Wzór umowy
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego
Wzór umowy
zawarta w dniu r. we Wrocławiu, pomiędzy:
Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie pod adresem Xx. Xxxx Xxxxx XX xx 00, Xxxxxxxxxxx Oddział Regionalny ARiMR we Wrocławiu, xx. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, REGON 010613083, NIP 000-00-00-000,
reprezentowanym przez:
1. ………………………………………………………………………..
2. ………………………………………………………………………..
zwaną w dalszej części umowy „Zamawiającym”, a
……………… z siedzibą …………………………………….., REGON: ………………, NIP:
………………….
reprezentowaną przez:
1. ………………………………………,
zwaną w dalszej części umowy „Wykonawcą”
łącznie zwane „Stronami”, a odrębnie „Stroną”.
W wyniku przeprowadzonego postępowania, którego wartość nie przekracza kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień, Strony zawarły umowę, zwaną dalej
„Umową”, o następującej treści:
§ 1
DEFINICJE
W niniejszej Umowie następujące wyrażenia i określenia będą miały znaczenie, zgodnie z podanymi poniżej definicjami. Będą one zapisane z dużej litery w celu podkreślenia, że jest to pojęcie zdefiniowane:
1. Umowa - niniejsza umowa wraz z załącznikami, regulująca prawa i obowiązki Stron z niej wynikające i związane z jej wykonaniem.
2. Sprzęt - urządzenia, materiały, elementy, instalacje i systemy klimatyzacji precyzyjnej, szczegółowo opisane w Załączniku nr 1 do Umowy.
3. Usługa Przeglądu – to usługa, która ma na celu utrzymanie sprawności technicznej Sprzętu. Szczegółowy opis obowiązków Wykonawcy w ramach świadczenia na rzecz Zamawiającego Usługi Przeglądu, określa Załącznik nr 2 do Umowy.
4. Dni Robocze - okres od poniedziałku do piątku, w godzinach 7.30-15.00, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy u Zamawiającego, o których Zamawiający powiadomi Wykonawcę.
5. Strony - Zamawiający i Wykonawca wymienieni w komparycji Umowy.
6. Lokalizacja Zamawiającego- siedziba Dolnośląskiego Oddziału Regionalnego ARiMR, zlokalizowana we Wrocławiu przy ul. Giełdowej 8.
7. Termin wykonania Umowy – ustalony przez strony termin realizacji przez Wykonawcę obowiązków wynikających z Umowy (odpowiednio Usługi Przeglądu lub obowiązków dotyczących gwarancji).
§ 2
PRZEDMIOT UMOWY
1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest Usługa przeglądu klimatyzacji (diagnostyka lub naprawa) dla systemu klimatyzacji precyzyjnej w serwerowni Dolnośląskiego Oddziału Regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, zgodnie ze złożoną Ofertą, stanowiącą Załącznik nr 6 do Umowy
2. W ramach Usługi Przeglądu Wykonawca wykona czynności wskazane w załączniku nr 2 do Umowy wraz z wymianą na nowe filtrów obiegu powietrza i w przypadku takiej potrzeby nawilżaczy będących w posiadaniu DOR ARiMR.
3. W ramach Usługi Przeglądu Wykonawca na żądanie Zamawiającego dokona diagnostyki bądź naprawy, w ramach kwoty wynagrodzenia brutto określonej w § 5 ust. 1 Umowy.
4. Wykonawca podczas Usługi Przeglądu używać będzie wyłącznie nowych części zamiennych i podzespołów dedykowanych przez producenta Sprzętu, które zostaną zaakceptowane do wymiany przez Zamawiającego. Wszystkie zużyte lub uszkodzone części/materiały wymienione na nowe przez Wykonawcę, Wykonawca odbierze oraz dokona ich utylizacji na swój koszt.
§3
WYMAGANIA DOTYCZĄCE WYKONANIA UMOWY
1. Wykonawca oświadcza, że posiada konieczne doświadczenie i profesjonalne kwalifikacje niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy i zobowiązuje się do wykonania Umowy przy zachowaniu najwyższej staranności określonej w art. 355 § 2 Kodeksu Cywilnego, a osoby wskazane przez Wykonawcę w punkcie 5 posiadają odpowiednie certyfikaty, zgodnie z zapisami art. 5 Ustawy z dnia 12 lipca 2017 r. (Dz. U. z dnia 23 sierpnia 2017r. poz. 1567 roku), tj. certyfikat F-GAZ na potrzeby Centralnego Systemu Operatorów Urządzeń i Systemów Ochrony Przeciwpożarowej).
2. Wykonawca oświadcza, że czynności wykonywane w związku z realizacją Umowy prowadzone będą w sposób nieutrudniający normalnej pracy w Lokalizacji Zamawiającego.
3. Zamawiający zobowiązuje się do:
a.) powiadamiania Wykonawcy o wystąpieniu nieprawidłowości w działaniu Sprzętu, zgodnie z § 4 ust. 5 Umowy,
b.) zapewnienia Wykonawcy na czas wykonywania Usługi Przeglądu wstępu do lokalizacji Zamawiającego w celu świadczenia Usługi Przeglądu.
4. Osoby upoważnione do reprezentowania Zamawiającego i Wykonawcy, jak również do rozpatrywania bieżących spraw związanych z wykonaniem Umowy, przy zachowaniu określonych w niej warunków:
1) ze strony Zamawiającego:
…………………………………………………………………………………
2) ze strony Wykonawcy:
…………………………………………………………………………………
5. Osoby upoważnione do reprezentowania Zamawiającego i Wykonawcy w Lokalizacji Zamawiającego oraz odbioru prac i podpisywania formularzy:
1) ze strony Zamawiającego:
…………………………………………………………………………………..
2) ze strony Wykonawcy:
…………………………………………………………………………………..
§ 4
USŁUGA PRZEGLĄDU
1. Usługa Przeglądu, a w razie potrzeby łącznie z wymianą na nowe filtrów obiegowych powietrza i nawilżaczy będących w posiadaniu Zamawiającego, wykonana będzie jeden raz w Lokalizacji Zamawiającego, nie później niż w terminie 10 Dni Roboczych od daty podpisania
Umowy. Zakres prac zleconych do wykonania podczas usługi określa załącznik nr 2 do Umowy. Dokładny Termin wykonania Umowy zostanie uzgodniony z przedstawicielem Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej mailowo.
2. Wykonawca jest zobowiązany do wykonywania innych czynności przeglądowo - konserwacyjnych, które nie zostały przewidziane i wymienione w Umowie oraz w załączniku nr 2 do Umowy, a których zaniechanie wykonania lub opóźnienie w wykonaniu może doprowadzić do awarii, utraty gwarancji i sprawności instalacji oraz urządzeń, do ich uszkodzenia lub przedwczesnego zużycia.
3. Wykonawca pokryje koszty tylko tych części zamiennych i urządzeń, których konieczność wymiany jest wynikiem wadliwie wykonywanych czynności wynikających z postanowień zawartej Umowy lub zaniedbania Wykonawcy.
4. Wykonawca ponosi koszt wymiany lub uzupełnienia wszystkich materiałów eksploatacyjnych, których okresowa wymiana lub uzupełnienie jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania instalacji oraz urządzeń.
5. Jeżeli w trakcie przeglądu Wykonawca stwierdzi potrzebę wykonania dodatkowych czynności, które należy wykonać dla poprawnego funkcjonowania Sprzętu, a które nie były wymienione w Załączniku nr 2 do Umowy, np. wymiana części/materiału, bądź naprawa Sprzętu, to nie będzie dokonywał tych czynności bez zgody Zamawiającego, a jedynie zostanie to odnotowane w polu
„Uwagi” w formularzu odbioru wraz z podaniem wysokości kosztów naprawy.
6. Odbiór Usługi Przeglądu odbędzie się w Lokalizacji Zamawiającego, w której Usługa Przeglądu była przeprowadzona przez Wykonawcę, i zostanie potwierdzony formularzem wykonania Usługi Przeglądu, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Umowy, podpisanym przez upoważnionych przedstawicieli Stron wymienionych w § 3 ust. 5 Umowy.
7. W ramach odbioru Usługi Przeglądu, o którym mowa w ust. 6 Sprzęt zostanie sprawdzony w zakresie:
a. sprawności i prawidłowego działania,
b. tożsamości (numer seryjny),
c. widocznych uszkodzeń.
8. Całkowity koszt wykonania Usługi Przeglądu (x.xx. filtry, usługę, dojazd, inne materiały– np. uzupełnienie czynnika chłodniczego do 0,5 kg, itp.) ponosi Wykonawca.
9. W czasie wykonywania prac związanych z realizacją Umowy Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utratę, zniszczenie lub uszkodzenie Sprzętu.
10. Jeżeli Sprzęt uległ utracie, zniszczeniu lub uszkodzeniu w czasie wykonywania przez Wykonawcę Usługi Przeglądu, Wykonawca ma obowiązek dostarczenia Zamawiającemu Sprzętu tego samego rodzaju, o parametrach identycznych lub lepszych od Sprzętu przekazanego do wykonania Usługi Przeglądu, fabrycznie nowego, wolnego od wad, w terminie wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca dostarcza Sprzęt, o którym mowa w zdaniu poprzednim i przekazuje Zamawiającemu do Lokalizacji Zamawiającego. Wykonawca nie ma prawa żądać z tego tytułu wynagrodzenia ani żadnych innych kosztów, jakie poniósł.
11.Po wykonaniu Usługi Przeglądu lub wymiany Sprzętu w przypadku, o którym mowa w ust. 10 powyżej, Wykonawca w imieniu Xxxxxxxxxxxxx dokona odpowiednich wpisów w Centralnym Systemie Operatorów Urządzeń i Systemów Ochrony Przeciwpożarowej.
§ 5
WYNAGRODZENIE
1. Maksymalne wynagrodzenie wynikające z Umowy nie może przekroczyć niżej podanych kwot:
1) ………….….. zł netto (słownie: …………………………… złotych 00/100) , 2) VAT ………….zł (słownie złotych 00/100),
3) ……………….. zł brutto (słownie złotych 00/100).
2. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić za faktycznie wykonane usługi wg cen określonych w ofercie Wykonawcy, złożonej w toku postępowania, stanowiącej załącznik nr 6 do Umowy (formularz ofertowy).
3. Wynagrodzenie z tytułu wykonania Usługi Przeglądu płatne będzie po jej całkowitej realizacji. Wysokość tego wynagrodzenia określona jest w pozycji 1 formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 6 do Umowy.
4. Łączne wynagrodzenie brutto za Usługę Przeglądu nie może przekroczyć kwoty wskazanej w § 5 ust. 1.
5. Podstawę wystawienia faktury stanowi podpisany przez Zamawiającego formularz, o którym mowa w § 4 ust. 6 Umowy.
6. Strony postanawiają, że zapłata należności następować będzie na podstawie prawidłowo wystawionej faktury, przelewem, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w aktualnym na dzień zlecenia płatności, opublikowanym przez Ministerstwo Finansów, Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, tzw. „białej liście podatników VAT”, w terminie 21 dni, licząc od dnia jej doręczenia do Dolnośląskiego Oddziału Regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, xx. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx.
7. Fakturę należy wystawiać na adres: Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, 00-175 Warszawa, Xx. Xxxx Xxxxx XX 00, XXX 000-00-00-000 i przesyłać do Dolnośląskiego Oddziału Regionalnego ARiMR, 00-000 Xxxxxxx, xx. Xxxxxxxx 0.
8. Błędnie wystawiona faktura VAT lub brak wymaganych Formularzy potwierdzenia wykonania Usługi Przeglądu spowoduje naliczenie ponownie 21–dniowego terminu płatności od momentu dostarczenia poprawionych lub brakujących dokumentów.
9. Za dzień zapłaty Strony uznają dzień złożenia w banku polecenia przelewu bankowego przez Zamawiającego.
§ 6
GWARANCJA
1. Wykonawca udziela gwarancji 12 (dwunastu) miesięcy za wykonaną Usługę obejmującą wszystkie części i materiały wymienione przez Wykonawcę. W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca zapewni bezpłatne naprawy gwarancyjne oraz bezpłatne udzielanie konsultacji i pomocy technicznej w zakresie wykonanych Usług.
2. W okresie gwarancji zgłoszenia od Zamawiającego będą przyjmowane przez Wykonawcę telefonicznie/ faksem/ mailem w dni robocze.
3. Wykonawca zobowiązuje się podjąć czynności zmierzające do naprawy bądź usunięcia wady urządzeń w ramach gwarancji w ciągu dwóch dni roboczych od momentu zgłoszenia.
4. Czas naprawy urządzeń bądź usunięcia wady biegnie od momentu przyjęcia zgłoszenia i nie przekroczy maksymalnie pięciu dni roboczych. W razie odrzucenia reklamacji przez Wykonawcę, Zamawiający może wystąpić z wnioskiem o przeprowadzenie niezależnej ekspertyzy.
5. Jeżeli reklamacja Zamawiającego okaże się uzasadniona, koszty związane z przeprowadzeniem ekspertyzy ponosi Wykonawca.
6. Ponadto, w przypadku nie naprawienia urządzeń bądź nie usunięcia wady w terminie, Zamawiający ma prawo zlecić naprawę bądź usunięcie wady innej firmie na koszt i ryzyko Wykonawcy.
7. Niezależnie od uprawnień z tytułu gwarancji na wymienione w Sprzęcie części, Zamawiającemu przysługują uprawnienia z tytułu rękojmi.
§ 7
KARY UMOWNE
1. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej za niedotrzymanie Terminu wykonania Umowy, o którym mowa w § 1 pkt. 7, w wysokości 0,5% łącznej kwoty wynagrodzenia brutto ustalonego zgodnie z § 5 ust. 1 pkt. 3 ust. Umowy, za każdy rozpoczęty dzień kalendarzowy opóźnienia w wykonaniu Usługi Przeglądu.
2. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej za rozwiązanie lub odstąpienie od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20% wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 pkt. 3.
3. Niezastosowanie się do zaleceń w zakresie bezpieczeństwa ochrony danych wrażliwych – naruszenie zasad bezpieczeństwa informacji i zachowania poufności obowiązujących u Zamawiającego opisanych w § 8, zagrożone jest karą umowną w wysokości 10% wartości brutto określonej w § 5 ust.1.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo, a Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie z wynagrodzenia należnego Wykonawcy ewentualnych kar umownych lub innych kosztów poniesionych przez Zamawiającego z tytułu naruszenia przez Wykonawcę postanowień Umowy. Do kosztów poniesionych przez Zamawiającego zalicza się również koszt usunięcia awarii przez osobę trzecią w przypadku, gdy Wykonawca nie dotrzyma terminu na jej usunięcia. Takie potrącenie może być dokonane na podstawie jednostronnego oświadczenia Zamawiającego chociażby wierzytelności podlegające potrąceniu nie były jeszcze wymagalne.
5. Łączna kwota kar umownych nie może przekroczyć 40% wynagrodzenia brutto przedmiotu Umowy określonego w § 5 ust. 1 pkt. 3 Umowy.
§ 8
ZASADY BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI I ZACHOWANIA POUFNOŚCI
1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy, nieujawniania i niewykorzystywania wszelkich informacji, z którymi zapoznał się w związku z realizacją niniejszej Umowy, w szczególności dotyczy to danych osobowych, sposobów ich zabezpieczenia, a także zobowiązuje się do poinformowania swoich pracowników oraz osób świadczących na jego rzecz usługi na innej podstawie niż stosunek pracy o poufności powyżej wskazanych informacji.
2. Obowiązek przestrzegania tajemnicy oznacza dla Wykonawcy zakaz:
1) kopiowania informacji w jakikolwiek sposób,
2) udostępniania informacji (przekazywania ich) w jakiejkolwiek formie (pisemnej, ustnej, z wykorzystaniem urządzeń technicznych) innym osobom, firmom lub jednostkom organizacyjnym,
3) wykorzystywania informacji dla własnych celów.
3. Zamawiający informuje, iż prace będące przedmiotem Umowy będą wykonywane w obszarze przetwarzania danych osobowych. Pracownicy Wykonawcy oddelegowani do wykonania przedmiotu niniejszej Umowy uzyskują zgodę Zamawiającego na przebywanie w wspomnianym obszarze. Zgoda obejmuje przebywanie w obszarze przetwarzania danych osobowych wyłącznie w celu realizacji przedmiotu Umowy opisanego w § 1.
4. Wykonawca zobowiązany jest przeszkolić wszystkie osoby świadczące usługi objęte Umową w jego imieniu (dotyczy również podwykonawców) z zakresu Polityki Bezpieczeństwa Informacji obowiązującej u Zamawiającego przed rozpoczęciem realizacji Umowy.
5. Wykonawca pod żadnym pozorem bez wiedzy Zamawiającego nie będzie udostępniał ani umożliwiał wstępu do Lokalizacji Zamawiającego osobom nieupoważnionym.
6. W przypadku wykrycia incydentu lub słabości skutkującej naruszeniem bezpieczeństwa informacji np. kradzieży lub wycieku danych, Wykonawca niezwłocznie powiadomi o danym incydencie Zamawiającego.
7. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji, które nabył w trakcie realizacji przedmiotu Umowy. Z chwilą podpisania Umowy podpisze oświadczenie (Załącznik nr 5), które stanowi integralną część Umowy.
8. Zasady powyższe stosuje się również pracowników, którzy rozpoczną świadczenie usług w trakcie obowiązywania Umowy.
§ 9
UBEZPIECZENIE
Wykonawca zobowiązany jest w okresie trwania Umowy do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem Umowy i przedłożenia Umowy ubezpieczeniowej na żądanie Zamawiającego.
§ 10
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Wszelkie informacje dotyczące Zamawiającego oraz warunków Umowy, w których posiadanie wszedł Wykonawca przy zawieraniu i wykonywaniu Umowy, jest on zobowiązany zachować w poufności. Wykonawca zobowiązuje się nie ujawniać ich osobom trzecim, wyjąwszy przypadki przewidziane prawem.
2. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany.
3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Załączniki wymienione w Umowie stanowią jej integralną część.
5. Przy realizacji niniejszej Umowy, Wykonawca nie może zatrudniać w charakterze pracowników i podwykonawców osób zatrudnionych u Zamawiającego pod rygorem odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy.
6. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z zarządzeniami oraz regułami Polityki Bezpieczeństwa Zamawiającego i zobowiązuje się do ich przestrzegania, a także zobowiązuje się do przeszkolenia swoich pracowników zgodnie z § 8 ust. 4.
7. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
8. Spory mogące wynikać w związku z realizacją niniejszej Umowy Strony rozstrzygać będą polubownie w drodze negocjacji.
9. W przypadku braku porozumienia spory powstałe na tle postanowień niniejszej Umowy, będą rozstrzygane przez Sąd Powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Dolnośląskiego Oddziału Regionalnego ARiMR we Wrocławiu.
10. Wykonawca nie może dokonać cesji praw wynikających z niniejszej Umowy na rzecz osoby trzeciej bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.
11. Integralną część Umowy stanowią:
1) Załącznik nr 1 – Lista Sprzętu podlegającego Umowie.
2) Załącznik nr 2 – Lista kontrolna czynności do wykonania podczas Usługi Przeglądu.
3) Załącznik nr 3 – Formularz potwierdzenia wykonania Usługi Przeglądu (naprawy, diagnostyki).
4) Załącznik nr 4 – Formularz zgłoszenia nieprawidłowości w pracy Sprzętu (awarii, naprawy).
5) Załącznik nr 5 – Oświadczenie.
6) Załącznik nr 6 – Formularz ofertowy.
12. Umowa została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden egzemplarz dla Wykonawcy i trzy egzemplarze dla Zamawiającego.