ANEKS NR 3/2011
ANEKS NR 3/2011
do Porozumienia Nr ……………………zawartego w dniu r.
Zawarty w dniu pomiędzy:
Województwem Opolskim, w imieniu którego działa Zarząd Województwa Opolskiego,
reprezentowany przez:
1. ………………… – ……………………………………………,
2. ………………… – ……………………………………………, zwanym dalej Województwem
a
Powiatem …………………….
reprezentowanym przez:
1. …………………… - …………..………………………..,
2. …………………… - ………….……………………….., zwanym dalej Partnerem,
łącznie zwanymi dalej Stronami.
§ 1
W Porozumieniu Nr ……………….. z dnia …………………….. zawartym pomiędzy Województwem Opolskim a Powiatem, prowadzącym Lokalny Punkt Informacyjny finansowany w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007 – 2013, wprowadza się następujące zmiany:
1) w § 2 ustęp 8 dodaje się literę c) po literze b) w brzmieniu: „informowanie o Programie Rozwoju Obszarów Wiejskich i o Programie Operacyjnym Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013, przy czym działania te nie będą dofinansowywane w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013”,
2) w § 4 dodaje się po ustępie 12 ustęp 13 w brzmieniu „W zakresie danych osobowych zebranych w związku z funkcjonowaniem „Sieci Punktów Informacyjnych
o Funduszach Europejskich w województwie opolskim” Starosta jest Administratorem Danych Osobowych”,
3) w § 4 dodaje się po ustępie 13 ustęp 14 w brzmieniu „Sieć Punktów Informacyjnych
o Fudnuszach Europejskich w województwie opolskim może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celu wykonywania zadan określonych w niniejszym porozumieniu”
4) § 7 ustęp 1 otrzymuje brzmienie: „Harmonogramy transz dotacji celowej na lata 2010-2015 będą uzgadniane w kolejnych latach i zostaną wprowadzone jako załacznik do Porozumienia. Wzór Harmonogramu transz dotacji celowej stanowi załacznik nr 2,
5) § 8 ustęp 1 otrzymuje brzmienie: „ Środki dotacji celowej przyznawane będą na podstawie pisemnego wniosku o przyznanie dotacji celowej na dany rok złożonego przez Partnera do Województwa. Wniosek zawiera plan finansowy realizacji Porozumienia w danym roku. Wzór wniosku o przyznanie dotacji stanowi załącznik nr 3,
6) w § 8 ustęp 13 otrzymuje brzmienie: „Raporty miesięczne Partner składa do 5 dni roboczych następnego miesiąca po miesiącu objętym raportem”,
7) w § 9 dodaje się po ustępie 8 ustęp 9 w brzmieniu: „W przypadku odstąpienia Partnera od realizacji zadań określonych w Porozumieniu, Województwo może wezwać Partnera do zwrotu całości lub części wykorzystanej dotacji”,
8) załącznik nr 1 do Porozumienia „Wytyczne w zakresie funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich w wojewodztwie opolskim” otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do Ankesu.
§ 2
Pozostałe postanowienia Porozumienia pozostają bez zmian.
§ 3
Integralną część Aneksu stanowią załączniki wymienione w jego treści.
§ 4
Aneks wchodzi w życie z dniem podpisania.
§ 5
Aneks sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.
WOJEWÓDZTWO PARTNER
Załącznik nr 1 do Porozumienia
Wytyczne w zakresie funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich
w województwie opolskim
Opole, maj 2011 r.
Spis treści
WYKAZ SKRÓTÓW 3
1. Cel Wytycznych 4
2. Uczestnicy Sieci Punktów Informacyjnych w Województwie Opolskim – opis funkcjonowania 4
2.1 Główny Punkt Informacyjny (GPI) 4
2.2 Lokalne Punkty Informacyjne (LPI) 6
3. Zadania realizowane przez Sieć Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich 7
3.1 Zadania Głównego Punktu Informacyjnego 8
3.2 Zadania Lokalnych Punktów Informacyjnych 9
4. Udzielanie informacji 10
4.1 Zasady udzielania informacji 11
4.1.1 Konsultacje bezpośrednie 11
4.1.2 Konsultacje telefoniczne 12
4.1.3 Korespondencja elektroniczna 12
4.1.4 Korespondencja pisemna 13
4.2 Terminowość 13
4.2.1 Konsultacje bezpośrednie 13
4.2.2 Konsultacje telefoniczne 14
4.2.3 Konsultacje w formie elektronicznej i xxxxxxxx 00
4.3 Schemat postępowania w przypadku sytuacji problematycznych 14
5. Zasady koordynacji Lokalnych Punktów Informacyjnych przez Główny Punkt Informacyjny 14
5.1 Organizacja i koordynacja działalności i współpracy Lokalnych Punktów Informacyjnych 14
5.2 Komunikacja i wymiana informacji 15
5.3 Zasady kontroli i monitoringu 16
5.4. Refundacja kosztów działalności LPI 17
5.5 Przechowywanie dokumentów 20
5.6 Sposób oceny działalności LPI 22
5.7 Zasady i terminy przygotowania raportów monitorujących 23
6. Wizualizacja Sieci Punktów Informacyjnych w województwie opolskim 23
7. Koordynacja działań informacyjnych w województwie opolskim 25
7.1 Wymiana informacji w dziedzinie podejmowanych działań informacyjnych i promocyjnych przez wszystkie punkty informacyjne działające na terenie województwa 25
7.2 Dystrybucja publikacji do innych sieci/punktów oraz instytucji użyteczności publicznej 26
7.3 Organizacja komunikacji między poszczególnymi sieciami/punktami 26
8. Dane teleadresowe i kontakt do sieci punktów informacyjnych w województwie opolskim 27
9. Wykaz innych podmiotów działających w sieci informacyjnej dotyczących funduszy europejskich na terenie województwa opolskiego oraz podmiotów współpracujących w przedmiotowym zakresie 31
WYKAZ SKRÓTÓW
Wykaz zastosowanych skrótów:
Skrót | Wyjaśnienie skrótu |
ZWO | Zarząd Województwa Opolskiego |
UMWO | Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego |
DPO | Departament Koordynacji Programów Operacyjnych |
OCRG | Opolskie Centrum Rozwoju Gospodarki |
PCIEG | Powiatowe Centrum Informacji Europejskiej i Gospodarczej |
GPI | Główny Punkt Informacyjny |
LPI | Lokalny Punkt Informacyjny |
MRR | Ministerstwo Rozwoju Regionalnego |
NSS | Narodowa Strategia Spójności |
NSRO | Narodowe Strategiczne ramy Odniesienia |
RPO WO 2007-2013 | Regionalny Program Operacyjny Województwa Opolskiego na lata 2007-2013 |
PO WT RCz-RP | Program Operacyjny Współpracy Transgranicznej Republika Czeska-Rzeczpospolita Polska |
PO PT | Program Operacyjny Pomoc Techniczna |
PUP | Powiatowy Urząd Pracy |
WUP | Wojewódzki Urząd Pracy |
ROEFS | Regionalny Ośrodek Europejskiego Funduszu Społecznego |
1. Cel Wytycznych
Celem niniejszych Wytycznych jest szczegółowe określenie zasad i procedur w zakresie funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich w województwie opolskim. Wytyczne zawierają zapisy zgodne z zapisami Standardów funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich przy Urzędach Marszałkowskich (opracowane przez MRR) oraz uwzględniają zalecenia pokontrolne i rekomendacje MRR po przeprowadzonym monitoringu w zakresie udzielania informacji przez konsultantów Sieci.
2. Uczestnicy Sieci Punktów Informacyjnych w województwie opolskim – opis funkcjonowania
Sieć Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich w województwie opolskim tworzą Główny Punkt Informacyjny oraz 11 Lokalnych Punktów Informacyjnych (w każdym mieście powiatowym województwa: w Brzegu, Głubczycach, Kędzierzynie-Koźlu, Kluczborku, Krapkowicach, Namysłowie, Nysie, Oleśnie, Prudniku i Strzelcach Opolskich oraz dodatkowo w Opolskim Centrum Rozwoju Gospodarki w Opolu).
2.1 Główny Punkt Informacyjny (GPI)
1) Miejsce i czas pracy:
GPI funkcjonuje w Referacie Informacji i Promocji Funduszy Strukturalnych w Departamencie Koordynacji Programów Operacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego (DPO UMWO). Nadzór nad realizacją zapisów porozumienia, sprawuje Dyrektor DPO UMWO. GPI zlokalizowany jest w budynku UMWO przy ul. Xxxxxxxxxxx 00 x Xxxxx, w miejscu ogólnodostępnym. Jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, znajduje się na parterze. GPI jest otwarty od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 18.00 oraz w soboty w godzinach od 8.00 do 16.00.
2) Pracownicy Głównego Punktu Informacyjnego:
GPI jest obsługiwany przez 6 pracowników: 3 osoby zajmujące się obsługą punktu informacyjnego (konsultanci) i 1 osoba do koordynacji (koordynator Sieci) oraz 2 osoby zajmujące się rozliczaniem dotacji celowej, zatrudnione w Referacie Wdrażania Projektów Inwestycyjnych DPO UMWO. Pracownicy są zatrudnieni przez Marszałka Województwa Opolskiego, na podstawie stosunku pracy lub innej umowy cywilno-prawnej oraz wykonują powierzone im zadania, zgodnie z zakresem zadań realizowanych przez GPI. Mogą być
wspomagani w swojej pracy przez studentów lub absolwentów odbywających praktyki lub staże. Ponadto konsultanci oraz koordynator Sieci:
⮚ pracują zmianowo, według ustalonych miesięcznych grafików, od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 18.00 (I zmiana w godzinach od 8.00 do 16.00 i II zmiana w godzinach od 10.00 do 18.00 – po dwóch pracowników na każdej zmianie) oraz w soboty od 8.00 do 16.00 (jeden pracownik),
⮚ posiadają szeroką wiedzę z zakresu funduszy europejskich i obsługi klienta,
⮚ posiadają wysokie umiejętności komunikacyjne, przede wszystkim przekazują klientom informacje w sposób przystępny i dostosowują sposób przekazywania informacji do poziomu wiedzy klienta,
⮚ wykazują się wysoką kulturą osobistą oraz posiadają czysty i schludny wygląd,
⮚ raz w roku przechodzą testy wiedzy i kompetencji przeprowadzane przez MRR,
⮚ przechodzą minimum dwa szkolenia rocznie pogłębiające wiedzę z zakresu wykonywanych zadań,
⮚ mają dostęp do platformy intranetowej Baza Wiedzy, w celu podnoszenia kwalifikacji i wiedzy w zakresie wdrażania programów operacyjnych.
3) Stanowiska pracy:
Lokal, w którym funkcjonuje GPI jest wyposażony w:
⮚ meble biurowe:
- niezbędne meble biurowe (krzesło, biurko, szafka przy biurku dla każdego pracownika),
- stolik i krzesła do rozmowy z beneficjentami,
-regały/szafy na przechowywanie dokumentów i materiałów informacyjno – promocyjnych i innych,
- stojaki na materiały informacyjno – promocyjne i publikacje dostępne dla beneficjentów,
⮚ sprzęt komputerowy i biurowy:
- komputer dla każdego pracownika wraz z niezbędnym oprogramowaniem, z dostępem do Internetu i poczty elektronicznej oraz dodatkowo jeden laptop wykorzystywany podczas organizowanych spotkań informacyjno-promocyjnych i szkoleń dla beneficjentów oraz pracowników Sieci,
- wyodrębnione stanowisko komputerowe dla klientów punktu,
- urządzenie wielofunkcyjne,
- niszczarkę dokumentów,
- urządzenie szancujące i bindujące,
- trzy linie telefoniczne do obsługi beneficjentów, w tym jedna dostosowana do odbioru faksu,
⮚ materiały biurowe niezbędne do funkcjonowania punktu,
GPI, ze względu na funkcjonowanie w strukturze UMWO, posiada dostęp do :
⮚ sprzętu do prezentacji multimedialnych,
⮚ sali konferencyjnej dla minimum 40 osób wyposażonej w rzutnik, ekran i odpowiednie nagłośnienie, na potrzeby organizowanych spotkań i szkoleń,
⮚ magazynu, w którym mogą być przechowywane zapasy drukowanych materiałów.
2.2 Lokalne Punkty Informacyjne (LPI)
1) Miejsce i czas pracy:
LPI, funkcjonujące w ramach Sieci Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich w województwie opolskim, są zlokalizowane w większości w siedzibach Starostw Powiatowych. Zadania związane z działalnością LPI w Nysie zostały powierzone Powiatowemu Urzędowi Pracy w Nysie, gdzie mieści się lokalizacja LPI. Natomiast LPI w Opolu zlokalizowane jest w Opolskim Centrum Rozwoju Gospodarki w Opolu.
Wszystkie LPI znajdują się w miejscach ogólnodostępnych, które w miarę możliwości są przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.
LPI są otwarte od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Starostwa Powiatowego/PUP w Nysie/OCRG w Opolu, tj. w godzinach od 7.00 do 16.00, w zależności od godzin pracy jednostki (dokładne dane teleadresowe oraz godziny otwarcia poszczególnych LPI zawarte są w rozdziale 8 niniejszych Wytycznych).
2) Pracownicy Lokalnego Punktu Informacyjnego:
LPI są obsługiwane przez 1 lub 2 pracowników, w zależności od potrzeb, którzy:
⮚ są zatrudnieni odpowiednio: przez starostę powiatu/dyrektora PUP w Nysie/dyrektora OCRG na podstawie stosunku pracy lub innej umowy prawnej,
⮚ posiadają szeroką wiedzę z zakresu funduszy europejskich i obsługi klienta,
⮚ posiadają wysokie umiejętności komunikacyjne, przede wszystkim przekazują klientom informacje w sposób przystępny i dostosowują sposób przekazywania informacji do poziomu wiedzy klienta,
⮚ wykazują się wysoką kulturą osobistą oraz posiadają czysty i schludny wygląd,
⮚ przechodzą minimum dwa szkolenia rocznie pogłębiające wiedzę z zakresu wykonywanych zadań,
⮚ raz w roku przechodzą testy wiedzy i kompetencji przeprowadzane przez MRR,
⮚ wykonują powierzone im zadania, zgodne z zakresem zadań realizowanych przez LPI,
⮚ mogą być wspomagani w swojej pracy przez studentów i absolwentów odbywających praktyki lub staże,
⮚ mają dostęp do platformy intranetowej Baza Wiedzy, w celu podnoszenia kwalifikacji i wiedzy w zakresie wdrażania programów operacyjnych.
3) Stanowiska pracy:
Lokale, w których funkcjonują LPI są wyposażone w:
⮚ meble biurowe:
- niezbędne meble biurowe (krzesło, biurko, szafka przy biurku dla każdego pracownika),
- stolik i krzesła do rozmowy z beneficjentami,
- regały/szafy na przechowywanie dokumentów i materiałów informacyjno – promocyjnych i innych,
- stojaki na materiały informacyjno – promocyjne i publikacje dostępne dla beneficjentów,
⮚ sprzęt komputerowy i biurowy:
- komputer (lub laptop) dla każdego pracownika wraz z niezbędnym oprogramowaniem, z dostępem do Internetu i poczty elektronicznej,
- drukarki oraz materiały i wyposażenie biurowe niezbędne do funkcjonowania punktu,
- aparat telefoniczny przystosowany także do odbioru faksu (wszystkie LPI posiadają przynajmniej jedną linię telefoniczną przeznaczoną do obsługi potencjalnych beneficjentów Funduszy Europejskich).
3. Zadania realizowane przez Sieć Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich
Punkty informacyjne realizują zadania z zakresu prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych (w tym wstępnej pomocy w procesie rozliczania projektów) skierowanych do beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Funduszy Europejskich oraz do społeczności lokalnej. Wszystkie usługi prowadzone prze punkty informacyjne są bezpłatne.
Głównym celem działań informacyjnych i promocyjnych jest podniesienie poziomu
świadomości i wiedzy wśród mieszkańców województwa opolskiego na temat dostępnej
pomocy ze środków Unii Europejskiej oraz maksymalne wykorzystanie środków unijnych dostępnych dla województwa opolskiego.
Pracownicy punktów Informacyjnych nie prowadzą indywidualnych konsultacji w sprawie poprawnego wypełniania wniosków beneficjentów dotyczących dofinansowania projektów z funduszy Unii Europejskiej, natomiast udzielają wstępnej pomocy w procesie rozliczania projektów. W związku z powyższym pracownicy punktów informacyjnych nie są upoważnieni do wypełniania lub poprawiania wniosków beneficjentów, którym udzielane są konsultacje.
Ponadto konsultanci nie mogą polecać klientom usług konkretnych firm konsultingowych, zajmujących się wypełnianiem wniosków.
Usługi informacyjne świadczone przez pracowników punktów informacyjnych nie mają wpływu na ocenę wniosku i przyznanie dotacji.
3.1 Zadania Głównego Punktu Informacyjnego
⮚ koordynacja działalności Sieci Punktów Informacyjnych w województwie opolskim,
⮚ koordynacja wymiany informacji pomiędzy wszystkimi punktami informacyjnymi działającymi na terenie województwa,
⮚ monitorowanie, kontrola i ocena działalności LPI,
⮚ diagnostyka potencjalnego beneficjenta i kierowanie go do odpowiednich instytucji w celu uzyskania szczegółowych informacji,
⮚ udzielanie informacji o możliwościach uzyskania pomocy z odpowiedniego programu Narodowej Strategii Spójności poprzez:
▪ kontakt osobisty,
▪ kontakt telefoniczny,
▪ kontakt korespondencyjny,
▪ kontakt drogą elektroniczną,
⮚ udzielanie wstępnej pomocy beneficjentom w procesie rozliczania projektów dofinansowanych w ramach programów operacyjnych i regionalnych programów operacyjnych, zgodnie z Wytycznymi w sprawie realizacji usługi wsparcia w procesie rozliczania dotacji współfinansowanych z Funduszy Europejskich na lata 2007 – 2013 przez Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich, opracowanych przez MRR (załącznik nr 1 do niniejszych Wytycznych),
⮚ informowanie opinii publicznej o wpływie i efektach wdrażania Funduszy oraz poszczególnych programów europejskich na rozwój województwa,
⮚ organizacja konferencji i spotkań informacyjnych dla potencjalnych beneficjentów lub beneficjentów (minimum raz w miesiącu) oraz organizacja lub uczestnictwo w imprezach lokalnych, wystawach, targach – tzw. mobilny punkt informacyjny, promocja w lokalnych środkach masowego przekazu (uczestnictwo w min. dwóch imprezach rocznie),
⮚ promowanie Funduszy Europejskich poprzez promocję Sieci Punktów Informacyjnych w województwie oraz pozostałych punktów, w których można uzyskać informację w przedmiotowym zakresie,
⮚ gromadzenie i upowszechnianie informacji o dostępnych projektach realizowanych na terenie województwa opolskiego,
⮚ druk materiałów informacyjno-promocyjnych oraz ich dystrybucja (w tym materiałów otrzymanych z MRR) do LPI oraz pozostałych punktów informacyjnych funkcjonujących na terenie województwa,
⮚ podnoszenie wiedzy uczestników Sieci w województwie poprzez organizację szkoleń, a także uczestnictwo w szkoleniach organizowanych przez MRR,
⮚ współpraca z samorządem terytorialnym i instytucjami publicznymi w dziedzinie rozpowszechniania informacji o Funduszach Europejskich,
3.2 Zadania Lokalnych Punktów Informacyjnych
⮚ diagnostyka potencjalnego beneficjenta i kierowanie go do odpowiednich instytucji w celu uzyskania szczegółowych informacji,
⮚ udzielanie informacji o możliwościach uzyskania pomocy z odpowiedniego programu Narodowej Strategii Spójności poprzez:
▪ kontakt osobisty,
▪ kontakt telefoniczny,
▪ kontakt korespondencyjny,
▪ kontakt drogą elektroniczną,
⮚ udzielanie wstępnej pomocy beneficjentom w procesie rozliczania projektów dofinansowanych w ramach programów operacyjnych i regionalnych programów operacyjnych, zgodnie z Wytycznymi w sprawie realizacji usługi wsparcia w procesie rozliczania dotacji współfinansowanych z Funduszy Europejskich na lata 2007 – 2013 przez Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich, opracowanych przez MRR (załącznik nr 1 do niniejszych Wytycznych),
⮚ informowanie opinii publicznej o wpływie i efektach wdrażania Funduszy oraz poszczególnych programów europejskich na rozwój województwa,
⮚ gromadzenie i upowszechnianie informacji o dostępnych projektach realizowanych na terenie województwa,
⮚ uczestnictwo w działaniach o charakterze informacyjno-promocyjnym (szkolenia, seminaria, konferencje) organizowanych bezpośrednio lub przez GPI,
⮚ udział w akcjach promocyjnych, tworzeniu i dystrybucji materiałów promocyjnych (np. biuletyny, ulotki, itp.) we współpracy z GPI,
⮚ uczestnictwo w działaniach promocyjnych (organizacja lub uczestnictwo w imprezach lokalnych, wystawach, targach – tzw. mobilny punkt informacyjny, promocja w lokalnych środkach masowego przekazu – uczestnictwo w minimum dwóch imprezach rocznie),
⮚ podnoszenie wiedzy konsultantów poprzez uczestnictwo w szkoleniach organizowanych przez Główny Punkt Informacyjny oraz przez MRR,
⮚ współpraca i wymiana informacji z GPI w zakresie informacji o ogłoszonych konkursach i naborach, dokumentach programowych, wytycznych oraz informacji o szkoleniach/ konsultacjach/konferencjach itp. (w tym monitorowanie i aktualizowanie informacji na stronach internetowych LPI – strony starostw powiatowych, PUP w Nysie i OCRG – oraz GPI: xxx.xxx.xxxxxxxx.xx,
⮚ współpraca z samorządem terytorialnym i instytucjami publicznymi w dziedzinie rozpowszechniania informacji o Funduszach Europejskich.
4. Udzielanie informacji
Punkty Informacyjne udzielają informacji w formie:
• konsultacji bezpośrednich,
• rozmów telefonicznych,
• korespondencji elektronicznej,
• korespondencji pisemnej.
Wszystkie odpowiedzi na pytania udzielane są w formie, w jakiej zostały zadane chyba,
że beneficjent lub potencjalny beneficjent poprosi o inną formę odpowiedzi.
Korespondencja prowadzona w formie elektronicznej oraz pisemnej podlega archiwizacji odpowiednio w wersji elektronicznej oraz papierowej.
Ponadto, wszystkie konsultacje są archiwizowane w formie tabeli sprawozdawczej stanowiącej Raport merytoryczny z wykonywania Porozumienia (wzór raportu merytorycznego stanowi załącznik nr 2 do niniejszych Wytycznych).
Pracownicy GPI/LPI są zobowiązani przekazywać klientom informacje z zachowaniem najwyższej staranności oraz z uwzględnieniem najlepszej znajomości danego tematu.
Wszelkie usługi muszą być świadczone w sposób rzetelny, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Przekazywane informacje muszą być aktualne, wyczerpujące i zweryfikowane.
Ponadto, pracownicy GPI/LPI muszą przestrzegać następujących zasad:
• nie mogą dyskryminować żadnego klienta,
• nie mogą przyjmować od klientów wynagrodzeń ani gratyfikacji za pomoc świadczoną
w ramach usługi informacyjnej,
• nie mogą wykorzystywać w prywatnych celach i/lub w celach zarobkowych sprzętu, materiałów oraz innych wartości materialnych, niematerialnych i prawnych zakupionych i/lub wyprodukowanych na potrzeby punktu informacyjnego,
• nie mogą bez zgody beneficjenta powielać jego koncepcji/pomysłu projektu, w przypadku zastosowania w nim rozwiązań autorskich o charakterze nowatorskim czy zindywidualizowanym.
4.1 Zasady udzielania informacji
4.1.1 Konsultacje bezpośrednie
Konsultacje bezpośrednie odbywają się w siedzibie punktu informacyjnego GPI/LPI. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą przełożonego pracownika Punktu Informacyjnego, mogą być prowadzone w innych miejscach (w ramach tzw. mobilnego punktu informacyjnego).
Każda konsultacja powinna być ewidencjonowana:
• w zakresie danych personalnych beneficjenta lub potencjalnego beneficjenta (imię, nazwisko, instytucja, adres), terminu i zakresu udzielonej informacji oraz powinna zawierać podpis beneficjenta i konsultanta udzielającego porady (wzór tabeli ewidencyjnej stanowi załącznik nr 3 do niniejszych Wytycznych),
• w zakresie ewaluacji standardów funkcjonowania Punktów Informacyjnych - poprzez
„Ankietę dla klientów punktu informacyjnego” - formularz opracowany przez MRR, wypełniany przez każdą osobę, której udzielono porady bezpośredniej (należy zapewnić urny na wypełnione ankiety). Wypełnione oryginały ankiet LPI dołączają do raportów miesięcznych przekazywanych GPI.
Ponadto, konsultanci powinni nosić odpowiednio oznaczone identyfikatory, zawierające imię i nazwisko konsultanta.
4.1.2 Konsultacje telefoniczne
Konsultacje telefoniczne odbywają się w czasie prowadzenia rozmowy telefonicznej. Każda konsultacja powinna być ewidencjonowana w zakresie danych personalnych beneficjenta lub potencjalnego beneficjenta (imię, nazwisko, instytucja, adres), terminu i zakresu udzielonej informacji oraz powinna zawierać podpis konsultanta udzielającego porady (wzór tabeli ewidencyjnej stanowi załącznik nr 4 do niniejszych Wytycznych). W przypadku konsultacji telefonicznych pracownik rozpoczyna rozmowę od słów:
„Dzień dobry, Punkt Informacyjny w [nazwa miasta], imię i nazwisko…”
Podczas konsultacji bezpośrednich i telefonicznych należy zwrócić uwagę na udzielanie jak najbardziej wyczerpujących odpowiedzi, nawet pomimo braku określonego typu pytań ze strony beneficjenta. Dodatkowo, dla wzmocnienia przekazu, konsultanci na koniec rozmowy powinni upewnić się czy przekazane informacje są zrozumiałe oraz w razie potrzeby zaproponować przesłanie informacji uzupełniających rozmowę, drogą elektroniczną. Zaleca się zadawanie dodatkowych pytań.
4.1.3 Korespondencja elektroniczna
Korespondencja w formie elektronicznej prowadzona jest z oddzielnego adresu poczty elektronicznej każdego z Punktów Informacyjnych. Korespondencja drogą elektroniczną powinna zawierać historię korespondencji. Odpowiedź powinna być przesyłana także
do wiadomości punktu informacyjnego instytucji, do której pytający jest kierowany, o ile taka sytuacja ma miejsce i można jednoznacznie wskazać tę instytucję.
Schemat wiadomości wygląda następująco:
• Logotypy zgodnie z Księgą znaku
• Treść odpowiedzi
• Podpis:
[IMIĘ] [NAZWISKO]
Główny Punkt Informacyjny / Lokalny Punkt Informacyjny
Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego / Instytucja, w której mieści się LPI Ulica, numer budynku
Kod pocztowy, miasto
Numer telefonu (z numerem kierunkowym) Numer faks (z numerem kierunkowym) Adres poczty elektronicznej punktu
Pod każdą odpowiedzią powinna być umieszczona uwaga o treści:
„Informacje podane przez Główny Punkt Informacyjny/Lokalny Punkt Informacyjny nie są oficjalnym stanowiskiem i nie mogą stanowić podstawy do formułowania roszczeń. Punkt Informacyjny ani jego pracownicy nie odpowiadają za błędną interpretację udzielonych informacji, ani za następstwa czynności podjętych na ich podstawie”.
Ponadto, udzielając konsultacji drogą elektroniczną, należy umieszczać zwrot grzecznościowy na początku i końcu odpowiedzi.
Wzór odpowiedzi udzielanej w formie elektronicznej stanowi załącznik nr 5 do niniejszych Wytycznych.
Każda konsultacja powinna być ewidencjonowana w zakresie danych personalnych beneficjenta lub potencjalnego beneficjenta (imię, nazwisko, instytucja, adres), terminu i zakresu udzielonej informacji.
4.1.4 Korespondencja pisemna
Korespondencja pisemna prowadzona jest na papierze firmowym jednostki, na którym uwzględnione będą zasady wizualizacji zawarte w Księdze Identyfikacji Wizualnej w ramach Narodowej Strategii Spójności. Każda odpowiedź korespondencyjna powinna być ewidencjonowana w zakresie danych personalnych beneficjenta lub potencjalnego beneficjenta (imię, nazwisko, instytucja, adres), terminu i zakresu udzielonej informacji.
4.2 Terminowość
4.2.1 Konsultacje bezpośrednie
Konsultacje udzielane są natychmiastowo i bezpośrednio beneficjentowi lub potencjalnemu beneficjentowi. W razie trudności z udzieleniem odpowiedzi na pytanie zadane przez beneficjenta lub potencjalnego beneficjenta, po wcześniejszym wyjaśnieniu i przygotowaniu, konsultant zobowiązany jest do przekazania odpowiedzi, najpóźniej następnego dnia roboczego do godziny 15.00, w formie wskazanej przez beneficjenta lub potencjalnego beneficjenta.
4.2.2 Konsultacje telefoniczne
Konsultacje udzielane są natychmiastowo. W razie trudności z udzieleniem odpowiedzi na zadane pytanie, jest ono zapisywane przez pracownika wraz z numerem telefonu beneficjenta. Pracownik po przygotowaniu odpowiedzi jest zobowiązany do wykonania telefonu zwrotnego, najpóźniej następnego dnia roboczego do godziny 15.00.
4.2.3 Konsultacje w formie elektronicznej i pisemnej
W przypadku pytań w formie elektronicznej i pisemnej odpowiedź powinna być udzielona w ciągu 3 dni roboczych. Jeśli udzielenie odpowiedzi wymaga więcej czasu, to w ciągu 3 dni roboczych należy przesłać do pytającego informację, że w danej sprawie potrzeba więcej czasu na zebranie danych i przygotowanie odpowiedzi. W powyższej sytuacji odpowiedź powinna być wysłana w ciągu 10 dni roboczych.
4.3 Schemat postępowania w przypadku sytuacji problematycznych
Podczas pracy w Punkcie Informacyjnym pracownicy punktów przy kontakcie z klientem mogą się często znaleźć w różnych sytuacjach problematycznych. Poniżej przedstawione są możliwe sposoby postępowania w takich sytuacjach:
1. Wysłuchać klienta nie przerywając.
2. Dostosować ton głosu do klienta, odzwierciedlić postawę klienta.
3. Dopytać klienta co dokładnie się stało. Upewnić się jakie są dokładnie potrzeby klienta. Sparafrazować wypowiedź klienta. Empatycznie okazać zrozumienie.
4. Kontrolować własne emocje. Zachować spokój.
5. Skupić się na faktach, nie na emocjach klienta.
6. Nie oceniać klienta tylko fakty i sytuacje.
7. Powoływać się na akty prawne, przepisy i dokumenty.
8. Nie przerywać, nie udowadniać na siłę własnej racji, nie pouczać klienta, nie umoralniać.
9. Nie odchodzić od tematu, w taktowny sposób wrócić do meritum sprawy.
10. Zachować obiektywizm.
5. Zasady koordynacji Lokalnych Punktów Informacyjnych przez Główny Punkt Informacyjny
5.1 Organizacja i koordynacja działalności i współpracy Lokalnych Punktów Informacyjnych
GPI koordynuje działalność LPI na terenie całego województwa opolskiego. Koordynacja ta polega w szczególności na:
⮚ organizacji sieci punktów informacyjnych w województwie opolskim (zawarcie Porozumień ze Starostwami Powiatowymi, PUP w Nysie i OCRG oraz w razie potrzeby wprowadzanie zmian do ww. Porozumień bądź ich aneksowanie),
⮚ opracowaniu i aktualizacji Wytycznych w zakresie działalności sieci punktów informacyjnych w województwie opolskim, dostosowywanych, w miarę potrzeb, do zaleceń pokontrolnych oraz rekomendacji po przeprowadzanych monitoringach,
⮚ koordynacji współpracy wszystkich LPI w województwie poprzez organizowanie spotkań oraz stworzenie systemu wymiany informacji (w formie newslettera, newslettera specjalnego, Informatora europejskiego i bieżącej korespondencji mailowej i telefonicznej, która uwzględnia dyskusje dotyczące odpowiedzi na trudne pytania beneficjentów),
⮚ organizowaniu i koordynowaniu akcji informacyjno – promocyjnych Sieci na szczeblu regionalnym,
⮚ tworzeniu i dystrybucji materiałów promocyjnych (np. biuletyny, ulotki),
⮚ przekazywaniu dofinansowania do LPI oraz rozliczanie wydatków (przekazywanie finansowania i rozliczanie wydatków odbywa się w trybie wynikającym z Porozumienia w sprawie funkcjonowania na terenie województwa opolskiego systemu informacji o Funduszach Europejskich),
⮚ monitorowaniu przeprowadzanych w województwie działań w szczególności poprzez przygotowanie raportu zbiorczego oraz raportu finansowego obejmującego raporty z LPI i GPI,
⮚ prowadzeniu planowanych i doraźnych kontroli LPI,
⮚ ocenie działalności LPI.
5.2 Komunikacja i wymiana informacji
Współpraca i wymiana informacji GPI z LPI polega na systematycznym aktualizowaniu:
⮚ informacji o ogłoszonych konkursach i naborach,
⮚ informacji o dokumentach programowych, wytycznych,
⮚ informacji o szkoleniach/konsultacjach/konferencjach itp.,
Ponadto współpraca punktów informacyjnych polega na monitorowaniu i aktualizowaniu informacji i aktualności na stronach internetowych LPI (strony starostw powiatowych,
PUP w Nysie, OCRG) oraz GPI x.xx.: xxx.xxx.xxxxxxxx.xx, xxx.xxxx.xxxxx.xx oraz xxx.xxxxxxxx.xx,
Pracownicy GPI i LPI mają dostęp do platformy intranetowej Baza Wiedzy, w celu podnoszenia kwalifikacji i wiedzy w zakresie wdrażania programów operacyjnych.
Ponadto, pracownicy GPI i LPI są zobowiązani do gromadzenia i upowszechniania informacji o dostępnych projektach realizowanych na terenie województwa, informowania opinii publicznej o wpływie i efektach wdrażania Funduszy oraz poszczególnych programów europejskich na rozwój województwa oraz współpracy z samorządem terytorialnym i instytucjami publicznymi w dziedzinie rozpowszechniania informacji o Funduszach Europejskich.
5.3 Zasady kontroli i monitoringu
⮚ kontrolę działalności Sieci (GPI oraz LPI) przeprowadza Departament Informacji, Promocji i Szkoleń Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Podczas kontroli sprawdzana jest prawidłowość wydatkowania środków w ramach Porozumienia, w tym x.xx. zakresy czynności pracowników, spełnianie przez konsultantów standardów jakościowych, rzetelność sporządzania raportów czy zasady wizualizacji. Minister zawiadamia województwo o planowanej kontroli przynajmniej na 7 dni przed jej rozpoczęciem (w przypadku kontroli doraźnej, ww. termin nie musi być dochowany). Odmowa poddania się kontroli lub usunięcia stwierdzonych w czasie kontroli nieprawidłowości, może skutkować rozwiązaniem porozumienia. Szczegółowe informacje dotyczące zakresu kontroli przeprowadzanej przez MRR zawarte są w dokumencie pn. Zasady rozliczania i kontroli dotacji na prowadzenie Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich (załącznik nr 8 do Porozumienia),
⮚ kontrolę działalności LPI przeprowadza Departament Koordynacji Programów Operacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego. Kontrola działań LPI w szczególności polega na przeprowadzaniu kontroli planowych i doraźnych w miejscu prowadzenia działalności informacyjnej. DPO UMWO powiadamia LPI w formie pisemnej o zakresie i dacie planowanej kontroli, w terminie co najmniej 5 dni roboczych przed planowaną kontrolą. W przypadku stwierdzonych nieprawidłowości, LPI zobowiązany jest do ich usunięcia, a DPO UMWO do przeprowadzenia kontroli sprawdzającej na miejscu lub kontroli dokumentacji w siedzibie jednostki kontrolującej. Brak realizacji zaleceń może skutkować rozwiązaniem porozumienia. Kontrola planowa jest przeprowadzana jeden raz w roku,
⮚ ocena działalności LPI odbywa się również poprzez współpracę z wykonawcami badań realizowanych na zlecenie MRR oraz – w uzasadnionych przypadkach i w uzgodnieniu z MRR – poprzez badania przeznaczone na własny użytek i zlecane lub przeprowadzane samodzielnie. GPI ma obowiązek rocznie przeprowadzić minimum jedno działanie mające na celu ocenę działalności punktów informacyjnych. Zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi MRR, GPI przeprowadza działania monitoringowe przede wszystkim z zakresu terminowości i jakości udzielania odpowiedzi (monitoring mailowy i telefoniczny) oraz zasad archiwizacji i wizualizacji, 4 razy w roku. Ocena wiedzy konsultantów LPI odbywa się także poprzez przeprowadzanie dodatkowego testu przez GPI (minimum raz w roku).
5.4. Refundacja kosztów działalności LPI
Działalność LPI finansowana jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013, ze środków budżetu państwa.
Wszystkie wydatki ponoszone przez LPI powinny być zgodne z zapisami Krajowych wytycznych MRR dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013, Wytycznych MRR w zakresie korzystania z pomocy technicznej, Wytycznych Województwa w zakresie funkcjonowania sieci punktów informacyjnych o Funduszach Europejskich, oraz Zasadami rozliczania i kontroli dotacji na prowadzenie Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.
W celu ograniczenia wystąpienia ryzyka wydatków niekwalifikowanych, LPI zobowiązane jest do umieszczenia w opisie działań na dany rok do „Wniosku o przyznanie dotacji na …rok”, bardzo szczegółowych informacji dotyczących planowanych działań i związanych z nimi wydatków , ze wskazaniem podkategorii i tytułu wydatku.
Wniosek składany jest do koordynatora GPI, celem weryfikacji pod względem celowości i kwalifikowalności planowanych wydatków. Po weryfikacji i braku uwag, wniosek po wstępnej akceptacji koordynatora, kierownika Referatu Informacji i Promocji Funduszy Strukturalnych DPO UMWO oraz zastępcy Dyrektora DPO UMWO (złożenie podpisu i pieczęci koordynatora na wniosku) przekazywany jest do pionu rozliczeń finansowych celem ujęcia w jednym wniosku o przyznanie dotacji na dany rok , kierowanym do MRR . Pełna akceptacja wniosku o przyznanie dotacji celowej na dany rok następuje po zaakceptowaniu przez Xxxxxxxx.
W przypadku wystąpienia wątpliwości LPI zwraca się do koordynatora o stanowisko w sprawie kwalifikowalności wydatków LPI. Jeżeli udzielenie informacji w zakresie kwalifikowalności wydatków nie jest możliwe na poziomie koordynatora GPI, zapytanie o opinię kierowane jest do koordynatora w MRR.
Środki na działalność LPI przyznawane są w formie dotacji celowej, na zasadach refundacji za rzeczywiste, poniesione wydatki związane z funkcjonowaniem LPI.
Województwo dopuszcza możliwość zaliczkowania wydatków ponoszonych przez Powiat
/OCRG na działalność LPI w grudniu. Warunkiem przekazania środków jest złożenie przez Starostwo/OCRG do 8 listopada danego roku, wniosku o zaliczkę w formacie zgodnym z załącznikiem nr 5 do Porozumienia. Województwo informuje o przyznaniu zaliczki w ciągu 7 dni roboczych od złożenia poprawnego wniosku. Środki przekazane w formie zaliczki należy wydatkować tylko i wyłącznie do 31 grudnia danego roku. Rozliczenia zaliczki zgodnie z załącznikiem nr 6 do Porozumienia oraz ewentualny zwrot niewykorzystanej części zaliczki należy dokonać do 5 stycznia następnego roku po roku rozliczeniowym. W przypadku nieterminowego rozliczenia zaliczki, Starostwo/OCRG zobowiązane jest do przekazania odsetek od całości przekazanej kwoty liczonych od dnia przekazania środków do dnia dokonania zwrotu.
Zgodnie z treścią zawartego Porozumienia, w terminie do 5 dni roboczych od zakończenia miesiąca Starostwo Powiatowe/OCRG przesyła na adres Województwa wniosek o refundację poniesionych wydatków wraz z zestawieniem wydatków za prowadzenie LPI. Zestawienie wydatków związanych z działalnością LPI odnosić się powinno do zakończonego miesiąca. Przez wydatki odnoszące sie do zakończonego miesiąca rozumie się wydatki, które zostały poniesione w danym miesiącu. Łączna miesięczna kwota wydatków kwalifikowalnych nie może być wyższa, niż kwota danej transzy określona w harmonogramie. Kwota wydatków uwzględnia zarówno wydatki związane z bieżącym funkcjonowaniem LPI jak i realizowane przez LPI działania informacyjne, promocyjne i szkoleniowe. Do zestawienia wydatków, załączyć należy kserokopie wszystkich dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem oraz z ustawą Prawo zamówień publicznych przez osobę upoważnioną, w tym:
− faktury, rachunki oraz inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej,
− listy płac,
− deklaracje ZUS DRA,
− zaliczki za PIT (z oświadczeniem o ujęciu osób objętych projektem i kwoty zaliczek za każdą z osób),
− kopie wyciągów z rachunku bankowego z potwierdzeniami operacji związanych z Porozumieniem,
− delegacje wraz z kserokopią dowodu potwierdzającego przejazd (bilet kolejowy, autobusowy) programem spotkania, zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie oraz uzasadnienie wyjazdu służbowego,
− upoważnienia do podpisywania i potwierdzania dokumentów księgowych (w przypadku nieobecności osoby upoważnionej do podpisywania),
− inne dokumenty, na podstawie których można zweryfikować podane informacje poświadczające rzeczywiste koszty poniesione w wyniku działalności LPI.
Oprócz rozliczeń miesięcznych, Starostwo Powiatowe/OCRG zobowiązane jest do przesyłania rocznych sprawozdań oraz innych sprawozdań finansowych z wykorzystania dotacji celowej na żądanie Województwa.
Zgodnie z ustawą o finansach publicznych, w związku z udzieleniem dotacji celowej, Starostwo/PUP w Nysie/OCRG zobowiązane jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków. Kompletowanie dokumentacji finansowej i sprawdzenie poprawności ujęcia jej w zestawieniu wydatków wraz z przedkładanym wnioskiem o refundację wydatków dokonuje pracownik z pionu finansowo-księgowego. W przypadku wystąpienia istotnych błędów merytorycznych lub uchybień formalno – rachunkowych, bądź gdy przedstawione rozliczenie wymaga udzielenia dodatkowych informacji, zostanie wysłane pismo lub e-mail z wezwaniem LPI do udzielenia stosownych wyjaśnień/usunięcia nieprawidłowości. W przypadku wystąpienia oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych, GPI może nanieść poprawki we własnym zakresie.
Po zakończeniu przez MRR weryfikacji rozliczenia za dany okres, przesyłane jest do LPI pismo informujące o wysokości wydatków kwalifikowanych zaakceptowanych przez Ministerstwo.
W przypadku zgłoszenia uwag przez MRR i nie zaakceptowaniu wydatku jako kwalifikowanego w całości lub w części, przesyłane jest pismo do LPI informujące o wysokości kwoty nie uznanej za kwalifikowaną i o tę kwotę pomniejsza się do przekazania środki dotacji w ramach kolejnego wniosku o refundację wydatków wzywa się Starostwo do dokonania zwrotu środków na wyodrębniony rachunek Województwa. Wydatek w części zakwestionowanej jest wydatkiem niekwalifikowanym podlegającym sfinansowaniu ze środków własnych Starostwa/OCRG. Taka sytuacja rodzi obowiązek dokonania zmiany kwalifikacji wydatków i tym samym należy zadbać o zmianę opisu na dokumencie
źródłowym. Zmiany opisu należy dokonać poprzez dołączenie do oryginału dokumentu (zakwestionowanego wydatku) pisma z Urzędu Marszałkowskiego przedstawiającego brak kwalifikacji wydatku, dokumentu PK- polecenie księgowania, dokumentujące dokonanie zmian w księgach rachunkowych, oraz załączenie wyciągu bankowego potwierdzającego dokonanie przelewu środków własnych Starostwa z rachunku podstawowego na rachunek wyodrębniony Projektu i dokonanie zwrotu na rachunek Województwa. W treści polecenia przelewu należy określić tytuł zwrotu, np. „ zwrot dotacji – wydatek niekwalifikowany”.
5.5 Przechowywanie dokumentów
Obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów wynikają z art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. oraz art. 19 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. Ponadto, archiwizacja dokumentów powinna być zgodna z zasadami PO PT w przedmiotowym zakresie:
⮚ beneficjent przechowuje w swojej siedzibie dokumentację związaną z realizacją projektu. Może on powierzyć przechowywanie dokumentacji podmiotowi zewnętrznemu, zachowując przy tym pełną odpowiedzialność za stan i okres przechowywania dokumentacji. Jeżeli przechowywanie dokumentacji zostało powierzone podmiotowi zewnętrznemu, w razie kontroli ze strony Instytucji Zarządzającej muszą one być okazane w siedzibie beneficjenta.
⮚ do dokumentacji związanej z realizacją projektu należy:
• wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami (kopia dokumentu przesłanego do Instytucję Zarządzającą lub drugi oryginał), który zawiera plan finansowy projektu,
• informacja dla beneficjenta o wyniku oceny Wniosku o dofinansowanie,
• decyzja o dofinansowaniu realizacji projektu wraz z ewentualnymi decyzjami zmieniającymi lub Umowa/Porozumienie o dofinansowaniu realizacji projektu wraz z ewentualnymi aneksami,
• specyfikacje techniczne (jeżeli zgodnie z charakterystyką zadań realizowanych w ramach projektu jest to wymagane),
• dokumentacja z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
• sprawozdania z postępu prac (jeżeli zgodnie z charakterystyką zadań realizowanych w ramach projektu jest to wymagane),
• dowody wykonania obowiązków w zakresie zapewnienia informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską, zgodnie
z wymogami (mogą być to np.: zdjęcia i odpowiednio oznakowane listy obecności ze spotkań, instrukcje wyjazdowe i delegacje wskazujące na poinformowanie osoby udającej się w podróż służbową o finansowaniu wyjazdu ze środków wspólnotowych, odpowiednio oznakowane certyfikaty ze szkoleń, naklejki na sprzęcie zakupionym ze środków wspólnotowych),
• protokół z kontroli, raport z audytu, otrzymane zalecenia lub inne równoważne dokumenty otrzymane po kontroli lub audycie przeprowadzonych przez Instytucję Zarządzającą lub też inne organy upoważnione do przeprowadzania kontroli i audytu,
• faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, za pomocą których są dokumentowane wydatki. W odniesieniu do wkładu niepieniężnego lub amortyzacji uznanych za koszt kwalifikowany, beneficjent jest zobowiązany do dokumentowania ich w sposób, który zapewni przechowywanie informacji analogicznych do ujmowanych w zestawieniu dokumentów finansowych.
⮚ na każdym etapie weryfikacji Wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca może zażądać przekazania przez beneficjenta:
• poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej,
• poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii umów lub innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągnięcia zobowiązania,
• dowodów zapłaty lub innych dokumentów poświadczających poniesienie wydatków,
• protokołów odbioru lub innych dokumentów poświadczających dostarczenie towaru lub wykonanie usługi,
⮚ jeżeli poszczególne dokumenty beneficjent przygotował w kilku wersjach (np.: w związku z korygowaniem Wniosku o płatność beneficjent przekazywał Instytucji Zarządzającej dwie wersje Wniosku), wszystkie wersje wraz z towarzyszącą korespondencją muszą być przechowywane w dokumentacji projektu. Beneficjent może posiadać część dokumentacji w dziale księgowości, kadr lub zamówień publicznych. Podczas kontroli musi on udostępnić kontrolerom Instytucji Zarządzającej wspomniane dokumenty. Niezależnie od powyższego kopie takich dokumentów jak faktury czy delegacje służbowe muszą być przechowywane w komórce odpowiedzialnej za realizację projektu,
⮚ dokumenty są przechowywane przez beneficjenta co do zasady przez okres 3 lat od zamknięcia Programu lub 3 lat następujących po roku, w którym dokonano częściowego zamknięcia,
⮚ informacje przechowywane są w formie papierowej. Dokumenty, które zostały przekazane w formie elektronicznej, są przechowywane także w tej formie,
⮚ beneficjent jest zobowiązany do stosowania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich operacji gospodarczych związanych z projektem (wybór należy do beneficjenta). Niezależnie od przyjętego rozwiązania musi istnieć możliwość jednoznacznego i przejrzystego powiązania poniesionych wydatków z wydatkami zadeklarowanymi do Instytucji Zarządzającej we Wnioskach o płatność,
⮚ beneficjent ma obowiązek zapewnić ochronę danych osobowych w związku z gromadzeniem informacji związanych z realizacją projektu.
Szczegółowe zasady PO PT w zakresie archiwizacji zawarte są w Poradniku dla beneficjenta PO PT (dokument dostępny jest na stronie internetowej pod adresem: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx).
Ponadto, obowiązki Starostw Powiatowych/PUP w Nysie/OCRG w zakresie archiwizacji dokumentów dot. działalności LPI wynikają z regulacji prawa krajowego oraz obowiązujących w tej materii wewnętrznych uregulowań. Z uwagi na fakt, iż od lipca 2010 r. koszty podlegają refundacji na podstawie dokumentacji Starostw Powiatowych/PUP w Nysie/OCRG, w ramach których funkcjonują LPI, każde Starostwo/PUP w Nysie/OCRG zobowiązane jest przesyłać na bieżąco, do Województwa, wszystkie potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów związanych z działalnością LPI, na oryginałach których dokonano korekt lub uzupełnień.
Segregatory zawierające dokumenty związane z realizacją Porozumienia powinny być odpowiednio opisane, tj. w opisie segregatora należy umieścić znak „Punkt Informacyjny” oraz UE, numer Porozumienia, opis merytoryczny i ewentualnie logo/herb instytucji/ województwa (wzór oznaczenia segregatora stanowi załącznik nr 6 do niniejszych Wytycznych).
Należy zwrócić również uwagę na archiwizowanie pełnej ścieżki realizacji umowy od momentu ogłoszenia zamówienia do otrzymania końcowej usługi w ramach zawartej umowy (np. egzemplarze przykładowe publikacji lub gadżetów, dokumentacja fotograficzna, audio-video).
5.6 Sposób oceny działalności LPI
Monitoring realizacji zadań LPI odbywa się poprzez weryfikację raportów miesięcznych oraz rocznych składanych przez pracowników LPI oraz monitorowanie jakości udzielanych informacji i spełniania standardów Sieci Punktów Informacyjnych poprzez różnego rodzaju
działania monitoringowe (wizyty monitoringowe, monitoring mailowy/telefoniczny w zakresie udzielania informacji, monitoring stron internetowych) przeprowadzane przez GPI.
5.7 Zasady i terminy przygotowania raportów monitorujących
Punkty Informacyjne w województwie zobowiązane są do opracowywania raportów finansowych, merytorycznych i statystycznych z działalności. Procedura przygotowania raportów wygląda w następujący sposób: LPI przygotowują raporty z prowadzonych działań, przekazują je do GPI. GPI przeprowadza wstępną weryfikację raportów LPI, następnie przygotowuje tabele zbiorcze dla całego województwa i przesyła do MRR razem z wnioskiem o przekazanie kolejnej transzy dotacji. LPI zobowiązane są do przygotowania swoich raportów w terminach i zakresie ustalonym z GPI, tj.:
⮚ raporty miesięczne – przygotowywane są na formularzu raportu w terminie do 5 dni roboczych następnego miesiąca po miesiącu obje tym raportem,
⮚ raporty roczne – przygotowywane na formularzu raportu w terminie do 5 stycznia następnego roku.
Wzór raportu merytorycznego stanowi załącznik nr 2 do niniejszych Wytycznych. Szczegółowy zakres raportów i terminy ich przedkładania do MRR zawarte są w porozumieniu w sprawie funkcjonowania na terenie województwa Systemu Informacji o Funduszach Europejskich.
6. Wizualizacja Sieci Punktów Informacyjnych w województwie opolskim
Wizualizacja Punktów Informacyjnych musi uwzględniać zasady określone w Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności, Księdze Znaku Narodowej Strategii Spójności oraz inne zasady wynikające z Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006. GPI zapewnia spójną wizualizację wszystkich Punktów Informacyjnych funkcjonujących ramach Sieci regionalnej.
Zgodnie z Zasadami stosowania znaku "Punkt Informacyjny" z 20.10.2010 r., opracowanymi przez Departament Informacji, Promocji i Szkoleń w MRR (załącznik nr 7 do niniejszych Wytycznych), w każdej sytuacji, w której do tej pory wykorzystywany był przez Sieć znak Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna lub Narodowej Strategii Spójności, należy stosować znak "Punkt Informacyjny". Występuje on obowiązkowo w towarzystwie z emblematem Unii Europejskiej. W zestawieniu ze znakami uzupełniającymi znak "Punkt Informacyjny" umieszczany jest zawsze z lewej strony, natomiast emblemat Unii Europejskiej
z prawej. Znaki uzupełniające (np. herb województwa) mogą zostać umieszczone wyłącznie w przestrzeni pomiędzy tymi znakami.
Szczególną uwagę należy zwrócić na oznakowanie umów oraz dokumentów dotyczących realizacji projektu, na których powinna znaleźć się również informacja o współfinansowaniu z programu Operacyjnego Pomoc Techniczna.
Wizualizacja Sieci Punktów Informacyjnych powinna umożliwić ich łatwą identyfikację i powinna uwzględniać:
• odpowiednie oznakowanie budynku, w którym znajduje się punkt informacyjny – oznakowanie budynku powinno obejmować umieszczenie tabliczki z informacją o Punkcie Informacyjnym o Funduszach Europejskich. Tabliczka ta jest wyłącznie tabliczką informacyjną dla beneficjentów o funkcjonowaniu w budynku Punktu Informacyjnego. Powinien być na niej odpowiednio wyeksponowany logotyp „Punkt Informacyjny”,
• zamieszczenie odpowiedniej tabliczki na drzwiach wejściowych do punktu informacyjnego z danymi teleadresowymi i godzinami otwarcia punktu – tabliczki powinny zawierać obowiązkowe dla dużych materiałów informacje: emblemat UE, odwołanie słowne do UE, odwołanie słowne do EFRR, znak „Punkt Informacyjny”, a opcjonalnie jest możliwe: logo/herb instytucji/województwa, informacja o współfinansowaniu projektu,
• wygląd pomieszczenia, w którym świadczone są usługi udzielania informacji – wnętrze pomieszczenia powinno być zagospodarowane w sposób nie budzący wątpliwości beneficjentów lub potencjalnych beneficjentów, iż znajdują się w punkcie informacyjnym: materiały informacyjne powinny być umieszczone w miejscu widocznym i dostępnym dla osób przychodzących do Punktu,
• wizualizację spotkań informacyjnych – w przypadku organizacji regionalnych spotkań informacyjnych i promocyjnych, takich jak konferencje, seminaria, targi i wystawy dotyczące Programów wynikających z NSS, organizatorzy zobligowani są do umieszczenia w widocznym miejscu: znaku „Punkt Informacyjny”, emblematu UE z napisami „Unia Europejska” i „Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego” oraz informacji dotyczących finansowania kosztów spotkania, w przypadku gdy jest ono finansowane ze środków UE: „Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna na lata 2007-2013 realizowany we współpracy z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego”,
• odpowiednie oznakowanie stron internetowych poszczególnych punktów (strony Starostw powiatowych/PUP w Nysie/OCRG w Opolu/strona RPO WO) poprzez zastosowanie
odpowiednich logotypów oraz umieszczenie informacji o współpracy z MRR oraz źródłach finansowania projektu: „Projekt System Informacji o Funduszach Europejskich, w ramach którego działa Sieć Punktów Informacyjnych o Funduszach Europejskich w województwie opolskim, realizowany jest we współpracy z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna oraz ze środków budżetu państwa”. Na stronach internetowych powinno znajdować się również informacja odnosząca się do Standardów funkcjonowania punktów informacyjnych:
„Punkty informacyjne świadczą usługi w oparciu o Standardy Działania Punktów Informacyjnych, opracowane przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego” (link do strony: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/XX/Xxxxxx/Xxxxxxxxx_xxxxxxxx a_punktow.aspx). Ze strony głównej podmiotu prowadzącego dany punkt informacyjny powinno być widoczne odwołanie do informacji o punkcie,
• odpowiednie oznaczenie wyposażenia (sprzętu) naklejkami z informacją o współfinansowaniu zakupu ze środków EFRR, otrzymanymi z GPI,
• odpowiednie oznakowanie segregatorów zawierających dokumentację projektową
– opisy na segregatorach powinny zawierać nr Porozumienia oraz odpowiednie logotypy (wzór oznakowania segregatorów stanowi załącznik nr 6 do niniejszych Wytycznych).
W przypadku zmiany zasad wizualizacji przez MRR, Wytyczne w przedmiotowym zakresie będą na bieżąco aktualizowane.
7. Koordynacja działań informacyjnych w województwie opolskim
7.1 Wymiana informacji w dziedzinie podejmowanych działań informacyjnych i promocyjnych przez wszystkie punkty informacyjne działające na terenie województwa
GPI zapewnia organizację spotkań/szkoleń dla pracowników punktów informacyjnych w zakresie wymiany informacji, bieżących problemów oraz podnoszenia wiedzy o funduszach strukturalnych i obsłudze klienta. Ponadto pracownicy punktów informacyjnych mają dostęp do platformy intranetowej Baza Wiedzy, w celu podnoszenia kwalifikacji i wiedzy w zakresie wdrażania programów operacyjnych oraz bieżącej weryfikacji posiadanych informacji. Pracownicy punktów informacyjnych są zobowiązani również do brania udziału w szkoleniach/ spotkaniach organizowanych przez MRR.
7.2 Dystrybucja publikacji do innych sieci/punktów oraz instytucji użyteczności publicznej
GPI, przy pomocy LPI, będzie opracowuje i wydaje różnego rodzaju materiały informacyjne i promocyjne. Partnerzy są zaangażowani w dystrybucję materiałów informacyjnych i promocyjnych na temat wszystkich Programów Operacyjnych wynikających z Narodowej Strategii Spójności do potencjalnych beneficjentów funduszy unijnych, środowisk lokalnych, społecznych i gospodarczych zainteresowanych tematyką funduszy strukturalnych. Materiały dystrybuowane w GPI i LPI są bezpłatne.
Materiały przekazywane są do GPI przez MRR lub inne specjalistyczne punkty informacyjne działające w ramach poszczególnych Programów Operacyjnych (np. Regionalne Ośrodki Europejskiego Funduszu Społecznego).
GPI – koordynując zarządzanie informacją o Funduszach Europejskich w regionie – organizuje dystrybucję materiałów do LPI oraz pozostałych specjalistycznych punktów informacyjnych w ramach Programów Operacyjnych. GPI zapewnia również dostęp do podstawowych danych o punktach informacyjnych (LPI lub GPI) w ważniejszych instytucjach/miejscach użyteczności publicznej w regionie. Dane te w szczególności obejmują: adres siedziby, numer telefonu, adres poczty elektronicznej oraz adres strony internetowej punktu.
Ponadto poprzez platformę intranetową Baza Wiedzy oraz korespondencję mailową są przekazywane informacje o wszystkich wydarzeniach informacyjnych lub promocyjnych organizowanych w regionie przez podmioty w Sieci (GPI i LPI) lub inne podmioty zaangażowane w informowanie społeczeństwa o Funduszach Europejskich.
GPI regularnie monitoruje dostępność materiałów w LPI, zbiera zapotrzebowanie i w postaci zagregowanej zgłasza je w formie elektronicznej do MRR lub – w odpowiedniej formie – do innych instytucji zaangażowanych w informowanie społeczeństwa o możliwościach skorzystania z Funduszy Europejskich.
7.3 Organizacja komunikacji między poszczególnymi sieciami/punktami
W województwie opolskim funkcjonuje sieć 15 punktów informacyjnych, w tym punkt informacyjny w DPO UMWO stanowiący pierwsze źródło kontaktu dla beneficjentów, który współpracuje z siecią punktów informacyjnych wspierających potencjalnych beneficjentów w Instytucjach Pośredniczących II stopnia oraz punktami informacyjnymi w powiatach (poprzez sieć LPI). Punkty informacyjne służą zapewnieniu wszystkim zainteresowanym
informacji na temat możliwości wsparcia z dostępnych programów operacyjnych w ramach Narodowej Strategii Spójności.
W zakresie efektywnego i sprawnego prowadzenia działań informacyjnych GPI współpracuje z punktami informacyjnymi w następujących instytucjach:
⮚ Punkt Informacyjny zlokalizowany w strukturze Instytucji Koordynującej NSRO,
⮚ Punkt Informacyjny dla przedsiębiorców zlokalizowany w OCRG w Opolu,
⮚ Punkt Informacyjny zlokalizowany w WUP w Opolu,
⮚ Punkt Informacyjny w ROEFS w Opolu,
⮚ Regionalny Punkt Kontaktowy dla PO WT RCz-RP w DPO UMWO,
oraz z sieciami punktów tj.:
⮚ Regionalne Centrum Informacji Europejskiej zlokalizowane w Domu Europejskim funkcjonującym przy Fundacji Rozwoju Śląska i Wspierania Inicjatyw Lokalnych w Opolu,
punkty konsultacyjne sieci:
⮚ Krajowego Systemu Usług powoływane na mocy porozumienia ramowego z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości:
- Izba Rzemieślnicza w Opolu,
- Stowarzyszenie „Promocja Przedsiębiorczości” w Opolu,
⮚ punkt informacyjny EUROPE DIRECT zlokalizowany w Opolskim Centrum Rozwoju Gospodarki w Opolu.
⮚ Regionalny Sekretariat Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich
8. Dane teleadresowe i kontakt do sieci punktów informacyjnych w województwie opolskim
⮚ Główny Punkt Informacyjny
ul. Xxxxxxxxxxx 00
45-083 Opole
tel. 77/ 00 00 000,721,722
fax: 77/ 00 00 000
godziny otwarcia: poniedziałek – piątek: 8.00 – 18.00, sobota: 8.00 – 16.00 xxxx@xxxxxxxx.xx
xxx.xxxxxxxx.xx; xxx.xxx.xxxxxxxx.xx
⮚ Lokalny Punkt Informacyjny w Opolskim Centrum Rozwoju Gospodarki w Opolu
ul. Xxxxxxxxxxxxx 0X 00-000 Xxxxx
tel. 77/ 00-00-000
77/ 00-00-000
77/ 00-00-000
fax: 00 00 00 000
godziny otwarcia: poniedziałek – piątek: 7.30 – 15.30 xxxx@xxxx.xxxxxxxx.xx
⮚ Lokalny Punkt Informacyjny przy Starostwie Powiatowym w Brzegu
ul. Xxxxxxxxxxxx 00
49-300 Brzeg
tel. 00 000 00 00
fax: 00 000 00 00
godziny otwarcia: poniedziałek-piątek: 7.15 – 15.15 xxx@xxxxx-xxxxxx.xx
⮚ Lokalny Punkt Informacyjny przy Starostwie Powiatowym w Głubczycach
ul. Xxxxxxxxxxxxxx 00
48-100 Głubczyce
tel. 00 000 00 00
fax: 00 000 00 00
godziny otwarcia: poniedziałek:7.30-16.00, wtorek-czwartek: 7.30 - 15.30, piątek: 7.30 - 15.00
xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
⮚ Lokalny Punkt Informacyjny przy Starostwie Powiatowym w Kędzierzynie-Koźlu
Xxxx Xxxxxxxx 0
47-220 Kędzierzyn-Koźle
tel. 00 000 00 00
tel./fax: 00 000 00 00
godziny otwarcia: poniedziałek: 8.00 -16.00, wtorek – piątek: 7.00 – 15.00 xxx@xxxxxx.xxxxxxxxxx-xxxxx.xx
xxx.xxxxxx.xxxxxxxxxx-xxxxx.xx
⮚ Lokalny Punkt Informacyjny przy Starostwie Powiatowym w Kluczborku
ul. Xxxxxxxxx 0
46-200 Kluczbork
tel. 00 00 00 000 w. 180, 183
fax. 00 00 00 000
godziny otwarcia: poniedziałek: 8.00 -16.00, wtorek – piątek: 7.00 – 15.00 xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
⮚ Lokalny Punkt Informacyjny przy Starostwie Powiatowym w Krapkowicach
ul. Xxxxxxxxxxx 0
47-303 Krapkowice
tel. 00 00 00 000
fax. 00 00 00 000
godziny otwarcia: poniedziałek – piątek: 7.30 – 15.30 xxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
⮚ Lokalny Punkt Informacyjny przy Starostwie Powiatowym w Namysłowie
Xxxx Xxxxxxxx 00 x 00-000 Xxxxxxxx
tel. 00 00 00 000 w. 204
fax. 00 00 00 000
godziny otwarcia: poniedziałek: 8.00-16.00, wtorek-czwartek: 7.30-15.30, piątek: 7.00-15.00
xxxxx@xxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxx.xx
⮚ Lokalny Punkt Informacyjny przy Starostwie Powiatowym w Nysie
ul. Xxxxxxxxxx 00
48-300 Nysa
tel. 00 00 00 000
fax: 00 00 00 000
godziny otwarcia: poniedziałek – piątek: 7.00 – 15.00 xxx@xxx.xxxx.xx
⮚ Lokalny Punkt Informacyjny przy Starostwie Powiatowym w Oleśnie
ul. Dębowa 3
46-300 Olesno
tel. 00 00 00 000
fax: 00 00 00 000
godziny otwarcia: poniedziałek, środa, czwartek: 7.30-15.30, wtorek: 7.30-16.00, piątek: 7.30-15.00
xxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
⮚ Lokalny Punkt Informacyjny przy Starostwie Powiatowym w Prudniku
ul. Xxxxxxxxxx 00
48-200 Prudnik
tel. 00 00 00 000, 771
fax. 00 00 00 000, 771
godziny otwarcia: poniedziałek – piątek: 7.30 – 15.30 xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx ; xxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx
⮚ Lokalny Punkt Informacyjny przy Starostwie Powiatowym w Strzelcach Opolskich
ul. Xxxxxxxxxxx 0
47-100 Strzelce Opolskie
tel. 00 00 00 000
fax. 00 00 00 000
godziny otwarcia: poniedziałek: 8.00 -16.00, wtorek – piątek: 7.30 – 15.30 xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
9. Wykaz innych podmiotów działających w sieci informacyjnej dotyczących funduszy europejskich na terenie województwa opolskiego oraz podmiotów współpracujących w przedmiotowym zakresie
⮚ Punkt informacyjny zlokalizowany w OCRG w Opolu: ul. Xxxxxxxxxxxxx 0X
45-716 Opole
tel.: 77/00 00 000
fax: 77/00 00 000
e-mail: xxxx@xxxx.xxxxxxxx.xx xxx.xxxx.xxxxxxxx.xx
⮚ Punkt informacyjny zlokalizowany w WUP w Opolu: ul. Xxxxxxxxx 00
45-315 Opole
tel.: 77/00 00 000
fax: 77/00 00 000
e-mail: xxxxxxxxx@xxx.xxxxx.xx xxx.xxxx.xxxxx.xx
⮚ Punkt informacyjny w ROEFS w Opolu: Dom Współpracy Polsko-Niemieckiej xx. 0-xx Xxxx 00/0
45-068 Opole
tel.: 77/000 00 00
fax: 77/000 00 00
e-mail: xxxx_xxxxx@xxxxx.xx xxx.xxxxx.xxxxx.xx
⮚ Regionalny Punkt Kontaktowy dla PO WT RCz-RP w Departamencie Koordynacji Programów Operacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego w Opolu:
ul. Xxxxxxxxxxx 00
45-083 Opole
tel.: 77/00 00 000 wew. 107, 108
fax: 77/00 00 000
xxx.xxx.xxxxxxxx.xx; xxx.xx-xx.xx/xx
⮚ Regionalne Centrum Informacji Europejskiej przy Fundacji Rozwoju Śląska i Wspierania Inicjatyw Lokalnych w Opolu,
ul. Xxxxxxxxxxx 00
45-364 Opole
tel. 77/000 00 00, 77/000 00 00
fax. 77/000 00 00
e-mail: xxxx@xxxxxxxx.xxxxx.xx xxx.xxxx.xxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx
⮚ punkt Informacyjny PROW w Departamencie Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego w Opolu:
ul. Xxxxxxx 00
45 – 057Opole tel. 77/0000000 fax: 077) 0000000
e-mail: xxxx.xxxx@xxxx.xxxxx.xx xxx.xxxx.xxxxx.xx/XXXX
⮚ punkt kontaktowy PROW w Oddziale Regionalnym Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w Opolu
ul. Xxxxxxxxxx 000 X 00 – 000 Xxxxx
tel. 000 00 00/01
fax: 77/457 40 78f
e-mail: xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx xxx.xxxxx.xxx.xx
⮚ punkty konsultacyjne sieci Krajowego Systemu Usług powoływane na mocy porozumienia ramowego z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości:
⮚ Stowarzyszenie „Promocja przedsiębiorczości”
ul. Damrota 4
45-064 Opole
tel. 77/ 000 00 00
fax: 77/ 000 00 00
e mail: xxxxxxxx@xxx.xxxxx.xx xxx.xxx.xxxxx.xx
⮚ Izba Rzemieślnicza w Opolu
ul. Xxxxxxxxx 00
45-061 Opole
tel. 77/000-00-00
fax. 77/ 000 00 00 w. 32
e-mail: xxxx@xxxxxxxx.xxxxx.xx xxx.xxxxxxxx.xxxxx.xx
⮚ Opolski Regionalny Fundusz Poręczeń Kredytowych Sp. z o.o. w Opolu ul. Kołłątaj 11/28
45 – 064 Opole
tel. 77/000 00 00
fax: 77/000 00 00
e-mail: xxxxx@xxxxx.xxxxx.xx xxx.xxxxx.xxxxx.xx
⮚ Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska I Gospodarki Wodnej w Opolu ul. Xxxxxxxxx 00
45 – 018 Opole
tel. 77/000 00 00
fax: 77/000 00 00 wew. 119
e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxxxx.xx xxx.xxxxxxx.xxxxx.xx
⮚ Opolska Izba Gospodarcza ul. Xxxxxxxxx 00
45-075 Opole
tel/fax 00 000 00 00, 00 000 00 00
e-mail: xxx@xxx.xxxxx.xx xxx.xxx.xxxxx.xx
⮚ Akademicki Inkubator Przedsiębiorczości Politechniki Opolskiej ul. Xxxxxxxxxxx 00
45 – 758 Opole
tel. 77/000 00 00
fax: 77/000 00 00
e-mail: xxx@xx.xxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx.xxxxx.xx
⮚ Akademicki Inkubator Przedsiębiorczości Uniwersytetu Opolskiego ul. Xxxxxxxxxxx 00
45-054 Opole
tel/fax: 77/ 000 00 00
e-mail : xxxxxxxxx@xxx.xxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xxx.xxxxx.xx
Załączniki:
Załącznik nr 1 Wytyczne w sprawie realizacji usługi wsparcia w procesie rozliczania dotacji współfinansowanych z Funduszy Europejskich na lata 2007-2013 przez Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich
Załącznik nr 2 Wzór raportu merytorycznego
Załącznik nr 3 Wzór tabeli ewidencyjnej w zakresie konsultacji bezpośredniej Załącznik nr 4 Wzór tabeli ewidencyjnej w zakresie konsultacji telefonicznej Załącznik nr 5 Wzór odpowiedzi udzielanej w formie elektronicznej Załącznik nr 6 Wzór oznaczenia segregatora
Załącznik nr 7 Zasady stosowania znaku „Punkt Informacyjny”
Opracowała:
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx
Referat Informacji i Promocji Funduszy Strukturalnych Departament Koordynacji Programów Operacyjnych Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego Opole, 12 maja 2011 r.
Raport merytoryczny miesięczny/roczny* z wykonania Porozumienia Nr ……..
Lokalny Punkt Informacyjny w ………………………
* - niepotrzebne skreślić
OD | DO | |
Okres raportowania | ||
Osoba odpowiedzialna za przygotowanie raportu | ||
telefon z kierunkowym | ||
Data przygotowania raportu | ||
I. Działania informacyjne
Liczba udzielonych konsultacji
FORMA UDZIELONYCH KONSULTACJI | LICZBA | |
ogółem | w zakresie rozliczania i kontroli projektów | |
Konsultacje bezpośrednie | ||
Konsultacje drogą elektroniczną | ||
Konsultacje drogą korespondencyjną (pisma) | ||
Konsultacje drogą telefoniczną | ||
Razem | ||
KOMENTARZ:
Profil klienta i usługi: kto pyta ? (indywidualna osoba, podmioty publiczne lub prawne), przeważający rodzaj zapytań jeśli taki występuje
Mobilne Punkty Informacji
MOBILNE PUNKTY INFORMACJI | |||||
Lp. | DATA | MIEJSCE | TEMATYKA | JEDNOSTKA PROWADZĄCA | UWAGI |
KOMENTARZ:
Spotkania informacyjne dla beneficjentów
SPOTKANIA INFORMACYJNE DLA BENEFICJENTÓW | |||||
Lp. | DATA | TEMAT | ODBIORCY | LICZBA UCZESTNIKÓW | UWAGI |
KOMENTARZ:
II. Działania promocyjne
(np. udział w imprezach, druk/dystrybucja broszur, ulotek, zamieszczanie informacji na stronach internetowych, w prasie itp.)
Kampanie radiowe, prasowe, telewizyjne itp.
Lp. | DATA | OPIS DZIAŁANIA | MIEJSCE, ZASIĘG, ODBIORCY (np. nazwa i nakład gazety, nazwa stacji radiowej lub telewizyjnej – liczba wyemitowanych spotów itd.) |
KOMENTARZ:
Udział w festynach i imprezach plenerowych
Lp. | DATA | OPIS DZIAŁANIA | MIEJSCE |
KOMENTARZ:
III. Współpraca z innymi jednostkami
(np. podejmowane działania wspólnie z GPI, kontakty z innymi instytucjami itp.)
Lp. | DATA | OPIS DZIAŁANIA | JEDNOSTKI ZAANGAŻOWANE |
KOMENTARZ:
IV. Udział pracowników LPI w szkoleniach
Lp. | DATA | TEMAT SZKOLENIA | ILOŚĆ PRACOWNIKÓW UCZESTNICZĄCYCH W SZKOLENIU | ORGANIZATOR |
KOMENTARZ:
V. Inne działania
VI. Napotkane problemy
………………………………………. ……….………..………………………
Podpis pracownika LPI Podpis Starosty/Dyrektora OCRG/ Dyrektora PUP w Nysie
…………………………………..……
Miejscowość, data
Instrukcja raportowania
Konsultacje
• raportowane są odpowiedzi udzielone przez Punkt – niezależnie od proporcji opłacanych przez MRR etatów konsultantów,
• raportowane są odpowiedzi merytoryczne dot. bezpośrednio Funduszy (nie wliczają się zapytania np. o dane kontaktowe),
• w szczególnej sytuacji, gdy konsultant nie może udzielić odpowiedzi na pytanie – udzielenie informacji o danych instytucji, do której klient powinien się zgłosić można zaliczyć jako udzieloną odpowiedź.
Wizyta bezpośrednia:
• do raportu wliczają się zapytania złożone osobiście w Punktach oraz indywidualne konsultacje w ramach Mobilnych Punktów Informacyjnych,
• uczestnicy spotkań informacyjnych nie są wliczani do raportu jako ‘wizyty bezpośrednie’, ale jeśli po zakończeniu spotkania zgodnie z programem odbywają się dodatkowe indywidualne konsultacje – odpowiedzi udzielone w ramach takiej konsultacji wliczają się jako wizyty bezpośrednie,
• konsultacje udzielone w ramach promocyjnych imprez plenerowych nie wliczają się do raportu,
• wizyty, które ograniczają się tylko do wydania publikacji, bez udzielenia odpowiedzi na zapytanie nie wliczają się do raportu
Odpowiedź telefoniczna:
Do raportu wlicza się każdą rozmowę telefoniczną, w której udzielana jest odpowiedź na zapytanie dot. Funduszy (nie wliczają się zapytania o funkcjonowanie Punktów itp.)
Odpowiedź drogą elektroniczną
• do raportu wliczają się maile, w których udzielana jest odpowiedź na zapytanie dotyczące Funduszy (nie wliczają się zapytania o funkcjonowanie Punktów, maile powiadamiające o udzieleniu odpowiedzi w ciągu trzech dni itp.),
• odpowiedź elektroniczna będąca kontynuacją wcześniejszego maila jest wliczana jako osobna odpowiedź,
• w sytuacji, gdy w jednym mailu zadano dwa odrębne i powiązane ze sobą pytania dotyczące Funduszy mail raportuje się jako jedną odpowiedź.
Dyżury ekspertów
W przypadku organizacji dyżurów ekspertów, np. z Opolskiego Regionalnego Funduszu Poręczeń Kredytowych w LPI, konsultacje należy ewidencjonować jako konsultacje bezpośrednie (w tabeli ewidencyjnej w zakresie konsultacji bezpośrednich).
Mobilne Punkty Informacyjne
dotyczy jedynie sytuacji, w której punkt nawiązuje kontakt z jakimś podmiotem, bada zapotrzebowanie na informacje i na tej podstawie podejmuje decyzję o zorganizowaniu MPI na miejscu. Nie należy tu raportować spotkań podczas festynów, imprez plenerowych czy podczas zawodów sportowych). Liczbę ewentualnych konsultacji indywidualnych przeprowadzonych podczas MPI należy wpisać w Uwagach.
Spotkania informacyjne/szkolenia dla beneficjentów
spotkaniem informacyjnym jest takie spotkanie, o którym informacja została umieszczona minimum 7 dni przed spotkaniem na przynajmniej dwóch z następujących nośników: strona internetowa, mailing, plakat lub ogłoszenie w punkcie, reklama prasowa/radiowa itp., ulotka i inne, które umożliwiały szerokiemu gronu odbiorców uzyskanie informacji o nim). W przypadku zaangażowania ekspertów zewnętrznych należy podać ewentualny koszt ich udziału w spotkaniu/szkoleniu w Uwagach.
Załącznik nr 3 do Wytycznych
Lp. | Data | Imię i nazwisko klienta | Xxxxxx udzielonych informacji | Podpis klienta | Podpis konsultanta |
Załącznik nr 4 do Wytycznych
Lp. | Data | Imię i nazwisko klienta | Xxxxxx udzielonych informacji | Telefon | Podpis doradcy |
Treść maila:
Dzień dobry,
w załączeniu przesyłam odpowiedź na zadane pytanie.
Z poważaniem
[imię i nazwisko konsultanta]
Lokalny Punkt Informacyjny w [nazwa miasta] [nazwa instytucji, której mieści się LPI]
[ulica, nr budynku] [kod pocztowy, miasto]
[nr telefonu (z numerem kierunkowym)] [nr faks (z numerem kierunkowym)] [adres poczty elektronicznej punktu]
[adres elektroniczny właściwej regionalnej strony internetowej]
[adres elektroniczny strony internetowej xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx]
(nr korespondencji) (miasto, data)
Szanowna Pani/Szanowny Panie,
w nawiązaniu do korespondencji z (data) dotyczącej …….. informuję, iż ……… (treść odpowiedzi)
W razie potrzeby zasięgnięcia dodatkowych informacji proszę o kontakt z Lokalnym Punktem Informacyjnym w (nazwa miasta) pod numerem telefonu ……. lub adresem poczty elektronicznej: …...
Informacje podane przez Lokalny Punkt Informacyjny o Funduszach Europejskich nie są oficjalnym stanowiskiem, i nie mogą stanowić podstawy do formułowania roszczeń. Punkt Informacyjny ani jego pracownicy nie odpowiadają za błędną interpretację udzielonych informacji, ani za następstwa czynności podjętych na ich podstawie.
sygnatura
opis merytoryczny
Nr Porozumienia
rok
DPO-VII.052.2
Kontakt z MRR
Porozumienie nr DIP/DEFVIII/POPT/04/ 529/08/10
2011