Regulamin korzystania z Portalu PPK przez Podmiot Zatrudniający

Regulamin korzystania z Portalu PPK przez Podmiot Zatrudniający

Niniejszy „Regulamin korzystania z Portalu PPK oferowanego przez Nationale–Nederlanden Powszechne Towarzystwo Emerytalne S.A.”, zwany dalej „Regulaminem”, określa warunki rejestrowania Umowy o zarządzanie PPK oraz Umowy o prowadzenie PPK, jak również składania dyspozycji internetowych związanych z realizacją obowiązków Podmiotu Zatrudniającego, określonych w „Ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych” (Dz.U. Nr 2215).

Definicje

Użyte w niniejszym Regulaminie terminy oznaczają:

1) „Ustawa” - Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych;

2) „Towarzystwo” lub „Instytucja Finansowa” – Nationale–Nederlanden Powszechne Towarzystwo Emerytalne S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Topiel 12, wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 42153„Agent Transferowy” – Moventum Sp. z o.o., tj. podmiot prowadzący rejestry Uczestników Funduszy Inwestycyjnych i Emerytalnych, który jednocześnie pełni funkcję Administratora Portalu PPK (dalej „Administrator”);

3) „Administrator PZ” – administrator po stronie Podmiotu Zatrudniającego, który tj. osoba wskazana w procesie rejestracji odpowiadająca za zarządzanie dostępami do Panelu PZ w Portalu PPK;

4) „Usługa PPK” – usługa świadczona przez Agenta Transferowego za pośrednictwem Portalu PPK, pozwalająca na rejestrowanie Umów o zarządzanie i prowadzenie PPK, przyjmowanie innych dyspozycji Podmiotu Zatrudniającego oraz uzyskiwanie dostępu do informacji dla uczestników PPK.;

5) „Portal PPK” – serwis internetowy znajdujący się pod adresem ………………………………………., wykorzystywany do świadczenia Usługi PPK, do którego dostęp można uzyskać również za pośrednictwem linku odsyłającego umieszczonego na stronie internetowej Towarzystwa ( );

6) Panel Podmiotu Zatrudniającego (Panel PZ) – wyodrębniona część Portalu PPK, dostępna wyłącznie po zalogowaniu

przez Użytkowników po stronie Podmiotu Zatrudniającego;

7) „Umowa Portalu ” – umowa o korzystanie z Portalu PPK, stanowiąca umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.), umowa ta zawierana jest pomiędzy Podmiotem Zatrudniającym a Instytucją Finansową;

8) „Regulamin” – niniejszy regulamin, dotyczący rejestrowania Umów o zarządzanie PPK oraz Umów o prowadzenie PPK, składania dyspozycji za pośrednictwem Portalu PPK, stanowiący regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.);

9) „Uczestnik PPK” – osoba zatrudniona (w rozumieniu Xxxxxx), w imieniu i na rzecz której Podmiot Zatrudniający zawarł umowę o prowadzenie PPK z Instytucją Finansową;

10) Podmiot Zatrudniający – podmiot wskazany w Ustawie art. 2 pkt. 1. ppkt. 21, będący „Klientem” w rozumieniu

niniejszego regulaminu;

11) „Użytkownik” – osoba fizyczna, , która została wskazana przez Podmiot Zatrudniający lub przez Administratora PZ jako osoba uprawniona do korzystania z Portalu PPK;

12) „Numer Uczestnika PPK” – indywidualny, ośmiocyfrowy numer nadawany każdemu Uczestnikowi przez Instytucję Finansową służący do identyfikowania Uczestnika PPK w bazie Agenta Transferowego;

13) „Rejestracja” – proces rejestrowania Umowy o zarządzanie PPK oraz Umowy o prowadzenie PPK, dokonywany

przez Podmiot Zatrudniający za pośrednictwem udostępnionej w Portalu PPK opcji „Rejestracja Umowy PPK”;

14) „Hasło” – kod numeryczny, tj. 8 losowo wybranych cyfr, nadawany przez Instytucję Finansową Użytkownikowi, służący wraz z Loginem do autoryzacji pierwszego logowania Użytkownika do Portalu PPK („Hasło pierwszego logowania”) oraz kod alfanumeryczny nadawany samodzielnie przez Użytkownika, bezpośrednio po pierwszym zalogowaniu do Portalu PPK, służący wraz z Loginem do identyfikacji i autoryzacji kolejnych logowań do Portalu PPK;

15) „Login” – dziesięcioznakowy kod alfanumeryczny zawierający 3 pierwsze litery imienia oraz 3 pierwsze litery nazwiska Użytkownika oraz 4 losowo wybrane cyfry. Login jest nadawany przez Administratora na podstawie danych wskazanych w rejestracji umowy o zarządzanie. Loginy dla kolejnych użytkowników (innych, niż wskazanych w rejestracji umowy o zarządzanie) nadaje Administrator PZ zachowując ww. strukturę Loginu; „Umowa o zarządzanie PPK” – umowa zawierana przez Podmiot Zatrudniający z Instytucją Finansową w myśl zapisów rozdziału 2 Ustawy;

16) „Umowa o prowadzenie PPK” – umowa zawierana przez Podmiot Zatrudniający z Instytucją Finansową w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych w Podmiocie Zatrudniającym, o której mowa w rozdziale 2 Ustawy. Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana przez Podmiot Zatrudniający z Instytucję Finansową, z którą Podmiot Zatrudniający zawarł Umowę o zarządzanie PPK;

17) „Infolinia” - serwis telefoniczny Funduszy Emerytalnych udostępniony dla Podmiotów Zatrudniających pod nr telefonu od poniedziałku do piątku w godz. …

18) Kod SMS…

Pozostałe terminy i określenia użyte w Regulaminie mają znaczenie takie, jak w Prospektach Informacyjnych i Statutach

Funduszy Emerytalnych.

§ 1. Zawarcie / rozwiązanie umowy o korzystanie z Portalu PPK NN

1. Zawarcie umowy o korzystanie z Portalu PPK następuje automatycznie, poprzez zalogowanie się Użytkownika do

Portalu PPK.

2. Zalogowanie do Portalu PPK jest jednoznaczne z akceptacją Regulaminu.

3. Umowa o korzystanie z Portalu PPK ulega rozwiązaniu w przypadku kiedy Użytkownik utraci uprawnienia do działania w imieniu Podmiotu Zatrudniającego. (lub Funduszu?).

§ 2. Rejestracja/Zawarcie umowy o zarządzanie i prowadzenie

1) Zawarcie umowy o zarządzanie następuje na wniosek Podmiotu zatrudniającego, poprzez zarejestrowanie umowy o zarządzanie. Administrator PZ rejestruje umowę o zarządzanie poprzez wypełnienie formularza Rejestracji Umowy na Portalu PPK wpisując informacje wymagane zakresem formularza, a następnie po weryfikacji zgodności wpisanych do formularza danych zatwierdza treść umowy.

2) W procesie rejestracji umowa może zostać podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Podmiotu Zatrudniającego. Podpisanie umowy odbywa się elektronicznie, przy wykorzystaniu Kodu Sms.

3) Kod Sms jest wysłany do wszystkich osób uprawnionych do reprezentacji Podmiotu Zatrudniającego na adres poczty elektronicznej tych osób wskazany w umowie

Do osób uprawnionych do reprezentacji Podmiotu Zatrudniającego na adres poczty elektronicznej tych osób, wskazany w Umowie, przesyłana jest informacja zawierająca instrukcję oraz ważny przez X dni link. Link umożliwia podpisanie

Umowy, które następuje z chwilą aktywacji pliku oraz wpisaniu poprawnego Kodu SMS przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji Podmiotu Zatrudniającego Rejestrując umowę o zarządzanie za

pośrednictwem Portalu PPK, Podmiot Zatrudniający potwierdza zapoznanie się i akceptację warunków niniejszego Regulaminu.

Dostępność serwisu PPK

1. Portal PPK udostępniany jest przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, z tym, że Administrator zastrzega sobie możliwość dokonywania planowych przerw konserwacyjnych w dostępie do Portalu PPK,

2. Użytkownik ma możliwość korzystania z Usługi PPK w Portalu posługując się Numerem Uczestnika PPK oraz Hasła.

3. Do składania dyspozycji lub uzyskiwania informacji za pośrednictwem Portalu PPK wymagane jest użycie przeglądarki internetowej, która obsługuje protokół TLS 1.2 wraz z szyfrowaniem algorytmem AES z kluczem minimum 128-bit. Dodatkowo przeglądarka musi umożliwiać obsługę plików cookie oraz powinna być tak skonfigurowana, aby możliwe było zapisywanie plików cookie na dysku lokalnym użytkowanego komputera. Zapisywane pliki cookie zawierają jedynie informacje umożliwiające identyfikacje połączenia i po zakończeniu korzystania z usługi są usuwane z systemu informatycznego.

4. Korzystanie z jest bezpłatne

§ 2 Zakres Usługi PPK

1. Portal Pracodawcy dostępny jest za pośrednictwem Internetu pod adresem: www……..

2. Za pośrednictwem Portalu w ramach Usługi PPK udostępniane są następujące dyspozycje i funkcje:

a) Rejestracja Umowy o zarządzanie PPK

b) Rejestracja Umowy o prowadzenie PPK,

c) Zmiana danych Klienta w zakresie nazwy Podmiotu Zatrudniającego oraz adresu siedziby Podmiotu

Zatrudniającego,

d) Zgłoszenie do Instytucji Finansowej listy osób zatrudnionych przystępujących do PPK,

e) Przekazanie do Instytucji Finansowej pliku z listą wpłat Uczestników PPK w formacie określonym w instrukcji dla Użytkownika udostępnionej w Portalu PPK,

f) Podgląd danych Uczestników PPK w zakresie określonym w instrukcji dla Użytkownika udostępnionej w Portalu PPK,

g) Przyjęcie od Uczestnika PPK i przekazania do Instytucji Finansowej następujących dyspozycji:

• Zmiana danych Uczestnika PPK

• Rezygnacja z odprowadzania wpłat

• Wznowienie odprowadzania wpłat

• Deklaracja wpłaty dodatkowej Pracownika

• Zmiana wysokości wpłaty dodatkowej Pracownika

• Zmiana wysokości wpłaty podstawowej Pracownika

• Transfer środków zgromadzonych w PPK do innej Instytucji Finansowej.

h) Zmiana hasła

i) Możliwość wygenerowania raportów zdefiniowanych w Portalu PPK.

j) Możliwość zdefiniowania lub edytowania danych Użytkowników Portalu PPK.

Sposób korzystania z ww. funkcji Portalu PPK jest szczegółowo opisany w dokumencie „Manual operacyjny” udostępnionej w Panelu PZ (zakładka „Dokumenty”).

3. Wsparcie w zakresie eksploatacji Portalu PPK i jego funkcjonalności udostępniane są za pośrednictwem Infolinii pod numerem …………………………………….

4. Użytkownik korzystający z Portalu PPK zobowiązany jest do przestrzegania zakazu przekazywania (dostarczania) treści naruszających powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

§ 3 Szczegółowe zasady bezpieczeństwa oraz identyfikacja Użytkownika Portalu PPK

1. Przed zalogowaniem do Portalu PPK Użytkownik obowiązany jest do skontrolowania poprawności adresu strony internetowej Portalu PPK (www…….) oraz zweryfikowania, czy strona zabezpieczona jest ważnym certyfikatem wystawionym przez ………..….. W przypadku zauważenia niezgodności adresu strony internetowej Portalu PPK, jak również braku bądź niezgodności zabezpieczenia strony internetowej Portalu PPK, Użytkownik odstępuje od próby zalogowania oraz zgłasza zauważone niezgodności za pośrednictwem Infolinii pod numerem …………

2. Identyfikacja Użytkownika Portalu PPK następuje poprzez wprowadzenie w trakcie logowania do Portalu PPK Loginu

oraz Hasła.

3. Hasło pierwszego logowania, jest nadawane losowo i przekazywane do Użytkownika za pośrednictwem kod sms wiadomości tekstowej (SMS) przesyłanej na numer telefonu komórkowego wskazany w procesie rejestracji umowy o zarządzanie lub na numer telefonu komórkowego wskazany podczas tworzenia Użytkownika portalu PPK przez Administratora PZ. Wysyłka SMS-a z Hasłem następuje niezwłocznie po przesłaniu Użytkownikowi loginu za pośrednictwem poczty elektronicznej.

4. W trakcie pierwszego logowania do Portalu PPK, Portal PPK wymusza konieczność zdefiniowania własnego Hasła przez Użytkownika. Z chwilą zatwierdzenia przez Użytkownika Hasła spełniającego wymogi bezpieczeństwa Portalu PPK, dostęp do Portalu PPK możliwy będzie wyłącznie przy pomocy Hasła zdefiniowanego w sposób określony w niniejszym ustępie.

5. W odniesieniu do haseł, o których mowa w ust. 5 i 6 Użytkownik zobowiązany jest do ich:

a) przechowywania w sposób uniemożliwiający ujawnienie osobom trzecim,

b) nieujawniania osobom trzecim,

c) natychmiastowej zmiany w przypadku ujawnienia osobom trzecim lub zaistnienia możliwości poznania ich przez

osoby nieuprawnione.

6. Wszelkie deklaracje złożone oraz działania wykonane przez osobę trzecią po uprzednim zalogowaniu do Portalu PPK przy użyciu poprawnego loginu i Hasła traktowane będą jako dyspozycje lub działania wykonane przez Użytkownika.

7. W przypadku zapomnienia lub zagubienia Hasła pierwszego logowania, jak również w przypadku ujawnienia go osobom trzecim bądź zaistnienia możliwości jego poznania przez osoby nieuprawnione, Użytkownik zgłasza potrzebę nadania nowego Hasła pierwszego logowania do Administratora PZ.

8. W przypadku trzykrotnego podania błędnego Hasła, dostęp do Portalu PPK zostaje automatycznie zablokowany, a Użytkownik traci prawo do korzystania z Portalu PPK do czasu nadania nowego Hasła w trybie określonym w ust. 11.

9. Wniosek o odblokowanie dostępu do Portalu PPK Użytkownik zgłasza do Administratora PZ, który korzystając z Portalu PPK (odblokowanie dostępu Użytkownika) odblokowuje dostęp lub nadaje nowe hasło do Portalu PPK dla Użytkownika.

10.W przypadku zapomnienia lub zagubienia Hasła zdefiniowanego przez Użytkownika do Portalu PPK, jak również w przypadku ujawnienia go osobom trzecim bądź zaistnienia możliwości jego poznania przez osoby nieuprawnione, Użytkownik zgłasza potrzebę nadania nowego Hasła do Administratora PZ, analogicznie jak w ust. 11, lub korzysta z opcji „nie pamiętam hasła / odblokuj hasło” po uprzednim wskazaniu wymaganej ilości danych, tj. Loginu oraz numeru telefonu przypisanego do Użytkownika.

11.W przypadkach wymienionych w ust. 12, celem uzyskania nowego Hasła niezbędne jest podanie przez Użytkownika danych wskazanych w odpowiednim formularzu w Portalu PPK. Nadanie nowego Hasła następuje po pozytywnej weryfikacji danych podanych przez Użytkownika stosownie do zdania poprzedniego z danymi wskazanymi przez Użytkownika w trakcie rejestrowania umowy o zarządzanie w Portalu PPK oraz nadanym Użytkownikowi Loginem. Nowe hasło nadane zgodnie z niniejszym ustępem przekazywane jest Użytkownikowi za pośrednictwem wiadomości tekstowej (SMS) wysyłanej na numer telefonu komórkowego aktualnie przypisany do danego Użytkownika.

12.W przypadku zapomnienia lub zagubienia Loginu, Użytkownik zgłasza potrzebę odzyskania Loginu do Administratora

PZ.

13.Użytkownik obowiązany jest do korzystania z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem. Wszelkie działania Użytkownika zmierzające do wywołania nieprawidłowego działania Portalu PPK lub powodujące takie nieprawidłowości, może skutkować zablokowaniem dostępu Użytkownika do Portalu PPK na czas niezbędny do wyjaśnienia okoliczności tych działań.

§ 5 Realizacja dyspozycji (c.d.: do dyspozycji)

1. Instytucja Xxxxxxxxx przyjmuje do realizacji tylko te dyspozycje złożone w Portalu PPK, które zostaną finalnie zaakceptowane w Portalu PPK przez Użytkownika. Akceptacja dyspozycji w Portalu PPK odbywa się poprzez prawidłowe wypełnienie formularza dyspozycji oraz wybór opcji „Wyślij”.

2. Akceptacja dyspozycji dokonana w sposób określony w ust. 1 skutkuje przekazaniem dyspozycji do Agenta Transferowego w celu realizacji, co jest równoznaczne z brakiem możliwości jej odwołania.

3. Przekazanie dyspozycji do Agenta Transferowego nie jest równoznaczne z jej realizacją. Ostateczną weryfikację złożonej dyspozycji przeprowadza Agent Transferowy działający w imieniu Instytucji Finansowej.

4. Za termin złożenia dyspozycji uznawana jest data i godzina zarejestrowania dyspozycji w Portalu PPK, po zatwierdzeniu

dyspozycji przez Użytkownika.

5. Dyspozycje złożone w Serwisie do godz. 23:59 w danym dniu przekazywane są do Agenta Transferowego w tym samym

dniu.

6. Elektroniczne zapisy dyspozycji złożonych za pośrednictwem Portalu PPK są przechowywane przez okres wymagany

przez prawo.

7. W przypadku reklamacji podstawę rozstrzygnięcia stanowi zapis dyspozycji utrwalony na elektronicznym nośniku

informacji.

8. Wszelkie ogólne zasady realizacji dyspozycji niewymienione w Regulaminie znajdują się w umowie o zarządzanie podpisanej przez Podmiot Zatrudniający z Instytucją Finansową.

9. Szczegółowe zasady składania poszczególnych dyspozycji i deklaracji udostępnionych w ramach Portalu PPK znajdują się w instrukcji dla Użytkownika udostępnionej w Panelu PZ.

§ 6 Odpowiedzialność

1. Login oraz Hasło nie powinny być udostępniane osobom trzecim.

2. Administrator oraz Instytucja Finansowa nie ponoszą odpowiedzialności za szkodę powstałą wskutek przekazania przez Użytkownika Hasła na numer telefonu osoby trzeciej, jeśli ten numer telefonu został wskazany w rejestracji umowy o zarządzanie w Portalu PPK lub na numer telefonu komórkowego wskazany podczas tworzenia Użytkownika Portalu PPK przez Administratora PZ.

3. Administrator oraz Instytucja Xxxxxxxxx nie ponoszą odpowiedzialności za szkody powstałe do czasu poinformowania przez Użytkownika o zaistnieniu możliwości poznania Hasła przez osoby nieuprawnione, wynikające z użycia Loginu lub Hasła przez osoby trzecie, chyba że zaistnienie takiej możliwości wynikło z winy odpowiednio Administratora lub Instytucji Finansowej.

4. Administrator oraz Instytucja Finansowa nie ponoszą odpowiedzialności za szkody powstałe wskutek

niezrealizowanych dyspozycji w przypadku otrzymania od Użytkownika nieprawidłowych lub niepełnych informacji.

5. Administrator oraz Instytucja Xxxxxxxxx nie ponoszą odpowiedzialności za szkodę spowodowaną nieleżącymi po ich stronie awariami sieci teleinformatycznej i wadą transmisyjną. Za wadę transmisyjną w Portalu PPK uważa się występowanie zakłóceń urządzeń teleinformatycznych uniemożliwiających prawidłowe złożenie dyspozycji w Portalu PPK.

6. Administrator oraz Instytucja Xxxxxxxxx nie ponoszą odpowiedzialności za działanie siły wyższej, przez którą rozumie się działania nadzwyczajne, nagłe, których nie można przewidzieć.

7. Administrator oraz Instytucja Finansowa nie ponoszą odpowiedzialności za szkodę spowodowaną brakiem możliwości złożenia dyspozycji wynikającym z niemożliwości połączenia się z Portalem PPK lub z powodu przerw w działaniu Portalu PPK. W takich przypadkach Użytkownik powinien skorzystać z formularzy papierowych dyspozycji przekazanych przez Instytucję Finansową.

8. Administrator oraz Instytucja Finansowa nie ponoszą odpowiedzialności, z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, za niezawinione przez nich szkody powstałe z przyczyn leżących po stronie Użytkownika, w szczególności za szkody powstałe w następstwie korzystania przez Użytkownika z Portalu PPK w sposób sprzeczny z Regulaminem.

§ 7 Tryb postępowania reklamacyjnego

1. Użytkownikowi przysługuje prawo do złożenia reklamacji dotyczącej niewykonania lub nienależytego wykonania dyspozycji złożonej za pośrednictwem Portalu PPK.

2. Reklamacje mogą być przesyłane pocztą na adres Instytucji Finansowej lub Agenta Transferowego lub poprzez

zakładkę „Kontakt” umieszczoną w Portalu PPK bądź na stronie Instytucji Finansowej.

3. Reklamacje powinny zawierać szczegółowe opisanie przedmiotu reklamacji oraz jednoznaczne instrukcje dotyczące czynności, jakich w ramach reklamacji, żąda Użytkownik.

4. W zależności od przedmiotu złożonej reklamacji, podlega ona rozpoznaniu przez Towarzystwo lub Agenta Transferowego w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania, przy czym w sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może ulec przedłużeniu, o czym Użytkownik zostanie uprzednio poinformowany.

5. O wyniku rozpatrzenia reklamacji Użytkownik zostaje poinformowany w formie elektronicznej lub, na wyraźne życzenie Użytkownika zawarte w zgłoszeniu reklamacyjnym, za pośrednictwem telefonu bądź w formie pisemnej.

§ 8 Postanowienia końcowe

1. Regulamin udostępniany jest w ramach Portalu PPK.

2. Administrator zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany warunków Regulaminu z ważnych przyczyn. Za ważne przyczyny uznaje się: wprowadzanie nowych i nowelizacje powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zmiany Statutów Funduszu / Funduszy ……………………, dostosowanie do koniecznych zmian w systemie informatycznym obsługującym Portal PPK, a w szczególności rozszerzenie, ulepszenie funkcjonalności istniejących usług lub rezygnacja z prowadzenia niektórych usług oferowanych w ramach Portalu PPK.

3. O zmianie Regulaminu Użytkownik zostaje powiadomiony poprzez udostępnienie nowego regulaminu w Portalu PPK (zakładka „Dokumenty”).

4. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie w dniu udostępnienia nowego regulaminu w Portalu PPK, chyba że w ogłoszeniu podano inną, późniejszą datę ich wejścia w życie.

5. Umowa ulega rozwiązaniu w przypadku:

1) rozwiązania Umowy o zarządzanie PPK zawartej przez Podmiot Zatrudniający z Instytucją Finansową,

2) wykrycia podejmowanych przez Użytkownika działań zmierzających do wywołania nieprawidłowości w działaniu

Portalu PPK.

6. W kwestiach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie znajdują powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Regulamin wchodzi w życie z dniem roku.