Wzór umowy

Załącznik Nr 4

Wzór umowy

Zawarta w Gdańsku w dniu … … 2023 r. pomiędzy:

Gminą Miasta Gdańska (NIP 000-00-00-000) z siedzibą w Gdańsku (80-803) przy ul. Nowe Ogrody 8/12, w imieniu której działa Gdańskie Centrum Usług Wspólnych, al. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxx, reprezentowane przez:

Xxxxxxxxx Xxxxxxx –Dyrektora Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych, zwaną w dalszej części Umowy ZAMAWIAJĄCYM

a

nazwa firmy, adres siedziby, NIP, KRS, XXXXX, reprezentowaną przez: imię i nazwisko – funkcja

zwanym w dalszej części umowy WYKONAWCĄ,

łącznie dalej zwane „Stronami”, a każda z osobna „Stroną”.

Umowa zawarta z pominięciem procedur Pzp - Wartość umowy nie przekracza kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt. 1 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.).

§ 1. Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest organizacja przez Wykonawcę spotkania integracyjnego

dla pracowników GCUW, w …. (nazwa lokalu, adres) (dalej jako: „xxx”), w dniu …. roku.

2. Przedmiotem Umowy jest wykonanie Zadania nr 1 (zakres podstawowy). Wykonanie Zadania nr 2 i/lub Zadania nr 3 (zakres opcjonalny/OPCJA) nastąpi w przypadku doręczenia Wykonawcy przez Zamawiającego polecenia rozpoczęcia Zadania nr 2 i/lub Zadania nr 3 (zakres opcjonalny/OPCJA).

3. Usługa obejmuje wskazane w zapytaniu ofertowym wymogi, które w szczególności określa §4 niniejszej umowy.

§2. Liczba uczestników

1. Lista uczestników i szczegóły spotkania integracyjnego (menu, harmonogram), zostało szczegółowo wymienione w Załączniku nr 1.

2. Zamawiający potwierdzi Wykonawcy najpóźniej na 7 (słownie: siedem) dni roboczych przed rozpoczęciem spotkania listę uczestników, a także poinformuje o ewentualnym zwiększeniu liczby uczestników wraz z podaniem ich imion i nazwisk w celu weryfikacji przed wejściem na spotkanie integracyjne.

3. W przypadku braku informacji o zmianie liczby uczestników określonej w §2 pkt 2 powyżej, Wykonawca przyjmie za podstawę do przygotowania posiłków i późniejszych rozliczeń liczbę osób wymienioną w Załączniku nr 1.

§3. Zakres Umowy

1. Zamawiający zleca Wykonawcy organizację spotkania w miejscu określonym w §1 pkt 1 niniejszej umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się przygotować na rzecz Zamawiającego pełną obsługę cateringową

imprezy.

§4. Obowiązki Wykonawcy

1. Przygotowanie Przedmiotu Umowy Imprezy przez Wykonawcę obejmuje następujące usługi:

a) przygotowanie najwyższej jakości posiłków przygotowanych z produktów świeżych i napoi według zaakceptowanego pomiędzy Stronami menu stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszej Umowy;

b) przygotowanie odpowiedniej ilości dekoracyjnych bufetów oraz stołów, zastawy porcelanowej i szklanej, sztućców platerowanych, stolików wraz z obrusami oraz krzeseł z pokrowcami;

c) zapewnienie w/w wyposażenia na miejsce Imprezy, w ilości odpowiedniej dla ostatecznej liczby uczestników Imprezy;

d) przestrzeganie przepisów sanitarno-epidemiologicznych i BHP;

e) wywóz śmieci pozostałych po wykonaniu Przedmiotu Umowy;

f) sprawną dystrybucję posiłków i napoi zawartych w ofercie podczas przyjęć poprzez odpowiednie rozwiązania logistyczne oraz w oparciu o odpowiednią ilość personelu gastronomicznego;

g) zaopatrzenie Sali w oświetlenie i nagłośnienie.

2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu Umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2023 poz. 1448) i aktami wykonawczymi oraz ustawą z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz.U z 2023 poz. 338).

3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wykonanie przedmiotu Umowy, w tym również za działania i zaniechania osób i podmiotów, które będą wykonywać przedmiot Umowy w imieniu Wykonawcy.

§5. Oświadczenie Wykonawcy

1. Wykonawca oświadcza, iż dysponuje odpowiednimi zasobami techniczno-organizacyjnymi oraz należytym doświadczeniem, wiedzą umiejętnościami w organizacji spotkań/ wydarzeń/ imprez pozwalającymi na wykonanie niniejszej Umowy, jak również dołoży należytej staranności w celu jej prawidłowej realizacji, z uwzględnieniem wskazań Zamawiającego.

2. Wykonawca oświadcza, iż Przedmiot Umowy spełnia wszelkie normy bezpieczeństwa i higieny żywienia, a także oświadcza, że ponosi on odpowiedzialność, za jakość jego wytworzenia i utrzymania w świeżości niezbędnej podczas serwowania i spożywania na Imprezy, nadto oświadcza, że posiada wymagane prawem decyzje, zgłoszenia, atesty, certyfikaty i zaświadczenia potwierdzające przydatność i bezpieczeństwo Przedmiotu Umowy do spożycia, dla planowanej liczby osób.

3. Wykonawca oświadcza, że każdorazowo na żądanie Zamawiającego przedstawi do wglądu

odpowiednie dokumenty, w szczególności wymienione w ust. 2 powyżej.

4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność odszkodowawczą w przypadku, gdy żywność (potrawy lub napoje) przygotowane i dostarczone przez niego spowodują chorobę lub rozstrój zdrowia uczestników spotkań, co będzie udokumentowane stosownym orzeczeniem lekarskim.

5. Na wypadek poniesienia przez uczestnika Imprezy szkody lub jakichkolwiek dodatkowych kosztów, powstałych w wyniku zaniechań lub naruszenia przez Wykonawcę norm bezpieczeństwa, o których mowa w ust. 1, Wykonawca zobowiązuje się pokryć wynikłe z tego zdarzenia wszelkie szkody, a także zwolnić Zleceniodawcę z ewentualnej odpowiedzialności wobec osoby trzeciej oraz przystąpić do ewentualnego procesu z powództwa takiej osoby, w tym pokryć wszelkie szkody i koszty, w tym koszty procesu poniesione przez Xxxxxxxxxxxxx w związku ze zgłoszonym roszczeniem.

6. Wykonawca oświadcza, że posiada ważną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności, w tym obejmującą przedmiot Umowy na kwotę nie niższą niż 100 000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych 00/100) obejmującą co najmniej odpowiedzialność z tytułu szkody spowodowanej przeniesieniem chorób zakaźnych oraz

zatruć pokarmowych, ważną na dzień zawarcia Umowy oraz zobowiązuje się do jej utrzymania przez cały czas trwania Umowy - kopia polisy ubezpieczeniowej stanowi Załącznik nr 2 do umowy. Wykonawca zobowiązuje się utrzymywać ważną polisę przez cały okres trwania Umowy. Wykonawca zobowiązuje się utrzymać na czas Imprezy polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej wobec osób trzecich z tytułu zdarzeń losowych i nieszczęśliwych wypadków powstałych na skutek wykonywania niniejszej Umowy.

7. W przypadku rezygnacji Wykonawcy z organizacji usługi cateringowej stanowiącej przedmiot Umowy w trakcie trwania Imprezy objętej niniejszą Umową, w dowolnym terminie od podpisania Umowy do dnia zakończenia Imprezy, Wykonawca zapewni Zamawiającego obsługę cateringową świadczoną przez inną firmę, która będzie spełniała standardy równe lub wyższe od standardów świadczonych przez Wykonawcę.

§ 7. Oświadczenie Zamawiającego

1. W przypadku rezygnacji przez Zleceniodawcę z organizacji przez Wykonawcę usługi organizacji spotkania integracyjnego stanowiącego Przedmiot Umowy, Zamawiający utraci zadatki wpłacone na poczet organizacji usług zawartych w niniejszej umowie.

2. W przypadku wprowadzenia szczególnych rozwiązań związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych Zamawiającemu przysługuje możliwość odstąpienia od umowy bez utraty zadatku, z wyjątkiem kosztów poniesionych już przez Wykonawcę i udokumentowanych fakturami VAT.

3. Koszty, o których mowa w ust. 2 dotyczą w szczególności zakupu żywności.

4. Wykonawcy przysługuje zwrot kosztów za towary, o których mowa w ust. 2 i 3 w przypadku, gdy Zamawiający odstąpi od umowy w przypadku wprowadzenia szczególnych rozwiązań dotyczących COVID w terminie krótszym niż 5 dni od daty spotkania integracyjnego.

5. Zakupione artykuły spożywcze, za które Wykonawca otrzyma zwrot kosztów, zostaną dostarczone do siedziby GCUW w terminie dwóch dni od daty odstąpienia od umowy przez Zamawiającego.

§8. Wynagrodzenie i płatności

1. Łączne ryczałtowe wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu świadczenia usługi:

1) w zakresie zadania nr 1 (zakres podstawowy) wynosi (netto) ….. PLN (słownie złotych:

….. 0/100), ….. zł brutto (słownie: … 00/100) i obejmuje wszelkie koszty związane z

wykonaniem Przedmiotu Umowy przez Wykonawcę (dalej: „Wynagrodzenie”),

2) w zakresie zadania nr 2 (zakres opcjonalny) wynosi (netto) ….. PLN (słownie złotych: ….. 0/100), ….. zł brutto (słownie: … 00/100),

3) w zakresie zadania nr 3 (zakres opcjonalny) wynosi (netto) ….. PLN (słownie złotych: ….. 0/100), ….. zł brutto (słownie: … 00/100).

2. W przypadku zwiększenia ilości osób wartość usługi wzrasta proporcjonalnie do wartości

umowy.

3. Zamawiający zobowiązany jest wpłacić zadatek w wysokości 20% całkowitego wynagrodzenia brutto wskazanego w ust. 1 niniejszego paragrafu na poczet realizacji Przedmiotu Umowy przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze proforma wystawionej przez Wykonawcę. Zapłata zadatku nastąpi w terminie do (7 dni kalendarzowych od wskazanego

terminu spotkania integracyjnego).

4. Pozostałą część wynagrodzenia, Zamawiający zapłaci Wykonawcy nie później niż 14 dni po wykonaniu usługi na podstawie protokołu odbioru. Zapłata odbywa się przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze z 14-dniowym terminem płatności.

5. Za datę zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy uważa się datę skutecznego obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Termin uważa się za zachowany, jeśli obciążenie rachunku

bankowego Zamawiającego nastąpi najpóźniej w ostatnim dniu terminu płatności.

6. Dopuszcza się możliwość składania faktur w formie elektronicznej (eFaktura). Faktury w formie elektronicznej składane będę poprzez formularz „Pisma Ogólne” na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Gdańskiego Centrum Usług Wspólnych, znajdującą się na platformie ePUAP xxx.xxxxx.xxx.xx, na której istnieje adres skrytki odbiorczej /GCUW/SkrytkaESP. Każda wysłana wiadomość, do której załączona będzie eFaktura musi być podpisana elektronicznie. Podpis może być zrealizowany za pomocą Profilu Zaufanego lub Podpisu Elektronicznego, weryfikowanego ważnym, kwalifikowanym certyfikatem. Dopuszcza się możliwość składania eFaktur za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania na numer skrzynki 9571088702. Dopuszcza się możliwość składania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej, na następujący adres skrzynki: xxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xxxxxx.xx.

§9. Kary umowne

1. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej za niewykonanie zamówienia w części lub w całości w wysokości 5.000,00 zł brutto za zamówienie.

2. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w przypadku odstąpienia od Umowy z przyczyn niezależnych i niedotyczących Zamawiającego w wysokości 10.000,00 zł.

3. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w przypadku wygaśnięcia lub innego zdarzenia powodującego utratę przez Wykonawcę ubezpieczenia, o którym mowa w §6 pkt 6 w wysokości 500,00 zł.

4. Kary umowne są niezależne od siebie i należą się w pełnej wysokości, nawet w przypadku, gdy w wyniku jednego zdarzenia naliczana jest więcej niż jedna kara.

5. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego

wysokość zastrzeżonych kar umownych.

6. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych, z przysługującego mu wynagrodzenia.

§10. Odstąpienie od umowy

1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 5 dni od powzięcia wiadomości o wymienionych okolicznościach:

a) w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie

leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy,

b) w przypadku zaistnienia przesłanek upadłości, w przypadku złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w przypadku złożenia wniosku o zatwierdzenie układu, wniosku o otwarcie przyśpieszonego postępowania restrukturyzacyjnego, wniosku o otwarcie postępowania układowego, wniosku o otwarcie postępowania sanacyjnego jak również w przypadku wszczęcia postępowania likwidacyjnego,

c) gdy zostanie wydany nakaz zajęcia całości lub części majątku Wykonawcy,

d) w przypadku utraty niezbędnych pozwoleń, decyzji na wykonywanie usług objętych

przedmiotem umowy,

2. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy, jeżeli:

a) Zamawiający zawiadomił Wykonawcę, iż wobec zaistnienia niezależnych od Zamawiającego, a uprzednio nieprzewidzianych okoliczności dotyczących nie będzie mógł spełnić zobowiązań umownych wobec Wykonawcy wprowadzenia szczególnych rozwiązań związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w przypadku zaistnienia tych okoliczności Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o karę umowną tytułem odstąpienia od umowy.

3. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności

takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie.

4. W razie odstąpienia od umowy z przyczyn, za które Wykonawca nie odpowiada, Zamawiający obowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy z tytułu wykonania części umowy oraz pokrycia udokumentowanych kosztów poniesionych przez Wykonawcę.

§11. Pozostałe ustalenia

1. Strony oświadczają, że:

a) przestrzegają wszelkich obowiązków wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: „RODO”;

b) wypełniły obowiązki informacyjne przewidziane w artykule 13 lub artykule 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskały w celu realizacji niniejszego zamówienia publicznego;

2. Obie Strony wyrażają zgodę na polubowne rozwiązywanie spraw spornych, a w przypadku nie uzyskania porozumienia, będą one rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego.

3. W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego, ustawy prawo zamówień publicznych, ustawy o finansach publicznych i ustawy o ochronie danych osobowych.

4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej i zgody obu stron, pod rygorem nieważności i będą dopuszczone wyłącznie w granicach unormowanych art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.

6. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do niniejszej Umowy i załączników stanowiących jej integralną część, wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

………………………………………………… ………………………………………………… Załączniki:

1. Szczegóły organizacyjne, w tym harmonogram, menu, lista uczestników oraz wykaz usług

2. Polisa ubezpieczeniowa