Umowa nr …………………. o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego „ …………………… [tytuł ] ………………” nr …………………………….…………………… [nr projektu] współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Osi priorytetowej 11. Rozwój Lokalny Kierowany...

Umowa nr …………………. o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego
„ …………………… [tytuł ] ………………” nr …………………………….…………………… [nr projektu] współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Osi priorytetowej 11. Rozwój Lokalny Kierowany przez Społeczność Działania 11.1 Włączenie społeczne na obszarach objętych LSR Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko – Pomorskiego na lata 2014–2020

zwana dalej „Umową”, zawarta w ……………………………. w dniu ……………………… r. pomiędzy: Stowarzyszeniem Lokalna Grupa Działania Chełmno, ul. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx, NIP: 000-00-00-000, REGON: 363722663, zwanym dalej „LGD”, reprezentowanym przez: Xxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxxx, Prezesa Zarządu Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Chełmno

Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx, Wiceprezesa Zarządu Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania Chełmno

……………………………….…… [pełna nazwa i adres siedziby Beneficjenta, REGON, NIP, KRS, PESEL w zależności od statusu prawnego] ………………, zwanym dalej „ Beneficjentem projektu pilotażowego”, reprezentowanym przez: ……………………………………………….…………… [imię i nazwisko, pełniona funkcja] …………………………………..…………………………, na podstawie pełnomocnictwa nr ……………………………………… z dnia …………………………………… załączonego do Umowy¹, zwanymi dalej „Stronami Umowy”.

Działając na podstawie art. 16 ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o rozwoju lokalnym z udziałem lokalnej społeczności (Dz. U. 2022 poz. 943) zwanej dalej „ustawą RLKS”, w związku z umową nr UM_WR.433.1.039.2022 o dofinansowanie Projektu „Pilotujemy rozwój lokalny w Chełmnie II” oraz w oparciu o zapisy, x.xx.:

1) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Xxxxxxxxxx oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z dnia 20 grudnia 2013 r., s.320-469 z późn. zm.) zwane dalej „rozporządzeniem ogólnym”;

2) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006, (Dz. Urz. UE L 347 z dnia 20 grudnia 2013 r., s. 470–486 z późn. zm.), zwane dalej „rozporządzeniem EFS”;

3) Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniającego rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Xxxxxxxx Xxxxxxxxx i Xxxxxxxxxx (Dz. Urz. UE L 138 z dnia 13 maja 2014 r.,
s. 5-44 z późn. zm.);

4) Rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. Urz. UE L 187/1 z dnia 26 czerwca 2014 r., s. 1-78 z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem nr 651/2014”;

5) Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. ustanawiającego zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
nr 1303/2013 w zakresie szczegółowych uregulowań dotyczących transferu wkładów z programów i zarządzania nimi, przekazywania sprawozdań z wdrażania instrumentów finansowych, charakterystyki technicznej działań informacyjnych i komunikacyjnych w odniesieniu do operacji oraz systemu rejestracji i przechowywania danych (Dz. Urz. UE L 223 z dnia 29 lipca 2014 r., s. 7-18 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem nr 821/2014;

6) Rozporządzenia Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 352/1 z dnia 24 grudnia 2013 r., s. 1-8), zwanego dalej „rozporządzeniem nr 1407/2013”;

7) Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 240/2014 z dnia 7 stycznia 2014 r. w sprawie europejskiego kodeksu postępowania w zakresie partnerstwa w ramach europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych (Dz. Urz. UE L 74/1 z dnia 14 marca 2014 r. s. 1-7);

8) Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi (Dz. Urz. UE L 286 z dnia 30 września 2014 r., s. 1 z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem nr 1011/2014”;

9) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r., s. 1), zwanego dalej „RODO”;

10) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2022 r. poz. 1634 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o finansach publicznych”;

11) Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360), zwanej dalej „kodeksem cywilnym”;

12) Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2022 r. poz. 1488), zwanej dalej „ustawą o rachunkowości”;

13) Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o podatku od towarów i usług”;

14) Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zwanej dalej „ustawą o ochronie danych osobowych”;

15) Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie zaliczek w ramach programów finansowych z udziałem środków europejskich (Dz.U. 2017 poz. 2367), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie zaliczek”.

Strony Umowy postanawiają, co następuje:

Definicje

§ 1.

Ilekroć w niniejszej Umowie jest mowa o:

1. „budżecie środków europejskich” – należy przez to rozumieć budżet, zgodnie z art. 117 ustawy o finansach publicznych, którego bankową obsługę zapewnia BGK;

2. „całkowitej wartości wydatków kwalifikowalnych projektu pilotażowego” – należy przez to rozumieć całość środków finansowych składających się na dofinansowanie w ramach projektu pilotażowego;

3. „zakończeniu realizacji projektu pilotażowego” – należy przez to rozumieć dzień, w którym zostały spełnione łącznie dwa warunki, tj.: zaplanowane w ramach projektu pilotażowego czynności zostały faktycznie wykonane (żadna dalsza czynność nie jest wymagana do zakończenia projektu pilotażowego) oraz całość dofinansowania została wypłacona Beneficjentowi projektu pilotażowego (na rzecz Beneficjenta projektu pilotażowego nie będą przekazywane już żadne płatności ze strony LGD);

4. „danych osobowych” – należy przez to rozumieć dane osobowe, w rozumieniu RODO, przetwarzane w ramach wykonywania działań wynikających z Umowy;

5. „dniach roboczych” – należy przez to rozumieć wszystkie dni z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy;

6. „Funduszu” – należy przez to rozumieć Europejski Fundusz Społeczny;

7. „dofinansowaniu na realizację projektu pilotażowego” – należy przez to rozumieć środki, które LGD powierzy Beneficjentowi projektu pilotażowego, pochodzące z budżetu środków europejskich odpowiadające wkładowi Funduszu, stanowiące bezzwrotną pomoc przeznaczoną na pokrycie wydatków kwalifikowalnych, ponoszonych w związku z realizacją projektu pilotażowego wypłacane na podstawie Umowy;

8. „Instytucji Zarządzającej RPO WK-P” – należy przez to rozumieć Województwo Kujawsko–Pomorskie, reprezentowane przez Zarząd Województwa Kujawsko–Pomorskiego, pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014- 2020;

9. „kwocie uproszczonej” – należy przez to rozumieć kwotę uzgodnioną za wykonanie całego projektu pilotażowego objętego dofinansowaniem na etapie zatwierdzenia przez LGD wniosku o dofinansowanie projektu pilotażowego, do kwoty uproszczonej należy stosować zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowalności dot. kwot ryczałtowych, z uwzględnieniem przy rozliczaniu reguły proporcjonalności;

10. „mechanizmie racjonalnych usprawnień” – należy przez to rozumieć mechanizm, o którym mowa w rozdziale 3 pkt 8 Wytycznych w zakresie równości szans;

11. „naruszeniu ochrony danych osobowych” – należy przez to rozumieć naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych;

12. „nieprawidłowości” – należy przez to rozumieć nieprawidłowość indywidualną, o której mowa w art. 2 pkt 36 rozporządzenia ogólnego, tj. każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie funduszy polityki spójności, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem;

13. „płatności końcowej” – należy przez to rozumieć płatność kwoty obejmującej całość lub ostatnią część dofinansowania na realizację projektu pilotażowego, ujętą we wniosku o płatność, przekazaną przez LGD na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta projektu pilotażowego, po zakończeniu realizacji projektu pilotażowego oraz spełnieniu warunków określonych w Umowie;

14. „Programie” – należy przez to rozumieć Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko- Pomorskiego na lata 2014-2020, przyjęty decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej z dnia 16 grudnia 2014 r. nr CCI 2014PL16M2OP002 oraz uchwałą nr 1/1/14 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 8 grudnia 2014 r. z późn. zm.;

15. „projekcie pilotażowym” – należy przez to rozumieć przedsięwzięcie szczegółowo określone we wniosku o dofinansowanie projektu pilotażowego, na które Beneficjent projektu pilotażowego otrzymuje dofinansowanie (środki finansowe) od LGD, wyłonione w procedurze naboru zmierzające do osiągnięcia założonego celu projektu pilotażowego określonego wskaźnikami, z określonym początkiem i końcem realizacji;

16. „przetwarzaniu danych osobowych” – należy przez to rozumieć jakąkolwiek operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie, w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania zadań wynikających z Umowy;

17. „rachunku bankowym wskazanym przez Beneficjenta projektu pilotażowego” – należy przez to rozumieć rachunek bankowy przeznaczony do obsługi projektu pilotażowego, którego posiadaczem jest Beneficjent projektu pilotażowego;

18. „rachunku bankowym LGD” – należy przez to rozumieć rachunek bankowy LGD przeznaczony do realizacji płatności na rzecz Beneficjenta projektu pilotażowego, na którym gromadzone są środki, przekazywane LGD przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P na podstawie umowy nr UM_WR.433.1.039.2022 o dofinansowanie projektu;

19. „refundacji” – należy przez to rozumieć zwrot Beneficjentowi projektu pilotażowego, faktycznie poniesionych i w całości zapłaconych wcześniej ze środków własnych Beneficjenta projektu pilotażowego, części wydatków kwalifikowalnych na realizację projektu pilotażowego, dokonywany przez LGD po spełnieniu warunków określonych w Umowie;

20. „rozliczeniu wydatków” – należy przez to rozumieć wykazanie i udokumentowanie we wniosku o płatność efektów rzeczowych osiągniętych przez Beneficjenta projektu pilotażowego w ramach realizacji projektu pilotażowego i potwierdzonych przez LGD, zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu pilotażowego, wniosku o płatność, kontroli w trakcie realizacji projektu pilotażowego;

21. „sile wyższej” – należy przez to rozumieć zdarzenie:

a) zewnętrzne – mające swe źródło poza podmiotem, z którego działaniem związana jest odpowiedzialność odszkodowawcza,

b) niemożliwe do przewidzenia, przy czym nie chodzi tu o absolutną niemożliwość przewidzenia jakiegoś zdarzenia, lecz o mały stopień prawdopodobieństwa jego pojawienia się w określonej sytuacji w świetle obiektywnej oceny wydarzeń,

c) niemożliwe do zapobieżenia – nie tyle samemu zjawisku, ale szkodliwym jego następstwom przy zastosowaniu współczesnej techniki,

d) które zasadniczo i istotnie utrudnia wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z Umowy, lub całkowicie uniemożliwia jej realizację;

22. „stronie internetowej Programu” – należy przez to rozumieć stronę pod adresem: xxx.xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx.xx;

23. „stronie internetowej LGD” – należy przez to rozumieć stronę pod adresem: xxx.xxxxxxxxxx.xx;

24. „SzOOP” – należy przez to rozumieć Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 przyjęty uchwałą nr 34/1171/15 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 26 sierpnia 2015 r. w sprawie przyjęcia Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko- Pomorskiego na lata 2014-2020 („SZOOP RPO”) z późn. zm.;

25. „wniosku o dofinansowanie” – należy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie projektu pilotażowego złożony w odpowiedzi na nabór 2023/PP/2 wraz z ewentualnymi zatwierdzonymi przez LGD aktualizacjami;

26. „wniosku o płatność” – należy przez to rozumieć, określony przez LGD formularz wniosku o rozliczenie dofinansowania ze środków Funduszu wraz z załącznikami, na podstawie którego Beneficjent projektu pilotażowego rozlicza się z wykonanych zadań i przekazuje informacje o postępie rzeczowym realizacji projektu pilotażowego lub o wypłatę dofinansowania w formie zaliczki lub refundacji ze środków Funduszu;

27. „wydatkach kwalifikowalnych” – należy przez to rozumieć wydatki i koszty poniesione przez Beneficjenta projektu pilotażowego, uznane za kwalifikowalne i spełniające kryteria, zgodnie z rozporządzeniem ogólnym, rozporządzeniem EFS, jak również w rozumieniu ustawy wdrożeniowej i przepisów rozporządzeń wydanych do ustawy wdrożeniowej oraz zgodnie z krajowymi zasadami kwalifikowalności wydatków w okresie programowania 2014-2020 i z SzOOP, jak również z wytycznymi;

28. „wytycznych” – należy przez to rozumieć wytyczne, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy wdrożeniowej;

29. „zaliczce” – należy przez to rozumieć określoną część kwoty dofinansowania przyznanego w Umowie, wypłaconą przez LGD na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta projektu pilotażowego na pokrycie części wydatków, przed ich rozliczeniem.

Przedmiot Umowy

§ 2.

1. Przedmiotem Umowy jest udzielenie dofinansowania przez LGD na realizację projektu pilotażowego oraz określenie praw i obowiązków Stron Umowy.

2. Całkowita wartość wydatków kwalifikowalnych projektu pilotażowego wynosi ... zł (słownie: ...) i obejmuje środki z Funduszu w postaci dofinansowania w wysokości nie większej niż: …………… zł (słownie: ………………), co stanowi: nie więcej niż: ……% kwoty całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu pilotażowego.

3. Podatek od towarów i usług (VAT) jest wydatkiem niekwalifikowalnym/ kwalifikowalnym² dla projektu pilotażowego.

Okres realizacji projektu pilotażowego i termin obowiązywania Umowy

§ 3.

1. Okres realizacji projektu pilotażowego jest zgodny z okresem wskazanym w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie.

2. Okres, o którym mowa w ust. 1, dotyczy realizacji zadań w ramach projektu pilotażowego.

3. Okres obowiązywania Umowy trwa przez okres realizacji projektu pilotażowego, z zastrzeżeniem postanowień § 12 i § 15 Umowy.

Odpowiedzialność Beneficjenta projektu pilotażowego

§ 4.

1. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do realizacji projektu pilotażowego zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie oraz zgodnie z Umową. W przypadku dokonania zmian w projekcie pilotażowym objętym dofinansowaniem na podstawie § 16 Umowy, Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do realizacji projektu pilotażowego uwzględniając wprowadzone i zaakceptowane przez LGD zmiany.

2. Beneficjent projektu pilotażowego ponosi odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją projektu pilotażowego.

3. Prawa i obowiązki Beneficjenta projektu pilotażowego wynikające z Umowy nie mogą być przenoszone na rzecz osób trzecich, bez zgody LGD.

4. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do realizacji projektu pilotażowego z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu pilotażowego oraz osiągnięcie celu założonego we wniosku o dofinansowanie oraz wskaźników określonych w § 5 ust. 5.

5. Beneficjent projektu pilotażowego ponosi odpowiedzialność za utrzymanie celu projektu pilotażowego w trakcie jego realizacji oraz za terminową realizację zadań w ramach projektu pilotażowego, w tym za terminowe rozliczanie dofinansowania.

6. Beneficjent projektu pilotażowego oświadcza, że w przypadku projektu pilotażowego nie następuje nakładanie się pomocy przyznanej z funduszy i programów Unii Europejskiej ani krajowych środków publicznych, a także, że Beneficjent projektu pilotażowego nie podlega wykluczeniu z otrzymania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.

7. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do:

1) przedstawiania na żądanie LGD, Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, Komisji Europejskiej lub innych instytucji uprawnionych do przeprowadzania kontroli na podstawie odrębnych przepisów lub upoważnień, wszelkich dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu pilotażowego w terminie wyznaczonym przez ww. instytucje i podmioty;

2) stosowania się do obowiązujących wzorów dokumentów oraz informacji przedstawianych przez LGD, w szczególności zamieszczanych na stronie internetowej LGD;

3) realizacji projektu pilotażowego zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zgodnie z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn;

4) pisemnego poinformowania LGD o złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości lub postawieniu w stan likwidacji albo ustanowieniu zarządu komisarycznego, bądź zawieszeniu swej działalności, lub gdy Beneficjent projektu pilotażowego jest przedmiotem postępowań prawnych o podobnym charakterze, a także o wszystkich zmianach w składach osobowych organów uprawnionych do reprezentowania Beneficjenta projektu pilotażowego, w terminie do 3 dni roboczych od dnia wystąpienia powyższych okoliczności;

5) weryfikowania osób dysponujących środkami dofinansowania projektu pilotażowego (tj. osób upoważnionych do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu Beneficjenta projektu pilotażowego) zgodnie z podrozdziałem Koszty związane z angażowaniem personelu Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków;

6) przetwarzania danych osobowych uczestników Projektu zgodnie z RODO, ustawą o ochronie danych osobowych, przepisami powszechnie obowiązującego prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz postanowieniami Umowy.

8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie będą miały aktualnie obowiązujące wytyczne horyzontalne wydane przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego oraz aktualnie obowiązujące wytyczne i dokumenty programowe wydane przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, w szczególności:

1) Wytyczne Ministra Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, zwanych w umowie Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków;

2) Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępność dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020, zwanych w umowie Wytycznymi w zakresie równości szans;

3) Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020;

4) Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, zwanych w umowie Wytycznymi w zakresie monitorowania;

5) Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020.

9. Beneficjent projektu pilotażowego oświadcza, że zapoznał się z treścią wytycznych i dokumentów, o których mowa w ust. 8.

10. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się śledzić zmiany w wytycznych i dokumentach, o których mowa w ust. 8 i stosować wytyczne aktualne na moment dokonywania czynności, której dotyczą dane wytyczne.

11. Beneficjent projektu pilotażowego ponosi odpowiedzialność wobec LGD za działania podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków w ramach projektu pilotażowego, jak za działania własne.

12. W przypadku wystąpienia okoliczności wskazujących na naruszenie przez Beneficjenta projektu pilotażowego dyscypliny finansów publicznych określonych w ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 289), LGD zawiadamia o tym fakcie właściwego rzecznika dyscypliny na warunkach i w trybie wskazanym w ww. ustawie.

13. Projekt pilotażowy może być realizowany dopiero po podpisaniu Umowy o dofinansowanie.

Kwota uproszczona

§ 5.

1. Beneficjent projektu pilotażowego rozlicza wydatki w ramach projektu pilotażowego w oparciu o kwotę uproszczoną, zgodnie z Wnioskiem o dofinansowanie projektu pilotażowego stanowiącym załącznik nr 8 do Umowy oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków. Za wykonanie całego projektu pilotażowego przyznaje się kwotę …… (słownie:…..).

2. W związku z realizacją projektu pilotażowego założono koszty administracyjne, związane z obsługą projektu pilotażowego i jego zarządzaniem w wysokości ……. zł, co stanowi ….% kosztów bezpośrednich.

3. LGD może obniżyć % kosztów administracyjnych w przypadkach rażącego naruszenia przez Beneficjenta projektu pilotażowego postanowień Umowy w zakresie zarządzania projektem pilotażowym.

4. Dokumentami potwierdzającymi wykonanie projektu pilotażowego, do którego przypisana jest kwota, o której mowa w ust. 1 są:

1) załączane do wniosku o płatność:

……………………………………………………………………………………………………………………….

2) dostępne podczas kontroli planowej lub doraźnej (oryginały dokumentów):

………………………………………………………………………………………………………………………...

5. W związku z kwotą, o której mowa w ust. 1, Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się osiągnąć wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie i Umowie, a także zrealizować działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się osiągnąć co najmniej następujące wskaźniki:

………………..[nazwa wskaźnika i wartość docelowa wskaźnika];
………………..[nazwa wskaźnika i wartość docelowa wskaźnika].

6. W przypadku nieosiągnięcia wskaźników wskazanych w § 5 ust. 5 i niezrealizowania działań określonych we wniosku o dofinansowanie, uznaje się, iż Beneficjent projektu pilotażowego nie zrealizował projektu pilotażowego prawidłowo oraz nie rozliczył przyznanej kwoty.

Dofinansowanie

§ 6.

1. Dofinansowanie, o którym mowa w § 2 ust. 2, jest przekazywane przelewem przez LGD, na rachunek bankowy Beneficjenta projektu pilotażowego o numerze ……………………… w wysokości określonej we wniosku o płatność oraz harmonogramie płatności stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy.

2. Dofinansowanie będzie przekazane Beneficjentowi projektu pilotażowego w formie zaliczki lub w formie refundacji, o której mowa w § 7.

3. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się niezwłocznie poinformować LGD o zmianie rachunku bankowego, o którym mowa w ust. 1. Zmiana ww. rachunku bankowego wymaga dokonania zmiany Umowy w formie aneksu. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do poniesienia kosztów związanych z przekazaniem dofinansowania w sytuacji, gdy nastąpi zmiana rachunku bankowego wskazanego w ust. 1, o której Beneficjent projektu pilotażowego nie poinformuje LGD.

4. Warunkiem uruchomienia płatności na rzecz Beneficjenta projektu pilotażowego jest wniesienie prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia określonego w § 9.

Zaliczka i refundacja

§ 7.

1. Zaliczka jest udzielana Beneficjentowi projektu pilotażowego w wysokości nie większej i na okres nie dłuższy niż jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu pilotażowego. Maksymalna kwota udzielonych zaliczek nie może przekroczyć 95 % wartości dofinansowania. Pozostała kwota dofinansowania wypłacana jest w formie refundacji po zatwierdzeniu przez LGD ostatniego wniosku o płatność.

2. Dofinansowanie w formie zaliczki może być przekazane w transzach przed zakończeniem realizacji projektu pilotażowego. Wypłata transz następować będzie zgodnie z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy.

3. Pierwsza oraz kolejne transze są przekazywane w wysokości określonej w zatwierdzonym harmonogramie płatności w terminie 14 dni roboczych, po przeprowadzeniu i pozytywnym zakończeniu weryfikacji wniosku o płatność pod względem spełniania warunków określonych w Umowie.

4. Pierwsza transza dofinansowania jest przekazywana po wniesieniu przez Beneficjenta projektu pilotażowego prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia, o którym mowa w § 9 i złożenia wniosku o płatność.

5. Kwota wnioskowanej transzy musi być uzasadniona faktycznie planowanymi działaniami projektu pilotażowego.

6. W przypadku niemożliwości dokonania wypłaty transzy dofinansowania spowodowanej okresowym brakiem środków, o których mowa w § 2 ust. 2 Umowy, Beneficjent projektu pilotażowego ma prawo renegocjować harmonogram realizacji projektu pilotażowego wskazany we wniosku o dofinansowanie i harmonogram płatności, o którym mowa w § 8 ust. 1.

7. LGD przekazuje Beneficjentowi projektu pilotażowego część dofinansowania w formie refundacji. Minimalna planowana kwota dofinansowania w formie refundacji nie może być niższa niż 5 % całości dofinansowania.

8. Warunkiem przekazania transzy w formie refundacji jest zatwierdzenie wniosku o płatność, w którym skumulowana wartość rozliczonej przez Beneficjenta projektu pilotażowego kwoty uproszczonej jest wyższa niż łączna wartość przekazanych zaliczek.

9. Wypłata środków dofinansowania dokonywana będzie przez LGD pod warunkiem dostępności środków przekazanych przez Instytucję Zarządzającą. W przypadku braku środków na koncie, Beneficjentowi projektu pilotażowego nie przysługują żadne roszczenia
z tytułu opóźnienia w przekazaniu środków, w tym odszkodowania, czy odsetki ustawowe.

10. LGD nie ponosi żadnej odpowiedzialności za opóźnienia w przekazywaniu lub niedokonywaniu płatności wynikających z przyczyn od niego niezależnych, w tym z przyczyn związanych z brakiem przekazania środków przez Instytucję Zarządzającą.

11. Beneficjentowi projektu pilotażowego nie przysługuje odszkodowanie w przypadku opóźnienia dokonania płatności, będącego rezultatem:

1) braku ustanowienia lub niewniesienia zabezpieczenia prawidłowego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy;

2) niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Beneficjenta projektu pilotażowego;

3) czynników niezależnych od LGD;

4) braku środków na rachunku bankowym prowadzonym przez LGD;

5) wstrzymania lub odmowy, przez uprawnione instytucje, w tym x.xx. Komisję Europejską, udzielenia wsparcia ze środków publicznych.

12. LGD zastrzega sobie prawo do zawieszenia wypłaty transzy dofinansowania w przypadku gdy:

zachodzi podejrzenie, że w związku z realizacją projektu pilotażowego zaistniały nieprawidłowości, w tym oszustwo;
Beneficjent projektu pilotażowego utrudnia przeprowadzenie czynności kontrolnych, w tym wizyt monitoringowych;
postęp w realizacji zadań projektu pilotażowego odbiega od harmonogramu określonego we wniosku o dofinansowanie w sposób zagrażający osiągnięciu wskaźników, o których mowa w § 5 ust. 5 Umowy;
Beneficjent projektu pilotażowego dysponuje środkami niezbędnymi do realizacji projektu pilotażowego w kolejnym okresie sprawozdawczo-rozliczeniowym.

13. LGD pisemnie informuje Beneficjenta projektu pilotażowego o zawieszeniu wypłaty transzy dofinansowania i jego przyczynach.

Rozliczenie płatności

§ 8.

1. Beneficjent projektu pilotażowego sporządza i przekazuje do LGD propozycję harmonogramu płatności, który po akceptacji LGD stanowi załącznik nr 2 do Umowy. Harmonogram płatności stanowi integralną część Umowy, a jego aktualizacje przekazywane są zgodnie z ust. 2 oraz 4 i nie wymagają zawarcia aneksu. Aktualizacja harmonogramu płatności wymaga akceptacji LGD.

2. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do składania zaktualizowanego harmonogramu płatności, w przypadku jego zmiany w stosunku do obowiązującego wraz z wnioskiem o płatność. W przypadku, gdy po weryfikacji wniosku o płatność złożony harmonogram płatności będzie wymagał korekty, Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do jej dokonania w terminie wskazanym przez LGD.

3. Beneficjent projektu pilotażowego składa wnioski o płatność, w ramach których wnioskuje o wypłatę środków dofinansowania w formie zaliczki lub rozlicza kwotę uproszczoną, o której mowa w § 5 ust. 1, i/lub sprawozdaje informację o postępie w realizacji projektu pilotażowego oraz przekazuje dokumenty niezbędne do rozliczenia projektu pilotażowego określone w § 5 ust. 4 pkt 1.

4. Beneficjent projektu pilotażowego składa pierwszy wniosek o płatność, będący podstawą do wypłaty pierwszej transzy dofinansowania niezwłocznie po podpisaniu Umowy. Beneficjent projektu pilotażowego składa drugi i kolejne wnioski o płatność za okresy sprawozdawcze zgodnie z harmonogramem płatności.

5. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do złożenia wniosku o płatność do LGD w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego wskazanego w Harmonogramie płatności stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy, z uwzględnieniem zapisów § 11 ust. 2 i 5. Decyduje data wpływu do LGD.

6. Wniosek o płatność wraz z wymaganymi załącznikami, w ramach którego Beneficjent projektu pilotażowego wnioskuje o przekazanie dofinansowania oraz przekazuje informację o postępie realizacji projektu pilotażowego są składane przez Beneficjenta projektu pilotażowego w wersji papierowej i/lub elektronicznej.

7. Warunkiem zatwierdzenia wniosku o płatność i przekazanie Beneficjentowi projektu pilotażowego kolejnej transzy dofinansowania jest:

1) złożenie przez Beneficjenta projektu pilotażowego do LGD prawidłowego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne i merytoryczne wniosku o płatność;

2) złożenie poprawnych informacji o wszystkich uczestnikach projektu pilotażowego, zgodnie z zakresem określonym w załączniku nr 7 do Umowy i na warunkach określonych w Wytycznych w zakresie monitorowania;

3) złożenie poprawnych dokumentów, o których mowa w § 5 ust. 4, potwierdzających wykonanie wskaźników i odnoszących się do wniosku o płatność;

4) dostępność środków na rachunku bankowym LGD.

8. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany rozliczyć daną kwotę uproszczoną, o której mowa § 5 ust. 1, nie później niż we wniosku o płatność składanym za okres, w którym zadanie objęte kwotą uproszczoną zostało zrealizowane zgodnie z § 5 ust. 5 oraz harmonogramem płatności.

9. Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest w trakcie realizacji projektu pilotażowego, weryfikacji wniosków o płatność, w trakcie kontroli planowej lub doraźnej oraz innych czynności kontrolnych prowadzonych przez podmioty do tego upoważnione,
o których mowa w § 12 Umowy.

10. Do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się obowiązującą w dniu poniesienia wydatku wersję Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. W przypadku, gdy ogłoszona w trakcie realizacji projektu pilotażowego (po podpisaniu Umowy) wersja ww. wytycznych wprowadza rozwiązania korzystniejsze dla Beneficjenta projektu pilotażowego, będą one miały zastosowanie w odniesieniu do wydatków w ramach Funduszu poniesionych przed dniem stosowania ww. wersji wytycznych, z zastrzeżeniem uregulowań zawartych w kryteriach wyboru projektów pilotażowych oraz w Regulaminie udzielania wsparcia.

11. LGD dokonuje weryfikacji pierwszej wersji wniosku o płatność w terminie 20 dni roboczych od dnia jego otrzymania w wersji papierowej, a kolejnych jego wersji w terminie 10 dni roboczych od dnia ich otrzymania.

12. LGD zastrzega, że w przypadku gdy:

w ramach projektu pilotażowego prowadzona jest kontrola na miejscu i złożony został wniosek końcowy;
w związku z weryfikacją wniosku o płatność podjęta zostanie kontrola doraźna na miejscu;

bieg terminów weryfikacji, o których mowa w ust. 11 ulega zawieszeniu do dnia przekazania przez Beneficjenta projektu pilotażowego informacji o wykonaniu lub zaniechaniu wykonania zaleceń pokontrolnych, chyba że wyniki kontroli nie wskazują na wystąpienie wydatków niekwalifikowalnych w projekcie objętym dofinansowaniem lub nie mają wpływu na rozliczenie końcowe projektu pilotażowego.

13. LGD, po dokonaniu weryfikacji przekazanego przez Beneficjenta projektu pilotażowego wniosku o płatność i przeprowadzeniu poświadczenia prawidłowości realizacji projektu pilotażowego, zatwierdza wniosek o płatność i przekazuje Beneficjentowi projektu pilotażowego pisemną informację w tym zakresie.

14. W przypadku stwierdzenia błędów formalnych, merytorycznych lub rachunkowych w złożonym wniosku o płatność, LGD wzywa Beneficjenta projektu pilotażowego do poprawienia lub uzupełnienia wniosku, bądź do złożenia dodatkowych wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez LGD, jednakże nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych. Powyższe nie wyklucza możliwości samodzielnego dokonania przez LGD uzupełnienia lub poprawienia wniosku o płatność z zastrzeżeniem ust. 15.

15. LGD nie może poprawiać lub uzupełniać informacji o postępach rzeczowych oraz informacji finansowych zawartych we wniosku o płatność i załącznikach do niego, o ile nie dotyczy to oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych.

16. Beneficjent projektu pilotażowego składa sprawozdawcze wnioski o płatność za okresy wskazane w harmonogramie płatności w terminie do 10 dnia roboczego następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego (nie dotyczy wniosku końcowego). Beneficjent projektu pilotażowego składa końcowy wniosek o płatność do LGD, w terminie do 20 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu pilotażowego, określonego w § 3
ust. 1.

17. Zatwierdzenie przez LGD wniosku końcowego i rozliczenie płatności końcowej nastąpi po potwierdzeniu przez LGD w informacji pokontrolnej z kontroli planowej prawidłowej realizacji projektu pilotażowego lub usunięciu nieprawidłowości, o którym mowa w § 12 ust. 14.

18. Płatność końcowa jest przekazywana na wskazany przez Beneficjenta projektu pilotażowego rachunek bankowy, o którym mowa w § 6 ust. 1 w terminie nie dłuższym niż 14 dni roboczych, licząc od dnia zatwierdzenia wniosku końcowego, pod warunkiem dostępności środków finansowych na rachunku bankowym LGD.

19. Bieg terminu płatności, o którym mowa w § 7 ust. 3 i § 8 ust. 18, może zostać przerwany przez LGD w przypadku, gdy:

wszczęto dochodzenie w związku z ewentualnymi nieprawidłowościami mającymi wpływ na dane wydatki;
zachodzi uzasadnione podejrzenie, że w związku z realizacją projektu pilotażowego doszło do powstania poważnych nieprawidłowości, w szczególności oszustwa;
Beneficjent projektu pilotażowego utrudnia przeprowadzenie czynności kontrolnych lub nie wywiązuje się z obowiązków określonych w § 4 ust. 7 pkt 1.

20. LGD zastrzega, że w przypadku, gdy:

kwota ujęta we wniosku o płatność jest nienależna lub stosowne dokumenty potwierdzające rozliczenie nie zostały przedłożone;
postęp rzeczowy projektu pilotażowego odbiega od harmonogramu realizacji określonego we wniosku o dofinansowanie w stopniu zagrażającym osiągnięciu wskaźników;

bieg terminów weryfikacji, o których mowa w ust. 11 ulega zawieszeniu do dnia przekazania przez Beneficjenta projektu pilotażowego stosownych dokumentów lub wyjaśnień.

21. Beneficjent projektu pilotażowego rozlicza projekt pilotażowy na etapie wniosku końcowego. Kwalifikowalność wydatków oceniana jest w odniesieniu do stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych projektu pilotażowego określonych we wniosku o dofinansowanie i weryfikowanych poprzez wskaźniki, określanego „regułą proporcjonalności” z zastrzeżeniem ust. 22. Zgodnie z regułą proporcjonalności wysokość wydatków niekwalifikowalnych uzależniona jest od stopnia nieosiągnięcia założeń merytorycznych projektu pilotażowego. Wydatki niekwalifikowalne obejmują część kwoty uproszczonej związanej z zadaniem merytorycznym, którego założenia nie zostały zrealizowane oraz odpowiednią część kosztów administracyjnych.

22. Za prawidłowo zrealizowaną część projektu pilotażowego należy uznać część projektu pilotażowego rozliczoną zgodnie z „regułą proporcjonalności”, o której mowa w ust. 21, pod warunkiem osiągnięcia przez Beneficjenta projektu pilotażowego co najmniej 50% założonych we wniosku o dofinansowanie wartości docelowych wskaźników, odnoszących się do działań wykazanych przez Beneficjenta projektu pilotażowego jako wykonanych i do rozliczenia. W przeciwnym przypadku Beneficjent projektu pilotażowego może zostać zobowiązany do zwrotu całości otrzymanego dofinansowania dotyczącego realizacji założeń merytorycznych projektu pilotażowego, w ramach których nie został osiągnięty minimalny limit procentowy wartości docelowych wskaźników. Zwrot dofinansowania jest dokonywany wraz z odsetkami naliczanymi jak dla zaległości podatkowych od dnia przekazania środków dofinansowania na rachunek bankowy Beneficjenta projektu pilotażowego.

23. W przypadku niezrealizowania wskaźników Beneficjent projektu pilotażowego może również sam zwrócić się do LGD z wnioskiem o proporcjonalne rozliczenie kwoty uproszczonej do poziomu osiągniętych wskaźników. We wniosku Beneficjent projektu pilotażowego powinien przedstawić przyczyny nieosiągnięcia w pełni założonych wskaźników oraz wykazać swoje starania zmierzające do osiągnięcia tych założeń lub wykazać wystąpienie tzw. siły wyższej. LGD w takiej sytuacji może:

odstąpić od proporcjonalnego rozliczania kwoty uproszczonej do poziomu osiągniętych wskaźników w przypadku wystąpienia tzw. siły wyższej;
podjąć decyzję o obniżeniu wysokości albo odstąpić od żądania zwrotu uznanej za niekwalifikowalną części przyznanej kwoty uproszczonej, jeśli Beneficjent projektu pilotażowego o to zawnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń projektu pilotażowego, w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do ich osiągnięcia.

24. Beneficjent projektu pilotażowego zwraca tę część dofinansowania, która dotyczy niekwalifikowalnych wydatków w ramach kwoty uproszczonej, w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia przez LGD wniosku końcowego. W przypadku niedokonania zwrotu w ww. terminie, stosuje się przepisy § 18.

25. W przypadku braku wystarczających środków na rachunku bankowym LGD, z którego dokonywana jest płatność, dofinansowanie zostanie wypłacone Beneficjentowi projektu pilotażowego niezwłocznie po wpływie w niezbędnej wysokości środków na rachunek bankowy LGD.

Zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy

§ 9.

1. Beneficjent projektu pilotażowego wnosi do LGD poprawnie ustanowione zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy nie później niż w terminie do 15 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy, jednak nie później niż w dniu złożenia pierwszego wniosku o płatność, na kwotę nie mniejszą niż wysokość łącznej kwoty dofinansowania, o której mowa w § 2 ust. 2.

2. Beneficjent projektu pilotażowego składa zabezpieczenie w formie weksla in blanco wraz
z deklaracją wekslową.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, LGD może na pisemnie uzasadniony wniosek Beneficjenta projektu pilotażowego, wydłużyć termin wniesienia zabezpieczenia. W tym przypadku Beneficjent projektu pilotażowego nie może składać do LGD wniosku o płatność do dnia prawidłowego ustanowienia zabezpieczenia. Jeżeli Beneficjent projektu pilotażowego złoży wniosek o płatność, bieg terminu weryfikacji wniosku zostaje wstrzymany do czasu poprawnego wniesienia zabezpieczenia.

4. W przypadku prawidłowego wypełnienia przez Beneficjenta projektu pilotażowego wszelkich zobowiązań określonych w Umowie, LGD zwróci Beneficjentowi projektu pilotażowego ustanowione zabezpieczenie lub dokona jego komisyjnego zniszczenia, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. W przypadku wszczęcia postępowania windykacyjnego, zwrot zabezpieczenia może nastąpić po zakończeniu postępowania.

Zamówienia^³

§ 10.

Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w ramach projektu pilotażowego w sposób zapewniający w szczególności zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego w zakresie zamówień publicznych.

Monitoring i sprawozdawczość

§ 11.

1. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do pomiaru wartości wskaźników osiągniętych dzięki realizacji projektu pilotażowego, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, w okresie realizacji projektu pilotażowego.

2. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do złożenia do LGD wniosku o płatność zawierającego informacje o postępie rzeczowym projektu pilotażowego.

3. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do wykazania i opisania w części wniosku o płatność dotyczącej postępu rzeczowego, które z działań równościowych zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie zostały zrealizowane oraz w jaki sposób realizacja projektu pilotażowego wpłynęła na sytuacje osób z niepełnosprawnościami,
a także do wskazania (o ile będą występować) problemów lub trudności w realizacji zasady równości szans kobiet i mężczyzn.

4. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do systematycznego monitorowania przebiegu realizacji projektu pilotażowego oraz niezwłocznego, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia uzyskania informacji o wystąpieniu nieprawidłowości lub podjęcia decyzji o zaprzestaniu realizacji projektu pilotażowego, informowania LGD o zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji projektu pilotażowego, w tym o zagrożeniu niewykonania wskaźników.

5. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do systematycznego monitorowania przebiegu realizacji projektu pilotażowego i składania, nie rzadziej niż raz na kwartał, wniosku sprawozdawczego.

6. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do przekazywania LGD wszelkich dokumentów i informacji związanych z realizacją projektu pilotażowego, na wniosek i w terminie wskazanym przez LGD.

Kontrola i audyt

§ 12.

1. W zakresie prawidłowości realizacji projektu pilotażowego, Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany poddać się kontroli i audytom dokonywanym przez LGD, Instytucję Zarządzającą RPO WK-P oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia.

2. Kontrole oraz audyty mogą być przeprowadzane w każdym czasie od dnia podpisania umowy o dofinansowanie na realizacje projektu pilotażowego i nie później niż do końca okresu określonego zgodnie z art. 140 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, z zastrzeżeniem przepisów, które mogą przewidywać dłuższy termin przeprowadzania kontroli, dotyczących podatku, o którym mowa w ustawie o podatku od towarów i usług.

3. Kontrole oraz audyty mogą być przeprowadzane w siedzibie/biurze kontrolującego na podstawie dostarczonych dokumentów lub w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu pilotażowego.

4. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, dokumenty związane bezpośrednio z realizacją projektu pilotażowego, w szczególności dokumenty umożliwiające rozliczenie kwoty uproszczonej, w tym dokumenty elektroniczne oraz dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji projektu pilotażowego oraz do wykorzystywanych w związku z realizacją projektu pilotażowego systemów teleinformatycznych oraz umożliwienie tworzenia ich uwierzytelnionych kopii i odpisów.

5. Jeżeli jest to konieczne, do stwierdzenia prawidłowej realizacji projektu pilotażowego, Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany udostępnić podmiotom, o których mowa w ust. 1, również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z realizacją projektu pilotażowego.

6. Podmioty uprawnione do przeprowadzania kontroli lub audytu, w celu potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych wydatków, mogą zwrócić się o złożenie wyjaśnień do osób zaangażowanych w realizację projektu pilotażowego.

7. W wyniku kontroli mogą być wydawane są zalecenia pokontrolne, a Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do podjęcia stosownych działań naprawczych w terminie określonym w tych zaleceniach.

8. Ustalenia podmiotów, o których mowa w ust. 1, mogą prowadzić do korekty wysokości dofinansowania w ramach projektu pilotażowego.

9. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do informowania LGD o wynikach przeprowadzonych kontroli i audytów, w terminie 7 dni roboczych od ich otrzymania. Beneficjent projektu pilotażowego jest również zobowiązany do informowania LGD o sporządzonych wyjaśnieniach oraz do przekazywania informacji na temat wykonania zaleceń pokontrolnych.

10. LGD przewiduje przeprowadzenie kontroli planowej u Beneficjenta projektu pilotażowego w okresie od dnia rozpoczęcia realizacji projektu pilotażowego do dnia zatwierdzenia przez LGD wniosku końcowego. Kontrola zostanie zapowiedziana w terminie nie krótszym niż 3 dni robocze od terminu kontroli. Beneficjent projektu pilotażowego zostanie poinformowany o celu kontroli i jej zakresie.

11. LGD zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia kontroli doraźnej, szczególnie w przypadku, gdy LGD podejmie informację o nieprawidłowościach w realizacji Umowy o dofinansowanie przez Beneficjenta projektu pilotażowego.

12. W trakcie kontroli zweryfikowana zostanie przez LGD zgodność realizowanych zadań przez Beneficjenta projektu pilotażowego z zapisami zawartymi w Umowie, jak również dokumentacja związana z przekazanym dofinansowaniem, a w szczególności dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników np. listy obecności, certyfikaty, zaświadczenia, dokumenty i produkty wytworzone w wyniku realizacji projektu pilotażowego, umowy zawarte pomiędzy Beneficjentem projektu pilotażowego a uczestnikiem projektu, protokoły odbioru.

13. Z przeprowadzonej kontroli przez LGD sporządzona zostanie informacja pokontrolna, której zapisy zostaną przedstawione Beneficjentowi projektu pilotażowego. Informacja pokontrolna musi zostać przedstawiona Beneficjentowi projektu pilotażowego nie później niż do 10 dni roboczych po zakończeniu kontroli przez LGD. Beneficjent projektu pilotażowego ma możliwość wniesienia zastrzeżeń i uwag do informacji pokontrolnej z kontroli w terminie do 5 dni roboczych od jej otrzymania.

14. W przypadku wskazania przez LGD działań naprawczych, Beneficjent projektu pilotażowego podejmie się działań naprawczych w terminie do 30 dni od przyjęcia informacji pokontrolnej. Weryfikacja wywiązania się obowiązku wdrożenia działań naprawczych przeprowadzona zostanie przez LGD.

15. LGD przewiduje przeprowadzenie co najmniej jednej wizyty monitoringowej u Beneficjenta projektu pilotażowego w okresie realizacji projektu pilotażowego, w miejscu realizacji zadania w celu weryfikacji postępów w realizacji zadania. LGD zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia wizyty monitoringowej bez zapowiedzi.

16. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązany jest do cyklicznego (min. raz na miesiąc) przesyłania szczegółowego harmonogramu form wsparcia oferowanego w ramach projektu pilotażowego zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 10 do Umowy celem umożliwienia przeprowadzenia przez LGD wizyty monitoringowej w każdym czasie.

17. Harmonogram realizacji wsparcia, o którym mowa w ust. 16, składany jest do LGD każdorazowo w terminie do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego na miesiąc następny. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do niezwłocznego zaktualizowania harmonogramu realizacji wsparcia każdorazowo, kiedy zajdą w nim zmiany uniemożliwiające przeprowadzenie wizyty monitoringowej.

18. Harmonogram realizacji wsparcia składany jest do LGD za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: xxxxxxxxxx@xx.xx

19. Niewywiązanie się ze zobowiązań, o których mowa w ust. 16-17, traktowane jest jako utrudnianie przeprowadzenia czynności kontrolnych przez LGD i może skutkować rozwiązaniem Umowy zgodnie z § 18 lub pomniejszeniem kosztów administracyjnych.

Ewaluacja

§ 13.

1. W trakcie realizacji projektu pilotażowego, Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do współpracy z podmiotami upoważnionymi przez Instytucję Zarządzającą RPO WK-P do przeprowadzenia ewaluacji projektu pilotażowego.

2. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się w szczególności do udzielania każdorazowo na wniosek podmiotów wskazanych w ust. 1 wszelkich informacji i udostępniania dokumentów dotyczących projektu pilotażowego we wskazanym przez nie zakresie i terminach oraz do udziału w wywiadach, ankietach oraz badaniach ewaluacyjnych przeprowadzanych innymi metodami.

Informacja i promocja

§ 14.

1. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych zgodnie z zapisami rozporządzenia ogólnego oraz zgodnie z instrukcjami i wskazówkami zawartymi w załączniku do Umowy: „Obowiązki informacyjne”.

2. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany w szczególności do:

1) oznaczania znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich oraz herbem województwa kujawsko-pomorskiego:

a) wszystkich prowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu pilotażowego;

b) wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu pilotażowego, podawanych do wiadomości publicznej;

c) wszystkich dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie pilotażowym;

2) umieszczania przynajmniej jednego plakatu o minimalnym formacie A3 lub odpowiednio tablicy informacyjnej i/lub pamiątkowej w miejscu realizacji projektu pilotażowego;

3) umieszczania opisu projektu pilotażowego na stronie internetowej (jeśli Beneficjent projektu pilotażowego posiada stronę internetową);

4) przekazywania osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie pilotażowym informacji, że projekt pilotażowy uzyskał dofinansowanie przynajmniej w formie odpowiedniego oznakowania;

5) dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach projektu pilotażowego.

3. Beneficjent projektu pilotażowego jest ponadto zobowiązany do stosowania znaku firmowego (logo) LGD na wszystkich dokumentach i podczas wszystkich działań wymienionych w ust. 2.

Archiwizacja

§ 15.

1. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu pilotażowego przez okres wskazany w umowie nr UM_WR.433.1.039.2022 o dofinansowanie Projektu „Pilotujemy rozwój lokalny w Chełmnie II”.

2. LGD informuje Beneficjenta projektu pilotażowego o terminie rozpoczęcia i zakończenia okresu, o którym mowa w ust. 1.

3. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do przechowywania dokumentów w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej.

4. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu pilotażowego w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz do informowania LGD o miejscu przechowywania tej dokumentacji.

5. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektu pilotażowego, jak również w przypadku zawieszenia, zaprzestania lub likwidacji przez Beneficjenta projektu pilotażowego działalności przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1 Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do pisemnego poinformowania LGD, w terminie 14 dni od zaistnienia zdarzenia, o nowym miejscu przechowywania dokumentów.

Zmiany w projekcie pilotażowym i Umowie

§ 16.

1. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do realizacji zaakceptowanego przez LGD projektu pilotażowego zgodnie z Umową.

2. Zmiany w projekcie pilotażowym dopuszczalne są tylko w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach i wymagają uzyskania akceptacji ze strony LGD.

3. Przez zmiany zaakceptowane przez LGD należy rozumieć zmiany zaakceptowane na piśmie podpisanym przez osobę upoważnioną.

4. Beneficjent projektu pilotażowego zgłasza LGD, w formie pisemnej, zmiany dotyczące realizacji projektu pilotażowego przed ich wprowadzeniem, nie później niż na 30 dni przed planowanym zakończeniem realizacji projektu pilotażowego, określonym w § 3 ust. 1 Umowy.

5. LGD może z własnej inicjatywy zaproponować wprowadzenie zmian do Umowy.

6. W przypadku wystąpienia niezależnych od Beneficjenta projektu pilotażowego okoliczności, powodujących konieczność wprowadzenia zmian do projektu pilotażowego, Beneficjent projektu pilotażowego może zawnioskować do LGD o wprowadzenie zmiany do Umowy przedstawiając uzasadnienie a LGD podejmuje decyzję odnośnie możliwości wprowadzenia zmian.

7. Zmiany w Umowie nie mogą prowadzić do zwiększenia wysokości dofinansowania określonego w § 2 ust. 2 Umowy oraz niedopuszczalne są zmiany, które wpływałyby na zmianę i obniżenie wskaźników.

8. Nie jest dopuszczalna zmiana w projekcie pilotażowym, w rezultacie której projekt pilotażowy przestałby spełniać kryteria wyboru warunkujące otrzymanie dofinansowania.

9. Zmiany w Umowie, o ile jej zapisy nie stanowią inaczej, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Zwrot środków

§ 17.

1. Jeżeli na podstawie wniosku o płatność lub czynności kontrolnych przeprowadzonych przez uprawnione organy zostanie stwierdzone, że Beneficjent projektu pilotażowego:

a) wykorzystał dofinansowanie niezgodnie z przeznaczeniem;

b) wykorzystał dofinansowanie z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych;

c) pobrał całość lub część dofinansowania w sposób nienależny, lub w nadmiernej wysokości;

wówczas Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do zwrotu tych środków wraz z odsetkami, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania i na rachunek bankowy wskazany przez LGD.

2. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, LGD wzywa Beneficjenta projektu pilotażowego do dokonania zwrotu lub pomniejsza o odpowiednią kwotę kolejnej transzy dofinansowania dla Beneficjenta projektu pilotażowego.

3. Odsetki, w wysokości jak dla zaległości podatkowych od środków dofinansowania, o których mowa w ust. 1 są naliczane od dnia przekazania dofinansowania na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta projektu pilotażowego, do dnia zwrotu środków.

4. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do zapłaty odsetek, którymi może zostać ewentualnie obciążona LGD w następstwie konieczności zwrotu środków przez Beneficjenta projektu pilotażowego, o którym mowa w ust. 1.

5. W przypadku, gdy kwota do odzyskania jest wyższa niż kwota pozostająca do przekazania w ramach kolejnej transzy dofinansowania lub nie jest możliwe dokonanie pomniejszenia, a Beneficjent projektu pilotażowego nie dokonał zwrotu w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania, o którym mowa w ust. 2, LGD podejmuje czynności zmierzające do odzyskania należnych środków z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych, w szczególności zabezpieczenia, o którym mowa w § 9 Umowy oraz na zasadach określonych w przepisach o postępowaniu windykacyjnym. Koszty czynności zmierzających do odzyskania środków, o których mowa w ust. 1, w całości obciążają Beneficjenta projektu pilotażowego.

6. Beneficjent projektu pilotażowego zwraca na rachunek bankowy wskazany przez LGD kwoty korekt wydatków kwalifikowalnych projektu pilotażowego oraz inne środki dofinansowania zgodnie z § 12 ust. 8 oraz § 18 ust. 4.

7. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w projekcie pilotażowym, wartość wydatków kwalifikowalnych projektu pilotażowego, o której mowa w § 2 ust. 2 Umowy, może zostać pomniejszona o kwotę nieprawidłowości zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz zgłaszania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020.

Rozwiązanie Umowy

§ 18.

1. LGD może rozwiązać Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, jeżeli Beneficjent projektu pilotażowego:

1) nie rozpoczął realizacji projektu pilotażowego w terminie 1 miesiąca od daty zawarcia Umowy;

2) zaprzestał realizacji projektu pilotażowego, realizuje go lub zrealizował w sposób niezgodny z Umową, przepisami prawa krajowego lub wspólnotowego lub niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie;

3) utrudniał przeprowadzenie kontroli przez LGD, Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, bądź inne uprawnione podmioty;

4) w określonym terminie nie usunął stwierdzonych nieprawidłowości;

5) nie przedłożył wniosku o płatność zgodnie z § 8 ust. 16;

6) nie przestrzega przejrzystości, jawności i uczciwej konkurencji przy wydatkowaniu środków w ramach realizowanego projektu pilotażowego;

7) nie osiągnął celu projektu pilotażowego zakładanego we wniosku o dofinansowanie (założonych wskaźników);

8) w sposób rażący nie wywiązuje się z obowiązków nałożonych na niego w Umowie.

2. LGD może rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym (bez wypowiedzenia), jeżeli Beneficjent projektu pilotażowego:

1) wykorzystał przekazane środki finansowe w całości lub w części na cel inny, niż określony w projekcie objętym dofinansowaniem lub niezgodnie z Umową;

2) odmówił poddania się kontroli przez LGD, Instytucję Zarządzającą RPO WK-P bądź inne uprawnione podmioty;

3) złożył lub przedstawił LGD jako autentyczne, nieprawdziwe, sfałszowane, podrobione, przerobione lub poświadczające nieprawdę albo niepełne dokumenty
i informacje w celu uzyskania (wyłudzenia) nienależnych środków finansowych w ramach Umowy;

4) nie wniósł zabezpieczenia prawidłowej realizacji Umowy w formie i terminie określonym w § 9 Umowy;

5) ogłosił upadłość lub został postawiony w stan likwidacji albo podlega zarządowi komisarycznemu bądź, gdy zawiesił swoją działalność lub jest przedmiotem postępowań prawnych o podobnym charakterze;

6) po ustaniu siły wyższej nie przystąpił niezwłocznie do wykonania Umowy, w tym realizacji projektu pilotażowego lub nie spełnił swoich obowiązków wynikających z Umowy, w ciągu okresu wskazanego w ust. 3, liczonego od dnia ustania działania siły wyższej;

7) w dniu zawarcia umowy Beneficjent projektu pilotażowego był wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych ze środków europejskich na podstawie art. 207 ust. 4 ustawy o finansach publicznych;

3. LGD może rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia po upływie 3 miesięcy od dnia zawieszenia realizacji obowiązków przez Beneficjenta projektu pilotażowego wynikających z Umowy, w rezultacie wystąpienia siły wyższej, jeżeli przed upływem powyższego terminu nie ustanie działanie siły wyższej.

4. W przypadku rozwiązania Umowy z przyczyn, o których mowa w ust. 1 – 2, Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do zwrotu otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania, w terminie wyznaczonym przez LGD, na rachunek bankowy przez niego wskazany. W uzasadnionych sytuacjach LGD ma prawo rozliczyć dofinansowanie z uwzględnieniem reguły proporcjonalności opisanej w § 8. ust. 21 i 22. W przypadku, gdy Beneficjent projektu pilotażowego nie zwróci otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami w wyznaczonym terminie stosuje się odpowiednio § 17 Umowy.

5. Każda ze Stron Umowy może rozwiązać Umowę, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, w wyniku wystąpienia okoliczności niezależnych od Stron Umowy, które uniemożliwiają dalsze wykonywanie obowiązków w niej zawartych. W przypadku rozwiązania Umowy w wyniku okoliczności niezależnych od Stron Umowy, Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do zwrotu dotychczas otrzymanych środków w ramach dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych naliczanymi od dnia przekazania środków w ramach dofinansowania, w terminie wskazanym przez LGD.

6. Umowa może zostać rozwiązana na wniosek Beneficjenta projektu pilotażowego, jeżeli zwróci on otrzymane dofinansowanie wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania, w terminie 30 dni od dnia złożenia do LGD wniosku o rozwiązanie Umowy.

7. W przypadku rozwiązania Umowy, Beneficjent projektu pilotażowego ma prawo do otrzymania dofinansowania w tej części wydatków, która odpowiada prawidłowo zrealizowanej części projektu pilotażowego.

8. W razie rozwiązania Umowy z przyczyn, o których mowa w ust. 1–3, Beneficjentowi projektu pilotażowego nie przysługuje odszkodowanie.

9. Beneficjent projektu pilotażowego, z którym rozwiązano Umowę z przyczyn wymienionych w ust. 2 zostaje wykluczony z kolejnych naborów organizowanych przez LGD w ramach LSR.

Ochrona danych osobowych

§ 19.

1. LGD zobowiązuje się do stosowania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2022 r. poz. 902) w zakresie, w jakim będzie wykorzystywać dane Beneficjenta projektu pilotażowego oraz posiadane informacje związane z realizacją projektu pilotażowego i Umowy do celów związanych z monitoringiem, sprawozdawczością, kontrolą, audytem, ewaluacją, informacją
i promocją projektu pilotażowego.

2. Beneficjent projektu pilotażowego wyraża zgodę na upublicznienie swoich danych, a także informacji o realizacji projektu pilotażowego, w celach określonych w ust. 1.

3. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji projektu pilotażowego zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

§ 20.

1. LGD powierza Beneficjentowi projektu pilotażowego przetwarzanie danych osobowych na warunkach opisanych w niniejszym paragrafie (w przypadku zbioru Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych – w imieniu i na rzecz ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego) w przypadku zbioru Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 – w imieniu i na rzecz administratora – Województwa Kujawsko-Pomorskiego – Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, reprezentowanego przez Marszałka Województwa Kujawsko- Pomorskiego.

2. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne:

1) w odniesieniu do zbioru Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014 – 2020 na podstawie:

a) rozporządzenia ogólnego;

b) rozporządzenia EFS;

c) ustawy wdrożeniowej;

2) w odniesieniu do zbioru Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych na podstawie:

a) rozporządzenia ogólnego;

b) rozporządzenia EFS;

c) ustawy wdrożeniowej;

d) rozporządzenia nr 1011/2014;

e) porozumienia w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych w ramach centralnego systemu teleinformatycznego wspierającego realizację programów operacyjnych w związku z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 nr RPKP/04/2015 z dnia 14 sierpnia 2015 r. oraz spełnia warunki określone w art. 6 ust. 1 lit. c) i w art. 9 ust. 2 lit. g) RODO.

3. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany odebrać od uczestnika projektu pilotażowego podpisane oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do Umowy. Oświadczenia przechowuje Beneficjent projektu pilotażowego w swojej siedzibie lub w innym miejscu, w którym są przechowywane dokumenty związane z projektem pilotażowym. Zmiana wzoru oświadczenia nie wymaga aneksowania Umowy.

4. Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Beneficjenta projektu pilotażowego wyłącznie w celu realizacji projektu pilotażowego, w szczególności potwierdzania kwalifikowalności wydatków, udzielania wsparcia uczestnikom projektu pilotażowego, ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu, sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych w ramach Programu w zakresie określonym w załączniku nr 7
do Umowy.

5. Przy przetwarzaniu danych osobowych Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do przestrzegania zasad wskazanych w niniejszym paragrafie, w RODO, w ustawie o ochronie danych osobowych oraz innych przepisach powszechnie obowiązującego prawa dotyczących ochrony danych osobowych i w Umowie, w tym w szczególności do:

1) zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa, odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO;

2) wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dotyczą dane osobowe;

3) dopuszczenia do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób upoważnionych przez Beneficjenta projektu pilotażowego oraz przez podmioty, o których mowa w ust. 11, posiadających imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych;

4) prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem Umowy;

5) prowadzenia rejestru podmiotów, o których mowa w ust. 11;

6) prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO;

7) udostępniania LGD oraz Instytucji Zarządzającej RPO WK-P dokumentów, o których mowa w pkt 3-5 na każde jej żądanie;

8) wykonywania wobec osób, których dotyczą dane osobowe, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13-14 RODO;

9) zapewnienia zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia przez Beneficjenta projektu pilotażowego i przez osoby oraz podmioty przez niego upoważnione, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Beneficjentem projektu pilotażowego;

10) zapewnienia, aby dane były udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym do żądania informacji na podstawie przepisów prawa.

6. Beneficjent projektu pilotażowego ponosi odpowiedzialność tak wobec osób trzecich, jak
i wobec LGD oraz Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem RODO, ustawy i innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczących ochrony danych osobowych oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z Umową.

7. W celu zrealizowania wobec uczestnika Projektu, obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 – 14 RODO, Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany:

1) odebrać od uczestnika Projektu podpisane oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do Umowy;

2) przechowywać oświadczenie, o którym mowa w pkt 1) w swojej siedzibie lub w innym miejscu, w którym są przechowywane dokumenty związane z Projektem.

8. Zmiana wzoru oświadczenia, o którym mowa w pkt 1), nie wymaga aneksowania Umowy.

9. Beneficjent projektu pilotażowego nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych.

10. Beneficjent projektu pilotażowego przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych jest zobowiązany do podjęcia środków zabezpieczających zbiory danych, o których mowa w art. 36-39 ustawy o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu MSWiA.

11. LGD umocowuje Beneficjenta projektu pilotażowego do powierzania przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z udzieleniem wsparcia i realizacją projektu pilotażowego, w tym w szczególności realizującym badania ewaluacyjne, jak również podmiotom realizującym zadania związane z audytem, kontrolą, monitoringiem i sprawozdawczością oraz działaniami informacyjno-promocyjnymi prowadzonymi w ramach Programu wyłącznie podmiotom świadczącym usługi na rzecz Beneficjenta projektu pilotażowego w związku z realizacją projektu pilotażowego, pod warunkiem niewyrażenia sprzeciwu przez LGD w terminie 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia informacji o zamiarze powierzania przetwarzania danych osobowych do LGD i pod warunkiem, że Beneficjent projektu pilotażowego zawrze z każdym podmiotem, któremu powierza przetwarzanie danych osobowych umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w kształcie zasadniczo zgodnym z postanowieniami niniejszego paragrafu.

12. LGD zobowiązuje Beneficjenta projektu pilotażowego do formułowania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z podmiotami, o których mowa w ust. 11, w kształcie zasadniczo zgodnym z postanowieniami niniejszego paragrafu, w szczególności w taki sposób, by podmioty świadczące usługi na rzecz Beneficjenta projektu pilotażowego w ramach tych umów były zobowiązane do:

1) zagwarantowania wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, żeby przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dotyczą dane osobowe;

2) ponoszenia odpowiedzialności, tak wobec osób trzecich, jak i wobec administratora, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem ustawy o ochronie danych osobowych, RODO, przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczących ochrony danych osobowych oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych;

3) prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO;

4) wykonywania wobec osób, których dotyczą dane osobowe, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13-14 RODO;

5) umożliwienia przeprowadzenia kontrolerom Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego lub podmiotom przez nich upoważnionym w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, kontroli lub audytu zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych z RODO, ustawą, przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącymi ochrony danych osobowych lub Umową, na warunkach wskazanych w ust. 29-31.

13. Zakres danych osobowych powierzanych przez Beneficjenta projektu pilotażowego podmiotom, o których mowa w ust. 11, powinien być adekwatny do celu powierzenia oraz każdorazowo indywidualnie dostosowany przez Beneficjenta projektu pilotażowego.

14. Beneficjent projektu pilotażowego przekaże LGD wykaz podmiotów, o których mowa
w ust. 11, za każdym razem, gdy takie powierzenie przetwarzania danych osobowych nastąpi, a także na każde jej żądanie.

15. Beneficjent projektu pilotażowego przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych przygotowuje dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym w szczególności politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

16. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone jedynie osoby upoważnione przez Beneficjenta projektu pilotażowego oraz przez podmioty, o których mowa w ust. 11, posiadające imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

17. LGD umocowuje Beneficjenta projektu pilotażowego do wydawania i odwoływania osobom, o których mowa w ust. 16, imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorze, o którym mowa w ust. 2 pkt 1. Upoważnienia przechowuje Beneficjent projektu pilotażowego w swojej siedzibie lub w innym miejscu, w którym są zlokalizowane dokumenty związane z projektem pilotażowym. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zostały określone odpowiednio w załączniku nr 3 i 4 do Umowy. LGD dopuszcza stosowanie przez Beneficjenta projektu pilotażowego innych wzorów niż określone odpowiednio w ww. załącznikach, o ile zawierają one wszystkie elementy w nich wskazane.

18. Imienne upoważnienia, o których mowa w ust. 16, są ważne do dnia odwołania, nie dłużej jednak niż do dnia, o którym mowa w § 15 ust. 1 Umowy. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania stosunku prawnego łączącego Beneficjenta projektu pilotażowego z osobą wskazaną w ust. 5 pkt 3. Beneficjent projektu pilotażowego winien posiadać przynajmniej jedną osobę legitymującą się imiennym upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych odpowiedzialną za nadzór nad zarchiwizowaną dokumentacją do dnia, o którym mowa w § 15 ust. 1 Umowy.

19. Beneficjent projektu pilotażowego prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem Umowy.

20. LGD umocowuje Beneficjenta projektu pilotażowego do dalszego umocowywania podmiotów, o których mowa w ust. 11, do wydawania oraz odwoływania osobom, o których mowa w ust. 16, upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorze, o którym mowa w ust. 2 pkt 1. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorze, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, wydaje Instytucja Zarządzająca RPO WK-P na podstawie porozumienia, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 lit e).

21. LGD umocowuje Beneficjenta projektu pilotażowego do określenia wzoru upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzoru odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych przez podmioty, o których mowa w ust. 11, przy zastrzeżeniu, że będą one zawierać wszystkie elementy wskazane we wzorach załączonych do Umowy.

22. LGD zobowiązuje Beneficjenta projektu pilotażowego do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 12 rozporządzenia RODO.

23. LGD umocowuje Beneficjenta projektu pilotażowego do takiego formułowania umów zawieranych przez Beneficjenta projektu pilotażowego z podmiotami, o których mowa w ust. 11, by podmioty te były zobowiązane do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 12 rozporządzenia RODO.

24. Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu poufności danych osobowych przetwarzanych przez mające do nich dostęp osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych.

25. Beneficjent projektu pilotażowego niezwłocznie – jednak nie później niż w ciągu 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia – informuje pisemnie LGD o każdym przypadku naruszenia ochrony danych osobowych powierzonych do przetwarzania na podstawie Umowy. Zgłoszenie musi zawierać wszystkie elementy określone w art. 33 ust. 3 RODO oraz informacje umożliwiające określenie czy naruszenie skutkuje wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeżeli Beneficjent projektu pilotażowego nie będzie mógł udzielić informacji, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO, w tym samym czasie, może ich udzielać sukcesywnie, bez zbędnej zwłoki.

26. W przypadku stwierdzenia, że naruszenie, o którym mowa w ust. 25, powoduje wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Beneficjent projektu pilotażowego, na polecenie LGD, bez zbędnej zwłoki, zawiadamia o naruszeniu osoby, których dane osobowe dotyczą.

27. Beneficjent projektu pilotażowego bez zbędnej zwłoki informuje LGD o wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub organ nadzorczy, Policję lub sąd.

28. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do udzielenia LGD lub innemu upoważnionemu podmiotowi, na każde ich żądanie, informacji na temat przetwarzania danych osobowych, o których mowa w niniejszym paragrafie, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez niego i osoby przez niego upoważnione do przetwarzania danych osobowych obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.

29. Beneficjent projektu pilotażowego umożliwi LGD lub innym upoważnionym podmiotom (w tym ministrowi właściwemu ds. rozwoju regionalnego lub podmiotowi przez niego upoważnionemu), w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z RODO, ustawą, przepisami powszechnie obowiązującego prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz z Umową. Pisemne zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia audytu lub kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni roboczych przed dniem rozpoczęcia audytu lub kontroli.

30. W przypadku powzięcia przez LGD lub inne upoważnione podmioty (w tym ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego lub podmiot przez niego upoważniony) wiadomości o rażącym naruszeniu przez Beneficjenta projektu pilotażowego obowiązków wynikających z RODO, ustawy o ochronie danych osobowych, przepisów powszechnie obowiązującego prawa dotyczących ochrony danych osobowych lub z Umowy, Beneficjent projektu pilotażowego umożliwi LGD lub innym upoważnionym podmiotom (w tym ministrowi właściwemu ds. rozwoju regionalnego lub podmiotowi przez niego upoważnionemu) dokonanie niezapowiedzianej kontroli, w celu określonym w ust. 29.

31. Kontrolerzy LGD, Instytucji Zarządzającej RPO WK-P i innych upoważnionych podmiotów mają w szczególności prawo:

1) wstępu w godzinach pracy podmiotu kontrolowanego, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczeń, w których jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych, w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z RODO, ustawą, przepisami powszechnie obowiązującego prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz Porozumieniem lub Umową;

2) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień od osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;

3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli lub audytu oraz sporządzania ich kopii;

5) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.

Powyższe uprawnienia kontrolerów nie wyłączają stosowania uregulowań wynikających z wytycznych w zakresie kontroli wydanych na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej.

32. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się zastosować zalecenia dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, sporządzone w wyniku kontroli przeprowadzonych przez LGD, Instytucję Zarządzającą RPO WK-P i inne podmioty upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów (w tym Instytucji Zarządzającej RPO WK-P, ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego lub podmiot przez niego upoważniony).

33. Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do informowania LGD o wynikach kontroli prowadzonych przez podmioty uprawnione w zakresie przetwarzania danych osobowych wraz z informacją na temat zastosowania się do wydanych zaleceń, o których mowa w ust. 32.

34. Beneficjent projektu pilotażowego, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga LGD poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane osobowe dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.

35. Beneficjent projektu pilotażowego, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga LGD wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO.

Obowiązujące przepisy

§ 21.

W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają odpowiednie reguły i zasady wynikające z Programu, odpowiednich przepisów prawa Unii Europejskiej i prawa krajowego, w szczególności:

a. rozporządzenia ogólnego oraz jego aktów wykonawczych i aktów delegowanych;
b. ustawy RLKS;
c. ustawy wdrożeniowej;
d. ustawy o finansach publicznych;
e. kodeksu cywilnego;
f. ustawy o rachunkowości;
g. ustawy o podatku od towarów i usług;
h. aktów wykonawczych do ustaw wskazanych w lit. b – g.

Rozstrzyganie sporów

§ 22.

1. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją Umowy będą wyjaśniane w formie pisemnej.

2. Spory wynikające z realizacji Umowy, Strony Umowy będą starały się rozwiązać polubownie.

3. Jeżeli Strony Umowy nie dojdą do porozumienia na drodze polubownej, wówczas spory będą poddane rozstrzygnięciu przez sąd powszechny, właściwy dla siedziby LGD, z wyłączeniem spraw, które na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, podlegają odrębnemu postępowaniu.

Postanowienia końcowe

§ 23.

1. Strony Umowy zgodnie ustalają, że:

a) w przypadku pism doręczanych za potwierdzeniem odbioru, odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia;

b) za dzień złożenia dokumentów przyjmuje się dzień ich wpływu do LGD.

2. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: jeden egzemplarz dla Beneficjenta projektu pilotażowego i jeden egzemplarz dla LGD.

Załączniki

§ 24.

Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki:

1. Obowiązki informacyjne Beneficjenta projektu pilotażowego;

2. Harmonogram płatności;

3. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;

4. Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;

5. Oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług;

6. Wzór oświadczenia uczestnika Projektu;

7. Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania;

8. Wniosek o dofinansowanie;

9. Pełnomocnictwo;

10. Harmonogram form wsparcia;

11. Oświadczenie o prowadzeniu komunikacji w formie elektronicznej.

1 Jeśli dotyczy

2 Niepotrzebne skreślić.

3 Zgodnie z rozdziałem 6.5 pkt 6 lit. b) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych nie stosuje się do wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi, o których mowa w podrozdziale 6.6.

Document Metadata

Table of Contents

Document Metadata