Regulamin organizacji imprez okolicznościowych
Regulamin organizacji imprez okolicznościowych
Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki świadczenia przez Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu usługi polegającej na organizacji imprez okolicznościowych w Jadłodajni „Elblążanka” jak również warunki zawierania i rozwiązywania umowy o organizację przez Zakład Aktywności Zawodowej imprezy okolicznościowej.
§ 1.
Poniższym pojęciom i określeniom nadaje się następujące znaczenie:
1. Zakład Aktywności Zawodowej z siedzibą w Elblągu przy ul. Rawskiej 3,
kod pocztowy 82-300, NIP: 578 286 26 51 będącą organizatorem imprez okolicznościowych w Jadłodajni „ Elblążanka” , xx. Xxxxx 0.
2. Impreza otwarta – impreza okolicznościowa, która odbywa się w zarezerwowanej części lokalu, przy czym do pozostałej części niezar ezerwowanej lokalu dostęp mają pozostali goście Jadłodajni „Elblążanka”, nie będący gośćmi Zamawiającego.
3. Impreza zamknięta – impreza okolicznościowa, która odbywa się w zarezerwowanym lokalu, w całej jego części, do której dostęp mają wyłącznie goście Zamawiającego.
4. Lokal – Jadłodajnia „ Elblążanka” , ul. Winna 9, w którym organizowa ne są imprezy okolicznościowe na rzecz Zamawiającego.
5. Zamawiający – oznacza osobę prawną, jednostkę organizacyjną, a także osobę fizyczną, która zawarła z Zakładem Akty wności Zawodowej w Elblągu umowę o organizację imprezy okolicznościowej. W imieniu i na rzecz Zamawiającego czynności związane z zawarciem, wykonywaniem i rozwiązaniem umowy dokonuje Zamawiający lub osoba/organ reprezentujący Zamawiającego.
6.Gość Zamawiającego – uczestnik imprezy okolicznościowej, zaproszony przez Xxxxxxxxxxxxx (ustnie lub na podstawie oficjalnego zaproszenia).
7. Zaproszenie – karta uprawniająca do jednorazowego wstępu na imprezę okolicznościową, której wzór ustalony jest pomiędzy stronami umowy.
8. Administrator Danych – Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu, który decyduje o celachi środkach przetwarzania danych osobowych Zamawiających.
9. Umowa – oznacza umowę, której przedmiotem jest organizacja pr zez Zakład Aktywności Zawodowej w E lblągu imprezy okolicznościowej na rzecz Zamawiającego. Przepisy umowy wyraźnie przewidują dzień oraz godziny trwania imprezy okolicznościowej.
§ 2.
1. Przez zawarcie umowy, zobowiązuje się do zorganizowania imprezy okolicznościowej w lokalu zgodnie z zawartą umową, niniejszym Regulaminem oraz powszechnie obowiązującym polskim prawem.
2. Zamawiający zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Umowy, Regulaminu oraz powszechnie obowiązującego prawa polskiego, w szczególności do terminowego uiszczenia wszelkich opłat i należności, od chwili podjęcia czynności zmierzających do zlecenia Zakładowi Aktywności Zawodowej organizacji imprezy okolicznościowej.
3. Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty należności za organizację imprezy okolicznościowej w formie gotówkowej lub bezgotówkowej. W uzgodnieniu
z Zamawiającym istnieje możliwość ustalenia zapłaty za organizację imprezy na podstawie faktury VAT płatnej w formie bezgotówkowej w terminie 7 dni od daty jej wystawienia, chyba że na fakturze lub w umowie wskazano inny termin. Powyższa należność powinna być zapłacona na konto bankowe Zakładu Aktywności Zawodowej w Elblągu wskazanym na fakturze.
4. Za dzień zapłaty, uważa się dzień, w którym nastąpiło zakończenie imprezy okolicznościowej, a w przypadku płatności na podstawie faktury VAT, dzień uznania rachunku bankowego Zakładu Aktywności Zawodowej określonego w opłacanej fakturze. W przypadku opóźnienia ze strony Zamawiającego z zapłatą należności, Zakładowi Aktywności Zawodowej uprawniony będzie do naliczenia odsetek w ustawowej wysokości, chyba że w Umowie przewidziano inny rygor wobec nie uregulowania faktury w terminie.
5. Regulamin dostępny jest i przekazywany nieodpłatnie wraz z Umową oraz podany do publicznej wiadomości na stronie internetowej Zakładu Aktywności Zawodowej xxx.xxxxxxxx.xxxxxx.xxx.xx
6. Postanowienia zawarte w niniejszym Regulaminie stanowią integralną część Umowy w przedmiocie organizacji przez Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu na rzecz Zamawiającego imprezy okolicznościowej.
7. Zakres i sposób usług świadczonych przez Zakładu Aktywności Zawodowej na rzecz Zamawiającego w związku z organizacją imprezy okolicznościowej , określa szczegółowo każdorazowo Umowa.
8. Wszelkie zmiany postanowień Umowy, w tym rozszerzenie zakresu świadczonych usług w ramach Umowy, wymagają pisemnego aneksu podpisanego przez obie Strony pod rygorem nieważności.
§ 3.
1. Zakład Aktywności Zawodowej ma prawo uzależnić zawarcie Umowy od okazania mu przez Zamawiającego oryginałów niezbędnych dokumentów, celem ich weryfikacji.
2. Podpisanie Umowy następuje po akceptacji przez Zamawiającego, przedstawionej przez Zakładu Aktywności Zawodowej, projektu umowy, menu, kalkulacji oraz dostarczeniu i weryfikacji niezbędnych dokumentów.
3. Podpisanie Umowy musi nastąpić co najmniej 14 dni przed planowanym terminem imprezy okolicznościowej, chyba że postanowienia Umowy stanowią inaczej.
§ 4.
Zamawiający oświadcza, iż zapoznał się ze stanem technicznym, specyfikacją i jakością wyposażenia oraz pozostałej infrastruktury lokalu, z którego będą korzystać Zamawiający oraz goście Zamawiającego i nie posiada żadnych zastrzeżeń w tym zakresie. Zamawiający oświadcza jednocześnie, iż nie zgłasza oraz nie będzie zgłaszał w przyszłości jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zakładu Aktywności Zawodowej z tytułu stanu technicznego
i jakości ww. wyposażenia i infrastruktury.
§ 5.
1. Określona w Umowie liczba osób, dla której ma zostać zorganizowana impreza okolicznościowa, jest liczbą maksymalną, co oznacza, że najpóźniej na 48 godzin przed rozpoczęciem imprezy okolicznościowej poprzez zaakceptowany przez strony Xxxxx do Umowy, sporządzony w formie pisemnej pod rygorem nieważności, liczba osób może ulec zmianie, ale tylko i wyłącznie poprzez zmniejszenie liczby gości Zamawiającego
o maksymalnie 20%.
2. Weryfikacja faktycznej liczby osób, biorących udział w imprezie okolicznościowej w przypadku imprezy otwartej nastąpi na podstawie weryfikacji dokonanej przez pracownika Jadłodajni „Elblążanka”. W przypadku imprezy zamkniętej, weryfikacja nastąpi na podstawie listy podpisanej i dostarczonej przez Zamawiającego na co najmniej 48 godzin przed rozpoczęciem imprezy okolicznościowej, z zastrzeżeniem ust. 4.
3. Wstęp do lokalu w przypadku imprezy zamkniętej odbywać się będzie na podstawie listy, podpisanej i dostarczonej przez Zamawiającego lub/oraz na podstawie zaproszeń, które gość Zamawiającego ma obowiązek okazać i oddać przedstawicielowi Zakładu Aktywności Zawodowej w Elblągu przed wejściem do Lokalu. Ilość gości Zamawiającego może być (wg. uznania Zakładu Aktywności Zawodowej.) dodatkowo weryfikowana przez pracowników Lokalu za pomocą dowodów tożsamości - Zamawiający ma wówczas prawo żądania weryfikacji ilości zebranych zaproszeń oraz okazania dowodów tożsamości od gości Zamawiającego.
4. W przypadku braku możliwości okazania przez gościa Zamawiającego zaproszenia przed wejściem do Lokalu, może być on uprawniony do wejścia do Lokalu tylko i wyłącznie na podstawie akceptacji osoby reprezentującej Zamawiającego lub osoby wskazanej w Umowie przez Zamawiającego jako upoważnionej do kontaktów z Zakładem Aktywności Zawodowej.
5. O możliwości uczestnictwa w imprezie okolicznościowej gości Zamawiającego ponad liczbę wskazaną w Umowie, każdorazowo rozstrzygają postanowienia Umowy. W takim przypadku Umowa określa koszt uczestnictwa takich osób w imprezie okolicznościowej.
6. Warunkiem uczestnictwa w imprezie okolicznościowej osób określonych w ust. 5, jest złożenie pisemnego oświadczenia osoby reprezentującej Zamawiającego, iż akceptuje dodatkową liczbę osób, których koszt uczestnictwa określa umowa.
§ 6.
1. Zakładu Aktywności Zawodowej w ramach organizacji imprezy okolicznościowej udostępni gościom Zamawiającego toalety oraz zapewni czystość w pomieszczeniach sanitarnych przez cały czas trwania imprezy.
2. Zakładu Aktywności Zawodowej nie ponosi odpowiedzialności materialnej za rzeczy wniesione przez gości Zamawiającego do pomieszczeń ogólnodostępnych na jego terenie, takich jak: sala restauracyjna, łazienka itp.
§ 7.
Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia szkód i zniszczeń spowodowanych przez gości Zamawiającego, wynikłych w trakcie trwania imprezy okolicznościowej na terenie Lokalu. Ewentualne szkody zostaną oszacowane na zlecenie Zakładu Aktywności Zawodowej przez wyspecjalizowane podmioty zawodowo trudniące się usuwaniem tego rodzaju szkód, które sporządzą protokół szkody, będący podstawą do rozliczeń z tego tytułu pomiędzy Zakładu Aktywności Zawodowej a Zamawiającym. Zamawiający zobowiązany jest do pokrycia kosztów usunięcia szkód i zniszczeń w wysokości wskazanej na stosownej fakturze, określonej na podstawie wyceny wskazanej w powyżej wskazanym protokole. Faktura przewidywać będzie termin płatności nie dłuższy niż 7 dni od daty wystawienia faktury pod rygorem zapłaty odsetek ustawowych.
§ 8.
1. Zakładu Aktywności Zawodowej zobowiązuje się do zapobiegania, w miarę możliwości, wszelkim zdarzeniom nagłym i konfliktom, mogącym powstać pomiędzy gośćmi Zamawiającego oraz/lub gośćmi Jadłodajni „Elblążanka”, a w tym przypadku do bezzwłocznego powiadomienia Zamawiającego, jeśli zdarzenia takie zostały zauważone w trakcie trwania imprezy okolicznościowej.
2. Zakładu Aktywności Zawodowej zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa gościom Zamawiającego, w szczególności ale nie wyłącznie, poprzez niewpuszczanie na zarezerwowana salę (impreza otwarta) lub do zarezerwowanego lokalu (impreza zamknięta), osób będących pod wpływem alkoholu lub narkotyków, nie umieszczonych na liście przedstawionej przez Zamawiającego, o której mowa w § 5 lub nie posiadających Zaproszenia, chyba że Zamawiający wyrazi niezwłocznie pisemną zgodę na wpuszczenie takich osób na imprezę okolicznościową.
§ 9.
1. Odpowiedzialność Zakładu Aktywności Zawodowej z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy tj. organizacji imprezy okolicznościowej na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie oraz Umowie, ograniczona jest do rzeczywiście poniesionych strat udokumentowanych przez Zamawiającego, z wyłączeniem utraconych korzyści.
2. Zakładu Aktywności Zawodowej nie ponosi w szczególności odpowiedzialności za:
a. Jakiekolwiek szkody wyrządzone gościom Zamawiającego oraz ich osobom
b. Treść publikacji dostępnych w sieci Internet, za wyjątkiem publikacji umieszczanych na stronie internetowej Zakładu Aktywności Zawodowej xxx.xxxxxxxx.xxxxxx.xxx.xx
c. Brak możliwości technicznych przy realizacji imprezy okolicznościowej spowodowanych działaniem czynników zewnętrznych (np. awarią elektryczności, sprzętu, oprogramowania) lub też innymi przyczynami niezależnymi od Zakładu Aktywności Zawodowej.
d. Szkody lub straty spowodowane przyczynami technicznymi leżącymi po stronie innych podmiotów.
e. Jakiekolwiek szkody wynikłe z powodu nieprawidłowego lub wadliwego działania urządzeń wykorzystywanych przez Zamawiającego, zachowania sprzecznego
z Regulaminem, Umową lub przepisami polskiego prawa powszechnie obowiązującego, działania czynników zewnętrznych (np. awaria elektryczności, sprzętu, oprogramowania), podania przez Zamawiającego lub Gościa zamawiającego nieprawdziwych lub niepełnych informacji w związku z Umową lub z innych przyczyn niezależnych od Zakładu Aktywności Zawodowej.
f. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie, które nastąpiło wskutek siły wyższej,
z winy Zamawiającego lub wskutek nieprzestrzegania przez Zamawiającego postanowień Umowy, Regulaminu, powszechnie obowiązującego polskiego prawa czy z powodu innej przyczyny niezależnej od Zakładu Aktywności Zawodowej. Przez działanie siły wyższej uznaje się zdarzenia nadzwyczajne, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia,
i którym żadna ze Stron nie mogła przeciwdziałać, w szczególności, ale nie wyłącznie: klęski żywiołowe, pożary, powodzie, stan wyjątkowy, zamieszki, wojna, wojna domowa, żałoba narodowa, święto narodowe, święto kościelne, strajki. Każda ze Stron, poszkodowana w wyniku działania siły wyższej, ma obowiązek pisemnie powiadomić
o tym drugą Stronę. Niedopełnienie obowiązków powiadomienia jest usprawiedliwione przez czas trwania siły wyższej. Jeżeli czas trwania siły wyższej jest dłuższy niż 2 miesiące, wówczas każda ze Stron ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, po uprzednim pisemnym poinformowaniu o tym drugiej Strony.
§ 10.
1. Zamawiający dokona przedpłaty w formie zaliczki w wysokości określonego w Umowie 30% (procentu) wartości imprezy okolicznościowej, wynikającej z umowy, która zostanie uiszczona najpóźniej w dniu podpisania umowy gotówką lub przelewem na rachunek Zakładu Aktywności Zawodowej określony w Umowie, w terminie określonym
w Umowie. Potwierdzeniem dokonania przedpłaty w formie gotówkowej i przyjęciem jej przez Wykonawcę będzie wystawienie dokumentu wpłaty lub faktury VAT. Potwierdzeniem dokonania przedpłaty w formie bezgotówkowej przez Wynajmującego będzie bankowe potwierdzenie dokonania przelewu, na podstawie którego zostanie wystawiona faktura VAT przez Wykonawcę.
2. Pozostałą kwotę należności z tytułu organizacji imprezy okolicznościowej przez Zakładu Aktywności Zawodowej, Zamawiający zobowiązany jest do uiszczenia w formie gotówkowej lub bezgotówkowej w dniu imprezy, po jej zakończeniu lub przelewem na rachunek bankowy Zakładu Aktywności Zawodowej na podstawie wystawionej faktury VAT, w określony w Umowie w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty wystawienia faktury, pod rygorem zapłaty odsetek ustawowych.
w wysokości 50% wartości imprezy okolicznościowej, wynikającej z pkt. 11 umowy. Powyższe nie wyłącza możliwości dochodzenia przez Zakładu Aktywności Zawodowej odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej na zasadach ogólnych.
4. Zakładu Aktywności Zawodowej ma prawo do niezwłocznego rozwiązanie umowy w przypadku nie uiszczenia w terminie określonym w umowie zaliczki, o której mowa w pkt. 14 umowy.
5. Koszt imprezy okolicznościowej może ulec zmianie w przypadkach wskazanych
w Umowie, w szczególności w wyniku zmiany ilości gości Zamawiającego na imprezie okolicznościowej lub dokonania przez Zamawiającego dodatkowych zamówień, określonych w pisemnym aneksie do Umowy zaakceptowanym i podpisanym przez Strony pod rygorem nieważności.
§ 11.
1. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę, składając pisemne oświadczenie pod rygorem nieważności, w terminie nie później jednak niż na 14 dni przed planowanym terminem imprezy okolicznościowej. W przypadku dokonania wypowiedzenia przez Zamawiającego w terminie późniejszym, zastosowanie mają przepisy dotyczące zwrotu zaliczki, określone w § 13.
2. Za dzień dokonania wypowiedzenia przyjmuje się dzień wpływu wypowiedzenia do Zakładu Aktywności Zawodowej. Wypowiedzenie musi zawierać informacje dotyczące imprezy okolicznościowej, której dotyczy Umowa, w szczególności datę imprezy, ilość osób i dane osoby podpisującej umowę oraz jej podpis.
3. Umowa może zostać rozwiązana w każdym innym terminie na mocy pisemnego porozumienia Stron.
§ 12.
Wszelkie ewentualne spory pomiędzy Stronami, wynikające z niniejszej Umowy, Strony będą rozstrzygać polubownie, wykazując wolę ugodowego ich rozwiązania. W przypadku nie rozstrzygnięcia sporu na drodze polubownej w terminie 14 dni od rozpoczęcia działań mających na celu polubowne rozwiązanie sporu, spór będzie rozstrzygany przez Sąd Powszechny, właściwy dla siedziby Zakładu Aktywności Zawodowej w Elblągu.
§ 13.
1. Zamawiający zobowiązany jest powiadamiać Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu na piśmie o zmianach danych, zawartych w Umowie oraz w treści przekazanych przez Zamawiającego przy zawarciu Umowy dokumentów, w terminie 3 dni od dnia ich zaistnienia. Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu nie odpowiada za szkody powstałe w wyniku niedopatrzenia tego obowiązku przez Zamawiającego. W przypadku nie poinformowania Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu o zmianie adresu, wszelkie pisma oraz oświadczenia Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu kierowane na ostatnio
2. Zamawiający zobowiązany jest do niezwłocznego, tj. nie później niż w ciągu 7 dni, poinformowania Zakładu Aktywności Zawodowej w Elblągu o wszczęciu wobec niego postępowania upadłościowego lub naprawczego, egzekucyjnego czy likwidacyjnego
i innych, które mogłyby mieć wpływ na wykonanie przez Zamawiającego Umowy czy Regulaminu. W przypadku zaniechania powyższego, Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu ma prawo do niezwłocznego rozwiązania Umowy z zachowaniem prawa do zatrzymania w całości uiszczonej przez Zamawiającego zaliczki, o której mowa w § 13 ust. 1.
3. Zamawiający nie może, pod rygorem bezskuteczności, przenieść na osoby trzecie żadnych praw, wynikających z umowy, bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgo dy Zakładu Aktywności Zawodowej w Elblągu Tym samym wyłączona jest możliwość dokonania cesji prawi obowiązków przez Zamawiającego bez zgody Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego, w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.).
§ 14.
1. Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu przywiązuje szczególną wagę do zapewnienia Zamawiającemu i gościom Zamawiającego poufności w związku z wykonaniem Umowy.
2. Wszelkie informacje w ustnej, pisemnej, elektronicznej lub innej postaci, które Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu i Zamawiający sobie udostępnią w związku z realizacją umowy, zarówno w czasie jej obowiązywania jak i po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu, będą traktowane jako poufne i będą wykorzystane wyłącznie do wykonania zobowiązań objętych Umową.
3. Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu i Zamawiający zobowiązują się do nie ujawniania informacji poufnych osobom trzecim bez zgody drugiej strony, wyrażonej
w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Dostęp do informacji poufnych mogą mieć tylko osoby realizujące umowę w imieniu Xxxxx, przy czym każda ze stron odpowiada za działania i zaniechania takich osób jak za własne działania i zaniechania.
4. W razie wątpliwości, czy określona informacja stanowi informację poufną, strona zainteresowana, przed podjęciem jakichkolwiek działań, winna zwrócić się do drugiej strony o udzielenie stosownej interpretacji.
5. Wszelkie informacje, chronione stosownie do przepisów poprzedzających, mogą zostać ujawnione wyłącznie w następujących sytuacjach:
a. Jeżeli informacja została ujawniona publicznie przez drugą stronę, będącą właścicielem informacji chronionej.
b. Jeżeli ujawnienia informacji żąda sąd lub organ ścigania w toku prowadzonych czynności na podstawie stosownych przepisów.
c. Jeżeli właściciel informacji chronionej wyrazi na to uprzednio zgodę pisemną.
d. Jeżeli informacja została ujawniona w wyniku wykonania obowiązków nałożonych przepisami prawa.
6. Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu jest Administratorem Danych osobowych osób reprezentujących Zamawiającego oraz Administratorem Danych osobowych gości Zamawiającego i w związku z tym zobowiązuje się do ochrony i zabezpieczenia tych danych.
7. Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu z o.o. zobowiązuje się do przetwarzania
i wykorzystywania gromadzonych danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926), niniejszym Regulaminem i zawartą Umową.
8. Po wykonaniu Umowy Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu nie będzie przetwarzać danych osobowych osób reprezentujących Zamawiającego oraz gości Zamawiającego, za wyjątkiem tych danych, które są:
a. Niezbędne do rozliczenia Umowy oraz dochodzenia roszczeń z tytułu płatności za wykonanie Umowy.
b. Niezbędne do realizacji prawnie usprawiedliwionych celów, o których mowa w powyższej ustawie o ochronie danych osobowych.
c. Dopuszczone do przetwarzania na podstawie odrębnych ustaw lub Umowy.
§ 15.
1. Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu ma prawo do jednostronnej zmiany Regulaminu. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie od umieszczenia zmienionego Regulaminu na stronie internetowej Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu xxx.xxxxxxxx.xxxxxx.xxx.xx
2. Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu o zmianie Regulaminu powiadomi pisemnie Zamawiającego w terminie 7 dni, przesyłając mu na jego adres zmieniony Regulamin.
3. W przypadku dostarczenia zmiany Regulaminu na mniej niż 14 dni przed planowanym terminem imprezy okolicznościowej, Zamawiający ma prawo rozwiązać Umowę bez konsekwencji. W powyższej sytuacji Zakład Aktywności Zawodowej w Elblągu zobowiązana jest oddać wszelkie wpłacone przez Zamawiającego zaliczki.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015r.