Załącznik nr 8 do SIWZ

UMOWA nr ….......................................

zawarta w dniu w Warszawie, pomiędzy:

Centrum Astronomicznym im. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx PAN z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxxx 00, wpisanym do rejestru instytutów pod nr RIN-III-20/98, nr NIP 000-000-00-00, zwanym w treści umowy „Zamawiającym”, reprezentowanym przez:

prof. dr hab. Xxxxxx Xxxxxxxx – Dyrektora,

…………... zwaną w treści umowy „Wykonawcą”, reprezentowaną przez:

……………..

zwanym w treści umowy „Wykonawcą”,

przy czym „Zamawiający" oraz „Wykonawca" zwani będą dalej łącznie „Stronami", a każdy z osobna „Stroną”.

W rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 1986), została zawarta umowa (zwana dalej

„Umową”) o następującej treści:

§1 Przedmiot umowy

1. Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja , zakup i sukcesywne dostawy biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie oraz rezerwacja i zakup miejsc hotelowych.

2. Wykonawca zobowiązany jest:

a) do kompleksowej obsługi w zakresie rezerwacji, zakupu i dostawy biletów oraz rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych;

b) do proponowania optymalnego połączenia oraz co najmniej dwóch połączeń alternatywnych:

• połączenia o najkrótszym łącznym czasie podróży i jak najmniejszej ilości przesiadek;

• najtańszego połączenia z uwzględnieniem obniżenia standardu przelotu, uwzględniającej zniżki z tytułu ewentualnych promocji, połączeń weekendowych, ofert grupowych i innych ofert specjalnych,

c) bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego telefonicznie o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podroży lub zarezerwowanego miejsca hotelowego. Informacje te muszą być potwierdzone przez Wykonawcę drogą elektroniczną.

d) do przekazywania Zamawiającemu drogą elektroniczną potwierdzenia rezerwacji zawierającego ostateczną datę wykupu biletów/miejsc hotelowych na warunkach określonych w rezerwacji;

e) do informowania Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu biletów lub miejsc noclegowych, których rezerwacji dokonano we wcześniejszym terminie, na 24 godziny przed terminem wykupu biletu;

f) informować Zamawiającego o każdej możliwej do uzyskania promocji, obniżce, opuście itp. oraz o zmianie taryfikacji cen usług – niezwłocznie po ich uzyskaniu.

g) do organizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych;

h) do stosowania najniższych cen z uwzględnieniem cen promocyjnych hotelu (publikowanych na stronie hotelu lub portali turystycznych) lub przewoźnika w danych terminie z zachowaniem wymaganego przez Zamawiającego standardu podróży;

i) do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących m. in. przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub przyczyn losowych;

j) do świadczenia usług będących przedmiotem umowy (w zakresie zakupu biletów lotniczych) spełniających standardy Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego (IATA);

k) Do kompleksowej obsługi w ramach doradztwa i administrowania programami lojalnościowymi, w tym:

• informowania Zamawiającego o prowadzonych przez linie lotnicze programach lojalnościowych i zapoznanie Zmawiającego z ich szczegółami;

• zgłoszenia, po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym, o przystąpieniu do wybranych

programów lojalnościowych;

• administrowania programami poprzez:

- rejestrowanie w programach biletów zakupionych w ramach umowy;

- występowanie do linii lotniczych w sprawie przyznania szczególnych bonusów dla Zamawiającego za kształtowanie lotów;

- kontynuowanie programów lojalnościowych, z których Zamawiający korzystał przed zawarciem niniejszej umowy;

l) w przypadku konieczności zmiany godzin, miejsca lub terminu przesiadek w połączeniach wieloetapowych, nieumożliwiających Zamawiającemu osiągnięcie celu podróży, Wykonawca dostarczy inny/e bilet/y umożliwiające osiągnięcie celu podróży, a pierwotnie dostarczone/y bilet/y zostaną anulowane bez ponoszenia kosztów przez Zamawiającego. Powyższe dotyczy jedynie sytuacji niezależnych od Zamawiającego, który jest zobowiązany poinformować Wykonawcę telefonicznie i potwierdzić zmianę w formie elektronicznej;

m) do wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie czynności rezerwacji, zakupu i sukcesywnej dostawy biletów na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie, rezerwację i zakup miejsc hotelowych, przez osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę;

n) każdorazowo na żądanie Zamawiającego i w terminie wskazanym przez Zamawiającego, nie krótszym niż 3 dni robocze, przedłożyć Zamawiającemu do wglądu:

• oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy;

• poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;

• zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;

• poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji.

§ 2 Realizacja zamówienia

1. Każda rezerwacja biletów będzie poprzedzona zapytaniem, kierowanym przez Zamawiającego do Wykonawcy (w formie telefonicznej lub elektronicznej) o określenie dwóch możliwych wariantów danego połączenia, w którym to zapytaniu Zamawiający określi: punkt docelowy i termin podróży oraz liczbę zamawianych biletów.

2. Wykonawca, w czasie nie dłuższym niż ...(maks. 3 godz.-zgodnie z ofertą Wykonawcy) godziny prześle drogą elektroniczną, propozycje połączenia, o których mowa w poprzednim ustępie.

3. W przypadku braku akceptacji przez Zamawiającego wariantów, o których mowa w ust. 2, Zamawiający upoważniony jest do wskazania Wykonawcy wybranej przez siebie trasy przelotu i obsługującej ją linii lotniczej.

4. W sytuacji braku połączenia lotniczego do miejsca docelowego - Wykonawca przedstawi każdorazowo propozycję optymalnego planu podróży uwzględniającego ewentualne połączenia kolejowe lub autobusowe (z miejsca lądowania do miejsca docelowego podróży) świadczone w ramach jednej usługi.

5. Wykonawca zobowiązuje się dokonać rezerwacji biletów wskazanych przez Zamawiającego drogą mailową niezwłocznie.

6. Przepisy ust.1-5 stosuje się odpowiednio do rezerwacji miejsc hotelowych.

7. Bilety powinny być wystawione w systemie GDS lub w systemie rezerwacyjnym przewoźnika i zawierać x.xx. następujące informacje:

a) oznaczenie linii lotniczej (przewoźnika),

b) numer biletu,

c) dane pasażera/ów (imię i nazwisko)

d) numer lotu,

e) miejsce i termin (data, godzina) wylotu i przylotu,

f) informacje o ewentualnych przesiadkach,

g) sposób płatności za bilety,

f) wykaz wszystkich składników łącznej ceny biletu (z uwzględnieniem ceny biletu przewoźnika z przewidzianymi wszystkimi należnymi podatkami, dopłatami, opłatami oraz innymi należnościami). W przypadku zastosowania opustu lub zniżki istnieje możliwość odstąpienia od podania ceny w bilecie,

g) rodzaj i warunki taryfy przewoźnika,

h) klasę biletu

i) łączny czas przelotu.

8. W zakresie rezerwacji hotelowych voucher powinien zawierać co najmniej następujące informacje:

a) nazwa hoteli i dane teleadresowe,

b) imię i nazwisko osoby korzystającej z usługi

c) datę przyjazdu i wyjazdu,

d) liczbę pokoi oraz ilość osób w pokoju, typ pokoju,

e) numer rezerwacji,

f) telefon kontaktowy.

9. Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę osób obsługujących niniejsze zamówienie, mając na względzie szacunki dot. przedmiotu umowy oraz wartość umowy, jak również terminy wykonania poszczególnych obowiązków, w tym przewidywaną konieczność równoległej realizacji więcej niż jednego zlecenia od poniedziałku do piątku w godz. 8:30-16:00 :pod numerami i adresami

a) e-mail…………. – tel. …………., ……….

b) e-mail:…………...- tel. ……….., .........

10. Osobami upoważnionymi do składania zamówień ze strony Zamawiającego jest:

a) Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx - tel. 00 000 0000, xxxxx@xxxx.xxx.xx

b) inny pracownik wskazany przez Dyrektora CAMK PAN

11. Wykonawca przesyłając potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia rezerwacji przez Zamawiającego, zobowiązuje się wykonać na rzecz Zamawiającego usługę, o której mowa w § 1 ust. 1.

12. Zamawiającemu przysługuje prawo anulowania lub zmiany zakupionego biletu/rezerwacji hotelu zgodnie z zasadami przewoźnika/sprzedawcy. Wszelkie koszty operacyjne anulowania lub zmiany biletu nie zwiększą wynagrodzenia Wykonawcy. W sytuacji, w której zmiana biletu/rezerwacji hotelu wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny, Zamawiający będzie zobowiązany do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. W sytuacji braku możliwości bezkosztowej anulacji biletu/rezerwacji hotelu, Zamawiający pokryje koszty anulowania biletu/rezerwacji hotelu.

13. Wykonawca dostarczy zamówione bilety do miejsca wskazanego przez Zamawiającego (Warszawa: ul. Xxxxxxxx 00; Xxxxx: ul. Xxxxxxxxx 0) w terminie nie dłuższym niż do godziny 15:00 następnego dnia roboczego po złożeniu zamówienia (w przypadku biletów wystawianych wyłącznie w formie tradycyjnej – papierowej, lub przesyłką elektroniczną - niezwłocznie po wystawieniu biletu (w przypadku biletów wystawianych wyłącznie w formie elektronicznej). W sytuacji nagłej, zgodnie z decyzją Zamawiającego, Wykonawca dostarczy bilet do własnego punktu obsługi klientów na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot.

14. Ilekroć w niniejszej umowie jest mowa o przekazywaniu informacji, Xxxxxx dopuszczają możliwość kontaktowania się za pomocą poczty elektronicznej z zastrzeżeniem, że każda ze Stron niezwłocznie skutecznie potwierdzi fakt ich otrzymania od drugiej Strony.

§ 3 Wynagrodzenie i płatności

1) Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji jednostkowego zakupu będzie uwzględniać:

a) cenę jednostkową taryfy biletów, obniżoną o wszelkie zniżki promocyjne, specjalne, grupowe itp. oraz o opust w wysokości stanowiącej:

1 % ceny taryfy zamawianego biletu lotniczego w połączeniach krajowych i europejskich

2 % ceny taryfy zamawianego biletu lotniczego do krajów pozaeuropejskich,

przy czym wysokość opustu jest stała w okresie obowiązywania Umowy,

b) inne opłaty stanowiące czynniki cenotwórcze biletu (w tym lotniskowe, paliwowe),

c) opłatę transakcyjną (agencyjną) z tytułu sprzedaży biletu lotniczego każdego rodzaju, w wysokości

…….. zł bez VAT, przy czym wysokość opłaty transakcyjnej jest stała w okresie obowiązywania Umowy.

2) Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji rezerwacji hotelowej będzie uwzględniać cenę zakupu miejsca hotelowego.

3) Wynagrodzenie za wykonanie usługi, o której mowa w § 1 ust. 1 i 2 regulowane będzie w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT (lub w szczególnych przypadkach innym uzgodnionym przez strony terminie). Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Wszystkie należności Wykonawcy zostaną uregulowane przelewem z konta Zamawiającego na konto Wykonawcy w banku ……………..

4) Wynagrodzenie za wykonanie usługi, o której mowa w § 1 ust. 1 i 2 może być również regulowane przez podróżnych ich kartami płatniczymi.

5) W trakcie realizacji umowy Wykonawca, do 10 dnia każdego miesiąca, będzie przekazywał Zamawiającemu zbiorcze raporty z realizacji umowy, na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur w podziale na: bilety lotnicze krajowe, bilety lotnicze zagraniczne, rezerwacje hotelowe, z uwzględnieniem składników cenotwórczych,.

§ 4 Wykonanie Umowy

1. Strony ustalają, że wynagrodzenie brutto za wykonanie Umowy nie przekroczy ……….

złotych (słownie ) brutto.

2. Z tytułu wykonywania Umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktycznie wykupione i dostarczone Zamawiającemu bilety lotnicze na krajowe i zagraniczne pasażerskie przewozy lotnicze oraz rezerwacje hotelowe.

3. Zamawiający zastrzega, że wynagrodzenie za wykonie Umowy może być znacznie niższe od kwoty określonej w §4 ust. 1 Umowy, a Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o dochodzenie realizacji Umowy na poziomie wyższym niżeli wynika to z rzeczywistych potrzeb Zamawiającego.

§ 5 Zabezpieczenie umowy i ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej

1. Wykonawca udzielił Zamawiającemu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% wartości umowy wskazanej w § 4 ust. 1.. Do zabezpieczenia stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Wykonawca ma obowiązek posiadania przez cały okres obowiązywania Umowy, ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, na sumę ubezpieczenia równą co najmniej kwocie 500 000,00 złotych (słownie: pięćset tysięcy złotych, 00/100).

3. Każdą kolejną polisę stanowiącą ciągłość ubezpieczenia w okresie realizacji Umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie 5 (pięciu) dni przed upływem ważności poprzedniej polisy.

4. Jeżeli Wykonawca nie utrzyma w mocy ubezpieczenia, o którym mowa w ust. 1 powyżej lub nie dostarczy Zamawiającemu polis lub dowodów zapłaty składek, zgodnie z zapisami niniejszego paragrafu, Zamawiający będzie upoważniony do zawarcia stosownego ubezpieczenia na koszt Wykonawcy, bądź skorzystania z uprawnienia wynikającego z § 6 ust. 3 niniejszej Umowy.

§ 6 Kary umowne

1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi w terminie ustalonym w Zamówieniu lub realizacji usługi w terminie uniemożliwiającym wykorzystanie biletów, Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie i zwrot poniesionych kosztów, a Zamawiający ma prawo żądania zapłaty kary umownej w wysokości 100% ceny danego zakupu, o którym mowa § 3 ust. 1.

2. W razie niewykonania usługi w ustalonym terminie ale umożliwiającym wykorzystanie biletów według oceny Zamawiającego, Zamawiający jest uprawniony do żądania zapłaty kary umownej w wysokości 10% ceny danego zakupu.

3. Za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% niewykorzystanej do momentu odstąpienia wartości umowy brutto określonej w § 4 ust. 1 umowy.

4. Zamawiający zastrzega, że cena biletu oferowanego przez Wykonawcę nie może być wyższa o więcej niż 5% od ceny biletu dostępnego u innych operatorów lub w sprzedaży bezpośredniej u przewoźnika, na co Wykonawca wyraża zgodę.

5. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego większej niż 5% różnicy w cenie biletu oferowanego przez Wykonawcę w stosunku do ceny biletu dostępnego u innych operatorów lub w sprzedaży bezpośredniej u przewoźnika, Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji określonej usługi i bezpośredniego zakupu takiego biletu, z pominięciem pośrednictwa Wykonawcy.

6. Zaistnienie sytuacji określonej wyżej w ust. 4 i 5 jest równoznaczne z nienależytym wykonaniem zamówienia i uprawnia Zamawiającego do żądania zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości 10 % ceny danego zakupu.

7. Za niedopełnienie wymogu zatrudniania pracowników na podstawie umowy o pracę, o którym mowa w §1 Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20.000,00 złotych (słownie: dwadzieścia tysięcy).

8. Zamawiający, bez potrzeby uzyskania zgody Wykonawcy, jest uprawniony do potrącania naliczonych kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy (potrącenie).

9. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przewyższającego zastrzeżone kary umowne na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, jeżeli wysokość szkody przekracza wysokość kar umownych lub gdy szkoda powstała z przyczyn, dla których kar umownych nie zastrzeżono.

§ 7 Termin realizacji umowy

1. Usługa będąca przedmiotem Umowy będzie realizowana sukcesywnie w okresie 12 miesięcy od dnia podpisania Umowy lub do wyczerpania kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia o której mowa w § 4 ust.1.

2. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku gdy Wykonawca nie dopełnia warunków określonych w umowie i ofercie Wykonawcy, stanowiącej integralną część niniejszej umowy.

3. Odstąpienie od umowy przez Zamawiającego nie zwalnia Wykonawcy od zapłaty kar umownych i odszkodowania na zasadach ogólnych.

4. Zamawiający, zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji określonej usługi w sytuacji zaistnienia okoliczności powodujących, że nie jest prawdopodobne, żeby Wykonawca zdołał ją zrealizować w czasie umówionym, np. konieczności dostarczenia biletu niezwłocznie po podjęciu wiadomości przez Xxxxxxxxxxxxx o planowanej podróży.

5. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W tym przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonanej już części umowy i nie może żądać zapłacenia przez Zamawiającego kar umownych, o których mowa w § 6 umowy.

§ 8 Zmiany umowy

1. Zmiana Umowy może nastąpić wyłącznie w granicach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 1986), za zgodą obu Stron.

2. Zamawiający może wyrazić zgodę na dokonanie istotnych zmian postanowień Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, tj. na zmianę:

a) warunków lub zakresu świadczenia Usług (w tym procedury określonej w §1 i §2 Umowy), w przypadku: (i) zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa lub (ii) zaistnienia okoliczność siły wyższej – wpływających na warunki lub zakres świadczenia Usług, z zastrzeżeniem, że zmiana Umowy nie spowoduje zmiany wysokości opłaty transakcyjnej, określonej w §3 ust. 1 lit. c) Umowy,

b) wysokości opłaty transakcyjnej określonej w §3 ust. 1 lit. c) Umowy, w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT) wpływającej na wysokość opłaty transakcyjnej, z zastrzeżeniem, że taka zmiana Umowy będzie dotyczyła wykonania tej części Usług, której w dniu zmiany stawki podatku VAT jeszcze nie wykonano,

3. Zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności, skutecznego po podpisaniu przez obie Strony.

§ 9 Zachowanie tajemnicy

1. Strony zobowiązują się wzajemnie do:

1) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w trakcie realizacji umowy niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła;

2) wykorzystania informacji, o których mowa w pkt 1 jedynie w celach określonych w umowie;

3) podejmowania wszelkich niezbędnych działań zapewniających, że żadna z osób uzyskujących informacje, o których mowa w pkt 1 nie ujawni tych informacji ani ich źródła zarówno w całości jak i w części osobom trzecim bez uzyskania uprzedniego pisemnego upoważnienia od Xxxxxx, od której informacja pochodzi;

4) ujawniania informacji jedynie tym pracownikom Stron, którym ujawnienie takie będzie uzasadnione i tylko w zakresie, w jakim odbiorca informacji musi mieć do nich dostęp w związku z realizacją zadań służbowych związanych ze współpracą stron.

2. Strony ustalają, że postanowienia ust.1 nie mają zastosowania:

1) do informacji ogólnie dostępnych oraz informacji, które stały się ogólnie dostępne nie za sprawą którejkolwiek ze Stron umowy;

2) w przypadku, gdy odbiorcą informacji jest organ uprawniony do ich uzyskania zgodnie z obowiązującymi przepisami;

3) w przypadku informacji, które udostępnia się na podstawie ustawy PZP i ustawie o dostępie do informacji publicznej.

3. Obowiązek zachowania tajemnicy będzie zachowany przez czas nieoznaczony.

4. Wykonawca zobowiązuje się w toku realizacji umowy przestrzegać obowiązujących u Zamawiającego zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy.

§ 10 Postanowienia końcowe

1. Wykonawca nie może bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie dokonać przeniesienia wierzytelności wynikającej z Umowy na osoby trzecie.

2. Strony zobowiązują się do niezwłocznego, wzajemnego pisemnego powiadamiania się o każdej zmianie adresów wskazanych w Umowie bez konieczności sporządzania aneksu do Umowy. W przypadku niepowiadomienia drugiej Strony o zmianie swego adresu, korespondencję przesłaną na określone w Umowie adresy, każda ze Stron uzna za prawidłowo doręczoną. Każda ze Stron przejmuje na siebie odpowiedzialność za wszelkie negatywne skutki wynikłe z powodu nie wskazania drugiej Xxxxxxx aktualnego adresu.

3. Xxxxxx zobowiązują się, że wszelkie dane i informacje ujawnione przez jedną ze Stron w związku z wykonywaniem Umowy, a w szczególności informacje na temat stanu, organizacji i interesów, nie zostaną przez drugą Stronę ujawnione, udostępnione lub upublicznione.

4. W zakresie nieuregulowanym Umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 1986), a także inne przepisy mające związek z przedmiotem Umowy.

5. Spory mogące wyniknąć z realizacji postanowień niniejszej umowy strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu rzeczowo właściwego dla Zamawiającego.

6. Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.

…...................................................

ZAMAWIAJĄCY

…............................................

WYKONAWCA

Załączniki:

1. Oferta Wykonawcy.

2. Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Załącznik nr 2 do umowy

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

zawarta w Warszawie, w dniu r. (dalej jako „Umowa Powierzenia”), pomiędzy:

prof. dr hab. Xxxxxx Xxxxxxxx – Dyrektora,

……………………………………………………………………………………………………..….. zwaną dalej „Wykonawcą”,

zwanych dalej z osobna „Stroną” lub łącznie „Stronami”.

W związku z zawarciem w dniu ……………….. umowy nr (Umowa Zasadnicza), której

przedmiotem jest świadczenie na rzecz Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika PAN usług w zakresie świadczenia usług sprzedaży biletów lotniczych, Strony postanawiają, co następuje:

§ 1.

Przedmiot Umowy Powierzenia

1. Powierzający, jako administrator, zgodnie z art. 28 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), zwanego dalej „RODO”, powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych, wyłącznie w zakresie i celu określonym Umową Powierzenia i poleca Wykonawcy ich przetwarzanie.

2. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe zgodnie z Umową Powierzenia, RODO oraz innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

3. Przetwarzanie danych osobowych przez Wykonawcę odbywać się będzie nieodpłatnie, w związku z realizacją Umowy Zasadniczej.

4. Strony postanawiają, że Wykonawca będzie przetwarzał powierzone dane osobowe wyłącznie na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej.

§ 2.

Zakres i cel przetwarzania

1. Powierzone dane osobowe dotyczą następujących kategorii osób:

1) pracownicy Centrum Astronomicznego im. M. Kopernika PAN;

2) eksperci lub inne osoby, które będą towarzyszyć w wyjazdach organizowanych przez Centrum Astronomiczne im. M. Kopernika PAN.

2. Powierzający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w następującym zakresie:

1) w przypadku osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1: imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu służbowego, służbowy adres poczty elektronicznej;

2) w przypadku osób, o których mowa w ust. 1 pkt 2: imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu służbowego, numer telefonu prywatnego, służbowy adres poczty elektronicznej, prywatny adres poczty elektronicznej.

3. Wykonawca jest upoważniony do przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie przez ich zbieranie, utrwalanie, porządkowanie, przechowywanie, przeglądanie, udostępnianie, usuwanie.

4. Powierzone dane osobowe będą przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy Zasadniczej.

§ 3.

Obowiązki Wykonawcy

1. Wykonawca jest obowiązany wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia bezpieczeństwa odpowiadającego ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, zgodnie z art. 32, w związku z art. 28 ust. 3 lit. c RODO, w szczególności Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować:

1) przetwarzanie w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo powierzonych danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem;

2) zdolność do ciągłego zapewniania poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania, w szczególności poprzez wprowadzenia polityki haseł i loginów;

3) zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego (jak najszybsze przywrócenie możliwości dostępu do danych osobom upoważnionym, jak również przywrócenie im możliwości dokonywania operacji na danych);

4) przetwarzanie w sposób zapewniający odporność powierzonych danych osobowych przed działalnością złośliwego oprogramowania, którego celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu do systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych;

5) wdrożenie mechanizmów wykrywania naruszeń bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych.

2. Wykonawca oświadcza, iż jest w stanie wykazać, że stosowane przez niego środki ochrony powierzonych danych osobowych są zgodne z przepisami RODO i zapewniają stopień bezpieczeństwa odpowiedni do ryzyka związanego z naruszeniem praw lub wolności osób, których dane dotyczą.

3. Wykonawca zobowiązuje się nie wykorzystywać powierzonych danych osobowych w celach innych niż wyraźnie wskazane w Umowie Powierzenia lub na korzyść osób trzecich. Wykonawca zobowiązuje się ponadto, w tym również po ustaniu Umowy Powierzenia, nie ujawniać osobom nieupoważnionym informacji o powierzonych danych osobowych, zwłaszcza o środkach ochrony i zabezpieczeniach danych osobowych stosowanych przez niego lub Powierzającego.

4. Wykonawca ograniczy dostęp do powierzonych do przetwarzania danych osobowych wyłącznie do osób zatrudnionych u Wykonawcy, które posiadają imienne upoważnienie do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych.

5. Powierzający umocowuje Wykonawcę do wydawania i odwoływania osobom, o których mowa w ust. 4, upoważnień do przetwarzania danych osobowych, powierzonych na podstawie § 1 ust. 1, w zakresie i celu niezbędnym do wykonania przedmiotu Umowy Powierzenia.

6. Wykonawca zapewni prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

7. Wykonawca oświadcza, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z ust. 5, przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez Powierzającego zostaną przeszkolone z zakresu ochrony danych osobowych oraz zostaną zobowiązane do stosowania przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych, w szczególności RODO, oraz procedur ochrony danych obowiązujących u Wykonawcy.

8. Wykonawca zapewni, aby osoby, o których mowa w ust. 4, zobowiązały się do zachowania w tajemnicy powierzonych danych osobowych w tym sposobów ich zabezpieczenia, także po ustaniu zatrudnienia u Wykonawcy.

9. Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Powierzającemu, na każde jego żądanie, wszelkich informacji na temat przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych

osobowych, w szczególności informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków spoczywających na Wykonawcy, w tym obowiązków określonych w art. 28 RODO, w szczególności pomaga Powierzającemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.

10. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Powierzającego o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Wykonawcę powierzonych danych osobowych, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych skierowanym do Wykonawcy, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania powierzonych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez organ ochrony danych osobowych.

11. Wykonawca bez zbędnej zwłoki zgłosi Powierzającemu, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia, o każdym przypadku naruszenia przez niego lub inne podmioty

ochrony powierzonych danych osobowych, naruszenia tajemnicy tych danych lub ich niewłaściwego wykorzystania. Zgłoszenie powinno zostać dokonane w formie wiadomości e-mail wysłanej na adres: xxxx@xxxx.xxx.xx. W zgłoszeniu Wykonawca jest zobowiązany opisać co najmniej charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorię i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych oraz opisać środki zastosowane lub proponowane w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków. W przypadku, gdy stwierdzone naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszania praw lub wolności osób fizycznych Wykonawca jest zobowiązany do uczestniczenia w zakresie określonym przez Powierzającego w zawiadomieniu osób, których dane dotyczą, o takim naruszeniu.

12. Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie zastosować się do zaleceń Powierzającego, dotyczących przetwarzania powierzonych danych osobowych, zwłaszcza dotyczących ich zabezpieczenia.

13. Wykonawca niezwłocznie wyznaczy inspektora ochrony danych, gdy jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO, oraz przekaże Powierzającemu dane kontaktowe do wyznaczonego inspektora.

14. Wykonawca prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Powierzającego, zawierający informacje zgodne z art. 30 ust. 2 RODO, oraz zapewnia bieżącą aktualność rejestru, a także przekazuje go Powierzającemu na każde jego żądanie.

§ 4.

Powierzenie danych osobowych podmiotom trzecim

1. Wyłącznie w celu określonym w niniejszej Umowie Powierzenia, Wykonawca może w zakresie przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego, pod warunkiem, że Wykonawca zawrze na piśmie z tym podmiotem umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, zobowiązującą do stosowania tych samych obowiązków ochrony danych osobowych, jakie wynikają z niniejszej Umowy Powierzenia.

2. Wykonawca jest obowiązany do przedłożenia do akceptacji Powierzającemu projektu umowy, o którym mowa w ust. 1. Powierzający zgłosi zastrzeżenia do projektu umowy, jeśli jego treść będzie niezgodna z postanowieniami niniejszej Umowy Powierzenia, a także w przypadku gdy Wykonawca nie uzyska gwarancji wdrożenia przez ten podmiot odpowiednich środków bezpieczeństwa danych osobowych. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Powierzającemu w terminie 7 dni kopii zawartej z podwykonawcą umowy.

3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec Powierzającego za niewywiązywanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.

§ 5.

Prawo kontroli

1. Wykonawca umożliwi Powierzającemu lub podmiotowi przez niego upoważnionemu, przeprowadzenie kontroli w zakresie niezbędnym dla sprawdzenia, czy środki zastosowane przez Wykonawcę przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Umowy Powierzenia.

2. Powierzający może realizować prawo kontroli w miejscu przetwarzania powierzonych danych osobowych, w godzinach pracy Wykonawcy, po uprzednim poinformowaniu Wykonawcy o planowanym terminie kontroli minimum 5 dni roboczych przed jej rozpoczęciem, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. W przypadku powzięcia przez Powierzającego wiadomości o rażącym naruszeniu przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z RODO lub Umowy Powierzenia, Wykonawca umożliwi Powierzającemu lub podmiotowi przez niego upoważnionemu dokonanie niezapowiedzianej kontroli, w celu sprawdzenia prawidłowości przetwarzania oraz zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych.

4. W ramach kontroli Powierzający lub podmiot przez niego upoważniony mają w szczególności prawo wglądu do wszelkich dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli, przeprowadzenia oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, a także prawo do żądania złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego.

5. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Powierzającego.

6. Powierzający zastrzega sobie prawo do dokonania kontroli przetwarzania danych osobowych powierzonych do dalszego przetwarzania na podstawie § 4.

§ 6.

Usunięcie danych osobowych

1. Wykonawca zobowiązuje się do trwałego i nieodwracalnego usunięcia powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz usunięcia wszelkich kopii tych danych ze wszystkich nośników będących w posiadaniu Wykonawcy i podmiotów, o których mowa w § 4, w okresie nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych po upływie terminu, w którym Powierzający mógł zweryfikować propozycje przekazanych połączeń, zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia, chyba że dalsze przetwarzanie danych osobowych przez Wykonawcę będzie miało swoje podstawy w przepisach prawa.

2. W przypadku zaistnienia okoliczności stanowiących podstawę do wypowiedzenia przez Powierzającego Umowy Zasadniczej ze skutkiem natychmiastowym, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia rozwiązania umowy, do trwałego i nieodwracalnego usunięcia powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz usunięcia wszelkich kopii tych danych ze wszystkich nośników będących w posiadaniu Wykonawcy i podmiotów, o których mowa w § 4, chyba że dalsze przetwarzanie danych osobowych przez Wykonawcę będzie miało swoje podstawy w przepisach prawa.

§ 7.

Czas trwania Umowy Powierzenia

1. Umowa Powierzenia wchodzi w życie w dniu jej zawarcia.

2. Umowa Powierzenia zostaje zawarta na czas obowiązywania zawartej przez Strony Umowy Zasadniczej.

§ 8.

Postanowienia końcowe

1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność wobec Powierzającego lub osób trzecich za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem przepisów RODO, jak również za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z Umową Powierzenia, na zasadach określonych w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025, z późn. zm.).

2. Zmiana Umowy Powierzenia wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

3. W sprawach nieuregulowanych Umową Powierzenia zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz RODO.

4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Powierzający Wykonawca

Document Metadata

Table of Contents

Załącznik nr 8 do SIWZ

Document Metadata