SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

BDG-V.2611.6.2019.PC

Załącznik nr 1 do IWZ

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

WPROWADZENIE

Zamówienie jest związane z realizacją projektu pn. Promocja gospodarki w oparciu o polskie marki produktowe – Xxxxx Xxxxxxxx Gospodarki – Brand, poddziałanie 3.3.2 Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 (PO IR).

Celem zamówienia jest organizacja dużego przedsięwzięcia promocyjnego i zwiększenie rozpoznawalności Marki Polskiej Gospodarki na rynkach azjatyckich uznawanych za perspektywiczne w ramach wielobranżowych targów China – ASEAN EXPO (CAEXPO), odbywających się w Nanning (Chiny) w terminie 20–23 września 2019 r.

Podczas edycji targów w 2019 r. Polska posiadać będzie status kraju partnerskiego targów (Special Partner Country), co wiązać się będzie z szeregiem przywilejów: 1) przyznaniem przez organizatorów darmowej powierzchni 180 m2 na terenie Nanning International Convention & Exhibition Center pod budowę Pawilonu Narodowego, 2) zapewnieniem przez organizatorów sali konferencyjnej, obsługi technicznej oraz wsparcia promocyjnego na potrzeby organizacji Narodowej Konferencji Promocyjnej (National promotion conference), 3) możliwością szerokiego wsparcia organizatorów w zakresie innych działań promocyjnych i networkingowych.

Targi CAEXPO są corocznie organizowane w Nanning, stolicy regionu autonomicznego Guangxi Zhuang. Ich współorganizatorami są: Ministerstwo Gospodarki oraz Ministerstwo Handlu i Xxxxxxxxx XxXX, a także 10 państw członkowskich ASEAN i Sekretariat ASEAN. Targi CAEXPO plasują się na liście 10 najbardziej wpływowych ekspozycji w Chinach. Jak dotąd wzięło w nich udział 67 przywódców z Chin i państw ASEAN oraz 660 000 wystawców i gości handlowych. Wydarzenie cieszy się także popularnością wśród przedstawicieli biznesu z państw spoza regionu.

Przedmiot zamówienia obejmuje:

1. Opracowanie projektu, budowę, obsługę i demontaż Polskiego Pawilonu Narodowego oraz ujednolicenie oznakowania 20 stoisk przeznaczonych dla polskich firm znakiem Marki Polskiej Gospodarki

Polski Pawilon posiadać będzie charakter narodowego stoiska informacyjno-promocyjnego. Służyć będzie promocji Marki Polskiej Gospodarki i jej potencjału gospodarczego.

20 stoisk z podstawowym wyposażeniem, nieodpłatnie przyznanych przez organizatorów targów, będzie przeznaczonych dla polskich firm. Zadaniem wykonawcy będzie ujednolicenie ich wyglądu i podkreślenie polskiego charakteru ekspozycji, związanej ze znakiem Marki Polskiej Gospodarki. Wykonawca nie ma prawa pobierać dodatkowych opłat od firm za

korzystanie z tych stoisk, czy ich dodatkowe oznakowanie wykonywane przez Wykonawcę w ramach niniejszego zamówienia.

2. Rekrutację oraz organizację wyjazdu i pobytu 20 polskich firm z różnych branż,

Wykonawca zorganizuje misję wyjazdową dla polskich przedsiębiorców zainteresowanych rynkiem chińskim i rynkiem ASEAN oraz uczestnictwem w targach CAEXPO. Celem misji będzie zdobycie wiedzy o rynkach chińskim i ASEAN, rozpoznanie konkurencji, pozyskanie kontaktów biznesowych, wymiana doświadczeń pomiędzy uczestnikami misji. Celem misji będzie zwłaszcza stworzenie warunków do bezpośredniego kontaktu kontrahentów zagranicznych z polskimi przedsiębiorcami, które doprowadzą do nawiązania współpracy gospodarczej. Koszty udziału w misji przedsiębiorcy pokrywają z własnych środków.

3. Opracowanie koncepcji i organizację Narodowej Konferencji Promocyjnej.

Celem konferencji będzie promocja Marki Polskiej Gospodarki oraz prezentacja zaproszonym gościom potencjału gospodarczego Polski..

1. WYMAGANIA OGÓLNE

1.1 Podczas realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do:

a) ścisłej współpracy z Zamawiającym i wskazanymi przez niego podmiotami,

b) ścisłej współpracy z organizatorami targów, w tym do zapoznania się z warunkami technicznymi i organizacyjnymi odnoszącymi się do przedmiotu zamówienia – w szczególności w zakresie zabudowy i wyposażenia pawilonu narodowego oraz dodatkowego oznakowania stoisk – które stanowią Załącznik nr 1 do SOPZ, a także są dostępne na oficjalnej stronie internetowej organizatora targów: xxxx://xxx.xxxxxx.xxx/. Wykonawca zobowiązuje się także do nawiązania bezpośredniego kontaktu z organizatorami targów w celu uzyskania stosownej dokumentacji i wyjaśnienia wszelkich wątpliwości interpretacyjnych. Wykonawca zobowiązuje się do ich przestrzegania i wykonania zamówienia zgodnie z ww. warunkami.

c) realizacji poszczególnych zadań wchodzących w zakres zamówienia zgodnie z wymogami Zamawiającego oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Zamawiającym w trakcie przygotowań do realizacji zamówienia,

d) działania z dochowaniem najwyższej staranności i zgodnie z obowiązującym stanem prawnym oraz regulacjami organizacyjnymi i technicznymi organizatorów targów.

1.2 W ramach zamówienia Wykonawca odpowiada za:

a) koordynację i nadzór nad wszelkimi działaniami podejmowanymi w związku z realizacją zamówienia przez osoby, które będę wykonywać zamówienie oraz nad współpracującymi z Wykonawcą podwykonawcami;

b) koordynację i nadzór nad wszystkimi podwykonawcami w celu zapewnienia należytego i terminowego wykonania zamówienia.

1.3 Wykonawca odpowiada za organizację zakwaterowania, przejazdu, wyżywienia i transportu lokalnego całego personelu (ekipa montażowa pawilonu, pracownicy obsługi merytorycznej, hostessy/hości, tłumacze, pracownicy obsługi technicznej oraz wszelkie inne osoby zaangażowane w realizację zamówienia po stronie Wykonawcy) oraz pokrywa wszelkie koszty w tym zakresie. Wykonawca nabędzie także odpowiednie bilety wstępu oraz karty wjazdu na teren targów dla całego ww. personelu. Zgodnie z wymogami organizatorów zgłoszenie wszystkich ww. osób musi nastąpić do 19 sierpnia 2019 r.

1.4 Wykonawca nabędzie odpowiednie bilety wstępu oraz karty wjazdu na teren targów na czas trwania targów dla prelegentów uczestniczących w Narodowej Konferencji Promocyjnej. Zgodnie z wymogami organizatorów zgłoszenie wszystkich ww. osób musi nastąpić do 19 sierpnia 2019 r.

1.5 Wykonawca odpowiada za wypełnienie wszelkich zobowiązań formalno-prawnych i finansowych wobec swoich podwykonawców i pracowników współpracujących z nim przy lub na rzecz realizacji niniejszego zamówienia oraz za współpracę z nimi, w tym za ich przeszkolenie i przekazanie otrzymanych od Zamawiającego informacji dotyczących charakteru i programu targów.

1.6 Wykonawca odpowiada za transport wszystkich elementów wyposażenia, urządzeń i produktów (w tym spożywczych) niezbędnych do realizacji usług określonych w niniejszym zamówieniu.

1.7 Dodatkowo, Wykonawca zapewni transport na teren targów materiałów informacyjnych dostarczonych przez Zamawiającego (max. 100 kg) oraz pokryje jego koszty. Wykonawca odbierze ww. materiały informacyjne z siedziby Zamawiającego lub innego miejsca na terenie x.xx. Warszawy przed targami w terminie ustalonym z Zamawiającym. Dodatkowo, w ramach ww. limitu kilogramów Wykonawca przyjmie od podmiotów wskazanych przez Zamawiającego materiały promocyjne i dostarczy je na teren danych targów. Wykonawca będzie odpowiedzialny za załadunek, przewóz, rozładunek oraz rozmieszczenie w pawilonie ww. materiałów, we współpracy i pod nadzorem Zamawiającego.

1.8 Zamawiający wymaga, aby przedstawiciel Wykonawcy był obecny na targach przez wszystkie dni montażu i demontażu pawilonu oraz przez wszystkie dni trwania targów, a także aby nadzorował sprawne funkcjonowanie poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia. Wyznaczona osoba powinna posługiwać się w stopniu zaawansowanym językami polskim i angielskim.

1.9 Jeśli nie jest to określone inaczej, sposób akceptacji przez Zamawiającego poszczególnych elementów zamówienia będzie przebiegał następująco:

a) Wykonawca przedstawia element zamówienia Zamawiającemu do akceptacji;

b) Xxxxxxxxxxx przyjmuje przedstawiony element zamówienia albo zgłasza uwagi niezwłocznie po jego otrzymaniu;

c) w przypadku konieczności wprowadzenia zmian do elementu zamówienia, Wykonawca niezwłocznie uwzględnia uwagi Zamawiającego, nie później jednak niż w terminie wskazanym przez Zamawiającego;

d) do momentu ostatecznej akceptacji elementu zamówienia Zamawiający ma prawo zgłaszania Wykonawcy uwag i zastrzeżeń;

e) brak akceptacji przez Zamawiającego jakiegokolwiek elementu zamówienia będzie stanowić podstawę do nieodebrania przez Zamawiającego części zamówienia, której dotyczy.

2. OPRACOWANIE PROJEKTU, BUDOWA, OBSŁUGA I DEMONTAŻ POLSKIEGO PAWILONU NARODOWEGO ORAZ DODATKOWEGO OZNAKOWANIA 20 STOISK PRZEZNACZONYCH DLA POLSKICH FIRM

2.1 Przygotowanie projektu powierzchni wystawienniczej.

2.1.1 W momencie składania oferty Wykonawca przekaże Zamawiającemu projekt pawilonu. Projekt pawilonu musi być dostosowany do wynajętej powierzchni wystawienniczej i musi uwzględniać techniczne parametry zarezerwowanej powierzchni (np. wielkość, umiejscowienie i kształt powierzchni, rozmieszczenie ciągów komunikacyjnych itp.). Projekt pawilonu musi mieć formę wizualizacji obejmujących co najmniej rzut z góry i rzuty z czterech stron, z opcją włączonego światła, w formacie .pdf.

2.1.2 Zamawiający, w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy, ma prawo wnieść do uwagi i zastrzeżenia do projektu pawilonu, które zostaną przekazane na adres e-mail podany przez Wykonawcę w umowie. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić ww. uwagi i zastrzeżenia i przekazać poprawiony projekt w terminie 3 dni roboczych, przy czym zmiany wynikające z dokonanych modyfikacji projektu pawilonu nie będą wykraczać poza wytyczne dla projektu pawilonu opisane w pkt 2.2 SOPZ ,oraz w Załączniku nr 1

2.1.3 Po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego dla projektu pawilonu Wykonawca przedłoży go organizatorom targów do ostatecznego zatwierdzenia. Termin przedłożenia projektu wyznaczony przez organizatora targów to 14 lipca 2019 r. Wykonawca jest zobowiązany go dotrzymać, o ile nie uzyska zgody organizatora targów na jego przedłużenie.

2.1.4 Wykonawca dostarczy Zamawiającemu poświadczenia akceptacji projektów pawilonu niezwłocznie po ich otrzymaniu przez Wykonawcę od organizatorów targów.

2.1.5 Wykonawca zaświadcza, że projektant pawilonu posiada uprawnienia do wykonywania czynności związanych z projektowaniem zabudowy powierzchni wystawienniczych, jeśli przepisy prawa ich wymagają.

2.1.6 Wykonawca na wniosek Zamawiającego dostarczy projekty poszczególnych mebli i innych elementów wyposażenia.

2.1.7 Wykonawca na wniosek Zamawiającego przedstawi Zamawiającemu do akceptacji próbki materiałów, które zostaną użyte do zabudowy pawilonu. Próbki poszczególnych materiałów będą miały wymiary nie mniejsze niż 20cmx20cm.

2.2 Ogólne założenia dotyczące zabudowy i wyposażenia Pawilonu

2.2.1 Pawilon narodowy zostanie wzniesiony na terenie Nanning International Convention & Exhibition Center (Hall B1, level 1, Zone B) w terminie do 18 września 2019 r.

2.2.2 Powierzchnia wystawiennicza pod pawilon o powierzchni 180 m2 została zapewniona przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.

2.2.3 Zabudowa i wszystkie elementy wyposażenia pawilonu muszą być wykonane z trwałych i wysokiej jakości materiałów, zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego projektem.

2.2.4 Wszystkie meble i inne elementy wyposażenia muszą być w bardzo dobrym stanie technicznym, nowe lub nienoszące śladów użytkowania, wykończone estetycznie.

2.2.5 Wykonawca zapewnia i pokrywa koszty transportu, w tym załadunku i rozładunku elementów zabudowy, wyposażenia i aranżacji pawilonu, dokonania wymaganych odpraw spedycyjnych i celnych.

2.2.6 Wykonawca wykona zabudowę „pod klucz”, zgodnie z zaakceptowanymi przez Xxxxxxxxxxxxx projektami architektonicznymi i graficznymi. W uzasadnionych przypadkach Wykonawca ma prawo dokonywać zmian w zakresie wykonania zabudowy pawilonu pod warunkiem nienaruszenia zasad przyjętej wizualizacji i zawsze po uzgodnieniu i otrzymaniu akceptacji Zamawiającego.

2.2.7 Do zadań Wykonawcy należy uzbrojenie pawilonu w przyłącza mediów (energia elektryczna, woda, Internet). Wykonawca pokryje koszty przyłączenia i zużycia mediów.

2.2.8 Wykonawca wykona instalację elektryczną, wodno-kanalizacyjną i internetową pawilonu oraz przyłączy je do instalacji targowych.

2.2.9 Wykonawca wyposaży pawilon w niezbędny sprzęt. Wszystkie sprzęty elektroniczne muszą zostać dostarczone wraz z niezbędnymi do pracy akcesoriami, w tym klawiaturami, myszami komputerowymi, bateriami, zasilaczami i pełnym okablowaniem.

2.2.10 Wykonawca dokona aranżacji Pawilonu zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego.

2.2.11 Wykonawca dokona montażu i demontażu pawilonu, w ramach których zobowiązany będzie do współpracy z pracownikami nadzoru technicznego targów oraz innymi podmiotami wskazanymi przez Xxxxxxxxxxxxx.

2.2.12 Kontenery na śmieci, w tym na odpady związane z montażem i demontażem pawilonu, zapewnia Wykonawca. Wykonawca pokryje koszty usuwania odpadów.

2.2.13 Wykonawca wykona/dostarczy meble i inne elementy wyposażenia pawilonu.

2.2.14 Wszystkie kable, podłączenia i przyłącza powinny być zainstalowane w taki sposób, by nie przeszkadzały w bieżącej eksploatacji pawilonu oraz w miarę możliwości były niewidoczne w czasie bieżącej eksploatacji pawilonu.

2.2.15 Wykonawca zapewni oświetlenie pawilonu zgodne z projektem i funkcją pawilonu.

2.2.16 Wykonawca zapewni dostęp do Internetu przewodowego w pawilonie, tj. zakupi przyłącza internetowe oraz będzie odpowiedzialny za położenie sieci teletechnicznej, podłączenie i prawidłowe skonfigurowanie wszelkich urządzeń niezbędnych do zapewnienia kablowych łączy internetowych na powierzchni pawilonu.

2.2.17 Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z przyłączeniem Internetu do pawilonu.

2.3 Zapewnienie obsługi merytorycznej i asystenckiej pawilonu.

2.3.1 Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie dwóch pracowników w celu zapewnienia obsługi merytorycznej pawilonu podczas całego okresu trwania targów w godzinach otwarcia targów dla zwiedzających. Ich zadaniem będzie udzielanie zwiedzającym informacji nt. Polski – jej potencjału gospodarczego.

2.3.2 Osoby zatrudnione do obsługi merytorycznej pawilonu powinny posługiwać się biegle (minimum poziom C1) językiem angielskim oraz charakteryzować się wysoką kulturą osobistą.

2.3.3 Nie później niż w terminie 45 dni przed datą rozpoczęcia targów Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia 2 kandydatur osób do obsługi merytorycznej, zawierających następujące informacje: CV w języku polskim lub angielskim dokumentujące doświadczenie zawodowe oraz znajomość języka angielskiego. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia przedstawionych przez Wykonawcę kandydatur w przypadku niespełniania przez nie oczekiwań Zamawiającego. W takiej sytuacji Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia nowych kandydatur.

2.3.4 Obsługa merytoryczna pawilonu ubrana będzie w jednakowe stroje. Wykonawca najpóźniej na miesiąc przed dniem rozpoczęcia targów przedstawi Zamawiającemu projekt strojów do akceptacji. Zamawiający, w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania projektu, dokona jego akceptacji. W tym samym terminie Zamawiający ma prawo wnieść uwagi i zastrzeżenia do projektu stroju, które zostaną przekazane na adres e-mail podany przez Wykonawcę w umowie. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić ww. uwagi i zastrzeżenia i przekazać poprawiony projekt w terminie 3 dni roboczych.

2.3.5 Dodatkowo, zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie obsługi asystenckiej pawilonu, tj. postawienie do dyspozycji Zamawiającego oraz zapewnienie usług 4 osób (hostess/hostów) w charakterze personelu pomocniczego podczas całego okresu trwania targów w godzinach otwarcia targów dla zwiedzających. Zadaniem hostess/hostów będzie:

a) bieżąca obsługa stanowisk recepcyjnych na terenie pawilonu,

b) dystrybucja materiałów promocyjno-informacyjnych,

c) wykonywanie krótkich tłumaczeń ustnych,

d) dbanie o porządek, w tym w zakresie porządkowania prezentowanych publikacji i materiałów informacyjnych,

2.3.6 Osoby zatrudnione w charakterze hostess/hostów powinny posługiwać się biegle (minimum poziom C1) językiem angielskim.

2.3.7 Hostessy/hości powinni charakteryzować się wysoką kulturą osobistą i dobrą prezencją.

2.3.8 Wykonawca zapewni hostessom/hostom jednakowe, schludne stroje odpowiadające charakterowi wydarzenia po uprzednim uzgodnieniu ich z Zamawiającym.

2.3.9 Osoby zatrudnione do obsługi merytorycznej i asystenckiej będą posiadać identyfikatory z oznaczeniem imienia i nazwiska oraz funkcji. Wykonawca zapewni przygotowanie identyfikatorów dla ww. osób.

2.3.10 Każdego dnia targów personel zatrudniony do obsługi merytorycznej i asystenckiej powinien być gotowy do pracy na terenie targów na 30 minut przed otwarciem targów dla zwiedzających.

2.3.11 Usługa obsługi merytorycznej i asystenckiej powinna być realizowana w sposób ciągły, z zachowaniem prawa do przerw wynikających z przepisów prawa.

2.3.12 Wykonawca umożliwi uczestnictwo w ramach pawilonu oraz prowadzenie promocji przedstawicielom Polskiej Organizacji Turystycznej, polskich placówek dyplomatycznych, instytucjonalnym przedstawicielom polskich regionów (np. urzędów marszałkowskich, Centrów Obsługi Inwestora i Eksportera) oraz innym wskazanym przez Zamawiającego polskim podmiotom publicznym, które wyrażą zainteresowanie udziałem w targach CAEXPO.

2.4 Zapewnienie obsługi technicznej Pawilonu

2.4.1 Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie bieżącego utrzymania i obsługi technicznej Pawilonu przez cały okres trwania targów.

2.4.2 W ramach niniejszej usługi Wykonawca zapewni codzienne sprzątanie Pawilonu w trakcie (w przypadku zaistniałej potrzeby) i po jego zamknięciu dla zwiedzających przez cały okres trwania targów, w tym regularne usuwanie odpadów.

2.4.3 Obsługa techniczna obejmie w szczególności montaż, podłączenie do instalacji elektrycznej oraz zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń znajdujących się na wyposażeniu pawilonu, dostarczonych przez Wykonawcę, zapewnienie kompletności elementów wyposażenia pawilonu (w tym materiałów eksploatacyjnych), a także niezwłoczne usuwanie, we współpracy z pracownikami targów, wszelkich wad i usterek wyposażenia przez cały czas trwania targów.

2.4.4 Obsługa techniczna realizowana będzie przez doświadczonego pracownika, posiadającego wszelkie wymagane uprawnienia (w tym zgodę organizatora targów, o ile jest wymagana) i kwalifikacje w tym zakresie.

2.4.5 Pracownik obsługi technicznej musi znać infrastrukturę elektryczną i wodno-kanalizacyjną targów w zakresie niezbędnym do realizacji niniejszego zamówienia.

2.4.6 Pracownik obsługi technicznej powinien przebywać na terenie targów każdego dnia w godzinach otwarcia targów dla zwiedzających.

2.4.7 Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób niekolidujący z funkcjonowaniem pawilonu.

2.5 Zapewnienie ubezpieczenia pawilonu, wyposażenia i personelu pawilonu.

2.5.1 Wykonawca dokona ubezpieczenia Następstw Nieszczęśliwych Wypadków swojego personelu realizującego usługi przewidziane w niniejszym zamówieniu (pracowników, współpracowników, podwykonawców) oraz ubezpieczenia pawilonu co najmniej od kradzieży, aktów wandalizmu itp. Okres ubezpieczenia powinien trwać od momentu wejścia ekipy montującej pawilon do całkowitego zakończenia demontażu pawilonu.

2.5.2 Wykonawca przedłoży odpowiednie dokumenty ubezpieczenia do wglądu Zamawiającego najpóźniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem budowy pawilonu.

2.5.3 Wykonawca zobowiązany jest do posiadania – w całym okresie obowiązywania umowy – ważnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanej działalności. Minimalna suma gwarancyjna przedmiotowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej nie może być niższa niż 500 000 zł. Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu kopię polisy odpowiedzialności cywilnej w terminie 3 dni od dnia zawarcia umowy na wykonywanie zamówienia, w tym również dowody opłacania składek.

2.5.4 Posiadane ubezpieczenie musi być zgodne z wymogami organizatorów targów, z którymi Wykonawca ma obowiązek zapoznać się we własnym zakresie.

2.6 Zapewnienie muzyki tła w Pawilonie.

2.6.1 Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie emisji dyskretnego podkładu muzycznego („muzyki tła”) w pawilonie codziennie przez cały okres trwania targów w godzinach otwarcia targów dla zwiedzających.

2.6.2 Wykonawca zapewni system nagłośnieniowy umożliwiający stałą emisję podkładu muzycznego w pawilonie.

2.6.3 Wykonawca zaproponuje Zamawiającemu stosowny repertuar w tym zakresie do wyboru i akceptacji przez Zamawiającego najpóźniej w terminie 10 dni roboczych przed datą rozpoczęcia targów. Proponowany repertuar powinien zawierać przede wszystkim utwory polskich kompozytorów/wykonawców. Zamawiający, w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania repertuaru, dokona jego akceptacji. W tym samym terminie Zamawiający ma prawo wnieść uwagi i zastrzeżenia do proponowanego repertuaru, które zostaną przekazane na adres e-mail podany przez Wykonawcę w umowie. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić ww. uwagi i zastrzeżenia i przekazać poprawiony repertuar w terminie 3 dni roboczych.

2.6.4 Wykonawca jest zobowiązany do uiszczenia wszelkich opłat należnych na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi z tytułu emisji utworów muzycznych.

2.6.5 Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność wobec osób trzecich z tytułu nabycia oraz ewentualnego naruszenia praw autorskich do emitowanych utworów muzycznych.

2.7 Zapewnienie usługi cateringowej

2.7.1 Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie usługi cateringowej w pawilonie, która obejmie stały serwis kawowy podczas całego okresu trwania targów. W ramach serwisu powinny być serwowane:

a) kawa (parzona z ekspresu);

b) herbata (w torebkach, czarna, zielona, owocowa),

c) cukier w jednorazowych opakowaniach,

d) śmietanka do kawy,

e) woda mineralna (niegazowana i gazowana),

f) ciastka (minimum trzy rodzaje, np. ciastka kruche, wafle, preferowane ciastka polskiej produkcji),

2.7.2 Wykonawca jest zobowiązany zapewnić produkty gastronomiczne, a także wyposażenie zaplecza kuchennego niezbędne do wykonania wszystkich elementów usługi cateringowej.

2.7.3 Wszystkie produkty wykorzystywane na potrzeby realizacji usługi cateringowej powinny być świeże i wysokiej jakości.

2.7.4 Napoje i dania, o których mowa w ppkt. 2.7.1 , powinny być dostępne dla wystawców oraz gości stoiska. Zamawiający przewiduje, że każdego dnia trwania targów stoisko odwiedzi 200 osób. Wykonawca zapewni produkty gastronomiczne w ilości wystarczającej na cały czas trwania ekspozycji.

2.7.5 Wykonawca zapewni naczynia wielokrotnego użytku dla minimum 200 osób, w tym: filiżanki i spodki do kawy i herbaty, wysokie szklanki do napojów zimnych, talerzyki płaskie, cukiernice, widelce, noże, łyżeczki, serwetki, ręczniki papierowe oraz worki na śmieci. Zamawiający nie dopuszcza wykorzystania naczyń jednorazowych.

2.7.6 Serwowane napoje i dania powinny być regularnie uzupełniane przez obsługę.

2.7.7 Wykonawca, zgodnie z posiadaną wiedzą i doświadczeniem, zapewni niezbędną do prawidłowej realizacji usługi cateringowej obsługę. Wykonawca gwarantuje, iż określona przez niego liczba pracowników pozwoli na zapewnienie sprawnego i zgodnego z wysokimi standardami przebiegu procesu świadczenia usługi cateringowej.

2.7.8 Wykonawca zapewni, że pracownicy świadczący usługę cateringową posiadają niezbędne dokumenty upoważniające do kontaktu z żywnością i pracy na terenie targów.

2.7.9 Wykonawca zapewni stroje dla pracowników świadczących usługę cateringową, które powinny być schludne, eleganckie, dopasowane do charakteru wydarzenia targowego.

2.7.10 Wykonawca wystąpi do organizatorów targów i/lub odpowiednich instytucji/organów, aby uzyskać wszelkie konieczne pozwolenia i koncesje związane ze sprowadzeniem i serwowaniem w miejscu publicznym produktów spożywczych.

2.8 Demontaż pawilonu

2.8.1 Wykonawca w dniu 24 września 2019 r. do godz. 18:00 dokona demontażu pawilonu, w porozumieniu z organizatorem targów i z uwzględnieniem jego przepisów w tym zakresie.

2.9 Ujednolicenie oznakowania stoisk dla polskich firm

2.9.1 Organizator targów zapewni polskim firmom uczestniczącym w targach 20 stoisk typu shell scheme booth o wymiarach 3 m x 3 m wraz z podstawowym wyposażeniem (fascia board z nazwą firmy w j. angielskim i chińskim, dywan, stolik, dwa krzesła, dwie lampy sufitowe, kosz na śmieci, gniazdo wtyczkowe jednofazowe 500V). Będą one ulokowane w sąsiedztwie pawilonu narodowego (Hall B1, level 1, Zone B). Stoiska te zostaną przyznane bezpłatnie przez organizatora targów polskim firmom zrekrutowanym przez Wykonawcę (1 firmie będzie przyznane 1 stoisko).

2.9.2 Wykonawca w ciągu 14 dni od podpisania umowy przekaże Zamawiającemu projekt dodatkowego oznakowania ww. 20 stoisk, ujednolicającego ich wygląd i podkreślającego polski charakter ekspozycji, w powiązaniu ze znakiem Marki Polskiej Gospodarki..

2.9.3 Wykonawca dostarczy Zamawiającemu poświadczenie akceptacji projektu dodatkowego oznakowania stoisk niezwłocznie po jego otrzymaniu przez Wykonawcę od organizatorów targów.

2.9.4 Zamawiający, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania projektu ma prawo wnieść uwagi i zastrzeżenia, które zostaną przekazane na adres e-mail podany przez Wykonawcę w umowie. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić ww. uwagi i zastrzeżenia i przekazać poprawiony projekt w terminie 3 dni roboczych.

2.9.5 Po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego dla projektu dodatkowego oznakowania stoisk Wykonawca przedłoży go organizatorom targów do ostatecznego zatwierdzenia. Termin przedłożenia projektu wyznaczony przez organizatora targów to 14 lipca 2019 r. Wykonawca jest zobowiązany go dotrzymać, o ile nie uzyska zgody organizatora targów na jego przedłużenie.

2.9.6 Wykonawca w terminie do 18 września 2019 x. xxxxxx montażu dodatkowego oznakowania stoisk. W ramach tego zadania zobowiązany będzie do współpracy z pracownikami nadzoru technicznego targów oraz innymi podmiotami wskazanymi przez Zamawiającego.

2.9.7 Wykonawca w dniu 24 września 2019 r. do godz. 18:00 dokona demontażu dodatkowego oznakowania stoisk, w porozumieniu z organizatorem targów i z uwzględnieniem jego przepisów w tym zakresie.

3 REKRUTACJA ORAZ ORGANIZACJA WYJAZDU I POBYTU 20 POLSKICH FIRM Z RÓŻNYCH BRANŻ

3.1 Wykonawca zorganizuje misję wyjazdową dla polskich przedsiębiorców zainteresowanych eksportem na rynek chiński i rynki ASEAN oraz udziałem w targach China–ASEAN EXPO. Wykonawca będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie naboru uczestników misji.

3.2 Celem misji będzie zdobycie wiedzy o rynkach chińskim i ASEAN, rozpoznanie konkurencji, pozyskanie kontaktów biznesowych, wymiana doświadczeń pomiędzy uczestnikami misji. Celem misji będzie zwłaszcza stworzenie warunków do bezpośredniego kontaktu kontrahentów zagranicznych z polskimi przedsiębiorcami, które doprowadzą do nawiązania współpracy gospodarczej.

3.3 Misja powinna trwać przez cały okres trwania targów. Liczba uczestników misji powinna wynosić maksymalnie 2 na każdego z przedsiębiorców. Przedsiębiorca nie ma obowiązku uczestnictwa w całości programu misji.

3.4 Koszty obecności na misji pokrywa uczestnik misji. W informacji o naborze Wykonawca przedstawi całkowite koszty (cenę) uczestnictwa przedsiębiorcy w misji (przeloty, transport, hotele, wyżywienie – śniadania, obiady i kolacje, wizy, koszty dostawy i odprawy celnej eksponatów, bilety wstępu oraz karty wjazdu na teren targów na czas trwania targów, itd.).

3.4.1 Organizator targów bezpłatnie zapewni polskim firmom zrekrutowanym przez Wykonawcę

20 stoisk typu shell scheme booth o wymiarach 3 m x 3 m wraz z podstawowym

wyposażeniem (fascia board z nazwą firmy w j. angielskim i chińskim, dywan, stolik, dwa krzesła, dwie lampy sufitowe, kosz na śmieci, gniazdo wtyczkowe jednofazowe 500V). Będą one ulokowane w sąsiedztwie pawilonu narodowego (Hall B1, level 1, Zone B). Jednej firmie będzie przyznane jedno stoisko. Wykonawca nie ma prawa pobierać dodatkowych opłat od firm za korzystanie z tych stoisk, czy ich dodatkowe oznakowanie wykonywane przez Wykonawcę w ramach niniejszego zamówienia.

3.5 Wykonawca zorganizuje logistycznie, operacyjnie i merytorycznie pobyt i realizację programu misji dla całej grupy przedsiębiorców począwszy od spotkania w miejscu wylotu z kraju do zakończenia misji w miejscu przylotu do kraju. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji program misji wraz z kosztorysem i ceną uczestnictwa przedsiębiorcy najpóźniej 14 dni przed ogłoszeniem naboru. Zamawiający ma prawo wnieść uwagi do programu, które Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić.

3.6 W ramach realizacji tego działania Wykonawca zobowiązany jest do:

3.6.1 Zrekrutowania 20 polskich firm z różnych branż do udziału w misji.

3.6.2 Przedstawienia Zamawiającemu terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy listy proponowanych branż, uwzględniającą specyfikę targów CAEXPO, z których będzie rekrutował przedsiębiorstwa do udziału w misji. Zamawiający ma 3 dni na akceptację bądź zgłoszenie uwag, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić.

3.6.3 Zgłoszenia zrekrutowanych uczestników misji organizatorom targów w wyznaczonym przez nich terminie, tj. do 19 sierpnia 2019 r.

3.6.4 Jeżeli dany uczestnik misji wyrazi takie życzenie – wsparcie w zakresie transportu i odprawy celnej eksponatów prezentowanych w czasie targów. Pełne koszty transportu i odprawy celnej eksponatów poniesie uczestnik misji.

3.6.5 Wsparcia uczestników misji w nawiązywaniu kontaktów biznesowych z potencjalnymi kontrahentami. W tym celu Wykonawca jest zobowiązany do:

a) współpracy z organizatorami targów CAEXPO przy organizacji spotkań uczestników misji z potencjalnymi kontrahentami,

b) rozpoznania potrzeb każdego z uczestników w zakresie poszukiwanych kontaktów i informacji oraz do jak najlepszej realizacji tych potrzeb. W przypadku rozbieżnych potrzeb i oczekiwań przedsiębiorców Wykonawca może podzielić uczestników misji na grupy i zorganizować osobny program dostosowany do potrzeb każdej z grup.

3.6.6 Zapewnienia opiekuna organizacyjnego misji, zorientowanego w tematyce współpracy z kontrahentami z rynku chińskiego i rynku ASEAN.

3.6.7 Zapewnienia miejsca i warunków technicznych do przeprowadzenia spotkań biznesowych (np. w ramach Pawilonu Narodowego).

3.6.8 Zapewnienie tłumacza z języka polskiego na język angielski lub inny, w zależności od potrzeb uczestników misji.

3.6.9 W ramach organizacji pobytu misji, o którym mowa w pkt 3.5 SOPZ Wykonawca zapewnieni uczestnikom misji:

a) zakwaterowanie w hotelu o standardzie min. trzygwiazdkowym,

b) przelot w dwie strony, transport z i na lotnisko oraz transport w czasie pobytu. Przelot powinien się odbyć regularnymi liniami lotniczymi zrzeszonymi w IATA – International Air Transport Association,

c) bilety wstępu oraz karty wjazdu na teren targów na czas trwania targów. Związane z tym koszty pokryją uczestnicy misji zgodnie z pkt. 3.4 SOPZ.

3.6.10 Przeprowadzenie wśród uczestników misji w terminie do 4 października 2019 r. ankiety oceniającej jakość wydarzenia oraz przeanalizowanie odpowiedzi. Pytania zadawane w ankiecie muszą być zatwierdzone przez Zamawiającego.

3.6.11 W ramach misji Wykonawca może także zorganizować np.:

a) wizytę w strefach ekonomicznych, parku technologicznym lub przemysłowym,

b) udział w briefingach, konferencjach,

c) spotkania z obecnymi na targach przedstawicielami polskiej administracji, a także administracji Chin i krajów ASEAN.

d) dodatkowy program dla uczestników misji po zakończeniu dnia targowego i agendy biznesowej (zwiedzanie, wydarzenia kulturalne, spotkania, integracja itp.).

3.6.12 Przed rozpoczęciem realizacji merytorycznego programu misji Wykonawca, w terminie do 16 września 2019 r., powinien zorganizować spotkanie informacyjne nt. programu misji, oczekiwanych efektów, warunków i kultury biznesu w danym kraju, specyfiki branży itp. Wykonawca zapewni salę wyposażoną w niezbędny sprzęt, także audiowizualny oraz kawę, herbatę, soki i drobne ciastka.

3.6.13 Zamawiający oczekuje przedstawienia listy uczestników misji zawierającej pełne dane kontaktowe oraz uzyskanie od nich pisemnej zgody na udział w badaniu ewaluacyjnym.

3.6.14 Wykonawca w terminie do 26 września 2019 r. przygotuje relację fotograficzną z misji w liczbie min. 30 zdjęć (rozdzielczość co najmniej 1920x1080). Prawa autorskie do zdjęć przechodzą na Zamawiającego. Przedsiębiorcy będą mieli prawo do publikacji zdjęć na własne potrzeby.

4 OPRACOWANIE KONCEPCJI I ORGANIZACJA NARODOWEJ KONFERENCJI PROMOCYJNEJ

4.1 Podczas targów CAEXPO w Nanning w dn. 20–23 września 2019 r. Wykonawca zorganizuje Narodową Konferencję Promocyjną (National promotion conference), której celem będzie prezentacja potencjału gospodarczego Polski i promocja Marki Polskiej Gospodarki.

4.2 Czas trwania konferencji wyniesie około 2 godzin. Salę konferencyjną, obsługę techniczną Konferencji (w tym sprzęt audio-wizualny) oraz tłumaczenie konsekutywne z x. xxxxxxxxxx na angielski oraz j. angielskiego na x. xxxxxxx zapewni Organizator targów CAEXPO. Pozostałe koszty ponosi Wykonawca.

4.3 Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Organizatorem targów CAEXPO, zwłaszcza przy określeniu daty i ram czasowych konferencji.

4.4 W ramach realizacji tego działania Wykonawca zobowiązany jest do:

4.4.1 Zapewnienia, we współpracy z Organizatorem targów CAEXPO, wymaganej liczby uczestników – min. 100 osób ,w tym:

a) przedstawicieli mediów chińskich oraz mediów z krajów ASEAN (prasa, radio, TV, internet),

b) przedsiębiorców i przedstawicieli organizacji biznesowych z Chin i krajów ASEAN,

c) przedstawicieli administracji publicznej i agend rządowych z Chin i krajów ASEAN,

d) obecnych na targach przedstawicieli polskiej administracji

e) wszystkich zainteresowanych polskich przedsiębiorców.

4.4.2 Przygotowania programu tematycznego konferencji. Program tematyczny zostanie przedstawiony do akceptacji Zamawiającemu w ciągu 45 dni od podpisania umowy. Zamawiający ma 10 dni na akceptację bądź zgłoszenie uwag, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić.

4.4.3 Uwzględnienia w programie konferencji, iż otwarcia konferencji dokona obecny na targach przewodniczący polskiej delegacji rządowej, a także uwzględnienia w gronie mówców – w porozumieniu z Zamawiającym – ew. innych polskich uczestników targów wysokiego szczebla rządowego i samorządowego, a także przedstawicieli kraju-gospodarza targów.

4.4.4 Rekrutacji do udziału w konferencji minimum 4 prelegentów. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu cv prelegentów najpóźniej do 1 sierpnia 2019 r. i uzyskania jego akceptacji. Prelegenci powinni:

a) posługiwać się językiem angielskim w stopniu umożliwiającym sprawną komunikację,

b) przygotować prezentację multimedialną poświęconą promocji potencjału gospodarczego Polski i/lub jej regionów, która za pośrednictwem Wykonawcy zostanie przekazana do akceptacji Zamawiającemu na 10 dni przed konferencją.

4.4.5 Opracowania i druku materiałów informacyjnych w języku angielskim (program, i informacja o Zamawiającym, max. 3 strony – włożone w teczkę konferencyjną papierową w formacie A4 z gumką i nadrukiem uzgodnionym z Zamawiającym) na konferencję dla wszystkich uczestników, których dystrybucja zapewniona zostanie przed konferencją. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt materiałów do akceptacji na min. 10 dni przed konferencją.

4.4.6 Zapewnienia obsługi konferencji obejmującej x.xx. promocję wydarzenia (w tym dystrybucję zaproszeń); rejestrację uczestników, dystrybucję materiałów informacyjnych, udzielanie uczestnikom konferencji wszelkich informacji nt. konferencji

4.4.7 Zapewnienia poczęstunku dla uczestników konferencji (w tym obsługi kelnerskiej) w ilości odpowiedniej dla liczby gości, w postaci:

• kawa (parzona z ekspresu);

• herbata,

• cukier w jednorazowych opakowaniach,

• śmietanka do kawy,

• soki (100%, minimum trzy rodzaje),

• woda mineralna (niegazowana i gazowana),

• zimne i ciepłe przekąski typu finger food (min. dziesięć rodzajów; przynajmniej cztery wegetariańskie),

• ciasta i desery (min. 3 rodzaje).

Wszystkie produkty wykorzystywane na potrzeby realizacji usługi cateringowej powinny być świeże i wysokiej jakości.

Załączniki:

1. Dodatkowe informacje nt. warunków technicznych zabudowy na terenie Nanning International Convention & Exhibition Center.