Opis przedmiotu zamówienia (OPZ)

Opis przedmiotu zamówienia (OPZ)

Część VIII Metodyka zarządzania portfelem MoP® Foundation wraz z egzaminem.

1. Przedmiot zamówienia

1.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa szkoleniowa w formie akredytowanego szkolenia zamkniętego dla maksymalnie 15 pracowników Politechniki Warszawskiej spośród kadry kierowniczej i administracyjnej w zakresie metodyki zarządzania portfelem MoP® Foundation wraz z egzaminem.

1.2. Celem szkolenia jest poznanie przez kadrę kierowniczą i administracyjną Uczelni metodyki zarządzania portfelem MoP® Foundation umożliwiające jej wykorzystanie w pracy, a także przygotowanie uczestników do uzyskania pozytywnego wyniku na egzaminie MoP® Foundation.

1.3. Przedmiot zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 80511000-9 – Usługi szkolenia personelu; 80510000-2 – Usługi szkolenia specjalistycznego.

2. Liczba uczestników szkolenia

W szkoleniu i egzaminie weźmie udział maksymalnie 15 osób w jednej grupie. Minimalna liczba uczestników szkolenia to 13 osób.

3. Uczestnicy szkolenia

3.1. Uczestnikami szkolenia będzie kadra kierownicza i administracyjna Politechniki Warszawskiej wyrażająca chęć podniesienia kompetencji poprzez udział w projekcie „NERW PW. Nauka – Edukacja – Rozwój – Współpraca”.

3.2. Wysokość wynagrodzenia uzależniona jest od liczby osób, które faktycznie wezmą udział w szkoleniu.

4. Liczba godzin szkolenia

4.1. Czas trwania szkolenia MoP® Foundation wynosi 3 dni szkoleniowe.

4.2. Egzamin odbędzie się w trzecim dniu szkoleniowym, po zakończeniu zajęć szkoleniowych. Czas trwania egzaminu nie wlicza się do łącznej liczby godzin szkoleniowych.

4.3. Przewiduje się, iż każdy dzień szkoleniowy będzie trwał 9 godzin lekcyjnych + 2 x 15 min. przerwy + 1 x 30 min. przerwy. Jedna godzina lekcyjna to 45 minut. Przerwy nie wliczają się do czasu trwania szkolenia.

Część	Łączna liczba dni szkoleniowych	Łączna liczba godzin szkoleniowych	Termin egzaminu
MoP® Foundation	3	27 godz. lekcyjnych	w trzecim dniu szkoleniowym, po zakończeniu zajęć szkoleniowych

5. Termin wykonania zamówienia

5.1. Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w terminie od dnia podpisania umowy do dnia

31 lipca 2021 r. Zamawiający planuje przeprowadzenie jednej edycji szkolenia zrealizowanej w okresie luty – lipiec 2021.

5.2. Datę przeprowadzenia szkolenia, będącą podstawą rekrutacji uczestników, Zamawiający ustali na zasadzie negocjacji z Wykonawcą, rozpoczętych niezwłocznie po zawarciu umowy.

5.3. Szkolenie odbędzie się w uzgodnionym terminie pod warunkiem, że Zamawiający zrekrutuje grupę min. 13 osób. Jeżeli nie uda się zrekrutować minimalnej liczby uczestników do uruchomienia szkolenia, Zamawiający ustali z Wykonawcą nowy termin realizacji szkolenia. Informację o niezrekrutowaniu uczestników Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej 10 dni roboczych przed szkoleniem, którego rekrutacja dotyczy.

5.4. W przypadku wystąpienia istotnych problemów z realizacją szkolenia ze strony Zamawiającego (np. brak wystarczającej liczby zrekrutowanych uczestników w kolejnych terminach szkolenia) dopuszcza się renegocjację terminów zrealizowania usługi.

6. Miejsce wykonywania usługi

6.1. Wykonawca zrealizuje usługę w siedzibie Zamawiającego, tj. w Centrum Zarządzania Innowacjami i Transferem Technologii Politechniki Warszawskiej w Warszawie, przy ul. Xxxxxxxxxxx 0.

6.2. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany budynku, w którym będzie realizowana usługa.

6.3. Zamawiający zapewni salę szkoleniową, na co najmniej 15 osób, która będzie wyposażona x.xx. w:

a) projektor, rzutnik lub mobilny monitor,

b) tablicę typu white board lub flipchart,

c) papier do flipcharta, pisaki,

d) dostęp do Internetu.

7. Cel i zakres szkolenia

7.1. Celem szkolenia jest poznanie przez kadrę kierowniczą i administracyjną Uczelni metodyki zarządzania portfelem MoP® Foundation umożliwiające wykorzystanie tych zasad w pracy, a także przygotowanie uczestników do uzyskania pozytywnego wyniku na egzaminie MoP® Foundation.

7.2. Minimalny zakres szkolenia:

− elementy składowe metodyki,

− pryncypia zarządzania portfelami,

− wdrożenie, utrzymywanie i pomiary,

− ramy strategiczne i organizacyjne,

− cykl definiowania portfela,

− cykl realizacji portfela,

− role,

− dokumentacja.

7.3. Wstępny program szkolenia na podstawie niniejszego opisu przedmiotu zamówienia Wykonawca przygotuje i przedłoży Zamawiającemu wraz z ofertą w ramach postępowania. Program szkolenia powinien być uszczegółowiony o wykaz literatury z zakresu tematyki szkolenia.

8. Organizacja szkolenia

8.1. Rekrutacja uczestników szkolenia zostanie przeprowadzona przez Zamawiającego.

8.2. Szkolenie odbywać się będzie w dni robocze, zgodnie z harmonogramem ustalonym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

8.3. Wykonawca przeprowadzi szkolenie ze szczególną dbałością o realizację zarówno zajęć teoretycznych, jak i praktycznych oraz dobór metod szkoleniowych, które Wykonawca wskaże w zaproponowanym programie, zatwierdzonym przez Zamawiającego. Zajęcia praktyczne powinny stanowić istotną część szkolenia.

8.4. Szczegółowy program szkolenia zostanie opracowany przez Wykonawcę na podstawie wstępnego programu, o którym mowa w pkt 7.3 i przedstawiony do akceptacji Zamawiającego w ciągu max. 7 dni roboczych od daty zawarcia umowy. Zamawiający w ciągu max. 7 dni roboczych zaakceptuje go lub odeśle do poprawy. Poprawiony program szkolenia Wykonawca musi przekazać Zamawiającemu w ciągu 3 dni roboczych.

8.5. Program szkolenia będzie odnosił się do praktycznych sposobów wykorzystania metodyki zarządzania portfelem MoP® Foundation w projektach realizowanych na technicznej uczelni

wyższej, np. poprzez uwzględnienie w prezentowanych na zajęciach studiach przypadków, przykładach praktycznych, zadaniach dla uczestników szkolenia itd. specyfiki uczelnianych projektów np. badawczych, badawczo-rozwojowych, edukacyjnych itp.

8.6. Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia niezbędne materiały szkoleniowe w postaci oficjalnego podręcznika MoP® w języku angielskim (lub polskim, jeśli na dzień rozpoczęcia szkolenia będzie dostępna wersja polska podręcznika) – książka na własność, a także przykładowe zestawy egzaminacyjne. Jeżeli Wykonawca zaproponuje w programie szkolenia zadania z wykorzystaniem dodatkowych materiałów szkoleniowych (w formie elektronicznej i/lub papierowej), to zapewni je każdemu uczestnikowi, a także przekaże bezpośrednio uczestnikom (drogą elektroniczną) materiały niezbędne do przygotowania się do szkolenia, w terminie umożliwiającym efektywne ich przestudiowanie.

8.7. Wykonawca przekaże (w formie elektronicznej i/lub papierowej) Zamawiającemu do akceptacji komplet materiałów szkoleniowych na co najmniej 7 dni roboczych przed datą rozpoczęcia szkolenia. Przesłany komplet materiałów musi zawierać wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia.

8.8. Wszelkie materiały szkoleniowe (w tym podręcznik MoP®) muszą być oznaczone logotypami zgodnie z wytycznymi, które Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy.

8.9. Wykonawca będzie sprawował nadzór nad frekwencją uczestników poprzez regularne uzupełnianie imiennych list obecności przez uczestników na zajęciach (wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy), a także przekazywał Zamawiającemu uzupełnioną listę obecności uczestników po każdym zakończonym dniu szkoleniowym.

8.10. Po zrealizowaniu programu szkolenia Wykonawca za pośrednictwem trenera będzie zobowiązany rozdać uczestnikom ankiety ewaluacyjne (przygotowane i dostarczone przez Zamawiającego) oraz zadbać, by zostały wypełnione, a następnie przekazać oryginały ankiet Zamawiającemu.

8.11. Zamawiający w przeciągu 5 dni roboczych od daty zakończenia szkolenia przygotuje i przekaże Wykonawcy protokół z przeprowadzonego badania ankietowego.

8.12. W przypadku, gdy 70% uczestników szkolenia oceni negatywnie szkolenie w części merytorycznej (tzn. ocena w ankiecie w skali 1-5 będzie w 70% wynosiła średnio 2), Wykonawca powtórzy szkolenie w innym terminie, zapewniając innego trenera.

8.13. Zamawiający zastrzega możliwość uczestnictwa swojego przedstawiciela w dowolnym momencie realizacji szkolenia w charakterze obserwatora.

8.14. Wykonawca wyznaczy osobę odpowiedzialną za organizację szkolenia i kontakty z Zamawiającym.

8.15. Wykonawca przygotuje, wydrukuje i przekaże uczestnikom szkolenia w ostatnim dniu szkolenia imienne dokumenty potwierdzające jego ukończenie, sporządzone w formacie papieru A4. Dokument będzie zawierał co najmniej następujące informacje:

a) imię i nazwisko uczestnika szkolenia,

b) nazwę szkolenia,

c) daty, w których zostało przeprowadzone szkolenie,

d) liczbę godzin lekcyjnych szkolenia,

e) nazwę Wykonawcy,

f) imię, nazwisko i podpis trenera,

g) logotypy przekazane przez Xxxxxxxxxxxxx.

8.16. W ciągu 5 dni roboczych po zakończeniu szkolenia Wykonawca przekaże Zamawiającemu (w formie elektronicznej i/lub papierowej) kopie wystawionych dla uczestników szkolenia imiennych dokumentów potwierdzających jego ukończenie.

8.17. Wykonawca przygotuje dla uczestników, którzy pozytywnie zaliczą egzamin, dokumenty w formie elektronicznej i papierowej w postaci certyfikatów MoP® Foundation.

8.18. Wykonawca przekaże Zamawiającemu papierowe wersje uzyskanych przez uczestników certyfikatów MoP® Foundation w ciągu 10 tygodni od dnia egzaminu.

8.19. Zamawiający przekaże certyfikaty MoP® Foundation uczestnikom.

8.20. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia w każdym dniu szkoleniowym wszystkim uczestnikom/uczestniczkom 2 przerw kawowych oraz obiadu (złożonego z dwóch dań), w ilości adekwatnej do liczby osób, w budynku, w którym odbywają się szkolenia. Przerwy kawowe powinny być serwowane w sąsiedztwie sali, w których będzie się odbywać szkolenie. Barek kawowy musi zostać ustawiony na minimum 15 min. przed rozpoczęciem zajęć, być dostępny przez cały dzień i być uzupełniany w razie potrzeby. Zamawiający udostępni Wykonawcy nieodpłatnie przestrzeń w budynku Centrum Zarządzania Innowacjami i Transferem Technologii na zorganizowanie cateringu. Minimalny standard barku kawowego obejmuje:

a) świeżo parzoną kawę,

b) wybór herbat (co najmniej 3 rodzaje, w tym jedna zielona),

c) wodę mineralną gazowaną i niegazowaną,

d) cukier,

e) cytryny,

f) śmietankę lub mleko,

g) ciastka (co najmniej 2 rodzaje, co najmniej 75 g na osobę),

h) filetowane świeże owoce, minimum 4 rodzaje, np. pomarańcza, kiwi, melon, ananas, arbuz, jabłko oraz dodatkowo winogrona lub owoce sezonowe, np.: czereśnie, maliny, borówki amerykańskie, podanych w całości, na paterach, w ilości co najmniej 100 g na osobę.

Minimalny standard lunchu obejmuje:

a) zupę – co najmniej 0,25 l na osobę,

b) drugie danie do wyboru: mięsne i wegetariańskie – co najmniej 150 g na osobę,

c) zestaw surówek lub warzywa gotowane – co najmniej 150 g na osobę,

d) porcję ziemniaków/frytek/makaronu/ryżu/kaszy – co najmniej 200 g na osobę. Produkty spożywcze użyte do przygotowania przedmiotu zamówienia muszą spełniać normy jakości produktów spożywczych, a Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2019 r. poz. 1252). Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia własnych naczyń, sztućców i wszystkich pozostałych elementów wymaganych do prawidłowej realizacji usługi cateringu. Posiłki nie będą podawane na zastawie plastikowej. Zamawiający nie dopuszcza również sztućców z tworzywa sztucznego. Wykonawca zapewni stół cateringowy i stoliki koktajlowe. Wykonawca zapewnia nakrycie stołów cateringowych i stolików koktajlowych białym materiałem, bez ozdób. Materiał musi być czysty, nieuszkodzony, wysterylizowany (i w razie potrzeby wyprasowany), zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. Wykonawca zapewni zebranie naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych niezwłocznie po zakończeniu szkolenia, nie później jednak niż w ciągu 1 godziny od zakończenia szkolenia. Miejsce, w którym będzie organizowany catering, pozostanie uporządkowane i sprzątnięte poprzez usunięcie i utylizację śmieci, a ewentualne uszkodzenia naprawione w sposób uzgodniony z Zamawiającym.

9. Zmiana trybu prowadzenia szkolenia

9.1 Zamawiający, w sytuacji, w której nie będzie możliwe przeprowadzenie zajęć stacjonarnych w siedzibie Zamawiającego w ramach realizacji usługi szkoleniowej, dopuszcza możliwość zmiany sposobu przeprowadzenia szkolenia zamkniętego z trybu stacjonarnego na tryb on- line. Zmiana trybu realizacji szkolenia nastąpi na wniosek Zamawiającego i wymaga porozumienia Zamawiającego z Wykonawcą.

9.2 Za sytuacje, o których mowa w pkt 9.1, Zamawiający uznaje:

a) zaistnienie siły wyższej, tj. zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć ani mu zapobiec lub przezwyciężyć poprzez działanie z dochowaniem należytej staranności, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach;

b) wystąpienie innych przyczyn zewnętrznych, niezależnych od Zamawiającego oraz Wykonawcy, skutkujących niemożnością wykonania usługi szkoleniowej w formie stacjonarnej.

9.3 Przed podjęciem ostatecznej decyzji o zmianie trybu przeprowadzenia szkolenia Zamawiający wymaga przedłożenia przez Wykonawcę szczegółowej propozycji dotyczącej:

a) sposobu realizacji szkolenia w trybie on-line i wykorzystywanych narzędzi;

b) wykazu minimalnych wymagań technicznych, jakie muszą zostać spełnione przez sprzęt używany przez uczestników do udziału w szkoleniu,

celem uzyskania jego akceptacji.

9.4 Szczegółowe zasady organizacji szkolenia w trybie on-line, w tym x.xx. dotyczące:

a) harmonogramu szkolenia (terminu realizacji szkolenia i dziennej liczby godzin szkolenia);

b) sposobu monitoringu frekwencji uczestników szkolenia;

c) sposobu ewaluacji szkolenia,

zostaną ustalone przez Xxxxxxxxxxxxx z Wykonawcą po podjęciu ostatecznej decyzji

o zmianie trybu zajęć.

9.5 Zamawiający zastrzega, że liczba dni szkoleniowych w trybie on-line, z uwagi na mniejszą możliwą do zrealizowania dzienną liczbę godzin szkolenia, ulegnie wydłużeniu w stosunku do liczby dni szkoleniowych zaplanowanych w ramach trybu stacjonarnego. Szczegółowa liczba godzin szkoleniowych przypadająca na jeden dzień szkolenia on-line, a co za tym idzie łączna liczba dni szkolenia w takim trybie, zostanie ustalona przez Zamawiającego z Wykonawcą po podjęciu ostatecznej decyzji o zmianie trybu zajęć.

9.6 Szkolenie w trybie on-line w zakresie prezentowanych treści/programu i przekazu będzie zgodne z zakresem szkolenia prowadzonym w trybie stacjonarnym.

9.7 Szkolenie będzie prowadzone „na żywo” w czasie rzeczywistym, z pełnym udźwiękowieniem i prezentacją treści (np. pokaz slajdów, udostępnianie ekranu, aktywny czat itp.) oraz będzie miało formę interaktywną, tzn. narzędzie wykorzystywane do realizacji szkolenia będzie zapewniało możliwość podjęcia interakcji pomiędzy trenerem a uczestnikami np. opcja zadawania przez uczestników pytań w czasie rzeczywistym, wyjaśnianie na bieżąco przez trenera wątpliwości, aktywny czat itp. Wszystkie pytania, na które nie będzie możliwości udzielenia odpowiedzi w czasie rzeczywistym zostaną zebrane przez Wykonawcę i wraz z odpowiedziami przekazane uczestnikom po szkoleniu.

9.8 Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość udziału w szkoleniu w roli obserwatora.

9.9 Szkolenie realizowane w trybie on-line nie wiąże się z koniecznością zapewnienia przez Wykonawcę cateringu (przerwy kawowe, obiad) a przez Zamawiającego sali szkoleniowej.

9.10 Dodatkowe obowiązki Wykonawcy wynikające ze zmiany trybu szkolenia na on-line:

a) techniczne zapewnienie możliwości realizacji szkolenia, tj. udostępnienie bezpłatnego dla uczestników narzędzia/i do prowadzenia zajęć on-line, dostosowanego/ych także do potrzeb osób z niepełnosprawnością;

b) zapewnienie uczestnikom szkolenia pomocy technicznej przed i w trakcie trwania szkolenia w zakresie rozwiązywania pojawiających się problemów (np. z logowaniem do szkolenia, właściwym odbiorem technicznym, udziałem w czacie itp.), w tym organizacja przed szkoleniem połączenia testowego z uczestnikami celem sprawdzenia poprawności działania sprzętu, z którego będą korzystać podczas szkolenia;

c) przekazanie uczestnikom przed szkoleniem niezbędnych materiałów szkoleniowych, w tym oficjalnych podręczników i zestawów egzaminacyjnych w wersji elektronicznej;

d) opracowanie informatora dla uczestników szkolenia, zawierającego w szczególności informacje dotyczące opisu wymagań sprzętowych oraz „samouczek” z zakresu nawigacji (sposobu poruszania się po szkoleniu) - można w tym celu skorzystać z formuły pytań i odpowiedzi;

e) zapewnienie każdemu uczestnikowi szkolenia możliwości podejścia do egzaminu certyfikacyjnego w formie on-line. W przypadku, gdy uczestnik szkolenia nie ukończy egzaminu z przyczyn technicznych (np. wskutek przerwanego połączenia internetowego), Wykonawca umożliwi mu bezpłatne ponowne podejście do egzaminu certyfikacyjnego.

9.11 W przypadku zmiany trybu szkolenia ze stacjonarnego na on-line wynagrodzenie zawarte w złożonej przez Wykonawcę ofercie nie ulegnie zmianie.

10. Źródło finansowania

Projekt „NERW PW. Nauka – Edukacja – Rozwój – Współpraca” realizowany na podstawie umowy o dofinansowanie nr POWR.03.05.00-00-Z306/17 w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.