Regulamin Wystawcy

Regulamin Wystawcy

1. Warunki udziału w Konferencji

1.1. Wystawcą może być osoba prawna lub fizyczna, prezentująca ofertę zgodnie z zakresem tematycznym Konferencji.

1.2. Do zawarcia umowy uczestnictwa w Konferencji między Komitetem Organizacyjnym Konferencji (zwanym dalej KOK) i Wystawcą dochodzi po podpisaniu i przesłaniu (pocztą, pocztą elektroniczną lub faksem) przez Wystawców formularza zgłoszeniowego, przygotowanego przez KOK. Potwierdzenie zgłoszenia udziału w Konferencji następuje w terminie 7 dni od daty otrzymania podpisanego i opieczętowanego przez Wystawcę formularza zgłoszeniowego.

1.3. Wystawca może utracić prawo do udziału w Konferencji z chwilą:

a) niezapłacenia należności za uczestnictwo w terminie określonym na druku zgłoszeniowym,

b) nieprzestrzegania przepisów regulaminu.

W powyższych przypadkach KOK składa Wystawcy oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia i ma prawo domagać się od Wystawcy uiszczenia rekompensaty z tytułu poniesionych kosztów.

2. Warunki i terminy płatności

2.1. Wysokość opłat za udział w Konferencji została określona przez KOK w formularzu zgłoszeniowym.

2.2. Ceny podane w formularzu zgłoszeniowym są cenami netto.

2.3. Całkowitą kwotę brutto wynikającą z formularza zgłoszeniowego należy wpłacić do 14.05.2010. W celu skorzystania z rabatu w wysokości 5% kwotę tą należy wpłacić do 30.01.2010.

2.4. Warunkiem objęcia stoiska jest udokumentowanie dokonania wszystkich wpłat.

3. Odstąpienie i rezygnacja z uczestnictwa w Konferencji

3.1. W przypadku pisemnego zgłoszenia Wystawcy o rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji w terminie 14.05-15.06.2010 zwrotowi podlega 80% wpłaconej kwoty.

3.2. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji w terminie po 15.06.2010 lub nie objęcia stoiska przez Wystawcę, zgłaszającemu nie przysługuje prawo zwrotu wpłaconych kwot. KOK ma prawo dochodzić całości kwoty należnej za uczestnictwo w Konferencji, o ile nie zostały one wcześniej uregulowane.

3.3. Wystawca, który nie obejmie stoiska lub zrezygnuje z udziału w Konferencji w sposób określony w pkt. 3.2. jest zobowiązany do uiszczenia pełnej kwoty, wynikającej ze złożonych zamówień oraz wszelkich udokumentowanych kosztów poniesionych przez KOK w związku z jego zgłoszeniem, a następnie rezygnacją z uczestnictwa w Konferencji lub nie objęcia stoiska.

3.4. Rezygnację z udziału w Konferencji Wystawca składa na piśmie pod rygorem nieważności i przesyła do KOK listem poleconym lub składa osobiście w biurze KOK, przy czym o zakwalifikowaniu rezygnacji jako wynikającej z punktu 3.1 lub 3.2 Regulaminu decyduje data stempla pocztowego lub złożenia pisma w siedzibie KOK.

4. Projekt i zabudowa powierzchni wystawowej

4.1. Rozmiary i podstawowe wyposażenie stoiska wystawowego zostały opisane w formularzu zgłoszeniowym.

4.2. Wszelkie zmiany w wyposażeniu stoiska oraz zamówionych mediach zgłoszone przez Wystawcę bezpośrednio do wskazanej przez KOK firmy wykonującej zabudowę stoiska w terminie nieprzekraczającym 21 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji będą realizowane w miarę możliwości i wiążą się z dodatkową opłatą. Wystawca zrzeka się wszelkich ewentualnych roszczeń w sytuacji, w której KOK nie może zrealizować zgłoszonych zmian.

4.3. W przypadku zlecenia zabudowy stoiska firmie innej niż wskazana przez KOK Wystawca jest zobowiązany do ustalenia wszelkich szczegółów bezpośrednio z Kierownikiem Auditorium Maximum (tel. 000 000 00 00).

4.4. Zabrania się umieszczania na ścianach stoiska eksponatów lub materiałów reklamowych za pomocą techniki, która powoduje ich trwałe uszkodzenie.

4.5. Wystawca odpowiada materialnie za uszkodzenia zabudowy i wyposażenia. W przypadku stwierdzenia zniszczeń KOK obciąży Wystawcę dodatkowymi kosztami.

4.6. Podczas Konferencji naprawa uszkodzeń lub zmiana wystroju stoiska może być dokonywana tylko w godzinach, w których wystawa jest nieczynna dla zwiedzających.

4.7. Wszelkie instalacje elektryczne, wodne, wykorzystujące sprężone powietrze lub butle gazowe mogą być uruchomione dopiero po ich odbiorze i dopuszczeniu do użytku przez wskazanego przez Kierownika Auditorium Maximum (tel. 000 000 00 00) uprawnionego pracownika.

5. Eksponaty

5.1. Wystawca ma obowiązek oznakowania własnych eksponatów.

5.2. Eksponaty nie mogą znajdować się w ciągach komunikacyjnych, a pokazy sprzętu nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się uczestników i publiczności ani naruszać ich spokoju. Zabrania się umieszczania na elementach konstrukcyjnych hali wystawowej jakichkolwiek eksponatów lub innych elementów wyposażenia stoiska.

5.3. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zezwolenia na zainstalowanie eksponatów, które uzna za niebezpieczne lub uciążliwe bez ponoszenia jakiejkolwiek odpowiedzialności z tego tytułu.

5.4. Umieszczenie na wystawie eksponatów wymagających specjalnych zabezpieczeń lub konieczności spełnienia specjalnych technicznych warunków może się odbyć tylko po uzyskaniu pisemnej zgody Kierownika Auditorium Maximum (tel. 000 000 00 00).

5.5. Jeżeli eksponaty wymagają zapewnienia określonych warunków Wystawca jest zobowiązany do uzyskania pisemnego potwierdzenia możliwości ich spełnienia.

5.6. Eksponaty powinny spełniać normy przeciwpożarowe, być oznaczone zgodnie z wymaganiami Państwowej Inspekcji Pracy, itp.

5.7. Za eksponaty, w szczególności za wyrządzone przez nie szkody, ich właściwe zabezpieczenie (także w czasie, kiedy pozostają one w pomieszczeniach wystawienniczych po zakończeniu zwiedzania), a także spełnianie przez nie wszelkich wymaganych przepisami norm i posiadanie niezbędnych certyfikatów i atestów jest odpowiedzialny wyłącznie Wystawca.

6. Porządek wystawy

6.1. Podczas Wystawy prezentacje, działania reklamowe lub programy rozrywkowe mogą odbywać się za wcześniejszą zgodą KOK. Nie mogą one w jakikolwiek sposób przeszkadzać innym Wystawcom ani zakłócać ogólnego porządku Konferencji.

6.2. Bez zgody zainteresowanych zabrania się fotografowania i filmowania cudzych eksponatów prezentowanych na stoisku.

6.3. KOK zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania stoisk oraz do wykorzystania tych materiałów do własnych celów bez jakichkolwiek zobowiązań wobec Wystawców lub osób trzecich.

6.4. Maksymalne indywidualne nagłośnienie stoiska nie może być wyższe niż 75 Db. Zabronione jest kierowanie kolumn głośników w stronę sąsiednich stoisk.

6.5. W przypadku odtwarzania muzyki lub innych materiałów audiowizualnych, Wystawca zobowiązany jest do uregulowania wszelkich należności związanych z publicznym odtwarzaniem oraz innymi prawami, zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

6.6. KOK nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie praw uczestników Konferencji, wynikających z uzyskanej przez nich ochrony prawnej wynalazku, wzoru przemysłowego, praw autorskich itp.

6.7. Wszelka reklama poza stoiskiem może się odbywać jedynie w formach ustalonych z KOK oraz po uiszczeniu odpowiedniej opłaty. Reklama umieszczona bez zgody KOK będzie usuwana na koszt i odpowiedzialność Wystawcy.

7. Organizacja Konferencji i przepisy porządkowe

7.1. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów budowlanych i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie Konferencji oraz do przestrzegania przepisów szczegółowych obowiązujących w prowadzonej działalności gospodarczej.

7.2. Wystawca ma obowiązek udostępnić obsłudze budynku wszelkie pomieszczenia na terenie swojego stoiska, celem sprawdzenia zabezpieczeń przeciwpożarowych.

7.3. Wystawca zobowiązany jest do objęcia swojego stoiska, zagospodarowania i opuszczenia w czasie przeznaczonym przez KOK na przygotowanie ekspozycji (do końca dnia montażowego).

7.4. W czasie trwania Konferencji Wystawca oraz jego przedstawiciele zobowiązani są do noszenia identyfikatora otrzymanego od KOK.

7.5. Wystawca nie jest upoważniony do wprowadzania na teren Konferencji bez zgody KOK osób nie będących obsługą stoiska.

7.6. W godzinach otwarcia imprezy stoiska winny być dostępne dla zwiedzających.

7.7. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu pustych opakowań przed rozpoczęciem Konferencji.

7.8. Sprzątanie stoiska nie powinno kolidować z godzinami otwarcia ekspozycji.

7.9. Podłączane urządzenia na stoisku Wystawcy nie mogą przekraczać zamówionej przez niego mocy. W przypadku niestosowania się do tego zastrzeżenia Wystawca zostanie obciążony wszelkimi kosztami związanymi z naprawą uszkodzeń zasilania elektrycznego oraz zapłatą odszkodowań.

8. Bezpieczeństwo, ubezpieczenie, likwidacja stoiska

8.1. KOK nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób ani uszkodzenia eksponatów znajdujących się na terenach konferencyjnych przed, po i w trakcie trwania imprezy.

8.2. KOK nie odpowiada za pojazdy, ani inne ruchomości pozostawione na terenie konferencyjnym.

8.3. KOK nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą z włamaniem do pomieszczeń wystawienniczych lub miejsc składowych, za szkody wyrządzone z winy Wystawcy, za przerwę w dostawie prądu lub wody oraz za szkody spowodowane siłą wyższą jak strajki, zamieszki, pożar, uderzenie pioruna, huragan, powódź, grad, deszcz. Dotyczy to również okresu po zakończeniu imprezy, w przypadku gdy eksponaty, obudowa urządzenia i inne towary pozostają na terenie konferencyjnym.

8.4. Wyłączenie odpowiedzialności nie podlega jakimkolwiek ograniczeniom pomimo podjęcia przez KOK szczególnych środków ochrony.

8.5. Wystawca zobowiązany jest do ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej wynikającej z uczestnictwa w Konferencji, jak również do ubezpieczenia eksponatów. Zaświadczenie o dokonaniu wymaganych ubezpieczeń winno być okazane na życzenie KOK.

8.6. Zabrania się wnoszenia na teren Konferencji broni, materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób przebywających na Konferencji.

8.7. W godzinach otwarcia ekspozycji Wystawca zobowiązany jest do zabezpieczenia na własny koszt eksponatów, urządzeń i sprzętu przed ewentualnymi szkodami, a przed zamknięciem ekspozycji zabezpieczenia ich w sposób uniemożliwiający uszkodzenie.

8.8. Wystawca zobowiązany jest zdemontować ekspozycję, usunąć eksponaty oraz przywrócić zajmowaną powierzchnię wystawienniczą do pierwotnego stanu, najpóźniej do dnia wyznaczonego przez KOK. W przypadku pozostawienia nieuporządkowanej powierzchni KOK zleci wykonanie prac porządkowych na koszt Wystawcy.

8.9. W przypadku nie opróżnienia powierzchni wystawienniczej w terminie określonym przez KOK, przysługuje KOK prawo przemieszczenia w inne miejsce pozostawionych towarów i eksponatów na koszt i ryzyko Wystawcy, nawet jeżeli nie odpowiadałoby to wymogom niezbędnym dla właściwości eksponatów.

8.10. Pozostawione bez akceptacji KOK elementy ekspozycji i inne urządzenia nieusunięte przez Wystawcę w okresie likwidacyjnym uważa się za mienie porzucone, które przechodzi bez odszkodowania na własność KOK.

9. Reklamacje i roszczenia

9.1. Wszelkie reklamacje i roszczenia wynikające z udziału w Konferencji winny być zgłaszane w formie pisemnej najpóźniej do ostatniego dnia Konferencji. Po upływie tego terminu żadne reklamacje i roszczenia nie będą uwzględniane.

9.2. Wszelkie porozumienia pomiędzy Wystawcami i KOK oraz wszelkie decyzje z nich wynikające, jak i oświadczenia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

10. Postanowienia końcowe

10.1. W przypadku okoliczności od niego niezależnych KOK zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia, odłożenia lub częściowego zamknięcia imprezy.

10.2. W przypadkach określonych w pkt. 10.1, z wyjątkiem odwołania imprezy z winy KOK, Wystawcy nie przysługuje prawo do jakiegokolwiek odszkodowania lub redukcji opłat za uczestnictwo w imprezie.

10.3. W przypadku odwołania imprezy z winy KOK Wystawcy przysługuje zwrot wpłaconych kwot bez odsetek.

10.4. Przyjęcie warunków niniejszego Regulaminu następuje z chwilą złożenia przez Wystawcę zgłoszenia udziału w Konferencji.

10.5. KOK zastrzega możliwość wprowadzenia dodatkowych przepisów regulaminowych oraz innych zmian regulowanych stosownym aneksem do umów z Wystawcą.