UMOWA
Załącznik do uchwały nr 9711/2023 Zarządu Województwa Opolskiego z dnia 5 czerwca 2023 r.
UMOWA
DOTACJI DOTYCZĄCA REALIZACJI PROJEKTU POMOCY
TECHNICZNEJ NR ……………………………………………….
zwana dalej Umową,
zawarta w …………………………………… w dniu …………………………..
pomiędzy:
Ministrem Funduszy i Polityki Regionalnej, z siedzibą przy ul. Wspólnej 2/4 w Warszawie, reprezentowanym przez:
………..………………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………………..
działającą/ego na podstawie pełnomocnictwa, którego kopia stanowi załącznik nr 7 do Umowy,
zwanym dalej „Ministrem”, a
Województwem Opolskim z siedzibą w Opolu przy ul. Xxxxxxxxxxxx 00 reprezentowanym przez:
1) ……………………………………………………………………………………………………….
2) ……………………………………………………………………………………………………… działających na podstawie Statutu Województwa Opolskiego
których kopie stanowią załącznik nr 8 do Umowy, zwanym dalej „Województwem”,
łącznie zwanymi dalej „Stronami”, o następującej treści:
Działając na podstawie art. 150 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2022 r., poz. 1634 z xxxx.xx.), zwanej dalej „u.f.p.” w związku z art. 127 ust. 2 pkt 2 u.f.p., Xxxxxx uzgadniają, co następuje:
§ 1. Definicje
Użyte w Umowie wyrażenia oznaczają:
1) Program Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich 2021-2027 – Program, zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej z dnia 1 sierpnia 2022 r., zwany dalej „PT FE”;
2) Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich - punkt informacyjny działający przy Urzędzie Marszałkowskim albo Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Programów Unijnych, realizujący działania informacyjne dla beneficjentów, potencjalnych
beneficjentów oraz potencjalnych uczestników projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich, a także działania z zakresu informowania o Partnerstwie Publiczno - Prywatnym, zwany dalej „GPI”;
3) Lokalny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich - punkt informacyjny działający na terenie województwa, realizujący działania informacyjne dla beneficjentów, potencjalnych beneficjentów oraz potencjalnych uczestników projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich, zwany dalej „LPI”;
4) Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich – punkty informacyjne obejmujące GPI i LPI, świadczące usługi informacyjne na rzecz beneficjentów, potencjalnych beneficjentów oraz potencjalnych uczestników projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich, finansowane przez ministra ds. rozwoju regionalnego ze środków PT FE, zwane dalej „Siecią PIFE”,
5) Fundusze Europejskie – środki finansowe pochodzące z Unii Europejskiej służące realizacji polityki spójności wdrażane w Polsce w ramach Programów, zwane dalej „FE”;
6) Koordynator PIFE – osoba zatrudniona na stanowisku kierowniczym lub samodzielnym, będąca bezpośrednim przełożonym Specjalistów ds. Funduszy Europejskich zatrudnionych w GPI i LPI w województwie oraz Specjalistów ds. Partnerstwa Publiczno
- Prywatnego, zwana dalej „Koordynatorem”;
7) Specjalista ds. Funduszy Europejskich – osoba zatrudniona w Głównym lub Lokalnym Punkcie Informacyjnym Funduszy Europejskich udzielająca informacji na temat Funduszy Europejskich, zwana dalej „Specjalistą ds. FE”;
8) Specjalista ds. Partnerstwa Publiczno - Prywatnego – osoba zatrudniona w Głównym Punkcie Informacyjnym Funduszy Europejskich udzielająca informacji na temat Funduszy Europejskich oraz Partnerstwa Publiczno – Prywatnego, zwana dalej
„Specjalistą ds. PPP”;
9) Innopoint – specjalistyczna usługa informacyjna z zakresu programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG), realizowana na rzecz przedsiębiorców przez GPI.
§ 2. Przedmiot Umowy
1. Minister powierza Województwu realizację zadania polegającego na prowadzeniu GPI przy Urzędzie Marszałkowskim Województwa Opolskiego oraz prowadzeniu, koordynacji, promocji, monitoringu i kontroli wszystkich LPI w województwie, świadczących usługi informacyjne na rzecz beneficjentów, potencjalnych beneficjentów oraz potencjalnych uczestników projektów finansowanych z FE, zwanego dalej „Zadaniem”.
2. Realizacja Zadania finansowana jest w formie dotacji celowej ze środków budżetu Państwa, w tym w 20,29% ze środków krajowych i w 79,71% ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z PT FE, zwanej dalej „dotacją”.
3. Zadanie będzie realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, tj. wytycznymi Komisji Europejskiej lub Instytucji Zarządzającej w zakresie Programu PT FE, dokumentami programowymi, procedurami oraz zasadami unijnymi i krajowymi, w szczególności dotyczącymi kwalifikowania wydatków, konkurencji,
gospodarności, pomocy publicznej i zamówień publicznych, informacji i promocji oraz realizacji zasad równościowych.
4. Zadanie będzie realizowane do dnia 31 grudnia 2025 r.
5. Ze środków dotacji mogą zostać pokryte wydatki związane z realizacją Zadania, takie jak:
1) Wydatki inwestycyjne GPI;
2) Koszty bieżące funkcjonowania GPI;
3) Działania informacyjne GPI;
4) Działania promocyjne GPI;
5) Działania koordynacyjne GPI;
6) Koszty bieżące funkcjonowania LPI wybranych w drodze konkursu;
7) Działania informacyjne LPI wybranych w drodze konkursu;
8) Działania koordynacyjne LPI wybranych w drodze konkursu.
6. Minister monitoruje i analizuje efektywność funkcjonowania Sieci PIFE, w tym zapotrzebowanie na usługi, zakres zadań, wyniki badań ewaluacyjnych, koszty funkcjonowania PIFE oraz poziom wydatkowania środków finansowych.
7. Na podstawie analizy, o której mowa w ust. 6, Minister może podjąć decyzję
o zmianie kształtu Sieci PIFE w województwie w uzgodnieniu z Województwem.
§ 3. Zobowiązania Województwa
1. Województwo oświadcza, że w odniesieniu do realizacji Zadania nie następuje nakładanie się pomocy z funduszy pomocowych Unii Europejskiej.
2. Województwo zobowiązuje się do:
1) zapewnienia realizacji Zadania w sposób określony w Opisie funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy oraz zgodnie ze Standardami funkcjonowania Sieci Punktów Funduszy Europejskich stanowiącymi załącznik nr 2 do Umowy;
2) zapewnienia realizacji Zadania zgodnie z dokumentami, o których mowa w § 2 ust. 3;
3) realizacji Zadania w terminie określonym w § 2 ust. 4;
4) zapewnienia wykorzystywania mienia ruchomego nabytego ze środków dotacji wyłącznie na cele związane z realizacją Zadania;
5) zapewnienia w okresie obowiązywania Umowy zasobów osobowych, technicznych i organizacyjnych, umożliwiających realizację Zadania w granicach administracyjnych województwa;
6) wydatkowania środków dotacji:
a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2021-2027 oraz Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, zasadami dotyczącymi zamówień publicznych oraz Zasadami rozliczania i kontroli dotacji, które stanowią załącznik nr 3 do Umowy;
7) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków związanych z realizacją Zadania – tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji księgowych;
8) archiwizacji i przechowywania wszelkiej dokumentacji finansowej i merytorycznej związanej z realizacją Zadania oraz dokumentacji potwierdzającej wykonanie wskaźników w okresie i na warunkach określonych w art. 82 oraz Załączniku XIII rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybactwa i Akwakultury a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231 z 30 czerwca 2021 r. str. 159 ze zm.), zwanego dalej "rozporządzeniem ogólnym" oraz jej udostępnienia na żądanie podmiotów upoważnionych do przeprowadzania kontroli;
9) rzetelnego pomiaru wskaźników osiąganych w ramach realizacji Zadania wynikającego z Umowy;
10) osiągnięcia co najmniej minimalnych wartości wskaźników określonych w załączniku nr 4 do Umowy;
11) odsunięcia od wykonywania Zadania pracowników GPI i LPI (specjalistów ds. FE, specjalistów ds. PPP i Koordynatora PIFE), którzy rażąco naruszyli Standardy funkcjonowania Sieci PIFE w szczególności w obszarze etyki – niezwłocznie po otrzymaniu informacji o tym fakcie;
12) wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w tym informowania społeczeństwa oraz pracowników GPI i LPI o finansowaniu Zadania przez Unię Europejską zgodnie z wymogami, o których mowa w rozporządzeniu ogólnym (w szczególności art. 47 i 50 oraz załączniku IX – Komunikacja i Widoczność);
13) poddania się kontroli realizacji Zadania, o której mowa w §9 oraz wykonania zaleceń i rekomendacji pokontrolnych;
14) poddania się procesowi certyfikacji usług, o ile będzie prowadzony.
§ 4. Zobowiązania Ministra
1. Przewidywaną maksymalną kwotę dotacji na lata 2023-2025 ustala się w wysokości 3.250.000,00 zł (słownie: Trzy miliony dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100). Przewidywane roczne kwoty dotacji na lata 2023-2025 wskazane są w załączniku nr 5 do Umowy.
2. Środki dotacji będą przekazywane Województwu w wysokości wynikającej z zaakceptowanego Wniosku o przyznanie dotacji na dany rok, sporządzonego przez Województwo według wzoru przekazanego przez Ministra.
3. Jeżeli Minister nie będzie dysponował środkami na przekazanie dotacji w wysokości wnioskowanej przez Województwo, wówczas może przekazać środki w wysokości niższej wraz z pisemnym uzasadnieniem. Kwota będąca różnicą pomiędzy kwotą środków przyznanych a przekazanych zostanie przekazana w możliwie najkrótszym terminie, w ramach dostępnych środków, w sposób umożliwiający sprawną realizację Zadania przez Województwo. W przypadku przekazania przez Ministra środków dotacji w wysokości niższej od wnioskowanej przez Województwo, Strony na nowo ustalą zakres realizacji Zadania adekwatny do przekazanych środków, dokonując w tym celu aktualizacji Wniosku o przyznanie dotacji na dany rok. Aktualizacja Wniosku o przyznanie dotacji na dany rok nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy.
4. W przypadku nieosiągania przez Województwo wskaźników wskazanych w załączniku nr 4 do Umowy lub niezapewniania uzgodnionych zasobów osobowych wskazanych w Opisie funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy lub zmiany zapotrzebowania na usługi Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie, Minister może podjąć decyzję o zmianie kształtu Sieci PIFE w województwie poczynając od kolejnego roku kalendarzowego, w uzgodnieniu z Województwem. Zmiana kształtu Sieci PIFE w województwie może skutkować zmianą przewidywanej kwoty dotacji określonej w ust.1.
§ 5. Sposób finansowania Zadania
1. Minister przekazuje Województwu do 1 października roku poprzedzającego aktualny wzór Wniosku o przyznanie dotacji celowej oraz zasady przygotowywania wniosków o przyznanie dotacji wraz z zasadami planowania i prowadzenia działań promocyjnych na kolejny rok, z zastrzeżeniem ust. 3.
2. Z zastrzeżeniem ust. 3, Województwo przedkłada do rozpatrzenia i akceptacji Ministra Wniosek o przyznanie dotacji celowej na każdy kolejny rok realizacji Zadania do dnia 15 października roku poprzedzającego. We Wniosku o przyznanie dotacji Województwo zamieszcza harmonogram realizacji Zadania w danym roku, jak również roczny plan działań. Minister rozpatrzy wniosek, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego.
3. Zasady przygotowywania wniosków o przyznanie dotacji wraz z zasadami planowania i prowadzenia działań promocyjnych na 2023 rok Minister przekazuje w dniu podpisania Umowy. W terminie 15 dni kalendarzowych od podpisania Umowy, Województwo przedłoży do rozpatrzenia i akceptacji Ministra Wniosek o przyznanie dotacji celowej na 2023 r. Minister rozpatrzy Wniosek o przyznanie dotacji celowej na 2023 r. w terminie 15 dni kalendarzowych od otrzymania Wniosku.
4. W razie konieczności zmiany harmonogramu lub rocznego planu działań zawartego we Wniosku o przyznanie dotacji na dany rok, Województwo przekazuje do rozpatrzenia i akceptacji Ministra uaktualniony Wniosek o przyznanie dotacji celowej wraz z opisem i uzasadnieniem zmian. Minister rozpatruje wniosek o aktualizację Wniosku o przyznanie dotacji na dany rok w terminie 15 dni od dnia jego otrzymania. Aktualizacja Wniosku o przyznanie dotacji celowej na dany rok może nastąpić nie częściej niż 4 razy w roku i nie wymaga zawarcia aneksu do Umowy.
5. Wniosek o uaktualnienie Wniosku o przyznanie dotacji celowej na dany rok Województwo przekazuje nie później niż do 30 listopada roku, którego dotyczy.
W przypadku wpływu wniosku o uaktualnienie Wniosku o przyznanie dotacji celowej na dany rok po tym terminie, Minister zastrzega sobie prawo do jego nierozpatrzenia.
6. Dotacja celowa na realizację Zadania w 2023 r. zostanie przekazana w dwóch transzach, na poniższych zasadach:
1) pierwsza transza nie może przekraczać 60% kwoty środków dotacji przyznanej na 2023 rok i zostanie przekazana w terminie 15 dni od akceptacji Wniosku o przyznanie dotacji celowej na 2023 rok,
2) druga transza dotacji zostanie przekazana w terminie 15 dni od akceptacji Wniosku o rozliczenie pierwszej transzy i jest uzależniona od rozliczenia przez Województwo co najmniej 60% wcześniej otrzymanych środków.
7. Poczynając od 2024 r. dotacja celowa na realizację Zadania będzie przekazywana w trzech transzach rocznie, na poniższych zasadach:
1) pierwsza transza nie może przekraczać 35 % kwoty środków dotacji przyznanej na dany rok i zostanie przekazana w terminie 15 dni od dnia zwrotu niewykorzystanych środków dotacji z roku poprzedniego, pod warunkiem, że Minister zaakceptuje Wniosek o przyznanie dotacji na dany rok
oraz został złożony Wniosek o rozliczenie ostatniej transzy dotacji za rok poprzedni, o którym mowa w § 6; jeżeli akceptacja wniosku o przyznanie dotacji na dany rok nastąpiła później niż zwrot niewykorzystanych środków dotacji z roku poprzedniego, wówczas termin wypłaty transzy dotacji zaczyna bieg od dnia zaakceptowania Wniosku o przyznanie dotacji na dany rok; jeżeli złożenie Wniosku o rozliczenie ostatniej transzy dotacji za rok poprzedni nastąpiło po dacie zwrotu niewykorzystanych środków dotacji z roku poprzedniego, wówczas termin wypłaty transzy dotacji zaczyna bieg od dnia złożenia Wniosku o rozliczenie ostatniej transzy dotacji za rok poprzedni, o którym mowa w §6 ust. 2 pkt 3),
2) druga transza nie może przekraczać 35 % kwoty środków dotacji przyznanej na dany rok i zostanie przekazana w terminie 15 dni od akceptacji Wniosku o rozliczenie pierwszej transzy dotacji celowej, o ile Województwo wystąpi o jej przyznanie,
3) przekazanie drugiej transzy w wysokości wnioskowanej przez Województwo, z zastrzeżeniem pkt. 2), uzależnione będzie od wydatkowania i rozliczenia co najmniej 60% kwoty środków dotacji otrzymanych przez Województwo w danym roku; w przypadku wydatkowania i rozliczenia przez Województwo kwoty niższej niż 60% przekazanych środków, Minister pomniejszy drugą transzę o różnicę między kwotą stanowiącą 60% przekazanych środków a kwotą rozliczoną,
4) trzecia transza dotacji zostanie przekazana w terminie 15 dni od akceptacji Wniosku o rozliczenie drugiej transzy dotacji, o ile Województwo wystąpi o jej przyznanie,
5) przekazanie trzeciej transzy w wysokości wnioskowanej przez Województwo uzależnione będzie od wydatkowania i rozliczenia co najmniej 60% kwoty środków dotacji otrzymanych przez Województwo w danym roku; w przypadku wydatkowania i rozliczenia przez Województwo kwoty niższej niż 60% dotychczas przekazanych środków, Minister pomniejszy trzecią transzę o różnicę
między kwotą stanowiącą 60% przekazanych środków a kwotą dotychczas rozliczoną.
8. Środki dotacji niewykorzystane w danym roku kalendarzowym podlegają zwrotowi w terminie określonym w art. 168 ust. 1 u.f.p., tj. do dnia 31 stycznia następnego roku i nie mogą być wykorzystane w następnym roku realizacji Zadania.
9. Środki dotacji będą przekazywane na następujący wyodrębniony rachunek bankowy Województwa: 45 1160 2202 0000 0005 6691 9695, prowadzony w Banku Millennium..
10. Województwo dokonuje płatności i wydatków związanych z wykonywaniem Umowy z wyodrębnionego rachunku bankowego Województwa: 45 1160 2202 0000 0005 6691 9695, prowadzony w Banku Millennium.
11. Województwo zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić Ministra o zmianie rachunków bankowych wskazanych w ust. 9 i 10, najpóźniej wnioskując o wypłatę transzy dotacji. Zmiana numeru rachunku bankowego wymaga zmiany Umowy w formie aneksu.
§ 6. Sprawozdawczość i rozliczenie dotacji
1. W celu rozliczenia dotacji celowej Województwo składa Wnioski o rozliczenie dotacji obejmujące sprawozdanie finansowe, sprawozdanie merytoryczne oraz informację o realizacji wskaźników w danym okresie sprawozdawczym. We wniosku o rozliczenie pierwszej i drugiej transzy dotacji Województwo może wystąpić o przyznanie kolejnej transzy, z zastrzeżeniem §5 ust. 6.
2. Wniosek o rozliczenie dotacji należy złożyć w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia poniesienia ostatnich wydatków wykazanych we Wniosku, z zastrzeżeniem, że termin złożenia ww. Wniosku nie może być późniejszy niż:
1) 10 lipca - w przypadku rozliczenia pierwszej transzy dotacji, z zastrzeżeniem ust. 5,
2) 10 października - w przypadku rozliczenia drugiej transzy dotacji, z zastrzeżeniem ust. 5,
3) 15 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczy rozliczenie – w przypadku rozliczenia ostatniej transzy dotacji w roku budżetowym.
3. Z zastrzeżeniem ust. 5, w przypadku niezłożenia Wniosku o rozliczenie pierwszej lub przedostatniej transzy dotacji, w terminie określonym w ust. 2, Minister może zmniejszyć kwotę dotacji na ten rok, a w przypadku złożenia Wniosku o rozliczenie przedostatniej transzy dotacji po 30 listopada roku, którego dotyczy, Minister zastrzega sobie prawo do jego nierozpatrzenia, a co za tym idzie do niewypłacenia środków z ostatniej transzy, o czym poinformuje Województwo.
4. W przypadku niezłożenia Wniosku o rozliczenie ostatniej transzy dotacji w roku budżetowym w terminie określonym w ust. 2 pkt 3, Minister naliczy odsetki za okres zwłoki od kwoty dotacji pozostającej do rozliczenia, w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.
5. W 2023 r. Wniosek o rozliczenie pierwszej transzy należy złożyć po wydatkowaniu co najmniej 60% otrzymanych środków dotacji, jednak nie później niż do 10
października 2023 r. Wniosek o rozliczenie drugiej transzy dotacji za 2023 r. należy złożyć w terminie wskazanym w §6 ust. 2 pkt 3).
6. Województwo składa sprawozdania miesięczne o wykonaniu wskaźników w terminie 5 dni roboczych po zakończeniu miesiąca.
7. Wnioski o rozliczenie dotacji celowej, o których mowa w ust. 1-5 oraz sprawozdania miesięczne, w których mowa w ust. 6 są składane w wersji elektronicznej za pośrednictwem systemu informatycznego dla dotacjobiorców w perspektywie 2021- 2027, a do czasu jego uruchomienia - w wersji papierowej przekazywanej na adres siedziby Ministra oraz w wersji elektronicznej przesyłanej na adres mailowy poczty elektronicznej opiekuna Województwa.
8. Wnioski o rozliczenie dotacji celowej oraz sprawozdania miesięczne powinny obejmować dane dotyczące funkcjonowania oraz wskaźników wypracowanych przez GPI i wszystkie LPI w województwie.
9. Minister rozpatruje Wnioski o rozliczenie dotacji celowej o których mowa w ust. 1-5 w terminie 20 dni roboczych. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów Minister wzywa Województwo do ich uzupełnienia lub poprawy. Województwo zobowiązane jest do uzupełnienia braków i poprawienia błędów w zakresie i terminie określonym w wezwaniu.
10. Minister zatwierdza Wnioski o rozliczenie dotacji celowej w terminie 20 dni roboczych od dnia otrzymania poprawnych wersji.
11. Minister może poprawić oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe stwierdzone we Wnioskach o rozliczenie dotacji, w tym w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, niezwłocznie zawiadamiając o tym Województwo.
12. Szczegółowe zasady rozliczania i kontroli dotacji celowej określa załącznik nr 3 do Umowy.
§ 7. Obowiązki informacyjne
1. Województwo zobowiązuje się do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w tym informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Zadania przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami rozporządzenia ogólnego (w szczególności art. 47 i 50 oraz załącznikiem IX - Komunikacja i Widoczność).
2. W okresie realizacji Zadania, o którym mowa w §2 ust. 4 Województwo zobowiązuje się w szczególności do:
1) umieszczania w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa) i znaku Unii Europejskiej na:
a) wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących realizacji Zadania,
b) wszystkich dokumentach i materiałach (x.xx. produkty drukowane lub cyfrowe, strony internetowe i ich mobilne wersje, media społecznościowe) podawanych do wiadomości publicznej,
c) wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w realizacji Zadania,
d) produktach, sprzęcie, pojazdach, aparaturze itp., powstałych lub zakupionych ze środków dotacji, poprzez umieszczenie trwałego oznakowania w postaci naklejek,
2) umieszczenia w miejscu realizacji Zadania przynajmniej jednego trwałego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości elektronicznego wyświetlacza, podkreślającego fakt dofinansowania realizacji Zadania przez Unię Europejską;
3) umieszczenia informacji o realizacji Zadania na stronie internetowej Województwa i na stronach mediów społecznościowych, jeśli je posiada;
4) przekazywania klientom, odbiorcom działań informacyjnych, wykonawcom oraz opinii publicznej informacji o dofinansowaniu realizacji Zadania z Unii Europejskiej, przynajmniej w formie odpowiedniego oznakowania materiałów promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych oraz dokumentów opracowanych w trakcie realizacji zadania;
5) dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w związku z realizacją Zadania.
3. W przypadku niewywiązania się Województwa z obowiązków określonych w ust. 2 pkt 1-5, Minister wzywa Województwo do podjęcia działań zaradczych w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu. W przypadku niewykonania przez Województwo działań zaradczych, o których mowa w wezwaniu, Minister może rozwiązać Umowę zgodnie z §11 ust. 2 pkt 2.
4. W przypadku stworzenia przez osobę trzecią utworów, w rozumieniu art.1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2509), związanych z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne), powstałych w ramach realizacji Zadania, Województwo zobowiązuje się do uzyskania od tej osoby majątkowych praw autorskich do tych utworów.
5. Każdorazowo, na wniosek Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa, Instytucji Zarządzającej Programem Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich i unijnych instytucji lub organów i jednostek organizacyjnych, Województwo zobowiązuje się do udostępnienia tym podmiotom utworów związanych z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne) powstałych w ramach realizacji Zadania.
6. Na wniosek Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa, Instytucji Zarządzającej Programem Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich i unijnych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Województwo zobowiązuje się do udzielenia tym podmiotom nieodpłatnej i niewyłącznej licencji do korzystania z utworów związanych z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne) powstałych w ramach realizacji Zadania w następujący sposób:
1) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz na terytorium innych państw członkowskich UE,
2) na okres 10 lat,
3) bez ograniczeń co do liczby egzemplarzy i nośników, w zakresie następujących pól eksploatacji:
a) utrwalanie – w szczególności drukiem, zapisem w pamięci komputera i na nośnikach elektronicznych, oraz zwielokrotnianie, powielanie i kopiowanie tak powstałych egzemplarzy dowolną techniką,
b) rozpowszechnianie oraz publikowanie w dowolny sposób (w tym poprzez: wyświetlanie lub publiczne odtwarzanie lub wprowadzanie do pamięci
komputera i sieci multimedialnych, w tym Internetu) – w całości lub w części, jak również w połączeniu z innymi utworami,
c) publiczna dystrybucja utworów lub ich kopii we wszelkich formach (np. książka, broszura, CD, Internet),
d) udostępnianie, w tym unijnym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii, Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa, Instytucji Zarządzającej Programem Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich oraz ich pracownikom oraz publiczne udostępnianie przy wykorzystaniu wszelkich środków komunikacji (np. Internet),
e) przechowywanie i archiwizowanie w postaci papierowej albo elektronicznej,
4) z prawem do udzielania osobom trzecim sublicencji na warunkach i polach eksploatacji, o których mowa w ust. 6.
7. Znaki graficzne oraz obowiązkowe wzory tablic, plakatu i naklejek są określone w Księdze Tożsamości Wizualnej i dostępne na stronie Portalu Funduszy Europejskich.
8. Minister nie ponosi odpowiedzialności za wady prawne działań podejmowanych przez Województwo w ramach realizacji Zadania, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2022 r., poz. 2509).
§ 8. Dane osobowe
1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach realizacji Zadania odbywa się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchwalenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 ze zm.). Województwo jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach realizacji Zadania z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Administratorem danych osobowych przetwarzanych przez specjalistów ds. FE w systemie CRM w związku z realizacją usługi Innopoint jest Minister Funduszy i Polityki Regionalnej. Minister udostępnia Województwu dane osobowe przedsiębiorców, w tym nazwę przedsiębiorstwa, adres siedziby, NIP, XXXXX, imię, nazwisko, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej osoby do kontaktu, w celu realizacji usługi informacyjnej.
3. Województwo na żądanie Ministra udostępnia dane klientów usług informacyjnych w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu na potrzeby kontroli realizacji Zadania, w tym badań jakości obsługi klientów, pomiaru wskaźników projektu oraz certyfikacji punktów. Minister może powierzyć przetwarzanie udostępnionych danych podmiotowi trzeciemu w celu przeprowadzenia badań jakości obsługi o których mowa w zdaniu poprzedzającym. W związku z udostępnieniem Ministrowi danych klientów, Województwo zobowiązuje się przekazać klientom klauzulę obowiązku informacyjnego Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej wynikającą z art. 14 RODO, stanowiącą załącznik nr 6 do Umowy.
4. Udostępnienie danych osobowych, o których mowa w ust. 2 i 3 oraz danych osobowych przetwarzanych w celu rozliczenia i kontroli dotacji celowej zgodnie z
przepisami prawa, odbywa się między innymi w formie pisemnej lub elektronicznej z wykorzystaniem stosowanego przez Strony bezpiecznego sposobu komunikacji.
Strony nie będą przekazywały danych do państwa trzeciego i organizacji międzynarodowych.
5. Strona otrzymująca dane osobowe, o których mowa w ust. 2 i 3, jest samodzielnym administratorem danych, odrębnym od Strony udostępniającej dane i przetwarza je we własnych celach związanych z realizacją niniejszej umowy.
6. W przypadku naruszenia z obszaru ochrony danych osobowych oraz zdarzeń i incydentów z zakresu bezpieczeństwa informacji każda ze Stron obsługuje je zgodnie z trybem określonym w regulacjach wewnętrznych.
7. Każda ze Stron ponosi pełną odpowiedzialność za prowadzone przez siebie procesy przetwarzania danych. Strony zobowiązują się do wzajemnej współpracy o ile będzie ona niezbędna w zakresie realizacji obowiązków wynikających z przepisu prawa
i Umowy.
§ 9. Kontrola
1. Minister sprawuje kontrolę prawidłowości wykonywania Zadania przez Województwo, w tym wydatkowania otrzymanych środków dotacji. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji Zadania oraz w ciągu 5 lat od dnia jego zakończenia, z zastrzeżeniem §3 ust. 2 pkt 8.
2. Województwo jest zobowiązane poddać się kontroli dokonywanej przez Ministra oraz inne podmioty uprawnione do jej przeprowadzenia w celu sprawdzenia poprawności wydatkowania środków dotacji.
3. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie Województwa lub w miejscu związanym z realizacją Zadania.
4. Kontrola może mieć formę wizyty monitoringowej. Do wizyty monitoringowej stosuje się zapisy umowy dotyczące kontroli.
5. Minister zawiadamia Województwo o planowanej kontroli przynajmniej na 7 dni przed jej rozpoczęciem. Minister nie jest zobowiązany do zachowania powyższego terminu, jeżeli kontrola jest prowadzona w trybie doraźnym.
6. O wynikach kontroli Minister poinformuje Województwo w informacji pokontrolnej,
a w przypadku stwierdzenia uchybień lub nieprawidłowości, przekaże rekomendacje i zalecenia mające na celu ich usunięcie.
7. Województwo może wnieść zastrzeżenia lub/i wyjaśnienia do otrzymanej informacji pokontrolnej w terminie 14 od dnia otrzymania informacji pokontrolnej. Minister rozpatrzy zastrzeżenia w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania oraz przekaże Województwu stanowisko wobec wniesionych zastrzeżeń wraz z ostateczną wersją informacji pokontrolnej. Od ostatecznej informacji pokontrolnej nie przysługuje odwołanie.
8. Województwo jest zobowiązane do podpisania ostatecznej informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania i odesłania ostatecznej informacji pokontrolnej w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania.
9. Województwo jest zobowiązane do usunięcia uchybień i wdrożenia zaleceń
i rekomendacji pokontrolnych w terminie wskazanym w informacji pokontrolnej
oraz powiadomienia o tym Xxxxxxxx. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje obowiązku wdrożenia zaleceń i rekomendacji w niej zawartych.
10. W przypadku stwierdzenia na podstawie czynności kontrolnych poniesienia wydatków niekwalifikowalnych, tj. wykorzystania przez Województwo dotacji z naruszeniem ustawy Pzp lub Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 lub Wytycznych dotyczących wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2021-2027, Województwo jest zobowiązane do zwrotu korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych naliczonymi od dnia przekazania transzy dotacji, w której wystąpiły nieprawidłowości do dnia dokonania zwrotu środków. Zwrotu należy dokonać w terminie 14 dni od otrzymania wezwania na rachunek bankowy wskazany w wezwaniu.
11. Obowiązek zwrotu korekt finansowych, o którym mowa w ust. 10 ani dokonanie ich zwrotu, nie wpływają na zakres Zadania ani termin jego realizacji.
12. Szczegółowe zasady kontroli dotacji oraz realizacji wizyt monitoringowych uregulowano w załączniku nr 3 do Umowy.
§ 10. Zwrot środków dotacji
1. Niewykorzystaną część dotacji celowej za dany rok kalendarzowy Województwo zobowiązane jest zwrócić w terminie określonym w art. 168 ust. 1 u.f.p. oraz wyjaśnić przyczyny niepełnego wydatkowania dotacji.
2. Niewykorzystaną część dotacji celowej na koniec trwania Umowy, zgodnie z art. 150 pkt 5 u.f.p, Województwo zwróci w ciągu 15 dni kalendarzowych od dnia określonego w § 2 ust. 4 Umowy.
3. Od kwoty dotacji zwróconej po terminie wynikającym z ust. 1 lub 2, nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji.
4. Województwo zobowiązane jest do zwrotu dotacji w części, która została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych naliczonymi od dnia określonego zgodnie z przepisem art. 169 ust. 5 u.f.p. do dnia zwrotu na rachunek Ministra, w terminie 15 dni od stwierdzenia okoliczności określonych w art. 169 ust. 1 pkt 1-2 u.f.p..
5. W przypadku niedokonania zwrotu dotacji w terminach określonych w art. 168 ust. 1 oraz art. 169 ust. 1 u.f.p., Minister wyda decyzję określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki, zgodnie z art. 169 u.f.p.
6. Zwrotu środków dotacji w przypadkach określonych w ust. 1, 2 i 4 Województwo zobowiązane jest dokonać na rachunek bankowy:
Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej NBP o/o Warszawa
81 1010 1010 0043 3022 3000 0000.
Na poleceniach przelewu dotyczących zwrotu środków należy podać tytuł zwrotu, numer Umowy dotacji oraz paragrafy klasyfikacji budżetowej, z których następuje zwrot środków.
7. Odsetki naliczane w przypadkach określonych w ust. 3 i 4 Województwo zobowiązane jest przekazać na rachunek bankowy:
Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej NBP o/o Warszawa
31 1010 1010 0043 3022 3100 0000
Na poleceniach przelewu należy określić tytuł uiszczenia odsetek oraz podać numer Umowy dotacji.
8. Obowiązek zwrotu środków dotacji, o którym mowa w ust. 4, ani dokonanie tego zwrotu, nie wypływają na zakres Zadania ani termin jego realizacji.
§ 11. Rozwiązanie Umowy
1. Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze Stron, bez podania przyczyny, z zachowaniem półrocznego okresu wypowiedzenia.
2. Minister może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy Województwo:
1) odmówi poddania się kontroli;
2) nie wykona zaleceń lub rekomendacji pokontrolnych lub nie usunie stwierdzonych nieprawidłowości;
3) wykorzystuje dotację niezgodnie z przeznaczeniem;
4) nieterminowo lub niezgodnie z Umową realizuje Zadanie lub jego część, w tym
w szczególności zmniejszy zakres rzeczowy realizowanego Zadania, co zostanie stwierdzone na podstawie wyników kontroli oraz oceny realizacji rekomendacji
i zaleceń pokontrolnych.
3. W terminie 15 dni kalendarzowych od dnia rozwiązania Umowy Województwo zobowiązane jest do złożenia Wniosku o rozliczenie dotacji oraz dokonania zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej.
§ 12. Zmiana Umowy
1. Strony mogą dokonać zmiany treści Umowy zgodnymi oświadczeniami woli w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Wszelkie oświadczenia składane przez Strony w celu zmiany Umowy wymagają dla swojej ważności zachowania formy pisemnej.
3. Zmiany treści Umowy oraz:
1) zmiana wartości docelowych wskaźników wskazanych w Załączniku nr 4 do Umowy,
2) zmiana „Opisu funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich” stanowiącego załącznik nr 1 do Umowy,
3) zmiana „Standardów funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich”, stanowiących załącznik nr 2 do Umowy,
wymagają zachowania formy aneksu.
4. Zmiana:
1) Wniosku o przyznanie dotacji celowej w drodze aktualizacji, o której mowa w §5 ust. 4-5 Umowy,
2) załącznika nr 5 do Umowy „Przewidywane roczne kwoty dotacji na lata 2023- 2025” pozostająca bez wpływu na łączną kwotę dotacji celowej, wskazanej w §4 ust. 1,
wymaga zgody Ministra, lecz nie wymaga formy aneksu do Umowy.
5. Zmiana adresów do korespondencji, o których mowa w §13 ust. 3, wymaga pisemnego poinformowania drugiej Strony Umowy.
§ 13. Komunikacja Stron
1. Strony przewidują w szczególności następujące formy komunikacji w ramach wykonywania Umowy:
1) listem poleconym,
2) pocztą kurierską
3) za pomocą autoryzacji e-PUAP,
4) pocztą elektroniczną,
5) za pośrednictwem systemu informatycznego dla dotacjobiorców w perspektywie 2021-2027.
2. Oświadczenia, prośby, zawiadomienia i informacje będą uznawane za dostarczone z momentem odebrania listu poleconego, dokonania autoryzacji poprzez e-PUAP lub uzyskania potwierdzenia otrzymania przez odbiorcę korespondencji pocztą elektroniczną.
3. Adresy do doręczeń korespondencji są następujące:
Województwo:
Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego ul. Xxxxxxxxxx 00
45-082 Opole
Minister:
Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej ul. Wspólna 2/4
00-926 Warszawa
4. W przypadku zmiany danych o których mowa w ust. 3 Strona, której zmiana dotyczy jest zobowiązana do powiadomienia drugiej Strony o tym fakcie niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 14 dni od zmiany danych. Do czasu powiadomienia, korespondencję wysłaną na dotychczasowe adresy uważa się za skutecznie dostarczoną.
§ 14. Postanowienia końcowe
1. Strony zgodnie oświadczają, że zobowiązania zaciągnięte przez Województwo na potrzeby związane z prowadzeniem Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich na terenie województwa na podstawie łączącej Strony Umowy dotacji nr DIP/BDG- II/POPT/79/14 dotyczącej realizacji projektu Pomocy Technicznej zawartej w dniu 16 maja 2014 r., służące realizacji celów określonych niniejszą Umową, mogą zostać sfinansowane ze środków finansowych przekazanych na podstawie niniejszej Umowy.
2. Strony zgodnie oświadczają, że niniejsza Umowa stanowi kontynuację Zadania w zakresie prowadzenia Sieci PIFE na terenie województwa, powierzonego na podstawie umowy, o której mowa w ust. 1.
3. W sprawach nieuregulowanych w Umowie mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa wspólnotowego i krajowego, w tym w szczególności u.f.p., Kodeksu cywilnego, Ordynacji podatkowej oraz regulacje wynikające z PT FE.
4. Spory powstałe w związku z wykonywaniem Umowy, Strony zgodnie poddają pod rozstrzygnięcie sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Ministra.
5. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdej ze Stron.
6. Umowa wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2023 r.
7. Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki:
1) Opis funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich;
2) Standardy funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich;
3) Zasady rozliczania i kontroli dotacji na prowadzenie Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich;
4) Xxxxxxxxx;
5) Przewidywane roczne kwoty dotacji na lata 2023-2025;
6) Klauzula informacyjna Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej;
7) Upoważnienie/pełnomocnictwo
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
8) Pełnomocnictwo do reprezentowania Województwa: kopia Statutu Województwa Opolskiego
Województwo Minister
…………………… ………………….
Załącznik nr 1 do Umowy
Opis funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie opolskim
1. Model funkcjonowania Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie.
GPI i LPI w strukturach urzędu marszałkowskiego (model systemowy) | X |
GPI w urzędzie marszałkowskim, LPI wybierane w drodze konkursu dla JST i NGO (model konkursowy) | - |
2. Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich w województwie.
Lp. | Rodzaj PIFE | Miejscowość | Liczba etatów | Obszar działalności1 (powiaty) |
1 | GPI | Opole | w 2023 r. – 10, w kolejnych latach – 9 | miasto Opole, powiat opolski, kluczborski, oleski, namysłowski, strzelecki, kędzierzyńsko-kozielski |
2 | LPI | Nysa | 2 | powiat nyski, prudnicki, głubczycki, brzeski, krapkowicki |
1 dotyczy organizacji spotkań informacyjnych, szkoleń, dyżurów MPI, dodatkowych działań informacyjnych i promocyjnych
3. Mapa Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie (lokalizacja i obszary działalności).
Załącznik nr 2 do Umowy
Standardy Funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich
WERSJA OBOWIĄZUJĄCA OD 1.06.2023 R.
Spis treści
I. TECHNICZNE ASPEKTY FUNKCJONOWANIA PUNKTU INFORMACYJNEGO 4
1. Lokal i wyposażenie Punktu Informacyjnego 4
2. Godziny otwarcia Punktu Informacyjnego 4
3. Zapewnienie kontaktu telefonicznego 5
II. USŁUGI SIECI PIFE 5
1. Uwagi ogólne 5
2. Zakres usług świadczonych przez PIFE 6
3. Diagnoza potrzeb klienta 8
4. Formy świadczenia usług 8
4.1 Konsultacja telefoniczna 8
4.2 Konsultacja pisemna 9
4.3 Konsultacja e-mailowa 9
4.4 Konsultacja bezpośrednia 10
4.5 Konsultacja Iidywidualna u klienta 11
4.6 Spotkanie informacyjne/szkolenie 12
4.7 Spotkanie informacyjne w szkołach ponadpodstawowych 14
4.8 Mobilny Punkt Informacyjny (MPI) 14
4.9 Całodzienny dyżur MPI 15
4.10 Prowadzenie klienta 15
4.11 Dodatkowe działania informacyjne 15
4.12 Działania online 16
III. INFORMACJA I PROMOCJA 18
1. Wizualizacja Punktu i Sieci 18
2. Prowadzenie działań promocyjnych 19
3. Strona internetowa Punktu 19
IV. WYMOGI DOTYCZĄCE PERSONELU PIFE 20
1. Wymagania wobec podmiotu prowadzącego Punkt i pracowników 20
2. Zakres zadań pracowników PIFE 21
3. Standardy dotyczące wyglądu pracowników 23
V. Etyka pracowników Sieci Punktów Informacyjnych FE 23
VI. Usługa Innopoint 24
1. Opis Innopoint 24
2. Zakres usługi Innopoint realizowany przez GPI i CPI 24
3. Przebieg i wynik konsultacji realizowanej w ramach usługi Innopoint 26
4. Sprawozdawczość z realizacji usługi Innopoint 27
5. Informacja i promocja FENG w ramach usługi Innopoint 27
Niniejsze standardy mają charakter wymagań minimalnych oraz mają obligatoryjny charakter.
I. Techniczne Aspekty Funkcjonowania Punktu Informacyjnego
1. Lokal i wyposażenie Punktu Informacyjnego
1.1. Siedziba Punktu musi być zgodna z zapisami Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. 2019 poz. 1696)
1.2. Siedziba Punktu musi znajdować się w centrum miasta, bądź w takiej części miasta, która posiada dogodne połączenia komunikacyjne z centrum miasta środkami transportu publicznego.
1.3. Wejście do siedziby Punktu musi być łatwo dostępne od strony ulicy.
1.4. Siedziba Punktu musi posiadać powierzchnię w wielkości umożliwiającej właściwe wykonywanie usług i komfortową obsługę klientów.
1.5. W Punkcie musi być miejsce do ekspozycji materiałów informacyjnych i promocyjnych (np. stojaki na publikacje).
1.6. Punkt musi dysponować:
a. pomieszczeniem biurowym dla pracowników PIFE o powierzchni dostosowanej do liczby pracowników (zgodnie z wymogami przepisów BHP), w którym znajdują się stanowiska pracy w liczbie dostosowanej do liczby personelu, wyposażone w niezbędne meble biurowe dla pracowników Punktu, tj. minimum: biurko, miejsce siedzące dla pracownika, aparat telefoniczny, sprzęt komputerowy (składający się z komputera/ laptopa wyposażonego w oprogramowanie umożliwiające prawidłową realizację zadań i wymianę danych, monitora, klawiatury, myszy ) ze stałym dostępem do Internetu oraz do drukarki;
b. wydzielonym miejscem lub pomieszczeniem do komfortowego przeprowadzania konsultacji, wyposażonym w stolik/biurko i dwa miejsca siedzące dla klientów oraz zapewniającym możliwość skorzystania z komputera z dostępem do Internetu;
c. salą konferencyjną dostępną dla osób z różnymi niepełnosprawnościami – na minimum 25 osób
w przypadku GPI/CPI lub 15 w przypadku LPI (w obu przypadkach wystarczy zapewnienie dostępu na potrzeby spotkań/szkoleń), wyposażoną w rzutnik multimedialny, ekran i nagłośnienie;
d. toaletą dla klientów, w budynku w którym znajduje się Punkt; (dostępną dla osób z niepełnosprawnościami);
e. kącikiem dla dzieci, w którym znajduje się odpowiedni dla dzieci stolik, krzesełka, dywanik, kredki, kartki itp.;
f. urządzeniem wielofunkcyjnym;
g. w przypadku GPI/CPI - magazynem do przechowywania materiałów informacyjno-promocyjnych,
h. stałym łączem internetowym o prędkości umożliwiającej sprawne działanie Punktu, w tym prowadzenie webinariów i spotkań on-line;
i. szafami aktowymi w liczbie niezbędnej do przechowywania dokumentów, zgodnie z obowiązującymi zasadami (szafy muszą znajdować się w budynku, w którym jest Punkt);
j. ogólną skrzynką e-mailową dla Punktu, do której dostęp mają wszyscy specjaliści ds. FE/PPP i koordynator.
2. Godziny otwarcia Punktu Informacyjnego
2.1. Punkt Informacyjny jest otwarty minimum przez 5 dni w tygodniu, w dni robocze od poniedziałku do piątku.
2.2. Przez 5 dni w tygodniu Punkt Informacyjny musi być otwarty dla klientów przez minimum 8 godzin dziennie
2.3. W poniedziałki GPI musi być otwarty przez minimum 10 godzin.
3. Zapewnienie kontaktu telefonicznego
3.1. Punkt Informacyjny musi zapewniać kontakt telefoniczny dla klientów w postaci:
a. GPI/CPI - minimum 3 numerów zewnętrznych dla klientów,
b. LPI - minimum 2 numerów zewnętrznych dla klientów,
c. W przypadku funkcjonowania infolinii – GPI zapewnia minimum 3 numery wewnętrzne do specjalistów ds.
FE/PPP
i minimum 1 odrębny numer zewnętrzny, a LPI – odpowiednio minimum 2 i 1.
II. Usługi sieci PIFE
1. Uwagi ogólne
1.1. Usługi PIFE świadczone są bezpłatnie.
1.2. Odpowiedź na pytanie udzielana jest w formie, w jakiej zostało zadane pytanie, chyba, że klient wystąpi o udzielenie odpowiedzi w konkretnej innej formie.
1.3. Każdy PIFE świadczy usługi informacyjne w odniesieniu do wszystkich programów finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+), Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury (EFRMA), Funduszu Spójności.
1.4. Punkty Informacyjne zobowiązane są do świadczenia konsultacji na etapie przygotowania wniosku o dotację oraz konsultacji na etapie realizacji projektu w odniesieniu do programów polityki spójności w ramach perspektywy 2014-2020 i 2021-2027 oraz EFMRA 2021-2027, zaś w zakresie projektów PPP świadczonych wyłącznie w GPI - do świadczenia konsultacji na etapie identyfikacji i przygotowania, a następnie realizacji projektów PPP niezależnie od ich sposobu finansowania.
1.5. W przypadku Programów KE (x.xx. Horyzont Europa (2021-2027), LIFE, ERASMUS+, CEF, EFIS, Europejski Korpus Solidarności, itp), Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej oraz programów w ramach Wspólnej Polityki Rolnej zarządzanych przez Ministra właściwego do spraw Rolnictwa i Rozwoju Wsi, z wyjątkiem Programu Rybactwo i Morze 2021-2027, PIFE świadczy usługi informacyjne w zakresie ogólnym, tj. nie świadczy usług konsultacji na etapie przygotowania wniosku o dotację oraz konsultacji na etapie realizacji projektów.
1.6. Przez konsultację (bezpośrednią, elektroniczną, telefoniczną) należy rozumieć:
• odpowiedź udzieloną klientowi punktu na zadane przez niego pytanie lub przedstawiony problem z zakresu Funduszy Europejskich w tym usługę Innopoint;
• weryfikację potencjalnego projektu PPP między innymi w oparciu o formularz identyfikacji projektu ;
• podjęcia innego, nowego tematu przez klienta w korespondencji elektronicznej
1.7. Oddzielną konsultacją nie jest:
- przesłanie po konsultacji w Punkcie dodatkowych informacji/dokumentów e-mailem,
- przesłanie po konsultacji telefonicznej dodatkowych informacji/dokumentów e-mailem,
- przesłanie wyłącznie pytań diagnostycznych,
- telefon po rozmowie w punkcie ze strony specjalisty ds. FE/PPP uszczegóławiający omawianą podczas spotkania kwestię,
- e-mail informujący o dłuższym okresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi,
- komentarz pod postami PIFE na portalach społecznościowych czy też komentarz do spotkań online np. webinarów
1.8. Usługi świadczone przez PIFE nie obejmują wypełniania dokumentacji na rzecz klienta przez specjalistów ds. Funduszy Europejskich ani specjalistów ds. PPP, jak również nie obejmują polecania i wskazywania podmiotów zajmujących się wypełnianiem dokumentacji na rzecz klienta.
1.9. Świadczone usługi mają na celu przedstawienie w sposób uporządkowany informacji na temat FE i PPP, jak również przeanalizowanie pomysłu klienta w odniesieniu do zasad obowiązujących w danym Programie/Działaniu/Konkursie. Decyzję o ostatecznych działaniach klient podejmuje samodzielnie.
1.10. Przekazywane przez specjalistę ds. Funduszy Europejskich oraz ds. PPP informacje opierają się na jego wiedzy oraz dostępnych dokumentach programowych i nie stanowią wykładni IZ/IP/IW/MFiPR.
1.11. Dopuszcza się wprowadzenie specjalizacji zadań wśród pracowników zatrudnionych w PIFE w zależności od potrzeb danego punktu/regionu. W ramach GPI funkcjonuje specjalizacja PPP.
1.12. W PIFE stosowane są następujące rodzaje ankiet:
a. Ankieta on-line dla klientów Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich – po konsultacji bezpośredniej, konsultacji mailowej, telefonicznej, indywidualnej
b. Ankieta dla uczestników spotkań/szkoleń – rozpowszechniana po przeprowadzonych spotkaniach/ szkoleniach (według wzoru przekazanego przez Ministerstwo) lub w wersji on-line (w przypadku webinariów, z obowiązkowym pytaniem o przydatność uzyskanych informacji oraz skalą 5-cio stopniową).
2. Zakres usług świadczonych przez PIFE
2.1. ogólne informowanie na temat Funduszy Europejskich, poszczególnych Programów i Działań, programów zarządzanych centralnie przez Komisję Europejską, Krajowego Planu Odbudowy oraz Partnerstwa Publiczno
-Prywatnego1;
2.2. informowanie o możliwości uzyskania dofinansowania w ramach Funduszy Europejskich – tj. udzielenie klientowi informacji o systemie wdrażania, bądź zakwalifikowanie pomysłu na projekt do konkretnego Priorytetu/Działania w Programie finansowanym z FE (x.xx. w zakresie możliwości korzystania ze środków w ramach FE, informacji o konkursach i możliwych źródłach i formach finansowania, informacji
nt. ogólnych warunków, kryteriów oraz procedur przyznawania wsparcia oraz danych kontaktowych do właściwych instytucji) oraz informowanie o możliwości realizacji projektów w formule PPP, w szczególności w kontekście możliwości łączenia PPP z FE;
2.3. informowanie, jak przygotować wniosek o wsparcie – tj. min. przedstawienie zasad i warunków decydujących o przyznaniu wsparcia z Funduszy Europejskich, a także cech, którymi musi charakteryzować się konkretny wniosek oraz warunków, które musi spełnić składający go beneficjent, aby ubiegać się
o konkretne wsparcie w konkretnym Programie/Działaniu/Konkursie.
Konsultacja obejmuje:
• odniesienie do generalnych zasad obowiązujących przy przygotowaniu projektów dofinansowanych z FE np. rzetelności, gospodarności, celowości, zachowania wysokiej jakości realizowanych działań, użyteczności, efektywności oraz przejrzystości działania;
1 Informowanie o PPP wyłącznie przez specjalistów ds. PPP w GPI.
• odniesienie do kryteriów formalnych, co będzie polegało na poinformowaniu klienta
o konieczności spełnienia szeregu warunków decydujących o skierowaniu wniosku do dalszej oceny
np. aktualność załączanych zaświadczeń, zgodność z celami Programu i Działania, okres realizacji projektu;
• odniesienie do wytycznych horyzontalnych, x.xx. w zakresie kwalifikowalności wydatków oraz innych obowiązujących wytycznych;
• wyjaśnienie kryteriów merytorycznych, jakie musi spełnić projekt w danym Programie/Działaniu/Konkursie, w szczególności takich jak: innowacyjność projektu, dobór właściwych wskaźników, niezbędność wydatków do realizacji projektu i osiągnięcia jego celów, opis grupy docelowej;
• wstępne określenie kwalifikowalności kosztów w odniesieniu do właściwych dokumentów;
• udzielenie wsparcia w zakresie metodyki wniosku oraz pracy z generatorem wniosków poprzez objaśnienie instrukcji wypełniania i przygotowania wniosków o dofinansowanie.
2.4. informowanie, jak realizować i rozliczyć projekt – tj. min. przedstawienie obowiązków wynikających z realizacji projektu, sporządzania oraz archiwizacji w sposób prawidłowy dokumentacji finansowej
i merytorycznej realizowanego przedsięwzięcia, procesu przesyłania wniosków o płatność oraz wniosków sprawozdawczych poprzez system elektroniczny obsługi wniosków a także informowania nt. procesu kontroli projektów współfinansowanych z FE. Konsultacja na etapie realizacji projektu jest procesem, w którym specjalista ds. Funduszy Europejskich udziela informacji na etapie wdrażania współfinansowanego przedsięwzięcia oraz jego rozliczania i zamykania. Celem usługi jest zapewnienie pomocy w poprawnej realizacji projektu.
Usługa obejmuje:
• informowanie o procedurach obowiązujących przy ponoszeniu wydatków z Funduszy Europejskich, w szczególności w zakresie spełnienia zasady konkurencyjności;
• informowanie o zasadach dokumentowania realizowanych przedsięwzięć;
• informowanie o zasadach archiwizacji dokumentów;
• informowanie o wymogach dotyczących promocji projektów współfinansowanych z FE;
• informowanie o zmianach w dokumentach związanych z realizacją projektu w danym Programie;
• informowanie o etapach, procedurach, wymaganych dokumentach, związanych z procesem rozliczania projektu;
• informowanie o wymogach przy opisywaniu dokumentów finansowo-księgowych,
w szczególności zasadach opisywania faktur, rachunków i innych dokumentów równoważnych w odniesieniu do wymogów konkretnego Programu;
• informowanie o wymogach formalnych wniosków o płatność;
• udzielanie wsparcia w pracy z systemem elektronicznym obsługi wniosków;
• informowanie na temat zasad kontroli projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich, w tym
o rodzajach kontroli, instytucjach uprawnionych do kontroli, obowiązujących procedurach i terminach kontroli, sposobach kompletowania i archiwizacji dokumentów.
2.5. informowanie o projektach – tj. przedstawienie aktualnej informacji nt. możliwości udziału
w realizowanych przez innych beneficjentów, projektach współfinansowanych z FE, a także wskazaniu klientowi narzędzi do wyszukania interesujących go projektów, np. internetowe bazy projektów.
3. Diagnoza potrzeb klienta
3.1. Diagnoza potrzeb klienta stanowi punkt wyjścia do świadczenia usług przez specjalistów ds. FE/PPP w PIFE. Wysłanie pytań diagnostycznych nie może być uznane za konsultację jeśli nie otrzymano na nie odpowiedzi.
3.2. Diagnoza ma na celu rozpoznanie rzeczywistych potrzeb informacyjnych oraz problemów klienta Punktu Informacyjnego związanych z Funduszami Europejskimi oraz Partnerstwem Publiczno-Prywatnym w celu udzielenia rzetelnych, dopasowanych i wyczerpujących informacji.
3.3. Diagnoza potrzeb klienta musi być przeprowadzona profesjonalnie i z należytą starannością, z zachowaniem postawy pełnej zaangażowania i indywidualnego podejścia do klienta.
3.4. W przypadku gdy pytanie klienta zawiera wszystkie niezbędne informacje do udzielenia prawidłowej, zindywidualizowanej odpowiedzi, diagnoza nie jest wymagana.
4. Formy świadczenia usług
▪ Konsultacja telefoniczna;
▪ Konsultacja pisemna;
▪ Konsultacja e-mailowa;
▪ Konsultacja bezpośrednia;
▪ Indywidualna konsultacja u klienta;
▪ Spotkanie informacyjne, szkolenie prowadzone w formie stacjonarnej, spotkanie informacyjne w szkole ponadpodstawowej, prowadzone w formie stacjonarnej;
▪ Mobilny Punkt Informacyjny;
▪ Całodzienny dyżur MPI;
▪ Prowadzenie klienta;
▪ Dodatkowe działania informacyjne;
▪ Działania online - działania i usługi wykonywane za pomocą narzędzi internetowych oraz poprzez media społecznościowe.
4.1 Konsultacja telefoniczna
4.1.1 Specjalista ds. FE/PPP odbiera telefon dzwoniący w Punkcie bez zbędnej zwłoki. W sytuacji, gdy specjaliści ds. FE/PPP w Punkcie udzielają konsultacji i nie mogą odebrać telefonu - należy oddzwonić niezwłocznie po zakończeniu konsultacji.
4.1.2 Podczas konsultacji telefonicznej należy:
a. przedstawić się imieniem i nazwiskiem oraz poinformować klienta, gdzie się dodzwonił
(z wyjątkiem instytucji, które posiadają automatyczną zapowiedź informującą o tym klienta);
b. przeprowadzić rozmowę z klientem w celu zdiagnozowania jego potrzeb;
c. w zależności od rezultatów przeprowadzonej diagnozy, specjalista ds. FE/PPP powinien udzielić konsultacji, lub skierować klienta do instytucji właściwej kompetencyjnie. W przypadku konsultacji o dużym stopniu skomplikowania oraz wymagających poświęcenia znacznej ilości czasu, w uzasadnionych przypadkach specjalista ds. FE/PPP może zaproponować klientowi inną usługę PIFE, konsultację bezpośrednią lub indywidualną.
4.1.3 W przypadku, jeśli specjalista ds. FE/PPP nie jest w stanie udzielić konsultacji od razu (np. ze względu na udzielanie w tym czasie innemu klientowi konsultacji bezpośredniej; konieczność wystąpienia o stanowisko innej instytucji), jest on zobowiązany poprosić klienta o pozostawienie numeru telefonu kontaktowego,
bądź adresu e-mail lub poprosić o przesłanie pytania drogą e-mailową. Specjalista ds. FE/PPP jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi w ciągu 3 dni roboczych od rozmowy.
4.1.4 W przypadku, jeśli specjalista ds. FE/PPP nie jest w stanie udzielić klientowi odpowiedzi w ciągu 3 dni roboczych od rozmowy, jest on zobligowany powiadomić w tym czasie klienta o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udzieli informacji.
4.1.5 Odpowiedź na pytanie zadane telefonicznie musi być zindywidualizowana, jej treść i forma dopasowana do kwestii poruszanych przez klienta i specjalistę ds. FE/PPP w trakcie rozmowy diagnozującej, a język odpowiedzi prosty i zrozumiały.
4.1.6 Na koniec rozmowy należy upewnić się, czy klient uzyskał wyczerpującą odpowiedź i czy nie ma żadnych dodatkowych pytań, podziękować za rozmowę, zachęcić do ponownego kontaktu i pożegnać klienta.
4.2 Konsultacja pisemna
4.2.1 Specjaliści ds. FE/PPP odpowiadają na pytania zadane drogą pisemną w trybie i formie zgodnymi z przyjętymi w danej instytucji zasadami obiegu dokumentów, jednakże termin odpowiedzi nie może przekraczać 14 dni od wpływu pisma do instytucji prowadzącej PIFE.
4.2.2 Odpowiedź pisemna musi być zindywidualizowana, jej treść i forma dopasowana do kwestii poruszanych przez klienta, a język odpowiedzi prosty i zrozumiały.
4.2.3 Korespondencja pisemna z klientami musi być archiwizowana zgodnie z zasadami obowiązującymi
w urzędzie/instytucji prowadzącej Punkt, w sposób umożliwiający jej sprawne odszukanie i przeglądanie oraz zweryfikowanie dat korespondencji i jej treści.
4.3 Konsultacja e-mailowa
4.3.1 Adresy mailowe Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich muszą zaczynać się od słów: PIFE.MIASTO@. (dotychczasowe domeny jakie są w regionach)
4.3.2 Specjaliści ds. F E są zobowiązani do regularnego i bieżącego sprawdzania poczty elektronicznej i udzielania odpowiedzi na każde pytanie na temat Funduszy Europejskich, które zostanie przesłane na adres e-mailowy Punktu, a w przypadku posiadania adresu imiennego – również na ich skrzynki imienne. Analogicznie Specjaliści ds. PPP są zobowiązani do udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące Partnerstwa Publiczno- Prywatnego.
4.3.3 Odpowiedzi na pytania e-mailowe powinny być udzielone w najkrótszym możliwym terminie, nie dłuższym niż 3 dni robocze, licząc od kolejnego dnia roboczego po wpłynięciu pytania na skrzynkę e-mailową.
4.3.4 W przypadku, gdy specjalista ds. FE/PPP nie jest w stanie udzielić klientowi odpowiedzi w ciągu 3 dni roboczych, jest zobowiązany powiadomić w tym czasie klienta o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udzieli informacji.
4.3.5 Przed udzieleniem odpowiedzi należy upewnić się, że w zapytaniu podane są wszystkie niezbędne informacje, które stanowią podstawę do odpowiedzi, a jeśli ich nie ma należy poprosić klienta o ich podanie, tj. przeprowadzić diagnozę potrzeb.
4.3.6 Zakres pytań diagnostycznych powinien być dostosowany do profilu klienta oraz sprawy, która klienta interesuje. Należy unikać formułowania pytań, na które odpowiedź została już udzielona przez klienta np. w pierwszym e-mailu lub jest oczywista.
4.3.7 Korespondencja prowadzona drogą elektroniczną musi zawierać jej historię umożliwiającą zweryfikowanie dat korespondencji i jej treści.
4.3.8 Odpowiedź e-mailowa musi być zindywidualizowana, a jej treść i język dopasowany do kwestii poruszanych przez klienta i specjalistę ds. F E/PPP w trakcie diagnozy (zaleca się unikanie przeklejania zapisów
regulaminów). Nie należy udzielać odpowiedzi zbyt ogólnych oraz zawierających zbyt szeroki zakres informacji, o które klient nie poprosił. Odpowiedź mailowa powinna być przygotowana zgodnie z zasadami prostego języka.
4.3.9 Elementy, które muszą znajdować się w odpowiedzi e-mailowej:
„Zwrot grzecznościowy na powitanie, odwołanie do kwestii poruszonej przez klienta
treść odpowiedzi
W przypadku dodatkowych pytań zapraszam do ponownego kontaktu.
Zachęcamy do podzielenia się Państwa opiniami dotyczącymi funkcjonowania Sieci - poprzez wypełnienie ankiety dostępnej na stronie xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/x-xxxxxxxxxx/xxxxxx/#/ 3
Zwrot grzecznościowy na pożegnanie,
Imię i Nazwisko osoby odpowiadającej na pytanie
Link do portalu xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx – do danych teleadresowych Punktu Informacyjnego oraz godzin otwarcia Punktu
Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich jest koordynowana przez Ministerstwo……. (do wpisania aktualna nazwa Ministerstwa)”.
4.3.10 Pod każdą odpowiedzią musi być umieszczona uwaga o następującej treści:
Informacje udzielone przez pracowników Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich nie stanowią oficjalnego stanowiska Instytucji Zarządzających, Pośredniczących i Wdrażających poszczególne Programy ani Centralnej Jednostki ds. PPP (CJPPP) i nie mogą stanowić podstawy do formułowania jakichkolwiek roszczeń, a także nie stanowią oferty w rozumieniu prawa polskiego. Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich, ani jego pracownicy nie odpowiadają za błędną interpretację udzielonych informacji, ani za następstwa czynności podjętych na ich podstawie.
4.3.11 Korespondencja e-mailowa z klientami musi być archiwizowana w sposób umożliwiający jej sprawne odszukanie i przeglądanie oraz spisana w rejestrze – tabela xls. (tabela z datą wpływu danego maila, od kogo, tematyka sprawy, data odpowiedzi) E-maile muszą być posegregowane według dat oraz zgrane na nośnik (np.: pendrive, dysk sieciowy, chmura) i przechowywane w siedzibie Punktu.
4.4 Konsultacja bezpośrednia
4.4.1 Konsultacja bezpośrednia nie wymaga wcześniejszego umówienia klienta. Na prośbę klienta konsultacja bezpośrednia może być umówiona wcześniej telefonicznie bądź mailowo na konkretny termin. Dodatkowo, w przypadku, gdy w danym momencie w Punkcie jest duże zapotrzebowanie na konsultacje bezpośrednie np. kilkuosobowa kolejka, istnieje możliwość zaproponowania klientowi umówienia spotkania w innym terminie, z zastrzeżeniem, że jeśli klient nie wyrazi zgody na umówienie konsultacji na inny termin, powinien zostać obsłużony w dniu wizyty w Punkcie.
3 w przypadku zmiany formuły ankietowania klientów punktów ten zapis nie obowiązuje, natomiast należy wtedy poinformować klienta o celu przetwarzania jego danych osobowych (badanie jakości usług).
4.4.2 Rozpoczynając konsultację specjalista ds. FE/PPP przedstawia się i zaprasza klienta do miejsca konsultacji.
4.4.3 Kolejnym etapem konsultacji bezpośredniej jest diagnoza potrzeb informacyjnych klienta. Konieczność przeprowadzenia diagnozy i jej zakres jest każdorazowo dostosowywany do klienta i informacji, które do tej pory przekazał specjaliście ds. Funduszy Europejskich/PPP.
4.4.4 Po diagnozie następuje konsultacja właściwa. Jeżeli w trakcie konsultacji okaże się, że specjalista ds. F E/PPP musi wystąpić o interpretację przepisów do IZ/IP/CJPPP, powinien on poinformować klienta, że zweryfikuje dane i udzieli odpowiedzi telefonicznie, mailowo lub w czasie kolejnej konsultacji bezpośredniej
w późniejszym terminie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni roboczych.
4.4.5 W przypadku jeśli specjalista ds. F E/PPP nie jest w stanie udzielić klientowi odpowiedzi w terminie 3 dni roboczych jest zobowiązany powiadomić klienta o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udzieli informacji, nie dłuższym jednak niż 7 dni roboczych od dnia poinformowania klienta. W przypadku, gdy do udzielenia odpowiedzi wymagane jest uzyskanie informacji z innej instytucji, czas oczekiwania na odpowiedź może się wydłużyć, o czym należy poinformować klienta.
4.4.6 Nie należy ograniczać konsultacji dotyczącej FE do odesłania klienta do innej instytucji odpowiedzialnej za dane działanie. Samo odesłanie klienta do innej instytucji nie należy zaliczać do konsultacji bezpośredniej.
4.4.7 Podczas konsultacji specjalista ds. F E/PPP powinien wykorzystywać komputer, wskazywać użyteczne strony internetowe oraz sposób poruszania się po nich, jeśli sytuacja tego wymaga.
4.4.8 Po konsultacji specjalista ds. F E/PPP powinien podsumować konsultację, przekazać dodatkowe materiały informacyjne klientowi (w miarę dostępności), upewnić się, że klient nie ma dodatkowych pytań, a następnie poinformować go o najbliższych działaniach PIFE (np. zaproszenie na spotkanie informacyjne/szkolenie) lub wskazać miejsce, gdzie publikowane są informacje o organizowanych wydarzeniach.
4.4.9 Po udzielonej konsultacji, specjalista ds. F E/PPP musi poinformować klienta o prowadzonych badaniach ankietowych.
4.4.10 Na zakończenie konsultacji bezpośredniej należy podziękować klientowi za przybycie, zachęcić do ponownego kontaktu, wręczyć wizytówkę (o ile specjalista ds. FE/PPP nie zrobił tego wcześniej) i pożegnać klienta.
4.5 Konsultacja indywidualna u klienta
4.5.1 Konsultacja indywidualna u klienta odbywa się w miejscu uzgodnionym z klientem lub on-line.
4.5.2 Może ona mieć miejsce w następujących przypadkach:
a. gdy klient jest osobą z niepełnosprawnością ruchową i ma utrudnione możliwości dotarcia do najbliższego Punktu;
b. gdy konsultacja jest przeprowadzana dla grupy osób jednocześnie lub dotyczy pogłębionej analizy dokumentów w związku z procesem aplikowania o dofinansowanie lub rozliczenia projektu;
c. gdy konsultacja jest przeprowadzana dla przedsiębiorców lub NGO i/lub JST, którzy zamierzają skorzystać z konsultacji na etapie przygotowania wniosku bądź realizacji projektu.
d. gdy konsultacja jest przeprowadzana dla przedstawicieli przedsiębiorstw, NGO, JST, instytucji publicznych lub innych zainteresowanych wsparciem, którzy zgłaszają potrzebę konsultacji poza siedzibą PIFE.
e. Z usługi tej wyłączone są firmy consultingowe oraz osoby fizyczne (z wyjątkiem osób z niepełnosprawnością ruchową).
4.5.3 Decyzję o przeprowadzeniu indywidualnej konsultacji u klienta podejmuje koordynator.
4.5.4 Przed realizacją indywidualnej konsultacji u klienta należy ustalić: termin, miejsce, zakres i czas trwania konsultacji.
4.5.5 Specjalista ds. Funduszy Europejskich/PPP jest zobligowany przeprowadzić przed indywidualną konsultacją diagnozę klienta w zakresie opisanym w pkt. II.3.
4.5.6 Niezwłocznie po przeprowadzeniu konsultacji, specjalista ds. F E/PPP przygotowuje notatkę służbową zawierającą informacje w szczególności o: terminie konsultacji, miejscu konsultacji, temacie konsultacji, rodzaju świadczonej usługi, uzasadnieniu odbycia konsultacji u klienta, zaproponowaniu rozwiązania, w tym w szczególności jakie zostały zaproponowane programy i działania. Notatka jest opatrzona datą sporządzenia i jest podpisywana czytelnie (imieniem i nazwiskiem) przez pracownika Xxxxx w regionie, który przeprowadzał konsultację
4.5.7 Wyjście na indywidualną konsultację traktowane jest jako wyjście służbowe lub delegacja.
4.5.8 Po konsultacji, specjalista ds. FE/PPP musi poinformować klienta o prowadzonych badaniach ankietowych.
4.5.9 W przypadku, gdy sprawa klienta wymaga dalszych konsultacji, możliwe jest przeprowadzenie dodatkowej konsultacji po zdiagnozowaniu szczegółowych potrzeb klienta.
4.6 Spotkanie informacyjne/szkolenie/ prowadzone w formie stacjonarnej
4.6.1 Spotkanie informacyjne i szkolenie prowadzone jest przez specjalistów ds. FE/PPP. Dopuszczalne jest bezpłatne prowadzenie spotkania/szkolenia przez pracowników innych instytucji lub innych komórek organizacyjnych w danej instytucji, w której funkcjonuje Punkt. Specjaliści ds. PPP prowadzą spotkania informacyjne i szkolenia z zakresu PPP.
4.6.2 Dopuszczalne jest, za zgodą Ministerstwa, odpłatne prowadzenie szkoleń przez zewnętrznych trenerów.
4.6.3 W przypadku, gdy do Punktu zgłosi się grupa osób (np. nauczyciele), możliwe jest zorganizowanie przez PIFE zamkniętego spotkania informacyjnego bądź zamkniętego szkolenia dla takiej grupy. Spotkanie informacyjne zamknięte może być zorganizowane także dla studentów na uczelni wyższej.
4.6.4 Spotkanie informacyjne:
a. ma na celu przekazanie uczestnikom szczegółowych i aktualnych informacji o FE, PPP oraz usługach świadczonych przez Punkt;
b. jego tematyka musi być dostosowana do potrzeb klientów, jak również do planowanych naborów wniosków,
c. Spotkanie może zostać zorganizowane w przypadku, gdy w wyniku rekrutacji zgłosiło się na nie minimum 10 osób4, nawet jeżeli finalnie liczba uczestników jest mniejsza. W przypadku pojawienia się na spotkaniu mniej niż 8 osób spotkanie powinno się odbyć zgodnie z planem, natomiast powinno zostać zaraportowane jako konsultacje bezpośrednie5. W przypadku niewystarczającej liczby zgłoszonych osób na spotkanie PIFE może podjąć decyzję o jego odwołaniu. Osoby zgłoszone należy o tym fakcie niezwłocznie poinformować i zaproponować alternatywne rozwiązanie: zaprosić na konsultacje do PIFE, zaproponować konsultację indywidualną, bezpośrednią lub zorganizować MPI w danej miejscowości.
4.6.5 Wymagania dotyczące realizacji spotkania informacyjnego:
a. spotkanie informacyjne trwa minimum 2 godziny zegarowe, a w przypadku spotkań dla studentów/studentek na uczelniach wyższych trwa minimum 1 godzinę dydaktyczną, czyli 1,5 godziny zegarowej;
4 W uzasadnionych przypadkach Ministerstwo może wyrazić zgodę na organizację spotkania informacyjnego z tematyki FE lub PPP dla mniejszej liczby uczestników.
5 Nie dotyczy sytuacji, gdy Ministerstwo wyraziło zgodę na organizację spotkania dla mniejszej liczby uczestników.
b. informacja o organizacji spotkania informacyjnego musi być zamieszczona na stronie internetowej portalu FE oraz portalu RP, a w przypadku PPP - na stronie xxx.xxx.xx, co najmniej 7 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania6;
c. w celu dotarcia z informacją o spotkaniu informacyjnym do potencjalnych zainteresowanych, Punkt promuje spotkania różnymi kanałami, nie tylko przez stronę internetową, ale również np. poprzez współpracujące instytucje, plakaty, ogłoszenia, newsletter, media społecznościowe;
d. organizujący spotkanie informacyjne jest zobowiązany do przygotowania, rozdania, zebrania i podsumowania ankiet oceniających spotkanie informacyjne;
e. przy organizacji spotkań informacyjnych należy uwzględniać potrzeby osób z niepełnosprawnościami zdiagnozowane na etapie rekrutacji (np. potrzebę zatrudnienia tłumacza polskiego języka migowego lub udostępnienie sprzętu niezbędnego dla osób niedosłyszących);
f. po przeprowadzeniu spotkania informacyjnego należy zadbać o możliwość przeprowadzenia indywidualnych rozmów z uczestnikami, którzy będą mieli dodatkowe pytania.
4.6.6 Przeprowadzone spotkanie informacyjne/szkolenie musi być udokumentowane w następujący sposób:
a) kopie ogłoszenia o spotkaniu/szkoleniu, dokumentacja fotograficzna, screeny7, itp.; materiały zgłoszeniowe (np. formularze zgłoszeniowe zawierające zapytanie o specjalne potrzeby dla osób z niepełnosprawnościami, e- maile)8;
b) program spotkania/szkolenia wraz z informacją kto prowadził szkolenie (pracownik PIFE czy ekspert zewnętrzny);
c) prezentacje;
d) z każdego spotkania/szkolenia musi być sporządzona lista obecności potwierdzająca uczestnictwo;
e) notatka zawierająca informacje w szczególności o: terminie spotkania/ szkolenia, temacie, miejscu, grupie uczestników, liczbie wypełnionych ankiet. Notatka sporządzana jest niezwłocznie po spotkaniu/ szkoleniu i jest opatrzona datą sporządzenia oraz jest podpisywana czytelnie przez pracownika Sieci w regionie, który prowadził spotkanie/szkolenie;
f) zestawienie z wyników ankiet wg wzoru przekazanego przez Ministerstwo
4.6.7 Szkolenie to działanie o charakterze wykładowo-warsztatowym, które ma na celu podniesienie wiedzy i kompetencji uczestników w dziedzinie związanej z zakresem usług świadczonych przez Punkt.
4.6.8 Wymagania dotyczące realizacji szkoleń:
a. szkolenie jednodniowe trwa minimum 3 godziny zegarowe, a szkolenie dwudniowe min. 8 godz. zegarowych i odbywa się dla minimum 10 osób. Przeprowadzenie szkolenia dwudniowego wymaga zgody Ministerstwa;
b. informacja o szkoleniu musi być zamieszczona na portalu FE oraz portalu RP co najmniej 7 dni przed planowaną datą szkolenia9 a w przypadku PPP - na stronie xxx.xxx.xx;
c. w celu dotarcia z informacją o szkoleniu do potencjalnych zainteresowanych, Punkt promuje szkolenia różnymi kanałami, nie tylko przez stronę internetową, ale również np. poprzez współpracujące instytucje, plakaty, ogłoszenia, newsletter, media społecznościowe;
d. organizujący szkolenie jest zobowiązany do przygotowania, przekazania uczestnikom, zebrania i podsumowania ankiet oceniających szkolenie10;
6 Nie dotyczy spotkań zamkniętych.
7 Z wyłączeniem spotkań i szkoleń, o których mowa w pkt. 4.6.3
8 j/w.
9 Z wyłączeniem szkoleń, o których mowa w pkt 4.6.3.
10 Należy stosować ankiety według wzoru dla Programu Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich (PTFE).
e. przy organizacji szkoleń należy uwzględniać potrzeby osób z niepełnosprawnościami zdiagnozowane na etapie rekrutacji właściwym pytaniem w formularzu zgłoszeniowym (np. potrzebę zatrudnienia tłumacza polskiego języka migowego lub udostępnienie sprzętu niezbędnego dla osób niedosłyszących);
f. po przeprowadzeniu szkolenia należy zadbać o możliwość przeprowadzenia indywidualnych rozmów z uczestnikami, którzy będą mieli dodatkowe pytania.
4.7 Spotkanie informacyjne w szkołach ponadpodstawowych
4.7.1 Jest prowadzone jest przez specjalistów ds. FE.
4.7.2 Nie jest dopuszczalne odpłatne prowadzenie spotkań przez zewnętrznych trenerów.
4.7.3 Spotkanie informacyjne w szkole:
a. ma na celu przekazanie uczestnikom szczegółowych i aktualnych informacji o FE oraz usługach świadczonych przez Punkt;
b. jego tematyka musi być dostosowana do potrzeb uczestników, jak również do planowanych naborów wniosków (którymi uczestnicy spotkania potencjalnie mogą być zainteresowani);
4.7.4 Wymagania dotyczące realizacji spotkania informacyjnego w szkole:
a. spotkanie informacyjne trwa minimum 1 godzinę dydaktyczną;
4.7.5 Przeprowadzone spotkanie informacyjne w szkole musi być udokumentowane w następujący sposób:
a. korespondencja ze szkołą ws organizacyjnych;
b. program spotkania wraz z informacją kto prowadził spotkanie;
c. prezentacje;
d. notatka zawierająca informacje w szczególności o: terminie spotkania, temacie, miejscu, grupie uczestników. Notatka sporządzana jest niezwłocznie po spotkaniu i jest opatrzona datą sporządzenia oraz jest podpisywana czytelnie przez pracownika , który prowadził spotkanie.
e. NIE jest wymagana lista obecności potwierdzająca uczestnictwo - wystarczy pisemne potwierdzenie od przedstawiciela szkoły/ uczelni o liczbie osób, które wzięły udział w spotkaniu (dołączone potem do notatki ze spotkania);
f. ankiety są nieobowiązkowe.
4.8 Mobilny Punkt Informacyjny (MPI)
4.8.1 MPI to forma spotkań z klientami przeprowadzana poza siedzibą PIFE – w miejscowościach, w których PIFE nie ma siedziby (w uzasadnionych, wyjątkowych przypadkach Ministerstwo może wyrazić zgodę na zorganizowanie MPI przez GPI w innej dzielnicy miasta wojewódzkiego), z uwzględnieniem zidentyfikowanych potrzeb informacyjnych mieszkańców danego rejonu.
4.8.2 MPI organizowany jest we współpracy z lokalnym samorządem lub z innymi instytucjami11.
4.8.3 MPI nie może być organizowany podczas imprez zewnętrznych typu: targi, itp.
4.8.4 Za MPI nie mogą być uznane konsultacje po spotkaniu informacyjnym lub szkoleniu.
4.8.5 MPI ma formę konsultacji bezpośrednich. Przebieg konsultacji bezpośrednich opisany jest w pkt II.4.2
4.8.6 Za MPI uznaje się wydarzenie trwające min. 2,5 godziny zegarowe , oraz w czasie którego zostanie udzielona przynajmniej 1 konsultacja.
4.8.7 Jeden specjalista ds. FE/PPP czy zespół specjalistów ds. FE /PPP danego dnia może zorganizować nie więcej niż 2 MPI.
4.8.8 Zaleca się publikowanie na portalu Funduszy Europejskich oraz portalu RP zbiorczego miesięcznego zestawienia planowanych MPI w całym województwie na 5 dni przed rozpoczęciem danego miesiąca.
11 Z wyłączeniem instytucji/firm consultingowych, doradczych świadczących odpłatnie usługi dotyczące FE;
4.8.9 W sytuacjach, gdy MPI organizowany jest w wyniku bieżącego zapotrzebowania, należy umieścić informację o planowanym MPI na portalu Funduszy Europejskich oraz portalu RP co najmniej 7 dni przed planowaną datą MPI.
4.8.10 W celu dotarcia z informacją do potencjalnych zainteresowanych, można promować MPI różnymi kanałami, nie tylko przez stronę internetową, ale również np. poprzez stronę internetową samorządu, współpracujące instytucje, plakaty, newsletter, media lokalne i społecznościowe.
4.8.11 Należy dokumentować prowadzenie MPI dbając o zarchiwizowane ogłoszenia o MPI z Portalu FE, strony Programu Regionalnego oraz sporządzając niezwłocznie notatkę służbową dotyczącą przeprowadzonego MPI. Notatka obejmuje datę sporządzenia, informacje o sposobie organizacji MPI, współorganizatorach, terminie i miejscu, liczbie przeprowadzonych konsultacji i ich tematyki, zawiera min. 1 zdjęcie miejsca, w którym odbywały się konsultacje na MPI i jest czytelnie podpisana przez specjalistę ds. FE/ PPP, który uczestniczył w MPI.
4.9 Całodzienne dyżury MPI
4.9.1. Całodzienne dyżury MPI to forma spotkań z klientami przeprowadzana poza siedzibą PIFE – w miejscowościach, w których PIFE nie ma siedziby, z uwzględnieniem zidentyfikowanych potrzeb informacyjnych mieszkańców danego rejonu.
4.9.2. Całodzienny dyżur MPI organizowany jest we współpracy z lokalnym samorządem lub z innymi instytucjami12 lub w wydziale zamiejscowym/ delegaturze urzędu marszałkowskiego.
4.9.3. Całodzienny dyżur MPI nie może być organizowany podczas imprez zewnętrznych typu: targi, itp.
4.9.4. Całodzienny dyżur MPI ma formę konsultacji bezpośrednich. Przebieg konsultacji bezpośrednich opisany jest w pkt II.4.2
4.9.5. Za Całodzienny dyżur MPI uznaje się wydarzenie trwające min. 5 godzin zegarowych, podczas którego odbyła się min. 1 konsultacja.
4.9.6. Zaleca się publikowanie na portalu Funduszy Europejskich oraz portalu RP zbiorczego miesięcznego zestawienia planowanych całodziennych dyżurów MPI w całym województwie na 5 dni przed rozpoczęciem danego miesiąca.
4.9.7. W sytuacjach, gdy całodzienny dyżur MPI organizowany jest w wyniku bieżącego zapotrzebowania, należy umieścić informację o planowanym MPI na portalu Funduszy Europejskich oraz portalu RP co najmniej 7dni przed planowaną datą dyżuru.
4.9.8. W celu dotarcia z informacją do potencjalnych zainteresowanych, można promować całodzienny dyżur MPI różnymi kanałami, nie tylko przez stronę internetową, ale również np. poprzez stronę internetową samorządu, współpracujące instytucje, plakaty, newsletter, media lokalne i społecznościowe.
Należy dokumentować prowadzenie ww. dyżuru dbając o zarchiwizowane ogłoszenia o całodziennym dyżurze MPI z Portalu FE, strony Programu Regionalnego i sporządzając niezwłocznie notatkę służbową po przeprowadzonym dyżurze, zawierającą informacje o: dacie sporządzenia, sposobie organizacji, współorganizatorach, terminie i miejscu, liczbie przeprowadzonych konsultacji i ich tematyki i dołączając min. 1 zdjęcie miejsca, w którym odbywał się dyżur. Notatka jest czytelnie podpisana przez specjalistę ds. FE/ PPP, który uczestniczył w całodziennym dyżurze.
4.10 Prowadzenie klienta
12 Z wyłączeniem instytucji/firm consultingowych, doradczych świadczących odpłatnie usługi dotyczące FE.
Prowadzenie klienta to usługa skierowana przede wszystkim dla przedsiębiorców, opcjonalnie dla pozostałych klientów np. NGO, JST. Jeśli pomysł klienta PIFE pozwala na aplikowanie o wsparcie z Funduszy Europejskich, ale w chwili obecnej nie ma informacji o właściwym konkursie – zostaje on wpisany (za jego zgodą) do prowadzonego przez XXXX rejestru wraz z określeniem działań i programów, z których mógłby skorzystać. Przed ogłoszeniem konkursu, PIFE poinformuje mailowo tych klientów o planowanym konkursie/ogłoszeniu konkursu.
4.11 Dodatkowe działania informacyjne
4.11.1 Do dodatkowych działań informacyjnych prowadzonych w ramach Sieci PIFE zalicza się x.xx.:
• udział w charakterze prelegenta podczas konferencji, szkoleń, spotkań organizowanych przez inną komórkę organizacyjną/instytucję, uczelnię wyższą (prelekcja musi dotyczyć FE, a nie wyłącznie p usług Sieci PIFE);
• organizację stoiska i udział w targach, konferencjach i innych wydarzeniach;
• udział ze stoiskiem na imprezach plenerowych;
• współpracę z różnymi instytucjami, takimi jak: Instytucje Otoczenia Biznesu, regionalne organizacje zrzeszające przedsiębiorców, organizacje pozarządowe, itp.;
• współorganizację spotkań dla beneficjentów/potencjalnych beneficjentów FE przez dwa lub więcej województw – za zgodą Ministerstwa (raportuje województwo, na którego terenie odbywa się spotkanie);
• wizyty studyjne w innych regionach – za zgodą Ministerstwa;
• prowadzenie newslettera PIFE bądź dołączenie do newslettera RP w celu poinformowania o swoich działaniach – obowiązkowo dla wszystkich PIFE;
4.11.2 Przedsięwzięcia wskazane powyżej należy traktować i raportować jako dodatkowe działania informacyjne;
4.11.3 Niedopuszczalne jest uczestnictwo specjalistów ds. FE/PPP jako prelegentów w wydarzeniach, w których uczestnictwo osób zainteresowanych jest odpłatne13. Odstępstwa od tej zasady możliwe są za uprzednią zgodą Ministerstwa.
4.11.4 Koordynatorzy PIFE przesyłają co miesiąc w formie elektronicznej, wraz z informacją miesięczną (w terminie 5 dni roboczych od zakończenia miesiąca) do opiekunów województw informację o targach, konferencjach i wydarzeniach w regionie wraz z propozycją tych wydarzeń, w których zamierzają uczestniczyć, w tabeli xls zawierającej następujący układ danych: lp.; nazwa imprezy branżowej; data wydarzenia; miejsce wydarzenia; link do wydarzenia na www; odpłatność wydarzenia; dodatkowa kolumna - uwagi.
4.12 Działania online
4.12.1. rozmowa/wideorozmowa przeprowadzana za pośrednictwem narzędzia internetowego np. skype, messenger, zoom,
a) podczas przeprowadzania tej usługi należy postępować zgodnie z pkt 4.1. tak jak w przypadku konsultacji telefonicznej,
b) rozmowa może odbywać się bez lub z użyciem opcji video, przy czym specjalista ds. FE/PPP musi używać opcji video,
c) w przypadku rozmowy lub wideorozmowy przeprowadzonej za pośrednictwem narzędzia internetowego nie ma konieczności dodatkowego dokumentowania działania.
13 Z wyłączeniem sytuacji, w której panel prowadzony przez specjalistę ds. FE będzie bezpłatny dla wszystkich zainteresowanych, a organizator zapewni informacje o tym fakcie.
4.12.2. Kontakt online np. w mediach społecznościowych, na Facebooku, za pośrednictwem narzędzi internetowych np. messenger.
a) podczas tego kontaktu należy postępować zgodnie z pkt 4.3. tak jak w przypadku konsultacji e- mailowej,
b) zalecane jest przeniesienie kontaktu np. do innego kanału w celu przeprowadzenia pogłębionej konsultacji,
c) w zależności od sytuacji specjalista ds. FE/PPP może odstąpić od użycia formułek z pkt 4.3.8. i 4.3.9.,
d) nie jest obowiązkowe przeprowadzanie diagnozy klienta,
e) komentarze pod postami nie są traktowane jako konsultacja.
4.12.3. Spotkanie informacyjne online - webinaria i chaty
a) spotkanie informacyjne online przeprowadzane jest w czasie rzeczywistym i musi trwać minimum 60 minut i być zorganizowane dla min. 10 osób zgłoszonych i przeprowadzone dla min. 8 uczestników,
b) informację o organizacji spotkania online należy zamieścić na stronie internetowej portalu FE oraz portalu RP co najmniej 7 dni kalendarzowych przed planowaną datą wydarzenia,
c) w celu dotarcia z informacją o spotkaniu do potencjalnych zainteresowanych, punkt promuje wydarzenie różnymi kanałami, nie tylko przez stronę internetową, ale również np. poprzez współpracujące instytucje, plakaty, ogłoszenia, newsletter, media społecznościowe,
d) dopuszcza się organizowanie spotkań on-line zamkniętych oraz spotkań w szkołach ponadpodstawowych w chmurze.
e) organizator spotkania zapewnia narzędzia umożliwiające monitorowanie liczby uczestników wydarzenia w czasie rzeczywistym oraz jego ewaluację,
f) organizujący spotkanie online powinien zaplanować je w taki sposób, by przekaz nie był monotonny a uczestnicy mogli aktywnie uczestniczyć w wydarzeniu, np. poprzez zadawanie pytań,
g) dokumentowanie spotkania odbywa się na zasadach pkt 4.6.4, z zastrzeżeniem pkt. II.1.12. b i z wyjątkiem list obecności, które w przypadku webinarium powinny zostać zastąpione raportem informującym o liczbie aktywnych uczestników w trakcie trwania webinarium, a w przypadku braku technicznej możliwości wygenerowania raportu należy zgromadzić inne dokumenty potwierdzające liczbę uczestników (np. screeny ekranu z listą uczestników),
h) późniejsze odtwarzanie w formie biernej webinarium lub nagranego chatu nie jest traktowane jako nowe spotkanie informacyjne, wtórnych odtworzeń nie zalicza się do raportowanych statystyk liczby uczestników danego wydarzenia.
4.12.4. Szkolenia online - webinaria i chaty
a) jednodniowe szkolenie on-line trwa minimum 3 godziny zegarowe (część merytoryczna),
b) dwudniowe szkolenie on-line trwa minimum 6 godzin zegarowych (część merytoryczna),
c) szkolenie odbywa się dla minimum 10 osób,
d) organizator szkolenia powinien zadbać, by przekaz nie był monotonny, np. poprzez zastosowanie przerw lub podział szkolenia na 2 dni oraz stosowanie np. ćwiczeń, w których uczestnicy biorą aktywny udział,
e) informowanie oraz dokumentowanie szkolenia odbywa się zgodnie z pkt 4.6.6, z wyjątkiem list obecności, które mogą zostać zastąpione screenami ze spotkania potwierdzającymi liczbę zalogowanych uczestników,
f) późniejsze odtwarzanie w formie biernej nagrania nie jest traktowane jako nowe szkolenie,
g) w przypadku webinarium – dokumentem potwierdzającym odbycie się webinaru jest raport informujący o liczbie aktywnych uczestników w trakcie trwania webinarium; w przypadku braku technicznej możliwości wygenerowania raportu należy zgromadzić inne dokumenty potwierdzające liczbę uczestników (np. screeny ekranu z listą uczestników).
4.12.5. Udział pracownika PIFE jako prelegenta w webinariach/konferencjach/ szkoleniach/spotkaniach on-line organizowanych przez inne instytucje
a) udział w webinarium/konferencji poprzez wygłoszenie prezentacji/ prelekcji,
b) , Udział online w charakterze prelegenta musi być udokumentowane w następujący sposób:
- wydruki ze stron internetowych, na których organizatorzy opublikowali informacje o wydarzeniu albo zaproszenie do udziału w wydarzeniu;
- program wydarzenia wraz z informacją kto prowadził spotkanie;
- prezentacje;
- notatka zawierająca informacje w szczególności o: terminie wydarzenia, temacie prelekcji PIFE, grupie uczestników. Notatka sporządzana jest niezwłocznie po wydarzeniu i jest opatrzona datą sporządzenia oraz jest podpisywana czytelnie przez pracownika Sieci w regionie, który prowadził prelekcję;
- pisemne potwierdzenie od przedstawiciela organizatora wydarzenia o liczbie osób, które wzięły udział w wydarzeniu (dołączone potem do notatki ze spotkania).
III. Informacja i promocja
1. Wizualizacja Punktu i Sieci
1.1. Wizualizacja Punktów musi być zgodna z zapisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej z uwzględnieniem instrukcji i wskazówek zawartych w „Podręczniku wnioskodawcy
i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji” oraz zasadami wizualizacji obowiązującymi w sieci PIFE, opisanymi w „Księdze Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021–2027.
1.2. Wizualizacja Punktów oraz realizowanych przez nie działań (w tym oznakowanie dokumentacji związanej z realizacją projektu sieci PIFE) odbywa się przy wykorzystywaniu zestawienia znaków: Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich – barwy RP – logotypu „Dofinansowane przez Unię Europejską” wraz z sygnetem UE i ewentualnie innych wzorów opracowanych i przekazanych przez Ministerstwo.
1.3. Koordynator Sieci PIFE w regionie odpowiada za zgodność wizualizacji wszystkich Punktów funkcjonujących w sieci regionalnej.
1.4. Wizualizacja siedziby Punktu Informacyjnego musi umożliwić jego łatwą identyfikację i musi uwzględniać:
a. oznakowanie budynku;
b. oznakowanie wejścia do pomieszczeń Punktu – informacja z nazwą Punktu i godzinami otwarcia Punktu.
1.5. Punkt musi zapewnić wizualizację działań:
1.5.1 spotkania informacyjne/szkolenia:
a. ogłoszenie o spotkaniu, lista obecności, ankiety - muszą zawierać odpowiednie logotypy zgodne z obowiązującymi zasadami wizualizacji;
b. w pomieszczeniu musi znajdować się roll-up lub ścianka Punktu oznakowane zgodnie z zasadami wizualizacji obowiązującymi w Sieci PIFE. Na drzwiach i w korytarzu musi się znajdować odpowiednia informacja (wraz z logotypami zgodnymi z obowiązującymi zasadami wizualizacji) o odbywającym się spotkaniu/szkoleniu;
c. wyświetlane materiały oraz materiały informacyjne i promocyjne przekazywane uczestnikom muszą mieć oznakowanie zgodne z zasadami wizualizacji obowiązującymi w Sieci PIFE.
1.5.2 MPI:
a. ogłoszenia o MPI muszą zawierać odpowiednie logotypy zgodne z obowiązującymi zasadami wizualizacji;
b. w pomieszczeniu, w którym odbywają się konsultacje musi znajdować się roll-up/mini roll-up Punktu oznakowany zgodnie z zasadami wizualizacji obowiązującymi w Sieci PIFE
c. materiały promujące spotkanie i przekazywane uczestnikom muszą być oznakowane zgodnie z zasadami wizualizacji obowiązującymi w Sieci PIFE.
1.5.3 korespondencja mailowa/pisemna:
a. w stopce lub nagłówku e-maila/pisma muszą znajdować się logotypy zgodne z zasadami wizualizacji obowiązującymi w Sieci PIFE.
1.5.4 materiały informacyjne i promocyjne:
a. wszystkie materiały wytwarzane i finansowane przez PIFE muszą mieć oznaczenia zgodne z zasadami wizualizacji obowiązującymi w Sieci PIFE.
2. Prowadzenie działań promocyjnych
2.1. Celem realizowanych przez Punkt działań promocyjnych jest:
a. poinformowanie o możliwości otrzymania bezpłatnej, profesjonalnej i kompleksowej informacji dotyczącej FE w Punktach Informacyjnych;
b. dostarczenie informacji o zakresie usług oferowanych przez PIFE;
c. zachęcenie klientów do skorzystania z usług PIFE.
2.2. Punkt Informacyjny może planować działania promocyjne wyłącznie w mediach lokalnych i regionalnych (dopuszczalne jest również geotargetowanie reklam w mediach ogólnopolskich) oraz lokalnych i regionalnych kanałach komunikacji oraz wskazać je we wniosku o dotację na podstawie zaleceń przygotowywanych przez IK UP.
2.3. Rekomendowane jest założenie profilu PIFE regionalnego na Facebooku.
2.4. Przygotowywane publikacje informacyjno-promocyjne muszą być zgodne z zapisami Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027
2.5. Działania promocyjne w regionie koordynowane są przez Koordynatora Sieci w regionie.
3. Strona internetowa Punktu
3 . 1 . PIFE nie mogą prowadzić odrębnych stron internetowych.
3 . 2 . Podstawowym miejscem aktywności PIFE w Internecie jest ogólnopolski portal poświęcony Funduszom Europejskim w części dedykowanej Punktom Informacyjnym Funduszy Europejskich. Informacje dotyczące Sieci PIFE w województwie dostępne są także na stronie internetowej Regionalnego Programu danego województwa w części poświęconej Sieci PIFE.
3 . 3 . Na ogólnopolskim portalu poświęconym Funduszom Europejskim oraz na stronie internetowej Regionalnego Programu poszczególnych województw znajdują się dane teleadresowe wszystkich Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich, w szczególności zawierające: nazwę Punktu, adres, kod pocztowy
i miejscowość, godziny pracy, numery telefonów, adres e-mail.
3 . 4 . Koordynator Sieci PIFE w województwie wyznacza pracowników pełniących funkcję redaktora stron internetowych. Redaktor stron internetowych odpowiada za:
a. przygotowanie i zamieszczanie informacji o przedsięwzięciach realizowanych przez Punkty w województwie na ogólnopolskim portalu poświęconym Funduszom Europejskim oraz na stronie internetowej Regionalnego Programu danego województwa;
b. zamieszczenie i aktualizację danych teleadresowych PIFE na ogólnopolskim portalu poświęconym Funduszom Europejskim oraz na stronie internetowej Regionalnego Programu danego województwa.
3 . 5 . Instytucje prowadzące Lokalne Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich wybrane w procedurze konkursowej zamieszczają na swojej głównej stronie internetowej logo „Punkt Informacyjny” z odesłaniem do danych teleadresowych Punktu zawierających w szczególności: nazwę Punktu, adres, kod pocztowy
i miejscowość, godziny pracy, numery telefonów, adres e-mail. Konieczne jest również odesłanie do strony internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. Poza danymi teleadresowymi na stronie internetowej umieszczona jest informacja o współfinansowaniu Punktu ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich (PTFE)
3 . 6 . PIFE ma obowiązek dołączyć się do newslettera wysyłanego przez IZ RP lub – w przypadku braku takiego newslettera - prowadzić własny.
IV. Wymogi dotyczące personelu PIFE
1. Wymagania wobec podmiotu prowadzącego Punkt i pracowników
1.1. W skład personelu PIFE wchodzą osoby zajmujące następujące stanowiska:
1.1.1 W przypadku GPI/CPI:
a. koordynator Sieci Punktów w regionie/koordynator CPI – minimum 0,5 etatu, maksymalnie 1 etat - przełożony specjalistów ds. FE/PPP, musi podlegać kierującemu komórką organizacyjną lub jego zastępcy lub kieruje komórką organizacyjną lub jest osobą zatrudnioną na samodzielnym stanowisku z uprawnieniami do nadzoru merytorycznego i oceny specjalistów (minimum 1 rok doświadczenia14 zawodowego w koordynowaniu projektów lub udzielaniu informacji o FE);
b. specjalista ds. Funduszy Europejskich: pracownik PIFE świadczący usługi informacyjne z zakresu Funduszy Europejskich w szczególności w odniesieniu do programów polityki spójności, EFMR, programów zarządzanych przez KE x.xx. poprzez udzielanie konsultacji, prowadzenie spotkań informacyjnych i szkoleń, MPI, prelekcji, obsługę stoisk na targach, konferencjach i wydarzeniach plenerowych lub udzielanie informacji w ramach tzw. Innopointu - (minimum 1 rok doświadczenia15 zawodowego we wdrażaniu lub realizacji projektów finansowanych z FE lub w udzielaniu informacji o FE, a w przypadku braku zgłoszeń w rekrutacji zewnętrznej lub braku kandydatów spełniających ww. wymagania – wykształcenie kierunkowe lub wiedza o FE udokumentowana zdanym testem16);
14 Dotyczy osób nowozatrudnionych
15 Dotyczy osób nowozatrudnionych
16 Przygotowywanym przez koordynatora
c. personel administracyjny - w szczególności osoba rozliczająca projekt, osoba zajmująca się sprawami kadrowymi lub finansowymi – maksymalnie łącznie 1 etat;
d. specjalista ds. PPP – pracownik PIFE świadczący usługi informacyjne z zakresu FE oraz Partnerstwa Publiczno – Prywatnego (minimum 1 rok doświadczenia17 zawodowego we wdrażaniu lub realizacji projektów finansowanych z FE lub w udzielaniu informacji o FE, a w przypadku braku zgłoszeń w rekrutacji zewnętrznej – wykształcenie kierunkowe lub wiedza o FE udokumentowana zdanym testem oraz przeszkolenie z zakresu PPP) – maksymalnie 1 etat.
1.1.2 W przypadku LPI:
a. specjalista ds. Funduszy Europejskich –w tym lider zespołu w LPI18 (minimum 1 rok doświadczenia zawodowego we wdrażaniu lub realizacji projektów finansowanych z FE lub udzielaniu informacji o FE, a w przypadku braku zgłoszeń w rekrutacji zewnętrznej – wykształcenie kierunkowe lub wiedza udokumentowana zdanym testem; ),
b. w LPI wybranym w drodze konkursu - personel administracyjny, w szczególności osoba rozliczająca, osoba zajmująca się sprawami kadrowymi lub finansowymi –0,5 etatu.
1.2. Możliwe jest łączenie przez jedną osobę funkcji koordynatora i/lub specjalisty ds. FE z innymi zadaniami, z zastrzeżeniem, że w ramach PIFE jest 0,5 etatu.
1.3. Możliwe jest łączenie przez jedną osobę funkcji specjalisty ds. rozliczeń i specjalisty ds. FE/PPP lub koordynatora z funkcją ds. rozliczeń
1.4. Nowo zatrudniani specjaliści ds. FE/PPP zobowiązani są podczas rekrutacji do wypełnienia testu wstępu zorganizowanego przez koordynatora Sieci PIFE w regionie/koordynatora CPI. W przypadku zmiany na stanowisku specjalisty ds. FE, koordynator Sieci PIFE w regionie zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie CPE.
1.5. Każdy pracownik PIFE jest zobowiązany do przestrzegania i stosowania Standardów funkcjonowania Sieci PIFE.
1.6. Ministerstwo może przeprowadzać badanie Tajemniczy Klient lub inne badania jakości usług. Personel PIFE wyraża zgodę na rejestr dźwiękowy konsultacji prowadzonych w ramach badań. Oświadczenie o zgodzie na nagrywanie powinno być przechowywane w aktach osobowych pracowników.
2. Zakres zadań pracowników PIFE
2.1. Koordynator realizuje poniższe zadania osobiście:
a. odpowiada za poprawną realizację zadań swoich pracowników;
b. kieruje pracą Głównego Punktu Informacyjnego oraz koordynuje działalność Lokalnych Punktów Informacyjnych w województwie, a w przypadku CPI - kieruje pracą CPI;
c. realizuje zapisy Umowy zawartej z Ministerstwem19, w tym odpowiada za prawidłową działalność GPI/CPI oraz LPI w województwie, a w szczególności za zarządzanie PIFE, dostosowywanie działań PIFE w regionie do potrzeb klientów, terminowość i jakość świadczonych przez PIFE usług oraz wykonanie wskaźników przez PIFE, a także zachowanie standardów w zakresie etyki;
d. przygotowuje/przeprowadza konkursy na wybór LPI – o ile taki model przyjęto w regionie;
17 Dotyczy osób nowozatrudnionych
18 Dotyczy LPI wybranych w drodze konkursu
19 Porozumienia w przypadku CPE
e. w przypadku LPI wybranych w drodze konkursu – odpowiada za sprawdzanie i wstępne zatwierdzanie rozliczeń LPI;
f. ustala zadania PIFE i harmonogramy ich realizacji (np. MPI, spotkań informacyjnych itp.);
g. nadzoruje działalność GPI/CPI i LPI, w tym:
• przygotowuje i przeprowadza test wstępu dla nowozatrudnianych specjalistów;
• przeprowadza monitoring mailowy i opcjonalnie (dodatkowo) telefoniczny jakości pracy w GPI i LPI, oceniając spełnianie przez specjalistów ds. FE/PPP standardów oraz czy udzielona odpowiedź jest na temat i jest zindywidualizowana – wymagane jest sporządzenie niezwłocznie notatki z tych czynności, opatrzonej datą sporządzenia i podpisanej przez koordynatora;
• wizytuje lokalne punkty – wizyta koordynacyjna20 min. 3 razy w roku, gdzie LPI są jako filie UM itp., 4 razy w przypadku, gdy LPI wyłaniany jest w drodze konkursu i obowiązkowo sporządza notatkę z wizyty niezwłocznie po wizycie;
• przeprowadza planowe kontrole21 na miejscu w każdym LPI co najmniej raz w roku oraz w przypadku zaistnienia przesłanek o nieprawidłowościach - kontrole doraźne; w województwach w których LPI stanowią filie UM kontrola jest przeprowadzona w kwartale, w którym nie ma wizyty koordynacyjnej; każdorazowo wymagane jest sporządzenie niezwłocznie notatki z tych czynności;
• koordynuje działania promocyjne Sieci w województwie,
• ma obowiązek weryfikacji i zapoznania się z przygotowywanymi wnioskami o rozliczenie dotacji i raportami merytorycznymi przed ich wysłaniem do Ministerstwa;
• odpowiada za zakup i dystrybucję materiałów informacyjno-promocyjnych na potrzeby PIFE w regionie zgodnie z ustaleniami z Ministerstwem;
h. organizuje spotkania pracowników Sieci PIFE w regionie, w tym minimum jedno w roku stacjonarnie obowiązkowo w ciągu miesiąca po spotkaniu dla koordynatorów organizowanym przez Ministerstwo (w wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się, za zgodą Ministerstwa, poinformowanie specjalistów ds. FE o ustaleniach ze spotkania koordynatorów w trakcie wizyty koordynacyjnej w punkcie)22;
i. umożliwia udział w zaplanowanych szkoleniach pracownikom Sieci PIFE w regionie;
j. podejmuje działania usprawniające funkcjonowanie poszczególnych PIFE w regionie w przypadku, gdy osiągane wyniki wskazują na ryzyko nieosiągnięcia wskaźników wskazanych w Załączniku „System wskaźników dla Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich”. W przypadku nieosiągnięcia założonych wskaźników, bądź niezrealizowania zaplanowanego budżetu zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowych wyjaśnień
k. utrzymuje stałe kontakty z opiekunem województwa w Ministerstwie, informuje na bieżąco o zaistniałych problemach w realizacji działań i proponowanych sposobach ich rozwiązywania;
l. sporządza terminowo i przesyła wszystkie wymagane dokumenty i informacje, w tym w szczególności: wniosek o dotację, rozliczenia finansowe i raporty merytoryczne, informacje sprawozdawcze, itd.;
20 Wizyta koordynacyjna polega na sprawdzeniu przez koordynatora bieżącej dokumentacji w punkcie informacyjnym (czy jest uporządkowana, czy jest w segregatorach, czy nie brakuje jakiejś dokumentacji; omówieniu tematów bieżących - co się dzieje, jakie plany są do realizacji, co obecnie jest realizowane, ew. przywiezieniu materiałów do punktu; sprawdzeniu aktualności materiałów info-promo udostępnianych klientom.
21 Wizyta kontrolna ma na celu weryfikację kompletności całej dokumentacji stworzonej w danym roku , w danym punkcie informacyjnym; weryfikacji oznakowania punktu (zgodność z wizualizacją), generalnie sprawdzenie zgodności funkcjonowania punktu z wymaganiami stawianymi przez Standardy funkcjonowania sieci PIFE.; na próbie dokumentów sprawdzenie poprawności merytorycznej prowadzonych działań.
22 Rekomenduje się by spotkania Xxxxx w regionie były organizowane przy zachowaniu świadczenia usług przez poszczególne PIFE.
m. nadzoruje przestrzeganie (przez cały zespół) obowiązków i zaleceń wynikających z realizacji Umowy, procedur, Standardów oraz innych obowiązujących dokumentów, w tym w szczególności w zakresie etyki;
n. uzgadnia kierunki działań z Ministerstwem;
o. samokształci się w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych zadań i w zakresie FE.
2.2. Specjalista ds. Funduszy Europejskich:
a. świadczy usługi informacyjne w zakresie Funduszy Europejskich zgodnie ze Standardami funkcjonowania Sieci PIFE i z zachowaniem należytej staranności;
b. organizuje i bierze udział w Mobilnych Punktach Informacyjnych i całodziennych dyżurach MPI23;
c. organizuje, prowadzi i dba o udokumentowanie spotkań informacyjnych i szkoleń, w tym webinarów, spotkań w szkołach ponadpodstawowych i prelekcji;
d. udziela konsultacji nt. FE w formie bezpośredniej, e-mailowej, pisemnej, telefonicznej, indywidualnej konsultacji u klienta i za pośrednictwem narzędzi internetowych;
e. samokształci się oraz bierze udział w szkoleniach w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych zadań,
f. wykonuje inne zadania zlecone przez koordynatora na potrzeby Sieci PIFE.
2.3 Specjalista ds. PPP :
a) posiada wiedzę z zakresu Funduszy Europejskich i świadczy podstawowe usługi informacyjne w zakresie Partnerstwa Publiczno-Prywatnego (PPP);
b) organizuje i bierze udział w Mobilnych Punktach Informacyjnych i całodziennych dyżurach MPI poświęconych PPP;
c) organizuje i prowadzi spotkania informacyjne poświęcone PPP
d) organizuje szkolenia, w tym webinary we współpracy z przedstawicielami departamentu pełniącego funkcję centralnej jednostki koordynująco-zarządzającej partnerstwem publiczno–prywatnym (PPP) w Polsce ;
e) samokształci się oraz bierze udział w szkoleniach w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych zadań;
f) wykonuje inne zadania zlecone przez departament pełniący funkcję centralnej jednostki koordynująco- zarządzającej partnerstwem publiczno–prywatnym (PPP) w Polsce.
3. Standardy dotyczące wyglądu pracowników
3.1. Pracownik PIFE musi dbać o swój wygląd i strój oraz dostosować go do charakteru wykonywanej pracy oraz powagi reprezentowanej instytucji.
3.2. Pracownik PIFE musi wyglądać schludnie i czysto.
Kolorystyka ubrań pracownika PIFE musi być stonowana, a styl klasyczny, nie sportowy.
3.3. Pracownik PIFE musi posiadać w widocznym miejscu ubrania identyfikator PIFE (identyfikator instytucji, w której jest zatrudniony pracownik PIFE nie spełnia tego warunku).
V. Etyka pracowników Sieci Punktów Informacyjnych FE
23 Nie dotyczy CPI
1. Pracownik Punktu Informacyjnego (tj. koordynator, specjalista ds. FE, specjalista ds. PPP, osoba rozliczająca) wykonuje swoje obowiązki przestrzegając przepisów obowiązującego prawa krajowego, wspólnotowego oraz regulacji wewnętrznych instytucji, w której jest zatrudniony, a także z zachowaniem należytej staranności:
a. traktuje równo wszystkich współpracowników, klientów lub potencjalnych klientów bez względu na rasę, płeć, stan cywilny, pochodzenie etniczne, narodowość, cechy genetyczne, język, religię, światopogląd, wiek, orientację seksualną, niepełnosprawność i pozycję społeczną;
b. w trakcie pracy nie świadczy usług innym pracownikom lub przedstawicielom władz instytucji prowadzącej Punkt oraz jeśli dotyczy - pracownikom lub przedstawicielom władz partnera organizacji prowadzącej Punkt (dotyczy Punktów wybieranych w trybie konkursowym), o ile dotyczy to zakresu usług niezwiązanych z zakresem działań PIFE;
c. pracownicy Punktu Informacyjnego nie mogą przyjmować od klientów wynagrodzenia ani żadnej gratyfikacji za pomoc świadczoną w ramach wykonywanych zadań;
d. pracownicy Punktu nie mogą polecać klientom usług firm konsultingowych;
e. pracownicy Punktu Informacyjnego nie mogą oferować klientom odpłatnej pomocy przy wypełnianiu dokumentacji konkursowej oraz realizacji projektu;
f. pracownicy Punktu Informacyjnego nie mogą bez zgody klienta lub potencjalnego klienta powielać lub przekazywać osobom trzecim jego koncepcji lub pomysłu projektu, zastosowanych rozwiązań autorskich o charakterze nowatorskim czy zindywidualizowanym;
VI. Usługa Innopoint
1. Opis Innopoint
1.1. Innopoint jest usługą realizowaną przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej we współpracy z Xxxxxxxxx Xxxxxxx i Technologii w ramach projektu partnerskiego pn. „Innopoint - kompleksowa usługa informacyjna w zakresie oferty FENG”.
1.2. Usługa Innopoint jest realizowana na rzecz Programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (dalej: FENG). Celem realizacji usługi Innopoint jest udzielanie przedsiębiorcom spersonalizowanych informacji o dostępnych dla nich formach wsparcia z FENG. Z usługi mogą skorzystać wyłącznie klienci, którzy są przedsiębiorcami prowadzącymi działalność gospodarczą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (Przedsiębiorcy).
1.3. W realizację usługi Innopoint zaangażowane są:
a. Główne Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich (GPI), oraz
b. Centralny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich (CPI).
Punkty Informacyjne realizujące usługę Innopoint powinny posiadać oznaczenia, informujące o świadczeniu usługi, przy drzwiach wejściowych oraz w miejscu przeprowadzania konsultacji w ramach usługi. Punkty informacyjne zobowiązane są do wykorzystania oznaczeń, które zostaną im przekazane przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej zgodnie z ich przeznaczeniem określonym w momencie przekazywania tych materiałów.
1.4. Usługa jest realizowana z wykorzystaniem Systemu CRM Innopoint (CRM) udostępnianego PIFE bezpłatnie.
2. Zakres usługi Innopoint realizowany przez GPI i CPI
2.1. Elementem fakultatywnym usługi Innopoint (realizowanym wyłącznie z inicjatywy przedsiębiorcy), za którego realizację odpowiadają GPI i CPI, jest przeprowadzenie konsultacji po wypełnieniu przez klienta
Ankiety potrzeb przedsiębiorcy (Ankieta). Konsultacje realizowane są przez specjalistów ds. FE/PPP będących pracownikami GPI i CPI.
2.2. Konsultacja w ramach usługi Innopoint może być przeprowadzana w formie konsultacji:
a. bezpośredniej w punkcie,
b. z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość np. videorozmowa, lub
c. telefonicznej.
Z zastrzeżeniem, że formy wskazane w lit. b i c mogą być realizowane tylko dla wariantu podstawowego opisanego w pkt. 2.3.
Domyślą formą realizacji konsultacji jest forma wskazana w lit. a. Zmiana formy realizacji konsultacji jest realizowana wyłącznie na prośbę klienta z uwzględnieniem dostępnych w danym Punkcie PIFE środków technicznych.
2.3. Zakres obowiązków konsultantów PIFE w zależności od wariantu realizacji usługi Innopoint w GPI/CPI. Wariant:
a. podstawowy – wariant ten dotyczy Klienta, który wypełnił Ankietę oraz zarezerwował w Formularzu rezerwacji konsultacji w PIFE (Formularz rezerwacji) termin spotkania w celu odbycia konsultacji. W wariancie tym konsultant PIFE zobowiązany jest:
• przed spotkaniem z Klientem odnaleźć w CRM i zapoznać się z wypełnioną przez Klienta Ankietą i jej wynikiem oraz zweryfikować z wykorzystaniem właściwych rejestrów i danych Klienta wskazanych w Ankiecie, czy Klient jest Przedsiębiorcą,
• w momencie przybycia Klienta na spotkanie zweryfikować tożsamość Klienta poprzez poproszenie go o podanie hasła rezerwacji,
• w trakcie spotkania z Klientem przeprowadzić konsultację,
• po zakończeniu spotkania potwierdzić w CRM odbycie spotkania oraz uzupełnić w CRM informacje dotyczące rekomendacji, które specjalista ds. FE/PPP przekazał Xxxxxxxxx podczas konsultacji - dotyczy Klientów w przypadku których potwierdzono, że są Przedsiębiorcami. Jeżeli klient nie jest Przedsiębiorcą, w CRM należy wskazać status spotkania jako niezrealizowane oraz uwzględnić konsultacje w statystykach PIFE jako zrealizowana poza usługą Innopoint.
b. Rozszerzony – wariant ten dotyczy Klienta, który wypełnił Ankietę potrzeb przedsiębiorcy, ale nie zarezerwował w Formularzu rezerwacji terminu spotkania w celu odbycia konsultacji. W wariancie tym specjalista ds. FE/PPP zobowiązany jest:
• w momencie zgłoszenia się Klienta do GPI/CPI odnaleźć (w CRM na podstawie danych identyfikacyjnych uzyskanych od Klienta) wypełnioną przez klienta Ankietę,
• zweryfikować z wykorzystaniem właściwych rejestrów czy klient jest Przedsiębiorcą,
• po potwierdzeniu, że Klient jest Przedsiębiorcą wpisać spotkanie do CRM. Jeżeli klient nie jest Przedsiębiorcą nie należy wpisywać spotkania do CRM a konsultację należy wykazać jako zrealizowaną poza Innopoint,
• przeprowadzić konsultację,
• po zakończeniu spotkania potwierdzić w CRM odbycie spotkania oraz uzupełnić informacje dotyczące rekomendacji, które specjalista ds. FE/PPP przekazał Xxxxxxxxx podczas konsultacji - dotyczy tylko Klientów w przypadku których potwierdzono, że są Przedsiębiorcami.
c. Pełny – wariant ten dotyczy Klienta, który nie wypełnił jeszcze Ankiety potrzeb przedsiębiorcy i nie zarezerwował w Formularzu rezerwacji terminu spotkania w celu odbycia konsultacji. W wariancie tym specjalista ds. FE/PPP zobowiązany jest:
• w momencie zgłoszenia się Klienta do GPI/CPI zadać mu pytanie czy jest Przedsiębiorcą, w przypadku Klienta który zadeklaruje, że jest Przedsiębiorcą - poinformować go o możliwości realizacji Usługi Innopoint,
• (jeżeli Klient deklaruje, że jest przedsiębiorcą i chce skorzystać z usługi) zweryfikować z wykorzystaniem właściwych rejestrów i danych klienta, czy Klient faktyczne jest Przedsiębiorcą.
• po potwierdzeniu, że Klient jest Przedsiębiorcą udostępnić Klientowi komputer na którym klient wypełni i wyśle Ankietę (jeżeli Klient zgłosi taką potrzebę Konsultant PIFE zobowiązany jest pomóc mu w wypełnieniu Ankiety). Jeżeli klient nie jest Przedsiębiorcą, specjalista ds. FE/PPP przeprowadza konsultację bez wypełnienia ankiety i wykazuje ją w statystykach PIFE jako zrealizowana poza usługą Innopoint,
• po wypełnieniu i wysłaniu przez Klienta Ankiety, specjalista ds. FE/PPP odnajduje ją w CRM i przeprowadza z Klientem konsultację na podstawie Ankiety i jej wyników,
• po zakończeniu spotkania, wpisać spotkanie do CRM oraz potwierdzić jego odbycie oraz uzupełnić informacje dotyczące rekomendacji, które specjalista ds. FE/PPP przekazał Xxxxxxxxx podczas konsultacji.
2.4. Spośród pracowników PIFE, którzy realizują konsultacje w ramach usługi Innopoint należy wyłonić Lidera usługi Innopoint. Lider to osoba zarządzająca zadaniami wykonywanymi przez specjalistów ds. FE/PPP w ramach usługi Innopoint. Lider usługi Innopoint odpowiada za:
• bieżący nadzór nad realizacją usługi Innopoint mający na celu zapewnienie płynnej realizacji usługi x.xx. w zakresie przypisywania specjalistów ds. FE/PPP do konkretnych spotkań, sprawdzania czy specjaliści ds. FE/PPP na bieżąco realizują ich obowiązki określone w pkt. 2.3, monitorowania systemu CRM w zakresie uzupełniania przez specjalistów ds. FE/PPP wymaganych danych w systemie;
• kontakty z Instytucją Zarządzającą Programem FENG (IZ);
• planowanie grafiku dostępnych terminów spotkań z konsultantami danego GPI/CPI w systemie CRM.
3. Przebieg i wynik konsultacji realizowanej w ramach usługi Innopoint
3.1. Podczas konsultacji specjalista ds. FE/PPP dokonuje indywidualnej analizy potrzeb przedsiębiorcy na podstawie, wypełnionej przez Klienta Ankiety oraz dodatkowych pytań zadanych Klientowi w trakcie konsultacji.
3.2. Na podstawie analizy Ankiety potrzeb przedsiębiorcy konsultant PIFE wskazuje najlepszą formę wsparcia dla Klienta spośród STEP, Innovation Coach (IC) i Programu FENG.
3.3. Konsultant w odpowiedzi na pytania Klienta powinien również:
a. objaśnić generalne zasady obowiązujące przy przygotowaniu projektów dofinansowanych z FE,
b. odnieść się do wytycznych horyzontalnych w zakresie kwalifikowalności wydatków oraz innych wytycznych,
c. wyjaśnić kryteria merytoryczne, jakie musi spełnić projekt w danym Priorytecie/Działaniu/Konkursie,
d. wstępnie określić kwalifikowalność kosztów w odniesieniu do właściwych dokumentów,
e. udzielić wsparcia w zakresie metodyki wniosku oraz pracy z generatorem wniosków poprzez objaśnienie instrukcji wypełniania i przygotowania wniosków o dofinansowanie,
f. objaśnić treść Regulaminów wyboru projektów w ramach Programu XXXX oraz regulaminów STEP i IC,
g. wyjaśnić terminologię stosowaną w dokumentacji konkursowej Programu FENG,
h. wyjaśnić zasady działania instrumentów finansowych w ramach FENG.
3.4. Po przeprowadzonej konsultacji, specjalista ds. FE/PPP przekazuje Klientowi na podany przez niego adres e-mail informacje w skład których wchodzą: nazwa, ogólna opis działania/instrumentu FENG oraz dane kontaktowe do instytucji realizującej dany konkurs w ramach FENG, instrument finansowy, usługę IC lub usługę STEP.
3.5. specjalista ds. FE/PPP przesyła informacje o których mowa w punkcie 3.4 w najkrótszym możliwym terminie, nie dłuższym niż 3 dni robocze, licząc od kolejnego dnia roboczego po udzieleniu konsultacji.
3.6. Bezpośrednio po przeprowadzonej w ramach usługi Innopoint konsultacji, konsultant PIFE dokonuje aktualizacji danych w systemie CRM w zakresie rekomendowanego przedsiębiorcy działania/instrumentu FENG oraz oznacza spotkanie jako zrealizowane.
4. Sprawozdawczość z realizacji usługi Innopoint
4.1 IZ FENG nie wymaga przekazywania sprawozdań z realizacji usługi przez GPI/CPI.
4.2 Wszystkie dane sprawozdawcze z realizacji usługi Innopoint przez poszczególne GPI/CPI IZ FENG będzie pozyskiwała z systemu CRM, dlatego tak ważne jest aby dane dotyczące realizowanych konsultacji były uzupełniane w CRM na bieżąco.
5. Informacja i promocja FENG w ramach usługi Innopoint
W zakresie informacji i promocji FENG w ramach usługi Innopoint, PIFE zobowiązane jest do kwartalnego przekazywania IZ FENG informacji o imprezach branżowych, wydarzeniach lokalnych i regionalnych o charakterze informacyjno-promocyjnym skierowanych do przedsiębiorców, na których prezentowana będzie przez przedstawiciela PIFE oferta programu FENG.
Załącznik nr 3 do Umowy
Zasady rozliczania i kontroli dotacji na prowadzenie
Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich
Spis treści
Skróty 3
Cel dokumentu 3
1. Źródło finansowania i podstawy prawne 3
2. Sposób wydatkowania - wydatki poniżej progu wynikającego z ustawy Pzp 4
3. Finansowanie 4
4. Rachunek bankowy 4
5. Dokumentowanie wydatków 5
5.1. Sposób realizacji zadania 5
5.2. Dokumenty poświadczające wydatki przedstawiane podczas kontroli na miejscu 5
5.3. Opis dokumentu księgowego 7
6. Sprawozdawczość i rozliczanie dotacji celowej 9
6.1. Zasady ogólne 9
6.2. Szczegółowe zasady sporządzania „Wniosku o rozliczenie dotacji” oraz sprawozdania miesięcznego 9
6.2.1 Sprawozdanie finansowe 10
6.2.2 Sprawozdanie merytoryczne 12
6.3. Procedura rozliczania dotacji 14
6.4. Xxxxx xxxxxxx 00
7. Ewidencja księgowa 14
8. Archiwizacja dokumentów 14
9. Kontrola realizacji umowy dotacji 15
Skróty
MFiPR – Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej Minister – minister właściwy ds. rozwoju regionalnego
BDG – Biuro Dyrektora Generalnego w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej
DKP – Departament Komunikacji i Promocji Funduszy Europejskich w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej
IK UP – Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa w zakresie informacji i promocji UM – Urząd Marszałkowski
W – Województwo
FE – Fundusze Europejskie
PIFE – Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich
GPI – Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich LPI – Lokalny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich JST – Jednostka Samorządu Terytorialnego
PTFE – program Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich 2021-2027
Umowa – umowa dotacji celowej zawarta pomiędzy Ministrem a Województwem, dotycząca realizacji projektu pomocy technicznej, na podstawie której Minister powierza Województwu realizację zadania polegającego na prowadzeniu Głównego Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich przy Urzędzie Marszałkowskim oraz prowadzeniu, koordynacji, promocji, monitoringu i kontroli wszystkich Lokalnych Punktów Informacyjnych w województwie, świadczących usługi informacyjne na rzecz beneficjentów, potencjalnych beneficjentów oraz potencjalnych uczestników projektów finansowanych z Funduszy Europejskich
Projekt – projekt „Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich”, którego beneficjentem jest DKP
Standardy – „Standardy funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich”, stanowiące załącznik nr 2 do Umowy
Zasady – Zasady rozliczania i kontroli dotacji na prowadzenie Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich, stanowiące załącznik nr 3 do Umowy dotacji
Cel dokumentu
Niniejszy dokument reguluje zasady rozliczania i kontroli wydatków ponoszonych z dotacji celowej na prowadzenie Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w ramach Umowy dotyczącej realizacji projektu pomocy technicznej zawartej pomiędzy Ministrem a Województwem. Dokument będzie stanowił jedną z podstaw do kontroli prawidłowości realizacji Umowy.
1. Źródło finansowania i podstawy prawne
Środki dotacji celowej na realizację zadania powierzonego Województwu pochodzą z projektu „Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich” realizowanego w ramach programu Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich 2021-2027 (PTFE), Priorytet 2: Skuteczni beneficjenci, działanie 2.1 Skuteczni beneficjenci.
Beneficjentem projektu jest Departament Komunikacji i Promocji Funduszy Europejskich Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej (dalej: DKP), który jest Instytucją Koordynującą Umowę Partnerstwa w zakresie informacji i promocji (IK UP) i odpowiada za koordynację działania ogólnopolskiej Sieci PIFE oraz
kontrolę i rozliczanie dotacji wypłaconej Województwu w ramach zawartej Umowy. Instytucją nadzorującą i rozliczającą projekt „Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich” jest Instytucja Zarządzająca PT FE – Departament Programów Pomocowych w MFiPR (dalej: IZ PT FE lub DPT).
2. Sposób wydatkowania - wydatki poniżej progu wynikającego z ustawy Prawo zamówień publicznych
Wszelkie środki w ramach projektu, bez względu na wartość zamówienia, zgodnie z ustawą
o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, t.j. z późn. zm.) wydatkowane powinny być w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, jak również zgodnie z zasadami konkurencyjności, równego traktowania i jawności.
Przy wydatkowaniu środków należy przestrzegać Wytycznych dotyczących wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2021-2027 zwanych dalej: „Wytyczne PT FE” oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 zwanych dalej: „Wytyczne horyzontalne”.
3. Finansowanie
Na realizację zadań w ramach Umowy z budżetu państwa przekazywana jest dotacja celowa w części budżetowej, za którą odpowiada MFiPR. Dotacja może pochodzić również z pozyskanych przez MFiPR środków rezerwy celowej budżetu państwa dla programów i projektów realizowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności. Środki są przekazywane i rozliczane w transzach, w trybie określonym w Umowie.
Z Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej dotacja jest przekazywana odpowiednio: w części dotyczącej wydatków bieżących (rozumianych jako koszty bieżące funkcjonowania, działania informacyjne, działania promocyjne i działania koordynacyjne) – według klasyfikacji budżetowej 34-750-75095-2008 oraz 34-750- 75095-2009, natomiast w części na wydatki inwestycyjne – według klasyfikacji budżetowej 34-750-75095- 6208 i 34-750-75095-6209. Samorząd ujmuje wydatki w księgach rachunkowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2022, poz. 513 t.j.
Środki inwestycyjne otrzymane w ramach dotacji powinny być wydatkowane z tych paragrafów klasyfikacji budżetowej, z których zostały wypłacone przez MFiPR.
Przenoszenie środków pomiędzy kategoriami wydatków wymaga zgody MFiPR.
4. Rachunek bankowy
Zasadą jest, że wydatki związane z realizacją Umowy powinny być dokonywane bezpośrednio z wyodrębnionego na ten cel rachunku bankowego, którego numer wskazano w Umowie.
Płatności gotówkowe powinny być udokumentowane odpowiednim dokumentem kasowym (dowód KW lub raport kasowy) lub jasną adnotacją na dokumencie źródłowym potwierdzającą fakt zapłaty gotówką
(np. na rachunku do umowy zlecenia podpis zleceniobiorcy potwierdzający odebranie wypłaty).
5. Dokumentowanie wydatków
5.1. Sposób realizacji zadania
W zależności od sposobu realizacji wydatków przez samorząd niezbędne jest stworzenie i archiwizacja dokumentacji w celu przedstawienia jej w trakcie kontroli wykonywanej przez MFiPR lub inne upoważnione instytucje.
Lp. | Schemat | Dokumenty potwierdzające wykorzystanie dotacji |
I | Wydatki są realizowane przez Urząd Marszałkowski. Koszty punktu informacyjnego lub jego placówki zamiejscowej / filii / biura i są pokrywane bezpośrednio z budżetu. | • faktury za zrealizowane usługi,dostawy lub roboty budowlane, • listy płac, rachunki do umów zlecenia / umów o dzieło, • druki delegacji służbowych, • wyciągi z rachunku bankowego zawierające operacje związane z Umową |
II | Województwo przekazuje dotację do jednostki/instytucji wybranej w konkursie, która samodzielnie realizuje wydatki i rozlicza się z Województwem. | • dokument zatwierdzający rozliczenie dotacji przekazanej z Województwa do samorządu lokalnego / instytucji prowadzącej punkt wybranej w konkursie zawierający informację o zgodności wydatków z Umową z MFiPR, do którego załączone jest zestawienie dokumentów finansowych (zob. w dalszej części Zasad) • wyciągi z rachunku bankowego zawierające operacje związane z Umową |
5.2. Dokumenty poświadczające wydatki przedstawiane podczas kontroli na miejscu
Rodzaj wydatku | Dokumenty potwierdzające wydatki |
Dotacja z UM do LPI | Odpowiedni dokument rozliczenia dotacji (pismo / decyzja) oraz następujące załączniki: • zestawienie tabelaryczne dokumentów finansowych, poświadczających wydatki ze środków dotacji – zawierające przynajmniej dane z tabeli „Zestawienie wydatków” • kopia dokumentacji finansowej (dokumenty księgowe, dowody zapłaty oraz inne dokumenty potwierdzające realizację wydatku np. protokoły odbioru) z instytucji prowadzącej punkt, potwierdzona za zgodność z oryginałem • lista sprawdzająca prawidłowość rozliczenia złożonego przez LPI oraz kwalifikowalność wydatków w ramach Umowy dotacji sporządzona przez pracownika UM • wyciąg bankowy z przelewem dotacji z UM do LPI |
Wynagrodzenie pracowników na | • lista płac ze stosownym opisem, zgodnym z niniejszymi „Zasadami …”; |
podstawie umowy o pracę | • wyciąg z rachunku bankowego, z którego dokonano przelewu poszczególnych składników listy płac, tj. wynagrodzeń netto (liczba etatów), składek ZUS pracownika i pracodawcy, zaliczek na podatek dochodowy, składek na PPK oraz – ewentualnie – innych potrąceń (np. na indywidualne ubezpieczenie); • do zbiorczych przelewów składek do ZUS oraz zaliczek na PIT – oświadczenie o ujęciu w zbiorczych kwotach przelewów osób objętych projektem i kwoty składek/ zaliczek za każdą z osób; • wyciąg z wyodrębnionego rachunku bankowego z kwotą refundacji na rachunek ogólny (jeśli wynagrodzenia bądź inne składniki listy płac były przekazane z rachunku ogólnego Województwa) ze wskazaniem poszczególnych kwot i tytułów, których refundacja dotyczy; • opis stanowiska, karta czasu pracy lub inny właściwy dokument z dokumentacji personalnej pracownika z informacją o zaangażowaniu pracownika do realizacji Umowy w określonym wymiarze etatu; • zakres obowiązków osób zaangażowanych w realizację Umowy, • informacja o współfinansowaniu wynagrodzenia ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu państwa w ramach umowy dotacji dotyczącej realizacji projektu pomocy technicznej . |
Wynagrodzenie pracowników na postawie umowy zlecenie / o dzieło | • umowa wraz z oświadczeniem dla celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych; • rachunek do umowy ze stosownym opisem, zgodnym z niniejszymi „Zasadami …”; • wyciąg z rachunku bankowego, z którego dokonano przelewu poszczególnych składników listy płac; • wyciąg z wyodrębnionego rachunku z kwotą refundacji na rachunek ogólny (jeśli wynagrodzenia bądź inne składniki listy płac były przekazane z rachunku ogólnego Województwa) ze wskazaniem poszczególnych kwot i tytułów, których refundacja dotyczy; • protokół odbioru (o ile wymagają tego wewnętrzne procedury); • informacja o współfinansowaniu wynagrodzenia ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu państwa w ramach umowy dotacji dotyczącej realizacji projektu Pomocy Technicznej |
Koszty podróży służbowych | • druk delegacji służbowej „Polecenie wyjazdu służbowego” ze stosownym opisem, zgodnym z niniejszymi „Zasadami …” • wyciąg z rachunku bankowego, z którego dokonano przelewu z potwierdzeniem zapłaty kosztów podróży służbowej; • wyciąg z wyodrębnionego rachunku z kwotą refundacji na rachunek ogólny (jeśli wydatek został poniesiony z rachunku ogólnego Województwa); • załączniki do druków delegacji służbowych; • zgoda na korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych (jeśli dotyczy) |
Usługi / dostawy / roboty | • umowa z wykonawcą lub inne dokumenty angażujące środki zgodnie z wewnętrzną procedurą UM; • faktura ze stosownym opisem, zgodnym z niniejszymi „Zasadami …”; • protokół odbioru; • wyciąg z rachunku bankowego, z którego dokonano zapłaty; |
• wyciąg z wyodrębnionego rachunku z kwotą refundacji na rachunek ogólny (jeśli zapłata została dokonana z rachunku ogólnego Województwa); • pełna dokumentacja dotycząca postępowania ws. zamówienia publicznego lub realizacji zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności • egzemplarze/próbki produktów – zrealizowane produkty (np.: ulotki, egzemplarz broszury). W przypadku produktów wielkogabarytowych (ścianki promocyjne, wyposażenie stoisk), elementów związanych z wizualizacją projektu np. roll-upy, kosztownych materiałów promocyjnych, nagród rzeczowych, materiałów produkowanych w niewielkich seriach, dopuszcza się przechowywanie zdjęć produktów jako dokumentu potwierdzającego wydatki. |
5.3. Opis dokumentu księgowego
Opisy na dokumentach źródłowych powinny w sposób jednoznaczny wskazywać związek między danym wydatkiem a Umową dotacji. Minimalne obowiązkowe elementy opisu faktury, listy płac lub równoważnego dokumentu finansowego są następujące:
• tytuł wydatku wraz z krótkim opisem zrealizowanego wydatku,
• numer Umowy dotacji, na podstawie której rozliczany jest dany wydatek,
• nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu,
• kwota całkowita dokumentu, kwota wydatku kwalifikowanego, w tym kwota rozliczana ze środków pochodzących z dotacji oraz kwota sfinansowana ze środków własnych,
• w przypadku, gdy jedynie część całkowitej kwoty dokumentu może zostać sfinansowana ze środków dotacji celowej, niezbędne jest wskazanie sposobu wyliczenia tej kwoty,
• informacja o dacie zapłaty oraz nr transzy dotacji z której zapłacono,
• nr i nazwa kategorii wydatku, zgodnie z Wnioskiem o przyznanie dotacji celowej,
• nr i nazwa zadania (zgodnie z Wnioskiem o przyznanie dotacji)
• podpisy osób upoważnionych do kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej i zatwierdzenia do zapłaty, zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce;
• formuła: „Ujęto we wniosku o rozliczenie za okres od do” - do uzupełnienia przy sporządzaniu
wniosku o rozliczenie.
W przypadku wynagrodzeń konieczny jest jednoznaczny opis umożliwiający identyfikację poniesionych wydatków, w tym wydatków poniesionych na wynagrodzenia dla osób zajmujących się tematyką Partnerstwa Publiczno-Prywatnego (PPP). Jeśli w ramach Umowy nie jest rozliczany cały czas pracy pracownika – opis powinien wskazywać wymiar etatu, który dany pracownik przepracował w związku z realizacją zadania w ramach Umowy.
W sytuacjach niestandardowych – wynikających ze szczególnych zasad organizacji pracy w danej jednostce
– konieczne jest uprzednie (przed złożeniem Wniosku o rozliczenie dotacji) uzgodnienie szczególnego trybu rozliczania wynagrodzeń.
UWAGA: nie będą uznane za kwalifikowalne w ramach umowy dotacji wynagrodzenia pracowników, którzy są zaangażowani w realizację zadań PIFE w wymiarze czasowym niższym niż 0,5 etatu.
Przykładowy opis faktury:
Faktura nr …….. za usługę cateringową dla osób podczas spotkania informacyjnego w dniu
….dotyczącego ..... (temat spotkania) …………..
Nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu ……………………….
Wartość całkowita dokumentu……zł,
Kwota wydatku kwalifikowanego , w tym w ramach Umowy dotacji nr
..................................... oraz ze środków własnych ………………
Kategoria 3.1 – Działania informacyjne. Drobny catering Zadanie nr 3 „Organizacja spotkań informacyjnych i webinarów”
Zapłacono w dniu ……………. z……… transzy dotacji na rok
Ujęto we Wniosku o rozliczenie dotacji za okres od ..... do.....
Przykładowy opis listy płac:
Lista płac nr ….. za okres .....
Nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu ………………………………
Lista płac obejmuje wynagrodzenia osób zaangażowanych w realizację Umowy nr
…………………………………… w następującym wymiarze czasu pracy:
1. 100 % - … etatów
2 % - … etatów
w tym specjaliści ds. PPP - ….. osób, łącznie etatu
Wartość całkowita dokumentu wynosi………………..
Wydatek kwalifikowalny ………………………………..
w tym do sfinansowania w ramach Umowy dotacji nr zł oraz ze środków
własnych ,
Koszty wynagrodzeń Specjalistów ds. PPP (xxxxx xxxxxxxxxxxxxx łącznie)- …..
Kategoria wydatku nr 2.2 Wynagrodzenia Zadanie nr 1 - Utrzymanie PIFE
Zapłacono w dniu ……………. z……… transzy dotacji za rok
Ujęto we Wniosku o rozliczenie dotacji za okres od ..... do.....
Przykładowy opis druku podróży służbowej:
Polecenie wyjazdu służbowego nr …… Pana/i do Warszawy na spotkanie koordynatorów
Sieci PIFE w dniu zorganizowane przez Departament Komunikacji i Promocji
Funduszy Europejskich MFiPR
Nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu ………………………
Wartość całkowita dokumentu wynosi…, wydatek kwalifikowalny ……………………, z tego do sfinansowania w ramach Umowy dotacji nr oraz ze środków własnych
…………………
Kategoria wydatku nr 2.3 – Delegacje
Zadanie nr 15 – Koordynacja PIFE
Zapłacono w dniu ……………. z……… transzy dotacji za rok
Ujęto we Wniosku o rozliczenie dotacji za okres od ..... do.....
6. Sprawozdawczość i rozliczanie dotacji celowej
6.1. Zasady ogólne
„Wniosek o rozliczenie dotacji celowej” sporządzany jest w systemie informatycznym dla dotacjobiorców, a do czasu jego uruchomienia – w wersji elektronicznej przekazywanej na adres poczty elektronicznej Opiekuna Województwa oraz papierowej (tożsamej z wersją elektroniczną) w trzech egzemplarzach – dwa dla Ministra oraz jeden dla Województwa.
W systemie informatycznym dla dotacjobiorców Wnioski o rozliczenie dotacji są sporządzane, akceptowane, zatwierdzane oraz podpisywane przez osoby upoważnione ze strony Dotacjobiorcy, którym zostały przypisane uprawnienia do pracy w systemie na danym poziomie. Co do zasady Wniosek o rozliczenie dotacji, powinien zostać parafowany przez Skarbnika Województwa oraz podpisany przez Kierownika jednostki lub osobę/osoby posiadającą/e upoważnienie. W systemie informatycznym dla dotacjobiorców nie jest przewidziany wielopodpis, z uwagi na powyższe Skarbnik Województwa będzie zatwierdzał Sprawozdanie, a Kierownik jednostki lub inna osoba upoważniona będzie składała podpis na dokumencie. W przypadku dokumentów w wersji papierowej, upoważnienia należy załączyć do Wniosku o rozliczenie dotacji. W systemie informatycznym upoważnienia należy załączyć w zakładce „Załączniki”
Szczegółowa instrukcja dotycząca pracy w Systemie informatycznym dla dotacjobiorców w perspektywie 2021-2027 zostanie przekazana użytkownikom po uruchomieniu systemu.
6.2. Szczegółowe zasady sporządzania „Wniosku o rozliczenie dotacji” oraz sprawozdania miesięcznego
Wniosek o rozliczenie dotacji celowej obejmuje: informacje podstawowe dotyczące umowy dotacji, sprawozdanie finansowe, sprawozdanie merytoryczne za ten sam okres wraz z informacją o wykonaniu wskaźników oraz wniosek o przyznanie kolejnej transzy. Do Wniosku dołączane są Oświadczenia oraz Załączniki.
INFORMACJE PODSTAWOWE:
- Rodzaj sprawozdania – wybór z listy rozwijanej (roczne/okresowe/końcowe/miesięczne) W przypadku Wniosku o rozliczenie dotacji należy wybrać „okresowe”.
W przypadku sprawozdania miesięcznego należy wybrać „miesięczne” i wypełnić wyłącznie informację o realizacji wskaźników PIFE w danym miesiącu.
- Wersja sprawozdania – kolejny numer nadawany przez pracownika dokonującego weryfikacji
- Numer Umowy dotacji
- Kwota dotacji określona w umowie – należy wpisać kwotę dotacji zgodną z umową; w przypadku sprawozdania wypełnianego w Systemie informatycznym dane będą generowane automatycznie.
- Tytuł projektu – należy wpisać tytuł projektu; w przypadku sprawozdania wypełnianego w Systemie informatycznym dane będą generowane automatycznie.
- Nazwa Dotacjobiorcy – należy wpisać nazwę instytucji składającej sprawozdanie; w przypadku sprawozdania wypełnianego w Systemie informatycznym dane będą generowane automatycznie.
- Adres Dotacjobiorcy – adres instytucji składającej sprawozdanie; w przypadku sprawozdania wypełnianego w Systemie informatycznym dane będą generowane automatycznie.
- Okres realizacji projektu (od, do) – należy wpisać dane z umowy dotacji; w przypadku sprawozdania wypełnianego w Systemie informatycznym dane będą generowane automatycznie.
- Okres sprawozdawczy (od, do) – należy wskazać okres który obejmuje sprawozdanie (w przypadku sprawozdania wypełnianego w Systemie informatycznym należy wybrać daty z kalendarza)
Dane kontaktowe osoby sporządzającej sprawozdanie – należy podać dane osoby sporządzającej sprawozdanie - Imię i nazwisko, telefon, e-mail (w przypadku sprawozdania wypełnianego w Systemie informatycznym dane będą generowane automatycznie).
W przypadku sprawozdania składanego w wersji papierowej dodatkowo należy wypełnić tabelkę „Ogólne rozliczenie dotacji” obejmującą informacje:
- Wysokość otrzymanych środków
- Suma wydatków rozliczonych i zaakceptowanych w dotychczas przedłożonych Wnioskach o rozliczenie dotacji
- Środki pozostające do dyspozycji na początek okresu rozliczeniowego
- Wysokość wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków dotacji celowej w okresie rozliczeniowym
- Środki pozostające do dyspozycji na koniec okresu rozliczeniowego
- % wydatkowania środków otrzymanych w roku budżetowym.
W przypadku niepełnego wydatkowania środków w roku budżetowym, należy uzasadnić przyczyny niewydatkowania dotacji.
SZCZEGÓŁOWE ROZLICZENIE DOTACJI (Wniosek o rozliczenie dotacji składany w wersji papierowej)
Tabela zawiera informację na temat rodzajów wydatków zaplanowanych we Wniosku o przyznanie dotacji celowej, ich realizacji w okresie sprawozdawczym i narastająco od początku roku budżetowego oraz podsumowanie poszczególnych kategorii wydatków.
6.2.1 SPRAWOZDANIE FINANSOWE
1) ZESTAWIENIE WYDATKÓW
W „Zestawieniu wydatków” należy wykazać dowody źródłowe, które dokumentują wydatki rozliczane w danym „Wniosku …”:
• kolumna „Lp” - liczba porządkowa dokumentu w „Zestawieniu …”;
• kolumna „Numer działania/ Zadanie” – lista rozwijana z zadaniami merytorycznymi przypisanymi do danej umowy dotacji; w przypadku wydatków, które dotyczą funkcjonowania Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie ale nie dotyczą bezpośrednio konkretnych zadań merytorycznych, należy wybrać Zadanie 1 „Utrzymanie PIFE”;
• kolumna „Numer dokumentu” – należy wpisać numer dokumentu księgowego lub równoważnego, tj. nr faktury, rachunku, noty księgowej, listy płac, polecenia wyjazdu służbowego, itp.;
• kolumna „Numer księgowy dokumentu” – należy wpisać unikalny numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod jakim dokument został zarejestrowany w systemie księgowym,
• kolumna „NIP/PESEL Wykonawcy” - numer NIP lub PESEL wystawcy dokumentu źródłowego (jeśli dokumentem źródłowym jest nota księgowa, należy wpisać nr NIP wystawcy noty);
• kolumna „Nr umowy z Wykonawcą” – należy wpisać numer zawartej umowy, na podstawie której wystawiono dokument księgowy lub nr zlecenia (jeśli dotyczy) pomijając: wyraz „numer” lub skrót
„nr” oraz inne informacje typu datę zawarcia umowy oraz daty i numery kolejnych aneksów;
• kolumna „Data wystawienia dokumentu” – data wystawienia dokumentu księgowego w formacie rrrr- mm-dd; w przypadku „Wniosku o rozliczenie dotacji” sporządzanego w systemie informatycznym dla dotacjobiorców jest możliwy wybór daty z kalendarza;
• kolumna „Data zapłaty” – należy wpisać faktyczny dzień poniesienia wydatku, tj. datę lub daty dokonania przelewu lub zapłaty gotówkowej na rzecz kontrahenta/ pracownika/ urzędu skarbowego/ ZUS, w formacie rrrr-mm-dd; w przypadku „Wniosku o rozliczenie dotacji” sporządzanego w systemie informatycznym dla dotacjobiorców jest możliwy wybór dat z kalendarza.
UWAGA:
Nie należy wpisywać dat refundacji środków z rachunku wskazanego w Umowie na rachunek ogólny Województwa. W przypadku rozliczeń na podstawie wewnętrznej noty obciążeniowej należy podać datę zaksięgowania tej noty;
• kolumna „Opis dokumentu” – należy opisać wydatek w sposób pozwalający jednoznacznie stwierdzić, czego dotyczy i czy jest związany z projektem realizowanym w ramach umowy dotacji, np. w przypadku podróży służbowych w opisach wydatków należy wskazać termin podróży oraz jej cel (np. nazwę i datę wydarzenia) a także wskazać którego PIFE dotyczy delegacja. Jeżeli nie wszystkie pozycje z faktury są rozliczane w ramach umowy dotacji, w opisie wydatku należy podać nr pozycji.
Przykładowe opisy dokumentów:
- Polecenie wyjazdu służbowego - delegacja specjalisty ds. FE z LPI ….. do …. w dniach … na szkolenie „..(nazwa)…”,
- Faktura – faktura za zakup … (ile) sztuk …… (czego),
- Lista płac – lista płac za miesiąc …. , obejmująca wynagrodzenia … osób (– 15 osób 100 % etatu, 1 osoba 50% etatu, w tym specjaliści ds. PPP 2 pracowników po 0,5 etatu), koszt kwalifikowalny -
…… (w tym specjaliści ds. PPP - ………);
• kolumna „Kwota dokumentu brutto (PLN)” - kwota dokumentu księgowego brutto (dla pełnej jego identyfikacji);
• kolumna „Kwota dokumentu netto (PLN)” – kwota dokumentu księgowego netto (dla pełnej jego identyfikacji);
• kolumna „w tym VAT (PLN)” – wartość podatku VAT wykazana na fakturze;
• kolumna „Kwota wydatków kwalifikowalnych (PLN)” – kwota wydatku, która dotyczy zadań związanych z realizacją umowy dotacji oraz spełnia wymagania dotyczące kwalifikowalności zgodnie z Wytycznymi horyzontalnymi oraz Wytycznymi PT FE ;
• kolumna „Z tego ze środków pochodzących z dotacji (PLN)” – kwota wydatku kwalifikowalnego do sfinansowania ze środków dotacji celowej przyznanej w ramach Umowy;
• kolumna „Z tego ze środków własnych (PLN)” – kwota do sfinansowania ze środków własnych Województwa;
• kolumna „Kategoria wydatku/ Rodzaj wydatku” – należy wybrać rodzaj wydatku z listy rozwijanej
przypisanej do Wniosku o przyznanie dotacji;
• kolumna „Transza dotacji” – należy wybrać nr wypłaconej transzy dotacji, z której został zapłacony dany wydatek.
UWAGA: Lista płac za dany miesiąc powinna być wykazana w „Zestawieniu …” w jednej pozycji (łącznie: wynagrodzenia netto, składki ZUS (pracownika i pracodawcy), składki na FP, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, PPK oraz inne potrącenia (od wynagrodzenia netto)) , w kol. „Data zapłaty” należy wskazać daty zapłaty poszczególnych składników wynagrodzenia.
2) ROZLICZENIE ZE WZGLĘDU NA ŹRÓDŁA FINANSOWANIA – dane dotyczące kwoty dotacji i wkładu własnego: zgodnie z Umową (pobierane z karty Umowy), Wydatków poniesionych w bieżącym okresie sprawozdawczym w podziale na dotację i wkład własny (SUMA kol. „Z tego pochodzących z dotacji”; SUMA kol. „Z tego ze środków własnych”), Wydatków od początku realizacji projektu w podziale na dotację i środki własne (suma wyliczana na podstawie wszystkich zatwierdzonych sprawozdań oraz bieżącego sprawozdania).
3) ROZLICZENIE TRANSZ DOTACJI – podsumowanie wydatków opłaconych z poszczególnych wypłaconych transz dotacji w podziale na wydatki bieżące i majątkowe.
6.2.2 SPRAWOZDANIE MERYTORYCZNE
Sprawozdanie merytoryczne obejmuje informacje nt. stanu realizacji poszczególnych zadań wymienionych we Wniosku o przyznanie dotacji w okresie sprawozdawczym, poziomu osiągnięcia celów i rezultatów, opóźnień i problemów oraz zmian wprowadzonych w trakcie realizacji projektu.
Ponadto, należy wypełnić tabele: „Informacje o wydatkach w bieżącym sprawozdaniu poniesionych w ramach zamówień publicznych (w trybach ustawy PZP)”, „Konkurencyjność. Informacje o wydatkach w bieżącym sprawozdaniu poniesionych w ramach umów zawartych zgodnie z warunkami wynikającymi z umowy o udzielenie dotacji (poza ustawą PZP)”oraz „Informacja o kontrolach zamówień publicznych w trybach ustawy PZP oraz poza ustawą PZP”.
W tabeli „Informacje o wydatkach w bieżącym sprawozdaniu poniesionych w ramach zamówień publicznych (w trybach ustawy PZP)” powinny zostać wyszczególnione wszystkie zamówienia przeprowadzone zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych, które zostały ujęte również w
„Zestawieniu wydatków”. Tabela zawiera następujące informacje:
• Liczba porządkowa;
• Nazwa zamawiającego
• „Nr ogłoszenia” –numer ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym UE;
• „Przedmiot zamówienia” – skrótowy opis przedmiotu zamówienia;
• „Nr postępowania” – numer postępowania o zamówienie publiczne nadawany przez Zamawiającego;
• NIP/PESEL Wykonawcy (w przypadku Wniosku o rozliczenie dotacji sporządzanego w systemie informatycznym dla dotacjobiorców pole uzupełniane automatycznie danymi dla danej umowy);
• Numer umowy – numer umowy z Wykonawcą zawartej w wyniku postępowania (w przypadku Wniosku o rozliczenie dotacji sporządzanego w systemie informatycznym dla dotacjobiorców wybór z listy rozwijanej umów wpisanych do Zestawienia wydatków);
• Wartość umowy (netto);
• Planowane wydatki kwalifikowalne w ramach umowy (netto);
• Procedura udzielenia;
• Czy kontrolowano postępowanie – wybór z listy rozwijanej (TAK/NIE); jeżeli postępowanie było kontrolowane, jest kontrolowane lub zostało wybrane do próby do kontroli należy zaznaczyć „TAK”;
• Nr działania - Lista rozwijalna z działaniami przypisanymi do umowy dotacji (dot. Wniosku o rozliczenie dotacji wypełnianego w systemie informatycznym dla dotacjobiorców);
• Nr pozycji z zestawienia wydatków - pole liczbowe lub droplista generowana na podstawie numeracji z zestawienia wydatków (dot. Wniosku o rozliczenie dotacji wypełnianego w systemie informatycznym dla dotacjobiorców).
W tabeli „Konkurencyjność. Informacje o wydatkach w bieżącym sprawozdaniu poniesionych w ramach umów zawartych zgodnie z warunkami wynikającymi z umowy o udzielenie dotacji (poza ustawą PZP)” należy wyszczególnić zamówienia ujęte w Zestawieniu wydatków, przeprowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych horyzontalnych (poza ustawą PZP). Tabela zawiera następujące informacje:
• „Lp” – liczba porządkowa;
• Nazwa zamawiającego;
• Przedmiot zamówienia” – syntetycznie opisany przedmiot zamówienia;
• „Numer umowy” – numer umowy z Wykonawcą; (w przypadku Wniosku o rozliczenie dotacji sporządzanego w systemie informatycznym dla dotacjobiorców wybór z listy rozwijanej umów wpisanych do Zestawienia wydatków);
• NIP/PESEL Wykonawcy (w przypadku Wniosku o rozliczenie dotacji sporządzanego w systemie informatycznym dla dotacjobiorców pole uzupełniane automatycznie danymi dla danej umowy);
• Wartość umowy (netto);
• Planowane wydatki kwalifikowalne w ramach umowy (netto)” – kwota netto wydatków planowanych do poniesienia w związku z realizacją zadań związanych z prowadzeniem sieci PIFE;
• Publikacja zapytania ofertowego - adres publikacji zapytania ofertowego (link do zapytania);
• Procedura udzielenia;
• Czy kontrolowano postępowanie – wybór z listy rozwijanej (TAK/NIE); jeżeli postępowanie było kontrolowane, jest kontrolowane lub zostało wybrane do próby do kontroli należy zaznaczyć „TAK”;
• Nr działania - lista rozwijalna z działaniami przypisanymi do umowy dotacji (dot. Wniosku o rozliczenie dotacji wypełnianego w systemie informatycznym dla dotacjobiorców);
• Nr pozycji z zestawienia wydatków - pole liczbowe lub droplista generowana na podstawie numeracji z zestawienia wydatków (dot. Wniosku o rozliczenie dotacji wypełnianego w systemie informatycznym dla dotacjobiorców).
W tabeli „Informacje o kontrolach zamówień publicznych w trybach ustawy PZP oraz poza ustawą PZP” należy wykazać zamówienia, w odniesieniu do których w tabelach dotyczących zamówień w ramach ustawy PZP oraz przeprowadzonych z zasadą konkurencyjności wykazano, że były kontrolowane
(zaznaczono „TAK”). We Wniosku o rozliczenie dotacji wypełnianym w systemie informatycznym dla dotacjobiorców numery umów oraz informacje o procedurze udzielenia zamówienia dla których wykazano, że były kontrolowane wygenerują się automatycznie, w przypadku Wniosku o rozliczenie dotacji wypełnianego w wersji papierowej – należy je uzupełnić. Ponadto, w tabeli należy uzupełnić informacje o instytucji kontrolującej, wyniku kontroli oraz opisać zidentyfikowane nieprawidłowości.
Do Wniosku o rozliczenie dotacji celowej należy dołączyć załączniki – zestawienia pomocnicze wymagane na etapie rozliczania dotacji w danym roku kalendarzowym (np. zestawienie aktywności PIFE w okresie sprawozdawczym, raport z działań koordynacyjnych, pełnomocnictwa) oraz podpisać Oświadczenia.
6.3. Procedura rozliczania
Rozliczanie odbywa się za pośrednictwem systemu informatycznego dla Dotacjobiorców. Do czasu uruchomienia systemu oraz w przypadku jego awarii, Wnioski o rozliczenie dotacji będą składane w formie papierowej przekazywanej na adres Ministerstwa oraz elektronicznej, przesyłanej na adres poczty elektronicznej opiekuna Województwa w DKP.
Weryfikacja rozliczenia odbywa się w szczególności poprzez:
• sprawdzenie rozliczenia pod względem formalno – rachunkowym;
• sprawdzenie rozliczenia pod względem merytorycznym – zgodność z Umową
(w szczególności z załącznikiem „Opis funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich” oraz z Wnioskiem o przyznanie dotacji celowej na dany rok);
• akceptację rozliczenia;
• przekazanie „Wniosku…” komórce odpowiadającej za obsługę finansowo-księgową z prośbą o wypłatę kolejnej transzy dotacji.
Na każdym etapie rozliczania Minister może zwrócić się do Województwa z prośbą o złożenie wyjaśnień, uzupełnień bądź korektę przedłożonego „Wniosku …”. Ponadto, Minister może zwrócić się do UM z prośbą o przesłanie dokumentów poświadczających prawidłowe poniesienie wydatków ujętych we „Wniosku…”.
Pracownicy Ministerstwa dokonujący weryfikacji „Wniosku o rozliczenie dotacji celowej” mogą dokonać poprawy oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych we Wniosku o rozliczenie dotacji, zawiadamiając o tym Województwo.
Kolejna transza dotacji przekazywana jest po akceptacji rozliczenia, zgodnie z harmonogramem transz dotacji celowej, stanowiącego część Wniosku o przyznanie dotacji celowej na dany rok, jeżeli Dotacjobiorca wnioskuje o jej wypłatę. W tym celu uzupełnić zakładkę „Wniosek o przyznanie transzy” – wpisać wnioskowaną kwotę transzy dotacji oraz ww. kwotę w podziale na paragrafy klasyfikacji budżetowej „200” (wydatki bieżące) i „620” (wydatki majątkowe).
6.4. Zwrot środków
Województwo zwracając niewykorzystane środki z dotacji, środki wydatkowane nieprawidłowo lub korekty finansowe, w tytule przelewu musi podać nr umowy oraz paragrafy, z których następuje zwrot środków. W przypadku zwrotu odsetek należy podać numer umowy dotacji.
Dokonując zwrotu środków, w piśmie przewodnim należy wyjaśnić przyczynę zwrotu oraz udokumentować prawidłowość wyliczenia kwoty do zwrotu oraz odsetek. Dokonanie zwrotu należy potwierdzić wyciągiem
z rachunku bankowego.
7. Ewidencja księgowa
Wyodrębniona ewidencja księgowa oraz obieg dokumentów finansowych powinny być zgodne
z obowiązującą w danej jednostce „Polityką rachunkowości” oraz „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych”.
8. Archiwizacja dokumentów
Beneficjenci PT FE mają obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej realizacji projektu (w tym dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówień publicznych, zamówień zrealizowanych zgodnie z zasadą konkurencyjności, dokumentacji księgowej oraz merytorycznej potwierdzającej realizację działań) związanej z realizacją Zadania zgodnie z art. art. 82 oraz Załącznikiem XIII rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybactwa i Akwakultury a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021 r. str. 159 z późn. zm.).
Ten obowiązek dotyczy bezpośrednio Departamentu Komunikacji i Promocji Funduszy Europejskich jako beneficjenta PT FE, ponieważ jednak w ramach Umowy dotacji powierzono Województwu realizację projektu pomocy technicznej na administrowanym terenie, jednostki otrzymujące dotację (w tym również instytucje prowadzące Lokalne Punkty Informacyjne wybrane przez Województwo w drodze konkursu) zobowiązane są do przechowywania dokumentów w celu zachowania tzw. ścieżki audytu przez okres wynikający z ww.
„rozporządzenia ogólnego”.
Jeżeli dotacja na prowadzenie punktów jest przekazywana dalej do podmiotów prowadzących LPI, przechowywane powinny być dokumenty, na podstawie których została rozliczona ta dotacja. W tym przypadku dopuszcza się przechowywanie kopii dokumentów źródłowych poświadczonych „za zgodność z oryginałem”.
9. Kontrola dotacji
Departament Komunikacji i Promocji Funduszy Europejskich prowadzi kontrole prawidłowości wydatkowania środków w ramach Umowy w punkcie informacyjnym oraz w miejscu realizacji zadań, tj. w Głównym Punkcie Informacyjnym, Lokalnym Punkcie Informacyjnym lub innym miejscu realizacji zadań w ramach Umowy.
Kontrola obejmuje również sposób wykonania Zadania przez Województwo, w tym jakość obsługi klientów usług informacyjnych. W związku z kontrolą wykonania zadania, Województwo na żądanie Ministra udostępnia dane osobowe klientów, w tym imię i nazwisko, adres e-mail i nr telefonu.
Kontrole planowe odbywają się na podstawie Rocznego Planu Kontroli zatwierdzanego przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora Departamentu. Oprócz zapowiedzianych kontroli planowych możliwe jest również przeprowadzanie kontroli doraźnych rozumianych jako kontrole poza planem oraz wizyt monitoringowych. Kontroli na miejscu dokonuje zespół kontrolny na podstawie odpowiednich upoważnień.
Kontrole doraźne są formą kontroli prowadzonej na uzasadnione podejrzenie wystąpienie nieprawidłowości w projekcie.
Przeprowadzenie doraźnej kontroli w miejscu realizacji projektu może być nakazane przez instytucję nadrzędną.
W przypadku kontroli w trybie doraźnym przekazanie zawiadomienia o kontroli w terminie 7 dni przed rozpoczęciem kontroli nie jest obligatoryjne.
Wizyty monitoringowe są formą kontroli projektu. Celem wizyt monitoringowych może być x.xx. wczesne identyfikowanie ewentualnych zagrożeń i nieprawidłowości, monitorowanie postępu w realizacji projektu, weryfikacja sposobu realizacji projektu w miejscu wykonywania zadań merytorycznych.
Weryfikacja projektu podczas wizyty monitoringowej może obejmować x.xx.:
a) sprawdzenie postępu w realizacji wykonanych prac oraz czy produkty zostały dostarczone, usługi wykonane i roboty zrealizowane,
b) realizację obowiązków w zakresie informacji i promocji,
c) sprawdzenie faktycznej liczby uczestników w zadaniach merytorycznych objętych projektem,
d) sprawdzenie sposobu udokumentowania realizacji zadań merytorycznych.
Kontrola może być prowadzona przez podmioty zewnętrzne, działające na podstawie pełnomocnictwa wystawionego przez MFiPR.
Podczas kontroli na miejscu sprawdzeniu podlegają w szczególności następujące aspekty lub dokumenty:
• umowy finansowane ze środków dotacji z MFiPR;
• zakresy czynności pracowników, których wynagrodzenia finansowane są w ramach Umowy;
• harmonogramy pracy pracowników;
• wdrożenie zaleceń pokontrolnych i rekomendacji z wcześniejszych kontroli;
• działania koordynacyjne;
• jakość udzielanych konsultacji w formie elektronicznej, pod kątem spełniania „Standardów funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich”;
• rzetelność sporządzenia raportów z realizacji Umów w kontekście udokumentowanych wskaźników (GPI i LPI):
Lp. | Wskaźnik PIFE | Sposób udokumentowania |
1. | Liczba spotkań informacyjnych / webinariów | – notatki służbowe, – zarchiwizowane ogłoszenia o spotkaniu/ planowanym webinarium z widoczną datą publikacji ogłoszenia – materiały zgłoszeniowe (z uwzględnieniem potrzeb osób niepełnosprawnych)/ formularze rejestracyjne lub wyciąg zgłoszonych osób – program spotkania/ webinarium – listy obecności/ raport informujący o liczbie aktywnych uczestników w trakcie trwania webinarium/ – dokumentacja fotograficzna/ screeny (w przypadku webinariów) – prezentacje - w formie elektronicznej lub dokumentu pdf/ nagranie |
– zestawienia wyników ankiet poszkoleniowych | ||
2. | Liczba zrealizowanych szkoleń (w tym online) | – notatki służbowe, – ogłoszenia o szkoleniu – materiały zgłoszeniowe/ formularze rejestracyjne lub wyciąg zgłoszonych osób – programy szkoleń – listy obecności/raport informujący o liczbie uczestników, – dokumentacja fotograficzna, screeny (w przypadku szkoleń online) – prezentacje - w formie elektronicznej lub dokumentu pdf – zestawienia wyników ankiet poszkoleniowych |
3. | Liczba zrealizowanych szkoleń z ekspertem | – notatki służbowe, – ogłoszenia o szkoleniu – materiały zgłoszeniowe/ formularze rejestracyjne lub wyciąg zgłoszonych osób – programy szkoleń – listy obecności/raport informujący o liczbie uczestników, – dokumentacja fotograficzna, screeny (w przypadku szkoleń online) – prezentacje - w formie elektronicznej lub dokumentu pdf – zestawienia wyników ankiet poszkoleniowych – umowy z ekspertem – protokoły odbioru – zestawienie wyników pre i post testów, jeśli były przewidziane w umowie |
4. | Liczba zorganizowanych spotkań informacyjnych w szkołach ponadpodstawowych oraz na uczelniach wyższych | – notatki służbowe – prezentacja w formie dokumentu elektronicznego lub pdf – program spotkania informacyjnego na uczelni wyższej (jeśli dotyczy) – informacja o liczbie uczestników spotkania (np. potwierdzenie ze szkoły) – korespondencja ze szkołą/ uczelnią ws. organizacyjnych (jeśli dotyczy) |
5.. | Liczba indywidualnych konsultacji u klienta | – notatki służbowe zawierające następujące informacje: termin spotkania, nazwa klienta (nie dotyczy osób fizycznych), temat konsultacji, rodzaj świadczonej usługi, uzasadnienie odbycia konsultacji |
u klienta, wynik diagnozy klienta, program i działanie lub instrument zaproponowany klientowi (jeśli dotyczy) – korespondencja z klientem ws. konsultacji | ||
6. | Liczba zorganizowanych Mobilnych Punktów Informacyjnych lub Całodziennych Dyżurów | – notatki służbowe zawierające informację o sposobie organizacji MPI, współorganizatorach, terminie i miejscu oraz liczbie udzielonych konsultacji – zarchiwizowane ogłoszenia o MPI z Portalu FE, strony Programu Regionalnego oraz ewentualnie innych stron internetowych (np. urzędu w którym zorganizowano MPI) |
7. | Liczba prelekcji | – notatka służbowa, – prezentacja, – program wydarzenia |
8. | Liczba stoisk na targach, konferencjach oraz imprezach plenerowych | – notatka służbowa, – dokumentacja fotograficzna (w przypadku uczestnictwa PIFE ze stoiskiem), notatki prasowe, ogłoszenia |
9. | Liczba konsultacji udzielonych na zapytania e-mail lub pisemne | – zarchiwizowane maile – zarchiwizowane pisma |
• dodatkowe zadania w ramach Umowy (GPI i LPI):
Lp. | Nazwa zadania | Sposób udokumentowania |
1. | Spotkanie z przedstawicielami innych sieci działających w regionie | – notatka służbowa – program spotkania – lista obecności – protokół / notatka z ustaleniami |
2. | Działania promocyjne/ zakup materiałów pomocniczych do organizacji stoisk informacyjnych | – dokumentacja księgowa (jeśli dotyczy), – protokoły odbioru – próbki (ewentualnie fotografie), zarchiwizowane ogłoszenia prasowe itp. |
3. | Publikacje | – dokumentacja księgowa (jeśli dotyczy) – protokoły odbioru – egzemplarze publikacji |
4. | Wizyta koordynacyjna | – notatka służbowa, ew. lista sprawdzająca – Polecenie wyjazdu służbowego |
5. | Kontrola LPI | – listy sprawdzające – protokół z kontroli – Polecenie wyjazdu służbowego |
6. | Monitoring mailowy i telefoniczny | – listy sprawdzające |
– notatka służbowa podsumowująca wyniki monitoringu – konsultacje poddane monitoringowi (zarchiwizowane maile i nagrania rozmów) |
Kontroli na miejscu w UM podlega także sposób dokumentowania wydatków i prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych związanych z Umową, w tym zachowanie ścieżki audytu wybranych operacji gospodarczych. W województwach, w których LPI są wybierane w drodze konkursowej sprawdzeniu podlegać będzie również sposób rozliczania dotacji przekazywanej do LPI.
Oprócz kontroli na miejscu oraz wizyt monitoringowych mogą być prowadzone wizyty koordynacyjne.
Załącznik nr 4 do Umowy
Wskaźniki dla województwa opolskiego
1. XXXX jest zobowiązane do osiągnięcia wskaźnika liczby uczestników form szkoleniowych dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów. Jego osiągnięcie realizowane będzie przez świadczenie usług informacyjnych w postaci: szkoleń, spotkań informacyjnych, webinarów, spotkań w szkołach ponad podstawowych oraz wystąpień w charakterze prelegenta.
2. Wskaźnik dla opolskiej sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich na lata 2023 - 2025 wynosi 5053.
3. Harmonogram realizacji wskaźnika dla opolskiej sieci PIFE na lata 2023 - 2025 przedstawia się następująco:
Rok | 2023 (06-12.2023) | 2024 | 2025 |
Liczba uczestników form szkoleniowych | 0000 | 0000 | 0000 |
4. Minimalny poziom usług:
Mając na uwadze konieczność zachowania spójnej oferty w całym kraju, opolska sieć PIFE w poszczególnych latach zobowiązana jest do zrealizowania przynajmniej:
W 2023 roku:
• 14 Mobilnych Punktów Informacyjnych/Całodziennych dyżurów.
• 18 spotkań informacyjnych lub szkoleń - w formie stacjonarnej lub online, z zastrzeżeniem, że minimum 3 spotkania muszą się odbyć w formie stacjonarnej.
• 15 spotkań w szkołach ponadpodstawowych.
W 2024 i 2025 roku po:
• 24 Mobilnych Punktów Informacyjnych/Całodziennych dyżurów.
• 30 spotkań informacyjnych lub szkoleń - w formie stacjonarnej lub online, z zastrzeżeniem, że minimum 6 spotkań musi się odbyć w formie stacjonarnej.
• 25 spotkań w szkołach ponadpodstawowych.
.
Załącznik nr 5 do umowy
PRZEWIDYWANE KWOTY DOTACJI NA LATA 2023-2025 DLA WOJEWÓDZTWA OPOLSKIEGO
W RAMACH UMOWY nr …...............................................
0000 | 0000 | 0000 | RAZEM |
780 000,00 | 1 220 000,00 | 1 250 000,00 | 3 250 000,00 |
Klauzula Informacyjna Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej
w związku z realizacją umowy pomiędzy MFiPR i Województwem ws. prowadzenia przez Województwo Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich
I. Cel przetwarzania danych
Minister Funduszy i Polityki Regionalnej będzie przetwarzać Państwa dane osobowe w związku z realizacją umowy nr ……………………………………………………… z dnia w tym w celu
badań jakości obsługi, pomiaru wskaźników projektu oraz certyfikacji punktów.
II. Podstawa prawna przetwarzania
Minister przetwarza Państwa dane osobowe:
w celu realizacji obowiązku prawnego nałożonego na Ministra tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz . w ramach wykonywania zadań realizowanych w interesie publicznym tj. art. 6 ust. 1 lit e RODO w związku z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającym wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybactwa i Akwakultury a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021 r. str. 159 z późn. zm.).
III. Okres przechowywania danych
Minister będzie przetwarzał Państwa dane osobowe przez okres trwania umowy z Województwem oraz przez czas wynikający z obowiązku archiwizacji.
IV. Rodzaje przetwarzanych danych
Minister zbiera i przetwarza dane kontaktowe klientów Punktów, które obejmują w szczególności adres e- mail, nr telefonu.
V. Źródło pochodzenia danych
Minister otrzymuje Państwa dane osobowe od Województwa.
VI. Dostęp do danych osobowych
Dostęp do Państwa danych osobowych mają pracownicy i współpracownicy Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. Ponadto Państwa dane osobowe mogą być powierzane lub udostępniane:
• podmiotom świadczącym na rzecz Ministra usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych oraz zapewnieniem łączności, w szczególności dostawcy rozwiązań IT i operatorzy telekomunikacyjni;
• organom administracji publicznej (na podstawie przepisów prawa);
• podmiotom, którym Minister powierzył wykonywanie zadań w ramach badań jakości obsługi, pomiaru wskaźników projektu oraz certyfikacji punktów.
Nie przewiduje się przekazania Państwa danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
VII. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługują Państwu następujące prawa:
1) prawo dostępu do danych osobowych i ich sprostowania
Realizując te prawo, możecie Państwo zwrócić się do Ministra z pytaniem x.xx. o to czy Minister przetwarza Państwa dane osobowe, jakie dane osobowe przetwarza i skąd je pozyskał, a także jaki jest cel przetwarzania, jego podstawa prawna oraz jak długo dane te będą przetwarzane.
W przypadku, gdy przetwarzane dane okażą się nieaktualne, możecie Państwo zwrócić się do Ministra z wnioskiem o ich aktualizację.
2) prawo żądania ograniczenia przetwarzania - jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 18 RODO
Ograniczenie przetwarzania danych osobowych powoduje, że Minister może jedynie przechowywać dane osobowe. Minister nie może przekazywać tych danych innym podmiotom, modyfikować ich ani usuwać.
Ograniczanie przetwarzania danych osobowych ma charakter czasowy i trwa do momentu dokonania przez Ministra oceny, czy dane osobowe są prawidłowe, przetwarzane zgodnie z prawem oraz niezbędne do realizacji celu przetwarzania.
Ograniczenie przetwarzania danych osobowych następuje także w przypadku wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – do czasu rozpatrzenia przez Ministra tego sprzeciwu.
3) prawo żądania usunięcia danych osobowych - jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 17 RODO,
Żądanie usunięcia danych osobowych realizowane jest x.xx. gdy dalsze przetwarzanie danych nie jest już niezbędne do realizacji celu Ministra lub dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem. Szczegółowe warunki korzystania z tego prawa określa art. 17 RODO.
4) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych - w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest realizacja zadań publicznych administratora lub jego prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit e lub f RODO).
Wniesienie sprzeciwu powoduje zaprzestanie przetwarzania danych osobowych przez Ministra, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
5) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
VIII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Państwa dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
IX. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych
Minister Funduszy i Polityki Regionalnej ma swoją siedzibę pod adresem: ul. Xxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx. W przypadku pytań, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych MFiPR jest możliwy pod adresem:
• ul. Xxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx,
• poczty elektronicznej: XXX@xxxxx.xxx.xx.