Zarządzenie Nr 30/2022 Wójta Gminy Masłów
Zarządzenie Nr 30/2022 Wójta Gminy Masłów
z dnia 10 marca 2022 roku
w sprawie: ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych ujętych w Rocznym Programie Współpracy Gminy Masłów z Organizacjami Pozarządowymi oraz podmiotami określonymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na 2022 rok
Na podstawie art. 30 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz.U. z 2021r., poz. 1372 późn. zm.), art. 5 i art. 13, ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tj. Dz. U. z 2020 r., poz.1057) oraz
§ 12 ust. 1 Rocznego Programu Współpracy Gminy Masłów z Organizacjami Pozarządowymi oraz podmiotami określonymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na 2022 rok, zarządza się co następuje:
§ 1
1. Ogłasza się otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty określone w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, o treści stanowiącej Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Ustala się wytyczne w zakresie przyznawania i rozliczania dotacji udzielanych przez Wójta Gminy Masłów organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust 3 ustawy z dnia 23 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie stanowiące Załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.
3.
§ 2
Komisja konkursowa do rozpatrzenia ofert zgłoszonych do konkursu powołana została odrębnym zarządzeniem.
§ 3
Wykonanie Zarządzenia powierza się Pełnomocnikowi Wójta ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Wójt Gminy Masłów Xxxxxx Xxxx
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 30/2022 z dnia 10 marca 2022 roku Wójta Gminy Masłów
Wójta Gminy Masłów
ogłasza otwarty konkurs ofert
na wsparcie realizacji zadań publicznych w zakresie „Wspierania i upowszechniania kultury fizycznej” na terenie Gminy Masłów w roku 2022
I. Podstawa prawna
Konkurs ogłoszony jest na podstawie art. 11 ust. 2 oraz art. 13 ust. 1 i ust. 2, ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (tj. Dz. U. z 2020 r., poz.1057 z późn. zm.) oraz Uchwały Nr XXXIX/396/2021 Rady Gminy Masłów z dnia 25 listopada 2021r. w sprawie uchwalenia Rocznego Programu Współpracy Gminy Masłów z Organizacjami Pozarządowymi oraz podmiotami określonymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na 2022 rok.
II. Rodzaje zadań i wysokość środków przeznaczonych na realizację zadań:
„Wspierania i upowszechniania kultury fizycznej”
1) Upowszechnianie sportu i zdrowego trybu życia w zakresie piłki nożnej – organizacja zajęć sportowo-rekreacyjnych, w tym treningów, rozgrywek sportowych w środowisku dzieci, młodzieży i dorosłych mieszkańców Gminy
kwota wsparcia: 50.000,00 zł
2) Upowszechnianie sportu i zdrowego trybu życia w zakresie piłki siatkowej – organizacja zajęć sportowo-rekreacyjnych, w tym treningów, rozgrywek sportowych w środowisku dzieci, młodzieży i dorosłych mieszkańców Gminy
kwota wsparcia: 12.000,00 zł
3) Upowszechnianie sportu i zdrowego trybu życia w zakresie piłki ręcznej – organizacja zajęć sportowo-rekreacyjnych, w tym treningów, rozgrywek sportowych w środowisku dzieci i młodzieży z terenu Gminy Masłów
kwota wsparcia: 12.500,00 zł
4) Upowszechnianie sportu i zdrowego trybu życia w zakresie popularyzacji pięściarstwa – organizacja zajęć sportowo-rekreacyjnych, w tym treningów, rozgrywek sportowych w środowisku dzieci, młodzieży i dorosłych mieszkańców Gminy
kwota wsparcia: 16.000,00 zł.,
5) Upowszechnianie sportu i zdrowego trybu życia w zakresie żeglarstwa – organizacja zajęć sportowo-rekreacyjnych, w tym treningów, rozgrywek sportowych w środowisku dzieci, młodzieży i dorosłych mieszkańców Gminy
kwota wsparcia: 8.000,00 zł.,
Cele konkursu
Celem konkursu jest tworzenie warunków do aktywnego spędzania wolnego czasu oraz wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej.
III. Termin i warunki realizacji zadań
1. Termin realizacji zadania: od dnia 11.04.2022r nie później niż do dnia 30.11.2022r
2. Szczegółowy termin i warunki realizacji zadania zostaną określone w umowie.
3. Czas realizacji zadania powinien obejmować okres: przygotowania, przeprowadzenia, zakończenia i jego rozliczenia.
4. Zadanie winno być zrealizowane na rzecz mieszkańców Gminy Masłów.
5. Wszelkie zmiany merytoryczne zadania, jak również zmiany związane z terminem i harmonogramem jego realizacji winny być zgłaszane do Wójta Gminy w formie pisemnej z prośbą o akceptację.
6. Oferent realizując zadanie zobowiązany jest do uzyskania wszelkich wymaganych pozwoleń niezbędnych do realizacji zadania.
7. Ofert zobowiązany jest wypełnić punkt III.5 oferty tj. opis zakładanych rezultatów realizacji zadania publicznego oraz punkt III.6 tj. dodatkowe informacje dotyczące rezultatów zadania publicznego.
8. Należy wskazać i opisać mierzalne rezultaty realizacji zadania oraz sposób ich udokumentowania. Zakładane rezultaty powinny być możliwe do osiągnięcia w wymiarze wskazanej w ofercie oraz rozliczenia ich osiągnięcia.
9. Nieosiągnięcie rezultatów określonych w ofercie stanowi podstawę do proporcjonalnego zwrotu dotacji.
10. Podmioty, które otrzymają dotację na realizację zadania są zobowiązane zamieszczać w sposób czytelny informację, że realizowane zadanie dofinansowane jest z budżetu gminy Masłów. Informacja powinna być zawarta w materiałach promocyjnych, informacyjnych stosownie do charakteru zadania. W ofercie podmiot zobowiązany jest do opisania formy promocji. Wysokość wydatków na promocje projektu nie może przekroczyć 5% całości zadania.
11. Dopuszcza się w trakcie realizacji zadania możliwość dokonywania przesunięć w zakresie poszczególnych pozycji kosztów działania oraz pomiędzy działaniami określonymi w kalkulacji przewidzianych kosztów. Przesunięcie uznaje się za zgodne z umową, gdy dana pozycja kosztorysu nie wzrośnie więcej niż 20%. Zmiana powyżej 20% wymaga zawarcia aneksu do umowy, po uprzednim przedstawieniu aktualizacji oferty.
12. Podmiot realizujący zadanie zobowiązany jest do stosowania zaleceń i wytycznych sanitarnych obowiązujących w związku z ogłoszeniem stanu epidemii wywołanej wirusem SARS-Cov-2.
13. Obowiązkiem każdej organizacji pozarządowej i podmiotu zrównanego realizującego zadanie publiczne finansowane ze środków dotacji jest zapewnienie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Dostępność musi być zapewniona co najmniej w minimalnym wymiarze, o którym mowa w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Dotyczy to także stron internetowych i aplikacji jakie będą wykorzystane do realizacji zadania, które spełniają wymagania określone w ustawie z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.
W indywidualnym przypadku, jeżeli organizacja lub podmiot zrównany nie jest w stanie, w szczególności ze względów technicznych lub prawnych, zapewnić dostępności osobie ze szczególnymi potrzebami w zakresie, o którym mowa w art. 6 ustawy o dostępności, podmiot ten jest obowiązany zapewnić takiej osobie dostęp alternatywny.
14. W ofercie realizacji zadania publicznego oferent zobowiązany jest do opisu w jaki sposób zostanie zapewniona dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami w wymiarze architektonicznym, cyfrowym i informacyjno-komunikacyjnym, a także ewentualnie dostęp alternatywny.
IV. Termin i warunki składania ofert
1. Uczestnicy konkursu składają ofertę wraz z załącznikami, która powinna być kompletna, podpisana przez osobę/y statutowo upoważnioną/ne do składania w jej imieniu oświadczeń woli ze skutkami o charakterze finansowym tych oświadczeń oraz opatrzone pieczęcią firmową organizacji na formularzu zgodnym z Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 roku w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2018 r., poz. 2057).
2. Wszystkie poprawki lub zmiany w treści oferty muszą być parafowane przez osoby podpisujące ofertę.
3. Do oferty należy dołączyć:
1) kopię statutu stowarzyszenia,
2) wydruk z Krajowego Rejestru Sądowego lub inny dokument stanowiący o podstawie działalności danego oferenta (np. wpis do rejestru stowarzyszeń w Starostwie Powiatowym),
3) deklarację o zamiarze osiągania lub nie osiągania zysku przy realizacji określonego zadania.
4) dokumenty potwierdzające kwalifikacje osób proponowanych do realizacji zadania,
5) numer rachunku bankowego
4. Podmioty ubiegające się o udzielenie dotacji w zakresie kultury fizycznej muszą spełniać następujące warunki:
1) uczestniczyć we współzawodnictwie sportowym organizowanym lub prowadzonym w określonej dyscyplinie sportu przez związek sportowy lub podmioty działające z jego upoważnienia,
2) prowadzić działalność statutową w zakresie, którego dotyczy zadanie publiczne objęte konkursem,
3) posiadać licencję przyznaną przez właściwy związek sportowy,
4) prowadzić działania na terenie gminy Masłów,
Kopie dokumentów muszą być potwierdzone przez oferenta za zgodność z oryginałem. Oferta złożona bez wymaganych załączników (niekompletna) zostanie odrzucona z przyczyn formalnych.
5. Ofertę konkursową na realizację zadania należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31.03.2022r, do godz. 15.00, (w obu formach):
1) w formie elektronicznej za pomocą Generatora eNGO dostępnego w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Masłów zakładka: Organizacje pozarządowe oraz
2) w formie papierowej po wydrukowaniu z generatora, ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie na której należy umieścić: pełną nazwę oferenta, jego adres oraz nazwę zadania
„Konkurs ofert na realizację zadania publicznego z zakresu (wpisać rodzaj zadania)”. Oferty należy składać w Urzędzie Gminy Masłów xx. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx (decyduje data wpływu wniosku do sekretariatu Urzędu Gminy Masłów).
Oferty, które zostaną złożone po terminie nie podlegają opiniowaniu i zostaną zwrócone oferentowi bez otwierania.
V. Zasady przyznawania dotacji
1. Organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie muszą prowadzić działalność statutową związaną z realizacją zadania, na które ogłaszany jest konkurs.
2. Złożenie oferty, nie jest jednoznaczne z przyznaniem dotacji.
3. Oferentowi może zostać przyznana niższa kwota dotacji niż wnioskowana. Przyznanie niższej kwoty dotacji zobowiązuje oferenta odpowiednio do korekty syntetycznego opisu zadania/opisu zakładanych rezultatów/kalkulacji przewidywanych kosztów/harmonogramu realizacji zadania. Zmiana zakresu zadania nie może naruszać istoty zadania przedstawionego w ofercie.
4. Brak przedstawienia zaktualizowanych dokumentów wymienionych w pkt. 3 w terminie do 3 dni od daty otrzymania przez oferenta powiadomienia o przyznaniu niższej niż wnioskowana kwota dotacji jest równoznaczne z odstąpieniem od podpisania umowy dotacyjnej.
5. Wyboru ofert proponowanych Wójtowi Gminy do wsparcia finansowego dokonuje komisja konkursowa.
6. Dotację na realizację zadań publicznych przyznaje Wójt Gminy Masłów.
7. Warunkiem wsparcia realizacji zadania jest zawarcie pisemnej umowy na realizację zadania publicznego, której integralną część stanowi oferta wraz z załącznikami.
8. Integralną część OGŁOSZENIA OTWARTEGO KONKURSU OFERT stanowi Załącznik nr 2 do Zarządzenia–Wytyczne przyznawania i rozliczania dotacji udzielanych przez Gminę Masłów organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
VI. Termin, tryb i kryteria stosowane przy wyborze oferty
1. Oferty zostaną rozpatrzone przez Komisję Konkursową powołaną przez Wójta w terminie 14 dni od dnia upływu terminu składania ofert.
2. Konkurs odbywa się w trzech etapach:
I etap – wstępna ocena oferty pod względem formalnym, polega na badaniu zgodności oferty z wymogami formalnymi, zawartymi w poniższej tabeli
TAK* | NIE * | ||
I. Warunki formalne | |||
1. | Czy oferta została złożona w zamkniętej kopercie, na której umieszczono pełną nazwę oferenta, jego adres oraz tytuł zadania? | ||
2. | Czy oferta została złożona w terminie określonym w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert? | ||
3. | Czy oferta została złożona przez podmiot uprawniony do uczestnictwa w otwartym konkursie ofert? | ||
4. | Czy oferta została złożona na obowiązującym wzorze oferty? | ||
5. | Czy oferta została opracowana w języku polskim? | ||
6. | Czy oferent prowadzi działalność statutową zgodną z rodzajem zadania wskazanym w ogłoszeniu konkursowym? | ||
7. | Czy oferta została podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu organizacji lub podmiotu? | ||
8. | Czy termin realizacji zadania nie wykracza poza termin wskazany w | ||
ogłoszeniu konkursowym? | |||
9. | Czy do oferty dołączone są wszystkie wymagane oraz poprawnie wypełnione załączniki? | ||
10. | Oferta spełnia warunki formalne i jest dopuszczona do oceny merytorycznej | ||
Uwagi: | |||
W wyniku weryfikacji ofert pod względem formalnym i wykryciu błędów istnieje możliwość uzupełnienia wyłącznie w następującym zakresie:
1) Uzupełnienia brakujących podpisów pod wnioskiem, w przypadku gdy wniosek nie został podpisany przez wszystkie osoby uprawnione statutowo do zaciągania zobowiązań majątkowych,
2) Złożenia podpisu pod załącznikami do wniosku przez wszystkie osoby uprawnione statutowo do zaciągania zobowiązań majątkowych,
3) Poświadczenia za zgodność z oryginałem złożonych dokumentów przez osobę uprawnioną statutowo do zaciągania zobowiązań majątkowych,
4) Uzupełnienia oczywistych omyłek rachunkowych.
Braki formalne podlegające uzupełnieniu w terminie 3 dni od daty otrzymania pisma z informacją o uzupełnieniu braków.
II etap – ostateczna ocena formalna oraz wstępna ocena merytoryczna dokonana przez komisję konkursową, polega na ocenie merytorycznej ofert , które pozytywnie przeszły ocenę formalną. Ocena zostaje dokonana na podstawie niżej wymienionych kryteriów:
Numer wniosku: | ||
Nazwa wnioskodawcy: | ||
Nazwa zadania: | ||
Kryterium oceny | Maksymaln a ocena punktowa | Przyznana ocen punktowa |
I. Celowość i zasadność zadania: | ||
1.Syntetyczny opis zadania (miejsce, grupa docelowa zadania, komplementarność z innymi działaniami podejmowanymi przez organizację) | 10 | |
2. Przejrzystość planu i harmonogramu działań w ramach realizacji zadania | 10 | |
3.Zakładane rezultaty realizacji zadania (realność realizacji rezultatów i sposób ich monitorowania) | 10 | |
4. Informacje dotyczące promocji projektu | 10 | |
II. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania: | ||
1. Zestawienie kosztów realizacji zadania (racjonalność planowanych wydatków, adekwatność kosztów do planowanych działań, poprawność rachunkowa) | 10 | |
2. Planowany przez oferenta udział środków własnych finansowych lub z innych źródeł na realizację zadania publicznego | 10 | |
3. Niefinansowy wkład własny w realizację zadania (osobowy/rzeczowy) | 10 | |
4. Świadczenia pieniężne od odbiorców zadania. | 10 | |
III. Inne informacje dotyczące zadania | ||
1. Zasoby kadrowe, kwalifikacje osób zaangażowanych w realizację zadania | 10 | |
2. Dotychczasowe doświadczenie w zakresie realizacji zadań podobnego rodzaju (rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych środków na realizację zadania publicznego) | 10 | |
Ocena łączna | 100 | |
Uzasadnienie oceny projektu: Proponowana kwota dofinansowania:
III etap – ostateczna ocena merytoryczna.
W uzasadnionych przypadkach oceniający mogą zwrócić się do wnioskodawcy o dokonanie wyjaśnień, uzupełnień lub poprawy ocenianej oferty. W takim przypadku zespół oceniający przygotowuje stosowne pismo do wnioskodawcy, które zawiera zakres wymaganych wyjaśnień, poprawek lub uzupełnień. Złożone uzupełnienia nie mogą prowadzić do istotnej modyfikacji projektu.
5. Po dokonaniu oceny formalnej oraz oceny merytorycznej przeprowadza się głosowanie jawne, podczas którego, każdy Członek Komisji oddaje głos za ofertą, która jego zdaniem najlepiej wypełnia warunki konkursu. Przy głosowaniu każdy członek dysponuje tylko jednym głosem. Komisja dokonuje wyboru oferty zwykłą większością głosów.
6. Ostatecznego wyboru ofert dokona Wójt Gminy Masłów po zapoznaniu się z opinią Komisji Konkursowej. Od decyzji Wójta nie przysługuje odwołanie.
7. W otwartym konkursie ofert może zostać wybrana więcej niż jedna oferenta na realizację danego zadania.
8. Wyniki rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert oraz wysokość przyznanych dotacji zostaną zamieszczone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, na stronie internetowej xxx.xxxxxx.xx, na stronie podmiotowej BIP Urzędu Gminy Masłów.
VII. W roku 2021 w ramach współpracy z organizacjami pozarządowymi udzielono dotację w zakresie zadań, co do których ogłaszany jest niniejszy konkurs:
1) „Rozgrywki piłki nożnej w sezonie wiosna – jesień”
- przekazana dotacja 59.556,68 zł.,
2) „Rozgrywki piłki siatkowej”
- przekazana dotacja 14.717,00 zł.,
3) „Zajęcia sportowe – Piłka Ręczna dla dzieci i młodzieży z Gminy Masłów”
- przekazana dotacja 13.888,02 zł.,
4) „Upowszechnianie sportu i zdrowego trybu życia w zakresie popularyzacji pięściarstwa wśród młodzieży z Gminy Masłów, udział we współzawodnictwie sportowym”
- przekazana dotacja 10.000,00 zł.,
5) „Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej”
- przekazana dotacja 10.000,00 zł.,
6) „Upowszechnianie sportu i zdrowego trybu życia, a w szczególności jazdy konnej wśród dzieci i młodzieży z Gminy Masłów, udział we współzawodnictwie sportowym”
- przekazana dotacja 3.000,00 zł.,
W roku bieżącym Wójt Gminy Masłów nie realizował dotychczas żadnych zadań publicznych tego samego rodzaju co zadania będące przedmiotem niniejszego konkursu.
Wójt Gminy Masłów Xxxxxx Xxxx
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 30/2022 z dnia 10 marca 2022 roku Wójta Gminy Masłów
WYTYCZNE W ZAKRESIE PRZYZNAWANIA I ROZLICZANIA DOTACJI
udzielanych przez Gminę Masłów organizacjom pozarządowym
i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
I. ZASADY DOTYCZĄCE SKŁADANIA OFERT
1. Podmioty uprawnione do ubiegania się o dotacje
1/. Uprawnionymi do złożenia oferty konkursowej są podmioty wymienione w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie prowadzące działalność statutową w dziedzinie objętej danym konkursem ofert.
2/. Terenowe oddziały organizacji (nieposiadające osobowości prawnej) mogą złożyć wniosek wyłącznie za zgodą zarządu głównego organizacji (tj. na podstawie stosownego pełnomocnictwa udzielonego przez zarząd główny).
3/. Podmiot może złożyć maksymalnie 1 ofertę na jeden rodzaj zadania.
2. Wysokość dotacji, udział środków własnych, czas realizacji projektów.
1/. Zlecenie zadań odbywa się w formie wspierania realizacji zadania wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji.
2/. Środki finansowe zostaną rozdzielone pomiędzy oferentów uprawnionych, których oferty zostaną wyłonione w drodze konkursu.
3/. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z zapewnieniem przyznania dotacji.
4/. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie realizacji zadania i nie może przekraczać 95% całkowitych kosztów realizacji zadania.
5/. Wkład własny finansowy podmiotu winien stanowić minimum 3%, natomiast wkład osobowy lub rzeczowy może stanowić pozostały wkład własny.
6/. Wkład finansowy – to środki finansowe własne oferenta pozyskane przez niego ze źródeł innych niż budżet samorządu gminy. Wydatkowanie własnych środków finansowych, podobnie jak środków z dotacji, winno być udokumentowane dowodami księgowymi (faktury, umowy, rachunki).
UWAGA ! Wkład rzeczowy nie może być przyjmowany jako wkład finansowy.
7/. Wkład niefinansowy w formie wkładu osobowego należy rozumieć jako nieodpłatną dobrowolną pracę:
a) wolontariuszy udokumentowaną zawartymi porozumieniami, kartami pracy lub oświadczeniami organizacji o wykonaniu powierzonych im zadań;
b) członków organizacji udokumentowaną oświadczeniami o wykonaniu powierzonych zadań. Przy szacowaniu wielkości wkładu osobowego należy określić czynności, które zostały powierzone wolontariuszom bądź członkom organizacji, czas ich realizacji oraz koszty, jakie należałoby ponieść zatrudniając odpłatny personel. Wkład osobowy musi być skalkulowany wg ogólnie obowiązujących stawek rynkowych.
8/. Czas realizacji projektu będzie każdorazowo określany w umowie, jednak nie może być dłuższy niż do dnia 30 listopada danego roku.
3. Kwalifikowalność kosztów
1/. Koszty ponoszone w ramach realizacji zadania są kwalifikowane, jeżeli:
a) są związane bezpośrednio z realizowanym zadaniem,
b) zostały poniesione w okresie uprawnionym, tj. określonym w umowie terminem realizacji zadania oraz terminami wydatkowania środków z poszczególnych źródeł,,
c) są racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe,
d) są skalkulowane wyłącznie w odniesieniu do zakresu zadań realizowanych w ramach dofinansowanego zadania (np. kosztem kwalifikowanym może być jedynie część opłat telekomunikacyjnych, tj. rachunek telefoniczny może być pokryty tylko w tej części, w której wydatek był bezpośrednio związany z realizacją zadania),
e) odzwierciedlają koszty rzeczywiste tzn. są udokumentowane właściwymi dowodami księgowymi (np. faktury, umowy, w tym z wolontariuszami, rachunki do umów) oraz są prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej, możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania,
f) zostały wydatkowane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
2/. Do kosztów kwalifikowanych, w oparciu o które sporządzony jest kosztorys zadania, można zaliczyć m. in. następujące rodzaje kosztów:
a) koszty administracyjne związane z realizacja zadania w wysokości
nieprzekraczającej
10% wartości zadania, w tym:
− koszty osobowe administracji i obsługi projektu (udokumentowane umowami zlecenia/o dzieło) np. koordynator projektu, obsługa administracyjno-biurowa, księgowość,
− inne koszty administracyjne związane z realizacja zadania (np. usługi pocztowe, zakup materiałów biurowych, koszty telekomunikacyjne - na podstawie opisanych bilingów i faktur);
b) koszty osobowe, tj. honoraria i wynagrodzenia osób bezpośrednio zatrudnionych przy realizacji zadania na podstawie umów o dzieło/zlecenia, w tym np. trenerów, ekspertów, artystów, pedagogów, innych specjalistów;
UWAGA! Kwalifikowane są wszystkie składki wynagrodzenia poniesione w terminie, o którym mowa w pkt I.3.1/b). Przyjęte składki wynagrodzeń i płac nie mogą być wyższe od wynagrodzenia wynikającego z przepisów płacowych lub w przypadku ich braku od stawek rynkowych obowiązujących na danym terenie. W przypadku realizacji zadania w ramach działalności odpłatnej zastosowanie maja limity wynagrodzeń określone w art. 9 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
c) koszty związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów projektu w tym np. materiały szkoleniowe, wynajem pomieszczeń (sal widowiskowych, szkoleniowych, konferencyjnych itp.), wynajem niezbędnego sprzętu, urządzeń technicznych (np. nagłośnienia, oświetlenia, scena itd.), odzież, żywność, noclegi, przejazd beneficjentów,
d) wyjazdy służbowe osób zaangażowanych w realizację projektu - do należności z tytułu podróży służbowej (tzn. poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika) odbywanej na obszarze kraju przez osoby zatrudnione przy realizacji dofinansowanego zadania należy stosować rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167);
e) wydatki związane z działaniami promocyjnymi projektu w tym x.xx.: plakaty, ulotki, ogłoszenia prasowe, zaproszenia, banery, gadżety promocyjne itp. – nie więcej niż 5% wartości zadania,
f) usługi transportowe,
g) usługi poligraficzne,
h) zakup materiałów niezbędnych do realizacji zadania,
i) zakwaterowanie i wyżywienie dla uczestników,
j) zakup sprzętu sportowego (zakupionego w ramach wydatków bieżących)
k) koszty związane z pracą wolontariuszy – koszt ten nie może być jednak sfinansowany z dotacji przyznanej z budżetu Gminy Masłów.
3/ Koszty niekwalifikowane, które nie mogą być uwzględnione w kosztorysie zadania, stanowią m. in.:
a) stałe koszty działalności podmiotu, w szczególności: wynagrodzenia osobowe pracowników etatowych i utrzymanie biura (np. opłaty czynszowe, abonamentowe, rachunki telefoniczne, materiały biurowe, opłaty pocztowe) z wyłączeniem
kosztów
wymienionych wyżej w pkt 2 lit. a,
b) koszty zakupu nieruchomości i środków trwałych,
c) odsetki i odsetki karne,
d) podatek od towarów i usług VAT, który może być odzyskany w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
e) zakup wyposażenia,
f) wierzytelności i zobowiązania podmiotu składającego ofertę,
g) koszty związane z pracami remontowo-budowlanymi,
h) wypłaty wynagrodzeń dla zawodników,
i) wypłaty stypendiów przyznanych przez klub sportowy zawodnikom,
j) koszty transferu zawodnika z innego klubu sportowego,
k) zapłaty kar, mandatów i innych opłat sankcyjnych nałożonych na klub sportowy lub zawodnika tego klubu,
l) zobowiązania klubu sportowego z tytułu zaciągniętej pożyczki, kredytu lub wykupu papierów wartościowych oraz kosztów obsługi zadłużenia,
ł) koszty stałe podmiotów, w tym wynagrodzenia osobowe i utrzymanie biura nie związane
bezpośrednio z realizacją zadania,
m) koszty, które wnioskodawca poniósł na realizację przedsięwzięcia przed terminem określonym w umowie o udzielenie dotacji.
4. Składanie ofert
1/. O zachowaniu terminu złożenia oferty decyduje data wpływu do siedziby urzędu.
2/. Załączniki składane w formie kserokopii muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnione do tego osoby.
3/. Na każdej zapisanej stronie potwierdzanych dokumentów należy umieścić napis (pieczątkę) „Za zgodność z oryginałem”, datę potwierdzenia oraz podpisy
uprawnionych
osób (tj. wymienionych w dokumencie rejestracyjnym lub innych upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta) wraz z imiennymi pieczątkami. Jeżeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami, strona winna być podpisana pełnym imieniem i nazwiskiem.
4/. W przypadku przekroczenia przez oferenta określonego w ogłoszeniu konkursowym limitu ofert możliwych do złożenia na realizację jednego zadania, ocenie będzie
podlegać
tylko taka liczba ofert, jaka została określona w ramach limitu. Wyboru ofert do oceny dokonuje komisja konkursowa.
II. WYBÓR OFERT
1. Rozpatrzenie ofert przez komisję konkursową
1/. Oferty zgłoszone do konkursu rozpatruje komisja konkursowa w trzech etapach:
a) oceny formalnej
b) ostatecznej oceny formalnej oraz wstępnej oceny merytorycznej,
c) ostateczna ocena merytoryczna oferty
2/. Oceny formalnej i merytorycznej oraz wyboru ofert do zarekomendowania Wójtowi Gminy komisja dokonuje według zasad opisanych w ogłoszeniu konkursowym.
2. Rozstrzygnięcie konkursu
1/. Konkurs rozstrzyga ostatecznie Wójt Gminy Masłów na podstawie przedłożonej dokumentacji Komisji konkursowej wskazując organizacje i podmioty biorące udział w konkursie, którym Gmina zleci realizację zadań publicznych określonych w ich ofertach.
2/. Od decyzji Wójta Gminy o przyznaniu dotacji nie przysługuje tryb odwoławczy.
Każdy
oferent w terminie 30 dni od daty rozstrzygnięcia konkursu może żądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia oferty
3/. Rozstrzygniecie konkursu podaje się do publicznej wiadomości w taki sam sposób jak ogłoszenie konkursu. Ogłoszenie o rozstrzygnięciu konkursu zawiera w szczególności nazwę oferenta, nazwę zadania publicznego oraz wysokość przyznanych środków publicznych.
4/. Jeżeli przyznana dotacja jest niższa od oczekiwanej, oferent nie będzie związany złożoną
ofertą, może on zmniejszyć zakres zadania lub odstąpić od podpisania umowy.
5/. Rezygnacja z realizacji zadania musi zostać złożona na piśmie do Urzędu Gminy Masłów i być podpisana przez osoby uprawnione.
III.ZAWARCIE UMOWY
1. Po ogłoszeniu listy ofert wybranych do dofinansowania, oferenci są powiadomieni o przyznanej kwocie dotacji wraz z ewentualną prośbą o przesłanie zaktualizowanego kosztorysu i harmonogramu.
2. Jeżeli w okresie bezpośrednio poprzedzającym zawarcie umowy zostały zmienione istotne dane organizacji (adres, osoby uprawnione, nr rachunku bankowego) - należy o tym niezwłocznie poinformować i jednocześnie dostarczyć dokumenty poświadczające dokonane zmiany.
3. Wyżej wymienione dokumenty stanowią podstawę do przygotowania i zawarcia umowy.
4. Wszelkie zmiany powstałe w trakcie realizacji zadania należy zgłaszać niezwłocznie, w formie pisemnej.
IV. ROZLICZENIE DOTACJI
1. Sprawozdanie
1/. Rozliczenie dotacji następuje na podstawie sprawozdania złożonego w terminie 30 dni od określonego w umowie dnia zakończenia realizacji zadania.
2/. Sprawozdanie należy złożyć na formularzu zgodnym z Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 roku w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2018 r., poz. 2057) w formie elektronicznej za pomocą Generatora eNGO dostępnego w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Masłów zakładka: Organizacje pozarządowe oraz w formie papierowej po wydrukowaniu z generatora.
2. Weryfikacja wydatków związanych z realizacją zadania publicznego
1/. Niezwłocznie po otrzymaniu sprawozdania Urząd Gminy przystępuje do weryfikacji wydatków związanych z realizacja zadania. Niezależnie od sprawozdania podmiot realizujący zadanie publiczne zobowiązany jest złożyć w Urzędzie Gminy Masłów następujące dokumenty dotyczące realizacji zadania niezbędne do przeprowadzenia weryfikacji, a w szczególności:
a) kopie umów i zleceń oraz kopie faktur, rachunków lub innych dokumentów księgowych stanowiących podstawę wydatków związanych z realizacją zadania publicznego , potwierdzone za zgodność z oryginałem, oraz kopie wyciągów bankowych potwierdzające ich zapłatę,
b) kopie wyciągów bankowych pokazujących wpływ środków z dotacji na rachunek bankowy podmiotu realizującego zadanie publiczne oraz kopie wyciągów bankowych pokazujących wypływ środków finansowych z tego rachunku ( dotyczy środków finansowych z dotacji oraz z wkładu finansowego własnego) jako potwierdzenie faktycznie poniesionych wydatków,
c) dokumenty potwierdzające udział w realizacji zadania wolontariuszy oraz pracę społeczną członków organizacji – kopie umów, oryginał oświadczenia potwierdzającego wniesienie wkładu osobowego,
d) oświadczenie o wysokości przychodów z tytułu odsetek bankowych uzyskanych w związku z przechowywaniem kwoty dotacji na rachunku jeżeli z wyciągów bankowych nie można uzyskać jednoznacznej informacji w tym zakresie,
e) kopię przelewu potwierdzającego dokonanie zwrotu niewykorzystanych środków finansowych z udzielonej dotacji (jeżeli nie wykorzystano pełnej kwoty udzielonej
dotacji lub część dotacji wykorzystano niezgodnie z przeznaczeniem ) oraz wpłatę odsetek (jeśli dotyczy),
f) kopię przelewu potwierdzającego zwrot środków finansowych z tytułu przychodu z odsetek bankowych od dotacji (jeżeli rachunek jest oprocentowany), jeżeli nie wydatkowano ich na cele związane z realizacja zadania,
g) listę uczestników projektu zawierającą: imię i nazwisko, miejscowość zamieszkania.
2/. Załączniki składane w formie kserokopii muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem
3. Dokumentowanie wydatków
Zleceniobiorca realizujący zadanie publiczne z udziałem dotacji zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994
r. o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadania publicznego przez okres 5 lat licząc od początku roku następującego po roku, w którym zleceniobiorca zrealizował zadanie publiczne.
1/. Dokumentami potwierdzającymi koszty kwalifikowane są w szczególności:
a) faktury VAT, faktury korygujące,
b) rachunki,
c) noty obciążeniowe, noty korygujące,
d) umowy zlecenia lub dzieło wraz z rachunkami do umów,
e) delegacje,
f) listy płac
g) deklaracje ZUS
2/. Dowodami potwierdzającymi zapłatę mogą być:
a) wyciąg z rachunku bankowego Zleceniobiorcy,
b) raport kasowy,
c) KW.
3/. Faktury, rachunki powinny być wystawione na beneficjenta umowy. 4/. Przedstawione do rozliczenia faktury powinny być zapłacone w całości.
5/. Kopie dokumentów załączonych do wniosku powinny być podpisane za zgodność z oryginałem przez osobę reprezentującą beneficjenta (tj. występującą w umowie dotacji).
6/. Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Xx. X. x 0000x., xxx.000 ze zm.) oraz art. 106a – 106q ustawy z dnia 11 marca 2004r o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2020r., poz. 106 ze zm.), każdy dokument księgowy powinien zawierać:
a) określenie rodzaju dowodu;
b) określenie stron (nazwa, adres, numery identyfikacyjne), pozwalające jednoznacznie zidentyfikować uczestników danej operacji;
c) treść (opis) danej operacji, jej wartość, jeśli to możliwe ilość (liczbę) i cenę jednostkową;
d) datę operacji i sporządzenia dowodu;
e) podpisy (czytelne) osób odpowiedzialnych za operacje, pozwalające je jednoznacznie zidentyfikować;
f) zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu oraz opis kwalifikujący dowód do ewidencji (dekretacja dowodu) wraz z podpisem osób odpowiedzialnych – zgodnie z zapisami w statucie.
4. Zasady opisywania dowodów księgowych
1/. Dowody księgowe opisuje się na ich odwrocie; na dodatkowej (załączanej) karcie zamieszcza się opis tylko wówczas gdy brak miejsca na odwrocie dowodu księgowego z
adnotacją o tym, jakiego dokumentu dotyczy; informację o opisie na oddzielnej karcie należy odnotować na dokumencie księgowym; oba dokumenty muszą być trwale złączone.
2/. Korekty dokonywane w opisach dokumentów księgowych powinny być dokonywane na zasadach analogicznych, jak dla korekt dokumentów księgowych określonych w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.
3/. Prawidłowy opis dowodu księgowego powinien zawierać /przykładowy wzór opisu faktury/:
a) przedmiot wydatku, zwłaszcza wtedy gdy nazwa usługi, dostawy lub rzeczy nie jest powszechnie rozpoznawalna,
b) nazwę zadania publicznego , którego wydatek dotyczy
c) znak /numer umowy dotacji,
d) sposób/źródło finansowania (kwota i procentowy udział wartości faktury),
e) potwierdzenie sprawdzenia faktury pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym,
f) dekret księgowy - sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numerem dowodu księgowego (data i podpis umożliwiający identyfikację osoby podpisującej),
g) informację, czy podatek VAT jest lub nie kosztem kwalifikowanym (jeżeli dotyczy),
h) informacja, że zakupy zostały dokonane zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych (jeżeli dotyczy),
i) informację o dokonanej płatności za zakupiony towar / usługę.
5. Zatwierdzenie sprawozdania
1/. Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeżeli:
a) złożone jest na właściwym formularzu,
b) zawiera wymagane załączniki,
c) złożone jest w terminie wskazanym w umowie,
d) jest podpisane przez osoby uprawnione,
e) jest czytelne tzn. wypełnione maszynowo, komputerowo, pismem drukowanym,
f) jest spójne tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy kosztorysem w ofercie i rozliczeniem w sprawozdaniu,
g) termin realizacji zadania jest zgodny z umową,
h) nie zawiera błędów rachunkowych,
i) poniesione wydatki są zgodne z kosztorysem, stanowiącym załącznik do umowy
Przykładowy wzór opisu faktury1
Opis do faktury/rachunku: Nr……………………………………………… z dnia
……………………..……
Rachunek dotyczący realizacji zadania publicznego pod nazwą:
1 Przykładowy wzór opisu faktury stanowi pomoc dla beneficjenta w celu ustalenia jednolitych zasad opisu dowodów księgowych, które przedkładane będą do sprawozdania z realizacji zadania.. Obszar zaznaczony kolorem żółtym należy traktować jako wzór szablonu (jeżeli beneficjent w swojej praktyce posługuje się
pieczęciami / trwałymi szablonami, które zawierają powyższe informacje lecz w innym układzie graficznym będą one traktowane jako tożsame z szablonem przedstawionym we wzorze).
…………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………
………………… zgodnie z umową Nr ………………………………………… oraz aneksem Nr ....... z dnia …………………
Wydatek dotyczy zakupu towaru*/usługi* z
przeznaczeniem na
………………………………………………………………………
Sprawdzono pod względem merytorycznym Sprawdzono pod względem formalnym
dnia ………………………………………. i rachunkowym dnia
………………….
podpis ……………………………………... podpis
…………………………………
Zatwierdzam do zapłaty Zapłacono przelewem/gotówką
dnia ………………….... w dniu ………………………..
podpis ………………..... podpis ………………………...
Sposób finansowania:
Dotacja Gminy Masłów | ……………………………zł | …………………….. % |
Wkład własny | ……………………………zł | …………………….. % |
Inne źródło | ……………………………zł | …………………….. % |
Numer pozycji z Kosztorysu | ||
Podatek VAT jest/nie jest2 kosztem kwalifikowanym zadania.
Wójt Gminy Masłów Xxxxxx Xxxx
2 Niewłaściwe skreślić.