Regulamin postępowania mediacyjnego

Regulamin postępowania mediacyjnego

w Wojewódzkim Centrum Arbitrażu i Mediacji w Łodzi

funkcjonującym przy Łódzkiej Izbie Przemysłowo-Handlowej

§1. Postanowienia wstępne

1. Regulamin określa zasady prowadzenia postępowania mediacyjnego w Wojewódzkim Centrum Arbitrażu i Mediacji w Łodzi funkcjonującym przy Łódzkiej Izbie Przemysłowo- Handlowej, zwanym dalej WCAM.

2. Postępowanie mediacyjne ma na celu doprowadzenie do ugodowego załatwienia sprawy spornej między stronami i może być wszczęte:

(a) na wniosek jednej strony lub obu stron na podstawie wiążącej je umowy o mediację;

(b) w braku umowy o mediację na wniosek jednej ze stron, jeżeli pozostałe strony wyrażą zgodę na mediację;

(c) na skutek skierowania stron do mediacji w postępowaniu sądowym

3. Strony sporu i mediator mogą zgodnie określić odmienne reguły postępowania mediacyjnego niż zawarte w niniejszym Regulaminie.

§2. Wszczęcie postępowania mediacyjnego

1. Mediacja w WCAM zostaje wszczęta po złożeniu przez jedną ze stron lub zgodnie przez obie strony wniosku o przeprowadzenie mediacji zgodnie z wzorem obowiązującym w WCAM z chwilą doręczenia tegoż wniosku za pośrednictwem WCAM wybranemu Mediatorowi WCAM, z zastrzeżeniem art. 1836 § 2 i nast. KPC.

2. Złożenie wniosku o mediację do Centrum nie jest jednoznaczne z wszczęciem postępowania mediacyjnego w rozumieniu KPC. WCAM kieruje wniosek o mediację do wybranego mediatora po uiszczeniu wstępnej opłaty administracyjnej.

3. Po wszczęciu postępowania mediacyjnego strony wzywane są przez WCAM do uiszczenia opłaty mediacyjnej, zgodnie z Cennikiem WCAM zawartym w §7 niniejszego regulaminu. Brak wniesienia opłaty mediacyjnej w ciągu 14 dni od daty wezwania oznacza, że postępowaniu mediacyjnemu nie nadaje się biegu. W takim przypadku stronom na ich żądanie zwraca się złożone w WCAM pisma i dokumenty dotyczące sprawy spornej. Po upływie 3 miesięcy od daty wymagalności opłaty mediacyjnej, jeśli strony nie złożyły żądania o ich wydanie, złożone dokumenty podlegają zniszczeniu.

4. W przypadku mediacji ze skierowania sądowego do wszczęcia mediacji stosuje się

odpowiednie przepisy kodeksu postępowania cywilnego i kodeksu cywilnego.

§3. Wniosek o przeprowadzenie mediacji

1. Wniosek o przeprowadzenie mediacji powinien być złożony wg wzoru (druku) obowiązującego we WCAM i musi zawierać:

(a) oznaczenie stron i ich pełnomocników, jeżeli zostali ustanowieni, wraz z ich adresami i innymi danymi kontaktowymi (telefon, adres email);

(b) krótki opis przedmiotu i okoliczności sporu;

(c) wskazanie Mediatora, jeżeli został uzgodniony wcześniej przez strony lub wniosek o wskazanie Mediatora przez WCAM

2. Do wniosku należy załączyć kopię umowy o mediację – jeżeli strony zawarły taką umowę na piśmie.

3. Jeżeli wniosek o przeprowadzenie mediacji nie odpowiada wymaganiom określonym w ustępie 1, Dyrektor WCAM wzywa stronę do uzupełnienia braków w określonym terminie, nie krótszym niż 5 dni.

4. Przepisy RODO są stosowane przez WCAM odpowiednio.

§4. Wyznaczenie Mediatora

1. Mediację prowadzi Mediator lub Mediatorzy z listy WCAM zaakceptowani przez obie strony. Po przyjęciu wniosku o mediację Centrum zawiadamia o tym strony mediacji i w wymagających tego sytuacjach może wyznaczyć osobne spotkania proceduralne ze stronami w ciągu pięciu (5) dni w celu określenia przedmiotu mediacji, wyboru mediatora i dokonania wpłaty opłaty mediacyjnej określonej w par. 7.

2. Jeżeli strony nie wskazały Mediatora zgodnie z ust. 1 lub 2 powyżej, Mediatora wyznacza

Dyrektor WCAM z listy Mediatorów WCAM.

3. Mediator niezwłocznie potwierdza Dyrektorowi WCAM w formie elektronicznej przyjęcie funkcji Mediatora w określonej sprawie.

4. Mediator, za zgodą stron, lub na ich życzenie, może prowadzić mediację z innym

Mediatorem (ko-mediacja).

5. Mediator powinien być bezstronny i niezależny przez cały czas trwania postępowania mediacyjnego oraz bezzwłocznie ujawnić stronom wszelkie okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności i niezależności.

6. W przypadku, gdy wskazany Mediator nie może prowadzić mediacji, odmówił prowadzenia mediacji lub został skreślony z listy mediatorów, Sekretarz WCAM wzywa strony do wskazania innego mediatora w terminie 5 dni, zgodnie z procedurą określoną w ust. 1 i 2 powyżej.

7. Strony mogą w trakcie mediacji zrezygnować z Mediatora bez zakończenia postępowania mediacyjnego. W takim przypadku stosuje się postanowienia ust. 1 i 2, z zastrzeżeniem treści odpowiednich postanowień Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości.

8. Strony mogą powołać więcej niż jednego Mediatora. W takim wypadku przepisy

niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio.

§5. Postępowanie mediacyjne

1. Mediator kontaktuje się ze stronami i w porozumieniu z Sekretarzem WCAM ustala ze stronami termin prowadzenia postępowania mediacyjnego. Miejscem prowadzenia postępowania mediacyjnego jest siedziba WCAM. Mediator, ze względu na specyfikę sprawy, może w uzgodnieniu ze stronami i Dyrektorem WCAM ustalić inne miejsce mediacji poza WCAM, przy czym strony pokrywają koszty wynajmu innych pomieszczeń, z zastrzeżeniem treści odpowiednich postanowień Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz.U. z 2016 r. poz. 921)

2. Mediacja może być też prowadzona na odległość, z wykorzystaniem technologii

telekonferencji i wideokonferencji, jeśli strony wyrażą na to zgodę.

3. Mediator potwierdza ze stronami zakres i przedmiot prowadzonej mediacji. W trakcie postępowania strony mogą, za zgodą każdej ze stron i mediatora, zmienić ustalony wcześniej zakres mediacji.

4. W razie mediacji prowadzonej ze skierowania sądowego o terminach mediacji decyduje sąd, na podstawie odpowiednich przepisów KPC.

5.	Mediator prowadzi postępowanie mediacyjne w sposób, jaki uzna za właściwy,
	z poszanowaniem wszelkich reguł wynikających z przepisów prawa, etyki, niniejszego

Regulaminu i umowy stron, kierując się w szczególności zasadami bezstronności, neutralności i dobrowolności mediacji.

6. Xxxxxx powinny w dobrej wierze współpracować z Mediatorem.

7. Mediator może komunikować się ze stronami wspólnie lub z każdą z nich z osobna,

dokładając jednak starań o zachowanie symetrii w indywidualnych kontaktach

ze stronami.

8. Mediator powinien dołożyć starań, aby strony porozumiały się podczas pierwszego

posiedzenia wspólnego.

9. Postępowanie mediacyjne jest poufne. Strony i Mediator, a także, w przypadku, gdy postępowaniu mediacyjnym brały udział inne osoby, jak również organy i pracownicy WCAM są w szczególności obowiązani do nieujawniania osobom trzecim treści propozycji ugodowych lub innych oświadczeń składanych w postępowaniu mediacyjnym, a także do niepowoływania się na nie w postępowaniu arbitrażowym lub sądowym.

10. W wypadkach uzasadnionych okolicznościami sprawy i jedynie na podstawie wyraźnie wyrażonej woli stron, Mediator może przygotować projekt ugody, który po przedstawieniu stronom wymaga ich akceptacji i potwierdzenia, iż odpowiada on w całości treści woli stron. Mediator nie ponosi odpowiedzialności za treść ostatecznie zawartej ugody.

11. Z przebiegu postępowania mediacyjnego Mediator sporządza i doręcza stronom lub właściwemu sądowi protokół, stosownie do wymogów określonych przez odpowiednie przepisy prawa.

12. Jeżeli strony zawarły ugodę przed Mediatorem, jej treść podpisaną przez strony dołącza się do protokołu. Protokół z mediacji podpisuje Mediator. Treść ugody nie jest przechowywana w dokumentacji WCAM.

13. Przez podpisanie ugody strony wyrażają zgodę na wystąpienie do sądu z wnioskiem

o jej zatwierdzenie, o czym Mediator informuje strony.

14. Na wniosek którejkolwiek ze stron, WCAM może sporządzić odpłatnie wniosek o zatwierdzenie ugody zawartej przed Mediatorem do sądu właściwego ze względu na przedmiot sprawy objętej mediacją, z zastrzeżeniem treści odpowiednich postanowień Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz.U. z 2016 r. poz. 921)

15. Odpisy protokołu Mediator doręcza niezwłocznie stronom. Odpis protokołu mediacji, z wyłączeniem jego załączników, Mediator doręcza do WCAM w dniu zakończenia

mediacji, a jeśli mediacja prowadzona jest poza siedzibą WCAM nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego sporządzenia.

§6. Zakończenie postępowania mediacyjnego

1. Postępowanie mediacyjne kończy się w przypadku:

(a) zawarcia przez strony ugody przed Mediatorem;

(b) zawiadomienia strony lub Mediatora przez drugą stronę, że rezygnuje z mediacji;

(c) wysłania przez Dyrektora WCAM lub przez Mediatora do strony pisma związanego z mediacją wymagającego odpowiedzi i braku udzielenia tej odpowiedzi w wyznaczonym terminie;

(d) z upływem okresu prowadzenia mediacji, na który strony wspólnie się umówiły;

(e) złożenia przez Mediatora oświadczenia na piśmie o bezcelowości lub niemożności dalszego prowadzenia postępowania mediacyjnego;

(f) zakończenia mediacji stosownie do postanowień umowy.

§7. Cennik

1. W związku ze skierowaniem wniosku o przeprowadzenie mediacji a następnie prowadzoną mediacją, WCAM pobiera następujące opłaty:

(a) wstępną opłatę administracyjną w wysokości 200 zł netto (+23%VAT),

(b) opłatę mediacyjną w wysokości 2% wartości sporu, nie mniej niż 500 zł netto (+23%VAT), a jeśli wartość przedmiotu sporu nie jest możliwa do określenia – 2000 zł netto (+23%VAT), z zastrzeżeniem zapisów ust. 6. 7. i 8. niniejszego paragrafu,

(c) ewentualną zaliczkę na dodatkowe wydatki, tj. koszty biegłych, tłumaczy, koszt dojazdu Mediatora do miejsca prowadzenia mediacji innego niż WCAM.

2. Opłatę administracyjną wnosi na konto WCAM w całości strona składająca wniosek o mediację lub po połowie strony składające zgodnie wniosek o mediację.

3. Opłata mediacyjna wnoszona jest przez obie strony postępowania mediacyjnego w równych częściach (po 50%), chyba że strony postanowią inaczej.

4. Opłata mediacyjna wnoszona jest po wszczęciu postępowania mediacyjnego i otrzymaniu przez strony wezwania do jej uiszczenia z WCAM w terminie 7 dni od wszczęcia mediacji. W przypadku braku wniesienia opłaty w/w terminie WCAM wzywa ponownie stronę/strony do jej uzupełnienia.

5. Jeśli po wniesieniu opłaty mediacyjnej do mediacji nie dojdzie z winy jednej ze stron, WCAM zwraca uiszczoną część opłaty tylko tej stronie, która nie ponosi winy. Pozostała część opłaty, uiszczona przez stronę, z której winy nie doszło do mediacji, nie podlega

zwrotowi. Jeśli strony zgodnie zrezygnują z mediacji co najmniej 7 dni przed wyznaczonym posiedzeniem mediacyjnym, WCAM zwraca stronom uiszczoną opłatę mediacyjną, pomniejszoną odpowiednio o kwotę 200 zł netto z tytułu kosztów administracyjnych.

6. Opłata mediacyjna uwzględnia prowadzenie mediacji przez jednego Mediatora. Jeśli mediację prowadzi dwóch Mediatorów (mediator i ko-mediator), opłata ulega podwojeniu. WCAM może ustalić wraz ze stronami inne zasady wynagrodzenia dla ko-mediatora, jeśli ten bierze udział w mediacji celem podwyższenia swych kwalifikacji, a jego udział nie jest uzasadniony szczególnymi potrzebami stron postępowania.

7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, ze względu np. na stopień skomplikowania sprawy, wartość przedmiotu sporu, czy możliwości finansowe stron, opłata mediacyjna może zostać odpowiednio podwyższona lub obniżona. Wysokość opłaty ustala w takim wypadku Dyrektor WCAM w porozumieniu z Mediatorem wyznaczonym do prowadzenia sprawy.

8. W przypadku mediacji prowadzonej ze skierowania sądowego niniejszy paragraf stosuje się tylko, jeżeli strony wyraziły zgodę na pokrycie kosztów mediacji bez pośrednictwa sądu. Jeżeli strony nie wyraziły takiej zgody, stosuje się zasady określone w art. 93 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, oraz odpowiednich przepisów wykonawczych dotyczących wynagrodzenia Mediatora.

9. W zakresie prowadzonych mediacji ze skierowania sądowego w pomieszczeniach WCAM, Mediatorzy wystawiają faktury z tytułu wynagrodzenia za przeprowadzone postępowanie mediacyjne oraz z tytułu kosztów administracyjnych, o których mowa w zdaniu następującym, stronom mediacji lub, w braku ich zgody, bezpośrednio do sądu. Faktury te obejmują nie tylko wynagrodzenie mediatora określone w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków Mediatora w postępowaniu cywilnym, ale także określają wszelkie koszty administracyjne jak: wynajem pomieszczeń, koszty korespondencji czy koszty poniesione przez Mediatora w przypadku nieprzystąpienia stron do mediacji, w zakresie i wysokości określonych treścią powołanego rozporządzenia.

10. W przypadkach, o których mowa w treści ustępu 9, Mediator zobowiązany jest do uiszczenia WCAM kosztów wynajmu Sali oraz innych kosztów administracyjnych wynikłych z przeprowadzenia mediacji, w terminie 7 dni od dnia poniesienia przez strony kosztów z oznaczonych tytułów lub ich zapłaty przez sąd. WCAM nie pobiera żadnych opłat wynikłych z wszczęcia, prowadzenia oraz zakończenia postępowania mediacyjnego, a koszty wynikłe z oznaczonych tytułów stanowią wyłącznie należność Mediatora.

11. Opłata mediacyjna obejmuje przygotowanie się Mediatora do postępowania, prowadzenie spotkań mediacyjnych oraz zakończenie postępowania. Czas podróży na mediację poza siedzibę WCAM określa się wraz ze stronami ryczałtowo, a zwrot kosztów podróży na mediację poza siedzibą WCAM następuje po przedstawieniu odpowiednich

dokumentów. Koszty te pokrywane są po połowie przez strony, chyba, że strony umówią się inaczej.

12. Strony mogą się umówić również w ten sposób, że jedna ze stron poniesie koszty całości

postępowania mediacyjnego, co jednak nie ma wpływu na zasadę neutralności i bezstronności Mediatora. Pobiera się zaliczki na wydatki związane z kosztami posiedzeń i sesji poza Łodzią oraz wynagrodzenia tłumaczy. Wysokość zaliczek określa Dyrektor WCAM w porozumieniu z Mediatorem, a strony wnoszą je po połowie, chyba, że umówią się inaczej.

11. W szczególnych przypadkach, w tym, gdy Mediator bierze udział w postępowaniu

na zasadach pro bono, WCAM może nie pobrać od stron opłaty mediacyjnej.

12. W przypadkach określonych w art. 18312 § 11 w zw. z art. 18314 § 1. KPC, związanych ze złożeniem wniosku o zatwierdzenie zawartej ugody za pośrednictwem WCAM, WCAM pobiera opłatę w wysokości 300 zł netto + VAT. Opłatę tę ponoszą strony występujące do WCAM z przedmiotowym wnioskiem. WCAM zobowiązane będzie do złożenia wniosku o zatwierdzenie ugody do właściwego sądu w terminie nieprzekraczającym 3 dni od dnia uiszczenia wskazanej opłaty.

§8. Postępowanie arbitrażowe

1. Wynikiem postępowania mediacyjnego może być zapis na sąd polubowny, na skutek czego może nastąpić przekazanie sprawy do dalszego prowadzenia tutejszemu Sądowi Arbitrażowemu Polski Centralnej.

2. W zapisie na sąd arbitrażowy strony mogą dokonać wyboru arbitra, przy czym za zgodą stron i Mediatora, może nim być Mediator prowadzący postępowanie mediacyjne, o ile spełnia wymogi przewidziane w Statucie i Regulaminie SAPC.

3. Sąd arbitrażowy może ponownie skierować sprawę do mediacji.

4. Strony ponoszą koszty postępowania arbitrażowego zgodnie z obowiązującym Regulaminem Sądu Arbitrażowego Polski Centralnej, przy czym decyzją Prezesa Sądu w uzgodnieniu z Dyrektorem WCAM mogą zostać pomniejszone o opłatę za prowadzenie mediacji lub jej część.

5. Dalsze postępowanie toczy się według Regulaminu SAPC.

§9. Postanowienia Końcowe

1. Postępowanie mediacyjne jest całkowicie poufne dla wszystkich stron i Mediatora, i żadne okoliczności i stwierdzenia poczynione w mediacji nie mogą być ujawnione przez uczestników bez zgody obu stron, chyba, że wymagają tego przepisy prawa.

2. Zasady Etyki Mediatora stanowią integralną część tego Regulaminu.

3. Wszystkie przepisy niniejszego Regulaminu, gdy będzie to wymagane, podlegają wyłącznej

interpretacji przez Dyrektora WCAM.

4. Dyrektor WCAM, jako pełniący funkcję Administratora Danych Osobowych, czuwa nad przestrzeganiem w toku postępowania mediacyjnego przepisów o ochronie danych osobowych.

5. Mediator i WCAM nie ponoszą odpowiedzialności cywilnej wobec uczestników mediacji w związku z działaniami lub zaniechaniami w żadnej mediacji, podjętej, rozpoczętej w całości lub części na podstawie niniejszego Regulaminu, chyba, że z winy umyślnej.

6. Niniejszy Regulamin może być zmieniamy według zmieniających się potrzeb CWCAM.

7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem, zastosowanie mają przepisy Kodeksu postępowania cywilnego.

8. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 2 marca 2020 roku.