UMOWA nr…………………………………………..
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego znak: BSC-I.042.3.2019
UMOWA nr…………………………………………..
zawartej w Kielcach w dniu 2019 roku
pomiędzy:
Gminą Xxxxxx, Xxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, NIP 000-000-00-00, REGON 291009343, zwaną dalej
„Zamawiającym”,
reprezentowaną przez:
Xxxxxxx Xxxxx Prezydenta Miasta Kielce
przy kontrasygnacie Beaty Pawłowskiej - Skarbnika Miasta Kielce a
……………………………………………………………………………………………… reprezentowanym przez:
zwanym dalej Wykonawcą
W wyniku przeprowadzonego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843) postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nie przekraczającej wyrażonej w PLN kwoty 30 000 euro w trybie zapytania ofertowego opartego o zapisy art. 70 1 i art.70 3- 70 5 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), została zawarta umowa następującej treści:
§ 1
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem niniejszej umowy, zwanej dalej „Umową” jest świadczenie usług polegających na przeprowadzeniu kontroli sprawozdań okresowych, rocznych oraz końcowego przez biegłego rewidenta dla projektu pn. „System monitorowania efektywności miasta inteligentnego
w ramach audytu miejskiego” zwanego dalej „Projektem” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020.
2. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia, a także tło i opis Projektu, przedstawia Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, zwanego dalej SOPZ, stanowiący Załącznik nr 1 do Umowy.
3. Podmiotem udzielającym dotacji na realizację Projektu jest Minister Inwestycji i Rozwoju, zwany dalej „Ministrem” lub „Instytucją Zarządzającą”, z którym Zamawiający zawarł umowę nr DPT/BDG-II/POPT/147/19 zwana w dalszej części umową o dofinasowanie.
§ 2
Termin i warunki wykonania Umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się, iż przedmiot Umowy zostanie wykonany zgodnie z wymaganiami zawartymi w SOPZ oraz z ofertą złożoną przez Wykonawcę.
2. Termin rozpoczęcia realizacji przedmiotu Umowy Strony ustalają na dzień zawarcia umowy.
3. Termin realizacji przedmiotu Umowy: do 31 stycznia 2022 r z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.
4. Wykonawca będzie świadczyć zlecone usługi, nie krócej niż do dnia zakończenia rzeczowej realizacji Projektu (obustronne podpisanie końcowego protokołu odbioru w ramach Projektu).
5. Za pisemnym porozumieniem stron istnieje możliwość przesunięcia terminu wykonania Przedmiotu Umowy, w przypadku zaistnienia istotnych okoliczności mogących mieć wpływ na termin wykonania Przedmiotu Umowy, w szczególności w przypadku zmiany terminu zakończenia realizacji Projektu.
6. Termin weryfikacji i zatwierdzenia sprawozdania przez rewidenta: nie później niż 5 dni od otrzymania sprawozdania.
7. Miejscem realizacji zamówienia jest siedziba Zamawiającego tj. Biuro ds. Inteligentnego Zarządzania Zrównoważonym Rozwojem – Smart City , ul. Strycharska 6
8. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędne kwalifikacje i doświadczenie w zakresie objętym przedmiotem Umowy.
§ 3
Obowiązki wykonawcy
1. Zadaniem Wykonawcy będzie prowadzenie obsługi Projektu w zakresie określonym w Umowie i załącznikach do umowy, w szczególności w SOPZ.
2. Wykonawca zobowiązuje się do zapoznania i przestrzegania następujących dokumentów:
1) dokumentacji Projektu, regulaminu i wytycznych, umieszczonych na stronie internetowej xxx.xxxx.xxx.xx, w tym w szczególności z procedurą dotyczącą środków zwalczania nadużyć finansowanych w POPT 2014-2020 i zobowiązuje się do jej stosowania;
2) dokumentami i aktami prawnymi, wymienionymi w § 12 ust. 1;
3. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Umowy z najwyższą starannością, właściwą dla przedsiębiorcy/podmiotów profesjonalnych w zakresie zadań określonych w Umowie.
4. Podczas realizacji Xxxxx, Wykonawca winien dostosować się do czasu pracy Zamawiającego w sposób zapewniający właściwe wywiązywanie się ze wszystkich obowiązków określonych w Umowie.
5. Przez cały okres realizacji usługi Wykonawca zobowiązany będzie prowadzić bieżącą analizę sytuacji związanej z realizacją Projektu pod kątem terminów obowiązujących w umowie o dofinasowanie oraz Szczegółowego Budżetu Projektu będącego załącznikiem do umowy. Wykrycie problemów czy zagrożeń winno skutkować podjęciem stosownych działań w zakresie posiadanych kompetencji lub sformułowania zaleceń dla Zamawiającego.
6. Wszelkie wnioski i rekomendacje formułowane przez Wykonawcę dla Zamawiającego powinny zawierać wyczerpujące uzasadnienie (oparte w zależności od sytuacji na analizie np. harmonogramu, dokumentów, kosztów, sytuacji rynkowej, powszechnie obowiązujących przepisów prawa itp.) z konkretnymi i jednoznacznymi rekomendacjami, zgodnie z zakresem usług Wykonawcy oraz przyjętymi zasadami świadczenia usług opisanymi w SOPZ.
§ 4
Zasady wykonania Przedmiotu Umowy
1. Zamawiający zobowiązuje się do udostępnienia Wykonawcy wszelkich dokumentów oraz informacji znajdujących się w jego posiadaniu, niezbędnych do należytego wykonania Umowy, w szczególności:
1) Wniosku o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami, dla projektu wraz z harmonogramem rzeczowo finansowym;
2) Umowy o dofinasowanie wraz z załącznikami;
3) Umowy partnerskie z Partnerami projektu;
2. Zamawiający zobowiązuje się do udzielania Wykonawcy innych niezbędnych informacji i wyjaśnień niezbędnych do realizacji Umowy.
3. Zamawiający w trakcie wykonywania Umowy będzie przekazywał dokumentację oraz informacje Wykonawcy stosownie do potrzeb. Doręczenie dokumentu lub przekazanie informacji wyznaczonemu przedstawicielowi będzie uważane za doręczenie tegoż dokumentu lub przekazanie informacji odpowiedniej Stronie, która go wyznaczyła.
4. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody oraz roszczenia, które powstaną na skutek przekazania przez Zamawiającego informacji nieprawdziwych, zawierających wady, błędnych lub mogących wprowadzić w błąd.
5. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody oraz roszczenia, które powstaną na skutek zaniechania przez Zamawiającego przekazania określonych informacji i dokumentów.
6. W przypadku nienależytego wykonania zleconych usług, Zamawiający zastrzega prawo do żądania od Wykonawcy ponownego ich wykonania, w wyznaczonym w tym celu terminie.
7. W przypadku gdy ponowne wykonanie zleconych usług byłoby spóźnione lub dla Zamawiającego nieprzydatne, Zamawiający zastrzega prawo do odpowiedniego zmniejszenia wynagrodzenia zgodnie w § 5 ust 2,
8. Xxxxxx zobowiązują się do współpracy i do zgodnego współdziałania we wszystkich sprawach związanych z wykonaniem Umowy, przy dołożeniu przez każdą ze stron należytej staranności.
9. Obie strony zobowiązują się powiadomić wzajemnie w formie pisemnej lub drogą elektroniczną o powstałych przeszkodach lub zdarzeniach, zagrażających wykonaniu przedmiotu Umowy.
§5
Wynagrodzenie
1. Z tytułu wykonania całości Przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości:
………………………………. zł netto (słownie )
………………………………. zł brutto (słownie )
2. Wynagrodzenie wypłacane będzie etapowo za wykonane czynności, według następującej struktury płatności:
1) za zbadanie sprawozdania okresowego w roku 2020, 2021:
………………………….zł netto (słownie: )
………………………… zł brutto (słownie: )
2) za zbadanie sprawozdania rocznego 2019, 2020,2021:
………………………….zł netto (słownie: )
………………………… zł brutto (słownie: )
3) za zbadanie sprawozdania końcowego w roku 2022:
………………………….zł netto (słownie: )
………………………… zł brutto (słownie: )
3. Wynagrodzenie płatne będzie w transzach, po zakończeniu każdego badania, z zastrzeżeniem
§ 6.
4. Wynagrodzenie określone w ust. 1 obejmuje wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej i zgodnej z Umową oraz obowiązującymi przepisami prawa realizacji przedmiotu Umowy (wynagrodzenie zryczałtowane), z zastrzeżeniem § 6.
5. Podstawą do wystawienia faktury VAT będzie wystawiony każdorazowo po zakończeniu zbadania sprawozdania obustronnie podpisany protokół zdawczo - odbiorczy wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 6.
6. Fakturę VAT należy wystawić na: Nabywca: Gmina Kielce, 00-000 Xxxxxx, Xxxxx 0, NIP: 6572617325, odbiorca faktury: Urząd Miasta Kielce, 00-000 Xxxxxx, Xxxxx 0.
7. Faktura VAT powinna być dostarczona na adres: Urząd Miasta Kielce, Biuro ds. Inteligentnego Zarządzania Zrównoważonym Rozwojem-Smart City, xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx. Dopuszcza się rozliczenia za pomocą faktur elektronicznych w dowolnym niemodyfikowalnym formacie elektronicznym przesyłanym na adres e mail:…………………………. Faktura zostanie przesłana w formie elektronicznej z adresu e-mail:………………………………………………………………
8. Termin płatności faktury VAT/rachunku wynosi 30 dni kalendarzowych od dnia doręczenia do Biura ds. Inteligentnego Zarządzania Zrównoważonym Rozwojem – Smart City Urzędu Miasta Kielce prawidłowo wystawionej faktury VAT, z zastrzeżeniem § 6.
9. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT.
10. Za dzień płatności strony przyjmują dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
§ 6
Minimalne wynagrodzenie
1. W przypadku, gdy Wykonawca jest osobą fizyczną wykonującą działalność gospodarczą zarejestrowaną w Rzeczypospolitej Polskiej, albo w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej lub państwem Europejskiego Obszaru Gospodarczego, niezatrudniającą pracowników lub niezawierającą umów ze zleceniobiorcami, albo osobą fizyczną niewykonującą działalności gospodarczej, mają zastosowanie postanowienia ust. 2-6.
2. Wykonawca zobowiązany jest do:
1) prowadzenia miesięcznej ewidencji czasu wykonywania Umowy, która powinna wykazywać liczbę godzin i minut, z podziałem na poszczególne dni miesiąca, dla każdego miesiąca, w którym Wykonawca wykonywał zlecone czynności;
2) przedłożenia Zamawiającemu ewidencji, o której mowa w pkt 1, nie później niż w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca kalendarzowego obowiązywania Umowy;
3) w razie wątpliwości Zamawiającego co do liczby przepracowanych godzin wykazanych w ewidencji, o której mowa w pkt 1, może on zażądać od Wykonawcy złożenia dodatkowych wyjaśnień.
3. Wykonawca, o którym mowa w ust. 1 zobowiązany jest do wystawienia faktur/rachunków częściowych w każdym miesiącu, w którym pełnił czynności objęte przedmiotem umowy.
4. Faktury/rachunki, o których mowa w ust. 3, powinny być doręczone Zamawiającemu, w terminie do 7 dni po zakończeniu miesiąca, którego dotyczą. Załącznikiem do faktury/rachunku będzie ewidencja, o której mowa w ust. 2 pkt 1.
5. Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy, określonego fakturą/rachunkiem, o którym mowa w ust. 3, stanowić będzie iloczyn ilości godzin, określonych ewidencją, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i aktualnej stawki godzinowej minimalnego wynagrodzenia za pracę, w czasie trwania umowy.
6. Po upływie terminu o którym mowa w § 2 ust. 3 Wykonawca wystawi fakturę/rachunek rozliczeniową (końcową).
7. Faktura/rachunek rozliczeniowa (końcowa), zostanie doręczona Zamawiającemu w terminie 7 dni po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 6.
8. Wynagrodzenie, określone fakturą/rachunkiem, o której mowa w ust. 6, stanowić będzie kwotę, o której mowa w § 5 ust. 1 , pomniejszoną o sumę wynagrodzenia wypłaconego na podstawie dotychczas wystawionych faktur/rachunków częściowych, chyba że byłoby ono niższe od wynagrodzenia wynikającego z iloczynu liczby godzin świadczenia usług doradczych i minimalnej stawki wynagrodzenia za pracę.
§ 7
Kary umowne
1. Strony ustanawiają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w formie kar umownych.
2. Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia Zamawiającemu kary umownej:
a) za odstąpienie od umowy z przyczyn, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność, w wysokości 20% wynagrodzenia określonego w § 5 ust.1 niniejszej Umowy;
b) za zwłokę w wykonaniu przedmiotu Umowy, w wysokości 2% wynagrodzenia określonego w § 5 ust.1 Umowy za każdy rozpoczęty dzień zwłoki.
3. Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy odszkodowania przekraczającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych.
§ 8
Odstąpienie od Umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w przypadku:
1) opóźnienia w realizacji przedmiotu Umowy przekraczającego 15 dni kalendarzowych od terminu o którym owa w§ 2 ust. 6,
2) nienależytego wykonania obowiązków umownych przez Wykonawcę; przez nienależyte wykonanie należy rozumieć nie wywiązywanie się przez Wykonawcę z obowiązków wynikających z Umowy oraz SOPZ.
2. Prawo Zamawiającego do odstąpienia od umowy może być realizowane, w przypadkach przewidzianych w ust. 1, w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
3. Odstąpienie od Umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności i powinno zawierać uzasadnienie.
4. Strony mogą rozwiązać umowę za ich obustronną zgodą.
5. W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo potrącenia ewentualnych naliczonych Wykonawcy kar umownych z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy z tytułu części przedmiotu umowy wykonanych i odebranych do dnia odstąpienia lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
§ 9
Ochrona Danych Osobowych
1. W przypadku gdy Wykonawca jest osobą fizyczną, podane przez nią przy zawarciu Umowy dane osobowe będą przetwarzane na następujących zasadach:
a) podanie danych osobowych przez Wykonawcę jest nieobowiązkowe (dobrowolne), jednak konieczne do zawarcia i wykonywania Umowy;
b) administratorem danych osobowych przetwarzanych przez Zamawiającego jest Prezydent Miasta Xxxxxx, Xxxxx 0, 00-000 Xxxxxx;
c) w zakresie dotyczących procesu przetwarzania danych osobowych można uzyskać informację od Inspektora Ochrony Danych pisząc na adres e-mail: xxx@xx.xxxxxx.xx;
d) podane przez Zamawiającego dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji zawartej Umowy oraz przez czas niezbędny do archiwizacji dokumentów związanych z jej wykonaniem;
e) okres przechowywania danych osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przewidziany przepisami prawa;
f) Wykonawcy przysługuje prawo żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu wobec ich przetwarzania, otrzymania kopii danych, a także o prawo żądania przeniesienia danych;
g) Wykonawcy przysługuje prawo do żądania usunięcia danych, przy czym uprawnienie to zostanie zrealizowane po okresie nie krótszym niż okres przechowywania danych, o którym mowa w lit. d i e;
h) w przypadku powzięcia informacji o niewłaściwym przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Wykonawca, przed rozpoczęciem świadczenia usług objętych niniejszą umową, będzie zobowiązany do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, według wzoru stanowiącego załącznik do Umowy.
3. Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie z tytułu przetwarzania danych osobowych.
§ 10
Zasady komunikacji i przepływu informacji
1. Strony zobowiązują się do wzajemnego udzielania informacji o przebiegu realizacji Projektu.
2. Informacje mogą być przekazywane na piśmie lub drogą elektroniczną.
3. Przy wykonaniu Umowy, osobami uprawnionymi do wzajemnych kontaktów są:
1) ze strony Wykonawcy:
……………………………………. e-mail: …………………………………… tel. ……………………………….
2) ze strony Zamawiającego:
Xxxxxxxxx Xxxxxx; e-mail: xxxxxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx; tel. x00 00 00 00 000;
Xxxx Xxxxxxx; e-mail: xxxx.xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx; tel. x00 00 00 00 000;
Xxxxxxx Xxxxxxxxx; e-mail: xxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx; x00 00 00 000;
3) e- Mail do korespondencji w sprawie projektu: xxx@xxxxxx.xx
4. W przypadku zmiany danych kontaktowych, o których mowa w ust. 3 Strony zobowiązane są do niezwłocznego poinformowania o takim fakcie.
§ 11
Rozstrzyganie sporów
Strony ustalają, że dla rozstrzygnięcia ewentualnego sporu, który może powstać na tle wykonania Umowy, właściwym będzie Sąd dla siedziby Zamawiającego.
§ 12
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nie uregulowanych Umową zastosowanie mają następujące akty prawne i dokumenty:
1) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny;
2) rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320, z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem nr 1303/2013;
3) ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020;
4) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
5) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych;
6) ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
7) ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju;
8) dokumenty umieszczone na stronie internetowej xxx.xxxx.xxx.xx, w tym w szczególności z Procedura dotycząca środków zwalczania nadużyć finansowych w POPT 2014-2020 ;
9) zasady informacji i promocji opisane w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 oraz Podręczniku wnioskodawcy i beneficjanta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji.
10) wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020 oraz Wytyczne Ministra Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, z wyłączeniem procedury rozeznania rynku oraz procedury zasady konkurencyjności, opublikowane na stronach:
a) xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/x-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx- w zakresie-wykorzystania-srodkow-pomocy-technicznej-na-lata-2014-2020/;
b) xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/x-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx-x- zakresie-kwalifikowalnosci-wydatkow-w-ramach-europejskiego-funduszu-rozwoju- regionalnego-europejskiego-funduszu-spolecznego-oraz-funduszu-spojnosci-na-lata- 2014-2020/;
11) dokumentacja Konkursu Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju „Human Smart Cities. Inteligentne miasta współtworzone przez mieszańców” przeprowadzonego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020, w szczególności Regulamin konkursu dotacji HUMAN SMART CITIES. Inteligentne miasta współtworzone przez mieszkańców;
2. Wykonawca zobowiązany jest do pisemnego informowania Zamawiającego o każdej zmianie siedziby, podmiotu, rachunku bankowego, numeru telefonu, NIP, REGON, adresu do korespondencji pod rygorem uznania doręczenia za skuteczne na adres dotychczasowy.
3. Wymienione w treści Umowy załączniki, stanowią integralną jej część.
4. Umowę sporządzono w 2 egzemplarzach, po jednym każdej ze Stron.
Zamawiający: Wykonawca:
Załączniki:
Załącznik nr 1 - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
Załącznik nr 2 - Wzór protokołu z kontroli przeprowadzonej przez biegłego rewidenta; Załącznik nr 3 - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu; Załącznik nr 4 - Wykaz osób posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie; Załącznik nr 5 - Oświadczenie dotyczące kar umownych i rozwiązywania umów; Załącznik nr 6 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych; Załącznik nr 7 - Wzór umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych;