoczęcia Targów.
2.5. Organizator zastrzega sobie prawo potrącenia kosztów, o których mowa w ni- niejszym rozdziale: „Rezygnacja z udziału w Targach” z wpłaconej przez Wystawcę kwoty opłaty rezerwacyjnej lub zaliczki.
IX. Wymogi organizacyjno-techniczne
1. Zabrania się Wystawcy i Wykonawcy Zabudowy:
a) mocowania do elementów konstrukcyjnych Obiektu jakichkolwiek reklam, elementów zabudowy i innych przedmiotów;
b) uniemożliwiania lub ograniczania dostępu do tablic rozdzielczych, wyłączni- ków prądu elektrycznego i urządzeń systemu przeciwpożarowego;
2. The remaining amount shall be paid within the deadline specified in the invoice, but not later than 14 days before the commencement of the Trade Fair.
3. The Exhibitor shall be allowed to use the stand upon the payment of the full amount stipulated in the order, documented by appropriate payment receipts confirmed by the bank.
4. Payments shall be made to the Organiser’s bank account indicated in the Form.
5. The fee is payable in PLN – by Polish Exhibitors, PLN or EUR – by foreign Exhibitors. In case of payment in EUR, the amount due in EUR shall be converted into PLN at the exchange rate applicable on the day of payment established by the bank servicing the Organiser.
6. Payments for services ordered during the Trade Fair shall be made at the time of placing the order, in cash (PLN only) or by credit card at the cash desk of the Organiser.
7. The Organiser does not guarantee that the orders placed 7 days before the com- mencement of the Exhibition and during the Exhibition will be executed. Such orders will be processed to the possible extent and the value of such an order shall be increased by 40%.
8. The Exhibitor shall bear all costs related to commissions and bank fees.
VIII. Resignation from Participation in the Trade Fair
1. Consumer’s Withdrawal from the Trade Fair Participation Agreement
1.1. The Exhibitor who is a natural person registering to participate in the Trade Fair not directly related to their economic or professional activity (herein- after referred to as “the Consumer”) shall be entitled to withdraw from the agreement within 14 days from its conclusion, i.e. the signing of the Form.
1.2. The Consumer may submit a statement of withdrawal on the Organiser’s form. The template of the Form for Withdrawal from the Trade Fair Participa- tion Agreement constitutes Appendix 1 to these Rules.
1.3. The statement of withdrawal from the agreement may be sent to the Or- ganiser to the following address: PTWP S.A., Xxxx Xxxxxxx x Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx. In order for the statement to be accepted the date of the post- mark must not be later than the day on which the deadline for submitting the statement expires. The Consumer may also withdraw from the agree- ment by sending a signed withdrawal form to the following email address: xxxx@xxxx.xx.
1.4. In the case of withdrawal from the agreement by the Consumer the fees paid by the Consumer shall be refunded to the account specified by the Consumer and the agreement shall be deemed not to have been concluded. The Or- ganiser shall return the payments made by the Consumer within 14 days of receiving the statement of withdrawal from the agreement.
1.5. The refund referred to in 1(4) above shall be made using the method of pay- ment used by the Consumer, unless the Consumer has explicitly agreed to another method, which shall not require the Consumer to make any addi- tional payments.
1.6. The provisions concerning the Consumer set forth in 1(1)-1(5) above shall apply to a natural person entering into an agreement directly related to that person’s business activity, when the content of the agreement indicates that it is not of a professional nature for that person, arising in particular from the subject of that person’s business activity, made available on the basis of the provisions of the Central Registration and Information on Business.
2. Resignation from Participation in the Trade Fair
2.1. The Exhibitor has the right to resign from participation in the Trade Fair with- in 6 months before the date of their commencement. In such a case the Exhibitor shall be charged a compensation/manipulation fee amounting to 50% of the sum due stipulated in the Form. The reservation fee paid shall be credited towards the aforementioned charge.
2.2. Resignation from participation after the date referred to in section1 of this Chapter shall result inthe Exhibitor being charged 100% of the amount stip- ulated in the Form. The reservation fee paid shall be credited towards the aforementioned charge.
2.3. The date of delivery to the Organiser of a written resignation from the partic- ipation in the Trade Fair shall be deemed the resignation date.
2.4. The Exhibitor’s absence at the Trade Fair on the day of the Trade Fair shall also be deemed as resignation from participation in the Trade Fair.
2.5. The Organiser reserves the right to deduct the costs referred to in this section: “Resignation from Participation in the Trade Fair” from the amount of the reservation fee or advance payment paid by the Exhibitor.
IX. Organisational and Technical Requirements
1. The Exhibitor and Developer must not:
a) attach any advertisements, building elements or other objects to the struc- tural elements of the Venue;
b) prevent or restrict access to switchboards, electrical circuit breakers and fire protection system equipment;
c) ustawiania tablic, reklam i innych konstrukcji poza obrębem stoiska.
2. Instalacje elektryczne na stoiska muszą być wyposażone w główny wyłącznik napięcia i być wykonane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wszystkie prace elektryczne na stoisku może wykonywać wyłącznie osoba posiadająca stosowne uprawnienia i z wykorzystaniem atestowanych materiałów.
3. Zarówno Wystawca, jak i Wykonawca Zabudowy zobowiązują się do bezwzględne- go przestrzegania Regulaminu Obiektu.
4. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje działania i zaniechania, dzia- łania i zaniechania swoich Współwystawców, jak również osób działających na jego zlecenie, jak również ponosi pełną odpowiedzialność za szkodę, którą wyrzą- dził osobom trzecim oraz Organizatorowi przed, w trakcie i po Targach.
5. W godzinach otwarcia Targów stoiska muszą być dostępne dla zwiedzających.
6. W godzinach otwarcia Targów obowiązuje zakaz ruchu samochodowego na Obiek- cie, z wyłączeniem służb do tego uprawnionych.
7. Wszelkie prace pylące podczas montaży i demontaży wymagają zastosowania odpowiedniego sprzętu (x.xx. odciągów) oraz zabezpieczenia w postaci folii ma- skujących, zabezpieczających przed wpadaniem elementów skrawania do kanałów podłogowych czy chroniących przed malowaniem, pod karą 5 000 zł netto (słow- nie: pięć tysięcy złotych).
8. Nagłośnienie i oświetlenie w ramach stoisk nie może zakłócać pracy innych Wy- stawców, a jego natężenie musi zaakceptować Organizator.
X. Ochrona i ubezpieczenie
1. Zaleca się Wystawcy ubezpieczenie mienia i ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez Wystawców przed, po – i w czasie trwania Targów, chyba że zostały umyślnie zawi- nione przez pracowników Organizatora.
2. Organizator Targów nie ponosi odpowiedzialności za ograniczenia w dostawie mediów tj. energii, gazu, wody wprowadzonych przez operatorów i dostawców mediów na skutek zastosowania obowiązujących przepisów lub innych nieprze- widzianych w chwili zawarcia umowy zjawisk (siła wyższa, działania osób trzecich poza kontrolą Organizatora).
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób, kradzieże ani uszko- dzenia eksponatów znajdujących się na terenach wystawienniczych, przed, po i w trakcie Targów.
4. Organizator zapewnia monitoring powierzchni wystawienniczych w zakresie obowiązującego regulaminu monitoringu w godzinach od zamknięcia Targów do otwarcia w dniu następnym. Monitoring może być zakłócony w wyniku zabudów stoisk (tzw. martwe pole).
5. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, eksplozją, zalaniem, przerwą w dostawie prądu, wody oraz siłą wyższą.
6. Wystawcy Targów i Autoryzowani Partnerzy zobowiązani są do przestrzegania Regulaminu Obiektu oraz wszystkich przepisów i zasad bezpieczeństwa i higie- ny pracy (BHP) oraz bezpieczeństwa przeciwpożarowego (bezpieczeństwo p.poż) w zakresie prowadzonych działań.
XI. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Organizatora
1. Dane osobowe zbierane w związku z wypełnieniem formularza Zgłoszenia Uczest- nictwa oraz w związku z uczestnictwem w Targach będą przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności Organizatora, która stanowi integralną cześć niniejszego Regulaminu. Każdy Wystawca, w tym osoby upoważnione do jego reprezentacji i wskazane do kontaktu wininny zapoznać się z Polityką Prywatności dostępną pod linkiem: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/.
XII. Świadczenia Organizatora
1. Organizator zapewnia czas i przestrzeń na montaż i demontaż oraz wyposażenie stoisk, zgodnie z zamówieniem na formularzu Zgłoszenia Uczestnictwa. Pozostałe prace montażowe i demontażowe oraz transport wewnątrz Obiektu, Wystawca wy- konuje we własnym zakresie i na własny koszt i za zgodą Organizatora.
2. Organizator zapewnia ogólne sprzątanie w określonych godzinach ciągów ko- munikacyjnych, opróżnianie koszy dostarczonych przez Organizatora, wywóz śmieci (nie dotyczy konstrukcji wielkogabarytowych), ochronę ogólną Obiektu. Wystawcy dokonują we własnym zakresie ubezpieczenia stoisk, narzędzi i sprzętu montażowego, oraz zabezpieczenia przed kradzieżą przedmiotów ekspozycji.
3. Na terenie Obiektu obowiązuje wyłączność cateringowa, co oznacza, że zamówie- nia cateringu na potrzeby Wystawców (np. poczęstunki, bankiety) można doko- nać wyłącznie poprzez jednego z catererów współpracujących z zarządcą Obiektu i wskazanych przez Organizatora.
XIII. Reklama
1. Wystawca ma prawo do reklamowania swoich towarów lub usług wyłączenie na swo- im stoisku, chyba że indywidualne uzgodnienia z Organizatorem stanowią inaczej.
c) set up boards, advertisements and other constructions outside the stand’s perimeter.
2. Electrical installations for stands must be equipped with a main power switch and be made in accordance with current regulations. All electrical works on the stand may only be carried out by an authorised and qualified person using approved materials.
3. Both the Exhibitor and the Developer undertake to strictly comply with the Rules of the Venue.
4. The Exhibitor shall bear full responsibility for their own acts and omissions, the acts and omissions of their Co-Exhibitors as well as persons acting on their behalf, and shall be fully liable for damage they cause to third parties and the Organiser before, during and after the Trade Fair.
5. During the opening hours of the Trade Fair the stands must be accessible to visitors.
6. During the opening hours of the Trade Fair car traffic in the Venue is prohibited, with the exception of authorized services.
7. Works generating dust during assembly and disassembly require appropriate equipment (among others, the use of so-called dust extractors) and protection in the form of masking films, protecting cutting elements from falling into floor canals or protecting against paint stains under pay of paying a fine of up to PLN 5,000 net (in words: five thousand zloty).
8. The sound and the lighting system within the stands must not disturb other Ex- hibitors and its intensity must be accepted by the Organiser.
X. Protection and Insurance
1. The Exhibitor is recommended to have property and liability insurance. The Or- ganiser shall not be liable for damage sustained by the Exhibitors before, after and during the Trade Fair, unless intentionally caused by the Organiser’s employ- ees.
2. The Organiser shall not be liable for limitations in the supply of utilities, i.e. ener- gy, gas, water, introduced by media operators and suppliers as a result of binding regulations or other phenomena unforeseen at the moment of concluding the agreement (force majeure, actions of third parties remaining beyond the Organ- iser’s control).
3. The Organiser shall not be liable for personal accidents, theft or damage to the exhibits located in the exhibition areas, before, after and during the Trade Fair.
4. The Organiser shall ensure that the Venue is monitored to the extent allowed by applicable monitoring regulations, from the closing of the Trade Fair to its open- ing on the following day. Monitoring may be disrupted by elements of the stand (the so-called blind spot).
5. The Organiser shall not be liable for damages caused by theft, fire, explosion, flooding, power outage, water outage and force majeure.
6. The Exhibitors and Authorized Partners are obliged to comply with the Rules of the Venue as well as all regulations and rules of occupational health and safety and fire safety within the scope of their activities.
XI. Information on the Processing of Personal Data by the Organiser
1. The Participant’s data collected in the Form and in connection with the participa- tion in the Trade Fair shall be processed in compliance with the Organiser’s Priva- cy Policy constituting an integral part of these Rules. Each Exhibitor, including the persons authorized to represent them and communicate on their behalf, should read the Privacy Policy available under the following link: xxxxx://xxx.xxxx.xx/ grupa/rodo/polityka-prywatnosci/.
XII. Services Provided by the Organiser
1. The Organiser provides time and space for assembly and disassembly, as well as furnishing of the stands, as stipulated in the Form. The Exhibitor shall perform the remaining assembly and disassembly works and transport inside the Venue on their own, at their own expense and upon the consent of the Organiser.
2. The Organiser is obliged to clean the passageways at specified times, empty the trash bins provided by the Organiser, dispose of waste (ex- cept for large-size constructions), and take necessary security measures. The Exhibitors shall insure their stands, tools and assembly equipment as well as protect their objects against theft.
3. The principle of catering exclusivity applies in the Venue, meaning that the Ex- hibitors may place orders for catering (e.g. refreshments, banquets) only through one of the caterers cooperating with the manager of the Venue and indicated by the Organiser.
XIII. Advertising
1. The Exhibitor has the right to advertise their goods or services only at their stand, unless individual arrangements with the Organiser provide otherwise.
XIV. Reklamacje
1. Organizator zastrzega sobie prawo – w sytuacji powstania okoliczności niezależ- nych od Organizatora oraz w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej realizację Targów lub w przypadku wystąpienia zagrożenia dla życia lub zdrowia uczestników – do odwołania, skrócenia, zmiany terminu lub harmonogramu/ agendy Tragów lub częściowego zamknięcia Targów, w tym ewakuacji Obiektu w związku z alarmami bezpieczeństwa, w tym bombowymi czy pożarowymi, bez prawa do odszkodowania na rzecz Wystawcy ani też zwrotu Wystawcy poniesio- nych przez niego kosztów z tytułu uczestnictwa w Targach w tym kosztów zwią- zanych z transportem lub rezerwacjami hotelowymi. Organizator nie jest też zobowiązany w opisanych wyżej przypadkach do zwrotu wniesionych już opłat/ wynagrodzeń za Uczestnictwo w Targach lub innych świadczeń, w tym w zakresie w jakim pokrywają poniesione już koszty Organizatora.
2. Wszelkie reklamacje związane z realizacją praw Wystawców związanych z uczest- nictwem w Targach mogą być zgłaszane Organizatorowi na piśmie lub za pośred- nictwem poczty elektronicznej na adres xxxx@xxxx.xx, najpóźniej w terminie 3 dni od zakończenia Targów, nie później jednak niż 3 dni od wystąpienia okolicz- ności będącej przyczyną reklamacji.
3. Reklamacje Wystawcy nie zwalniają Wystawcy z dokonania płatności wynikającej ze Zgłoszenia Uczestnictwa.
XV. Postanowienia końcowe
1. Wystawca wyraża zgodę na zamieszczanie w materiałach reklamowych i informa- cyjnych zdjęć i opisów ekspozycji targowej Wystawcy, wykonanych podczas trwa- nia Targów.
2. Wystawca wyraża zgodę na rejestrowanie (foto/video) przez przedstawiciela Orga- nizatora stoisk i aktywności w ich obrębie oraz wykorzystanie tego materiału dla celów reklamowo-promocyjnych na platformach internetowych, w social mediach, innych eventach, a także w wydawnictwach Organizatora.
3. Przebieg Targów będzie utrwalany fotograficznie oraz za pomocą urządzeń audio/ video, w tym może być transmitowany w radio, telewizji lub za pomocą innych środków umożliwiających publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym (np. w sieci Internet). Uczestnictwo w Targach jest jawne, a zatem sylwetka lub wizerunek uczestnika/Wystawcy ujęte indywidualnie lub jako element większej całości mogą być intencjonalnie lub przypadkowo udokumentowane fotograficznie, dźwięko- wo lub filmowo, a materiały uzyskane w ten sposób mogą być rozpowszechniane przez Organizatora oraz przedstawicieli prasy w celach informacyjnych i promocyj- nych związanych z Targami, innymi eventami i działalnością Organizatora, sponso- rów i partnerów Targów (w tym poprzez serwisy internetowe, pocztę elektroniczną, media społecznościowe i w prasie drukowanej). Niezależnie od powyższego, prze- bieg Targów może być też monitorowany ze względów bezpieczeństwa.
4. Organizator przyjmuje, że uczestnik/Wystawca biorący udział w Targach, akceptuje możliwość wskazanego powyżej utrwalenia i wykorzystania jego sylwetki lub wize- runku jako uczestnika Targów. Jeżeli z jakichkolwiek powodów uczestnik/Wystawca nie akceptuje konkretnego wykorzystania swojego wizerunku jw., powiadomi o tym Organizatora, który zobowiązany jest wtedy do niezwłocznego wstrzymania danego wykorzystania lub oparcia wykorzystania na innej niż zgoda podstawie legalizującej.
5. Jeżeli w związku ze Zgłoszeniem na Targi, uczestnictwem lub korzystaniem z usług związanych z Targami, uczestnik/Wystawca przekaże Organizatorowi jakiekolwiek materiały np. rzeczy, biogramy, fotografie, grafiki lub nagrania w celu ich wykorzy- stania lub udostępnienia w związku z danym uczestnictwem, przekazanie takie stanowić będzie upoważnienie – Organizatora oraz sponsorów i partnerów Targów
– do ich wykorzystania zgodnie z ustalonym przeznaczeniem, w tym w ramach ser- wisów informujących o Targach i utrwalania lub monitoringu przebiegu Targów jw. uczestnik/Wystawca gwarantuje, iż wykorzystanie tych materiałów jw. nie naruszy jakichkolwiek praw osób trzecich.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne roszczenia osób trzecich z tytułu odtwarzania przez Wystawcę utworów muzycznych podczas trwania Targów.
7. Wystawcy zobowiązują się do przestrzegania podczas Targów przepisów wynika- jących z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (x.x. Xx. U. z 2019 r. poz. 1231) oraz ustawy Prawo własności przemysłowej z dnia 30 czerwca 2000 r. (t.j. z 2021 r., poz. 324).
8. W przypadku naruszenia przez Wystawców podczas Targów przepisów ustaw wska- zanych powyżej, praw wynikających z uzyskanej ochrony prawnej znaku towarowe- go, wynalazku, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, oznaczenia geograficz- nego, topografii układów scalonych, a także praw autorskich, praw wynikających z umów licencyjnych, know-how, cesji itp. Organizator nie ponosi odpowiedzialno- ści za naruszenia Wystawców w powyższym zakresie.
9. W przypadku wystąpienia przez osoby trzecie z roszczeniem przeciwko Organizato- rowi polegającym na naruszeniu powyższych przepisów lub praw przez Wystawcę, Wystawca zobowiązany będzie niezwłocznie wstąpić do sprawy po stronie Organi- zatora, zwolnić Organizatora z wszelkich roszczeń, zaspokoić wszelkie uznane lub prawomocnie zasądzone roszczenia osoby trzeciej wraz z kosztami ewentualnego procesu lub negocjacji ugodowych.
XIV. Complaints
1. The Organiser reserves the right – in case of circumstances beyond the control of the Organiser and in case of force majeure rendering the Trade Fair impossible or in case of threat to life or health of the participants – to cancel, shorten, change the date or schedule/agenda of the Trade Fair or to partially close the Trade Fair, including the evacuation of the Facility in connection with security alarms, includ- ing bomb or fire alarms, without the obligation to pay compensation to the Exhib- itor and without the obligation to reimburse the Exhibitor for the costs incurred by them for participation in the Trade Fair, including the costs related to transpor- tation or hotel reservations. The Organiser shall also not be obliged, in the cases described above, to return the fees/charges already paid for participation in the Trade Fair or other services, incluing to the extent to which they cover the costs already incurred by the Organiser.
2. Any complaints related to the exercise of the Exhibitors’ rights in connection with participation in the Trade Fair must be reported to the Organiser in writing or via e-mail sent to xxxx@xxxx.xx, within three days as of the Trade Fair’s completion at the latest, and in any case not later than three days as of the occurrence of a circumstance giving rise to the complaint.
3. The Exhibitor’s complaints shall not exempt the Exhibitor from making the pay- ment stipulated in the Form.
XV. General Provisions
1. The Exhibitor consents to the publication in advertising and information mate- rials of photographs and descriptions of the Exhibitor’s exhibition made during the Trade Fair.
2. The Exhibitor consents to the recording (photo/video) by a representative of the Organiser of the stands and activities at the stands and to the use of this material for advertising and promotional purposes on Internet platforms, in social media, other events and the Organiser’s publications.
3. The Trade Fair might be photographed as well as video and audio recorded. It may also be broadcast on the radio, TV or by means of other media allowing for sharing it with the public in such a way that everyone can have access to it at the time and place of their own choice (e.g. on the Internet). Participation in the Trade Fair is public and, therefore, the silhouette or image of the partic- ipant/Exhibitor, individually or as part of a larger whole, may be intentionally or accidentally documented by photographic, audio or video means, and the materials obtained in this way may be disseminated by the Organiser and rep- resentatives of the press for information and promotional purposes related to the Trade Fair, other events and the activity of the Organiser, sponsors and partners of the Fair (including via websites, e-mail, social media and in the printed press). Notwithstanding the above, the Trade Fair may also be moni- tored for security reasons.
4. The Organiser agrees that the participant/Exhibitor taking part in the Trade Fair accepts the possibility of the above mentioned recording and use of their silhou- ette or image as a participant of the Trade Fair. If, for any reason, the participant/ Exhibitor does not consent to the use of their image, they shall notify the Organis- er, who will then be obliged to immediately suspend the use or seek another legal basis for the use of their image.
5. If, in connection with the application for the Trade Fair, participation in or use of services related to the Trade Fair, the participant/Exhibitor provides the Organiser with any materials, e.g. objects, biographical entries, photographs, graphics or recordings for the purpose of their use or making them available in connection with the participation, such submission shall constitute authorization – of the Organiser and the sponsors and partners of the Fair – to use them in accordance with the agreed purpose, including within the framework of websites providing information about the Fair and recording or monitoring the course of the Trade Fair as specified above.
6. The Organiser shall not be liable for any claims of third parties due to the Exhibi- tor’s playing of musical records during the Fair.
7. During the Fair the Exhibitors undertake to comply with the provisions arising from the Act on Copyright and Related Rights of February 4, 1994. (i.e. Journal of Laws of 2019, item 1231) and the Industrial Property Law of June 30, 2000 (Journal of Laws of 2021, item 324).
8. In the event that the Exhibitors, during the Trade Fair, infringe the provisions of the acts referred to above, the rights arising from obtained legal protection of a trademark, invention, utility model, industrial design, geographical indication, topography of integrated circuits, as well as copyrights, rights arising from license agreements, know-how, assignment, etc., the Organiser shall not be liable for such infringement.
9. In the event of third parties making a claim against the Organiser consisting in the breach of the above regulations or rights by the Exhibitor, the Exhibitor shall promptly enter the case on the Organiser’s side, release the Organiser from all claims, satisfy all acknowledged or legally adjudged third party claims together with the costs of potential litigation or settlement negotiations.
10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności względem Wystawcy za efekt marketin- gowy w związku z jego uczestnictwem w Targach.
11. Wszelkie zmiany Regulaminu ogłaszane będę w formie w jakich został on udo- stępniony pierwotnie Wystawcom, w miarę możliwości z 2-tygodniowym wyprze- dzeniem.
12. Niniejszy Regulamin został sporządzony w dwóch wersjach językowych – polskiej oraz angielskiej. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy polska i an- gielska wersją obowiązującą wersją jest wersja polska.
13. Przypadki nieuregulowane w Regulaminie będą rozstrzygane na podstawie prze- pisów Kodeksu Cywilnego.
10. The Organiser is not liable to the Exhibitor for the marketing effect of the Exhibi- tor’s participation in the Trade Fair.
11. Any amendments to the Rules shall be announced in the form in which the Rules have been initially made available to the Exhibitors, possibly not later than two weeks in advance.
12. These Rules have been executed in two languages – Polish and English. In case of any discrepancies between the Polish and English version, the Polish version shall prevail.
13. To matters not regulated by these Rules, the provisions of the Civil Code shall apply.
Załącznik nr 1 / Appendix 1
WZÓR FORMULARZA ODSTĄPIENIA OD UMOWY / AGREEMENT WITHDRAWAL FORM
Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy o świadczenie następujących usług: / I/We(*) hereby declare that I/we wish to withdraw from the agreement for the provision of the following services:
1. | |
2. | |
3. | |
4. | |
5. | |
6. |
Data zawarcia umowy(*)/odbioru(*): / Date of the agreement(*)/acceptance(*):
Imię i nazwisko konsumenta(-ów): / Name(s) and surname(s):
Adres konsumenta(-ów): / Address(es):
Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej) / Signature(s) (only if the form is sent in written form)
Data: / Date:
(*) Niepotrzebne skreślić / (*) delete as appropriate