UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG PRAWNYCH nr GCUW/………………

Załącznik Nr 4 do SWZ PN-07/GCUW/2021

UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG PRAWNYCH nr GCUW/………………

zawarta dnia r. w Gdańsku, pomiędzy:

Gminą Miasta Gdańsk (NIP 000-00-00-000) z siedzibą w Gdańsku (80-803) przy ul. Nowe Ogrody 8/12, w imieniu której działa Gdańskie Centrum Usług Wspólnych, xx. xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxx, reprezentowane przez:

………………………………………………..

zwaną w dalszej części Umowy „„Zamawiającym”

a

…………………, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy ……………, ……… Wydział Gospodarczy pod nr KRS ………….., REGON ,

reprezentowaną przez:

……………………………………………..

zwaną w dalszej części Umowy „Wykonawcą”

Zamawiający i Wykonawca zwani są również w dalszej treści „Stroną” lub łącznie „Stronami”.

W rezultacie dokonania wyboru oferty „Wykonawcy” w trybie podstawowym, zgodnie art. 275, ust. 1 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021r., poz. 1129 z późniejszymi zmianami), dalej „Ustawa pzp”, została zawarta umowa o następującej treści:

§1

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie obsługi prawnej na rzecz Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych (dalej: GCUW) lub wymiennie Zamawiający oraz jednostek przez nie obsługiwanych (w tym placówek oświatowych), zgodnie z treścią ogłoszenia o zapytaniu ofertowym oraz ofertą Wykonawcy.

2. W ramach realizacji przedmiotu umowy Zamawiający zleca usługi prawne, a Wykonawca przyjmuje do wykonania Usługi, których zakres wskazany jest w paragrafie 1 ust. 3 niniejszej Umowy.

3. Przedmiot umowy będzie świadczony zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz wymaganiami zawartymi w treści Ogłoszenia o zapytaniu ofertowym na usługi społeczne, w szczególności w zakresie:

1) udzielanie porad prawnych i konsultacji prawnych w zakresie działania GCUW i jednostek przez nie obsługiwanych,

2) doradztwo prawne w zakresie wszczynanych i toczących się postępowań sądowych, przed organami egzekucyjnymi, przed organami administracyjnymi, występowanie w charakterze pełnomocnika przed sądami, urzędami, organami administracyjnymi i

instytucjami,

3) przygotowanie projektów porozumień, ugód, decyzji administracyjnych, postanowień, odwołań, skarg, pełnomocnictw i innych pism,

4) opiniowanie treści pism i korespondencji GCUW i jednostek przez nie obsługiwanych w

sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych,

5) doradztwo i reprezentowanie kierownictwa GCUW i jednostek przez nie obsługiwanych z organami administracji publicznej, sądami i innymi instytucjami oraz osobami prawnymi i fizycznymi,

6) uczestnictwo w prowadzonych przez Zamawiającego uzgodnieniach, rokowaniach, negocjacjach, obsługa prawna Komisji Przetargowych – według potrzeb i w porozumieniu z GCUW.

7) udzielanie porad i konsultacji oraz pisemnych wyjaśnień w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisów wykonawczych, doradztwo w zakresie postępowań o udzielenie zamówień publicznych realizowanych poza Ustawą Prawo zamówień publicznych,

8) współtworzenie i opiniowanie dokumentów w ramach prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz związanych ze stosowaniem przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych,

9) reprezentowanie przed Krajową Izbą Odwoławczą, Prezesem UPZ i sądami oraz innymi podmiotami publicznymi w postępowaniach związanych z udzieleniem zamówień publicznych i przetargów udzielanych bez stosowania Ustawy,

10) doradztwo w sprawie sporządzania i uchwalania aktów wewnętrznych, w tym zarządzeń,

regulaminów, procedur, wytycznych itp.,

11) sporządzanie opinii prawnych oraz bieżące doradztwo prawne w innych sprawach związanych z działalnością GCUW oraz jednostek przez nie obsługiwanych

12) sporządzanie oraz opiniowanie i uzgadnianie pod względem formalno-prawnym, umów zawieranych przez GCUW i jednostki przez nie obsługiwane, powierzania danych osobowych też w ramach procedur zamówień publicznych, w tym współtworzenie standardów umów,

13) udział w spotkaniach w sprawach wymagających obecności radcy prawnego/ adwokata,

na wniosek GCUW lub jednostek przez nie obsługiwanych,

14) udzielanie pomocy prawnej pracownikom GCUW oraz jednostek przez nie obsługiwanych w zakresie wykonywanych przez nie zadań,

15) stosowanie i wykładnia prawa pracy oraz konsultacje w zakresie przestrzegania przepisów kodeksu pracy, prawa oświatowego, ustawy Karta Nauczyciela, ustawy o pracownikach samorządowych, ustawy o samorządzie gminnym, powiatowym, wojewódzkim, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości,

16) przygotowanie oraz opiniowanie dokumentacji pracowniczej, w tym umów w zakresie nawiązania, rozwiazywania oraz zmiany treści stosunku pracy, analiza prawna sporów pracowniczych,

17) bieżąca analiza zmian w przepisach i w aktach prawnych dotyczących bezpośrednio działalności GCUW i jednostek przez nie obsługiwanych, udzielanie informacji o ich zmianach, udzielanie wyjaśnień w zakresie stosowania prawa.

§2

Udzielanie informacji i poufność

1. Zamawiający zobowiązuje się udzielać Wykonawcy wszelkich dostępnych informacji i wyjaśnień oraz dostarczać dokumenty i materiały, jakie okażą się niezbędne do prawidłowego wykonania usług zleconych w ramach niniejszej Umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się informować Xxxxxxxxxxxxx o postępie prac oraz o istotnych problemach związanych z realizacją usługi.

3. Wykonawca zobowiązuje się nie ujawniać osobom trzecim żadnych – niedostępnych publicznie – informacji dotyczących zamawiającego, jak i innych podmiotów, uzyskanych w czasie świadczenia usług jak również zachowania tajemnicy zawodowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz kodeksami etyki zawodowej. Wykonawca nie będzie wykorzystywać takich informacji w innym celu niż związanym ze świadczeniem usług przewidzianych niniejszą Umową, także po jej zakończeniu.

4. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do powoływania się na fakt współpracy z Zamawiającym, w sposób zwyczajowo przyjęty, w szczególności przy składaniu przez Wykonawcę ofert na świadczenie usług na rzecz osób trzecich.

5. W przypadku zaistnienia konfliktu interesów lub ryzyka wystąpienia konfliktu interesów,

Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym Zamawiającego.

§3

Wynagrodzenie, fakturowanie

1. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy, z tytułu świadczenia usług określonych w

§1 wynagrodzenie uzależnione od rzeczywiście poniesionego nakładu pracy osób oddelegowanych do realizacji zamówienia i ustalone według stawki godzinowej w wysokości

……,00 zł netto, co stanowi ……………. zł brutto (słownie złotych 00/100).

2. Wykonawca niezwłocznie informuje za pomocą korespondencji mailowej osoby wskazane w

§4 ust. 14 o przekroczeniu w danym miesiącu 70 roboczogodzin.

3. Wykonawca przyjmuje zlecenia ponad 71 roboczogodzin za zgodą Zamawiającego, przy czym zgoda taka może zostać udzielona również w drodze korespondencji mailowej przez osoby wyznaczone do realizacji wskazane w §4 ust. 14 niniejszej umowy przez Zamawiającego.

4. Zamawiający określa szacunkową pulę roboczogodzin 840 rocznie, czyli ok. 70 roboczogodzin miesięcznie. Liczba godzin świadczenia usług miesięcznie i rocznie jest podana wyłącznie orientacyjnie i zależeć będzie od potrzeb Zamawiającego.

5. Do kwot wynagrodzenia doliczony zostanie podatek od towarów i usług VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. Wykonawcy przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tytułu kosztów zastępstwa procesowego, zasadzonych na rzecz Zamawiającego, w tym kosztów zasądzonych w postepowaniu przez KIO, jeżeli koszty te zostaną zasądzone i zapłacone (wyegzekwowane).

7. Z uwzględnieniem postanowień niniejszego paragrafu, wynagrodzenie określone w ust.1 obejmuje wszelkie koszty związane i będące skutkiem prawidłowego wykonywania postanowień niniejszej umowy, w godzinach pracy wykonawcy, takich jak: koszty obsługi biurowej, telefonów, korespondencji, przesyłek (poza kurierskimi), podróży na terenie Trójmiasta (Gdańsk, Sopot, Gdynia), w tym opłat parkingowych itp.

8. W przypadku uzgodnionej z Zamawiającym konieczności świadczenia usług poza Trójmiastem (Gdańsk, Sopot, Gdynia), wykonawcy przysługiwać będzie zwrot kosztów uzgodnionych podróży poza Trójmiasto (gdy konieczne i uzgodnione ze wykonawcą – również przelotów) i noclegów powstałych przy okazji podróży. Koszty te rozliczane będą w cyklu miesięcznym, wg stawek przyjętych w stosownym Rozporządzeniu Ministra właściwego do spraw pracy.

9. Wynagrodzenie określone zgodnie z ust. 1 nie obejmuje: kosztów uzgodnionych uprzednio z Zamawiającym specjalistycznych konsultacji i opinii, w tym uzgodnionych uprzednio kosztów pozyskania usług prawnych osób trzecich oraz usług dodatkowych a nadto kosztów sądowych lub administracyjnych (opłaty sądowe, egzekucyjne, administracyjne, skarbowe, podatki od czynności cywilno-prawnych, zaliczki na biegłego i inne podobne) oraz opłat za czynności notarialne, biegłego rewidenta, tłumacza przysięgłego i podobnych. O ile Strony nie uzgodnią inaczej, koszty te pokrywane będą bezpośrednio przez Wykonawcę.

10. Do każdej faktury Wykonawca dołączy specyfikację wykonywanych w danym miesiącu usług, zawierający czas pracy prawników, wskazanie osoby zlecającej zadanie z ramienia Zamawiającego oraz pozostałe koszty świadczenia usług. W przypadku konieczności zwrotu kosztów, o których mowa w niniejszym paragrafie na życzenie zamawiającego wykonawca załączy kopię dokumentów potwierdzających ich poniesienie.

11. Podstawą zapłaty wynagrodzenia będzie prawidłowo wystawiona przez Wykonawcę faktura VAT przez Wykonawcę wraz z załączoną specyfikacją, o której mowa w ust. 7.

12. Faktura będzie wystawiona przez Wykonawcę na adres:

• Nabywca – Gmina Miasto Gdańsk, xx. Xxxx Xxxxxx 0/00, XXX 000-00-00-000,

• Płatnik/Odbiorca – Gdańskie Centrum Usług Wspólnych, 00-000 Xxxxxx, xx. xxx. X. Xxxxxxx

00/00.

13. Płatność następować będzie poleceniem przelewu na konto Wykonawcy w terminie 14 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi kosztów usług dodatkowych (nieokreślonych w opisie przedmiotu zamówienia). Dzień dostarczenia kompletu powyższych dokumentów jest przez Strony uznany jako moment rozpoczęcia biegu terminu płatności na rzecz Wykonawcy przez Zamawiającego. Takie działanie nie będzie uważane przez Wykonawcę za opóźnienie w płatności ani nienależyte wykonanie umowy przez Zamawiającego.

14. Za datę zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy uważa się datę skutecznego obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Termin uważa się za zachowany, jeśli obciążenie rachunku bankowego Zamawiającego nastąpi najpóźniej w ostatnim dniu terminu płatności.

15. Dopuszcza się możliwość składania faktur w formie elektronicznej (eFaktura). Faktury w formie elektronicznej składane będę poprzez formularz „Pisma Ogólne” na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Gdańskiego Centrum Informatycznego, znajdującą się na platformie ePUAP xxx.xxxxx.xxx.xx, na której istnieje adres skrytki odbiorczej /GCUW/SkrytkaESP. Każda wysłana wiadomość, do której załączona będzie eFaktura musi być podpisana elektronicznie. Podpis może być zrealizowany za pomocą Profilu Zaufanego lub Podpisu Elektronicznego, weryfikowanego ważnym, kwalifikowanym certyfikatem. Dopuszcza się możliwość składania eFaktur za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania na numer skrzynki 9571088702. Dopuszcza się możliwość składania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej, na następujący adres skrzynki: xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xxxxxx.xx.

§4

Ogólne zobowiązania stron

1. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia Przedmiotu Umowy zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy i zachowaniem należytej staranności wymaganej od podmiotów świadczących obsługę prawną, a wynikającej z wiedzy prawniczej, zasad etyki oraz zawodowego charakteru prowadzonej działalności

2. Wykonawca będzie realizował Przedmiot Umowy na rzecz Zamawiającego. Zamawiający zlecać będzie usługi według swoich potrzeb i według własnego uznania. Zamawiający oświadcza, że w dniu zawarcia niniejszej umowy wyznaczy wszystkie osoby dedykowane z GCUW do każdorazowego zlecania Wykonawcy realizacji Przedmiotu umowy (zlecenia wewnętrzne). Wyznaczenie lub też zmiana osoby dedykowanej może odbyć się za pomocą korespondencji mailowej.

3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność wobec Zamawiającego wyłącznie za szkodę rzeczywistą, powstałą na skutek co najmniej rażącego niedochowania staranności przez Wykonawcę przy wykonaniu zobowiązań Wykonawcy wynikających z niniejszej umowy.

4. Odpowiedzialność Wykonawcy z W przypadku pilnych zleceń czas realizacji nie powinien być dłuższy niż 2 dni robocze.

5. Odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu świadczenia Przedmiotu Umowy nie obejmuje

utraconych korzyści.

6. Wykonawca oświadcza, że jego ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu

świadczenia usług określonych w §1 opiewa na sumę ubezpieczenia wynoszącą 600 000,00 zł i będzie utrzymywać ten poziom ubezpieczenia przez cały czas obowiązywania niniejszej Umowy. Wykonawca okaże Zamawiającemu aktualną polisę ubezpieczenia na rok 2022 na w/w kwotę w terminie 30 dni od zawarcia niniejszej umowy. W przypadku braku okazania polisy OC na w/w kwotę Zamawiający może odstąpić od niniejszej umowy.

7. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za usługi prawne świadczone przez doradców zagranicznych na prawie obcym. Zamawiający zobowiązuje się dochodzić takich roszczeń bezpośrednio od doradcy zagranicznego. Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia Zamawiającego wszelkiej pomocy w dochodzeniu tych roszczeń.

8. Wykonawca zobowiązuję się w szczególności do:

a) świadczenia, co najmniej jeden dzień w miesiącu przez okres 6 godzin usług w siedzibie GCUW (al. Hallera 16/18 w Gdańsku), z zastrzeżeniem, że możliwe jest zwiększenie liczby dyżurów w przypadku pojawienia się takich potrzeb oraz do świadczenia obsługi prawnej na odległość. Termin pełnienia dyżuru będzie ustalany na bieżąco z zamawiającym. Kierownik Zamawiającego może oświadczyć, że nie ma potrzeby świadczenia usług w siedzibie GCUW, w szczególności w związku z pandemią COVID-

19. W takim przypadku usługi świadczone będą przez Wykonawcę wyłącznie na odległość za pomocą środków komunikowania na odległość. Wykonawca, jedynie na wezwanie kierownika GCUW może zostać zobowiązany do niezwłocznego stawiennictwa – w terminie nie później niż 2 godziny od wezwania – do siedziby GCUW lub jednostek przez nie obsługiwanych lub innego wskazanego przez Zamawiającego miejsca na terenie Gminy Miasta Gdańska.

b) Przekazywania do Zamawiającego miesięcznego raportu, w którym wskazana będzie liczba roboczogodzin obsługi prawnej w danym miesiącu wraz z opisem wykonanych zleceń, kwota poszczególnych zleceń oraz łączne wynagrodzenie za dany miesiąc. Raport wymaga zatwierdzenia przez Zamawiającego.

c) Zapewnienia stałości osobowej w celu zapewnienia ciągłości prowadzonych spraw, na Wykonawcy ciąży obowiązek zapewnienia zastępowalności i zagwarantowania pełnej obsługi prawnej w wymiarze określonym w Przedmiocie Umowy.

9. Każdorazowe zlecenia wewnętrzne będą kierowane bezpośrednio przez osoby dedykowane z GCUW drogą mailową, telefonicznie, w czasie telekonferencji, przy użyciu komunikatorów lub osobiście.

10. Wykonawca oświadcza, że do realizacji Przedmiotu Umowy oddeleguje następujące osoby zgodnie ze złożoną ofertą:

1) Xxxx i nazwisko, adres e-mail, telefon, tytuł zawodowy:….

2) Xxxx i nazwisko, adres e-mail, telefon, tytuł zawodowy:……

3) Xxxx i nazwisko, adres e-mail, telefon, tytuł zawodowy:……

11. Osoby wskazane w ust. 10 są specjalistami w obszarze prawa, posiadających kompetencje oraz doświadczenie niezbędne do świadczenia Przedmiotu Umowy, a także tytuł zawodowy adwokata lub radcy prawnego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w gronie których znajdą się osoby wskazane w treści Oferty Wykonawcy złożonej w przedmiotowym postępowaniu.

12. Dopuszcza się zmiany osób wskazanych w ust.10 za zgodą Zamawiającego. Zmiany osób nie wymagają Aneksu do Umowy. Osoby, które zastąpią osoby wskazane w ust. 10 muszą posiadać kompetencje nie gorsze niż osoby wskazane w ust. 10 oraz posiadać tytuł zawodowy adwokata lub radcy prawnego. Wykonawca w przypadku zmiany osób będzie zobowiązany do wdrożenia ich w zakres Przedmiotu Umowy.

13. Wykonawca zobowiązuje się, najpóźniej w dniu zawarcia Umowy do przedłożenia Zamawiającemu Ogólnych Warunków Ubezpieczenia do zawartego ubezpieczenia.

14. Do realizacji Umowy po stronie Zamawiającego oddelegowane są następujące osoby:

1) Imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, ……..

2) Xxxx i nazwisko, adres e-mail, telefon, ………

15. Zmiany osób wskazanych w ust. 10 i 14 nie wymagają aneksu do Umowy, dokonywane są poprzez powiadomienie Wykonawcy o wprowadzonej zmianie, również za pomocą korespondencji elektronicznej.

16. Wykonawca na potrzeby realizacji Przedmiotu Umowy zapewni sobie sprzęt komputerowy (wyposażony w urządzenia do prowadzenie telekonferencji tj. kamera i mikrofon, głośnik i oprogramowanie Microsoft Office) oraz dostęp do sieci Internet. W przypadku realizacji Przedmiotu Umowy w siedzibie GCUW (xx. xxx. Xxxxxxx 00/00 w Gdańsku) Wykonawca może korzystać z sieci Internet udostępnionej przez GCUW. Zamawiający ani GCUW nie zapewnią Wykonawcy dostępu do niezbędnych narzędzi takich jak system informacji prawnej, literatura fachowa, komentarze.

§5

Ochrona danych osobowych

Strony zobowiązują się zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§6

Czas trwania i rozwiązanie umowy

1. Umowa została zawarta na czas określony i będzie realizowana przez okres 12 miesięcy od

…………….. .(szacunkowy termin 02.01.2022 r.) do dnia 31.12.2022 r.

2. Każda ze Stron może rozwiązać niniejszą Umowę z zachowaniem 2-miesięcznego okresu

wypowiedzenia.

§7

Siła wyższa

1. Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy będące bezpośrednim następstwem okoliczności, które stanowią skutek działania siły wyższej.

2. Siła wyższa stanowi zdarzenie nagłe, nieprzewidziane i niezależnie od woli Stron, którego skutki są niemożliwe do zapobieżenia, uniemożliwiające wykonanie Umowy w całości lub części, na stale lub na pewien czas, któremu nie można zapobiec, ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności.

3. W przypadku wystąpienia siły wyższej Strona dotknięta jej działaniem, niezwłocznie poinformuje pisemnie drugą stronę o jej zaistnieniu. W takiej sytuacji Xxxxxx niezwłocznie uzgodnią tryb dalszego postępowania.

§8

Kary umowne i postanowienia końcowe

1. W razie nienależytego wykonania bądź niewykonania obowiązków wynikających z niniejszej

Umowy zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości:

a) 20 % wynagrodzenia brutto określonego w §3 ust. 1 za roboczogodzinę za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia za nie wydanie opinii prawnej w terminie dwóch dni roboczych (zlecenia pilne)

b) 10 % wynagrodzenia brutto określonego w §3 ust. 1 za roboczogodzinę za niepełnienie dyżuru w siedzibie w ustalony dzień tygodnia za każdą niezrealizowaną rozpoczętą godzinę.

2. Naliczenie kary umownej nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania z tytułu poniesionej szkody wynikłej na skutek działań Wykonawcy, przewyższającej wysokość kary umownej.

3. Kara umowna może zostać potracona z wynagrodzenia Wykonawcy.

4. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej, z wyłączeniem zmiany, o której mowa w § 4 ust. 10 i ust. 14 będą wymagały pod rygorem nieważności formy pisemnej w postaci aneksu.

5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.

6. Wykonawca zobowiązany jest do pisemnego informowania Zamawiającego o każdej zmianie siedziby lub adresu, w tym adresu do doręczeń.

7. Zamawiający nie dopuszcza dokonywania przez Wykonawcę cesji praw, w tym wierzytelności wynikających z niniejszej Umowy na osoby trzecie bez uprzedniej, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności, zgody Zamawiającego.

8. Kwestie sporne powstałe w związku z realizacją niniejszej Umowy Strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze mediacji, a w przypadku braku porozumienia w terminie 30 dni, rozstrzygać w drodze postępowania sądowego we właściwym rzeczowo dla Zamawiającego sądzie powszechnym z siedzibą w Gdańsku.

9. Niewykonanie przez Xxxxxxxxxxxxx któregokolwiek z jego praw wynikających z Umowy lub niedomaganie się wykonania któregokolwiek z postanowień Umowy albo zaniechanie niezwłocznego dochodzenia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania któregokolwiek z postanowień Umowy, nie wyklucza późniejszego dochodzenia takich praw lub roszczeń ani nie będzie uważane za zrzeczenie się danego prawa ani prawa do dochodzenia roszczeń z tytułu jakiegokolwiek późniejszego niewykonania lub nienależytego wykonania któregokolwiek z postanowień Umowy.

10. Z zastrzeżeniem postanowień art. 58 §3 Kodeksu cywilnego, jeżeli w dowolnym czasie jakiekolwiek postanowienia Umowy staną się niezgodne z prawem, nieważne lub niewykonalne w świetle obowiązującego prawa, taka niezgodność, nieważność lub niewykonalność nie będzie miała wpływu na inne postanowienia tej Umowy, które pozostają w mocy, w pełni ważne i skuteczne. W przypadku postanowień uznanych za niezgodne z prawem, nieważne lub niewykonalne, Strony podejmą negocjacje w dobrej wierze w celu zastąpienia takich postanowień, o ile będzie to możliwe, postanowieniami alternatywnymi, które będą ważne i wykonalne oraz będą odzwierciedlać pierwotne intencje Stron.

11. Wszelką korespondencję związaną z realizacją Umowy Strony będą kierować na następujące

adresy:

1) do Zamawiającego: ul. …………..

2) do Wykonawcy: …………..

12. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze

Stron.

13. Załącznik wymieniony w Umowie stanowi jej integralną część. W przypadku konfliktu między postanowienia niniejszego dokumentu Umowy a załącznikiem do Umowy, pierwszeństwo mają postanowienia niniejszego dokumentu Umowy.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik:

1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Załącznik nr 4a do PN-07/GCUW/2021

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w dniu r. w Gdańsku pomiędzy:

Gminą Miasta Gdańsk (NIP 000-00-00-000) z siedzibą w Gdańsku (80-803) przy ul. Nowe Ogrody 8/12, w imieniu której działa Gdańskie Centrum Usług Wspólnych, xx. xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxx, reprezentowane przez:

……………….. – Dyrektora

zwaną dalej „Powierzającym”

a

………………………., wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy …………. w ………….., VII Wydział Gospodarczy pod nr KRS …………., REGON ,

reprezentowaną przez:

……………. – …………………….

zwanym dalej „Przetwarzającym” o następującej treści:

Niniejsza umowa stanowi załącznik nr 1 do umowy nr …………. z dnia r. zawartą pomiędzy

Gminą Miasta Gdańska (NIP 000-00-00-000) z siedzibą w Gdańsku (80-803) przy ul. Nowe Ogrody 8/12, w imieniu której działa Gdańskie Centrum Usług Wspólnych, xx. xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxx, a , w

wyniku przeprowadzenia postępowania w trybie podstawowym bez możliwości negocjacji o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne o wartości poniżej 750 000 euro na zadanie pod nazwą „Świadczenie obsługi prawnej Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych i jednostek przez nie obsługiwanych” pod numerem PN-07/GCUW/2021, zwanej dalej Umową odrębną.

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Powierzający działając na podstawie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) tzw. RODO, z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE.L Nr 119, str. 1) powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych - w zakresie i celu określonym w § 2 oraz zgodnie z warunkami określonymi niniejszą Umową.

2. Powierzający oświadcza, że jest administratorem danych, które powierza lub posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w niniejszej Umowie, w tym do powierzenia przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym niniejszą Umową.

3. Przetwarzający gwarantuje wdrożenie odpowiednich środków technicznych i

organizacyjnych, w celu zapewnienia podczas realizacji niniejszej umowy, przetwarzania danych zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) tzw. RODO, z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE.L Nr 119, str. 1) i odpowiada za zaniechania dotyczące właściwego przetwarzania danych osobowych. W przypadku konieczności zmian lub uzupełnienia umowy w związku z wejściem w życie RODO lub innych przepisów prawa jak również wydania dobrych praktyk lub kodeksów postępowania, Strony zobowiązują się do dokonania niezbędnych zmian lub uzupełnień postanowień umowy.

4. Przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w niniejszej Umowie, przez Przetwarzającego jest niezbędne dla prawidłowego wykonania Umowy oraz Umowy odrębnej i będzie dokonywane wyłącznie w zakresie niezbędnym dla realizacji Umowy oraz Umowy odrębnej.

§ 2

Zakres i cel przetwarzania danych

1. Zakres powierzonych danych osobowych obejmuje następujące kategorie danych osobowych x.xx. pracowników Powierzającego i jednostek obsługiwanych przez Powierzającego, podmiotów związanych umowami z Powierzającym oraz jednostkami przez niego obsługiwanymi: imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, numer dowodu osobistego, numer telefonu.

2. Zakres czynności przetwarzania powierzonych danych osobowych obejmuje następujące operacje: utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, udostępnianie i usuwanie na potrzeby realizacji Umowy odrębnej oraz Umowy.

3. Przetwarzający może przetwarzać dane osobowe utrwalone w postaci elektronicznej, na nośnikach fizycznych i innych przekazanych przez Zamawiającego.

4. Przetwarzający jest zobowiązany do przetwarzania danych osobowych wskazanych w ust.1 wyłącznie w celu wykonywania przez Przetwarzającego Umowy odrębnej oraz Umowy, w sposób zgodny z Ustawą oraz niniejszą Umową. Przetwarzanie to dopuszczalne jest tylko za pomocą środków technicznych znajdujących się na terytorium państwa należącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przetwarzanie danych osobowych będzie odbywało się wyłącznie na terytorium państwa należącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

5. Przetwarzający może podpowierzyć przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją Umowy odrębnej oraz niniejszą Umową jedynie podmiotom mającym siedzibę w państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, pod warunkiem, że Powierzający udzielił Przetwarzającemu zgody na korzystanie z podwykonawców w Umowie odrębnej. Strony ustalają, iż Przetwarzający jest upoważniony do powierzenia przetwarzania danych podwykonawcom tylko wówczas, gdy są spełnione łącznie następujące przesłanki:

a) będzie to niezbędne dla prawidłowej realizacji Umowy lub Umowy odrębnej;

b) tylko w zakresie danych osobowych, których powierzenie jest niezbędne dla realizacji Umowy lub Umowy odrębnej;

c) podwykonawca spełnia wszystkie wymogi określone Umową oraz przepisami prawa dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych;

d) w umowie z podwykonawcą zostaną wprowadzone postanowienia gwarantujące ochronę danych osobowych i możliwość realizacji uprawnień wynikających z Umowy i powszechnie obowiązujących przepisów prawa przez Powierzającego.

6. Podpowierzenie wymaga wcześniejszego poinformowania Powierzającego o nazwie i adresie podmiotu, któremu Przetwarzający zamierza podpowierzyć przetwarzane danych osobowych i uzyskania pisemnej zgody Powierzającego.

7. Przetwarzający jest zobowiązany dołożyć szczególnej staranności przy wyborze podmiotów, którym podpowierza przetwarzanie danych tak, aby zapewniały one bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych na poziomie nie niższym niż u Przetwarzającego. Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania podmiotów, którym powierza wykonanie jakichkolwiek czynności związanych lub którymi posługuje się przy wykonaniu swoich obowiązków jak za działania własne.

8. W przypadku jakichkolwiek zmian w zakresie wykorzystywanych podwykonawców, miejsca przetwarzania przez nich danych osobowych, ich danych identyfikacyjnych lub kontaktowych, Przetwarzający jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o nich Powierzającego.

§ 3

Czas obowiązywania Umowy powierzenia

Niniejsza Umowa powierzenia zostaje zawarta na czas określony tj. na czas wykonywania przez Przetwarzającego obowiązków z Umowy Odrębnej, z zastrzeżeniem obowiązku wykonania czynności opisanych w §10.

§ 4

Sposób wykonania Umowy w zakresie przetwarzania danych osobowych

1. Przetwarzający zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych, do których uzyskał dostęp w związku z Umową i Umową odrębną stosownie do obowiązujących przepisów w zakresie ochrony danych osobowych, dobrych praktyk, kodeksów postępowania oraz stosownie do poziomu ryzyk dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych i zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe wyłącznie w celu, oraz w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy odrębnej oraz Umowy. W zakresie przestrzegania przepisów Przetwarzający ponosi odpowiedzialność jak administrator danych.

2. Przetwarzający zobowiązuje się wypełniać obowiązki związane z zabezpieczaniem danych osobowych, a w szczególności zobowiązuje się do:

a) zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

b) zapewnienia kontroli nad prawidłowością przetwarzania danych; w tym do prowadzenia kontroli i audytów stanu ochrony danych i środków ochrony danych jak również innych środków mających na celu zapewnienie zgodności przetwarzania danych z przepisami prawa;

c) dochowania szczególnej staranności, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych były świadome obowiązku zachowania tych danych w tajemnicy również po zakończeniu obowiązywania niniejszej umowy, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności danych oraz odebranie oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy tych danych.

3. Przetwarzający zobowiązuje się niezwłocznie zawiadomić Powierzającego o:

a) wszelkich przypadkach naruszenia bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych na podstawie Umowy lub o ich niewłaściwym użyciu; w szczególności nie później niż terminie 12 godzin od stwierdzenia naruszania ochrony danych do poinformowania Powierzającego w formie korespondencji e: mail lub pisemnej o naruszeniu ochrony danych osobowych oraz do współpracy w pełnym zakresie celem umożliwienia wykonania obowiązków administratora danych określonych przepisami prawa, dobrymi praktykami lub kodeksem postępowania;

b) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych niniejszą Umową prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem;

c) każdym prawnie umocowanym żądaniu udostępnienia danych osobowych przetwarzanych na podstawie Umowy właściwemu organowi państwa, chyba, że zakaz zawiadomienia wynika z przepisów prawa, a szczególności przepisów postępowania karnego, gdy zakaz ma na celu zapewnienia poufności wszczętego dochodzenia;

d) każdym żądaniu otrzymanym od osoby, której dane osobowe przetwarza na podstawie Umowy.

4. Strony zobowiązują się do wzajemnej współpracy jak również współpracy z organem państwa lub organem instytucji międzynarodowej w przypadku prowadzenia, u którejkolwiek ze Stron kontroli lub innego postępowania dotyczącego przetwarzania danych osobowych w zakresie w jakim dotyczy ona przetwarzania danych w związku z niniejszą umową. Obowiązek współdziałania obejmuje w szczególności udostępnianie informacji, odpowiedzi na pytania i

udzielanie wyjaśnień w formie i terminie umożliwiającym wykonanie żądań organów. Strony są zobowiązane do zapewnienia takiej współpracy także przez swych przedstawicieli.

§ 5

Osoby przetwarzające dane osobowe

1. Przetwarzający zapewni, iż do przetwarzania powierzonych danych osobowych po stronie Przetwarzającego mogą być dopuszczone wyłącznie osoby, które są jego pracownikami lub współpracownikami i które posiadają imienne aktualne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz aktualne szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych oraz zostały zobowiązane do zachowania poufności danych osobowych jak i informacji o środkach służących ochronie danych osobowych.

2. Imienne upoważnienia, o których mowa w ust. 1 zawierają obowiązkową klauzulę dotyczącą obowiązku zachowania w tajemnicy danych osobowych, także po ustaniu zatrudnienia.

3. Imienne upoważnienia, o którym mowa w ust. 1 nadawane są przez umocowane osoby po stronie Przetwarzającego.

4. Powierzający umocowuje: (stanowisko, imię, nazwisko) do nadawania

powyższych upoważnień do przetwarzania danych osobowych jedynie pracownikom i współpracownikom Przetwarzającego, wykonującym zadania związane z realizacją Umowy odrębnej.

5. Przetwarzający prowadzi pełną ewidencję pracowników i współpracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem Umowy odrębnej, oraz umożliwi dostęp do tej ewidencji, na każde żądanie Powierzającego. W przypadku jakichkolwiek przyznania, cofnięcia, zmian w zakresie upoważnienia Przetwarzający nie dalej niż w terminie 2 dni roboczych od tej zmiany powiadomi Powierzającego o tym fakcie.

6. Przetwarzający zapewni, że osoby mające dostęp do powierzonych danych osobowych obowiązane były do zachowania ich w tajemnicy, między innymi poprzez zobowiązanie do zachowania poufności oraz pouczenie o konsekwencjach naruszenia bezpieczeństwa i

poufności danych osobowych;

§ 6

Kontrola nad przetwarzaniem danych osobowych

1. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane, co najmniej 5 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia kontroli, a w przypadku powzięcia przez Powierzającego wiadomości o rażącym naruszeniu przez Przetwarzającego zobowiązań wynikających z postanowień niniejszej Umowy, Powierzający umożliwi Powierzającemu dokonanie niezapowiedzianej kontroli.

2. Na zakończenie kontroli, o których mowa w ust. 1, przedstawiciel Powierzającego sporządza protokół w 2 egzemplarzach, który podpisują przedstawiciele obu stron. Przetwarzający może wnieść zastrzeżenia do protokołu w ciągu 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania.

3. Przetwarzający zobowiązuje się dostosować do zaleceń pokontrolnych mających na celu usunięcie stwierdzonych uchybień.

4. Powierzający może wycofać zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych podwykonawcom, jeśli z okoliczności wynika, że przetwarzanie przez nich danych osobowych odbywa się niezgodnie z prawem, umową lub zagraża bezpieczeństwu danych osobowych. W przypadku wycofania zgody, Przetwarzający jest zobowiązany niezwłocznie doprowadzić do zaprzestania przetwarzania danych przez podwykonawcę.

§ 7

Odpowiedzialność Przetwarzającego

1. Powierzający zastrzega sobie możliwość audytu sposobu wypełnienia przez Przetwarzającego wymagań wymienionych w Umowie. W ramach audytu Powierzający jest uprawniony do żądania od Przetwarzającego udostępnienia wszelkich procedur dotyczących przetwarzania danych osobowych, informacji o wdrożonych środkach ochrony danych, uzyskania informacji o prowadzonych kontrolach dotyczących przetwarzania danych osobowych i ich wynikach, informacji o wykonaniu zaleceń lub wniosków pokontrolnych, informacji o certyfikatach oraz stosowanych kodeksach lub dobrych praktykach, weryfikacji stosowania przez Przetwarzającego środków ochrony danych osobowych, dostępu do siedziby Przetwarzającego

– w zakresie danych osobowych przetwarzanych na podstawie Umowy. Udostępnienie następuje niezwłocznie nie później jednak niż w terminie określonym przez Powierzającego. Brak skorzystania z uprawnienia do kontroli nie zwalnia ani nie umniejsza odpowiedzialności Przetwarzającego za należyte wykonanie umowy i obowiązków określonych prawem. Przetwarzający ma obowiązek poddania się kontroli i umożliwienie Powierzającemu jej skuteczne przeprowadzenie. Koszty kontroli ponosi Przetwarzający.

2. Przetwarzający jest odpowiedzialny za szkody powstałe u Powierzającego lub osób trzecich w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w szczególności w wyniku udostępnienia lub wykorzystania danych osobowych niezgodnie z Umową.

3. W przypadku naruszenia przepisów Ustawy lub niniejszej Umowy z przyczyn leżących po stronie Przetwarzającego w następstwie, czego Powierzający zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie nałożony obowiązek zapłaty kar, grzywny lub innych sankcji Przetwarzający jest zobowiązany zwrócić Powierzającemu poniesione z tego tytułu straty finansowe.

4. W przypadku, jeżeli jakakolwiek osoba, której dane osobowe zostały powierzone w wyniku niniejszej Umowy, wystąpi wobec Powierzającego z jakimikolwiek roszczeniami z tego tytułu, powierzający zawiadomi o roszczeniach Przetwarzającego, który zobowiązuje się podjąć wszelkie działania mające na celu rozwiązanie sporu i zaspokojenie roszczenia, w tym ponieść wszelkie koszty z tym związane. W szczególności Przetwarzający wstąpi do toczącego się postępowania w charakterze strony pozwanej, a w razie braku takiej możliwości zgłosi interwencję uboczną po stronie pozwanej oraz pokryje wszelkie koszty z tego tytułu oraz odszkodowania związane z roszczeniem osoby trzeciej, w tym poniesione uprzednio przez Przetwarzającego.

§ 8

Zachowanie poufności

1. Przetwarzający i osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Umowy odrębnej, zobowiązane są do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji, których ujawnienie byłoby sprzeczne z interesem Powierzającego

2. Przetwarzający zobowiązuje się do nieudostępniania osobom trzecim jakichkolwiek informacji uzyskanych od Powierzającego w związku w wykonaniem niniejszej Umowy, bez pisemnej zgody Powierzającego, chyba że obowiązek udostępnienia informacji wynika z obowiązujących przepisów.

§ 9

Warunki wypowiedzenia Umowy

1. Powierzający ma prawo rozwiązać niniejszą Umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia, gdy Przetwarzający:

a) wykorzystał dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą Umową,

b) powierzył przetwarzanie danych osobowych innym podmiotom bez zgody Powierzającego,

c) nie zaprzestał niewłaściwego przetwarzania danych osobowych, nie zawiadomił o

naruszeniu

d) zawiadomi o swojej niezdolności do dalszego wykonywania niniejszej Umowy, a w szczególności niespełniania wymagań określonych w § 4.

§ 10

Obowiązki powierzającego

1. Powierzający zapewnia, iż powierzone przez niego do przetwarzania Przetwarzającemu dane osobowe Powierzający przetwarza zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osób, których dane dotyczą oraz w sposób zgodny z prawnie uzasadnionymi celami, w jakich dane osobowe przetwarza, w związku z czym powierzenie przetwarzania danych osobowych na podstawie Umowy następuje zgodnie z prawem.

2. Powierzający zapewnia, iż powierzone do przetwarzania na podstawie Umowy dane osobowe przetwarza w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).

3. Powierzający na wniosek Przetwarzającego przekaże wszelką dokumentację istotną dla

procesów przetwarzania danych osobowych na podstawie Umowy.

4. Powierzający oświadcza, iż nie przekazuje danych osobowych powierzonych do przetwarzania na podstawie niniejszej Umowy do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

§ 11

Zakończenie Umowy

1. Przetwarzający jest zobowiązany w ciągu 14 dni od dnia wygaśnięcia , rozwiązania lub ustania Umowy odrębnej do usunięcia wszystkich powierzonych mu danych osobowych oraz do podjęcia innych stosownych działań w celu wyeliminowania możliwości dalszego przetwarzania tych danych.

2. Przetwarzający dokonuje skutecznego i nieodwracalnego usunięcia danych osobowych z elektronicznych nośników pozostających w jego dyspozycji. Dokonanie tych operacji potwierdzone zostanie w sporządzonym na piśmie protokole, który niezwłocznie nie później niż w ciągu 2 dni roboczych przekazuje Powierzającemu. Powierzający zobowiązuje się do przedłożenia w ww. terminie oświadczenia, iż nie posiada żadnych danych osobowych powierzonych przez Powierzającego.

§ 12

Ustalenia końcowe

1. Wszelkie zmiany bądź uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W szczególności formy takiej wymaga wykonywanie przez Przetwarzającego operacji przetwarzania danych osobowych w zakresie lub celu wykraczającym poza wskazany w § 2 niniejszej Umowy.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy

prawa, w szczególności Ustawy o ochronie danych osobowych i Kodeksu Cywilnego.

3. Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów powstałych w związku z niniejszą Umową jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Powierzającego.

4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze

stron.

.........................................

Powierzający Przetwarzający