WZÓR
WZÓR
UMOWA CIUWO.234 2021
zawarta w Olsztynie, w dniu pomiędzy:
Gminą Olsztyn, Xxxx Xxxx Xxxxx XX, 00-000 Xxxxxxx - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Xxxxxxxx, xx. 0 Xxxx 00/00 lok. 21 10-118 Olsztyn, NIP 000-000-00-00, reprezentowaną przez Pana Xxxxxx Xxxxxxxxxxx - Prezydenta Olsztyna, w imieniu którego działa Xxx Xxxxx Xxxxxxxxx – Dyrektor Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna,
zwaną dalej „Zamawiającym”
a
,
zwanym / zwaną dalej „Wykonawcą”,
w wyniku przeprowadzenia przez Zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o nr CIUWO.232.19.2021 w trybie podstawowym, zgodnie z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1129.; dalej jako „ustawa Pzp”), pn. „Serwis oprogramowania ESRI”, w którym oferta Wykonawcy uznana została za najkorzystniejszą, zawarta została umowa
o następującej treści:
§ 1 Definicje
1. W niniejszej umowie, następujące wyrażenia i określenia, będą miały znaczenie zgodnie z podanymi poniżej definicjami:
1) Producent ESRI – producent Oprogramowania ESRI – ESRI Inc. USA;
2) Oprogramowanie ESRI – oprogramowanie, którego licencje zostały nabyte przez Zamawiającego od Wykonawcy na podstawie odrębnych umów (Umów Licencyjnych);
3) Serwis Oprogramowania ESRI (wsparcia licencji) – usługa pomocy technicznej, aktualizacji, upgrade licencji Oprogramowania oraz usuwanie Błędów w Oprogramowaniu, której warunki zostały opisane w załączniku nr 2 do niniejszej umowy;
4) Dzień roboczy – okres w godzinach 8.30 – 16.30 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy Zamawiającego;
5) Błąd – oznacza wystąpienie w Oprogramowaniu ESRI wady, powodującej utrudnienie w używaniu Oprogramowania ESRI lub uniemożliwienie używania Oprogramowania ESRI lub nakładające na Zamawiającego ograniczenia w używaniu Oprogramowania ESRI;
6) Aktualizacja Oprogramowania – aktualizacja Oprogramowania ESRI do wersji najnowszej.
2. Pozostałym pojęciom niezdefiniowanym w ust. 1 nadaje się znaczenie określone w załączniku nr 2 do niniejszej umowy.
§ 2 Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest zakup Serwisu Oprogramowania ESRI dla Oprogramowania ESRI zgodnie z poniższą tabelą:
L.p. | Nazwa | Ilość licencji | Okres serwisu |
1 | Serwis licencji komercyjnej ArcGIS Desktop Basic pojedynczej pierwszej | 1 | od 01-01-2022 do 31-12-2022 |
2 | Serwis licencji komercyjnej ArcGIS Desktop Standard sieciowej pierwszej | 1 | od 01-01-2022 do 31-12-2022 |
3 | Serwis licencji komercyjnej ArcGIS Desktop Standard sieciowej dodatkowej | 7 | od 01-01-2022 do 31-12-2022 |
4 | Serwis licencji komercyjnej ArcGIS Desktop Advanced sieciowej pierwszej | 1 | od 01-01-2022 do 31-12-2022 |
5 | Serwis licencji komercyjnej 3D Analyst for ArcGIS Desktop sieciowej pierwszej | 1 | od 01-01-2022 do 31-12-2022 |
6 | Serwis licencji komercyjnej Spatial Analyst for ArcGIS Desktop sieciowej pierwszej | 1 | od 01-01-2022 do 31-12-2022 |
7 | Serwis licencji komercyjnej Network Analyst for ArcGIS Desktop sieciowej pierwszej | 1 | od 01-01-2022 do 31-12-2022 |
8 | Serwis licencji komercyjnej Data Interoperability for ArcGIS Desktop sieciowej pierwszej | 1 | od 01-01-2022 do 31-12-2022 |
9 | Serwis licencji komercyjnej ArcGIS Enterprise Standard dla max. 4 rdzeni ArcGIS GIS Server | 2 | od 01-01-2022 do 31-12-2022 |
10 | Serwis licencji komercyjnej Image Server na serwer o max. 4 rdzeniach | 1 | od 01-01-2022 do 31-12-2022 |
11 | Serwis licencji komercyjnej Esri CityEngine Advanced sieciowej pierwszej | 1 | od 01-01-2022 do 31-12-2022 |
2. Serwis Oprogramowania ESRI świadczony będzie w godzinach 8.30 – 16.30 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w odniesieniu do licencji ujętych w §2 ust.1, zgodnie z ofertą Wykonawcy, stanowiącą załącznik nr 1 do umowy oraz zgodnie z warunkami Serwisu Oprogramowania ESRI stanowiącymi załącznik nr 2 do umowy.
3. Serwis Oprogramowania ESRI będzie świadczony od 01.01.2022 roku do 31.12.2022 roku.
4. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić możliwość pobrania Aktualizacji oprogramowania do najnowszej wersji w terminie 14 dni od daty podpisania umowy. Aktualizacja oprogramowania ma formę protokołu z numerami rejestracyjnymi do najnowszej wersji Oprogramowania ESRI.
§ 3 Wymagania dotyczące wykonywania umowy
1. Wykonawca oświadcza, że:
1) jest autoryzowanym przedstawicielem Producenta Oprogramowania ESRI, uprawnionym do świadczenia Serwisu Oprogramowania ESRI;
2) posiada konieczne doświadczenie i profesjonalne kwalifikacje niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy;
3) zobowiązuje się do wykonania umowy przy zachowaniu należytej staranności określonej w art. 355 §2 Kodeksu Cywilnego.
2. Strony zobowiązują się do wzajemnego przekazywania sobie niezwłocznie wszelkich informacji mogących mieć wpływ na realizację umowy.
3. Osobami upoważnionymi przez Strony do podpisania protokołów określonych w umowie oraz do rozpatrywania bieżących spraw związanych z realizacją umowy, przy zachowaniu określonych w niej warunków, w tym terminów, są :
1) ze strony Zamawiającego: imię i nazwisko, email, telefon
2) ze strony Wykonawcy: imię i nazwisko, email, telefon
4. Zmiana osób wymienionych w ust. 3 powyżej w trakcie realizacji umowy wymaga poinformowania drugiej Strony w formie dokumentowej i nie stanowi zmiany umowy.
5. Strony zobowiązują się do kierowania wszelkiej korespondencji i oświadczeń, co do których umowa nie dopuszcza zachowania formy dokumentowej, na adresy stron wymienione w komparycji umowy, a w przypadku zmiany adresu, do niezwłocznego, pisemnego powiadomienia o tym fakcie drugiej Strony.
6. W przypadku braku powiadomienia, o którym mowa w ust. 5 niniejszego paragrafu doręczenie korespondencji na adres, o którym mowa w ust. 5 niniejszego paragrafu, wywiera przewidziane prawem skutki.
§ 4 Usługa asysty technicznej i konserwacji
1. W ramach Aktualizacji oprogramowania i świadczenia usługi asysty technicznej i konserwacji dla Oprogramowania ESRI, Zamawiający będzie miał prawo do:
1) otrzymania nowych wersji Oprogramowania ESRI i udoskonaleń do wersji bieżących Oprogramowania ESRI (otrzymanie nowych edycji Oprogramowania ESRI, wydań uzupełniających, poprawek programistycznych) wraz z licencjami bez dodatkowych opłat licencyjnych;
2) otrzymania Oprogramowania ESRI, w tym jego aktualizacji, na inną platformę systemową wspieraną przez Producenta ESRI oraz wsparcia technicznego Zamawiającego w tym zakresie;
3) asysty technicznej w zakresie Błędów oraz zgłaszania Błędów do Wykonawcy pod numer telefonu lub przez system supportowy Wykonawcy pod adresem wskazanym w załączniku nr 2 do niniejszej umowy,
4) 72 godzinnego czasu reakcji w Dni robocze na zgłoszone drogą telefoniczną lub przez system supportowy Wykonawcy Błędy związane z eksploatacją Oprogramowania ESRI.
2. Wykonawca gwarantuje, że Serwis Oprogramowania ESRI dla Oprogramowania ESRI będzie świadczony w sposób profesjonalny zgodnie ze standardami obowiązującymi w branży informatycznej, a gwarancja niniejsza jest ważna przez okres 90 dni od daty zakończenia wykonania usług wchodzących w zakres asysty technicznej i konserwacji, o której mowa w § 2 ust. 3 niniejszej umowy.
3. Niniejsza umowa stanowi dokument gwarancji, o której mowa w ust. 2.
4. Wykonawca zapewnia, że usługa serwisu oprogramowania ESRI będzie świadczona przez Producenta Oprogramowania ESRI na warunkach zgodnych z umową, w szczególności załącznikiem nr 2 oraz nie gorszych niż wskazane w niniejszym paragrafie oraz ofertą Wykonawcy.
§ 5 Wady prawne
1. Wykonawca gwarantuje, że realizacja postanowień umowy nie narusza praw własności intelektualnej ani innych praw osób trzecich.
2. W przypadku wystąpienia osób trzecich wobec Zamawiającego z roszczeniami opartymi na twierdzeniu, iż
używane przez Zamawiającego Oprogramowanie ESRI lub Aktualizacja Oprogramowania ESRI narusza jakiekolwiek prawa, o których mowa w ust. 1, Zamawiającemu przysługują wszystkie niżej wymienione uprawnienia, które ma prawo zrealizować według swojego wyboru (łącznie lub osobno):
1) Prawo wypowiedzenia umowy bez zachowania terminów wypowiedzenia,
2) Prawo żądania zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto określonego w §7 Umowy oraz prawo żądania odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego.
§ 6 Ochrona danych i informacje poufne
1. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu Ochrony Informacji dla Wykonawcy Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, który stanowi załącznik nr 3.
2. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. Wobec faktu, że w ramach wykonywania niniejszej Umowy Wykonawca będzie miał dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez Zamawiającego, Strony zawarły umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji, która stanowi załącznik nr 4.
3. Wykonywanie przez Wykonawcę obowiązków wynikających z umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji odbywać się będzie w ramach wynagrodzenia należnego Wykonawcy z tytułu wykonania umowy i Wykonawca nie będzie uprawniony do żądania od Zamawiającego dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu.
4. Wykonawca pozostaje w posiadaniu Informacji Poufnych, przekazanych przez Zamawiającego, przez okres trwania umowy oraz zobowiązuje się do nieujawniania, nieprzekazywania, ani do niewykorzystywania we własnej działalności, w zakresie szerszym niż niezbędny do realizacji umowy, informacji uzyskanych w związku z wykonaniem umowy niezależnie od formy przekazania tych informacji, ich źródła i sposobu przetwarzania oraz bezzwłocznego trwałego ich usunięcia natychmiast po jej wygaśnięciu. Zasady poufności znajdują się w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji stanowiącej załącznik nr 4.
§ 7 Wynagrodzenie
1. Za realizację przedmiotu umowy, o którym mowa w § 2., Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy cenę w łącznej wysokości netto (słownie: ), powiększoną o wartość podatku VAT w wysokości: (słownie: ), co daję kwotę brutto: (słownie: ).
2. Jeżeli Wykonawca posiada firmowy rachunek bankowy związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, płatność ceny zostanie dokonana z wykorzystaniem metody podzielonej płatności (split payment). Wykonawca oświadcza, że na wystawionej fakturze zostanie wskazany jego rachunek bankowy związany / niezwiązany1 z prowadzoną działalnością gospodarczą.
3. Zapłata ceny nastąpi w formie przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. Zapłata nastąpi w terminie 30 (trzydziestu) dni od dnia wystawienia faktury pod warunkiem doręczenia faktury w terminie 7 (siedmiu) dni od dnia jej wystawienia. W przypadku doręczenia faktury po terminie 7 (siedmiu) dni od dnia jej wystawienia, termin zapłaty ulega wydłużeniu o ilość dni przekroczenia wskazanego wyżej 7 (siedmio) dniowego terminu.
4. Faktura będzie wystawiona na:
NABYWCA: | ODBIORCA: |
Gmina Olsztyn, | Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna |
1Niepotrzebne skreślić
Xxxx Xxxx Xxxxx XX 0 00-000 Xxxxxxx NIP: 000-00-00-000 | xx. 0 Xxxx 00/00 xxx. 00 00-000 Xxxxxxx |
5. Faktura powinna być dostarczona Zamawiającemu w następujący sposób:
1) na adres Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Xxxxxxxx, xx. 0 Xxxx 00/00 lok. 21, 10-118 Olsztyn, lub
2) na adres e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxxxxxx.xx według oświadczenia złożonego przez Strony zgodne z załącznikiem nr 5, lub
3) przy użyciu Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).
6. W przypadku, gdy Wykonawca skorzysta z możliwości wysyłania Zamawiającemu faktury (tzw. ustrukturyzowanej faktury elektronicznej) przy użyciu Platformy Elektronicznego Fakturowania, o czym mowa w ust. 5 pkt. 3) przy użyciu Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF)., numer PEPPOL Zamawiającego to 7393921082. Oprócz danych zawartych w ust. 4 w opisie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej Wykonawca zobowiązany jest do wskazania numeru i daty zawarcia niniejszej umowy.
7. Korekty faktur i noty księgowe (tzw. inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne) mogą być wysyłane przy użyciu Platformy Elektronicznego Fakturowania, z uwzględnieniem postanowień ust. 6.
8. Podstawą do wystawienia faktury jest zaakceptowane przez Zamawiającego zaświadczenie wystawione przez Wykonawcę dotyczące przedłużenia serwisu licencji.
9. Za dzień zapłaty ceny Strony uznają datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
10. W przypadku nieterminowej zapłaty należności wynikającej z umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki w ustawowej wysokości z tytułu opóźnienia.
11. Cena obejmuje wszelkie koszty i opłaty związane z realizacją umowy z uwzględnieniem kosztów dostarczenia Systemu, udzielenia gwarancji, a także należnego podatku VAT.
12. Wykonawca oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku VAT i zgodnie z art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685) znajduje się w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT (tzw. biała lista podatników VAT), w którym x.xx. ujawniony został numer rachunku bankowego związany z prowadzoną przez Wykonawcę działalnością gospodarczą, służący do rozliczenia transakcji w ramach tej działalności i który zostanie wskazany na fakturze VAT wystawionej Zamawiającemu zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu. Wykonawca oświadcza, że teraz i na przyszłość zrzeka się wszelkich roszczeń wobec Zamawiającego, w szczególności z tytułu braku terminowej zapłaty wynagrodzenia i wstrzymania się przez Zamawiającego z zapłatą wynagrodzenia w ramach niniejszej umowy w przypadku, gdy okaże się, że wskazany przez Wykonawcę na fakturze VAT numer rachunku bankowego nie będzie w dniu dokonania zapłaty przez Zamawiającego kwoty tytułem wynagrodzenia w ramach niniejszej umowy tożsamy z numerem rachunku bankowego ujawnionym na tzw. białej liście podatników VAT albo nie będzie ujawniony na tzw. białej liście podatników VAT – jeżeli zapłata wynagrodzenia na rachunek Wykonawcy nie ujęty na tzw. białej liście podatników VAT łączyłoby się dla Zamawiającego z jakimikolwiek negatywnymi konsekwencjami prawnymi - do czasu wskazania przez Wykonawcę rachunku bankowego ujawnionego na tzw. białej liście podatników VAT lub ujęcia na tej liście wskazanego wcześniej rachunku bankowego Wykonawcy.
§ 8 Kary umowne
1. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zobowiązuje się zapłacić kary umowne w następujących wypadkach i wysokościach:
1) w wysokości 20% wynagrodzenia brutto, gdy Zamawiający wypowie umowę z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca lub Producent Oprogramowania ESRI;
2) w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w dostarczeniu Aktualizacji oprogramowania ESRI, o której mowa w §2 ust.4 Umowy;
3) w wysokości 0,01% wynagrodzenia brutto za każdą rozpoczętą godzinę przekroczenia czasu reakcji naprawy Błędu, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 4 Umowy,
4) maksymalna wysokość kar umownych naliczonych na podstawie niniejszej umowy nie może przekroczyć 120 % całkowitego wynagrodzenia /brutto/ określonego w ust. 3.1. tj. kwoty: zł.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odszkodowania uzupełniającego-przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości poniesionej szkody.
§ 9 Czas trwania i wypowiedzenie umowy
1. Umowa obowiązuje do upływu okresu gwarancji, o której mowa w § 4 ust. 2.
2. Każda ze Stron jest uprawniona do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym wyłącznie w wypadku wystąpienia ważnych powodów uzasadniających to wypowiedzenie. Przez ważne powody Strony rozumieją x.xx. niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez drugą ze Stron zobowiązań umownych, którego skutki nie zostały usunięte w ciągu 30 dni od daty pisemnego wezwania.
3. Wypowiedzenie umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Wypowiedzenie uważa się za skutecznie doręczone w dniu, w którym zostało doręczone do siedziby Wykonawcy lub Zamawiającego listem poleconym za pisemnym potwierdzeniem odbioru.
§ 10 Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego oraz inne odpowiednie przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
3. Ewentualne spory Strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.
4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
5. Załączniki do niniejszej umowy stanowią:
1) Załącznik nr 1 – Oferta Wykonawcy;
2) Załącznik nr 2 – Warunki asysty technicznej i konserwacji;
3) Załącznik nr 3 - Regulamin ochrony informacji dla Wykonawcy Centrum Informatycznych Usług Wspólnych;
4) Załącznik nr 4 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji;
5) Załącznik nr 5 – Oświadczenie Wykonawcy o akceptacji przesyłania faktur w formie elektronicznej,
6) Specyfikacja istotnych warunków zamówienia.
ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:
Signature Not Verified
Dokument podpisany przez Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Data: 2021.12.09 14:06:08 CET
Załącznik nr 1 do umowy
OFERTA WYKONAWCY
Załącznik nr 2 do umowy
WARUNKI ASYSTY TECHNICZNEJ I KONSERWACJI
Załącznik nr 3 do umowy
Regulamin Ochrony Informacji dla Wykonawcy Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna
§1 CEL
1.1. Celem dokumentu w Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna jest:
1) Określenie minimalnych środków technicznych i organizacyjnych służących zabezpieczeniu danych.
2) Określenie minimalnych wymagań w zakresie bezpieczeństwa informacji dla podmiotów zewnętrznych.
3) Określenie minimalnych wymagań w zakresie zabezpieczeń systemów teleinformatycznych.
§2 ZAKRES
2.1. Niniejszy dokument stosują wszystkie podmioty zewnętrzne wykonujące prace na rzecz Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna (zwanego dalej CIUWO), związane z przetwarzaniem Aktywów informacyjnych Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna.
2.2. Niniejszy dokument należy stosować we wszystkich umowach z podmiotami zewnętrznymi, których przedmiot jest związany z ochroną informacji.
2.3. Stosowanie niniejszego dokumentu określającego minimalne środki techniczne i organizacyjne nie zwalnia podmiotów zewnętrznych ze stosowania środków adekwatnych, tj. dostosowanych do rodzaju przetwarzanych danych i sposobu ich przetwarzania tak, żeby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania stosownie do ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, a które w konkretnych przypadkach mogą być dalej idące.
§3 TERMINOLOGIA
3.1. Pojęcia używane w Regulaminie:
1) Aktywo i zasób informacyjny – wszelkie informacje w formie papierowej, elektronicznej i innej, przetwarzane (zbierane, utrwalane, przechowywane, opracowywane, zmieniane, udostępniane i usuwane) w sposób tradycyjny lub w systemach informatycznych, będące własnością CIUWO lub wykorzystywane bądź administrowane bądź zarządzane przez CIUWO.
2) Główny Administrator Bezpieczeństwa Systemów (GABS) – nadzoruje bezpieczeństwo wszystkich systemów teleinformatycznych. Jest odpowiedzialny za dopuszczanie systemów teleinformatycznych do eksploatacji.
3) System informatyczny, System – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych.
4) System Teleinformatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci urządzenia końcowego.
5) System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI) - część całościowego systemu zarządzania, oparta na podejściu wynikającym z ryzyka biznesowego, odnosząca się do ustanawiania, wdrażania, eksploatacji, monitorowania, utrzymywania i doskonalenia bezpieczeństwa informacji.
§4 POSTANOWIENIA OGÓLNE
4.1. Regulamin Ochrony Informacji dla Wykonawcy Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna (zwany dalej Regulaminem) określa zakres obowiązków i odpowiedzialności podmiotów zewnętrznych w zakresie bezpieczeństwa informacji. Regulamin obejmuje swym zakresem wszystkich użytkowników podmiotów zewnętrznych, mających dostęp do systemów teleinformatycznych Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna.
4.2. Podmiot zewnętrzny spełnia wymagania niniejszego Regulaminu przed uzyskaniem dostępu do Systemu Teleinformatycznego CIUWO.
4.3. Przed rozpoczęciem przetwarzania informacji chronionych, w szczególności danych osobowych przetwarzanych przez CIUWO, podmiot zewnętrzny powinien spełnić następujące warunki:
1) w przypadku przetwarzania Informacji Poufnych – podpisać zobowiązanie do zachowania poufności przetwarzanych danych na wzorze obowiązującym w CIUWO, będącym załącznikiem nr 1 do Regulaminu.
2) w przypadku przetwarzania Informacji Poufnych i Danych – podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji na wzorze obowiązującym w CIUWO, będącym załącznikiem nr 2 do Regulaminu.
§5 NADAWANIE, ZMIANA BĄDŹ ODEBRANIE UPRAWNIEŃ
5.1. W przypadku podmiotów zewnętrznych, zakres uprawnień w poszczególnych systemach i aplikacjach ustawia się adekwatnie do przedmiotu umowy i zakresu powierzonych danych osobowych.
5.2. Lista użytkowników podmiotu zewnętrznego powinna być dostarczona przez osoby ze strony podmiotu zewnętrznego wskazane w umowie jako odpowiedzialne za jej realizację.
5.3. Po każdej zmianie użytkowników ze strony podmiotu zewnętrznego, jest on zobowiązany do przekazania listy użytkowników ze wskazaniem zmian w ich zakresie uprawnień.
5.4. Rejestrowanie/wyrejestrowanie użytkowników zewnętrznych Systemu Teleinformatycznego CIUWO oraz nadawanie/zmiana/odebranie uprawnień jest realizowane przez pracowników CIUWO:
1) Podczas rejestracji użytkownika zewnętrznego nadawany jest przez administratora systemu unikalny identyfikator użytkownika oraz ustawiane jest hasło tymczasowe niezbędne do logowania po raz pierwszy do Systemu (zgodne z zasadami opisanymi w niniejszej procedurze) dla użytkownika zewnętrznego Systemu Teleinformatycznego.
2) O nadaniu/zmianie/odebraniu uprawnień właściwych identyfikatorów w odpowiednich systemach i aplikacjach i nadaniu właściwych uprawnień administrator systemu informuje GABS oraz przedstawiciela podmiotu zewnętrznego.
§6 METODY I ŚRODKI UWIERZYTELNIANIA
6.1. Dostęp do poszczególnych części systemu informatycznego jest możliwy wyłącznie poprzez podanie prawidłowego identyfikatora i hasła przyznanych użytkownikowi podczas procesu nadawania uprawnień do Systemu Teleinformatycznego.
6.2. Hasła użytkowników do systemów powinny podlegać następującym zasadom:
1) hasło składa się z minimum 8 znaków,
2) hasło musi spełniać warunek złożoności polegający na występowaniu w nim: wielkiej i małej litery, oraz cyfry lub znaku specjalnego (np. !@#),
3) hasło musi być zmieniane minimum co 30 dni,
4) kolejne hasła muszą być różne,
5) hasła należy przechowywać w sposób gwarantujący ich poufność,
6.3. Zabrania się udostępniania haseł innym osobom.
6.4. Zabrania się tworzenia haseł na podstawie:
1) cech i numerów osobistych (np. dat urodzenia, imion itp.),
2) sekwencji klawiszy klawiatury (np. qwerty, 12qwaszx),
3) identyfikatora użytkownika
6.5. Zabrania się tworzenia haseł łatwych do odgadnięcia.
6.6. Logowanie anonimowe do systemu informatycznego jest zabronione dla użytkowników.
6.7. Uwierzytelnienie następuje wyłącznie po podaniu zgodnego hasła i powiązanego z nim identyfikatora.
6.8. W przypadku logowania do systemu informatycznego odbywającego się po raz pierwszy, użytkownik ma obowiązek zmiany hasła tymczasowego na właściwe, na znane tylko użytkownikowi.
6.9. W przypadku systemów, które nie wymuszają automatycznie cyklicznej zmiany hasła oraz nie kontrolują jego znaków, obowiązkiem użytkownika jest zmiana hasła zgodnie z zasadami określonymi w punktach poprzednich.
6.10. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za utworzenie hasła i jego bezpieczne przechowywanie.
6.11. Hasła nie mogą być ujawniane w sposób celowy lub przypadkowy i powinny być znane wyłącznie użytkownikowi.
6.12. Hasła nie powinny być przechowywane w formie dostępnej dla osób nieupoważnionych:
1) w plikach,
2) na kartkach papieru w miejscach dostępnych dla osób trzecich,
3) w skryptach,
4) w innych zapisach elektronicznych i papierowych, które byłyby dostępne dla osób trzecich.
6.13. W przypadku podejrzenia ujawnienia haseł osobie nieupoważnionej, hasła muszą zostać natychmiast zmienione przez użytkownika lub Administratora Systemu.
6.14. Hasło użytkownika sytemu umożliwiające dostęp do Systemu Teleinformatycznego utrzymuje się w tajemnicy również po upływie jego ważności.
6.15. Zmiany hasła dokonuje użytkownik. W przypadku gdy użytkownik zapomniał hasła, właściwy Administrator Systemu ustawia hasło tymczasowe użytkownikowi z wymuszeniem jego zmiany podczas pierwszego logowania.
6.16. Hasła przez użytkowników nie powinny być przekazywane przesyłane za pomocą telefonu, faksu, bądź poczty e-mail w formie jawnej.
6.17. W przypadku grupowego tworzenia kont użytkowników generowane hasła powinny być unikalne.
§7 DOSTĘP ZDALNY
7.1. CIUWO prowadzi pisemny wykaz osób i podmiotów zewnętrznych posiadających dostęp zdalny do zasobów Systemu Teleinformatycznego CIUWO.
7.2. Dostęp zdalny podmiotów zewnętrznych możliwy jest tylko po spełnieniu warunków wymienionych w niniejszym Regulaminie.
7.3. Dla każdej umowy z podmiotem zewnętrznym Dyrektor CIUWO wyznacza Koordynatora Prac Zdalnych CIUWO (dalej zwany KPZ) zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 4.
7.4. Podmiot zewnętrzny powierzając prace swoim pracownikom we własnym zakresie udziela im niezbędnych pełnomocnictw.
7.5. Dostępu udziela się na czas obowiązywania umowy na podstawie pisemnego wniosku przekazanego przez podmiot zewnętrzny do KPZ o podanie potrzebnych identyfikatorów i haseł dostępu.
7.6. W ramach dostępu zabrania się podmiotowi zewnętrznemu trwale usuwać dane, przeprowadzać jakiekolwiek operacje na dyskach mogące prowadzić do ich uszkodzenia lub utraty danych, w szczególności ich formatowania. Przedstawiciel podmiotu zewnętrznego wykonujący prace, przystępując do czynności, o których wie, że w konsekwencji doprowadzić one mogą do zniszczenia danych, musi poinformować przedstawiciela Zamawiającego i dopiero po jego akceptacji podjąć może te czynności.
7.7. W przypadku konieczności realizacji prac na środowisku produkcyjnym, podmiot zewnętrzny uzgadnia z KPZ termin prowadzenia prac obarczonych ryzykiem, o którym mowa w §8, przed przystąpieniem do prac, przedstawia scenariusz planowanych prac wraz z oceną ryzyka podejmowanych czynności. Podmiot zewnętrzny odpowiada za odstępstwa od przedstawionego scenariusza. Scenariusz powinien obejmować:
1) Czas (moment) podjęcia planowanych prac, przewidywany czas trwania prac.
2) Zakres wykonywanych prac.
3) Informację, czy wymagana jest przerwa w pracy użytkowników.
4) Potencjalne ryzyka podejmowanych czynności.
7.8. Pracownik lub przedstawiciel podmiotu zewnętrznego wykonujący prace, przystępując do czynności, co do których istnieje wysokie ryzyko utraty danych lub przerwy w działaniu systemu, informuje o ryzyku KPZ.
7.9. KPZ w przypadku otrzymania informacji o wysokim ryzyku utraty danych ustala możliwość rozpoczęcia prac z bezpośrednim przełożonym, Głównym Administratorem Bezpieczeństwa Systemów, a w przypadku takiej potrzeby – z innymi administratorami, w tym z administratorem systemu sesji zdalnych. Po akceptacji ryzyka przez KPZ w formie dokumentowej, pracownik podmiotu zewnętrznego może rozpocząć realizację czynności objętej wskazanym ryzykiem. W przypadku braku akceptacji ryzyka, strony podejmują działania w celu usunięcia potencjalnych podatności dla ryzyka, a następnie przedstawiciel podmiotu zewnętrznego postępuje zgodnie z §7 i §8 powyżej.
7.10. Wykonywanie prac polegających na standardowej obsłudze serwisowej, prac nad rozwojem programu będącego w fazie wdrażania nie wymaga każdorazowego ustalenia warunków realizacji czynności, będącej ich częścią. W ramach wykonywania tych czynności obowiązują warunki uzgodnione wcześniej. W szczególności nie wymagają każdorazowego ustalenia warunków realizacji te czynności, które wynikają z przedmiotu umowy i nie są objęte ryzykami opisanymi w pkt. 6-8. Wykonywanie czynności niestandardowych wymaga każdorazowo określenia warunków.
7.11. Zabrania się podejmowania czynności zmierzających do penetrowania zasobów sieci CIUWO.
7.12. Zabrania się dostępu zdalnego z komputerów dostępnych publicznie np. kafejki internetowe, dworce PKP, restauracje, bezprzewodowe sieci miejskie.
7.13. Dostęp zdalny jest przez CIUWO monitorowany.
7.14. Monitorowanie odbywa się poprzez:
1) Logowanie ruchu w zakresie wszystkich sesji połączeń.
2) Nadzór nad wykonawcami za pomocą systemu monitorowania zdalnych sesji w zakresie prac wykonywanych zdalnie w sieci Urzędu,
3) Centralny system korelacji logów (SIEM) zbiera informacje ze wszystkich systemów i ocenia stopień zagrożenia sieci LAN.
7.15. W przypadku realizacji umowy głównej w trybie SaaS, IaaS lub DaaS, zapewnienie realizacji obowiązków określonych w §7 realizuje podmiot zewnętrzny.
§8 WYMAGANIA ZABEZPIECZEŃ
Zasady zabezpieczeń zasobów serwerowych i stacji roboczych
8.1. Do systemu informatycznego mogą być podłączane wyłącznie komputery i urządzenia zgodne z minimalnymi wymaganiami bezpieczeństwa, w szczególności:
1) System antywirusowy jest zainstalowany w systemie operacyjnym i jego sygnatury są aktualne.
2) System operacyjny posiada zainstalowane wszystkie dostępne aktualizacje zabezpieczeń.
3) Firewall jest uruchomiony w systemie operacyjnym i posiada właściwą konfigurację, odpowiadającą wykonywanym obowiązkom pracowniczym przez użytkowników komputera.
4) Zainstalowane na komputerze oprogramowanie pochodzi z godnych zaufania źródeł.
5) Oprogramowanie jest zainstalowane zgodnie z postanowieniami licencji producenta oprogramowania.
6) Oprogramowanie nie łamie i nie narusza w żadnym stopniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. z późniejszymi zmianami.
8.2. W przypadku realizacji umowy głównej w trybie SaaS Podmiot zewnętrzny zobowiązuje się dodatkowo do:
1) W zakresie realizacji polityki Antywirusowej – do aktualizacji bazy definicji wirusów i przeprowadzania co najmniej cotygodniowego skanu Antywirusowego wszystkich serwerów, na których są zlokalizowane zasoby CIUWO. Skanowanie będzie przeprowadzane w godzinach nocnych/rannych. Ponadto Podmiot zewnętrzny zobowiązuje się do uruchomienia skanowania Antywirusowego na żądanie Zamawiającego w przypadku pozyskania przez niego informacji o zagrożeniu.
2) Celem potwierdzenia wywiązania się z realizacji zadań, przekazania do CIUWO pisemnego raportu 1 (jeden) raz na kwartał, zawierającego:
i) planowaną ilość wykonanych kopii zapasowych i rzeczywistą ilość wykonanych kopii zapasowych,
ii) potwierdzenie przeprowadzenia skanu Antywirusowego wszystkich serwerów, na których są zlokalizowane zasoby Zamawiającego wraz z wynikami skanu.
Stosowanie zabezpieczeń kryptograficznych
8.3. W celu ochrony poufności przesyłanych oraz przechowywanych danych, stosuje się zabezpieczenia kryptograficzne. Miejsca stosowania kryptografii powinny być zgodne z wymaganiami prawnymi oraz regulacjami wewnętrznymi. Zabezpieczenia kryptograficzne należy stosować w szczególności:
1) Na dyskach twardych komputerów przenośnych.
2) Na pendrive’ach.
3) Na nośnikach kopii zapasowych przechowywanych poza Systemem Teleinformatycznym Urzędu.
4) Na urządzeniach typu smartfon oraz tablet w aplikacjach, które przechowują dane objęte ochroną np. dane osobowe.
5) Tunelach VPN.
8.4. Wiadomościach poczty elektronicznej, w których przesyłane są dane objęte ochroną, w szczególności dane osobowe.
8.5. Zakres stosowanych rozwiązań kryptograficznych powinien obejmować minimum dane znajdujące się na nośnikach, które objęte są ochroną ze względu na wymagania utrzymania odpowiedniego poziomu poufności.
8.6. Rozwiązania kryptograficzne powinny wykorzystywać algorytm AES o długości klucza min. 256 bit.
§9 REAGOWANIE NA INCYDENTY
9.1. O ile zawarte między CIUWO a podmiotem zewnętrznym umowy nie przewidują dalej idących zobowiązań, każde naruszenie bezpieczeństwa informacji należy w ciągu [24] godziny od powzięcia informacji o jego wystąpieniu zgłaszać Inspektorowi Ochrony Danych telefonicznie pod numer 89 7525809 lub w formie e-mail za potwierdzeniem odbioru na adres xxx@xxxxx.xxxxxxx.xx z tematem wiadomości „Naruszenie bezpieczeństwa informacji”.
9.2. Inspektor Ochrony Danych w porozumieniu z Dyrektorem CIUWO, jeśli zdarzenie jest ewidentnym naruszeniem bezpieczeństwa, może zdecydować o natychmiastowym odebraniu uprawnień w systemach użytkownikom podmiotu zewnętrznego, przy czym w takiej sytuacji bez zbędnej zwłoki przekazuje on informację o blokadzie dostępu osobie upoważnionej ze strony podmiotu zewnętrznego.
9.3. Upoważnione osoby z podmiotu zewnętrznego zabezpieczają ślady (np. logi systemowe) naruszenia bezpieczeństwa.
9.4. W stosownych przypadkach Administrator Danych informuje o wystąpieniu incydentu bezpieczeństwa organ nadzorczy ds. ochrony danych osobowych oraz Podmiot danych.
9.5. W szczególnych przypadkach Administrator Danych informuje organy ścigania o zaistniałej sytuacji.
9.6. Sposób zgłaszania incydentów bezpieczeństwa przez Podmioty Zewnętrzne, postępowanie i odpowiedzialność dla naruszeń bezpieczeństwa określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji.
§10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
10.1. Za nadzór nad przestrzeganiem postanowień Regulaminu odpowiada:
1) Ze strony podmiotu zewnętrznego – uprawniony przedstawiciel tego podmiotu.
2) Ze strony CIUWO – Inspektor Ochrony Danych oraz Główny Administrator Bezpieczeństwa Systemów.
10.2. Naruszając Regulamin, podmiot zewnętrzny może podlegać sankcjom karnym, cywilnym oraz wynikającym z przepisów RODO.
§11 LISTA DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH
11.1. Wzór zobowiązania do zachowania poufności przetwarzanych danych;
11.2. Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji.
§12 ZAŁĄCZNIKI
12.1. Wzór – wyznaczenie Koordynatora Prac Zdalnych CIUWO.
Załącznik nr 1 do Regulaminu Ochrony
Informacji dla Wykonawcy CIUWO – Wzór – wyznaczenie Koordynatora Prac Zdalnych CIUWO
Wyznaczenie Koordynatora Prac Zdalnych Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna
Na podstawnie zapisów zawartych w pkt. 8.3 Regulaminu, wyznaczam Panią /Pana*
Imię i nazwisko | |
na stanowisku | |
nazwa stanowiska | |
adres e’mail: | tel.: |
adres e’mail | nr telefonu |
po stronie Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna na Koordynatora Prac Zdalnych w ramach umowy zawartej pomiędzy Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna a:
Nazwa Wykonawcy | ||
z siedzibą w | ||
Siedziba Wykonawcy | ||
adres: | ||
Adres Wykonawcy | ||
data | Nr | |
Data zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych | numer umowy | |
Dotyczącej | ||
Przedmiot umowy | ||
Obowiązującej w okresie od | do | |
Początek obowiązywania umowy | Koniec obowiązywania umowy | |
Dostęp zdalny odbywać się będzie na zasadach określonych w §7 wyżej powołanego Regulaminu, którego kopia została dostarczona Wykonawcy.
Wyznaczam: | Zatwierdzam: | Przyjąłem do stosowania: |
data i podpis bezpośredniego przełożonego | data i podpis Dyrektora CIUWO | data podpis pracownika wyznaczonego na KPZ |
Załącznik nr 4 do umowy
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ O ZACHOWANIU POUFNOŚCI INFORMACJI
dotycząca umowy:
zawarta w Olsztynie, w dniu roku, pomiędzy:
Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna oraz Gminą Olsztyn – Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, ul. 0 Xxxx 00/00 xxx. 00, 00-000 Xxxxxxx, reprezentowaną przez Prezydenta Olsztyna - Pana Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, w imieniu którego działa Xxx Xxxxx Xxxxxxxxx – Dyrektor Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna
(zwanym dalej Powierzającym) a
,
reprezentowaną przez:
(zwaną dalej Przetwarzającym),
zwanymi dalej łącznie Stronami, a każda z osobna Stroną,
Spis treści
§3 XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX 00
§4 ZOBOWIĄZANIA PRZETWARZAJĄCEGO 29
§5 WSPÓŁPRACA PRZETWARZAJĄCEGO Z POWIERZAJĄCYM 31
§7 POWIERZENIE DANYCH OSOBOWYCH INNEMU PODMIOTOWI PRZETWARZAJĄCEMU 32
§8 OBOWIĄZEK ZACHOWANIA TAJEMNICY 33
§10 ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRZETWARZAJĄCEGO 35
§12 USUNIĘCIE LUB ZWROT DANYCH 37
§1 DEFINICJE
1.1. Dla potrzeb Umowy, Strony ustalają następujące znaczenie niżej wymienionych pojęć:
1) Xxxx – dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO.
2) Dni Robocze – dni w Pn 8:00 – 16:00, Wt-Pt 7:30 – 15:30, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce;
3) Przetwarzanie Danych – przetwarzanie Danych w rozumieniu art. 4 pkt 2) RODO;
4) Umowa – niniejsza umowa;
5) Umowa Główna – umowa zawarta w dniu ;
6) RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1).
7) Informacje Poufne – oznaczają Dane oraz wszelkie inne materiały i/lub informacje dotyczące Powierzającego lub osób trzecich, zarówno handlowe, finansowe, techniczne, technologiczne i inne, ujawnione Przetwarzającemu w związku z realizacją przez Przetwarzającego dla Powierzającego Umowy Głównej, w tym stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa, przekazane w postaci ustnej, pisemnej, elektronicznej lub w jakikolwiek inny sposób (w tym w formie dokumentów, prezentacji, rysunków, filmów, nagrań audio).
§2 PRZEDMIOT UMOWY
2.1. Przetwarzający oświadcza, że dysponuje odpowiednimi doświadczeniem, wiedzą oraz personelem, a także, że wdrożył i stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania Umowy oraz zapewnienia wystarczających gwarancji, aby Przetwarzanie Danych spełniało wymogi określone przepisami prawa, w tym regulacjami RODO.
1) w zakresie obejmującym kategorie osób, których dane dotyczą, rodzaje informacji (Danych) oraz operacje lub zestawy operacji na Danych (czynności Przetwarzania Danych) wymienione w Załączniku nr [1] do Umowy oraz
2) wyłącznie w celu wykonania zobowiązań Przetwarzającego wynikających z Umowy Głównej.
2.3. Przetwarzający w zakresie realizacji celu określonego w ust. 2.2 pkt 2) jest uprawniony do wykonywania wyłącznie takich czynności Przetwarzania niezbędnych do realizacji tego celu.
2.4. Powierzenie Przetwarzania Danych następuje z chwilą zawarcia przez Strony Umowy.
2.5. Przetwarzanie Danych może odbywać się wyłącznie na terenie państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub w innym państwie będącym sygnatariuszem Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), chyba że zachodzi wyjątek opisany w art. 49 RODO.
2.6. Z tytułu wykonywania świadczeń określonych w Umowie, Przetwarzającemu nie przysługuje odrębne wynagrodzenie. Wykonywanie przez Przetwarzającego obowiązków określonych w Umowie następuje w ramach wynagrodzenia Przetwarzającego określonego w Umowie Głównej.
§3 POLECENIA POWIERZAJĄCEGO
3.1. W celu uniknięcia wątpliwości Strony postanawiają, że zawarcie Umowy stanowi udokumentowane polecenie Powierzającego, o którym mowa w art. 28 ust. 3 pkt a) RODO.
3.2. Dodatkowe polecenia dotyczące Przetwarzania Danych w trakcie realizacji Umowy będą przekazywane Przetwarzającemu przez Powierzającego w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej.
3.3. Przetwarzający jest zobowiązany zastosować się do poleceń Powierzającego, o których mowa w ust. 2 powyżej, w tym w szczególności dokonywać zmian w zakresie sposobu Przetwarzania Danych lub wdrożyć przewidziane w poleceniach środki techniczne lub organizacyjne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie [3] Dni Roboczych od dnia otrzymania polecenia, chyba że Strony w danym przypadku postanowią inaczej.
3.4. Jeżeli Przetwarzający uzna, że polecenie Powierzającego narusza przepisy o ochronie danych osobowych, Przetwarzający niezwłocznie informuje o tym Powierzającego i Przetwarzający ma prawo wstrzymać się z wykonaniem takiego polecenia do chwili potwierdzenia polecenia przez Powierzającego.
§4 ZOBOWIĄZANIA PRZETWARZAJĄCEGO
4.1. Przetwarzający zobowiązuje się do Przetwarzania Danych wyłącznie w zakresie i w ramach realizacji celu określonego w Umowie, z uwzględnieniem szczegółowych zasad Przetwarzania wynikających z postanowień Umowy, obowiązujących przepisów prawa, w tym regulacji dotyczących zasad przetwarzania danych osobowych, a w szczególności art. 32-36 RODO, a także wszelkich kodeksów postępowania, wytycznych oraz opisów dobrych praktyk, nawet jeśli nie stanowią powszechnie obowiązującego prawa, które powinny mieć zastosowanie do Umowy i Przetwarzania Danych realizowanego na jej podstawie.
4.2. Przetwarzający zobowiązuje się stosować się do ewentualnych wskazówek lub zaleceń, wydanych przez organ nadzoru lub unijny organ doradczy zajmujący się ochroną danych osobowych, dotyczących przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie stosowania RODO.
4.4. Niezależnie od obowiązku wskazanego w ust. 4.3, Przetwarzający zobowiązuje się przez cały okres Przetwarzania Danych do zapewnienia bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania Danych poprzez wdrożenie, aktualizację i stosowanie odpowiednich środków organizacyjnych oraz technicznych w celu prawidłowego wykonania Umowy oraz zapewnienia wystarczających gwarancji, aby Przetwarzanie Danych spełniało wymogi określone przepisami prawa, w tym regulacjami RODO. W szczególności, Przetwarzający zobowiązuje się podjąć odpowiednie środki gwarantujące bezpieczeństwo Danych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem, w szczególności wdrożyć, przy uwzględnieniu stanu wiedzy technicznej, charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w celu zapewnienia stopnia bezpieczeństwa przetwarzania Danych odpowiadającego ryzyku określonemu przez Powierzającego, w tym między innymi w stosownym przypadku:
1) środki polegające na pseudonimizacji i szyfrowaniu danych osobowych,
2) środki gwarantujące zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
3) środki zapewniające zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,
4) środki zapewniające regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.
4.5. W przypadku stwierdzenia przez Przetwarzającego, że stosowane przez niego środki organizacyjne i techniczne mogą być nieadekwatne do rozpoznanych zagrożeń ochrony Danych, Przetwarzający ma obowiązek zastosować środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do zapewnienia adekwatnego poziomu bezpieczeństwa Przetwarzania Danych oraz niezwłocznie poinformować o Powierzającego o podjętych działaniach, w tym o charakterze i terminie wdrożenia takich środków.
4.6. Przetwarzający zobowiązuje się przeszkolić pracowników oraz współpracowników uczestniczących w realizacji Umowy lub Umowy Głównej w zakresie regulacji prawnych dotyczących przetwarzania danych osobowych i ochrony informacji, a także stosowanych środków organizacyjnych i technicznych służących zapewnieniu bezpieczeństwa Przetwarzania Danych realizowanego na podstawie Umowy.
4.7. Przetwarzający zapewni, że każda osoba upoważniona przez Przetwarzającego do Przetwarzania, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Powierzającego w celach i zakresie przewidzianym w Umowie, przy czym Powierzający upoważnia Przetwarzającego do udzielenia indywidualnych upoważnień do Przetwarzania Danych dla osób dokonujących Przetwarzania Danych w ramach realizacji Umowy.
4.8. Przetwarzający jest zobowiązany do poinformowania Powierzającego o wszelkich zmianach w zakresie osób upoważnionych do Przetwarzania Danych.
4.9. Przetwarzający zobowiązuje się prowadzić ewidencję osób upoważnionych do Przetwarzania Danych; na żądanie Powierzającego w terminie wskazanym w takim wezwaniu Przetwarzający przekaże Powierzającemu kopię lub, odpowiednio, wyciąg z takiej ewidencji.
4.10. Na żądanie Powierzającego wyrażone w formie dokumentowej, a w przypadku upoważnienia do Przetwarzania Danych za pośrednictwem zdalnego dostępu – bez żądania przed dopuszczeniem do Przetwarzania Danych – Przetwarzający zobowiązany jest do przekazania Powierzającemu kopii upoważnień do przetwarzania danych osobowych i oświadczeń o zachowaniu poufności.
4.11. Przetwarzający jest zobowiązany prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Powierzającego, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.
4.12. Przetwarzający jest zobowiązany do prowadzenia rejestru naruszeń ochrony danych, w którym dokumentowane są wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, dotyczące powierzonych danych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze przez Przetwarzającego.
4.13. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego, jednak nie później niż w terminie [3] Dni Roboczych, informowania Powierzającego w formie pisemnej o:
1) każdym postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym Przetwarzania Danych przez Przetwarzającego;
2) każdej decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym Przetwarzania Danych, skierowanych do Przetwarzającego;
3) wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących Przetwarzania Danych przez Przetwarzającego, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy;
4) wszelkich skargach osób, których dane dotyczą, związanych z Przetwarzaniem dotyczących ich Danych;
5) każdym żądaniu udostępnienia powierzonych Przetwarzającemu Danych właściwemu organowi państwa, chyba że zakaz zawiadomienia Powierzającego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa;
6) każdym nieupoważnionym dostępie do Danych, których Przetwarzanie zostało powierzone Przetwarzającemu.
§5 WSPÓŁPRACA PRZETWARZAJĄCEGO Z POWIERZAJĄCYM
5.1. Przetwarzający zobowiązuje się współpracować z Powierzającym przez cały okres trwania powierzenia Przetwarzania Danych w zakresie umożliwiającym Powierzającemu wywiązanie się z wszelkich obowiązków związanych z przetwarzaniem Danych zgodnie obowiązującymi przepisami prawa.
5.3. Przetwarzający nie jest upoważniony do udzielenia odpowiedzi na wniosek, o którym mowa w ust. 5.2, bez uprzedniej zgody lub wyraźnego polecenia Powierzającego. Powierzający uprawniony jest do wskazania sposobu realizacji żądania osoby, której dane dotyczą przez Przetwarzającego.
5.4. Przetwarzający zobowiązuje się współpracować z Powierzającym w zakresie niezbędnym do wywiązania się przez Powierzającego z obowiązku dokonania oceny skutków dla ochrony danych osobowych, o której mowa w art. 35 RODO oraz przeprowadzenia konsultacji Powierzającego z organem nadzorczym, o których mowa w art. 36 RODO; w szczególności Przetwarzający jest zobowiązany dostarczać Powierzającemu na jego żądanie, w terminie [3] Dni Roboczych od dnia sformułowania żądania, informacji niezbędnych do opisu planowanych operacji przetwarzania, a także jest zobowiązany do uczestniczenia w dokonywaniu oceny, czy te operacje są niezbędne oraz proporcjonalne do celu przetwarzania oraz oceny ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.
5.5. Przetwarzający zobowiązuje się udostępniać Powierzającemu na każde jego żądanie, w formie określonej w treści żądania, niezwłocznie, nie później niż w terminie [2] Dni Roboczych od dnia sformułowania żądania (chyba że z uwagi na charakter lub zakres żądanej informacji strony uzgodnią dłuższy termin), wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia przez Powierzającego obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych określonych w RODO oraz innych znajdujących zastosowanie przepisach prawa, w tym w celu należytego wykonania przez Powierzającego obowiązków w zakresie właściwego opisania zaistniałych naruszeń ochrony danych osobowych oraz podjętych środków w rejestrze prowadzonym przez powierzającego (art. 33 pkt 5 RODO) oraz w celu przygotowania dla organu nadzorczego lub osób, których dane dotyczą informacji o naruszeniach ochrony danych osobowych i podjętych środkach (art. 33 pkt 1 RODO i art. 34 RODO).
§6 NARUSZENIA
6.1. Przetwarzający jest zobowiązany do wdrożenia i stosowania procedur służących wykrywaniu naruszeń ochrony Danych oraz wdrażaniu właściwych środków naprawczych.
6.2. Przetwarzający jest zobowiązany do udzielania Powierzającemu informacji na temat procedur, o których mowa
powyżej, na każde żądanie Powierzającego, w formie określonej w treści żądania, w terminie [2] Dni Roboczych od dnia sformułowania żądania.
6.4. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 6.3, zawiera co najmniej informacje o:
1) dacie, czasie trwania oraz lokalizacji naruszenia ochrony danych osobowych;
2) charakterze i skali naruszenia, tj. w szczególności o kategoriach i przybliżonej liczbie osób, których dane dotyczą, oraz kategoriach i przybliżonej liczbie wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie, a w razie możliwości, także wskazania podmiotów danych, których dotyczyło naruszenie;
3) systemie informatycznym, w którym wystąpiło naruszenie (jeżeli naruszenie nastąpiło w związku z przetwarzaniem danych w systemie informatycznym);
4) przewidywanym czasie potrzebnym do naprawienia szkody spowodowanej naruszeniem;
5) charakterze i zakresie danych osobowych objętych naruszeniem;
6) możliwych konsekwencjach naruszenia, z uwzględnieniem konsekwencji dla osób, których dane dotyczą;
7) środkach podjętych w celu zminimalizowania konsekwencji naruszenia oraz proponowanych działaniach zapobiegawczych i naprawczych;
8) danych kontaktowych osoby mogącej udzielić dalszych informacji o naruszeniu.
6.5. Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w zgłoszeniu Przetwarzający jest zobowiązany poinformować Powierzającego o dokonaniu takiej oceny.
6.6. Do czasu uzyskania od Powierzającego wytycznych dotyczących wdrożenia odpowiednich środków naprawczych, Przetwarzający bez zbędnej zwłoki podejmuje wszelkie rozsądne działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków naruszenia.
6.7. Przetwarzający jest zobowiązany do dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony powierzonych mu danych osobowych, ich skutków oraz podjętych działań zaradczych w sposób i zakresie wskazanym w art. 33 ust 5 RODO; przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie udostępnić Powierzającemu dokumentację, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, na każde żądanie Powierzającego niezwłocznie, nie później niż w terminie [2] dni od dnia otrzymania żądania przez Przetwarzającego, chyba że z uwagi na charakter lub zakres żądanej informacji strony uzgodnią dłuższy termin.
6.8. Przetwarzający zobowiązuje się nie powiadamiać o stwierdzonym naruszeniu bez wyraźnego polecenia Powierzającego w tym zakresie innych podmiotów, w tym osób, których dane dotyczą, ani organu nadzorczego, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa (w takim przypadku Przetwarzający jest zobowiązany do poinformowania o przekazaniu takiej informacji Powierzającego, chyba, że przekazanie takiej informacji stanowiłoby naruszenie obowiązujących przepisów prawa).
§7 POWIERZENIE DANYCH OSOBOWYCH INNEMU PODMIOTOWI PRZETWARZAJĄCEMU
7.1. Przetwarzający może powierzyć powierzone mu dane osobowe do przetwarzania innym podmiotom
przetwarzającym jedynie w zakresie i celu zgodnym z Umową, wyłącznie po uzyskaniu pisemnej, pod rygorem nieważności, zgody Powierzającego. Przetwarzający zobowiązuje się do korzystania z usług wyłącznie takich innych podmiotów przetwarzających, które gwarantują wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia wystarczającego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
7.2. W każdym przypadku korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, Przetwarzający zawrze z innym podmiotem przetwarzającym umowę dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych i zobowiąże w niej inny podmiot przetwarzający do przestrzegania wszystkich obowiązków nałożonych na Przetwarzającego na podstawie niniejszej umowy, w tym w szczególności obowiązku zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO oraz zapewni możliwość przeprowadzenia przez Powierzającego bezpośredniej kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych przez inny podmiot przetwarzający z umową oraz obowiązującymi przepisami prawa.
7.3. Na każde jego żądanie Powierzającego w celu wykazania spełnienia przez Przetwarzającego obowiązków wynikających z umowy Przetwarzający udostępni Powierzającemu wszelkie informacje dotyczące innych podmiotów przetwarzających oraz umowy zawarte z tymi podmiotami.
7.4. Powierzający może żądać od Przetwarzającego natychmiastowego rozwiązania umowy z innym podmiotem przetwarzającym w przypadku, gdy Przetwarzający zawarł z tym podmiotem umowę dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych bez uprzedniej pisemnej zgody Powierzającego, jak również gdy dalszy podmiot przetwarzający nie daje gwarancji należytego zabezpieczenia danych osobowych, a także w każdym innym przypadku, gdy Powierzający będzie miał uzasadnione podstawy do stwierdzenia, że dalsze przetwarzanie danych przez taki podmiot ma negatywny wpływ na ochronę danych osobowych.
7.5. W przypadku niewywiązania się przez inny podmiot przetwarzający ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych osobowych, na Przetwarzającym spoczywa pełna odpowiedzialność wobec Powierzającego za wypełnienie obowiązków innego podmiotu przetwarzającego.
§8 OBOWIĄZEK ZACHOWANIA TAJEMNICY
8.1. Przetwarzający zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy treści Danych oraz wszelkich innych Informacji Poufnych, w tym informacji o stosowanych środkach organizacyjnych i technicznych służących zabezpieczeniu Danych lub procesów Przetwarzania Danych – przez czas obowiązywania Umowy, jak również w okresie [15] lat po jej rozwiązaniu, chyba że dłuższy okres takiego obowiązku przewidują obowiązujące przepisy prawa.
8.2. Przetwarzający zobowiązuje się:
1) zachować w tajemnicy uzyskane Informacje Poufne;
właściwych starań w celu uprzedniego pisemnego poinformowania Powierzającego przed dokonaniem takiego ujawnienia;
3) ponieść wobec Powierzającego odpowiedzialność za naruszenie obowiązków w zakresie zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych, również w przypadku, gdy naruszenie jest dokonane przez osobę trzecią, o której mowa w pkt 2) ppkt iii, za której działania Przetwarzający odpowiada, jak za działania własne;
4) nie wykorzystywać i nie rozpowszechniać Informacji Poufnych w ramach swojej działalności, z wyjątkiem wykorzystywania lub rozpowszechniania wyłącznie w zakresie koniecznym dla celów Umowy Głównej;
5) dołożyć odpowiednich starań w celu zapewnienia i utrzymania odpowiednich środków zabezpieczających ochronę Informacji Poufnych przed dostępem i bezprawnym wykorzystaniem przez osoby nieuprawnione;
6) spowodować, na żądanie Powierzającego, aby którekolwiek z osób i organów, o których mowa w pkt 2) ppkt ii, podpisały przed udostępnieniem Informacji Poufnych odrębne zobowiązanie do zachowania poufności, z tym, że obowiązek określony powyżej ma zastosowanie w sytuacjach, gdy jest to prawnie dopuszczalne.
8.3. Obowiązku zachowania poufności, o którym mowa w ust. 8.2, nie stosuje się do jakiejkolwiek części Informacji Poufnych, w stosunku, do których Przetwarzający może wykazać, że informacje takie są lub stały się publicznie znane z przyczyn, za które pozostają poza kontrolą Przetwarzającego; lub zostały zgodnie z prawem otrzymane od niezależnej osoby trzeciej bez naruszenia obowiązku zachowania poufności; lub w dacie ich ujawnienia przez Powierzającego lub otrzymania od Powierzającego były już znane Przetwarzającemu bez obowiązku zachowania poufności.
8.4. Przetwarzający może ujawnić Informacje Poufne otrzymane od drugiej Strony wyłącznie w celu wykorzystania w związku z realizacją Umowy Głównej, co nie uchybia ograniczeniom lub dodatkowym obowiązkom Przetwarzającego związanych z ujawnieniem Danych wynikającym z Umowy (w szczególności opisanym w §7 Umowy) oraz obowiązujących przepisów prawa.
8.5. Niezależnie od obowiązku wskazanego w ust. 8.2 pkt 2) ppkt i, Powierzający zobowiązuje się zapewnić, aby osoby upoważnione do Przetwarzania Danych dodatkowo zobowiązały się do zachowania tajemnicy, zarówno w trakcie trwania upoważnienia do Przetwarzania Danych, jak i po jego ustaniu.
8.6. Postanowienia powyższe nie uchybiają dalej idącym zobowiązaniom Przetwarzającego wynikającym z Umowy Głównej, innych umów zawartych z Powierzającym lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
§9 KONTROLA I AUDYT
9.1. Powierzającemu przysługuje prawo przeprowadzenia w każdym momencie obowiązywania Umowy kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych przez Przetwarzającego z Umową oraz obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodności i adekwatności stosowanych przez Przetwarzającego środków technicznych i organizacyjnych służących zapewnieniu bezpieczeństwa Przetwarzanych Danych, poprzez:
1) prawo żądania dostępu do posiadanej przez Przetwarzającego dokumentacji dotyczącej Przetwarzania Danych;
2) prawo żądania udzielenia wszelkich informacji dotyczących Przetwarzania Danych;
3) prawo przeprowadzania audytów lub inspekcji Przetwarzającego, w tym domagania się dostępu do pomieszczeń, infrastruktury, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania
powierzonych Danych, także prowadzonych przez osoby trzecie, działające na zlecenie i w imieniu Powierzającego.
9.2. Powierzający ma prawo żądać od Przetwarzającego w dowolnym momencie obowiązywania Umowy udzielenia informacji dotyczących Przetwarzania powierzonych mu Danych. Przetwarzający jest zobowiązany do udzielenia Powierzającemu stosownych informacji w formie określonej w treści żądania, niezwłocznie, nie później niż w terminie [2] dni od dnia otrzymania żądania przez Przetwarzającego, chyba że z uwagi na charakter lub zakres żądanej informacji strony uzgodnią dłuższy termin.
9.3. W przypadku zamiaru przeprowadzenia audytu w miejscach Przetwarzania Danych, Powierzający poinformuje Przetwarzającego co najmniej [5] Dni Roboczych przed planowaną datą audytu o zamiarze jego przeprowadzenia. Jeżeli z ważnych powodów, w ocenie Przetwarzającego, audyt nie może zostać przeprowadzony we wskazanym terminie, Przetwarzający zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie Powierzającego, drogą mailową, wskazując uzasadnienie dla takiej oceny. W takim przypadku Strony wspólnie ustalą późniejszy termin audytu.
9.4. Przetwarzający ma obowiązek współpracować z Powierzającym i upoważnionymi przez niego audytorami we wszelkim wymaganym czynnościami audytowymi zakresie, w szczególności zapewniać im dostęp do pomieszczeń i dokumentów obejmujących Dane oraz informacje o sposobie przetwarzania Danych, infrastrukturze teleinformatycznej oraz systemach IT, a także do osób mających wiedzę na temat procesów Przetwarzania Danych realizowanych przez Przetwarzającego.
9.5. Powierzający lub upoważnieni przez niego audytorzy po przeprowadzeniu audytu sporządzają protokół, zawierający wskazówki i zalecenia dotyczące w szczególności poprawy bezpieczeństwa Przetwarzania powierzonych Danych, który podpisują przedstawiciele obu Stron. Przetwarzający zobowiązuje się, w terminie uzgodnionym z Powierzającym, dostosować do zaleceń pokontrolnych zawartych w protokole, mających na celu usunięcie uchybień i poprawę bezpieczeństwa Przetwarzania Danych.
§10 ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRZETWARZAJĄCEGO
10.1. Strony zgodnie postanawiają, że jakiekolwiek ograniczenia odpowiedzialności Przetwarzającego przewidziane w Umowie Głównej nie będą miały zastosowania w odniesieniu do odpowiedzialności Przetwarzającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w szczególności naruszenia zasad Przetwarzania Danych.
10.3. Przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność za działania swoich pracowników, współpracowników, podwykonawców (w tym innych podmiotów przetwarzających) oraz innych osób, przy pomocy których Przetwarza powierzone Dane, jak za własne działania i zaniechania.
10.4. Przetwarzający zobowiązany jest pokryć każdą szkodę, a także wszelkie koszty, wydatki, w tym koszty obsługi prawnej oraz koszty kar finansowych, które Powierzający poniesie albo może ponieść lub za które może stać się odpowiedzialny w związku z jakimkolwiek pozwem, roszczeniem, bądź postępowaniem prowadzonym przeciwko niemu w związku z nienależytym wykonywaniem przez Przetwarzającego obowiązków wynikających z Umowy oraz obowiązków wynikających z RODO i innych właściwych przepisów.
10.5. Przetwarzający zobowiązany jest do niezwłocznego wezwania Powierzającego do przystąpienia do
ewentualnego procesu, związanego z żądaniem odszkodowania za poniesioną przez osobę fizyczną szkodę majątkową lub niemajątkową związaną z Przetwarzaniem Danych naruszającym przepisy prawa i wytoczeniem powództwa w tym zakresie bezpośrednio przeciwko Przetwarzającemu, oraz prowadzenia procesu z udziałem Powierzającego jako interwenienta ubocznego albo w innym charakterze stosownie do obowiązujących przepisów procedury cywilnej.
10.7. W każdym przypadku naruszenia przez Przetwarzającego zasad ochrony Danych lub obowiązku zachowania w tajemnicy treści Danych oraz wszelkich innych Informacji Poufnych, w szczególności niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, Powierzającemu przysługuje prawo dochodzenia zapłaty kary umownej w wysokości 10.000,00 złotych (słownie: dziesięć tysięcy 00/100) za każdy przypadek naruszenia, płatnej na podstawie noty obciążeniowej w terminie w niej wskazanym. Żądanie zapłaty kary umownej przysługuje niezależnie od obowiązku naprawienia szkody, o których mowa w ust. 10.2 - 10.6 i prawa do odszkodowania uzupełniającego, o którym mowa w ust. 10.11.
10.8. Przez nienależyte wykonanie Umowy Strony rozumieją w szczególności sytuację, gdy organ nadzorczy stwierdzi, że Przetwarzanie Danych w zakresie realizowanym przez Przetwarzającego nie jest zgodne z zasadami ochrony danych osobowych.
10.9. W razie rozwiązania Umowy, Powierzający może dochodzić kar umownych należnych do dnia jej rozwiązania, a w przypadku naruszenia obowiązku, o którym mowa w §12 ust. 12.2 Umowy, również kary umownej z tytułu naruszenia tego obowiązku.
10.10. W przypadku zawarcia przez Przetwarzającego umowy podpowierzenia z innym podmiotem przetwarzającym pomimo braku zgody Powierzającego, Powierzającemu przysługuje prawo dochodzenia zapłaty kary umownej w wysokości 10.000,00 złotych (słownie: dziesięć tysięcy 00/100), płatnej na podstawie noty obciążeniowej w terminie w niej wskazanym.
10.12. Przetwarzający jest odpowiedzialny za naruszenie przepisów prawa podczas Przetwarzania Danych, ponosząc odpowiedzialność przed organem nadzorczym w postaci kar administracyjnych.
§11 OBOWIĄZYWANIE UMOWY
11.1. Umowa zostaje zawarta na czas wykonania zobowiązań wynikających z Umowy Głównej oraz obowiązków wynikających z Umowy.
11.2. Powierzający jest uprawniony do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli:
1) Przetwarzający nie stosuje odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z Przetwarzaniem powierzonych Danych,
2) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli, Przetwarzający nie usunie ich w wyznaczonym terminie,
3) Przetwarzający Przetwarza Dane w sposób niezgodny z Umową,
4) Przetwarzający Przetwarza Dane w sposób niezgodny z przepisami RODO lub innymi właściwymi przepisami prawa, bądź instrukcjami Powierzającego,
5) Przetwarzający powierzył Przetwarzanie Danych dalszemu podmiotowi przetwarzającemu bez zgody Powierzającego,
6) Przetwarzający utracił zdolność do realizacji Umowy, w szczególności utracił zdolność do zagwarantowania należytego zabezpieczenia powierzonych danych osobowych.
11.3. Niezależnie od przypadków wskazanych w ust. 11.2, Powierzający może rozwiązać Umowę bez wypowiedzenia z innych ważnych powodów, w szczególności gdy Powierzający będzie miał uzasadnione podstawy do stwierdzenia, że dalsze przetwarzanie danych przez Przetwarzającego lub inną osobę działającą w jego imieniu ma negatywny wpływ na ochronę danych osobowych.
11.4. W przypadku ograniczenia zakresu powierzenia przetwarzania przez Powierzającego, postanowienia o rozwiązaniu Umowy stosuje się odpowiednio do danych osobowych, które wskutek ograniczenia zakresu nie mogą już być przetwarzane przez Przetwarzającego.
11.5. W przypadku zawarcia przez Powierzającego umowy podpowierzenia przetwarzania danych osobowych Przetwarzający zobowiązuje się do zawarcia w umowach z dalszymi podmiotami przetwarzającymi postanowień, zgodnie z którymi umowy dalszego przetwarzania danych będą ulegały automatycznemu rozwiązaniu w razie zakończenia obowiązywania Umowy.
§12 USUNIĘCIE LUB ZWROT DANYCH
12.1. Stosownie do decyzji Powierzającego w tym zakresie, w terminie do [30] dni od dnia rozwiązania Umowy, niezależnie od sposobu i trybu jej rozwiązania, lub od dnia zakończenia Przetwarzania Danych (w zależności od tego, co nastąpiło wcześniej), Przetwarzający jest zobowiązany do usunięcia lub zwrotu Informacji Poufnych, w tym wszelkich powierzonych mu Danych oraz usunięcia wszelkich ich istniejących kopii zapisanych w jakimkolwiek urządzeniu lub na jakimkolwiek innym nośniku na którym są zapisane lub przechowywane, chyba że obowiązujące przepisy prawa nakazują przechowywanie tych Informacji Poufnych.
12.3. W przypadku gdy Przetwarzanie Danych przez Przetwarzającego odbywało się wyłącznie w systemach informatycznych Powierzającego, Przetwarzający złoży po rozwiązaniu Umowy, niezależnie od sposobu i trybu jej rozwiązania (w zależności od tego, co nastąpiło wcześniej), pisemne oświadczenie o nieprzechowywaniu powierzonych na podstawie Umowy Danych.
§13 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
13.1. Zmiana Umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem odmiennie brzmiących postanowień Umowy.
13.2. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w tym przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740), ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1913) oraz przepisy RODO.
13.3. Przetwarzający nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy bez pisemnej zgody Powierzającego.
13.4. Osobami upoważnionymi do kontaktu w sprawach związanych z realizacją Umowy, w tym do przekazywania informacji o stwierdzonych naruszeniach ochrony Danych (§ 6 ust 3 Umowy), są:
1) ze strony Powierzającego – Inspektor Ochrony Danych:
i. e-mail: xxx@xxxxx.xxxxxxx.xx
ii. tel: 00 000 00 00
2) ze strony Przetwarzającego – …………………… :
i. e-mail: …………………..
ii. tel: …………………………….
13.5. Spory związane z wykonywaniem Umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Powierzającego.
13.6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Powierzającego i jeden dla Przetwarzającego.
§14 ZAŁĄCZNIKI:
14.1. Załącznik nr 1 – zakres powierzenia Danych.
14.2. Załącznik nr 2 – wzór oświadczenia.
POWIERZAJĄCY | PRZETWARZAJĄCY | |
Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna |
Załącznik nr 1 umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji
ZAKRES POWIERZENIA DANYCH
Zbiór pod nazwą: Użytkownicy uprawnieni do dostępu do zasobów CIUWO i zasobów Jednostek obsługiwanych przez CIUWO
Nazwa systemu: Wsparcie serwisowe – Oprogramowanie ESRI (Jeżeli dane przetwarzane w systemie, dodać nazwę systemu)
Charakter oraz cele przetwarzania: | w celu wykonania obowiązków wynikających z realizacji umowy głównej i umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji, w tym: realizacja usług wsparcia technicznego |
Operacje wykonywane na danych osobowych: | zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie – w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany |
Kategorie osób, których dane dotyczą: | pracownicy wykonawców, dostawców i serwisantów systemów informatycznych, pracownicy CIUWO oraz jednostek organizacyjnych obsługiwanych przez CIUWO |
Rodzaj danych osobowych: | nazwiska, imiona, loginy, adresy poczty elektronicznej, numer telefonu, miejsce pracy, adres IP, nazwa komputera |
Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe: | Rzeczpospolita Polska, państwa członkowski Unii Europejskiej lub inne państwa będące sygnatariuszem Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym |
Zbiór pod nazwą: EWIDENCJA GRUNTÓW I BUDYNKÓW
Nazwa systemu: Wsparcie serwisowe – Oprogramowanie ESRI
(Jeżeli dane przetwarzane w systemie, dodać nazwę systemu)
Charakter oraz cele przetwarzania: | Wyłącznie w celu wykonywania zobowiązań w zakresie świadczenia serwisu oraz rozbudowy Oprogramowania Aplikacyjnego systemu MSIPMO oraz wszelkich innych zadań wynikających z realizacji umowy głównej i umowy powierzenia |
Operacje wykonywane na danych osobowych: | Możliwe operacje wykonywane na powierzonych danych osobowych: organizowanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie w sposób |
zautomatyzowany lub niezautomatyzowany | |
Kategorie osób, których dane dotyczą: | Kontrahenci, w tym osoby fizyczne gromadzone w Ewidencji Gruntów i Budynków (właściciele i władający nieruchomościami) |
Rodzaj danych osobowych: | nazwiska i imiona; imiona rodziców; adres zamieszkania lub pobytu; numer ewidencyjny PESEL; seria i numer dowodu osobistego |
Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe: | Rzeczpospolita Polska, państwa członkowskie Unii Europejskiej lub inne państwa będące sygnatariuszem Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym |
Zbiór pod nazwą: EWIDENCJA LUDNOŚCI I DOWODY OSOBISTE
Nazwa systemu: Wsparcie serwisowe – Oprogramowanie ESRI
(Jeżeli dane przetwarzane w systemie, dodać nazwę systemu)
Charakter oraz cele przetwarzania: | Wyłącznie w celu wykonywania zobowiązań w zakresie świadczenia serwisu oraz rozbudowy Oprogramowania Aplikacyjnego systemu MSIPMO oraz wszelkich innych zadań wynikających z realizacji umowy głównej i umowy powierzenia. |
Operacje wykonywane na danych osobowych: | Możliwe operacje wykonywane na powierzonych danych osobowych: organizowanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany |
Kategorie osób, których dane dotyczą: | Obywatele polscy i cudzoziemcy realizujący obowiązek meldunkowy w Olsztynie oraz korzystający z czynnego prawa wyborczego w Olsztynie |
Rodzaj danych osobowych: | nazwiska i imiona; imiona rodziców; data urodzenia; adres zamieszkania lub pobytu; numer ewidencyjny PESEL; nazwiska: panieńskie, z poprzedniego małżeństwa; historia adresu zamieszkania; typ meldunku; data zgonu; płeć; xxxx xxxxxxx |
Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe: | Rzeczpospolita Polska, państwa członkowskie Unii Europejskiej lub inne państwa będące sygnatariuszem Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym |
Zbiór pod nazwą: ELEKTRONICZNY SYSTEM OBSŁUGI SPRAW I DOKUMENTÓW
Nazwa systemu: Wsparcie serwisowe – Oprogramowanie ESRI
(Jeżeli dane przetwarzane w systemie, dodać nazwę systemu)
Charakter oraz cele przetwarzania: | Wyłącznie w celu wykonywania zobowiązań w zakresie świadczenia serwisu oraz rozbudowy Oprogramowania Aplikacyjnego systemu MSIPMO oraz wszelkich innych zadań wynikających z realizacji |
umowy głównej i umowy powierzenia. | |
Operacje wykonywane na danych osobowych: | Możliwe operacje wykonywane na powierzonych danych osobowych: organizowanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany |
Kategorie osób, których dane dotyczą: | Wszyscy Kontrahenci Urzędu Miasta Olsztyna, w tym osoby fizyczne |
Rodzaj danych osobowych: | nazwiska i imiona; adres zamieszkania lub pobytu; Numer Identyfikacji Podatkowej; numer PESEL |
Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe: | Rzeczpospolita Polska, państwa członkowskie Unii Europejskiej lub inne państwa będące sygnatariuszem Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym |
Zbiór pod nazwą: ZASÓB DOKUMENTACJI GEODEZYJNEJ I KARTOGRAFICZNEJ
Nazwa systemu: Wsparcie serwisowe – Oprogramowanie ESRI
(Jeżeli dane przetwarzane w systemie, dodać nazwę systemu)
Charakter oraz cele przetwarzania: | Wyłącznie w celu wykonywania zobowiązań w zakresie świadczenia serwisu oraz rozbudowy Oprogramowania Aplikacyjnego systemu MSIPMO oraz wszelkich innych zadań wynikających z realizacji umowy głównej i umowy powierzenia. |
Operacje wykonywane na danych osobowych: | Możliwe operacje wykonywane na powierzonych danych osobowych: organizowanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany |
Kategorie osób, których dane dotyczą: | Kontrahenci, w tym osoby fizyczne gromadzone w Powiatowym Zasobie Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej |
Rodzaj danych osobowych: | nazwiska i imiona; imiona rodziców; data urodzenia; adres zamieszkania lub pobytu; Numer Identyfikacji Podatkowej; uprawnienia zawodowe |
Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe: | Rzeczpospolita Polska, państwa członkowskie Unii Europejskiej lub inne państwa będące sygnatariuszem Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym |
Zbiór pod nazwą: DOCHODY NIEPODATKOWE
Nazwa systemu: Wsparcie serwisowe – Oprogramowanie ESRI
(Jeżeli dane przetwarzane w systemie, dodać nazwę systemu)
Charakter oraz cele przetwarzania: | Wyłącznie w celu wykonywania zobowiązań w zakresie świadczenia serwisu oraz rozbudowy Oprogramowania Aplikacyjnego systemu MSIPMO oraz wszelkich innych zadań wynikających z realizacji |
umowy głównej i umowy powierzenia. | |
Operacje wykonywane na danych osobowych: | Możliwe operacje wykonywane na powierzonych danych osobowych: organizowanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany |
Kategorie osób, których dane dotyczą: | Kontrahenci, w tym osoby fizyczne umów i opłat dotyczących : użytkowania wieczystego, trwałego zarządu, dzierżaw, opłat adiacenckich, opłat planistycznych, opłat z tytułu bezumownego korzystania z gruntu i aktów sprzedaży wraz z generacją przypisów oraz pozostałych dochodów niepodatkowych Gminy i Skarbu Państwa |
Rodzaj danych osobowych: | nazwiska i imiona; adres zamieszkania lub pobytu; numer ewidencyjny PESEL; nazwisko i imię współmałżonka; posiadane grunty, budynki i budowle wraz z ich adresami |
Obszar, na którym przetwarzane będą dane osobowe: | Rzeczpospolita Polska, państwa członkowskie Unii Europejskiej lub inne państwa będące sygnatariuszem Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym |
Załącznik nr 2 umowy powierzenia | |
przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji
/WZÓR/
OŚWIADCZENIE
……………………, dnia r.
Niniejszym oświadczam, że znana mi jest treść Umowy przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności informacji, zawarta pomiędzy Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna oraz Gminą Olsztyn – Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, ul. 0 Xxxx 00/00 xxx. 00, 00-000 Xxxxxxx a:
Nazwa Wykonawcy |
z siedzibą w |
Siedziba Wykonawcy |
adres: |
Adres Wykonawcy |
data |
Data zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych |
oraz wynikające z niej zobowiązania do utrzymywania w tajemnicy ujawnionych Informacji Poufnych.
Niniejszym zobowiązuję się jako pracownik/ współpracownik/ zleceniobiorca/ podwykonawca* ww. Wykonawcy do zachowania w tajemnicy wszelkich Informacji Poufnych, które zostały mi ujawnione w związku z moim uczestnictwem w realizacji prac na rzecz Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, na warunkach określonych w umowie przetwarzania danych osobowych oraz o zachowaniu poufności. Jestem świadomy, że naruszenie powyższych zobowiązań może skutkować odpowiedzialnością cywilną i karną na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Imię i nazwisko oświadczającego |
podpis |
Załącznik nr 5 do umowy
Oświadczenie Wykonawcy o akceptacji przesyłania faktur drogą elektroniczną | |||
Na podstawie art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1913) Zamawiający: Gmina Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna; xx. 0 Xxxx 00/00 xxx. 00, 00-000 Xxxxxxx; NIP 000-000-00-00, akceptuje przesyłanie, w tym udostępniane faktur, ich korekt oraz duplikatów w formie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej. Gmina Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna oświadcza, że: 1. Faktury VAT i korekty faktur należy przesyłać na adres email: xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxxxxxx.xx, 2. Tytuł wiadomości email musi zawierać wyrażenie: faktura/faktury lub korekta/korekty lub korygująca/korygujące lub duplikat/duplikaty | |||
Podpis Za | mawiającego | ||
Oświadczenie Wykonawcy o akceptacji przesyłania faktur w formie elektronicznej | |||
Na podstawie art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1913.) akceptuję przesyłanie, w tym udostępnianie faktur, ich korekt oraz duplikatów w formie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej: | |||
Nazwa firmy Wykonawcy: | |||
Adres Wykonawcy: | |||
Nr NIP Wykonawcy: | Oświadczam, że: | ||
Faktury/korekty faktur/duplikaty faktur będę przesyłać do Gminy Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna z adresu e-mail: | |||
Adres skrzynki nadawczej W | ykonawcy: | ||
Adresem właściwym do przesyłania faktur/ korekty faktur/duplikaty faktur przez Gminę Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna jest adres e-mail: | |||
Adres skrzynki odbiorczej Wyk | onawcy: | ||
Podpis | Wykonawcy | ||
INFORMACJE DODATKOWE: | |||
1. Faktury wraz ze wszystkimi załącznikami muszą być zapisane w formie PDF oraz załączone bezpośrednio do wiadomości e-mail. 2. Faktury i załączniki nie mogą być kompresowane i zaszyfrowane. 3. Skrzynka odbiorcza Gminy Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna – email: sekretariat@ciuwo.olsztyn.eu- jest obsługiwana automatycznie. Fakturę uważa się za doręczoną w momencie wpływu na skrzynkę odbiorczą Gminy Olsztyn - Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna. 4. Wskazane powyżej adresy skrzynek pocztowych Zamawiającego i Wykonawcy są jedynymi właściwymi adresami stanowiącymi gwarancję pochodzenia faktury. | |||