Załącznik nr 3 do SWZ
Załącznik nr 3 do SWZ
Projektowane postanowienia umowy UMOWA nr ABM/…/2021/BA – wzór
zawarta w dniu r. pomiędzy:
Agencją Badań Medycznych z siedzibą w Warszawie (00-014), przy ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0X, NIP: 000-000-00-00, REGON: 382836515, zwaną w dalszej części Umowy
„Zamawiającym”, reprezentowaną przez:
……………………….. –………………………….
a
* ……………………. - ……………………………………………………………..
* zwanym dalej w treści umowy „Wykonawcą” reprezentowanym przez:
* …………………… - ………………………………………………..
Zamawiający i Wykonawca dalej zwani są łącznie Stronami lub każdy z osobna Stroną.
W wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym, na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych
z dnia 11 września 2019 r., została zawarta Umowa następującej treści:
§ 1.
Definicje
1. Użyte w umowie określenia oznaczają:
1) jeden bilet - bilet na trasie „tam i z powrotem”, chyba że Zamawiający w danym przypadku zastrzeże zakup biletu „w jedną stronę”.
2) dni robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni przyjętych przez Zamawiającego za dni wolne od pracy, o których Zamawiający powiadomi Wykonawcę pisemnie z odpowiednim wyprzedzeniem;
3) niewykonanie Umowy – ma miejsce wtedy, gdy świadczenie w ogóle nie zostaje spełnione;
4) nienależyte wykonanie Umowy – ma miejsce wtedy, gdy świadczenie zostało spełnione, ale interes Zamawiającego nie został zaspokojony w sposób odpowiadający treści Umowy;
5) siła wyższa – zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia i przewidzenia, niezależnie od woli i intencji którejkolwiek ze Stron;
6) Umowa – niniejsza Umowa zawarta w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr ABM-ZP-21/2022
2. Ilekroć w Umowie jest mowa o dniach bez sprecyzowania czy dotyczą dni roboczych, należy przez te dni rozumieć dni kalendarzowe.
§ 2.
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie na rzecz Zamawiającego kompleksowej usługi obsługi krajowych i zagranicznych podróży służbowych na rzecz Agencji Badań Medycznych w tym w szczególności:
1) rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych krajowych i międzynarodowych,
2) rezerwacji, zakupu i dostawy biletów kolejowych krajowych i międzynarodowych,
3) rezerwacji, zakupu i dostawy biletów w ramach transportu lądowego i wodnego, w szczególności biletów autobusowych krajowych i międzynarodowych,
4) rezerwacji i opłat noclegów na terenie Polski i zagranicą,
5) organizacji transportu w miejscu destynacji zagranicą,
6) pośrednictwa w procesie uzyskiwania wiz,
7) zakupu polis ubezpieczeniowych.
2. Przedmiot Umowy świadczony będzie zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia określonym w Załączniku nr 1 do Umowy oraz zgodnie z ofertą Wykonawcy stanowiącej Załącznik nr 2 do Umowy, będących integralną częścią niniejszej Umowy.
§ 3.
Czas trwania umowy
Przedmiot Umowy realizowany będzie na podstawie zamówień Zamawiającego, zlecanych sukcesywnie w okresie 18 miesięcy od dnia zawarcia Umowy lub do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy, wynikającego z § 5 ust. 1 Umowy, w zależności od tego, która przesłanka nastąpi pierwsza, z zastrzeżeniem postanowień § 8 ust. 1 pkt 9 Umowy.
1. Wykonawca oświadcza, że:
§ 4.
Realizacja Umowy
1) zapoznał się z Opisem Przedmiotu Zamówienia (dalej „OPZ”) i zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami określonymi w OPZ oraz złożonej przez siebie ofercie,
2) postanowienia niniejszej Umowy wykona z zachowaniem zasady najwyższej staranności, zgodnie ze swoimi kwalifikacjami i posiadaną wiedzą fachową,
3) posiada zasoby, kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonywania przedmiotu Umowy,
4) stosowane przez Wykonawcę wynagrodzenia dla pracowników i zleceniobiorców nie są niższe niż wynagrodzenia minimalne wynikające z przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania wniosków i uwag odnoszących się do sposobu realizacji Umowy. Wykonawca zobowiązany jest odnosić się do zgłaszanych przez Zamawiającego wniosków bądź uwag – niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 (trzech) dni roboczych.
3. Do celów zarządzania realizacją postanowień niniejszej Umowy Wykonawca powołuje Koordynatora Umowy i jest nim Pan/Pani: …………………– …………………….., e-mail:
…………….., tel ;
4. Osobami wyznaczonymi do bieżącej współpracy są:
1) Ze strony Zamawiającego:
a) …………………, e-mail: …………….., tel ;
b) …………………, e-mail: …………….., tel ;
2) Ze strony Wykonawcy:
a) …………………, e-mail: …………….., tel.: …………………………; – wykwalifikowany kasjer lotniczy posiadający ukończony kurs IATA (jeżeli dotyczy)
b) …………………, e-mail: …………….., tel.: …………………………; – wykwalifikowany kasjer lotniczy (jeżeli dotyczy)
c) …………………, e-mail: …………….., tel.: …………………………
d) …………………, e-mail: …………….., tel.: …………………………
5. W trakcie realizacji Umowy Strony mogą dokonać zmian osób wskazanych w ust. 3–4,
o czym niezwłocznie pisemnie zawiadamiają drugą Stronę. W przypadku zastępowania osób wskazanych w ust. 4 pkt 2 lit a-b posiadających ukończony kurs IATA (za który były przyznawane punkty w kryterium oceny ofert) lub osoby wskazanej w § 4 ust 3, Wykonawca przed dokonaniem zamiany powinien uzyskać pisemną zgodę Zamawiającego lub osób wskazanych w ust. 4 pkt 1 lit a-b. Osoby wyznaczone do zastępstwa muszą spełniać wymagania postawione w dokumentach zamówienia dla warunków udziału i kryteriów oceny ofert dla kasjerów lotniczych oraz Koordynatora Umowy.
6. W przypadku braku takiego powiadomienia oświadczenia złożone wobec osób ostatnio wyznaczonych oraz złożone drugiej Stronie przez takie osoby są ważne i wiążące dla Stron.
7. Zmiany, o których mowa w ust. 5, nie stanowią zmiany niniejszej Umowy.
8. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy z uzasadnionym na piśmie wnioskiem
o odsunięcie od realizacji przedmiotu Umowy osób w szczególności, gdy osoby te:
1) naruszą zasady zachowania poufności informacji opisane w § 10 ust. 3,
2) wyrządzą jakąkolwiek szkodę Zamawiającemu,
3) świadczą usługi na rzecz Zamawiającego w ramach realizacji Umowy na poziomie jakościowym niezgodnym z oczekiwaniami Zamawiającego, w szczególności nienależycie, wbrew postanowieniom wskazanym w Umowie oraz załącznikach do Umowy.
9. Po otrzymaniu od Zamawiającego wniosku, o którym mowa w ust. 8, Wykonawca:
1) natychmiast odsunie wskazaną osobę od realizacji Umowy,
2) nie później niż w terminie 5 (pięciu) dni roboczych od otrzymania w/w wniosku, przedstawi Zamawiającemu propozycję nowej osoby do bieżącej współpracy, która przejmie obowiązki osoby odsuniętej od realizacji Umowy, przy czym ust. 5 ma zastosowanie,
3) nie będzie uprawniony do dodatkowego wynagrodzenia lub pokrycia kosztu z tytułu odsunięcia osoby na podstawie ust. 8 i 9.
10. Wykonawca oświadcza, że posiada zawartą umowę ubezpieczenia z tytułu odpowiedzialności cywilnej od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności w wysokości, co najmniej 500 000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych 00/100). Wykonawca jest zobowiązany do posiadania odpowiedniej umowy ubezpieczenia
na kwotę nie niższą, niż określona w niniejszym ustępie w całym okresie trwania Umowy. Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu nową polisę ubezpieczeniową, wraz z dokumentem potwierdzającym dokonanie opłaty składki ubezpieczeniowej, na nie później niż 5 dni roboczych przed utratą ważności dotychczasowej polisy ubezpieczeniowej.
11. Wykonawca oświadcza, że dostarczył Zamawiającemu kopię certyfikatu przynależności do IATA lub ważnego świadectwa akredytacji IATA uprawniającego do usługi w zakresie sprzedaży biletów lotniczych.
12. Wykonawca przedstawia Xxxxxxxxxxxxx, bez jego wezwania, do 10. dnia każdego miesiąca wykaz zleceń zrealizowanych w miesiącu poprzednim. Wykaz, o którym mowa w zadaniu poprzedzającym, zostanie sporządzony w programie Microsoft Excel zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do Umowy.
§ 5.
Całkowita wartość Umowy, wynagrodzenie Wykonawcy i sposób rozliczeń
1. Maksymalne wynagrodzenie z tytułu wykonania przedmiotu Umowy wynosi ………………..
zł brutto (słownie: 00/100) i jest górną
granicą zobowiązań, jaką Zamawiający może zaciągnąć na podstawie zawartej Umowy. Na całkowitą wartość Umowy składają się w szczególności: koszty biletów, usług hotelarskich, transportowych w miejscu destynacji, koszty związane z uzyskaniem wiz, koszty ubezpieczenia podróży zagranicznych oraz opłaty transakcyjne wskazane w ofercie Wykonawcy.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niezrealizowania zakupu biletów, miejsc hotelowych, wiz lub innych usług objętych przedmiotem Umowy, w co najwyżej 50% wartości, o której mowa w ust. 1; zrealizowanie tej części zamówienia zależeć będzie od potrzeb Zamawiającego i obecnej sytuacji na świecie. W takim wypadku Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia, przy czym Wykonawcy należne jest wynagrodzenie za rzeczywiście zrealizowane czynności w ramach przedmiotu Umowy. W przypadku stanu pandemii lub epidemii i skutkującym zwiększeniem ograniczeń w podróżowaniu w stosunku do stanu na dzień zawarcia Umowy, procent określony w zdaniu pierwszym może zostać odpowiednio pomniejszony.
3. Tytułem wynagrodzenia Wykonawca będzie pobierał zgodnie ze swoją ofertą następujące opłaty transakcyjne, stanowiące wynagrodzenie Wykonawcy:
1) …… zł brutto za wystawienie jednego biletu lotniczego na trasie krajowej,
2) …… zł brutto za wystawienie jednego biletu lotniczego na trasie międzynarodowej,
3) …… zł brutto za wystawienie jednego biletu kolejowego na trasie krajowej,
4) …… zł brutto za wystawienie jednego biletu kolejowego na trasie międzynarodowej,
5) …… zł brutto za wystawienie jednego biletu autobusowego na trasie krajowej,
6) …… zł brutto za wystawienie jednego biletu autobusowego na trasie międzynarodowej,
7) …… zł brutto za nocleg dla jednej osoby w hotelu na terenie Polski,
8) …… zł brutto za nocleg dla jednej osoby w hotelu zagranicą,
9) …… zł brutto za organizację transportu w miejscu destynacji za granicą podczas jednej delegacji służbowej,
10) …… zł brutto za pośrednictwo wizowe za każdy złożony wniosek,
11) …… zł brutto za wystawienie jednej polisy ubezpieczeniowej,
4. Wykonawca udzieli Zamawiającemu opust w wysokości ……% od ceny katalogowej netto pobytu we wszystkich hotelach (apartamentach hotelowych lub innych obiektach) zwanych dalej hotelami, w których zostaną dokonane rezerwacje zarówno w kraju jaki i zagranicą. Cena katalogowa pobytu oznacza cenę zamieszczoną na stronie internetowej hotelu lub innego dokumentu w przypadku braku strony internetowej.
5. Opłaty transakcyjne, o których mowa w ust. 3, stanowią całkowite wynagrodzenie Wykonawcy i zostały skalkulowane z uwzględnieniem wszystkich czynności, jakie Wykonawca podejmuje w celu prawidłowego i terminowego wykonania poszczególnych rodzajów świadczonych usług i kosztów ponoszonych z tego tytułu przez Wykonawcę, tj. w przypadku:
1) biletów lotniczych krajowych i zagranicznych, w szczególności: czynności związanych z wyszukiwaniem i oferowaniem wariantów połączeń, rezerwacją i wystawieniem biletów, dostawą biletów, przypominaniem o zbliżających się terminach wykupu biletów, organizowaniem i zabezpieczeniem kompleksowej realizacji przedmiotu Umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, powtórzeniem rezerwacji, zmianą i anulowaniem rezerwacji, zmianą i zwrotami biletów, składaniem reklamacji i odwołań oraz wszelkimi interwencjami związanymi z obsługą przelotu i wszystkimi innymi czynnościami podejmowanymi w celu należytego wykonywania Umowy w tym zakresie;
2) biletów kolejowych krajowych i zagranicznych, w szczególności: czynności związane z wyszukiwaniem i oferowaniem wariantów połączeń, rezerwacją i wystawieniem biletów, dostawą biletów, organizowaniem i zabezpieczeniem kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, zwrotem biletów, wymianą biletów, składaniem reklamacji i odwołań oraz wszelkimi interwencjami związanymi z obsługą przewozu i wszystkimi innymi czynnościami podejmowanymi w celu należytego wykonywania Umowy w tym zakresie;
3) biletów autobusowych (w tym również zakupu biletów w ramach transportu lądowego i wodnego) krajowych i zagranicznych, w szczególności: czynności związane z wyszukiwaniem i oferowaniem wariantów połączeń w ramach transportu lądowego i wodnego w szczególności biletów autobusowych, rezerwacją i wystawieniem biletów, dostawą biletów, organizowaniem i zabezpieczeniem kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, zwrotem biletów, wymianą biletów, składaniem reklamacji i odwołań oraz wszelkimi interwencjami związanymi z obsługą przewozu i wszystkimi innymi czynnościami podejmowanymi w celu należytego wykonywania Umowy w tym zakresie;
4) usług hotelowych w kraju i za granicą, w szczególności: czynności związane z wyszukiwaniem i oferowaniem najkorzystniejszych wariantów noclegów, rezerwacją i opłatą za miejsca noclegowe, powtórzeniem i zmianą rezerwacji, wszelkimi dodatkowymi opłatami typu kaucje, taksy zabezpieczające, opłaty klimatyczne, składaniem reklamacji i odwołań oraz wszelkimi interwencjami związanymi
z nocowaniem i wszystkimi innymi czynnościami podejmowanymi w celu należytego wykonywania Umowy w tym zakresie;
5) organizacji transportu w miejscu destynacji, w szczególności: czynności związane z rezerwacją i wynajęciem transportu, dokonywaniem zmian w godzinach realizacji usług, składaniem reklamacji i odwołań oraz wszelkimi interwencjami związanymi z realizacją usługi i wszystkimi innymi czynnościami podejmowanymi w celu należytego wykonywania Umowy w tym zakresie;
6) pośredniczenia w uzyskiwaniu wiz, w szczególności: czynności związane z kompletowaniem i odbiorem dokumentacji niezbędnej do uzyskania wizy dla wskazanej osoby, terminowego składania w odpowiedniej placówce dyplomatycznej kompletu dokumentów niezbędnych do uzyskania wizy, uiszczaniem w imieniu Xxxxxxxxxxxxx opłat w placówce dyplomatycznej związanych z uzyskaniem wizy, bezpiecznym dostarczaniem paszportu z wizą do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, we wskazanym przez niego w terminie oraz wszystkimi innymi czynnościami podejmowanymi w celu należytego wykonywania Umowy w tym zakresie;
7) ubezpieczenia podróży zagranicznych, w szczególności: czynności związane z wystawianiem polis ubezpieczeniowych, dokonywaniem zmian i anulowaniem polis, doradztwo w przypadku zgłoszenia szkód oraz wszystkimi innymi czynnościami podejmowanymi w celu należytego wykonywania Umowy w tym zakresie;
6. Wykonawca gwarantuje:
1) stałą wysokość opłat transakcyjnych (kwota brutto), o których mowa w ust. 3, w całym okresie obowiązywania Umowy. Zmiana kwoty brutto może być spowodowana wyłącznie okolicznościami określonymi w § 8 ust. 1 Umowy. Wykonawca gwarantuje stałą wysokość …% opustu od ceny katalogowej pobytu we wszystkich hotelach wskazanych w ofercie w całym okresie obowiązywania Umowy;
2) że do realizacji Umowy udostępni Zamawiającemu „Elektroniczny system zarządzania rezerwacjami zawierający bieżące raportowanie kosztów i rezerwacji (korporacyjny system zarządzania podróżami) - CBT”, o nazwie , zgodnie z oświadczeniem
zawartym w ofercie w całym okresie obowiązywania Umowy. W dniu zawarcia Umowy Wykonawca udostępni Zamawiającemu dane dostępowe pozwalające na korzystanie z ww. systemu.
7. Wykonawca zobowiązany jest stosować przy sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych minimalne ceny dostępne w danym terminie na danej trasie, z zachowaniem uczciwości handlowej. Pod nazwą bilet rozumie się bilet na trasie „tam i z powrotem”, chyba że Zamawiający w danym przypadku zastrzeże zakup biletów
„w jedną stronę”.
8. Składnikami cenotwórczymi biletów lotniczych, w rozumieniu Zamawiającego, są wyłącznie:
a) wszelkie opłaty wymagane prawem krajowym i międzynarodowym,
b) opłaty lotniskowe,
c) opłaty paliwowe,
d) podatki,
e) obowiązkowe ubezpieczenia.
9. Zamawiający nie będzie akceptował innych składników cenotwórczych biletów poza wymienionymi w ust. 8 a) – e) powyżej, w szczególności opłat związanych z przyjętym przez Wykonawcę sposobem rozliczania się z danym przewoźnikiem.
10. Wykonawca nie nalicza żadnych innych opłat transakcyjnych ponad tymi o których mowa w ust. 3, w tym za dokonanie zwrotu niewykorzystanego przez Zamawiającego biletu lotniczego lub kolejowego ani za wystawienie nowego biletu w wyniku dokonania przez Zamawiającego zmiany trasy, terminów oraz innych warunków rezerwacji potwierdzonej zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia. Zwrot za niewykorzystany bilet lub – w przypadku zmiany rezerwacji przez Zamawiającego – zwrot odpowiedniej części ceny biletu lub dopłata do ceny biletu, dokonywane będą zgodnie z taryfą przewoźnika i warunkami rezerwacji.
11. Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie zapłacone na rachunek bankowy nr: Zmiana numeru rachunku bankowego
nie wymaga zmiany Umowy, natomiast Wykonawca zobowiązany jest do pisemnego poinformowania Zamawiającego o powyższym.
12. Wykonawca oświadcza, że rachunek bankowy wskazany w Umowie jest rachunkiem znajdującym się w elektronicznym wykazie podmiotów prowadzonym od 1 września 2019 r. przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, o którym mowa w ustawie o podatku od towarów i usług.
13. W przypadku gdy rachunek bankowy Wykonawcy nie spełnia warunków określonych w ust. , opóźnienie w dokonaniu płatności w terminie określonym w fakturze powstałe w skutek braku możliwości realizacji przez Zamawiającego płatności wynagrodzenia na rachunek objęty Wykazem, nie stanowi dla Wykonawcy podstawy do żądania od Zamawiającego jakichkolwiek odsetek, jak również innych rekompensat, odszkodowań lub roszczeń z tytułu dokonania nieterminowej płatności.
14. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich, bez zaliczek oraz bez stosowania jakichkolwiek przeliczników, w tym w stosunku do walut obcych.
15. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie wypłacane, w terminie do 14 dni, od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, która będzie wystawiana na podstawie złożonego przez Zamawiającego jednostkowego zamówienia za wykonane zlecenia.
16. Wynagrodzenie dla Wykonawcy może być wypłacane kilka razy w miesiącu w zależności od liczby faktycznie wykonanych zleceń objętych przedmiotem Umowy i będzie płatne z zastrzeżeniem ust. 13.
17. Faktura poza wymogami formalno-rachunkowymi powinna zawierać wyszczególniony dokładny opis składników tworzących kwotę należną Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu umowy, x.xx.:
1) numer umowy,
2) informację, czy faktura dotyczy biletów czy zakwaterowania,
3) nr biletu / rezerwacji (jeżeli posiada),
4) cenę biletu/zakwaterowania według xxxxxx przewoźnika/obiektu,
5) wysokość opłat dodatkowych, jak np. opłata lotniskowa/podatki,
6) wysokość opłat transakcyjnych, kwotę opustu cenowego,
7) wysokość podatku VAT,
8) ostateczną cenę biletu/zakwaterowania/ płatną przez Zamawiającego,
9) datę, trasę, i standard/klasę przelotu/zakwaterowania,
10) nazwisko i imię osoby, której dotyczy zlecenie,
11) nazwisko i imię składającego zamówienie.
18. W przypadku rezygnacji przez Zamawiającego z biletu lub usługi po ich wykupieniu przez Wykonawcę, Wykonawca zobowiązuje się do przyjęcia zwrotu biletu i odwołania zamówionej usługi oraz negocjowania z usługodawcami jak najkorzystniejszych warunków rezygnacji z zakupionego biletu/usługi, a następnie dokonania odpowiedniego zwrotu na rzecz Zamawiającego kosztów wykupionego biletu/usługi zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy oraz warunkami rezerwacji hotelu regulaminu systemu rezerwacji. Rozliczenie tych kosztów nastąpi na podstawie faktury korygującej w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia rezygnacji z biletu lub usługi.
19. W przypadku wystawienia przez Wykonawcę faktury korygującej, Zamawiający jest uprawniony do potrącenia należności przysługujących mu na podstawie faktury korygującej z kolejnych, wystawionych faktur.
20. Wykonawca zobowiązuje się do przesłania faktury w formie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), o której mowa w ust.16, bądź w formie elektronicznej na adres e-mail: xxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx w postaci pliku PDF (Portable Document Format) z adresu e-mail:…………………...........
21. Zamawiający zastrzega sobie prawo wstrzymania zapłaty faktury nieprawidłowo wystawionej, do czasu otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, faktury korygującej lub podpisania przez Wykonawcę noty korygującej.
22. Zamawiający ma prawo do pomniejszania wartości wynagrodzenia za wykonanie Przedmiotu Umowy o wartości naliczonych kar, na zasadach określonych w § 6 Umowy.
23. Za dzień dokonania płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
24. Zamawiający oświadcza, że zgodnie z ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, uruchomił Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF) korzystając z usług Broker Infinite IT Solutions. Identyfikator Service Desk to: K4FPBZ.
25. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego z tytułu niewykorzystania całości kwoty wskazanej w ust. 1.
§ 6.
Kary umowne
1. W przypadku, gdy Wykonawca nie dostarczy biletów/potwierdzenia rezerwacji miejsc hotelowych lub innych dokumentów w terminach, o których mowa w OPZ lub w terminie ustalonym z Zamawiającym, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 200 zł brutto (słownie: dwieście złotych 00/100) za każde zdarzenie.
2. W przypadku niewykonania obsługi zgłoszenia, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 5 000,00 zł brutto (słownie: pięć tysięcy złotych 00/100) za każdy stwierdzony przypadek niewykonania obsługi zgłoszenia. Przez niewykonanie obsługi zgłoszenia Strony rozumieją zaistnienie okoliczności powodujących, że świadczenie na rzecz Zamawiającego nie zostało spełnione w szczególności: nieprzedstawienie Zamawiającemu propozycji podróży zgodnie z OPZ, nieprzedstawienie
Zamawiającemu rezerwacji zgodnie z OPZ, niewykonanie usługi organizacji transportu w miejscu destynacji.
3. Z zastrzeżeniem ust. 1, w przypadku nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia, poprzez które rozumie się w szczególności wykonanie przedmiotu zamówienia niezgodnie z opisem zawartym w OPZ, Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 2 000,00 zł brutto (słownie: dwa tysiące złotych 00/100) za każdy stwierdzony przypadek nienależytego wykonania obsługi zgłoszenia. Przez nienależyte wykonanie obsługi zgłoszenia Strony rozumieją zaistnienie sytuacji po stronie Wykonawcy obejmującej jego działania lub zaniechania, powodującej wykonanie obowiązków Wykonawcy wynikających z Umowy w sposób nienależyty, w szczególności w zakresie sposobu, jakości świadczonych usług oraz zasad współpracy z Zamawiającym.
4. Niezależnie od innych postanowień umownych w przypadku niedostarczenia zamówionych przez Zamawiającego biletów w terminie określonym w zamówieniu, skutkującego niemożliwością wylotu w planowanym terminie, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 100% wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za zamówione bilety.
5. W przypadku zwłoki w przedłożeniu Zamawiającemu wykazu osobowego, o którym mowa w § 9 ust. 3 – w wysokości 200,00 zł brutto (słownie: dwieście złotych 00/100) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.
6. W przypadku naruszenia zobowiązań z § 10 Umowy, Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 4 860,00 zł brutto (słownie: cztery tysiące osiemset sześćdziesiąt złotych 00/100) za każdy przypadek.
7. Z tytułu:
a. nieprzedłożenia dokumentów, o których mowa w § 9 ust. 5 lub przedłożenia dokumentów niepotwierdzających spełnienia wymogu zatrudniania pracowników wykonujących czynności, o których mowa w § 9 ust. 1 na podstawie umowy o pracę
– w wysokości 1 000,00 zł brutto (słownie: tysiąc złotych 00/100) – za każde zdarzenie w okresie realizacji Umowy, za każdą osobę wykonującą czynności, o których mowa w § 9 ust. 1, dla której Wykonawca nie przedłoży kopii zawartych umów o pracę;
b. naruszenia obowiązku określonego w § 8 ust. 10 oraz § 12 ust. 5, tj. w przypadku braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcy
/ podwykonawcom z tytułu zmiany wysokości wynagrodzenia na podstawie § 8 ust. 1 pkt 8) – w wysokości 1 000, 00 zł brutto za każdy przypadek i każdorazowo po uzyskaniu i potwierdzeniu informacji w zakresie takiego naruszenia,
c. (jeśli dotyczy) naruszenia obowiązku zapewnienia personelu, o którym mowa w § 4 ust. 4 i 5 – w wysokości 1 000,00 zł brutto za każde zdarzenie w okresie realizacji Umowy;
d. (jeśli dotyczy) naruszenia obowiązku zapewnienia dostępu do platformy zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 5 – w wysokości 1 000, 00 zł brutto za każde zdarzenie w okresie realizacji Umowy.
8. W przypadku niedostarczenia Zamawiającemu nowej polisy ubezpieczeniowej, wraz z dokumentem potwierdzającym dokonanie opłaty składki ubezpieczeniowej, nie później niż na 5 dni roboczych przed utratą ważności aktualnej polisy ubezpieczeniowej, o której
mowa w § 4 ust. 10 Umowy, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umową w wysokości 50,00 zł brutto (słownie: pięćdziesiąt złotych 00/100), za każdy rozpoczęty dzień roboczy zwłoki.
9. W przypadku niedostarczenia Zamawiającemu wykazu zleceń zrealizowanych w miesiącu poprzednim do 10. dnia każdego miesiąca, o którym mowa w § 4 ust. 12 Umowy, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umową w wysokości 50,00 zł brutto (słownie: pięćdziesiąt złotych 00/100), za każdy rozpoczęty dzień roboczy zwłoki.
10. W przypadku zaproponowania przez Wykonawcę ceny całkowitej zakwaterowania wyższej od najniższej ceny całkowitej zakwaterowania oferowanego na rynku spełniającej wymagania Zamawiającego, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umową w wysokości 50% wartości oferowanej przez Wykonawcę najtańszej propozycji całkowitej ceny zakwaterowania, która została negatywnie zweryfikowana przez Zamawiającego (nie wliczając opłaty transakcyjnej).
11. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od niniejszej Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający ma prawo nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto, określonego w § 5 ust. 1, z zastrzeżeniem ustępów powyższych.
12. Zamawiający ma prawo do potrącenia kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, bez potrzeby uzyskania zgody Wykonawcy, w oparciu o notę obciążeniową wystawioną przez Zamawiającego.
13. W przypadku niedokonania potrącenia, o którym mowa w ust. 10, kara umowna będzie płatna na podstawie noty obciążeniowej, wystawionej przez Zamawiającego, w terminie 7 (siedmiu) dni od daty doręczenia noty Wykonawcy.
14. Kary umowne, o których mowa w niniejszym paragrafie, mogą podlegać sumowaniu.
15. Suma naliczonych kar umownych nie przekroczy 30 % wysokości wynagrodzenia brutto Wykonawcy wskazanego w § 5 ust. 1 Umowy.
16. Niezależnie od naliczenia lub zapłaty kar umownych jeżeli szkoda po stronie Zamawiającego przewyższy wysokość kary umownej, Zamawiającemu przysługiwać będzie roszczenie o zapłatę odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych.
17. Zapłata kary umownej nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku należytego wykonywania Umowy.
§ 7.
Rozwiązanie Umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia lub odstąpienia od Umowy w całości lub w części od Umowy w przypadkach określonych w przepisach obowiązującego prawa, w szczególności ustawy Pzp oraz Kodeksu Cywilnego.
2. W szczególności, Zamawiający może odstąpić:
a) od Umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, w terminie 30 dni od dnia
powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W tym przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy;
b) od części Umowy, której zmiana dotyczy – w przypadku dokonania zmiany Umowy z naruszeniem art. 454 i art. 455 ustawy Pzp;
c) od Umowy gdy Wykonawca w chwili zawarcia Umowy podlegał wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp;
d) od Umowy w przypadku gdy skutki epidemii COVID-19 będą uniemożliwiać dalszą realizację umowy.
3. Prawo odstąpienia określone powyżej Zamawiający może wykonać w terminie 30 dni kalendarzowych od powzięcia wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 1. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego w całości, odstąpienie następuje z mocą wsteczną, a Umowę uważa się za niezawartą. W takim przypadku, jeżeli usługa nie została wykonana, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu Zamawiającemu ewentualnie wpłaconego wynagrodzenia, w terminie 7 dni od dnia wysłania wezwania.
4. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia Xxxxx ze skutkiem natychmiastowym poprzez jednostronne oświadczenie woli w przypadku:
a) gdy Wykonawca wykonywać będzie świadczenia objęte przedmiotem Umowy w sposób rażąco wadliwy lub sprzeczny z postanowieniami Umowy lub nie będzie ich świadczył w ogóle, wówczas Zamawiający ma prawo wezwać go do zmiany sposobu wykonania przedmiotu Umowy wyznaczając mu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie tego terminu, Zamawiający może wypowiedzieć Umowę i/lub powierzyć dalsze wykonywanie Umowy innej osobie na koszt i ryzyko Wykonawcy,
b) niedotrzymywania terminów określonych w Załączniku nr 1 do Umowy – nie mniej niż 15 takich przypadków,
c) gdy Wykonawca, pomimo wezwania Zamawiającego, nie przedłożył wymaganych dokumentów potwierdzających, że osoby oddelegowane do realizacji przedmiotu zamówienia, o których mowa w § 9 ust. 1 Umowy, zostały zatrudnione na umowę o pracę,
d) gdy Wykonawca nie przedłożył wymaganych dokumentów, o których mowa w § 4 ust. 11 Umowy,
e) W przypadku zaistnienia w toku realizacji Umowy w stosunku do Wykonawcy okoliczności opisanych w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r. poz. 835),
f) gdy Wykonawca ujawnił Informacje Poufne.
5. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego w części lub jej wypowiedzenia:
a) Strony zobowiązują się w terminie 7 dni od dnia doręczenia stosownego oświadczenia do sporządzenia protokołu, który będzie stwierdzał stan realizacji przedmiotu Umowy,
b) wysokość wynagrodzenia należna Wykonawcy zostanie ustalona proporcjonalnie na podstawie stwierdzonego ww. protokołem zakresu należycie wykonanych elementów przedmiotu Umowy zaakceptowanego przez Zamawiającego bez zastrzeżeń,
c) Strony dokonują rozliczenia prawidłowo wykonanych Usług do dnia odstąpienia od Umowy/rozwiązania Umowy, w oparciu o odpowiednie stosowanie postanowień Umowy w szczególności w zakresie podstaw wystawiania faktur, terminów płatności.
6. Oświadczenie o odstąpieniu lub wypowiedzeniu Umowy wymaga formy pisemnej oraz podania uzasadnienia.
7. W przypadku odstąpienia od Umowy lub jej wypowiedzenia wygasają wszelkie roszczenia Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego odnośnie kwoty wynagrodzenia, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy.
8. W uzasadnionych przypadkach Umowa może zostać rozwiązana przez zgodną wolę Stron wyrażoną w formie pisemnego porozumienia zawartego przed upływem terminu, o którym mowa w § 3 ust. 1 Umowy, w terminie przez Strony określonym, w szczególności w przypadku:
a. braku możliwości wywiązania się z zobowiązań z przyczyn niezależnych od Zamawiającego lub Wykonawcy,
b. zmiany w trakcie obowiązywania Umowy przepisów prawnych regulujących działalność objętą przedmiotem Umowy, jeżeli wejście w życie tych przepisów uniemożliwi realizację Umowy,
c. zaprzestania wykonywania działalności w zakresie Przedmiotu Umowy,
d. pojawienia się przypadku siły wyższej uniemożliwiającego dalszą realizację Umowy.
§ 8.
Zmiany Umowy
1. Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian w Umowie w przypadku:
1) wystąpienia w trakcie realizacji Umowy wydarzeń noszących znamiona „siły wyższej” rozumianej jako wydarzenie zewnętrzne, nieprzewidywalne i poza kontrolą stron niniejszej umowy, którego skutkom nie można zapobiec, występujące po podpisaniu Umowy, a powodujące niemożliwość wywiązania się z Umowy w jej obecnym brzmieniu, Strony Umowy niezwłocznie po ustaniu przyczyn uniemożliwiających prawidłową realizacje umowy, protokolarnie ocenią skutki jakie dla wykonania Umowy miała siła wyższa i poprzez sporządzenie aneksu do Umowy zmienią treść Umowy w zakresie, w jakim wystąpienie siły wyższej wpłynęło na obowiązki Wykonawcy i Zamawiającego wynikające z treści Umowy;
2) gdy nastąpi konieczność zmian w terminach realizacji zamówienia określonych w Umowie o udzielenie zamówienia publicznego, spowodowanych obiektywnymi czynnikami wynikającymi z potrzeb Zamawiającego lub czynnikami niezależnymi od Wykonawcy, w wyniku których zrealizowanie przedmiotu zamówienia nie będzie możliwe w określonym terminie, z zastrzeżeniem, że maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy, ceny opłat transakcyjnych nie ulegną zmianie (z zastrzeżeniem ust 7-9) a ww. przesunięcie terminu będzie ustalone proporcjonalnie do ww. potrzeb Zamawiającego lub czynnika niezależnego od Wykonawcy uniemożliwiających terminową realizację zamówienia. Ww. zmiana wymaga poinformowania drugiej strony w formie pisemnej pod rygorem nieważności i wyrażenia zgody przez Zamawiającego na dokonanie tej zmiany;
3) konieczności zmiany jakichkolwiek procedur określonych w treści Umowy spowodowanej przyczynami leżącymi po stronie Zamawiającego lub spowodowanej przyczynami niezależnymi od stron Umowy, pod warunkiem że przedmioty Umowy nie
ulegnie zmianie, Strony Umowy dokonają zmiany Umowy, sporządzając do niej aneks z zastrzeżeniem, że zmiana Umowy z ww. powodów możliwa jest pod warunkiem poinformowania drugiej Strony o konieczności wprowadzenia zmiany wraz z podaniem przyczyn żądanej zmiany;
4) zmiany sposobu realizacji usługi, z zastrzeżeniem, że nie spowoduje ona zmiany cen opłat transakcyjnych oraz, że maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy nie ulegnie zmianie;
5) zmiany warunków i sposobu płatności wynagrodzenia bez zmiany maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy oraz cen opłat transakcyjnych. Zmiana wymaga przeprowadzenia procedury, o której mowa w ust. 2;
6) możliwości zastosowania nowszych i korzystniejszych dla Zamawiającego rozwiązań, niż te istniejące w chwili podpisania Umowy, bez zmiany w maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy oraz cen opłat transakcyjnych. Jako korzystniejsze dla Zamawiającego należy traktować rozwiązania odpowiadające wymaganiom Zamawiającego w większym stopniu z punktu widzenia jakości, wydajności świadczonych usług. Zmiana wymaga przeprowadzenia procedury, o której mowa w ust. 2;
7) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na koszt wykonania Umowy tj. zmiany w zakresie:
a) wysokości stawki podatku od towarów i usług VAT,
b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokość minimalnej stawki godzinowej, ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3–5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,
d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych,
o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,
8) każda ze Stron jest uprawniona do złożenia wniosku o zmianę wynagrodzenia tj. cen opłat transakcyjnych, zgodnie z art. 439 ustawy Pzp. Podstawą do dokonania ww. zmiany będzie zmiana średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w danym roku w stosunku do roku poprzedniego, publikowanego przez Główny Urząd Statystyczny (odnotowanie inflacji lub deflacji) ,
9) zmiany terminu wykonania usługi, o którym mowa w § 3, który może być wydłużony w przypadku niewykorzystania kwoty przeznaczonej na jej realizację, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy, jednak nie dłużej niż na okres kolejnych 6 miesięcy.
2. Do wprowadzenia zmian określonych w ust. 1 pkt 1–9 powyżej, w przypadku gdy występuje o nie Wykonawca, wymagane jest złożenie przez Wykonawcę uzasadnienia w formie pisemnego wniosku o jej/ich dokonanie. Wprowadzenie zmian wymaga akceptacji Zamawiającego.
3. W przypadku zmian wynagrodzenia w zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 7) i 8), Wykonawca zobowiązany jest w ramach uzasadnienia, o którym mowa w ust. 2, dołączyć do wniosku, dokumenty z których będzie wynikać w jakim zakresie okoliczności, o których mowa w ust. 1 pkt 7) i 8), mają wpływ na koszty wykonania Usług.
4. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1 pkt 7) lit. b–d) wynagrodzenie Wykonawcy tj. kwoty opłat transakcyjnych, ulegną zmianie o kwotę odpowiadającą wzrostowi kosztów Wykonawcy, wykazanemu przez Wykonawcę w uzasadnieniu i zaakceptowanemu przez Xxxxxxxxxxxxx.
5. W przypadku zmiany wynikającej z okoliczności, o której mowa w ust. 1 pkt 7) lit. a) nie zmieni się wartość wynagrodzenia netto (ceny opłat transakcyjnych), a wartość brutto wyliczona zostanie według nowych przepisów.
6. Wykonawca może żądać zmiany wynagrodzenia, zgodnie z treścią zapisów ust. 1 pkt 8, kiedy będzie odnotowany poziom inflacji (wzrost cen usług) wyższy niż 8%. W przypadku zmiany, ceny opłat transakcyjnych ulegną zmianie o odnotowany wskaźnik inflacji.
7. Zamawiający może żądać zmiany wynagrodzenia, zgodnie z treścią zapisów ust. 1 pkt 8, kiedy będzie odnotowany poziom deflacji wyższy niż 8%. W przypadku zmiany, ceny opłat transakcyjnych ulegną zmianie o odnotowany wskaźnik deflacji.
8. Zamawiający zastrzega, że maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia tj. kwoty opłat transakcyjnych, z przyczyn, o których mowa w ust. 1 pkt 8), wynosi 8% (dotyczy zwiększenia i zmniejszenia), z zastrzeżeniem, że maksymalna wartość Umowy została określona w § 5 ust. 1 Umowy.
9. Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zmienione zgodnie z ust. 1 pkt 8), zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania i nie później niż w ciągu
14 dni kalendarzowych od daty zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, poświadczoną za zgodność z oryginałem kopie zawartej umowy (umów) o podwykonawstwo w zakresie zmian, o których mowa w zdaniu pierwszym tego ustępu.
10. Dokonywane zmiany będą obowiązywały od dnia podpisania aneksu do Umowy przez Strony.
11. Pozostałe zmiany Umowy Zamawiający może wprowadzić, gdy wystąpi co najmniej jedna z okoliczności określona w art. 455 ust. 1 pkt 2) do 4) oraz ust. 2 ustawy Pzp.
12. Strony zawierając Umowę mają świadomość, że na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego, oraz że w związku z tym wprowadzone zostały szczególne regulacje prawne, spośród których można, x.xx. wymienić:
1) ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych;
2) rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii z dnia 25 marca 2022 r.
13. Strony zawierając Umowę mają świadomość, że w dnia 24 lutego 2022 r. Federacja Rosyjska dokonała agresji na Ukrainę oraz, że w związku z tym wprowadzone zostały szczególne regulacje prawne.
14. Wykonawca oświadcza, że składając ofertę, a następnie zawierając Umowę, uwzględnił okoliczności o których mowa w ust. 13 i 14, a także regulacje prawne i ograniczenia z niego wynikające.
15. Powyższe oświadczenia nie wyłączają możliwości powołania się na okoliczności związane z COVID-19 lub wydarzeń, o których mowa w ust. 14 jako zdarzenia siły wyższej, w sytuacji:
1) gdy rozwój epidemii dotknie którąkolwiek ze Stron w stopniu zwiększonym aniżeli w chwili złożenia oferty, lub
2) wprowadzenia nowych regulacji prawnych związanych ze stanem epidemii, jeżeli zmienione okoliczności lub regulacje prawne mają wpływ na realizację Umowy.
3) gdy Umowa będzie wymagała zmian w zakresie sposobu realizacji zamówienia, tak aby cel Umowy mógł zostać osiągnięty.
16. Ciężar wykazania zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 13 - 15 oraz ich wpływu na realizację Umowy obciąża Stronę, która się na nie powołuje.
§ 9.
Zatrudnienie osób uczestniczących w realizacji Umowy
1. Zamawiający wymaga, aby osoby uczestniczące w realizacji zamówienia na rzecz Wykonawcy lub Podwykonawcy wykonujące pracę w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy tj. koordynator, o którym mowa w § 4 ust. 3 Umowy oraz osoby wyznaczone do bieżącej współpracy z Zamawiającym, o których mowa § 4 ust. 4 pkt 2 Umowy, w zakresie prac wykonywanych na rzecz Zamawiającego były zatrudnione na podstawie umowy o pracę.
2. Wykonawca lub Podwykonawca musi zatrudniać wyżej wymienione osobę/osoby na podstawie umowy o pracę, a w wypadku rozwiązania umowy przez osobę zatrudnioną lub przez pracodawcę, Wykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia na podstawie umowy
o pracę na to miejsce innej osoby.
3. W terminie 7 (siedmiu) dni od wezwania Zamawiającego Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wykaz osobowy wraz z informacją o podstawie do dysponowania pracownikiem/ami oraz informacją o czynnościach wykonywanych przez wskazane osoby, podpisaną przez te osoby, zgodnie z załącznikiem nr 3 do Umowy.
4. Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia Zamawiającemu do wglądu zanonimizowanych kopii aktualnych umów o pracę, zawierające tylko niezbędne informacje potwierdzające, że czynności, o których mowa w ust. 1 powyżej są wykonywane przez osoby zatrudnione na umowę o pracę u Wykonawcy lub Podwykonawcy.
5. Wykonawca jest zobowiązany na każde wezwanie Zamawiającego, w terminie przez niego wskazanym, przedstawić do wglądu Zamawiającemu zanonimizowane kopie aktualnych umów o pracę, zawierające tylko niezbędne informacje potwierdzające, że czynności,
o których mowa w ust. 1 powyżej, są wykonywane przez osoby zatrudnione na umowę
o pracę, zgodnie z deklaracją złożoną w ofercie Wykonawcy.
6. Nieprzedłożenie przez Wykonawcę kopii umów o których mowa w ust. 4 i 5 powyżej zawartych przez Wykonawcę (podwykonawcę) z pracownikami wykonującymi w ramach zamówienia czynności, o których mowa w ust. 1 powyżej, w terminie wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx, zgodnie z ust. 3 powyżej, będzie traktowane, jako niewypełnienie obowiązku zatrudnienia pracowników wykonujących czynności, o których mowa w ust. 1 powyżej, na podstawie umowy o pracę.
§ 10.
Poufność informacji i ochrona danych osobowych
1. Strony Umowy zobowiązane są do przestrzegania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L z 4 maja 2016
r. nr 119/1 z późn. zm.) dalej „RODO”.
2. Strony potwierdzają, że w ramach wykonywanych usług w zakresie przetwarzania danych osobowych są odrębnymi administratorami przetwarzanych danych. W związku z tym
strony, we własnym adekwatnym zakresie są zobowiązane do zapewniania zgodności z prawem przetwarzanych danych osobowych.
3. Wykonawca jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie danych osobowych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
4. Strony Umowy zobowiązują się traktować wzajemnie jako poufne wszelkie informacje powzięte w trakcie realizacji Umowy stanowiące tajemnicę drugiej Strony, w tym w szczególności informacje dotyczące sposobu używanych zabezpieczeń oraz ich rozwiązań technicznych. Strony Umowy nie wykorzystają tych informacji do innych celów niż związanych z realizacją Umowy i nie ujawnią ich osobom trzecim, za wyjątkiem osób reprezentujących Zamawiającego i Wykonawcę w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonywania przedmiotu Umowy. Zasada poufności obowiązuje również pracowników Zamawiającego i osoby skierowane do realizacji przedmiotu Umowy przez Wykonawcę.
5. Wykonawca będzie zwolniony z obowiązku zachowania w poufności uzyskanych informacji, jeżeli obowiązek ich ujawnienia wynikać będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, prawomocnego orzeczenia sądowego lub polecenia urzędowego wydanego przez właściwy organ w zakresie posiadanych kompetencji. W każdym takim przypadku, przed ujawnieniem jakichkolwiek informacji poufnych Wykonawca będzie zobowiązany do natychmiastowego poinformowania Zamawiającego.
6. Obowiązek zachowania w poufności wszelkich informacji związanych z Umową obowiązuje od dnia jej zawarcia i trwa również po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu. W przypadku realizacji obowiązków wynikających z Umowy przez Podwykonawcę, zapisy niniejszego paragrafu dotyczące zachowania poufności oraz przestrzegania przepisów
o ochronie danych obowiązują również Podwykonawcę, Wykonawca odpowiada za działania Podwykonawcy związane ze zobowiązaniem do zachowania poufności jak za działania własne.
7. Za wszelkie szkody powstałe po stronie Zamawiającego na skutek niewywiązania się przez Wykonawcę ze zobowiązań, o których mowa w ust. 4 - 6 oraz za szkody wyrządzone osobom trzecim spowodowane działaniem lub zaniechaniem Wykonawcy, odpowiada w pełnej wysokości wyłącznie Wykonawca.
8. Osobą dedykowaną do kontaktu z Zamawiającym w zakresie ochrony danych osobowych ze strony Wykonawcy jest …………….., tel. ……………., e-mail: …………………...
9. Osobą dedykowaną do kontaktu z Wykonawcą w zakresie ochrony danych osobowych ze strony Zamawiającego jest …………………………, tel. …………………….., e-mail:
………………………… .
10. Zmiana dedykowanych osób do kontaktu w zakresie ochrony danych osobowych nie stanowi zmiany treści Umowy. Każda ze Stron Umowy może jednostronnie dokonać zmian w zakresie dedykowanych osób do kontaktu w zakresie ochrony danych osobowych oraz danych teleadresowych, zawiadamiając niezwłocznie o tym na piśmie lub w formie elektronicznej drugą Stronę Umowy na adresy mailowe wskazane w § 4 ust. 3 i 4 Umowy.
11. Wykonawca zobowiązuje się poinformować w imieniu Xxxxxxxxxxxxx osoby fizyczne reprezentujące Wykonawcę oraz osoby fizyczne przez niego wskazane jako osoby do kontaktu i inne osoby odpowiedzialne za realizację Umowy o treści klauzuli
informacyjnej Zamawiającego, która dostępna jest pod adresem: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/.
§ 11
Polityka Bezpieczeństwa Informacji
1. W Agencji Badań Medycznych obowiązuje Polityka Bezpieczeństwa Informacji (dalej
„Polityka”) określająca zasady funkcjonowania Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, której aktualna treść dostępna jest pod adresem: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/.
2. Zamawiający zarządza relacjami z podmiotami zewnętrznymi w sposób zapewniający należyty poziom Bezpieczeństwa informacji i innych aktywów.
3. U Zamawiającego obowiązują wytyczne bezpieczeństwa informacji w relacjach z podmiotami zewnętrznymi i są stosowane w relacjach z podmiotami zewnętrznymi, które w trakcie współpracy z Zamawiającym otrzymują dostęp do jej informacji.
4. Postanowienia wytycznych stosuje się do umów oraz innych stosunków prawnych, w związku z którymi następuje udostępnienie podmiotowi zewnętrznemu informacji należących do lub powierzonych Zamawiającemu, a także dostęp do innych aktywów Zamawiającego, jeśli dostęp ten może wpłynąć na Bezpieczeństwo informacji.
5. Od Wykonawcy jako podmiotu zewnętrznego Zamawiający wymaga przestrzegania obowiązków i wymagań związanych z zapewnieniem Bezpieczeństwa informacji, w tym przestrzegania Polityki oraz innych dokumentów, istotnych z punktu widzenia stosunku prawnego łączącego Strony.
6. Wykonawca zobowiązany jest się zapoznać z treścią aktualnie obowiązującej wersji Polityki oraz zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich zasad dotyczących bezpieczeństwa informacji i innych aktywów w Zamawiającego.
7. Poniższe wytyczne określają minimalne wymogi w obszarze bezpieczeństwa informacji, których przestrzegania Zamawiający wymaga od Wykonawcy, tj.:
1) przestrzegania zasad zarządzania bezpieczeństwem fizycznym i środowiskowym, w tym z obszaru bezpieczeństwa fizycznego oraz poddawania się kontroli ruchu osobowego w budynkach i pomieszczeniach Zamawiającego,
2) przestrzegania zakazu palenia oraz spożywanie posiłków i picia napojów w miejscu, które mogłoby spowodować zagrożenie dla sprzętu elektronicznego lub nośników informacji (papierowych i elektronicznych),
3) przestrzegania zakazu korzystania z urządzeń elektronicznych w pobliżu sprzętu wrażliwego na promieniowanie elektromagnetyczne,
4) przestrzegania zakazu rejestrowania dźwięku i obrazu,
8. Stosownie do okoliczności mogą zostać określone wyższe wymagania w obszarze bezpieczeństwa informacji.
9. Wykonawca oświadcza, że:
1) zapoznał się z dokumentacją SZBI obowiązującą w Agencji Badań Medycznych, tj.: z Polityką Bezpieczeństwa Informacji,
2) zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich zasad dotyczących bezpieczeństwa informacji i innych aktywów Agencji Badań Medycznych określonych w Umowie, w dokumentach, o których mowa w ust. 1 lub określonych w inny sposób przez Agencję Badań Medycznych, znajdujących zastosowanie do stosunku prawnego łączącego mnie z Agencją Badań Medycznych, w szczególności do:
a) przestrzegania ustalonych w Agencji Badań Medycznych zasad: − dozwolonego użytku aktywów Agencji Badań Medycznych, w tym ich zabezpieczania; − ochrony danych osobowych; − dostępu fizycznego;
b) zachowania w poufności wszelkich informacji otrzymanych w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy;
c) zwrotu Agencji Badań Medycznych wszelkich wydanych informacji tj. w szczególności: dokumentów, materiałów i danych wraz ze wszystkimi kopiami oraz nośnikami, na których dokumenty i dane zostały zapisane w wersji elektronicznej;
d) informowania Agencji Badań Medycznych o wszelkich przypadkach naruszeń lub zagrożeń związanych z bezpieczeństwem.
§ 12.
Podwykonawstwo
1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia Podwykonawcom.
2. Powierzenie wykonania części zamówienia Podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia.
3. Zamawiający żąda, aby przed przystąpieniem do wykonania Umowy Wykonawca podał nazwy, dane kontaktowe przedstawicieli i podwykonawców zaangażowanych w Usługi, jeżeli są już znani. Wykonawca zawiadamia Zamawiającego o wszelkich zmianach w odniesieniu do informacji, o których mowa w zdaniu pierwszym, w trakcie realizacji Umowy, a także przekazuje wymagane informacje na temat nowych podwykonawców, którym w późniejszym okresie zamierza powierzyć realizację Usług.
4. Umowa o podwykonawstwo nie może zawierać postanowień kształtujących prawa i obowiązki podwykonawcy, w zakresie kar umownych oraz postanowień dotyczących warunków wypłaty wynagrodzenia, w sposób mniej korzystny dla podwykonawcy niż prawa i obowiązki Wykonawcy, ukształtowane postanowieniami niniejszej Umowy.
5. W przypadku dokonania waloryzacji wynagrodzenia umownego w rozumieniu art. 439 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawca zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy, jeżeli łącznie spełnione są warunki określone w art. 439 ust. 5 ustawy Pzp.
6. Jeżeli Wykonawca zamierza zmienić albo zrezygnować z dotychczasowego Podwykonawcy, na którego zasoby powoływał się na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy Pzp w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, wówczas zobowiązany jest wystąpić do Zamawiającego z wnioskiem o dokonanie takiej zmiany, w którym wykaże, że Podwykonawca zastępujący lub Wykonawca samodzielnie spełnia ww. warunki w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca dotychczasowy. Przepis art. 122 ustawy Pzp stosuje się.
7. Zmiana, o której mowa w ust. 5, wymaga pisemnej zgody Zamawiającego udzielonej w terminie 7 dni kalendarzowych od złożenia przez Wykonawcę wniosku o zmianę podwykonawcy.
§ 13.
Obowiązki informacyjne Wykonawcy
1. Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego o pojawieniu się jakichkolwiek okoliczności zagrażających należytemu lub terminowemu wykonaniu Umowy, niezwłocznie po ich rozpoznaniu.
2. Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania Zamawiającego w formie pisemnej pod rygorem nieważności, o:
1) złożeniu do sądu wniosku o ogłoszenie upadłości Wykonawcy oraz każdej zmianie w tym zakresie;
2) otwarciu likwidacji oraz każdej zmianie w tym zakresie;
3) toczącym się wobec Wykonawcy jakimkolwiek postępowaniu egzekucyjnym, karnym skarbowym lub o zajęciu składników majątku Wykonawcy oraz każdej zmianie w tym zakresie.
§ 14.
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy obowiązującego prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Umowę sporządzono w postaci elektronicznej, pozwalającej na utrwalenie na Trwałym nośniku, z możliwością wygenerowania egzemplarza dla każdej Strony.
3. Umowa zostaje zawarta z dniem złożenia oświadczenia woli przez ostatnią ze Stron.
4. Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki:
1) Załącznik 1 –Opis przedmiotu zamówienia;
2) Załącznik 2 – Oferta Wykonawcy;
3) Załącznik 3 – Wykaz osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę;
4) Załącznik 4 – Wzór wykazu zleceń zrealizowanych w miesiącu poprzednim.
Zamawiający | Wykonawca |
…...................................... Podpis | …...................................... Podpis |
Załącznik nr 2 do Umowy nr ………. z dnia ………………
Załącznik nr 3 do Umowy nr ………. z dnia ………………
Wykaz osobowy zatrudnionych na podstawie umowy o pracę Wykonawca:.................................................................
Lp. | Imię i nazwisko pracownika | Xxxxxx wykonywanych czynności | Czas trwania umowy o pracę (czas nieokreślony/czas określony* od dd-mm-rr do dd- mm-rr) |
1. | |||
2. | |||
3 |
Oświadczam, iż na każde żądanie przedstawię Zamawiającemu do wglądu zanonimizowane kopie aktualnych umów o pracę, zawierające tylko niezbędne informacje potwierdzające, że czynności, o których mowa w § 9 ust. 1 Umowy są wykonywane przez osoby zatrudnione na umowę o pracę u Wykonawcy.
Data i podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy
* niepotrzebne skreślić