UMOWA GRANTOWA NR [numer Wniosku]
UMOWA GRANTOWA NR [numer Wniosku]
zawarta w Warszawie, w dniu XXX pomiędzy:
Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx (FRDL) z siedzibą: xx. Xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000052000 posiadającą XXX 0000000000, zwaną dalej „Operatorem”, reprezentowaną przez Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, dyrektorkę Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny oraz [do wpisania] XXXXX, xxxxxxxxxxxxx, działających na podstawie pełnomocnictwa Zarządu FRDL,
a organizacją: XXX
z siedzibą: XXX
wpisaną
[DO WYBORU]
-
do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i
zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej
Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem XXX
- do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem XXX,
- do Krajowego Rejestru Kół Gospodyń Wiejskich Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa pod numerem XXX
- do ewidencji stowarzyszeń zwykłych, prowadzonej przez XXX, posiadającą REGON XXX, NIP XXX, zwaną dalej „Grantobiorcą”, reprezentowaną przez:
Imię, nazwisko, funkcja
Imię, nazwisko, funkcja
Operator i Grantobiorca łącznie zwani są dalej „Stronami”, indywidualnie zaś „Stroną”.
Artykuł 1: DEFINICJE
Na potrzeby niniejszej umowy, Strony ustalają znaczenie następujących pojęć:
1.1. Program – program grantowy „Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny” finansowany przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 [Programme Active Citizens Fund - Regional under the European Economic Area (EEA) Financial Mechanism 2014-2021 and the Norwegian Financial Mechanism 2014-2021], prowadzony przez konsorcjum w składzie: Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx (lider konsorcjum), Fundacja Edukacja dla Demokracji i Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego, na podstawie Porozumienia w sprawie Realizacji Programu (zwanego dalej „Porozumieniem”) zawartego w dniu 1 września 2020 r. między Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx a Biurem Mechanizmów Finansowych z siedzibą w Brukseli (zwanym dalej „BMF”).
1.2. Operator - konsorcjum w składzie: Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx (lider), Fundacja Edukacja dla Demokracji, Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego.
1.3. Generator - elektroniczny system naboru wniosków i zarządzania projektami udostępniony przez Operatora i stanowiący narzędzie informatyczne służące do składania wniosków i ich oceny, zgłaszania i zatwierdzania modyfikacji wniosku oraz do składania i weryfikowania sprawozdań.
1.4. Umowa/ Umowa Grantowa – niniejsza umowa regulująca wzajemne zobowiązania Stron związane z przekazaniem przez Operatora i wykorzystaniem przez Grantobiorcę grantu przyznanego w ramach Programu.
1.5. Wniosek – dokument złożony przez Grantobiorcę, zarejestrowany w Generatorze pod numerem XXX, stanowiący Załącznik nr 1 do Umowy,
1.6 Strategia/plan rozwoju organizacji – wieloletni plan działań Grantobiorcy, prezentujący główne cele jego działania, metody ich osiągnięcia i sposoby weryfikacji, czy i na ile zamierzone produkty i rezultaty zostały osiągnięte;
1.7. Xxxxx – bezzwrotne wsparcie finansowe, przeznaczone na pokrycie maksymalnie 100% całkowitych kosztów kwalifikowanych związanych z realizacją strategii/planu rozwoju organizacji.
1.8. Grantobiorca - podmiot, który otrzymał Xxxxx i z którym podpisano Umowę na jego realizację.
1.9. Weksel - papier wartościowy zawierający zobowiązanie Grantobiorcy do zapłacenia wskazanej kwoty pieniężnej Operatorowi stanowiący zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy i wydatkowania otrzymanego Grantu.
1.10 Dzień roboczy – każdy dzień od poniedziałku do piątku, poza dniami ustawowo wolnymi od pracy.
1.11. Podręcznik – „Podręcznik dla Wnioskodawców i Grantobiorców Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny. Konkurs na „granty instytucjonalne” określający zasady składania i oceny wniosków w konkursach grantowych prowadzonych w ramach Programu oraz realizacji
i rozliczania projektów dofinansowanych ze środków dotacji przyznawanych w Programie,
zamieszczony na stronie xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx.xxx.xx/
1.12. Polityka ochrony dzieci – wewnętrzny dokument organizacji, dostosowany do zakresu jej działalności statutowej, uwzględniający zasady bezpiecznej rekrutacji pracowników i wolontariuszy, zasady interwencji w przypadku podejrzenia krzywdzenia dziecka oraz inne, adekwatne dla działalności organizacji postanowienia
1.13. Bezpieczna rekrutacja personelu do pracy z dziećmi – rekrutacja pracowników, współpracowników, wolontariuszy prowadzona zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, obejmująca obowiązkową weryfikację niekaralności zatrudnianych osób za przestępstwa popełnione przeciwko dzieciom.
Artykuł 2: PRZEDMIOT UMOWY
2.1. Operator, działając w imieniu BMF na podstawie Porozumienia, zobowiązuje się przekazać Grantobiorcy, na warunkach opisanych w Umowie, Xxxxx w wysokości nieprzekraczającej XXX EUR (słownie: ..................... 00/100 EUR), przeznaczony na realizację strategii/planu rozwoju organizacji przedstawionego we Wniosku, a Grantobiorca zobowiązuje się do wykorzystania Xxxxxx zgodnie z warunkami opisanymi w Umowie i w Podręczniku.
2.2 Xxxxx przekazany zostanie ze środków zgromadzonych na rachunku BMF, prowadzonym w banku ING Belgium, pozostającym do dyspozycji Grantodawcy.
2.3. Grantobiorca zobowiązuje się do wykorzystania Xxxxxx w okresie od XXX do XXX.
Artykuł 3. OŚWIADCZENIA i ZOBOWIĄZANIA GRANTOBIORCY
3.1. Grantobiorca oświadcza,
że działa w interesie publicznym, przestrzega praw człowieka,
prawa powszechnie obowiązującego i kieruje się w swoich
działaniach wartościami demokratycznymi,
w szczególności
uniwersalnymi wartościami poszanowania godności ludzkiej, wolności,
demokracji, równości, rządów prawa i ochrony praw człowieka, w
tym praw osób należących do mniejszości.
3.2 Grantobiorca oświadcza,
że wszystkie informacje przedstawione przez niego we Wniosku oraz w
dokumentach dostarczonych Operatorowi przed podpisaniem Umowy oraz w
trakcie jej trwania są prawdziwe i aktualne oraz że nie zataił
jakichkolwiek informacji mogących mieć wpływ na zawarcie
i
realizację Umowy.
3.3. Grantobiorca zobowiązuje się do poinformowania Operatora w formie dokumentowej (oraz pisemnej na odrębny wniosek Operatora) w terminie 14 dni roboczych o wszelkich istotnych zmianach dotyczących jego sytuacji prawnej lub finansowej (w tym o wszczęciu postępowania o upadłości, likwidacji itp. lub o zmianie statusu jako płatnika podatku VAT itp.), a także o wszelkich nieprawidłowościach przy wykorzystaniu Grantu (a także podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości) lub o podjęciu decyzji o zaprzestaniu realizacji Strategii/planu rozwoju instytucjonalnego. W szczególności za nieprawidłowość przyjmuje się jakąkolwiek niezgodność z Umową, zasadami Programu określonymi w Podręczniku lub z powszechnie obowiązującym prawem. Poinformowanie w formie dokumentowej oznacza złożenie oświadczenia w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem może być dowolny nośnik informacji umożliwiający Operatorowi zapoznanie się z treścią oświadczenia, w szczególności wiadomość e-mailowa lub skan oświadczenia podpisane przez osobę składającą oświadczenie, uprawnioną do reprezentacji Grantobiorcy.
3.4. Grantobiorca oświadcza, że zapoznał się z Podręcznikiem i zobowiązuje się przestrzegać zasad Programu określonych w Podręczniku. Strony zgodnie postanawiają, że zmiany zasad Programu określone w Podręczniku, nie wymagają zmiany Umowy i będą wiążące dla Grantobiorcy od chwili powiadomienia Grantobiorcy o wprowadzeniu danej zmiany w Podręczniku.
3.5. Grantobiorca odpowiada za działania lub zaniechania osób trzecich, z pomocą których realizuje Umowę, jak za działania i zaniechania własne.
3.6. Grantobiorca zobowiązuje się do złożenia weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, stanowiącego zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy, co jest warunkiem dokonania wypłaty Grantu. Zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy ustanawiane jest na okres na jaki został przyznany Grant do zakończenia realizacji Programu rozumianego jako przyjęcie przez BMF końcowego sprawozdania od Operatora. Strony ustalają, że Grantobiorca wskaże w wekslu Operatora jako remitenta weksla. Weksel zostanie zwrócony Grantobiorcy po zatwierdzeniu sprawozdania końcowego w sposób ustalony przez Strony. Niezłożenie weksla w terminie ustalonym przez Operatora zwalnia Operatora z zobowiązań wynikających z Umowy. Weksel zostanie zwrócony Grantobiorcy najpóźniej w ciągu miesiąca po zakończeniu realizacji Programu w sposób ustalony przez Strony w deklaracji wekslowej (wzór weksla znajduje się na stronie internetowej Programu).
3.7. Grantobiorca zobowiązuje się do przekazania osobom, których dane osobowe są udostępnione w ramach realizacji Umowy, informacji zawartych w pkt. 9.2 lit a)-h). Grantobiorca zobowiązuje się udokumentować spełnienie tego obowiązku na każde żądanie Operatora lub Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
3.8. Wersję papierową Umowy wraz ze wszystkimi załącznikami Grantobiorca jest zobowiązany przechowywać nie krócej niż trzy lata od zakończenia Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny, rozumianego jako przyjęcie przez BMF końcowego sprawozdania od Operatora. O dacie przyjęcia tego sprawozdania Operator poinformuje Grantobiorcę mailowo, co ze względu na termin realizacji Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny nastąpi najwcześniej w 2025 roku.
3.9 Grantobiorca, który w ramach działalności statutowej pracuje z dziećmi i/lub rodzinami, a także niepełnoletnimi wolontariuszami zobowiązuje się w terminie 3 miesięcy od dnia podpisania Umowy do wdrożenia w swojej organizacji polityki ochrony dzieci. W przypadku wystąpienia zmiany zakresu działalności statutowej Grantobiorcy lub zmian w realizacji Planu działań/strategii na etapie jego realizacji, skutkujących powstaniem sytuacji, że Xxxxxxxxxxxx, który wcześniej nie był zobligowany do posiadania polityki ochrony dzieci po podpisaniu umowy stanie się podmiotem zobowiązanym do jej posiadania zgodnie z niniejszym punktem, wówczas termin do wdrożenia polityki ochrony dzieci dla tego Grantobiorcy biegnie od dnia zajścia zmiany skutkującej powstaniem tego obowiązku.
Artykuł 4. PŁATNOŚCI GRANTU
4.1. Operator dokonuje płatności w ramach Umowy okresowo w następujących transzach:
płatność początkowa w wysokości XXX EUR – płatna w terminie 15 dni roboczych od dnia złożenia ostatniego podpisu na Umowie, pod warunkiem otrzymania przez Operatora prawidłowo wystawionego weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, zgodnie z pkt. 3.6 Umowy;
płatność okresowa w wysokości XXX EUR – płatna w terminie 15 dni roboczych od zatwierdzenia pierwszego sprawozdania okresowego;
płatność końcowa w wysokości do XXX EUR – płatna w terminie 15 dni roboczych od zatwierdzenia sprawozdania końcowego.
4.2. Płatności będą dokonywane na wskazany rachunek bankowy Grantobiorcy, prowadzony w banku XXX o numerze IBAN XX XXXXXXXXXXXXXX (SWIFT XXXX). Za dzień wypłaty środków Xxxxxx uznaje się dzień obciążenia rachunku, z którego dokonywana jest wypłata Grantu.
4.3. W przypadku zmiany numeru
rachunku bankowego [OPCJONALNIE subkonta bankowego],
o którym
mowa w pkt 4.2 powyżej, Grantobiorca zobowiązany jest niezwłocznie
poinformować o zmianie Operatora w formie pisemnej oraz podać nowy
numer konta/subkonta.
4.4 W uzasadnionych
przypadkach Operator może zwiększyć liczbę płatności i
zmniejszyć wysokość płatności poszczególnych transz Grantu.
Zmiana taka wymaga zawarcia aneksu do Umowy
z zachowaniem formy
pisemnej.
4.5. Operator jest uprawniony do wstrzymania płatności w przypadku, gdy:
prowadzony przez Operatora monitoring lub kontrola wskazują na nieprawidłowości w treści przedłożonych dokumentów lub w wykorzystaniu Grantu
Operator otrzymał informacje o nieprawidłowościach lub uzasadnionym podejrzeniu oszustwa dotyczącego wykorzystania Grantu,
Grantobiorca nie złożył sprawozdania okresowego i/bądź końcowego w wyznaczonym terminie i nie poinformował Operatora o zmianie terminu zgodnie z pkt. 6.2 Umowy,
Zawarte w sprawozdaniu informacje nie pozwalają ocenić postępu w realizacji Strategii/planu rozwoju organizacji, zgodnie z przedstawioną dokumentacją (strategia/planu rozwoju organizacji, tabela rezultatów wraz z harmonogramem osiągania wskaźników i ramowym budżetem).
4.6. Operator może także zawiesić płatności, w przypadku, gdy BMF nie przekaże środków przeznaczonych na finansowanie Programu, o czym Operator niezwłocznie poinformuje Grantobiorcę drogą mailową. W takiej sytuacji Strony Umowy zobowiązują się niezwłocznie ustalić zasady dalszej współpracy lub zakończyć działania w ramach Umowy.
Artykuł 5. SPRAWOZDANIA
5.1.Grantobiorca zobowiązany do sporządzenia i złożenia merytorycznego i finansowego sprawozdania okresowego do dnia XXX.
5.2 Sprawozdania okresowe należy złożyć w wersji elektronicznej w Generatorze udostępnionym przez Operatora na stronie xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx.xxx.xx/.
5.3 Grantobiorca zobowiązany jest do złożenia merytorycznego i finansowego sprawozdania końcowego w terminie do 30 dni kalendarzowych od końcowej daty wykorzystania Grantu określonej w pkt. 2.3.
5.4. Zmiana terminu złożenia sprawozdania końcowego możliwa jest jedynie w przypadku wyrażenia zgody przez Operatora na przedłużenie okresu wykorzystania Grantu oraz podpisania aneksu do Umowy, zgodnie z pkt. 6.4. Ewentualne przedłużenie okresu wykorzystania Xxxxxx nie może wykraczać poza dzień 30.04.2024, który jest końcową datą realizacji dofinansowanych działań.
5.5. Sprawozdania końcowe należy złożyć w Generatorze udostępnionym przez Operatora na stronie xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx.xxx.xx/. Następnie, zatwierdzone przez Operatora sprawozdania należy wydrukować, podpisać przez osoby upoważnione do reprezentacji Grantobiorcy i dostarczyć Operatorowi za pomocą poczty tradycyjnej.
5.6. Weryfikacja sprawozdań następuje w ciągu 30 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania w Generatorze.
5.7. Operator zastrzega sobie prawo wezwania Grantobiorcy do poprawienia błędów, dostarczenia dodatkowych informacji lub dokumentów w trakcie weryfikacji sprawozdań. W takiej sytuacji termin weryfikacji zostaje przedłużony o 30 dni roboczych, licząc od dnia otrzymania wymaganych informacji lub dokumentów.
5.8. Grantobiorca zobowiązany jest do naprawienia błędów, dostarczenia dodatkowych informacji lub dokumentów w ciągu 10 dni roboczych (lub 5 dni roboczych – przy kolejnych wezwaniach) od daty otrzymania wezwania, rozumianego jako dzień, w którym Operator wysłał wezwanie drogą elektroniczną.
5.9. W razie braku odpowiedzi ze strony Grantobiorcy, lub powtarzających się błędów/braków w dokumentacji, Operator maksymalnie trzy razy wezwie Grantobiorcę do poprawienia błędów, dostarczenia dodatkowych informacji lub dokumentów w trakcie weryfikacji jednego sprawozdania. Dalszy brak odpowiedzi może skutkować żądaniem zwrotu całości lub części Grantu, stosownie do postanowień art. 11 oraz 12 i rozwiązaniem Umowy.
5.10. Ostateczna akceptacja sprawozdań następuje w ciągu 20 dni roboczych od zakończenia procesu weryfikacji.
Artykuł 6. MODYFIKACJE WNIOSKU
6.1. W trakcie realizacji Umowy Grantobiorca może zgłosić Operatorowi wniosek dotyczący wprowadzenia modyfikacji w przedstawionych we Wniosku działaniach (wprowadzenie nowego działania i/lub rezygnacja z działania wcześniej zaplanowanego), harmonogramie i budżecie, pod warunkiem, że są one uzasadnione i nie powodują:
zmiany zasadniczego zakresu Strategii/planu rozwoju organizacji
zasadniczej zmiany spodziewanych rezultatów,
przedłużenia terminu zakończenia realizacji działań po 30 kwietnia 2024 roku,
zwiększenia kwoty przyznanej w ramach Grantu określonej w pkt. 2.1.
6.2. Grantobiorca zobowiązany jest zgłosić Operatorowi planowane modyfikacje wraz z ich uzasadnieniem nie później niż 40 dni kalendarzowych przed planowaną zmianą i nie później niż 60 dni kalendarzowych przed datą zakończenia Umowy. Zmiany należy zgłosić za pośrednictwem Generatora lub w innej ustalonej z Operatorem formie dokumentowej. Zgłoszenie zostanie rozpatrzone przez Operatora w ciągu 10 dni roboczych od daty otrzymania, a informacja o ich zatwierdzeniu lub odmowie zatwierdzenia zostanie przekazana tą samą drogą co wniosek o modyfikację.
6.3. Z zastrzeżeniem warunków opisanych w pkt. 6.1 następujące zmiany wymagają sporządzenia aneksu do Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności:
zmiana końcowej daty realizacji Strategii/planu rozwoju organizacji, wskazanej w pkt.2.3,
zmiana wysokości i liczby wypłacanych rat Grantu wskazanych w pkt.4.1.
Artykuł 7: WYKORZYSTANIE GRANTU
7.1 Grantobiorca zobowiązany jest do dochowania należytej staranności w zarządzaniu finansami organizacji, dbania o płynność finansową i czasowe regulowanie zobowiązań wynikających z przepisów podatkowych i ubezpieczeń społecznych.
7.2. Grantobiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Umowy zgodnie z przepisami prawa o rachunkowości, jednak nie krócej niż trzy lata od zakończenia Programu rozumianego jako przyjęcie przez BMF końcowego sprawozdania od Operatora. O dacie przyjęcia tego sprawozdania Operator poinformuje Grantobiorcę mailowo, co ze względu na termin realizacji Programu nastąpi najwcześniej w 2025 roku.
Artykuł 8: INFORMACJA I PROMOCJA
Grantobiorca jest zobowiązany do:
8.1. informowania o otrzymanym Grancie na stronie organizacji (na podstronie dotyczącej Grantu);
8.2. zorganizowania co najmniej dwóch wydarzeń informujących o postępach, osiągnięciach i rezultatach działań Grantobiorcy; podczas wydarzeń musi zostać przekazana w sposób wyraźny i widoczny informacja o otrzymanym Grancie;
8.3. informowania o xxxxxxxxxx Xxxxxxx:
a) poprzez zamieszczanie na finansowanych z Grantu materiałach (w przypadkach wskazanych w Podręczniku) anglojęzycznego logotypu Programu z napisem Iceland, Liechtenstein, Norway. Active Citizens Fund, a także następującej informacji o finansowaniu: Działania organizacji w latach 2022-24 dofinansowane z Funduszy Norweskich w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny;
b) poprzez wyraźne informowanie o przyznanym Xxxxxxx podczas wydarzeń finansowanych z Grantu;
c) poprzez oznaczanie zakupionych z Grantu środków trwałych anglojęzycznym logotypem i informacją: Sfinansowano z Funduszy Norweskich w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny;
d) poprzez umieszczanie tablic informacyjnych i pamiątkowych (w przypadkach wskazanych w Podręczniku);
8.4. zapewnienia dostępności i równego traktowania podczas działań prowadzonych w związku z realizacją Strategii/planu rozwoju organizacji;
8.5. działania zgodnie z aktualnymi wytycznymi zawartymi w Podręczniku dla Wnioskodawców i Grantobiorców Programu oraz w Podręczniku komunikacji i identyfikacji wizualnej – Fundusze Norweskie i EOG 2014-2021 (ang. Communication and Design Manual EEA and Norway Grants 2014-2021).
Artykuł 9: OCHRONA I PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
9.1. Grantobiorca zapewnia, że należycie chroni dane osobowe, a w szczególności dane dzieci i dane wrażliwe. W szczególności Grantobiorca zapewnia, że stosuje zasady ochrony danych osobowych wynikające z RODO.
9.2. Zgodnie z art. 13 i 14 RODO Xxxxxxxxxxxx zostaje poinformowany, że:
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. J. Regulskiego z siedzibą w Warszawie (ul. Żurawia 43) prowadzi w konsorcjum z Fundacją Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego z siedzibą w Warszawie (Kopernika 17) i Fundacją Edukacja dla Demokracji z siedzibą w Warszawie (ul. Nowolipie 9/11) Program Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny opisany w art. 1 pkt 1 Umowy;
organizacje wymienione w pkt. a) powyżej są współadministratorami (dalej Współadministratorami) w stosunku do następujących kategorii danych osobowych: imię, nazwisko, dane kontaktowe w postaci e-mail, numer telefonu, wizerunek, zawartych we wniosku lub podanych w toku rozpatrywania przyznania Grantu oraz realizacji strategii/planu rozwoju organizacji ze środków Programu:
(i) osób uprawnionych do reprezentowania Grantobiorcy,
(ii) osób upoważnionych przez Grantobiorcę do składania oświadczeń wiedzy i woli,
(iii) innych osób występujących po stronie Grantobiorcy, których dane zostały przekazane Współadministratorom w celu wykonania Umowy,
W sprawach ochrony danych osobowych każda ze Stron oraz osób, których dane są przetwarzane, mogą kontaktować się pod następującymi adresami:
Współadministratorzy: xxxx.xxxx@xxxx.xxx.xx;
Grantobiorca: XXX
Współadministratorzy przekazują sobie nawzajem dane osobowe osób uprawnionych do reprezentowania, składania oświadczeń woli i wiedzy oraz innych osób, których dane są niezbędne do wykonania Umowy. Przetwarzają podane dane osobowe osób, o których mowa w pkt. b) w celu realizacji Programu, w tym w szczególności w celach: kontaktowym, sprawozdawczym, promocyjnym, upublicznienia danych zgodnie z Umową i w celu archiwizacyjnym (tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów, którym jest umożliwienie realizacji Programu oraz jego promocji, czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) oraz w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Współadministratorach (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty zewnętrzne współpracujące
ze Współadministratorami, w tym podmioty realizujące Program, Biuro Mechanizmów Finansowych w Brukseli zarządzające programami z Funduszy EOG i Funduszy Norweskich, przedstawiciele Państw-Darczyńców oraz podmioty, które świadczą usługi wsparcia informatycznego, prawnego, księgowego oraz audytu i ewaluacji Programu;.dane osobowe będą przechowywane przez Współadministratorów w celu realizacji Programu i Umowy przez okres jej obowiązywania, a po jej zakończeniu przez okres trzech lat od zakończenia Programu, rozumianego jako przyjęcie przez Xxxxx Xxxxxxxxxx Finansowego w Brukseli końcowego sprawozdania z realizacji Programu;
każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane, w zakresie wynikającym z przepisów prawa, przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich usunięcia, sprostowania, ograniczenia przetwarzania lub przeniesienia do innego administratora, prawo złożenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx) na ich niewłaściwe przetwarzanie;
każdy ze Współadministratorów dokłada należytej staranności, by zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych. Współadministratorzy zawarli porozumienie, na mocy którego określili zakres swojej odpowiedzialności w stosunku do obowiązków wynikających z RODO. Zasadniczo, każdy Współadministrator wykonuje obowiązki wynikające z RODO w zakresie danego obszaru Programu, za który jest odpowiedzialny na podstawie umowy z pozostałymi Współadministratorami. Tym samym, w stosunku do danych osobowych zawartych w Umowie, podmiotem odpowiedzialnym jest Operator. Niezależnie od powyższych uzgodnień, osoby, których dane dotyczą, mogą wykonywać prawa wynikające z RODO wobec każdego ze Współadministratorów.
9.3. Grantobiorca zobowiązuje się do przekazania informacji zawartych w pkt. 9.2 lit a)-h) niniejszego artykułu ww. osobom, których dane zostały udostępnione Współadministratorom w celu wykonania Umowy. Grantobiorca musi być w stanie wykazać spełnienie tego obowiązku na każde żądanie Operatora.
9.4. Zgodnie z art. 13 i 14 RODO Operator informuje, że:
jest administratorem danych osobowych (imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu) osób uprawnionych do reprezentowania Operatora, osób upoważnionych przez Operatora do składania oświadczeń wiedzy i woli (zgodnie z pkt. 14.13 Umowy) oraz pracowników i współpracowników Operatora, których dane zostały ujawnione Grantobiorcy i w celu realizacji Umowy;
przetwarza podane dane osobowe osób, o których mowa w pkt a) w związku z realizacją Umowy, w tym w szczególności w celach: kontaktowym, sprawozdawczym, promocyjnym i archiwizacyjnym, tj. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych (art. 6 ust. 1 lit f) RODO) oraz w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
dane osobowe będą przechowywane w celu realizacji Umowy przez okres jej obowiązywania, a po jej zakończeniu przez okres trzech lat od zakończenia Programu, rozumianego jako przyjęcie przez Biuro Mechanizmu Finansowego w Brukseli końcowego sprawozdania z realizacji Programu;
każdej osobie, której dane są przetwarzane, w zakresie wynikającym z przepisów prawa, przysługuje prawo dostępu do swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx) na ich niewłaściwe przetwarzanie. W przypadku składania żądań lub wątpliwości związanych z przetwarzaniem danych osobowych każda osoba może skontaktować się z administratorami danych pod adresami wymienionymi w punkcie 9.1.c).
9.5. Operator zobowiązuje się do przekazania informacji zawartych w pkt 9.4 lit. a)-d) niniejszego artykułu osobom reprezentującym Operatora oraz innym pracownikom i współpracownikom Operatora, których dane zostały udostępnione Grantobiorcy w celu wykonania Umowy.
Artykuł 10: MONITORING, KONTROLA, EWALUACJA I AUDYT
10.1. Operator zastrzega sobie prawo do monitorowania, kontroli, ewaluacji i audytu realizacji zaplanowanych w ramach Strategii/planu rozwoju organizacji działań i osiągania zaplanowanych rezultatów, a także prawidłowości i efektywności wykorzystania Grantu, prawidłowości dokumentowania prowadzonych działań i ponoszonych kosztów, realizacji zobowiązań przyjętych Umową, a także przestrzegania przez Grantobiorcę prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych oraz bezpiecznej rekrutacji personelu do pracy z dziećmi i nieletnimi, realizacji zobowiązań przyjętych Umową.
10.2. Po zakończeniu wydatkowania Xxxxxx, Xxxxxxxxxxxx zobowiązuje się do przedstawienia raportu z badania rocznego sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2023 wraz z opinią biegłego rewidenta.
10.3 Grantobiorca zobowiązuje się poddać monitoringowi, kontroli i audytowi prowadzonym przez Operatora, BMF, Komitet Audytorów EFTA, Biuro Audytora Generalnego Norwegii lub osoby upoważnione do działania w ich imieniu, oraz umożliwić pełny i niezakłócony dostęp do wszelkich informacji, dokumentów, miejsc i obiektów, związanych z realizacją Umowy.
10.4. Monitoring, kontrola i audyt mogą być prowadzone w siedzibie Grantobiorcy lub w miejscu realizacji działań przez Grantobiorcę oraz drogą pocztową, elektroniczną lub telefonicznie w okresie od dnia wejścia w życie Umowy do trzech lat po zakończeniu Programu, rozumianego jako przyjęcie przez BMF końcowego sprawozdania od Operatora.
10.5. Operator zastrzega sobie
prawo do przeprowadzenia ewaluacji działań zawartych
w
Strategii/planie rozwoju organizacji w okresie realizacji Programu,
a Grantobiorca zobowiązuje się do aktywnej współpracy z
Operatorem.
10.6 Grantobiorca zawiadamiany jest drogą mailową o planowanym monitoringu, kontroli lub audycie na 14 dni przed ich przeprowadzeniem.
10.7 W uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy zachodzi podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości, monitoring, kontrola lub audyt mogą zostać przeprowadzone doraźnie, bez uprzedniego zawiadomienia, o którym mowa w pkt. 10.6.
10.8 Operator uprawniony jest do sprawdzenia wykonania rekomendacji określonych w raporcie z przeprowadzonego monitoringu, audytu lub kontroli.
Artykuł 11: ZAKOŃCZENIE UMOWY PRZED CZASEM
11.1. Operator może wypowiedzieć Umowę przed czasem/ zakończeniem realizacji Strategii/planu rozwoju organizacji, ze skutkiem natychmiastowym, w szczególności w następujących sytuacjach:
Grantobiorca, mimo wezwań Operatora, nie przedstawia sprawozdań z realizacji Xxxxxx
w przyjętych w Umowie terminach,Grantobiorca odmówił poddania się monitoringowi, kontroli lub audytowi Operatora lub uprawnionych instytucji lub odmówił wdrożenia rekomendacji, o których mowa w pkt. 10.8;
na etapie ubiegania się lub udzielania dofinansowania nie ujawnił dokumentów, oświadczeń lub informacji mających znaczenie dla udzielenia Grantu lub przedstawił dokumenty, oświadczenia, informacje poświadczające nieprawdę, nierzetelne nieprawdziwe, podrobione, przerobione, niepełne lub budzące uzasadnione wątpliwości co do ich prawdziwości i rzetelności,
w trakcie realizacji Umowy Xxxxxxxxxxxx nie ujawnił dokumentów, oświadczeń lub informacji mających znaczenie dla udzielenia Grantu lub realizacji Umowy lub przedstawił dokumenty, oświadczenia, informacje poświadczające nieprawdę, nierzetelne nieprawdziwe, podrobione, przerobione, niepełne lub budzące uzasadnione wątpliwości co do ich prawdziwości i rzetelności,
Grantobiorca w swoich działaniach narusza powszechnie obowiązujące prawo, uniwersalne wartości poszanowania godności ludzkiej, wolności, demokracji, równości, rządów prawa i ochrony praw człowieka, w tym praw osób należących do mniejszości,zawartych w pkt. 3.1 Umowy,
Xxxxxxxxxxxx dopuścił się nieprawidłowości oraz nie usunął ich skutków,
Grantobiorca w ustalonym przez Operatora terminie nie doprowadzi do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w realizacji Grantu, w szczególności w wydatkowaniu środków z Grantu,
wystąpią inne okoliczności, które powodują, że dalsze wykonywania Umowy jest niemożliwe lub niecelowe.
11.2. Operator może
wypowiedzieć Umowę przed czasem,
z zachowaniem miesięcznego
terminu wypowiedzenia, w następujących sytuacjach:
Grantobiorca nie realizuje działań zaplanowanych w ramach Strategii/planu rozwoju organizacji lub zaplanowane działania znacząco odbiegają od ustalonego harmonogramu lub Wniosku, o czym Grantobiorca nie poinformował Operatora w przewidzianych w pkt. 6.2 terminach,
Grantobiorca nie wniesie zabezpieczenia, o którym mowa w pkt. 3.6,
Xxxxxxxxxxxx nie wdrożył w terminie polityki ochrony dzieci,
Grantobiorca nie prowadzi bezpiecznej rekrutacji pracowników oraz nie chroni danych osobowych beneficjentów w szczególności danych osobowych dzieci oraz danych osobowych wrażliwych.
11.3. Strony dopuszczają ponadto możliwość zakończenia Umowy przed czasem za porozumieniem Stron.
11.4. Wypowiedzenie Umowy przed czasem może skutkować obowiązkiem zwrotu całości lub części Grantu ( w tym niewykorzystanej części) w sposób i wysokości wskazanej w art. 12 poniżej.
Artykuł 12: ZWROT CAŁOŚCI LUB CZĘŚCI GRANTU
12.1. Operator może zażądać zwrotu całości lub części Grantu, w szczególności w następujących sytuacjach:
Strategia/planu rozwoju organizacji przedstawiona we Wniosku nie jest wdrażana w zgodzie z zasadami ustalonymi w Umowie lub informacje dostarczone przez Grantobiorcę wskazują, że nie osiąga zakładanych rezultatów,
Grantobiorca, mimo wezwań Operatora, nie przedstawia sprawozdań w przyjętych w Umowie terminach lub nie poprawił błędów lub nie dostarczył wiarygodnych informacji lub dokumentów w trakcie weryfikacji sprawozdania okresowego lub końcowego,
Grantobiorca odmówił poddania się monitoringowi, kontroli lub audytowi Operatora lub uprawnionych instytucji lub utrudnia pełny i niezakłócony dostęp do wszelkich informacji, dokumentów, miejsc i obiektów związanych z wykorzystaniem Grantu podmiotom uprawnionym do prowadzenia takiego monitoringu lub kontroli;
na etapie ubiegania się lub udzielania dofinansowania lub w trakcie realizacji Umowy Grantobiorca nie ujawnił dokumentów, oświadczeń lub informacji mających znaczenie dla udzielenia Grantu lub przedstawił dokumenty, oświadczenia, informacje poświadczające nieprawdę, nierzetelne nieprawdziwe, podrobione, przerobione, niepełne lub budzące uzasadnione wątpliwości co do ich prawdziwości i rzetelności;
Grantobiorca w swoich działaniach narusza powszechnie obowiązujące prawo, uniwersalne wartości poszanowania godności ludzkiej, wolności, demokracji, równości, rządów prawa i ochrony praw człowieka, w tym praw osób należących do mniejszości,
wobec Grantobiorcy został złożony wniosek o ogłoszenie upadłości lub Grantobiorca pozostaje
w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu, lub zawiesił swoją działalność lub dla Grantobiorcy ustanowiono kuratora lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze,wystąpią inne okoliczności, które powodują, że dalsze wykonywania Umowy jest niemożliwe lub niecelowe,
Operator nie zatwierdził złożonego przez Grantobiorcę sprawozdania okresowego lub końcowego w całości lub części,’Grantobiorca w ustalonym przez Operatora terminie nie doprowadził do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w szczególności w wydatkowaniu środków Grantu.
12.2. Grantobiorca zobowiązany jest zwrócić całość lub część Grantu w wysokości określonej przez Operatora w pisemnym wezwaniu, w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania wezwania. Zwrot nastąpi przelewem na wskazany przez Operatora rachunek bankowy. Zwrócone środki zostaną zwrócone BMF lub wykorzystane w celu realizacji Programu, zgodnie z odrębnymi ustaleniami pomiędzy Operatorem a BMF.
12.5. Jeżeli Xxxxxxxxxxxx nie
dokona zwrotu
środków w żądanej
przez Operatora wysokości
i
w wyznaczonym
terminie, Operator będzie uprawniony do dochodzenia zapłaty kwoty
wskazanej
w wezwaniu, o którym mowa powyżej, we własnym
imieniu i na swoją rzecz, w tym podejmie czynności zmierzające do
odzyskania należnej kwoty z wykorzystaniem dostępnych środków
prawnych, w szczególności zabezpieczenia, o którym mowa w pkt.
3.6.
Artykuł 13: POZOSTAŁE POSTANOWIENIA
13.1. Grantobiorca wyraża zgodę na przetwarzanie i udostępnianie przez Operatora w celach związanych z upublicznieniem informacji na temat konkursów dotacyjnych organizowanych w ramach Programu oraz działań realizowanych z przyznanych w Programie Grantu: wyników konkursu, streszczenia Wniosku i publikacji jego fragmentów, informacji o miejscu realizacji działań, na które przyznany został Xxxxx, streszczenia rezultatów prowadzonych działań oraz raportów z ich realizacji i wykorzystania Grantu, wyników audytów.
13.2. Grantobiorca wyraża zgodę na publiczne udostępnienie przez Operatora informacji o ewentualnym rozwiązaniu Umowy lub o zwrocie Grantu.
13.3. Grantobiorca wyraża zgodę na publikację przez Operatora swoich oznaczeń graficznych, w szczególności logo i innych elementów identyfikacji wizualnej.
13.4. Operator oświadcza, że dokumentacja i informacje, określone w pkt 1-2 powyżej, będą podlegać udostępnieniu w zakresie wykraczającym poza cele upublicznienia jedynie w przypadku nałożenia na Operatora obowiązku ich upublicznienia przez uprawniony organ władzy państwowej. 13.5. Zarówno Operator, jak i BMF nie ponoszą odpowiedzialności wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją przez Grantobiorcę Strategii/planu rozwoju organizacji, w tym szkody wynikające z nieuprawnionego wykorzystywania utworów objętych ochroną praw autorskich na rzecz osób trzecich.
13.6. Grantobiorca ponosi
pełną odpowiedzialność za efekty realizacji Umowy. Zarówno
Operator, jak i BMF, nie ponoszą odpowiedzialności wobec osób
trzecich i właściwych instytucji za jakiekolwiek szkody powstałe w
związku z realizacją Umowy, w tym szkody wynikające bezpośrednio
lub pośrednio z działań podejmowanych przez Grantobiorcę.
Grantobiorca ponosi pełną odpowiedzialność wobec osób trzecich i
właściwych instytucji za wszelkie ewentualne szkody powstałe w
związku z realizacją Umowy,
w szczególności przyjmuje na
siebie wyłączną odpowiedzialność za straty i szkody bądź inne
negatywne skutki spowodowane swoimi działaniami lub zaniechaniami w
tym x.xx. szkody wynikające z nieuprawnionego wykorzystania utworów
objętych ochroną prawnoautorską na rzecz osób trzecich.
13.7. Grantobiorca zobowiązuje
się nie dochodzić od Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu,
jego Sekretariatu, BMF w Brukseli, jak również przedstawicieli i
pracowników tych instytucji („Instytucje EFTA”), oraz Fundacji
Rozwoju Demokracji Lokalnej im. J. Regulskiego, jakichkolwiek
roszczeń odszkodowawczych za jakiekolwiek szkody poniesione przez
Grantobiorcę, odbiorców działań realizowanych przez
Grantobiorcę z wykorzystaniem Grantu, czy
osoby trzecie, a także zrzeka się jakichkolwiek tego rodzaju
roszczeń zarówno istniejących obecnie, jak również mogących
zaistnieć
w przyszłości oraz zobowiązuje się zwolnić
Instytucje EFTA oraz Operatora z odpowiedzialności za tego rodzaju
roszczenia wysuwane przez osoby trzecie, nie wyłączając
zaspokojenia tego rodzaju roszczeń osób trzecich przez
Grantobiorcę, bez prawa regresu do Instytucji EFTA oraz Operatora.
13.8 Jeżeli Xxxxxxxxxxxx dokona jednostronnego rozwiązania Umowy, z ważnych przyczyn niedających się przewidzieć w chwili podpisywania Umowy, wykorzystana kwota Xxxxxx wykazana na dzień wypowiedzenia Umowy, zostanie uznana za poniesioną i będzie uwzględniona w rozliczeniu wydatkowania Grantu, o ile nie zostaną stwierdzone inne okoliczności uniemożliwiające ich rozliczenie.
13.9. Rozwiązanie Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
13.10. W przypadku, gdy z
jakiejkolwiek przyczyny Operatorem Programu przestanie być
konsorcjum, którego Liderem jest Fundacja Rozwoju Demokracji
Lokalnej im. Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx (FRDL), wszelkie prawa i obowiązki
Operatora wynikające z postanowień Umowy przejmie BMF, na co
Grantobiorca wyraża zgodę. Wstąpienie BMF w prawa i obowiązki
Operatora będzie skuteczne względem Grantobiorcy z chwilą
pisemnego zawiadomienia Grantobiorcy przez BMF o przejęciu praw
i
obowiązków, na co Grantobiorca wyraża zgodę. Grantobiorca
przyjmuje ponadto do wiadomości
i akceptuje, że BMF w takiej
sytuacji będzie uprawnione, na podstawie odrębnej umowy z innym
operatorem, przekazać wszelkie prawa i obowiązki wynikające z
Umowy wybranemu przez siebie nowemu operatorowi.
13.11. W razie wystąpienia sporów powstałych w związku z realizacją Umowy Strony będą dążyły do polubownego ich rozwiązywania.
13.12. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, zostanie on rozstrzygnięty przez sąd właściwy dla siedziby Operatora.
13.13. Grantobiorca w złożonym Wniosku wskazał dane teleadresowe (adres do korespondencji, telefony, e-mail itp.) oraz osobę odpowiedzialną za realizację Umowy. Grantobiorca zapewnia, że podany przez niego adres e-mailowy jest aktualny, a korespondencja elektroniczna będzie regularnie odbierana co najmniej 2 razy w tygodniu. Korespondencję i informacje przekazane zgodnie z powyższymi wskazaniami uważa się za skutecznie dostarczone, jeśli Grantobiorca nie powiadomił pisemnie Operatora o zmianach w tym zakresie. Poczta elektroniczna jest podstawową formą bieżącego kontaktu między Operatorem i Grantobiorcą. Informacje, uzgodnienia i zalecenia, a także wnioski o zmiany przekazane tą drogą stanowią formę pisemną i mają moc obowiązującą, jeśli warunki szczegółowe Umowy nie stanowią inaczej.
13.14. Strony ustalają, że:
a) Do uzgodnienia bieżących spraw wynikających z realizacji Umowy upoważnione są:
ze strony Operatora:
Imię, nazwisko, funkcja, adres e-mail, telefon
ze strony Grantobiorcy:
Imię, nazwisko, funkcja, adres e-mail, telefon
b) Korespondencja związana z realizacją Umowy będzie kierowana na poniższe adresy:
Operator: Grantobiorca:
(nazwa) (nazwa)
(ulica) (ulica)
(miejscowość) (miejscowość)
(poczta) (poczta)
13.15. Strony mogą dokonać zmiany osób upoważnionych do uzgadniania bieżących spraw wynikających z realizacji Umowy oraz adresów do korespondencji związanej z realizacją Umowy. W takim przypadku Operator lub Grantobiorca zobowiązani są do pisemnego i/lub mailowego powiadomienia o tym drugiej Strony w terminie 10 dni roboczych od dnia dokonania zmiany.
13.16. Strony ustalają, że będą akceptować oświadczenia woli składane w formie dokumentowej, o ile Umowa lub przepis prawa nie wymaga składania oświadczeń woli w innej formie.
13.17. Umowa wchodzi w życie w dniu podpisania przez drugą ze Stron, z zastrzeżeniem art. 3.6.
13.18. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Operator Grantobiorca
Imię i nazwisko Xxxx i nazwisko
Podpis Podpis
Data __________________ Data ___________
Imię i nazwisko Xxxx i nazwisko
Podpis Podpis
Data __________________ Data ___________
Załączniki:
Wniosek wraz z budżetem organizacji
Strategia/plan rozwoju organizacji wraz z tabelą produktów i rezultatów i harmonogramem ich wdrażania.
Oświadczenie Grantobiorcy do Umowy, w tym o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (VAT)
