Contract

08.09.2020 r. ZAPYTANIE OFERTOWE LAB/34/2020
Szanowni Państwo,
LOTOS Lab Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do złożenia oferty na dostawę doświadczalnej instalacji modelowej do badania procesów katalitycznych w postępowaniu LAB/34/2020: „Instalacja do ekstrakcji (II)”
I. Dane Zamawiającego: LOTOS Lab Sp. z o.o. Xx. Xxxxxxxx 000 00-000 Xxxxxx Tel. x00 00 000 00 00 Faks: x00 00 000 00 00 NIP: 000-00-00-000 REGON: 192918677 BDO: 000026382
II. Cel zamówienia Celem niniejszego postępowania i warunków w nim określonych jest udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych Ministra Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wydanych na podstawie art.5 ust.1, pkt 5 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, tj. zapewnienie poniesienia wydatku w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
III. Przedmiot Zapytania ofertowego: Przedmiotem Zapytania ofertowego jest dostarczenie, zainstalowanie, uruchomienie oraz serwisowanie pogwarancyjne wraz z przeszkoleniem pracowników Zamawiającego z obsługi doświadczalnej instalacji do symulacji i badań procesów ekstrakcji rozpuszczalnikowej. 08/09/2020 INQUIRY LAB/34/2020
Dear Sirs and Madams,
LOTOS Lab Sp. z o.o. (hereinafter referred to as the “Contracting Authority”) would like to invite you to submit a tender for a delivery of an experimental model installation for studies of catalytic processes in the procedure LAB/34/2020: “Extraction pilot plant (II)”
I. Data of the Contracting Authority: LOTOS Lab Sp. z o.o. xx. Xxxxxxxx 000 00-000 Xxxxxx Tel. +48 58,000 00 00 Fax: +48 58,000 00 00 Tax ID (NIP): 000-00-00-000 REGON: 000000000 BDO: 000026382
II. Aim of the order The aim of this procedure and conditions stipulated herein is to grant an order according to the competition rule outlined in the Directives of the Minister of Development, related to qualification of expenses within the European Regional Development Fund, European Fund and the Cohesion Fund for the 2014-2020 period, issued on the basis of art. 5 paragraph 1, p. 5 of the Act of 11th July 2014 on the execution rules for programmes within the scope of the cohesion policy, funding in the 2014-2020 financial perspective, i.e. to ensure transparent, sustainable and effective expenditures, observing the rules of achieving the best possible outcome form the given funds.
III. Subject of this Inquiry: The Subject of this Inquiry includes delivery, installation, start-up and post-warranty servicing, including training for the staff of the Contracting Authority in operation of the experimental unit for simulation and investigation of solvent extraction processes.

Ogólna specyfikacja techniczna stanowi Załącznik nr 6.
IV. Termin realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego: Terminy realizacji/zakończenia prac, dostawy przedmiotu zamówienia – maksymalnie 52 tygodnie od dnia podpisania umowy. Skrócenie czasu realizacji będzie elementem oceny ofert.
V. Sposób realizacji oraz warunki dostawy przedmiotu Zapytania ofertowego
1. Realizacja będzie odbywała się zgodnie z harmonogramem wykonania prac i realizacji płatności, który zostanie przygotowany przez Wykonawcę w oparciu o ramowy harmonogram załączony do Oferty i zatwierdzony przez Xxxxxxxxxxxxx przed podpisaniem Umowy. 2. Przygotowanie dokumentacji technicznej i administracyjnej, zakup niezbędnych części i materiałów oraz wywóz i zagospodarowanie/utylizacja wszystkich odpadów powstałych podczas instalowania urządzenia w hali technologicznej Zamawiającego – po stronie Oferenta.
3. Dostawa odbędzie się zgodnie z warunkami DDP (Incoterms 2020). 4. Adres dostawy, montażu i uruchomienia instalacji: LOTOS Lab Sp. z o.o., xx. Xxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxx, hala technologiczna w budynku głównym LOTOS Lab Sp. z o.o. 5. Wykonanie przedmiotu Zapytania będzie się odbywać na zasadach zawartych w:
a. Załączniku nr 5 - Istotne Postanowienia Umowy; b. Załączniku nr 6 - Specyfikacja techniczna; c. Załączniku nr 7 – Standardy technicznych grupy 8000 Grupy LOTOS S.A.; d. Załączniku nr 10 – Specyfikacja The general technical specification comprises Attachment 6.
IV. The final execution deadline for the subject of the Inquiry: Works execution/end deadline, delivery of the subject of the Contract – a maximum of 52 weeks after Contract signing. Shorter execution time shall be taken into account during tender evaluation.
V. Execution method and delivery conditions for the Subject of this Inquiry 1. The execution shall take place according to the works and payment schedule, to be prepared by the Economic Operator on the basis of the framework schedule attached to the Tender and approved by the Contracting Authority before the Contract is signed.
2. Preparation of technical and administrative documentation, procurement of the required prices and materials, as well as removal and management/disposal of all waste generated during equipment installation at the technological hall of the Contracting Authority - to be provided by the Bidder. 3. The delivery shall take place according to DDP conditions (Incoterms 2020). 4. Address for installation delivery, assembly and start-up: LOTOS Lab Sp. z o.o., xx. Xxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxx, technological hall in the main building of LOTOS Lab Sp. z o.o. 5. Execution of the subject of this Inquiry shall take place according to rules presented in: a. Attachment 5 - Significant Contract Conditions; b. Attachment 6 – Technical Specification; c. Attachment 7 – Technical standards, group 8000 of LOTOS Group S.A.; d. Attachment 10 – Specification of

Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ - Załącznik 10 - zostanie udostępniony tym Oferentom, którzy złożą oświadczenie o zachowaniu poufności zgodne z wzorem w Załączniku nr 1.

6. Przy instalowaniu urządzenia w hali technologicznej Zamawiającego Oferent uwzględni istniejące instalacje oraz media niezbędne do wykonania przedmiotu Zapytania. W przypadku konieczności jakiejkolwiek ingerencji w istniejące instalacje lub wykonanie dodatkowych części instalacji, Wykonawca dokona uzgodnień z Zamawiającym co do zakresu i warunków wykonania tych prac.

7. W przypadku wykonywania instalacji poza miejscem docelowym posadowienia instalacji, Oferent jest zobowiązany uwzględnić parametry rzeczywiste hali technologicznej, takie jak: wymiary pomieszczenia, wymiary bram do hali, rozmieszczenie przyłączy itp.

8. Do oferty należy załączyć ramowy harmonogram wykonania prac i realizacji płatności, w ujęciu uwzględniającym realizację w rozbiciu na poszczególne etapy, który będzie stanowił Załącznik nr 2 do Umowy.

9. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, będzie miał możliwość dokonania wizji lokalnej terenu, którego prace mają dotyczyć.

10. Jeżeli parametry urządzenia lub jego części wskazują, że będzie podlegać ono dozorowi technicznemu UDT, prace muszą być wykonywane zgodnie ze standardami technicznymi Grupy LOTOS nr 8000 (stanowiących załącznik nr 7

do niniejszego zapytania ofertowego), wszelkie czynności i formalności oraz koszty związane z uzyskaniem uprawnień jednostki UDT do ich wytwarzania, leżą po stronie Oferenta.

Essential Terms of the Contract (SOTC - Attachment 10 - shall be made available to Bidders submitting a confidentiality obligation declaration conforming to the form provided in Attachment 1.

6. During installation of the equipment inside the technological hall of the Contracting Authority, the Bidder shall take into account the existing installations and utilities required to execute the subject of the Inquiry. In the case of any necessary intervention into the existing installations or execution of additional installation parts, the Economic Operator shall agree the scope and conditions of such works with the Contracting Authority.

7. If the installation is executed outside the final destination location of the installation, the Bidder shall be obliged to take into account the actual parameters of the technological hall, such as: premise size, hall gate dimensions, utility connection locations, etc.

8. A frame schedule for execution of works and payments should be attached to the tender, in a form taking into account the execution divided into individual stages, comprising Annex 2 to the Contract.

9. The Bidder, the tender of which is selected, shall be able to inspect the area the works are related to.

10. If parameters of the equipment or of its parts indicate that it shall be subjected to inspections by Nitified Body, works should be performed according to technical standards of LOTOS Group no. 8000 (comprising Attachment 7 to this Inquiry), all actions, formalities and costs related in obtaining the production rights from the relevant Notified Body shall be undertaken by the Bidder.

VI. Tryb i zasady prowadzenia postępowania: 1. Proces wyboru kontrahenta jest prowadzony na podstawie Wytycznych Ministra Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. 2. Postępowanie prowadzone jest w trybie otwartym równolegle poprzez platformę zakupową xxx.xxxxx.xxxxxxxxxx.xxx oraz poprzez Bazę Konkurencyjności Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej (Kod CPV 45220000-5 „Roboty inżynieryjne i budowlane”). 3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim i angielskim. 4. Jedynym dopuszczalnym sposobem porozumiewania się z Zamawiającym jest platforma zakupowa xxx.xxxxx.xxxxxxxxxx.xxx (dot. przesłania NDA, oświadczeń, referencji, zadawania pytań, udzielania odpowiedzi na zadane pytania, składania ofert).
W przypadku wystąpienia problemów z użytkowaniem powyżej wskazanej platformy, należy kontaktować się z jej infolinią pod nr tel.: x00 00 000 00 00; x00 00 000 00 00; x00 00 000 00 00
5. Pytania i wnioski, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu. 6. Oferty złożone po wyznaczonym terminie lub z pominięciem platformy zakupowej xxx.xxxxx.xxxxxxxxxx.xxx nie będą rozpatrywane. 7. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części. 8. Oferent w przypadku wyboru jego oferty zobowiązuje się dostarczyć na żądanie Zamawiającego dodatkowe dokumenty np. decyzję o nadaniu NIP, decyzję o nadaniu REGON, oraz zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US – w przypadku podmiotów zagranicznych certyfikat rezydencji i/lub inne dokumenty potwierdzające dane i VI. Procedure mode and rules:
1. The partner selection process shall conform to the Directives of the Minister of Development for qualification of expenses within the European Regional Development Fund, European Social Fund and the Cohesion Fund for the 2014- 2020 period.
2. The procedure shall take place in the open mode, in parallel, via the procurement platform xxx.xxxxx.xxxxxxxxxx.xxx and the Competition Database of the Ministry of Funds and Regional Policy (CPV Code 45220000-5 “Engineering and construction works”). 3. The procedure shall take place in Polish and in English. 4. The only permitted way to contact the Contracting Authority is the procurement platform xxx.xxxxx.xxxxxxxxxx.xxx (related to sending the NDA, declarations, references, asking questions, providing answers to asked questions, tender submission). In the case of any problems with operation of the aforementioned platform, please contact the platform hotline at: x00 00 000 00 00; x00 00 000 00 00; x00 00 000 00 00
5. Questions and requests submitted after the indicated deadline shall not be taken into account and included in the procedure. 6. Tenders made after the indicated deadline or outside the procurement platform xxx.xxxxx.xxxxxxxxxx.xxx shall not be processed. 7. LOTOS Lab Sp. z o.o. reserves the right to accept/reject the offer in full or partially. 8. If the tender of the Bidder is selected, the Bidder shall be obliged to provide additional documents on request of the Contracting Authority, e.g. the Tax ID (NIP) awarding decision, the REGON awarding decisions, and declarations of lack of delayed payments for the Social Insurance Agency and the Tax Office – a residence certificate and/or other

status przedsiębiorcy - dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące od daty zobowiązania do ich złożenia.
9. Wszelkie terminy z określeniem czasu uwzględniają czas środkowoeuropejski letni (UTC+2). 10. Oferent po wyborze oferty zobowiązany będzie przesłać Zamawiającemu w oryginale oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych, podpisane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Oferenta. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Xxxxxxxxxxxxx czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem Procedury Wyboru Kontrahenta a oferentem, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
VII. Warunki udziału w postępowaniu:
1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci, którzy spełniają następujące warunki: − nie znajdują się w stanie upadłości ani nie znajdują się w stanie likwidacji; − posiadają doświadczenie w realizacji (wykonaniu) instalacji doświadczalnej do symulacji i badania procesów katalitycznych dla podmiotów z branży Oil&Gas (referencje). Zamawiający dokona oceny spełnienia wyżej opisanych warunków udziału Oferenta w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie dokumentów documents confirming enterprise data and status in the case of foreign entities - wherein such documents may not be older than 3 months from their submission deadline. 9. All deadlines specifying the time take into account the Central European Summer Time (UTC+2). 10. After tender selection, the Bidder shall be obliged to provide the Contracting Authority with the original copy of the declaration of lack of capital or personal relations, signed by person/-s authorised to represent the Bidder. Capital or personal relations shall be understood as mutual relations between the Contracting Authority or individuals authorised to make representations on behalf of the Contracting Authority or individuals acting on behalf of the Contracting Authority in regards to preparation and execution of the Economic Operator Selection Procedure and the bidder, in particular, including a. participation in a partnership as a partner of a civil partnership or of a personal partnership, b. ownership of at least 10% of shares, c. acting as a member of a supervisory board or a management, a proxy, a representative, d. being a spouse, a relative or next of kin in a direct line or a second degree relative or next of kin, or a fostered individual, a legal carer or a protege.
VII. Procedure participation conditions:
1. Bidders meeting the following conditions may apply for participation in the procedure: − are not bankrupt and are not undergoing liquidation; − have experience in execution of an experimental installation for simulation and studies of catalytic processes for entities in the Oil&Gas sector (references). The Contracting Authority shall evaluate if the aforementioned conditions for Bidder participation in the procedure are met according to the formula meets/does not

i oświadczeń załączonych przez Oferenta do złożonej oferty. Zamawiający dopuszcza posłużenie się przez Xxxxxxxx referencjami głównego podwykonawcy.
2. Warunkiem udziału w postępowaniu jest:
a. przesłanie w terminie do dnia 21.09.2020 r. do godz. 14:00 oświadczenia o zachowaniu poufności (NDA); b. złożenie kompletnej oferty zgodnie z warunkami określonymi w Zapytaniu ofertowym.
Złożenie oferty jest równoznaczne z zaakceptowaniem treści Zapytania ofertowego. 3. Informacje dodatkowe dotyczące Zapytania ofertowego: a. Zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia aukcji elektronicznej; b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji warunków zapytania przed ostateczną datą składania ofert. c. Zamawiający zastrzga sobie prawo do przeprowadzenia telekonferencji z oferentami przed dokonaniem wyboru oferty. d. Zamawiający zastrzega sobie prawo do renegocjacji złożonych ofert przed dokonaniem ostatecznego wyboru.
VIII. Forma i treść oferty:
Kompletna oferta musi zostać złożona w dwóch częściach:
I - CZĘŚĆ MERYTORYCZNA – powinna zawierać wszelkie oświadczenia Oferenta, informacje wymagane Zapytaniem ofertowym i załącznikami do zapytania z wyłączeniem ceny oraz dokumentację techniczną: 1. Formularz ofertowy - Załącznik nr 2 (skan wypełnionego i podpisanego dokumentu); 2. Oświadczenie Oferenta - Załącznik nr 3 (skan wypełnionego i podpisanego dokumentu); 3. Ankieta oceny dostawcy - Załącznik nr 4 meet, according to documents and declarations attached by the Bidder to the submitted tender. The Contracting Authority allows the Bidders to use references of the main contractor.
2. The formal condition in the procedure includes: a. sending a non-disclosure declaration (NDA) until 21/09/2020, 14:00 hours;
b. submission of a complete tender, according to conditions specified in the Inquiry.
Tender submission shall be considered as acceptance of the contents of this Inquiry
3. Additional information related to the Inquiry: a. The Contracting Authority may organise an electronic tender;
b. The Contracting Authority reserves the right to modify the Inquiry conditions before the final tender submission date. c. The Contracting Authority reserves the right to to hold a teleconference with the bidders before selection of the tender. d. The Contracting Authority reserves the right to re-negotiate the submitted tenders before the final selection is made.
VIII. Tender form and contents:
The complete tender should be submitted in two parts:
I - MATERIAL PART – should include all declarations of the Bidder, information required in the Inquiry and attachments to the Inquiry, excluding the price, and technical documentation: 1. Tender form - Attachment 2 (a scan of the filled and signed document);
2. Bidder Declaration - Attachment 3 (a scan of the filled and signed document); 3. Supplier evaluation questionnaire -

(skan wypełnionego i podpisanego dokumentu); 4. Istotne Postanowienia Umowy - Załącznik nr 5 (IPU - skan zaparafowanego na każdej stronie oraz opatrzonego czytelnym podpisem lub pieczątką i podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania Oferenta w postępowaniu na ostatniej stronie); 5. Wypełnione formularze PSV list i Pressure vessel technical description - z Załącznika nr 7; 6. Pełnomocnictwa do występowania w imieniu Xxxxxxxx w postępowaniu zakupowym, w tym do złożenia oferty; 7. Dokumentacja techniczna, uwzględniająca treść pkt 3 Załącznika nr 6 do Zapytania ofertowego (także w zakresie określenia stref zagrożenia wybuchem i podania charakterystyki tych stref); 8. Potwierdzenie doświadczania - co najmniej trzy referencje potwierdzające posiadanie doświadczenia w realizacji (wykonaniu) instalacji doświadczalnej do symulacji i badania procesów katalitycznych dla podmiotów z branży Oil&Gas z okresu ostatnich 5 lat; 9. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych - Załącznik nr 9.
II – CZĘŚĆ HANDLOWA – określająca warunki handlowe, w tym ceny za przedmioty Zapytania ofertowego:
1. Oferta cenowa Oferta musi zawierać kompletną propozycję cenową na podstawie informacji zawartych w ogólnej specyfikacji technicznej (Załącznik nr 6) oraz SIWZ (Załącznik nr 10). Należy podać cenę netto i brutto w walucie Euro za realizację przedmiotu Zapytania ofertowego. Jeżeli którykolwiek z wymaganych parametrów nie zostanie spełniony Oferent może zostać poproszony o uzupełnienie. W cenie muszą być uwzględnione wszelkie koszty związane z realizacją Przedmiotu zapytania, w szczególności wymienione w treści pkt 3 Załącznika nr 6 do Zapytania ofertowego.
Oferta powinna zawierać harmonogram Attachment 4 (a scan of the filled and signed document); 4. Significant Contract Conditions - Attachment 5 (SCC - a scan provided with initials on each and every page and with a legible signature or stamp and signature of the person authorised to represent the Bidder in the procedure, on the last page);
5. Completed forms PSV list and Pressure vessel technical description - from Attachment 7; 6. Power of attorney to represent the Bidder during the procurement procedure, including tender submission; 7. Technical documentation, taking into account the contents of p. 3 of Attachment 6 to the Inquiry (including specification of explosion hazard areas and characteristics of such areas);
8. Experience confirmation - at least three references confirming experience in execution, during the last 5 years, of an experimental installation for simulation and studies of catalytic processes for entities in the Oil&Gas sector;
9. Declaration of lack of capital or personal relations - Attachment 9.
II – COMMERCIAL PART – specifying commercial conditions, including price for the subjects of the Inquiry
1. Price offer
The tender should include a full price offer based on information provided in the general technical specification (Attachment 6) and in the SOTC (Attachment 10). The net and gross price in Euro for the execution of the subject of this Inquiry should be provided. If any of the required parameters is not met, the Bidder may be asked to send the missing documents. The price should include all costs related to execution of the Subject of the Inquiry, in particular those listed in the contents of p. 3 of Attachment 6 to this Inquiry

realizacji przedmiotu zapytania oraz harmonogram płatności za poszczególne etapy z określeniem procentowej wartości wynagrodzenia za każdy etap, z zastrzeżeniem, że ostatnia transza w wysokości nie niższej niż 20 % ceny zostanie zapłacona po oddaniu i uruchomieniu instalacji oraz przeprowadzeniu szkolenia pracowników Zamawiającego, potwierdzonym podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego.
Każda płatność będzie dokonana przelewem bakowym na rachunek Wykonawcy w terminie 30 dni od dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury.
Czas realizacji przedmiotu Zapytania ofertowego proszę podać w tygodniach.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w języku angielskim.
IX. Termin związania ofertą: 1. Oferent związany będzie ofertą na okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 2. Oferent samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym, że Zamawiający może tylko raz, na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania ofertą zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.
3. W przypadku złożenia w toku postępowania modyfikacji oferty, w szczególności w zakresie ceny, termin związania ofertą ulega przedłużeniu o wskazany okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni od dnia złożenia modyfikacji. The tender should include an execution schedule for the subject of the request and a payment schedule for individual stages, specifying the remuneration percentage for each of the stages, with the exception, that the final instalment of at least 20% of the price shall be paid after installation acceptance and start-up and after the training for the staff of the Contracting Authority, as confirmed by signing the acceptance-release protocol.
Each payment shall be made as a bank transfer to the bank account of the Economic Operator, within 30 days after the Contracting Authority receives a correctly issued invoice.
The execution time for the subject of this Inquiry should be specified in weeks.
The Ordering Party does not permit submission of partial tenders.
The Ordering Party does not permit submission of variant tenders.
The Contracting Authority accepts tenders submitted in English.
IX. Binding period of the tender: 1. The Bidder shall be bound by the tender for a period of 90 days. This period begins at the tender submission deadline. 2. The Economic Operator may, independently or on request of the Contracting Authority, extend the binding period of the Tender, with the exception that the Contracting Authority may request the only once, at least 3 days before the end of the binding period of the Tender, the Economic Operators to agree to an extension of the binding period by a specified time, however, not longer than 60 days. 3. If a tender modification is submitted during the procedure, in particular in regards to the price, the tender binding period shall be extended by the indicated time, however, not longer than 60 days after the modification submission date.

X. Harmonogram postępowania:
1. Termin złożenia NDA 21.09.2020 r. do godz. 14:00
2. Termin opublikowania SIWZ 21.09.2020 r. do godz. 16:00
3. Termin zadawania pytań 28.09.2020 r. do godz. 10:00
4. Termin udzielenia odpowiedzi na pytania 05.10.2020 r. do godz. 15:00
5. Termin złożenia oferty 12.10.2020 r. do godz. 10:00
6. Termin na przeprowadzenie telekonferencji z Oferentami 13.10.2020 – 15.10.2020 r.
XI. Warunki formalne, których niespełnienie będzie skutkować odrzuceniem oferty: a. zapoznanie się i akceptacja Informatora – Załącznik nr 8; b. akceptacja IPU – Załącznik nr 5;
c. akceptacja 30 dniowego terminu płatności; d. załączenie do oferty wszystkich wymaganych dokumentów.
XII. Kryteria wyboru oferty, ich wagi oraz sposób ich kalkulacji: a. Cena netto na poszczególne przedmioty Zapytania ofertowego – 70 % b. Termin realizacji (nie dłuższy niż 52 tygodnie) - 15 % c. Koszt serwisu pogwarancyjnego – 15 % − S1 - cena netto za dzień roboczy (8 roboczogodzin); − S2 - cena netto za godzinę konsultacji diagnostycznych i technologicznych on-line. X. Procedure schedule:
1. NDA submission deadline 21/09/2020, until 14:00
2. SOTC publication deadline 21/09/2020, until 16:00
3. Question submission deadline 28/09/2020, until 10:00
4. Deadline for answers to questions 05/10/2020, until 15:00
5. Tender submission deadline 12/10/2020, until 10:00
6. Deadline for holding a teleconference with Bidders 13/10/2020 – 15/10/2020
XI. Formal conditions, which may result in tender rejection if not met: a. Acknowledgement and acceptance of the Information Bulletin – Attachment 8; b. Acceptance of SCC – Attachmen 5; c. Acceptance of the 30-day payment period; d. All required documents attached to the tender.
XII. Tender selection criteria, their weight and calculation method: a. Net price for individual items of this Inquiry – 70 %
b. Execution time (no longer than 52 weeks) - 15 % c. Post-warranty service cost – 15 %
− S1 - net price for a working day (8 working hours); − S2 - net price for an hour of diagnostic and technological on- line consultations.

Opis sposobu przyznawania punktacji: a. Cena (C) netto za realizację przedmiotu Zapytania ofertowego – 70%; Sposób wyliczania: C= [(cena oferty najtańszej)/(cena oferty badanej)] x 70 b. Termin (T) realizacji podany w tygodniach, od dnia podpisania Umowy – 15%. Sposób wyliczania: T= [(termin realizacji oferty z najkrótszym terminem realizacji)/(termin realizacji oferty badanej )] x 15
c. Koszt serwisu (S1) podany w wartości netto za realizację przedmiotu Zapytania ofertowego – 10% Sposób wyliczania: S= [(Koszt serwisu oferty najtańszej)/(koszt serwisu oferty badanej )] x 10
d. Koszt serwisu (S2) podany w wartości netto za realizację przedmiotu Zapytania ofertowego – 5% Sposób wyliczania: S= [(Koszt serwisu oferty najtańszej)/(koszt serwisu oferty badanej )] x 5
e. Ostateczna ocena punktowa oferty liczona będzie w następujący sposób: Po=C+T+S1+S2 Gdzie Po – Punktacja oferty badanej
Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym Zapytaniu ofertowym oraz załącznikach do niego i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru. Jeżeli w Postępowaniu Wyboru Kontrahenta, nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty Point award procedure description:
a. Price (C), net for execution of the subject of this Inquiry – 70%; Calculation method: C= [(lowest price tender)/(examined tender price)] x 70
b. Deadline (T) for execution specified in weeks, after Contract signing – 15%. Calculation method: T= [(execution deadline of the shortest execution time tender)/(execution deadline of the examined tender)] x 15
c. Servicing cost (S1) provided as net value for the execution of the subject of this Inquiry – 10% Calculation method: S= [(servicing cost of the lowest price tender)/(servicing cost of the examined tender)] x 10
d. Servicing cost (S2) provided as net value for the execution of the subject of this Inquiry – 5% Calculation method: S= [(servicing cost of the lowest price tender)/(servicing cost of the examined tender)] x 5
e. The final point score of the tender shall be calculated as follows: Po=C+T+S1+S2 where Po – points awarded to the examined tender The Contracting Authority shall award the contract to the Bidder, the tender of which meets all requirements specified in this Request for Quotation and annexes thereto and which is evaluated as the most favourable according to the provided selection criteria. If no single most favourable tender may be selected during the Partner Selection Procedure because of the fact that tenders awarded the same number of points were submitted, the

o takiej samej ilości punktów, jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta o niższej cenie.
XIII. Podstawy wykluczenia: 1. Zamawiający przewiduje wykluczenie Oferentów, którzy: a. W ciągu ostatnich 3 lat przed rozpoczęciem Procesu Wyboru Kontrahenta wyrządzili szkodę Zamawiającemu nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia było następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosi odpowiedzialności. b. W stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego.
c. Uczestniczyli bezpośrednio w czynnościach związanych z przygotowaniem postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych Oferentów w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji. d. Złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania. e. Nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu. f. Zamawiający zastrzega prawo do wykluczenia Oferenta również przed podpisaniem umowy, jeśli z przedłożonych dokumentów dostarczonych przez Oferenta wynikać będzie, że Oferent zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub składek i opłat na rzecz Urzędu Skarbowego, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie lower price tender shall be selected as the most favourable one.
XIII. Basis for exclusion: 1. The Contracting Authority foresees exclusion of Bidders, which: a. Caused damage to the Contracting Authority during the last 3 years before the start date of the Partner Selection procedure by not executing a contract or by executing it unduly, unless such lack of execution or unduly execution was caused by circumstances the Bidder is not responsible for.
b. Towards which a liquidation proceeding has been opened or the bankruptcy of which was declared, excluding Bidders, who entered a settlement approved by a legally binding court verdict after bankruptcy was declared, if the settlement does not foresee debtor satisfaction through liquidation of assets of the bankrupt entity. c. Directly participated in activities related to preparation of the procedure or used persons participating in such activities to prepare the tender, unless participation of such Bidders in the procedure does not violate fair competition. d. Submitted false information influencing the result of the procedure. e. Did not prove they meet the conditions for participation in the procedure. f. The Contracting Authority reserves the right to exclude a Bidder also before the contract is signed, if documents provided by the Bidder indicate that the Bidder has overdue tax payments or payments of fees or premiums for social or health insurance or premiums and fees for the Tax Office, with the exception of cases if the Bidder obtained a legally available exemption, deference, division into instalments for the

na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.
g. Są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Xxxxxxxxxxxxx czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem Procedury Wyboru Kontrahenta a Oferentem, opisane w pkt VI.10 powyżej.
XIV. Warunki istotnych zmian umowy:
Zamawiający przewiduje możliwość istotnej zmiany umowy w szczególności: a) w zakresie terminu wykonania umowy w przypadku: (i) zaistnienia siły wyższej, za którą uważa się zdarzenia o charakterze nadzwyczajnym, występujące po zawarciu umowy, a których strony nie były w stanie przewidzieć w chwili jej zawarcia i których zaistnienie lub skutki uniemożliwiają wykonanie przedmiotu umowy w terminie,
(ii) działania osób trzecich uniemożliwiających wykonanie przedmiotu umowy, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron, (iii) uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu umowy, jeżeli te zmiany są korzystne dla Zamawiającego; b) w przypadku wystąpienia zmian w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy. Zamawiający przewiduje również możliwość dokonywania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy wyłącznie w sytuacji, kiedy będzie to związane z pojawieniem się nowych informacji, faktów uniemożliwiających realizację umowy w overdue payments or full withholding of the execution of the decision issued by the competent body. g. Are related, personally or through capital, with the Contracting Authority. Capital or personal relations shall be understood as mutual relations between the Contracting Authority or individuals authorised to make representations on behalf of the Contracting Authority or individuals acting on behalf of the Contracting Authority in regards to preparation and execution of the Economic Operator Selection Procedure and the Bidder, as described in p. VI.10 above.
XIV. Conditions for significant changes to the contract: The Contracting Authority reserves the right to implement significant changes to the contract, in particular: a) regarding the contract execution deadline, in the case of: (i) occurrence of Force Majeure, understood as extraordinary events occurring after the contract was signed, which could not have been foreseen by the parties at the time of contract signing and the occurrence or effects of which prevent timely execution of the subject of the contract, (ii) actions of third parties preventing execution of the subject of the contract, which are not caused by any of the parties being at fault, (iii) justified changes in the execution method applicable to the subject of the contract, if such changes are favourable for the Contracting Authority; b) if changes to currently valid legal regulations occur, within the scope influencing execution of the subject of the contract. The Contracting Authority also foresees potential changes to stipulations of the signed contract according to the contents of the tender used to select the Bidder, only if this is related to emergence of new information and facts preventing execution of the contract as originally planned, only because of reasons unforeseeable at the

pierwotnym kształcie, wyłącznie z przyczyn niemożliwych do przewidzenia na etapie jej zawierania oraz pod warunkiem, że nie będzie to miało wpływu na cele i rezultaty projektu, a zmiana będzie wprowadzona dla dobra projektu. Wprowadzenie zmiany nastąpi w drodze porozumienia obu Stron umowy.
XV. Informacje dodatkowe: Informujemy, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty oraz że nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom. Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia Procesu Wyboru Kontrahenta, zamknięcia Procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia niniejszego procesu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
Informacje w zakresie ochrony danych osobowych znajdują się pod linkiem: xxxxx://xxx.xxxxx.xx/000/xxxxx_xxxxxxxxx a/nasze_spolki/lotos_lab/do_pobrania
Informujemy, że na terenie Grupy LOTOS S.A. obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem x.xx. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Wszelkie informacje są zawarte w Informatorze o zasadach postępowania na terenie GL S.A. załączonym do Zapytania ofertowego oraz dostępnym pod linkiem: xxxxx://xxx.xxxxx.xx/000/xxxxx_xxxxxxxxx a/nasze_spolki/lotos_lab/do_pobrania
LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty
LOTOS Lab Sp. z o.o., zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język polski lub angielski, a umowa zawarta zostanie na prawie polskim. time the contract was signed and under the condition that such a changes does not influence project objectives and results and the change shall be introduced for the benefit of the project. The change shall be implemented as an agreement between the Parties to the contract.
XV. Additional information: We would like to inform that no costs related to Tender preparation or delivery shall be reimbursed and that the submitted Tenders shall not be returned to the Bidders;
We would also like to inform that we reserve the right to cancel the Partner Selection Process, to close the Process without selecting a partner and to negotiate with the selected Bidder or Bidders until the contract is signed. Selection of a Bidder/Bidders for further negotiations shall not be understood as offer acceptance or as a final decision in this process as understood according to the Civil Law Code.
Information regarding personal data protection is available at this link: xxxxx://xxx.xxxxx.xx/000/xxxxx_xxxxxxxxx a/nasze_spolki/lotos_lab/do_pobrania We would like to inform that regulations and rules, including i.e. occupational health and safety, fire prevention and passage systems are in effect at the sites of LOTOS Group S.A. All information is available in the Information Bulletin related to the code of conduct at the sites of LG S.A., attached to the Inquiry and available at:
xxxxx://xxx.xxxxx.xx/000/xxxxx_xxxxxxxxx a/nasze_spolki/lotos_lab/do_pobrania
LOTOS Lab Sp. z o.o. hereby reserves the right to undertake any and all studies aimed at verification of certificates, documents and presented information and to explain financial and technical aspects of the submitted offer.
LOTOS Lab Sp. z o.o. hereby indiates that Polish or English shall be the official language of the cooperation, and the contract shall be governed by Polish law.

Z poważaniem
Przewodnicząca Komisji Wyboru Kontrahenta Xxxxxxx Xxxxxxxx
Załączniki:
I. Załączniki do Zapytania ofertowego: Załącznik nr 1 Oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania poufności; Załącznik nr 2 Formularz ofertowy; Załącznik nr 3 Oświadczenia Oferenta; Załącznik nr 4 Ankieta oceny dostawcy; Załącznik nr 5 Istotne Postanowienia Umowy; Załącznik nr 6 Specyfikacja techniczna wraz z załącznikami; Załącznik nr 7 Aktualne Standardy Techniczne GL S.A. - grupa 8000; Załącznik nr 8 Informator o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.; Załącznik nr 9 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych. II. Załączniki do przesłania po złożeniu Oświadczenia o zobowiązaniu do zachowania poufności: Załącznik nr 10 SIWZ - Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. With regards,
Chairman of the Partner Selection Committee Xxxxxxx Xxxxxxxx
Attachments:
I. Attachments to the Inquiry: Attachment 1 Confidentiality Declaration; Attachment 2 Offer form; Attachment 3 Bidder Declarations; Attachment 4 Supplier evaluation questionnaire; Attachment 5 Significant Contract Conditions; Attachment 6 Technical Specification with annexes; Attachment 7 Current Technical Standards of LG S.A. - group 8000; Attachment 8 Information on the code of conduct at the sites of LOTOS Group S.A.; Attachment 9 Declaration of lack of personal and capital relations,
II. Attachments to be sent once the Confidentiality Declaration is submitted; Attachment 10 SETC - Specification of Essential Terms of the Contract.