Umowa
Umowa
zawarta w Warszawie, w dniu roku pomiędzy:
Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, przy ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774, Regon: 016046030, z kapitałem zakładowym : 1 711 499 700,00 PLN, NIP: 000-00-00-000, reprezentowaną przez osoby wskazane na ostatniej stronie,
zwaną dalej „PHH” lub „Zamawiający”
a
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
reprezentowaną przez:
……………………………………………………………………………………
zwaną dalej „Dostawcą” zwane dalej łącznie „Stronami”
§ 1
Postanowienia wstępne
Dostawca oświadcza, iż posiada wiedzę oraz doświadczenie, jak też dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i osobowym, umożliwiającym profesjonalne, terminowe oraz sprawne wykonanie przedmiotu niniejszej Umowy.
§ 2
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest określenie zasad i warunków współpracy handlowej Stron, polegającej na sprzedaży oraz dostawie ………………………., będących w asortymencie Dostawcy do obiektów PHH wymienionych w Załączniku nr 1 niniejszej Umowy.
2. PHH zastrzega sobie możliwość rozszerzenia umowy o inne oddziały należące do Spółki.
3. Dostawca zobowiązuje się do zawarcia Umowy na tożsamych warunkach ze Spółkami należącymi do Grupy Kapitałowej PHH, w przypadku gdyby te Spółki wyraziły wolę jej zawarcia.
4. Strony zgodnie postanawiają, że zakup oraz dostawa innych produktów z ogólnej oferty Dostawcy, nie wymienionych w Załączniku nr 2, będzie realizowana po wcześniejszym zgłoszeniu zapotrzebowania przez osobę wyznaczoną do kontaktu przez PHH oraz po uprzedniej akceptacji złożonej oferty cenowej.
5. Dostawca potwierdza stały rabat na produkty nie ujęte w cenniku w wysokości ………………..
6. Dostawca oświadcza, że dysponuje i zobowiązuje się przedstawić, na każde żądanie PHH, wszystkie atesty, certyfikaty i zezwolenia wymagane obowiązującymi przepisami prawa związane z realizacją niniejszej umowy.
7. Dostawca zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa dotyczących opakowań, oznakowania produktów i zamieszczania na nich przewidzianych prawem informacji.
§ 3
Składanie zamówień i warunki dostaw
1. Dostawca świadczyć będzie dostawy produktów na rzecz oddziałów zamawiających PHH. Wykaz miejsc świadczenia usługi dostawy został określony w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy. Jednocześnie PHH oświadcza, że podane w Załączniku nr 1 osoby są uprawnione do składania zamówień i odbioru
zamówionego asortymentu. O zmianach osób uprawnionych, PHH niezwłocznie poinformuje mailem
Dostawcę.
2. Ceny wymienione w Załączniku nr 2 zawierają koszt zakupu produktu, koszt jego dostawy oraz opakowań.
3. Dostawca potwierdza brak minimum logistycznego do zamówienia.
4. Jednostka Zamawiająca PHH będzie dokonywała zamówienia w formie mailowej na adresy email
5. Zamówienie obejmować będzie : asortyment towaru jaki Xxxxxxxx ma dostarczyć, ilość, jego cenę netto, termin i miejsce dostawy (kod, miasto, ulica) oraz imię i nazwisko odbiorcy.
6. Druk zamówienia powinien być podpisany przez Dyrektora Jednostki zamawiającej PHH wskazanej w Załączniku nr 1 oraz przez Dostawcę - co stanowi potwierdzenie przyjęcia zamówienia przez Xxxxxxxx. Dokument bez podpisu Dyrektora nie jest ważny i nie stanowi podstawy zamówienia.
7. Dostawca dostarczy zamówienie bezpośrednio do miejsca wskazanego w zamówieniu .
8. Dostawy będą odbywały się od …………………………. do ………………...
9. Dostawca będzie dostarczał towar własnym transportem lub za pośrednictwem osoby trzeciej.
10. Potwierdzenie odbioru towaru następuje z chwilą pokwitowania dokumentu dostawy przez osobę upoważnioną w Jednostce Organizacyjnej PHH. Pokwitowanie powinno zawierać następujące elementy:
a) czytelny podpis, lub pieczątkę imienną osoby przyjmującej dostawę,
b) datę przyjęcia towaru do magazynu
c) ilość przyjętego towaru
d) zastrzeżenia w przypadku uszkodzonych opakowań
11. Za termin realizacji zamówienia uważa się chwilę dostarczenia towaru pod adres wskazany w zamówieniu.
12. Dostawa zamawianego asortymentu realizowana będzie dla wszystkich jednostek PHH w zależności od zapotrzebowania zgłoszonego przez jednostki .
13. Jednostka Zamawiająca PHH ponosi odpowiedzialność za weryfikację dostaw, w zakresie ilości i zgodności z zamówieniem. Podpisanie dokumentu dostawy bez zastrzeżeń oznacza,
że zamówiony asortyment jest zgodny ze złożonym zamówieniem.
14. W przypadku braku możliwości wykonania dostawy w ustalonym terminie, realizacja dostawy zostanie indywidualnie uzgodniona z Jednostką Zamawiającą PHH. Dostawca zobowiązuje się poinformować Jednostkę Zamawiającą PHH o możliwości wystąpienia ryzyka niedotrzymania terminu wykonania zamówionej dostawy. Jednostka Zamawiająca PHH ze swej strony również zobowiązuje się informować o zmianach, które mają istotny wpływ na termin wykonania dostawy.
§ 4
Gwarancje cen, warunki płatności, fakturowanie
1. Dostawca gwarantuje niezmienność cen określonych w Załączniku nr 2 przez cały okres trwania umowy.
2. Ceny zawierają koszt transportu do miejsc na terenie kraju wskazanych w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy.
3. Dostawca uprawniony jest do podwyższania cen opisanych w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy wyłącznie w przypadku zwiększenia opłat o charakterze publicznoprawnym, wpływającym na cenę sprzedawanego towaru, a w szczególności zwiększenia ceł, podatku od towaru i usług, wprowadzenia podatku importowego,
o kwotę wynikającą wyłącznie z tego tytułu, o czym poinformuje pisemnie PHH na 30 dni przed wejściem zmian w życie.
4. Informacja o zmianie cen zostanie przesłana przez Dostawcę na adres:……………………….
5. Akceptacja przez PHH nowego cennika Dostawcy nie wymaga aneksowania Umowy.
6. W przypadku braku akceptacji cen przez PHH, może on wypowiedzieć przedmiotową umowę zgodnie z § 7
ust. 4.
7. Faktury będą wystawiane w cyklu miesięcznym na koniec miesiąca.
8. Faktura będzie zawierała opis składający się z dokumentów dostaw wystawianych przez Dostawcę, które będą przekazywane przy każdej dostawie towaru do jednostki. Faktura będzie posiadała numer umowy oraz numer zamówienia/zamówień którego/których dotyczy.
9. Dostawy realizowane są wyłącznie na podstawie złożonego zamówienia podpisanego prze dyrektora Jednostki składającej zamówienie oraz Dostawcę
10. Termin płatności wynosi 30 dni od daty prawidłowo wystawionej i skutecznie dostarczonej faktury VAT przez Dostawcę. PHH zobowiązuje się do zapłaty za towar objęty fakturą w wyznaczonym niniejszą Umową terminie.
11. Faktury będą przesyłane w formie elektronicznej na podstawie oświadczenia o akceptacji przesyłania faktur w formacie PDF przesyłanych drogą elektroniczną, które stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy.
12. Za termin zapłaty kwoty wynikającej z danej faktury Vat uważa się dzień obciążenia rachunku PHH. Zapłata wynagrodzenia, nastąpi przelewem na rachunek Dostawcy:………………………………………………..
13. Zmiana wskazanego powyżej numeru rachunku bankowego Dostawcy stanowi zmianę Umowy i wymaga
zawarcia przez Strony aneksu.
14. Dostawca oświadcza, że wskazany rachunek bankowy jest rachunkiem bankowym związanym z prowadzoną przez dostawcę działalnością gospodarczą i widnieje w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
15. Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. oświadcza, że nie będzie realizował płatności na rachunek bankowy, który nie znajduje się w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i okoliczność taka nie będzie stanowiła naruszenia przez Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. obowiązku terminowej płatności na rzecz Dostawcy, w tym w szczególności nie będzie uprawniała Dostawcy do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie, jak również rozwiązania lub wypowiedzenia niniejszej umowy.
16. Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 4 pkt 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych oraz załącznika I do Rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu.
17. Dostawca oświadcza że nie należy do kategorii mikroprzedsiębiorców, małych przedsiębiorców lub średnich przedsiębiorców w rozumieniu załącznika I do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i art. 108 Traktatu, co oznacza, iż Dostawca oświadcza, że pozostaje dużym przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
18. Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oświadcza, iż podjął decyzję o wdrożeniu mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do 100% transakcji zakupowych dokonywanych z podmiotami zarejestrowanymi dla celów VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
19. Płatności wynikające z niniejszej Umowy będą uiszczane z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, tj. część należności odpowiadająca kwocie netto wpływać będzie na rachunek rozliczeniowy Kontrahenta, natomiast część płatności odpowiadająca kwocie podatku VAT będzie wpłacana na rachunek VAT Kontrahenta. Kontrahent wyraża zgodę na uiszczanie przez Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. płatności z zachowaniem mechanizmu podzielonej płatności w powyższy sposób.
20. W przypadku zmniejszenia wynagrodzenia Operatora, Operator zobowiązany jest do doręczenia do siedziby PHH odpowiedniej i prawidłowo wystawionej faktury korygującej, co jest ostatnim warunkiem obniżenia wynagrodzenia z tytułu wykonywania Umowy.
§ 5
Siła wyższa
1. Siła wyższa oznacza wyjątkowe, nagłe i zewnętrzne wydarzenie lub okoliczność, zaistniałe po zawarciu
Umowy:
a) na którą którakolwiek ze Stron nie ma wpływu oraz
b) której, Xxxxxx nie mogły uniknąć i przewidzieć pomimo zachowania należytej staranności oraz
c) której, gdyby wystąpiła, Strona nie mogłaby uniknąć lub przezwyciężyć oraz
d) której powstanie nie jest lub nie było w jakikolwiek sposób zależne od Strony.
2. Jako siła wyższa traktowane będą w szczególności takie zdarzenia jak: eksplozja, huragan, pożar, powódź, epidemia, pandemia, skażenie chemiczne lub inne katastrofy naturalne, stan klęski żywiołowej, stan wojenny, stan wyjątkowy, strajki lub inne formy protestu, akty nieposłuszeństwa obywatelskiego, demonstracje i rozruchy społeczne, które są skutkiem sporów pracowniczych na szczeblu państwowym, akty władz państwowych uniemożliwiające wykonanie przez Xxxxxx zobowiązań umownych.
3. Strony, za siłę wyższą uznają również ograniczenia wprowadzone przed rozpoczęciem trwania Umowy bądź w trakcie jej trwania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej SARS-CoV-2 (zwanej dalej „COVID-19”), w szczególności wydanie aktów prawnych uniemożliwiających wykonanie Przedmiotu Umowy.
4. Strona, która na skutek wystąpienia siły wyższej nie będzie mogła wykonywać zobowiązań wynikających z Umowy zobowiązana jest najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych powiadomić o tym fakcie oraz o jego przyczynach drugą Stronę pisemnie lub elektronicznie, pod rygorem nie uwzględnienia przesłanek wyłączających odpowiedzialność Wykonawcy za nieterminowe, całkowite lub częściowe niewykonanie Umowy. Strona, która na skutek wystąpienia siły wyższej nie będzie mogła wykonywać zobowiązań wynikających z Umowy będzie usprawiedliwiona w przypadku niezrealizowania lub opóźnienia realizacji jej zobowiązań wynikających z Umowy, dopóki trwać będzie działanie siły wyższej i w takim zakresie, w jakim
wywiązanie się tej Strony z jej zobowiązań stało się niemożliwe, utrudnione lub opóźnione działaniem siły wyższej.
5. W wyniku wystąpienia siły wyższej skutkującej niemożliwością wykonania zobowiązań wynikających z Umowy lub zawieszeniem świadczenia usług / dostaw / prac, Wykonawca poniesie koszty zabezpieczenia prac dotychczas zrealizowanych.
6. Jeżeli przed dokonaniem końcowego odbioru Przedmiotu Umowy wystąpią uszkodzenia lub zniszczenia spowodowane przez zdarzenia traktowane jako siła wyższa, Zamawiający może dodatkowo zlecić Wykonawcy, za dodatkowym wynagrodzeniem:
a) naprawienie wszelkich zniszczeń uszkodzeń,
b) wymianę lub naprawienie materiałów, urządzeń i wyposażenia,
c) przeprowadzenie określonych robót zabezpieczających.
7. Każda ze Stron będzie przez cały czas czyniła wszelkie rozsądne starania, aby zminimalizować jakiekolwiek, będące wynikiem siły wyższej, opóźnienie w wykonaniu Umowy. Strona zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia drugiej Strony o zakończeniu występowania siły wyższej.
8. Jeżeli zdarzenia Siły Wyższej i/lub jej skutki trwają dłużej niż 6 miesięcy — Strony wspólnie podejmą decyzję, co do możliwości kontynuacji Przedmiotu Umowy bądź jej zakończenia.
9. Obie Strony będą zwolnione od odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w takim zakresie, w jakim to niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy nastąpiło na skutek zdarzeń Siły Wyższej.
§ 6
Reklamacje i kary umowne
1. W przypadku uwag, co do wykonanej usługi dostawy oraz jakości i zgodności zamówionego asortymentu, jednostka zamawiająca PHH złoży reklamację drogą elektroniczną do osoby odpowiedzialnej po stronie Dostawcy wskazanej w par. 9 ust 2, w ciągu 5 dni od daty podpisania protokołu odbioru usługi. Reklamacja rozpatrywana będzie w trybie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a wystawiony i podpisany protokół reklamacyjny przez Xxxxxxxx oraz osobę upoważnioną po stronie jednostki zamawiającej PHH stanowić będzie podstawę do rozpatrzenia reklamacji. Brak protokołu reklamacyjnego sporządzonego w terminie 5 dni od wykonania usługi jest jednoznaczny z akceptacją wykonanej usługi bez zastrzeżeń.
2. W przypadku stwierdzenia uwag co do zgodności lub jakości zamówienia, Dostawca zobowiązany jest do wymiany towaru na wolny od wad wskazanych przez Zamawiającego, w terminie lub czasie zgodnym ze złożonym zamówieniem od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego uwag w formie email.
3. PHH zobowiązany jest do zapłaty wyłącznie za fakturę, która jest zgodna ze złożonym zamówieniem oraz podpisanymi przez jednostkę zamawiającą dowodami dostaw.
4. Dostawca odpowiedzialny jest za działania i zaniechania osób, którym powierzył lub za pomocą których wykonuje usługi będące przedmiotem niniejszej umowy jak za własne działania i zaniechania.
5. PHH może nałożyć na Dostawcę karę umowną:
a) za niewykonywanie lub niewłaściwe wykonywanie usług przyjętych do realizacji w wysokości do 30% wynagrodzenia wskazanego w zamówieniu,
b) za opóźnienia w wykonaniu prac objętych niniejszą umową wynikające z winy Dostawcy w wysokości 3% wynagrodzenia wskazanego w zamówieniu za każdy dzień opóźnienia.
6. PHH może domagać się od Dostawcy kary umownej w wysokości 10 000 zł w przypadku wypowiedzenia umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy, w szczególności na skutek nie zrealizowania usługi zgodnie z zamówieniem tj. brakiem wymiany zamówionego towaru na wolny od wad w wyznaczonym terminie lub czasie od daty zgłoszenia zastrzeżeń, jeśli taka sytuacja powtarza się 3 razy w ciągu trzech miesięcy.
7. Zapłata kary umownej nie zwalnia Dostawcy z prawidłowej realizacji złożonego zamówienia, jak również wypowiedzenie umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy nie zwalnia PHH z obowiązku zapłaty za zamówiony i dostarczony i towar.
8. Maksymalna łączna wysokość należnych kar umownych zastrzeżonych w niniejszej Umowie nie może przekroczyć kwoty wynagrodzenia wypłaconego Wykonawcy na podstawie niniejszej Umowy w okresie jej obowiązywania.
9. W przypadku wypowiedzenia umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy kara umowna naliczona z tego tytułu podlega sumowaniu z karami umownymi naliczonymi, na podstawie ust. 5.
10. W przypadku złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy, umowa
ulega rozwiązaniu z chwilą doręczenia tego oświadczenia.
11. W związku z koniecznością zapewnienia, iż PHH będzie rekomendował Jednostkom wyłącznie Dostawców dostarczających produkty i/lub świadczących usługi z zachowaniem warunków ustalonych w ramach niniejszej Umowy oraz z najwyższą zawodową starannością, PHH będzie przysługiwało uprawnienie do rozwiązania Umowy, w trybie natychmiastowym (tj. z chwilą otrzymania listu poleconego) w przypadku stwierdzenia we własnym zakresie lub otrzymania od Jednostek informacji o nieprawidłowym wykonaniu przez Dostawcę obowiązków związanych z dostawami produktów lub świadczeniem usług na rzecz Jednostek. Powyższe uprawnienie PHH do natychmiastowego rozwiązania niniejszej Umowy może zastać zastosowane w szczególności w przypadku:
a) Trzykrotnie stwierdzonego przypadku dostawy produktów lub świadczenia usług o niskiej jakości;
b) Pięciokrotnie stwierdzonego przypadku dostawy produktów lub świadczeń usług niezgodnych ze
specyfikacjami;
c) Powtarzających się (co najmniej pięciokrotnie) opóźnień w dostawach produktów lub świadczeniu usług;
d) Trzykrotnych niewyjaśnionych niedoborów w dostawach produktów lub świadczonych usług nie obejmujących całego zamówienia (zlecenia);
e) Niezgodności dostarczonych produktów lub świadczonych usług z ustalonymi w ramach niniejszej Umowy warunkami cenowymi
10. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 200 PLN (słownie: dwieście złotych), w przypadku nieprawdziwego oświadczenia dotyczącego spełnienia warunku kryteriów oceny ofert weryfikowanych na podstawie oświadczenia na etapie postępowania przetargowego
§ 7
Okres trwania, Wypowiedzenie umowy
1. Umowa zostaje zawarta na okres miesięcy.
2. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.
3. Prawo do wypowiedzenia umowy przysługuje każdej ze Stron umowy.
4. Obowiązuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
5. Wypowiedzenie Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia przez drugą Stronę istotnych postanowień niniejszej Umowy, zaprzestania przez Stronę prowadzenia działalności umożliwiającej kontynuowanie współpracy oraz jeżeli w stosunku do którejś ze stron rozpocznie się postępowanie likwidacyjne lub ogłoszona zostanie upadłość likwidacyjna.
§ 8
Klauzula poufności
1. Przez “Informacje Poufne” należy rozumieć wszelkie informacje dotyczące Strony, przekazane lub ujawnione drugiej Stronie przed lub po podpisaniu Umowy, niezależnie od formy ich utrwalenia lub sposobu przekazania, lecz w każdym przypadku w związku z działaniami Stron niniejszej Umowy, przez Strony lub przez ich wspólników, doradców, pracowników, członków organów, kontrahentów, doradców prawnych, podmioty z nimi powiązane lub przez niekontrolowane lub inne podmioty z nimi związane, umową lub w jakikolwiek inny sposób, za wyjątkiem wyraźnie oznaczonych przez Stronę ujawniającą, jako niebędące Informacjami Poufnymi. Informacje Poufne obejmują w szczególności:
a. wszelkie informacje o charakterze technicznym, technologicznym, handlowym lub organizacyjnym;
b. odnoszące się do sposobu prowadzenia działalności przez Xxxxxx, w tym dane dotyczące ich strategii, personelu, kontrahentów, partnerów, spraw finansowych, przyszłych planów lub perspektyw;
c. dotyczące wszelkich posiadanych przez Strony informacji, wiedzy, know-how, koncepcji kreatywnych,
pomysłów, planów oraz założeń kampanii reklamowych
i promocyjnych, danych finansowych, handlowych, technicznych, operacyjnych, a także badań, analiz, opracowań i planów dotyczących działalności Stron oraz ich klientów, kontrahentów i partnerów.
2. Informacjami Poufnymi nie są takie informacje, które:
a. są powszechnie znane, w szczególności, jeżeli zostały opublikowane lub powszechnie i publicznie udostępnione lub rozpowszechnione przez Stronę, której Informacje Poufne dotyczą, bez względu na to czy nastąpiło to przed czy po momencie ich ujawnienia,
b. były znane Stronie przed ich udostępnieniem przez Stronę ujawniającą,
c. zostały udostępnione Stronie przez osoby trzecie, które uzyskały te informacje w sposób zgodny z prawem, a nie w rezultacie naruszenia jakichkolwiek zobowiązań umownych lub prawnych.
3. Strony zobowiązane są do zachowania w poufności wszelkich Informacji Poufnych udostępnionych w czasie wykonywania współpracy.
4. Strony zobowiązane są ograniczyć dostęp do Informacji Poufnych jedynie do tych swoich przedstawicieli, pracowników, współpracowników i konsultantów, którym jest to niezbędne dla wykonywania obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.
5. Na żądanie drugiej Strony, każda ze Stron w każdym czasie, bez nieuzasadnionej zwłoki, zwróci lub zniszczy wszelkie dokumenty i nośniki (w tym wszelkie dane i informacje zapisane w pamięci komputera lub na innych nośnikach informacji) zawierające Informacje Poufne dotyczące drugiej Strony, w których posiadanie weszła w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszej umowy. W celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych Xxxxxx potwierdzają, że Strona będąca w posiadaniu Informacji Poufnych nie jest zobowiązana do zwrotu lub zniszczenia, gdy obowiązek ich zachowania wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
6. Informacje Poufne będą wykorzystywane przez Strony wyłącznie w zakresie bezpośrednio związanym z wykonywaniem obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.
7. Strony niniejszym ustalają, że zobowiązanie do zachowania w poufności Informacji Poufnych obejmuje między
innymi:
a. zakaz rozpowszechniania, kopiowania lub dystrybucji Informacji Poufnych osobom trzecim oraz
nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;
b. zakaz ujawniania Informacji Poufnych lub udostępniania ich osobom trzecim oraz nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;
c. zakaz przekazywania Informacji Poufnych osobom trzecim oraz nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;
d. zakaz potwierdzania lub składania komentarzy dotyczących Informacji Poufnych wobec osób trzecich lub nieupoważnionych pracowników lub współpracowników Stron;
e. zakaz wykorzystywania lub posługiwania się Informacjami Poufnymi w celu uzyskania korzyści przez
Strony lub osoby trzecie.
8. Obowiązek zachowania poufności nie obejmuje przypadku:
a. ujawnienia Informacji Poufnych na rzecz podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej, do której Strona należy w tym spółek powiązanych ze Stroną, oraz podmiotów świadczących usługi na rzecz Strony, w szczególności w zakresie świadczenia pomocy prawnej, audytu na podstawie zawartych umów;
b. ujawnienia informacji podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, w tym na żądanie uprawnionych organów lub w związku z prowadzonym postępowaniem sądowym, sądowo-administracyjnym lub administracyjnym;
c. ujawnienia informacji po uzyskaniu uprzedniej zgody Strony Ujawniającej udzielonej na piśmie.
9. Z tytułu naruszenia postanowień Umowy poprzez ujawnienie Informacji Poufnych osobom trzecim wbrew postanowieniom Umowy, Strona, która dopuściła się naruszenia zobowiązana będzie do wyrównania szkody powstałej z tego tytułu.
10. Na podstawie Umowy nie dochodzi do przeniesienia praw do Informacji Poufnych przekazanych przez druga
Stronę lub od niej uzyskanych.
11. Umowa nie stanowi zobowiązania dla żadnej ze Stron do udostępniania Informacji Poufnych drugiej Stronie.
12. Po rozwiązaniu Umowy Strony zobowiązane są do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych uzyskanych na podstawie jej postanowień i w trakcie jej obowiązywania.
13. Strony zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa i własnych regulacji wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych. Strony zobowiązują się do zachowania tajemnicy danych osobowych uzyskanych w wyniku zawarcia i wykonywania Umowy.
14. Dostawca bez pisemnej zgody PHH nie może dokonać przelewu wierzytelności wynikających z tytułu realizacji
niniejszej Umowy bez zgody PHH wyrażonej w formie pisemnej.
§ 9
Kontakt
1. Strony przy realizacji tej Umowy przestrzegają wszystkich praw i przepisów jak również urzędowych postanowień i zasad.
2. Osoby odpowiedzialne za nadzór nad realizacją Umowy ze strony Dostawcy:
1) ……………………………………………………………………………………...
3. Osoby odpowiedzialne za nadzór nad realizacją Umowy ze strony PHH:
1) ……………………………………………………………………………………….. Logistyka, realizacja zamówień zgodnie z Załącznikiem nr 1.
4. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za nadzór nad Umową Dostawca, jak
i PHH niezwłocznie prześlą taką informację.
5. Dostawca akceptuje Ogólne Warunki Współpracy PHH zawarte w Załączniku nr 5
do niniejszej Umowy. W przypadku niezgodności Umowy z OWW, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.
§ 10
Polisa OC
1. Dostawca posiada polisę OC prowadzonej działalności gospodarczej, która stanowi Załącznik nr 6 do niniejszej Umowy.
2. Wykonawca zobowiązany jest utrzymywać w mocy przez cały okres związania umową z PHH ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody osobowe i rzeczowe oraz następstwa finansowe ww. szkód wyrządzone osobom trzecim, w tym PHH i Jednostkom PHH, powstałe w związku ze świadczeniem usług.
3. Przedmiot ubezpieczenia musi obejmować wszystkie czynności wykonywane w ramach niniejszej umowy.
4. Zakres ubezpieczenia, o którym mowa w pkt 2, w szczególności musi obejmować szkody:
a) spowodowane rażącym niedbalstwem ubezpieczonego,
b) wyrządzone przez podwykonawców oraz dalszych podwykonawców, o ile Dostawca będzie się nimi posługiwał przy realizacji umowy,
c) w mieniu w pieczy i pod kontrolą, o ile mienie jest przekazywane Dostawcy
d) oc pracodawcy
e) wyrządzone osobie trzeciej przez producenta w związku z wprowadzeniem do obrotu produktów (OC za
produkt)
§ 11
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany i dodatkowe uzupełnienia przedmiotowej Umowy wymagają dla swojej skuteczności formy pisemnej pod rygorem nieważności z wyłączeniem par. 9 pkt 2 i 3.
2. Wraz z zawarciem niniejszej Umowy pozostałe ustalenia podjęte ustnie lub na piśmie tracą swoją ważność. Tym samym Umowa przedmiotowa zastępuje wszystkie dotychczasowe ustalenia i dodatkowe porozumienia podjęte w trakcie rozmów biznesowych .
3. O zmianach, szczególnie dotyczących zmiany adresu, formy prawnej i relacji pomiędzy wspólnikami należy niezwłocznie pisemnie poinformować strony.
4. Do przedmiotowej Umowy zastosowanie ma wyłącznie prawo polskie.
5. Dostawca bez pisemnej zgody PHH nie może dokonać cesji wierzytelności należności wynikających z realizacji
niniejszej umowy na bank i firmy ubezpieczeniowe, inne podmioty gospodarcze czy osoby fizyczne lub prawne.
6. Strony zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa i własnych regulacji wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych. Strony zobowiązują się do zachowania tajemnicy danych osobowych uzyskanych w wyniku zawarcia i wykonywania Umowy.
7. Każda ze Stron oświadcza, że osoby upoważnione przez Stronę do bieżącego kontaktu w ramach realizacji Umowy wiedzą o udostępnieniu ich danych osobowych drugiej Stronie w związku z obowiązkami służbowymi lub cywilnymi spoczywającymi na tych osobach względem Strony udostępniającej dane.
8. Strony realizując obowiązki wynikające z art. 13 i 14 RODO, informują siebie wzajemnie, że w przypadku wskazania osoby do kontaktu w ramach realizacji Umowy, dane osobowe w/w osób będą przetwarzane w celu jej wykonania. Strony potwierdza sobie nawzajem, że zapoznały się z informacjami pochodzącymi od drugiej Strony podanymi odpowiednio w Załączniku nr 4a oraz 4b do niniejszej Umowy oraz zobowiązują się przekazać te informacje, nie później niż w terminie 1 miesiąca od zawarcia Umowy, osobom kontaktowym wskazanym do wykonania Umowy.
9. Strony niniejszej Umowy zgodnie oświadczają, że dążyć będą do ugodowego rozwiązywania wszelkich sporów mogących wyniknąć z Umowy.
10. W kwestiach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Ustawy Kodeks Cywilny.
11. W przypadku niemożności rozwiązania sporu drogą ugodową, Strony poddadzą rozstrzygnięcie sporu sądowi
powszechnemu, właściwemu dla siedziby powoda.
12. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej
ze Stron.
13. Załączniki nr 1, 2, 3, 4, 5,6 stanowią integralną część niniejszej umowy.
DOSTAWCA PHH
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Wykaz miejsc dostaw oraz danych kontaktowych osób upoważnionych do składania zamówień. Załącznik nr 2 – Cennik
Załącznik nr 3 – Zgoda na przesyłanie faktur drogą elektroniczną.
Załącznik nr 4 - Spełnienie obowiązku informacyjnego z art. 13 / art. 14 RODO. Załącznik nr 5 - Polisa OC Dostawcy
Załącznik nr 6 - wzór zamówienia
Załącznik nr 1 - Wykaz miejsc dostaw oraz danych kontaktowych osób upoważnionych do składania zamówień.
Wykaz miejsc oraz danych kontaktowych osób upoważnionych do zamawiania usług Płatnik dla wszystkich jednostek:
POLSKI HOLDING HOTELOWY SPÓŁKA Z O.O.
00-000 Xxxxxxxx, xx. Komitetu Obrony Robotników 39G,
NIP 000-00-00-000
tel. (x00 00) 000 00 00
Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydz. Gospodarczy KRS Nr 0000047774, kapitał zakładowy: 1 711 499 700,00 PLN; REGON: 016046030.
Jednostki zamawiające :
Załącznik nr 2 – Cennik
Załącznik nr 3
Oświadczenie o akceptacji faktur w PDF przesyłanych drogą elektroniczną
z dnia roku zawarte pomiędzy:
Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, przy ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774, Regon: 016046030, z kapitałem zakładowym : 1 711 499 700,00 PLN, NIP: 000-00-00-000, reprezentowaną przez osoby wskazane na ostatniej stronie,
zwaną dalej „PHH” lub „Zamawiający”
zwanym dalej Nabywcą.
a
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
reprezentowaną przez:
…………………………………………………………………………………….
zwanym dalej Wystawcą,
Niniejsze porozumienie zawierane jest na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2020.106 z ew. zm., dalej: „ustawy o VAT”).
§ 1
1. Nabywca oświadcza, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną faktur wystawianych przez wystawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT, w formacie PDF (faktura w formie elektronicznej zgodnie z definicją art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT), oraz wszelkich innych pism i korespondencji związanych z realizacją umowy zawartej między stronami.
2. Wystawca zobowiązuje się przesyłać faktury drogą elektroniczną oraz wszelkie inne pisma i korespondencje związane z realizacją u umowy zawartej między stronami, w formacie PDF.
3. W formacie PDF będą wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną również faktury korygujące i duplikaty faktur.
§ 2
1. Wystawca oświadcza, że faktury będą przesyłane z następującego adresu e- mail:
………………………………………………
2. Nabywca oświadcza, że adresem e- mail właściwym do przesyłania faktur jest:
………………………………………………………………
3. Strony zobowiązują się, co najmniej na trzy dni przed zmianą danych określonych w pkt 1 i pkt 2 poinformować o tym drugą stronę drogą elektroniczną.
4. Przesłanie faktur na inny adres niż powyżej nie stanowi w żadnym wypadku dostarczenia faktury w PDF drogą
elektroniczną. Przesłanie faktur na adresy wskazane powyżej skutkuje doręczeniem faktury.
§ 3
Nabywca i wystawca faktur zobowiązują się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
§ 4
1. W razie cofnięcia przez nabywcę zezwolenia, o którym mowa w § 1 pkt 1, wystawca traci prawo do wystawiania faktur w formie PDF i przesyłania ich drogą elektroniczną w terminie 15 dni od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał zawiadomienie od nabywcy o cofnięciu zezwolenia.
2. Cofnięcie zezwolenia może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej.
…………………………………………………… Podpis Wystawcy | …………………………………………………………. Podpis Nabywcy |
Załącznik nr 4
Spełnienie obowiązku informacyjnego z art. 13 lub art. 14 RODO PHH
W związku z tym, że Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Komitetu Obrony Robotników 39G (kod: 02-148) przetwarza Wasze dane osobowe, niniejsza informacja skierowana jest do:
- osób kontaktowych udostępnionych Polski Holding Hotelowy Sp .z o.o. dla celów wykonania Umowy oraz Umowy Powierzenia („Osoba Kontaktowa”),
Celem spełnienia obowiązków wynikających z art. 13 / art. 14 przepisów o ochronie danych osobowych, tj. ogólnego rozporządzenia o ochronie danych („RODO”), które obowiązuje od dnia 25 maja 2018 roku, informuję Osobę Kontaktową, którą podał Dostawca do wykonania umowy zawartej z PHH („Umowa”), w jaki sposób będą przetwarzane Wasze dane osobowe.
Dane osobowe przetwarzane są na podstawie umowy i w celach związanych z jej wykonaniem. Kategorie danych osobowych zebrane przez PHH dotyczą: od osoby, wskazanej do wykonania umowy, jako osoby kontaktowej: (imię, nazwisko, telefon, e-mail). Podanie danych kontaktowych uznaje się za niezbędne do zawarcia umowy lub w celu osiągnięcia powiązanego celu - wykonania umowy. Niedostarczenie danych może skutkować niezdolnością stron do uzyskania pełnych korzyści z określonego celu, tj. wykonania umowy. Twoje dane osobowe zostały dostarczone przez Twoją firmę, tj. stronę łączącej nas umowy.
Twoje dane mogą zostać udostępnione podmiotom z grupy PHH lub zewnętrznym usługodawcom. W pewnych okolicznościach, na przykład, jeżeli jest to wymagane przez przepisy prawa lub w celu obrony swoich praw, PHH może ujawniać dane osobowe innym podmiotom trzecim, w tym organom państwowym. Możesz poprosić o kopię takich standardowych klauzul umownych lub by uzyskać do nich dostęp skontaktuj się z inspektorem ochrony danych: pod adresem: xxx@xxx.xx lub na adres pocztowy : Inspektor Ochrony Danych, Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx.
Dane osobowe przechowywane są przez okres nie dłuższy niż konieczny do osiągnięcia celów, dla których zebrano dane osobowe (świadczenie usług/towarów, wykonania umowy ) lub jeśli jest to konieczne, w celu zachowania zgodności z obowiązującym prawem lub ochrony uzasadnionych interesów firmy (np. okresy przedawnienia ). Masz prawo żądać dostępu do danych osobowych i ich poprawiania lub usuwania, a także, o ile dotyczy, ograniczenia ich przetwarzania, lub wniesienia sprzeciwu co do ich przetwarzania, a także przenoszenia danych. Masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych. W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych pod adresem: xxx@xxx.xx lub na adres pocztowy : Inspektor Ochrony Danych, Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx.
Załącznik nr5 Polisa OC Dostawcy