na organizację szkoleń wraz z zapewnieniem trenerów przeprowadzających szkolenia, sali szkoleniowej, cateringu i noclegów dla uczestników projektu, w województwach: łódzkim, świętokrzyskim, małopolskim, podkarpackim, warmińsko- mazurskim, podlaskim,...
Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego nr 18/10/2022/KIF/7.1
Umowa nr
na organizację szkoleń wraz z zapewnieniem trenerów przeprowadzających szkolenia, sali szkoleniowej, cateringu i noclegów dla uczestników projektu, w województwach: łódzkim, świętokrzyskim, małopolskim, podkarpackim, warmińsko-mazurskim, podlaskim, mazowieckim, lubelskim w ramach realizacji projektu pn. „FIZJO – LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID -19”
zawarta w dniu w Warszawie pomiędzy:
Krajową Izbą Fizjoterapeutów z siedzibą w Warszawie (00-066) przy Pl. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 0, NIP: 7010651576, zwaną w dalszej części umowy „Zamawiającym”, którą reprezentuje:
Xxx Xxxxxx Xxxxx, Prezes Krajowej Rady Fizjoterapeutów, zgodnie z uchwałą nr 13/II KZF/2022 II Krajowego Zjazdu Fizjoterapeutów z dnia 28 maja 2022 r. w sprawie wyboru Prezesa Krajowej Rady Fizjoterapeutów, której kopia stanowi załącznik nr 1 do umowy
oraz
Xxx Xxxxx Xxxxxx, Wiceprezes Krajowej Rady Fizjoterapeutów, zgodnie z uchwałą nr 14/II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 7 czerwca 2022 r. w sprawie wyboru Wiceprezesów Krajowej Rady Fizjoterapeutów, której kopia stanowi załącznik nr 2 do umowy,
na podstawie uchwały nr 29/II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 12 lipca 2022 r. w sprawie osób uprawnionych do zawierania umów, składania oświadczeń woli oraz dokonywania innych czynności prawnych w imieniu Krajowej Izby Fizjoterapeutów oraz Krajowej Rady Fizjoterapeutów, której kopia stanowi załącznik nr 3 do umowy
zwaną dalej „Zamawiającym”
a
…………………….. z siedzibą w …………… (………….) przy ul. ………………, KRS:… , REGON:
………………., NIP: , zwaną w dalszej części ,,Wykonawcą‘’, którą reprezentuje:
……………………
zwanych łącznie „Stronami” a rozdzielnie „Stroną”,
w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności, na podstawie “Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”,
o następującej treści:
1
§ 1
PRZEDMIOT UMOWY
1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi polegającej na organizacji i przeprowadzeniu w języku polskim specjalistycznych szkoleń dla fizjoterapeutów będących uczestnikami projektu „FIZJO – LEARNING – większe kompetencji fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID – 19 wraz z zapewnieniem trenerów przeprowadzających szkolenia, sali szkoleniowej, cateringu i noclegów dla uczestników projektu w związku z realizacją projektu pn. „FIZJO – LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID -19”, realizowanego w ramach Działania 7.1. Oś priorytetowa VII Wsparcie REACT -EU dla obszaru zdrowia Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 – 2020, współfinasowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach umowy nr POWR.07.01.00-00- 0005/22-00/3404/2022/265 zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia dalej jako SOPZ, który stanowi załącznik nr 4 do umowy, zwane dalej łącznie „Przedmiotem umowy” lub „Szkoleniem”.
2. W ramach przedmiotu umowy Wykonawca przeprowadzi 44 szkoleń w terminie maksymalnym do 31 grudnia 2023 roku, z zastrzeżeniem, że liczba szkoleń może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu do 15%. Zgodnie z SOPZ szkolenia będą jednodniowe, dwudniowe lub trzydniowe, a łączna liczba dni szkoleniowych wynosi 71. Jeden dzień szkoleniowy to 8 godzin dydaktycznych, tj. 6 godzin zegarowych. Jedna grupa szkoleniowa obejmuje średnio 20 osób.
3. W ramach przedmiotu umowy Wykonawca zapewni również obsługę (nocleg, catering i trenerów) w czasie szkoleń. Jedno szkolenie obejmuje od zera do 2 noclegów (wraz ze śniadaniem i kolacją), udostępnienie sali szkoleniowej podczas szkoleń (na min. 9 godzin każdego dnia szkoleniowego), usługę cateringową (przerwa kawowa, obiad), oraz zapewnienie Trenera Prowadzącego i Trenera Wspomagającego.
4. Łącznie przedmiot umowy obejmuje średnio 486 noclegów (wraz ze śniadaniem i kolacją), udostępnienie sali szkoleniowej podczas szkoleń na średnio 7 dni szkoleniowe, średnio 1420 usług cateringowych (przerwa kawowa i obiad).
5. Strony umowy zobowiązują się w czasie jej trwania oraz po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu do zachowania poufności co do informacji, o których dowiedziały się w związku z jej wykonywaniem w tym informacji technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych, prawnych i organizacyjnych, niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła, jeżeli bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. Informacje te stanowią informacje poufne.
§ 2
Prawa i Obowiązki Zamawiającego
1. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy, po podpisaniu umowy, prezentacji multimedialnych, materiałów dydaktycznych oraz filmów instruktażowych do każdego tematu szkoleń, na podstawie których trenerzy będą przeprowadzali szkolenie.
2. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy na czas realizacji Przedmiotu umowy specjalistycznego sprzętu fizjoterapeutycznego, niezbędnego do realizacji części praktycznej szkolenia, wskazanego w SOPZ. Za dostarczenie na miejsce szkolenia wymaganego sprzętu odpowiada Wykonawca. Wykonawca potwierdzi Zamawiającemu odbiór sprzętu poprzez złożenie stosowanego oświadczenia.
3. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy materiałów dydaktycznych oraz
ankiet satysfakcji, a także materiałów szkoleniowych (notes, podkładka, długopis), a Wykonawca ma obowiązek dostarczenia na miejsce szkolenia powyższych materiałów w liczbie odpowiadającej minimum liczbie uczestników szkolenia, uwzględniając temat szkolenia
4. Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia szkolenia przez osoby inne, niż wskazane w Formularzu ofertowym, złożonym przez Wykonawcę, pod warunkiem, że osoby te posiadają kwalifikacje nie niższe niż osoby wskazane w ofercie, oraz po akceptacji Zamawiającego.
5. Zamawiający zastrzega, iż przedstawiony w SOPZ harmonogram może ulec zmianie zarówno w kwestii terminów jak i liczby szkoleń i dni szkoleniowych. W przypadku zmiany Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę i przedstawi nowy harmonogram. Zmiany w harmonogramie nie wymagają sporządzenia aneksu do umowy.
6. Zamawiający najpóźniej na 3 dni robocze przed datą rozpoczęcia szkolenia zobowiązuje się do
przekazania Wykonawcy elektroniczne wersje następującej dokumentacji szkoleniowej:
a) listy obecności;
b) listy odbioru materiałów szkoleniowych, cateringu i usługi noclegowej;
c) kart egzaminacyjnych;
d) protokołu z egzaminów;
e) raportu ze szkolenia;
f) plakatu informacyjnego o realizowanym projekcie (format A4),
a Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia na miejsce szkolenia wydrukowanych ww. dokumentów w liczbie minimum równej liczbie uczestników danego szkolenia w przypadku dokumentu, o którym mowa w lit. c) oraz po jednym egzemplarzu pozostałych dokumentów.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udziału w szkoleniach i oceny osoby wskazanej przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia.
8. Zmawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy co najmniej 5 dni przed rozpoczęciem każdego szkolenia informacji na temat:
a) liczby uczestników szkolenia;
b) liczbę uczestników szkolenia korzystających z noclegów;
c) liczbę noclegów przypadających na jedno szkolenie;
d) liczbę uczestników z określonymi wymaganiami żywieniowymi.
9. Zamawiający ma prawo do zmiany wskazanych w ust. 8 informacji na 48 h przed
rozpoczęciem szkolenia.
10. Zamawiający zobowiązuje się do terminowej zapłaty na rzecz Wykonawcy, określonego w §
4 ust. 1 umowy wynagrodzenia za wykonanie Zamówienia.
§ 3
Obowiązki Wykonawcy oraz sposób wykonania i przyjęcia Zamówienia
1. Wykonawca oświadcza, iż dysponuje wiedzą, kwalifikacjami oraz doświadczeniem niezbędnymi do należytego wykonania przedmiotu umowy. Wykonawca zrealizuje Przedmiot umowy z należytą starannością przy uwzględnieniu zawodowego charakteru wykonywanej działalności, z zachowaniem zasad poufności i ochrony informacji, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych, na odpowiednio wysokim poziomie merytorycznym i według aktualnego stanu prawnego.
2. Realizacja Przedmiotu umowy nastąpi zgodnie ze Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 4 do umowy oraz ofertą Wykonawcy, stanowiącą załącznik nr 5 do umowy.
3. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji umowy w sposób nienaruszający praw osób
trzecich.
4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji zamówienia przez trenerów posiadających niezbędne kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie w zakresie prowadzenia szkoleń i/lub kształcenia jako wykładowca akademicki wskazane każdorazowo do poszczególnych tematów szkoleń.
5. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia łącznie 4 Trenerów Prowadzących oraz 4 Trenerów Wspomagających do wykonania Przedmiotu umowy we wskazanych terminach i lokalizacjach.
6. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji szkolenia zgodnie z przedstawionymi założeniami w zakresie celów i efektów kształcenia uczestników projektu zgodnie z przekazanym harmonogramem i użyciem przekazanych prezentacji i materiałów dydaktycznych.
7. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia dla każdej grupy szkoleniowej 2 trenerów (prowadzącego i wspomagającego).
8. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji szkoleniowej w postaci: list obecności uczestników na szkoleniu, odbioru materiałów szkoleniowych, cateringu i usługi noclegowej, kart egzaminacyjnych, protokołu z egzaminu, ankiet satysfakcji udziału w szkoleniu.
9. Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu uzupełnionej i kompletnej dokumentacji szkoleniowej, o której mowa w ust.8 w terminie 7 dni roboczych po zakończeniu szkolenia (liczy się data wpływu do siedziby Zamawiającego).
10. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu skanów uzupełnionej i kompletnej dokumentacji szkoleniowej, o której mowa w ust. 8 w ciągu 3 dni roboczych po zakończeniu szkolenia.
11. Wykonawca zobowiązuje się w terminie 14 dni przez rozpoczęciem szkolenia przekazać Zamawiającemu nazwiska Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx oraz Trenera Wspomagającego dedykowanych do prowadzenia szkolenia.
12. Wykonawca w celu prawidłowej realizacji Przedmiotu umowy, niezwłocznie po podpisaniu umowy, wyznaczy do współpracy z Zamawiającym koordynatora, do którego zadań należeć będzie:
a) nadzorowanie realizacji zamówienia po stronie Wykonawcy;
b) współpraca z Zamawiającym w zakresie ustalania miejsc sal szkoleniowych, noclegów, cateringu, ewentualnych zmian haromonogramów szkoleń, przypisywania trenerów do konkretnych szkoleń;
c) koordynacja pracy trenerów;
d) kontrolowanie przekazywania dokumentacji ze szkoleń Zamawiającemu;
e) bieżący kontakt z Zamawiającym.
13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do Przedmiotu umowy na każdym etapie realizacji zamówienia w celu należytego wykonywania umowy. Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić zgłaszane uwagi.
14. Trener Prowadzący oraz Trener Wspomagający podlegać będą ocenie przez uczestników szkolenia. Ocena sposobu przeprowadzenia szkolenia przyznana będzie na podstawie ankiet wypełnionych przez uczestników po każdym zakończonym szkoleniu. Skala oceny, wynosić będzie od „0” do „6”.
15. Wykonawca zobowiązany jest zmienić Trenera Prowadzącego i/lub Trenera Wspomagającego w przypadku przyznania przez uczestników szkolenia za pośrednictwem ankiet, średniej oceny za sposób przeprowadzenia szkolenia niższej od „4”, na osoby posiadające kwalifikacje nie niższe niż wskazane w ofercie.
16. Zmiana Trenera Prowadzącego i/lub Trenera Wspomagającego możliwa jest za zgodą Zamawiającego.
17. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania i zaniechania osób, przy pomocy których wykonuje umowę, jak za własne działania i zaniechania. Wykonawca nie może zwolnić się od odpowiedzialności względem Xxxxxxxxxxxxx, wskazując na brak winy w wyborze, w szczególności z tego powodu, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy było następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec Wykonawcy przez osoby, z którymi współpracuje na jakiejkolwiek podstawie.
18. Wykonawca oświadcza, że wynagrodzenie jego i innych osób, przy pomocy których wykonywana jest umowa nie jest niższe niż przewidziane w odpowiednich przepisach prawa.
19. Potwierdzeniem prawidłowej realizacji zadań wynikających z umowy będzie podpisanie przez osoby wskazane przez Xxxxxx protokołu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego, w którym realizowany jest przedmiot umowy. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony zostanie według wzoru, który stanowi załącznik nr 6 do umowy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
20. Termin realizacji szkoleń zostanie uznany za dotrzymany, pod warunkiem zachowania terminów zawartych w harmonogramie oraz terminu, o którym mowa w ust. 9 umowy, co zostanie potwierdzone podpisanym przez strony protokołem zdawczo-odbiorczym.
21. Wykonawca ma obowiązek wskazać lokalizację obiektu hotelowego, oraz sali szkoleniowej
Zamawiającemu co najmniej 10 dni przed rozpoczęciem szkolenia.
22. Wykonawca zobowiązany jest uzyskać akceptację Zamawiającego w zakresie wskazanego
obiektu hotelowego oraz sali szkoleniowej.
23. Wykonawca zobowiązany jest na terenie obiektu, w którym realizowane będzie szkolenie, w miejscu widocznym, ustawić bądź zawiesić plakat informacyjny o realizowanym projekcie pn.„Fizjo -Learning – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID – 19” współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Elektroniczna wersja plakatu informacyjnego zostanie przekazana Wykonawcy zgodnie z zapisami § 2 ust. 6 umowy.
24. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów wygenerowanych przez uczestników szkolenia w trakcie całego pobytu w obiekcie hotelowym (np. koszty połączeń telefonicznych, korzystanie z płatnego barku, baru, restauracji, itp.).
25. Wykonawca zobowiązuje się poddać kontroli lub audytowi prowadzonemu przez instytucje zewnętrzne, uprawnione do przeprowadzania kontroli lub audytu, a w szczególności upoważnionym do kontroli przedstawicielom instytucji właściwych w zakresie przekazywania środków z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014- 2020.
26. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymywania sprzętu, o którym mowa w § 2 ust. 2 umowy w należytym stanie technicznym i odpowiada za wyrządzone szkody, z wyjątkiem szkód przez niego niezawinionych. Po zakończeniu umowy, Wykonawca niezwłocznie zobowiązuje się zwrócić przekazany sprzęt Zamawiającemu, na adres przez niego wskazany. Zamawiający potwierdzi Wykonawcy odbiór sprzętu poprzez złożenie stosowanego oświadczenia.
§ 4
Wynagrodzenie
1. Za wykonanie Przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie brutto.
Wysokość wynagrodzenia zależna jest od rzeczywistego zakresu realizacji przez Wykonawcę
Przedmiotu umowy (tj. od liczby przeprowadzonych szkoleń oraz od rzeczywistej liczby
uczestników szkolenia).
2. Zgodnie ze złożoną przez Wykonawcę Ofertą, stanowiącą załącznik nr 5 do umowy:
- wynagrodzenie Trenera Prowadzącego za 1 dzień szkoleniowy (8 h dydaktycznych) wynosi:……………………………….złotych brutto (słownie: 00/100),
- wynagrodzenie Trenera Wspomagającego za 1 dzień szkoleniowy (8 h dydaktycznych) wynosi:……………………………….złotych brutto (słownie: 00/100),
- wynagrodzenie za wynajem 1 dnia Sali szkoleniowej (min. 9 h zegarowych)
wynosi: złotych brutto (słownie 00/100),
- wynagrodzenie za usługę hotelową w pokoju 1 – osobowym lub 2- osobowym do pojedynczego wykorzystania za 1 dobę (ze śniadaniem i kolacją dla 1 osoby) wynosi:……………….złotych brutto (słownie: 00/100),
- wynagrodzenie za usługę cateringową (obiad, przerwa kawowa całodniowa) dla 1 osoby za 1 dzień wynosi:……………………złotych brutto (słownie: 00/100).
3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 i 2, obejmuje wszystkie czynności niezbędne do prawidłowego wykonania umowy zgodnie z załącznikiem nr 4 do umowy, nawet jeśli czynności te nie zostały wprost wyszczególnione w treści niniejszej umowy. Wykonawca mając możliwość uprzedniego ustalenia wszystkich warunków technicznych związanych z realizacją umowy, nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania niniejszej umowy.
4. Rozliczenie z Wykonawcą będzie następować po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego, a podstawą obliczenia wynagrodzenia Wykonawcy jest faktyczne wykonanie usług według cen jednostkowych określonych w ust. 2 umowy.
5. Faktury/rachunki zostaną wystawione po stwierdzeniu wykonania Przedmiotu umowy bez zastrzeżeń, potwierdzonego przez Zamawiającego protokołami zdawczo-odbiorczymi, sporządzanymi zgodnie z § 3 ust. 19 i 20.
6. Wypłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionych przez Wykonawcę faktur/rachunków.
7. Wypłata wynagrodzenia nastąpi na rachunek bankowy wskazany na fakturze/rachunku wystawionym przez Wykonawcę.
8. Płatność zostanie zrealizowana w terminie 30 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionych rachunków/faktur przez Wykonawcę. Płatność będzie realizowana przelewem na wskazany rachunek bankowy Wykonawcy. Zamawiający wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie przez Wykonawcę faktur/rachunków w formie elektronicznej na adres e-mail: ……………………………………………………………………………………………
9. Dniem zapłaty będzie dzień wykonania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego.
10. Zamawiający oświadcza, że wynagrodzenie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 – 2020.
11. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego przenieść praw (w tym wierzytelności) lub obowiązków, lub w jakikolwiek sposób obciążyć wierzytelności wynikających z umowy na osoby trzecie. Zgoda taka wymaga formy pisemnej, pod rygorem nieważności.
§ 5
Skutki niewykonania, bądź nienależytego wykonania Umowy
1. Zamawiający ma prawo do odstąpienia od umowy w przypadku wykonywania umowy przez Wykonawcę niezgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, bądź też rażącego naruszenia postanowień umowy przez Wykonawcę, w tym naruszenia § 3 ust. 9 umowy. Oświadczenie o odstąpieniu winno być złożone na piśmie pod rygorem nieważności, w terminie 30 dni kalendarzowych od zaistnienia zdarzenia, stanowiącego podstawę do odstąpienia. Zamawiającemu przysługuje ponadto prawo odstąpienia od umowy, na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.
2. W przypadku opóźnienia w wykonaniu umowy (odnośnie do każdego terminu wskazanego w umowie w tym wynikającego z harmonogramu, o którym mowa w § 2 ust. 5), Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 0,25 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1 niniejszej umowy za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do naliczenia tej kary, w odniesieniu do uchybienia każdemu terminowi, wynikającemu z niniejszej umowy (w tym wynikającego z harmonogramu, o którym mowa w § 2 ust. 5).
3. W przypadku nienależytego wykonywania umowy przez Wykonawcę, a innego, niż określony w ust. 2, w szczególności naruszenia § 3 ust. 9 umowy, Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 0,25 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1 niniejszej umowy, za każdy przypadek nienależytego wykonywania Umowy.
4. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego lub Wykonawcę od Umowy (albo rozwiązania umowy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia), z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w szczególności z przyczyn określonych w ust. 1, Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1 niniejszej umowy.
5. Kary umowne wskazane w niniejszej umowie podlegają kumulacji, chyba że przesłanki naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 2 lub 3 będą jednocześnie przesłankami odstąpienia od umowy, co skutkować będzie jedynie zapłatą kary umownej, o której mowa ust. 4. Kary umowne, o których mowa w ust. 2 - 4 nie mogą łącznie przekroczyć równowartości 100 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1 niniejszej umowy.
6. Zamawiający ma prawo potrącić naliczone kary umowne z wynagrodzenia Wykonawcy.
7. Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość naliczonych kar umownych, aż do pokrycia w pełni szkody.
§ 6
Licencja
1. Zamawiający udziela Wykonawcy niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na korzystanie z: prezentacji multimedialnych, materiałów dydaktycznych i filmów instruktażowych, o których mowa § 2 ust. 1 niniejszej umowy w ramach i na potrzeby realizacji przedmiotu umowy, zwanych dalej Utworem.
2. Zamawiający oświadcza, że przysługują mu majątkowe prawa autorskie do Utworów wymienionych w ust. 1, oraz że dostarczone Utwory będą wolne od wad fizycznych i prawnych.
3. Licencja, o której mowa w ust. 1 zostaje udzielona bez ograniczeń co do terytorium, liczby
egzemplarzy, na następujących polach eksploatacji:
a) trwałe lub czasowe zwielokrotnianie w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, w tym zwielokrotnianie Utworu dokonywane podczas wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania lub przechowywania Utworu, w tym także utrwalanie i zwielokrotnianie Utworu dowolną techniką, w tym techniką zapisu magnetycznego lub techniką cyfrową, taką jak zapis na płycie CD, DVD, Blu-ray, urządzeniu z pamięcią flash lub jakimkolwiek innym nośniku pamięci, z zastrzeżeniem iż na każdej kopii zostaną powielone uwagi dotyczące praw autorskich i praw własności przemysłowej,
b) digitalizacji, wielokrotnego wprowadzenia i zapisywania w pamięci komputera,
c) publiczne wykonywanie, wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym rozpowszechniania w sieci teleinformatycznej w celach związanych z realizacją przedmiotu umowy.
4. W przypadku powstania lub konieczności udzielenia licencji na nowych polach eksploatacji, innych niż wymienione powyżej, Wykonawca powinien wystąpić do Zamawiającego ze stosownym wnioskiem.
5. Zamawiający zastrzega sobie, że:
a) opracowanie Utworu, jakakolwiek modyfikacja Utworu, w szczególności tłumaczenie,
przystosowywanie, zmiana układu czy treści,
b) upoważnienie osób trzecich prze Wykonawcę do korzystania z Utworu w zakresie uzyskanej licencji;
wymaga zgody Xxxxxxxxxxxxx udzielonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Licencja jest udzielona na czas trwania niniejszej umowy.
§ 7
Zmiany istotnych postanowień umowy
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień umowy w następujących
sytuacjach:
1) Umowa może zostać zmieniona w którymkolwiek przypadku, o którym mowa w podrozdziale 6.5.2 pkt 20) lit. a) – e) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020;
2) Jeżeli w toku realizacji umowy okaże się, że sposób realizacji Przedmiotu umowy lub sam Przedmiot umowy musi zostać zmieniony z obiektywnych przyczyn technicznych lub ekonomicznych, zaś brak zmiany sposobu realizacji Przedmiotu umowy będzie zagrażał brakiem możliwości jego efektywnego wykorzystania w Projekcie, Strony mogą zmienić sposób realizacji umowy, jak i Przedmiot umowy. Zmiana nie może jednak prowadzić do zasadniczej modyfikacji Przedmiotu umowy;
3) Jeżeli w toku realizacji umowy zmianie ulegną obowiązujące przepisy prawa wspólnotowego lub polskiego lub Wytyczne lub jakiekolwiek inne reguły obejmujące zasady realizacji i rozliczania Projektu, umowa może ulec zmianie w zakresie odpowiadającym zmianom we właściwych przepisach lub regułach;
4) Zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zamawiającego;
5) Zmiany harmonogramu realizacji Projektu wynikającej ze zmiany w zakresie finansowania Projektu (zmiany harmonogramu płatności).
2. Sytuacje, o których mowa w punktach od 1) do 5) powyżej mogą wystąpić łącznie.
§ 8
Dane Osobowe
1. W ramach realizacji umowy, Xxxxxx przetwarzać będą dane osób wyznaczonych do bieżącego kontaktu oraz reprezentacji, w tym dane pracowników oraz współpracowników. W celu uniknięcia wątpliwości, każda ze Stron przetwarza dane osób wskazanych do bieżącej realizacji umowy drugiej Strony jako ich odrębny i niezależny administrator, zgodnie z treścią art. 6 ust. 1 lit. f Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (dalej jako: „Rozporządzenie”), czyli na podstawie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest zapewnienie kontaktu w bieżących sprawach związanych ze współpracą Stron, zachowaniem reprezentacji i wykonywaniem umowy.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się przetwarzać udostępnione jej dane osobowe drugiej Strony zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia.
4. Każda ze Stron zobowiązana jest zrealizować obowiązek informacyjny wobec osób wyznaczonych do kontaktu drugiej Strony, których dane przetwarza. Klauzula obowiązku informacyjnego Krajowej Izby Fizjoterapeutów stanowi załącznik nr 7 do umowy oraz została umieszczona na stronie internetowej w zakładce polityki prywatności pod adresem: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxx/0000/00/Xxxxxxx-xxxxx%X0%00xxx- informacyjnego_Kontrahenci_KIF.pdf, druga Strona zobowiązana jest do jej przekazania osobom wskazanym w Umowie, co stanowić będzie wypełnienie obowiązku informacyjnego przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów zgodnie z treścią art. 13 i 14 Rozporządzenia.
5. W ramach realizacji Umowy, Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osób będących Uczestnikami Projektu „FIZJO – LEARNING – większe kompetencji fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID – 19 w celu zapewnienia szkoleń i cateringu. W związku z tym, Xxxxxx zgodnie z treścią art. 28 Rozporządzenia, zobowiązują się zawarcia porozumienia w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych, którego wzór stanowi załącznik nr 9 do Umowy.
§ 9
OSOBY DO KONTAKTU
1. Zamawiający wskazuje, jako osoby upoważnione do kontaktów w sprawach realizacji umowy oraz kontroli jej przebiegu to:
a) ………………… imię i nazwisko, …………… nr telefonu, (e-mail:
…@xxx.xxxx.xx)
b) ………………… imię i nazwisko, …………… nr telefonu, (e-mail:
…@xxx.xxxx.xx)
z którymi Wykonawca zobowiązuje się współdziałać.
2. W imieniu Wykonawcy przedstawicielem upoważnionym do kontaktów w sprawach realizacji umowy oraz kontroli jej przebiegu jest:
a) ………………… imię i nazwisko, …… …… nr telefonu, ………… e-mail: .... …………………
3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1-2, nie stanowi zmiany treści umowy. Każda ze Stron może jednostronnie dokonać zmian w zakresie danych teleadresowych oraz osób odpowiedzialnych za współpracę, zawiadamiając niezwłocznie o tym na piśmie drugą Stronę.
4. Jako podstawową formę kontaktu, Strony ustalają korespondencję prowadzoną drogą elektroniczną przy użyciu danych teleadresowych, o których mowa w ust. 1 i 2, z zastrzeżeniem innych form kontaktu określonych w umowie.
5. Na każde żądanie Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany udzielić informacji w formie pisemnej.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności,z zastrzeżeniem § 9 ust. 3 Umowy.
2. W zakresie nieuregulowanym w Umowie stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące, w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.
3. Strony będą dążyły do polubownego rozwiązania wszelkich sporów dotyczących Umowy, w tym związanych z jej zawarciem, wykonaniem i rozwiązaniem. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.
5. Integralną część umowy stanowi:
Załącznik nr 1 – Uchwała nr 13/II KZF/2022 II Krajowego Zjazdu Fizjoterapeutów z dnia 28 maja 2022 r. w sprawie wyboru Prezesa Krajowej Rady Fizjoterapeutów,
Załącznik nr 2 – Uchwała nr 14/II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 7 czerwca 2022 r. w sprawie wyboru Wiceprezesów Krajowej Rady Fizjoterapeutów,
Załącznik nr 3 – Uchwała nr 29/II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 12 lipca 2022 r. w sprawie osób uprawnionych do zawierania umów, składania oświadczeń woli oraz dokonywania innych czynności prawnych w imieniu Krajowej Izby Fizjoterapeutów oraz Krajowej Rady Fizjoterapeutów,
Załącznik nr 4 – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, Załącznik nr 5 – Formularz ofertowy Wykonawcy,
Załącznik nr 6 – Protokół zdawczo - odbiorczy (wzór),
Załącznik nr 7 – Klauzula obowiązku informacyjnego Zamawiającego, Załącznik nr 8 – Dokument rejestrowy Wykonawcy (jeśli dotyczy),
Załącznik nr 9 – Porozumienie w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych (wzór).
WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY
Załącznik nr 6 do Umowy
Protokół zdawczo - odbiorczy usługi
1. Sporządzony dnia ………………………….…………… w ………………………………………………….…………..
2. Za okres (miesiąc, rok)
3. Zamawiający dokonuje odbioru usługi objętej umową nr
………………………………………………………………………………... dotyczącej organizacji szkoleń wraz z zapewnieniem trenerów przeprowadzających szkolenia, sali szkoleniowej, cateringu i noclegów dla uczestników projektu oraz przekazania wymaganych dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 6 lit. a-e umowy oraz w § 3 ust. 9, dotyczących szkoleń zrealizowanych zgodnie z poniższym wykazem:
Lp. | Miejsce szkolenia | Termin szkolenia |
1. | ||
2. | ||
3. |
a) i stwierdza, że zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z zakresem określonym w
umowie*.
b) z następującymi uwagami *………………….…………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
4. W związku z uwagami , o których mowa w pkt 3 lit. b) protokołu, Strony ustaliły co następuje:
………………………………………….……………………………………………………………………………………………
………………………………………………….. ……………………………………………………….
Przedstawiciel Zamawiającego: Przedstawiciel Wykonawcy:
*niewłaściwe skreślić
Klauzula obowiązku informacyjnego
Załącznik nr 7 do Umowy
Stosownie do art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywny 95/46/WE (RODO) informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Krajowa Izba Fizjoterapeutów, z siedzibą przy pl. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, e-mail: xxxxx@xxx.xxxx.xx, tel. (x 00) 00 000 00 00.
2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w Krajowej Izbie Fizjoterapeutów, adres poczty
elektronicznej: xxx@xxx.xxxx.xx.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie zapytania ofertowego którego przedmiotem jest organizację szkoleń wraz z zapewnieniem trenerów przeprowadzających szkolenia, sali szkoleniowej, cateringu i noclegów dla uczestników projektu w ramach realizacji projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19”. Zakres danych osobowych obejmuje: nazwę, siedzibę, numer NIP oraz dane osoby uprawnionej do podpisania dokumentacji i reprezentacji, a dodatkowo adres e-mail i numer telefonu do kontaktu.
4. Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o zapisy zawarte w Umowie o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 (Umowa nr POWR.07.01.00-00-0005/22-00/3404/2022/265).
5. Podanie danych jest warunkiem koniecznym do wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie zapytania ofertowego zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”, a odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości ubiegania się o udzielenia zamówienia publicznego w ramach projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19” oraz brakiem możliwości zawarcia umowy
6. Dane osobowe będą przechowywane do czasu rozliczenia Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji, jej rozliczenia a także przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Po upływie wyżej wymienionych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.
7. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do innych podmiotów dostarczających administratorowi niezbędne do funkcjonowania usługi. Do nich zaliczyć mogą się x.xx. dostawcy usług informatycznych bądź firmy zajmujące się zewnętrznym doradztwem. Pani/Pana mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jednakże każdorazowo z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów prawa, w tym w oparciu o stosowną umowę powierzenia zawierającą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
8. Informujemy, że Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegać decyzji, która opierać się będzie wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu.
9. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. W przypadkach przewidzianych w przepisach Rozporządzenia, przysługuje Pani/Panu również prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych. Informujemy także, że o prawie wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.
10.Jeżeli Krajowa Izba Fizjoterapeutów uzna to za konieczne, ma prawo żądać udokumentowania przekazanych informacji, jak również weryfikować je w oparciu o informacje ze źródeł otwartych.
Wyjaśnienie:
Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników
Załącznik nr 9 do Umowy
Porozumienie
w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych
(zwane dalej „Porozumieniem”)
z dnia
zawarte pomiędzy:
Krajową Izbą Fizjoterapeutów z siedzibą w Warszawie (00 – 066) pl. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 0, posiadającą nr NIP: 7010651576, REGON: 366272350, reprezentowaną przez:
Pana Xxxxxxx Xxxxx – Prezesa Krajowej Rady Fizjoterapeutów zwaną dalej „Beneficjentem” lub KIF”,
a
reprezentowaną przez:
zwaną dalej „Podmiotem przetwarzającym”
zwanymi łącznie „Stronami” zaś każda z osobna „Stroną”.
PREAMBUŁA
Mając na uwadze, iż:
1. Strony łączy umowa w zakresie podczas realizacji, której przetwarzane są dane osobowe (dalej jako „Umowa”),
2. Strony zobowiązane są do stosowania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 r., poz. 1000),
3. Beneficjent umocowany jest do powierzania przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z udzieleniem wsparcia i realizacją projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19”, realizowanego w ramach Osi Priorytetowej VII. Wsparcie REACT-EU dla obszaru zdrowia, Działania 7.1 Wzmocnienie zasobów kadrowych systemu ochrony zdrowia współfinansowanego z budżetu Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020 , w tym w szczególności realizującym badania ewaluacyjne, jak również podmiotom realizującym zadania związane z audytem, kontrolą, monitoringiem i sprawozdawczością oraz działaniami informacyjno-promocyjnymi.
Strony postanawiają zawrzeć Porozumienie o następującej treści:
§ 1 Definicje
Pojęcia użyte w Umowie mają następujące znaczenie:
Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ("osobie, której dane dotyczą"); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej,
Naruszenie – naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych,
Organ nadzorczy – organ publiczny działający w celu ochrony podstawowych praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem oraz ułatwiania swobodnego przepływu danych osobowych,
Podpowierzenie – dalsze powierzenie przetwarzania Danych osobowych przez Podmiot przetwarzający,
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
Umowa główna – umowa w zakresie zawarta pomiędzy Beneficjentem a Podmiotem przetwarzającym, dla wykonania której konieczne jest przetwarzanie Danych osobowych.
§ 2
Przedmiot przetwarzania
1. Beneficjent powierza Podmiotowi przetwarzającemu do przetwarzania Dane osobowe na zasadach określonych w Porozumieniu. Podmiot przetwarzający nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych.
2. W związku z faktem, iż art. 28 RODO wskazuje na obowiązek zawarcia umowy powierzenia przetwarzania Danych osobowych lub uregulowania powierzenia przetwarzania Danych osobowych w drodze innego instrumentu prawnego, niniejsze Porozumienie stanowi wypełnienie obowiązków wynikających z powołanego przepisu.
3. Strony zobowiązane są działać zgodnie z obowiązkami wynikającymi z RODO oraz powszechnie
obowiązującymi przepisami prawa.
4. Przedmiotem przetwarzania są Dane osobowe określone w Załączniku nr 1 do Porozumienia. Załącznik nr 1 określa kategorie osób, których dane dotyczą oraz rodzaj Danych osobowych, które zostają powierzone. Zakres powierzenia wskazany w Załączniku nr 1 może zostać w każdym momencie zmieniony, rozszerzony lub ograniczony przez Beneficjenta, co nastąpi poprzez przesłanie Podmiotowi przetwarzającemu drogą elektroniczną nowej wersji Załącznika nr 1. W przypadku, gdy Podmiot przetwarzający nie zgłosi zastrzeżeń do nowej wersji Załącznika nr 1 w terminie 14 dni od dnia jego wysłania, uważa się za akceptacje.
5. Dane osobowe powierzane są w celu i na czas trwania Umowy głównej. Podmiot przetwarzający uprawniony jest do wykonywania na danych osobowych operacji obejmujących ich odczyt, archiwizację oraz modyfikację w zależności od potrzeb dla realizacji Umowy głównej.
6. Przetwarzanie powierzonych Danych osobowych może mieć charakter cykliczny i następuje w formie
papierowej oraz elektronicznej.
7. Z tytułu wykonywania świadczeń określonych w niniejszym Porozumieniu, Podmiotowi przetwarzającemu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie ponad to, które zostało określone w Umowie.
§ 3 Oświadczenia Stron
1. Beneficjent oświadcza, że jest uprawniony do powierzenia przetwarzania Danych osobowych.
2. Beneficjent jest uprawniony do nadawania upoważnień, wydawania instrukcji i poleceń w rozumieniu art. 29 RODO w stosunku do Podmiotu przetwarzającego, jak również do nadania uprawnienia, o którym mowa w ust. 3 poniżej.
3. Beneficjent uprawnia Podmiot przetwarzający do nadawania upoważnień, wydawania instrukcji i poleceń w rozumieniu art. 29 RODO w stosunku do dalszych podmiotów przetwarzających.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu Danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z niniejszego Porozumienia oraz Umowy.
5. Beneficjenta uprawniony jest do dalszego umocowywania podmiotów, w tym Podmiotu przetwarzającego, do wydawania oraz odwoływania osobom przetwarzającym powierzone dane - upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorach określonych w ramach projektu. Upoważnienia do przetwarzania danych wydaje Beneficjent lub Podmiot przetwarzający z jego upoważnienia.
§ 4 Obowiązki Stron
1. Podmiot przetwarzający oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Podmiot przetwarzający przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych przygotowuje dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę i bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, które uwzględniają warunki przetwarzania w szczególności te, o których mowa w art. 32 RODO.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest:
1) przetwarzać Dane osobowe w sposób zgodny z RODO, innymi powszechnie obowiązującymi przepisami, Porozumieniem oraz instrukcjami wydawanymi przez Beneficjenta. Instrukcje podlegają wdrożeniu niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia ich wysłania przez Beneficjenta lub w terminie uzgodnionym przez Strony,
2) przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Beneficjenta, co dotyczy także przekazywania Danych osobowych do Państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że obowiązek taki wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Poprzez zawarcie Porozumienia Beneficjent poleca przetwarzanie Danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu, a także każdej osobie działającej z upoważnienia Podmiotu przetwarzającego mającej dostęp do Danych osobowych, co stanowi udokumentowane polecenie w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. a w zw. z art. 29 RODO,
3) informować Beneficjenta o obowiązku prawnym przetwarzania Danych osobowych, o którym mowa w pkt. 2) powyżej, przed rozpoczęciem ich przetwarzania, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy zabraniają udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny,
4) dopuszczać do przetwarzania Danych osobowych wyłącznie osoby do tego upoważnione,
5) dopuszczać do przetwarzania Danych wyłącznie osoby, które zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub które podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z danym podmiotem.
6) zobowiązania podmiotów, o których mowa w ust. 11, by osoby upoważnione przez te podmioty do przetwarzania danych osobowych zobowiązane zostały do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z danym podmiotem.
7) do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i art. 14 RODO.
8) zapewniać, by każda osoba działająca z upoważnienia Podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do Danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na polecenie Podmiotu powierzającego, chyba że wymagają tego przepisy prawa unijnego lub polskiego,
9) podejmować wszelkie środki wymagane zgodnie z art. 32 RODO, z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztów wdrażania oraz charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w szczególności:
a) pseudonimizację i szyfrowanie Danych osobowych,
b) zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
c) zdolność do szybkiego przywrócenia Danych osobowych i dostępu do nich w razie
incydentu fizycznego lub technicznego,
d) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania,
10) zapewniać realizację zasad ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony
danych zgodnie z art. 25 RODO;
11) przestrzegać warunków korzystania z usług podmiotu, któremu Podpowierza przetwarzanie
Danych osobowych, wskazanych w ust. 11-15 poniżej,
12) w razie potrzeby i na żądanie Beneficjenta pomagać Beneficjentowi w wyznaczonym przez niego terminie i formie, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO; w szczególności dotyczy to wspomagania w zakresie udzielania odpowiedzi na wniosek o korzystanie z praw osoby, której Dane osobowe dotyczą, w tym w zakresie prawa dostępu, prawa do sprostowania danych, prawa do usunięcia danych, prawa do ograniczenia przetwarzania. Współpraca Podmiotu przetwarzającego z Beneficjentem w zakresie wskazanym w zdaniu poprzedzającym powinna odbywać się w formie i terminie umożliwiającym realizację tych obowiązków Beneficjenta; w związku z realizacją tego obowiązku Podmiot przetwarzający jest w szczególności zobowiązany do udzielania informacji oraz udostępniania powierzonych mu Danych osobowych (lub ich kopii) na żądanie Beneficjenta;
13) niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 2 Dni Roboczych, informować Beneficjenta o tym, iż osoba, której dane dotyczą, skierowała do Podmiotu przetwarzającego korespondencję zawierającą żądanie w zakresie wykonywania praw osoby określonych w rozdziale III RODO, jak również udostępniać treść tej korespondencji; Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do samodzielnego udzielania jakichkolwiek informacji osobie w związku ze złożonym żądaniem, chyba że poleci mu to Beneficjent,
14) w razie potrzeby i na żądanie Beneficjenta pomagać Beneficjentowi w wyznaczonych przez niego terminie i formie wywiązywać się z następujących obowiązków:
a) wypełniania obowiązków związanych z wdrożeniem odpowiednich środków technicznych organizacyjnych dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania przez Beneficjenta zgodnie z art. 32 RODO,
b) zgłaszania Naruszenia organowi nadzorczemu zgodnie z art. 33 RODO,
c) zawiadamiania osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony Danych osobowych
zgodnie z art. 34 RODO,
d) dokonania oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony Danych
osobowych zgodnie z art. 35 RODO,
e) przeprowadzeniu konsultacji z organem nadzorczym zgodnie art. 36 RODO,
15) stosować odpowiednie środki pozwalające na wykrywanie Naruszeń i wdrażać odpowiednie środki naprawcze, w szczególności podejmować wszelkie rozsądne działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków Naruszeń,
16) udostępniać Beneficjentowi na jego żądanie, we wskazanych przez Xxxxxxx powierzający terminie i formie, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wskazanych w przepisach RODO, innych powszechnie obowiązujących przepisach oraz w Porozumieniu,
17) niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 2 Dni Roboczych, informować (o ile nie doprowadzi to do naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów) Beneficjenta o jakimkolwiek postępowaniu dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający Danych osobowych, jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania Danych osobowych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania przez Podmiot przetwarzający Danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez Organ nadzorczy, jak również o wszelkich skargach osób, związanych z przetwarzaniem ich Danych osobowych,
18) przechowywać Dane osobowe tylko tak długo, jak to określi Beneficjent, a także, bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane Dane osobowe zgodnie z wytycznymi Beneficjenta. Jeśli takie działanie mogłoby powodować brak możliwości dalszego realizowania czynności przetwarzania, Podmiot przetwarzający poinformuje o tym Beneficjenta przed jego podjęciem, a następnie zastosuje się do polecenia Beneficjenta.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest prowadzić rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych osobowych dokonywanych w imieniu Beneficjenta zgodnie z art. 30 ust. 2-5 RODO, jak również udostępniać go Beneficjentowi na jego żądanie.
4. Po stwierdzeniu Naruszenia Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 24 godzin po stwierdzeniu Naruszenia, zgłasza je Beneficjentowi, podając wszystkie informacje dotyczące Naruszenia, w tym w szczególności:
1) datę, czas trwania i miejsce zaistnienia Naruszenia,
2) datę i miejsce stwierdzenia Naruszenia,
3) opis Naruszenia, w tym w miarę możliwości:
a. kategorie oraz przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą i których dotyczy
Naruszenie,
b. kategorie Danych osobowych i przybliżoną liczbę wpisów Danych osobowych, których
dotyczy Naruszenie,
c. charakter i zakres Danych osobowych, których dotyczy Naruszenie,
d. wskazanie osób, których dane dotyczą i których dotyczy Naruszenie,
e. wskazanie systemu informatycznego, w którym nastąpiło Naruszenie (jeśli dotyczy),
4) imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych powołanego przez Podmiot przetwarzający lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji,
5) opis możliwych konsekwencji Naruszenia, w tym konsekwencji dla osób, których dane dotyczą i których dotyczy Naruszenie,
6) opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Podmiot przetwarzający w celu zaradzenia Naruszeniu, w tym w stosownych przypadkach środków w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.
7) przewidywany czas niezbędny do usunięcia konsekwencji Naruszenia.
5. Jeśli informacji, o których mowa w ust. 6 powyżej, nie da się udzielić w tym samym czasie, Podmiot przetwarzający ma obowiązek ich udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
6. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 6 powyżej, dokonywane jest na adres e-mail: xxx@xxx.xxxx.xx.
7. Adres e-mail, o którym mowa powyżej jest także adresem kontaktowym Beneficjenta, pod którym Podmiot przetwarzający może kierować wszelkie informacje oraz zgłaszać wszelkie kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych powierzonych na mocy niniejszego Porozumienia.
8. Podmiot przetwarzający dokumentuje wszelkie Naruszenia, w tym okoliczności Naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze, jak również udostępnia tę dokumentację Beneficjentowi na jego żądanie.
9. Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do przekazywania informacji o Naruszeniu jakimkolwiek innym podmiotom, w szczególności podmiotom Danych osobowych lub organowi nadzorczemu, chyba że poleci mu to Beneficjent.
10.Podmiot przetwarzający będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
11.Pomiot przetwarzający jest uprawniony do dokonania Podpowierzenia na rzecz podmiotów wskazanych w Załączniku nr 2 do Umowy.
12.Podmiot przetwarzający informuje Beneficjenta o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podmiotów wskazanych w Załączniku nr 2 nie później niż w terminie 3 dni przed ich wprowadzeniem, a Podmiot powierzający w tym terminie może wnieść sprzeciw wobec takich zmian, w którym wyjaśni podstawy do nieudzielenia akceptacji nowemu podmiotowi. Wniesienie sprzeciwu oznacza brak zgody na dodanie lub zastąpienie takiego podmiotu. W takim przypadku Stronom przysługuje prawo rozwiązania Porozumienia ze skutkiem natychmiastowym.
13.W przypadku, gdy Podmiot przetwarzający zamierza dokonać Podpowierzenia na rzecz podmiotu z państwa trzeciego, musi uzyskać uprzednią pisemną szczegółową zgodę Beneficjenta.
14.Jeśli do wykonania w imieniu Xxxxxxxx powierzającego konkretnych czynności przetwarzania Podmiot przetwarzający dokona Podpowierzenia, to Podmiot przetwarzający zapewnia, iż dalszy podmiot przetwarzający wypełnia te same obowiązki ochrony Danych osobowych, jakie zostały w Porozumieniu nałożone na Podmiot przetwarzający. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność za wypełnienie tych obowiązków ochrony danych osobowych przez podmiot, któremu Podpowierzył przetwarzanie Danych osobowych.
15.Podmiot przetwarzający zobowiązuje się na bieżąco śledzić zmiany regulacji ochrony danych osobowych i dostosowywać sposób przetwarzania danych, w szczególności procedury wewnętrzne i sposoby zabezpieczenia danych osobowych do aktualnych wymagań prawnych.
§ 5
Czas trwania
1. Podmiot przetwarzający uprawniony jest do przetwarzania powierzonych danych do dnia wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy głównej.
2. W terminie 14 dni od wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy głównej Podmiot przetwarzający ma obowiązek usunąć lub zwrócić Beneficjentowi – zależnie od decyzji Beneficjenta – powierzone mu Dane osobowe, jak również usunąć wszelkie ich istniejące kopie, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy nakazują przechowywanie tych Danych osobowych. Na prośbę Beneficjenta, Podmiot przetwarzający przesyła pisemne potwierdzenie zniszczenia Danych osobowych w terminie wskazanym przez Beneficjenta.
§ 6
Prawo kontroli
1. Beneficjent oraz Instytucja Pośrednicząca lub podmioty działające w ich imieniu są uprawnieni do przeprowadzania audytów zgodności przetwarzania przez Podmiot przetwarzający powierzonych danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych, RODO, ustaw, Umowy oraz Porozumienia, polegających w szczególności na żądaniu udzielenia pisemnej informacji lub wyjaśnień oraz inspekcjach miejsc przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający.
2. Informacja o planowanej inspekcji zostanie przekazana Podmiotowi przetwarzającemu z co najmniej 5-dniowym wyprzedzeniem, z jednoczesnym wskazaniem zakresu inspekcji oraz osób upoważnionych przez Beneficjenta do przeprowadzenia inspekcji. Powyższe nie wyklucza zlecenia wykonania inspekcji przez podmiot zewnętrzny upoważniony przez Beneficjenta, jednakże każda z osób działająca w imieniu podmiotu zewnętrznego może dokonywać inspekcji po uprzednim przedstawieniu Podmiotowi przetwarzającemu upoważnienia imiennego do dokonania inspekcji oraz wyłącznie w zakresie wskazanym w tym upoważnieniu.
3. W przypadku powzięcia przez Beneficjenta lub Instytucję Pośredniczącą wiadomości o rażącym naruszeniu przez Podmiot przetwarzający obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, RODO, przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych lub z Porozumienia lub Umowy, Podmiot przetwarzający umożliwili Beneficjentowi lub Instytucji Pośredniczącej bądź podmiotom działającym w ich imieniu - dokonanie niezapowiedzianej kontroli lub audytu.
4. Kontrolerzy mają w szczególności prawo:
1) wstępu, w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego, za okazaniem imiennego upoważnienia,
do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz umową;
2) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, przedstawiciela Podmiotu przetwarzającego oraz pracowników w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek
z przedmiotem kontroli lub audytu oraz sporządzania ich kopii;
4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego
do przetwarzania danych osobowych.
5. Uprawnienia kontrolerów nie wyłączają uprawnień wynikających z wytycznych w zakresie kontroli wydanych na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej. Podmiot przetwarzający może zostać
poddany kontroli lub audytowi zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącymi ochrony danych osobowych w miejscach, w których są one przetwarzane przez instytucje uprawnione do kontroli lub audytu na podstawie odrębnych przepisów.
6. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zastosować zalecenia dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzone w wyniku kontroli lub audytu przeprowadzonych przez Beneficjenta lub przez podmioty przez niego upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.
7. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest niezwłocznie powiadamiać Beneficjenta o wszelkich skargach, pismach, kontrolach organu nadzoru i wynikach takich kontroli, postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz współdziałać z Beneficjentem w tym zakresie, w szczególności poprzez udostępnianie Beneficjentowi wszelkiej dokumentacji z tym związanej.
§ 7
Odpowiedzialność
1. Podmiot przetwarzający odpowiada za działania i zaniechania osób, przy pomocy których będzie przetwarzał powierzone dane osobowe, jak za działania lub zaniechania własne.
2. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Beneficjenta, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych, w tym ustawy o ochronie danych osobowych i RODO oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z Porozumieniem. Beneficjent poniesie jakiekolwiek koszty, w szczególności związane z wypłatą zadośćuczynienia lub koszty obsługi prawnej - Podmiot przetwarzający zobowiązany będzie pokrycia tych kosztów w pełnej wysokości a w przypadku wytoczonego postępowania sądowego - do udzielenia Beneficjentowi wszelkiego wsparcia w takim postępowaniu, a także do przejęcia odpowiedzialności w przypadku przyznania osobie Uprawnionej odszkodowania w takim postępowaniu, w wysokości odpowiadającej równowartości przyznanego odszkodowania lub kosztów zadośćuczynienia oraz wszelkich kosztów niezbędnych do obrony przed zgłaszanymi roszczeniami a poniesionych przez Beneficjenta w takim postępowaniu.
§ 8
Postanowienia końcowe
1. Niniejsze Porozumienie stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której
mowa w art. 28 ust. 3 RODO.
2. Niniejsze Porozumienie zastępuje wszelkie inne ustalenia dokonane pomiędzy Stronami dotyczące przetwarzania Danych osobowych, bez względu na to, czy zostały uregulowane umową czy innym instrumentem prawnym.
3. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Porozumieniem mają zastosowanie przepisy prawa obowiązującego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w tym RODO.
4. Wszelkie załączniki do niniejszego Porozumienia stanowią jego integralną część.
5. Z zastrzeżeniem § 2 ust. 4, wszelkie zmiany niniejszego Porozumienia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy głównej. W celu uniknięcia wątpliwości, rozwiązanie Umowy głównej skutkuje rozwiązaniem Umowy.
7. Podmiot przetwarzający nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Podmiotu powierzającego.
8. Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów powstałych w związku z realizacją Umowy jest sąd właściwy dla siedziby Beneficjenta.
9. Niniejsze Porozumienie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej
ze Stron.
Załączniki do Porozumienia:
a. Przedmiot przetwarzania – zakres Danych osobowych;
b. Lista podmiotów, którym Podmiot przetwarzający Podpowierza przetwarzanie Danych osobowych;
Beneficjent Podmiot przetwarzający
(czytelny podpis/pieczęć imienna) (czytelny podpis/pieczęć imienna)
Załącznik nr a
Przedmiot przetwarzania – zakres Danych osobowych
1. Kategorie osób, których dane dotyczą:
•
2. Rodzaj Danych osobowych:
Dane zwykłe | Szczególne kategorie danych osobowych | Dane osobowe dotyczące wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa |
Nie dotyczy | Nie dotyczy |
Załącznik nr b
Lista podmiotów, którym Podmiot przetwarzający Podpowierza przetwarzanie Danych osobowych
Lp. | Nazwa podmiotu | Siedziba i adres podmiotu |
1. | ||
2. | ||
3. | ||
4. | ||
5. | ||
6. |