UMOWA O MIKRODOTACJĘ NUMER ..................
Załącznik nr 9
Wzór umowy na realizację projektu dla Patrona z grupą nieformalną
Strona 1 z 9
UMOWA O MIKRODOTACJĘ NUMER ..................
zawarta w dniu …………………w ,
między:
Stowarzyszeniem Lokalna Grupa Działania "Między Odrą a Bobrem"/Fundacją Rozwoju Holistycznego* z siedzibą w……………………………………………….. wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem …………………………………………, posiadającą NIP ………………………… zwanym/ą dalej
„Operatorem”, reprezentowanym/ą przez:
………………………………………………………………………… a
……………………………………………………………… z siedzibą w………………….………………..……
wpisanym/ą do …………………………………..(nazwa rejestru/ewidencji) pod numerem ,
NIP………………………. reprezentowanym/ą przez ,
zwanym/ą dalej "Realizatorem" lub „Realizatorem Projektu”.
oraz:
……………………………….……..…………………(imię i nazwisko) zamieszkałym/łą w …………..……………………………… (adres), PESEL……………………………………
występującym/ą w imieniu grupy nieformalnej pod nazwą................................................................
zwanym/ą dalej „Liderem” lub „Liderem Grupy”.
W następstwie wniosku/zaktualizowanego wniosku* Realizatora Projektu z dnia Nr
………….. w sprawie realizacji Projektu pn. „………………………………………………………”, zwanego dalej „Projektem”
Strony zawierają Umowę zwaną dalej „Umową” o następującej treści
§ 1
Przedmiot umowy
1. Na podstawie niniejszej Umowy Operator zleca Realizatorowi realizację projektu określonego szczegółowo we wniosku/zaktualizowanym wniosku* Realizatora z dnia Nr
………………, a Realizator wspólnie z grupą nieformalną zobowiązuje się wykonać Projekt w zakresie i
Strona 2 z 9
na warunkach określonych w niniejszej Umowie oraz zgodnie z postanowieniami Umowy nr
………..zawartej w dniu r. pomiędzy Narodowym Instytutem Wolności, a Stowarzyszeniem
Lokalna Grupa Działania „Między Odrą a Bobrem” i Fundacją Rozwoju Holistycznego, której to treść dostępna jest na stronie xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx.
2. Operator przyznaje Realizatorowi Projektu środki finansowe, o których mowa w § 3 ust. 1, w formie dotacji, której celem jest realizacja Projektu w sposób zgodny z postanowieniami tej Umowy.
3. Strony zobowiązują się stosować przy realizacji niniejszej Umowy postanowienia obowiązującego w 2022 r. Regulaminu Konkursu na mikrodotacje w ramach projektu pt. „NOWEFIO- lubuskie lokalnie", dostępnego na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx zwanego dalej „Regulaminem.
4. Niniejsza Umowa jest umową o wsparcie realizacji Projektu w rozumieniu art. 16 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r. (tj. Dz.U. z 2016 r. poz. 1817).
5. Wykonanie Umowy nastąpi z dniem zaakceptowania przez Operatora sprawozdania, o którym mowa w § 7 ust. 1.
6. Wniosek/zaktualizowany wniosek* Realizatora z dnia …………. Nr ………..……... jest integralną częścią Umowy w ustalonym końcowym brzmieniu i stanowi Załącznik numer 1 do niniejszej Umowy.
7. Osobą do kontaktów ze strony Realizatora jest: ....................................., tel. ,
adres poczty elektronicznej ..........................................
8. Osobą do kontaktów roboczych ze strony grupy nieformalnej jest lider………………………………………….., tel.,………………………….. adres poczty elektronicznej……………………………………………
§ 2
Sposób realizacji, termin realizacji Projektu
1. Termin realizacji Projektu ustala się od dnia ......................... 2022 r. do dnia 2022 r.
2. Realizator projektu zobowiązuje się wykonać Projekt zgodnie z Wnioskiem, w terminie określonym w ust. 1.
3. Realizator projektu zobowiązuje się do wykorzystania środków, o których mowa w § 3, zgodnie z celem, na jaki je uzyskał, i na warunkach określonych w niniejszej Umowie. Niewykorzystane środki Realizator projektu zwraca Operatorowi na zasadach określonych w § 8 oraz ustawie o finansach publicznych ( t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ).
4. Realizator projektu zobowiązuje się do:
a) przeznaczenia środków finansowych wyłącznie na realizację Projektu;
b) zapewnienia odbiorcom realizowanych projektów nieodpłatnego w nim udziału;
c) oznakowania zakupionego w ramach dotacji sprzętu w sposób trwały, określony szczegółowo w Regulaminie konkursu;
d) uczestnictwa w badaniach ewaluacyjnych, prowadzonych przez Operatorów;
e) złożenia sprawozdania z realizacji projektu po zakończeniu jego realizacji, w terminie określonym w Umowie;
f) poddania się kontroli oraz udostępniania mu dokumentacji na zasadach określonych dla
Operatora;
g) przechowywania dokumentacji na zasadach określonych w Umowie,
Strona 3 z 9
§ 3
Finansowanie projektu
1. Operator zobowiązuje się do przekazania na realizację projektu środków finansowych w wysokości
..................... zł (słownie: .................................................................. zł), zwanych dalej mikrodotacją,
w pełnej wysokości w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia zawarcia niniejszej Umowy na nr rachunku Realizatora projektu:
............................................................................................................................
2. Za dzień przekazania środków finansowych uznaje się dzień uznania rachunku Realizatora.
3. Realizator oświadcza, że jest jedynym posiadaczem wskazanego w ust. 1 rachunku bankowego i zobowiązuje się do utrzymania rachunku wskazanego w ust. 1 nie krócej niż do dnia zaakceptowania przez Operatora sprawozdania, o którym mowa w § 7. W przypadku braku możliwości utrzymania rachunku, o którym mowa w ust. 1, Xxxxxx projektu zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Operatora o nowym rachunku.
4. Realizator ponosi koszty zakupu towarów i usług związane z realizacją Projektu przez Lidera i pozostałych członków grupy. Realizator nie przekazuje środków Liderowi ani pozostałym członkom grupy nieformalnej. Każdy dowód księgowy dokumentujący zakup towaru lub usługi związanej z realizacją Projektu przez grupę musi być wystawiony na Realizatora projektu.
5. Realizator projektu może udzielić Liderowi/przedstawicielowi grupy upoważnienie do dokonywania zakupu towarów i usług niezbędnych do wsparcia realizacji Projektu lub może zawrzeć porozumienie wolontariackie, co stanowić będzie podstawę do wypłacenia Liderowi/ przedstawicielowi grupy nieformalnej - osobie, z którą zawarte zostało porozumienie wolontariackie, zaliczki na pokrycie kosztów realizacji przedsięwzięcia.
§ 4
Dokumentacja związana z realizacją Projektu
1. Realizator Projektu jest zobowiązany do udokumentowania poniesionych wydatków w ramach Projektu w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych wydatków.
2. Realizator Projektu zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji, w tym dokumentacji finansowej, związanej z realizacją Projektu przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku realizacji Projektu.
3. Realizator Projektu zobowiązuje się do opisywania dokumentacji finansowo-księgowej związanej z realizacją zadania, dotyczącej zarówno dotacji, jak i innych środków finansowych, zgodnie z wymogami określonymi w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (x.x.Xx.U. z 2016 r. poz. 1047).
4. Niedochowanie zobowiązania, o którym mowa w ust. 1–3, uznaje się, w zależności od zakresu jego
Strona 4 z 9
naruszenia, za niezrealizowanie części albo całości Projektu, chyba że z innych dowodów wynika, że
zadanie zostało zrealizowane prawidłowo.
§ 5
Obowiązki i uprawnienia informacyjne
1. Lider wraz z grupą nieformalną, Realizator powinien promować Projekt na każdym etapie jego realizacji (np. w różnych mediach, na własnej stronie internetowej, na portalach społecznościowych). Wszelkie materiały informacyjne i publikacje, wydane w ramach Projektu powinny zawierać informację:
„Sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności –Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021–2030”.
2. Materiały te powinny być również opatrzone logotypami: Komitetu do spraw Pożytku Publicznego, Narodowego Instytutu Wolności, Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO, projektu „NOWEFIO- lubuskie lokalnie” oraz logotypami Operatorów. Logotypy są dostępne na stronie xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx.
3. Lider Grupy powinien prowadzić i przesyłać Operatorowi dokumentację zdjęciową i/lub filmową i/lub audiowizualną z realizacji Projektu wraz z pisemną zgodą autora na zamieszczanie materiałów w bezpłatnych publikacjach i artykułach dotyczących programu, wykorzystanie w opracowaniu plakatów promujących projekty realizowane w ramach projektu "NOWEFIO- lubuskie lokalnie” oraz umieszczenie na stronach internetowych Operatorów i w mediach społecznościowych.
4. Lider Grupy powinien informować Operatora o najważniejszych, otwartych wydarzeniach lokalnych związanych z realizacją Projektu przynajmniej na tydzień przed ich przeprowadzeniem.
5. Ponadto Lider powinien w trakcie realizacji Projektu przesłać do Operatora drogą mailową informacje dotyczące realizacji Projektu, w tym przynajmniej 1 pisemną relację i minimum 3 zdjęcia.
6. Operator jest uprawniony do bezpłatnego korzystania z rezultatów Projektu, w szczególności z raportów, opracowań oraz innych materiałów wytworzonych w ramach realizacji projektu.
7. Realizator Projektu jest zobowiązany informować na bieżąco, jednak nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od daty zaistnienia zmian, w szczególności o zmianie adresu siedziby oraz adresów i numerów telefonów osób upoważnionych do reprezentacji.
8. Realizator projektu:
1) na żądanie Operatora udziela niezwłocznie wszelkich informacji na temat realizowanego Projektu;
2) umożliwia, w razie zgłoszenia przez Operatora takiej potrzeby, przeprowadzenie spotkania przedstawicieli obu stron w miejscu realizacji Projektu w celu omówienia stanu jego realizacji i zaprezentowania w miarę możliwości osiągniętych dotąd rezultatów. Wizytę monitorującą przeprowadza się w terminie uzgodnionym przez strony.
3) wraz z Liderem grupy zobowiązany jest do uczestnictwa w badaniach ankietowych w ramach prowadzonej przez Operatorów ewaluacji projektu;
4) wraz z Liderem grupy zobowiązany jest do oznakowania zakupionego w ramach dotacji sprzętu w sposób trwały, określony szczegółowo w Regulaminie konkursu;
§ 6
Kontrola Projektu
Strona 5 z 9
1. Operator sprawuje kontrolę prawidłowości realizacji projektu przez Realizatora, w tym wydatkowania przekazanych środków finansowych, o których mowa w § 3 ust. 1. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji Projektu oraz po jego zakończeniu do czasu ustania zobowiązania.
2. W ramach kontroli, o której mowa w ust. 1, osoby upoważnione przez Operatora mogą badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania Projektu oraz żądać udzielenia ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania Projektu. Realizator Projektu na żądanie kontrolującego zobowiązuje się dostarczyć lub udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego.
3. Prawo kontroli przysługuje osobom upoważnionym przez Operatora zarówno w siedzibie Realizatora Projektu, jak i w miejscu realizacji Projektu.
4. Kontrola lub poszczególne jej czynności mogą być przeprowadzane również w siedzibie Operatora.
5. O wynikach kontroli, o której mowa w ust. 1, Operator poinformuje Realizatora projektu, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przekaże mu wnioski i zalecenia mające na celu ich usunięcie.
6. Realizator projektu jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosków i zaleceń, o których mowa w ust. 5, do ich wykonania i powiadomienia o sposobie ich wykonania Operatora.
§ 7
Obowiązki sprawozdawcze
1. Realizator projektu wraz z Liderem składa sprawozdanie końcowe z realizacji Projektu sporządzone według wzoru dostępnego na stronie xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx, w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu rozumianego jako wykonanie wszystkich zadań nim objętych oraz wydatkowanie środków.
2. Operator ma prawo żądać, aby Realizator wraz z Liderem Grupy, w wyznaczonym terminie, przedstawił dodatkowe informacje, wyjaśnienia oraz dowody do sprawozdania. Żądanie to jest wiążące dla Realizatora projektu i Lidera.
3. W przypadku niezłożenia sprawozdania, Operator wzywa pisemnie Realizatora i Lidera projektu do ich złożenia w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania wezwania.
4. Niezastosowanie się do wezwania, o którym mowa w ust. 3 powyżej, skutkuje uznaniem dotacji za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem na zasadach, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
5. Niezastosowanie się do wezwań, o których mowa w ust. 1 - 4 powyżej może być podstawą do natychmiastowego rozwiązania Umowy przez Operatora.
§ 8
Zwrot środków finansowych
1. Przyznane środki finansowe z dotacji określone w § 3 ust. 1 oraz uzyskane w związku zStrreoanlaiz6aczją9 Projektu przychody, w tym odsetki bankowe od przekazanej dotacji, należy wykorzystać do dnia zakończenia realizacji zadania publicznego (§ 2 ust.1).
2. Niewykorzystaną kwotę mikrodotacji Realizator projektu jest zobowiązany zwrócić w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji Projektu, o którym mowa w § 2 ust.1.
3. Niewykorzystana kwota mikrodotacji podlega zwrotowi na rachunek bankowy Operatora o numerze
23 1600 1462 1828 0067 2000 0009//16 0000 0000 0000 0000 3735 2284*.
4. Odsetki od niewykorzystanej kwoty mikrodotacji zwróconej po terminie, o którym mowa w ust. 2, podlegają zwrotowi w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych na rachunek bankowy Operatora o numerze 23 1600 1462 1828 0067 2000 0009//16 0000 0000 0000 0000 3735 2284*. Odsetki nalicza się, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu niewykorzystanej kwoty mikrodotacji.
5. Niewykorzystane przychody i odsetki bankowe od przyznanej mikrodotacji podlegają zwrotowi na zasadach określonych w ust. 2–4.
6. Kwota mikrodotacji wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, podlega zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, na zasadach określonych w przepisach o finansach publicznych.
§ 9
Rozwiązanie Umowy za porozumieniem Stron
1. Umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczności, za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, w tym w przypadku siły wyższej w rozumieniu ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2016 r. poz. 380, z późn. zm.), które uniemożliwiają wykonanie Umowy.
2. W przypadku rozwiązania Umowy w trybie określonym w ust. 1 skutki finansowe i obowiązek zwrotu środków finansowych Strony określą w protokole.
§ 10
Odstąpienie od Umowy przez Realizatora projektu
1. W przypadku uprawdopodobnienia wystąpienia okoliczności uniemożliwiających wykonanie niniejszej Umowy Realizator projektu może odstąpić od Umowy, składając stosowne oświadczenie na piśmie nie później niż do dnia przekazania mikrodotacji.
2. Realizator Projektu może odstąpić od Umowy, jeżeli Operator nie przekaże dotacji w terminie określonym w Umowie.
§ 11
Rozwiązanie Umowy przez Operatora
1.Umowa może być rozwiązana przez Operatora ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
Strona 7 z 9
1) rozwiązania Umowy nr ……………..zawartej w dniu ……………… przez Operatora z Narodowym Instytutem Wolności-Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (NIW- CRSO) na realizację Projektu pt. "NOWEFIO- lubuskie lokalnie", która jest podstawą do zawarcia niniejszej Umowy. Operator poinformuje Realizatora Projektu o takim rozwiązaniu natychmiast po otrzymaniu przez niego oświadczenia od NIW-CRSO;
2) wykorzystywania udzielonej dotacji niezgodnie z przeznaczeniem;
3) nieterminowego lub nienależytego wykonywania Umowy;
4) przekazania części lub całości mikrodotacji osobie trzeciej w sposób niezgodny z niniejszą Umową;
5) nieprzedłożenia przez Realizatora Projektu sprawozdania z realizacji projektu w określonym terminie i na zasadach określonych w niniejszej Umowie;
6) odmowy poddania się przez Realizatora projektu kontroli, przeprowadzenia wizyty monitorującej albo niedoprowadzenia przez Operatorów projektu w terminie określonym przez Operatora do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości;
7) stwierdzenia, że wniosek dotyczący realizacji projektu został złożony przez osoby do tego nieuprawnione.
2. Operator, rozwiązując Umowę, określi kwotę mikrodotacji podlegającą zwrotowi w wyniku stwierdzenia okoliczności, o których mowa w ust. 1 powyżej, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, termin jej zwrotu oraz nazwę i numer rachunku bankowego, na który należy dokonać wpłaty. Informacja powyższa nie wyłącza dochodzenia przez Operatora kwoty mikrodotacji podlegającej zwrotowi z mocy prawa, co do których w dacie rozwiązania Umowy nie istnieje możliwość wyliczenia.
§ 12
Zakaz zbywania rzeczy zakupionych za środki pochodzące z mikrodotacji
1. Realizator Projektu zobowiązuje się do niezbywania związanych z realizacją projektu rzeczy zakupionych za środki pochodzące z mikrodotacji przez okres 5 lat od dnia dokonania ich zakupu.
2. Z ważnych przyczyn Operator może wyrazić zgodę na zbycie rzeczy przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1, pod warunkiem że Realizator projektu zobowiąże się przeznaczyć środki pozyskane ze zbycia rzeczy na realizację własnych celów statutowych.
§ 13
Forma pisemna oświadczeń
1. Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z niniejszą Umową wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją niniejszej Umowy będą wyjaśniane w formie pisemnej lub za
pomocą środków komunikacji elektronicznej.
3. Nie wymagają pisemnego aneksu następujące zmiany:
Strona 8 z 9
1) zmiany w harmonogramie realizacji zadania, jeżeli nie wykraczają poza datę początkową i końcową realizacji Projektu;
2) zmiana numeru rachunku bankowego;
3) zmiany danych rejestrowych i kontaktowych, w szczególności: nazwy organizacji, siedziby organizacji, reprezentacji organizacji;
3. Zmiany, o których mowa w ust. 3 wymagają zgłoszenia ich Operatorowi w formie pisemnej lub drogą elektroniczną oraz uzyskania akceptacji Operatora.
4. Zmiana, o której mowa w ust. 3 pkt 2, może być dokonana w drodze jednostronnego oświadczenia złożonego w formie pisemnej, podpisanego przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Realizatora.
5. Wszelkie wątpliwości związane z realizacją niniejszej Umowy wyjaśniane będą w formie pisemnej.
§ 14
Odpowiedzialność wobec osób trzecich
1. Realizator projektu ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją projektu.
2. Realizator zobowiązuje się zwolnić Operatora z roszczeń skierowanych względem niego przez osoby trzecie w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy w części dotyczącej obowiązków pozostających po stronie grupy nieformalnej.
3. W zakresie związanym z realizacją projektu, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, Lider odbiera oświadczenia o zgodzie na gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie danych osobowych, od osób, których dotyczą te dane, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
§ 15
Postanowienia końcowe
1. W odniesieniu do niniejszej Umowy mają zastosowanie przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 168, z późn. zm.).
2. W odniesieniu do niniejszej Umowy mają zastosowanie postanowienia Regulaminu Konkursu na mikrodotację w ramach Projektu „NOWEFIO- lubuskie lokalnie” oraz Umowy nr ,
zawartej w dniu …………………. r. przez Operatora z Narodowym Instytutem Wolności -Centrum
Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (NIW-CRSO) na realizację projektu pt. "NOWEFIO- lubuskie
lokalnie".
3. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.
Strona 9 z 9
§ 16
Ewentualne spory powstałe w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej Umowy Strony będą się starały rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego ze względu na siedzibę Operatora.
§ 17
Niniejsza Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden egzemplarz dla Operatora, jeden dla Realizatora i jeden dla Lidera.
Operator: Realizator: Lider Grupy:
............................................. ……………....……………..…… …………...............................
ZAŁĄCZNIKI:
1. Wniosek/zaktualizowany wniosek* dot. realizacji projektu podpisany przez osoby uprawnione.
2. Kopia porozumienia o współpracy Realizatora (Patrona) z grupą nieformalną podpisana przez osoby uprawnione.
3. Wydruk wyciągu informacji aktualnych z KRS (xxxxx://xxxx.xx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxxx-xxx/xxxxxx- glowna/index.html), lub innego rejestru w którym figuruje podmiot lub inny dokument potwierdzający aktualny status prawny Oferenta, zawierający sposób reprezentacji podmiotu oraz wykaz osób uprawnionych do zaciągania zobowiązań majątkowych w imieniu organizacji