WZÓR – projekty rozliczane w oparciu o kwoty ryczałtowe 1 1 - Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji Projektu (tytuł projektu)
Załącznik nr 11 do Regulaminu wyboru projektów
- WZÓR – projekty rozliczane w oparciu o kwoty ryczałtowe 1 1 -
Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji Projektu
(tytuł projektu)
Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji Projektu … (należy wpisać tytuł projektu) w ramach programu Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021-2027 (FEP 2021-2027) współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+), zwana dalej „umową”, zawarta
w dniu ... (należy wpisać datę) pomiędzy:
... [należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji (podmiotu inicjującego projekt partnerski – wnioskodawcy/beneficjenta)]
z siedzibą w ... (należy wpisać adres siedziby)
reprezentowaną przez ... [należy wpisać imię i nazwisko osoby uprawnionej do podejmowania decyzji wiążących (reprezentacji)]
zwanym dalej Partnerem wiodącym
a
... [należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji (partnera)]
z siedzibą w ... (należy wpisać adres siedziby)
reprezentowaną przez ... [należy wpisać imię i nazwisko osoby uprawnionej do podejmowania decyzji wiążących (reprezentacji)]
zwaną dalej Partnerem nr 1
a
... [należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji (partnera)]
z siedzibą w ... (należy wpisać adres siedziby)
reprezentowaną przez ... [należy wpisać imię i nazwisko osoby uprawnionej do podejmowania decyzji wiążących (reprezentacji)]
zwaną dalej Partnerem nr 2
a
... [należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji (partnera)]
z siedzibą w ... (należy wpisać adres siedziby)
reprezentowaną przez ... [należy wpisać imię i nazwisko osoby uprawnionej do podejmowania decyzji wiążących (reprezentacji)]
zwaną dalej Partnerem nr 3,
łącznie zwanymi dalej Stronami,
na podstawie art. 39 ustawy z dnia z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz. U. poz. 1079), zwanej dalej „ustawą wdrożeniową”.
§ 1.
Przedmiot umowy
Ustanawia się partnerstwo na rzecz realizacji Projektu … (należy wpisać tytuł projektu), realizowanego w ramach Priorytetu 5 Fundusze europejskie dla silnego społecznie Pomorza (EFS+), Działania 5.8. Edukacja ogólna i zawodowa, zwanego dalej „Projektem”.
Strony umowy stwierdzają zgodnie, że wskazane w ust. 1 partnerstwo zostało utworzone w celu realizacji Projektu, którego opis stanowi wniosek o dofinansowanie realizacji Projektu o numerze …(należy wpisać nr wniosku)2 zwany dalej „Wnioskiem”.
Umowa określa w szczególności zasady funkcjonowania partnerstwa, zasady współpracy Partnera wiodącego i Partnerów oraz współpracy między Partnerami przy realizacji Projektu.
Okres realizacji Projektu jest zgodny z okresem wskazanym we Wniosku i dotyczy realizacji zadań w ramach Projektu.
§ 2.
Odpowiedzialność Partnerów
Strony umowy ponoszą odpowiedzialność za prawidłową realizację umowy w zakresie przypisanych zadań, jednakże to Partner wiodący ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłową realizację Projektu, w tym za poprawność rozliczeń finansowych, nawet w sytuacji, gdy przekazuje Partnerowi odpowiednią część dofinansowania na pokrycie jego wydatków.
§ 3.
Zakres odpowiedzialności Partnera wiodącego
Strony stwierdzają zgodnie, że ... (należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji pełniącej funkcję Partnera wiodącego) pełni funkcję Partnera wiodącego odpowiedzialnego w szczególności za:
reprezentowanie Partnerów przed Instytucją Zarządzającą;
koordynowanie (w tym monitorowanie i nadzorowanie) prawidłowości działań Partnerów przy realizacji zadań, zawartych w Projekcie;
zapewnienie udziału Partnerów w podejmowaniu decyzji i realizacji zadań, na zasadach określonych w niniejszej umowie;
wsparcie Partnerów w realizacji powierzonych zadań;
zapewnienie sprawnego systemu komunikacji z Partnerami oraz Instytucją Zarządzającą;
zapewnienie prawidłowości operacji finansowych;
przedkładanie wniosków o płatność do Instytucji Zarządzającej celem rozliczenia wydatków w Projekcie oraz otrzymania środków na dofinansowanie zadań Partnera wiodącego i Partnerów, w tym monitorowanie wskaźników zadeklarowanych we Wniosku;
gromadzenie informacji o uczestnikach Projektu i ich przekazywanie do Instytucji Zarządzającej;
informowanie Instytucji Zarządzającej o problemach w realizacji Projektu, w tym o zamiarze zaprzestania jego realizacji, o zagrożeniu nieosiągnięcia zaplanowanych wskaźników Projektu, lub o egzekucji prowadzonej ze środków znajdujących się na wyodrębnionym dla Projektu rachunku bankowym wskazanym w umowie o dofinansowanie Projektu;
zapewnienie stosowania zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym ze względu na płeć, rasę, pochodzenie etniczne lub społeczne, religię lub światopogląd, wiek lub orientację seksualną oraz niepełnosprawność, a także z zapewnieniem dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, oraz równości kobiet i mężczyzn z uwzględnieniem aspektu i perspektywy płci, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027, które dostępne są na stronie internetowej ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego;
koordynację działań partnerstwa na rzecz upowszechniania informacji o nim i jego celów;
Każdy z partnerów upoważnia Partnera wiodącego do reprezentowania Partnera wobec Instytucji Zarządzającej oraz wobec osób trzecich w działaniach związanych z realizacją Projektu. Pełnomocnictwo obejmuje w szczególności upoważnienie do zawarcia umowy o dofinansowanie Projektu oraz do podpisywania aneksów do tej umowy. Pełnomocnictwo dla Partnera wiodącego do reprezentowania Partnera stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
Partner wiodący nie może bez uzyskania uprzedniej zgody Partnera/pozostałych Partnerów, w formie komunikacji przyjętej w partnerstwie, akceptować lub przedstawiać propozycji zmian zakresu Projektu lub warunków jego realizacji, o ile strony nie postanowią inaczej.
Partner wiodący jest zobowiązany do współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badanie ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej lub innego podmiotu, który zawarł porozumienie z Instytucją Zarządzającą na realizację ewaluacji, poprzez udzielanie każdorazowo na wniosek tych podmiotów dokumentów i informacji na temat realizacji Projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego.
§ 4.
Zakres i forma udziału Partnerów w Projekcie
Wskazane poniżej Strony umowy pełnią funkcję Partnerów Projektu. Oznacza to, że wszyscy Partnerzy współuczestniczą w realizacji Projektu, będąc odpowiedzialnymi za realizację jednego lub kilku zadań określonych w Projekcie. Partnerzy są także zobowiązani do osiągnięcia zadeklarowanych wskaźników produktu oraz rezultatu określonych we Wniosku.
Strony ustalają następujący podział zadań3 w Projekcie:
… (należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji pełniącej funkcję Partnera wiodącego) jest odpowiedzialna za realizację następujących zadań określonych w Projekcie:
... (należy wpisać tytuł lub nazwę zadania zgodnie z Wnioskiem);
... (należy wpisać tytuł lub nazwę zadania zgodnie z Wnioskiem);
…(należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji Partnera nr 1) jest odpowiedzialna za realizację następujących zadań określonych w Projekcie:
... (należy wpisać tytuł lub nazwę zadania zgodnie z Wnioskiem);
... (należy wpisać tytuł lub nazwę zadania zgodnie z Wnioskiem);
… (należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji Partnera nr 2) jest odpowiedzialna za realizację następujących zadań w Projekcie:
... (należy wpisać tytuł lub nazwę zadania zgodnie z Wnioskiem);
... (należy wpisać tytuł lub nazwę zadania zgodnie z Wnioskiem);
… (należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji Partnera nr 3) jest odpowiedzialna za realizację następujących zadań w Projekcie:
... (należy wpisać tytuł lub nazwę zadania zgodnie z Wnioskiem);
... (należy wpisać tytuł lub nazwę zadania zgodnie z Wnioskiem).
Strony wykonują samodzielnie przyjęte na siebie zadania, wobec czego:
nie jest dopuszczalne zlecanie usług merytorycznych lub istotnych jego części przez Partnera wiodącego Partnerom Projektu i odwrotnie, w tym kierowanie zapytań ofertowych do pozostałych podmiotów partnerstwa podczas udzielania zamówień w ramach Projektu, a także angażowanie jako personelu Projektu pracowników Partnerów przez Partnera wiodącego i odwrotnie;
nie jest dopuszczalne zlecanie przez Strony umowy zakupu towarów, świadczenie usług lub wykonywanie robót budowlanych na rzecz Partnerów;
zlecanie części usług merytorycznych podmiotom nie będącym stroną umowy, zwanym dalej wykonawcami, może dotyczyć jedynie części zadań powierzonych Partnerowi zgodnie z ust. 2, o ile przewiduje tak Wniosek.
Wykonanie części usług merytorycznych przez wykonawcę wymaga uprzedniej zgody Partnera wiodącego wyrażonej na piśmie oraz zatwierdzenia zmiany Wniosku przez Instytucję Zarządzającą.
Partnerzy zapewniają, że wykonawcy będą przestrzegać postanowień umowy oraz odpowiadają przed Partnerem wiodącym za wszelkie działania lub zaniechania wykonawcy jak za swoje działania lub zaniechania.
Zmiany w podziale zadań do wykonania lub w zakresie i sposobie wykonywania powierzonego Partnerowi zadania wymaga zmiany umowy, z zachowaniem trybu określonego w § 14.
Zmiana Partnera może nastąpić w przypadkach uzasadnionych koniecznością zapewnienia prawidłowej i terminowej realizacji Projektu, za pisemną zgodą Instytucji Zarządzającej.
§
5.
Obowiązki Partnerów
Strony umowy zobowiązane są w szczególności do:
aktywnego uczestnictwa i współpracy w działaniach partnerstwa mających na celu realizację Projektu;
informowania Partnera wiodącego celem uzyskania akceptacji o planowanych zmianach w zadaniach Partnera realizowanych w ramach Projektu;
stosowania przyjętego systemu przepływu informacji i komunikacji między Partnerami określonego w umowie;
udzielania na wniosek Partnera wiodącego informacji i wyjaśnień co do zadań realizowanych w ramach Projektu, w terminie i formie umożliwiającej Partnerowi wiodącemu wywiązanie się z jego obowiązków względem Instytucji Zarządzającej;
niezwłocznego informowania pozostałych Partnerów o przeszkodach przy realizacji zadań, w tym o ryzyku zaprzestania realizacji zadań lub o zagrożeniu nieosiągnięcia zaplanowanych wskaźników określonych we Wniosku;
informowania Partnera wiodącego o udziale Partnera w innych projektach finansowanych z funduszy strukturalnych, w tym informowania o wysokości środków przyznanych Partnerowi lub uczestnikom Projektu, które kwalifikują się do pomocy publicznej4;
przedstawiania Partnerowi wiodącemu informacji finansowych i sprawozdawczych w terminach i formie umożliwiającej przygotowanie wniosków o płatność wymaganych w umowie o dofinansowanie Projektu;
ponoszenia wydatków na realizację zadań w ramach Projektu na warunkach określonych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, które dostępne są na stronie internetowej ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego;
poddania się kontroli w zakresie prawidłowej realizacji zadań w Projekcie realizowanej przez Partnera wiodącego, Instytucję Zarządzającą oraz inne uprawnione do kontroli podmioty, w tym:
zapewnienie dostępu do dokumentów potwierdzających wykonanie zadań rozliczanych kwotami ryczałtowymi oraz stawkami jednostkowymi5 – z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej, jak też zapewnienie dostępu do pomieszczeń i terenu realizacji Projektu, lub pomieszczeń kontrolowanego Projektu, systemów teleinformatycznych związanych z Projektem w tym baz danych, kodów źródłowych i innych dokumentów elektronicznych wytworzonych w ramach Projektu, w terminach określonych w § 11 umowy oraz umożliwienia sporządzania kopii, odpisów i wyciągów ww. dokumentów oraz zestawień lub obliczeń sporządzanych na ich podstawie;
umożliwienie uprawnionym podmiotom przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym dostępu do swojej siedziby i miejsca realizacji zadań bezpośrednio przez Strony umowy lub wykonawców, udzielania informacji i wyjaśnień podmiotowi przeprowadzającemu kontrolę. W celu potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych wydatków, w związku z podejrzeniem wystąpienia nadużycia finansowego lub złożenia przez Partnera wiodącego niewystarczających wyjaśnień, podmiot przeprowadzający kontrolę może zwrócić się o złożenie wyjaśnień do innych niż Partner wiodący podmiotów lub osób zaangażowanych w realizację Projektu, w tym uczestników Projektu, grantobiorców, ostatecznych odbiorców, wykonawców lub podwykonawców. Te podmioty lub te osoby są obowiązane udzielić wyjaśnień lub udostępnić podmiotowi przeprowadzający kontrolę dokumenty dotyczące realizacji Projektu. W tym celu Partner wiodący w umowach zawieranych z ww. podmiotami i osobami zawiera stosowne zobowiązanie;
współpracy z Partnerem wiodącym przy przekazywaniu informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych wydawanych przez Instytucję Zarządzającą, a także o podjętych działaniach, lub przyczynach ich niepodjęcia - w terminie określonym w informacji pokontrolnej;
współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badanie ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej poprzez udzielanie każdorazowo na wniosek tych podmiotów lub Partnera wiodącego dokumentów i informacji na temat realizacji Projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego;
informowania uczestników Projektu o pochodzeniu środków przeznaczonych na realizację zadań realizowanych na mocy umowy;
gromadzenia i archiwizacji dokumentacji Projektu w terminach określonych w umowie;
zawarcia z Partnerem wiodącym, na jego wniosek, odrębnej umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych w ramach Projektu, z jednoczesnym udzieleniem licencji na rzecz Partnerów na korzystanie z ww. utworów.
Strony umowy zobowiązane są do realizacji Projektu w oparciu o jego zakres rzeczowy określony we Wniosku zgodnie z programem regionalnym Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021-2027, zwanym dalej „FEP 2021-2027”, Szczegółowym Opisem Priorytetów FEP 2021-2027 oraz regulaminem wyboru projektów, dostępnymi na stronie internetowej FEP 2021-2027: xxx.xxx.xxxxxxxxx.xx.
§ 6.
Organizacja
wewnętrzna partnerstwa
…(W §6 należy opisać przyjęte w ramach partnerstwa rozwiązania dotyczące organizacji wewnętrznej partnerstwa. Opis ten może zawierać:
wskazanie struktury organizacyjnej projektu;
informacje na temat grupy zarządzającej partnerstwem, jeśli taka zostanie zawiązana (np. nazwa, skład, rola i zadania, częstotliwość spotkań);
sposób podejmowania decyzji w ramach partnerstwa;
sposób dokumentowania posiedzeń i podejmowanych decyzji;
sposób oceny realizacji projektu;
system komunikacji w partnerstwie;
system zapewnienia równości szans, w tym równości płci oraz zatrudniania osób z niepełnosprawnościami w ramach partnerstwa;
sposób postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązywania się przez któregokolwiek z partnerów z postanowień niniejszej umowy;
system zarządzania i wewnętrznej kontroli finansowej w ramach partnerstwa.)
§ 7.
Zagadnienia finansowe6
Środki finansowe przekazywane Partnerom przez Partnera wiodącego stanowią dofinansowanie wydatków ponoszonych przez Partnerów w związku z wykonaniem zadań określonych w niniejszej umowie, a nie świadczeniem usług na rzecz Partnera wiodącego.
Partnerzy nie mogą przeznaczać środków finansowych, o których mowa w ust. 1, na cele inne niż związane z Projektem, w szczególności na tymczasowe finansowanie swojej podstawowej, pozaprojektowej działalności.
Strony uzgadniają następujący podział środków finansowych na realizację Projektu w ramach kwoty dofinansowania Projektu w łącznej kwocie nie większej niż ... (należy wpisać kwotę) PLN i stanowiącej nie więcej niż … % (należy wpisać wartość procentu) wydatków kwalifikowalnych Projektu:
na realizację zadania/zadań Partnera wiodącego w łącznej kwocie nie większej niż ... (należy wpisać kwotę) PLN;
na realizację zadania/zadań Partnera nr 1 w łącznej kwocie nie większej niż ... (należy wpisać kwotę) PLN;
na realizację zadania/zadań Partnera nr 2 w łącznej kwocie nie większej niż ... (należy wpisać kwotę) PLN;
na realizację zadania/zadań Partnera nr 3 w łącznej kwocie nie większej niż ... (należy wpisać kwotę) PLN.
Budżet Partnera wiodącego i Partnerów w ramach Projektu, uwzględniający podział środków finansowych na realizację zadań powierzonych Partnerowi wiodącemu i poszczególnym Partnerom, stanowi załącznik nr 2 do umowy.
Strony zobowiązują się do wniesienia wkładu własnego zgodnie z wysokością wskazaną w załączniku, o którym mowa w ust. 4. W przypadku niewniesienia wkładu własnego we wskazanej wysokości, kwota dofinansowania, o której mowa w ust. 3, zostanie proporcjonalnie obniżona7.
Partner wiodący przekazuje Partnerom środki na finansowanie kosztów realizacji zadań, o których mowa w § 4, w formie zaliczki/refundacji poniesionych wydatków.
W przypadku gdy środki przekazywane są Partnerowi w formie zaliczki, środki przekazywane są na następujący rachunek bankowy ...(należy wpisać nr rachunku bankowego)8.
Partnerzy zobowiązują się niezwłocznie poinformować bank, że środki znajdujące się na rachunku bankowym, o którym mowa w ust. 7, są środkami wyłączonymi spod egzekucji.
Środki na finansowanie kosztów realizacji zadań przekazywane są Partnerom zgodnie z podziałem określonym w załączniku, o którym mowa w ust. 4.
Pierwsza transza zaliczki wypłacana jest Partnerom w wysokości i terminie uzgodnionym między Partnerem wiodącym a Partnerami.9
Strony ustalają następujące warunki przekazania kolejnych transz środków, o których mowa w ust. 6:
złożenie Partnerowi wiodącemu przez Partnerów oświadczenia o kwocie poniesionych w ramach Projektu wydatków bezpośrednich i pośrednich w związku z realizacją zadań/części zadań rozliczanych metodami uproszczonymi10, poinformowanie o przebiegu postępu rzeczowego Projektu oraz złożenia oświadczenie o wydatkowanej kwocie zaliczki w wysokości co najmniej 70% wydatków bezpośrednich, z czym powinien wiązać się postęp rzeczowy Projektu, w terminie do … dnia11 od zakończenia okresu rozliczeniowego, na podstawie których Partner wiodący składa wniosek o płatność do Instytucji Zarządzającej;
przedstawienie przez Partnerów dokumentów potwierdzających wykonanie przypisanych im zadań/części zadań rozliczanych kwotami ryczałtowymi oraz stawkami jednostkowymi12;
złożenie informacji o wszystkich uczestnikach zadania/zadań realizowanego/nych przez Partnera;
dostępność środków na rachunku bankowym Partnera wiodącego.
Na podstawie zatwierdzonych dokumentów, o których mowa w ust. 11 pkt 1 i 2, Partner wiodący występuje do Instytucji Zarządzającej z wnioskiem o płatność celem otrzymania środków na dofinansowanie Projektu. W przypadku wątpliwości ze strony Instytucji Zarządzającej do dokumentów Partnerów, udzielają oni za pośrednictwem Partnera wiodącego odpowiednich wyjaśnień.
Partner wiodący przekazuje płatności Partnerom w terminie nie dłuższym niż …. (należy wskazać termin) dni roboczych od otrzymania na rachunek bankowy środków wynikających z zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą, wniosku o płatność, o którym mowa w ust. 12.13
Partner wiodący może wstrzymać przekazywanie płatności na rzecz Partnera w przypadku realizowania zadań niezgodnie z umową lub braku postępów w realizacji zadań oraz gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie powstania rażących nieprawidłowości w zakresie realizowanych zadań (w szczególności oszustwa) lub na wniosek Instytucji Zarządzającej.
W przypadku stwierdzenia niezrealizowania w pełni wskaźników produktu lub rezultatu określonych dla danej kwoty ryczałtowej przez Partnera Projektu już po zatwierdzeniu kwoty ryczałtowej we wniosku o płatność, środki odpowiadające tej kwocie podlegają w całości zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania środków. Instytucja Zarządzająca występuje z wezwaniem do zwrotu środków do Partnera wiodącego.
Partnerzy zobowiązują się do rozliczenia całości otrzymanego od Partnera wiodącego dofinansowania, zgodnie z ust. 11. W przypadku nierozliczenia całości otrzymanego dofinansowania, podlega ono zwrotowi na rachunek bankowy Partnera wiodącego w terminie … (należy wskazać termin) dni od dnia zakończenia Projektu14.
Strony umowy mają obowiązek zachowania trwałości Projektu i/lub rezultatów zgodnie z zapisami Wniosku.
Partnerzy mają obowiązek wykorzystywać środki trwałe nabyte w ramach Projektu po zakończeniu jego realizacji na działalność statutową lub przekazać je nieodpłatnie podmiotowi niedziałającemu dla zysku.
§ 8.
Ochrona danych osobowych15
Przetwarzanie danych osobowych pozyskiwanych bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, z CST2021 lub z rejestrów publicznych, o których mowa w art. 92 ust. 2 ustawy wdrożeniowej odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 18 ustawy wdrożeniowej.
Partner wiodący jako Administrator danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych z związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), zwanego dalej „RODO”, jest zobowiązany w szczególności do:
wypełnienia obowiązku informacyjnego wobec odpowiednich osób albo w momencie zbierania danych osobowych (najpóźniej w chwili ich zebrania), albo bezpośrednio przed ich zebraniem, zgodnie z art. 13 i 14 RODO – informując o możliwym przetwarzaniu danych przez pozostałych administratorów wskazanych w ustawie wdrożeniowej zgodnie z systemem instytucjonalnym FEP 2021-2027;
stosowania odpowiednich zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych, zgodnie z art. 24 RODO;
zapewnienia zgodności przetwarzania danych z RODO, zgodnie z art. 5, 6, 9 i 10 RODO;
ustanowienia systemu upoważnień do przetwarzania danych osobowych obejmującego swoim zakresem przetwarzanie danych osobowych w CST2021 w zakresie czynności przetwarzania, które realizuje;
prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych i udostępnianie go na żądanie organu nadzorczego, zgodnie z art. 30 RODO;
powierzenia przetwarzania danych podmiotom przetwarzającym (w tym Partnerowi, wykonawcom) w związku z realizacją zadań w ramach Projektu w formie odrębnej umowy, zgodnie z art. 28 RODO.
W zakresie nieuregulowanym niniejszą umową zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, dotyczące ochrony danych osobowych, w szczególności RODO.
§ 9
Zasady wykorzystywania CST2021
Partner wiodący zobowiązuje się do wykorzystywania CST2021 w procesie rozliczania Projektu oraz komunikowania z Instytucją Zarządzającą. W tym celu Partner wiodący wyznacza osobę/y uprawnioną/e do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z realizacją w Projekcie, zgłaszając Instytucji Zarządzającej do pracy w ramach CST2021 jedną osobę upoważnioną do zarządzania uprawnieniami użytkowników CST2021.
Przekazywanie przez Partnera wiodącego dokumentów drogą elektroniczną nie zwalnia go z obowiązku przechowywania oryginałów dokumentów i ich udostępniania podczas kontroli.
§ 10.
Promocja Projektu
Partnerzy zobowiązują się do zapewnienia informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską, zgodnie z:
rozporządzeniem ogólnym Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 159, z późn. zm.), w tym załącznikiem IX do ww. rozporządzenia ogólnego;
rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylającego rozporządzenie (UE) nr 1296/2013 (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 21);
Wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 dostępnymi na stronie internetowej ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego;
instrukcjami i wskazówkami zawartymi w Obowiązkach informacyjnych Beneficjenta, udostępnionymi przez Partnera wiodącego.
W okresie realizacji Projektu, o którym mowa w § 1 ust. 4 umowy Partnerzy zobowiązani są do:
umieszczania w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa) i znaku Unii Europejskiej na:
wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu,
wszystkich dokumentach i materiałach (x.xx. produkty drukowane lub cyfrowe) podawanych do wiadomości publicznej,
wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w Projekcie,
produktach, sprzęcie, pojazdach, aparaturze itp., powstałych lub zakupionych z Projektu, poprzez umieszczenie trwałego oznakowania w postaci naklejek;
umieszczenia w sposób wyraźny dla społeczeństwa w miejscu realizacji Projektu trwałej tablicy informacyjnej podkreślającej fakt otrzymania dofinansowania z Unii Europejskiej, niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji Projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub niezwłocznie po zainstalowaniu zakupionego w ramach Projektu sprzętu, aż do końca okresu trwałości Projektu, jeżeli całkowity koszt Projektu przekracza 100 000,00 EUR16. W przypadku, gdy miejsce realizacji Projektu nie zapewnia swobodnego dotarcia do ogółu społeczeństwa z informacją o jego realizacji, umiejscowienie tablicy uzgadnia Partner wiodący z Instytucją Zarządzającą;
w przypadku projektów innych niż te, o których mowa w pkt 2, umieszczenia w miejscu realizacji Projektu przynajmniej jednego trwałego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości elektronicznego wyświetlacza, podkreślającego fakt otrzymania dofinansowania z Unii Europejskiej;
umieszczenia krótkiego opisu Projektu na oficjalnej stronie internetowej Partnera, jeśli ją posiada lub na jego stronach mediów społecznościowych. Opis Projektu musi zawierać:
tytuł Projektu lub jego skróconą nazwę,
podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej i znaku Unii Europejskiej,
zadania, działania, które będą realizowane w ramach Projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione, itp.),
grupy docelowe (do kogo skierowany jest Projekt, kto z niego skorzysta),
cel lub cele Projektu,
efekty, rezultaty Projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),
wartość Projektu (całkowity koszt Projektu),
wysokość wkładu Funduszy Europejskich;
jeżeli Projekt jest operacją o znaczeniu strategicznym - zorganizowania wydarzenia promocyjno-informacyjnego lub działań komunikacyjnych (np. konferencji prasowej, wydarzenia promującego Projekt, prezentacji Projektu na targach branżowych), stosownie do sytuacji, w ważnym momencie realizacji Projektu np. na otwarcie Projektu, zakończenie Projektu lub jego ważnego etapu oraz włączenie w te działania Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej w odpowiednim terminie, w tym przekazanie zaproszeń co najmniej 4 tygodnie przed planowaną datą za pośrednictwem adresu e-mail: XXXX-X0-XXXX@xx.xxxxxx.xx oraz xxxx@xxxxxxxxx.xx;17
dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach Projektu.
Ponadto, Partner wiodący jest zobowiązany do:
uwzględniania faktu, że minister właściwy ds. rozwoju regionalnego może zażądać zorganizowania wydarzenia medialnego (w szczególności briefingu prasowego, konferencji prasowej) wspólnie z przedstawicielem ww. ministra w przypadku x.xx. otwarcia Projektu, a Partner wiodący jest zobowiązany do udzielenia wszelkiej niezbędnej pomocy w przygotowaniu takiego wydarzenia;
rzetelnego i terminowego wprowadzania aktualnych danych do wyszukiwarki wsparcia dla potencjalnych beneficjentów i uczestników projektów, dostępnej na Portalu Funduszy Europejskich;
współpracy z Instytucją Zarządzającą w zakresie wypełniania jej obowiązku dotyczącego bieżącego gromadzenia i aktualizowania danych dotyczących projektów dofinansowanych z Programu w zakresie wynikającym z Wytycznych dotyczących informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027;
zorganizowania, na każdą prośbę Instytucji Zarządzającej, wspólnego wydarzenia informacyjno-promocyjnego dla mediów (np. briefingu prasowego, konferencji prasowej) z przedstawicielami Instytucji Zarządzającej.
Znaki graficzne oraz obowiązkowe wzory tablic, plakatu i naklejek są określone w Księdze Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021- 2027 i dostępne na stronie internetowej FEP 2021-2027: xxx.xxx.xxxxxxxxx.xx oraz w dokumencie, o którym mowa w ust. 1 pkt 4.
W przypadku niewywiązania się Partnerów z obowiązków określonych w ust. 2 pkt 1 lit. a - c oraz w pkt 2-5, Instytucja Zarządzająca wzywa Partnera wiodącego do podjęcia działań zaradczych, z zastosowaniem trybu określonego w umowie o dofinansowanie Projektu.
W przypadku stworzenia przez osobę trzecią w ramach Projektu utworów, w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawach autorskich i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2509), związanych z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne nt. Projektu), Partnerzy zobowiązują się do uzyskania od tej osoby majątkowych praw autorskich do tych utworów.
Na wniosek Partnera wiodącego, Partnerzy udostępniają Partnerowi wiodącemu utwory związane z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne nt. Projektu) powstałe w ramach Projektu oraz udzielają nieodpłatnej i niewyłącznej licencji, obejmującej prawo do korzystania z nich. Licencja zawiera upoważnienie dla Partnera wiodącego do udzielenia osobom trzecim sublicencji w ww. zakresie. Wzór Oświadczenia udzielenia licencji niewyłącznej udostępnia Partnerom Partner wiodący.
Partnerzy zobowiązani są do stosowania przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 maja 2021 r. w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub państwowych funduszy celowych (Dz. U. poz. 953, z późn. zm.).18
§ 11.
Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji
W celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu Partnerzy zobowiązują się do przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją Projektu w terminie od rozpoczęcia realizacji Projektu do 31 grudnia 2034 r., z zastrzeżeniem ust. 3 i 4.
Okres, o którym mowa w ust. 1, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na wniosek Komisji Europejskiej, o czym Partner jest informowany pisemnie przed upływem tego terminu.
Partnerzy zobowiązują się do przechowywania danych osobowych kandydatów na uczestników Projektu do czasu ostatecznego rozliczenia Projektu.
W przypadku gdy Projekt objęty jest pomocą de minimis, Partnerzy zobowiązują się do przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania.
Partnerzy przechowują dokumentację związaną z realizacją Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność, integralność i bezpieczeństwo.
W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów oraz w przypadku zawieszenia, zaprzestania lub likwidacji przez Partnera działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 1, 3 lub 4, Partner wiodący zobowiązuje się niezwłocznie pisemnie poinformować Instytucje Zarządzającą o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizowanym Projektem.
§12.
Obowiązki w zakresie stosowania zasad równościowych
(horyzontalnych)
Partnerzy zobowiązani są do stosowania zasad równościowych (horyzontalnych) na wszystkich etapach wdrażania Projektu (w tym w odniesieniu do uczestników Projektu) oraz do stosowania Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027.
Partnerzy oświadczają, że zapoznali się ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027, stanowiącymi załącznik nr 2 do wytycznych, o których mowa w ust. 1 oraz zobowiązują się do ich stosowania. W przypadku rażących lub notorycznych naruszeń ww. standardów lub uchylania się Partnerów od realizacji działań naprawczych, Instytucja Zarządzająca może uznać część wydatków Projektu za niekwalifikowalne.
W ramach ogólnej kontroli projektów Instytucja Zarządzająca, weryfikuje zgodność Projektu z zasadami równościowymi (horyzontalnymi). Instytucja Zarządzająca może także w dowolnym momencie zdecydować o przeprowadzeniu kontroli ad hoc, związanej wyłącznie z weryfikacją realizacji obu zasad równościowych (horyzontalnych), lub jednej z nich.
W sytuacji, gdy w Projekcie pojawią się nieprzewidziane na etapie planowania wydatki związane z zapewnieniem dostępności uczestnikom lub personelowi Projektu, możliwe jest zastosowanie mechanizmu racjonalnych usprawnień, o których mowa w wytycznych wskazanych w ust. 1.19
§ 13.
Odpowiedzialność cywilna Stron
Strony umowy ponoszą wyłączną odpowiedzialność za wszystkie czynności związane z realizacją przyjętego do realizacji zadania/zadań wobec osób trzecich, w tym odpowiedzialność za straty przez nie poniesione w związku z realizacją zadania/zadań lub w związku z odstąpieniem Stron od umowy.
§ 14.
Zmiany w umowie
Strony umowy mogą zgłaszać propozycje zmian umowy z zastrzeżeniem ust. 2–4.
Zmiany w umowie mogą nastąpić wyłącznie po ich uprzednim zaakceptowaniu przez wszystkich Partnerów.
Zmiany w umowie skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w umowie o dofinansowanie Projektu, w tym załączników do umowy o dofinansowanie Projektu, mogą zostać wprowadzone wyłącznie w terminie umożliwiającym Partnerowi wiodącemu zachowanie terminów dokonywania zmian określonych w umowie o dofinansowanie Projektu i wymagają zaakceptowania przez wszystkich Partnerów.
Zmiany, o których mowa w ust. 3, nie mogą być niezgodne z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu.
§ 15.
Okres obowiązywania umowy
Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania, pod warunkiem podpisania umowy o dofinansowanie zawieranej pomiędzy Partnerem wiodącym a Instytucją Zarządzającą na okres obowiązywania umowy o dofinansowanie Projektu oraz w okresie trwałości20.
§ 16.
Rozwiązanie umowy
Umowa może zostać rozwiązana przed terminem określonym w umowie o dofinansowanie w następujących przypadkach:
na podstawie porozumienia Xxxxx;
w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających dalsze wykonywanie obowiązków wynikających z umowy;
w przypadku nieuzyskania dofinansowania Projektu;
w razie rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu.
W przypadku naruszenia lub niewywiązywania się z obowiązków wynikających z umowy lub umowy o dofinansowanie Projektu przez jednego lub kilku Partnerów pozostali Partnerzy (w tym Partner wiodący) mogą wypowiedzieć niniejszą umowę Partnerowi /Partnerom dokonującemu/ym naruszeń lub niewywiązującemu/ym się z tych obowiązków. O zamiarze dokonania wypowiedzenia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Partner wiodący informuje Instytucję Zarządzającą. Strony zobowiązują się do podjęcia negocjacji mających na celu zapewnienie dalszej prawidłowej realizacji Projektu, w tym możliwości i sposobu kontynuacji zadania/zadań powierzonego/ych Partnerowi/om, z którym/i na skutek dokonanego wypowiedzenia rozwiązana została umowa.
Partnerzy działając jednomyślnie mogą wypowiedzieć umowę Partnerowi wiodącemu w przypadku naruszenia lub niewywiązywania się przez niego z obowiązków wynikających z umowy lub umowy o dofinansowanie Projektu.
§ 17.
Postępowanie w sprawach spornych
Spory mogące wyniknąć w związku z realizacją umowy Strony będą starały się rozwiązać polubownie.
W przypadku niemożności rozstrzygnięcia sporu w trybie określonym w ust. 1, Strony ustalają zgodnie, że spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie ... (należy określić przyjęty przez Partnerów tryb rozwiązania sporu, np. sąd powszechny lub sąd polubowny).
§ 18.
Postępowanie w sprawach nieuregulowanych niniejszą
umową
W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa krajowego i unijnego.
§ 19.
Postanowienia końcowe
Umowę sporządzono w ... (należy wpisać liczbę) jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Załączniki :
Pełnomocnictwa dla Partnera wiodącego do reprezentowania Partnerów
Budżet Projektu z podziałem na Partnera wiodącego i Partnerów
Podpisy:
W imieniu Partnera wiodącego: …
W imieniu Partnera nr 1: …
W imieniu Partnera nr 2: …
W imieniu Partnera nr 3: …
Załącznik nr 1 - Pełnomocnictwa dla Partnera wiodącego do reprezentowania Partnerów21
Działając w imieniu …(nazwa Partnera nr 1), upoważniam Partnera wiodącego, tj. …(nazwa Partnera wiodącego) do reprezentowania …(nazwa Partnera nr 1) wobec Instytucji Zarządzającej oraz wobec osób trzecich w działaniach związanych z realizacją Projektu: …(tytuł projektu) w ramach programu Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021-2027 (FEP 2021-2027) współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+), w tym w szczególności do zawarcia umowy o dofinansowanie Projektu oraz do podpisywania aneksów do tej umowy.
……………………………………………….
pieczęć i podpis
Działając w imieniu …(nazwa Partnera nr 2), upoważniam Partnera wiodącego, tj. …(nazwa Partnera wiodącego) do reprezentowania …(nazwa Partnera nr 2) wobec Instytucji Zarządzającej oraz wobec osób trzecich w działaniach związanych z realizacją Projektu: …(tytuł projektu) w ramach programu Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021-2027 (FEP 2021-2027) współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+), w tym w szczególności do zawarcia umowy o dofinansowanie Projektu oraz do podpisywania aneksów do tej umowy.
……………………………………………….
pieczęć i podpis
Działając w imieniu …(nazwa Partnera nr 3), upoważniam Partnera wiodącego, tj. …(nazwa Partnera wiodącego) do reprezentowania …(nazwa Partnera nr 3) wobec Instytucji Zarządzającej oraz wobec osób trzecich w działaniach związanych z realizacją Projektu: …(tytuł projektu) w ramach programu Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021-2027 (FEP 2021-2027) współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+), w tym w szczególności do zawarcia umowy o dofinansowanie Projektu oraz do podpisywania aneksów do tej umowy.
……………………………………………….
pieczęć i podpis
Załącznik nr 2 do umowy o partnerstwie
Budżet Projektu z
podziałem na Partnera wiodącego i Partnerów
Podmiot |
Kwota dofinansowania |
Wkład własny |
Wydatki ogółem |
Koszty pośrednie
|
|
Kwota |
Źródło |
||||
Partner wiodący |
|
|
|
|
|
Partner nr 1 |
|
|
|
|
|
Partner nr 2 |
|
|
|
|
|
Partner nr 3 |
|
|
|
|
|
Łącznie: |
|
|
|
|
|
1 1 Wzór umowy o partnerstwie stanowi minimalny zakres i ma zastosowanie w przypadku realizacji projektu, w ramach którego wydatki są rozliczane w oparciu o kwoty ryczałtowe, o których mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. Umowa może być rozszerzona o dodatkowe zapisy, jednakże, nie mogą być one sprzeczne z regulaminem wyboru projektów.
2 W przypadku, kiedy na etapie podpisywania umowy o partnerstwie jest znany numer wniosku o dofinansowanie projektu określony w aplikacji SOWA EFS - wchodzącej w skład centralnego systemu teleinformatycznego - CST2021.
3 Jeśli Partner wiodący lub Partnerzy nie realizują zadania w całości, należy wskazać czynności realizacyjne, jakie podejmowane są w ramach danego zadania przez poszczególne Strony umowy.
4 Wykreślić jeśli nie dotyczy.
5 Dotyczy przypadku rozliczania projektu również w oparciu o stawki jednostkowe.
6 Należy wykreślić w przypadku, gdy żaden z Partnerów realizujących zadania nie ponosi z tego tytułu wydatków i tym samym nie wystąpią przepływy finansowe w ramach projektu. Dotyczy to także obowiązku wnoszenia wkładu własnego przez Partnerów.
7 Zapis dotyczy wyłącznie przypadku, gdy w ramach projektu wnoszony jest wkład własny przez Partnera wiodącego oraz Partnerów.
8 Należy odpowiednio zmienić w zależności od ilości Partnerów otrzymujących środki w formie zaliczki.
9 Partner wiodący, poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów do umowy o partnerstwie, może uzależnić wypłatę pierwszej transzy zaliczki od wniesienia przez danego Partnera zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu w części, w jakiej odpowiada za realizację projektu. Przedmiotowy zapis nie dotyczy partnerów będących jednostkami sektora finansów publicznych.
10 Poprzez wydatki poniesione rozumie się zarówno rozliczone we wniosku o płatność kwoty ryczałtowe/koszty pośrednie/stawki jednostkowe, jak i pozostałe kwoty wydatkowane w ramach projektu.
11 Wskazany termin musi umożliwiać Partnerowi wiodącemu wywiązanie się z zobowiązań względem Instytucji Zarządzającej.
12 Dotyczy przypadku rozliczania projektu również w oparciu o stawki jednostkowe.
13 W przypadku, gdy Partner wiodący, będący państwową jednostką budżetową, dokonuje płatności w ramach Projektu za pośrednictwem Banku Gospodarstwa Krajowego, na podstawie przepisów o finansach publicznych, termin 10 dni roboczych dotyczy wystawienia zlecenia płatności do Banku Gospodarstwa Krajowego od dnia zatwierdzenia dokumentów, o których mowa w ust. 11 pkt 1 i 2 umowy przez Partnera wiodącego. W zakresie środków budżetu państwa termin dotyczy 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia ww. dokumentów przez Partnera wiodącego.
14 Należy wyznaczyć termin umożliwiający Partnerowi wiodącemu terminowe rozliczenie całości otrzymanego dofinansowania z Instytucją Zarządzającą.
15 W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Partnerów konieczne jest zawarcie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych pomiędzy Partnerem wiodącym a Partnerami w Projekcie lub rozszerzenie zapisów niniejszej umowy w tym zakresie. Zakres powierzonych danych osobowych musi być adekwatny do celu powierzenia oraz zadań Partnerów w Projekcie.
16 Koszt Projektu należy przeliczyć według kursu Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie. Kurs, o którym mowa w poprzednim zdaniu jest publikowany na stronie internetowej: xxx.xxx.xxxxxx.xx.
17 Nie dotyczy przypadku, gdy Projekt nie jest przedsięwzięciem strategicznym wymienionym w Aneksie 3 do FEP 2021-2027.
18 Należy wykreślić, w przypadku, gdy w projekcie nie będzie współfinansowania ze środków budżetu państwa.
19 Co do zasady środki na finansowanie mechanizmu racjonalnych usprawnień nie są planowane w budżecie projektu na etapie wnioskowania o jego dofinansowanie.
20 Jeśli dotyczy.
21 Dokument stanowi minimalny zakres pełnomocnictwa.
Fundusze
Europejskie dla Pomorza 2021-2027