ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
§ 1 PRZEDMIOT UMOWY
1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę usługi grupowego ubezpieczenia na życie w zakresie Ubezpieczenia grupowego na życie dla pracowników oraz członków rodzin pracowników „EC1 Łódź-Miasto Kultury” w Łodzi w okresie 24 miesięcy.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi umowa ubezpieczenia grupowego na życie dla pracowników oraz członków rodzin pracowników „EC1 Łódź-Miasto Kultury” w Łodzi stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszej umowy, nazywana dalej Umową Ubezpieczenia.
3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie w zakresie usług objętych przedmiotem umowy zastosowanie mają przepisy ustawy Kodeks cywilny, ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej oraz postanowienia Ogólnych Warunków Ubezpieczenia Wykonawcy, przy założeniu, że przepisy te wiążą Strony jedynie w zakresie nieuregulowanym i niesprzecznym z niniejszą umową i pozostałymi jej załącznikami, a postanowienia zawarte w Umowie Ubezpieczenia mają pierwszeństwo przed postanowieniami Ogólnych Warunków Ubezpieczenia Wykonawcy.
§ 2 OKRES REALIZACJI UMOWY
Okres realizacji umowy ustala się na 24 miesiące. Okres realizacji umowy jest tożsamy z okresem ochrony ubezpieczeniowej wynikającym z Umowy Ubezpieczenia i ustala się go od dnia 01.08.2020 r.
§ 3 REALIZACJA UMOWY
1. Wykonawca zapewnia rzetelną obsługę ubezpieczenia oraz realizację świadczeń poprzez jednostki organizacyjne Wykonawcy dedykowane do określonych zadań obsługowych wg zasad opisanych w Zaproszeniu do złożenia oferty.
2. Wykonawca wyznacza do technicznej obsługi ubezpieczeń (x.xx. przyjmowania deklaracji ubezpieczeniowych), jednostkę organizacyjną z siedzibą w ……….. przy ul.………..
3. Wykonawca wskazuje osobę jako dedykowaną do kontaktu ze strony Wykonawcy,
nadzorującą prawidłowe wykonywanie niniejszej umowy. W przypadku uwag lub zastrzeżeń ze strony Zamawiającego, wszelkie uwagi lub pytania należy kierować do ww. osoby. Wykonawca każdorazowo zobowiązany jest powiadamiać Zamawiającego o zmianie ww. osoby w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dokonania zmiany.
4. Wykonawca nie może powierzyć wykonania części zamówienia podwykonawcy bez pisemnej zgody Zamawiającego.
5. Zamawiający w ciągu 7 dni od zawarcia niniejszej umowy wyznaczy osobę/osoby odpowiedzialną/odpowiedzialne za realizację Umowy Ubezpieczenia i zawiadomi pisemnie o powyższym fakcie Wykonawcę, przekazując dane teleadresowe wskazanej osoby/osób. Zamawiający każdorazowo będzie powiadamiać Wykonawcę o zmianach ww. osoby/osób w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dokonania zmiany.
6. Zamawiający wyznacza i wyraża zgodę, aby przeszkolone przez Wykonawcę osoby (pracownicy Zamawiającego) realizowały na rzecz Wykonawcy niezbędne działania administracyjne i dokumentacyjne.
§ 4 WARTOŚĆ UMOWY I ZASADY PŁATNOŚCI
1. Wysokość jednostkowej składki miesięcznej za jedną ubezpieczoną osobę wynosi wariantowo:
1) Wariant I zł
2) Wariant II zł
3) Wariant III zł
2. Wykonawca gwarantuje niezmienność wysokości jednostkowych składek miesięcznych przez cały okres wykonania umowy.
3. Wysokość raty składki miesięcznej za realizację Umowy Ubezpieczenia w każdym z miesięcznych okresów ubezpieczenia, będzie stanowił iloczyn miesięcznych jednostkowych składek dla każdego z wariantów oraz liczby osób ubezpieczonych objętych ochroną ubezpieczenia w ramach każdego z wariantów w danym miesiącu.
4. Rata składki wynikająca z Umowy Ubezpieczenia, płatna będzie co miesiąc w terminie do
15 dnia każdego miesiąca, za który rata składki jest należna na wskazane rachunki bankowe przez Wykonawcę.
5. Za datę realizacji płatności raty składki uważa się datę wpływu środków na rachunki wskazane przez Wykonawcę.
6. Wykonawca ma wyłącznie prawo do kwoty w wysokości odpowiadającej iloczynowi zgłoszonej wysokości raty składki w każdym z miesięcznych okresów ubezpieczenia i liczby tych okresów objętych umową.
§ 5 POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE ZMIAN W STRUKTURZE UBEZPIECZONYCH
1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian w strukturze ilościowej ubezpieczonych. Zmiany w strukturze wynikać mogą z faktu:
1) przystąpienia do Umowy Ubezpieczenia osób (pracowników, współmałżonków/partnerów życiowych oraz pełnoletnich dzieci), które złożyły deklarację przystąpienia w trakcie jej obowiązywania,
2) rezygnacji/wystąpienia z ubezpieczenia osób ubezpieczonych,
3) zmiany wyboru przystąpienia przez ubezpieczonych do innego wariantu ubezpieczenia objętego niniejszą umową,
4) zgonów osób ubezpieczonych,
5) zakończenia stosunku pracy ubezpieczonych z Zamawiającym.
2. W wyniku zmian przewidzianych w ust. 1 liczba osób ubezpieczonych będzie mogła ulec zmianie na skutek: zatrudnienia nowych pracowników, przystąpienia do umowy nowych członków rodzin na skutek zmian w życiu osobistym pracowników, zmian wyboru wariantów przez aktualnie ubezpieczonych w trakcie trwania umowy oraz rezygnacjami/wystąpieniami z ubezpieczenia osób ubezpieczonych.
§ 6 PRZEWIDYWANE ZMIANY W UMOWIE
1. W trakcie realizacji umowy jej postanowienia mogą ulec zmianom, jeżeli konieczność wprowadzenia zmian wynikać będzie z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a zmiany postanowień umowy mogą dotyczyć:
1) korzystnych zmian dla Zamawiającego i ubezpieczonych polegających na obniżeniu składek ubezpieczeniowych wynikających z oferty lub korzystnych zmian dla Zamawiającego i ubezpieczonych dotyczących zakresu Umowy Ubezpieczenia;
2) regulacji prawnych wprowadzonych w życie po dacie zawarcia umowy, wywołujących potrzebę zmiany umowy wraz ze skutkami wprowadzenia takiej zmiany;
3) oznaczenia danych dotyczących Zamawiającego lub Wykonawcy, w tym x.xx. danych teleadresowych, nr telefonicznych, nr kont bankowych;
4) zmian wynikających z poziomu partycypacji w Umowie wynikających z zapisów
§ 7;
5) powstania rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Xxxxxxxxxxxxx i Wykonawcę;
6) zaistnienia omyłki pisarskiej lub rachunkowej;
7) osób odpowiedzialnych za nadzór nad wykonywaniem umowy, o których mowa w § 3umowy.
2. Wprowadzenie zmiany postanowień umowy wymaga aneksu sporządzonego w formie pisemnej pod rygorem nieważności z wyłączeniem zmian z ust. 1 pkt 4 - zmiana liczby osób ubezpieczonych w każdym miesiącu rozliczeniowym nie będzie wymagała comiesięcznego podpisywania aneksu do umowy.
§ 7 POZIOM PARTYCYPACJI UBEZPIECZONYCH W UMOWIE UBEZPIECZENIA
1. Zakłada się minimalny poziom partycypacji około 30% pracowników „EC1 Łódź-Miasto Kultury” w Łodzi uprawnionych do przystąpienia do Umowy Ubezpieczenia, w terminie 3 miesięcy od daty obowiązywania Umowy Ubezpieczenia.
2. W przypadku nieosiągnięcia 30% partycypacji uprawnionych pracowników, Umowa Ubezpieczenia może zostać rozwiązana przez każdą ze Stron z 3 miesięcznym okresem wypowiedzenia lub kontynuowana na dotychczasowych warunkach.
3. Z zastrzeżeniem zapisów ust. 1, zmniejszenie się poziomu partycypacji poniżej wymaganego w trakcie realizacji Umowy Ubezpieczenia, nie będzie miało wpływu na trwanie i warunki Umowy Ubezpieczenia.
4. Zamawiający nie gwarantuje liczby pracowników przystępujących do Umowy Ubezpieczenia.
§ 8 ODSTĄPIENIE OD UMOWY
1. W razie istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,
Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.
2. Zamawiający może odstąpić od umowy, jeżeli Wykonawca utraci pozwolenie na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej, w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tej okoliczności. Odstąpienie następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności i zawiera uzasadnienie. W takim przypadku Wykonawca otrzyma jedynie wynagrodzenie należne z tytułu wykonania prawidłowo części umowy.
§ 9 OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO
Zamawiający poprzez wyznaczonych przez siebie pracowników do czynności administracyjnych i dokumentacyjnych związanych z Umową Ubezpieczenia będzie zobowiązany:
1) sprawowania kontroli nad prawidłowością wykonywania zawartych umów;
2) nadzorowania prawidłowości wystawionych przez Wykonawcę dokumentów
3) nadzorowania procesu polisowanía;
4) występowania o zwrot nadpłaconych składek;
5) udostępnić ubezpieczonym przed odebraniem od nich deklaracji przystąpienia, warunki Umowy Ubezpieczenia oraz Ogólne Warunki Ubezpieczenia Wykonawcy;
6) zbierać i przesyłać do Wykonawcy, złożone przez ubezpieczonych deklaracje przystąpienia lub inne dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej wymagane przez Wykonawcę;
7) informować Wykonawcę o zmianie wszelkich danych wynikających z Umowy Ubezpieczenia dotyczących Zamawiającego, ubezpieczonych i uposażonych;
8) przekazywać Wykonawcy miesięczne raty składki za ochronę ubezpieczeniową w formie, wysokości i terminach określonych w umowie;
9) przekazywać Wykonawcy miesięczne rozliczenie składki wraz z imiennym wykazem ubezpieczonych w terminach określonych w Umowie Ubezpieczenia;
10) udzielać ubezpieczonym informacji o procedurach realizacji świadczeń wynikających z Umowy Ubezpieczenia oraz o wymaganych w ich toku dokumentach;
11) innych czynności wynikających z udzielonego pełnomocnictwa.
§ 10 OBOWIĄZKI WYKONAWCY
1. Wykonawca poprzez wyznaczonych przez siebie pracowników do obsługi umowy Ubezpieczenia będzie zobowiązany wykonywać następujące czynności:
1) prawidłowo i terminowo wykonywać zobowiązania przewidziane Umową Ubezpieczenia;
2) informować osobę występującą z roszczeniem (o ile jest ubezpieczonym, uprawnionym)
- pisemnie lub w inny sposób, na który ta osoba wyraziła zgodę jakie dokumenty są potrzebne do ustalenia zobowiązania jeżeli jest to niezbędne do prowadzenia dalszego postępowania;
3) informować pisemnie osobę zgłaszającą świadczenie (o ile jest ubezpieczonym, uprawnionym) - o decyzji dotyczącej wypłaty świadczenia, przyczynach odmowy, ograniczeniach wypłaty świadczenia;
4) przeszkolić wyznaczonych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi, administracji, znajomości procedur i obiegu dokumentów dotyczących wykonywania umowy o wykonanie oraz Umowy Ubezpieczenia;
5) udostępnić ubezpieczonemu lub osobie uprawnionej występującej o wypłatę świadczenia informacji i dokumentów, które miały wpływ na ustalenie odpowiedzialności lub wysokość zobowiązania Wykonawcy.
2. Wykonawca udostępni Zamawiającemu system informatyczny obejmujący minimum następujące funkcje:
1) prowadzenie ewidencji osób objętych Umową Ubezpieczenia z uwzględnieniem generowania raportów osób przystępujących i występujących z ubezpieczenia,
2) generowanie i drukowanie formularzy przystąpienia do ubezpieczenia,
3) rozliczanie miesięcznych rat składek.
3. Wykonawca udostępni Zamawiającemu system informatyczny przed planowanym rozpoczęciem ochrony ubezpieczeniowej poprzez umożliwienie dostępu do systemu obsługiwanego przez przeglądarkę internetową oraz nadanie uprawnień (loginów, haseł) osobom wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni przeszkolenie 2 osób wskazanych przez Zamawiającego z zasad obsługi systemu informatycznego.
4. Wykonawca jako administrator danych osobowych zobowiązany jest zapewnić wykonanie umowy zgodnie z przepisami Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w tym także w zakresie współpracy z pracownikami Zamawiającego. Wykonawca w szczególności
zobowiązany jest do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz opracowania i wdrożenia stosownych regulacji np. instrukcji, umów lub oświadczeń zapewniających prawidłowe wykonanie obowiązków wynikających z w/w Rozporządzenia.
§ 11 POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE ADMINISTROWANIA DANYMI OSOBOWYMI
Przetwarzanie danych osobowych z tytułu niniejszej umowy odbywać się będzie w zgodzie i w oparciu o:
1) Ustawę z dnia 10.05.2018 r., o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 r. poz. 1000),
2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016
r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
§ 12 FORMA KOMUNIKACJI
Dopuszczalną formą komunikacji pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą jest przekazywanie dokumentów za pośrednictwem poczty elektronicznej, za wyjątkiem aneksów do umowy, oświadczeń woli o wypowiedzeniu lub odstąpieniu od umowy, dokumentów ubezpieczenia oraz potwierdzeń o zawartym ubezpieczeniu. Dokumenty te muszą być wystawione w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Każda ze Xxxxx zachowuje prawo żądania potwierdzenia odbioru przekazanych dokumentów.
§ 13 ROZSTRZYGANIE SPORÓW
1. Wszelkie spory, jakie mogą wynikać pomiędzy Stronami w związku z realizacją postanowień niniejszej umowy o wykonanie, będą rozwiązywane polubownie.
2. W razie braku możliwości porozumienia się Stron spór poddany zostanie rozstrzygnięciu przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
§ 14 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Zamawiającego o każdej zmianie adresu siedziby i o każdej innej zmianie w działalności Wykonawcy mogącej mieć wpływ na realizację Umowy Ubezpieczenia. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku Wykonawca będzie obciążony wszystkimi kosztami, jakie poniósł Zamawiający w wyniku niniejszego zaniechania.
2. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami umowy o wykonanie mają zastosowanie:
1) przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r, Kodeks cywilny;
2) przepisy ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej;
3) Ogólne Warunki Ubezpieczenia stanowiące załącznik nr 3 do umowy.
3. Strony umowy są zobowiązane do utrzymywania w tajemnicy, wszelkich danych i informacji, jakie uzyskały w związku z realizacją umowy o wykonanie bez względu na sposób i formę ich utrwalenia i przekazywania, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności w zakresie danych osobowych i tajemnicy ubezpieczeniowej.
4. Zawiadomienia i/lub oświadczenia, jakie w związku z umową składane są przez Strony, powinny być dokonywane na piśmie i doręczane za pokwitowaniem lub przesyłane listem poleconym.
5. W Umowie Ubezpieczenia Zamawiający zwany jest Ubezpieczającym, natomiast Wykonawca zwany jest Ubezpieczycielem.
6. Umowę niniejszą sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach 2 egzemplarze dla Zamawiającego i 1 egzemplarz dla Wykonawcy.
7. Integralnymi częściami niniejszej umowy są następujące dokumenty:
1) Umowa ubezpieczenia grupowego na życie dla pracowników oraz członków rodzin pracowników „EC1 Łódź-Miasto Kultury” w Łodzi;
2) Xxxxx oferty Wykonawcy;
3) Ogólne Warunki Ubezpieczenia Wykonawcy;
4) Polisy potwierdzające zawarcie Umowy ubezpieczenia grupowego na życie dla pracowników oraz członków rodzin pracowników „EC1 Łódź-Miasto Kultury” w Łodzi;
5) Klauzula informacyjna RODO.
Załącznik nr 5
Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych
Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), informuję, że:
1. Administrator danych:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest „EC1 Łódź-Miasto Kultury” w Łodzi, 00-000 Xxxx, xx. Xxxxxxx 0/0, tel. (00) 00-00-000, adres e-mail: xxxxx@xx0xxxx.xx.
2. Inspektor ochrony danych:
3. Cele przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy oraz wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, np. prawa podatkowego, przepisów regulujących zasady rachunkowości.
4. Podstawa prawna przetwarzania
Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywać się będzie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).
Ponadto po zawarciu umowy są przetwarzane też na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (np. dane z faktur), gdyż jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
5. Okres przechowywania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane przez okres realizacji umowy, w tym obowiązków z tytułu gwarancji, rękojmi i serwisu (jeżeli dotyczy) oraz przez okres po jej zakończeniu wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych oraz zasad przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych.
6. Prawa:
1) Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych (art. 15 RODO), prawo do ich sprostowania (art. 16 RODO), uzupełnienia (art. 16 RODO), prawo do ograniczenia ich przetwarzania, ale z wyłączeniem przypadków wskazanych w art. 18 ust. 2 RODO, m. in. prawo to nie będzie przysługiwało w takim zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych będzie konieczne do dochodzenia ewentualnych roszczeń.
2) Nie przysługuje Pani/Panu prawo do przenoszenia danych osobowych (ze względu na brak przesłanek określonych w art. 20 RODO), prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 pkt b i c, a prawo usunięcia danych osobowych jest ograniczone tylko do tych danych, które nie są konieczne do realizacji celów wskazanych w art. 17 ust. 3 pkt b, d i e RODO, tj. do wywiązywania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzanie danych, do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń oraz do celów archiwalnych.
3) Ponadto, w szczególnych przypadkach prawa, powyższe mogą być ograniczone, ze względu np. na wymogi prawne, x.xx. zawarte w prawie podatkowym lub w zasadach rachunkowości. Więcej informacji na temat przysługujących praw zawarto w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0 00-000 Xxxxxxxx, tel. (00) 000-00-00, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
8. Konsekwencje niepodania danych osobowych:
W przypadku nie podania danych osobowych – nie będzie możliwości zawarcia i realizacji umowy.
9. Odbiorcy danych
Pani/Pana dane osobowe są udostępniane:
1) upoważnionym pracownikom i osobom współpracującym przy wykonaniu umowy;
2) podmiotom świadczącym usługi IT;
3) podmiotom świadczące dodatkowe usługi dla Instytucji – audytorzy podatkowi, biegli rewidenci badający sprawozdanie finansowe,
4) podmiotom wspierającym usługi płatnicze świadczone drogą elektroniczną;
5) organom publicznym – na ich żądanie.
10. Czy dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie:
Nie dotyczy. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.