Umowa nr UZP/48/BPI/2022

zawarta w Warszawie (zwana dalej „Umową”) pomiędzy:

Narodową Agencją Wymiany Akademickiej – państwową osobą prawną utworzoną na podstawie ustawy z dnia 7 lipca 2017 r. o Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1582) z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 5272820369, REGON: 368205180, zwaną dalej „Agencją”, reprezentowana przez swojego przedstawiciela prawnego w celu zawarcia niniejszej umowy

[Panią/Panem/Firmą] ……………………………….. [prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą: ] z siedzibą

……………………………………………… [wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej/ rejestru przedsiębiorców ………….. pod numerem ……………………….], posiadającą NIP: ………………., działającą osobiście, zwaną w treści niniejszej Umowy „Wykonawcą”, (wydruk informacji z właściwego rejestru stanowi Załącznik nr

…… Umowy), zwanym w treści niniejszej Umowy „Wykonawcą”, zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a każda z osobna „Stroną”

o następującej treści:

§ 1

Oświadczenia Stron

1. Wykonawca oświadcza, że posiada kwalifikacje oraz zasoby niezbędne do wykonania przedmiotu niniejszej umowy.

2. Strony zobowiązane są współdziałać w niezbędnym zakresie przy wykonywaniu Umowy.

3. Strony zobowiązują się do rzetelnej współpracy w dobrej wierze oraz z poszanowaniem praw i interesów drugiej Strony, mając na uwadze konieczność należytego i terminowego wykonania Umowy.

§ 2

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem Umowy, jest projekt graficzny oraz skład [łamanie] tekstu opracowania na temat osiągnięć programu Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, w którym zaprezentowane zostaną dane statystyczne i przykłady wybranych projektów.

2. Zadanie, o którym mowa w ust. 1 dotyczy wersji polskiej opracowania oraz przygotowane zostanie w formacie :

1) do druku tradycyjnego;

2) w wersji online przeznaczonej do zamieszczenia w Internecie.

3. Opracowanie będzie liczyło nie mniej niż 60 stron obliczeniowych. Strona obliczeniowa rozumiana jest jako 1800 znaków na stronie, w tym spacje i znaki interpunkcyjne.

§ 3

Okres obowiązywania umowy

1. Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia do 2022 roku.

2. Czynności związane z realizacją Przedmiotu Umowy zostaną wykonane zgodnie z harmonogramem

zamieszczonym w zapytaniu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr do Umowy.

3. Potwierdzeniem wypełnienia terminów, o których mowa w ust. 1 i 2 będzie korespondencja mailowa między Stronami.

4. Terminy wykonania Przedmiotu Umowy, mogą ulec zmianie jedynie w uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zgody Agencji.

§4

Sposób realizacji umowy

1. Podczas realizacji Umowy Wykonawca zobowiązuje się do:

1) wykonania Przedmiotu Umowy zgodnie z warunkami niniejszej Umowy oraz zasadami przyjętymi

w korespondencji mailowej między Agencją a Wykonawcą,

2) wykonania Przedmiotu Umowy w sposób uczciwy i rzetelny, zgodnie z posiadaną wiedzą,

3) udzielania niezwłocznie wyczerpujących wyjaśnień w zakresie realizacji Umowy na wezwanie Agencji.

2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywanie Przedmiotu Umowy określonego Umową, zgodnie z jej postanowieniami oraz zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

3. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia zaistnienia zdarzenia, poinformowania Agencji o wszelkich okolicznościach mogących mieć wpływ na wykonanie Przedmiotu Umowy.

4. Xxxxxxx zobowiązuje się do:

1) udostępnienia Wykonawcy materiałów i dokumentacji niezbędnych do realizacji Przedmiotu Umowy,

2) przekazania opracowania, o którym mowa w §2 ust. 1 w formacie Word zgodnie z harmonogramem

zamieszczonym w zapytaniu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr do Umowy,

3) udzielania Wykonawcy niezbędnych wyjaśnień w zakresie wykonywanego Przedmiotu Umowy,

4) wypłaty wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 za prawidłowo wykonany Przedmiot Umowy,

5. Zamawiający w terminie wskazanym w harmonogramie w zapytaniu ofertowym zaakceptuje dany etap dzieła albo przekaże Wykonawcy swoje uwagi i zażąda wprowadzenia określonych poprawek. Brak przekazania uwag w terminie jest równoznaczny z przyjęciem danego etapu dzieła bez żadnych zastrzeżeń.

6. W razie, gdyby poprawki, których wprowadzenia zażądał Zamawiający:

1) wynikały z nienależytego wykonania przez Wykonawcę Umowy – Wykonawca niezwłocznie wprowadzi poprawki i przedstawi Zamawiającemu ponownie dany etap dzieła do akceptacji, a procedura akceptacji etapu dzieła zostanie powtórzona;

2) nie były powodowane nienależytym wykonaniem przez Wykonawcę Umowy, w szczególności wykraczały poza uprzednie ustalenia Stron lub zmieniały koncepcję wykonania dzieła, powodowały konieczność zmiany Harmonogramu lub dodatkowe koszty po stronie Wykonawcy – Wykonawca niezwłocznie zawiadomi o tym Zamawiającego, przedstawiając mu konieczne zmiany Harmonogramu lub wynagrodzenia do zatwierdzenia, zaś Zamawiający zatwierdzi ww. zmiany niezwłocznie albo odmówi ich zatwierdzenia.

7. Odbiór Przedmiotu Umowy, o którym mowa w §2, dokonany zostanie przy użyciu protokół odbioru, którego wzór stanowi Załącznik nr do Umowy.

8. W przypadku zgłoszenia przez Agencję zastrzeżeń (wad) do Przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązany jest do ich usunięcia w wyznaczonym przez Agencję terminie. Po ich usunięciu Xxxxxxx ponownie przystąpi do odbioru Przedmiotu umowy.

9. Za nieusunięcie wad w Przedmiocie umowy w określonym przez Agencję terminie Wykonawca zapłaci na rzecz Agencji karę umowną, w wysokości 1% wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1, za każdy dzień opóźnienia licząc od terminu na usunięcie wad.

10. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w wykonaniu dzieła spowodowane z niewykonaniem przez Zamawiającego jego zobowiązań , w szczególności z powodu nie otrzymania od Zamawiającego materiałów niezbędnych do wykonania dzieła lub z powodu opóźnień w podejmowaniu przez Zamawiającego decyzji, akceptacji lub zatwierdzania materiałów. albo zawiadamianiu o konieczności wprowadzenia zmian.

11. Za niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie przedmiotu Umowy, Wykonawca, oprócz utraty prawa do całości lub części wynagrodzenia za niewykonanie lub nienależyte wykonanie całości lub części przedmiotu Umowy, zapłaci Agencji karę umowną w wysokości 5% należnego wynagrodzenia opisanego w §6 ust. 1.

12. Za odstąpienie od Umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn zależnych od Wykonawcy, Wykonawca zapłaci na rzecz Agencji karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1.

13. W przypadku wystąpienia kar umownych Agencja będzie miał prawo do potrącenia naliczonej kwoty

z kwoty wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.

14. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego zastrzeżone na jego rzecz kary umowne łącznie z utraconymi korzyściami.

15. Łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 25 % kwoty określonej w §6 w ust. 1.

1. Wykonawca oświadcza, że:

§ 5

Prawa autorskie

1) wszelkie utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 1062 z późn. zm.), powstałe w trakcie lub w związku z wykonywaniem Umowy (dalej: „Utwory”) będą wytworem jej twórczości, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, a w szczególności praw autorskich oraz dóbr osobistych osób trzecich;

2) nie dokona rozporządzeń prawami, w tym autorskimi prawami majątkowymi do Utworów powstałych w ramach lub w związku z realizacją Umowy w zakresie, jaki uniemożliwiłby korzystanie z nich przez Agencję jak i dysponowanie nimi.

2. Z dniem wykonania Utworów, Wykonawca przenosi na Agencję całość autorskich praw majątkowych do Utworów bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 6 ust. 1, na następujących polach eksploatacji:

1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania - wytwarzanie egzemplarzy Utworów jakąkolwiek techniką w tym drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego, optycznego, techniką analogową lub cyfrową; w dowolnym systemie lub formacie; na wszelkich nośnikach, w tym nośnikach audio lub video, nośnikach papierowych lub podobnych, światłoczułych, magnetycznych, optycznych, dyskach, kościach pamięci, nośnikach komputerowych lub innych nośnikach zapisów i pamięci;

2) w zakresie obrotu oryginałem lub wytworzonymi egzemplarzami Utworów - wprowadzenie do obrotu, najem, użyczenie;

3) w zakresie rozpowszechniania oryginału lub wytworzonego egzemplarza w inny sposób, niż określony w pkt 1, w szczególności poprzez:

a) wszelkie nadawanie i reemitowanie, w tym za pomocą wizji lub fonii przewodowej lub bezprzewodowej, przez stacje naziemne, za pośrednictwem satelity, w sieciach kablowych, telekomunikacyjnych lub multimedialnych lub innych systemach przekazów, w sposób niekodowany lub kodowany, w obiegu otwartym lub zamkniętym; w jakiejkolwiek technice (w tym analogowej lub cyfrowej), systemie lub formacie, z lub bez możliwości zapisu, w tym w serwisach tekstowych, multimedialnych, internetowych, telefonicznych lub telekomunikacyjnych;

b) wszelkie publiczne udostępnianie wytworzonych Utworów (w tym w ramach utworu audiowizualnego) w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym poprzez stacje naziemne, za pośrednictwem satelity, sieci kablowe, telekomunikacyjne lub multimedialne, bazy danych, serwery lub inne urządzenia i systemy, w tym także osób trzecich, w obiegu otwartym lub zamkniętym, w jakiejkolwiek technice, systemie lub formacie, z lub bez możliwości zapisu, w tym też w serwisach wymienionych w lit. a);

c) wszelkie publiczne odtwarzanie, wyświetlanie, wykonanie w tym w szczególności na

konferencjach, prezentacjach, szkoleniach, spotkaniach,

4) dokonywanie opracowań lub zmian,

5) wykorzystywanie w innych utworach,

6) tłumaczenie na języki obce,

7) rozpowszechnianie Utworu online i udostępnienie w Internecie dla wszystkich bez ograniczeń,

8) używanie w publicznych prezentacjach,

a także zezwala Agencji na wykonywanie zależnego prawa autorskiego oraz udostępniania osobom trzecim celem wykonywania na rzecz Agencji działań/czynności, o których mowa w pkt 1-8.

3. W przypadku, w którym po zawarciu Umowy, po stronie Agencji pojawi się potrzeba korzystania z Utworów w sposób nieprzewidziany Umową, Wykonawca, w ramach otrzymanego wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 zobowiązuje się do przeniesienia autorskich praw majątkowych w ramach pól eksploatacji odpowiadających potrzebom Agencji. Rozszerzenie pól eksploatacji wymaga zmiany Umowy w formie pisemnej.

4. Z dniem, o którym mowa w ust. 2, w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w §6 ust. 1 Wykonawca przenosi na Agencję wyłączne prawo zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich do wszelkich opracowań Utworów, tj. prawo zezwalania na rozporządzanie i korzystanie z takich opracowań na polach eksploatacji wskazanych w ust. 2 powyżej oraz zezwala na wprowadzanie zmian do Utworów, bez konieczności ich uzgadniania z osobami, którym mogłyby przysługiwać autorskie prawa osobiste.

5. Wykonawca oświadcza, że Przedmiot Umowy nie będzie naruszać praw osobistych ani majątkowych żadnego podmiotu, ani że żadnemu innemu podmiotowi w chwili obecnej nie przysługują jakiekolwiek majątkowe prawa do Przedmiotu Umowy, w szczególności na podstawie wcześniejszych umów licencyjnych lub o przeniesienie autorskich praw majątkowych.

6. Wykonawca odpowiada za naruszenie dóbr osobistych lub praw autorskich i pokrewnych osób trzecich, spowodowane w trakcie lub w wyniku realizacji Umowy lub dysponowania przez Agencję Utworami, a w przypadku skierowania z tego tytułu jakichkolwiek roszczeń przeciwko Agencji, Wykonawca zobowiązuje się do całkowitego zaspokojenia roszczeń osób trzecich oraz do zwolnienia Agencji z obowiązku świadczenia z tego tytułu, a także zwrotu Agencji wynagrodzenia i poniesionych z tego tytułu kosztów i utraconych korzyści.

7. W przypadku wystąpienia przeciwko Wykonawcy przez osobę trzecią z roszczeniami wynikającymi z naruszenia jej praw do utworów przekazanych Wykonawcy przez Agencję do wykonania przedmiotu umowy, Xxxxxxx zobowiązana będzie do zaspokojenia takich roszczeń oraz zwolnienia Wykonawcy

z obowiązku świadczeń z tego tytułu, a także zapłaty Wykonawcy wynagrodzenia i poniesionych z tego

tytułu kosztów.

8. Wykonawca zobowiązuje się i gwarantuje, że osoby uprawnione z tytułu autorskich praw osobistych do Utworów objętych postanowieniami Umowy nie będą wykonywać tych praw w stosunku do Agencji lub osób trzecich działających na zlecenie Agencji.

9. Wykonawca pozostawia przy sobie prawo do publicznego wystawiania, wykonania, prezentacji lub odtworzenia w zakresie prezentacji własnego dorobku twórczego, x.xx. w portfolio Wykonawcy i w ofertach kierowanych do potencjalnych klientów, a także w celach marketingowych, promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych, edukacyjnych, archiwizacyjnych i dokumentacyjnych, bez ograniczeń terytorialnych, czasowych ani ilościowych. Wykonawca będzie mógł rozpocząć korzystanie z Utworu w sposób wskazany powyżej w dniu, w którym Zamawiający po raz pierwszy udostępni Utwór publicznie, chyba że powyższe nie nastąpi w przeciągu 12 miesięcy od dnia wykonania dzieła.

10. Zamawiający oświadcza, że wszelkie materiały przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w celu stworzenia Utworu, w tym logotypy, znaki towarowe słowne i graficzne, nazwy własne, wizerunki, teksty itd. są wolne od wszelkich wad prawnych, a Zamawiający dysponuje wszelkimi prawami, zezwoleniami i zgodami, potrzebnymi do ich wykorzystania w Utworze przez Wykonawcę. Zamawiający udziela Wykonawcy niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na wykorzystanie wszystkich ww. materiałów w celu włączenia ich do Utworu.

11. Zamawiający wyraża zgodę na umieszczenie w stopce redakcyjnej zapisu „Projekt graficzny i skład: ”.

§ 6

Wynagrodzenie

1. Za prawidłową realizację przedmiotu Umowy Wykonawcy przysługuje łączne wynagrodzenie w wysokości do ………… zł (słownie: …………) brutto. Cena jednostkowa za projekt i skład graficzny jednej strony obliczeniowej to ………………………. zł (słownie: …………………………….) brutto, zgodnie z ofertą Wykonawcy stanowiącą Załącznik nr …… do Umowy.

2. Ostateczne wynagrodzenie stanowiło będzie iloczyn liczby stron obliczeniowych przekazanych do zaprojektowania i składu graficznego oraz ceny jednostkowej za stronę obliczeniową z zastrzeżeniem §2 ust. 3. Wynagrodzenie należne Wykonawcy z tytułu realizacji Przedmiotu Umowy stanowi całkowite wynagrodzenie należne, w tym także za przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz przeniesienia prawa zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich, o których mowa w §5 Umowy.

3. Wynagrodzenie określone w ust. 1 będzie płatne w terminie 21 dni od daty wystawienia rachunku lub

faktury na rachunek bankowy o numerze wyszczególnionym na dokumencie księgowym.

4. Rachunek lub faktura, o których mowa w ust. 3 mogą być wystawione przez Wykonawcę po zatwierdzeniu

przez Agencję protokołu odbioru Przedmiotu Umowy, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Umowy.

5. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku Agencji.

6. Faktury VAT będą wystawiane na:

Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej ul. Polna 40, 00-365 Warszawa

XXX 0000000000, REGON 368205180

7. Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania o wszelkich zmianach danych, które mogą wpływać na wystawianie i obieg faktur oraz ich księgowanie i rozliczanie dla celów podatkowych, takich jak nazwa firmy, adres, numer konta, numer NIP itp.

8. Wynagrodzenie Wykonawcy finansowe jest w ramach projektu NAWA pn. „Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy - Welcome to Poland” nr projektu POWR.03.03.00-00-PN14/18, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w

ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, III Oś priorytetowa „Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju” Działanie 3.3. pt. „Umiędzynarodowienie polskiego szkolnictwa wyższego”.

§ 7

Informacje poufne

1. Wszelkie informacje oraz materiały przekazane Wykonawcy w związku z wykonywaniem Przedmiotu umowy, w tym dane osobowe, jak również materiały i informacje wytworzone w wyniku ich wykonania są poufne i nie mogą być bez uprzedniej, pisemnej zgody Agencji udostępnione jakiejkolwiek osobie trzeciej, ani ujawnione w inny sposób.

2. Zachowanie poufności nie będzie dotyczyło informacji:

1) które są częścią domeny publicznej w momencie ujawnienia lub wchodzą do domeny publicznej po ujawnieniu bez naruszenia warunków Umowy przez Wykonawcę,

2) które były dostępne dla Wykonawcy przed ich udostępnieniem przez Agencję, pod warunkiem, że nie istnieje żadna przeszkoda prawna do udostępnienia tych informacji,

3) które zostały uzyskane przez Wykonawcę po ich udostępnieniu przez Agencję, ze źródła innego niż Agencja, pod warunkiem, że nie istnieje żadna przeszkoda prawna do udostępnienia tych informacji,

4) w stosunku do których przepisy prawa powszechnie obowiązującego wymagają ich ujawnienia.

3. Wszelkie informacje otrzymane od Agencji w związku z realizacją Umowy wykorzystywane będą przez Wykonawcę wyłącznie w celu jej realizacji.

4. Po wykonaniu Przedmiotu umowy Wykonawca jest zobowiązana do usunięcia otrzymanych treści.

5. Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Agencji w wyniku naruszenia przez Wykonawcę zasad poufności, o których mowa w niniejszym paragrafie.

§ 8

Wypowiedzenie umowy

1. Agencja może wypowiedzieć Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia z ważnych powodów,

w szczególności w przypadku, gdy:

1) Wykonawca odmówił wykonania realizacji czynności wchodzących skład Przedmiotu umowy bez uzasadnionych przyczyn,

2) Wykonawca naruszył obowiązki określone w §4 ust. 1-3 oraz §5 Umowy.

2. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy powinno nastąpić w formie pisemnej lub dokumentowej pod rygorem nieważności.

3. Skorzystanie przez Agencję z uprawnienia do wypowiedzenia Umowy, w szczególności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, nie rodzi po stronie Wykonawcy jakichkolwiek roszczeń odszkodowawczych wobec Agencji.

§ 9

Dane osobowe

1. Informacja na temat przetwarzania danych osobowych Wykonawcy, o której mowa w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm. „RODO”), znajduje się w Załączniku nr …… oraz ……. do Umowy. Wykonawca zobowiązuje się do

przekazywania w imieniu Xxxxxxxxxxxxx informacji, o której mowa w art. 14 RODO wszystkim osobom, których dane udostępni Zamawiającemu, w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy, według wzoru, który znajduje się w Załączniku nr do Umowy.

2. Jeśli w trakcie realizacji Umowy będzie konieczne powierzenie przez Zamawiającego przetwarzania danych osobowych Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia z Zamawiającym umowy powierzenia Wykonawcy przetwarzania danych osobowych, której wzór stanowi Załącznik nr do Umowy.

§ 10

Siła wyższa

1. Przyjmuje się, że Siła Wyższa stanowi zdarzenie zewnętrzne, cechujące się: niemożliwością jego przewidzenia (należy ją rozumieć w ten sposób, że przy obiektywnej ocenie zdarzeń ustalono najwyżej bardzo niski stopień prawdopodobieństwa jego pojawienia się) oraz niemożliwością zapobieżenia jego skutkom. Siła Wyższa musi być zdarzeniem o nadzwyczajnych rozmiarach lub zasięgu, lub nawet zdarzeniem przemożnym, tj. w momencie, w którym występuje, wymykającym się spod ludzkiej kontroli.

2. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań

wynikających z Umowy, jeżeli zostało ono spowodowane działaniem Siły Wyższej.

3. W przypadku zaistnienia Siły Wyższej, Strona, której to zdarzenie dotyczy, bezzwłocznie poinformuje drugą Stronę na piśmie o zaistnieniu takiego zdarzenia oraz o jego wpływie na realizację zobowiązań wynikających z Umowy. Jeżeli Strony nie postanowią inaczej, Strony będą kontynuowały wykonywanie Umowy w zakresie, w jakim jest to możliwe pomimo występowania Siły Wyższej.

4. Wystąpienie zdarzenia o charakterze Siły Wyższej nie uwalnia od skutków niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, które powinny być wykonane przed wystąpieniem lub po ustąpieniu takiego zdarzenia czy okoliczności. Strona dotknięta zdarzeniem o charakterze Siły Wyższej, zobowiązana jest do niezwłocznego podjęcia działań zmierzających do usunięcia skutków zdarzenia, w zakresie umożliwiającym jej prawidłowe wykonywanie obowiązków wynikających z Umowy.

§ 11

Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują przepisy prawa

powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.

2. Strony postanawiają, że wszelka korespondencja związana z realizacją Umowy, w tym zmiany i modyfikacje Harmonogramu, będą prowadzone za pośrednictwem poczty e-mail na adresy wskazane w pkt 1 i 2. Do kontaktów pomiędzy Stronami, w tym podpisania protokołu odbioru oraz do podejmowania bieżących uzgodnień związanych z realizacją Umowy upoważnione są następujące osoby:

1) ze strony Agencji: Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, tel.: 00 000 00 00, e-mail: xxxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx;

2) Wykonawca: Pan/i ………………………………………….. tel.: ………...., e-mail: ...................@........................

3. Zmiana osób i danych, o których mowa w ust. 2, będzie odbywać się poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony lub za pośrednictwem e-maila i nie stanowi zmiany Umowy.

4. Wszystkie zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności,

z zastrzeżeniem ust. 3. Zmiana bądź modyfikacja Harmonogramu nie stanowi zmiany Umowy.

5. Prawa i obowiązki oraz wierzytelności Wykonawcy wynikające z Umowy nie mogą być przenoszone na rzecz osób trzecich bez zgody Agencji.

6. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

1) Załącznik nr ….. – Kopia pełnomocnictwa [jeśli dotyczy].

2) Załącznik nr ….. – Wydruk z właściwego rejestru.

3) Załącznik nr ….. – oferta Wykonawcy.

4) Załącznik nr ….. – zapytanie ofertowe.

5) Załącznik nr ……. - Wzór protokołu odbioru.

6) Załącznik nr …… - Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych, których właścicielem jest minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego, pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 - dla wykonawcy usługi.

7) Załącznik nr ……… - Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych, których administratorem jest Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej – dla osób, których dane wykonawca usługi przekaże NAWA.

8) Załącznik nr .. - Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych, których

administratorem jest Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej - dla wykonawcy usługi.

9) Załącznik nr … - Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

7. Spory związane z realizacją Umowy, nierozstrzygnięte polubownie, rozstrzygane będą przez Sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Agencji.

8. Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Załącznik nr 1 – Kopia pełnomocnictwa nr 15/2020 z dnia 2 listopada 2020 r. do zaciągania zobowiązań w imieniu Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej

Załącznik nr 2 - Wydruk ….

Załącznik nr 5 – Wzór protokołu odbioru

PROTOKÓŁ ODBIORU z dnia . ....................................

do umowy zawartej dnia w Warszawie

dotyczący odbioru następującego przedmiotu umowy określonego w §1 ww. umowy, tj.:

……………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………..

Przedmiot umowy (został/nie został)* został wykonany

☐ w terminie i bez zastrzeżeń

☐ z wyjątkiem następujących uwag i zastrzeżeń: …………………………………………………

OSOBA WYZNACZONA DO ODBIORU ZE STRONY AGENCJI

.....................................................................

OSOBA WYZNACZONA DO ODBIORU ZE STRONY WYKONAWCY: **

…………………...................................................

* właściwe wpisać słownie, należy zaznaczyć właściwą opcję „w terminie i bez zastrzeżeń” lub „z wyjątkiem następujących uwag i zastrzeżeń: ”

** podpis wymagany jedynie w przypadku, gdy usługa wymaga usunięcia wad i odbioru w kolejnym terminie

Załącznik nr 6 - Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych, których właścicielem jest minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego, pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 - dla wykonawcy usługi.

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA WYKONAWCY USŁUGI

realizowanej w ramach projektu pt. „Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji

w przyjmowaniu osób z zagranicy - Welcome to Poland”, nr projektu: POWR.03.03.00-00-PN14/18

Zgodnie z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej z siedzibą przy ul. Polnej 40 w Warszawie (kod 00-635) informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego, pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx. Z Administratorem danych można się skontaktować poprzez adres e-mailowy: xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx lub pisemnie przekazując korespondencję na adres siedziby Administratora.

2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pana skontaktować poprzez e-mail: xxx@xxxx.xxx.xx lub pisemnie przekazując korespondencję na adres siedziby Administratora. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Administrator powierzył przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, na podstawie zawartej umowy o dofinansowanie projektu, Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej. Może się Pani/Pan również skontaktować z inspektorem ochrony danych Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej poprzez e-mail xxx@xxxx.xxx.xx.

3. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO: rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17.12.2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz.U.UE.L.2013.347.320, z późn. zm.); rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 (Dz.U.UE.L.2013.347.470) oraz załącznika I i II do tego rozporządzenia; rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014

r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do Rozporządzenia Parlamentu europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi (Dz. Urz. UE L 286 z 30.09.2014); ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014- 2020.

4. Pani/Pana dane osobowe będę przetwarzane wyłącznie w celu realizacji projektu, w szczególności potwierdzenia kwalifikowalności wydatków, udzielenia wsparcia, monitoringu, ewaluacji, kontroli, audytu i sprawozdawczości oraz działań informacyjnopromocyjnych w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

5. Podanie danych jest wymogiem niezbędnym do realizacji ww. celu, o którym mowa w pkt. 4. Konsekwencje niepodania danych osobowych wynikają z przepisów prawa, w tym uniemożliwiają udział w projekcie realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

6. Pani/Pana dane osobowe zostały powierzone Instytucji Pośredniczącej – Narodowemu Centrum Badań i Rozwoju z siedzibą przy ul. Nowogrodzkiej 47a w Warszawie (kod 00-695), beneficjentowi realizującemu projekt

– Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej z siedzibą przy ul. Polnej 40 w Warszawie (kod 00-635) oraz podmiotom, które na zlecenie beneficjenta uczestniczą w realizacji projektu. Pani/ Pana dane osobowe mogą zostać również powierzone specjalistycznym firmom, realizującym na zlecenie Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej oraz beneficjenta ewaluacje, kontrole i audyt w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

7. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione organom upoważnionym zgodnie z obowiązującym

prawem.

8. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, o którym mowa w pkt. 4, do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa.

9. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Pana następujące uprawnienia: prawo dostępu do swoich danych osobowych, prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.

10. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych, przysługuje Pani/Pana również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Pani/Pana dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji i nie będą profilowane.

12. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

Załącznik nr 7 - Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych, których administratorem jest Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej – dla osób, których dane wykonawca usługi przekaże NAWA.

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA WYKONAWCY USŁUGI

Zgodnie z art. 14 ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych, administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej („NAWA” lub „Administrator”), adres xx. Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx. Kontakt z Administratorem: xxxxx@xxxx.xxx.xx, x00 00 000 00 00. Administrator jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo przekazanych danych osobowych oraz przetwarzanie ich zgodnie z przepisami prawa. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt z Inspektorem ochrony danych w NAWA: xxx@xxxx.xxx.xx.

Pani/Pana dane zostały pozyskane na mocy w związku z zawarciem w trybie zamówienia publicznego umowy z podmiotem, który Pani/Pan reprezentują. Administrator będzie je przetwarzać w zakresie niezbędnym do realizacji umowy (imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe), zgodnie z poniższymi celami:

1) wykonania umowy zawartej pomiędzy NAWA a reprezentowany przez Panią/Pana podmiotem (art. 6 ust.

1 lit. c RODO);

2) realizacji obowiązków prawnych Administratora związanych z umową, np. prowadzenia dokumentacji rachunkowej, wykonywania obowiązków związanych z dostępem do informacji publicznej, czy też archiwizacji w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

3) dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z umową lub w związku z potrzebą wykazania określonych faktów, mających w tym zakresie istotne znaczenie dla Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); terminy dochodzenia roszczeń wynikających z umowy szczegółowo określa Kodeks cywilny.

Pani/Pana dane osobowe mogą być także przetwarzane na podstawie art. 15r ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, w związku z art. 9 ust. 2 lit. i RODO, w celu realizacji obowiązku informowania drugiej strony umowy w sprawie zamówienia publicznego o wpływie okoliczności związanych z COVID-19 na proces realizacji zamówienia.

Pani/Pana dane będziemy wobec powyższego wykorzystywać przez okres niezbędny do realizacji opisanych powyżej celów, w zależności od podstawy prawnej będzie to odpowiednio:

1) okres współpracy z Administratorem,

2) okres przechowywania dokumentów, określony przepisami prawa,

3) okres do momentu ewentualnego wniesienia sprzeciwu,

4) okres przedawnienia roszczeń.

Przekazanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne dla współpracy z Administratorem oraz innych ww. celów. Odmowa przekazania może się wiązać z brakiem możliwości współpracy oraz innych ww. celów. Informujemy ponadto, że dane nie będą wykorzystywane dla podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

Może Pani/Pan złożyć do nas wniosek, na zasadach określonych w RODO o: dostęp do danych osobowych (informację o przetwarzanych danych osobowych oraz kopię danych), sprostowanie danych (gdy są one nieprawidłowe), przeniesienie danych (w przypadkach określonych w RODO), usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych osobowych. Niezależnie od powyższego może Pani/Pan w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pani/Pana danych, jeśli podstawą prawną wykorzystywania danych jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ma Pani/Pan także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy prawa.

Z zachowania wszelkich gwarancji bezpieczeństwa Pani/Pana dane mogą być przekazana (oprócz podmiotom upoważnionym przez NAWA) innym podmiotom, w tym: uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, podmiotom przetwarzającym je w imieniu XXXX (np. dostawcy usług technicznych) oraz

innym administratorom. NAWA nie będzie przekazywać Pani/Pana danych osobowych poza Europejski Obszar

Gospodarczy.

Załącznik nr 8 - Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych, których administratorem

jest Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej - dla wykonawcy usługi

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA WYKONAWCY USŁUGI

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej, xx. Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: xxx@xxxx.xxx.xx.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z zawarciem udzieleniem zamówienia publicznego na

podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c, lit. e oraz lit. f RODO, w celu:

1) prawidłowej realizacji zamówienia publicznego i Umowy na realizację zamówienia publicznego;

2) realizacji przepisów prawa podatkowego i finansowo-księgowych;

3) prawa dochodzenia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego, jeśli takie się pojawią;

4) udostępnienia informacji publicznej w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz archiwizacji dokumentów w interesie publicznym na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja zapytania w oparciu o ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, inni administratorzy (np. właściwy urząd skarbowych, instytucja nadzorująca administratora) lub podmioty świadczące usługi dla administratora (np. w związku z usługa backupu danych). NAWA nie będzie przekazywać Pani/Pana danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat liczonych od daty zakończenia realizacji zamówienia, zgodnie z przepisami prawa.

Nie jest Pani/Pan zobowiązany do podania danych osobowych, jednakże konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości wzięcia udziału w zapytaniu oraz niemożność zawarcia Umowy. Ponadto, w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00- 193 Warszawa), jeżeli Wykonawca stwierdzi, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy prawa z zakresu ochrony danych osobowych.

Posiada Pani/Pan także: prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (art. 15 RODO); prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (art. 16 RODO); prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO z zastrzeżeniem przypadków, o których w tym przepisie); prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

Nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d oraz e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; oraz na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Załącznik nr 9 - Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w Warszawie pomiędzy:

Narodową Agencję Wymiany Akademickiej – państwową osobą prawną utworzoną na podstawie ustawy z dnia 7 lipca 2017 r. o Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, z siedzibą w Warszawie przy ul. Polnej 40, 00-635 Xxxxxxxx, XXX 0000000000, REGON 368205180, w dalszej części umowy zwaną „Administratorem” lub „NAWA”, reprezentowaną przez:

………………………………………………….

[Panią/Panem/Firmą] ……………………………….. [prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą: ] z siedzibą

……………………………………………… [wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej/ rejestru przedsiębiorców ………….. pod numerem ……………………….], posiadającą NIP: ………………., działającą osobiście, zwaną w dalszej części umowy „Podmiotem Przetwarzającym” lub „Procesorem”

wspólnie zwanymi dalej „Stronami” lub każde z osobna „Stroną”.

§ 1 Postanowienia ogólne

1. NAWA oświadcza, że jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”), powierzanych w rozumieniu i na zasadach określonych w przepisach RODO.

2. Administrator, na podstawie art. 28 RODO, powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie i na zasadach określonych w niniejszej Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych (dalej „Umowa Powierzenia”), stosownie do §2 poniżej.

3. Procesor oświadcza, że dysponuje środkami umożliwiającymi prawidłowe przetwarzanie danych osobowych powierzonych mu przez Administratora, w zakresie i celu określonym Umową Powierzenia, stosownie do warunków RODO.

4. Strony wykonują zobowiązania wynikające z niniejszej Umowy Powierzenia z najwyższą starannością, w celu zabezpieczenia prawnego, organizacyjnego i technicznego wzajemnych interesów, w zakresie przetwarzania powierzonych danych osobowych.

§ 2 Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Powierzenie następuje w celu prawidłowej realizacji Umowy nr ………………… z dnia 2022 roku

(dalej „Umowa Główna”).

2. Powierzenie obejmuje kategorie osób, których dane dotyczą oraz rodzaje danych osobowych, wynikające z Umowy Głównej.

3. Procesor może przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie w celach związanych z realizacją usług, świadczonych na podstawie Umowy Głównej, zgodnie z pkt. 1 powyżej, oraz wyłącznie w zakresie wskazanym w pkt. 2 powyżej, stosownie do niniejszej Umowy Powierzenia oraz zgodnie z udokumentowanymi poleceniami i instrukcjami Administratora.

§ 3 Obowiązki Przetwarzającego

1. Procesor zapewnia ochronę Danych Osobowych i zobowiązuje się zastosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, zabezpieczenie powierzonych do przetwarzania Danych Osobowych, w szczególności

Procesor zabezpieczy je przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa, oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Zobowiązanie Procesora obejmuje środki, o których mowa w art. 24 RODO oraz art. 32 RODO, w szczególności:

1) wdrożenie odpowiednich polityk ochrony danych;

2) wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych, w obejmujące w stosownych przypadkach:

3) pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych,

4) zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,

5) zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,

6) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych

mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania;

7) dokumentowanie spełnienia wymagań dotyczących zabezpieczeń, w celu wykazania zgodności z

RODO.

2. Procesor zobowiązuje się do ograniczenia dostępu do powierzonych mu Danych Osobowych, które polega

na:

1) udzieleniu dostępu do Danych Osobowych wyłącznie osobom, których dostęp do nich jest niezbędny dla realizacji Umowy Głównej;

2) wyposażeniu osób, o których mowa w pkt 1 powyżej, w odpowiednie upoważnienie do przetwarzania

Danych Osobowych;

3) zobligowaniu osób, o których mowa w pkt 1 powyżej, do bezterminowego zachowania poufności Danych Osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;

4) zapoznaniu osób, o których mowa w pkt 1 powyżej, z przepisami o ochronie danych osobowych oraz

z odpowiedzialnością za ich nieprzestrzeganie;

5) przeszkoleniu osób, o których mowa w pkt 1 powyżej, z ochrony danych osobowych.

3. Procesor odpowiada za wszelkie działania i zaniechania osób, o których mowa w ust. 2 pkt 1 powyżej.

4. Procesor wspiera Administratora:

1) w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane osobowe są przetwarzane w ramach powierzenia, w zakresie ich praw określonych w rozdziale III RODO; w przypadku otrzymania od osoby, której dane dotyczą żądania na podstawie art. 15-22 RODO, Procesor przekazuje je niezwłocznie Administratorowi;

2) uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, wspiera Administratora w realizacji obowiązków określonych w art. 32–36 RODO.

5. Procesor informuje Administratora o stwierdzonych naruszeniach Danych Osobowych, wykorzystywanych w ramach powierzenia, niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 12 godzin od stwierdzenia naruszenia. Informacja dla Administratora zawiera:

1) charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie;

2) imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych Procesora lub

oznaczenie innej osoby po stronie Procesora, od której można uzyskać więcej informacji;

3) możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;

4) opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Procesora, w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym – w stosownych przypadkach – środki, których celem jest zminimalizowanie ewentualnych negatywnych skutków naruszenia.

6. Procesor niezwłocznie zawiadomi Administratora o:

1) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, prowadzonych w szczególności przez organ nadzorczy lub organy ścigania;

2) zgłoszeniu przez jakąkolwiek osobę lub organ władzy publicznej uwag, zastrzeżeń, wniosków;

3) wszczęciu postępowania w odniesieniu do Danych Osobowych powierzonych na podstawie Umowy Powierzenia, w szczególności wszelkich czynnościach kontrolnych podjętych wobec niego przez organ nadzorczy oraz o wynikach takiej kontroli, jeżeli jej zakresem objęto Dane Osobowe powierzone Procesorowi.

7. Procesor rejestruje kategorie czynności przetwarzania zgodnie z art. 30 RODO.

8. Procesor wyznacza u siebie inspektora ochrony danych (IOD) w sytuacji, w której wymagają tego przepisy

art. 37 RODO.

§ 4 Dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Procesor nie korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego (dalej „Podprocesor”) bez uprzedniej pisemnej zgody Administratora. Administrator zezwala Procesorowi na powierzanie danych osobowych innym Podprocesorom w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy Głównej (dalej „dalsze powierzenie”), wskazanym w Załączniku nr 2 do Umowy Powierzenia („Lista podprocesorów”).

2. Procesor gwarantuje, że Podprocesor, z którego usług zamierza korzystać przy przetwarzaniu danych osobowych Administratora, będzie dawał takie same gwarancje i spełniał takie obowiązki, jakie zostały nałożone na Procesora w niniejszej Umowie Powierzenia, w szczególności Procesor daje wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych u Podprocesorów, tak by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Procesor ponosi wobec Administratora odpowiedzialność za niewywiązanie się Podprocesora, ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych. W takim przypadku Administrator ma prawo żądać natychmiastowego zaprzestania korzystania przez Procesora z usług tego Podprocesora w procesie przetwarzania danych osobowych.

§ 5 Transfer danych osobowych

1. Procesor oświadcza, że przetwarzanie Danych Osobowych odbywa się wyłącznie na terenie Rzeczpospolitej

Polski,

2. Procesor nie będzie przekazywał Danych Osobowych do państw trzecich (tj. poza terytorium EOG), chyba że uzyska w tym zakresie uprzednią zgodę Administratora, wyrażoną w formie pisemnej, a taki transfer będzie odbywać się w zgodzie z właściwymi przepisami RODO. Jeżeli Procesor ma zamiar lub obowiązek przekazywać Xxxx Xxxxxxx poza EOG, informuje o tym Administratora, w celu umożliwienia Administratorowi podjęcia w rozsądnym czasie decyzji i działań niezbędnych do zapewnienia zgodności przetwarzania z prawem lub decyzji co do zakończenia powierzenia przetwarzania, o którym mowa w §2 Umowy Powierzenia. Do momentu podjęcia w przedmiotowym zakresie decyzji przez Administratora, Procesor powstrzyma się od transferu Danych Osobowych.

§ 6 Odpowiedzialność

1. Procesor odpowiada za szkody majątkowe lub niemajątkowe jakie powstały wobec Administratora oraz osób trzecich w wyniku przetwarzania Danych Osobowych niezgodnego z Umową Powierzenia lub obowiązkami nałożonymi przez RODO, inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych oraz za działania poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym

instrukcjom.

2. Jeżeli w związku z niniejszym powierzeniem przetwarzania Danych Osobowych Administrator zostanie prawomocnym orzeczeniem zobowiązany do wypłaty odszkodowania, zadośćuczynienia lub zostanie ukarany grzywną lub karą administracyjną, Procesor zobowiązuje się zrekompensować Administratorowi udokumentowane straty z tego tytułu do wysokości poniesionego odszkodowania, zadośćuczynienia, grzywny lub kary administracyjnej, jak również udokumentowane koszty obsługi prawnej. Administrator zobowiązuje się powiadomić Procesora o każdym przypadku wystąpienia z roszczeniem wobec Administratora, jego podstawach prawnych i faktycznych, w celu umożliwienia Procesorowi zajęcia stanowiska, odniesienia się do podstaw takiej odpowiedzialności i ewentualnego wstąpienia do sprawy na etapie postępowania sądowego lub administracyjnego. Zaniechanie Procesora w przedmiocie wstąpienia do sprawy na etapie postępowania sądowego lub administracyjnego, nie wyłącza jego odpowiedzialności w sprawie.

3. Procesor ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie działania i zaniechania wszystkich osób, którymi posługiwał się przy wykonaniu Umowy Głównej oraz Umowy Powierzenia, w tym za działania i zaniechania Podprocesorów i osób działających z ramienia Podprocesorów, a także osób, o których mowa w §3 ust. 2 Umowy Powierzenia.

§ 7 Uprawnienia Administratora

1. W czasie trwania umowy, Administrator jest uprawniony do żądania od Podmiotu przetwarzającego informacji związanych z przetwarzaniem powierzonych Danych Osobowych, a Procesor zobowiązany jest udzielić takich informacji niezwłocznie. Na żądanie Administratora Procesor udzieli odpowiedzi na piśmie.

2. Administrator lub upoważniony przez Administratora audytor, może przeprowadzać u Procesora audyty, w tym inspekcje, w celu ustalenia, czy Procesor spełnia obowiązki wynikające z niniejszej umowy. Audyt może polegać na:

1) udostępnieniu przez Procesora wszelkich dokumentów lub informacji dotyczących przetwarzania Danych Osobowych oraz stosowanych zabezpieczeń oraz stosowanych środków organizacyjnych i techniczny;

2) czynnościach kontrolnych prowadzonych w miejscu przetwarzania powierzonych Danych

Osobowych.

3. Czynności, o których mowa w §7 ust. 2 powyżej, mogą być prowadzone w godzinach 10:00 – 16:00 w dni robocze (rozumiane jako dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem sobót, niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy), po uprzednim pisemnym lub elektronicznym poinformowaniu Procesora o terminie czynności i ich zakresie, co najmniej na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem czynności kontrolnych. Czynności te mogą polegać w szczególności na:

1) sporządzeniu notatki z czynności, w szczególności z zebranych wyjaśnień, przeprowadzonych oględzin oraz z czynności związanych z dostępem do urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych;

2) odebraniu wyjaśnień osób przetwarzających Dane Osobowe;

3) sporządzeniu kopii otrzymanych dokumentów;

4) sporządzeniu kopii obrazu wyświetlonego na ekranie urządzenia stanowiącego część systemu informatycznego służącego do przetwarzania lub zabezpieczania powierzonych Danych Osobowych;

5) sporządzeniu kopii zapisów rejestrów systemu informatycznego służącego do przetwarzania Danych Osobowych lub zapisów konfiguracji technicznych środków zabezpieczeń tego systemu.

4. Administrator lub upoważniony przez Administratora audytor sporządza raport z przeprowadzonego audytu lub inspekcji, i przekazuje jego kopię Procesorowi. W treści raportu umieszcza się w szczególności działania lub zaniechania Procesora, skutkujące naruszeniem Umowy Powierzenia lub powszechnie

obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym RODO, oraz zalecenia Administratora w przedmiocie przetwarzania Danych Osobowych. Procesor, w terminie uzgodnionym z Administratorem, usuwa naruszenia, zgodnie ze wskazaniami przekazanego raportu.

§ 8 Zakończenie współpracy

1. Umowa Powierzenia została zawarta na czas wykonywania Umowy Głównej i wygasa z chwilą wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy Głównej. Powierzenie przetwarzania danych osobowych jest równe okresowi Umowy Głównej, z zastrzeżeniem punktu poniżej.

2. Po zakończeniu współpracy na gruncie Umowy Głównej, Procesor, zależnie od decyzji Administratora, natychmiastowo zaprzestaje wszelkiego przetwarzania Danych Osobowych, zwraca lub usuwa Dane Osobowe oraz ich istniejące kopie, chyba że przepisy powszechnie obowiązujące nakazują dalsze przechowywanie Danych Osobowych. W tej sytuacji Procesor składa w tym zakresie odpowiednie oświadczenie Administratorowi. Zwrot oraz usunięcie Danych Osobowych Procesor utrwala w protokole, który przekazuje Administratorowi w ciągu 14 dniu od dnia zakończenia współpracy z Administratorem.

§ 9 Postanowienia końcowe

1. Wynagrodzenie na podstawie Umowy Głównej obejmuje wynagrodzenie należne z tytułu Umowy Powierzenia. Procesor nie jest uprawniony do żądania od Administratora jakiegokolwiek dodatkowego wynagrodzenia lub zwrotu kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem Umowy Powierzenia.

2. Osobami do kontaktu w sprawach dotyczących Umowy Powierzenia są osoby wskazane do kontaktu w ramach Umowy Głównej.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową Powierzenia mają zastosowanie przepisy RODO oraz

Kodeksu cywilnego.

4. Umowę Powierzenia sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Wszelkie zmiany Umowy Powierzenia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Umowę sporządzono w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi.

6. Umowa wchodzi w życie z chwilą podpisania przez drugą ze Stron.

7. Wszelkie spory związane z wykonywaniem Umowy Powierzenia oraz wynikłe na jej tle rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla miejsca siedziby Administratora.

Administrator	Procesor

Document Metadata

Table of Contents

Umowa nr UZP/48/BPI/2022

Document Metadata