OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Postępowanie nr Dzp.2511.11.2023

Świadczenie usług pocztowych dla Uniwersytetu w Białymstoku

Załącznik Nr 1 do umowy

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym przez Wykonawcę - w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych na rzecz Uniwersytetu w Białymstoku.

2. Przez Wykonawcę rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych.

3. Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i za granicami kraju zgodnie z wiążącymi Rzeczpospolitą Polską umowami międzynarodowymi dotyczącymi świadczenia usług pocztowych oraz wiążących regulaminów Światowego Związku Pocztowego.

4. Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają z następujących przepisów Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Xxxxx Xxxxxxxx (Dz. U. z 2020 roku,
   poz. 1041 ze zm.) oraz obowiązujących przepisów wykonawczych do ustawy,

5. Świadczenie usług pocztowych będzie polegało na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek pocztowych z placówek Zamawiającego, wg załącznika nr 7 do SWZ:

a) przesyłek krajowych :

- przesyłki listowe nierejestrowane zwykłe ekonomiczne,

- przesyłki listowe nierejestrowane zwykłe priorytetowe,

- przesyłki listowe polecone ekonomiczne

- przesyłki listowe polecone priorytetowe,

- przesyłki listowe polecone za potwierdzeniem odbioru,

- przesyłki listowe polecone priorytetowe za potwierdzeniem odbioru,

b) przesyłek zagranicznych:

- przesyłki nierejestrowane priorytetowe,

- przesyłki listowe polecone priorytetowe,

- przesyłki listowe polecone priorytetowe za potwierdzeniem odbioru.

3. Przez przesyłki będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

a) przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe:

- zwykłe ekonomiczne - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym,

- zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,

- polecone ekonomiczne - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym,

- polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym,

- polecone ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym,

- polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i obrocie zagranicznym.

Termin Doręczenia przesyłek w obrocie krajowym:

-przesyłka ekonomiczna – (D+3)- przewidywany termin realizacji usługi to trzy dni robocze po dniu nadania

-przesyłka priorytetowa – (D+1)- przewidywany termin realizacji usługi to następny dzień roboczy po dniu nadania pod warunkiem nadania do godziny 15:00,”

D + n - gwarantowany termin realizacji usług, gdzie D – oznacza dzień nadania przesyłki, n - oznacza liczbę dni, które upłyną od dnia nadania przesyłki do dnia jej doręczenia adresatowi, z wyłączeniem sobót i dni wolnych od pracy.

3. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek pocztowych w dni robocze
   od poniedziałku do piątku w godz. 13.00-15.00 z jednostek organizacyjnych Zamawiającego wskazanych w załączniku nr 7 do SWZ, zgodnie z częstotliwością wskazaną w załączniku nr 7 do SWZ.

4. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił możliwość nadania indywidualnych przesyłek dostarczanych samodzielnie przez Zamawiającego w co najmniej dwóch placówkach nadawczych Wykonawcy.

5. Każda jednostka nadawcza Wykonawcy, o której mowa w punkcie 8, powinna spełniać następujące warunki:

1. Czynna we wszystkie dni robocze od poniedziałku do piątku, co najmniej 6 godzin dziennie, przy czym co najmniej w jeden dzień roboczy do godziny 18:00;

2. Oznakowana w sposób widoczny „szyldem” z nazwą bądź logo wykonawcy,

3. W sytuacji, gdy w jednostce Wykonawcy prowadzona jest inna działalność gospodarcza, Wykonawca powinien wyodrębnić stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy;

3. Odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą na zestawieniu przesyłek przekazanych do przemieszczania, potwierdzających ilość i rodzaj przesyłek.

4. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich nadania, nadanie takich przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń.

5. Zamawiający będzie przekazywał przesyłki do nadania w stanie uporządkowanym według rodzaju i wagi oraz umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki.

6. Druki potwierdzenia odbioru przesyłki doręczanej na zasadach ogólnych zapewnia Wykonawca.

7. Do przesyłek używane będą koperty Zamawiającego. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym.

8. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę.

9. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29.04.2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług pocztowych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013 r. poz. 545)

10. Potwierdzenie odbioru przesyłki Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. Zwrot niedoręczonych przesyłek odbywać się będzie niezwłocznie po wyczerpaniu ich możliwości doręczenia z podaniem przyczyny ich niedoręczenia. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w powyższym terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni (dwukrotne awizowanie). Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny jej nie doręczenia.

11. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał w każdej gminie na terenie kraju
    lub gminie sąsiedniej dla adresata, stałą placówkę pocztową do odbioru przesyłek awizowanych czynną w dni robocze w wymiarze minimum 4 godziny dziennie.

12. Określone w Szczegółowym Formularzu Cenowym – załączniku nr 5 do SWZ liczby przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe (orientacyjne – w zależności od potrzeb Zamawiającego) na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian liczbowych w trakcie realizacji postanowień umowy, w tym roszczeń odszkodowawczych. Do kalkulacji „nadawanych ilości”, określonych w ww. Szczegółowym Formularzu Cenowym, Zamawiający przyjął średnie ilości przesyłek każdego rodzaju dla okresu realizacji zamówienia, z tym, że Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania podanych ilości przesyłek. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych średnich ilości i być uzależnione od potrzeb Zamawiającego.

13. Usługi pocztowe objęte niniejszą umową realizowane będą z uwzględnieniem:

1. aktualnie obowiązujących przepisów prawa regulujących wykonywanie usług pocztowych,

2. regulaminu świadczenia usług Wykonawcy, z tym, że postanowienia tego regulaminu sprzeczne lub nie dające się pogodzić z postanowieniami zawartymi w niniejszej umowie, nie będą miały zastosowania,

3. wymagań wynikających z ogłoszenia o zamówieniu.

3. Po rozstrzygnięciu postępowania, Zamawiający dopuszcza podpisanie porozumienia precyzującego kwestie technologiczne między innymi takie jak: prawidłowe oznaczenie nadawanych przesyłek przez Zamawiającego, regulacje technologiczne i regulaminy.

4. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić możliwość stałego monitorowania realizacji usług rejestrowanych tj. określenia czy przesyłka została nadana i doręczona, według danych Zamawiającego lub numeru dowodu przekazania przesyłki rejestrowanej, za pośrednictwem strony internetowej.

Strona 4 z 4