ZAPYTANIE OFERTOWE
Oznaczenie sprawy: WSSM.2710.26.2021 Kalisz, dnia 26.01.2023r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
1. Nazwa Zamówienia:
Miasto Kalisz zaprasza do złożenia oferty na zadanie pn. „Doradztwo – audyt dostępności cyfrowej”.
2. Zamawiający:
Miasto Kalisz, Xxxxxx Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, xxx. Wielkopolskie, kraj: Polska, NIP 000-000-00-00, REGON 250855877.
Komórka organizacyjna prowadząca postępowanie: Wydział Spraw Społecznych i Mieszkaniowych Urzędu Miasta Kalisza.
3. Rodzaj i tryb udzielonego zamówienia:
3.1.Niniejsze postępowanie prowadzone jest jako analiza rynku o wartości zamówienia nie przekraczającej 130.000,00 zł netto bez stosowania ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych).
3.2.Rodzaj zamówienia: usługa.
4. Przedmiot zamówienia:
4.1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu w zakresie dostępności cyfrowej trzech stron Urzędu Miasta (strona xxx.xxxxxx.xx, Biuletyn Informacji Publicznej, Poradnik Interesanta) wraz z podstronami, w tym: diagnoza stanu obecnego, określenie rekomendacji, opracowanie raportu z przeprowadzonego audytu oraz omówienie.
4.5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
4.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego Zapytania Ofertowego przed upływem terminu składania ofert.
5. Termin wykonania zamówienia:
Szczegółowy termin wykonania zamówienia określa projekt umowy stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania.
6. Zamówienie uzupełniające:
Nie dotyczy.
7. Warunki realizacji zamówienia:
Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określa projekt umowy stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
8. Warunki udziału w postępowaniu:
8.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy są wpisani do właściwego rejestru lub ewidencji w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.
8.2. Wykonawcy niespełniający tych warunków podlegają wykluczeniu z postępowania. Złożona przez nich oferta nie będzie podlegała ocenie.
9. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów o sposobu oceny:
9.1. Przez Wykonawcę rozumie się wyłącznie osobę, która złożyła ofertę.
Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty będzie kierował się następującymi kryteriami: cena 100 %. Na potrzeby oceny ofert Xxxxxxxxxxx będzie porównywał wartość brutto.
9.2 W toku badania i oceny ofert Zamawiający ma możliwość wzywania Wykonawców do uzupełnienia treści złożonych ofert lub wzywania Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert pod rygorem odrzucenia oferty Wykonawcy.
9.3 O wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania Zamawiający poinformuje drogą elektroniczną (za pomocą poczty elektronicznej) wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty.
9.4 W przypadku gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy lub odmawia podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ponownego badania i oceny.
9.5 Zaproponowana przez Wykonawcę w formularzu ofertowym cena brutto powinna zawierać wszelkie koszty wykonania zadania. Ryzyko błędnej kalkulacji ceny obciąża Wykonawcę.
9.6 Zamawiający nie będzie rozpatrywał ofert:
1) niezłożonych na formularzu, o którym mowa w pkt 11.1 Zapytania Ofertowego,
2) złożonych po terminie , o którym mowa w pkt 12 Zapytania Ofertowego,
3) do których nie zostały dołączone załączniki, o których mowa w pkt 11.5.
9.7. Zamawiający poprawia w ofercie:
1) oczywiste omyłki pisarskie,
2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek (przy poprawianiu omyłek Zamawiający uzna, że w przypadku omyłek rachunkowych Wykonawca prawidłowo podał cenę jednostkową brutto, a ewentualne omyłki Zamawiający poprawi w „Formularzu oferty”).
10. Informacja o wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
11. Opis sposobu przygotowania ofert:
11.1 Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę na „Formularzu oferty”, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
11.2 Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez tego samego Wykonawcę więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich złożonych przez niego ofert.
11.3 Oferta oraz wszelkie dokumenty z nią składane muszą być sporządzone w języku polskim w sposób czytelny i trwały.
11.4 Oferta musi być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy (ujawnioną w odpowiednim rejestrze) lub posiadająca stosowne pełnomocnictwo (które w takim przypadku należy dołączyć do oferty). Złożony podpis musi być czytelny i umożliwiający identyfikację podpisującego (dopuszczalny podpis z pieczątką imienną).
11.5 Do oferty należy dołączyć:
1) aktualny wpis do właściwego rejestru lub ewidencji w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej.
11.6 Oferta oraz dokumenty do niej dołączone winny być przygotowane zgodnie z wymogami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i odpowiadać jego treści.
11.7 Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postępowania.
11.8 Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
12. Termin i miejsce składania i otwarcia ofert:
12.1. Ofertę można przesłać:
1) drogą elektroniczną (za pomocą poczty elektronicznej) jako skan podpisanego przez osoby uprawnione do reprezentacji, dokumentu sporządzonego w formie papierowej lub dokumentu elektronicznego podpisanego ważnym podpisem kwalifikowanym lub osobistym na adres e-mail Wydziału Spraw Społecznych i Mieszkaniowych Urzędu Miasta Kalisza: xxxx@xx.xxxxxx.xx (w tytule wpisać: „Oferta – audyt dostępności cyfrowej”)
lub
2) w formie pisemnej (podpis przez osobę uprawnioną do reprezentacji) w zamkniętej, opieczętowanej kopercie oznaczonej: „WSSM.2710.25.2023 Doradztwo – audyt dostępności cyfrowej” dostarczonej za pośrednictwem poczty, kuriera lub osobiście zaadresowanej na adres Zamawiającego: Urząd Miasta Kalisza Wydział Spraw Społecznych i Mieszkaniowych, ul. Xxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxx (pok. nr 120; I piętro).
w nieprzekraczalnym terminie do dnia 09.02.2023r. do godziny 15.00.
12.2. Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona. Za dostarczenie oferty w inne miejsce niż wskazane powyżej lub pozostawienie awizo Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności.
12.3. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprawidłowego oznakowania opakowania oferty lub braku na opakowaniu którejkolwiek z wyżej wymienionych informacji. Nie jest dopuszczalne złożenie oferty na inny sposób niż ustalony powyżej.
12.4. W przypadku przesłania oferty pocztą lub przesyłką kurierską do Zamawiającego, należy wziąć pod uwagę, że terminem jej dostarczenia (złożenia) Zamawiającemu jest jej wpływ do miejsca oznaczonego przez Xxxxxxxxxxxxx jako miejsce składania ofert (a nie np. Kancelaria Ogólna Urzędu Miasta Kalisza lub inny sekretariat działający w strukturze organizacyjnej Zamawiającego).
12.5. W przypadku składania oferty poczta elektroniczną, decyduje data wpływu na serwer poczty przychodzącej Zamawiającego.
13. Termin i miejsce otwarcia ofert:
13.1. Otwarcie ofert jest jawne.
13.2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 10.02.2023r. o godz. 11.30 w pokoju nr 120 mieszczącym się na I piętrze budynku Urzędu Miasta Kalisza przy ul. T. Xxxxxxxxxx 0x x Xxxxxxx, Wydział Spraw Społecznych i Mieszkaniowych.
13.3. Wraz z otwarciem ofert przesłanych w sposób określony w rozdz. 12 pkt 12.1 ppkt 2) Zamawiający odczyta treść ofert złożonych w sposób określony w rozdz. 12 pkt. 12.1 ppkt 1).
14. Informacje o sposobie porozumiewania się:
14.1. Pracownikiem uprawnionym do kontaktowania się z Wykonawcami jest Xxxxxx Xxxxxxx tel. +48 62/000 00 00, adres e-mail: xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx w godzinach pracy Urzędu: 7.30 -15.30.
14.2 Zmiany i wyjaśnienia do niniejszego zapytania ofertowego zamieszczane będą pod adresem, o którym mowa w pkt. 2 niniejszego Zapytania Ofertowego i będą miały charakter wiążący dla Wykonawców.
15. Informacje dodatkowe:
15.1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia lub unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie, w tym przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego bez podania przyczyny, bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert bądź prawo do ograniczenia przedmiotu zamówienia.
15.2 Niniejsze Zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, która nie ma zastosowania do niniejszego postępowania.
15.3. W niniejszym postępowaniu nie mają zastosowania art. 681, 882 i 69 Kodeksu cywilnego
15.4 Niniejsze zapytanie nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy.
15.5 Decyzja Zamawiającego o wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną.
15.6 Nie prowadzi się indywidualnych negocjacji na temat cen, terminów wykonania zamówienia i terminów składania ofert, za wyjątkiem sytuacji, w której zostały złożone oferty o takiej samej cenie. Wówczas Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
15.7 Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w niniejszym zapytaniu ofertowym.
16. Ochrona danych osobowych w ramach zamówienia bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych:
16.1. Administrator danych osobowych.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego będzie działający w imieniu zamawiającego – Miasta Kalisza jego organ wykonawczy Prezydent Miasta Kalisza. Z administratorem można kontaktować się:
- listownie kierując korespondencję na adres: 00-000 Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx 00, - telefonicznie:
+48 62/765 43 00 lub e-mailowo: xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.
16.3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych.
Przekazane dane osobowe będziemy przetwarzać w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującym "Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Kalisza do kwoty stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych" (do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – zastosowania mają przepisy Kodeksu cywilnego). Podstawą prawną ich przetwarzania jest wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu zgoda wykonawcy (osoby działającej w imieniu wykonawcy) tj. art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” oraz wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadzonego zarządzeniem Prezydenta Miasta Kalisza "Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Kalisza do kwoty stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych" tj. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Podstawą prawną ich przetwarzania może być również podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy tj. art. 6 ust. 1 lit. b ) RODO.
16.4. Odbiorcy danych osobowych.
Pozyskane w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dane mogą być udostępnione podmiotom (osobom) uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Ponieważ co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne dane mogą być udostępnione wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom. Ograniczenie dostępu do Państwa danych może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r.
o dostępie do informacji publicznej o ile ich udostępnienie nie wynika z przepisów prawa. Ponadto odbiorcami danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne mogą być podmioty z którymi Administrator zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostępnianych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.
16.5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
W związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw z poza Europejskiego Obszaru Gospodarczego o ile dostęp do nich nie podlega ograniczeniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych lub art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
16.6. Okres przechowywania danych.
Przekazane dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania niniejszego postępowania, a następnie przez okres wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach tj. 5 lat. W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE przez okres w jakim Zamawiający zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji w związku z uzyskaniem dofinansowania ze środków UE.
16.7. Prawa osób, których dane dotyczą.
W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, osobie której dane dotyczą przysługują następujące prawa: - prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; - prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych; - prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub zawartej umowy; - prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych; - prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx).
16.8. Informacja o wymogu podania danych.
Podanie danych osobowych w związku udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie jest obowiązkowe, ale od ich podania uzależniony jest udział w postępowaniu.
Zastępca Naczelnika Wydziału
/.../
xxx Xxxxxx Xxxxxxxx
„Kalisz – dostępny urząd. Zapewnienie dostępności usług publicznych dla osób ze szczególnymi potrzebami.