UMOWA Nr /2023 (wzór)

Załącznik nr 5

do zapytania ofertowego

Nr sprawy: MPU.AO.260.97.2023

UMOWA Nr /2023 (wzór)

zawarta w dniu ………………… w Łodzi pomiędzy:

Miastem Łódź - Miejską Pracownią Urbanistyczną w Łodzi, adres: 90-418 Łódź, al. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx 00, reprezentowanym przez:

Xxxxxxxxx Xxxxx-Xxxxxxxxxx – Dyrektora Miejskiej Pracowni Urbanistycznej w Łodzi

zwaną dalej „Zamawiającym”

a

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… reprezentowaną przez:

…………………………..

zwanym dalej „Wykonawcą”

§ 1

1. Zamawiający powierza a Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania czynności polegających na sprzątaniu pomieszczeń użytkowanych przez Zamawiającego przy al. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx 00, 00 - 000 Xxxx.

2. Szczegółowy zakres oraz częstotliwość wykonywania prac w ramach niniejszej umowy zawiera Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, stanowiący załącznik do umowy, który stanowi integralną część umowy.

3. Czynności porządkowe wykonywane będą w dni powszednie w godzinach: …………...

§ 2

Umowa zostaje zawarta na czas określony i obowiązuje od 02.01.2024 r. do 31.12.2024 r.

§ 3

1. Wykonawca zobowiązany jest do należytego i terminowego świadczenia usług stanowiących przedmiot niniejszej umowy.

2. Wykonawca odpowiada za przestrzeganie przepisów BHP i przepisów przeciwpożarowych podczas świadczenia usług.

3. Wykonawca zobowiązuje się przed rozpoczęciem wykonywania przedmiotu umowy przeszkolić osoby, przy pomocy których będzie wykonywał przedmiot umowy, w zakresie przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

4. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia przynajmniej jednej osoby, która będzie pełniła rolę stałego Koordynatora, w trakcie świadczenia usług objętych przedmiotem umowy. Koordynator będzie zobowiązany do stałego kontaktu z Zamawiającym. Do zadań Koordynatora będzie należało organizowanie i sprawowanie nadzoru nad świadczeniem usług oraz zarządzanie personelem Wykonawcy.

5. Oceny prawidłowości wykonania przedmiotu niniejszej umowy dokonuje Zamawiający.

6. Stwierdzone przez Zamawiającego nieprawidłowości w wykonywaniu przedmiotu niniejszej umowy zgłaszane będą Wykonawcy na bieżąco drogą elektroniczną lub telefonicznie - pracownikowi Wykonawcy pełniącemu funkcję Koordynatora - osobie wskazanej w § 9.

7. Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia zgłoszonych mu nieprawidłowości w wykonaniu przedmiotu niniejszej umowy lub zmiany sposobu świadczenia usług w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

8. Wykonawca zobowiązuje się, że osoby wykonujące usługi będą posiadały aktualne badania lekarskie, niezbędne do wykonywania powierzonych im obowiązków.

9. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wyposażenie personelu świadczącego usługi sprzątania oraz za ich bezpieczeństwo w trakcie wykonywania przedmiotu niniejszej umowy.

10. Osoby świadczące usługi sprzątania zobowiązane są do stosowania się do obowiązujących u Zamawiającego przepisów wewnętrznych, w zakresie niezbędnym do realizacji niniejszej umowy.

11. Zmiana osób świadczących usługi sprzątania będzie możliwa w następującej sytuacji:

1. na żądanie Zamawiającego w przypadku nienależytego świadczenia przez te osoby usług;

2. na wniosek Wykonawcy uzasadniony obiektywnymi okolicznościami.

12. Zmiana osób świadczących usługi sprzątania dokonywana jest poprzez pisemne powiadomienie Zamawiającego przez Wykonawcę o zmianie osób świadczących usługi sprzątania, co najmniej na 2 dni robocze przed dokonaniem zmiany, po uprzednim przedstawieniu i zaakceptowaniu przez Zamawiającego kandydatury innej osoby.

§ 4

1. Zamawiający nieodpłatnie udostępni w okresie obowiązywania umowy Wykonawcy pomieszczenie, w którym będą mogły być przechowywane środki czystości i środki higieniczne, narzędzia i urządzenia niezbędne do wykonywania przedmiotu umowy.

2. Zamawiający w całości pokryje koszt mediów niezbędnych do realizacji umowy, tj. wody, energii elektrycznej oraz wywozu śmieci.

§ 5

1. Wykonawca zobowiązany jest wykonywać przedmiot umowy przy użyciu własnych środków czystości i środków higienicznych oraz narzędzi i urządzeń technicznych.

2. Wykonawca gwarantuje, iż materiały i środki czystości, które będą wykorzystywane do wykonywania usługi sprzątania, są dopuszczone do stosowania zgodnie z przepisami prawa i będą stosowane zgodnie z przeznaczeniem i zaleceniami producenta.

3. Środki czystości, środki higieniczne i dezynfekcyjne będą dostarczane i uzupełniane według bieżących potrzeb w celu zapewnienia należytego wykonania umowy.

4. W przypadku stwierdzenia nienależytego wykonania usługi spowodowanego stosowaniem nieodpowiednich środków czystości Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawcy zmiany środków czystości.

5. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług sprzątania w taki sposób, aby mienie, dokumenty oraz nośniki znajdujące się w pomieszczeniach biurowych nie uległy zniszczeniu lub przemieszczeniu. Wykonawca nie będzie usuwał jakichkolwiek dokumentów lub nośników informacji, które nie znajdują się wewnątrz koszy na śmieci, niszczarek lub które nie zostały wyraźnie wskazane przez przedstawiciela Zamawiającego jako przeznaczone do usunięcia.

§ 6

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzania w dowolnym czasie kontroli jakości wykonywanych usług.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli wszystkich środków i narzędzi używanych do sprzątania. W przypadku stwierdzenia iż środki te są złej jakości, a ich używanie nie przynosi pożądanych efektów, Zamawiający ma prawo żądać zmiany używanych narzędzi i środków.

3. W przypadku, gdy w wyniku przeprowadzonej kontroli Zamawiający stwierdzi, że Wykonawca nie wykonuje lub nienależycie wykonuje przedmiot umowy, o stwierdzonych zaniedbaniach Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę w formie pisemnej, telefonicznie lub e-mail.

4. Jeżeli Wykonawca, mimo poinformowania przez Zamawiającego o niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu usługi sprzątania, nie usunie wskazanych przez Zamawiającego uchybień, zostanie obciążony karą umowną, w wysokości określonej w § 11 ust. 1 pkt 4 umowy.

§ 7

1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie ewentualne szkody na osobie lub mieniu powstałe w wyniku niewykonywania bądź nienależytego wykonywania zobowiązań wynikających z niniejszej umowy. Wykonawca ponosi też odpowiedzialność za inne działania lub zaniechania osób, przy pomocy których będzie wykonywał przedmiot umowy i osób trzecich, którymi będzie posługiwał się w celu wykonania umowy.

2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody i następstwa nieszczęśliwych wypadków dotyczące osób świadczących usługi i osób trzecich, wynikające bezpośrednio z wykonywanych usług, spowodowane z winy Wykonawcy.

3. W przypadku kradzieży, pożaru lub innych zdarzeń losowych, których uczestnikami były osoby świadczące usługi sprzątania, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego o powstałym zdarzeniu.

4. Wykonawca oświadcza, że posiada ubezpieczenie obejmujące odpowiedzialność odszkodowawczą z tytułu prowadzonej działalności z zakresu usług sprzątania na kwotę nie mniejszą niż 250 000,00 zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100) ważne przez cały okres obowiązywania umowy.

5. Warunkiem zawarcia umowy będzie przedstawienie Zamawiającemu przez Wykonawcę dowodu zawarcia ubezpieczenia.

6. W przypadku utraty ważności polisy w trakcie realizacji umowy Wykonawca zobowiązuje się do jej odnowienia na dotychczasowych warunkach i przedłożenia Zamawiającemu do wglądu oryginału odnowionego ubezpieczenia w terminie 7 dni od jego zawarcia pod rygorem odstąpienia przez Zamawiającego od umowy.

§ 8

1. Za wykonanie przedmiotu umowy, określonego w § 1 Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie miesięczne brutto w wysokości ………… zł (słownie złotych: ………………….. 00/100), na które składa się wynagrodzenie netto w wysokości ……………. zł (słownie złotych: ……………………………00/100) oraz podatek VAT w wysokości 23 %, tj. ……….. zł (słownie złotych: ……………………… 00/100).

2. Wynagrodzenie brutto za realizację przedmiotu umowy za cały okres obowiązywania wynosi ………………. zł (słownie złotych: …………………………..00/100).

3. Wynagrodzenie określone w ust. 1 obejmuje wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy, w szczególności koszty robocizny, środków czystości, środków higienicznych i środków dezynfekcyjnych oraz materiałów i urządzeń niezbędnych do należytego wykonania umowy.

4. Termin zapłaty wynagrodzenia uważa się za zachowany w dacie obciążenia rachunku Zamawiającego.

5. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany cen brutto za przedmiot zamówienia w trakcie obowiązywania umowy wyłącznie w przypadku zmiany stawek podatku VAT.

6. Płatności o których mowa w ust. 1 będą dokonywane przelewem w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze wraz z numerem umowy. Faktury zostaną wystawione w następujący sposób:

Nabywca:

Miasto Łódź

90-926 Łódź

ul. Xxxxxxxxxxx 000

NIP: 000-000-00-00

Odbiorca faktury:

Miejska Pracownia Urbanistyczna w Łodzi

90-418 Łódź

Al. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx 00

NIP 7282631926

Numer konta bankowego dostawcy:………………………………..

Numer umowy:……………………………….

7. W przypadku wystawienia faktury VAT niezgodnie z wymaganiami opisanymi w ust. 6, Wykonawca zobowiązany jest do jej skorygowania, a bieg terminu jej płatności rozpoczyna się od daty dostarczenia skorygowanej faktury VAT zawierającej prawidłowe oznaczenie nabywcy i odbiorcy faktury.

8. W przypadku przekazywania faktur drogą elektroniczną za pomocą systemu KSeF, dane Odbiorcy faktury muszą być wskazane w bloku danych oznaczonym jako Podmiot 3. W przypadku kiedy kontrahent nie ma możliwości wystawienia faktury z danymi zawartymi w sekcji Odbiorca faktury, powinien te dane umieścić w sekcji Opis/Uwagi do faktury.

9. Zamawiający informuje, że na podstawie art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 9.11.2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno - prywatnym wyłącza stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

10. W przypadku, gdy wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy, na który ma nastąpić zapłata wynagrodzenia, nie widnieje w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, Zamawiającemu przysługuje prawo wstrzymania zapłaty wynagrodzenia do czasu uzyskania wpisu tego rachunku bankowego lub rachunku powiązanego z rachunkiem Wykonawcy do przedmiotowego wykazu lub wskazania nowego rachunku bankowego ujawnionego w w/w wykazie.

11. Okres do czasu uzyskania przez Wykonawcę wpisu rachunku bankowego do przedmiotowego wykazu lub wskazania nowego rachunku bankowego ujawnionego w w/w wykazie nie jest traktowany jako opóźnienie Zamawiającego w zapłacie należnego wynagrodzenia i w takim przypadku nie będą naliczane za ten okres odsetki za opóźnienie w wysokości odsetek ustawowych, jak i uznaje się, że wynagrodzenie nie jest jeszcze należne Wykonawcy w tym okresie.

12. Wykonawca nie może dokonywać cesji wynagrodzenia, pod rygorem nieważności.

§ 9

1. Nadzór nad przebiegiem realizacji umowy z ramienia Zamawiającego pełnić będzie:

……………………………………..

tel. ………………………………

email:………………………………….

2. Osobą reprezentującą Wykonawcę w kontaktach w zakresie realizacji umowy jest: ………………………………………………………

tel…………………………………..

email:……………………………….

3. Osobą pełniącą funkcję Koordynatora, o którym mowa w § 3 ust. 4 umowy będzie:

……………………………………………………….

tel…………………………………..

email:……………………………….

4. Stronom przysługuje możliwość zmiany osób, o których mowa w ust. 1-3.

5. Zmiany osób, o których mowa w ust. 1-3, dokonuje się poprzez pisemne powiadomienie drugiej Xxxxxx, wraz z podaniem imienia i nazwiska, służbowego numeru telefonu oraz adresu poczty elektronicznej. Zmiana osób nie wymaga zmiany umowy.

§ 10

1. W przypadku rażącego naruszenia przez Wykonawcę obowiązków określonych umową, Zamawiającemu służy prawo rozwiązania umowy z zachowaniem siedmiodniowego okresu wypowiedzenia. W takim przypadku Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za ostatni miesiąc obowiązywania umowy proporcjonalnie do czasu jej trwania.

2. Rozwiązanie umowy na podstawie ust. 1 wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 11

1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach i wysokościach:

   1. za zwłokę w przystąpieniu do wykonywania przedmiotu umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w terminie określonym w § 2 umowy - w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto, określonego w § 8 ust. 1 umowy, za każdy dzień zwłoki ;

   2. z tytułu odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy - w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto określonego w § 8 ust. 2;

   3. za przerwę w świadczeniu usług, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy- w wysokości 10% miesięcznego wynagrodzenia brutto, określonego w § 8 ust. 1 umowy, za każdy dzień przerwy;

   4. w przypadku stwierdzenia nieprawidłowego lub nienależytego wykonania umowy Zamawiający może pomniejszyć kwotę miesięcznego wynagrodzenia - w wysokości 10 % ceny brutto uwidocznionej w fakturze skierowanej do zapłaty. Fakt nieprawidłowego wykonania umowy stwierdza i opisuje przedstawiciel Zamawiającego i Wykonawcy w formie protokołu. Odmowa podpisania protokołu przez przedstawiciela Wykonawcy podlega odnotowaniu i nie wstrzymuje zapłaty kary umownej.

2. Kary określone w ust. 1 Zamawiający ma prawo potrącić z należnego Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w § 8, na co Wykonawca wyraża zgodę.

3. W przypadku, gdy kara umowna nie pokryje poniesionej szkody, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.

4. Po trzecim zawiadomieniu Wykonawcy o niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu umowy Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w terminie 30 dni od doręczenia Wykonawcy trzeciego upomnienia, a Wykonawca zostanie zobowiązany do zapłaty kary umownej, zgodnie z ust. 1 pkt 2.

5. Maksymalna łączna kara umowna, której może dochodzić Zamawiający wynosi 20% kwoty brutto określonego w § 8 ust. 2 umowy.

§ 12

1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili podpisania umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

2. W sytuacji określonej w ust. 1 Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie należne
   z tytułu wykonania części umowy.

§ 13

1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Zamawiającego i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej (objęte klauzulą "informacje chronione").

2. Wykonawca oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy informacji chronionych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Zamawiającego w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa.

§ 14

Przetwarzanie danych osobowych

1. Zgodnie z treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: Rozporządzenie lub RODO), Strony ustalają, iż w związku z zawarciem i realizacją niniejszej umowy będą wzajemnie przetwarzać dane osobowe osób uczestniczących w zawarciu i realizacji niniejszej umowy. Żadna ze Stron nie będzie wykorzystywać tych danych w celu innym niż zawarcie i realizacja niniejszej umowy.

2. Każda ze Stron oświadcza, że osoby wymienione w ust. 1 zapoznały się i dysponują informacjami dotyczącymi przetwarzania ich danych osobowych przez drugą Stronę na potrzeby realizacji niniejszej umowy, określonymi w ust. 3.

3. Zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO, Xxxxxx informują, iż:

1) Zamawiający jest administratorem danych osobowych w odniesieniu do osoby/osób ze strony Wykonawcy uczestniczących w realizacji umowy.

2) Wykonawca, jest administratorem danych osobowych w odniesieniu do osób ze strony Zamawiającego uczestniczących w realizacji umowy.

3) Dane osobowe reprezentantów Stron niniejszej umowy i osób wyznaczonych do kontaktów roboczych oraz odpowiedzialnych za koordynację i realizację niniejszej umowy przetwarzane są przez Zmawiającego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu związanym z zawarciem i realizacją niniejszej umowy, a także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami z tytułu realizacji niniejszej umowy, natomiast przez Wykonawcę na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w celu związanym z zawarciem i realizacją niniejszej umowy. Powyższe dane osobowe przetwarzane będą również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek wynikający z przepisów rachunkowo-podatkowych).

4) Źródłem pochodzenia danych osobowych są wzajemnie wobec siebie Strony niniejszej umowy. Kategorie odnośnych danych osobowych zawierają w sobie dane osobowe określone w niniejszej umowie lub inne dane kontaktowe niezbędne do realizacji niniejszej umowy.

5) Dane osobowe będą przetwarzane przez Strony przez okres realizacji niniejszej umowy, a po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu przez okres wynikający z przepisów rachunkowo-podatkowych. Okresy te mogą zostać przedłużone w przypadku potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami z tytułu realizacji niniejszej umowy.

Osoby wymienione w pkt 3) posiadają prawo do:

a) dostępu do treści swoich danych osobowych;

b) sprostowania swoich danych osobowych;

c) usunięcia swoich danych osobowych;

d) ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych;

e) przenoszenia swoich danych osobowych;

f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych;

w sytuacjach ściśle określonych w przepisach RODO. Wskazane uprawnienia można zrealizować poprzez kontakt, o którym mowa w pkt 8).

4. Niezależnie od powyższego osoby te mają również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, iż przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO.

5. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych lub osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych można kontaktować się:

a) z ramienia Zamawiającego na adres email: xxx@xxx.xxxx.xx

b) z ramienia Wykonawcy na adres email, …………………

6. Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia i realizacji niniejszej Umowy, ich niepodanie może uniemożliwić jej zawarcie lub realizację.

7. Dane osobowe nie będą poddawane profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

8. Strony nie będą przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej z zastrzeżeniem, że jeżeli przekazanie takie okaże się konieczne dla realizacji niniejszej umowy, może mieć miejsce wyłącznie po pisemnym powiadomieniu drugiej Strony oraz z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń wskazanych w art. 46 RODO.

9. Odbiorcami danych osobowych mogą być: organy administracji publicznej, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z obowiązujących przepisów prawa; podmioty świadczące usługi prawne na rzecz Stron oraz inne podmioty świadczące usługi na zlecenie Stron w zakresie oraz celu zgodnym z niniejszą umową.

§ 15

Strony ustalają, że będą rozstrzygać spory wynikające z realizacji niniejszej umowy lub z nią związane w sposób polubowny. W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia, sprawy sporne będą rozstrzygane na drodze sądowej przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

§ 16

Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 17

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.

§ 18

Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego.

Załączniki:

- Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: