SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ)

OK-III.272.9.2020

SPECYFIKACJA

ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ)

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843).

Tytuł postępowania:

Dzierżawa i serwis kserokopiarek, drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych do tego rodzaju urządzeń

(nr sprawy OK-III.272.9.2020)

I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku, xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx, xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx

II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), zwanej dalej „ustawą”.

2. W sprawach, które nie zostały uregulowane w niniejszej SIWZ, mają zastosowanie przepisy ustawy i akty wykonawcze do ustawy.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest dzierżawa i serwis kserokopiarek, drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych oraz dostawa materiałów eksploatacyjnych do tego rodzaju urządzeń. Przedmiot zamówienia podzielony jest na pięć części:

1) zadanie nr 1 - Dzierżawa oraz serwis urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych;

2) zadanie nr 2 – Serwis urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta oraz Develop wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych;

3) zadanie nr 3 – Serwis urządzeń wielofunkcyjnych Xerox wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych;

4) zadanie nr 4 – Serwis urządzeń wielofunkcyjnych i kopiarek wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych;

5) zadanie nr 5 - Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do urządzeń wielofunkcyjnych, kserokopiarek, drukarek oraz faksów.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają wzory umów, stanowiące załącznik nr 7 do SIWZ oraz formularze cenowe, stanowiące załączniki nr 5 i 6 do SIWZ.

Wszędzie tam, gdzie w SIWZ i załącznikach do niej znajdują się określenia wskazujące znaki towarowe, patenty lub pochodzenie, źródła lub szczególny proces, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, Zamawiający dopuszcza możliwość zaoferowania przez Wykonawców produktów, materiałów lub urządzeń równoważnych. Wszędzie tam, gdzie Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia przez odniesienie do norm, europejskich ocen technicznych, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 ustawy, Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym.
Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na jedno, dwa lub kilka zadań. Zamawiający nie dopuszcza dzielenia zadań.
Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 7 ustawy.
Oznaczenie przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

Przedmiot główny:

Zadania 1-4: 50310000-1 Usługi z zakresu napraw i konserwacji maszyn biurowych;

Zadanie 5: 30125120-8 Toner do fotokopiarek;

przedmioty dodatkowe:

Zadania 1-4: 79820000-8 Usługi związane z drukowaniem; 50313100-3 Usługi z zakresu naprawy fotokopiarek; 50313200-4 Usługi z zakresu konserwacji fotokopiarek;

30125120-8 Toner do fotokopiarek; 30124200-6 Zestawy do fusera; 30124300-7 Bębny do maszyn biurowych;

Zadanie 5: 30125110-5 Toner do drukarek laserowych/faksów; 30124200-6 Zestawy do fusera; 30124300-7 Bębny do maszyn biurowych; 30192113-6 Wkłady drukujące.

7. W zakresie zadań 1 – 4 Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności serwisu.

IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Wymagany termin wykonania zamówienia: 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy, nie wcześniej niż od 1 lipca 2020 r.

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1) nie podlegają wykluczeniu;

2) spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:

a) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów ,

b) sytuacji ekonomicznej lub finansowej,

c) zdolności technicznej lub zawodowej, tj. Wykonawca wykonał a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje co najmniej:

zadanie nr 1

- dwie usługi dzierżawy, trwające przez okres co najmniej jednego roku, co najmniej dwóch urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych do tych urządzeń, (jeśli usługa jest w trakcie wykonywania, część wykonana powinna trwać co najmniej jeden rok),

zadanie nr 2

- trzy usługi serwisu, tj. naprawy, konserwacji i przeglądu urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych do tych urządzeń, o wartości co najmniej 20 000,00 PLN brutto każda usługa (jeśli usługa jest w trakcie wykonywania, jej część wykonana powinna wynosić co najmniej 20 000,00 PLN brutto),

zadanie nr 3

- trzy usługi serwisu, tj. naprawy, konserwacji i przeglądu urządzeń wielofunkcyjnych Xerox wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych do tych urządzeń o wartości co najmniej 10 000,00 PLN brutto każda usługa (jeśli usługa jest w trakcie wykonywania, jej część wykonana powinna wynosić co najmniej 10 000,00 PLN brutto),

zadanie nr 4

- trzy usługi serwisu, tj. naprawy, konserwacji i przeglądu urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych do tych urządzeń o wartości co najmniej 10 000,00 PLN brutto każda usługa (jeśli usługa jest w trakcie wykonywania, jej część wykonana powinna wynosić co najmniej 10 000,00 PLN brutto),

zadanie nr 5

- dwie dostawy materiałów eksploatacyjnych do urządzeń biurowych o wartości co najmniej 100 000,00 PLN brutto każda dostawa (jeśli dostawa jest w trakcie wykonywania, jej część wykonana powinna wynosić co najmniej 100 000,00 PLN brutto),

w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie.

2. Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia, Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawców pisemnych oświadczeń lub dokumentów, określonych w rozdziale VI SIWZ.

3. Zamawiający najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Jeżeli Wykonawca ten, będzie uchylał się od zawarcia umowy lub nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający zbada, czy nie podlega wykluczeniu oraz czy spełnia warunki udziału w postępowaniu Wykonawca, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.

VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, POTWIERDZAJĄCYCH SPEŁNIANIE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ BRAK PODSTAW WYKLUCZENIA

1. Do oferty Wykonawca dołącza aktualne na dzień składania oferty oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia z wykorzystaniem wzoru – załącznik nr 2 do SIWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

2 Wykonawca, w celu potwierdzenia braku podstawy do wykluczenia, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy, w terminie 3 dni od zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy, przekazuje Zamawiającemu oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2019 r. poz. 369 z późn.). Wraz ze złożeniem oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej, Wykonawca może złożyć dokumenty bądź informacje potwierdzające, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

3. Wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej, na wezwanie Zamawiającego składa następujące oświadczenia lub dokumenty:

1) w celu potwierdzenia warunku posiadania przez Wykonawcę zdolności technicznej lub zawodowej:

a) wykaz usług lub dostaw, zawierający co najmniej:

zadanie nr 1

zadanie nr 2

zadanie nr 3

zadanie nr 4

zadanie nr 5

- dwie dostawy materiałów eksploatacyjnych do urządzeń biurowych o wartości co najmniej 100 000,00 PLN brutto każda dostawa ( jeśli dostawa jest w trakcie wykonywania, jej część wykonana powinna wynosić co najmniej 100 000,00 PLN brutto),

wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi lub dostawy zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

2) w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy, dotyczących Wykonawcy oraz podmiotu, na którego zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej polega Wykonawca:

a) oświadczenie Wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji – dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności,

b) oświadczenie Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne;

3) w celu potwierdzenia, że oferowane dostawy spełniają wymagania w zakresie wydajności określone przez Zamawiającego:

zadanie nr 5

a) w przypadku tonerów do monochromatycznych drukarek laserowych, wskazanych w załączniku nr 6 do SIWZ Formularz cenowy w pozycjach: 2, 3, 4, 6, 9, 10, 15, 17, 19, 20, 22, 23, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 34, 35, 36, 37, 40, 41, 42, 45, 46, 49, 50, 52, 55, 56, 62, 64, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 75, 78, 79, 82, 85, 86, 87-91, 111, 113, 114, 115, 119, 120-126, 127-134 – dla materiałów równoważnych: wyniki testów wydajnościowych przeprowadzonych według standardu ISO/IEC 19752 lub równoważnego, w postaci certyfikatu wydanego przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę,

b) w przypadku wkładów atramentowych (tuszy) do drukarek atramentowych wskazanych w załączniku nr 6 do SIWZ – Formularz cenowy w pozycjach: 11, 47, 48, 51, 57, 58, 59, 60, 61, 63, 76, 77, 81 - dla materiałów równoważnych: wyniki testów wydajnościowych przeprowadzonych według standardu ISO/IEC 24711 i ISO/IEC 24712 lub równoważnego, w postaci certyfikatu wydanego przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę,

c) w przypadku tonerów kolorowych do drukarek laserowych, wskazanych w załączniku nr 6 do SIWZ - Formularz cenowy: 1, 5, 7, 12, 13, 14, 16, 18, 21, 24, 25, 26, 33, 38, 39, 43, 44, 53, 54, 65, 73, 74, 80, 83, 84, 92, 110, 112, 118 - dla materiałów równoważnych: wyniki testów wydajnościowych przeprowadzonych według standardu ISO/IEC 19798 lub równoważnego, w postaci certyfikatu wydanego przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę,

d) w przypadku tonerów do urządzeń wielofunkcyjnych wskazanych w załączniku nr 6 do SIWZ – Formularz cenowy w pozycjach: 116, 117 - dla materiałów równoważnych: oświadczenie Wykonawcy, że toner jest polimeryzowany,

e) wyniki testów wydajnościowych dla materiałów, przeprowadzonych według standardów, o których mowa w lit. a-c w postaci zaświadczenia podmiotu, posiadającego laboratorium badawcze akredytowane w oparciu o normę ISO/IEC 17025 lub równoważną, w przypadku gdy Wykonawca nie ma ani dostępu do certyfikatów lub sprawozdań z badań, o których mowa w lit. a-c, ani możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie, o ile ten brak dostępu nie może być przypisany danemu Wykonawcy,

f) oświadczenie Wykonawcy, że producent/ci oferowanych materiałów równoważnych, posiadają certyfikat ISO 9001 lub certyfikat równoważny w zakresie projektowania, produkcji i dystrybucji komputerowych i biurowych materiałów eksploatacyjnych,

g) oświadczenie Wykonawcy, że producent/ci oferowanych materiałów równoważnych, posiadają certyfikat ISO 14001 lub równoważny na proces produkcji materiałów eksploatacyjnych pozwalające zweryfikować czy producent spełnia przepisy związane z ochroną środowiska oraz potwierdzający, że materiały są produkowane w sposób bezpieczny i niewpływający negatywnie na środowisko.

4. Wykonawca, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, może polegać, zgodnie z art. 22a ustawy, na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów (tj. potencjale podmiotów trzecich). W takim przypadku Wykonawca musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia. Zobowiązanie innego podmiotu powinno być podpisane przez osobę/osoby odpowiednio umocowane. Dokumenty poświadczające umocowanie Wykonawca jest zobowiązany złożyć wraz z zobowiązaniem podmiotu trzeciego. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, jeśli podmioty te zrealizują roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawca jest zobowiązany, na wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w ust. 3, przedstawić w odniesieniu do tych podmiotów dokumenty wymienione w ust. 3 pkt 2.

5. W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia (np. w formie konsorcjum, spółki cywilnej lub innego porozumienia regulującego ich współpracę w celu uzyskania zamówienia) wraz z ofertą należy złożyć pełnomocnictwo udzielone przez Wykonawców do reprezentowania ich w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Oświadczenia lub dokumenty wymienione w SIWZ składane są przez Wykonawców wspólnie, z wyjątkiem wymienionych w ust. 1, 2 i 3 pkt 4, które składane są przez każdego z Wykonawców oddzielnie. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, Wykonawcy, przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego przedstawią Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.

W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, określony w rozdz. V ust. 1 pkt 2 lit. c musi być spełniony w całości przez co najmniej jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

6. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

7. Oświadczenia, dotyczące Wykonawcy i innych podmiotów, na których zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca na zasadach określonych w art. 22a ustawy oraz dotyczące podwykonawców, składane są w oryginale. Dokumenty, inne niż ww. oświadczenia, składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.

8. W przypadku gdy, w którymkolwiek z dokumentów składanych przez Wykonawcę celem potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, zostaną podane wartości kwot w walucie innej, niż polska, Wykonawca winien przeliczyć te kwoty w określonej walucie zagranicznej na polskie złote (PLN) według średniego kursu NBP na dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeśli Wykonawca nie dokona powyższej czynności, stosowne przeliczenia wykona Zamawiający.

9. Wykonawca nie jest obowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu i brak podstaw wykluczenia, jeżeli Zamawiający posiada oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego Wykonawcy lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346 z późn. zm.).

10. W przypadku gdy Wykonawca powołuje się na dostępność dokumentów w bezpłatnych, ogólnodostępnych bazach danych państw członkowskich Unii Europejskiej, powinien wskazać te bazy danych, aby Zamawiający samodzielnie pobierał te dokumenty. W takim przypadku Zamawiający zażąda od Wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski wskazanych przez Wykonawcę i pobranych samodzielnie przez Zamawiającego dokumentów.

VII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW

Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188 z późn. zm.), osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub poczty elektronicznej.
Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem faksu lub pocztą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
Ofertę Wykonawca składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
Wyjaśnienia treści SIWZ udzielane są na zasadach określonych w art. 38 ustawy.

VIII.OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

Xxxxx Xxxxxxx – starszy inspektor wojewódzki w Oddziale ds. Zamówień Publicznych Biura Organizacji i Kadr Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, xx. Xxxxxxxxxxx 0, pokój nr 50, tel. 00 00 00 000, w godz. 9.00 - 15.00, e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.xxx.xx

IX. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM

1. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium.

2. Kwota wadium:

Zadanie 1: 450,00 PLN (słownie: czterysta pięćdziesiąt złotych),

Zadanie 2: 700,00 PLN (słownie: siedemset złotych),

Zadanie 3: 350,00 PLN (słownie: trzysta pięćdziesiąt złotych),

Zadanie 4: 240,00 PLN (słownie: dwieście czterdzieści złotych),

Zadanie 5: 3.600,00 PLN (słownie: trzy tysiące sześćset złotych),

3. Termin złożenia wadium: przed upływem terminu składania ofert.

4. Wadium może być wniesione w formach określonych w art. 45 ust. 6 ustawy.

5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu należy dokonać tego przelewem na rachunek bankowy Wydziału Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego: Narodowy Bank Polski Oddział Okręgowy w Białymstoku Nr 83 1010 1049 0000 3913 9120 0000, z dopiskiem: „Dzierżawa i serwis kserokopiarek, drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych”.

6. Wadium wnoszone w pieniądzu musi wpłynąć na rachunek bankowy Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.

7. Wadium wnoszone w innej formie, niż w pieniądzu musi zostać złożone w sekretariacie Biura Organizacji i Kadr Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w zamkniętej kopercie opisanej tak, jak oferta, z dopiskiem „WADIUM” i być ważne przez cały okres związania ofertą.

8. W przypadku wnoszenia wadium w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej w ich treści winien znajdować się zapis o tym, że jest ona nieodwołalna, bezwarunkowa i płatna na pierwsze żądanie Zamawiającego. Zapłata musi nastąpić niezależnie od ewentualnych zastrzeżeń Wykonawcy. Zamawiającemu powinno przysługiwać prawo dochodzenia należności zabezpieczonych gwarancją bezpośrednio od wystawcy gwarancji. Niedopuszczalne są zapisy uzależniające zapłatę przez gwaranta sumy gwarancyjnej od wcześniejszego żądania zapłaty należności od Wykonawcy.

X. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Składający ofertę Wykonawca pozostaje nią związany przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.

XI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć wg formularza ofertowego z wykorzystaniem wzoru – załącznik nr 1 do SIWZ.

2. Ofertę należy sporządzić zgodnie z wymaganiami SIWZ.

3. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na wykonanie zamówienia.

4. Oferta powinna być napisana w języku polskim, czytelną i trwałą techniką (dopuszcza się sporządzenie oferty w formie maszynopisu lub techniką komputerową) oraz podpisana wraz z załącznikami przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, wymienione w Krajowym Rejestrze Sądowym bądź ewidencji działalności gospodarczej lub osoby posiadające pisemne pełnomocnictwo w tym zakresie. Pełnomocnictwo stanowi załącznik do oferty.

5. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami muszą być spięte lub zszyte i zabezpieczone w sposób zapobiegający możliwości zdekompletowania. Wszystkie strony powinny być kolejno ponumerowane. Brak numeracji stron oraz niezszycie lub niespięcie oferty nie powoduje jej odrzucenia, jednakże w takim przypadku Wykonawca nie może powoływać się, że usunięto którąś ze stron.

6. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę.

7. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca niezależnie od wyniku postępowania przetargowego.

8. Ofertę należy złożyć w dwóch nieprzezroczystych, zamkniętych kopertach, zapieczętowanych w sposób gwarantujący zachowanie ich w stanie nienaruszonym. Koperta zewnętrzna ma być zaadresowana na adres Zamawiającego oraz być oznakowana następująco:

"Oferta na dzierżawę i serwis kserokopiarek, drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych do tego rodzaju urządzeń”

Koperta wewnętrzna – oprócz opisu jw. winna zawierać nazwę i adres Wykonawcy.

9. Dokumenty stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1010 z późn. zm.) powinny być umieszczone w oddzielnej kopercie z napisem „Tajemnica przedsiębiorstwa”. Ponadto Wykonawca wraz z zastrzeżeniem dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

XII. MIEJSCE ORAZ TERMIN składania i otwarcia ofert

1. Oferty należy składać w formie pisemnej w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku, xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx, pokój nr 49 (parter) do dnia 5 czerwca 2020 roku do godz. 10:00.

2. Za termin złożenia uważa się fizyczną obecność oferty w miejscu składania ofert, określonym w ust. 1.

3. Publiczne otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego, dnia 5 czerwca 2020 roku o godz. 10:30.

4. Zamawiający przeprowadzi transmisję online otwarcia ofert, korzystając z programu Zoom. Wykonawca, celem obejrzenia transmisji, powinien zainstalować na swoim komputerze program Zoom. Po godzinie 10.00 w dniu otwarcia ofert w Biuletynie Informacji Publicznej Zamawiającego, na stronie niniejszego postępowania zostanie opublikowany link do transmisji otwarcia ofert.

XIII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

1. Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem podatku VAT.

2. Cenę oferty należy przedstawić w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ.

3. W zakresie zadań 1 – 4 do oferty należy dołączyć wypełniony Formularz cenowy, stanowiący załącznik nr 5 do SIWZ. Sposób obliczenia ceny ujęto w ww. załączniku do SIWZ.

4. W zakresie zadania 5 do oferty należy dołączyć wypełniony Formularz cenowy, stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ.

5. W zakresie zadania 5 cenę oferty należy obliczyć, w następujący sposób:

1) określić ceny brutto za 1 sztukę poszczególnych materiałów (kolumna 8);

2) iloczyn ceny brutto za 1 sztukę poszczególnych materiałów (kolumna 8) i odpowiedniej orientacyjnej ilości materiałów (kolumna nr 7), wpisać do kolumny 9 jako łączną wartość brutto;

3) łączne wartości brutto (kolumna 9) należy zsumować, w ramach załącznika nr 6 do SIWZ;

4) uzyskaną w ten sposób łączną kwotę (cenę ofertową brutto) wstawić do formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ.

5) w kolumnie 10 należy wpisać procentowe stawki VAT za poszczególne materiały.

6. W przypadku zaproponowania materiału równoważnego, Wykonawca musi w formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do SIWZ, w kolumnie 3, podać nazwę producenta, indeks/symbol materiału eksploatacyjnego stanowiącego zamiennik, materiał równoważny.

7. Wykonawca, składając ofertę, zobowiązany jest poinformować Zamawiającego, czy wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług.

XIV. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

Zadanie nr 1

1) Cena – waga kryterium: 60 %

Oferta najtańsza otrzyma 60 pkt. Pozostałe proporcjonalnie mniej, według formuły:

Cp = Cn / Cb x 100 x 60% = liczba punktów

Gdzie:

Cn - najniższa cena spośród ofert nieodrzuconych

Cb - cena oferty rozpatrywanej

100 - wskaźnik stały

60 % - procentowe znaczenie kryterium cena

2) Termin dostawy materiałów eksploatacyjnych – waga kryterium: 40 %.

Oferty otrzymują niżej przedstawioną ilość punktów z tytułu oferowanych terminów dostawy. Oferowany termin dostawy musi być wyrażony w pełnych godzinach, przy czym termin dostawy nie może być dłuższy niż 8 godzin roboczych od chwili złożenia zamówienia. Godziny robocze to godziny pomiędzy 8.00 a 15.00, od poniedziałku do piątku. Oferta z terminem dostawy dłuższym niż 8 godzin roboczych podlega odrzuceniu.

Ilość punktów przyznawanych ofertom :

- dostawa w terminie do 4 godzin roboczych - 40 pkt,

- dostawa w terminie do 8 godzin roboczych - 0 pkt.

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą sumę punktów poszczególnych kryteriów (Sp), według wzoru:

Sp = Cp + D

Sp – suma punktów

Cp – liczba punktów w kryterium cena,

D - liczba punktów w kryterium termin dostawy materiałów eksploatacyjnych.

Zadanie nr 2

1) Cena – waga kryterium: 60 %

Oferta najtańsza otrzyma 60 pkt. Pozostałe proporcjonalnie mniej, według formuły:

Cp = Cn / Cb x 100 x 60% = liczba punktów

Gdzie:

Cn - najniższa cena spośród ofert nieodrzuconych

Cb - cena oferty rozpatrywanej

100 - wskaźnik stały

60 % - procentowe znaczenie kryterium cena

2) Termin dostawy materiałów eksploatacyjnych – waga kryterium: 40 %.

Ilość punktów przyznawanych ofertom :

- dostawa w terminie do 4 godzin roboczych - 40 pkt,

- dostawa w terminie do 8 godzin roboczych - 0 pkt.

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą sumę punktów poszczególnych kryteriów (Sp), według wzoru:

Sp = Cp + D

Sp – suma punktów

Cp – liczba punktów w kryterium cena,

D - liczba punktów w kryterium termin dostawy materiałów eksploatacyjnych,

Zadanie nr 3

1) Cena – waga kryterium 60 %

Oferta najtańsza otrzyma 60 pkt. Pozostałe proporcjonalnie mniej, według formuły:

Cp = Cn / Cb x 100 x 60% = liczba punktów

Gdzie:

Cn - najniższa cena spośród ofert nieodrzuconych

Cb - cena oferty rozpatrywanej

100 - wskaźnik stały

60 % - procentowe znaczenie kryterium cena

2) Termin dostawy materiałów eksploatacyjnych – waga kryterium: 40 %.

Ilość punktów przyznawanych ofertom :

- dostawa w terminie do 4 godzin roboczych - 40 pkt,

- dostawa w terminie do 8 godzin roboczych - 0 pkt.

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą sumę punktów poszczególnych kryteriów (Sp), według wzoru:

Sp = Cp + D

Sp – suma punktów

Cp – liczba punktów w kryterium cena,

D - liczba punktów w kryterium termin dostawy materiałów eksploatacyjnych,

Zadanie nr 4

1) Cena – waga kryterium 60 %

Oferta najtańsza otrzyma 60 pkt. Pozostałe proporcjonalnie mniej, według formuły:

Cp = Cn / Cb x 100 x 60% = liczba punktów

Gdzie:

Cn - najniższa cena spośród ofert nieodrzuconych

Cb - cena oferty rozpatrywanej

100 - wskaźnik stały

60 % - procentowe znaczenie kryterium cena

2) Termin dostawy materiałów eksploatacyjnych – waga kryterium: 40 %.

Ilość punktów przyznawanych ofertom :

- dostawa w terminie do 4 godzin roboczych - 40 pkt,

- dostawa w terminie do 8 godzin roboczych - 0 pkt.

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą sumę punktów poszczególnych kryteriów (Sp), według wzoru:

Sp = Cp + D

Sp – suma punktów

Cp – liczba punktów w kryterium cena,

D - liczba punktów w kryterium termin dostawy materiałów eksploatacyjnych,

Zadanie nr 5

1) Cena – waga kryterium 60 %

Oferta najtańsza otrzyma 60 pkt. Pozostałe proporcjonalnie mniej, według formuły:

Cp = Cn / Cb x 100 x 60% = liczba punktów

Gdzie:

Cn - najniższa cena spośród ofert nieodrzuconych

Cb - cena oferty rozpatrywanej

100 - wskaźnik stały

60 % - procentowe znaczenie kryterium cena

Termin dostawy materiałów eksploatacyjnych – waga kryterium: 20 %.

Oferty otrzymują niżej przedstawioną ilość punktów z tytułu oferowanych terminów dostawy. Oferowany termin dostawy musi być wyrażony w pełnych dniach, przy czym termin dostawy nie może być dłuższy niż 3 dni robocze od dnia złożenia zamówienia. Oferta z terminem dostawy dłuższym niż 3 dni robocze podlega odrzuceniu.

Ilość punktów przyznawanych ofertom :

- dostawa w terminie do 2 dni roboczych - 20 pkt,

- dostawa w terminie do 3 dni roboczych - 0 pkt.

3) Zatrudnienie co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej przy realizacji zamówienia – waga kryterium: 20%,

Punkty w ramach tego kryterium można uzyskać za zatrudnienie przy realizacji przedmiotu zamówienia, na podstawie umowy o pracę (w pełnym wymiarze czasu pracy) co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub w rozumieniu właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego – jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w tych państwach. Zatrudnienie przy realizacji zamówienia powinno rozpocząć się nie wcześniej niż po zawarciu umowy w sprawie zamówienia, ale przed rozpoczęciem świadczenia i trwać co najmniej do końca terminu realizacji zamówienia. W przypadku rozwiązania zatrudnienia przez osobę niepełnosprawną lub przez Wykonawcę przed zakończeniem tego okresu, Wykonawca będzie obowiązany do zatrudnienia na to miejsce innej osoby niepełnosprawnej.

Ilość punktów przyznawanych ofertom :

- zatrudnienie co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej– 20 pkt,

- brak zatrudnienia co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej – 0 pkt.

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą sumę punktów poszczególnych kryteriów (Sp), według wzoru:

Sp = Cp + D + Z

Sp – suma punktów

Cp – liczba punktów w kryterium cena,

D - liczba punktów w kryterium termin dostawy materiałów eksploatacyjnych,

Z – liczba punktów w kryterium zatrudnienie co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej przy realizacji przedmiotu zamówienia.

XV. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców o: wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności Wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy, jeżeli są miejscami wykonywania działalności Wykonawców, którzy złożyli oferty a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację.

Informacje, o których mowa w ust. 1, zostaną zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego.

3. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy.

4. Umowa zostanie zawarta według wzoru umowy określonego w załączniku do SIWZ, w terminie określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2 ustawy.

5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający może zbadać, czy nie podlega wykluczeniu oraz czy spełnia warunki udziału w postępowaniu Wykonawca, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.

6. Na wniosek Wykonawcy, Zamawiający może wyrazić zgodę na korespondencyjne zawarcie umowy. W takiej sytuacji podpisane przez Zamawiającego egzemplarze umowy zostaną wysłane do Wykonawcy w dniu wyznaczonym na zawarcie umowy. Datą zawarcia umowy będzie data jej podpisania przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do podpisania egzemplarza umowy i dostarczenia go Zamawiającemu nie później niż w ciągu 5 dni od daty otrzymania. W przypadku niezachowania ww. terminu Zamawiający może uznać, że Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy.

XVI. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

XVII. WZÓR UMOWY

Wzory umów stanowią załącznik nr 7 do SIWZ.

XVIII. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWNIENIA

1. Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy (art. 179 – 198g ustawy).

2. Odwołanie, w postępowaniach o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, przysługuje wyłącznie wobec czynności:

wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę;
określenia warunków udziału w postępowaniu;
wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia;
odrzucenia oferty odwołującego;
opisu przedmiotu zamówienia;
wyboru najkorzystniejszej oferty.

XIX. PODWYKONAWCY

Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy.
Wykonawca zobowiązany jest wskazać części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podać firmy podwykonawców.

XX. KLAUZULA INFORMACYJNA RODO¹

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wojewoda Podlaski,

adres: xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx.

2. Kontakt do Inspektora ochrony danych w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku: xxx@xxxxxxxxx.xx.xxx.xx lub: Inspektor ochrony danych, Podlaski Urząd Wojewódzki, 15-213 Białystok, xx. Xxxxxxxxxxx 0.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych;

4. Odbiorcą/ami Pani/Pana danych osobowych jest/będą: każdy uzyskujący wgląd w dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia – zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. poz. 1128) oraz ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej ( Dz. Z 2019 r. poz. 1429 z późn. zm.).

Ponadto Pani/Pana dane osobowe będą opublikowane na stronie internetowej i w Biuletynie Informacji Publicznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

(Uwaga: Organy publiczne, które mogą otrzymywać Pani/Pana dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są uznawane za odbiorców!)

5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 5 lat – przez cały czas trwania umowy.

7. Ma Pani/Pan prawo żądać od Wojewody Podlaskiego:

1) dostępu do swoich danych osobowych – zamawiający może zażądać wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania (sprecyzowania) nazwy lub daty postępowania (zakończonego postępowania) o udzielenie zamówienia;

2) sprostowania swoich danych osobowych – nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;

3) usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych – wystąpienie z takim żądaniem nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

(Uwaga: dostęp, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania Pani/Pana danych musi być zgodne z przepisami prawa, na podstawie których odbywa się przetwarzanie oraz na podstawie przepisów prawa dotyczących np. archiwizacji!).

8. Jeżeli Pani/Pan uzna, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest nieprawidłowe, ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

¹ Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119) oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str.2, zwane dalej „RODO”

Zatwierdzam:

Z up. DYREKTORA GENERALNEGO

/-/ Xxxx Xxxxxxxxxxxxx

Dyrektor Biura Obsługi Urzędu

Białystok, dnia 27 maja 2020 r.

Wykaz załączników:

1) załącznik nr 1 do SIWZ – wzór formularza ofertowego;

2) załącznik nr 2 do SIWZ – wzór oświadczenia Wykonawcy;

3) załącznik nr 3 do SIWZ – informacja o przynależności do grupy kapitałowej;

4) załącznik nr 4 do SIWZ – wzór wykazu wykonanych usług/dostaw;

5) załącznik nr 5 do SIWZ – formularze cenowe (zadania nr 1- 4);

6) załącznik nr 6 do SIWZ – formularz cenowy (zadanie nr 5);

7) załącznik nr 7 do SIWZ – wzory umów.

Załącznik nr 1 do SIWZ

Wzór formularza ofertowego

OFERTA

I. Dane Wykonawcy:

1. Pełna nazwa: ......................................................................................................................................................................................................................................................................................

2. Adres:

...........................................................................................................................................

telefon: ................................................................fax: ......................................................

adres poczty elektronicznej (e-mail): ...............................................................................

II. Cena oferty:

Zgłaszam gotowość wykonania zamówienia na dzierżawę i serwis kserokopiarek, drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych do tego rodzaju urządzeń, zgodnie ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia OK-III.272.9.2020, za cenę:

Zadanie nr 1 - Dzierżawa oraz serwis urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych

stawka podatku VAT:………%

cena brutto:………………………………….PLN

słownie cena brutto…………………………………………………………………………….

Termin dostawy materiałów eksploatacyjnych: do…………godzin roboczych (maksymalnie 8 godzin) od chwili złożenia zamówienia.

Zadanie nr 2 – Serwis urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta oraz Develop wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych

stawka podatku VAT:………%

cena brutto:………………………………….PLN

słownie cena brutto…………………………………………………………………………….

Termin dostawy materiałów eksploatacyjnych: do…………godzin roboczych (maksymalnie 8 godzin) od chwili złożenia zamówienia.

Zadanie nr 3 – Serwis urządzeń wielofunkcyjnych Xerox wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych

stawka podatku VAT:………%

cena brutto:………………………………….PLN

słownie cena brutto…………………………………………………………………………….

Termin dostawy materiałów eksploatacyjnych: do…………godzin roboczych (maksymalnie 8 godzin) od chwili złożenia zamówienia.

Zadanie nr 4 – Serwis urządzeń wielofunkcyjnych i kopiarek wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych

stawka podatku VAT:………%

cena brutto:………………………………….PLN

słownie cena brutto…………………………………………………………………………….

Termin dostawy materiałów eksploatacyjnych: do…………godzin roboczych (maksymalnie 8 godzin) od chwili złożenia zamówienia.

Zadanie nr 5 - Sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych do urządzeń wielofunkcyjnych, kserokopiarek, drukarek oraz faksów

stawka podatku VAT:………%

cena brutto:………………………………….PLN

słownie cena brutto…………………………………………………………………………….

Termin dostawy materiałów eksploatacyjnych: do…………dni roboczych (maksymalnie 3 dni) od daty złożenia zamówienia.

Zatrudnię, przy realizacji przedmiotu zamówienia, co najmniej jedną osobę niepełnosprawną, na podstawie umowy o pracę (w pełnym wymiarze czasu pracy)

□ TAK □ NIE

(UWAGA: brak wskazania „tak” lub „nie”, Zamawiający potraktuje jako brak deklaracji zatrudnienia)

Oświadczam, że:

1. Akceptuję wymóg wykonania przedmiotu zamówienia w terminie określonym w SIWZ.

2. Akceptuję warunki płatności oraz inne postanowienia umowy określone we wzorze umowy stanowiącym załącznik do SIWZ.

3. Udzielę gwarancji jakości na okres i na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik do SIWZ.

4. Wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług (w przypadku odpowiedzi TAK, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej powyżej ceny podatek od towarów i usług, który Zamawiający będzie miał obowiązek samodzielnie rozliczyć zgodnie z tymi przepisami):

□ NIE

□ TAK – należy wskazać nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do powstania obowiązku podatkowego oraz wskazać ich wartość bez kwoty podatku.

5. Oferta zawiera TAJEMNICĘ PRZEDSIĘBIORSTWA

□ NIE

□ TAK – na stronach od……do….. oferty zawarte są informacje zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zastrzegam, że nie mogą być one udostępniane. Uzasadnienie zastrzeżenia załączam do oferty.

(w razie braku wskazania Zamawiający uznaje, że Wykonawca nie zastrzega żadnych informacji)

6. Następujące części zamówienia……………………………………………….. zamierzam powierzyć do wykonania następującym podwykonawcom: ..................................................

(w razie braku wskazania, Zamawiający uznaje, że Wykonawca nie zamierza powierzyć żadnej części zamówienia podwykonawcy)

7. Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu (w przypadku gdy Wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia Wykonawca nie składa - Wykonawca powinien usunąć treść oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

8. Oświadczam że jestem przedsiębiorcą:

□ małym □ średnim □ dużym

...........................................................

(podpis Wykonawcy)

.............................., dnia ……………………………….

(miejscowość)

Załączniki:

1. ..............................................

2. ..............................................

3. .............................................. itd.

Załącznik nr 2 do SIWZ

Wzór oświadczenia Wykonawcy

Wykonawca:

………………………………………………………………………………………………………………

(pełna nazwa/firma, adres, w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG)

reprezentowany przez:

………………………………………………………………………………………………………………

(imię, nazwisko, stanowisko/podstawa do reprezentacji)

Oświadczenie Wykonawcy

DOTYCZĄCE SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

I BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA

składane na podstawie art. 25a ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.

Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej „ustawą”),

dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, na dzierżawę i serwis kserokopiarek, drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych do tego rodzaju urządzeń. (OK-III.272.9.2020)

1. Oświadczam, że samodzielnie spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w rozdziale V specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

…………………………………………

(podpis)

2. Oświadczam, że w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych przez zamawiającego w rozdziale V specyfikacji istotnych warunków zamówienia, polegam na zasobach następującego/ych podmiotu/ów…………………, w następującym zakresie: …………………………………………

(wskazać podmiot i określić odpowiedni zakres dla wskazanego podmiotu).

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

…………………………………………

(podpis)

3. Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12-23 ustawy.

…………….……. (miejscowość), dnia ………….……. r.

…………………………………………

(podpis)

4. Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art. …………. ustawy (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 24 ust. 1 pkt 13-14, 16-20 ustawy). Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 24 ust. 8 ustawy podjąłem następujące środki naprawcze: ………..…………………………………………

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.

…………………………………………

(podpis)

5. Oświadczam, że następujący/e podmiot/y, na którego/ych zasoby powołuję się w niniejszym postępowaniu, tj.: ………………………………….……………………… (podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG) nie podlega/ją wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.

…………………………………………

(podpis)

6. Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia Zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

…………….……. (miejscowość), dnia …………………. r.

…………………………………………

(podpis)

Załącznik nr 3 do SIWZ

Informacja o przynależności do grupy kapitałowej

(Pieczęć firmowa Wykonawcy)

Po zapoznaniu się z zamieszczoną przez Zamawiającego na stronie internetowej informacją, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych

oświadczam, że nie należę do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2019 r. poz. 369 z późn. zm.), jak Wykonawcy którzy złożyli odrębne oferty lub oferty częściowe w niniejszym postępowaniu.

………………………………………………..

(podpis Wykonawcy)

............................., dnia ……………………………….

(miejscowość)

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Po zapoznaniu się z zamieszczoną przez Zamawiającego na stronie internetowej informacją, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych

oświadczam, że należę do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2019 r. poz. 369 z późn. zm.), jak Wykonawcy którzy złożyli odrębne oferty lub oferty częściowe w niniejszym postępowaniu.

UWAGA: Wykonawca powinien wykazać, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w przeciwnym przypadku Zamawiający będzie zobowiązany do jego wykluczenia z udziału w postępowaniu.

………………………………………………..

(podpis Wykonawcy)

............................., dnia ……………………………….

(miejscowość)

Załącznik nr 4 do SIWZ

Wzór wykazu wykonanych usług/dostaw

(Pieczęć firmowa Wykonawcy)

WYKAZ WYKONANYCH USŁUG/dostaw

W celu wykazania spełniania warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej przedstawiam wykaz wykonanych usług/dostaw, zawierający:

zadanie nr 1

zadanie nr 2

zadanie nr 3

zadanie nr 4

zadanie nr 5

zadanie nr 1

Lp.

Przedmiot usługi

Podmiot na rzecz którego usługi zostały wykonane

Data wykonania usługi

zadanie nr 2

Lp.	Przedmiot usługi	Podmiot na rzecz którego usługi zostały wykonane	Data wykonania usługi	Wartość usługi w PLN brutto
1
2
3

zadanie nr 3 /zadanie nr 4

Lp.	Przedmiot usługi	Podmiot na rzecz którego usługi zostały wykonane	Data wykonania usługi	Wartość usługi w PLN brutto
1
2
3

zadanie nr 5

Lp.

Przedmiot dostawy

Podmiot na rzecz którego dostawy zostały wykonane

Data wykonania dostawy

Wartość dostawy w PLN brutto

Do wykazu załączam dowody określające, czy usługi/dostawy te zostały wykonane należycie.

……………………………………………

(podpis Wykonawcy)

............................., dnia ……………………………….

(miejscowość)

Załącznik nr 5 do SIWZ

Formularz cenowy

(zadania nr 1 – 4)

Zadanie nr 1

Lp.	Rodzaj zobowiązania	Abonament miesięczny za dwa urządzenia (PLN)	Ilość stron kopii przewidzianych do wykonania na dwóch urządzeniach w czasie trwania umowy (PLN)	Ilość miesięcy objętych umową	Cena brutto za 100 stron kopii/wydruków format A4 (PLN)	Wartość brutto: wers 1- kol.3 x kol.5, wers 2 i 3 – 1/100 x (kol.4 x kol.6) (PLN)	Stawka VAT %
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.
1	Dzierżawa urządzeń		X	12	X
2	Kopie monochromaty-czne	X	379.200	X
3	Kopie kolorowe	X	4.560	X
Cena ofertowa:

Sposób obliczenia ceny ofertowej:

Wers 1 - w kolumnie 3 należy wpisać abonament miesięczny za dwa urządzenia wielofunkcyjne, iloczyn kolumny 3 i 5 wpisujemy w kolumnie 7,
Wers 2 i 3 -

- w kolumnie 6 należy wpisać oferowane ceny w PLN brutto za 100 stron kopii/ wydruków formatu A4,

-w kolumnie 7 należy wpisać iloczyn 1/100 oraz wartości z kolumn 4 i 6,

3. Cena ofertowa (brutto) jest sumą wersów 1, 2, 3 w kolumnie 7. Cenę tę należy wstawić do Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ.

W kolumnie 8 należy wpisać procentowe stawki VAT.
Wszystkie wartości wpisane w formularzu mogą być wyrażone z dokładnością do co najwyżej dwóch miejsc po przecinku. W przypadku wartości wpisanych z dokładnością powyżej dwóch miejsc po przecinku, Zamawiający dokona zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku.

Zadanie nr 2

Lp.	Rodzaj kopii/wydruku	Ilość stron kopii /wydruków przewidzianych do wykonania na dwóch urządzeniach w czasie trwania umowy (szt.)	Cena brutto za 100 stron Kopii/wydruków format A4 (PLN)	Wartość brutto 1/100 x (kol.3 x kol.4) (PLN)	Stawka VAT %
1.	2.	3.	4.	5.	6.
1	Kopie/wydruki monochromaty-czne	650.880
2	Kopie/wydruki kolorowe	65.729
Cena ofertowa:

Sposób obliczenia ceny ofertowej:

W kolumnie 4 należy wpisać oferowane ceny w PLN brutto za 100 stron kopii/ wydruków formatu A4.
W kolumnie 5 należy wpisać iloczyn 1/100 oraz wartości z kolumn 3 i 4.
Cena ofertowa (brutto) jest sumą wersów 1 i 2 w kolumnie 5. Cenę tę należy wstawić do Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ.
W kolumnie 6 należy wpisać procentowe stawki VAT.

Wszystkie wartości wpisane w formularzu mogą być wyrażone z dokładnością do co najwyżej dwóch miejsc po przecinku. W przypadku wartości wpisanych z dokładnością powyżej dwóch miejsc po przecinku, Zamawiający dokona zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku.

Zadanie 3

Lp.	Rodzaj kopii/wydruku	Ilość stron kopii /wydruków przewidzianych do wykonania na dwóch urządzeniach w czasie trwania umowy (szt.)	Cena brutto za 100 stron Kopii/wydruków format A4 (PLN)	Wartość brutto 1/100 x (kol.3 x kol.4) (PLN)	Stawka VAT %
1.	2.	3.	4.	5.	6.
1	Kopie/wydruki monochromaty-czne	325.440
2	Kopie/wydruki kolorowe	32.864
Cena ofertowa:

Sposób obliczenia ceny ofertowej:

W kolumnie 4 należy wpisać oferowane ceny w PLN brutto za 100 stron kopii/ wydruków formatu A4.
W kolumnie 5 należy wpisać iloczyn 1/100 oraz wartości z kolumn 3 i 4.
Cena ofertowa (brutto) jest sumą wersów 1 i 2 w kolumnie 5. Cenę tę należy wstawić do Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ.
W kolumnie 6 należy wpisać procentowe stawki VAT.
Wszystkie wartości wpisane w formularzu mogą być wyrażone z dokładnością do co najwyżej dwóch miejsc po przecinku. W przypadku wartości wpisanych z dokładnością powyżej dwóch miejsc po przecinku, Zamawiający dokona zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku.

Zadanie 4

Lp.	Rodzaj kopii/wydruku	Ilość stron kopii /wydruków przewidzianych do wykonania na dwóch urządzeniach w czasie trwania umowy (szt.)	Cena brutto za 100 stron Kopii/wydruków format A4 (PLN)	Wartość brutto 1/100 x (kol.3 x kol.4) (PLN)	Stawka VAT %
1.	2.	3.	4.	5.	6.
1	Kopie/wydruki monochromaty-czne	216.960
2	Kopie/wydruki kolorowe	21.910
Cena ofertowa:

Sposób obliczenia ceny ofertowej:

W kolumnie 4 należy wpisać oferowane ceny w PLN brutto za 100 stron kopii/ wydruków formatu A4.
W kolumnie 5 należy wpisać iloczyn 1/100 oraz wartości z kolumn 3 i 4.
Cena ofertowa (brutto) jest sumą wersów 1 i 2 w kolumnie 5. Cenę tę należy wstawić do Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ.
W kolumnie 6 należy wpisać procentowe stawki VAT.
Wszystkie wartości wpisane w formularzu mogą być wyrażone z dokładnością do co najwyżej dwóch miejsc po przecinku. W przypadku wartości wpisanych z dokładnością powyżej dwóch miejsc po przecinku, Zamawiający dokona zaokrąglenia do dwóch miejsc po przecinku.

Załącznik nr 7 do SIWZ

Wzory umów

Zadanie nr 1

UMOWA Nr ………………...

zawarta w dniu ……………. 2020 r. w Białymstoku pomiędzy:

Skarbem Państwa - Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx, zwanym dalej Zamawiającym, którego reprezentuje:

Xxxx Xxxxxxxxxxxxx - Dyrektora Biura Obsługi Urzędu, działającą z upoważnienia Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

…………………………………………………………………………………………………..

zwanym dalej Wykonawcą,

W wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego OK-III.272.9.2020 przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości mniejszej, niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843), na dzierżawę i serwis kserokopiarek, drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych oraz dostawę materiałów eksploatacyjnych do tego rodzaju urządzeń, została zawarta umowa o następującej treści:

§ 1

Przedmiotem umowy jest dzierżawa oraz serwis urządzeń wielofunkcyjnych, zwanych dalej „urządzeniami” wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych do tych urządzeń, zwanych dalej „materiałami” (zadanie 1).
Termin obowiązywania umowy: 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy, nie wcześniej niż od 1 lipca 2020 r.
Urządzenia wielofunkcyjne będące przedmiotem dzierżawy powinny być fabrycznie nowe lub używane, w dobrym stanie technicznym, o stanie licznika kopii/wydruków monochromatycznych nie więcej niż 300.000 stron A4.
Szacunkowa łączna ilość stron kopii/wydruków formatu A4 do wykonania w okresie objętym umową wynosi:

kopie/wydruki monochromatyczne – 379.200 sztuk,
kopie/wydruki kolorowe – 4.560 sztuk.

§ 2

Wykonawca oświadcza, że posiada tytuł prawny uprawniający go do dysponowania urządzeniami na potrzeby niniejszej umowy.

§ 3

Z przekazania oraz zwrotu urządzeń zostanie spisany protokół, w którym podany będzie między innymi model i typ urządzeń oraz stan licznika wykonanych stron kopii/wydruków,
z podziałem na monochromatyczne i kolorowe.

§ 4

Ilość urządzeń przewidzianych do dzierżawy w czasie trwania umowy: 2 sztuki.
Miejsca użytkowania dzierżawionych urządzeń:

- Wydział Infrastruktury - Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, ul Mickiewicza 3,

- Wydział Nieruchomości i Geodezji – Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, xx Xxxxxxxxxxx 0.

3. Na wniosek Zamawiającego, Wykonawca dokona przeniesienia urządzenia w inne wskazane przez Zamawiającego miejsce.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo dzierżawy od Wykonawcy maksimum dwóch dodatkowych urządzeń wielofunkcyjnych w czasie trwania umowy, o parametrach technicznych i na warunkach przewidzianych niniejszą umową.

§ 5

Urządzenia powinny spełniać następujące, minimalne parametry techniczne:

	Urządzenie wielofunkcyjne ( drukarka, kopiarka, skaner, fax) działające w technologii laserowej
	Prędkość druku/ kopiowania w czerni: minimum 36 kopii A4 i 17 kopii A3/min.
	Prędkość druku/ kopiowania w kolorze: minimum 36 kopii A4 i 17 kopii A3/min.
	Prędkość drukowania w dupleksie A4: w czerni- 36 kopii/min, w kolorze- 25 kopii/min
	Czas pierwszej kopii/ wydruk w czerni: maksymalnie 5 sek., w kolorze: maksymalnie 8 sek.,
	Czas nagrzewania: maksymalnie 20 sek.,
	Rozdzielczość kopiowania minimum 600x600dpi
	Formaty plików ze skanera: TIFF, JPG, PDF
	Miejsce docelowe skanowania: 2100 (pojedyncze i grupowe), obsługa LDAP,
	Pamięć RAM min 2 GB
	Dysk twardy o pojemności minimum 250 GB,
	2 kasety, w tym jedna z możliwością podawania papieru do formatu A4 o pojemności 500 arkuszy oraz druga kaseta z możliwością podawania papieru do formatu A3 o pojemności 500 arkuszy,
	Interfejsy wbudowane: USB 2.0, Ethernet 10/100/1000 Base- T
	Język opisu strony PCL 6 , PCL 5
	Obsługiwane systemy operacyjne: Windows 7 32/64, Windows 10 32/64
	Finiszer zszywający w różnych miejscach na minimum 50 arkuszy,
	Automatyczny podajnik dokumentów z odwracaniem (RADF) na minimum 100 oryginałów o gramaturze 80 g/m2
	Automatyczny druk dwustronny (duplex) obsługujący format A5- A3 oraz gramaturę minimum 70-160 g/m2
	Podajnik ręczny na minimum 100 oryginałów obsługujący format A6- A3+ o gramaturze 64-300 g/m2 obsługujący baner do szerokości min. 297mm długości min. 1200mm,
	Obciążenie miesięczne kopii/ wydruków: 20 000 stron
	Maksymalne obciążenie miesięczne kopii/wydruków do 175 000 stron
	Toner polimeryzowany
	Prędkość skanowania koloru i mono min. 50 str./min.
	Szafka pod urządzenie w zestawie
	Moduł szyfrowania dysku w standardzie
	Moduł bezpiecznego nadpisywania danych
	Moduł faxu analogowego Super G3
	Obsługa papieru z kaset o gramaturze 60-256 g/m2
	Wbudowana platforma programistyczna JAVA
	Indywidualne profile skanowania użytkowników – możliwość zapisania w profilu danych skanowania : rozdzielczość, format wyjściowy pliku, typ – kolor lub czarnobiały skan
	Wbudowany w urządzenie mechanizm ograniczający ilość wydruków według grup/użytkowników – z rozróżnieniem wydruków kolorowych i wydruków ogółem
	Możliwość drukowania w czerni w przypadku wyczerpania kolorowych tonerów
	Zintegrowany lub dołączony jako akcesorium czytnik kart RF obsługujący karty typu ASK_Prox Unique EM 125 kHZ oraz GE ATS1475 HiTag2 W przypadku dołączenia czytnika zostanie on umieszczony w przeznaczonym do tego miejscu w urządzeniu. Nie dopuszcza się rozwiązań polegających na umieszczeniu czytnika poprzez umocowanie na zewnątrz urządzenia.
	Kompatybilność z systemem Q-Vision posiadanym przez Zamawiającego, bez dodatkowych przystawek (wgrane odpowiednie oprogramowanie).

§ 6

Serwis obejmuje przeglądy, konserwacje oraz naprawy urządzeń wraz z wymianą materiałów, podzespołów i części, gdy zajdzie taka potrzeba.
Wykonawca dostarczy instrukcję użytkowania urządzeń.

§ 7

W przypadku awarii urządzeń podjęcie czynności w celu usunięcia awarii musi nastąpić do 2 godzin, licząc od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego (czas reakcji). Zgłoszenia awarii będą dokonywane (telefonicznie lub mailem) w dni robocze,
w godzinach od 7:30 do 15:30 (w poniedziałki od 8:00 do 16:00).
Usunięcie awarii powinno nastąpić w czasie nie dłuższym niż 24 godziny, z wyłączeniem dni wolnych od pracy, od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego (czas naprawy).
Jeżeli czas naprawy okaże się dłuższy niż 24 godziny, Wykonawca na czas naprawy nieodpłatnie dostarczy urządzenie zastępcze o nie gorszych parametrach technicznych.

§ 8

Dostawy materiałów eksploatacyjnych będą realizowane przez Wykonawcę w dni robocze w godz. 8:00-15:00, od poniedziałku do piątku, w terminie do …….. godzin roboczych, licząc od złożenia zamówienia (telefonicznie lub mailem). Godziny robocze to godziny pomiędzy 8.00 a 15.00, od poniedziałku do piątku.
Materiały muszą zapewniać wydruki odpowiedniej jakości (Zamawiający w szczególności nie dopuszcza wydruku bladego, nieczytelnego, nietrwałego, brudzenia papieru).
Wykonawca zapewni materiały, które posiadają wymagane prawem atesty bezpieczeństwa i certyfikaty, oznakowanie CE zgodne z dyrektywami Unii Europejskiej oraz certyfikat badania rakotwórczości tonerów.
W ramach zamówienia Wykonawca odbierał będzie także opakowania po materiałach oraz zużyte części, podzespoły wraz z opakowaniami.

§ 9

Wykonawca zapewnia, że w urządzenia, systemy ani żadne inne produkty dostarczone przez Wykonawcę nie będą wbudowane jakiekolwiek mechanizmy lub urządzenia umożliwiające automatyczne przekazywanie, bez zgody Zamawiającego, jakichkolwiek danych poza infrastrukturę informatyczną Zamawiającego oraz że urządzenia, systemy i inne produkty będą wolne od szkodliwego oprogramowania, w tym wirusów, koni trojańskich czy oprogramowania szpiegowskiego.

§ 10

W przypadku awarii nośnika pamięci wykorzystywanego przez urządzenia wielofunkcyjne, tj. dyski twarde, SSD, pamięć flash, będzie on wymieniony przez Wykonawcę na nowy.
W przypadku zabrania urządzenia przez Wykonawcę do naprawy oraz po zakończeniu dzierżawy Wykonawca zobowiązany jest, pod nadzorem Zamawiającego,
w jego siedzibie do wymontowania wszystkich nośników pamięci z urządzeń, za wyjątkiem kości pamięci XXX oraz przekazania ich Zamawiającemu.
Po zakończeniu obowiązywania umowy Zamawiający przejmuje na własność wszystkie nośniki pamięci. Nośniki uszkodzone, o których mowa w ust. 1 Zamawiający przejmuje na własność po ich wymontowaniu z urządzenia.

§ 11

Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy oraz nieudostępniania osobom trzecim żadnych informacji i danych, uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy, bez pisemnej zgody Zamawiającego.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 trwa zarówno w czasie obowiązywania umowy, jak i po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.

§ 12

W przypadku, gdy w trakcie realizacji umowy przetwarzane będą dane osobowe, Wykonawca zobowiązany jest do stosowania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Europy 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innych przepisów prawa w tym zakresie.

§ 13

Osoby do kontaktów roboczych wynikających z zawarcia umowy:

ze strony Wykonawcy: ……………………………………………………………
ze strony Zamawiającego:

a) Xxxxxx Xxxxxxxxxxx – w sprawach rozliczeń i faktur, e-mail: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.xxx.xx, tel. 00 0000 000,

b) Xxxxxx Xxxxxxx – w sprawach serwisowych, e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.xxx.xx, tel. 00 0000 000.

§ 14

Orientacyjne wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie całości przedmiotu umowy wynosi: ……………….PLN brutto (słownie: ………………..…………………...
Po stronie Zamawiającego (zgodnie z ofertą) nie powstał obowiązek podatkowy /

powstał obowiązek podatkowy od wartości ………..

Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 2 obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy.
Wynagrodzenie określone w ust. 1 ma charakter orientacyjny. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy będzie wynikać z realizacji umowy według bieżących potrzeb Zamawiającego.
Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy będzie wypłacane comiesięcznie z dołu i będzie obejmowało:

abonament miesięczny za dzierżawę urządzenia w wysokości ………….. PLN, (słownie: ……………………………………..) brutto;
opłatę za wykonaną ilość określonego rodzaju kopii/wydruków (iloczyn ceny za 100 stron kopii/wydruku i 1/100 ilości wykonanych kopii/wydruków w miesiącu), w oparciu o następujące ceny:

a) cena za wykonanie 100 kopii/ wydruków monochromatycznych A4 ……………PLN (słownie: ……………………………………..) brutto,

b) cena za wykonanie 100 kopii/ wydruków kolorowych A4 ……………PLN (słownie: ……………………………………..) brutto.

Kopie/wydruki o innych formatach niż A4 będą przeliczne na format A4, w następujący sposób: 1 format A3 odpowiada 2 formatom A4, każdy format mniejszy od A4 odpowiada formatowi A4.
Wynagrodzenie zawiera wszelkie koszty związane z realizacją umowy, w tym podatek VAT.
Podstawą comiesięcznego wystawienia faktury VAT, przez Wykonawcę, będzie protokół z dokonanego odczytu stanu liczników, ilości oraz rodzaju wykonanych kopii, potwierdzony przez przedstawiciela Zamawiającego, dostarczony razem z fakturą.
Wartość zamówienia określona w ust. 1 może ulec zmianie, zależnie od faktycznej ilości i rodzaju wykonanych kopii/wydruków. Ilości faktycznie wykonanych kopii/wydruków mogą być inne (większe lub mniejsze) niż ilości szacunkowe, w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. W przypadku wykonania mniejszej, niż szacunkowa ilości kopii/wydruków, Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia finansowe. W przypadku wykonania większej, niż szacunkowa ilości kopii/wydruków Zamawiający zapłaci za nie opłatę wyliczoną w sposób określony w niniejszym paragrafie.
Ceny jednostkowe podane w ust. 5 nie mogą ulec zmianie przez cały okres obowiązywania umowy.
Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia określonego w niniejszym paragrafie.
Comiesięczne wynagrodzenie będzie uiszczane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr ……………………………………….. w terminie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Za datę dokonania płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.

§ 15

Wykonawca dokonujący sprzedaży towarów czy usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.), spełniający pozostałe warunki do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności będzie miał obowiązek na fakturze dokumentującej daną czynność wpisać adnotację "mechanizm podzielonej płatności" oraz wskazać symbol PKWiU przy pozycji dotyczącej towaru lub usługi z załącznika nr 15. Wykonawca będzie miał możliwość jej poprawienia poprzez wystawianie faktury korygującej. W przypadku otrzymania faktury bez tego oznaczenia Zamawiający będzie mógł błąd ten naprawić wystawiając notę korygującą.
Wykonawca oświadcza, że numer rachunku rozliczeniowego wskazany we wszystkich fakturach, które będą wystawione w jego imieniu, jest rachunkiem dla którego zgodnie z Rozdziałem 3a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 2357 z póżn. zm.) prowadzony jest rachunek VAT.
Zamawiający oświadcza, że będzie realizować płatności za faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności tzw. split payment. Zapłatę w tym systemie uznaje się za dokonanie płatności w terminie ustalonym w umowie.
Podzieloną płatność tzw. split payment stosuje się wyłącznie przy płatnościach bezgotówkowych, realizowanych za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty dla czynnych podatników VAT. Mechanizm podzielonej płatności nie będzie wykorzystywany do zapłaty za czynności lub zdarzenia pozostające poza zakresem VAT (np. zapłata odszkodowania), a także za świadczenia zwolnione z VAT, opodatkowane stawką 0% lub objęte odwrotnym obciążeniem.
Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego płatności w systemie podzielonej płatności tzw. split payment.

§ 16

1. Zamawiający wymaga by Wykonawca wykazał się zatrudnieniem na podstawie umowy
o pracę, przy realizacji umowy osób wykonujących czynności serwisu.

2. W trakcie realizacji przedmiotu umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę wymogu zapisanego w ust. 1.

3. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów
i dokonywania ich oceny;

2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów;

3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.

4. W trakcie realizacji przedmiotu umowy na każde wezwanie Zamawiającego
w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudniania na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę osób wskazanych w ust. 1:

1) oświadczenie Wykonawcy o zatrudnianiu na podstawie umowy o pracę osób/osoby wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy i/lub podwykonawcy;

Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;

3) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;

4) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników.

Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji.

5. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudniania na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę wymogu zatrudniania na podstawie umowy o pracę osoby/osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności.

6. W przypadku powzięcia przez Zamawiającego wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.

7. W przypadku nieprzedstawienia Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w ust. 4 Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 50,00 PLN za każdy dzień zwłoki.

Niezależnie od kary, o której mowa w ust. 7 w przypadku niezatrudnienia osoby, o których mowa w ust. 1, na podstawie umowy o pracę, Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości iloczynu 1/30 obowiązującej kwoty minimalnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę, określonego zgodnie z ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2018 r. poz.2177 z późn. zm.) oraz ilości dni, w których Wykonawca nie zatrudniał tej osoby.

§ 17

Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 000,00 PLN w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca oraz w przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn leżących po jego stronie.
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną przypadku:

zwłoki w wykonaniu czynności, o której mowa w § 7 ust. 2 - w wysokości 100,00 PLN za każdą godzinę zwłoki;
zwłoki w wykonaniu czynności, o której mowa w § 8 ust. 1 - w wysokości 100,00 PLN za każdą godzinę zwłoki.

Wykonawca nie zostanie obciążony karą, o której mowa w ust. 2 pkt 1, w przypadku dostarczenia urządzenia, o którym mowa w § 7 ust. 3, przed upływem 24 godzin od zgłoszenia awarii.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania, gdy wysokość poniesionej szkody przewyższa wysokość kar umownych.

§ 18

Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach:

wszczęcia likwidacji Wykonawcy;
pomimo uprzedniego monitu ze strony Zamawiającego, Wykonawca w rażący sposób zaniedbuje zobowiązania umowne.

Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o spełnieniu przesłanek, o których mowa w ust. 1.

§ 19

Wszelkie zmiany umowy wymagają, pod rygorem nieważności, formy pisemnej.
Dopuszcza się zmiany określonych w umowie nazw i adresów jeśli będą one wynikać
ze zmian organizacyjnych w strukturze Zamawiającego lub Wykonawcy bez konieczności wprowadzania tych zmian aneksem. W takim przypadku każda ze Stron zobowiązuje się do niezwłocznego, pisemnego powiadomienia drugiej Strony.
W sprawach nieuregulowanych w umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego i Prawa zamówień publicznych.

4. We wszystkich kwestiach spornych, które mogą powstać w związku z umową właściwy do ich rozstrzygnięcia będzie sąd powszechny w Białymstoku.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY:

Zadanie nr 2

UMOWA Nr …………………

zawarta w dniu ……………. 2020 r. w Białymstoku pomiędzy:

Skarbem Państwa - Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx, zwanym dalej Zamawiającym, którego reprezentuje:

Xxxx Xxxxxxxxxxxxx - Dyrektora Biura Obsługi Urzędu, działającą z upoważnienia Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

…………………………………………………………………………………………………..

zwanym dalej Wykonawcą,

§ 1

Przedmiotem umowy jest serwis urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta oraz Develop zwanych dalej „urządzeniami” wraz dostawą materiałów eksploatacyjnych do tych urządzeń, zwanych dalej „materiałami” (zadanie 2).
Termin obowiązywania umowy: 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy, nie wcześniej niż od 1 lipca 2020 r.
Urządzenia użytkowane są w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku, w Delegaturze Urzędu w Łomży oraz w Archiwum Urzędu w Łomży.
W załączniku do umowy wskazano miejsce użytkowania urządzeń, model urządzenia, ilość urządzeń i rok ich zakupu.
Zamawiający zastrzega sobie prawo wyłączenia w każdym czasie każdego z urządzeń z eksploatacji, tj. wyłączenia urządzenia z zakresu umowy. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji urządzeń w ramach swojej struktury organizacyjnej. Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę o dokonanym wyłączeniu z eksploatacji lub zmianie lokalizacji urządzenia.
Szacunkowa łączna ilość stron kopii/wydruków formatu A4 do wykonania w okresie objętym umową wynosi:

kopie/wydruki monochromatyczne – 650.880 sztuk;
kopie/wydruki kolorowe – 65.729 sztuk.

§ 2

Wykonawca oświadcza, iż posiada doświadczenie w zakresie serwisowania i dostawy materiałów do urządzeń Konica Minolta oraz Develop.
Wykonawca, zobowiązuje się do tego, by pracownicy, którzy bezpośrednio zajmować będą się serwisowaniem urządzeń Konica Minolta C364, C368 i C458 posiadali certyfikat producenta na podane modele urządzeń. Każdorazowo przed przystąpieniem do czynności serwisowych, pracownik Wykonawcy będzie zobowiązany okazać certyfikat.
W przypadku utraty gwarancji jakości na urządzenia nią objęte, spowodowanej działaniami Wykonawcy (wykonywaniem czynności serwisowych lub materiałami eksploatacyjnymi), przejmuje on obowiązki gwaranta wynikające z utraconej jego działaniami gwarancji jakości na okres objęty pierwotną gwarancją.

§ 3

Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia, jednak nie później niż w terminie 7 dni od podpisania umowy, Wykonawca sporządzi protokół potwierdzony przez przedstawiciela Zamawiającego, w którym zamieści między innymi początkowe stany liczników, ilości i rodzaju kopii/wydruków.

§ 4

W zakres usług serwisowych zalicza się wszystkie niezbędne prace związane
z utrzymaniem urządzeń w stanie technicznym umożliwiającym ich prawidłową eksploatację, tj.:

1) przeglądy okresowe;

2) konserwacje;

3) naprawy wraz z dostawą części zamiennych i podzespołów;

4) dostawy oraz wymianę materiałów;

5) wykonywanie ocen stanu technicznego urządzeń.

2. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania równolegle z konserwacją, przeglądów, mających na celu wykrywanie i usuwanie na bieżąco wszelakich nieprawidłowości
i uszkodzeń występujących w procesie użytkowania urządzeń oraz zapobiegania powstaniu awarii. Wszystkie stwierdzane nieprawidłowości i uszkodzenia należy zgłaszać Zamawiającemu.

3. Konserwację należy wykonywać z taką częstotliwością, która zapewni sprawne funkcjonowanie urządzeń w tracie trwania umowy, uwzględniając jednocześnie zalecenia producentów urządzeń, dotyczące zakresu i częstotliwości, podane w dokumentacjach technicznych oraz zachowując przepisy bhp i ppoż.

4. Konserwacja każdego urządzenia będzie wykonana dwukrotnie: nie później niż w ciągu miesiąca od zawarcia umowy oraz przed końcem okresu obowiązywania umowy. Druga konserwacja zostanie przeprowadzona w terminie wskazanym przez Zamawiającego, z co najmniej siedmiodniowym wyprzedzeniem.

5. Konserwacja ma obejmować co najmniej następujące czynności:

demontaż sekcji wywołującej;
demontaż sekcji głównej lądownika;
demontaż zespołu czyszczącego;
demontaż filarów;
demontaż sekcji przenoszenia i oddzielania;
czyszczenie wnętrza odkurzaczem ( usunięcie pyłów papieru, tonera oraz kurzu);
czyszczenie zespołu czyszczącego bębna;
czyszczenie zespołu optyki;
czyszczenie kaset papieru;
czyszczenie filtrów;
czyszczenie dróg transportu papieru;
czyszczenie napędu głównego;
czyszczenie sekcji grzewczej;
czyszczenie sekcji pobierania papieru;
montaż poszczególnych zespołów sekcji oraz obudów (dotyczy elementów wyszczególnionych w pkt 1 - 7);
sprawdzenie działania urządzeń po konserwacji;
regulacja jakości kopii;
regulacja ekspozycji;
regulacja dozowania tonera;
wymiana materiałów eksploatacyjnych zgodnie z zaleceniami producenta.

§ 5

Naprawy urządzeń Wykonawca dokonuje łącznie z ewentualną dostawą fabrycznie nowych części oraz podzespołów dopuszczonych przez producenta, z ich wymianą,
w miejsce uszkodzonych lub zużytych.
W przypadku zabrania urządzenia przez Wykonawcę do naprawy Wykonawca zobowiązany jest, pod nadzorem Zamawiającego, w jego siedzibie do wymontowania wszystkich nośników pamięci z urządzeń, za wyjątkiem kości pamięci XXX oraz przekazania ich Zamawiającemu.
W przypadku stwierdzenia przez serwisanta braku możliwości naprawy urządzenia Wykonawca wystawi dokument oceny stanu technicznego urządzenia, w którym stwierdzi przyczyny braku możliwości naprawy oraz konieczność wycofania
z eksploatacji.
W przypadku awarii nośników pamięci zainstalowanych w urządzeniach, tj. dyski twarde, SSD, pamięć flash, będzie on wymieniony przez Wykonawcę na nowy. Uszkodzony nośnik pamięci pozostanie u Zamawiającego. Wykonawca pokrywa koszty zakupu i wymiany nowych nośników pamięci.

§ 6

W przypadku awarii urządzeń podjęcie czynności w celu usunięcia awarii musi nastąpić do 2 godzin, licząc od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego (czas reakcji). Zgłoszenia awarii będą dokonywane (telefonicznie lub mailem) w dni robocze, w godzinach od 7:30 do 15:30 (w poniedziałki od 8:00 do 16:00).
Usunięcie awarii powinno nastąpić w czasie nie dłuższym niż 24 godziny, z wyłączeniem dni wolnych od pracy, od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego (czas naprawy).
Jeżeli czas naprawy okaże się dłuższy niż 24 godziny, Wykonawca na czas naprawy nieodpłatnie dostarczy urządzenie zastępcze o nie gorszych parametrach technicznych.
W przypadku zapewnienia na czas naprawy urządzenia zastępczego, zainstalowane w nim nośniki pamięci przechodzą na własność Zamawiającego, w związku z tym w przypadku zwrotu urządzenia zastępczego, Wykonawca zobowiązany jest wymontować nośniki pamięci i przekazać je nieodpłatnie Zamawiającemu. Zamawiający dopuszcza, na czas naprawy, przeniesienie nośnika pamięci z urządzenia uszkodzonego do urządzenia zastępczego.
Wymagania, o których mowa w ust. 4 nie dotyczą pamięci RAM.

§ 7

§ 8

Dostawy materiałów eksploatacyjnych będą realizowane przez Wykonawcę w dni robocze w godz. 8:00-15:00, do ……. godzin roboczych, licząc od daty złożenia zamówienia (telefonicznie lub mailem).
Dostarczane przez Wykonawcę materiały do urządzeń powinny być fabrycznie nowe.
Pod pojęciem „fabrycznie nowe materiały” Zamawiający rozumie materiały w 100% nowe czyli nieregenerowane, nierefilowane, ani nierefabrykowane.
Materiały muszą zapewniać wydruki odpowiedniej jakości (Zamawiający w szczególności nie dopuszcza wydruku bladego, nieczytelnego, nietrwałego, brudzenia papieru).
Wykonawca zapewni materiały, które posiadają wymagane prawem atesty bezpieczeństwa i certyfikaty, oznakowanie CE zgodne z dyrektywami Unii Europejskiej oraz certyfikat badania rakotwórczości tonerów.
Zamawiający nie dopuszcza zaoferowania materiałów, których proces wytwarzania ogranicza się do czynności napełnienia, uzupełnienia samego wkładu danego materiału (proszku, tuszu itp.) i wymiany zużytych elementów mechanicznych na nowe.
W ramach przedmiotu umowy Wykonawca odbierał będzie opakowania po materiałach eksploatacyjnych oraz zużyte części, podzespoły z ich opakowaniami.

§ 9

1. Zamawiający wymaga by Wykonawca wykazał się zatrudnieniem na podstawie umowy
o pracę, przy realizacji umowy osób wykonujących czynności serwisu.

2. W trakcie realizacji przedmiotu umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę wymogu zapisanego w ust. 1.

3. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów
i dokonywania ich oceny;

2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów;

3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.

Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;

Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji.

7. W przypadku nieprzedstawienia Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w ust.4 Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 50,00 PLN za każdy dzień zwłoki.

Niezależnie od kary, o której mowa w ust. 7 w przypadku niezatrudnienia osoby, o których mowa w ust. 1, na podstawie umowy o pracę, Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości iloczynu 1/30 obowiązującej kwoty minimalnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę, określonego zgodnie z ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2018 r. poz.2177 z późn. zm.) oraz ilości dni, w których Wykonawca nie zatrudniał tej osoby.

§ 10

Orientacyjne wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie całości przedmiotu umowy wynosi: ……………….PLN brutto (słownie: ………………..…………………..).
Po stronie Zamawiającego (zgodnie z ofertą) nie powstał obowiązek podatkowy /

powstał obowiązek podatkowy od wartości ………..

Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 2 obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy.
Wynagrodzenie określone w ust. 1 ma charakter orientacyjny. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy będzie wynikać z realizacji umowy według bieżących potrzeb Zamawiającego.
Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy będzie wypłacane comiesięcznie z dołu i będzie stanowiło opłatę za wykonaną ilość określonego rodzaju kopii/wydruków (iloczyn ceny za 100 stron kopii/wydruków i 1/100 ilości wykonanych kopii/ wydruków w miesiącu) w oparciu o następujące ceny:

1) cena za wykonanie 100 kopii/ wydruków monochromatycznych A4 ……………PLN (słownie: ……………………………………..) brutto;

2) cena za wykonanie 100 kopii/ wydruków kolorowych A4 ……………PLN, (słownie: ……………………………………..) brutto.

Kopie/wydruki o innym formacie niż A4 będą przeliczane na format A4, w następujący sposób: 1 format A3 odpowiada 2 formatom A4, każdy format mniejszy od A4 odpowiada formatowi A4.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 zawiera wszelkie koszty związane
z realizacją umowy (w szczególności dojazdy, transport, serwis, wymianę części/podzespołów na nowe, dostawę materiałów).
Podstawą comiesięcznego wystawienia faktury VAT, przez Wykonawcę, będzie protokół z dokonanego odczytu stanu licznika, ilości oraz rodzaju wykonanych kopii/wydruków, potwierdzony przez przedstawiciela Zamawiającego, dostarczony razem z fakturą.
Wartość zamówienia określona w ust. 1 może ulec zmianie, zależnie od faktycznej ilości i rodzaju wykonanych kopii/wydruków. Ilości faktycznie wykonanych kopii/wydruków mogą być inne (większe lub mniejsze) niż ilości szacunkowe, w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. W przypadku wykonania mniejszej, niż szacunkowa ilości kopii/wydruków Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia finansowe. W przypadku zamówienia większej, niż szacunkowa ilości kopii/wydruków Zamawiający zapłaci za nie opłatę wyliczoną w sposób określony w niniejszym paragrafie.
Ceny jednostkowe podane w ust. 2 nie mogą ulec zmianie przez cały okres obowiązywania umowy.
Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia określonego w niniejszym paragrafie.
Comiesięczne wynagrodzenie będzie uiszczane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr ……………………………………….. w terminie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Za datę dokonania płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.

§ 11

Wykonawca dokonujący sprzedaży towarów czy usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z póżn. zm.), spełniający pozostałe warunki do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności będzie miał obowiązek na fakturze dokumentującej daną czynność wpisać adnotację "mechanizm podzielonej płatności" oraz wskazać symbol PKWiU przy pozycji dotyczącej towaru lub usługi z załącznika nr 15. Wykonawca będzie miał możliwość jej poprawienia poprzez wystawianie faktury korygującej. W przypadku otrzymania faktury bez tego oznaczenia Zamawiający będzie mógł błąd ten naprawić wystawiając notę korygującą.
Wykonawca oświadcza, że numer rachunku rozliczeniowego wskazany we wszystkich fakturach, które będą wystawione w jego imieniu, jest rachunkiem dla którego zgodnie z Rozdziałem 3a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 2357 z późn. zm.) prowadzony jest rachunek VAT.
Zamawiający oświadcza, że będzie realizować płatności za faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności tzw. split payment. Zapłatę w tym systemie uznaje się za dokonanie płatności w terminie ustalonym w umowie.
Podzieloną płatność tzw. split payment stosuje się wyłącznie przy płatnościach bezgotówkowych, realizowanych za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty dla czynnych podatników VAT. Mechanizm podzielonej płatności nie będzie wykorzystywany do zapłaty za czynności lub zdarzenia pozostające poza zakresem VAT (np. zapłata odszkodowania), a także za świadczenia zwolnione z VAT, opodatkowane stawką 0% lub objęte odwrotnym obciążeniem.
Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego płatności w systemie podzielonej płatności tzw. split payment.

§ 12

Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach:

wszczęcia likwidacji Wykonawcy;
pomimo uprzedniego monitu ze strony Zamawiającego, Wykonawca w rażący sposób zaniedbuje zobowiązania umowne.

Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o spełnieniu przesłanek, o których mowa w ust. 3.

§ 13

Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 000,00 PLN
w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca oraz w przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn leżących po jego stronie.
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną przypadku:

zwłoki w wykonaniu czynności, o której mowa w § 6 ust. 2 - w wysokości 100,00 PLN za każdą godzinę zwłoki;
zwłoki w wykonaniu czynności, o której mowa w § 8 ust. 1 - w wysokości 100,00 PLN za każdą godzinę zwłoki;
zwłoki w wykonaniu czynności, o której mowa w § 4 ust. 4 - w wysokości 100,00 PLN za każdy dzień zwłoki.

Wykonawca nie zostanie obciążony karą, o której mowa w ust. 2 pkt 1, w przypadku dostarczenia urządzenia, o którym mowa w § 6 ust. 3, przed upływem 24 godzin od zgłoszenia awarii.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania, gdy wysokość poniesionej szkody przewyższa wysokość kar umownych.

§ 14

Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy oraz nieudostępniania osobom trzecim żadnych informacji i danych, uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy, bez pisemnej zgody Zamawiającego.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, trwa zarówno w czasie obowiązywania umowy, jak i po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.

§ 15

§ 16

Osoby do kontaktów roboczych wynikających z zawarcia umowy:

1) ze strony Wykonawcy: ……………………………………………………………

2) ze strony Zamawiającego:

a) Xxxxxx Xxxxxxxxxxx – w sprawach rozliczeń i faktur, e-mail:xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.xxx.xx, tel. 00 0000 000,

b) Xxxxxx Xxxxxxx – w sprawach serwisowych, e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.xxx.xx, tel. 00 0000 000.

§ 17

Wszelkie zmiany umowy wymagają, pod rygorem nieważności, formy pisemnej.
Dopuszcza się zmiany określonych w umowie nazw i adresów jeśli będą one wynikać
ze zmian organizacyjnych w strukturze Zamawiającego lub Wykonawcy bez konieczności wprowadzania tych zmian aneksem. W takim przypadku każda ze Stron zobowiązuje się do niezwłocznego, pisemnego powiadomienia drugiej Strony.
W sprawach nieuregulowanych w umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego i Prawa zamówień publicznych.

4. We wszystkich kwestiach spornych, które mogą powstać w związku z umową właściwy do ich rozstrzygnięcia będzie sąd powszechny w Białymstoku.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY:

Zadanie nr 2

Załącznik do umowy

Wykaz lokalizacji urządzeń Konica Minolta i Develop

Lp.	Model kopiarki	Ilość sztuk	Rok zakupu	Miejsce użytkowania
1	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - pok. 11
2	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Białystok, xx. Xxxx 0 - xxx. 000
3	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - pok. 49
4	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - xxx. 000
5	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - korytarz I piętro
6	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - xxx. 000
7	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - xxx. 000
8	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Xxxxxx X 000	0	0000	Xxxxxxxxxx Urzędu w Łomży, xx. Xxxx 0 - xxx. 00
9	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - xxx. 000
10	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - xxx. 000
11	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - xxx. 000
12	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - xxx. 000
13	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 364	1	2013	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - BIRST korytarz
14	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta Bizhub C 368	1	2015	Archiwum w Łomży, xx. Xxxxxxxx 0 X
00	Xxxxxx Xxxxxxx Bizhub 751	1	2010	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - powielarnia
16	Urządzenie Wielofunkcyjne Konica Minolta C 458	1	2016	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - piętro III kuchenka Wydz. FB
17	Develop ineo 210	1	2005	Xxxxxxxxx, xx. Xxxx 0
18	Develop ineo 210	1	2005	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - xxx. 000
19	Develop 2550 iD	1	2005	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - xxx. 000

Zadanie nr 3

UMOWA Nr ………………

zawarta w dniu ……………. 2020 r. w Białymstoku pomiędzy:

Skarbem Państwa - Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx, zwanym dalej Zamawiającym, którego reprezentuje:

Xxxx Xxxxxxxxxxxxx - Dyrektora Biura Obsługi Urzędu, działającą z upoważnienia Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

…………………………………………………………………………………………………..

zwanym dalej Wykonawcą,

§ 1

Przedmiotem umowy jest serwis urządzeń wielofunkcyjnych Xerox zwanych dalej „urządzeniami” wraz dostawą materiałów eksploatacyjnych do tych urządzeń, zwanych dalej „materiałami” (zadanie 3).
Termin obowiązywania umowy: 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy, nie wcześniej niż od 1 lipca 2020 r.
Urządzenia użytkowane są w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku oraz w Delegaturze Urzędu w Suwałkach.
W załączniku do umowy wskazano miejsce użytkowania urządzeń, model urządzenia, ilość urządzeń i rok ich zakupu.
Zamawiający zastrzega sobie prawo wyłączenia w każdym czasie każdego z urządzeń z eksploatacji, tj. wyłączenia urządzenia z zakresu umowy. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji urządzeń w ramach swojej struktury organizacyjnej. Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę o dokonanym wyłączeniu z eksploatacji lub zmianie lokalizacji urządzenia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo objęcia umową innych urządzeń, niż wymienione w załączniku do umowy, w ilości nie większej niż 3 sztuki.
Szacunkowa łączna ilość stron kopii/wydruków formatu A4 do wykonania w okresie objętym umową wynosi:

kopie/wydruki monochromatyczne – 325.440 sztuk;
kopie/wydruki kolorowe – 32.864 sztuk.

§ 2

Wykonawca oświadcza iż posiada doświadczenie w zakresie serwisowania i dostawy materiałów do urządzeń Xerox.
Wykonawca, zobowiązuje się do tego, by pracownicy, którzy bezpośrednio zajmować będą się serwisowaniem urządzeń Xerox 7030 posiadali certyfikat producenta na podany model urządzenia. Każdorazowo przed przystąpieniem do czynności serwisowych, pracownik Wykonawcy będzie zobowiązany okazać certyfikat.
W przypadku utraty gwarancji jakości na urządzenia nią objęte, spowodowanej działaniami Wykonawcy (wykonywaniem czynności serwisowych lub materiałami eksploatacyjnymi), przejmuje on obowiązki gwaranta wynikające z utraconej jego działaniami gwarancji jakości, na okres objęty pierwotną gwarancją.

§ 3

Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia jednak nie później niż w terminie 7 dni od podpisania umowy, Wykonawca sporządzi protokół potwierdzony przez przedstawiciela Zamawiającego, w którym zamieści między innymi początkowe stany liczników, ilości i rodzaju kopii/wydruków.

§ 4

W zakres usług serwisowych zalicza się wszystkie niezbędne prace związane
z utrzymaniem urządzeń w stanie technicznym umożliwiającym ich prawidłową eksploatację, tj.:

1) przeglądy okresowe;

2) konserwacje;

3) naprawy wraz z dostawą części zamiennych i podzespołów;

4) dostawy oraz wymianę materiałów;

5) wykonywanie ocen stanu technicznego urządzeń.

5. Konserwacja ma obejmować co najmniej następujące czynności:

demontaż sekcji wywołującej;
demontaż sekcji głównej lądownika;
demontaż zespołu czyszczącego;
demontaż filarów;
demontaż sekcji przenoszenia i oddzielania;
czyszczenie wnętrza odkurzaczem (usunięcie pyłów papieru, tonera oraz kurzu);
czyszczenie zespołu czyszczącego bębna;
czyszczenie zespołu optyki;
czyszczenie kaset papieru;
czyszczenie filtrów;
czyszczenie dróg transportu papieru;
czyszczenie napędu głównego;
czyszczenie sekcji grzewczej;
czyszczenie sekcji pobierania papieru;
montaż poszczególnych zespołów sekcji oraz obudów (dotyczy elementów wyszczególnionych w pkt 1 - 7);
sprawdzenie działania urządzeń po konserwacji;
regulacja jakości kopii;
regulacja ekspozycji;
regulacja dozowania tonera;
wymiana materiałów eksploatacyjnych zgodnie z zaleceniami producenta.

§ 5

Naprawy urządzeń Wykonawca dokonuje łącznie z ewentualną dostawą fabrycznie nowych części oraz podzespołów dopuszczonych przez producenta, z ich wymianą,
w miejsce uszkodzonych lub zużytych.
W przypadku zabrania urządzenia przez Wykonawcę do naprawy Wykonawca zobowiązany jest, pod nadzorem Zamawiającego, w jego siedzibie do wymontowania wszystkich nośników pamięci z urządzeń, za wyjątkiem kości pamięci XXX oraz przekazania ich Zamawiającemu.
W przypadku stwierdzenia przez serwisanta braku możliwości naprawy urządzenia Wykonawca wystawi dokument oceny stanu technicznego urządzenia, w którym stwierdzi przyczyny braku możliwości naprawy oraz konieczność wycofania
z eksploatacji.
W przypadku awarii nośników pamięci zainstalowanych w urządzeniach tj. dyski twarde, SSD, pamięć flash, będzie on wymieniony przez Wykonawcę na nowy. Uszkodzony nośnik pamięci pozostanie u Zamawiającego. Wykonawca pokrywa koszty zakupu i wymiany nowych nośników pamięci.

§ 6

W przypadku awarii urządzeń podjęcie czynności w celu usunięcia awarii musi nastąpić do 2 godzin, licząc od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego (czas reakcji). Zgłoszenia awarii będą dokonywane (telefonicznie lub mailem) w dni robocze, w godzinach od 7:30 do 15:30 (w poniedziałki od 8:00 do 16:00).
Usunięcie awarii powinno nastąpić w czasie nie dłuższym niż 24 godziny, z wyłączeniem dni wolnych od pracy, od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego (czas naprawy).
Jeżeli czas naprawy okaże się dłuższy niż 24 godziny, Wykonawca na czas naprawy nieodpłatnie dostarczy urządzenie zastępcze o nie gorszych parametrach technicznych.
W przypadku zapewnienia na czas naprawy urządzenia zastępczego, zainstalowane w nim nośniki pamięci przechodzą na własność Zamawiającego, w związku z tym w przypadku zwrotu urządzenia zastępczego, Wykonawca zobowiązany jest wymontować nośniki pamięci i przekazać je nieodpłatnie Zamawiającemu. Zamawiający dopuszcza, na czas naprawy, przeniesienie nośnika pamięci z urządzenia uszkodzonego do urządzenia zastępczego.
Wymagania, o których mowa w ust. 4 nie dotyczą pamięci RAM.

§ 7

§ 8

Dostawy materiałów eksploatacyjnych będą realizowane przez Wykonawcę w dni robocze w godz. 8:00-15:00, do ……. godzin roboczych, licząc od daty złożenia zamówienia (telefonicznie lub mailem).
Dostarczane przez Wykonawcę materiały do urządzeń powinny być fabrycznie nowe.
Pod pojęciem „fabrycznie nowe materiały” Zamawiający rozumie materiały w 100% nowe czyli nieregenerowane, nierefilowane, ani nierefabrykowane.
Materiały muszą zapewniać wydruki odpowiedniej jakości (Zamawiający w szczególności nie dopuszcza wydruku bladego, nieczytelnego, nietrwałego, brudzenia papieru).
Wykonawca zapewni materiały, które posiadają wymagane prawem atesty bezpieczeństwa i certyfikaty, oznakowanie CE zgodne z dyrektywami Unii Europejskiej oraz certyfikat badania rakotwórczości tonerów.
Zamawiający nie dopuszcza zaoferowania materiałów, których proces wytwarzania ogranicza się do czynności napełnienia, uzupełnienia samego wkładu danego materiału (proszku, tuszu itp.) i wymiany zużytych elementów mechanicznych na nowe.
W ramach przedmiotu umowy Wykonawca odbierał będzie opakowania po materiałach eksploatacyjnych oraz zużyte części, podzespoły z ich opakowaniami.

§ 9

1. Zamawiający wymaga by Wykonawca wykazał się zatrudnieniem na podstawie umowy
o pracę, przy realizacji umowy osób wykonujących czynności serwisu.

2. W trakcie realizacji przedmiotu umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę wymogu zapisanego w ust. 1.

3. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów
i dokonywania ich oceny;

2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów;

3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.

Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;

Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji.

7. W przypadku nieprzedstawienia Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w ust.4 Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 50,00 PLN za każdy dzień zwłoki.

Niezależnie od kary, o której mowa w ust. 7 w przypadku niezatrudnienia osoby, o których mowa w ust. 1, na podstawie umowy o pracę, Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości iloczynu 1/30 obowiązującej kwoty minimalnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę, określonego zgodnie z ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2018 r. poz. 2177 z późn. zm.) oraz ilości dni, w których Wykonawca nie zatrudniał tej osoby.

§ 10

Orientacyjne wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie całości przedmiotu umowy wynosi: ……………….PLN brutto (słownie: ………………..…………………..).
Po stronie Zamawiającego (zgodnie z ofertą) nie powstał obowiązek podatkowy /

powstał obowiązek podatkowy od wartości ………..

Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 2 obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy.
Wynagrodzenie określone w ust. 1 ma charakter orientacyjny. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy będzie wynikać z realizacji umowy według bieżących potrzeb Zamawiającego.
Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy będzie wypłacane comiesięcznie z dołu i będzie stanowiło opłatę za wykonaną ilość określonego rodzaju kopii/wydruków (iloczyn ceny za 100 stron kopii/wydruków i 1/100 ilości wykonanych kopii/ wydruków w miesiącu) w oparciu o następujące ceny:

1) cena za wykonanie 100 kopii/ wydruków monochromatycznych A4 ……………PLN (słownie: ……………………………………..) brutto;

2) cena za wykonanie 100 kopii/ wydruków kolorowych A4 ……………PLN,

(słownie: ……………………………………..) brutto.

Kopie/wydruki o innym formacie niż A4 będą przeliczane na format A4, w następujący sposób: 1 format A3 odpowiada 2 formatom A4, każdy format mniejszy od A4 odpowiada formatowi A4.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 zawiera wszelkie koszty związane
z realizacją umowy (w szczególności dojazdy, transport, serwis, wymianę części/podzespołów na nowe, dostawę materiałów).
Podstawą comiesięcznego wystawienia faktury VAT, przez Wykonawcę, będzie protokół z dokonanego odczytu stanu licznika, ilości oraz rodzaju wykonanych kopii/wydruków, potwierdzony przez przedstawiciela Zamawiającego, dostarczony razem z fakturą.
Wartość zamówienia określona w ust. 1 może ulec zmianie, zależnie od faktycznej ilości i rodzaju wykonanych kopii/wydruków. Ilości faktycznie wykonanych kopii/wydruków mogą być inne (większe lub mniejsze) niż ilości szacunkowe, w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. W przypadku wykonania mniejszej, niż szacunkowa ilości kopii/wydruków Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia finansowe. W przypadku zamówienia większej, niż szacunkowa ilości kopii/wydruków Zamawiający zapłaci za nie opłatę wyliczoną w sposób określony w niniejszym paragrafie.
Ceny jednostkowe podane w ust. 2 nie mogą ulec zmianie przez cały okres obowiązywania umowy.
Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia określonego w niniejszym paragrafie.
Comiesięczne wynagrodzenie będzie uiszczane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr ……………………………………….. w terminie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Za datę dokonania płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.

§ 11

Wykonawca dokonujący sprzedaży towarów czy usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z póżn. zm.), spełniający pozostałe warunki do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności będzie miał obowiązek na fakturze dokumentującej daną czynność wpisać adnotację "mechanizm podzielonej płatności" oraz wskazać symbol PKWiU przy pozycji dotyczącej towaru lub usługi z załącznika nr 15. Wykonawca będzie miał możliwość jej poprawienia poprzez wystawianie faktury korygującej. W przypadku otrzymania faktury bez tego oznaczenia Zamawiający będzie mógł błąd ten naprawić wystawiając notę korygującą.
Wykonawca oświadcza, że numer rachunku rozliczeniowego wskazany we wszystkich fakturach, które będą wystawione w jego imieniu, jest rachunkiem dla którego zgodnie z Rozdziałem 3a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 2357 z późn. zm.) prowadzony jest rachunek VAT.
Zamawiający oświadcza, że będzie realizować płatności za faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności tzw. split payment. Zapłatę w tym systemie uznaje się za dokonanie płatności w terminie ustalonym w umowie.
Podzieloną płatność tzw. split payment stosuje się wyłącznie przy płatnościach bezgotówkowych, realizowanych za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty dla czynnych podatników VAT. Mechanizm podzielonej płatności nie będzie wykorzystywany do zapłaty za czynności lub zdarzenia pozostające poza zakresem VAT (np. zapłata odszkodowania), a także za świadczenia zwolnione z VAT, opodatkowane stawką 0% lub objęte odwrotnym obciążeniem.
Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego płatności w systemie podzielonej płatności tzw. split payment.

§ 12

Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach:

wszczęcia likwidacji Wykonawcy;
pomimo uprzedniego monitu ze strony Zamawiającego, Wykonawca w rażący sposób zaniedbuje zobowiązania umowne.

Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o spełnieniu przesłanek, o których mowa w ust. 3.

§ 13

Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 000,00 PLN
w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca oraz w przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn leżących po jego stronie.
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną przypadku:

zwłoki w wykonaniu czynności, o której mowa w § 6 ust. 2 - w wysokości 100,00 PLN za każdą godzinę zwłoki;
zwłoki w wykonaniu czynności, o której mowa w § 8 ust. 1 - w wysokości 100,00 PLN za każdą godzinę zwłoki;
zwłoki w wykonaniu czynności, o której mowa w § 4 ust. 4 - w wysokości 100,00 PLN za każdy dzień zwłoki.

Wykonawca nie zostanie obciążony karą, o której mowa w ust. 2 pkt 1, w przypadku dostarczenia urządzenia, o którym mowa w § 6 ust. 3, przed upływem 24 godzin od zgłoszenia awarii.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania, gdy wysokość poniesionej szkody przewyższa wysokość kar umownych.

§ 14

Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy oraz nieudostępniania osobom trzecim żadnych informacji i danych, uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy, bez pisemnej zgody Zamawiającego.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, trwa zarówno w czasie obowiązywania umowy, jak i po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.

§ 15

§ 16

Osoby do kontaktów roboczych wynikających z zawarcia umowy:

1) ze strony Wykonawcy: ……………………………………………………………

2) ze strony Zamawiającego:

a) Xxxxxx Xxxxxxxxxxx – w sprawach rozliczeń i faktur, e-mail:xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.xxx.xx, tel. 00 0000 000,

b) Xxxxxx Xxxxxxx – w sprawach serwisowych, e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.xxx.xx, tel. 00 0000 000.

§ 17

Wszelkie zmiany umowy wymagają, pod rygorem nieważności, formy pisemnej.
Dopuszcza się zmiany określonych w umowie nazw i adresów jeśli będą one wynikać
ze zmian organizacyjnych w strukturze Zamawiającego lub Wykonawcy bez konieczności wprowadzania tych zmian aneksem. W takim przypadku każda ze Stron zobowiązuje się do niezwłocznego, pisemnego powiadomienia drugiej Strony.
W sprawach nieuregulowanych w umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego i Prawa zamówień publicznych.

4. We wszystkich kwestiach spornych, które mogą powstać w związku z umową właściwy do ich rozstrzygnięcia będzie sąd powszechny w Białymstoku.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY:

Zadanie nr 3

Załącznik do umowy

Wykaz lokalizacji urządzeń Xerox

Lp.	Model kopiarki	Ilość sztuk	Rok zakupu	Miejsce użytkowania
1	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox C 7030	1	2017	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - pok. 310
2	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox C 7030	1	2017	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - pok. 115
3	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox C 7030	1	2017	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxxxx 0/0
4	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox C 7030	1	2018	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - pok. 114
5	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox C 7030	1	2018	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - II piętro korytarz
6	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox C 7030	1	2018	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - Punkt Obsługi Klienta
7	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox C 7030	1	2018	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - pok. 214
8	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox Copy Centre 3550	1	2010	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - pok. 126
9	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox Copy Centre 3550	1	2010	BIRST
10	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox WC 7435	1	2009	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - pok. 17
11	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox WCP 415 DC	1	2004	Xxxxxxx, xx. Xxxxxxxxx 00
00	Urządzenie wielofunkcyjne Xerox 45 V MS	1	2004	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - powielarnia

Zadanie nr 4

UMOWA Nr ………………………

zawarta w dniu ……………. 2020 r. w Białymstoku pomiędzy:

Skarbem Państwa - Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx, zwanym dalej Zamawiającym, którego reprezentuje:

Xxxx Xxxxxxxxxxxxx - Dyrektora Biura Obsługi Urzędu, działającą z upoważnienia Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

…………………………………………………………………………………………………..

zwanym dalej Wykonawcą,

§ 1

Przedmiotem umowy jest serwis urządzeń wielofunkcyjnych/kopiarek zwanych dalej „urządzeniami” wraz dostawą materiałów eksploatacyjnych do tych urządzeń, zwanych dalej „materiałami” (zadanie 4).
Termin obowiązywania umowy: 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy, nie wcześniej niż od 1 lipca 2020 r.
Urządzenia użytkowane są w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku oraz w Delegaturze Urzędu w Suwałkach.
W załączniku do umowy wskazano miejsce użytkowania urządzeń, model urządzenia, ilość urządzeń i rok ich zakupu.
Zamawiający zastrzega sobie prawo wyłączenia w każdym czasie każdego z urządzeń z eksploatacji, tj. wyłączenia urządzenia z zakresu umowy. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji urządzeń w ramach swojej struktury organizacyjnej. Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę o dokonanym wyłączeniu z eksploatacji lub zmianie lokalizacji urządzenia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo objęcia umową innych urządzeń, niż wymienione w załączniku do umowy, w ilości nie większej niż 3 sztuki.
Szacunkowa łączna ilość stron kopii/wydruków formatu A4 do wykonania w okresie objętym umową wynosi:

kopie/wydruki monochromatyczne – 216.960 sztuk;
kopie/wydruki kolorowe – 21.910 sztuk.

§ 2

Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia jednak nie później niż w terminie 7 dni od podpisania umowy, Wykonawca sporządzi protokół potwierdzony przez przedstawiciela Zamawiającego, w którym zamieści między innymi początkowe stany liczników, ilości i rodzaju kopii/wydruków.
W przypadku utraty gwarancji jakości na urządzenia nią objęte, spowodowanej działaniami Wykonawcy (wykonywaniem czynności serwisowych lub materiałami eksploatacyjnymi), przejmuje on obowiązki gwaranta wynikające z utraconej jego działaniami gwarancji jakości, na okres objęty pierwotną gwarancją.

§ 3

W zakres usług serwisowych zalicza się wszystkie niezbędne prace związane
z utrzymaniem urządzeń w stanie technicznym umożliwiającym ich prawidłową eksploatację, tj.:

1) przeglądy okresowe;

2) konserwacje;

3) naprawy wraz z dostawą części zamiennych i podzespołów;

4) dostawy oraz wymianę materiałów;

5) wykonywanie ocen stanu technicznego urządzeń.

5. Konserwacja ma obejmować co najmniej następujące czynności:

demontaż sekcji wywołującej;
demontaż sekcji głównej lądownika;
demontaż zespołu czyszczącego;
demontaż filarów;
demontaż sekcji przenoszenia i oddzielania;
czyszczenie wnętrza odkurzaczem ( usunięcie pyłów papieru, tonera oraz kurzu);
czyszczenie zespołu czyszczącego bębna;
czyszczenie zespołu optyki;
czyszczenie kaset papieru;
czyszczenie filtrów;
czyszczenie dróg transportu papieru;
czyszczenie napędu głównego;
czyszczenie sekcji grzewczej;
czyszczenie sekcji pobierania papieru;
montaż poszczególnych zespołów sekcji oraz obudów (dotyczy elementów wyszczególnionych w pkt 1 - 7);
sprawdzenie działania urządzeń po konserwacji;
regulacja jakości kopii;
regulacja ekspozycji;
regulacja dozowania tonera;
wymiana materiałów eksploatacyjnych zgodnie z zaleceniami producenta.

§ 4

Naprawy urządzeń Wykonawca dokonuje łącznie z ewentualną dostawą fabrycznie nowych części oraz podzespołów dopuszczonych przez producenta, z ich wymianą,
w miejsce uszkodzonych lub zużytych.
W przypadku zabrania urządzenia przez Wykonawcę do naprawy Wykonawca zobowiązany jest, pod nadzorem Zamawiającego, w jego siedzibie do wymontowania wszystkich nośników pamięci z urządzeń, za wyjątkiem kości pamięci XXX oraz przekazania ich Zamawiającemu.
W przypadku stwierdzenia przez serwisanta braku możliwości naprawy urządzenia Wykonawca wystawi dokument oceny stanu technicznego urządzenia, w którym stwierdzi przyczyny braku możliwości naprawy oraz konieczność wycofania
z eksploatacji.
W przypadku awarii nośników pamięci zainstalowanych w urządzeniach tj. dyski twarde, SSD, pamięć flash, będzie on wymieniony przez Wykonawcę na nowy. Uszkodzony nośnik pamięci pozostanie u Zamawiającego. Wykonawca pokrywa koszty zakupu i wymiany nowych nośników pamięci.

§ 5

W przypadku awarii urządzeń podjęcie czynności w celu usunięcia awarii musi nastąpić do 2 godzin, licząc od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego (czas reakcji). Zgłoszenia awarii będą dokonywane (telefonicznie lub mailem) w dni robocze, w godzinach od 7:30 do 15:30 (w poniedziałki od 8:00 do 16:00).
Usunięcie awarii powinno nastąpić w czasie nie dłuższym niż 24 godziny, z wyłączeniem dni wolnych od pracy, od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego (czas naprawy).
Jeżeli czas naprawy okaże się dłuższy niż 24 godziny, Wykonawca na czas naprawy nieodpłatnie dostarczy urządzenie zastępcze o nie gorszych parametrach technicznych.
W przypadku zapewnienia na czas naprawy urządzenia zastępczego, zainstalowane w nim nośniki pamięci przechodzą na własność Zamawiającego, w związku z tym w przypadku zwrotu urządzenia zastępczego, Wykonawca zobowiązany jest wymontować nośniki pamięci i przekazać je nieodpłatnie Zamawiającemu. Zamawiający dopuszcza, na czas naprawy, przeniesienie nośnika pamięci z urządzenia uszkodzonego do urządzenia zastępczego.
Wymagania, o których mowa w ust. 4 nie dotyczą pamięci RAM.

§ 6

§ 7

Dostawy materiałów eksploatacyjnych będą realizowane przez Wykonawcę w dni robocze w godz. 8:00-15:00, do ……. godzin roboczych, licząc od daty złożenia zamówienia (telefonicznie lub mailem).
Dostarczane przez Wykonawcę materiały do urządzeń powinny być fabrycznie nowe.
Pod pojęciem „fabrycznie nowe materiały” Zamawiający rozumie materiały w 100% nowe czyli nieregenerowane, nierefilowane, ani nierefabrykowane.
Materiały muszą zapewniać wydruki odpowiedniej jakości (Zamawiający w szczególności nie dopuszcza wydruku bladego, nieczytelnego, nietrwałego, brudzenia papieru).
Wykonawca zapewni materiały, które posiadają wymagane prawem atesty bezpieczeństwa i certyfikaty, oznakowanie CE zgodne z dyrektywami Unii Europejskiej oraz certyfikat badania rakotwórczości tonerów.
Zamawiający nie dopuszcza zaoferowania materiałów, których proces wytwarzania ogranicza się do czynności napełnienia, uzupełnienia samego wkładu danego materiału (proszku, tuszu itp.) i wymiany zużytych elementów mechanicznych na nowe.
W ramach przedmiotu umowy Wykonawca odbierał będzie opakowania po materiałach eksploatacyjnych oraz zużyte części, podzespoły z ich opakowaniami.

§ 8

1. Zamawiający wymaga by Wykonawca wykazał się zatrudnieniem na podstawie umowy
o pracę, przy realizacji umowy osób wykonujących czynności serwisu.

2. W trakcie realizacji przedmiotu umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę wymogu zapisanego w ust. 1.

3. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów
i dokonywania ich oceny;

2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów;

3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.

2) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;

zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;
poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji.

Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudniania na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę wymogu zatrudniania na podstawie umowy o pracę osoby/osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności.

7. W przypadku nieprzedstawienia Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w ust. 4 Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 50,00 PLN za każdy dzień zwłoki.

Niezależnie od kary, o której mowa w ust. 7 w przypadku niezatrudnienia osoby, o których mowa w ust. 1, na podstawie umowy o pracę, Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości iloczynu 1/30 obowiązującej kwoty minimalnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę, określonego zgodnie z ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2018 r. poz.2177 z późn. zm.) oraz ilości dni, w których Wykonawca nie zatrudniał tej osoby.

§ 9

Orientacyjne wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie całości przedmiotu umowy wynosi: ……………….PLN brutto (słownie: ………………..…………………. złotych).
Po stronie Zamawiającego (zgodnie z ofertą) nie powstał obowiązek podatkowy /

powstał obowiązek podatkowy od wartości ………..

Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 2 obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy.
Wynagrodzenie określone w ust. 1 ma charakter orientacyjny. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy będzie wynikać z realizacji umowy według bieżących potrzeb Zamawiającego.
Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy będzie wypłacane comiesięcznie z dołu i będzie stanowiło opłatę za wykonaną ilość określonego rodzaju kopii/wydruków (iloczyn ceny za 100 stron kopii/wydruków i 1/100 ilości wykonanych kopii/ wydruków w miesiącu) w oparciu o następujące ceny:

1) cena za wykonanie 100 kopii/ wydruków monochromatycznych A4 ……………PLN (słownie: ……………………………………..PLN brutto;

2) cena za wykonanie 100 kopii/ wydruków kolorowych A4 ……………PLN ,

(słownie: ……………………………………..PLN ) brutto.

Kopie/wydruki o innym formacie niż A4 będą przeliczane na format A4, w następujący sposób: 1 format A3 odpowiada 2 formatom A4, każdy format mniejszy od A4 odpowiada formatowi A4.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 zawiera wszelkie koszty związane
z realizacją umowy (w szczególności dojazdy, transport, serwis, wymianę części/podzespołów na nowe, dostawę materiałów).
Podstawą comiesięcznego wystawienia faktury VAT, przez Wykonawcę, będzie protokół z dokonanego odczytu stanu licznika, ilości oraz rodzaju wykonanych kopii/wydruków, potwierdzony przez przedstawiciela Zamawiającego, dostarczony razem z fakturą.
Wartość zamówienia określona w ust. 1 może ulec zmianie, zależnie od faktycznej ilości i rodzaju wykonanych kopii/wydruków. Ilości faktycznie wykonanych kopii/wydruków mogą być inne (większe lub mniejsze) niż ilości szacunkowe, w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. W przypadku wykonania mniejszej, niż szacunkowa ilości kopii/wydruków Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia finansowe. W przypadku zamówienia większej, niż szacunkowa ilości kopii/wydruków Zamawiający zapłaci za nie opłatę wyliczoną w sposób określony w niniejszym paragrafie.
Ceny jednostkowe podane w ust. 2 nie mogą ulec zmianie przez cały okres obowiązywania umowy.
Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia określonego w niniejszym paragrafie.
Comiesięczne wynagrodzenie będzie uiszczane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr ……………………………………….. w terminie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Za datę dokonania płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.

§ 10

Wykonawca dokonujący sprzedaży towarów czy usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z póżn. zm.), spełniający pozostałe warunki do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności będzie miał obowiązek na fakturze dokumentującej daną czynność wpisać adnotację "mechanizm podzielonej płatności" oraz wskazać symbol PKWiU przy pozycji dotyczącej towaru lub usługi z załącznika nr 15. Wykonawca będzie miał możliwość jej poprawienia poprzez wystawianie faktury korygującej. W przypadku otrzymania faktury bez tego oznaczenia Zamawiający będzie mógł błąd ten naprawić wystawiając notę korygującą.
Wykonawca oświadcza, że numer rachunku rozliczeniowego wskazany we wszystkich fakturach, które będą wystawione w jego imieniu, jest rachunkiem dla którego zgodnie z Rozdziałem 3a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 2357 z późn. zm.) prowadzony jest rachunek VAT.
Zamawiający oświadcza, że będzie realizować płatności za faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności tzw. split payment. Zapłatę w tym systemie uznaje się za dokonanie płatności w terminie ustalonym w umowie.
Podzieloną płatność tzw. split payment stosuje się wyłącznie przy płatnościach bezgotówkowych, realizowanych za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty dla czynnych podatników VAT. Mechanizm podzielonej płatności nie będzie wykorzystywany do zapłaty za czynności lub zdarzenia pozostające poza zakresem VAT (np. zapłata odszkodowania), a także za świadczenia zwolnione z VAT, opodatkowane stawką 0% lub objęte odwrotnym obciążeniem.
Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego płatności w systemie podzielonej płatności tzw. split payment.

§ 11

Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach:

wszczęcia likwidacji Wykonawcy;
pomimo uprzedniego monitu ze strony Zamawiającego, Wykonawca w rażący sposób zaniedbuje zobowiązania umowne.

Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o spełnieniu przesłanek, o których mowa w ust. 1.

§ 12

Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 000,00 PLN
w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca oraz w przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn leżących po jego stronie.
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną przypadku:

zwłoki w wykonaniu czynności, o której mowa w § 5 ust. 2 - w wysokości 100,00 PLN za każdą godzinę zwłoki;
zwłoki w wykonaniu czynności, o której mowa w § 7 ust. 1 - w wysokości 100,00 PLN za każdą godzinę zwłoki;
zwłoki w wykonaniu czynności, o której mowa w § 3 ust. 4 - w wysokości 100,00 PLN za każdy dzień zwłoki.

Wykonawca nie zostanie obciążony karą, o której mowa w ust. 2 pkt 1, w przypadku dostarczenia urządzenia, o którym mowa w § 5 ust. 3, przed upływem 24 godzin od zgłoszenia awarii.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania, gdy wysokość poniesionej szkody przewyższa wysokość kar umownych.

§ 13

Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy oraz nieudostępniania osobom trzecim żadnych informacji i danych, uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy, bez pisemnej zgody Zamawiającego.
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, trwa zarówno w czasie obowiązywania umowy, jak i po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.

§ 14

§ 15

Osoby do kontaktów roboczych wynikających z zawarcia umowy:

1) ze strony Wykonawcy: ……………………………………………………………

2) ze strony Zamawiającego:

a) Xxxxxx Xxxxxxxxxxx – w sprawach rozliczeń i faktur, e-mail:xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.xxx.xx, tel. 00 0000 000,

b) Xxxxxx Xxxxxxx – w sprawach serwisowych, e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx.xxx.xx, tel. 00 0000 000.

§ 16

Wszelkie zmiany umowy wymagają, pod rygorem nieważności, formy pisemnej.
Dopuszcza się zmiany określonych w umowie nazw i adresów jeśli będą one wynikać
ze zmian organizacyjnych w strukturze Zamawiającego lub Wykonawcy bez konieczności wprowadzania tych zmian aneksem. W takim przypadku każda ze Stron zobowiązuje się do niezwłocznego, pisemnego powiadomienia drugiej Strony.
W sprawach nieuregulowanych w umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego i Prawa zamówień publicznych.

4. We wszystkich kwestiach spornych, które mogą powstać w związku z umową właściwy do ich rozstrzygnięcia będzie sąd powszechny w Białymstoku.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY:

Zadanie nr 4

Załącznik do umowy

Wykaz lokalizacji urządzeń wielofunkcyjnych i kopiarek

Lp.	Typ kopiarki	Ilość sztuk	Rok zakupu	Miejsce użytkowania
1	Urządzenie wielofunkcyjne Lexmark MA 517 DE	11	2018	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - sala obsługi Państw Trzecich
2	Urządzenie wielofunkcyjne OKI ES 7470 DN	1	2016	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 00 Kadry
3	Urządzenie wielofunkcyjne OKI ES 7470 DN	1	2016	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 00 Kadry
4	Urządzenie wielofunkcyjne OKI ES 7470 DN	1	2016	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 000 Wydz. FB
5	Urządzenie wielofunkcyjne OKI ES 7470 DN	1	2016	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 000 Wydz. OB.
6	Urządzenie wielofunkcyjne OKI ES 7170 DN	1	2015	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 000 Wydz. OB.
7	Urządzenie wielofunkcyjne OKI ES 7170 DN	1	2015	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - łącznik Wydz. OB.
8	Urządzenie wielofunkcyjne OKI ES 7470 DN	1	2015	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 000 ZAW
9	Urządzenie wielofunkcyjne Lexmark MA 517 DE	1	2017	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - pok. 216
10	Urządzenie wielofunkcyjne typ 3 HP MFP M631 dn	1	2017	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 000 Wydz. OB.
11	Urządzenie wielofunkcyjne OKI ES 7170 DN	1	2014	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 000 BW
12	Urządzenie wielofunkcyjne OKI ES 5462 DN	1	2012	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 000 Wydz. ZK
13	Urządzenie wielofunkcyjne OKI ES 5462 DN	1	2012	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxx 0 - CPR
14	Urządzenie wielofunkcyjne Kyocera Laserowe Kolorowe FS-C2026 MFP	1	2011	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - serwis BIRST
15	Urządzenie wielofunkcyjne Lexmark X651 de	1	2010	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 000 Wydz. FB
16	Urządzenie wielofunkcyjne Lexmark X651 de	1	2010	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 00 BOU
17	Urządzenie wielofunkcyjne Lexmark X651 de	1	2010	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 000 Xxxx. Xxxxxxxx
00	Urządzenie wielofunkcyjne Epson Acculaser CX 11 NF	1	2007	Xxxxxxx, xx. Xxxxxxxxx 00
19	Ricoh Aficio MP 3010	1	2010	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - III piętro Wydz. Geodezji
20	Ricoh Aficio MP 2022	1	2010	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 000
21	Toshiba E 600	1	2006	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 - parter korytarz
22	Canon IR 1022A	1	2005	Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxx 0 xxx. 0

Zadanie nr 5

UMOWA Nr …………….

zawarta w dniu ……………. 2020 r. w Białymstoku pomiędzy:

Skarbem Państwa - Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx, zwanym dalej Zamawiającym, którego reprezentuje:

Xxxx Xxxxxxxxxxxxx - Dyrektora Biura Obsługi Urzędu, działającą z upoważnienia Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

…………………………………………………………………………………………………..

zwanym dalej Wykonawcą,

§ 1

Przedmiotem umowy jest sukcesywna dostawa fabrycznie nowych materiałów eksploatacyjnych zwanych dalej „materiałami” do urządzeń wielofunkcyjnych, kserokopiarek, drukarek oraz faksów, zwanych dalej „urządzeniami” tj.: tonerów, atramentów, kaset, bębnów, folii, nośników informacji (zadanie 5).
Termin obowiązywania umowy: 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy, nie wcześniej niż od 1 lipca 2020 r. Umowa wygasa w przypadku, gdy suma zamówienia osiągnie kwotę 300 000,00 PLN brutto.
Wykaz urządzeń oraz materiałów zawiera załącznik do umowy określający orientacyjne ilości dostaw w okresie objętym umową. Ilości faktycznie zamawianych materiałów mogą być inne (większe lub mniejsze) niż ilości orientacyjne, w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. W przypadku zamówienia mniejszej, niż orientacyjna, ilości materiałów Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia finansowe. W przypadku zamówienia większej, niż orientacyjna, ilości materiałów Wykonawca zobowiązany jest do stosowania ceny jednostkowej wskazanej dla danego materiału, określonej
w załączniku do umowy.
Pod pojęciem „fabrycznie nowe materiały” Zamawiający rozumie materiały w 100% nowe czyli nieregenerowane, nierefilowane, ani nierefabrykowane. Zamawiający nie dopuszcza zaoferowania materiałów, których proces wytwarzania ogranicza się do czynności napełnienia, uzupełnienia samego wkładu danego materiału (proszku, tuszu itp.) i wymiany zużytych elementów mechanicznych na nowe. Przez „materiał równoważny” Zamawiający rozumie materiał kompatybilny z urządzeniem, do którego jest zamówiony, o parametrach takich samych lub lepszych (pojemność tuszu/tonera, wydajność i jakość wydruku) w stosunku do materiału zalecanego przez producenta urządzenia.

§ 2

Wykonawca gwarantuje, że dostarczone materiały będą wysokiej jakości oraz zapewnią kompatybilność pracy z urządzeniami Zamawiającego, należyte bezpieczeństwo oraz będą posiadały właściwe opakowanie i oznakowanie w tym wymagane prawem atesty bezpieczeństwa i certyfikaty oraz oznakowanie CE zgodne z dyrektywami Unii Europejskiej, w tym certyfikat badania rakotwórczości dla tonerów.
Dostarczone materiały muszą posiadać termin ważności (używalności) nie krótszy niż 12 miesięcy od dnia dostawy.
Opakowania materiałów muszą zawierać logo i nazwę producenta, numer katalogowy (symbol), termin ważności lub datę produkcji z okresem używalności, opis zawartości (w tym wykaz urządzeń, do których przeznaczony jest dany materiał), muszą uniemożliwiać kontakt materiału z atmosferą w celu ochrony przed zawilgoceniem.
Równoważne materiały do drukarek laserowych muszą być przeznaczone do danego urządzenia i posiadać wydajność nie mniejszą niż wydajność materiałów zalecanych przez producentów. Wydajność musi być zmierzona zgodnie z normą ISO/IEC 19752 (drukarki monochromatyczne) i ISO/IEC 19798 (drukarki kolorowe) lub równoważną i potwierdzona certyfikatem wydanym przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdaniem z badań przeprowadzonych przez tą jednostkę.
Równoważne materiały eksploatacyjne do drukarek atramentowych muszą być przeznaczone do danego urządzenia i posiadać wydajność nie mniejszą niż wydajność materiałów zalecanych przez producentów. Wydajność musi być zmierzona zgodnie z normą ISO/IEC 24711 i ISO/IEC 24712 lub równoważną i potwierdzona certyfikatem wydanym przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdaniem z badań przeprowadzonych przez tą jednostkę.
W przypadku, kiedy materiał zalecany przez producenta posiada wbudowany układ scalony, który monitoruje proces druku i zużycie atramentu/tonera, materiał równoważny musi posiadać analogiczny element.
W przypadku, gdy dostarczony materiał równoważny nie będzie odpowiadał jakością wydruków i wydajnością materiałom zalecanym przez producenta (np. blady wydruk, brudzenie papieru, mniejsza liczba wydrukowanych stron w stosunku do materiału zalecanego przez producenta) Wykonawca zobowiązany jest do wymiany tego materiału na nowy w terminie 1 dnia roboczego od dnia zgłoszenia.
W przypadku uszkodzenia urządzenia, spowodowanego używaniem materiałów równoważnych Wykonawca zobowiązany jest do naprawy w autoryzowanym serwisie producenta urządzenia, na swój koszt, a w przypadku takiej konieczności – także do zwrotu kosztu zleconej przez Zamawiającego ekspertyzy niezależnego rzeczoznawcy. Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia na czas wykonania naprawy, w terminie 2 dni roboczych, urządzenia zastępczego, o takich samych lub lepszych parametrach. W razie stwierdzonego, przez autoryzowany serwis producenta, trwałego uszkodzenia urządzenia, uniemożliwiającego jego eksploatację, Wykonawca pokryje wszystkie koszty zakupu i dostawy nowego urządzenia, o takich samych lub lepszych parametrach.
W przypadku urządzeń objętych gwarancją jakości, jeśli na skutek awarii urządzenia, spowodowanej zastosowaniem materiałów równoważnych, Zamawiający utraci gwarancję producenta urządzenia, Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków gwaranta na pozostały okres udzielonej gwarancji, bez zmiany jej warunków.
Dostawy będą realizowane przez Wykonawcę na adres Zamawiającego w dni robocze
w godz. 8:00-15:00, do …….. dni roboczych od daty złożenia zamówienia (telefonicznie, lub mailem). W zamówieniu zostanie określony szczegółowy asortyment zamawianej partii materiałów.
Odbiór przedmiotu umowy zostanie dokonany przez przedstawicieli obu Stron, na podstawie bezusterkowego protokołu końcowego odbioru przedmiotu umowy.
Materiały będą dostarczane partiami, stosownie do potrzeb Zamawiającego na koszt i ryzyko Wykonawcy.

§ 3

Postanowienia niniejszego paragrafu oraz § 6 pkt 3 mają zastosowanie, jeśli Wykonawca zadeklarował w ofercie zatrudnienie osoby niepełnosprawnej.
Wykonawca zadeklarował/nie zadeklarował w ofercie zatrudnienie osoby niepełnosprawnej.
Przy realizacji umowy Wykonawca zatrudni co najmniej jedną osobę niepełnosprawną w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub w rozumieniu właściwych przepisów państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego – jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w tych państwach. Zamawiający zastrzega, iż ma to być nowozatrudniona osoba. Zatrudnienie przy realizacji umowy powinno rozpocząć się nie wcześniej niż po zawarciu niniejszej umowy ale przed rozpoczęciem świadczenia i trwać co najmniej do końca terminu realizacji umowy. W przypadku rozwiązania zatrudnienia przez osobę niepełnosprawną lub przez Wykonawcę przed zakończeniem tego okresu, Wykonawca będzie obowiązany do zatrudnienia na to miejsce innej osoby niepełnosprawnej.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia co najmniej jednej osoby niepełnosprawnej przy realizacji przedmiotu umowy. W trakcie realizacji umowy Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

1) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny;

2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów;

3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia.

5. Oświadczenie Wykonawcy o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że czynności przy realizacji przedmiotu zamówienia wykonują osoby niepełnosprawne wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy, stopniu niepełnosprawności oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy.

6. W przypadku żądania przez Zamawiającego dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogu i dokonywania ich oceny, Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kopię umowy/umów z osobami niepełnosprawnym zatrudnionymi przy realizacji przedmiotu umowy wraz z poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami dokumentów potwierdzających niesprawność tych osób (orzeczenia o niepełnosprawności). Ww. dokumenty powinny zostać zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych osoby zatrudnionej, tj. bez adresu, PESEL. Informacje takie jak imię i nazwisko osoby zatrudnionej, data zawarcia umowy, rodzaj umowy i wymiar etatu, w przypadku umowy o pracę, powinny być możliwe do zidentyfikowania.

7. W przypadku nieprzedstawienia Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w ust. 4, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 50,00 PLN za każdy dzień zwłoki.

8. Niezależnie od kary, o której mowa w ust. 7 w przypadku niezatrudnienia jednej osoby niepełnosprawnej, Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości iloczynu 1/30 obowiązującej kwoty minimalnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę, określonego zgodnie z ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2018 r. poz.2177 z późn. zm.) oraz ilości dni, w których Wykonawca nie zatrudniał jednej osoby niepełnosprawnej.

§ 4

Orientacyjne wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie całości przedmiotu umowy wynosi: ……………….PLN brutto (słownie: ………………..…………………..) złotych.
Po stronie Zamawiającego (zgodnie z ofertą) nie powstał obowiązek podatkowy /

powstał obowiązek podatkowy od wartości ………..

Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 2 obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy.
Zamawiający dokonywać będzie płatności na podstawie faktur VAT, wystawionych przez Wykonawcę po wykonaniu każdej dostawy, zgodnie z ilością i asortymentem dostarczonych materiałów, według cen jednostkowych brutto określonych w załączniku do umowy. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia faktury VAT w dniu dostawy lub najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu dostawy.
Wykonawca wystawi odrębne faktury na poszczególne materiały dostarczone w ramach jednej dostawy, jeśli Zamawiający zgłosi taką potrzebę.
W wystawionych przez Wykonawcę fakturach muszą być ujęte nazwy, ilości oraz ceny poszczególnych pozycji, określonych w załączniku do umowy.
Wynagrodzenie określone w ust. 1 ma charakter orientacyjny. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy będzie wynikać z realizacji umowy według bieżących potrzeb Zamawiającego.
Ceny jednostkowe materiałów, wskazane w załączniku do umowy, nie mogą wzrosnąć w okresie obowiązywania umowy, z wyjątkiem konsekwencji wynikających z ustawowej zmiany stawki podatku VAT.
Zapłata będzie następowała przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr……………………………………………………………………………….w terminie do 21 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Datą zapłaty jest dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

§ 5

Wykonawca dokonujący sprzedaży towarów czy usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.), spełniający pozostałe warunki do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności będzie miał obowiązek na fakturze dokumentującej daną czynność wpisać adnotację "mechanizm podzielonej płatności" oraz wskazać symbol PKWiU przy pozycji dotyczącej towaru lub usługi z załącznika nr 15. Wykonawca będzie miał możliwość jej poprawienia poprzez wystawianie faktury korygującej. W przypadku otrzymania faktury bez tego oznaczenia Zamawiający będzie mógł błąd ten naprawić wystawiając notę korygującą.
Wykonawca oświadcza, że numer rachunku rozliczeniowego wskazany we wszystkich fakturach, które będą wystawione w jego imieniu, jest rachunkiem dla którego zgodnie z Rozdziałem 3a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 2357 z póżn. zm.) prowadzony jest rachunek VAT.
Zamawiający oświadcza, że będzie realizować płatności za faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności tzw. split payment. Zapłatę w tym systemie uznaje się za dokonanie płatności w terminie ustalonym w umowie.
Podzieloną płatność tzw. split payment stosuje się wyłącznie przy płatnościach bezgotówkowych, realizowanych za pośrednictwem polecenia przelewu lub polecenia zapłaty dla czynnych podatników VAT. Mechanizm podzielonej płatności nie będzie wykorzystywany do zapłaty za czynności lub zdarzenia pozostające poza zakresem VAT (np. zapłata odszkodowania), a także za świadczenia zwolnione z VAT, opodatkowane stawką 0% lub objęte odwrotnym obciążeniem.
Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego płatności w systemie podzielonej płatności tzw. split payment.

§ 6

Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach:

w przypadku wszczęcia likwidacji Wykonawcy - w terminie 60 dni od powzięcia wiadomości o wszczęciu likwidacji;
pomimo uprzedniego monitu ze strony Zamawiającego, Wykonawca zaniedbuje zobowiązania umowne, w terminie 60 dni od dnia stwierdzenia niewłaściwego wykonania przedmiotu umowy po drugim monicie;
w przypadku niezachowania ciągłości zatrudnienia osób, o których mowa w § 3 ust. 1. - w terminie 60 dni od dnia powzięcia wiadomości o ustaniu zatrudnienia tych osób.

§ 7

Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną:

1) w wysokości 5 % wynagrodzenia za dostawę zamówionej partii materiałów, w przypadku zwłoki w dostawie zamówionej partii materiałów, za każdy dzień zwłoki;

2) w wysokości 10 % orientacyjnego wynagrodzenia, określonego w § 4 ust. 1 umowy, gdy Wykonawca odstąpi od umowy z przyczyn leżących po jego stronie;

3) w wysokości 10 % orientacyjnego wynagrodzenia, określonego w § 4 ust. 1 umowy, gdy Zamawiający odstąpi od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

2. W przypadku dwukrotnej zwłoki w realizacji przedmiotu umowy i naliczenia kar umownych, Zamawiający będzie uprawniony do rozwiązania umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, bez okresu wypowiedzenia.

3. W przypadku gdy szkoda przekroczy kwotę kar umownych Zamawiający może oprócz kar umownych żądać na zasadach ogólnych pokrycia poniesionej szkody w kwocie przekraczającej wysokość kar umownych.

§ 8

§ 9

Wszelkie zmiany umowy wymagają, pod rygorem nieważności, formy pisemnej.
Dopuszcza się zmiany określonych w umowie nazw i adresów jeśli będą one wynikać
ze zmian organizacyjnych w strukturze Zamawiającego lub Wykonawcy bez konieczności wprowadzania tych zmian aneksem. W takim przypadku każda ze Stron zobowiązuje się do niezwłocznego, pisemnego powiadomienia drugiej Strony.
W sprawach nieuregulowanych w umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego i Prawa zamówień publicznych.

4. We wszystkich kwestiach spornych, które mogą powstać w związku z umową właściwy do ich rozstrzygnięcia będzie sąd powszechny w Białymstoku.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Document Metadata

Table of Contents

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ)

Document Metadata