REGULAMIN WYSTAWIANIA I PRZESYŁANIA FAKTUR DROGĄ ELEKTRONICZNĄ ROZDZIAŁ I

Załącznik nr 1 do Uchwały nr 13/2020 Zarządu MPWiK w Łasku Sp. z o.o.,

z dnia 21.07.2020 r.

REGULAMIN WYSTAWIANIA I PRZESYŁANIA FAKTUR DROGĄ ELEKTRONICZNĄ

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki techniczne świadczenia przez Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. usługi wystawienia e-faktury zwanej dalej Usługą.

2. Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej jest Ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r. poz. 106) zwanej dalej Ustawą.

3. Podmiotem świadczącym opisaną w Regulaminie usługę drogą elektroniczną w zakresie e-faktury jest Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. z siedzibą w Łasku.

4. Usługa elektronicznej faktury umożliwia otrzymywanie drogą elektroniczną faktur a także powiadomień e-mailowych na temat wystawienia e-faktury oraz korekt i duplikatów e-faktur.

5. Każdy kontrahent korzystający z usługi e-faktury zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem przed wypełnieniem akceptacji wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną.

ROZDZIAŁ II

Opis i warunki świadczenia Usługi

1. Warunkiem uruchomienia usługi i otrzymywania e-faktury jest złożenie pisemnej zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Akceptacja przesyłania e-faktur oznacza zarazem akceptację postanowień niniejszego Regulaminu.

2. E-faktury będą przesyłane i udostępniane kontrahentom – nabywcom usługi cyklicznie, od kolejnego okresu rozliczeniowego następującego po złożeniu akceptacji, tj. podpisaniu "Porozumienia w sprawie przesyłania e-faktur”. Prawidłowo wypełniony formularz nabywca zobowiązany jest przekazać:

• korespondencyjnie na adres: MPWiK w Łasku Sp. z o.o., xx. Xxxxx 0, 00-000 Xxxx,

• osobiście w siedzibie spółki,

• w formie elektronicznej poprzez wypełnienie formularza na stronie xxxxx-xxxx.xx, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

3. Nabywca usługi może zmienić adres poczty elektronicznej, na który mają być przesyłane e-faktury, poprzez wypełnienie i przekazanie oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 2 do Regulaminu.

4. Cofnięcie zgody na wystawianie i przesyłanie e-faktur może nastąpić w każdym czasie, pod warunkiem dostarczenia prawidłowo wypełnionego oświadczenia, stanowiącego Załącznik nr 3 do Regulaminu.

5. Zaprzestanie wystawiania oraz przesyłania e-faktury nastąpi najpóźniej w terminie 15 dni od daty otrzymania oświadczenia, o którym mowa w pkt. 4, licząc od dnia następnego po dniu otrzymania oświadczenia złożonego zgodnie ze wzorem.

6. W przypadku cofnięcia zgody na wystawianie i przesyłanie faktur, ponowne skorzystanie z Usługi e-faktury jest możliwe po wyrażeniu przez nabywcę zgody na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.

ROZDZIAŁ III

Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje wynikające ze świadczenia Usługi, winny być zgłaszane elektronicznie na adres xxxx@xxxxx-xxxx.xx, bądź w formie pisemnej dostarczone do siedziby spółki.

2. Przedmiotem reklamacji jest wykonanie usługi niezgodnie z warunkami i zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie.

3. Reklamacja powinna określać przedmiot reklamacji i uzasadnienie przyczyn jej wniesienia.

4. Udzielenie odpowiedzi na reklamację następuje w formie e-mail lub pisemnej, w terminie 14 dni od jej otrzymania.

ROZDZIAŁ IV

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o. o. w Łasku, ul. Tylna 9, 98-100 Łask, adres e-mail: xxxxx@xxxxx-xxxx.xx, tel. 00 000-00-00.

2. W sprawie swoich danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się z naszym inspektorem Ochrony Danych, przesyłając e-mail na adres: xxxx@xxxxxxx.xx.

3. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych będzie się odbywać na podstawie:

a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze;

b) jeśli zawieracie Państwo z nami umowę, nawet ustną, art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. w celu wykonania umowy;

c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Administratora jakim może być obrona przed roszczeniami i prowadzenie monitoringu wizyjnego w celach bezpieczeństwa mienia i osób;

d) w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. a RODO tj. Państwa świadoma i dobrowolna zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

4. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej. Państwa dane osobowe mogą zostać ujawnione podmiotom z nami współpracującym, podwykonawcom, prawnikom, księgowym oraz innym podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

5. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji ww. celów z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach odrębnych, w tym przepisów archiwalnych.

6. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Administratora przysługują Pani/Panu następujące prawa: prawo dostępu do treści swoich danych, prawo sprostowania swoich danych osobowych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu. Ma Pani/Pan prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, nie wpływa to jednak na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.

7. Posiada Pani/Pan również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

8. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne lecz konieczne do realizacji celów, o których mowa powyżej.

9. W oparciu o Pani/Pana dane osobowe nie będziemy podejmować wobec Pani/Pana zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

ROZDZIAŁ V

Postanowienia końcowe

1. Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość czasowego zawieszenia świadczenia Usługi celem przeprowadzenia prac konserwacyjnych.

2. Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie oraz zakończenia świadczenia Usługi e-faktura w każdym czasie bez podania przyczyny. O powyższym niezwłocznie poinformuje pisemnie bądź w formie elektronicznej.

3. Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z niniejszego Regulaminu, o ile niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań jest spowodowane okolicznościami, na które spółka nie miała wpływu lub nie mogła ich przewidzieć.

4. Wszelkie informacje dotyczące Usługi e-faktura oraz treść niniejszego Regulaminu dostępne będą na stronie internetowej Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o.

5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

6. Regulamin obowiązuje od dnia 21 lipca 2020 roku.