UMOWA CERTYFIKACYJNA

Umowa zawarta pomiędzy:

UMOWA CERTYFIKACYJNA

Program Certyfikacji PR-B

J.S. Xxxxxxxx Poland Sp. z o.o. ul. Xxxxxxxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxx – Jednostka Certyfikująca ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxxx Śl. (KRS: 0000778120, REGON: 002893048, NIP: 000-000-00-00, Kapitał zakładowy: 6.891.700,00 PLN)

zwaną w dalszej części umowy „Jednostką Certyfikującą”, a:

Zleceniodawcą*

Zwanym w dalszej części umowy „Zleceniodawcą”.

Osoba potwierdzająca ofertę oświadcza, że jest upoważniona do reprezentowania Zleceniodawcy/ Producenta lub posiada stosowne pełnomocnictwo do jego reprezentowania.

Na potrzeby niniejszej Umowy za Zleceniodawcę rozumie się podmiot będący Producentem wyrobu lub inny podmiot działający na rzecz Producenta na podstawie stosownego upoważnienia.

Niniejsza Umowa stanowi ogólne warunki współpracy pomiędzy Stronami, a złożenie zlecenia jest jednoznaczne z zawarciem niniejszej Umowy.

§ 1

Jednostka Certyfikująca przyjmuje do wykonania, na podstawie złożonego przez Zleceniodawcę zlecenia, zakres prac dotyczący przeprowadzenia procesu certyfikacji zgodnie z wymaganiami programu certyfikacji na wspólny znak towarowo gwarancyjny „B” – PR-B – na zgodność z wymaganiami zawartymi w dostarczonym druku „Informacje dotyczące wyrobów zgłoszonych do certyfikacji”. Xxxxx został wskazany w ww. druku, który stanowi podstawę do sporządzenia przez Jednostkę Certyfikującą oferty.

§ 2

Praca wymieniona w §1 zostanie wykonana w następującym trybie:

1. W przypadku wykonywania badań w laboratorium Jednostki Certyfikującej Zleceniodawca zobowiązany jest do odbioru badanego wyrobu w ciągu 3 miesięcy od daty ich zakończenia bez potrzeby odrębnego wezwania. Po upływie tego okresu Jednostka Certyfikująca zwolniona zostaje z odpowiedzialności za przypadkową utratę lub uszkodzenie przebadanego wyrobu, a w przypadku konieczności utylizacji przebadanego wyrobu, lub w związku z jego przechowywaniem, kosztami tych czynności obciążony zostanie Zleceniodawca.

2. Zleceniodawca zobowiązuje się do zrealizowania wszystkich ustaleń dokonanych z Jednostką Certyfikującą w celu:

✓ przeprowadzenia procesu oceny warunków techniczno-organizacyjnych łącznie z zapewnieniem dostępu do wszystkich procesów, obszarów, właściwego wyposażenia, lokalizacji, dokumentacji, zapisów, personelu oraz podwykonawców Zleceniodawcy,

✓ Rozpatrzenia skarg,

✓ Uczestnictwa obserwatorów.

3. Zleceniodawca oświadcza, że:

✓ znane mu są zasady działania systemu certyfikacji wyrobów oraz program certyfikacji na wspólny znak towarowo gwarancyjny „B” – PR-B. Przy czym zasady oraz program, o którym mowa w zdaniu poprzednim jest dostępny na stronie xxx.xxxxxxxx.xxx.xx (zakładka Do pobrania -> Badania techniczne i certyfikacja),

✓ spełni wszystkie wymagania związane z ubieganiem się o certyfikację w Jednostce Certyfikującej.

§ 3

1. Cena umowna za wykonanie pracy została określona w ofercie.

Do ceny zostanie doliczony podatek VAT w wysokości wynikającej z przepisów obowiązujących w dniu wystawienia faktury.

2. Zleceniodawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów oceny niezależnie od wyniku postępowania.

3. Dopuszcza się możliwość wystawienia faktur częściowych (za ocenę wyroby/badania wyrobu) na podstawie zakończonych prac w kwotach wskazanych w § 3. pkt.1

4. Zleceniodawca zobowiązany jest zapłacić Jednostce Certyfikującej należność za wykonanie pracy w terminie wskazanym w zaakceptowanej ofercie.

W przypadku braku płatności przez Zleceniodawcę za wykonanie pracy, Jednostka Certyfikująca ma prawo zawiesić certyfikat aż do momentu uregulowania płatności.

5. Płatność będzie realizowana przez Zleceniodawcę przelewem bankowym na numer konta bankowego wskazany na fakturze. Za moment zapłaty, przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy przez bank go obsługujący.

6. W przypadku wykonania przez Jednostkę Certyfikującą jedynie części prac związanych z kosztami oceny i/lub badań z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy tj. np. z powodu niedostarczenia kompletu materiałów, niedostarczenia całości dokumentacji, kompletnego wyrobu do badań które to przyczyny uniemożliwiają dokonanie procesu oceny i/lub badań wyrobu w całości, Zleceniodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów prac wykonanych przez Jednostkę Certyfikującą.

Po 30 dniach od chwili przekazania Zleceniodawcy informacji o konieczności uzupełnienie wyżej wymienionych braków, Zleceniodawca zobowiązany jest zapłacić Jednostce Certyfikującej należność za wykonane prace w terminie płatności określonym w zaakceptowanej ofercie w sposób opisany w §

3 pkt. 5 podstawą wystawienia której będzie oświadczenie Jednostki Certyfikującej o zakresie i wartości wykonanych prac.

§ 4

1. W przypadku pozytywnego wyniku postępowania certyfikacyjnego Jednostka Certyfikująca wyda odpowiedni certyfikat.

2. W przypadku negatywnego wyniku postępowania certyfikacyjnego Jednostka Certyfikująca przekaże Zleceniodawcy pisemną decyzję wraz z uzasadnieniem.

3. Posiadanie certyfikatu nie zwalnia Zleceniodawcy od odpowiedzialności za wymaganą jakość wyrobu i nie powoduje przeniesienia tej odpowiedzialności na Jednostkę Certyfikującą.

4. Udzielony przez Jednostkę Certyfikującą i przekazany Zleceniodawcy certyfikat zachowuje ważność dla wyrobu wymienionego w dostarczonym druku „Informacje dotyczące wyrobów zgłoszonych do certyfikacji”.

§ 5

1. Zleceniodawca zobowiązuje się do:

a) zagwarantowania, że wyrób będzie spełniał wymagania określone w certyfikacie,

b) produkcji wyrobu zgodnie z dokumentacją, na podstawie której Jednostka Certyfikująca wydała certyfikat i której jeden egzemplarz jest zarchiwizowany w Jednostce Certyfikującej,

c) prowadzenia badań niepełnych wyrobu zgodnie z dokumentacją stanowiącą podstawę certyfikacji oraz przechowywania zapisów z przeprowadzonych badań,

d) informowania Jednostki Certyfikującej o:

− zamierzonych zmianach w wyrobie, jego dokumentacji lub produkcji,

− zmianach w systemie zarządzania jakością, jeśli może rzutować to na ocenę zgodności wyrobu,

− zmianach w statusie własności Zleceniodawcy,

e) przechowywania dokumentów związanych z reklamacjami odnoszącymi się do wyrobów objętych certyfikatem,

f) niezwłocznego podejmowania skutecznych działań eliminujących usterki zgłaszane w reklamacjach lub wykryte w wyrobach certyfikowanych,

g) dokumentowania podjętych ww. działań i udostępniania zapisów z tym związanych na życzenie Jednostki Certyfikującej,

h) wstrzymania wprowadzenia do obrotu certyfikowanych wyrobów, w których dokonano zmian do czasu uzyskania na piśmie akceptacji tych zmian przez Wykonawcę.

2. Zleceniodawca ma prawo do wykorzystywania otrzymanego certyfikatu wyrobu w wydawanych przez siebie dokumentach, informatorach, katalogach czy reklamach na następujących zasadach:

a) powoływanie się na certyfikat powinno dotyczyć jedynie wyrobu/ów, na który został wydany

– nie może ono sugerować, że dotyczy on innych oferowanych przez Zleceniodawcę wyrobów,

b) powoływanie zakresu wyrobu z określonymi wymaganiami dokumentów normatywnych powinno być zgodne z zapisami w certyfikacie,

c) certyfikat nie może być powoływany w sposób sugerujący, że Jednostka Certyfikująca przyjmie na siebie odpowiedzialność za jakość wyrobu.

3. Zleceniodawca nie może przenosić prawa wykorzystywania certyfikatu na jakiekolwiek inne organizacje.

4. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu certyfikat utracił ważność, Zleceniodawca zobowiązuje się do natychmiastowego zaprzestania jego powoływania w dokumentach.

§ 6

Jednostka Certyfikująca z wyjątkiem informacji, których ujawnienia wymaga prawo, nie dopuszcza do ujawnienia stronie trzeciej żadnych informacji, uzyskanych podczas procesu certyfikacji wyrobu, bez pisemnej zgody Zleceniodawcy. Jeżeli prawo wymaga ujawnienia stronie trzeciej jakichkolwiek informacji, Jednostka Certyfikująca powiadomi Zleceniodawcę o treści ujawnionej informacji w zakresie dopuszczonym przez prawo. Jednostka Certyfikująca ma prawo podać do publicznej wiadomości informacje o udzieleniu, utrzymywaniu, rozszerzeniu, cofnięciu, unieważnieniu certyfikatu wymienionego w § 1.

§ 7

1. Jednostka Certyfikująca sprawuje nadzór w okresie ważności certyfikatu polegający na:

a) przeprowadzenia kontroli sposobu wykorzystywania posiadanego przez Zleceniodawcę certyfikatu,

b) przeprowadzaniu okresowych kontroli warunków techniczno-organizacyjnych Zleceniodawcy (w przypadku nieposiadania uznanego certyfikatu systemu zarządzania jakością) z częstotliwością jeden raz w roku, podczas godzin pracy, po uprzednim powiadomieniu o terminie kontroli i osobach, które ją przeprowadzą,

c) ocenie wyrobu w oparciu o sprawozdania (raporty), sporządzone przez laboratorium Jednostki Certyfikującej lub akredytowane laboratorium badawcze na zlecenie Jednostki Certyfikującej, w przypadku zastrzeżeń do jakości wyrobu,.

2. Zleceniodawca wyraża zgodę na okresowe pobieranie próbek wyrobu z bieżącej produkcji lub z magazynu przez pracowników upoważnionego przez Jednostkę Certyfikującą laboratorium badawczego, w celu przeprowadzenia badań laboratoryjnych lub kontroli próbek.

3. Nadzór jest sprawowany przez upoważnionych pracowników Jednostki Certyfikującej.

§ 8

1. Zleceniodawca ponosi roczne opłaty za udział w krajowym systemie oceny zgodności, w okresie ważności certyfikatu. Zleceniodawca wnosi opłatę roczną do Jednostki Certyfikującej.

2. Opłata roczna jest przeznaczona na działalność Jednostki Certyfikującej związaną z jej funkcjonowaniem, a w szczególności:

a) uczestniczeniem w pracach organizacji normalizacyjnych;

b) utrzymywaniem kompetencji personelu (szkolenia, monitorowanie);

c) informowaniem certyfikowanych organizacji o wszelkich zmianach w normach i przepisach;

d) działalnością promocyjną.

3. Wysokość opłaty rocznej nie przekroczy kwoty 1000,00 zł (jeden tysiąc) netto rocznie. Datą rozpoczęcia pierwszego roku rozliczeniowego będzie data, od której biegnie ważność certyfikatu. Opłaty za sprawowanie nadzoru obejmują:

− 300,00 zł (trzysta złotych) netto za posługiwanie się certyfikatem w danym roku rozliczeniowym,

− 700,00 zł (siedemset złotych) netto + (koszty delegacji zagranicznych) za ocenę procesu produkcyjnego (w przypadku braku certyfikowanego systemu jakości).

Do kwoty zostanie doliczony podatek VAT w wysokości wynikającej z przepisów obowiązujących w dniu wystawienia faktury.

4. Zleceniodawca zobowiązany jest zapłacić Jednostce Certyfikującej należność za sprawowanie nadzoru nad certyfikatem w terminie wskazanym w zaakceptowanej ofercie.

5. Płatność będzie realizowana przez Zleceniodawcę przelewem bankowym na numer konta bankowego wskazany na fakturze. Za moment zapłaty, przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zleceniodawcy przez bank go obsługujący.

§ 9

Zleceniodawca ma prawo składania odwołań od decyzji Jednostki Certyfikującej oraz skarg dotyczących realizacji nadzoru w okresie ważności certyfikatu. Odwołania lub skargi powinny być adresowane do Dyrektora Branży, przesłane listem poleconym i zawierać opis przedmiotu oraz uzasadnienie odwołania / skargi. Jednostka Certyfikująca powiadomi Zleceniodawcę pismem poleconym o wyniku przeprowadzonego postępowania odwoławczego.

§ 10

1. W przypadku zmiany wymagań dotyczących certyfikacji wyrobu objętego niniejszą umową, Jednostka Certyfikująca, powiadomi Zleceniodawcę listem poleconym, przekazując informację na ten temat z podaniem daty, od której zmienione wymagania będą obowiązywać, informując go o terminie ewentualnej konieczności ich spełnienia i warunków sprawdzenia wprowadzonych zmian.

2. W ciągu 20 dni, licząc od daty otrzymania ww. zawiadomienia, Zleceniodawca poinformuje Jednostkę Certyfikującą, listem poleconym o swojej gotowości do wprowadzenia zmian i jeśli w określonym terminie wszystkie dodatkowe wymagania zostaną przez Niego spełnione, wydane zostanie uzupełnienie do certyfikatu lub zostaną wprowadzone adnotacje do archiwizowanej w Jednostce Certyfikującej dokumentacji wyrobu.

3. Jeżeli Zleceniodawca zawiadomi Jednostkę Certyfikującą, że nie jest gotowy do wprowadzenia zmian w określonym w pkt. 1 terminie, to certyfikat zostanie zawieszony po dacie konieczności spełnienia warunków wprowadzenia zmian. Jeżeli wynik dodatkowych sprawdzeń wyrobu okaże się niezadowalający to certyfikat zostanie zawieszony po ocenie wyrobu wg zmienionych wymagań.

§ 11

W okresie ważności certyfikatu Jednostka Certyfikująca może dokonać ograniczenia, zawieszenia, zakończenia bądź cofnięcia tego dokumentu, w przypadkach podanych poniżej.

1. Ograniczenie zakresu certyfikatu stosuje się na wniosek Zleceniodawcy lub gdy pojawiają się informacje świadczące o niedotrzymywaniu warunków posiadania certyfikatu. Jednostka Certyfikująca podejmuje działania sprawdzające o różnej intensywności. Mogą to być:

- dodatkowe badania,

- dodatkowa ocena (w tym możliwa kontrola WTO),

- przegląd,

- podjęcie decyzji,

- wydanie zmienionych dokumentów certyfikacyjnych ograniczających zakres certyfikacji.

W przypadku potwierdzenia zastrzeżeń, Kierownik Jednostki Certyfikującej podejmuje decyzje o ograniczeniu zakresu certyfikatu.

2. Zawieszenie certyfikatu może nastąpić w przypadku:

a) negatywnych wyników badań wyrobu lub kontroli przeprowadzonych w ramach nadzoru,

b) stwierdzenia, że wyrób nie spełnia wymagań dokumentów normatywnych, będących podstawą oceny,

c) uniemożliwienia Jednostce Certyfikującej przeprowadzenia badań lub kontroli procesu produkcyjnego,

d) niewywiązywania się Zleceniodawcę ze zobowiązań, określonych w niniejszej umowie,

e) zgłoszenia przez Zleceniodawcę czasowej rezygnacji z certyfikatu,

f) niewywiązywania się Zleceniodawcy ze zobowiązań finansowych, tj. nieopłacenie faktur za:

- przeprowadzony proces oceny zgodności,

- opłata za posługiwanie się certyfikatem w danym roku kalendarzowym,

- nadzór nad certyfikatem w przypadku braku certyfikowanego systemu jakości.

3. Zawieszając certyfikat Jednostka Certyfikująca określa termin i warunki, po spełnieniu, których Certyfikat zostanie przywrócony. Okres ten nie może przekroczyć 6 – ciu miesięcy. Decyzję o zawieszeniu certyfikatu podejmuje Kierownik Jednostki Certyfikującej podając datę wejścia w życie tej decyzji.

W przypadku stwierdzenia, że wyrób może powodować zagrożenie życia lub zdrowia, Kierownik Jednostki Certyfikującej zawiesza certyfikat w trybie natychmiastowym.

Decyzje i dokumenty związane z postępowaniem dotyczącym zawieszania certyfikatu przekazywane są Zleceniodawcy listem poleconym lub w inny udokumentowany sposób oraz dołączane są do dokumentacji właściwego certyfikatu.

Pod koniec okresu zawieszenia certyfikatu, Jednostka Certyfikująca sprawdza, czy zostały spełnione wcześniej określone warunki, niezbędne do przywrócenia ważności certyfikatu.

W przypadku spełnienia tych warunków, przywraca się ważność certyfikatu, o czym zawiadamia Kierownika Jednostki Certyfikującej w sposób udokumentowany.

Okres zawieszenia certyfikatu wliczany jest do okresu jego ważności.

4. Cofnięcie certyfikatu może nastąpić w przypadku:

a) jeżeli zostały podjęte przez Zleceniodawcę niewystarczające działania w przypadku zawieszenia,

b) głoszenia rezygnacji z certyfikatu,

c) celowego, rażącego nadużycia certyfikatu,

d) jeżeli normy lub zasady zostają zmienione, a Zleceniodawca albo nie zapewni, albo nie może zapewnić zgodności z nowymi wymaganiami,

e) jeżeli wyrób nie jest już produkowany lub jeżeli Zleceniodawca przestaje działalności i zgłosi rezygnację z certyfikatu,

f) jeżeli ma miejsce inne naruszenie warunków niniejszej umowy.

Decyzja o cofnięciu certyfikatu i konsekwencjach wyżej opisanych przekazywana jest pisemnie Zleceniodawcy.

5. Zakończenie certyfikacji następuje poprzez zgłoszenie przez Zleceniodawcę faktu rezygnacji z certyfikatu.

6. Zawieszenie certyfikatu powoduje zawieszenie niniejszej umowy do czasu przywrócenia ważności certyfikatu, a cofnięcie/zakończenie certyfikacji rozwiązanie niniejszej umowy.

7. W przypadku cofnięcia/zakończenia certyfikacji Zleceniodawca jest zobowiązany do zwrotu wszelkich dokumentów certyfikacyjnych, oraz zaprzestania wykorzystywania wszystkich materiałów reklamowych zawierających jakiekolwiek powoływanie się na tą certyfikację.

§ 12

W zakresie ustaleń zamieszczonych od § 5 do § 11.

− umowa obowiązuje przez okres produkcji wyrobu z wyjątkiem postanowień § 11, ust. 6.

− umowa może być rozwiązana w każdym czasie w drodze porozumienia Stron oraz może być wypowiedziana przez każdą ze Stron z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia,

− umowa może być na wniosek Zleceniodawcy zawieszona na okres przerwania produkcji wyrobów, zgodnie z dwustronnie podpisanym aneksem w którym określony będzie ten okres.

§ 13

W przypadku wywiązania się Zleceniodawcy z postanowień niniejszej umowy Jednostka Certyfikująca nie ma prawa do jej wypowiedzenia.

§ 14

Niniejsza umowa wchodzi w życie z dniem złożenia zlecenia i obowiązuje do chwili ważności certyfikatu.

§ 15

Wszelkie zmiany treści niniejszej umowy wymagają zgody Stron oraz formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 16

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie:

− Ustawa z dnia 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku (Dz. U. z 2016, poz. 542),

− Kodeks Cywilny.