UMOWA nr............./2024

„Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”

UMOWA nr............./2024

zawarta w dniu ..................... w ……………………..

pomiędzy:

Województwem Pomorskim

z siedzibą w Gdańsku, adres: ul. Xxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxx

NIP 000-00-00-000, REGON 191674836

zwanym dalej „Województwem”, reprezentowanym przez:

1.…………………………………….-…………………….…………………. Województwa Pomorskiego,

2. Xxxxxxx Xxxxxxxxx – Dyrektor Departamentu Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich działającej na podstawie pełnomocnictwa udzielonego Uchwałą Zarządu Województwa Pomorskiego Nr 278/33/19 z dnia 26 marca 2019 r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa pracownikom Urzędu Marszałkowskiego, zmienioną uchwałą nr 770/65/19 z dnia 30 lipca 2019 r., uchwałą nr 58/114/20/ z dnia 21 stycznia 2020 r., uchwałą nr 42/216/21 z dnia 19 stycznia 2021 r., uchwałą nr 653/254/21 z dnia 6 lipca 2021 r. oraz uchwałą nr 482/352/22 z dnia 17 maja 2022 r., uchwałą nr 1303/416/22 z dnia 28 grudnia 2022 r. oraz uchwałą nr 1364/500/23 z dnia 23 listopada 2023 r.

a

(nazwa/firma/imię i nazwisko Partnera KSOW), z siedzibą/zamieszkałym/zamieszkałą w ……………, adres:………………………, PESEL albo NIP………………, REGON……………………, zwanym dalej „Partnerem KSOW”, reprezentowanym przez………………………………………………………………………………………………..– zwanymi dalej „Stronami”.

Stosownie do treści art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 funkcjonowanie Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich zapewniają x.xx. Jednostka Centralna i jednostki regionalne - po jednej w każdym województwie, zaś zadania jednostek regionalnych KSOW wykonują samorządy województw. Zgodnie z zapisami § 7 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 17 stycznia 2017 r. w sprawie krajowej sieci obszarów wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 zadania jednostek regionalnych KSOW są wykonywane x.xx. przez przygotowanie własnych operacji i ich realizowanie w województwie w ramach dwuletnich planów operacyjnych

oraz

wniosku nr…… o wybór projektu do realizacji w ramach Planu operacyjnego na lata 2024–2025, złożonego w ramach konkursu pn. „……………………………………………………………” dla partnerów Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich na projekty, które będą realizowane w 2024 r.

Strony postanawiają, co następuje:

§1

Przedmiot Umowy

1. Niniejsza umowa, zwana dalej „Umową”, określa prawa i obowiązki Stron związane z realizacją przez Partnera KSOW projektu oraz jego sfinansowaniem ze środków KSOW II Schematu Pomocy technicznej objętej Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020.

2. Partner KSOW zobowiązuje się do realizacji projektu pn. „……………………..” w terminie od dnia …. do dnia…...

3. Partner KSOW zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą starannością i poniesienia kosztów na jego realizację na zasadach i w terminie określonych w Umowie.

4. Partner KSOW oświadcza, że projekt realizowany będzie przy udziale Partnera lub Partnerów, z którymi zawarte zostały odrębne umowy.¹

1. §2

2. Warunki realizacji projektu

1. Partner KSOW zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie z Umową, Regulaminem konkursu, wnioskiem oraz innymi znajdującymi zastosowanie przepisami prawa.

2. Partner KSOW jest zobowiązany do osiągnięcia celu projektu i co najmniej 80% wskaźników określonych we wniosku.

3. Dopuszcza się osiągnięcie wskaźników na poziomie niższym niż 80%, lecz nie niższym niż 50%, pod warunkiem osiągnięcia celu projektu, jednakże w takim przypadku wysokość kosztów kwalifikowalnych uzależniona od liczby planowanych do osiągnięcia wskaźników zostanie proporcjonalnie pomniejszona do liczby faktycznie osiągniętych wskaźników z zastrzeżeniem kosztów wymienionych w §5 ust. 8.

4. Jeżeli w ramach realizacji projektu będą przetwarzane dane osobowe, dane te przetwarza się zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

5. Partner KSOW jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach realizacji projektu. Partner KSOW może być współadministratorem tych danych, jeżeli wspólnie z innym podmiotem uczestniczącym w realizacji projektu ustala cele i sposoby przetwarzania tych danych.

6. W zakresie niezbędnym do potwierdzenia zrealizowania projektu, Partner KSOW przekazuje Województwu wraz ze sprawozdaniem, przetwarzane przez siebie i inne podmioty uczestniczące w realizacji projektu dane osobowe. W tym samym zakresie, po zrefundowaniu Partnerowi KSOW poniesionych kosztów, Województwo przekaże te dane Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, która pełni rolę agencji płatniczej. Dane te mogą być przetwarzane również przez inne uprawnione podmioty, o których mowa w §10 ust. 1.

7. Partner KSOW jest zobowiązany do poinformowania osób, których dane będzie przetwarzać w związku z realizacją projektu, o celu i podstawie prawnej przetwarzania ich danych, a także, jeżeli będzie to niezbędne do potwierdzenia zrealizowania projektu, o przetwarzaniu ich danych przez Województwo i Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa oraz o możliwym przetwarzaniu ich danych przez inne uprawnione podmioty, o których mowa w §10 ust. 1. 

8. Partner KSOW nie może być wykonawcą zadania w ramach projektu, tj. dostawcą towaru lub usługi, w części obejmującej koszty kwalifikowalne, co oznacza, że nie może sam siebie tymi kosztami obciążyć. Koszty niepodlegające refundacji mogą być zadeklarowane jako wkład własny.

9. Partner KSOW nie może:

1. uzależniać udziału w projekcie od wyrażenia zgody na otrzymywanie przez jej uczestnika informacji niezwiązanych z tematem projektu, w szczególności informacji handlowych o produktach i usługach;

2. w ramach realizacji projektu oferować jej uczestnikom produktów i usług, które mogłyby przynieść korzyści zarówno dla niego, jak i innych podmiotów powiązanych z nim lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu w sposób określony w ust. 12;

3. czerpać korzyści, w tym majątkowych, w związku z realizacją projektu.

10. Partner KSOW jest zobowiązany do ponoszenia kosztów kwalifikowalnych w wyniku wyboru wykonawców poszczególnych zadań ujętych w załączniku nr 1 – „Zestawienie rzeczowo- finansowym”, którzy:

1. nie są z nim powiązani osobowo lub kapitałowo w sposób określony w ust. 12;

2. nie są umieszczeni na liście osób i podmiotów, o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

11. Postanowienia ust. 10 pkt 1 nie stosuje się do kosztów kwalifikowalnych ponoszonych na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej przez partnera KSOW ze swoim pracownikiem.

12. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Partnerem KSOW, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania w sprawie wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające na:

1. uczestniczeniu jako wspólnik w spółce cywilnej lub osobowej;

2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji spółki kapitałowej;

3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika;

4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;

5. pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.

13. Postanowień ust. 10 pkt 1 i ust. 12 nie stosuje się, gdy Partner KSOW jest obowiązany do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych do ponoszenia kosztów kwalifikowalnych, a także gdy z ustawy pzp wynika, że do danego przedmiotu zamówienia nie stosuje się przepisów tej ustawy oraz w przypadku gdy wybrany wykonawca jest jedyny na rynku ²

§3

Kwota refundacji kosztów i wartość wkładu własnego

1. Przyznana kwota kosztów kwalifikowalnych na realizację projektu pn. „………….” wynosi …… zł (słownie: ……………………….…….).

2. Na warunkach i w terminie określonych w Umowie Województwo zrefunduje Partnerowi KSOW koszty kwalifikowalne poniesione przez Partnera KSOW w związku z realizacją projektu do wysokości określonej w ust. 1 na podstawie złożonego Sprawozdania z realizacji projektu.

3. Refundacja kosztów do wysokości, o której mowa w ust. 1, zostanie dokonana jednorazowo.

4. Kwota wskazana w ust. 1 wyczerpuje wszelkie roszczenia Partnera KSOW wobec Województwa z tytułu realizacji projektu i nie może zostać zwiększona w trybie zmiany Umowy.

5. Koszty wykraczające poza łączną wysokość kosztów kwalifikowalnych określoną w ust. 1 są niekwalifikowalne i nie podlegają refundacji.

6. Refundacja poniesionych kosztów zostanie dokonana na rachunek bankowy Partnera KSOW wskazany w sprawozdaniu.

7. Partner KSOW jest zobowiązany do realizacji wkładu własnego w ramach projektu określonego we wniosku (jeśli dotyczy).

§4

Kwalifikowalność kosztów

1. Warunkiem uznania kosztów za kwalifikowalne jest rzeczywiste poniesienie ich przez Partnera KSOW zgodnie z postanowieniami Umowy.

2. Poniesione koszty podatku VAT mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeżeli Partner KSOW nie ma możliwości ich odzyskania zgodnie z przepisami prawa.

3. W przypadku gdy w trakcie realizacji projektu lub po jego zakończeniu Partner KSOW będzie mógł odzyskać koszty podatku VAT od zakupionych w związku z realizacją projektu towarów lub usług, wówczas informuje o tej możliwości Województwo w terminie 7 dni kalendarzowych licząc od dnia zaistnienia przesłanek umożlwiających odzyskanie tego podatku.

§5

Sprawozdanie z realizacji projektu

1. Refundacja kosztów zostanie dokonana Partnerowi KSOW na podstawie sprawozdania, złożonego wraz z dokumentami wskazanymi w tym sprawozdaniu.

2. Partner KSOW zobowiązany jest złożyć sprawozdanie do Województwa w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu, wskazanego w § 1 ust. 2.

3. Rozpatrując sprawozdanie Województwo sprawdza zgodność realizacji projektu z warunkami określonymi w wykazie aktów prawnych załączonym do ogłoszenia o konkursie, przepisach odrębnych, wniosku oraz postanowieniach niniejszej Umowy, w szczególności pod względem spełnienia warunków refundacji kosztów w zakresie kompletności i poprawności formalnej i merytorycznej sprawozdania oraz prawidłowości realizacji oraz finansowania projektu.

4. W przypadku niezłożenia sprawozdania w terminie wskazanym w § 5 ust. 2, Województwo wzywa Partnera KSOW do jego złożenia w terminie 5 dni kalendarzowych od dnia doręczenia wezwania.

5. W przypadku, gdy sprawozdanie zawiera braki lub błędy, Województwo wzywa Partnera KSOW do złożenia brakujących lub poprawionych dokumentów w terminie 5 dni kalendarzowych od dnia doręczenia wezwania.

6. W przypadku, gdy Partner KSOW pomimo wezwania, o którym mowa w ust. 5, nie usunął braków lub błędów w wyznaczonym terminie, Województwo może:

1. rozpatrzyć sprawozdanie w zakresie, w jakim zostało poprawnie wypełnione, oraz na podstawie dołączonych do niego, poprawnie sporządzonych dokumentów, jeżeli w ocenie Województwa nieusunięte braki lub błędy nie stanowią przeszkody w jego należytym rozpatrzeniu

lub

2. rozwiązać Umowę.

7. Jeżeli sprawozdanie zawiera błędy pisarskie, rachunkowe lub inne oczywiste omyłki, Województwo może poprawiać te błędy i omyłki, informując o tym Partnera KSOW elektronicznie na wskazany do korespondencji adres mailowy.

8. W przypadku, gdy wysokość poniesionych kosztów jest uzależniona od liczby osób, refundacja kosztów następuje w wysokości wynikającej z liczby osób faktycznie uczestniczących w projekcie, z tym że w przypadku kosztów wyżywienia, noclegu, artykułów biurowych, materiałów szkoleniowych oraz transportu, jeżeli liczba osób faktycznie uczestniczących w projekcie była mniejsza od liczby osób deklarujących swój udział w projekcie o nie więcej niż 15%, refundacja kosztów następuje w wysokości wynikającej z liczby osób deklarujących swój udział, przy czym wysokość ta nie może przekroczyć łącznej wysokości kosztów kwalifikowalnych wskazanej w §3 ust. 1.

9. Kwota refundacji kosztów jest pomniejszana o kwotę podlegającą zwrotowi z tytułu nieprawidłowości, w szczególności w następujących przypadkach:

1. nieuwzględnienia transakcji w oddzielnym systemie rachunkowości, o którym mowa w §10 ust. 6 – o 10% kosztu każdej takiej transakcji;

2. wystąpienia niezgodności określonych w załączniku nr 3 do Umowy – o 1% wysokości poniesionych kosztów, do których odnosi się ta niezgodność, a gdy niezgodność ta polega na niezamieszczeniu w materiale używanym do prowadzenia działań informacyjnych lub promocyjnych symbolu Unii Europejskiej oraz objaśnienia roli Unii Europejskiej za pomocą następującego zdania: „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie” – w wysokości zmniejszonej o wysokość poniesionych kosztów, do których odnosi się ta niezgodność, a gdy nie jest możliwe ustalenie wysokości kosztów, do których odnosi się niezgodność – o kwotę stanowiącą iloczyn kwoty przeznaczonej na realizację zadania ujętego w zestawieniu rzeczowo-finansowym projektu, w ramach którego stwierdzono niezgodność, oraz wskaźnika procentowego wynoszącego 1%, a gdy kwoty przeznaczonej na realizację tego zadania nie można ustalić – o kwotę stanowiącą iloczyn kwoty refundacji kosztów, która byłaby wypłacona, gdyby nie stwierdzono tej niezgodności, oraz wskaźnika procentowego wynoszącego 1%, przy czym w przypadku gdy stwierdzono więcej niż jedną niezgodność – o kwotę stanowiącą 1% kwoty refundacji;

3. stwierdzenia niezgodności polegającej na poniesieniu kosztów kwalifikowalnych z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych – w przypadku gdy te przepisy mają zastosowanie – o wysokość poniesionych kosztów, do których odnosi się ta niezgodność, a gdy nie jest możliwe precyzyjne ustalenie wysokości kosztów, do których odnosi się niezgodność – o kwotę stanowiącą iloczyn kwoty refundacji kosztów, która byłaby wypłacona, gdyby nie stwierdzono tej niezgodności, oraz wskaźnika procentowego określonego w załączniku do Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju wsi z dnia 25 maja 2020r. w sprawie szczegółowych warunków dokonywania zmniejszeń kwot pomocy oraz pomocy technicznej w przypadku naruszenia przepisów o zamówieniach publicznych, przy czym w przypadku stwierdzenia w odniesieniu do danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego więcej niż jednego naruszenia – wartość zmniejszeń nie podlega sumowaniu, a do wszystkich stwierdzonych naruszeń stosuje się zmniejszenie z tytułu naruszenia skutkującego zmniejszeniem o najwyższej wartości;

4. stwierdzenia niezgodności polegającej na poniesieniu kosztów kwalifikowalnych z naruszeniem §2 ust. 10 – o wysokość poniesionych kosztów, do których odnosi się ta niezgodność.

10. Województwo niezwłocznie informuje Partnera KSOW o przyznaniu lub odmowie refundacji całości albo części poniesionych kosztów, przy czym w przypadku informacji dotyczącej niezrefundowania całości albo części poniesionych kosztów należy przedstawić uzasadnienie.

11. Odmowa refundacji całości poniesionych kosztów może nastąpić w szczególności w przypadku nieosiągnięcia celu projektu wskazanego we wniosku, a także niespełnienia kryterium, za które projekt otrzymał punkty, dzięki którym został wybrany, chyba że spełnienie tego kryterium nie było możliwe na skutek wystąpienia okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili składania wniosku.

12. Województwo dokonuje refundacji kosztów w terminie 14 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania, lecz nie później niż do dnia 31 grudnia 2024 r.

13. Dniem dokonania refundacji jest dzień obciążenia rachunku bankowego Województwa.

14. W przypadku wystąpienia opóźnienia w otrzymaniu przez Województwo środków finansowych na wyprzedzające finansowanie w ramach Pomocy Technicznej PROW 2014–2020, Województwo dokona refundacji niezwłocznie po ich otrzymaniu.

§6

Warunki refundacji kosztów

1. Warunkiem refundacji kosztów jest:

1. zrealizowanie projektu w terminie wskazanym w § 1 ust. 2;

2. poniesienie związanych z realizacją projektu kosztów kwalifikowalnych określonych w zestawieniu rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy w terminie realizacji projektu oraz ich udokumentowanie do dnia złożenia poprawnie wypełnionego sprawozdania;

3. poniesienie wkładu własnego finansowego związanego z realizacją projektu określonego w zestawieniu rzeczowo-finansowym stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy oraz jego udokumentowanie do dnia złożenia poprawnie wypełnionego sprawozdania (jeśli dotyczy);

4. złożenie sprawozdania w terminie wskazanym w § 5 ust. 2.

2. Do sprawozdania Partner KSOW zobowiązany jest załączyć:

1. kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, wraz z dowodami ich zapłaty w całości;

2. kopie dokumentów potwierdzających odbiór przez Partnera KSOW lub wykonanie przez wykonawcę zamówienia, pracy, zlecenia, dzieła lub innego zadania objętego umową zawartą, w jakiejkolwiek formie, przez Partnera KSOW;

3. sprawozdanie zapisane na informatycznym nośniku danych w formacie umożliwiającym edycję tekstu, wypełnione danymi, które są zawarte w wersji papierowej składanego sprawozdania;

4. kopie dokumentacji postępowań w sprawie zamówień publicznych, w tym postępowań unieważnionych (jeśli dotyczy)

5. zdjęcia, wersja elektroniczna lub kopie materiałów dokumentujących przeprowadzenie działań informacyjno-promocyjnych, o których mowa w § 9;

6. zdjęcia lub kopie dokumentów/materiałów potwierdzających zrealizowanie projektu o których mowa w ust. 3;

7. swoje oświadczenie, a w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – oświadczenie każdej osoby uprawnionej do jego reprezentowania w odniesieniu do danego zamówienia, a także każdej osoby upoważnionej do zaciągania zobowiązań w jego imieniu w odniesieniu do danego zamówienia oraz każdej osoby wykonującej w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania w sprawie wyboru wykonawcy o braku powiązań kapitałowych i osobowych z wykonawcą zadania ujętego w załączniku nr 1 – w przypadku gdy nie zachodzą okoliczności wskazane w § 2 ust. 13;

8. oświadczenie, że wykonawca zadania ujętego w załączniku nr 1 do umowy nie jest wpisany na listę wskazaną w § 2 ust. 10 pkt 2.

3. Dokumentami potwierdzającymi zrealizowanie projektu są:

1. W przypadku formy realizacji projektu, takiej jak konferencja:

1. kopie list obecności z własnoręcznymi podpisami uczestników, a w przypadku formy zdalnej/on-line - wydruk listy uczestników z aplikacji, w której realizowana była ta forma, wraz z imienną listą uczestników potwierdzoną przez Partnera KSOW, a gdy nie będzie to możliwe – oświadczenie Partnera KSOW zawierające dane uczestników, obejmujące co najmniej imię i nazwisko uczestnika, nazwę jego instytucji/organizacji (jeśli dotyczy), województwo, w którym znajduje się jej siedziba albo adres zamieszkania osoby fizycznej oraz rodzaj grupy docelowej np. doradca, rolnik itp;

2. kopie list zakwaterowania z własnoręcznymi podpisami osób zakwaterowanych (jeśli dotyczy), a gdy nie będzie to możliwe – oświadczenie Partnera KSOW zawierające co najmniej dane uczestników wymienione w pkt 1;

3. zdjęcia w postaci cyfrowej dokumentujące przebieg projektu w liczbie 10 szt., w tym 3 szt. z widoczną wizualizacją PROW 2014–2020;

4. kopie lub wersja elektroniczna materiałów informacyjnych (jeśli dotyczy);

5. kopie CV, dokumentów lub oświadczenie potwierdzających posiadane kwalifikacje przez osoby biorące udział w realizacji projektu, np. wykładowców, ekspertów (jeśli dotyczy);

6. kopie lub skan certyfikatów lub dyplomów uczestników projektu potwierdzających ukończenie lub udział w projekcie lub lista osób, które otrzymały certyfikaty lub dyplomy (jeśli dotyczy);

7. wersja elektroniczna prezentacji, abstraktów lub streszczeń wykładów (jeśli dotyczy);

8. program konferencji;

9. ulotki, plakaty, zaproszenia, materiały informacyjne i promocyjne itp. w wersji elektronicznej lub papierowej (jeśli dotyczy);

10. inne dokumenty konieczne do udokumentowania realizacji projektu, tj. dokumentację z wyboru wykonawców poszczególnych dostaw/usług, umowy/zlecenia/inne dokumenty potwierdzające zobowiązanie do wykonania usługi/dostawy towaru.

2. W przypadku formy realizacji projektu, takiej jak konkurs:

1. kopia regulaminu konkursu;

2. lista zgłoszeń do konkursu;

3. kopia dokumentu, na podstawie którego wyłoniono laureatów konkursu;

4. kopia protokołu lub dokumentu potwierdzającego odbiór nagród rzeczowych / pucharów przez laureatów konkursu;

5. zdjęcia w postaci cyfrowej z widoczną wizualizacją PROW 2014–2020 nagród rzeczowych/pucharów;

6. w przypadku nagród pieniężnych - potwierdzenie dokonania przelewu na rachunek laureata konkursu lub przekazania i odbioru gotówki przez tego laureata;

7. inne dokumenty konieczne do udokumentowania realizacji operacji, tj. dokumentację z wyboru wykonawców poszczególnych dostaw/usług, umowy/zlecenia/inne dokumenty potwierdzające zobowiązanie do wykonania usługi/dostawy towaru.

4. Kopie dokumentów, o których mowa w ust. 2 i 3, dołącza się w dwóch egzemplarzach potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Partnera KSOW, jego pracownika lub inną osobę upoważnioną przez Partnera KSOW.

§7

Konkurencyjność

Partner KSOW jest zobowiązany do wyboru wykonawców zadań ujętych w załączniku nr 1 do umowy zgodnie z § 2 ust. 10-12 albo przepisami o zamówieniach publicznych w przypadku gdy wymóg ich stosowania wynika z ustawy pzp.

§8

Monitorowanie realizacji projektu

1. Województwo monitoruje realizację projektu, w szczególności osiąganie wskaźników określonych we wniosku.

2. Partner KSOW niezwłocznie informuje Województwo o wszelkich zagrożeniach oraz nieprawidłowościach przy realizacji projektu, w tym dotyczących jego realizacji niezgodnie z zestawieniem rzeczowo-finansowym.

3. W przypadku zmiany terminu lub miejsca realizacji projektu, Partner KSOW informuje Województwo o tej zmianie nie później niż 5 dni kalendarzowych przed dniem jego rozpoczęcia.

§9

Promocja i informacja

1. W terminie od dnia rozpoczęcia realizacji projektu, o którym mowa w § 1 ust. 2, do dnia refundacji kosztów, bez względu na wysokość kosztów kwalifikowalnych wskazanych w
   § 3 ust. 1, Partner KSOW jest zobowiązany do informowania i rozpowszechniania informacji o realizowanej operacji zgodnie z przepisami załącznika III do rozporządzenia 808/2014, w sposób opisany w Księdze wizualizacji znaku PROW 2014–2020 dostępnej na stronie internetowej Departamentu programów Rozwoju Obszarów Wiejskich Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego oraz na stronie Ministerstwa Rolnictwa
   i Rozwoju Wsi.

2. Partner KSOW zobowiązany jest do zamieszczenia:

1. symbolu Unii Europejskiej;

2. zdania „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”;

3. logo PROW 2014–2020;

4. logo KSOW;

5. zdania „Instytucja Zarządzająca Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi”;

6. zdania „Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Schematu II Pomocy Technicznej „Krajowa Sieć Obszarów Wiejskich” Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020”

Obowiązek uznaje się za wypełniony, gdy Partner KSOW zamieści je na plakacie, tablicy, banerze, roll-upie lub w innej formie o minimalnym rozmiarze A3, na dokumentach i materiałach upublicznianych i przeznaczonych dla uczestników projektu, w miejscu i czasie jego trwania oraz na swojej stronie internetowej do użytku profesjonalnego, jeżeli taka strona istnieje.

3. Partner KSOW zobowiązany jest do zamieszczenia:

1. na materiałach promocyjnych – elementów wymienionych w ust. 2 pkt 1-4;

2. na materiałach informacyjnych – elementów wymienionych w ust. 2 pkt 1-6 wraz z odesłaniem do podmiotu odpowiedzialnego za treść informacji w przypadku:

1. druku materiałów/publikacji – na pierwszej stronie okładki publikacji,

2. emisji materiałów w mediach – w formie tablicy lub kadru zamieszczonego na początku, w trakcie trwania lub na końcu materiału, z czasem emisji umożliwiającym zapoznanie się z tymi elementami i informacją, jednak nie krótszym niż 3 sekundy;

3. napisów (transkrypcji) w języku polskim w formacie „srt”, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dostępności cyfrowej treści stron internetowych WCAG 2.1 – w przypadku zamieszczenia filmu lub spotu na stronie internetowej.

4. Elementy wymienione w ust. 2 oraz odesłanie, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, Partner KSOW zobowiązany jest zamieścić na danym materiale w sposób trwały w widocznym miejscu.

5. Wśród elementów wymienionych w ust. 2 nie może być umieszczane logo wykonawcy, który wykonuje zadania ujęte w załączniku nr 1 do umowy, ale nie jest Partnerem KSOW. Dopuszczalne jest zamieszczenie logo Partnera KSOW, herbu lub logo województwa, gminy lub godła państwowego pomiędzy znakiem Unii Europejskiej i logo PROW 2014–2020, z tym że w przypadku zamieszczenia herbu lub logo województwa, gminy lub godła państwowego należy obok symbolu Unii Europejskiej zamieścić wskazanie na udział Unii Europejskiej przez tekst: „Unia Europejska”. Niedopuszczalne jest wyodrębnienie jakiegokolwiek z zastosowanych logo poza ciąg znaków.

6. Partner KSOW przekazuje osobie w Województwie informacje o realizowanym projekcie, w celu zamieszczenia ich na stronie internetowej Województwa, a także zamieszcza te informacje na swojej stronie internetowej do użytku profesjonalnego, jeżeli taka strona istnieje.

7. Informacje o realizowanym projekcie zamieszczane na stronie internetowej Partnera KSOW zawierają krótki opis projektu, w tym jego tytuł, cel i przewidywane efekty, zgodnie z informacjami podanymi we wniosku, oraz elementy wskazane w ust. 2. Na ten opis i te elementy przeznacza się co najmniej 25 % tej strony internetowej.

8. Partner KSOW zobowiązany jest do informowania uczestników realizowanego projektu o wsparciu ze środków KSOW, o możliwości zarejestrowania się jako Partner KSOW oraz o portalu internetowym „xxxx.xx”.

9. W zakresie nieuregulowanym w ust. 1–8 stosuje się Księgę wizualizacji znaku PROW 2014–2020.

§10

Kontrola operacji oraz przechowywanie dokumentów

1. Partner KSOW zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie realizowanej Umowy, prowadzonym przez Województwo, Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Komisję Europejską, organy Krajowej Administracji Skarbowej oraz inne podmioty uprawnione do takich czynności, a także, na żądanie tych podmiotów, udzielić wyjaśnień oraz udostępnić wszelką dokumentację związaną z projektem oraz realizowaną Umową. Jeżeli jest to konieczne do potwierdzenia kwalifikowalności kosztów ponoszonych w ramach realizacji projektu, Partner KSOW jest zobowiązany udostępnić również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z jego realizacją.

2. Kontrola oraz audyt mogą być przeprowadzone, a żądania udzielenia wyjaśnień oraz udostępnienia dokumentacji mogą być kierowane przez podmioty uprawnione, o których mowa w ust. 1, w trakcie realizacji projektu oraz po jego zakończeniu do dnia, w którym upłynie 5 lat od dnia wypłaty Województwu przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa środków z tytułu zrealizowania projektu.

3. Województwo zawiadamia Partnera KSOW o dniu wypłaty, o którym mowa w ust. 2, w terminie 14 dni od dnia otrzymania z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa środków z tytułu zrealizowania projektu.

4. Partner KSOW podczas kontroli oraz audytów zobowiązany jest zapewnić obecność osób posiadających szczegółową wiedzę dotyczącą realizowanego projektu, niezbędną do udzielania wyjaśnień na temat zagadnień związanych z realizacją projektu.

5. Jeżeli projekt został poddany kontroli przez inny niż Województwo podmiot uprawniony do jej przeprowadzenia, o którym mowa w ust. 1, Partner KSOW niezwłocznie informuje o tym Województwo. Partner KSOW przekazuje Województwu, w wersji papierowej lub elektronicznej, kopię protokołu z kontroli lub innych równoważnych dokumentów otrzymanych po przeprowadzonej kontroli w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania.

6. Partner KSOW zobowiązuje się do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 66 ust. 1 lit. c pkt i rozporządzenia 1305/2013, dla transakcji związanych z projektem obejmujących koszty kwalifikowalne albo, w przypadku gdy na podstawie odrębnych przepisów Partner KSOW nie jest obowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia zestawienia faktur lub równoważnych dokumentów księgowych, tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych kosztów kwalifikowalnych związanych z projektem.

7. Partner KSOW jest zobowiązany do przechowywania oryginałów dokumentacji związanej z realizowanym projektem, opisanej w sposób umożliwiający przyporządkowanie jej realizowanemu projektowi oraz określonym pozycjom w zestawieniu rzeczowo-finansowym, w terminie 5 lat od dnia wypłaty, o którym mowa w ust. 2.

§11

Zwrot i odzyskiwanie zrefundowanych środków

1. Na żądanie Województwa Partner KSOW zobowiązany jest do zwrotu wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej w całości lub w części nienależnie lub w nadmiernej wysokości kwoty zrefundowanych kosztów, w przypadku stwierdzenia niezgodności realizacji projektu z warunkami realizacji projektu określonymi w § 2, w szczególności w następujących przypadkach:

   1. stwierdzenia tej niezgodności przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa na etapie ubiegania się o refundację kosztów, o którym mowa w § 23 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 20 września 2016 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy technicznej w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020, przez Województwo;

   2. nieosiągnięcia celu projektu;

   3. uniemożliwienia przeprowadzenia kontroli lub audytu związanych z refundacją kosztów;

   4. nieudzielenia wyjaśnień lub nieudostępnienia dokumentów na żądanie uprawnionych podmiotów, o których mowa w § 10 ust. 1, związanych z refundacją kosztów;

   5. niezastosowania się do obowiązków wynikających z § 9;

   6. stwierdzenia nieprawidłowości przy realizacji projektu w wyniku przeprowadzonej kontroli lub audytu lub otrzymanych wyjaśnień lub dokumentów, o których mowa w §10 ust. 1;

   7. nieprzechowywania oryginałów dokumentacji zgodnie z §10 ust. 7;

   8. złożenia podrobionych, przerobionych, nierzetelnych lub stwierdzających nieprawdę dokumentów lub oświadczeń mających wpływ na refundację kosztów;

   9. innych władczych rozstrzygnięć uprawnionych organów lub orzeczeń sądowych stwierdzających popełnienie przez Partnera KSOW, w związku z ubieganiem się o refundację kosztów, czynów zabronionych przepisami odrębnymi.

2. Partner KSOW zobowiązuje się do sfinansowania udokumentowanych kosztów działań windykacyjnych podejmowanych wobec niego.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Partner KSOW zwraca Województwu na rachunek wskazany w piśmie pobraną nienależnie lub w nadmiernej wysokości, lub wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem kwotę zrefundowanych kosztów, powiększoną o odsetki obliczone zgodnie z ust. 4.

4. Odsetki naliczane są w wysokości jak dla zaległości podatkowych, za okres jaki upłynie między terminem zwrotu środków wyznaczonym przez Województwo w piśmie zawiadamiającym o konieczności zwrotu, a dniem zwrotu całości zadłużenia. Za dzień zwrotu całości zadłużenia uznaje się dzień ostatniego obciążenia rachunku bankowego Partnera KSOW na rzecz Województwa z tytułu pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości, lub wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem kwoty zrefundowanych kosztów.

§12

Tryb i zakres zmian Umowy

1. Wszelkie zmiany w Umowie oraz załącznikach do Umowy mogą być zgłoszone najpóźniej wraz ze złożeniem sprawozdania, z wyjątkiem zmiany terminu wskazanego w § 1 ust. 2, która może być zgłoszona najpóźniej w dniu, w którym ten termin upływa.

2. Zmiana siedziby/miejsca zamieszkania, adresu, numeru NIP/PESEL, numeru REGON, sposobu reprezentacji, statusu prawno-organizacyjnego Partnera KSOW jest zgłaszana Województwu na piśmie.

3. Zmiany polegające na przesunięciu kwot w załączniku nr 1 do Umowy pomiędzy pozycjami kosztów oraz w ramach jednej pozycji kosztu, jak również na zmianie jednostki miary lub ilości, która pozostaje bez wpływu na zmianę nazwy i rodzaju kosztu w tym załączniku, są zgłaszane na piśmie i wymagają akceptacji Województwa.

4. W przypadku innych zmian niż wskazane w ust. 2 i 3 wymagane jest, pod rygorem nieważności, zawarcie pisemnego aneksu.

5. Z wnioskiem o aneks może wystąpić zarówno Partner KSOW, jak i Województwo. Wniosek o aneks należy uzasadnić.

6. Nie jest dopuszczalna zmiana Umowy, w rezultacie której:

1. nie zostałby osiągnięty cel projektu określony we wniosku;

2. projekt przestałby spełniać kryteria wyboru, za spełnienie których otrzymał punkty;

3. nie zostałaby dokonana refundacja kosztów.

§13

Rozwiązanie Umowy

1. Województwo może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:

1. nieosiągnięcia celu projektu wskazanego we wniosku do dnia złożenia sprawozdania;

2. niezakończenia projektu w terminie wskazanym w § 1 ust. 2

3. odstąpienia przez Partnera KSOW od realizacji projektu;

4. negatywnej oceny takiej liczby postępowań w ramach realizacji projektu, że zagrożone będzie osiągnięcie projektu;

5. niezłożenia przez Partnera KSOW sprawozdania w terminie wyznaczonym na podstawie § 5 ust. 2;

6. niezłożenia przez Partnera KSOW poprawionego sprawozdania, lub brakujących lub poprawionych dokumentów do tego sprawozdania w terminie wskazanym w wezwaniu o którym mowa w § 5 ust. 4;

7. niewypełnienia przez Partnera KSOW jednego ze zobowiązań, o których mowa w Umowie, jeżeli niewypełnienie tego zobowiązania spowoduje uniemożliwienie przeprowadzenia audytu lub kontroli, o których mowa w § 10 ust. 1-5;

8. niespełnienia kryterium, za które projekt otrzymał punkty, dzięki którym został wybrany, z zastrzeżeniem, o którym mowa w § 5 ust. 11;

9. prawomocnego orzeczenia sądu wobec Partnera KSOW o zakazie dostępu do środków publicznych, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 4 ustawy o finansach publicznych, po terminie zawarcia Umowy.

2. Jeżeli w wyniku stwierdzenia zaistnienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych w ust. 1 Województwo postanowi rozwiązać Umowę, rozwiązanie Umowy następuje po doręczeniu Partnerowi KSOW oświadczenia o rozwiązaniu Umowy wraz z uzasadnieniem, ze skutkiem od dnia wskazanego w tym oświadczeniu.

3. Partner KSOW może zrezygnować z realizacji Umowy do dnia złożenia sprawozdania, informując o tym Województwo zgodnie z § 15 ust. 8–10.

4. Umowa może ulec rozwiązaniu na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczności, za które Xxxxxx nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonanie Umowy.

§14

Postanowienia w zakresie majątkowych praw autorskich

Partner KSOW oświadcza i zapewnia, że zgodnie z przepisami prawa posiada prawo do dysponowania autorskimi prawami majątkowymi oraz prawami zależnymi w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, do wszystkich tekstów, koncepcji i innych utworów słowno-graficznych opisujących lub dokumentujących niniejszy projekt oraz do dołączonych do niego zdjęć – w pełnym zakresie uprawniającym x.xx. do udzielenia licencji na rzecz Województwa na korzystanie w całości lub w części z treści projektu, a także, że posiada zgodę na wykorzystanie wizerunku wszystkich osób fizycznych widniejących na zdjęciach objętych projektem.

§15

Postanowienia w zakresie korespondencji

1. Strony przewidują w szczególności następujące formy komunikacji w ramach wykonywania Umowy:

1. poczta elektroniczna;

2. kontakt telefoniczny;

3. elektroniczna skrzynka podawcza w ePUAP;

4. przesyłka pocztowa.

2. Oświadczenia, wnioski, wyjaśnienia, uzupełnienia braków w dokumentacji, zawiadomienia będą uznawane za doręczone:

1. w przypadku przesyłki pocztowej – z momentem potwierdzenia ich odebrania albo upływu ostatniego dnia 14-dniowego okresu, w którym możliwe było podjęcie przez adresata awizowanej korespondencji w placówce pocztowej;

2. w przypadku elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP – z momentem otrzymania przez nadawcę urzędowego potwierdzenia doręczenia;

3. w przypadku poczty elektronicznej – z momentem otrzymania przez nadawcę potwierdzenia dostarczenia wiadomości;

4. w przypadku kontaktu telefonicznego – z momentem gdy nie ma wątpliwości, że dotarły do adresata we właściwej treści i w odpowiednim terminie.

2. W przypadku gdy Partner KSOW nie poinformował o zmianie danych do korespondencji lub korespondencja przesłana zostanie zwrócona z adnotacją operatora pocztowego lub poczty elektronicznej o braku możliwości doręczenia przesyłki, korespondencja będzie traktowana jako doręczona prawidłowo.

3. Jeżeli Partner KSOW odmawia przyjęcia korespondencji, uznaje się, że została ona doręczona w dniu złożenia oświadczenia o odmowie jego przyjęcia przez Partnera KSOW.

4. Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło; upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu.

5. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy kolejny dzień powszedni, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

6. Korespondencja związana z realizacją Umowy powinna być opatrzona numerem Umowy.

7. Adresy do doręczeń korespondencji są następujące:

1. dla Partnera KSOW:

(należy wskazać adres pocztowy wraz ze wskazaniem adresu e-mailowego oraz, jeżeli taki istnieje, adresu elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP);

2. dla Województwa:

(należy wskazać adres pocztowy wraz ze wskazaniem adresu e-mailowego oraz adresu elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP).

2. W dniu zawarcia Umowy Strony wyznaczą osoby do bieżących kontaktów i przekażą wzajemnie informacje o nich.

3. W przypadku zmiany danych lub osób, o których mowa w ust. 8 i 9, Strona, której zmiana dotyczy, jest zobowiązana do powiadomienia drugiej Strony o tym fakcie niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany danych. Do czasu powiadomienia:

1. korespondencję wysłaną na dotychczasowy adres uważa się za skutecznie doręczoną;

2. informacje przekazane osobie dotychczas uprawnionej do bieżących kontaktów uważa się za skutecznie przekazane.

§16

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy.

2. Prawa i obowiązki wynikające z Umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie.

3. Wszelkie spory pomiędzy Stronami Umowy mogące wyniknąć w przyszłości, w związku z wykonywaniem Umowy, będą uprzednio negocjowane celem polubownego rozwiązania, a w przypadku niedojścia do porozumienia Strony poddadzą spór do rozstrzygnięcia przez sąd powszechny właściwy według siedziby Województwa.

4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje Partner KSOW, a drugi Województwo.

5. Integralną część Umowy stanowią załączniki:

1. Zał. nr 1 -zestawienie rzeczowo-finansowe;

2. Zał. nr 2 - oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT (jeśli dotyczy);

3. Zał. nr 3 - rodzaje niezgodności w odniesieniu do obowiązków, o których mowa w § 9;

w imieniu Partnera KSOW w imieniu Województwa

……………………..…………..… ………………..……………..…………

1 Jeżeli Partner KSOW realizuje operację samodzielnie, tego postanowienia nie zawiera się w Umowie

2 W przypadku gdy partner KSOW stwierdzi, że na rynku istnieje jeden potencjalny dostawca towarów lub usług, może zostać wezwany do uzasadnienia takiego wyboru.