ZAPYTANIE OFERTOWE
WAG.2710.0175.2022 D2022.04.00519
Kalisz, dnia 13 kwietnia 2022 roku
ZAPYTANIE OFERTOWE
Miasto Kalisz (Zamawiający) zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu na: „Wykonanie przeglądu i czyszczenia kominów w budynkach Urzędu Miasta Kalisza w 2022 roku”
1. Zamawiający:
Miasto Kalisz Główny Rynek 20
62-800 Kalisz Województwo: wielkopolskie Kraj: Polska
NIP: 000-000-00-00
Regon: 250855877
2. Tryb i rodzaj udzielanego zamówienia:
2.1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest jako analiza rynku o wartości zamówienia nie przekraczającej 130.000,00 zł netto bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 11.09.2019 roku Prawo zamówień publicznych).
2.2. Rodzaj zamówienia: usługa.
3. Przedmiot zamówienia:
3.1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie przeglądu i czyszczenia kominów wentylacyjnych i spalinowych w budynkach Urzędu Miasta Kalisza w 2022 roku.
3.2. Budynki Urzędu Miasta Kalisza podlegające przeglądowi i czyszczeniu kominów:
1) Ratusz, Xxxxxx Xxxxx 00:
a) I półrocze – przegląd roczny wraz z czyszczeniem kanałów wentylacyjnych i kanałów spalinowych centralnego ogrzewania z pionu kotłowni;
b) II półrocze – czyszczenie kanałów spalinowych centralnego ogrzewania z pionu kotłowni;
2) Villa Calisia, Xxxxx Xxxxxxxx 0 - I półrocze – przegląd roczny wraz z czyszczeniem kanałów wentylacyjnych;
3) Biurowiec i Biuro Obsługi Interesantów xx. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx 0x:
a) I półrocze – przegląd roczny wraz z czyszczeniem kanałów wentylacyjnych i kanałów spalinowych centralnego ogrzewania z pionu kotłowi;
b) II półrocze – czyszczenie kanałów spalinowych centralnego ogrzewania z pionu kotłowni;
4) budynek Archiwum xx. Xxxxxx 0-0 - I półrocze – przegląd roczny wraz z czyszczeniem kanałów wentylacyjnych;
5) budynek Biura Cmentarza Komunalnego ul. Poznańska 183-185:
a) I półrocze – przegląd roczny wraz z czyszczeniem kanałów wentylacyjnych i kanału spalinowego centralnego ogrzewania z pionu kotłowni;
b) II półrocze – czyszczenie kanału spalinowego centralnego ogrzewania z pionu kotłowni;
6) budynek przy xx. Xxxxx 0 i 3 (dwa budynki) - I półrocze – przegląd roczny wraz z czyszczeniem kanałów wentylacyjnych.
4. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie niezbȩdne aktualne uprawnienia i dyplomy do przeprowadzenia przeglądu i czyszczenia kominów i kanałów.
5. Termin realizacji zamówienia:
Wykonawca przystąpi do realizacji zamówienia niezwłocznie po zawarciu umowy i wykona przegląd i czyszczenie kanałów wentylacyjnych i spalinowych za I półrocze do dnia 16 maja 2022 roku oraz za II półrocze do dnia 17 października 2022 roku.
6. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.
6.1. Przez Wykonawcȩ rozumie siȩ wyłącznie osobȩ, która złożyła ofertȩ.
6.2. Ocenie podlegać bȩdzie wartość brutto zaproponowana przez Wykonawcȩ z Formularzu Ofertowym – cena oferty.
6.3. Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty bȩdzie siȩ kierował nastȩpującymi kryteriami: najniższa cena oferty brutto.
6.4. W toku badania ofert Xxxxxxxxxxx może żądać wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty.
6.5. O wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postȩpowania Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty.
6.6. Zamawiający nie bȩdzie rozpatrywał ofert:
- niezłożonych na formularzu, o którym mowa w pkt. 7.2. zapytania ofertowego;
- złożonych po terminie, o którym mowa w pkt. 8.1. zapytania ofertowego;
- niespełniających innych warunków, o których mowa w niniejszym zapytaniu ofertowym.
7. Opis sposobu obliczenia ceny:
7.1. Wykonawca zobowiązany jest do podania ceny i wyliczenia wartości zgodnie z zapisami zawartymi w pkt. 3 zapytania ofertowego oraz zgodnie z formularzem oferty.
7.2. Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertȩ na „Formularzu oferty”, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
7.3. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą aktualne uprawnienia i dyplomy do przeprowadzenia przeglądu i czyszczenia kominów i kanałów.
7.4. Zaproponowana przez Wykonawcȩ w formularzu ofertowym cena brutto powinna zawierać wszystkie koszty wykonania zadania. Ryzyko błȩdnej kalkulacji ceny w ofercie obciąża Wykonawcȩ.
7.5. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertȩ. Złożenie przez tego samego Wykonawcȩ wiȩcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez niego.
7.6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert czȩściowych, równoważnych i wariantowych.
7.7. Ofertȩ oraz wszelkie dokumenty z nią składane muszą być sporządzone w jȩzyku polskim w formie pisemnej, w sposób czytelny, trwały.
7.8. Oferta musi być podpisana przez osobȩ uprawnioną do reprezentacji wykonawcy (ujawnioną w odpowiednim rejestrze) posiadającą stosowane pełnomocnictwo (które w takim przypadku należy dołączyć do oferty). Złożony podpis musi być czytelny i umożliwiający identyfikacjȩ podpisującego (dopuszczalny podpis z pieczątką imienną).
7.9. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postȩpowania.
7.10. Oferta oraz dokumenty do niej dołączone winny być przygotowane zgodnie z wymogami zawartymi w zapytaniu ofertowym i odpowiadać jego treści.
7.11. Wykonawca zobowiązany jest złożyć:
7.11.1. ofertȩ na „Formularzu ofert”, którego wzór stanowią załączniki do niniejszego zapytania ofertowego;
7.11.2. aktualne uprawnienia i dyplomy do przeprowadzenia przeglądu i czyszczenia kominów i kanałów np.
8. Termin oraz miejsce składania ofert:
8.1. Pisemną ofertȩ zgodnie z załączonym formularzem ofertowym należy złożyć w zaklejonej kopercie z podaną nazwą i adresem wykonawcy, opatrzoną napisem: Oznaczenie sprawy: WAG.2710.0175.2022 „Oferta na wykonanie przeglądu i czyszczenia kominów w budynkach Urzędu Miasta Kalisza w 2022 roku” (nie otwierać przed terminem otwarcia ofert).
Należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 22.04.2022 r. do godz. 1100 wyłącznie w Sekretariacie Wydziału Administracyjno-Gospodarczego pokój nr 50 mieszczący siȩ na II piȩtrze budynku Ratusza Xxxxxx Miasta Kalisza, Główny Xxxxx 00.
8.2. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprawidłowego oznakowania opakowania lub braku którejkolwiek z wyżej wymienionych informacji. Nie jest dopuszczalne złożenie oferty na inny adres Zamawiającego.
8.3. Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona.
8.4. Za dostarczenie oferty w inne miejsce niż wskazane powyżej lub pozostawienie awizo Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności.
8.5. Termin dostarczenie (złożenia) pisemnej oferty Zamawiającemu jest jej wpływ do miejsca oznaczonego przez Zamawiającego jako miejsce składania ofert (a nie np. Kancelaria Ogólna Xxxxxx Miasta Kalisza lub inny sekretariat działający w strukturze organizacyjnej Zamawiającego).
9. Termin i miejsce otwarcia ofert:
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 22.04.2022 r. o godz. 1115 w pokoju nr 50 mieszczącym siȩ na II piȩtrze budynku Ratusza Xxxxxx Miasta Kalisza Główny Xxxxx 00 (Wydział Administracyjno-Gospodarczy) w ten sposób, że Zamawiający odczyta treść złożonych ofert.
10. Projekt umowy
Projekt umowy stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
11. Wycofanie lub zmiana złożonej oferty.
11.1. Złożenie oferty, jej wycofanie i zmiana może nastąpić jedynie w formie pisemnej. Złożenie tych pism w innej formie nie wywołuje jakichkolwiek skutków prawnych.
11.2. Wykonawca może wycofać złożoną ofertȩ pod warunkiem złożenia Zamawiającemu przed upływem terminu do składania ofert pisemnego oświadczenia w tej sprawie.
11.3. W przypadku, gdy Wykonawca chce dokonać zmiany, modyfikacji, uzupełnienia złożonej oferty, może tego dokonać wyłącznie przed upływem terminu do składania ofert. Pisemne oświadczenie w tej sprawie wraz ze zmianami musi zostać dostarczone Zamawiającemu w zamkniȩtej kopercie oznakowanej jak oferta, z dodatkowym widocznym napisem „Zmiana oferty”. Koperty tak oznakowane zostaną otwarte po otwarciu koperty z ofertą Wykonawcy, której zmiany dotyczą.
12. Informacje o sposobie porozumiewania się.
12.1. Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania siȩ drogą elektroniczną na adres e-mail:xxx@xx.xxxxxx.xx;
12.2. W przypadku otrzymania przez Wykonawcȩ pisma od Zamawiającego nieczytelnego, o nie pełnej treści itp. Wykonawca jest zobowiązany powiadomić o tym niezwłocznie Zamawiającego.
12.3. Korespondencjȩ należy kierować na adres: Wydział Administracyjno – Gospodarczy Urząd Miasta Kalisza, Główny Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, godziny pracy od poniedziałku do piątku od 730 do 1530.
12.4. Osobą uprawioną do porozumiewania siȩ z Wykonawcami jest: Starszy Specjalista Xxxxxx Xxxx tel: (00) 000 00 00, e-mail: xxxxx@xx.xxxxxx.xx; Wydział Administracyjno – Gospodarczy Urząd Miasta Kalisza Główny Xxxxx 00 pokój nr 48a.
Godziny pracy od poniedziałku do piątku od 730 do 1530.
12.5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających siȩ o zamówienie, korespondencja prowadzona bȩdzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
13. Informacje dodatkowe:
13.1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, powiadomiony bȩdzie pisemnie lub telefonicznie o terminie, miejscu i sposobie podpisania umowy.
13.2. Wykonawca zobowiązany jest do podpisania umowy na udzielenie zamówienia stanowiącego przedmiot postȩpowania na warunkach podanych w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
13.3. W przypadku gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla siȩ od zawarcia umowy lub odmawia podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie Zamawiający może wybrać ofertȩ najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
13.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia lub unieważnienie niniejszego postȩpowania na każdym jego etapie, w tym przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, bez podania przyczyn, bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert bądź prawo do ograniczenia przedmiotu zamówienia.
13.5. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego jak i również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych, które nie ma zastosowania do niniejszego postȩpowania (art. 2 ust. 1 pkt. 1 Pzp).
13.6. Niniejsze zapytanie nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy.
13.7. Decyzja Zamawiającego o wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną.
13.8. Nie prowadzi siȩ indywidualnych negocjacji na temat cen, terminów wykonania zamówienia i terminów składania ofert, za wyjątkiem sytuacji, w której zostały złożone oferty o takiej samej cenie. Wówczas Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
13.9. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w niniejszym zapytaniu ofertowym.
14. Ochrona danych osobowych w ramach zamówienia
14.1. Administratorem danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzonym postȩpowaniem o udzielenie zamówienia publicznego bȩdzie działający w imieniu zamawiającego – Miasta Kalisz jego organ wykonawczy Prezydent Miasta Kalisza. Z administratorem można kontaktować siȩ:
- listownie kierując korespondencjȩ na adres: Główny Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx;
- telefonicznie: +48 62 / 765 4300 lub
- e-mailowo: xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.
14.2. Inspektor ochrony danych
Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych. Z Inspektorem można kontaktować siȩ we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:
- listownie kierując korespondencjȩ na adres: Główny Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx,
- telefonicznie: +48 62/ 765 43 56 lub
- e-mailowo: xxx@xx.xxxxxx.xx.
14.3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych.
Przekazane dane osobowe bȩdziemy przetwarzać w celu przeprowadzenia niniejszego postȩpowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującym
„Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Urzȩdzie Miasta Kalisza do kwoty
stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych” (do niniejszego postȩpowania nie stosuje siȩ przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – zastosowania mają przepisy kodeksu cywilnego). Podstawą prawną ich przetwarzania jest wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postȩpowaniu zgoda wykonawcy (osoby działającej w imieniu wykonawcy) tj. art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Europy (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), zwanej dalej „RODO” oraz wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny, ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadzonego zarządzeniem Prezydenta Miasta Kalisza „Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzȩdzie Miasta Kalisza do kwoty stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych” tj. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Podstawą prawną ich przetwarzania może być również podjȩcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy tj art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
14.4. Odbiorcy danych osobowych
Pozyskane w ramach prowadzonego postȩpowania o udzielenie zamówienia publicznego dane mogą być udostȩpnione podmiotom (osobom) uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Ponieważ co do zasady postȩpowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne dane mogą być udostȩpnione wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom.
Ograniczenie dostȩpu do Państwa danych może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostȩpie do informacji publicznej o ile ich udostȩpnienie nie wynika z przepisów prawa. Ponadto odbiorcami danych zawartych w dokumentach związanych z postȩpowaniem o zamówienie publiczne mogą być podmioty z którymi Administrator zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostȩpnionych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania siȩ z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.
14.5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
W związku z jawnością postȩpowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw z poza Europejskiego Obszaru Gospodarczego o ile dostȩp do nich nie podlega ograniczeniu na zasadach określonych w ustawie z dnia
11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych lub art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostȩpie do informacji publicznej.
14.6.Okres przechowywania danych.
Przekazane dane osobowe bȩdą przechowywane przez czas trwania niniejszego postȩpowania, a nastȩpnie przez okres wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach tj. 5 lat. W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE przez okres w jakim Zamawiający zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji w związku z uzyskaniem dofinansowania ze środków UE.
14.7. Praw osób, których dane dotyczą.
W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postȩpowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, osobie której dane dotyczą przysługują nastȩpujące prawa:
1) prawo dostȩpu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2) prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych;
3) prawo do usuniȩcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie nastȩpuje w celu wywiązania siȩ z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub zawartej umowy;
4) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Xxxxxx Ochrony Danych Osobowych (na adres Xxxxxx Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx).
14.8. Informacja o wymogu podania danych.
Podanie danych osobowych w związku z udziałem w postȩpowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie jest obowiązkowe, ale od ich podania uzależniony jest udział w postȩpowaniu.
Naczelnik Wydziału Administracyjno - Gospodarczego
/-/
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxxxx
Załączniki:
1. formularz oferty czȩść do wypełnienia i złożenia wraz z ofertą;
2. projekt umowy.