wzór)
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego
(wzór)
Umowa nr ………………
zawarta w Warszawie w dniu 2020 r. pomiędzy:
Naukową i Akademicką Siecią Komputerową - Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Warszawie, działającym pod adresem 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxx 00, którego akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000012938, REGON: 010464542, NIP: 000-00-00-000, zwany dalej „Zamawiającym” lub „NASK”, w imieniu i na rzecz którego działa:
…………………………………………………………………………..,
a
……………. z siedzibą w ………………….., działającą pod adresem wpisaną do Krajowego Rejestru
Sądowego pod numerem: ………………. przez Sąd Rejonowy dla Wydział Gospodarczy Krajowego
Rejestru Sądowego Regon: ………………….., NIP: , zwanym dalej „Wykonawcą”, reprezentowaną (na
podstawie pełnomocnictwa, stanowiącego załącznik do niniejszej umowy) przez:
……………………………………………………………………………
………………………………………………………………….……….. łącznie zwanymi „Stronami”, a odrębnie „Stroną”.
W związku z rozstrzygnięciem postępowania o udzielenie zamówienia dot. znak: …………………………..
przeprowadzonego na podstawie zasady konkurencyjności, o której mowa w sekcji 6.5.2 Wytycznych, w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 22 sierpnia 2019 r. i w stosunku do którego nie mają zastosowania przepisy określone w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 poz. 1843 z późn. zm.) – dalej ustawy Pzp, w związku z faktem, iż przedmiot niniejszego zamówienia dotyczy zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 10 lit. c) ustawy Pzp, o następującej treści:
ZEIRK – ZI.216. 45666 2019.KSU [OSE-S]
Definicje:
Ilekroć poniższe pojęcia pisane wielką literą zostaną użyte w Umowie (lub Załącznikach do Umowy i dokumentach sporządzanych na podstawie Umowy – jeżeli nie zostały tam inaczej zdefiniowane), Strony nadają im znaczenie wskazane w definicjach:
POJĘCIE | ZNACZENIE |
Dokumentacja Powykonawcza | Kompletna dokumentacja techniczna, uwzględniająca wszystkie schematy elektryczne, architekturę budowy, świadectwa i certyfikaty jakości oraz protokoły z przeprowadzonych testów i pomiarów, opis funkcjonalny, specyfikację materiałową i sprzętową, sporządzoną w wersji papierowej oraz elektronicznej. Wersja papierowa jest poświadczona podpisami osób umocowanych ze strony Wykonawcy o zgodności ze stanem na dzień przekazania. |
Dzień roboczy | Dzień od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 18.00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. |
Odbiór | Końcowy Odbiór Przedmiotu Umowy spełniającego warunki określone w Umowie. |
Personel Wykonawcy | Osoby fizyczne zatrudnione przez Wykonawcę lub jego podwykonawcy na dowolnej podstawie prawnej, wyznaczone przez Wykonawcę do wykonania czynności i prac stanowiących przedmiot Umowy. |
Koncepcja techniczna | Uzgodniona i zatwierdzona przez Zamawiającego koncepcja, na podstawie której zostanie zrealizowany przedmiot Zamówienia. |
Niniejsza Umowa wraz z Załącznikami. | |
Wada | Wadliwe lub niekompletne prace instalacyjne, montażowe, aranżacyjne, nie spełniające wymagań Zamawiającego, powstałe z przyczyn należących do Wykonawcy, której wystąpienie ogranicza funkcjonalność Przedmiotu Umowy, jego części lub czyni Przedmiot Umowy lub jakąkolwiek jego część nieprzydatną do korzystania przez Zamawiającego. |
Zamówienie szczegółowe | Dokument przygotowany na podstawie Umowy, na podstawie którego Zamawiający zleca Wykonawcy wykonanie prac instalacyjnych, zawierający wszelkie niezbędne informacje szczegółowe dotyczące realizacji prac, takie jak: zakres prac, wartość prac i materiałów instalacyjnych, termin realizacji, dane kontaktowe itd. |
§ 1 Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem Umowy jest realizacja prac instalacyjnych (zwanych dalej odpowiednio: pracami lub instalacją) w lokalizacji NASK w Warszawie, przy ul. 11 Listopada 23, szczegółowo opisanych w Załączniku nr 1 do Umowy – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (zwanego dalej: SOPZ), polegających w szczególności na:
a) instalacji okablowania światłowodowego różnego rodzaju, według ilości i opisu wskazanego w SOPZ wraz z dostarczeniem wszelkich niezbędnych materiałów instalacyjnych;
b) dostarczeniu Zamawiającemu Koncepcji technicznej przed rozpoczęciem prac;
c) dostarczeniu Zamawiającemu Dokumentacji powykonawczej po zakończeniu prac i ich odbiorze bez uwag przez Xxxxxxxxxxxxx;
d) udzielenie przez Wykonawcę gwarancji na wykonane prace oraz świadczenie serwisu gwarancyjnego na zasadach określonych w SOPZ i w § 6 Umowy.
2. Szczegółowa lista prac stanowiących Przedmiot Umowy stanowi Załącznik nr 1 do Umowy SOPZ i
Załącznik nr 2 do Umowy (Oferta).
3. Na wykonane prace zostanie udzielona gwarancja na okres 36 miesięcy. W ramach gwarancji Zamawiający może żądać usunięcia Wad lub innych nieprawidłowości dotyczących rezultatów prac Wykonawcy, o których mowa w ust. 4 poniżej, a które ujawnią się w trakcie okresu gwarancyjnego. Gwarancja udzielana jest w ramach wynagrodzenia wynikającego z Umowy.
4. Wykonawca oświadcza, że jest świadomy, iż celem Zamawiającego jest otrzymanie rezultatu w postaci profesjonalnego wykonania działającej bez zarzutu instalacji okablowania w serwerowni Zamawiającego, o wskazanych w SOPZ funkcjach i parametrach i zobowiązuje się do jego wykonania zgodnie z najlepszą wiedzą wymaganą od profesjonalisty w swojej dziedzinie. Wykonawca jest odpowiedzialny za wykonanie, koordynację i nadzorowanie wszystkich prac i innych czynności związanych z wykonaniem Umowy, chyba że wykonanie określonych prac zostało wyraźnie przewidziane w Umowie jako zadanie Zamawiającego.
5. Wykonawca jest uważany za profesjonalistę w zakresie przedmiotu Umowy. Niezależnie od zakresu wiedzy, którą dysponuje Zamawiający, Zamawiający nie jest uważany za profesjonalistę w zakresie przedmiotu Umowy. Strony ustalają, że Wykonawca nie może powoływać się na oświadczenia Zamawiającego w zakresie wskazanym w zdaniu poprzednim, w celu ograniczenia odpowiedzialności Wykonawcy, chyba że Wykonawca poinformuje Zamawiającego na piśmie o swoich zaleceniach oraz o ryzykach niezastosowania się do nich, a Zamawiający mimo to podejmie decyzję pozostającą w sprzeczności z tymi zaleceniami.
6. Wykonawca gwarantuje, że wszyscy członkowie Personelu Wykonawcy realizujący w imieniu Wykonawcy Umowę będą posiadali umiejętności i doświadczenie odpowiednie do zakresu czynności powierzanych tym osobom.
7. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia składników majątku Zamawiającego znajdujących się w centrum przetwarzania danych w trakcie prowadzonych prac, w tym w szczególności za uszkodzenia zainstalowanego w szafach rack okablowania i urządzeń. Za działania lub zaniechania podwykonawców, którymi posługuje się przy wykonywaniu Umowy, Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za własne działania lub zaniechania.
8. Wykonawca jest zobowiązany posiadać ważny na dzień podpisania Umowy i przez cały okres realizacji Umowy dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 1 milion złotych (słownie: milion złotych), zwany dalej: polisą ubezpieczeniową wraz z dowodem uiszczenia składki ubezpieczeniowej.
9. Zamawiający jest uprawniony do żądania przed podpisaniem Umowy przedstawienia mu polisy ubezpieczeniowej wraz z dowodem uiszczenia składek.
10. W przypadku gdy przedłożona przez Wykonawcę polisa nie obejmuje całego okresu realizacji przedmiotu Umowy, Wykonawca zobowiązany jest na co najmniej miesiąc przed wygaśnięciem przedłożonej polisy przedstawić Zamawiającemu dowód przedłużenia polisy lub zawarcia nowej na co najmniej taką samą kwotę ubezpieczenia.
§ 2
Realizacja Zamówień szczegółowych
1. Wykonawca zobowiązuje się realizować prace wchodzące w skład Przedmiotu Umowy na podstawie otrzymywanych od Zamawiającego Zamówień szczegółowych, według wzoru Zamówienia stanowiącego Załącznik nr 3 do Umowy. Zamawiający nie jest zobowiązany do składania zamówień. Zamawiający będzie składał zamówienia jednostkowe sukcesywnie, w miarę potrzeb.
2. Zamówienie zawierać będzie informacje niezbędne do realizacji zlecanych prac, w szczególności:
a) dokładny opis prac,
b) wymagany termin realizacji prac,
c) wartość netto/brutto prac i użytych materiałów instalacyjnych,
d) dane osoby kontaktowej po stronie Zamawiającego,
3. Wycena realizowanych prac będzie zgodna z Ofertą stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy
4. Zamówienia będą wysyłane do Wykonawcy drogą mailową na adres: …………………………..
5. Wykonawca ma 1 Dzień roboczy na potwierdzenie przyjęcia Zamówienia do realizacji bądź zgłoszenie uwag, po upływie tego terminu Zamówienie automatycznie uznaje się za przyjęte do realizacji.
6. O ile Zamówienie nie stanowi inaczej, Wykonawca ma nie mniej niż 14 (słownie: czternaście) Dni roboczych na realizację prac wyspecyfikowanych w Zamówieniu.
7. Na wniosek Wykonawcy, przed przystąpieniem do realizacji Zamówienia, Zamawiający umożliwi Wykonawcy dokonanie wizji lokalnej i przekaże wszystkie niezbędne informacje do prawidłowego wykonania przedmiotu Zamówienia.
8. W ramach wykonania Przedmiotu Zamówienia, w terminie 2 Dni roboczych od daty rozpoczęcia prac instalacyjnych, Wykonawca zobowiązuje się do opracowania i dostarczenia Zamawiającemu Koncepcji technicznej oraz nie później niż na 2 Dni robocze przed upływem terminu realizacji prac przewidzianego w Zamówieniu - Dokumentacji Powykonawczej.
9. Koncepcja techniczna oraz Dokumentacja powykonawcza wymagają akceptacji Zamawiającego. Zamawiający jest zobowiązany do dokonania akceptacji lub wniesienia uwag w terminie 2 Dni roboczych od daty otrzymania Koncepcji technicznej lub Dokumentacji Powykonawczej.
10. Wszelkie materiały i sprzęt niezbędne do realizacji prac zgodnie z zaakceptowaną przez Zamawiającego Koncepcją Techniczną zapewnia Wykonawca.
11. Po wykonaniu prac, Wykonawca zobowiązany jest do zgłoszenia Zamawiającemu gotowości do odbioru. W trakcie odbioru Przedmiotu Zamówienia Zamawiający jest uprawniony w szczególności do przeprowadzenia testów lub pomiarów sprawdzających należyte wykonanie prac, w tym do weryfikacji wyników pomiarów dokonanych przez Wykonawcę i przedstawionych w trakcie testów. Stwierdzone przez Zamawiającego nieprawidłowe wyniki pomiarów stanowić będą Wadę, do usunięcia której Wykonawca jest zobowiązany zgodnie z zapisami ust. 13.
12. Prawidłowe wykonanie prac wraz z wykonaniem testów lub pomiarów, o których mowa w pkt. 12 powyżej, zostanie potwierdzone podpisaniem Protokołu odbioru końcowego, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do Umowy.
13. W przypadku ujawnienia w trakcie odbioru Wad, Zamawiający może wyznaczyć Wykonawcy dodatkowy termin do ich usunięcia nie dłuższy niż 3 Dni robocze i zgłoszenia gotowości do ponownego odbioru.
14. Nieusunięcie Wad lub usterek w terminie, o którym mowa w ust. 13 powyżej może skutkować naliczeniem kar umownych za opóźnienie wskazanych w § 5 ust. 1 lit. c Umowy .
15. Wykonawca bezwzględnie zobowiązany jest stosować się do obowiązujących zasad wstępu i przebywania w lokalizacji Zamawiającego pod rygorem poniesienia wszelkich obciążeń i konsekwencji wynikających z niezastosowania się do przedmiotowych zasad przez osoby wyznaczone do realizacji Umowy lub Zamówienia ze strony Wykonawcy.
16. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia prac z zachowaniem zgodności z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, normami BHP i regulaminami, w tym do pozostawienia miejsca wykonania prac, po zakończeniu prac w stanie uporządkowanym.
17. Jeżeli zajdzie taka konieczność, Wykonawca będzie zobowiązany do współdziałania w trakcie prac prowadzonych w lokalizacji Zamawiającego z innymi wykonawcami wykonującymi prace w miejscu wykonania prac. W takim przypadku, Wykonawca zobowiązuje się do możliwie zgodnej i profesjonalnej współpracy z tymi podmiotami oraz ich pracownikami lub podwykonawcami.
18. Zamawiający zobowiązany jest umożliwić pracownikom Wykonawcy dostęp do lokalizacji wskazanej w Zamówieniu, w godzinach od 8.00 do 18.00 w Dniach roboczych oraz w szczególnych przypadkach w innych uzgodnionych przez Strony godzinach, a także zapewnić dostęp do niezbędnych mediów (np. energia elektryczna).
19. Wykonawca będzie ustalał z Zamawiającym ilość wejść i przewidzianą na realizację prac stanowiących
przedmiot Zamówienia ilość czasu z wyprzedzeniem 1 dniowym, w celu zapewnienia asysty.
20. Zamawiający jest zobowiązany do zapewnienia Wykonawcy warunków umożliwiających prawidłowe wykonanie oraz realizację zobowiązań wynikających z gwarancji.
§ 3
Wynagrodzenie
1. Maksymalna kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia wynosi ….. zł netto (słownie: ………. złotych, 00/100 groszy), powiększone o podatek od towarów i usług w obowiązującej stawce. Wynagrodzenie wskazane w zdaniu poprzednim nie stanowi podstawy jakichkolwiek roszczeń ze strony Wykonawcy. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego w przypadku, gdy Zamawiający nie wykorzysta całości kwoty wskazanej w zd. 1, bądź skorzysta z niej w niepełnym zakresie (poniżej przewidzianego limitu).
2. Wysokość wynagrodzenia netto Wykonawcy za realizację prac określonych w Zamówieniu, obejmującego wykonane prace, wartość materiałów instalacyjnych, sporządzenie Koncepcji technicznej i Dokumentacji powykonawczej oraz przeniesienie majątkowych praw autorskich zarówno do Koncepcji technicznej, jak i do Dokumentacji powykonawczej, każdorazowo zostanie określona w Zamówieniu, zgodnie z Ofertą stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy. Do wynagrodzenia netto zostanie doliczony podatek od towarów i usług VAT według obowiązującej stawki.
3. Płatność wynagrodzenia określonego w Zamówieniu będzie dokonana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury. Faktura może zostać wystawiona
po prawidłowym wykonaniu przedmiotu Zamówienia, potwierdzonym podpisaniem bez uwag
Protokołu odbioru końcowego.
4. Zamawiający oświadcza, że jest podatnikiem podatku VAT, otrzymał NIP: 000-00-00-000 i jest
upoważniony do otrzymywania faktur.
5. Wykonawca oświadcza, że jest podatnikiem podatku VAT, otrzymał NIP: ………………………… i jest
upoważniony do wystawiania faktur.
§ 4
Poufność
1. Każda ze Stron zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących drugiej Strony uzyskanych w związku z realizacją Umowy, w szczególności wszelkie informacje techniczne, technologiczne, ekonomiczne, finansowe, handlowe, prawne, projektowe i organizacyjne, które zostały przekazane przez każdą ze Stron podczas obowiązywania Umowy, w szczególności: cenniki, analizy, dane osobowe, dane dotyczące przedsiębiorstwa, jego pracowników, ale też podmiotów powiązanych ze Stronami kapitałowo lub osobowo; współpracowników, kontrahentów, oraz informacje dotyczące stosowanych rozwiązań, systemów informacyjnych, w tym systemów bezpieczeństwa, dokumenty - w szczególności utrwalone na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów informacji w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także mapy, wykresy, rysunki, obrazy, grafiki, broszury, książki, kopie, odpisy, wypisy, wyciągi i tłumaczenia dokumentów, zbędne lub wadliwe wydruki, odbitki, klisze, matryce i dyski optyczne, kalki, taśmy atramentowe oraz inne dane i informacje, w których posiadanie Strona otrzymująca może wejść podczas rozmów, negocjacji lub dalszej współpracy. Informacje te zwane są dalej: „informacjami poufnymi”.
2. Informacjami poufnymi nie są:
a) informacje, które jeszcze przed podpisaniem Umowy lub w trakcie jej obowiązywania zostały lub zostaną podane do publicznej wiadomości w inny sposób niż na skutek naruszenia postanowień Umowy, w tym także informacje, które w momencie ich ujawnienia były powszechnie dostępne, są jawne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
b) informacje, które Strona otrzymująca, z uwagi na przepisy ustawowe lub na podstawie orzeczenia wydanego przez właściwy sąd, decyzji albo innego aktu organu administracji publicznej, ma obowiązek ujawnić, w zakresie wyłącznie dotyczącym wymaganego ujawnienia, pod warunkiem, że Strona otrzymująca jako zobowiązana do ujawnienia niezwłocznie powiadomi Stronę przekazującą o takim obowiązku i skonsultuje formę i treść ujawnienia;
c) informacje, co do których Strona przekazująca uprzednio wyraziła pisemną zgodę na ich ujawnienie.
3. W szczególności Strony zobowiązują się do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych
osobowych.
4. Obowiązek zachowania tajemnicy jest nieograniczony w czasie. Zwolnienie danej Strony z obowiązku zachowania tajemnicy jest możliwe tylko za uprzednią pisemną zgodą drugiej Strony.
5. Wszystkie dokumenty, plany oraz ich nośniki oraz ich ewentualne kopie, jeśli były sporządzane, przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z realizacją Umowy pozostają własnością Zamawiającego i po zakończeniu Umowy Wykonawca ma obowiązek zwrócić je Zamawiającemu za pokwitowaniem w terminie 14 dni od daty rozwiązania Umowy.
6. Postanowienia o poufności, zawarte powyżej, nie będą stanowiły przeszkody danej Strony w ujawnianiu informacji, która została zaaprobowana na piśmie przez drugą Stronę, jako informacja, która może zostać ujawniona lub należy do informacji powszechnie znanych.
7. Strony są zobowiązane do podjęcia wszelkich niezbędnych środków zapewniających dochowanie poufności przez osoby pozostające w ich dyspozycji i podwykonawców.
8. Informacje uzyskane w związku z realizacją przedmiotu Umowy niezbędne do realizacji Umowy, Strony mogą udostępnić wyłącznie tym osobom pozostającym w ich dyspozycji oraz podwykonawcom, którym są one niezbędne do wykonywania powierzonych zadań. Zakres informacji udostępnionych osobom pozostającym w dyspozycji Stron oraz podwykonawcom, uzależniony jest od zakresu powierzonych zadań.
9. Jeżeli w związku z realizacją prac będących przedmiotem Umowy zaistnieje konieczność uzyskania przez daną Stronę informacji niejawnych, osoby pozostające w dyspozycji Stron oraz ich podwykonawcy spełnią wszystkie wymagania, wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących.
10. Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania o wszelkich zdarzeniach prawnych i faktycznych, mogących mieć wpływ na prawidłową realizację Umowy.
11. Ujawnienie przez jedną ze Stron informacji poufnych, dotyczących drugiej Strony, w sposób naruszający postanowienia Umowy, powoduje obowiązek zapłaty przez Stronę ujawniającą kary umownej w wysokości 15.000,00 złotych za każdy przypadek naruszenia.
12. Strona, której informacje poufne zostały naruszone może dochodzić odszkodowania na zasadach
ogólnych, niezależnie od dochodzenia zapłaty kary umownej, o której mowa w ust.10 powyżej.
§ 5
Kary umowne
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu:
a. za odstąpienie od realizacji Zamówienia, karę umowną w wysokości 50% łącznego wynagrodzenia netto określonego w Zamówieniu;
b. za niedotrzymanie terminu realizacji przedmiotu Zamówienia, określonego każdorazowo w Zamówieniu, karę umowną w wysokości 0,5% łącznego wynagrodzenia netto określonego w Zamówieniu, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia;
c. za niedotrzymanie terminu usunięcia Wad, określonego w § 2 pkt. 13, karę umowną w wysokości 5% łącznego wynagrodzenia netto określonego w Zamówieniu, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia;
d. w razie niedotrzymania w okresie gwarancji terminu usunięcia wady, o którym mowa w § 6 ust. 2, karę umowną w wysokości 0,1% łącznego wynagrodzenia netto określonego w Zamówieniu, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.
e. W przypadku naruszenia zobowiązania do zachowania poufności informacji poufnych, określonego w § 4 ust. 11 Umowy, karę umowną tam wskazaną.
2. W przypadku wystąpienia okoliczności wskazanych w ust. 1, skutkujących naliczeniem przez Zamawiającego kar umownych, Zamawiający skieruje do Wykonawcy pisemną informację o wysokości naliczonych kar umownych wraz z wezwaniem do ich zapłaty i notą obciążeniową w terminie 7 dni roboczych od otrzymania ww. informacji. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty zastrzeżonych kar umownych w tym terminie na rachunek wskazany przez Zamawiającego w nocie obciążeniowej.
3. W przypadku upływu terminu wskazanego w ust. 2 powyżej, Zamawiający ma prawo do automatycznego potrącenia kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy bez składania odrębnego oświadczenia o potrąceniu, na co Wykonawca wyraża zgodę.
4. Kary umowne są naliczane niezależnie i mogą podlegać sumowaniu.
5. Zapłata kar umownych nie wyłącza prawa Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych, na zasadach ogólnych. Odpowiedzialność Wykonawcy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia Wykonawcy o którym mowa w §3 ust. 1 Umowy.
§ 6
Gwarancja
1. Wykonawca udziela Zamawiającemu 36 (słownie: trzydzieści sześć) miesięcy gwarancji na wykonane prace, liczonej od daty podpisania przez Zamawiającego bez zastrzeżeń Protokołu odbioru końcowego Zamówienia.
2. W ramach gwarancji wskazanej w ust. 1, Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia Xxxx w czasie nie dłuższym niż 5 Dni roboczych od chwili zgłoszenia, zgodnie z ust. 5, przy czym Czas naprawy rozumiany jest jako czas usunięcia Wady.
3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania prac związanych z instalacją i serwisem w okresie gwarancji w sposób umożliwiający zachowanie ciągłości pracy obiektu Zamawiającego lub po godzinach, w czasie uzgodnionym z Zamawiającym.
4. W szczególności Wykonawca zobowiązuje się do udzielania pomocy Zamawiającemu w rozwiązywaniu problemów technicznych związanych z wykonanymi pracami w formie konsultacji telefonicznych.
5. Wszelkie zgłoszenia gwarancyjne dokonywane będą przez Zamawiającego, telefonicznie na numer:
…………………………… lub e-mailem na adres: w Dni robocze w godz. 8.00-17.00
6. Stosowanie praw wynikających z udzielonej gwarancji nie wyłącza stosowania uprawnień Zamawiającego wynikających z rękojmi za wady sprzętu na zasadach określonych w kodeksie cywilnym. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usunięcia zgłoszonych przez Zamawiającego wad w ramach rękojmi w terminie wskazanym przez Zamawiającego.
§ 7
Własność intelektualna
1. Wykonawca oświadcza, że w ramach wynagrodzenia należnego na podstawie Umowy, przenosi na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do Koncepcji technicznej i Dokumentacji Powykonawczej dostarczonych w ramach Umowy, stanowiących utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231, z późn. zm.).
2. Wykonawca oświadcza, że przekazane w ramach Umowy prawa własności intelektualnej nie będą posiadały żadnych wad prawnych, ani nie będą ograniczać Zamawiającego w korzystaniu z tych praw. Wykonawca pokryje wszelkie opłaty, koszty, odszkodowania lub zadośćuczynienia, które będzie musiał zapłacić Zamawiający, jeżeli powyższe zapewnienia nie okażą się prawdziwe.
3. W zakresie, w jakim z brzmienia Umowy wynika, że Koncepcja techniczna lub Dokumentacja Powykonawcza przeznaczone są do udostępnienia osobom trzecim, przekazane przez Wykonawcę majątkowe prawa autorskie do Koncepcji technicznej lub Dokumentacji Powykonawczej obejmują
również obrót Koncepcją techniczną lub Dokumentacją Powykonawczą, w tym ich wprowadzenie do obrotu, użyczenie lub najem, a także inne rozpowszechnienie, w tym publiczne wykonywanie, wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. W zakresie, w jakim jest to niezbędne dla zapewnienia zgodnego z prawem korzystania z Koncepcji technicznej lub Dokumentacji Powykonawczej przez osoby trzecie, Zamawiający jest uprawniony do udzielania takim osobom licencji.
4. Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do Koncepcji technicznej oraz
Dokumentacji Powykonawczej na następujących polach eksploatacji:
a) trwałe lub czasowe zwielokrotnianie odpowiednio Koncepcji technicznej lub Dokumentacji Powykonawczej w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, w tym zwielokrotnianie Koncepcji technicznej lub Dokumentacji Powykonawczej dokonywane podczas wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania lub przechowywania Koncepcji Technicznej lub Dokumentacji Powykonawczej, w tym także utrwalanie i zwielokrotnianie Koncepcji Technicznej i/lub Dokumentacji Powykonawczej dowolną techniką, w tym techniką zapisu magnetycznego lub techniką cyfrową, taką jak zapis na płycie CD, DVD, Blu-ray, urządzeniu z pamięcią flash lub jakimkolwiek innym nośniku pamięci;
b) tłumaczenie, przystosowywanie, zmiany układu lub wprowadzanie jakichkolwiek innych zmian w
Koncepcji technicznej lub Dokumentacji Powykonawczej;
5. Wykonawca przenosi na Zamawiającego:
a) prawo wykonywania praw zależnych oraz prawo zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich do wszelkich opracowań Koncepcji technicznej lub Dokumentacji Powykonawczej (lub ich poszczególnych elementów), tj. prawo zezwalania na rozporządzanie i korzystanie z takich opracowań na polach eksploatacji wskazanych powyżej;
b) własność wydanych Zamawiającemu nośników, na których została utrwalona Koncepcja techniczna
lub Dokumentacja Powykonawcza (lub poszczególne elementy).
6. Przeniesienie przez Wykonawcę na Zamawiającego praw, o których mowa powyżej, nastąpi każdorazowo z chwilą podpisania Protokołu odbioru końcowego Zamówienia.
7. Niezależnie od powyższego, Zamawiający jest uprawniony do korzystania z Koncepcji technicznej lub Dokumentacji Powykonawczej w zakresie uprawnień wskazanych w poprzednich ustępach od chwili ich przekazania do akceptacji Zamawiającego do chwili nabycia autorskich praw majątkowych przez Zamawiającego, a Wykonawca zapewnia, że korzystanie takie nie będzie naruszać praw osobistych lub majątkowych Wykonawcy ani osób trzecich i nie będzie powodować obowiązku zapłaty jakichkolwiek dodatkowych opłat.
§ 8 Podwykonawcy
1. Wykonawca jest uprawniony do powierzenia wykonania części przedmiotu Umowy podwykonawcom.
2. W przypadku powierzenia wykonania części Umowy podwykonawcom, Wykonawca odpowiada
za czynności wykonane przez podwykonawców oraz ich personel oraz za ich zaniechania, jak za działania i zaniechania własne.
3. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez podwykonawcę części przedmiotu Umowy upoważnia Zamawiającego do żądania od Wykonawcy odsunięcia podwykonawcy od realizacji przedmiotu Umowy w sposób stały lub czasowy.
4. Zamawiający nie jest odpowiedzialny za zobowiązania Wykonawcy wobec osób trzecich.
§ 9 Zmiana Umowy
1. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie podlegało korekcie w przypadku zmiany stawki podatku VAT na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa. W takim przypadku nastąpi zmiana ceny brutto Zamówienia w stopniu odpowiadającym zmianie stawki podatku VAT.
2. Zmiana wynagrodzenia Wykonawcy może ulec podwyższeniu zgodnie z ust. 1 powyżej jeżeli zmiany te będą miały bezpośredni wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. W przypadku zaistnienia okoliczności wymienionych w ust. 1 Wykonawca przedstawi Zamawiającemu stosowny wniosek z uzasadnieniem oraz wyliczeniami. Jeżeli wniosek i wyliczenia nie będą uzasadniały korekty wynagrodzenia, Zamawiający na taką zmianę nie wyrazi zgody.
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany, za zgodą obu stron, postanowień Umowy w przypadkach określonych poniżej:
1) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Zamówienia – Zamawiający dopuszcza zmianę na osprzęt i materiały instalacyjne spełniające wymagania nowych przepisów prawa;
2) w przypadku ujawnienia się powszechnie występujących wad zastosowanego osprzętu bądź materiałów instalacyjnych Zamawiający dopuszcza zmianę polegającą na zastąpieniu danego typu/modelu typem/modelem zastępczym, spełniającym wszelkie wymagania przewidziane w Załączniku nr 1 do Umowy.
3) wystąpienia siły wyższej - termin realizacji Zamówienia może zostać wydłużony o okres, przez który, z powodu siły wyższej, Wykonawca nie mógł realnie wykonać swoich zobowiązań.
4. Nie stanowią zmiany istotnej zmiany związane z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy (w szczególności zmiana danych teleadresowych, zmiana osób upoważnionych do kontaktów oraz usuwanie omyłek, błędów pisarskich i rachunkowych).
5. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do Umowy pozostałych zmian wymienionych w rozdziale 6.5.2. (Zasada konkurencyjności) pkt 20) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 22 sierpnia 2019 r.
§ 10 Odstąpienie od Umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od niniejszej umowy lub złożonego Zamówienia w całości lub części, jeżeli:
1) Wykonawca pomimo 3 kolejnych wezwań do usunięcia Wad/y, o której/ych mowa w § 2 ust. 14 Umowy, wyznaczających termin nie dłuższy niż 3 dni robocze na usunięcie Wad i zgłoszenie gotowości odbiorczej, nie usunie Wady i nie zgłosi gotowości do odbioru prac zgodnie z warunkami Umowy. Podstawą do odstąpienia od Umowy z tego tytułu jest także brak reakcji Wykonawcy na wezwania Zamawiającego do usunięcia Wady.
2) gdy opóźnienie w stosunku do terminu wykonania Zamówienia wskazanego w Zamówieniu
przekroczy 20 dni kalendarzowych.
2. Umowa może być rozwiązana przez Zamawiającego w trybie natychmiastowym, jeśli Zamawiający utraci status operatora OSE, wynikający z ustawy z dnia 27 października 2017 r. o Ogólnopolskiej Sieci Edukacyjnej.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od Umowy w całości lub części z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, w szczególności w przypadku nieuzyskania przez Zamawiającego środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia.
4. W przypadku zmian organizacyjnych Zamawiającego, przeprowadzonych na podstawie przepisów prawa którym podlega, Zamawiający może rozwiązać Umowę z zachowaniem 30 dniowego okresu wypowiedzenia lub przenieść całość praw i obowiązków Zamawiającego wynikających z Umowy na inny podmiot. Wykonawca zgadza się na przeniesienie całości praw i obowiązków Zamawiającego wynikających z Umowy, będące wynikiem zmian organizacyjnych Zamawiającego, przeprowadzonych na podstawie przepisów prawa, którym podlega Zamawiający. Przeniesienie następuje z chwilą dokonania czynności prawnych, o których mowa w tych przepisach.
5. Prawo odstąpienia, o którym mowa w ust. 1-3 powyżej Zamawiający może wykonać w terminie do 60 dni od powzięcia wiadomości o okolicznościach skutkujących możliwością odstąpienia od Umowy.
6. Odstąpienie lub wypowiedzenie umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia.
7. Zamawiający może wykonać umowne prawo odstąpienia niezależnie od prawa odstąpienia, przysługującego na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
8. W przypadku wystąpienia okoliczności uzasadniających skorzystanie z prawa odstąpienia na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, Zamawiający wyznaczy najpierw Wykonawcy dodatkowy odpowiedni termin, nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych, na prawidłowe wykonanie zobowiązania i będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy w całości lub części w razie jego bezskutecznego upływu.
9. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego w sytuacjach, o których mowa w ust. 1 powyżej, Wykonawcy nie przysługują roszczenia wobec Zamawiającego z tego tytułu, w szczególności roszczenia odszkodowawcze.
10. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
§ 11 Obowiązek informacyjny realizowany przez Zamawiającego wobec Wykonawcy/osób podpisujących umowę w imieniu Wykonawcy i osób trzecich (RODO)
1. Zamawiający, działając na mocy art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 2016 r., str. 1-88), zwanego dalej: „RODO”, informuje Pana/Panią1, że:
1) Administratorem Danych Osobowych jest Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa - Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie, działającym pod adresem 01 -045 Warszawa, xx. Xxxxxx 00; kontakt do inspektora ochrony danych: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx ;
2) dane osobowe będą przetwarzane w celu:
1 dotyczy osoby fizycznej, osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną lub członka organu zarządzającego Wykonawcy będącego osobą fizyczną
a) zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Umowy;
b) przechowywania dokumentacji postępowania o udzielenie Zamówienia na wypadek kontroli
prowadzonej przez uprawnione organy i podmioty;
c) przekazania dokumentacji postępowania o udzielenie Zamówienia do archiwum, a następnie jej zbrakowania (trwałego usunięcia i zniszczenia);
w zakresie: dane zwykłe – imię, nazwisko, zajmowane stanowisko, miejsce pracy, nr telefonu, adres e-mail, nr faxu oraz posiadane kwalifikacje zawodowe wymagane do realizacji Umowy, a także w przypadku złożenia pełnomocnictwa, oświadczeń i innych dokumentów – dane osobowe w nim zawarte;
3) podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego jest art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO, przy czym za prawnie uzasadniony interes Zamawiającego wskazuje się konieczność zawarcia Umowy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
4) dane osobowe będą udostępniane innym odbiorcom, jeżeli przepisy szczególne tak stanowią;
5) dane osobowe nie będą przekazane do państwa trzeciego;
6) dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami prawa w okresie realizacji Umowy oraz przez okres, w którym Zamawiający będzie realizował cele wynikające z prawnie uzasadnionych interesów administratora danych, które są związane przedmiotowo z Umową lub obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego;
7) ma Pani/Pan prawo do żądania dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących oraz ich
sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych;
8) ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tzn. Prezesa Urzędu Ochrony
Danych Osobowych;
9) podanie danych osobowych jest dobrowolne, niemniej jednak bez ich podania nie jest możliwe
zawarcie i realizacja Umowy;
10) Zamawiający nie będzie przeprowadzać zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania na podstawie podanych danych osobowych.
2. Wykonawca zobowiązuje się poinformować w imieniu Zamawiającego wszystkie osoby fizyczne kierowane do realizacji Umowy oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które zostaną wskazane jako podwykonawca, a których dane osobowe będą przekazywane podczas podpisania Umowy oraz na etapie realizacji Umowy, o:
1) fakcie przekazania danych osobowych Zamawiającemu;
2) przetwarzaniu danych osobowych przez Zamawiającego.
3. Na mocy art. 14 RODO, Wykonawca zobowiązuje się wykonać, w imieniu Xxxxxxxxxxxxx obowiązek informacyjny wobec osób, o których mowa w ust. 2, przekazując im treść klauzuli informacyjnej, o której mowa w ust. 1, wskazując jednocześnie tym osobom Wykonawcę jako źródło pochodzenia danych osobowych, którymi dysponował będzie Zamawiający.
4. Każda zmiana w zakresie osób fizycznych, których dane osobowe będą przekazywane podczas podpisania Umowy oraz na etapie realizacji Umowy wymaga również spełnienia obowiązków, o których mowa w ust. 2 i 3.
5. W przypadku konieczności przetwarzania danych osób trzecich przez Wykonawcę, w związku z realizacją Umowy Wykonawca zawrze z Zamawiającym Umowę Powierzenia, której wzór stanowi Załącznik nr 6. Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia Umowy Powierzenia w terminie 7 dni o przekazania przez Zamawiającego uzupełnionego wzoru Umowy Powierzenia.
§ 12 Postanowienia końcowe
1. Do bezpośrednich kontaktów w sprawach związanych z realizacją Umowy, w szczególności w zakresie ogólnej koordynacji i realizacji przedmiotu Umowy oraz w zakresie zagadnień technicznej realizacji oraz koordynacji Strony upoważniają następujące osoby :
Ze strony Zamawiającego :
...........................................
……………………………………………
Ze strony Wykonawcy:
......................................
……………………………….…..
2. Zmiana któregokolwiek postanowienia Umowy wymaga zgody obu Stron i może nastąpić tylko w drodze pisemnego aneksu pod rygorem nieważności, z wyłączeniem zmiany osób lub danych osób wskazanych w ust. 1 powyżej.
3. Strony postanawiają, że we wszystkich sprawach nie uregulowanych Umową mają zastosowanie
odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Do rozstrzygnięcia ewentualnych sporów między stronami właściwy jest sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
5. Integralną część niniejszej Umowy stanowią załączniki:
a) Załącznik nr 1 - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia,
b) Załącznik nr 2 - Oferta Wykonawcy,
c) Załącznik nr 3 - Zamówienie – wzór,
d) Załącznik nr 4 - Protokół odbioru końcowego– wzór,
e) Załącznik nr 5 - Reprezentacja Wykonawcy,
f) Załącznik nr 6 – Umowa powierzenia – wzór.
6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Zamawiający: Wykonawca:
Załącznik nr 1 do Umowy z dnia …………………………
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Załącznik nr 2 do Umowy z dnia ………………………………….
Oferta Wykonawcy
Załącznik nr 3 do Umowy z dnia ……………………………….……
Zamówienie – wzór
Warszawa, dnia
Zamawiający: Wykonawca:
Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa Państwowy Instytut Badawczy
ul. Kolska 12
01-045 Warszawa NIP
NIP 000-000-00-00
ZAMÓWIENIE nr …………………………..
Znak sprawy:
Nr w Rejestrze zakupów:
Zamówienie zgodne z ofertą z dnia
Niniejszym zamawiamy:
Lp. | Opis | Liczba | Cena jednostkowa netto (PLN) | Wartość netto (PLN) | Wartość podatku VAT (PLN) | Wartość brutto (PLN) |
1 | ||||||
2 | ||||||
3 | ||||||
4 | ||||||
5 | ||||||
RAZEM: | ||||||
Wynagrodzenie za wykonanie ww. Zamówienia będzie płatne Wykonawcy na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT na rachunek bankowy wskazany na fakturze, w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej Zamawiającemu.
Zamawiający wyraża zgodę na doręczenie faktury VAT w formie elektronicznej na adres mailowy Zamawiającego:
Adresem dla doręczenia Zamawiającemu faktury VAT w formie innej niż elektroniczna jest siedziba Zamawiającego: Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa Państwowy Instytut Badawczy, xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx.
Podstawą wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT będzie podpisany bez zastrzeżeń Protokół zdawczo – odbiorczy.
Jako datę zapłaty wynagrodzenia przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Termin realizacji: do …. dni od złożenia zamówienia. |
Miejsce realizacji zamówienia: serwerownia przy xx. 00 Xxxxxxxxx 00 w Warszawie. |
Osoba upoważniona przez Zamawiającego do podpisania Protokołu zdawczo – odbiorczego: |
………………………………………….. |
podpis Zamawiającego |
UWAGA: |
Proszę o wpisanie na fakturze VAT numeru Zamówienia oraz osoby upoważnionej przez Zamawiającego do podpisania Protokołu zdawczo – odbiorczego. |
Zaakceptował merytorycznie: |
………………………………………. |
(pracownik merytoryczny) |
Załącznik nr 4 do Umowy z dnia ………………………………….
Protokół Odbioru Końcowego - wzór
sporządzony w Warszawie w dniu ,
pomiędzy:
Zamawiającym – NASK PIB, reprezentowanym przez
………………………………………………
a
Wykonawca reprezentowanym przez
……………………………………………………..
1. NASK PIB sprawdził, czy wykonane prace są zgodne z Zamówieniem nr.
2. Niniejszy Protokół, w sytuacji braku uwag i po jego obustronnym podpisaniu, stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury na kwotę wskazaną w Zamówieniu nr …………….. z dnia ……………….
3. Niniejszy Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden dla Wykonawcy, jeden
dla NASK PIB.
4. NASK PIB potwierdza kompletność wykonanych prac i dokonuje odbioru2
5. NASK PIB zgłasza poniższe uwagi i nie dokonuje odbioru3
Za Wykonawcę Za Zamawiającego
WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY
2 Niepotrzebne skreślić
3 Niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 5 do Umowy z ……………………………………
Reprezentacja Wykonawcy
Załącznik nr 6 do Umowy z ……………………………………
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
zawarta w Warszawie dnia 2020 r., pomiędzy:
Naukową i Akademicką Siecią Komputerową - Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Warszawie (01-045), xx. Xxxxxx 00, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000012938, NIP: 5210417157, zwanym dalej: „Administratorem”, reprezentowanym przez: ,
a
, zwanym dalej „Podmiotem przetwarzającym”, reprezentowanym przez ,
Administrator i Podmiot przetwarzający są zwani dalej łącznie „Stronami”, a każdy z nich z osobna „Stroną”,
zwana dalej: „Umową”.
§ 1
Przedmiot Umowy
1. W związku z łączącą Strony umową nr ………………. z dnia ………………… 2020 r. oraz na podstawie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako: „RODO”), Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych, rozumianych jako informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”), w zakresie wskazanym w Załączniku nr 1 („Dane osobowe”).
2. Powierzenie Danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu następuje w celu wykonania zawartej pomiędzy Stronami Umowy nr …………………….. z dnia …………………. 2020 r., której przedmiotem jest realizacja prac instalacyjnych w lokalizacji NASK w Warszawie, przy ul. 11 Listopada 23, zwanej dalej
„Umową Główną”.
3. Dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający na terenie wskazanym w Załączniku nr
1.
4. Zakres powierzenia, wskazany w Załączniku nr 1, może zostać w każdym momencie rozszerzony lub ograniczony przez Administratora. Ograniczenie lub rozszerzenie może być dokonane poprzez przesłanie przez Administratora do Podmiotu przetwarzającego nowej wersji Załącznika nr 1 za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany w § 10 ust. 2. W przypadku braku reakcji Podmiotu przetwarzającego w ciągu 3 Dni Roboczych (na potrzeby Umowy jako „Dni Robocze” należy rozumieć dni od poniedziałku do piątku, poza dniami ustawowo wolnymi od pracy w Polsce) od daty wysłania wiadomości przez Administratora przyjmuje się, że Podmiot przetwarzający zaakceptował zmianę zakresu powierzenia.
5. Podmiot przetwarzający może przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu określonym w Umowie. Przetwarzanie Danych osobowych przez Podmiot przetwarzający odbywa się wyłącznie w czasie obowiązywania Umowy.
§ 2
Oświadczenia i obowiązki Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający niniejszym oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel, w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie Umowy, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności Podmiot przetwarzający oświadcza, że znane mu są zasady przetwarzania i zabezpieczenia Danych osobowych wynikające z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako: „RODO”).
2. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany:
1) przetwarzać Dane osobowe zgodnie z RODO, polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa, Umową oraz instrukcjami Administratora. Instrukcje (polecenia) są przekazywane przez Administratora drogą elektroniczną (przesyłane na adres e-mail koordynatora Umowy wyznaczonego przez Podmiot przetwarzający); z zastrzeżeniem postanowień § 3, Podmiot przetwarzający powinien wdrożyć instrukcje niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 Dni Roboczych od ich otrzymania; jeżeli w ocenie Podmiotu przetwarzającego termin 7-dniowy jest zbyt krótki na realizację instrukcji, powinien poinformować o tym fakcie Administratora drogą elektroniczną (przesyłając informację na adres e-mail koordynatora Umowy wyznaczonego przez Administratora) wskazując uzasadnienie dla takiej oceny; w takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin wdrożenia instrukcji Administratora. Instrukcje nie będą rozszerzać zakresu obowiązków Podmiotu przetwarzającego wynikających z Umowy ani Umowy Głównej;
2) przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo krajowe lub unijne. W sytuacji, gdy obowiązek przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający wynika z przepisów prawa, informuje on Administratora drogą elektroniczną – przed rozpoczęciem przetwarzania – o tym obowiązku prawnym, o ile prawo nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;
3) przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w miejscu ustalonym w Umowie Głównej oraz na urządzeniach zarządzanych przez Podmiot przetwarzający i jego personel lub Administratora, z zachowaniem najwyższych zasad bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa;
4) udzielać dostępu do Danych osobowych wyłącznie osobom, które ze względu na zakres wykonywanych zadań otrzymały od Podmiotu przetwarzającego upoważnienie do ich przetwarzania oraz wyłącznie w celu wykonywania obowiązków wynikających z Umowy oraz podjąć działania mające na celu zapewnienie, by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Podmiotu przetwarzającego, która ma dostęp do Danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Administratora, chyba że przetwarzanie jest wymagane przez właściwe przepisy krajowe lub unijne;
5) zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy, chyba że są to osoby podlegające odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy;
6) wdrożyć, zgodnie z wytycznymi wskazanymi w § 3 Umowy, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie Umowy oraz zapewnić realizację zasad ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony danych (określonych w art. 25 RODO);
7) wspierać Administratora (w szczególności poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych) w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO. Współpraca Podmiotu przetwarzającego z Administratorem, w zakresie wskazanym w zdaniu poprzedzającym, powinna odbywać się w formie i terminie umożliwiającym realizację tych obowiązków Administratora; w związku z realizacją tego obowiązku Podmiot przetwarzający jest w szczególności zobowiązany do udzielania informacji oraz ujawnienia powierzonych danych osobowych (lub ich kopii) na żądanie Administratora w terminie 5 Dni Roboczych w formie określonej przez Administratora; Podmiot przetwarzający powinien również niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 2 Dni Roboczych, poinformować Administratora o wniosku dotyczącym realizacji praw osoby, której dane dotyczą, złożonym u Podmiotu przetwarzającego; Podmiot przetwarzający nie będzie jednak odpowiadał na taki wniosek bez uprzedniej zgody lub wyraźnego polecenia Administratora;
8) pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w RODO (w tym w szczególności
w art. 32–36 RODO), tj. w szczególności w zakresie:
a) zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania Danych osobowych poprzez wdrożenie stosownych środków technicznych oraz organizacyjnych (wykaz minimalnych środków, które zobowiązany jest wdrożyć Podmiot przetwarzający został określony w Załączniku nr 2),
b) dokonywania zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu (w rozumieniu art. 4 pkt. 21 RODO) oraz zawiadamiania osób, których dane dotyczą o takim naruszeniu (obowiązki Podmiotu przetwarzającego w odniesieniu do zgłaszania naruszeń zostały określone w § 8),
c) dokonywania przez Administratora oceny skutków dla ochrony danych oraz przeprowadzania
konsultacji Administratora z organem nadzorczym;
9) prowadzić, w formie pisemnej (w tym elektronicznej), rejestr wszystkich kategorii czynności
przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora, zawierający informacje o:
a) nazwie oraz danych kontaktowych Podmiotu przetwarzającego oraz Administratora, a także
inspektora ochrony danych, gdy ma to zastosowanie,
b) kategoriach przetwarzań dokonywanych w imieniu Administratora,
c) gdy ma to zastosowanie – przekazywaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwie tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
d) ogólnym opisie technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, służących do
zabezpieczenia powierzonych danych osobowych;
10) udostępniać Administratorowi, na każde jego żądanie, nie później niż w terminie 3 Dni Roboczych, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia przez Administratora obowiązków wynikających z właściwych przepisów prawa, w szczególności z RODO, w tym przekazywać informacje o stosowanych zabezpieczeniach, zidentyfikowanych zagrożeniach i incydentach w obszarze ochrony danych osobowych;
11) umożliwiać Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów na zasadach określonych w § 6;
12) niezwłocznie informować Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów krajowych lub unijnych o ochronie danych; informacja w tym przedmiocie przekazana powinna zostać Administratorowi w formie elektronicznej (na adres e-mail koordynatora Umowy) oraz powinna zawierać stosowne uzasadnienie i wskazanie przepisu prawa, który zdaniem Xxxxxxxx przetwarzającego został naruszony;
13) niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 2 Dni Roboczych, informować (o ile nie doprowadzi to do naruszenia przepisów obowiązującego prawa) Administratora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania danych, skierowanej do Podmiotu przetwarzającego, o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy a także o wszelkich skargach osób, których dane dotyczą związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych;
14) przechowywać Dane osobowe tylko tak długo, jak to określił Administrator, a także, bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane dane osobowe zgodnie z wytycznymi Administratora;
§ 3
Środki organizacyjne i techniczne
2. Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa, o którym mowa w ust. 1 jest odpowiedni, Podmiot przetwarzający jest zobowiązany uwzględnić ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
3. Podmiot przetwarzający powinien również wdrożyć – zarówno przy określaniu sposobów przetwarzania, jak i w czasie samego przetwarzania – odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, zaprojektowane w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych określonych w RODO oraz w celu ochrony praw osób, których dane dotyczą (zasada ochrony danych osobowych w fazie projektowania określona w art. 25 ust. 1 RODO), a także odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby domyślnie przetwarzane były wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania określonego w Załączniku nr 1 (zasada domyślnej ochrony danych określona w art. 25 ust. 2 RODO).
4. Wdrażając środki organizacyjne i techniczne, o których mowa powyżej, Podmiot przetwarzający :
1) przestrzega wytycznych Administratora w zakresie sposobu zabezpieczenia procesów przetwarzania
danych osobowych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa;
2) powinien uwzględnić stan wiedzy technicznej oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których dane osobowe będzie przetwarzał na podstawie Umowy.
5. W przypadku stwierdzenia, że stosowane środki mogą być nieadekwatne do rozpoznanych zagrożeń, Podmiot przetwarzający informuje o tym Administratora i w porozumieniu z Administratorem dostosowuje odpowiednio zabezpieczenia przetwarzania danych osobowych, po uzgodnieniu przez Strony zakresu, sposobu i terminu takich działań oraz podziału związanych z nimi kosztów.
6. W przypadku stwierdzenia przez Administratora konieczności zastosowania dodatkowych środków zabezpieczających, Strony uzgodnią zakres, sposób i termin ich wdrożenia oraz podział kosztów wdrożenia.
§ 4
Dalsze powierzenie
1. Podmiot przetwarzający może powierzyć przetwarzanie Danych osobowych innym podmiotom przetwarzającym w zakresie oraz celu zgodnym z Umową oraz po uzyskaniu zgody Administratora wyrażonej na piśmie.
2. Podmiot przetwarzający zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz przepisów obowiązującego prawa z zakresu ochrony danych osobowych, a także zapewniało ochronę praw osób, których dane dotyczą.
3. W przypadku dalszego powierzenia przetwarzania Danych osobowych zgodnie z ust. 1 i 2 Podmiot
przetwarzający:
1) zapewni w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym, że na podmiot ten zostaną nałożone obowiązki odpowiadające obowiązkom Podmiotu przetwarzającego określonym w Umowie, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO;
2) zapewni również w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym możliwość realizacji przez Administratora bezpośredniej kontroli względem dalszego podmiotu przetwarzającego (w tym możliwość przeprowadzania audytów, o których mowa w § 6). Podmiot przetwarzający jest zobowiązany poinformować dalszy podmiot przetwarzający, że informacje, w tym dane osobowe, na temat tego podmiotu przetwarzającego mogą być udostępnione Administratorowi w celu wykonania przez niego uprawnień, o których mowa w zdaniu poprzedzającym;
3) jest w pełni odpowiedzialny przed Administratorem za spełnienie obowiązków wynikających z umowy powierzenia zawartej pomiędzy Podmiotem przetwarzającym a dalszym podmiotem przetwarzającym. Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków tego dalszego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Podmiocie przetwarzającym;
4) zobowiązany jest zapewnić, by dalszy podmiot przetwarzający zaprzestał przetwarzania danych w każdym wypadku rozwiązania Umowy, niezależnie od przyczyny oraz w przypadku upływu okresu przetwarzania danych na podstawie Umowy Głównej, o którym mowa w § 9 ust. 1. W takim wypadku postanowienia § 9 ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
4. Wykaz pomiotów, o których mowa w ust. 2 stanowi Załącznik nr 3.
§ 5
Transfer danych osobowych
1. Podmiot przetwarzający nie może przekazywać (transferować) Danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, chyba że Administrator udzieli mu uprzedniej, pisemnej pod rygorem bezskuteczności, zgody zezwalającej na taki transfer.
2. Jeśli Administrator udzieli Podmiotowi przetwarzającemu uprzedniej zgody na przekazanie Danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Podmiot przetwarzający może dokonać transferu tych danych osobowych tylko wtedy, gdy:
1) państwo docelowe zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych do tego, który obowiązuje w Unii Europejskiej; lub
2) Administrator i Podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający zawarli umowę w oparciu o standardowe klauzule umowne lub wdrożyli inny mechanizm, który zgodnie z przepisami prawa legalizuje transfer danych do państwa trzeciego.
§ 6
Audyt
1. Administrator jest w każdym momencie upoważniony do przeprowadzenia audytu zgodności przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający z Umową oraz obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Administrator może przeprowadzić weryfikację zgodności i adekwatności środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających przetwarzanie danych osobowych wdrożonych przez Podmiot przetwarzający.
2. Administrator poinformuje Podmiot przetwarzający, co najmniej na 3 Dni Robocze przed planowaną datą audytu, o zamiarze jego przeprowadzenia, chyba że z uwagi na wysokie ryzyko zagrożenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, audyt powinien być przeprowadzony niezwłocznie. Jeżeli w ocenie Podmiotu przetwarzającego audyt nie może zostać przeprowadzony we wskazanym terminie, Podmiot przetwarzający powinien poinformować o tym fakcie Administratora drogą elektroniczną (przesyłając informację na adres e-mail koordynatora Umowy wyznaczonego przez Administratora), wskazując uzasadnienie dla takiej oceny. W takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin audytu.
3. Podmiot przetwarzający ma obowiązek współpracować z Administratorem i upoważnionymi przez niego audytorami, w szczególności zapewniać im dostęp do pomieszczeń i dokumentów obejmujących dane osobowe oraz informacje o sposobie przetwarzania danych osobowych, infrastruktury teleinformatycznej oraz systemów IT, a także do osób mających wiedzę na temat procesów przetwarzania danych osobowych realizowanych przez Podmiot przetwarzający.
5. Administrator ma także prawo żądać od Podmiotu przetwarzającego składania pisemnych wyjaśnień dotyczących realizacji Umowy. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się odpowiedzieć niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 Dni Roboczych, na każde pytanie Administratora dotyczące przetwarzania powierzonych mu na podstawie Umowy danych osobowych.
6. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany zapewnić w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym możliwość przeprowadzania przez Administratora audytu zgodności przetwarzania danych osobowych przez dalszy podmiot przetwarzający z Umową na zasadach określonych w ust. 1-4.
7. Koszty związane z przeprowadzeniem audytu ponosi każda ze Stron we własnym zakresie, przy czym Podmiot przetwarzający nie ma prawa do żądania zwrotu takich kosztów ani zapłaty jakiegokolwiek dodatkowego wynagrodzenia z tytułu poniesienia takich kosztów.
§ 7
Poufność
1. Podmiot przetwarzający ma obowiązek ochrony informacji poufnych, niezależnie od formy ich przekazania i przetwarzania, rozumianych jako informacje takie jak:
1) powierzone przez Administratora dane osobowe, w tym szczególne kategorie danych osobowych (w
rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO);
2) informacje wymagające ochrony ze względu na ich znaczenie dla interesów Administratora, w tym wszelkie dane techniczne, finansowe, materiały i dokumenty lub inne informacje bez względu na fakt, czy są one utrwalone w formie pisemnej lub w jakikolwiek inny sposób, zapisane w jakiejkolwiek formie
i na jakimkolwiek nośniku, dotyczące Administratora lub jego, kontrahentów, dostawców, a także informacje dotyczące wynagrodzeń pracowników, które Podmiot przetwarzający otrzymał w okresie obowiązywania Umowy, lub o których dowiedział się, czy też do których miał dostęp lub będzie w ich posiadaniu, w związku z prowadzonymi rozmowami i negocjacjami, a które nie są powszechnie znane.
2. Podmiot przetwarzający w szczególności zapewnia, że:
1) wszelkie przekazane, udostępnione lub ujawnione mu przez Administratora informacje poufne będą chronione i zachowane w tajemnicy, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami Umowy;
2) uzyskane informacje poufne zostaną użyte i wykorzystane wyłącznie w celu wykonania Umowy;
3) posiadane informacje poufne nie zostaną przekazane lub ujawnione żadnej osobie trzeciej – bezpośrednio ani pośrednio (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w Umowie) – bez uprzedniej zgody Administratora, wyrażonej w formie pisemnej;
4) będzie chronić na swój koszt informacje poufne poprzez dołożenie najwyższego poziomu staranności.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się nie kopiować, ani w inny sposób nie powielać dostarczonych przez Administratora informacji poufnych lub ich części, z wyjątkiem przypadków, kiedy jest to konieczne w celu wykonania Umowy lub w innym celu ściśle związanym z przedmiotem współdziałania Stron. Wszelkie wykonane w takim przypadku kopie lub reprodukcje informacji poufnych, utrwalonych na jakichkolwiek nośnikach informacji, łącznie z nośnikami elektronicznymi, pozostają własnością Administratora i zostaną wydane, zniszczone lub skutecznie usunięte z nośników informacji na jego żądanie.
4. Informacje poufne mogą zostać przekazane tylko upoważnionym pracownikom Podmiotu przetwarzającego, osobom zatrudnionym przez Podmiot przetwarzający na podstawie umów cywilnoprawnych, podwykonawcom Podmiotu przetwarzającego, którzy z uwagi na zakres swych obowiązków, bądź zadania im powierzone będą zaangażowani w wykonanie Umowy na rzecz Administratora, lub innym osobom związanym z Podmiotem przetwarzającym na innej podstawie, w tym biorącym udział w realizacji Umowy Głównej, oraz którzy zostaną wcześniej wyraźnie poinformowani o charakterze informacji poufnych oraz o zobowiązaniach Podmiotu przetwarzającego do zachowania ich w tajemnicy wynikających z Umowy oraz zobowiążą się do przestrzegania zasad ochrony informacji poufnych, w tym procedur bezpieczeństwa wynikających z obowiązujących przepisów prawa i Umowy Głównej. Administrator upoważnia Podmiot przetwarzający do udzielania dalszych upoważnień do przetwarzania informacji poufnych. Podmiot przetwarzający ponosi całkowitą odpowiedzialność za działania i zaniechania ww. osób.
5. Podmiot przetwarzający będzie zwolniony z obowiązku zachowania w tajemnicy informacji poufnych w przypadku, gdy obowiązek ujawnienia informacji poufnych wynikać będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, bądź też prawomocnego orzeczenia lub decyzji uprawnionego sądu lub organu. O każdorazowym powzięciu informacji o takim obowiązku Podmiot przetwarzający jest zobowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie 24 godzin od dowiedzenia się o nim, powiadomić Administratora. W takim przypadku Podmiot przetwarzający obowiązany jest do:
1) ujawnienia tylko takiej części informacji poufnych, jaka jest wymagana przez prawo;
2) podjęcia wszelkich możliwych działań w celu zapewnienia, iż ujawnione informacje poufne będą traktowane w sposób poufny i wykorzystywane tylko w zakresie uzasadnionym celem ujawnienia.
6. Zobowiązanie do zachowania poufności nie wygasa po zakończeniu Umowy i jest nieograniczone w czasie. W przypadku gdyby powyższe zastrzeżenie okazało się nieważne lub bezskuteczne, zobowiązanie do zachowania poufności trwa przez okres 10 lat od dnia wygaśnięcia Umowy Głównej, niezależnie od przyczyny.
§ 8
Zgłaszanie naruszeń
1. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do wdrożenia i stosowania procedur służących wykrywaniu naruszeń ochrony danych osobowych oraz wdrażaniu właściwych środków naprawczych.
2. Po stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych mu przez Administratora danych osobowych Podmiot przetwarzający, bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia, zgłasza je Administratorowi. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej informacje o:
1) dacie, czasie trwania oraz lokalizacji naruszenia ochrony danych osobowych;
2) charakterze i skali naruszenia, tj. w szczególności o kategoriach i przybliżonej liczbie osób, których dane dotyczą, oraz kategoriach i przybliżonej liczbie wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie;
3) systemie informatycznym, w którym wystąpiło naruszenie (jeżeli naruszenie nastąpiło w związku z
przetwarzaniem danych w systemie informatycznym);
4) przewidywanym czasie potrzebnym do naprawienia szkody spowodowanej naruszeniem;
5) charakterze i zakresie danych osobowych objętych naruszeniem;
6) kategoriach osób, których dotyczą dane osobowe objęte naruszeniem, a w razie możliwości także wskazania podmiotów danych, których dotyczyło naruszenie;
7) możliwych konsekwencjach naruszenia, z uwzględnieniem konsekwencji dla osób, których dane
dotyczą;
8) środkach podjętych w celu zminimalizowania konsekwencji naruszenia oraz proponowanych działaniach zapobiegawczych i naprawczych;
9) danych kontaktowych osoby mogącej udzielić dalszych informacji o naruszeniu.
3. Jeżeli Podmiot przetwarzający nie jest w stanie w tym samym czasie przekazać Administratorowi wszystkich informacji, o których mowa powyżej, powinien je udzielać sukcesywnie, bez zbędnej zwłoki.
4. Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki podejmuje wszelkie rozsądne działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.
5. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony powierzonych mu danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany na każde żądanie Administratora niezwłocznie udostępnić mu dokumentację, o której mowa w zdaniu poprzednim.
6. Podmiot przetwarzający nie będzie bez wyraźnej instrukcji Administratora powiadamiał o naruszeniu:
1) osób, których dane dotyczą; ani
2) organu nadzorczego.
§ 9
Czas trwania przetwarzania oraz zasady odpowiedzialności
1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu Dane osobowe do przetwarzania na czas obowiązywania Umowy Głównej w zakresie określonym w Załączniku nr 1 do Umowy.
2. Administrator uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku zaistnienia ważnych powodów, w tym także w razie naruszenia przez Podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający przepisów RODO, innych obowiązujących przepisów prawa lub Umowy, a w szczególności, gdy:
1) organ nadzoru nad przestrzeganiem zasad przetwarzania danych osobowych stwierdzi, że Podmiot przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych;
2) prawomocne orzeczenie sądu powszechnego wykaże, że Podmiot przetwarzający nie przestrzega
zasad przetwarzania danych osobowych;
3. Naruszenie przez Podmiot przetwarzający postanowień Umowy, RODO lub innych obowiązujących przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych stanowi podstawę do wypowiedzenia Umowy Głównej.
4. W dniu zakończenia obowiązywania Umowy Głównej Podmiot przetwarzający powinien zgodnie z dyspozycją Administratora zwrócić lub zniszczyć, w sposób odrębnie ustalony z Administratorem, wszelkie Dane osobowe i ich kopie, chyba że właściwe przepisy prawa krajowego lub unijnego nakazują przechowywanie tych Danych osobowych.
5. Na prośbę Administratora Podmiot przetwarzający przesyła pisemne potwierdzenie zniszczenia Danych osobowych w terminie przez niego wskazanym.
6. W przypadku ograniczenia zakresu powierzenia przetwarzania przez Administratora, w trybie określonym w Umowie, postanowienia o rozwiązaniu Umowy stosuje się odpowiednio do danych, które wskutek ograniczenia zakresu nie mogą już być przetwarzane przez Podmiot przetwarzający.
7. W przypadku dalszego powierzenia przetwarzania Danych osobowych Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zawarcia w umowach z dalszymi podmiotami przetwarzającymi postanowień, zgodnie z którymi dalszy podmiot przetwarzający zaprzestanie przetwarzania powierzonych danych osobowych w każdym wypadku rozwiązania Umowy – z dniem rozwiązania oraz w przypadku upływu okresu przetwarzania danych na podstawie Umowy Głównej, o którym mowa w ust. 1. W takim wypadku postanowienia ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
8. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody, jakie powstaną u Administratora, osób, których dane dotyczą lub innych osób trzecich w wyniku niezgodnego z Umową lub przepisami prawa przetwarzania przez Podmiot przetwarzający Danych osobowych, a w szczególności w związku z udostępnianiem Danych osobowych osobom nieupoważnionym.
9. Podmiot przetwarzający ponosi względem Administratora odpowiedzialność na zasadach ogólnych.
§ 10
Koordynatorzy Umowy
1. Podejmowanie decyzji oraz bieżące zarządzanie realizacją Umowy odbywać się będzie przez wzajemne uzgodnienia Koordynatorów Umowy. Koordynatorzy Umowy będą uprawnieni w szczególności do dokonywania zmian w Załącznikach do Umowy, przy czym zmiany Załączników nie będą uważane za zmiany Umowy i nie będą wymagały zawarcia aneksu do Umowy. Koordynatorzy Umowy nie są uprawnieni do zmiany lub rozwiązania Umowy Głównej.
2. Strony ustanawiają następujących Koordynatorów Umowy:
1) ze strony Administratora ;
2) ze strony Podmiotu przetwarzającego: ……………………………………………………………………….
3. Zmiana adresów i danych koordynatorów Umowy nie stanowi zmiany Umowy, jednak wymaga
powiadomienia drugiej Strony z zachowaniem co najmniej formy dokumentowej.
§ 11
Postanowienia końcowe
1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
2. Zmiany Umowy są możliwe wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności, z zastrzeżeniem sytuacji, w których Umowa wprost przewiduje inną formę dokonywania zmian.
3. Podmiot przetwarzający nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej zgody Administratora wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności.
4. Wszelkie spory w związku z Umową zostaną poddane pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego miejscowo właściwego zgodnie z Umową Główną.
5. Następujące Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część:
1) Załącznik nr 1 – Zakres powierzenia danych osobowych;
2) Załącznik nr 2 – Wykaz minimalnych środków technicznych i organizacyjnych, które zobowiązany jest wdrożyć Podmiot przetwarzający;
3) Załącznik nr 3 – Wykaz dalszych podmiotów przetwarzających.
Administrator: Podmiot przetwarzający:
Załącznik nr 1 - ZAKRES POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH
1) Charakter oraz cele przetwarzania: wykonanie zawartej pomiędzy Stronami umowy nr z dnia
………………………. 2020 r., której przedmiotem jest ;
2) Kategorie osób, których dane dotyczą ;
3) Rodzaj danych osobowych ;
4) Lokalizacje (np. biuro, archiwum zakładowe, serwerownia, centrum kolokacji i przetwarzania danych, itp.) i ich adresy, w których Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał dane osobowe, powierzone na mocy niniejszej Umowy:
a) ………………………………..
b) ………………………………..
Załącznik nr 2 - WYKAZ MINIMALNYCH ŚRODKÓW TECHNICZNYCH I ORGANIZACYJNYCH, KTÓRE ZOBOWIĄZANY JEST WDROŻYĆ PODMIOT PRZETWARZAJĄCY
W celu zapewnienia odpowiedniego stopnia zabezpieczenia powierzonych danych osobowych Podmiot
przetwarzający jest zobowiązany wdrożyć co najmniej następujące środki techniczne i organizacyjne:
1) zastosować następujące metody pseudonimizacji danych osobowych: szyfrowanie;
2) zapewnić możliwość ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów służących do przetwarzania danych osobowych oraz usług przetwarzania;
3) zapewnić możliwość szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie
incydentu fizycznego lub technicznego;
4) dokonywać regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych;
5) zapewnić mechanizmy kontroli dostępu do systemu informatycznego w którym przetwarza się dane osobowe, w taki sposób, że dostęp do tych danych byłby możliwy jedynie po wprowadzeniu identyfikatora i dokonaniu uwierzytelnienia;
6) zapewnić ochronę systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych, w szczególności przed działaniem oprogramowania, którego celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu do systemu informatycznego oraz przed utratą danych spowodowaną awarią zasilania lub zakłócenia w sieci zasilającej;
7) zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych w systemie informatycznym przez wykonywanie kopii zapasowej zbiorów danych oraz programów służących do przetwarzania danych. Kopie zapasowe należy przechowywać w miejscach zabezpieczających je przed nieuprawnionym przejęciem, modyfikacją, uszkodzeniem, lub zniszczeniem oraz usuwa się je niezwłocznie po ustaniu ich użyteczności;
8) zapewnić by urządzenia, dyski, lub inne elektroniczne nośniki informacji, zawierające dane osobowe, przeznaczone do likwidacji lub przekazania podmiotowi nieuprawnionemu pozbawić wcześniej zapisu tych danych, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, uszkodzić w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie lub/i odczytanie;
9) zapewnić ochronę systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych przed zagrożeniami pochodzącymi z sieci publicznej poprzez wdrożenie fizycznych lub logicznych zabezpieczeń chroniących przed nieuprawnionym dostępem;
10) zapewnić środki kryptograficzne ochrony wobec danych wykorzystywanych do uwierzytelniania, które są przesyłane w sieci publicznej.
Załącznik nr 3 – WYKAZ DALSZYCH PODMIOTÓW PRZETWARZAJĄCYCH
1. [Nazwa, adres siedziby]