REGULAMIN ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW Nr 100.01

REGULAMIN ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW Nr 100.01

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usługi elektronicznego obiegu dokumentów za pośrednictwem aplikacji internetowej Saldeo znajdującej się pod adresem internetowym xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xx oraz zasady funkcjonowania oraz korzystania z tej Aplikacji.

1.2. Operatorem Aplikacji jest BrainSHARE IT sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Xxxxxx 00X x Xxxxxxxxxxx (00-000 Xxxxxxxxx), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000408077, z kapitałem zakładowym w wysokości 122 700 zł, posiadającą numer NIP 5130231812 i REGON 122469952.

2. Definicje

• Regulamin - niniejszy Regulamin wraz z wszystkimi załącznikami, stanowiącymi jego integralną część;

• Aplikacja/Saldeo - aplikacja internetowa pod nazwą Saldeo, dostępna pod adresem internetowym xxxxxx.xxxxxxxxxx.xx, umożliwiająca podejmowanie przez Użytkowników czynności w zakresie, o którym mowa w punkcie 5 niniejszego Regulaminu;

• Operator – BrainSHARE IT sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Xxxxxx 00X x Xxxxxxxxxxx (00-000 Xxxxxxxxx), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000408077, z kapitałem zakładowym w wysokości 122 700 zł, posiadającą numer NIP 5130231812 i REGON 122469952;

• Usługa - usługa świadczona przez DwaPlusJeden drogą elektroniczną, polegająca na udzieleniu dostępu do Aplikacji za pośrednictwem indywidualnego konta utworzonego na rzecz danego Użytkownika, w celu korzystania z niej zgodnie z jej przeznaczeniem oraz na zasadach określonych niniejszym Regulaminem.

• Umowa – umowa współpracy z DwaPlusJeden na prowadzenie usług księgowo-kadrowych, na

podstawie której Użytkownik nabył Usługę.

• DwaPlusJeden –DwaPlusJeden Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Jaśkowa Dolina 6/3, kod: 80-252 zarejestrowana przez Sąd Rejonowy Gdańsk- Północ w Gdańsku Wydział VII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego pod nr KRS 0000337896, NIP: 000-000-00-00, od której Użytkownik nabył Usługę na podstawie umowy.

• Użytkownik – Klient Biura Rachunkowego DwaPlusJeden, korzystający z Aplikacji, za pośrednictwem indywidualnego konta dostępu do Aplikacji, które utworzone zostało dla niego przez DwaPlusJeden, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie;

• Konto - konto utworzone dla danego Użytkownika, dostępne za pomocą indywidualnego loginu i hasła, dzięki któremu Użytkownik może korzystać z Usługi.

• Aplikacja – aplikacja internetowa dostępna online na stronie xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxx.xx, nie

wymagająca instalacji na sprzęcie Użytkownika, występująca pod nazwą SaldeoSMART.

3. Prawa autorskie

3.1 Wyłączne prawa autorskie do Aplikacji posiada Operator. Prawa te podlegają ochronie zgodnie z Ustawą o

prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 1994r. nr 24, Poz.83 ze zm.).

3.2 Użytkownik korzystając z Usługi nie nabywa jakichkolwiek majątkowych autorskich praw do Aplikacji (w tym na podstawie licencji), a jedynie dostęp do Aplikacji i możliwość posługiwania się nią na zasadach wskazanych w niniejszym Regulaminie. Użytkownik w szczególności nie może:

a) wynajmować, wydzierżawiać ani wypożyczać Aplikacji,

b) zapisywać, kopiować ani zwielokrotniać Aplikacji w jakiejkolwiek formie,

c) sprzedawać, wydzierżawiać Aplikacji bądź rozporządzać nią w jakikolwiek inny sposób, oraz

d) odtwarzać, dekompilować lub modyfikować Aplikacji w części lub w całości, w jakiejkolwiek

formie.

4. Dostęp do Aplikacji

4.1. Do rozpoczęcia korzystania przez Użytkownika z Aplikacji konieczne jest zawarcie pomiędzy nim a DwaPlusJeden Umowy. Na podstawie tejże umowy, dla danego Użytkownika zakładane jest indywidualne Konto.

4.2. Do założenia Konta dla danego Użytkownika konieczne jest podanie przez niego następujących danych: pełna nazwa firmy, adres siedziby firmy (ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość), NIP, adres poczty elektronicznej (e-mail), imię i nazwisko osoby upoważnionej do kontaktu z DwaPlusJeden. Dane, o których mowa powyżej, podawane są w momencie zawarcia Umowy z DwaPlusJeden i muszą być zgodne ze stanem faktycznym oraz prawnym.

4.3. Założenie Konta oznacza nadanie Użytkownikowi unikalnego loginu oraz hasła dostępu, za pomocą którego Użytkownik loguje się do Aplikacji. Login i hasło Użytkownik otrzymuje jako wiadomość e-mail na wskazany adres poczty elektronicznej.

4.4. W przypadku zmiany jakichkolwiek danych wymienionych w pkt 4.2 powyżej, Użytkownik obowiązany jest do niezwłocznej ich aktualizacji poprzez poprawę tych danych w ramach swojego Konta.

4.5. W przypadku zapomnienia hasła do Konta, Użytkownik ma możliwość skorzystania z opcji „Odzyskaj hasło” dostępnej na stronie xxxxxx.xxxxxxxxxx.xx, a następnie zobowiązany jest do postępowania zgodnie z podanymi tam instrukcjami.

4.6. Usługa świadczona jest za pomocą sieci Internet.

4.7. Użytkownik może korzystać z Usługi za pomocą dowolnego urządzenia elektronicznego wyposażonego w przeglądarkę internetową Firefox lub Internet Explorer w wersji 7 lub 8 oraz połączonego w dowolny sposób z Internetem, a także pod warunkiem posiadania aktywnego konta poczty e-mail.

5. Dozwolony zakres korzystania z Aplikacji

5.1 Użytkownik może w ramach swojego Konta (w panelu administracyjnym) zarządzać zgromadzonymi tam danymi, jak również zmieniać hasło dostępu do Konta.

5.2 Użytkownik, w ramach utworzonego dla niego konta uprawniony jest do:

• załączania pod określony miesiąc rozliczeniowy skanów dokumentów księgowych,

• tworzenia bazy swoich kontrahentów,

• wylistowania załączonych dokumentów i pobierania ich do pliku ZIP, Excel lub PDF,

• wyszukiwania załączonych dokumentów za pomocą wyszukiwarki,

• generowania elektronicznego przelewów na podstawie danych z załączonych do systemu dokumentów

• przeglądania raportów agregujących informacje z dokumentów,

• zmieniania swoich danych,

• zmieniania lub odzyskiwania hasła dostępowego do Aplikacji,

5.3 Dostęp do modułu faktur sprzedaży możliwy jest za dodatkową opłatą (zgodnie z cennikiem dodatkowym- załącznik do umowy).

5.4 Użytkownik zobowiązany jest do archiwizowania dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz do przechowywania dokumentów w miejscu prowadzenia działalności.

5.5 Dokumenty księgowe powinny być przechowywane chronologicznie (według daty wystawienia faktury) z podziałem na sprzedaż, zakupy i pozostałe dokumenty.

5.6 Użytkownik zobowiązany jest do umieszczania dokumentów w formie skanu lub zdjęcia, w formie umożliwiającej odczytanie ich w systemie SALDEO przez DwaPlusJeden. Nie dopuszczalne jest umieszczanie dokumentów nieczytelnych, x.xx.:

- odwróconych

- z częściowymi informacjami

- dwóch dokumentów na jednej stronie

- wypisanych ręcznie

Operator zastrzega sobie prawo do zmiany funkcjonalności Aplikacji poprzez rozbudowanie jej o nowe funkcje i udogodnienia dla Użytkowników, a także do wprowadzenia jakichkolwiek innych zmian w funkcjonalnościach Aplikacji.

5.7 Operator zastrzega sobie prawo do przerw w dostępności do Aplikacji w godzinach między 20:00 a 24:00,

związanych z pracami konserwacyjnymi lub aktualizowaniem Aplikacji o nowe funkcjonalności.

5.8 W przypadku wystąpienia błędów krytycznych, znacznie utrudniających lub uniemożliwiających korzystanie z Aplikacji, Operator zastrzega sobie prawo do zarządzenia przerwy technicznej w działaniu Aplikacji, w dowolnym czasie.

5.9 Użytkownik ponosi odpowiedzialność z tytułu nieprawidłowego (tj. niezgodnego z zasadami niniejszego Regulaminu) korzystania z Usługi.

6. Odpłatność za Usługę

6.1 Koszt za Usługę wliczony jest w wynagrodzenie z tytułu umowy współpracy z DwaPlusJeden na prowadzenie usług księgowo-kadrowych.

6.2 Koszt, o którym mowa w pkt 6.1. nie uwzględnia dostępu do modułu faktur sprzedaży, o którym mowa w

pkt 5.3 niniejszego regulaminu.

7. Reklamacje

7.1 W przypadku nienależytego świadczenia Usługi, w tym z przyczyn technicznych leżących po stronie Aplikacji, Użytkownik może powiadomić Operatora o powstałych zakłóceniach, wysyłając wiadomość elektroniczną na adres xxxxxxx@xxxxxx.xx lub DwaPlusJeden na adres xxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.

8. Zaprzestanie świadczenia Usługi

8.1 Usługa przestaje być świadczona na skutek okoliczności przewidzianych w Umowie, w tym w szczególności:

a) na mocy zgodnego porozumienia stron,

b) w wyniku ustania bytu prawnego Użytkownika, na podstawie niezwłocznego zgłoszenia tego faktu DwaPlusJeden przez Użytkownika,

c) w wyniku nie uiszczenia przez Użytkownika należności z tytułu świadczenia usług księgowych

przez Biuro rachunkowe DwaPlusJeden w terminie wyznaczonym w Umowie,

d) na skutek upływu terminów wypowiedzenia przewidzianych w Umowie.

e) z powodu naruszenia przez Użytkownika postanowień niniejszego Regulaminu lub właściwych przepisów prawa,

f) w wyniku podejmowania przez Użytkownika działań mogących utrudnić lub destabilizować działanie Aplikacji, a w szczególności zmierzających do naruszenia bezpieczeństwa danych znajdujących się w Aplikacji, a także mających na celu nieuprawnioną próbę dostępu do Aplikacji,

g) na skutek podania przez Użytkownika nieprawdziwych danych, o których mowa w pkt 4.2 powyżej, oraz

h) w wypadku określonym w pkt. 11.3 poniżej, a także na skutek utracenia przez Użytkownika hasła oraz nieskorzystania z opcji "Odzyskaj hasło", co powoduje utratę dostępu do Aplikacji.

8.2 Rozwiązanie bądź wygaśnięcie Umowy jest równoznaczne z likwidacją Konta.

8.3 W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy Użytkownik ma prawo w terminie 7 dni od daty rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy do samodzielnego pobrania zgromadzonych w Aplikacji skanów dokumentów za pomocą funkcjonalności pobierania dostępną w Aplikacji. Po upłynięciu wyżej wymienionego terminu DwaPlusjeden jest zobowiązany do trwałego usunięcia wszelkich danych wprowadzonych do Aplikacji przez Użytkownika.

9. Dane Użytkownika i ich ochrona

9.1 Dane wprowadzane przez Użytkownika do Aplikacji stanowią własność Użytkownika (zwane dalej

„Danymi”).

9.2 DwaPlusJeden nie ponosi odpowiedzialności za treść Danych wprowadzanych do Aplikacji, a także za sposób ich wykorzystywania przez Użytkownika w Aplikacji.

9.3 Wszelkie dane Użytkownika są gromadzone i przetwarzane przez Aplikację wyłącznie w celu prawidłowego

funkcjonowania

9.4 W stosunku do wszystkich danych wprowadzanych przez Użytkownika do Aplikacji, stosuje się w szczególności następujące środki ostrożności:

a) Dane wprowadzone do Aplikacji są szyfrowane przy użyciu klucza SSL (Secure Socket Layer) i dzięki temu praktycznie nie mogą być przechwycone i rozszyfrowane przez niepowołane osoby,

b) poza danymi, o których mowa w pkt 4.2 powyżej, do których dostęp mają także Operator i DwaPlusJeden, dostęp do pozostałych Danych wprowadzonych do Aplikacji (za pomocą indywidualnego loginu i hasła) ma wyłącznie Użytkownik i DwaPlusJeden.

c) Aplikacja jest zabezpieczona przed ewentualną utratą wprowadzonych do niej Danych; zabezpieczenie, o którym mowa powyżej polega na codziennym wykonywaniu kopii zapasowych Danych z okresu ostatnich 7 (siedmiu) dni,

9.5 Użytkownik ma w każdym momencie prawo wglądu do wprowadzonych przez siebie Danych, jak również danych, o których mowa w pkt 4.2 powyżej, za pośrednictwem swojego Konta, a także do ich zmiany lub usunięcia.

10. Odpowiedzialność Stron

10.1 Instrukcja SaldeoSMART dostępna jest w Aplikacji, po zalogowaniu do Aplikacji w zakładce POMOC. Instrukcja SaldeoSMART ma na celu zapoznanie Użytkownika z zasadami obsługi i korzystaniem z Aplikacji.

10.2 Sprzedawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności w związku z niewłaściwym korzystaniem przez Użytkownika z Aplikacji oraz nieprawidłowym funkcjonowaniem sprzętu komputerowego, oprogramowania komputerowego czy też systemu łączności, za pomocą których Użytkownik łączy się z Aplikacją.

10.3 Użytkownik jest odpowiedzialny wobec DwaPlusJeden za korzystanie Aplikacji zgodnie z

postanowieniami niniejszego Regulaminu.

10.4 DwaPlusjeden zobowiązuje się do zachowania w pełnej poufności wszelkich danych wprowadzonych na Koncie Użytkownika w Aplikacji. DwaPlusJeden zobowiązuje się nie przekazywać Xxxxxx osobom trzecim. Wszelkie Dane są gromadzone i przetwarzane przez Aplikację wyłącznie w celu prawidłowego funkcjonowania Aplikacji oraz do rozliczeń DwaPlusJeden z Użytkownikiem z tytułu Umowy.

10.5 DwaPlusJeden nie gwarantuje, że produkt będzie wolny od błędów. DwaPlusJeden nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z użytkowania produktu lub braku możliwości jego użytkowania. Niezależnie od tego, w jaki sposób te szkody powstały i czego dotyczą. DwaPlusJeden nie ponosi odpowiedzialności za nie[prawidłowy odczyt dokumentacji umieszczonej w Aplikacji. DwaPlusjeden nie ponosi odpowiedzialności prawnej z tytułu roszczeń odszkodowawczych wynikających ze szkód pośrednich, ubocznych, wtórnych, związanych z utratą dochodów lub zysku, danych. Użytkownik bierze na siebie wszelkie ryzyko korzystania z produktu i osiągniętych wyników.

11. Przepisy końcowe

11.1 DwaPlusJeden zastrzega sobie prawo jednostronnej zmiany postanowień Regulaminu bez podawania

przyczyny.

11.2 W przypadku zamiaru dokonania zmian w Regulaminie DwaPlusJeden niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Użytkowników poprzez publikację jednolitego tekstu Regulaminu na adres email Użytkownika.

11.3 Zmiana Regulaminu wchodzi w życie w dniu opublikowania informacji, o której mowa w pkt. 11.2. powyżej. Jeżeli DwaPlusJeden otrzyma od Użytkownika, przed upływem terminu wskazanego powyżej, pisemne oświadczenie o nie przyjęciu warunków nowego Regulaminu, Umowa współpracy ulega rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym. W przypadku nie otrzymania przez DwaPlusJeden od Użytkownika oświadczenia, o którym mowa w zdaniu powyżej, w terminie 3dni roboczych, uznaje się, iż Użytkownik wyraził zgodę na zaproponowaną zmianę Regulaminu.

11.4 Ewentualne spory mogące powstać pomiędzy Użytkownikiem a DwaPlusJeden w związku ze świadczeniem Usługi zostaną poddane pod rozstrzygnięcie sądom właściwym ze względu na siedzibę odpowiednio Operatora lub DwaPlusJeden.

11.5 Nazwa Aplikacji, jego koncepcja, wygląd graficzny, oprogramowanie oraz baza danych podlegają

ochronie prawnej.