UMOWA NR OP/WO/ /2024 zawarta w dniu 2024 roku w Warszawie pomiędzy:
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego
UMOWA NR OP/WO/ /2024
zawarta w dniu 2024 roku w Warszawie pomiędzy:
Miastem Stołecznym Warszawa, Plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa, NIP: 000-00-00-000 zwanym w treści umowy Zamawiającym lub Stroną, reprezentowanym przez:
Panią Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx - Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy z siedzibą przy ul. J. Bema 91, 01 - 233 Warszawa, działającą na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 24 listopada 2023 r., Nr GP-OR.0052.3930.2023
a
………………………., w imieniu której działa
……………………….zwana w treści umowy Wykonawcą lub Stroną,
w wyniku wyboru oferty najkorzystniejszej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr DKiA.26.3.20.2024.MBS pn. świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych dla rodzin z dziećmi (dla rodzin cudzoziemskich), którego wartość bez podatku od towarów i usług jest mniejsza niż kwota 130 tys. złotych - wyłączonego ze stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2023, poz. 1605, z późn. zm.) - w związku z art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, o następującej treści:
§ 1
1. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia specjalistycznych usług opiekuńczych dla rodzin z dziećmi o specjalnych potrzebach wynikających z zaburzeń rozwojowych i emocjonalnych zgodnie z ofertą złożoną w postępowaniu. Usługi realizowane będą na podstawie art. 10 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (tekst jednolity Dz. U. 2024.poz. 177).
2. Usługami objęte będą rodziny cudzoziemskie (przede wszystkim pochodzących z rejonu
ukraińskiego lub kaukaskiego), mieszkańcy Dzielnicy Wola m. st. Warszawy, korzystające ze specjalistycznego wsparcia udzielanego przez Zamawiającego z powodu trudności opiekuńczo- wychowawczych, których przyczyną jest najczęściej współwystępowanie wielu czynników, takich jak: kryzys migracyjny, samotne rodzicielstwo, wielodzietność, uzależnienie, przemoc, niepełnosprawność fizyczna i/lub intelektualna, przy jednoczesnym braku wzorców i wsparcia w rodzinie.
3. Istotą usług jest prowadzenie indywidualnych zajęć terapeutycznych z dziećmi w wieku od 4 do 18 lat z zaburzeniami rozwojowymi, upośledzeniem intelektualnym, zaburzenia zachowania oraz z takimi problemami jak trudności w adaptacji w polskich warunkach, integracji społecznej itp. oraz modelowanie umiejętności wychowawczych rodziców tych dzieci. Wymiar usług, częstotliwość i czas trwania będzie indywidualnie dostosowany do potrzeb dziecka, średnio 8 godzin w miesiącu.
4. Wykonawca zobowiązuje się prowadzić zajęcia w szczególności w formie treningu umiejętności samoobsługi, wspomagania procesu uczenia się, treningu zastępowania agresji, umiejętności prospołecznych, komunikowania się, ekspresji emocji, pracy nad wzrostem poczucia własnej wartości itp., w indywidualnym kontakcie z dzieckiem i rodzicami.
5. W czasie trwania pracy z dzieckiem Wykonawca zobowiązuje się do wspierania rodziny, w tym do edukowania rodziców w zakresie rozwoju człowieka w okresie dzieciństwa oraz przekazywania wiedzy na temat możliwości, trudności i potrzeb ich dzieci, informowania o placówkach specjalistycznej pomocy, modelowania metod wychowawczych rodziców. Indywidualne spotkania z rodzicami będą się odbywały w wymiarze średnio w 2 godziny w miesiącu.
§ 2
1. Zamówienie będzie realizowane przez 6,5 miesiąca, w okresie 3 czerwca – 15 grudnia 2024 r.
2. Jeżeli umowa nie zostanie podpisana przed 3.06.2024 r. rozpoczęcie realizacji zamówienia nastąpi w terminie późniejszym, uzgodnionym między stronami.
§ 3
1. Usługi świadczone będą na terenie Dzielnicy Wola w miejscu zamieszkania rodzin lub w Dziale Wsparcia i Pomocy Rodzinie Zamawiającego, pod adresem: Xxxxx „Xxxxxxxxxxxx” 000 x Xxxxxxxxx lub w innym miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Usługi świadczone będą od poniedziałku do soboty w godzinach od 9:00 – 18:00.
2. Zamawiający szacuje, że usługami objętych będzie (jednocześnie max. 10 dzieci) docelowo 15 dzieci. Średni wymiar usług dla 1 dziecka wynosić będzie 2 godziny tygodniowo.
3. Osoby skierowane przez Wykonawcę do realizacji usług będą zobowiązane do kontaktu z pracownikami OPS. Dodatkowo będą zorganizowane bezpośrednie spotkania pracowników kierujących rodziny do współpracy ze strony OPS oraz realizatorów usług, które odbędą się w następujących okresach: czerwiec, wrzesień oraz listopad 2024r.
4. Spotkania, o których mowa w ust. 3 będą służyły wzajemnej wymianie informacji dotyczących funkcjonowania dziecka, podsumowaniu i zaplanowaniu pracy z rodziną.
5. Osoby realizujące zamówienie ze strony Wykonawcy zobowiązane będą do przekazania notatek z pracy w języku polskim (załącznik nr 3)- w lipcu, wrześniu i grudniu 2024 r.
6. Notatka, o której mowa w ust. 5 będzie zawierała:
6.1. opis działań podejmowanych w trakcie zajęć,
6.2. opis funkcjonowania dziecka w trakcie zajęć,
6.3. opis obserwowanych relacji z rodzicami i rodzeństwem,
6.4. opis zaangażowania rodzica w pracę z dzieckiem,
6.5. wskazania do pracy z rodziną,
6.6. wstępne diagnozy i zalecenia do dalszej pracy z dzieckiem po zakończeniu programu (notatka końcowa).
7. W przypadku wystąpienia sytuacji nietypowej, niepokojącej, kryzysowej, wymagającej podjęcia działań interwencyjnych przez pracowników Zamawiającego lub inne służby, Wykonawca zobowiązany będzie niezwłocznie poinformować o tym koordynatora Zamawiającego oraz sporządzić notatkę, opisując niepokojące zdarzenie bądź sytuację.
8. Ogólna liczba godzin w ramach zamówienia wyniesie maksymalnie 700 godzin usług, z zastrzeżeniem ust. 9
9. Ze względu na specyficzny charakter przedmiotu zamówienia i wiążący się z tym brak możliwości dokładnego oszacowania liczby rodzin objętych usługami oraz liczby godzin usług, podana w ust. 8 maksymalna liczba godzin może ulec zmniejszeniu, stosownie do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego rozeznanych w trakcie realizacji umowy, nie więcej jednak niż 20 % ogólnej liczby godzin. Zamawiający zapłaci za faktycznie zrealizowane godziny usług, Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tego tytułu.
§ 4
1. Przed rozpoczęciem realizacji usług Zamawiający przekaże Wykonawcy wykaz rodzin objętych usługami wraz ze wszystkimi informacjami niezbędnymi do realizacji usług, tj. imiona, nazwisko rodziców i dziecka, adres, nr telefonu do rodziców, zakres problemów dotyczących dziecka. Wykaz będzie na bieżąco aktualizowany przez Zamawiającego, stosownie do zaistniałych zmian.
2. Wykonawca wspólnie z rodziną ustali terminy spotkań, o których mowa w § 1 ust. 3 i inne okoliczności niezbędne do realizacji usług.
3. Wykonawca zobowiązuje się do przedkładania Zamawiającemu, do 10 dnia każdego miesiąca, indywidualnych kart realizacji usług specjalistycznych dla rodzin z dziećmi zawierających wykaz godzinowy (Załącznik nr 4 do Umowy) oraz zbiorczego wykazu zrealizowanych usług – (Załącznik nr 5 do Umowy).
§ 5
1. Strony ustalają, że usługi będą świadczone przez osoby posiadające następujące kwalifikacje i doświadczenie:
1.1. wykształcenie wyższe na kierunku psychologicznym lub pedagogicznym;
1.2. co najmniej 2 letnie doświadczenie:
1.2.1. w prowadzeniu zajęć dla dzieci z zaburzeniami rozwojowymi i/lub zaburzeniami zachowania i/lub trudnościami psychicznymi itp. w placówce oświatowej i/lub placówce wsparcia dziennego i/lub świetlicy socjoterapeutycznej bądź innym typie placówki lub na podstawie umowy czy porozumienia z OPS bądź innym podmiotem świadczącym pomoc na rzecz rodzin z dziećmi, albo własnej działalności gospodarczej
lub
1.2.2. w pracy z dziećmi lub młodzieżą w zakresie prowadzenia indywidualnej terapii.
1.3. znajomość języka ukraińskiego lub rosyjskiego.
2. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy z żądaniem udostępnienia do wglądu dokumentacji potwierdzającej kwalifikacje i doświadczenie posiadane przez osoby skierowane do świadczenia usług, o których mowa w ust. 1.
3. Wykonawca oświadcza, że:
3.1. Żadna z osób wyznaczonych do realizacji usług nie figuruje w Rejestrze, o którym mowa w ustawie z dnia 13 maja 2016 r. - o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 560). W tym celu Wykonawca dopełnił obowiązku uzyskania informacji, czy osoby, o których mowa w ust. 1 są zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.
3.2. Żadna z Osób wyznaczonych do realizacji zamówienia nie figuruje w Krajowym Rejestrze Karnym w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 1939), lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego. Wykonawca jest w posiadaniu zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego od osób, o których mowa w ust. 1.
3.3. W stosunku do osób, o których mowa w ust. 1, posiadających obywatelstwo innego państwa niż Rzeczpospolita Polska, Wykonawca posiada informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa tej osoby uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.
3.4. W stosunku do osób, o których mowa w ust. 1, Wykonawca posiada oświadczenie tych osób o państwie lub państwach, w których ta osoba zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospospolita Polska, wraz z informacją dotycząca w.w osób z rejestrów karnych tych państw uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.
3.5. W przypadku gdy prawo państwa, o którym mowa w pkt 3.3 lub 3.4 nie przewiduje wydawania informacji do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi, Wykonawca jest w posiadaniu informacji z rejestru karnego tego państwa.
3.6. W przypadku gdy prawo państwa, z którego ma być przedłożona informacja, o której mowa w pkt
3.3 lub 3.4 nie przewiduje jej sporządzenia lub w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego, Wykonawca posiada oświadczenie w/w osób o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że osoba ta nie była prawomocnie skazana w tym państwie za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom określonym w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii oraz nie wydano wobec niej innego orzeczenia, w którym stwierdzono, iż dopuściła się takich czynów zabronionych, oraz że nie ma obowiązku wynikającego z orzeczenia sądu, innego uprawnionego organu lub ustawy stosowania się do zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności, związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi.
3.7. Oświadczenia, o których mowa w pkt 3.4 i 3.6 powyżej, składane są Wykonawcy pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o
odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Zaświadczenia, o których mowa w pkt 3.2 Wykonawca załącza do akt osobowych pracownika albo dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do działalności związanej z realizacją przedmiotu zamówienia. Informacje oraz oświadczenia, o których w pkt 3.3 do 3.6 powyżej Wykonawca załącza do akt osobowych pracownika albo dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do takiej działalności.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany osób świadczących usługi pod warunkiem, że kwalifikacje nowej osoby będą odpowiadać warunkom opisanym w ust. 1 i 3 oraz dodatkowym kwalifikacjom i doświadczeniu w takim stopniu, za które oferta otrzymała dodatkowe punkty w postępowaniu nr DKiA.26.3.20.2024.MBS (jeżeli dotyczy).
5. Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie przedłożyć informację na temat kwalifikacji nowo zatrudnionej osoby. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania wglądu do dokumentów dotyczących kwalifikacji i doświadczenia nowo zatrudnionej osoby. Warunkiem dopuszczenia nowozatrudnionej osoby do świadczenia usług jest uzyskanie przez Wykonawcę pisemnej zgody Zamawiającego.
6. Zmiana osoby uczestniczącej w wykonywaniu zamówienia odbędzie się w drodze wymiany pism między Stronami i nie stanowi zmiany umowy.
§ 6
1. Strony zobowiązują się do bieżącej lojalnej współpracy w sprawach związanych z wykonaniem przedmiotu umowy. Osobami upoważnionymi do kontaktu są:
1.1. ze strony Zamawiającego: p. ………………….adres email: ………
1.2. ze strony Wykonawcy: p. ……….adres email: …………
2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 oraz ich danych kontaktowych następuje w drodze wymiany pism między Stronami i nie stanowi zmiany umowy.
3. Zamawiający ma prawo do oceny i kontroli usług na każdym etapie ich realizacji.
4. Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu, na każde jego żądanie, pełnej informacji o przebiegu realizacji zamówienia.
§ 7
1. Strony uzgadniają, że za wykonanie zamówienia w pełnym wymiarze godzin określonym w § 3 ust 8, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w kwocie nie większej niż:
……………….zł brutto, w tym podatek VAT: …........, kwota netto zł, lub [kwota netto =
kwocie brutto], słownie brutto zł.
1.1. cena za jedną godzinę usług wynosi ……. zł brutto, słownie: …………………….
2. Wynagrodzenie Wykonawcy może ulec zmniejszeniu w sytuacji, gdy zamówienie zostanie wykonane w mniejszym zakresie niż wskazano w § 3 ust. 8. Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia wobec Zamawiającego z tego tytułu.
3. Wynagrodzenie płatne będzie w okresach miesięcznych na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę po zakończeniu każdego miesiąca faktury, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy:
…………………….., w terminie 21 dni od daty jego dostarczenia Zamawiającemu, na adres Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy, ul. J. Bema 91, 01 - 233 Warszawa, z uwzględnieniem postanowień ust 5.
4. W treści faktury należy wskazać jako:
4.1. nabywcę Miasto Stołeczne Warszawa, Plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa, NIP: 000-00-00-000,
4.2. odbiorcę usługi i płatnika Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy, ul. J. Xxxx 00, 00 - 000 Xxxxxxxx.
5. Zapłata wynagrodzenia za realizację zamówienia w grudniu 2024 r. nastąpi w terminie do 31 grudnia 2024 r.
6. Termin złożenia dokumentów za grudzień 2024 r., o których mowa w § 4 ust 3 i § 7 ust. 17 Umowy ustala się najpóźniej na dzień 19 grudnia 2024 r.
7. Za termin zapłaty faktury uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
8. Rozliczenia pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym będą dokonywane w złotych polskich.
9. Wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu Umowy Wykonawca pokrywa w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1.
10. Wykonawcy nie przysługuje żadne inne roszczenie o dodatkowe wynagrodzenie, nieprzewidziane w Umowie, ani roszczenie o zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonaniem Umowy.
11. Wykonawca oświadcza, że wskazany w umowie/fakturze rachunek bankowy jest rachunkiem rozliczeniowym służącym wyłącznie dla celów rozliczeń z tytułu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
12. Wykonawca oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku od towaru i usług VAT i znajduje się w jednolitym wykazie podatników VAT („biała lista podatników”).
13. Zamawiający oświadcza, że będzie dokonywał płatności za wykonaną usługę z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (jeżeli dotyczy).
14. Zamawiający informuje, iż działając na podstawie art. 4 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno - prywatnym (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r., poz. 1666 z późn. zm.) wyłącza możliwość stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz oświadcza, że nie
wyraża zgody na odbieranie lub przesyłanie za pośrednictwem platformy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych.
15. Zamawiający na podstawie art. 4c ustawy z dnia 8 marca 2013r. - o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst jedn. Dz. U. z 2023r. poz. 1790) oświadcza, że m. st. Warszawa posiada status dużego przedsiębiorcy.
16. W przypadku doręczenia faktury niezgodnie z treścią ust. 3 – za datę skutecznego doręczenia faktury Strony będą uznawać datę jej wpływu do Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola Miasta Stołecznego Warszawy, ul. J. Xxxx 00, 00 - 000 Xxxxxxxx.
17. Wykonawca zobowiązany będzie do comiesięcznego potwierdzenia przeprowadzonych zajęć oraz do przedłożenia po zakończeniu każdego miesiąca zbiorczego zestawienia w tym zakresie pn. Karta czasu pracy usług, wg wzoru Załącznika nr 4 do Umowy.
§ 8
Wykonawca nie może przenieść wierzytelności wynikającej z Umowy na rzecz osoby trzeciej, bez uprzedniej zgody Zamawiającego, wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. Podkreśla się, że powyższe dotyczy także przelewu wierzytelności Wykonawcy przysługujących mu względem Zamawiającego, w szczególności w formie cesji/faktoringu lub innych czynności o takim skutku.
§ 9
1. Wykonanie niniejszej umowy wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., dalej: RODO).
2. Strony oświadczają, że realizują obowiązki Administratora danych określone w RODO oraz krajowych aktach prawnych z zakresu ochrony danych osobowych :
2.1. Wykonawca- w odniesieniu do osób skierowanych do realizacji zamówienia, o których mowa w § 5 oraz w stosunku do danych pracowników Zamawiającego, o których mowa w § 14 ust. 1 - w celach kontaktowych, związanych z realizacją przedmiotu Umowy,
2.2. Zamawiający- w odniesieniu do rodzin objętych usługami, o których mowa w § 1 oraz w stosunku do danych pracowników / personelu Wykonawcy realizującego przedmiot Umowy, w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji Umowy.
3. W związku z realizacją Umowy, Strony udostępniają sobie wzajemnie dane osobowe swoich pracowników w celu realizacji przedmiotu umowy. Zakres udostępnionych danych osobowych może obejmować:
3.1. w zakresie osób, o których mowa w ust. 2 pkt 2.1: imię, nazwisko, miejsce pracy, informacje o posiadanych kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym, dane kontaktowe tj. służbowy nr telefonu i adres e-mail, a w stosunku do osób skierowanych do realizacji usług.
3.2. w zakresie osób, o których mowa w ust. 2 pkt 2.2: imię, nazwisko, miejsce pracy, dane kontaktowe, informacje o posiadanych kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym zgodnie z § 5 ust.2
4. Zamawiający oświadcza, iż Administratorem danych osobowych w stosunku do danych podanych przez Wykonawcę w związku z realizacją Umowy jest Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola x.xx. Warszawy, z siedzibą w Warszawie (02-233), ul. J. Bema 91 („OPS”).
6. OPS przetwarza dane osobowe udostępnione przez Wykonawcę w celu realizacji niniejszej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a także w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Zamawiającym, w tym w oparciu o przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawy o dostępie do informacji publicznej, ustawie o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym oraz innych przepisach prawa powodujących obowiązek dla OPS przetwarzania danych osobowych podanych przez Wykonawcę (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 10, RODO).
7. Dane osobowe podane przez Wykonawcę mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do dostępu do danych na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom uprawnionym do dostępu do danych na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej, a także innym podmiotom, z którym OPS zawarł stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, o ile dostęp do danych podanych przez Wykonawcę jest niezbędny do prawidłowej realizacji tych umów.
8. Wykonawcy oraz osobom, których dane udostępni Wykonawca przysługuje prawo dostępu do udostępnionych danych osobowych, a także prawo do ich sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania, jeżeli zostaną spełnione przesłanki, o których mowa w art. 18 RODO.
9. W przypadku stwierdzenia przez Wykonawcę / osoby których dane udostępni Wykonawca, iż OPS przetwarza dane osobowe z naruszeniem przepisów RODO, Wykonawcy / osobom, których dane udostępnił Wykonawca przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Dane osobowe udostępnione przez Wykonawcę nie będą przekazywane do państw trzecich (spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego).
11. W stosunku do danych osobowych udostępnionych przez Wykonawcę nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje (bez udziału człowieka), w tym dane nie będą profilowane.
12. Podanie przez Wykonawcę danych osobowych w zakresie wynikającym z realizacji Umowy jest obowiązkowe. Niepodanie danych może spowodować niedopuszczenie przez OPS osób do realizacji przedmiotu Umowy.
13. Realizacja umowy wiąże się z koniecznością powierzenia Wykonawcy przetwarzania danych osobowych przez OPS, w rozumieniu art. 28 RODO.
14. Zamawiający w trybie art. 28 RODO powierzy Wykonawcy do przetwarzania dane osobowe rodzin objętych usługami, w drodze odrębnej umowy powierzenia. Wzór umowy powierzenia stanowi Załącznik nr 2. do Umowy.
15. Wykonawca oświadcza, iż wdrożył odpowiednie środki organizacyjne i techniczne pozwalające na przetwarzanie powierzonych mu danych osobowych, co jest warunkiem koniecznym do zawarcia umowy, o której mowa w ust. 14, zgodnie z wymogami RODO, a w szczególności:
15.1. prowadzi Rejestr Kategorii Czynności Przetwarzania, stosownie do wymagań art. 30 ust. 2 RODO, w którym ewidencjonuje wszelkie kategorie czynności związanych z przetwarzaniem powierzonych mu danych,
15.2. wdrożył i stosuje obiektywną metodykę szacowania ryzyka związanego z przetwarzaniem powierzonych mu danych osobowych, stosownie do wymogów art. 32 ust. 2 RODO, co oznacza, iż Wykonawca dysponuje procedurami i narzędziami pozwalającymi na przeprowadzenie analizy ryzyka związanego z przetwarzaniem powierzonych danych, opierając się o obiektywną metodykę, pozwalającą na wdrożenie odpowiednich mechanizmów zabezpieczających powierzone dane,
15.3. wdrożył właściwe rozwiązania organizacyjne i techniczne, w tym x.xx. szkolenia personelu mającego dostęp do danych osobowych, odpowiednie polityki bezpieczeństwa, procedury postępowania w przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, procedury realizacji praw osób, których dane dotyczą, szyfrowanie i pseudonimizację, a także
zapewnia narzędzia do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i
odporności systemów i usług przetwarzania oraz zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,
15.4. dysponuje mechanizmami organizacyjnymi i technicznymi, pozwalającymi na zapewnienie zgodności przedmiotu umowy z wymogami art. 25 i 35 RODO (privacy by design/ by default, DPiA).
- szczegółowy wykaz wdrożonych środków organizacyjnych i technicznych stanowi Załącznik nr 6 do Umowy.
16. Umowa, o której mowa w ust. 14 określi x.xx. zasady przetwarzania danych, wymogi dotyczące zabezpieczenia przetwarzania danych, odpowiedzialność za ewentualne szkody, tryb prowadzenia kontroli przetwarzania danych i zasady współpracy, z uwzględnieniem postanowień ust. 15.
17. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od Umowy w przypadku stwierdzenia naruszenia przez Wykonawcę warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, w szczególności w przypadku rażącego naruszenia umowy powierzenia, o której mowa w ust. 14.
§ 10
1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia kary umownej w następujących przypadkach i wysokościach:
1.1 za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy, niezgodnie z postanowieniami umowy - w wysokości 1 % wartości wynagrodzenia, o którym mowa w § 7 ust. 1, za każdy stwierdzony przypadek, z zastrzeżeniem, iż łączna kwota kar umownych nie może przekroczyć 10% wartości wynagrodzenia, o którym mowa w § 7 ust. 1 umowy,
1.2 za odstąpienie Wykonawcy od umowy z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności lub gdy Zamawiający odstąpi od umowy, zgodnie z ust. 7, z tytułu okoliczności
leżących po stronie Wykonawcy, w tym dotyczących rozwiązania Umowy powierzenia danych osobowych, - 10 % wartości wynagrodzenia, o którym mowa w § 7 ust 1.
2 Naliczenie kar umownych, o których mowa w ust. 1pkt 1.1 zostanie poprzedzone postępowaniem wyjaśniającym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, z którego zostanie sporządzony protokół podpisany przez obie strony. Sporządzenie protokołu nie jest konieczne w przypadku przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego na piśmie.
3 W przypadku nie wzięcia udziału przez Wykonawcę w postępowaniu, o którym mowa w ust. 2, Zamawiający będzie uprawniony do sporządzenia i podpisania jednostronnego protokołu opisującego zaistniałe zdarzenie.
4 Zamawiającemu przysługuje prawo do potrącenia należności z tytułu kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy.
5 W przypadku niemożności potrącenia przez Zamawiającego kar umownych z wynagrodzenia, zgodnie z ust. 4, w związku z obowiązującymi przepisami, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania mającego formę noty księgowej.
6 Zapłata kary umownej, o której mowa w ust. 1 nie pozbawia Zamawiającego prawa dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody na zasadach ogólnych.
7 W przypadku nienależytego wywiązywania się z umowy przez Wykonawcę lub uzasadnionej utraty zaufania przez Zamawiającego w stosunku do Wykonawcy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia powzięcia wiadomości o zdarzeniu, a wynagrodzenie o którym mowa w § 7 ust. 1 podlega rozliczeniu między stronami umowy proporcjonalnie do czasu trwania umowy i przysługiwać będzie za świadczenia zrealizowane prawidłowo do dnia odstąpienia.
§ 11
1. Wykonawca oświadcza, że zamówienie będzie wykonywał sam bez udziału podwykonawców.
2. W przypadku naruszenia postanowień ust 1, zastosowanie znajdzie § 10 ust 7 Umowy.
§ 12
Zmiany treści umowy, wskazane w umowie, wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 13
1. Wykonawca zobowiązuje się archiwizować dokumenty związane z realizacją umowy, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa w tym zakresie, z wyłączeniem dokumentów zawierających dane osobowe, o których mowa w § 9.
2. Po okresie archiwizacji Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia dokumentów, o których mowa w ust. 1 z własnych systemów informatycznych, nośników oraz zniszczyć ich wersje papierowe.
§ 14
1. Strony ustalają, że ich aktualne adresy korespondencyjne są następujące: Zamawiający:
Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m. st. Warszawy, ul. J. Xxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx;
Wykonawca: …………………………………………..
2. Strony zobowiązują się do wzajemnego powiadamiania o każdej zmianie adresu wskazanego w ust. 1.
3. Niedopełnienie obowiązku określonego w ust. 2 powoduje ten skutek, że pismo wysłane na adres wskazany w ust. 1 uznaje się za doręczone także wówczas, gdy zostanie zwrócone z powodu nieaktualnego adresu.
§ 15
Każda ze Stron oświadcza, iż jest prawidłowo umocowana do zawarcia umowy.
§ 16
1. Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej umowy, a w szczególności dane go identyfikujące (gdy jest osobą fizyczną ograniczone do imienia, nazwiska ewentualnie imienia, nazwiska i firmy – jeżeli umowę zawiera w ramach prowadzenia działalności gospodarczej), przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia podlegają udostępnieniu w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022r. poz. 902) z ew. zastrzeżeniem ust. 2.
2. Ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy udostępnieniu, o którym mowa w ust. 1, nie będą podlegały informacje zawarte w§…/, załączniku nr… do niniejszej umowy stanowiące informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne posiadające wartość gospodarczą.
§ 17
1. W zakresie nieuregulowanym w umowie znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne przepisy mające związek z wykonywaniem przedmiotu umowy.
2. W przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia między stronami, sprawy sporne będą rozstrzygane na drodze sądowej przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
3. Postanowienia umowy dotyczące obowiązku zapłaty kar umownych i odszkodowań pozostają ważne i wiążą nadal Strony również w przypadku odstąpienia od umowy.
§ 18
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Załączniki:
1. Klauzula informacyjna.
2. Umowa powierzenia
3. Wzór notatki okresowa z realizacji specjalistycznych usług opiekuńczych dla rodzin z dziećmi
4. Wzór indywidualnej karty realizacji specjalistycznych usług opiekuńczych dla rodzin z dziećmi
5. Wzór zbiorczego wykazu godzinowego realizowanych specjalistycznych usług opiekuńczych dla rodzin z dziećmi w ośrodku pomocy społecznej dzielnicy wola x.xx. warszawy
6. Wykaz wdrożonych środków organizacyjnych i technicznych (Arkusz Weryfikacyjny dla Procesora).
Zamawiający Wykonawca
Wydatki będą realizowane ze środków zaplanowanych w: Dział 855, Rozdział 85 504-1-2 § 4300
Załącznik nr 1 do umowy OP/WO/…..……/2024 z dnia 2024 r.
KLAUZULA INFORMACYJNA
dla osób fizycznych uczestniczących w realizacji Umowy
dotyczy: Umowy nr ……………. z dnia r. na świadczenie specjalistycznych usług
opiekuńczych dla rodzin z dziećmi (dla rodzin cudzoziemskich)
W związku z zawarciem pomiędzy Ośrodkiem Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m. st. Warszawy z siedzibą przy ul. J. Bema 91 w Warszawie, a………………………., w/w Umowy informujemy, że Ośrodek Pomocy Społecznej pozyskał Pani(Pana) dane, jako osoby wskazanej do jej realizacji, a tym samym stał się ich Administratorem.
Zgodnie z art. 14 ust. 3 lit. b RODO poniżej przekazujemy niezbędne informacji o przetwarzaniu Pani(Pana) danych osobowych:
1. Dane Administratora: Ośrodek Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola m. st. Warszawy
z siedzibą w Warszawie przy ul. J. Xxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, adres e-mail: sekretariat@ops- xxxx.xxx.xx, tel. 00 000-00-00.
2. W Ośrodku został wyznaczony Inspektor ochrony danych z którym można się kontaktować pod adresem: xxx@xxx-xxxx.xxx.xx.
3. Pani(Pana) dane zostały wskazane w Umowie i są przetwarzane w celach umożliwienia kontaktu oraz zapewnienia właściwego nadzoru nad realizacją Umowy.
4. Dane zostały udostępnione przez …………………….i są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – tj. w celu prawidłowej realizacji zawartej Umowy i komunikacji między Stronami.
5. Kategorie danych osobowych: imię, nazwisko, xxxx kontaktowe (nr telefonu, adres e-mail – wskazane w Umowie), w przypadku personelu realizującego usługi – administrator przetwarzać będzie także dotyczące kwalifikacji, wykształcenia oraz doświadczenia zawodowego oraz inne niezbędne do prawidłowej realizacji umowy.
6. Odbiorcami Pani(Pana) danych osobowych mogą być: podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, instytucje kontrolne, audytowe i nadzorcze oraz podmioty którym Ośrodek na podstawie umów powierzenia przekazuje dane w celu świadczenia na rzecz Ośrodka usług lub dostaw tj. kontrahenci realizujący zadania z zakresu archiwizacji i brakowania dokumentacji, hostingu poczty i strony internetowej.
7. Pani(Pana) dane osobowe będą przetwarzane przez okres realizacji Umowy, , a następnie będą archiwizowane przez okres 10 lat, zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt zatwierdzonym przez Archiwum Państwowe (na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).
8. Pani(Pana) dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu
o którym mowa w art. 22 RODO.
9. Przysługują Pani(Panu) następujące prawa związane z przetwarzaniem Pani(Pana) danych:
9.1. na podstawie art. 15 RODO – prawo dostępu do danych osobowych;
9.2. na podstawie art. 16 RODO – prawo do sprostowania danych osobowych;
9.3. na podstawie art. 18 RODO – prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
9.4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Załącznik nr 2 do umowy OP/WO/…..……/2024 z dnia 2024 r.
Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych do Umowy Nr ……….
zawarta w dniu r. w Warszawie pomiędzy
Ośrodkiem Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola x.xx. Warszawy, z siedzibą
w Warszawie (01-233), przy ul. J. Bema 91, w imieniu i na rzecz którego działa Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx – Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Wola x.xx. Warszawy,
zwanym w dalszej części umowy „Powierzającym” lub „Administratorem”,
a
……………………………………………………………………………………………………………………..,
z siedzibą w ……………………………………..…………………. NIP ……………………………..…, REGON , wpisaną do
………,
zwaną w dalszej części umowy „Przetwarzającym” łącznie zwanymi „Stronami”
Zważywszy, że:
a) Strony zawarły umowę Nr („Umowa Podstawowa”), w związku, z wykonywaniem której
Administrator powierzy Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie określonym Umową;
b) Celem Umowy jest ustalenie warunków, na jakich Przetwarzający wykonuje operacje przetwarzania Danych Osobowych w imieniu Administratora;
c) Strony zawierając Umowę dążą do takiego uregulowania zasad przetwarzania Danych Osobowych, aby odpowiadały one w pełni postanowieniom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO.
Xxxxxx postanowiły zawrzeć Umowę o następującej treści:
1. Przedmiot powierzenia
1.1.przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora
1.2.Opis Przetwarzania
1.3.Przedmiot [art. 28 ust. 3 RODO] Na warunkach określonych niniejszą Umową oraz Umową Podstawową Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie (w rozumieniu RODO) dalej opisanych Danych Osobowych.
1.4.Czas [art. 28 ust. 3 RODO] Przetwarzanie będzie wykonywane w okresie obowiązywania Umowy Podstawowej.
1.5.Charakter i cel [art. 28 ust. 3 RODO] Charakter i cel przetwarzania wynikają z Umowy Podstawowej. W szczególności:
1.5.1.czynności przetwarzania:
a) przechowywanie – rozumiane jako bezpieczne przechowywanie pozyskanych danych w formie papierowej oraz elektronicznej
b)usuwanie – rozumiane jako niszczenie kopii roboczych dokumentów oraz usuwanie plików roboczych zawierających dane osobowe. Po zakończeniu realizacji przedmiotu Umowy Podstawowej,
Przetwarzający zobowiązany będzie także do usunięcia zbędnej dokumentacji
c) Przeglądanie – rozumiane jako uprawnienie o wglądu do danych przez Przetwarzającego oraz upoważnione przez Przetwarzającego osoby.
1.5.2.celem przetwarzania jest realizacja umowy podstawowej, tj.: świadczenie usług specjalistycznych dla rodzin z dziećmi, przeżywających trudności opiekuńczo-wychowawcze.
1.6.Rodzaj danych [art. 28 ust. 3 RODO] Przetwarzanie obejmować będzie następujące rodzaje danych osobowych („Dane”):
Dane zwykłe:
(1) imiona i nazwiska opiekunów
(2) imiona i nazwiska dzieci objętych usługami,
(3) wiek dzieci,
(4) dane kontaktowe: adres pobytu, numer telefonu.
Dane szczególnych kategorii i dane karne:
(6) informacja o stanie zdrowia dzieci,
1.7.Kategorie osób [art. 28 ust. 3 RODO] Przetwarzanie Danych będzie dotyczyć następujących kategorii osób:
(1) Usługobiorcy,
(2) Członkowie rodzin usługobiorców,
2. Podpowierzenie
2.1.Podpowierzenie [art. 28 ust. 2 RODO] Przetwarzający może powierzyć konkretne operacje przetwarzania Danych („podpowierzenie”) w drodze pisemnej umowy podpowierzenia („Umowa Podpowierzenia”) innym podmiotom przetwarzającym. („Podprzetwarzający”), pod warunkiem uprzedniej akceptacji
Podprzetwarzającego przez Administratora lub braku sprzeciwu. Administrator, jako podmioty
podprzetwarzające uznaje także osoby realizujące usługi w imieniu Przetwarzającego, prowadzące własną działalność gospodarczą i współpracujące z Przetwarzającym w oparciu o umowę o współpracy
(cywilnoprawną).
2.2.Zaakceptowani Podprzetwarzający. Lista Podprzetwarzających zaakceptowanych przez Administratora stanowi Załącznik nr 1 do Umowy – Lista Zaakceptowanych Podprzetwarzających.
2.3.Sprzeciw. Powierzenie przetwarzania Danych Podprzetwarzającym spoza Listy Zaakceptowanych
Podprzetwarzających wymaga uprzedniego zgłoszenia Administratorowi w celu umożliwienia wyrażenia sprzeciwu. Administrator może z uzasadnionych przyczyn zgłosić udokumentowany sprzeciw względem powierzenia Danych konkretnemu Podprzetwarzającemu. W razie zgłoszenia sprzeciwu Przetwarzający nie ma prawa powierzyć Danych Podprzetwarzającemu objętemu sprzeciwem, a jeżeli sprzeciw dotyczy aktualnego Podprzetwarzającego, musi niezwłocznie zakończyć podpowierzenie temu
Podprzetwarzającemu. Wątpliwości co do zasadności sprzeciwu
i ewentualnych negatywnych konsekwencji Przetwarzający zgłosi Administratorowi w czasie umożliwiającym zapewnienie ciągłości przetwarzania.
2.4.Transfer obowiązków [art. 28 ust. 4 RODO] Dokonując podpowierzenia Przetwarzający ma obowiązek zobowiązać Podprzetwarzającego do realizacji wszystkich obowiązków Przetwarzającego wynikających z niniejszej Umowy powierzenia, z wyjątkiem tych, które nie mają zastosowania ze względu na naturę konkretnego podpowierzenia.
2.5.Zobowiązanie względem Administratora. Przetwarzający ma obowiązek zapewnić, aby Podprzetwarzający złożył Administratorowi zobowiązanie do wykonania obowiązków, o których mowa w poprzednim ustępie. Może to zostać wykonane przez podpisanie stosownego oświadczenia adresowanego do Administratora wraz z podpisaniem Umowy Podpowierzenia, zawierającego listę obowiązków Podprzetwarzającego.
2.6.Zakaz podzlecenia świadczenia głównego [art. 28 ust. 4 RODO] Przetwarzający nie ma prawa przekazać Podprzetwarzającemu całości wykonania Umowy.
3. Obowiązki Przetwarzającego
Przetwarzający ma następujące obowiązki:
3.1.Udokumentowane polecenia [art. 28 ust. 3 lit. a RODO] Przetwarzający przetwarza Dane wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami lub instrukcjami Administratora.
3.2.Nieprzetwarzanie poza EOG [art. 28 ust. 3 lit. a RODO] Przetwarzający oświadcza, że nie przekazuje Danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy („EOG”)).
Przetwarzający oświadcza również, że nie korzysta
z podwykonawców, którzy przekazują Dane poza EOG.
3.3.Poinformowanie o zamiarze przetwarzania poza EOG. [art. 28 ust. 3 lit. a RODO] Jeżeli Przetwarzający ma zamiar lub obowiązek przekazywać Dane poza EOG, informuje o tym Administratora, w celu umożliwienia
Administratorowi podjęcia decyzji i działań niezbędnych do zapewnienia zgodności przetwarzania z prawem lub zakończenia powierzenia przetwarzania.
3.4.Tajemnica [art. 28 ust. 3 lit. b RODO] Przetwarzający uzyskuje od osób, które zostały upoważnione do przetwarzania Danych w wykonaniu Umowy, udokumentowane zobowiązania do zachowania tajemnicy, ewentualnie upewnia się, że te osoby podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
3.5.Bezpieczeństwo [art. 28 ust. 3 lit. c RODO] Przetwarzający zapewnia ochronę Danych i podejmuje środki ochrony danych, o których mowa w art. 32 RODO, zgodnie z dalszymi postanowieniami Umowy.
3.6.Podprzetwarzanie [art. 28 ust. 3 lit. d RODO] Przetwarzający przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego (Podprzetwarzającego).
3.7.Współpraca przy realizacji praw jednostki [art. 28 ust. 3 lit. e RODO] Przetwarzający zobowiązuje się wobec Administratora do odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania praw
określonych w rozdziale III RODO („Prawa jednostki”). Przetwarzający oświadcza, że zapewnia obsługę Praw jednostki w odniesieniu do powierzonych Danych. Szczegóły obsługi Praw jednostki zostaną pomiędzy Stronami uzgodnione. Strony ustaliły procedurę obsługi Praw jednostki odrębnym dokumentem.
3.8. Wsparcie przy obowiązkach bezpieczeństwa [art. 28 ust. 3 lit. f RODO] Przetwarzający współpracuje z Administratorem przy wykonywaniu przez Administratora obowiązków z obszaru ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 32−36 RODO (ochrona danych, zgłaszanie naruszeń organowi
nadzorczemu, zawiadamianie osób dotkniętych naruszeniem ochrony danych, ocena skutków dla ochrony danych i uprzednie konsultacje z organem nadzorczym).
3.9. Legalność poleceń [art. 28 ust. 3 ak. 2 RODO] Jeżeli Przetwarzający poweźmie wątpliwości co do zgodności z prawem wydanych przez Administratora poleceń lub instrukcji, Przetwarzający natychmiast informuje Administratora o stwierdzonej wątpliwości (w sposób udokumentowany
i z uzasadnieniem), pod rygorem utraty możliwości dochodzenia roszczeń przeciwko Administratorowi z tego tytułu.
3.10. Projektowanie prywatności [art. 25 ust. 1 RODO] Planując dokonanie zmian w sposobie przetwarzania Danych, Przetwarzający ma obowiązek zastosować się do wymogu projektowania prywatności, o którym mowa w art. 25 ust. 1 RODO i ma obowiązek z wyprzedzeniem informować Administratora o
planowanych zmianach w taki sposób i terminach, aby zapewnić Administratorowi realną możliwość reagowania, jeżeli planowane przez Przetwarzającego zmiany w opinii Administratora grożą
uzgodnionemu poziomowi bezpieczeństwa Danych lub zwiększają ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, wskutek przetwarzania Danych przez Przetwarzającego.
3.11. Minimalizacja [art. 25 ust. 2 RODO] Przetwarzający zobowiązuje się do ograniczenia dostępu do Danych Osobowych wyłącznie do osób, których dostęp do Danych jest potrzebny dla realizacji Umowy i posiadających odpowiednie upoważnienie.
3.12. RKCP [art. 30 ust. 2 RODO] Przetwarzający zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania Danych, w tym rejestru czynności kategorii przetwarzania (wymóg art. 30 ust. 2
RODO). Przetwarzający udostępniania na żądanie Administratora prowadzony rejestr kategorii czynności przetwarzania, z wyłączeniem informacji stanowiących tajemnicę handlową innych klientów
Przetwarzającego.
3.13. Profilowanie [art. 13 i 14 RODO] Jeżeli Przetwarzający wykorzystuje w celu realizacji Umowy zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO,
Przetwarzający informuje o tym Administratora w celu i w zakresie niezbędnym do wykonania przez Administratora obowiązku informacyjnego.
4. Obowiązki Administratora
4.1.Administrator zobowiązany jest współdziałać z Przetwarzającym w wykonaniu Umowy, udzielać
Przetwarzającemu wyjaśnień w razie wątpliwości co do legalności poleceń Administratora, jak też wywiązywać się terminowo ze swoich szczegółowych obowiązków.
5. Bezpieczeństwo danych
5.1.Bezpieczeństwo danych osobowych [art. 32 RODO] Przetwarzający stosuje organizacyjne i techniczne środki ochrony danych.
5.2.Środki bezpieczeństwa. Poziom zabezpieczeń Danych wymagany po stronie Przetwarzającego został określony jako podwyższony.
5.3.Gwarancje bezpieczeństwa. Na żądanie Administratora, Przetwarzający zobowiązany jest przedstawić
informacje i dokumenty potwierdzające, że Przetwarzający zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Obie Xxxxxx zachowują kopie przedstawionych dokumentów i dowody przedstawienia informacji, dla potrzeb spełnienia wymogu rozliczalności.
6. Powiadomienie o Naruszeniach Danych Osobowych
6.1.Powiadomienie o naruszeniu. Przetwarzający powiadamia Administratora danych o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony Danych osobowych nie później niż w 24 godziny od pierwszego zgłoszenia, umożliwia Administratorowi uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informuje Administratora o ustaleniach z chwilą ich dokonania, w szczególności o stwierdzeniu naruszenia.
6.2.Rozwinięcie. Powiadomienie o stwierdzeniu naruszenia, powinno być przesłane wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia, aby umożliwić Administratorowi spełnienie obowiązku powiadomienia organ nadzoru.
7. Nadzór
7.1.Sprawowanie kontroli [art. 28 ust. 3 lit. h RODO] Administrator kontroluje sposób przetwarzania
powierzonych Danych Osobowych po uprzednim poinformowaniu Przetwarzającego o planowanej kontroli. Administrator lub wyznaczone przez niego osoby są uprawnione do (i) wstępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są Dane Osobowe oraz (ii) wglądu do dokumentacji związanej z przetwarzaniem Danych Osobowych. Administrator uprawniony jest do żądania od Przetwarzającego udzielania informacji
dotyczących przebiegu przetwarzania Danych Osobowych, oraz udostępnienia rejestrów przetwarzania. 7.2.Współpraca przy kontroli. [art. 28 ust. 3 lit. h RODO] Przetwarzający współpracuje z urzędem ochrony
danych osobowych w zakresie wykonywanych przez niego zadań.
7.3.Przetwarzający:
(1) udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania zgodności działania Administratora z przepisami RODO,
(2) umożliwia Administratorowi lub upoważnionemu audytorowi przeprowadzanie audytów lub inspekcji. Przetwarzający współpracuje w zakresie realizacji audytów lub inspekcji.
8. Oświadczenia Stron
8.1.Oświadczenie Administratora. Administrator oświadcza, że jest Administratorem Danych oraz, że jest uprawniony do ich przetwarzania w zakresie, w jakim powierzył je Przetwarzającemu.
8.2.Oświadczenie Przetwarzającego [art. 28 ust. 1 RODO]. Przetwarzający oświadcza, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej profesjonalnie zajmuje się przetwarzaniem danych osobowych objętym Umowa i Umową Podstawową, posiada w tym zakresie niezbędną wiedzę, odpowiednie środki techniczne i
organizacyjne oraz daje rękojmię należytego wykonania niniejszej Umowy.
8.3.Referencje [art. 28 ust. 1 RODO]. Na żądanie Administratora Przetwarzający okaże Administratorowi stosowne referencje, wykaz doświadczenia, informacje finansowe lub inne dowody, iż Przetwarzający zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
9. Odpowiedzialność
9.1.Odpowiedzialność Przetwarzającego [art. 82 ust. 3 RODO] Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane swoim działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które RODO nakłada
bezpośrednio na Przetwarzającego lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom. Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane zastosowaniem lub nie zastosowaniem właściwych środków bezpieczeństwa.
9.2.Odpowiedzialność za Podprzetwarzających [art. 28 ust. 4 RODO] Jeżeli Podprzetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków przez Podprzetwarzającego spoczywa na Przetwarzającym.
10. Okres Obowiązywania Umowy Powierzenia [art. 28 ust. 3 RODO]
10.1. Umowa została zawarta na czas obowiązywania Umowy Podstawowej.
11. Usunięcie Danych
11.1. Usunięcie danych [art. 28 ust. 3 lit g RODO] Z chwilą rozwiązania Umowy Przetwarzający nie ma prawa do dalszego przetwarzania powierzonych Danych i jest zobowiązany do:
(1) usunięcia Danych,
(2) usunięcia wszelkich ich istniejących kopii lub zwrotu Danych, chyba że Administrator postanowi inaczej lub prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego nakazują dalej przechowywanie Danych.
(3) Strony uzgodnią następujący sposób usunięcia danych:
a) Usunięcie fizyczne danych w formie papierowej, z zastosowaniem niszczarki o normie: DIN 66399,
klasa ochrony: 2, poziom bezpieczeństwa: 4, co najmniej oraz sporządzenie pisemnego protokołu ze zniszczenia danych;
b) Usunięcie danych z nośników elektronicznych (komputery, dyski, inne nośniki), poprzez ich sformatowanie lub fizyczne zniszczenie oraz sporządzenie pisemnego protokołu ze zniszczenia danych.
11.2. Karencja. Przetwarzający dokona usunięcia Danych po upływie 30 dni od zakończenia Umowy, chyba że Administrator poleci mu to uczynić wcześniej.
11.3. Oświadczenie. Po wykonaniu zobowiązania, o którym mowa w pkt 11.1., Przetwarzający złoży Administratorowi pisemne oświadczenie potwierdzające trwałe usunięcie wszystkich Danych.
12. Postanowienia Końcowe
12.1. Pierwszeństwo. W razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami niniejszej Umowy Powierzenia
a Umowy Podstawowej, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy Powierzenia. Oznacza to także, że kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych pomiędzy Administratorem
a Przetwarzającym należy regulować poprzez zmiany niniejszej Umowy lub w wykonaniu jej postanowień.
12.2. Egzemplarze. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
12.3. Właściwość prawa. Umowa podlega prawu polskiemu oraz RODO.
13. Naruszenie przez Wykonawcę postanowień zawartych w umowie, o której mowa w ust. 12, może stanowić dla Zamawiającego podstawę do naliczenia kar umownych, o których mowa w § 10 ust.1.1 Umowy Podstawowej.
14. Rozwiązanie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w ust. 12 z powodu:
a) rażącego naruszenia przez Wykonawcę postanowień umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
b) wyrządzenia przez Wykonawcę przy realizacji umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych szkody Zamawiającemu lub osobie której dane są przetwarzane,
c) wstrzymywania się przez Wykonawcę z realizacją zaleceń pokontrolnych dotyczących umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
będzie stanowiło przesłankę do odstąpienia od Umowy Podstawowej przez Zamawiającego z winy Wykonawcy, w tym do naliczenia kar umownych przewidzianych w Umowie Podstawowej w razie odstąpienia.
………………………………………….. ………………………………………… Przetwarzający Administrator
Załącznik nr 3 do umowy OP/WO/…..……/2024 z dnia 2024 r.
NOTATKA OKRESOWA Z REALIZACJI SPECJALISTYCZNYCH USŁUG OPIEKUŃCZYCH DLA RODZIN Z DZIEĆMI
Nazwa wykonawcy | ||
Imię i nazwisko osoby świadczącej usługi | ||
Dane teleadresowe rodziców/ opiekunów prawnych | ||
Pierwsza i druga litera imienia i nazwiska odbiorcy usług - dziecka | ||
Rok: | Miesiąc: | |
Usługi przyznane w wymiarze: | ||
Liczba godzin usług zrealizowanych (w tym: częstotliwość wizyt w tygodniu): | ||
Ocena ogólna realizacji planu terapeutycznego | ||
Działania podejmowane we współpracy z rodzicem/opiekunem prawnym | ||
Ocena współpracy opiekunów z terapeutą | ||
Trudności i problemy w realizacji usług specjalistycznych | ||
Pozostałe uwagi (np. wskazania dla pracownika socjalnego/ asystenta rodziny, rekomendacje dot. miejsca świadczenia usługi etc.) | ||
…………………………………. Zatwierdzam
Data/ podpis terapeuty ……………………
Data/ podpis Koordynatora Wykonawcy
Załącznik nr 4 do umowy OP/WO/…..……/2024 z dnia 2024 r.
INDYWIDUALNA KARTA REALIZACJI SPECJALISTYCZNYCH USŁUG OPIEKUŃCZYCH DLA RODZIN Z DZIEĆMI
Nazwa wykonawcy | ||||||
Imię i nazwisko osoby świadczącej usługi | ||||||
Dane teleadresowe rodziców/ opiekunów prawnych | ||||||
Pierwsza i druga litera imienia i nazwiska odbiorcy usług - dziecka | ||||||
Rok: | Miesiąc: | |||||
Usługi przyznane w wymiarze: | ||||||
Dzień miesiąca | Czas pracy | Liczba godzin wykonanych | Podpis rodzica/ opiekuna prawnego | Podpis opiekuna/ opiekunki/ terapeuty/ terapeutki | Uwagi | |
od godz. | do godz. | |||||
1. | ||||||
2. | ||||||
3. | ||||||
... | ||||||
... | ||||||
SUMA | ||||||
Potwierdzam Zatwierdzam
…………………… ………………………….
Data/ podpis Koordynatora Wykonawcy Data/ podpis pracownika OPS
Załącznik nr 5 do umowy OP/WO/…..……/2024 z dnia 2024 r.
ZBIORCZY WYKAZ GODZINOWY REALIZOWANYCH SPECJALISTYCZNYCH USŁUG OPIEKUŃCZYCH DLA RODZIN Z DZIEĆMI W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ DZIELNICY WOLA X.XX. WARSZAWY
Za okres……………………………….
L.P. | INICJAŁY DZIECKA | NR RODZINY | WYMIAR PRZYZNANYCH USŁUG W MIESIĄCU | LICZBA ZREALIZOWANYCH GODZIN | NAZWISKO I IMIĘ TERAPEUTY | UWAGI |