Istotne Postanowienia Umowy dla części II
Istotne Postanowienia Umowy dla części II
Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego „na świadczenie usług tłumaczenia pisemnego, ustnego (symultanicznego) oraz wynajmu sprzętu niezbędnego do zapewnienia tłumaczenia ustnego dla CPT ABW” (dalej zwane „Zamówieniem”) na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), dalej zwaną „PZP”.
Zamówienie jest współfinansowane w ramach umowy nr PO WER.04.03.00-00-0001/18 z dnia 22 maja 2018 roku zawartej pomiędzy Centrum Projektów Europejskich a Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego w celu realizacji Projektu „Podnoszenie kompetencji służb bezpieczeństwa państwa, pracowników administracji publicznej i ośrodków naukowo- badawczych oraz rozwój ich współpracy w obszarze bezpieczeństwa narodowego”, Działanie
4.3 Współpraca ponadnarodowa, Oś priorytetowa nr IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020
oraz
przez Unię Europejską ze środków Programu Krajowego Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego w ramach Projektu nr PL/2018/PR/0061 – „Sprawniejsze rozpoznawanie zagrożeń asymetrycznych: tendencje, wskaźniki, zależności”.
Ilekroć w Istotnych Postanowieniach Umowy jest mowa o:
1. Zamawiającym - należy przez to rozumieć Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego;
2. Wykonawcy - należy przez to rozumieć podmiot wybrany w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie postępowania przetargowego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2019, poz. 1843);
3. OPZ – należy przez to rozumieć Opis Przedmiotu Zamówienia stanowiący załącznik nr 2 do umowy;
4. Projekcie PO WER – należy przez to rozumieć projekt nr PO WER.04.03.00-00- 0001/18 – ,,Podnoszenie kompetencji służb bezpieczeństwa państwa, pracowników administracji publicznej i ośrodków naukowo-badawczych oraz rozwój ich współpracy w obszarze bezpieczeństwa narodowego” realizowany w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, Działanie 4.3 Współpraca ponadnarodowa, Oś priorytetowa nr IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa współfinansowane ze środków Unii Europejskiej;
5. Projekcie asymetrycznym - Projekt nr PL/2018/PR/0061 – „Sprawniejsze rozpoznawanie zagrożeń asymetrycznych: tendencje, wskaźniki, zależności” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Programu Krajowego Funduszu
Bezpieczeństwa Wewnętrznego;
6. Konferencji - należy przez to rozumieć dwudniowe spotkanie stacjonarne dla maks. 250 osób w związku z realizacją Projektu PO WER;
7. Spotkaniu – należy przez to rozumieć dwudniowe spotkanie stacjonarne dla maks. 45 osób w związku z realizacją Projektu asymetrycznego;
8. Tłumaczeniu symultanicznym – należy przez to rozumieć tłumaczenie na bieżąco, bez wcześniej przygotowanego tekstu. Tłumaczenie odbywa się w dźwiękoszczelnej kabinie, przez którą zazwyczaj widać przemawiającego prelegenta. Za pomocą słuchawek tłumacz odbiera nadchodzące wiadomości w języku źródłowym i jednocześnie, mówiąc do mikrofonu, tłumaczy usłyszany komunikat na język docelowy, dzięki czemu uczestnicy konferencji/spotkania słyszą tłumaczenie w swoich słuchawkach;
9. Dniu roboczym - należy przez to rozumieć dni od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem świąt;
10. Zleceniu - należy przez to rozumieć zlecenie wynajmu sprzętu do tłumaczenia ustnego (symultanicznego) wystawione przez Zamawiającego zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do umowy.
§ 1
1. Przedmiotem niniejszej umowy są kompleksowe usługi w zakresie wynajmu sprzętu do tłumaczenia ustnego (symultanicznego) oraz jego obsługa podczas:
a) Zadanie I: dwudniowej konferencji (max. 8 godzin/dzień) - w ramach projektu PO WER,
b) Zadanie II: dwudniowego spotkania (max. 8 godzin/dzień) - w ramach projektu asymetrycznego.
2. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę oraz doświadczenie do realizacji przedmiotu umowy i zobowiązuje się wykonać go z należytą starannością, zgodnie z zaleceniami Zamawiającego, zasadami sztuki, etyką zawodową oraz w terminie i na warunkach określonych przez Zamawiającego.
3. Sprzęt niezbędny do realizacji zamówienia:
1) w zakresie zadania I:
a) dwuosobowa kabina do tłumaczenia symultanicznego wraz z niezbędnym wyposażeniem (x.xx. dwa pulpity, mikrofony dla dwóch tłumaczy, słuchawki dla tłumaczy, nadajniki przekazujące dźwięk do słuchawek);
b) słuchawki dla uczestników konferencji do odbioru sygnału tłumaczenia
symultanicznego – min. 150 sztuk, max. 250 sztuk;
c) multifony – min. 5, max. 10 sztuk.
2) w zakresie zadania II:
a) dwuosobowa kabina do tłumaczenia symultanicznego wraz z niezbędnym wyposażeniem (x.xx. dwa pulpity, mikrofony dla dwóch tłumaczy, słuchawki dla tłumaczy, nadajniki przekazujące dźwięk do słuchawek);
b) mikrofon bezprzewodowy – ok. 3 sztuk;
c) słuchawki dla uczestników spotkania do odbioru sygnału tłumaczenia symultanicznego – min. 43 sztuk, max. 45 sztuk;
d) multifony – min. 3, max. 5.
4. Wraz z mikrofonami i słuchawkami Wykonawca dostarczy wszelkie urządzenia niezbędne do ich prawidłowego funkcjonowania. Do realizacji usługi konieczne jest powzięcie przez Wykonawcę odpowiednich ustaleń organizacyjnych z wykonawcą odpowiedzialnym za przygotowanie spotkania/gospodarzem spotkania.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 2 do umowy.
6. Przewidywany termin i miejsce realizacji umowy:
− zadanie I: dwudniowa konferencja - 9 - 10 września 2020 r. w Warszawie.
− zadanie II: dwudniowe spotkanie – do 31 grudnia 2020 r. (termin zostanie ustalony z Wykonawcą w trybie roboczym) w Warszawie.
7. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminów realizacji Przedmiotu Umowy na warunkach określonych w § 9 ust. 4 Umowy, dodatkowo Zamawiający jest upoważniony do jednej zmiany, każdego z terminów, o których mowa w ust. 6, za uprzednim 5-dniowym zawiadomieniem.
§ 2
1. Wykonawca zobowiązany jest do:
a) zapewnienia transportu,
b) montażu sprzętu przed konferencją/spotkaniem wraz z obsługą techniczną,
c) zabezpieczenia kabli odpowiednimi taśmami w razie potrzeby (bezpieczeństwo uczestników);
d) demontażu sprzętu po zakończeniu konferencji/spotkania.
2. Wykonawca dostarczy sprzęt niezbędny do wykonania tłumaczenia ustnego (symultanicznego) do wybranej przez Zamawiającego lokalizacji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia tłumaczenia, zgodnie z zamówieniem skierowanym do Wykonawcy.
3. Wykonawca odpowiada za kompletność, kompatybilność, sprawność i funkcjonalność dostarczonego sprzętu oraz zapewnia jego obsługę.
4. Wykonawca zobowiązany jest do doprowadzenia sprzętu do pełnej funkcjonalności i użyteczności na co najmniej 2 godziny przed rozpoczęciem konferencji i godzinę przed rozpoczęciem spotkania.
5. Do realizacji usługi konieczne jest powzięcie przez Wykonawcę odpowiednich ustaleń organizacyjnych z wykonawcą odpowiedzialnym za przygotowanie spotkania
/gospodarzem spotkania.
6. Dane wykonawcy odpowiedzialnego za przygotowanie spotkania zostaną przekazane drogą roboczą w późniejszym terminie.
7. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia obsługi technicznej odpowiedzialnej za instalację, konfigurację i demontaż sprzętu oraz obecną na konferencji/spotkaniu przez cały czas jej trwania w celu zagwarantowania nadzoru technicznego oraz obsługi (min. 2 osoby podczas konferencji, min. 1 osoba podczas spotkania), która będzie odpowiedzialna za wydawanie i odbieranie słuchawek do tłumaczenia symultanicznego dla gości.
8. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia osoby - koordynatora, która na miejscu odpowiadać będzie w imieniu Wykonawcy za realizację zlecenia i prawidłowe funkcjonowanie sprzętu (tej osobie będą zgłaszane na bieżąco ewentualne uwagi).
9. Odpowiedzialność za dostarczony sprzęt spoczywa po stronie Wykonawcy.
10. Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania, dojazdu i wyżywienia dla obsługi ww. sprzętu.
§ 3
1. Wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego zlecany będzie pocztą elektroniczną na podstawie wypełnionego zlecenia (zał. nr 3) wyprzedzeniem terminach określonych w OPZ..
2. Po otrzymaniu zlecenia Wykonawca ma obowiązek potwierdzić osobie zamawiającej możliwość realizacji zlecenia.
3. Każdorazowo po zrealizowaniu zamówienia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu szczegółowe rozliczenie realizacji usługi zgodnie z umową.
4. Zamawiający może zrezygnować z wynajmu sprzętu do tłumaczenia symultanicznego na co najmniej 3 dni przed planowanym wydarzeniem bez ponoszenia żadnych kosztów.
§ 4
1. Po stwierdzeniu poprawności przyjęcie wykonania usługi wynajmu sprzętu do tłumaczenia symultanicznego nastąpi poprzez podpisanie protokołu odbioru, zgodnie
ze wzorem stanowiącym zał. nr 4.
2. Na protokole odbioru zaznaczona będzie liczba godzin i minut wynajmu sprzętu. Należne wynagrodzenie z tytułu wynajmu sprzętu będzie rozliczane z zaokrągleniem do 1 godziny w górę, gdy będzie wynosić 31 minut i więcej.
§ 5
Wykonawca nie może przekazać bez zgody Zamawiającego praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy w całości lub w części na rzecz osób trzecich.
§ 6
1. Z tytułu realizacji niniejszej umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w kwocie netto: zł (słownie: ), które powiększona o należny w dniu zawarcia umowy podatek VAT daje kwotę brutto: zł (słownie: ).
2. Za prawidłowe wykonanie Przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie po cenach jednostkowych wskazanych w ofercie Wykonawcy (załącznik nr 2 do umowy) tj.:
w zadaniu I (realizowane w ramach projektu PO WER):
1) Kabina tłumaczeniowa wraz z wyposażeniem – za wynajem 1 sztuki przez 8 godzin x 2 dni: cena netto zł (słownie: zł), cena brutto zł (słownie: zł),
w tym: cena brutto za wynajem 1 sztuki przez 1 godzinę zegarową wynosi: cena netto zł (słownie: zł), cena brutto zł (słownie: zł),
2) słuchawki do tłumaczenia symultanicznego – za wynajem 250 sztuk przez 8 godzin x 2 dni: cena netto zł (słownie: zł), cena brutto zł (słownie: zł), w tym: cena brutto za wynajem 1 sztuki przez 1 godzinę zegarową wynosi: cena netto
zł (słownie: zł), cena brutto zł (słownie: zł),
3) multifony – za wynajem 10 sztuk przez 8 godzin x 2 dni: cena netto zł (słownie:
zł), cena brutto _ zł (słownie: zł),
w tym: cena brutto za wynajem 1 sztuki przez 1 godzinę zegarową wynosi:
cena netto
zł (słownie:
zł),
cena brutto zł (słownie: zł).
W zadaniu II (realizowane w ramach projektu asymetrycznego):
1) kabina tłumaczeniowa wraz z wyposażeniem – za wynajem 1 sztuki przez 8 godzin x 2 dni: cena netto zł (słownie: zł), cena brutto zł (słownie: zł),
w tym: cena za wynajem 1 sztuki przez 1 godzinę zegarową wynosi: cena netto zł (słownie: zł), cena brutto zł (słownie: zł),
2) słuchawki do tłumaczenia symultanicznego – za wynajem 45 sztuk przez 8 godzin x 2 dni: cena netto zł (słownie: zł), cena brutto zł (słownie: zł),
w tym: cena za wynajem 1 sztuki przez 1 godzinę zegarową wynosi: cena netto zł (słownie: zł), cena brutto zł (słownie: zł),
3) multifony za wynajem 5 sztuk przez 8 godzin x 2 dni: cena netto zł (słownie:
zł), cena brutto _ zł (słownie: zł),
w tym: za wynajem 1 sztuki przez 1 godzinę zegarową wynosi: cena netto zł (słownie: zł), cena brutto zł (słownie: zł),
4) mikrofon bezprzewodowy– za wynajem 3 sztuk przez 8 godzin x 2 dni: cena netto
zł (słownie: zł), cena brutto zł (słownie: zł),
w tym: za wynajem 1 sztuki przez 1 godzinę zegarową wynosi: cena netto zł (słownie: zł), cena brutto zł (słownie: zł).
3. Strony ustalają, iż wartość przedmiotu umowy obliczona w oparciu o ceny określone w ust. 2 nie przekroczy:
1) zł. netto (słownie: )
zł. brutto (słownie: )
za wynajem sprzętu do tłumaczenia ustnego (symultanicznego) podczas konferencji
w ramach projektu PO WER,
2) zł. netto (słownie: )
zł. brutto (słownie: )
za wynajem sprzętu do tłumaczenia ustnego (symultanicznego) podczas spotkania
w ramach projektu asymetrycznego.
4. Za prawidłowe wykonanie Przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za faktycznie wykonane usługi stanowiące Przedmiot Umowy, po cenach jednostkowych wskazanych w Ofercie Wykonawcy (załącznik nr 2 do Umowy).
5. W przypadku wynajmu sprzętu do tłumaczenia symultanicznego Zamawiający przyjmuje
1 godzinę zegarową, jako minimalną jednostkę rozliczeniową. Zamawiający zapłaci za rzeczywisty czas wynajmu sprzętu według cen podanych w ofercie stanowiącej załącznik nr 2 do umowy, tzn. cena za każdą rozpoczętą 1 godzinę zegarową razy liczba godzin wynajmu sprzętu.
6. Wynagrodzenie, o którym mowa w niniejszym paragrafie, zawiera podatek VAT oraz wszelkie koszty (bezpośrednie i pośrednie) związane z realizacją niniejszej umowy, w tym wszelkie inne należności, których w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszej umowy Wykonawca mógłby się spodziewać.
7. Kwota wynagrodzenia może ulec zmianie bez konieczności sporządzania aneksu do niniejszej umowy w razie zmiany w trakcie wykonywania umowy ustawowej stawki VAT. W takim przypadku wysokość należnego z tytułu realizacji umowy wynagrodzenia brutto ustalona zostanie z uwzględnieniem kwoty podatku VAT wynikającego ze stawki tego podatku obowiązującej w dniu wystawienia faktury.
8. Wykonawca mając możliwość uprzedniego ustalenia wszystkich warunków technicznych związanych z realizacją umowy, nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania niniejszej umowy.
9. Podstawą wystawienia faktury VAT będzie podpisany przez strony protokół odbioru tłumaczeń, o którym mowa w § 3 ust. 1.
10. Należność za realizację przedmiotowej umowy Zamawiający zobowiązuje się uregulować przelewem bankowym w terminie do 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT - na wskazane w niej rachunek.
11. Świadczenie uznawane będzie za spełnione w dniu wystawienia polecenia przelewu i przekazania go do banku celem realizacji.
12. Zamawiający zastrzega sobie prawo regulowania wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy w ramach mechanizmu podzielonej płatności (ang. Split payment) przewidzianego w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 tj. z późn. zm.).
13. Wykonawca oświadcza, że rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 10, jest rachunkiem znajdującym się w elektronicznym wykazie podmiotów prowadzonym od dnia 1 września 2019 r. przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, o którym mowa w art. 96 b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 tj. z późn. zm.).
14. W przypadku gdy rachunek bankowy Wykonawcy nie spełnia warunków określonych w ust. 13, opóźnienie w dokonaniu płatności w terminach określonych umową, powstałe wskutek braku możliwości realizacji przez Zamawiającego płatności na rachunek objęty wykazem, nie stanowi dla Wykonawcy podstawy do żądania od Zamawiającego jakichkolwiek odsetek, jak również innych rekompensat, odszkodowań, roszczeń z tytułu dokonania nieterminowej płatności. Opóźnienie takie nie stanowi również podstawy do rozwiązania umowy lub odstąpienia od niej. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania do wartości poniesionej szkody, w przypadku podania nieprawidłowego rachunku bankowego Wykonawcy do płatności VAT przez Zamawiającego – w szczególności do dochodzenia odszkodowania z tytułu naliczonych przez organy podatkowe kar lub sankcji na Zamawiającego z tego tytułu.
§ 7
1. W przypadku powstania opóźnienia w wykonaniu usługi wynajmu sprzętu do tłumaczenia ustnego (symultanicznego), Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 10% wartości wynagrodzenia przewidzianego za dane zlecenie, za każdy rozpoczęty kwadrans opóźnienia, nie więcej jednak niż 40% wartości wynagrodzenia danego zlecenia.
2. W razie opóźnienia, skutkującego naliczeniem kar umownych w wysokości 40% wartości danego zamówienia, a także gdy kary umowne z tytułu nienależytego wykonania umowy wyniosą 40% wartości danego zlecenia, Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w całości. Postanowienia § 10 ust. 2 i ust. 3 stosuje się odpowiednio.
3. W przypadku odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn zależnych od Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości 30% wartości łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 3 pkt 1 i pkt 2.
4. Zamawiający ma prawo potrącić kwotę kar umownych z faktur wystawionych w związku z realizacją umowy, bez uprzedniego wzywania Wykonawcy do ich zapłaty, na co Wykonawca wyraża zgodę.
5. Zamawiającemu nie przysługują kary umowne w sytuacji, gdy opóźnienie lub nienależyte wykonanie umowy przez Wykonawcę jest następstwem wystąpienia siły wyższej.
6. W przypadku, gdy wysokość szkody poniesionej przez Zamawiającego przewyższa wysokość zastrzeżonej kary umownej, Wykonawca jest zobowiązany do naprawienia szkody w pełnej wysokości.
7. Kary umowne sumują się. przy czym maksymalna wysokość kar umownych wynosi 100% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 6 ust. 3 pkt 1 i 2.
8. W przypadku niewykonania usługi, Zamawiający ma prawo do zamówienia usługi u innego wykonawcy na koszt Wykonawcy.
9. Żadna ze Stron umowy nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy spowodowane przez okoliczności traktowane jako siła wyższa. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenia nieprzewidywalne lub których nie można uniknąć, w tym spowodowane przez działania sił natury, piorunów, trzęsienia ziemi, pożary, epidemie, strajki, strajki okupacyjne i inne zakłócenia gospodarcze, niepokoje społeczne, wojny wypowiedziane lub niewypowiedziane, blokady, powstania, sabotaże, wybuchy itp. uniemożliwiające w bezpośredni sposób realizację przedmiotu umowy.
10. W przypadku zaistnienia siły wyższej, Strona, której taka okoliczność uniemożliwia lub utrudnia prawidłowe wywiązywanie się z jej zobowiązań niezwłocznie powiadomi drugą Stronę o takich okolicznościach i ich przyczynie.
11. Po stwierdzeniu zaistnienia przypadku siły wyższej Wykonawca i Zamawiający podejmą wspólnie wszelkie możliwe kroki w celu zapobieżenia lub zmniejszenia skutków oddziaływania siły wyższej na przedmiot umowy.
12. Skutek siły wyższej będzie służył do zwolnienia znajdującej się pod jej działaniem Strony z zobowiązań dotkniętych działaniem danego przypadku siły wyższej na podstawie niniejszej umowy, aż do usunięcia oddziaływania siły wyższej lub do podpisania aneksu do umowy, we którym Strony określą postanowienia umożliwiające dalszą realizację przedmiotu umowy, np. poprzez wydłużenie terminu realizacji przedmiotu umowy lub rozwiązanie umowy za porozumieniem stron.
13. Jeżeli Xxxxxx nie będą zgodne co do zaistnienia zdarzenia siły wyższej lub jej wpływu na przedmiot umowy, ciężar dowodu zaistnienia zdarzenia siły wyższej oraz jej wpływu na przedmiot umowy spoczywa na Stronie powołującej się na jej zaistnienie oraz jej wpływ na realizację przedmiotu umowy.
14. Zawieszenie wykonania obowiązków nie będzie wykraczać poza zakres oddziaływania siły wyższej, ani nie będzie trwało dłużej niż oddziaływanie siły wyższej na realizację przedmiotu umowy.
15. W przypadku wykonania jedynie części przedmiotu umowy, rozliczeniu podlega faktycznie zrealizowana część przedmiotu umowy. Wykaz w jakim zakresie zrealizowano zadanie, zamieszczony zostanie w protokole.
16. Wykonawca oświadcza, iż podpisując niniejszą umowę znane mu są okoliczności związane z epidemią wywołaną wirusem SARS-CoV-2 i chorobę COVID-19 i ocenia, że na dzień podpisania umowy jest w stanie zrealizować przedmiot umowy na warunkach umową określonych.
17. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec Wykonawcy przez jego kontrahentów lub kooperantów, nie stanowi siły wyższej.
§ 8
Niniejsza umowa zostaje zawarta do dnia 31 grudnia 2020 r. lub do wyczerpania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia.
§ 9
1. Strony oświadczają, iż do kontaktu w sprawach realizacji niniejszej umowy wyznaczają następujące osoby:
a) ze strony Zamawiającego:
● imię i nazwisko: ;
● tel.: ;
● e-mail: ;
b) ze strony Wykonawcy:
● imię i nazwisko: ;
● tel.: ;
● e-mail: .
2. Przy realizacji Umowy Strony kontaktować się będą telefonicznie i pisemnie, oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej.
3. Dokonanie na podstawie art. 144 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, z późn. zm.), zwanej dalej „uPzp”, zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty wymaga zachowania formy pisemnej w postaci aneksu, pod rygorem nieważności, i może nastąpić w następujących przypadkach:
1) w zakresie przedmiotu umowy, w tym sposobu jego wykonania oraz terminów przewidzianych na realizację zobowiązań umownych – w przypadku wystąpienia zmian w obowiązujących przepisach prawa mających wpływ na przedmiot i warunki realizacji umowy oraz zmian w sytuacji prawnej lub faktycznej Wykonawcy lub Zamawiającego skutkujących niemożnością lub znacznym utrudnieniem w realizacji przedmiotu umowy:
a) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w innych umowach wiążących Zamawiającego mających wpływ na realizację niniejszej umowy;
b) w przypadku wydłużenia terminu realizacji umowy nr PO WER.04.03.00-00- 0001/18 z dnia 22 maja 2018 roku zawartej pomiędzy Centrum Projektów Europejskich a Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego;
c) jeżeli wykonanie umowy będzie niemożliwe z uwagi na stan epidemii lub wywołane stanem epidemii ograniczenia, w szczególności ograniczenia związane z możliwością zorganizowania konferencji/spotkania;
d) wystąpienia siły wyższej, to znaczy niezależnego od Stron losowego zdarzenia zewnętrznego, które było niemożliwe do przewidzenia w momencie zawarcia umowy i któremu nie można było zapobiec mimo dochowania należytej staranności;
e) zmiany osób realizujących zamówienie i zakresu prac wykonywanych przez poszczególne osoby po udzieleniu Wykonawcy pisemnej zgody na zmianę tej osoby;
f) w przypadku braku możliwości realizacji zamówienia z przyczyn
niedotyczących Wykonawcy w terminie umownym możliwe jest wydłużenie terminu obowiązywania umowy o czas niezbędny na przezwyciężenie przeszkód powodujących konieczność zmiany tych terminów.
g) Jeśli wskutek zaistnienia okoliczności, o których mowa w pkt. a) - c) nie będzie możliwa realizacja zamówienia w terminach, o których mowa w § 1 ust. 12, Zamawiający dopuszcza x.xx. możliwość zmiany terminu, polegającą na wydłużeniu terminu realizacji całego Zamówienia maksymalnie o 6 miesięcy.
4. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić z inicjatywy Zamawiającego lub na pisemny wniosek Wykonawcy, jednakże Strony ustalają, że modyfikacje umowy w zakresie danych rejestrowych i teleadresowych Stron czy też polegające na zmianie przedstawicieli Stron lub ich danych kontaktowych nie będą uznawane za zmiany umowy w rozumieniu art. 144 ust.1 uPzp i każda ze Stron będzie mogła wprowadzać je samodzielnie do umowy, zawiadamiając jedynie o tym pisemnie druga Stronę.
§ 10
1. Zamawiający może odstąpić od Umowy w części lub w całości w następujących przypadkach:
a) gdy Wykonawca wykonuje Umowę, lub jej część w sposób sprzeczny z umową, w szczególności zleca wykonanie prac będących Przedmiotem Umowy innym osobom niż wskazane w Ofercie lub rozszerza zakres podwykonawstwa poza wskazany w Ofercie bez pisemnej zgody Zamawiającego, lub bez pisemnej zgody Zamawiającego realizuje zamówienie, wykorzystując firmy innych podwykonawców niż określone w Ofercie bez zgody Zamawiającego i nie zmienia sposobu realizacji Umowy mimo wezwania go do tego przez Xxxxxxxxxxxxx w terminie określonym w tym wezwaniu, lub nie usunie uchybień mimo wezwania przez Xxxxxxxxxxxxx do usunięcia uchybień w terminie określonym w wezwaniu. Obowiązku wezwania do usunięcia uchybień nie stosuje się w sytuacjach, w których z uwagi na charakter danego uchybienia nie można go usunąć lub wymagane było jego natychmiastowe usunięcie;
b) jeżeli Wykonawca złoży fałszywe oświadczenie w ramach realizacji niniejszej Umowy albo oświadczenie niekompletne, którego nie uzupełni w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie;
c) gdy zajdzie okoliczność ustania finansowania Projektu z funduszy Unii Europejskiej;
d) wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy;
e) gdy dalsza realizacja umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa
państwa lub bezpieczeństwu publicznemu;
f) gdy Wykonawca będzie wykonywał przedmiot umowy nienależycie, a w szczególności, gdy nie zrealizuje przedmiotu umowy w wyznaczonym terminie.
2. Odstąpienie od umowy przez Zamawiającego powinno być dokonane w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem, pod rygorem nieważności, w terminie 30 dni, licząc od dnia, w którym Zamawiający dowiedział się o wystąpieniu przesłanki warunkującej skorzystanie z tego uprawnienia.
3. W przypadku odstąpienia od Umowy w sytuacjach, o których mowa w ust. 1:
a) Wykonawca i Zamawiający zobowiązują się do sporządzenia protokołu, który będzie zawierał opis wykonanych prac do dnia odstąpienia od Umowy wraz z dokonaniem ich oceny pod względem możliwości ich zaakceptowania i odbioru przez Xxxxxxxxxxxxx;
b) wysokość wynagrodzenia należna Wykonawcy zostanie ustalona proporcjonalnie na podstawie zakresu prac wykonanych przez niego i zaakceptowanych oraz odebranych przez Zamawiającego do dnia odstąpienia od Umowy;
c) oświadczenie Zamawiającego o odstąpieniu od Umowy zostanie sporządzone w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem, będzie wywierać skutki na przyszłość i zostanie przesłane na adres Wykonawcy;
e) odstąpienie od Umowy przez Zamawiającego nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku zapłaty zastrzeżonych kar umownych wskazanych w Umowie;
f) Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za tłumaczenia zaplanowane, a niewykonane, w szczególności za utracone z tego tytułu korzyści Wykonawcy.
§ 11
1. Wykonawca zobowiązuje się do nieujawniania faktu zawarcia oraz realizacji umowy oraz do niewykorzystywania nazw: „Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego”,
,,Centrum Prewencji Terrorystycznej Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego”, „ABW” lub „CPT ABW” w jakiejkolwiek akcji marketingowej.
2. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich warunków umowy oraz wszelkich ustaleń pisemnych i ustnych, jakie zostaną przez nie poczynione w związku z jej realizacją.
3. Informacje objęte umową nie mogą być przekazywane pośrednio lub bezpośrednio jakiejkolwiek osobie trzeciej. W ramach struktur organizacyjnych Stron, dostęp do tych informacji posiadać będą jedynie pracownicy i przedstawiciele Stron, których dostęp do informacji jest uzasadniony ze względu na ich stanowisko służbowe lub udział w wykonaniu umowy.
4. Strony zobowiązują się, zarówno w czasie obowiązywania umowy, jak i po jej rozwiązaniu, do dołożenia należytych starań oraz użycia odpowiednich środków w celu zabezpieczenia informacji oraz zbiorów danych powstałych w związku z realizacją objętych umową usług przed ich:
a) udostępnieniem osobom nieupoważnionym,
b) utratą lub zniekształceniem,
c) wykorzystaniem do innych, niezwiązanych z umową celów.
5. Obowiązek zachowania poufności przewidzianej w niniejszym paragrafie obowiązywać będzie bezterminowo.
6. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy przypadków ujawniania informacji na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności ustawy o rachunkowości i ustaw regulujących obrót instrumentami finansowymi, jak również na żądanie uprawnionych organów publicznych oraz do celów związanych z pozyskiwaniem kredytów bankowych. Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o ujawnieniu informacji, organie lub instytucji finansowej, którym informacje zostały ujawnione oraz zakresie ujawnienia, ponadto Wykonawca zobowiązuje się do przesłania Zamawiającemu na jego żądanie, kopii dokumentów związanych z ujawnieniem.
§ 12
1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części Przedmiotu Umowy podwykonawcom, o ile wskazał tych podwykonawców oraz określił zakres Przedmiotu Umowy, który zrealizują Ci podwykonawcy w złożonej Ofercie.
2. Wykonawca nie może rozszerzyć podwykonawstwa poza zakres wskazany w Ofercie oraz rozszerzyć podwykonawstwa o firmy inne niż wskazane w Ofercie bez pisemnej zgody Zamawiającego.
3. Wszelkie postanowienia niniejszej Umowy odnoszące się do Wykonawcy stosuje się odpowiednio do wszystkich podwykonawców, za których działania lub zaniechania Wykonawca ponosi odpowiedzialność na zasadzie ryzyka.
4. W razie naruszenia przez Wykonawcę postanowień ust. 1 i 2 Zamawiający może odstąpić od Umowy ze skutkiem natychmiastowym. Postanowienia § 10 ust. 2 i ust. 3 stosuje się odpowiednio.
§ 13
1. Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości
zł (słownie złotych: ) w formie , odpowiadającej 5% wynagrodzenia brutto, określonego w §6 ust. 2 niniejszej umowy,
z przeznaczeniem na pokrycie ewentualnych roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, obejmujących w szczególności zapłatę kar umownych.
2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie zwrócone w terminie 14 dni od dnia podpisania bez zastrzeżeń ostatniego protokołu odbioru, o którym mowa w § 3 ust. 8.
3. Strony postanawiają, że w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z umowy, Zamawiający ma prawo wykorzystać na zastępcze wykonanie tych obowiązków także odsetki z tytułu umowy rachunku bankowego, na którym przechowywane było zabezpieczenie, pomniejszone o koszty prowadzenia tego rachunku.
§ 14
1. W ramach wynajmu sprzętu do tłumaczenia ustnego (symultanicznego) podczas konferencji w ramach projektu nr PO WER dla max. 250 osób:
a) Wykonawca zobowiązany jest informować, że wykonanie usługi finansowane jest z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej zgodnie z zasadami określonymi w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 opublikowanym na stronie internetowej xxx.xxxxx.xxx.xx.
b) Wykonawca zobowiązany jest do umieszczania wymaganych logotypów (Funduszy Europejskich z nazwą Programu, Unii Europejskiej z nazwą Europejski Fundusz Społeczny i barwy Rzeczpospolitej Polskiej oraz informacji o współfinansowaniu przedmiotu Umowy z PO WER, w szczególności na materiałach (wynikach wykonanych prac/utworach) dotyczących realizacji przedmiotu umowy oraz na oficjalnej korespondencji bezpośrednio związanej z realizacją Przedmiotu Umowy.
c) Wykonawca został poinformowany o tym, że przekazane Zamawiającemu dane osobowe, o których mowa w § 9 ust. 1, dotyczące Wykonawcy/Podwykonawcy lub osób, którymi będą się oni posługiwali przy wykonywaniu objętych umową usług realizowanych w ramach projektu, mogą być przetwarzane przez Zamawiającego oraz uprawnione instytucje w celu potwierdzenia kwalifikowalności wydatków, udzielenia wsparcia, monitoringu, ewaluacji, kontroli audytu i sprawozdawczości.
2. W ramach wynajmu sprzętu do tłumaczenia ustnego (symultanicznego) podczas spotkania dla max. 45 osób w ramach projektu asymetrycznego Wykonawca oświadcza, że:
a) zapoznał się z treścią §5 ust. 16 i § 9 Porozumienia Finansowego nr 61/PL/2018/FBW dotyczącego projektu nr PL/2018/PR/0061 pt. „Sprawniejsze rozpoznawanie zagrożeń asymetrycznych – tendencje, wskaźniki, zależności” współfinansowanego przez Unię
Europejską ze środków Programu Krajowego Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz przyjmuje obowiązki wynikające z zapisów § 5 ust. 16 i § 9. Wyciąg z ww. porozumienia finansowego stanowi Załącznik nr 8 do umowy”,
a) zapoznał się z regułami i warunkami wynikającymi z Programu Krajowego Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego, a także z odpowiednimi przepisami prawa krajowego i unijnego znajdującymi się na stronie internetowej,
b) zobowiązuje się do zamieszczania na wszystkich wytwarzanych, w związku z wykonaniem usługi tłumaczenia ustnego (symultanicznego) dla max. 45 osób, dokumentach oraz w korespondencji z Zamawiającym, informacji o współfinansowaniu projektu ze środków Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego
– zgodnie z wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji zawartymi w aktualnym Podręczniku dla Beneficjenta projektu finansowanego w ramach FBW upublicznionemu na stronie: xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx w zakładce FBW-Podręcznik dla Beneficjenta, został poinformowany o tym, że przekazane Zamawiającemu dane osobowe, o których mowa w § 9 ust. 1, dotyczące Wykonawcy/Podwykonawcy lub osób, którymi będą się oni posługiwali przy wykonywaniu objętych umową usług realizowanych w ramach projektu, mogą być przetwarzane przez Instytucję Pośredniczącą (COPE MSWiA) i uprawnione instytucje w celu potwierdzenia kwalifikowalności wydatków, udzielenia wsparcia, monitoringu, ewaluacji, kontroli audytu i sprawozdawczości.
3. Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszej Umowy przekaże Wykonawcy w wersji elektronicznej obowiązujące logotypy i znaki.
4. Wykonawca nie będzie wykorzystywać prowadzonych działań do promowania własnej firmy w żadnej formie, w tym w szczególności poprzez umieszczanie swojego logo w materiałach lub miejscach realizacji Umowy.
§ 15
1. Strony przyjmują do wiadomości, iż Zamawiający jest wyłączony z zakresu regulacji rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L. z 2016 r. Nr 119, str. 1), zwanego dalej „RODO”, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. poz. 125).
2. Każda ze Stron oświadcza, że osoby wymienione w § 9 ust. 1 dysponują informacjami dotyczącymi przetwarzania ich danych osobowych przez Strony na potrzeby realizacji
niniejszej Umowy, określonymi w ust. 3 i 4.
3. Zgodnie z treścią art. 13 RODO Wykonawca oświadcza, iż jest administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, w odniesieniu do osoby/osób ze strony Zamawiającego.
4. Dane osobowe osób będących Stronami Umowy lub reprezentantami Stron Umowy albo osób wyznaczonych do kontaktów roboczych oraz odpowiedzialnych za koordynację i realizację niniejszej Umowy są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, uwzględniającymi przepisy RODO, a także art. 6 pkt. 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz art. 3 pkt. 2 ustawy z dnia
14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem zwalczaniem przestępczości, w celu związanym z zawarciem oraz realizacją niniejszej Umowy.
§ 16
1. Z dniem zawarcia Umowy, Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w celu i zakresie niezbędnym do wykonania niniejszej Umowy.
2. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych przez Zamawiającego danych osobowych zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego o ochronie danych osobowych, w szczególności z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1), zwane dalej „RODO”.
3. Wykonawca oświadcza, że zna powszechnie obowiązujące przepisy prawa o ochronie danych osobowych i zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z tymi przepisami.
4. Wykonawca zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności zgodnie z art. 32 RODO. Z dniem 25 maja 2018 r. Wykonawca poinformuje na piśmie Zamawiającego o zastosowanych środkach technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO.
5. Powierzone przez Zamawiającego dane osobowe będą przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu realizacji Umowy. Z dniem zawarcia Umowy, Strony powierzają sobie nawzajem przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji przedmiotu Umowy
i w zakresie minimalnym, ale niezbędnym do wykonania niniejszej Umowy.
6. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić bezpieczeństwo danych udostępnionych i powierzonych przez Zamawiającego.
7. Wykonawca zobowiązuje się pisemnie powiadomić Zamawiającego oraz dodatkowo w formie wiadomości elektronicznej na adres e-mail Zamawiającego wskazany w Umowie w przypadku ujawnienia lub utraty danych osobowych, wskazując okoliczności zdarzenia i zakres ujawnionych lub utraconych danych.
8. Wykonawca dopuści do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby posiadające stosowne imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. W tym celu Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania i odwoływania imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzenia ewidencji tych osób. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 5 do Umowy, natomiast wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 6 do Umowy.
9. Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Zamawiającego lub osób trzecich na skutek niezgodnego z Umową przetwarzania danych osobowych lub ich ujawnienia bądź utraty. Pod pojęciem szkody należy rozumieć szkodę rzeczywistą („damnum emergens”) oraz utracone korzyści („lucrum cessans”).
10. Jeżeli Wykonawca realizując Umowę zleci podwykonawcom prace w trakcie których będą przetwarzane dane osobowe, odpowiednio powierzy im, za zgodą Zamawiającego, w drodze Umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie tych danych na warunkach zgodnych z niniejszą Umową. W przypadku zlecenia prac podwykonawcom, Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Zamawiającego lub osób trzecich na skutek przetwarzania przez podwykonawców danych osobowych niezgodnego z niniejszą Umową lub przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
11. Wykonawca wyraża zgodę i zobowiązuje się umożliwić kontrolowanie przez Zamawiającego, osoby i podmioty upoważnione przez Zamawiającego oraz inne uprawnione podmioty pomieszczeń i sprzętu używanego, w zakresie niezbędnym do należytego wykonania niniejszej Umowy, przy przetwarzaniu danych osobowych. Wykonawca jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń kontrolujących.
12. Wykonawca zapewni w okresie obowiązywania niniejszej Umowy pełną ochronę danych osobowych oraz zgodność ze wszelkimi obecnymi oraz przyszłymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i prywatności.
13. W przypadku zmiany przepisów prawa lub wydania przez odpowiednie organy nowych wytycznych lub interpretacji dotyczących stosowania przepisów dotyczących ochrony i przetwarzania danych osobowych, Wykonawca zobowiązuje się do ich stosowania,
a Zamawiający dopuszcza zmianę sposobu realizacji Umowy lub zmianę zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa.
§ 17
1. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego przenieść na osobę trzecią wierzytelności i praw przysługujących mu na podstawie niniejszej umowy względem Zamawiającego.
2. Wszelkie oświadczenia i zawiadomienia związane z wykonywaniem umowy muszą być wyrażone pisemnie i doręczone drugiej stronie. Za doręczoną uważa się również przesyłkę dwukrotnie awizowaną w urzędzie pocztowym, w ostatnim dniu awizacji, na wskazany przez stronę adres w treści umowy. Strony podają następujące adresy do korespondencji:
- Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, ul. Xxxxxxxxxx 0X, 00-000 Xxxxxxxx,
- .
3. Ewentualne spory związane z wykonywaniem niniejszej umowy, nierozstrzygnięte przez strony w sposób polubowny, rozpatrywane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu cywilnego.
5. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego.
6. Integralną część umowy stanowi następujący załącznik:
Załącznik nr 1 – wydruk z KRS/CEiDG dot. Wykonawcy (zostanie dostarczony po wybraniu Wykonawcy);
Załącznik nr 2 – oferta Wykonawcy wraz z Opisem Przedmiotu Zamówienia; Załącznik nr 3 – wzór zlecenia;
Załącznik nr 4 – wzór protokołu odbioru;
Załącznik nr 5 – wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
Załącznik nr 6 - wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych; Załącznik nr 7 - zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania;
Załącznik nr 8 - Wyciąg z Porozumienia Finansowego nr 61/PL/2018/FBW dotyczącego projektu nr PL/2018/PR/0061.