OGÓLNE WARUNKI SPRZEDAŻY B2B W HAKOM Sp. z o.o.
OGÓLNE WARUNKI SPRZEDAŻY B2B W HAKOM Sp. z o.o.
I. Postanowienia ogólne
II. Definicje
III. Zamówienia
IV. Zwroty towarów
V. Towary i ceny
VI. Warunki płatności
VII. Dostawa i odbiór
VIII. Dowód zakupu
IX. Gwarancje i reklamacje
X. Ochrona danych osobowych
XI. Postanowienia końcowe
I. Postanowienia ogólne
1. Ogólne Warunki Sprzedaży (OWS) określają podstawowe zasady B2B obowiązujące pomiędzy Kontrahentem będącym Przedsiębiorcą a firmą HAKOM Sp. z o.o. ważne od 01.01.2024 do odwołania.
2. Wszystkie produkty w cennikach HAKOM zostały przedstawione w celach informacyjnych w oparciu o obowiązujące normy i przepisy.
3. HAKOM zastrzega prawo do zmian cen produktów oraz zmian konstrukcyjnych mających na celu ulepszanie produktów bez konieczności odrębnego powiadamiania.
4. Prezentowane produkty oraz ich ceny nie stanowią w części lub całości oferty w myśl prawa handlowego.
5. Kontrahent zobowiązany jest do zamawiania towaru posługując się nomenklaturą obowiązującą w HAKOM.
6. Składając zamówienie Kontrahent oświadcza że zapoznał się z Ogólnymi Warunkami Sprzedaży i akceptuje zawarte w nich postanowienia.
7. Każdy podmiot dokonujący zakupów w HAKOM podlega przepisom Ogólnych Warunków Sprzedaży.
II. Definicje
Wszelkie wyrazy, bez względu na ich formę zapisu, zdefiniowane poniżej należy rozumieć w następujący sposób:
1. “HAKOM” lub „Strona” – HAKOM Sp. z o.o. z siedzibą w Wypędy (05-060) ul. Xxxxxxxx 0, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy pod nr KRS 0000603166, posiadający numer NIP: PL5212800038, REGON 012673776.
2. „OWS” - niniejszy dokument wraz z wszelkimi załącznikami i dodatkami do niego, określający ogólne warunki sprzedaży w HAKOM
3. „OWD” – dokument regulujący ogólne warunki dostaw w HAKOM dostępny na stronie internetowej pod adresem xxx.xxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxx
4. „Towar” – towary, produkty i usługi oferowane przez HAKOM.
5. „Przedsiębiorca” – osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, do której stosuje się przepisy o osobach prawnych, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową.
6. „Kontrahent” lub „Strona” – Przedsiębiorca dokonujący zakupów w HAKOM.
7. „Zamawiający” – przedstawiciel Kontrahenta upoważniony do zamawiania towarów w imieniu Xxxxxxxxxxx.
8. „Odbierający” – przedstawiciel Kontrahenta upoważniony do odbioru towarów w imieniu Xxxxxxxxxxx.
6. „Zamówienie” – oświadczenie o zakupie towarów zgodnie z niniejszymi OWS, złożone w dowolnej formie za pośrednictwem dostępnych mediów.
10. „Producent” – wytwórca produktu lub usługi udzielający gwarancji na swój produkt
oraz gwarantujący dostępność części zamiennych zgodnie z obowiązującymi przepisami i warunkami gwarancji.
HAKOM dokłada wszelkich starań, aby oferta prezentowana na stronach internetowych HAKOM była aktualna. Gdyby jednak niektóre z prezentowanych towarów były niedostępne, HAKOM zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Kontrahenta o zaistniałej sytuacji telefonicznie lub drogą mailową. Opisy oraz zdjęcia towarów wymienionych na stronach internetowych HAKOM mają charakter poglądowy i mogą się różnić od rzeczywistego wyglądu tych towarów. HAKOM dokłada wszelkich starań, aby prezentowane na stronach internetowych zdjęcia i opisy towarów były zgodne z rzeczywistością. Jednakże HAKOM nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne błędy lub uchybienia w tym zakresie. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, przed dokonaniem wyboru towaru, Kontrahent zobowiązany jest do kontaktu z HAKOM w celu uzyskania niezbędnych informacji i wyjaśnień.
III. Zamówienia
1. Zamówienia przyjmowane są w dowolnej formie za pośrednictwem dostępnych mediów w formacie pozwalającym na identyfikację Kontrahenta oraz osoby upoważnionej do zamawiania towarów ze strony Kontrahenta. Zamawiający powinien upewnić się czy przesłane zamówienie dotarło w formie czytelnej.
2. Zamówienie powinno zawierać listę produktów w oparciu o nazwę lub numer katalogowy HAKOM, numer oferty, rodzaj promocji lub ceny indywidualnej ustalonej z działem handlowym. Brak takich informacji może spowodować różnice w cenach na fakturze zakupu z cena zakładaną.
3. Zamówienie na towary określone w materiałach informacyjnych jako niestandardowe muszą zostać zamówione na formularzu zamówień niestandardowych. Formularz musi zawierać szczegółowy opis zamawianego produktu oraz/lub rysunek techniczny.
4. Zamówienia niestandardowe, na zapytanie przekazywane są do realizacji po uprzednim dokonaniu wpłaty zadatku w wysokości ustalonej z działem handlowym. Termin realizacji liczony jest od dnia wpływu na konto HAKOM pełnej kwoty zadatku.
5. Rezygnacja z realizacji zamówienia towarów niestandardowych lub sprowadzanych na indywidualne zamówienie wymaga formy pisemnej najpóźniej w dniu następnym od złożenia zamówienia. Przy rezygnacji po tym terminie, HAKOM zastrzega sobie prawo obciążenia Kupującego wszelkimi kosztami związanymi z obsługą i przygotowaniem towarów od momentu uprawomocnienia zamówienia do czasu rezygnacji.
6. Towary niestandardowe sprowadzone lub wyprodukowane na indywidualne zamówienie, zobowiązują Kupującego do ich odbioru.
7. Sprzedawca prowadzi rezerwacji długoterminowych na towary znajdujące się w stałej ofercie
i znajdujące się na stanach magazynowych. Ważność zamówień na te towary wynosi standardowo
do 5 dni roboczych jeśli Xxxxxx nie ustaliły inaczej. Brak odbioru towaru w standardowym terminie skutkuje anulowaniem zamówienia i zwolnieniem rezerwacji towaru.
8. Za towary sprowadzone w całości lub wyprodukowane na wyłączne zamówienie Kupującego, wszelkie przedpłaty i zadatki zostaną zliczone na poczet częściowej zapłaty za te towary.
6. HAKOM zezwala na nabycie czynników chłodniczych w hermetycznie zamkniętych opakowaniach zbiorczych (butlach) tylko przez Kontrahentów posiadających aktywne uprawnienia FGAZ
dla Przedsiębiorstwa wydane przez Urząd Dozoru Technicznego.
10. HAKOM zezwala na nabycie niehermetycznych urządzeń chłodniczych i klimatyzacyjnych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 maja 2015r. (z xxxx.xx.) o substancjach zubożających warstwę ozonową oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych przez Nabywców posiadających
odpowiednie uprawnienia F-GAZ wydane przez Urząd Dozoru Technicznego lub innych składających stosowne oświadczenie.
11. W przypadku wystąpienia zaległości płatniczych HAKOM ma prawo realizować zamówienie przy zmienionych warunkach płatności lub odmówić realizacji Zamówienia do momentu uiszczenia zaległości.
12. Zakupione towary i urządzenia pozostają własnością HAKOM do momentu uregulowania za nie należności.
IV. Zwroty towarów
1. HAKOM nie przyjmuje zwrotu towarów pełnowartościowych, urządzeń oraz towarów niestandardowych oraz towarów i urządzeń wyprodukowanych i dostarczonych na specjalne zamówienie.
2. W szczególnych przypadkach, rozpatrywanych indywidualnie, HAKOM przewiduje możliwość zwrotu urządzeń i towarów standardowych (magazynowych) jednak Kontrahent chcący dokonać zwrotu musi uzyskać na taki zwrot pisemną zgodę HAKOM (nie dotyczy urządzeń klimatyzacyjnych i pomp ciepła).
3. W razie wyrażenia przez HAKOM zgody na dokonanie zwrotu towaru, HAKOM nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów, w szczególności kosztów zwrotnej dostawy towaru.
4. Po dokonaniu zwrotu HAKOM dokona kontroli towaru i podejmie decyzję o:
a) zwrocie Kontrahentowi wartości zwróconego towaru,
b) odmowie przyjęcia zwróconego towaru,
c) wymianie zwróconego towaru na inny.
5. W przypadku zwrotu wartości, o której mowa powyżej, wartość zwrotu będzie równa detalicznej cenie cenie zakupionego towaru pomniejszonej o koszt kontroli, działań administracyjno- magazynowych i kosztów zwrotu towaru do producenta, poniesionych przez HAKOM w wysokości 15% ceny sprzedaży towaru, nie mniej jednak niż 50 zł netto.
V. Ceny
1. W cennikach i katalogach HAKOM podane są ceny przykładowych produktów w walucie PLN/USD/EUR i nie zawierają podatku od towarów i usług VAT (ceny netto).
2. Ceny produktów w walucie obcej USD/EUR przeliczane są na dzień sprzedaży według kursu średniego walut w NBP zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. HAKOM zastrzega, że ceny produktów ujęte w ofertach realizowanych po terminie ważności, cennikach i katalogach mogą różnić się od siebie i od cen aktualnie obowiązujących.
4. HAKOM zastrzega ważność przesłanych ofert realizowanych tylko w całości. Zmiana któregokolwiek elementu oferty w tym nabywcy, adresu dostawy, rodzaju produktu lub ilości wiążę się
z koniecznością przedstawienia nowej oferty z nowymi warunkami realizacji.
5. HAKOM zastrzega, że w przypadku zmiany cennika producenta/dostawcy w trakcie realizacji zamówienia za ceny sprzedaży przyjmuje się ceny obowiązujące w dniu wydania/dostawy towaru.
6. Wszystkie ceny sprzedaży ujęte w cennikach i katalogach podawane są w cenach EXW magazyn HAKOM Sp. z o.o., 05-060 Wypędy, ul. Zdrojowa 2.
VI. Warunki płatności
1. Kontrahent może dokonywać płatności gotówką przy odbiorze towaru, przelewem na wskazane konto, przelewem z odroczonym terminem płatności na konto według ustalonych indywidualnych warunków płatności.
2. Wniosek o odroczony termin płatności rozpatrywany tylko dla Kontrahentów stale współpracujących z HAKOM. Do uzyskania limitu kredytowego i ustalenia długości odroczenia płatności niezbędne jest przekazanie przez Kontrahenta aktualnych na dzień złożenia:
- wniosku o udzielenie limitu kredytowego,
- dokumentów rejestrowych Kontrahenta (NIP, REGON, kopię wypisu z KRS lub kopię odpisu z CDEiG),
- druku upoważnienia z listą pracowników upoważnionych do składania zamówień,
- druku upoważnienia z listą pracowników upoważnionych do odbioru towarów,
- innych wymaganych dokumentów wskazanych przez XXXXX.
Wszystkie kopie dokumentów muszą być złożone z adnotacją „za zgodność z oryginałem”
oraz pieczęcią i podpisem osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu Xxxxxxxxxxx.
3. Każda ze Stron ma obowiązek poinformować drugą Stronę w przypadku zmiany danych wynikających z dokumentów, o których mowa w ust. 2, pod rygorem poniesienia skutków takiego zaniechania.
4. HAKOM wymaga, by Kontrahent, który uzyskał prawo do odroczonego terminu płatności przedłożył listę pracowników upoważnionych do składania zamówień i odbioru towarów. Niezbędne jest podanie imienia, nazwiska oraz aktualnego numer dowodu osobistego każdego z upoważnionych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO. HAKOM nie ponosi odpowiedzialności za straty jakie może ponieść Kontrahent w przypadku transakcji zawartych z pracownikami kupującego będącymi na liście osób upoważnionych.
5. Podany na fakturach termin płatności jest terminem ostatecznym. W przypadku opóźnień
w zapłacie poza towary zakupione z odroczonym terminem płatności zostaną naliczone odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych.
6. Brak terminowej zapłaty za faktury z odroczonym terminem płatności ponad wyznaczony na dokumencie zakupu termin jest równoznaczny z blokadą dalszej sprzedaży towarów z odroczonym terminem płatności do czasu uregulowania zaległości finansowych. W przypadku systematycznych przekroczeń ustalonego terminu płatności HAKOM może odmówić dalszej współpracy na warunkach w ramach ustalonego limitu płatności odroczonej.
VII. Dostawy i odbiór
1. Sposoby odbioru towaru określają Ogólne Warunki Dostaw (OWD).
2. Dokumentem uprawniającym do odbioru towaru jest podpisany i podstemplowany przez HAKOM dokument wydania WZ (wydanie zewnętrzne) lub PZO (protokół zdawczo-odbiorczy) towarów.
3. Odbiór towaru musi nastąpić w terminie do 5 dni roboczych od daty dostępności Towaru na podstawie realizowanego zamówienia. W przypadku nieuzgodnienia odroczonego terminu odbioru naliczony zostanie koszt składowania w wysokości 35,00 PLN/m2/dzień netto.
4. Po dniu 31 grudnia roku kalendarzowego wszystkie niezrealizowane dokumenty wydania tracą ważność.
5. Przy odbiorze osobistym EXW zgodnie z Incoterms 2020 Odbierający jest zobowiązany do sprawdzenia stanu, ilości i zgodności wydawanego towaru z dokumentem wydania. Podpisanie dokumentu jest równoznaczne z potwierdzeniem braku ilościowych i jakościowych towaru.
6. W przypadku wysyłki towarów firmą spedycyjną FCA zgodnie z Incoterms 2020 Odbierający powinien sprawdzić ilości towarów w obecności kuriera. Reklamacje ilościowe będą rozpatrywane w terminie 2 dni roboczych od daty wysyłki towaru. HAKOM zobowiązuje się do należytego zabezpieczenia przesyłki jednak nie odpowiada za uszkodzenia powstałe w trakcie transportu. W przypadku uszkodzenia należy niezwłocznie sporządzić protokół uszkodzenia przesyłki w obecności kuriera
i skontaktować się z HAKOM. Towary o znacznej wartości wysyłane są przesyłką kurierską ubezpieczoną.
7. W przypadku dostaw transportem HAKOM na zasadach DAP zgodnie z Incoterms 2020 za wszelkie uszkodzenia i niezgodności ilościowe i jakościowe odpowiada HAKOM.
8. HAKOM zastrzega możliwość odmowy dostawy towaru z przyczyn niezależnych bądź na warunkach innych niż określone w OWD.
VIII. Dowód zakupu
1. Na zakupione towary HAKOM wystawia faktury VAT.
2. Kontrahent jest zobowiązany do podania aktualnych danych rejestrowych w momencie wystawiania faktury VAT.
3. W przypadku odbioru osobistego Kontrahent odbiera towar razem z oryginałem faktury VAT.
W przypadku wysyłki towaru spedycją faktura dołączana jest do przesyłki lub na życzenie kupującego wysyłana odrębnie listem poleconym.
4. Dla Kontrahentów stale współpracujących HAKOM prowadzi system rozliczeń okresowych
dla których wystawia zbiorcze faktury VAT na podstawie dokumentów WZ/PZO za towary odebrane w okresie rozliczeniowym.
5. Wszystkie faktury korygujące muszą być podpisane czytelnie imieniem i nazwiskiem oraz datą przyjęcia przez Xxxxxxxxxxx lub osobę upoważnioną. Potwierdzona faktura korygująca VAT jest podstawą do zwrotu środków wynikających z tej faktury. Faktury korygujące bez podpisu i daty nie będą honorowane i nie będą uwzględniane w rozliczeniach rozrachunków.
IX. Gwarancje i reklamacje
1. Okres gwarancji na zakupiony towar określany jest indywidualnie dla danego towaru przez jego producenta lub przez HAKOM. Gwarancje na urządzenia realizowane są na podstawie indywidualnych warunków gwarancji danego Producenta.
2. W przypadku wystąpienia w okresie objętym gwarancją uszkodzeń wyrobu wynikających z winy Producenta sprzedawca w dostarczy części zamienne (w przypadku przejęcia odpowiedzialności gwarancyjnej przez Nabywcę tytułem udzielonego rabatu handlowego), dokona niezbędnej naprawy lub wymieni towar na wolny od wad pod warunkiem zrealizowania takiego roszczenia
przez Producenta.
3. Naprawa towaru następuje w ciągu 21 dni roboczych od dostarczenia towaru do sprzedawcy chyba, że strony postanowią inaczej. Termin ten może ulec wydłużeniu do 28 dni roboczych, w przypadku gdy naprawa będzie wymagała sprowadzenia części zamiennych lub wysłania całego podzespołu do specjalistycznych serwisów np. poza granicami RP.
4. Wszystkie towary powinny być dostarczone na adres HAKOM lub do odpowiedniego producenta na koszt Kontrahenta. HAKOM nie pokrywa kosztów transportu, demontażu, transportu wewnętrznego, związanych z dostarczeniem reklamowanego produktu.
5. Warunkiem uznania gwarancji jest dostarczenie wyrobu na koszt kupującego do miejsca zakupu
w opakowaniu zabezpieczającym towar przed uszkodzeniem w czasie transportu wraz z ważną karta gwarancyjną. Przed zwrotem reklamowanego produktu należy ustalić sposób dostarczenia towaru do HAKOM.
6. Podstawą reklamacji jest:
a) druk reklamacji i dokument zakupu wraz z wypełnioną kartą gwarancyjna,
b) druk reklamacji i dokument zakupu dla towarów standardowo nie posiadających karty gwarancyjnej.
7. Gwarancją nie są objęte mechaniczne uszkodzenia sprzętu i wywołane nimi wady.
8. Gwarancja ulega unieważnieniu, gdy zostanie stwierdzone dokonanie napraw lub otwarcie urządzenia przez osoby nieupoważnione, dokonanie zmian konstrukcyjnych, wystąpienie uszkodzeń powstałych z winy użytkownika oraz niewłaściwego lub niezgodnego z instrukcją użytkowania lub przechowywania.
6. Gwarancja na produkty, towary i urządzenia zakupione z usługą montażu podlegają odrębnym warunkom gwarancji indywidualnej dostarczanym każdorazowo po wykonaniu usługi.
10. Wszelkie zgłoszenia reklamacyjne przyjmowane są tylko w formie pisemnej. Wraz ze sprzętem należy dostarczyć dokładny opis uszkodzeń wraz z opisem kiedy (w jakich sytuacjach) dana usterka występuje.
11. XXXXX nie ponosi odpowiedzialności za dane znajdujące się na nośnikach dostarczonych do serwisu.
12. XXXXX nie ponosi odpowiedzialności za straty czy szkody wynikłe z niemożności korzystania przez nabywcę ze sprzętu będącego w naprawie.
13. W sprawach nieuregulowanych warunkami gwarancji zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
X. Ochrona danych osobowych (RODO)
1. Administratorem danych osobowych jest HAKOM Sp. z o.o. NIP: 5212800038 z siedzibą w Wypędy przy ul. Zdrojowa 2, zwany dalej Administratorem. Administrator prowadzi operacje przetwarzania danych osobowych.
2. Inspektorem danych osobowych jest pracownik etatowy powołany przez Administratora.
3. Dane osobowe przetwarzane będą w celu:
- przygotowania ofert
- realizacji zamówień
- przesyłaniu aktualnych ofert i promocji drogą mailową
i nie będą udostępniane innym Przedsiębiorcom i Kontrahentom.
4. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 RODO, (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/676 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 65/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
5. Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umowy, w przypadku niepodania danych niemożliwe jest zawarcie umowy.
6. Każdy posiada prawo do:
- żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
- wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego,
- cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych
7. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres przewidziany w art. 5 ust.1 pkt. e) RODO lub do momentu odwołania.
XI. Postanowienia końcowe
1. Ogólne Warunki Sprzedaży (OWS) wchodzą w życie z dniem 1 marca 2021 r.
2. W sprawach nieuregulowanych w OWS znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
3. Wszelkie uwagi i zgłoszenia dotyczące naruszeń niniejszych OWS należy przesyłać na adres xxxx@xxxxx.xx
5. HAKOM Sp. z o.o. nie jest odpowiedzialny za jakiekolwiek szkody wynikłe z przestojów w realizacji Zamówień a w szczególności nie odpowiada za utracone korzyści Kontrahenta.
6. W przypadku zaistnienia jakichkolwiek sporów, ich strony będą starały się je rozstrzygać w drodze negocjacji, a w przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia poddadzą je pod rozstrzygnięcie sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby HAKOM.