Contract

ZAŁĄCZNIK nr 5 - Wzór Umowy o dofinansowanie projektu Pomocy technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020

UMOWA (nr …¹) O DOFINANSOWANIE PROJEKTU……………………………………………………………

………..…………………………………………………................................................................................

Nr projektu RPWM………………………………………………………………………………..………………………

w ramach Osi priorytetowej 12 – Pomoc techniczna

Działania……. - …………………………………………………………………………………………………………………….…

Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

zawarta w dniu ….................. r. w Olsztynie pomiędzy:

Województwem Warmińsko-Mazurskim z siedzibą w Olsztynie przy xx. Xxxxxx Xxxxxx 0, 00‑000 Xxxxxxx,

reprezentowanym przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego, zwanym dalej Instytucją Zarządzającą RPO WiM, w imieniu którego działają:

1) ....................................................................... Województwa Warmińsko-Mazurskiego,

2) ....................................................................... Województwa Warmińsko-Mazurskiego

.................................................. z siedzibą w …………………….,

NIP…, REGON….

zwaną/ym dalej Beneficjentem,

reprezentowanym przez:

Pana/Panią.............................................................…...............................................................

na podstawie pełnomocnictwa ………………………………….………..² z dnia …………………………….…,

zwanymi dalej Stronami

Działając na podstawie art. 9 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020,– zwanej dalej ,,ustawą wdrożeniową” oraz mając w szczególności na uwadze:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 roku ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające Rozporządzenie Rady (WE) 1083/2006, zwane dalej ,,rozporządzeniem ogólnym”,
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 roku w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające Rozporządzenie Rady (WE) 1081/2006,
Ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwaną dalej ,,ustawą o finansach publicznych”,
Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień, zwane dalej „rozporządzeniem w sprawie korekt finansowych”.

Strony zgodnie postanawiają, co następuje:

Definicje

§ 1

Użyte w umowie określenia oznaczają:

„Administrator danych osobowych” –”administratora” w rozumieniu RODO, którym jest:

Województwo Warmińsko-Mazurskie reprezentowane przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego - Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Warmińsko - Mazurskiego na lata 2014-2020, dla zbioru „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko - Mazurskiego 2014-2020”,
minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego - dla zbioru „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych”;

„Beneficjent” – podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 10 rozporządzenia ogólnego oraz podmiot, o którym mowa w art. 63 rozporządzenia ogólnego;
„Dane osobowe” – „dane osobowe” w rozumieniu RODO, które muszą być przetwarzane przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM oraz Beneficjenta w celu wykonania umowy dotyczące w szczególności:

Wnioskodawców, Beneficjentów, Partnerów (o ile dotyczy), którzy aplikują o środki i realizują projekty w ramach Programu, ich pełnomocników i pracowników oraz osób upoważnionych do występowania w ich imieniu,
uczestników instytucjonalnych Projektu,
uczestników indywidualnych Projektu,
osób, których dane są przetwarzane na potrzeby badania kwalifikowalności wydatków w Projekcie, w tym: personelu projektu, oferentów, członków komisji przetargowych i wykonawców, uczestników konferencji i wydarzeń o charakterze promocyjnym, informacyjnym czy edukacyjnym,
pracowników instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu, którzy zajmują się obsługą projektów;

„Dni robocze” – dni inne niż dni wolne od pracy w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie;
„Dofinansowanie” – współfinansowanie UE tj. podlegające refundacji przez Komisję Europejską środki budżetu państwa przeznaczone na realizację projektów pomocy technicznej;
„Dotacja celowa” – środki, o których mowa w art. 127 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych;
„Instytucja Zarządzająca RPO WiM”– zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 2 ustawy wdrożeniowej - Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego;
„IRPT RPO WiM” - oznacza to Instrukcję realizacji Pomocy technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, zamieszczonej na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej RPO WiM (xxxxx://xxx.xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx/);
„LSI MAKS2” – lokalny system informatyczny zapewniający obsługę procesów związanych z wnioskowaniem o dofinansowanie, będący jednocześnie pomocniczym systemem teleinformatycznym wykorzystywanym w procesie realizacji Projektu;
„Nieprawidłowość” – zgodnie z art. 2 pkt 36 rozporządzenia ogólnego, każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie funduszy polityki spójności, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem;
„Nadużycie finansowe” – jakiekolwiek umyślne działanie lub zaniechanie naruszające interesy finansowe Wspólnot Europejskich w odniesieniu do wydatków, polegające na:

wykorzystaniu lub przedstawieniu fałszywych, nieścisłych lub niekompletnych oświadczeń lub dokumentów w celu sprzeniewierzenia lub bezprawnego zatrzymania środków z budżetu ogólnego Wspólnoty Europejskiej lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu,
nieujawnieniu informacji mimo istniejącego obowiązku w tym zakresie w celu sprzeniewierzenia lub bezprawnego zatrzymania środków z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu,
niewłaściwym wykorzystaniu takich środków do celów inne niż te, na które zostały pierwotnie przyznane;

„Program” – Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 przyjęty decyzją Komisji Europejskiej nr C(2015)904 z dnia 12 lutego 2015 r. oraz uchwałą Zarządu nr 16/150/15/V z dnia 24 marca 2015 r., zmieniony decyzją C(2018) 1460 z dnia 07.03.2018 r. oraz Uchwałą Zarządu nr 14/278/18/V z dnia 20 marca 2018 r.;
„Projekt” – oznacza to projekt realizowany w ramach 12 Osi Priorytetowej Pomoc techniczna Programu, określony we Wniosku o dofinansowanie nr..............................., stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy,;
„Przetwarzanie danych osobowych” ” lub „Przetwarzanie” – „przetwarzanie w rozumieniu RODO niezbędne do należytego wykonania Umowy;
„Refundacja” – zwrot Beneficjentowi części faktycznie poniesionych i w całości wcześniej zapłaconych wydatków kwalifikowalnych na realizację Projektu, dokonywany przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, po spełnieniu warunków określonych w niniejszej Umowie;
RODO – Rozporządzanie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
„Siła wyższa” – zdarzenie bądź połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Beneficjenta lub Instytucji Zarządzającej RPO WiM, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z Umowy, których Beneficjent lub Instytucja Zarządzająca RPO WiM nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych;
„SL2014” – aplikacja główna centralnego systemu teleinformatycznego;
„Strona internetowa Instytucji Zarządzającej RPO WiM” – strona internetowa pod adresem: xxxxx://xxx.xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx;
„System realizacji Programu” – system, o którym mowa w art. 6 ustawy wdrożeniowej;
,,Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych (SZOOP)” – dokument, o którym mowa w art. 2 pkt 25 ustawy wdrożeniowej;
„Umowa” – niniejsza Umowa o dofinansowanie Projektu, określająca w szczególności warunki przekazywania, wykorzystania i rozliczania dofinansowania oraz inne obowiązki Stron;
„Ustawa o ochronie danych osobowych” – Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
„Ustawa PZP” – Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych,
z uwzględnieniem zasady bezpośredniej skuteczności dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE oraz dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylającej dyrektywę 2004/17/WE, do czasu uchwalenia nowej ustawy;
„Użytkownik systemu SL2014” – osoba posiadająca dostęp do SL 2014;
„Wkład własny” – środki finansowe zabezpieczone przez beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania (różnica między kwotą wydatków kwalifikowalnych a kwotą dofinansowania przekazaną beneficjentowi, zgodnie ze stopą dofinansowania dla Projektu ³;
,,Wniosek o dofinansowanie” – określony przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, w IRPT RPO WiM, formularz Wniosku o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami, składany przez Wnioskodawcę ubiegającego się o dofinansowanie Projektu w ramach Osi priorytetowej w Programie;
,,Wniosek o płatność” – wskazany przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM formularz wniosku Beneficjenta o płatność wraz z załącznikami, na podstawie którego Beneficjent rozlicza poniesione wydatki i/lub przekazuje informacje o postępie rzeczowym realizacji projektu;
,,Wydatki kwalifikowalne” – wydatki kwalifikowalne zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności i Wytycznymi w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020;
,,Wytyczne” – instrument prawny wydany na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, określający ujednolicone warunki
i procedury wdrażania funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności skierowane do instytucji uczestniczących w realizacji programów operacyjnych oraz stosowane przez te instytucje na podstawie właściwego porozumienia, kontraktu terytorialnego albo umowy oraz przez beneficjentów na podstawie umowy o dofinansowanie projektu albo decyzji o dofinansowaniu projektu, w szczególności:

Wytyczne w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020,
Wytyczne w zakresie sprawozdawczości na lata 2014-2020,
Wytyczne w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020,
Wytyczne w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, zwane dalej ,,Wytycznymi w zakresie monitorowania”,
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, zwane dalej „Wytyczne w zakresie kwalifikowalności”,
Wytyczne w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020,
Wytyczne w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020,
Wytyczne w zakresie gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020, zwane dalej ,,Wytycznymi w zakresie gromadzenia”,
Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020,
Wytyczne w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz zgłaszania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020.

Przedmiot umowy

§ 2

Umowa określa szczegółowe zasady i warunki, na jakich dokonywane będzie przekazywanie, wykorzystywanie i rozliczanie wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez Beneficjenta na realizację Projektu.
Na warunkach określonych w Umowie, Instytucja Zarządzająca RPO WiM przyznaje Beneficjentowi dofinansowanie na realizację Projektu w łącznej kwocie nieprzekraczającej
…………….. PLN (słownie: ……………), a Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu.
Łączna wysokość wydatków kwalifikowalnych Projektu wynosi …… PLN (słownie: …) i obejmuje:

dofinansowanie tj. dotację celową w kwocie … PLN (słownie: …), co stanowi ……% wydatków kwalifikowalnych,
wkład własny w kwocie … PLN (słownie: …), co stanowi …. % wydatków kwalifikowalnych
z następujących źródeł:

środki …… w kwocie … PLN (słownie: …),
środki …… w kwocie … PLN (słownie: …).

Beneficjent zobowiązuje się do wniesienia wkładu własnego zgodnie z ust. 3 pkt 2.
Środki, o których mowa w ust. 3, są przeznaczone wyłącznie na pokrycie wydatków kwalifikowalnych ponoszonych przez Beneficjenta w związku z realizacją Projektu.
Beneficjent pokryje ze środków własnych wszelkie wydatki niekwalifikowalne w ramach Projektu.
Dofinansowanie na realizację Projektu może być przeznaczone na sfinansowanie przedsięwzięć zrealizowanych w ramach Projektu przed zawarciem Umowy, o ile wydatki zostaną uznane za kwalifikowalne zgodnie z obowiązującymi przepisami i Wytycznymi oraz będą dotyczyć okresu realizacji Projektu, o którym mowa w § 3 ust. 1.
W przypadku niewniesienia przez Beneficjenta wkładu własnego zgodnie z % wydatków kwalifikowalnych, o których mowa w ust. 3 pkt 2, Instytucja Zarządzająca RPO WiM może obniżyć kwotę przyznanego dofinansowania proporcjonalnie do jej udziału w całkowitej wartości Projektu.
Wydatki w ramach Projektu mogą obejmować koszt podatku od towarów i usług zgodnie
ze złożonym przez Beneficjenta oświadczeniem stanowiącym Załącznik nr 2 do umowy^⁴.
Poniesienie przez Beneficjenta wydatków kwalifikowalnych w kwocie większej niż określona w ust. 3 nie stanowi podstawy do zwiększenia przyznanej kwoty dofinansowania.

§ 3

Okres realizacji Projektu jest zgodny z okresem wskazanym we Wniosku o dofinansowanie.
Okres, o którym mowa w ust. 1 dotyczy finansowej realizacji zadań w ramach Projektu
z zastrzeżeniem ust. 3.
Beneficjent ma prawo do ponoszenia wydatków po okresie realizacji Projektu, jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2023 r. pod warunkiem, że wydatki te dotyczą okresu realizacji Projektu oraz zostaną uwzględnione w końcowym wniosku o płatność.
Projekt będzie realizowany przez …….⁵.

Odpowiedzialność Beneficjenta

§ 4

Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu w pełnym zakresie, z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z niniejszą Umową i jej załącznikami oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację Projektu.
Beneficjent odpowiada za prawidłową realizację Projektu zgodnie z Wnioskiem o dofinansowanie, w tym za:

przetwarzanie danych osobowych zgodnie z prawem, w tym przepisami RODO i przepisami prawa krajowego o ochronie danych osobowych,
zapewnienie stosowania zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami a także zasady równości szans kobiet i mężczyzn, w rozumieniu Wytycznych, o których mowa w § 1 pkt 30 lit. a (z uwzględnieniem standardów dostępności dla polityki spójności na lata 2014-2020),
spełnianie kryteriów wyboru projektu zgodnie z wezwaniem do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu.

Beneficjent ponosi wyłączną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe
w związku z realizacją Projektu.
W przypadku dokonania zmian w Projekcie, o których mowa w § 17, Beneficjent odpowiada za realizację Projektu zgodnie z aktualnym Wnioskiem o dofinansowanie.
Beneficjent zobowiązuje się niezwłocznie i pisemnie poinformować Instytucję Zarządzającą RPO WiM o problemach w realizacji Projektu, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji.
Prawa i obowiązki Beneficjenta wynikające z niniejszej Umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie, bez zgody Instytucji Zarządzającej RPO WiM wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 20 ust.1 pkt 5.
Beneficjent oświadcza, że zapoznał się z treścią IRPT RPO XxX i zobowiązuje się do jej stosowania.
Beneficjent oświadcza, że zapoznał się z treścią Wytycznych, a także zobowiązuje się do ich stosowania, z uwzględnieniem ust. 9.
Wytyczne a także ich zmiany i termin, od którego Wytyczne i ich zmiany są stosowane, podawane są do publicznej wiadomości na zasadach określonych w art. 5 ust. 5 ustawy wdrożeniowej.
Beneficjent oświadcza, że zapoznał się z treścią i zobowiązuje się do stosowania obowiązujących Zasad Instytucji Zarządzającej w zakresie zarządzania ryzykiem oraz wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020⁶.

Płatności i rozliczenia

§ 5

Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków Projektu w sposób przejrzysty, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z Projektem.
Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące Projektu muszą być prawidłowo opisane tj. na zasadach określonych w IRPT RPO WiM.

Składanie wniosku o płatność

§ 6

Beneficjent przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie projektu zobowiązany jest złożyć w wersji papierowej pierwszy Harmonogram płatności w ramach Projektu, który stanowi Załącznik nr 3 do Umowy, według wzoru ustalonego przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM w IRPT RPO WiM - Załącznik Nr 14.
Po podpisaniu Umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent przekazuje harmonogram płatności, o którym mowa w ust. 1, za pośrednictwem SL2014 w terminie 7 dni, chyba że z przyczyn technicznych nie jest to możliwe. W takim przypadku stosuje się § 9 ust. 7.
Harmonogram płatności podlega aktualizacji przez Beneficjenta za pośrednictwem SL2014. Aktualizacja Harmonogramu płatności nie wymaga aneksowania Umowy.
Złożenie Wniosku o płatność niezgodnie z Harmonogramem płatności w ramach Projektu może spowodować wydłużenie terminu przekazania Beneficjentowi dofinansowania.
Beneficjent składa Wniosek o płatność wraz z załącznikami za pośrednictwem SL2014, chyba że z przyczyn technicznych nie jest to możliwe. W takim przypadku Beneficjent składa w wersji papierowej Wniosek o płatność w terminach wynikających z zapisów ust. 10, ust. 11 i ust. 12, ust. 13, przy czym zobowiązuje się do złożenia wniosku za pośrednictwem SL2014 niezwłocznie po ustaniu przyczyn, o których mowa w zdaniu pierwszym.
Wzór Wniosku o płatność w przypadku składania w formie papierowej stanowi Załącznik Nr 7 do IRPT RPO WiM. W przypadku składania w SL2014 Beneficjent postępuje zgodnie
z Podręcznikiem Beneficjenta SL2014, zamieszczonym na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej RPO WiM.
Za datę złożenia Wniosku o płatność uznaje się dzień roboczy wysłania wniosku w SL2014 przez Beneficjenta lub, w przypadku opisanym w ust. 5 złożenia wersji papierowej wniosku o płatność, datę nadania wersji papierowej do Instytucji Zarządzającej RPO WiM w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe.
Beneficjent składa Wniosek o płatność zgodnie z Podręcznikiem Beneficjenta SL2014, zamieszczonym na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej RPO WiM oraz zaleceniami zawartymi w IRPT RPO WiM. Do korekt wniosków o płatność stosuje się Podręcznik/IRPT RPO WiM, na podstawie którego/ej został wypełniony wniosek o płatność podlegający korekcie.
Załącznikami do Wniosku o płatność są:

Lista poprawności realizacji postanowień umowy/uchwały w sprawie podjęcia decyzji
o dofinansowaniu projektu w ramach Pomocy technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, sporządzona na wzorze określonym w IRPT RPO WiM, której skan należy przesłać wraz z Wnioskiem o płatność,
Wykaz pracowników finansowanych z PT RPO WiM 2014-2020 w …………. roku sporządzony na wzorze określonym w IRPT RPO WiM, którego skan oraz wersję w Excelu należy przesłać wraz z Wnioskiem o płatność – jeśli dotyczy;
Niżej wymienione dokumenty, które należy przesłać wraz z wnioskiem o płatność
(gdy zastawienie dokumentów zawiera co najwyżej 3 pozycje) lub po otrzymaniu prośby Instytucji Zarządzającej RPO WiM o dostarczenie próby dokumentów (gdy zastawienie dokumentów zawiera więcej niż 3 pozycje):

faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej w całości opłacone;
dokumenty potwierdzające odbiór materiałów, rzeczy, urządzeń, sprzętu, dostaw, robót budowlanych, usług lub wykonanie prac;
protokoły odbioru, o ile obowiązek sporządzenia tych dokumentów wynika z umowy z wykonawcą lub przepisów prawa;
wyciągi bankowe/potwierdzenia przelewów lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej potwierdzające poniesienie wydatków lub zwrot środków;
inne żądane przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM dokumenty lub wszelkie informacje i wyjaśnienia związane z realizacją projektu w związku z weryfikacją wniosku o płatność w terminie przez nią wskazanym.

Beneficjent składa Wniosek o płatność zgodnie z Harmonogramem płatności, nie częściej niż raz w miesiącu i nie rzadziej niż raz na kwartał, w terminie nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych po zakończeniu okresu, za który wniosek jest składany, jeżeli w danym okresie poniesiony został jakikolwiek wydatek, z zastrzeżeniem wniosku o płatność końcową, który musi być złożony również w sytuacji, gdy w projekcie nie poniesiono żadnych wydatków.
W przypadku, gdy ze względu na datę zawarcia Umowy nie jest możliwe zachowanie terminu, o którym mowa w ust. 10, Wniosek o płatność należy złożyć w terminie nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych od dnia podpisania Umowy.
Beneficjent składa Wniosek o płatność końcową w terminie:

do 60 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji Projektu, o którym mowa w § 3 ust. 1, w przypadku Wniosku o płatność składanego dla Projektu realizowanego w ramach Działania 12.1 „Wsparcie procesu przygotowania, wdrażania, monitorowania i kontroli”,
do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji Projektu, o którym mowa w § 3 ust. 1, w przypadku Wniosku o płatność składanego dla Projektu realizowanego w ramach Działania 12.2 „Działania w zakresie ewaluacji i badań” bądź Działania 12.3 „Działania informacyjne i promocyjne”.

Każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty w złożonym Wniosku o płatność przekazywanym Instytucji Zarządzającej RPO WiM w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. Zobowiązanie nie dotyczy wydatków, które można uznać za kwalifikowalne a zostały poniesione przed zawarciem niniejszej Umowy. Wydatki takie powinny zostać przedstawione w pierwszym składanym wniosku o płatność.
Beneficjent zobowiązuje się do wskazywania w treści wniosku o płatność, które z działań zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie, dotyczących realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn, zostały zrealizowane, jak wpłynęły na sytuację osób z niepełnosprawnościami oraz kobiet i mężczyzn, a także do wskazania (o ile będą występować) problemów w realizacji tych zasad.
W przypadku stwierdzenia braków lub błędów w złożonym Wniosku o płatność, Instytucja Zarządzająca RPO WiM może dokonać uzupełnienia lub poprawy wniosku o płatność, o czym informuje Beneficjenta lub wzywa Beneficjenta do poprawy i/lub uzupełnienia wniosku o płatność, bądź do złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie.
Niewykonanie obowiązków, o których mowa w ust. 2, ust. 3, ust 5, ust. 10, ust. 11 i ust 12 może skutkować: wstrzymaniem przekazania dofinansowania, uznaniem wydatków za niekwalifikowalne lub rozwiązaniem Umowy na podstawie § 20 ust. 2 pkt 5.
W przypadku, gdy Beneficjent złoży kolejny wniosek o płatność, przed zatwierdzeniem poprzedniego wniosku o płatność, zatwierdzenie kolejnego wniosku o płatność jest wstrzymane do czasu zatwierdzenia poprzedniego wniosku o płatność.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM po dokonaniu weryfikacji przekazanego przez Beneficjenta wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania i przekazuje Beneficjentowi informację w tym zakresie.
W przypadku wystąpienia rozbieżności między kwotą wnioskowaną przez Beneficjenta we wniosku o płatność, a wysokością dofinansowania zatwierdzonego do wypłaty, Instytucja Zarządzająca RPO WiM załącza do informacji, o której mowa w ust. 18, uzasadnienie.
W przypadku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości w weryfikowanym wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca RPO WiM dokonuje pomniejszenia wartości wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku o płatność o kwotę wydatków poniesionych nieprawidłowo. Beneficjent ma prawo wnieść w terminie 14 dni od daty doręczenia informacji, o której mowa w ust. 18, umotywowane pisemne zastrzeżenia. Przepisy art. 25 ust. 2-12 ustawy wdrożeniowej stosuje się odpowiednio.

Przekazanie dofinansowania

§ 7

Dofinansowanie, o którym mowa w § 2 ust.3 pkt 1, przekazywane jest na rachunek bankowy Beneficjenta:

Nazwa Beneficjenta ………………….,

Nr rachunku …………………,

Nazwa banku ……………….. .

w formie: refundacji części wydatków kwalifikowalnych odpowiadających dofinansowaniu, poniesionych przez Beneficjenta na realizację Projektu i rozliczonych wnioskiem o płatność w postaci płatności pośrednich i płatności końcowej;

Przekazanie Beneficjentowi dofinansowania następuje w terminie do 90 dni od dnia złożenia przez Beneficjenta do Instytucji Zarządzającej RPO WiM wniosku o płatność, z zastrzeżeniem § 6 ust. 4, ust.16-17, § 7 ust. 3-6.
Warunkiem przekazania dofinansowania Beneficjentowi jest:

złożenie do Instytucji Zarządzającej RPO WiM poprawnego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe wniosku o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami;
poświadczenie faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków oraz ich kwalifikowalności przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM;
zatwierdzenie przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM wniosku o płatność;
dostępność środków na rachunku bankowym Instytucji Zarządzającej RPO WiM;
zabezpieczenie planistyczne pełnego pokrycia wydatków dotyczących dofinansowania pochodzących ze środków budżetu państwa i w budżecie województwa.

Instytucja Zarządzająca RPO WiM może wstrzymać przekazanie dofinansowania w przypadku:

gdy wobec Beneficjenta bądź przedmiotowego Projektu toczą się postępowania administracyjne, karne, karne skarbowe, podatkowe lub inne mogące mieć wpływ na realizację Projektu;
wszczęcia/prowadzenia czynności kontrolnych przez podmioty określone w § 12 ust. 1;
uzasadnionego podejrzenia, że w związku z realizacją Projektu doszło do nadużycia finansowego;
uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w projekcie;
nieusunięcia nieprawidłowości w wyznaczonym terminie;
gdy Beneficjent nie wypełnia obowiązków wskazanych w § 6 ust. 2, ust. 3, ust. 5, ust. 8, ust. 10, ust. 11, ust. 12 i ust.13.

Przekazanie Beneficjentowi płatności końcowej nastąpi po uzyskaniu pozytywnego wyniku kontroli na zakończenie realizacji projektu przeprowadzonej przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. W przypadku, gdy prowadzona jest kontrola w miejscu realizacji Projektu przed zatwierdzeniem wniosku o płatność końcową, przekazanie płatności końcowej nastąpi po potwierdzeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM w informacji pokontrolnej prawidłowej realizacji Projektu lub usunięciu przez Beneficjenta nieprawidłowości.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z opóźnienia lub niedokonania wypłaty dofinansowania na rachunek bankowy Projektu, o którym mowa w ust. 1, będące rezultatem w szczególności:

niezłożenia do Instytucji Zarządzającej RPO WiM poprawnego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe wniosku o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami;
braku poświadczenie faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków oraz ich kwalifikowalności przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM;
niezatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM wniosku o płatność;
braku dostępności środków na rachunku Instytucji Zarządzającej RPO WiM;
niewykonania lub nienależytego wykonania przez Beneficjenta obowiązków wynikających z niniejszej Umowy;

6) innych czynników niezależnych od Instytucji Zarządzającej RPO WiM.

Nieprawidłowości i zwrot środków

§ 8

W przypadku gdy środki dofinansowania są:

wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych,
pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości,

- podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania środków w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji, o której mowa w ust. 4 na wskazany w tej decyzji rachunek bankowy. Odsetki nalicza się do dnia zwrotu środków lub do dnia wpływu do Instytucji Zarządzającej RPO WiM pisemnej zgody na pomniejszenie kolejnych płatności, o której mowa w ust. 2 pkt 2, jeżeli taka zgoda została wyrażona.

W przypadku stwierdzenia okoliczności, o których mowa w ust. 1, Instytucja Zarządzająca RPO WiM wzywa do:
1. zwrotu środków lub
2. wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności, o których mowa w ust. 3 w terminie14 dnia od dnia doręczenia wezwania.
Zwrot środków może zostać dokonany przez pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz Beneficjenta o kwotę podlegającą zwrotowi. Jeżeli dokonana wpłata/pomniejszenie nie pokryje kwoty zaległości wraz z odsetkami, liczonymi od dnia przekazania środków do dnia zwrotu/wpływu do Instytucji Zarządzającej RPO WiM pisemnej zgody na pomniejszenie kolejnych płatności, Instytucja Zarządzająca RPO WiM wpłatę/pomniejszenie zalicza proporcjonalnie na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
Po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w ust. 2, Instytucja Zarządzająca RPO WiM wydaje decyzję, o której mowa w art. 207 ustawy o finansach publicznych, określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki oraz sposób zwrotu środków. Decyzji nie wydaje się, jeżeli zostanie dokonany zwrot środków przed jej wydaniem.
Od decyzji, o której mowa w ust. 4 Beneficjentowi służy wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do Instytucji Zarządzającej RPO WiM.
Procedury i zasady odzyskiwana kwot przyznanego dofinansowania, w tym wydania decyzji i wykluczanie Beneficjentów określa w szczególności ustawa o finansach publicznych i Wytyczne w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, o której mowa w art. 2 pkt 36 rozporządzenia ogólnego, wartość wydatków kwalifikowalnych Projektu, o której mowa w § 2 ust. 3 ulega pomniejszeniu o kwotę nieprawidłowości. Pomniejszeniu ulega również wartość dofinansowania, o której mowa w § 2 ust. 2 i ust. 3 pkt 1, w części w jakiej nieprawidłowość została sfinansowana ze środków dofinansowania. W takim przypadku stosuje się ust. 1-6.

Zasady wykorzystywania systemów teleinformatycznych

§ 9

Beneficjent zobowiązuje się do wykorzystywania SL2014 w procesie rozliczania Projektu oraz komunikowania się z Instytucją Zarządzającą RPO WiM, zgodnie z aktualnym Podręcznikiem Beneficjenta SL2014 udostępnionym na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej RPO WiM. Wykorzystanie SL2014 obejmuje co najmniej przesyłanie lub uzupełnianie:

wniosków o płatność,
dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach Projektu i wykazywanych we wnioskach o płatność,
harmonogramu płatności,
informacji o udzielonych zamówieniach publicznych, określonych w aktualnym Podręczniku Beneficjenta SL2014,
innych dokumentów związanych z realizacją Projektu, w tym niezbędnych do przeprowadzenia kontroli Projektu.

Przekazanie dokumentów, o których mowa w pkt 2, pkt 4 i pkt 5, drogą elektroniczną nie zdejmuje z Beneficjenta obowiązku przechowywania oryginałów dokumentów i ich udostępniania podczas kontroli na miejscu.

Beneficjent wyznacza osoby uprawnione do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z realizacją Projektu i zgłasza Instytucji Zarządzającej RPO WiM do pracy w SL2014. Zgłoszenie ww. osób, zmiana ich uprawnień lub wycofanie dostępu jest dokonywane na podstawie wniosku o nadanie/zmianę/wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej określonego w Wytycznych w zakresie gromadzenia.
Beneficjent zapewnia, że osoby, o których mowa w ust. 2, wykorzystują profil zaufany ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w ramach uwierzytelniania czynności dokonywanych w ramach SL2014.
W przypadku, gdy z powodów technicznych wykorzystanie profilu zaufanego ePUAP nie jest możliwe, o czym Instytucja Zarządzająca RPO WiM informuje Beneficjenta na adres e-mail wskazany we Wniosku, uwierzytelnianie następuje przez wykorzystanie loginu i hasła wygenerowanego przez SL2014, gdzie jako login stosuje się PESEL danej osoby uprawnionej/adres e-mail.
Beneficjent zapewnia, że wszystkie osoby, o których mowa w ust. 2, przestrzegają regulaminu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w SL2014 oraz zapisów Podręcznika Beneficjenta SL2014 udostępnionego przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM.
Beneficjent zobowiązuje się do każdorazowego informowania Instytucji Zarządzającej RPO WiM o nieautoryzowanym dostępie do danych Beneficjenta w SL2014.
W przypadku awarii SL2014, z zastrzeżeniem § 6 ust.5:

Beneficjent zgłasza Instytucji Zarządzającej RPO WiM zaistniały problem na adres e-mail xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxxxxx.xx ;
Instytucja Zarządzająca RPO WiM potwierdza awarię SL2014 na adres email Beneficjenta wskazany we Wniosku oraz określa dalszy sposób postępowania w zakresie wymiany informacji pomiędzy Instytucją Zarządzającą RPO WiM a Beneficjentem;
proces rozliczania Projektu oraz komunikowania się z Instytucją Zarządzającą RPO WiM może odbywać się drogą pisemną. Wszelka korespondencja papierowa, aby została uznana za wiążącą, musi zostać podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń w imieniu Xxxxxxxxxxxx;
o usunięciu awarii SL2014 Instytucja Zarządzająca RPO WiM informuje Beneficjenta na adres e-mail wskazany we Wniosku o dofinansowanie;
Beneficjent zobowiązuje się uzupełnić dane w SL2014 w zakresie dokumentów przekazanych drogą pisemną w terminie 5 dni roboczych od otrzymania informacji o usunięciu awarii⁷.

Nie mogą być przedmiotem komunikacji wyłącznie przy wykorzystaniu SL2014:

zmiany treści umowy, z wyłączeniem § 6 ust. 3,
kontrole na miejscu przeprowadzane w ramach Projektu,
dochodzenie zwrotu środków od Beneficjenta, o którym mowa w § 6 i § 8, w tym prowadzenie postępowania administracyjnego w celu wydania decyzji o zwrocie środków.

Jeśli weryfikacja autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów dostarczonych drogą elektroniczną nie jest możliwa, wówczas Beneficjent może zostać zobowiązany do ich poprawy lub uzupełnienia w terminie wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM.
Beneficjent jest zobowiązany do aktualizacji dokumentów aplikacyjnych w wersji elektronicznej z wykorzystaniem LSI MAKS2 zgodnie z instrukcjami obowiązującymi na ten moment oraz przedłożenia wersji papierowej opatrzonej stosownymi pieczęciami i podpisami osób uprawnionych do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta.
Beneficjent zobowiązuje się do korzystania z SL2014 w celu przesłania innych dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu, wskazanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM.

Ochrona danych osobowych

§ 10

Na podstawie art. 28 RODO Instytucja Zarządzająca RPO WiM powierza Beneficjentowi przetwarzanie danych osobowych w ramach zbiorów „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020” oraz „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych” na warunkach opisanych w niniejszym paragrafie Umowy.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM oświadcza, że:
1. Instytucja Zarządzająca RPO WiM jest administratorem - w rozumieniu RODO - danych osobowych przetwarzanych w zbiorze „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020”,
2. Instytucja Zarządzająca RPO WiM jest podmiotem przetwarzającym – w rozumieniu RODO – dane osobowe przetwarzane w zbiorze „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych”, co oznacza, że przetwarza dane osobowe w imieniu administratora tych danych - Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego,
3. Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego jest administratorem - w rozumieniu RODO - danych osobowych przetwarzanych w zbiorze „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych” i powierzył dane osobowe w tym zbiorze Instytucji Zarządzającej RPO WiM do przetwarzania.
Beneficjent oświadcza, że jest podmiotem przetwarzającym - w rozumieniu RODO - powierzane dane osobowe, o których mowa w ust. 2 powyżej, co oznacza, że będzie przetwarzał dane osobowe w imieniu administratora tych danych (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego).
Beneficjent:

nie decyduje o celach i sposobach przetwarzania powierzonych danych osobowych,
nie jest uprawniony do zakładania oraz posiadania lub tworzenia jakichkolwiek kopii dokumentów zawierających dane osobowe, w tym formularzy zawierających dane osobowe lub baz danych osobowych zapisanych w postaci dokumentów papierowych lub elektronicznych, w szczególności w poczcie elektronicznej, lub na nośnikach, innych niż wymagane do prawidłowej realizacji niniejszej Umowy,
nie jest uprawniony do wykorzystywania danych osobowych powierzonych do przetwarzania dla celu innego niż określony w ust. 5 poniżej.

Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Beneficjenta wyłącznie w celu aplikowania o środki unijne i realizacji Projektu, w szczególności potwierdzania kwalifikowalności wydatków, udzielania wsparcia uczestnikom Projektu, zarządzania, ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu, sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych, w ramach Programu.
Rodzaje powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, określa załącznik nr 4 do Umowy.
Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Beneficjenta wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego). Za udokumentowane polecenie uważa się polecenie przetwarzania danych zawarte w Umowie, a także wskazówki lub instrukcje przekazywane przez administratora w trakcie obowiązywania Umowy na piśmie lub drogą elektroniczną na wskazany przez Beneficjenta adres poczty elektronicznej.
Beneficjent zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem, w tym z przepisami RODO oraz zgodnie z Umową, wskazówkami i instrukcjami przekazywanymi przez administratora (odpowiednio Instytucję Zarządzającą RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego). Przed rozpoczęciem przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych Beneficjent zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Beneficjent zapewnia między innymi wdrożenie środków zabezpieczających dane osobowe, o których mowa w art. 32 RODO, a w szczególności:
1. uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze, Beneficjent zobowiązany jest zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę powierzonych do przetwarzania danych osobowych, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku (w tym środki organizacyjne i techniczne zabezpieczające powierzone do przetwarzania dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieupoważnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem); Beneficjent zobowiązuje się odpowiednio udokumentować zastosowanie tych środków, a także uaktualniać te środki,
2. zapewnia by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Beneficjenta, która ma dostęp do danych osobowych, przetwarzała je zgodnie z poleceniem administratora (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego), w tym według jego wskazówek i instrukcji, w celach i zakresie przewidzianym w Umowie,
3. prowadzi rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego), o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO i zobowiązuje się udostępniać ten rejestr administratorowi na jego żądanie, chyba że Przetwarzający jest zwolniony z tego obowiązku na podstawie art. 30 ust. 5 RODO.
Beneficjent zobowiązuje się do:

przechowywania dokumentów w specjalnie do tego przeznaczonych szafach zamykanych na zamek lub w zamykanych na zamek pomieszczeniach, niedostępnych dla osób nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
ograniczenia dostępu do powierzonych do przetwarzania danych osobowych wyłącznie do osób zatrudnionych przez Beneficjenta, posiadających imienne upoważnienie do przetwarzania powierzonych danych osobowych;
prowadzenia ewidencji pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
zachowania w tajemnicy wszystkich danych osobowych powierzonych Beneficjentowi w trakcie obowiązywania Umowy, a także zachowania w tajemnicy informacji o stosowanych sposobach zabezpieczenia danych osobowych, również po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy;
prowadzenia stałego nadzoru nad zatrudnionymi osobami w zakresie zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych oraz wymagania od nich przestrzegania należytej staranności w zakresie zachowania w tajemnicy danych osobowych i ich zabezpieczenia;
zobowiązania zatrudnionych osób do zachowania powierzonych danych osobowych
i sposobów ich zabezpieczenia w tajemnicy, także po ustaniu zatrudnienia u Beneficjenta; w tym celu Beneficjent dopuści do przetwarzania danych tylko osoby, które podpisały zobowiązanie do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
prowadzenia polityk ochrony danych, jeżeli ich wdrożenie jest obowiązkowe w myśl art. 24 RODO.

Beneficjent, w przypadku przetwarzania powierzonych danych osobowych w systemie informatycznym, zobowiązuje się do przetwarzania ich w systemie informatycznym LSI MAKS2 oraz SL 2014, dostęp do których zostaje mu nadany przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM.
Nadanie uprawnień do centralnego systemu teleinformatycznego następuje za pośrednictwem następującej procedury:

przekazanie wniosku o nadanie uprawnień i nadanie uprawnień w centralnym systemie teleinformatycznym dla użytkownika zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie gromadzenia;
rejestracja użytkownika przez upoważnioną osobę i przekazanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorze „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych” użytkownikowi drogą mailową przez centralny system teleinformatyczny; upoważnienia są automatycznie ewidencjonowane w systemie;
pierwsze logowanie do systemu przez użytkownika;
akceptacja regulaminu bezpieczeństwa przez użytkownika.

Beneficjent zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w centralnym systemie teleinformatycznym lub Regulaminie bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w SL2014.
Beneficjent zobowiązuje się pomagać administratorowi (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego) poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w art. 15-22 RODO. W szczególności w każdym przypadku, w którym Beneficjent będzie miał taką możliwość, Beneficjent zobowiązuje się do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, w imieniu i na rzecz administratora obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w art.15-22 RODO.
Beneficjent zobowiązuje się także do informowania administratora (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego) o złożonym żądaniu osoby, której dane dotyczą, w ciągu 5 dni od dnia otrzymania takiego żądania.
Beneficjent zobowiązuje się do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, w imieniu i na rzecz Instytucji Zarządzającej RPO WiM obowiązku informacyjnego, zgodnie z wymogami określonymi w art. 13 i art. 14 RODO.
Beneficjent zobowiązuje się do przedłożenia Oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 7A do Umowy, do Instytucji Zarządzającej RPO WiM wraz z Umową. Ponadto Beneficjent zobowiązany jest do realizacji obowiązku informacyjnego określonego w ust. 15 względem osób, których dane osobowe będą przetwarzane w ramach realizacji Projektu, poprzez przekazanie (lub w inny sposób przesłanie) klauzuli informacyjnej, w sposób umożliwiający wykazanie że została ona skutecznie dostarczona (o ile odpowiednia klauzula nie została dostarczona wcześniej). Wzór klauzuli informacyjnej stanowi załącznik nr 7B do Umowy. Dopuszcza się możliwość modyfikacji przez Beneficjenta wzoru klauzuli informacyjnej w ten sposób, żeby zawierała minimalnie informacje określone w ww. wzorze lub dotyczyła wszystkich projektów realizowanych w ramach Pomocy technicznej Programu i była dostarczana jednorazowo.
W przypadku zmiany celu, w którym dane osobowe zostały zebrane, przed dalszym przetwarzaniem Beneficjent zobowiązany jest do poinformowania osób, których dane dotyczą, o tym innym celu oraz udziela im wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa w art.13 ust. 2 i art. 14 ust. 2 RODO. Zmiana wzoru oświadczenia i klauzuli nie wymaga aneksowania Umowy. Beneficjent przechowuje dowody przekazania klauzul informacyjnych w swojej siedzibie lub w innym miejscu, w którym są zlokalizowane dokumenty związane z Projektem.
Beneficjent zobowiązuje się do udzielania szerokiej pomocy administratorowi (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego) w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO. W szczególności, Beneficjent zobowiązuje się przekazywać administratorowi (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego):

informacje oraz wykonywać jego polecenia dotyczące stosowanych środków zabezpieczania powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz
informacje dotyczące przypadków naruszenia ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych w ciągu 24 godzin od wykrycia zdarzenia stanowiącego naruszenie ochrony danych osobowych.

Informacja, o której mowa w ust. 17 pkt 2 powyżej, musi co najmniej:
1. opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie
  i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie;
2. opisywać możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;
3. opisywać środki zastosowane lub proponowane przez Beneficjenta w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.
Beneficjent dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze.
Beneficjent zobowiązuje się stosować się do ewentualnych wskazówek lub zaleceń, wydanych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (lub inny organ nadzorczy w rozumieniu RODO) lub unijny organ doradczy zajmujący się ochroną danych osobowych, dotyczących przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w szczególności w zakresie stosowania RODO.
Beneficjent zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania administratora (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego) o:
1. jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych przez Beneficjenta,
  o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, skierowanych do Beneficjenta,
2. wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania przez Beneficjenta powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (lub inny organ nadzorczy w rozumieniu RODO), w tym o wynikach rzeczonych kontroli i inspekcji.
Administrator (odpowiednio Instytucja Zarządzająca RPO WiM lub Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego) jest uprawniony do weryfikacji przestrzegania przez Beneficjenta zasad przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO oraz Umowy. Uprawnienie to obejmuje w szczególności prawo żądania udzielenia wszelkich informacji dotyczących powierzonych do przetwarzania danych osobowych. Beneficjent zobowiązany jest do udzielenia administratorowi, na każde jego żądanie:
1. wszelkich informacji na temat przetwarzania danych osobowych, o których mowa w niniejszym paragrafie,
2. wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych
  w niniejszym paragrafie.
Administrator (odpowiednio Instytucja Zarządzająca RPO WiM lub Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego) ma także prawo przeprowadzania audytów/inspekcji/ kontroli Beneficjenta w zakresie zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych z prawem, w tym z przepisami RODO, innymi przepisami Unii Europejskiej, przepisami prawa krajowego o ochronie danych osobowych oraz z Umową.
Beneficjent umożliwi właściwym organom publicznym działającym na podstawie odrębnych przepisów lub podmiotom przez nie upoważnionym, Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub podmiotom przez nią upoważnionym, a dla zbioru „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych” również Ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego lub podmiotom przez niego upoważnionym w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie audytów/inspekcji/kontroli zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z prawem, w tym z przepisami RODO, innymi przepisami Unii Europejskiej, przepisami prawa krajowego o ochronie danych osobowych oraz z Umową. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia audytu/inspekcji/kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli.
W przypadku powzięcia przez administratora (odpowiednio Instytucję Zarządzającą RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego) wiadomości o rażącym naruszeniu przez Beneficjenta obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym z przepisów RODO, innych przepisów Unii Europejskiej, przepisów prawa krajowego o ochronie danych osobowych lub z Umowy, Beneficjent umożliwi administratorowi lub podmiotom przez niego upoważnionym dokonanie niezapowiedzianego audytu/inspekcji/kontroli, w celu określonym w ust. 24.
Kontrolerzy podmiotów określonych w ust. 24 mają w szczególności prawo:
1. wstępu, w godzinach pracy Beneficjenta, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności w ramach audytu/inspekcji/kontroli w celu określonym w ust. 24,
2. żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez Beneficjenta oraz osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego,
3. wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii,
4. przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemów teleinformatycznych służących do przetwarzania danych osobowych.
Beneficjent zobowiązany jest zastosować się do poleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, wynikających z przeprowadzonych audytów lub inspekcji, wydanych przez administratora (odpowiednio Instytucję Zarządzającą RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego) lub przez podmioty przez administratora upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do prowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów.
Beneficjent zobowiązuje się niezwłocznie poinformować administratora (odpowiednio Instytucję Zarządzającą RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego), jeżeli zdaniem Beneficjenta wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM umocowuje Beneficjenta do dalszego powierzania przetwarzania danych osobowych w zbiorach danych, o których mowa w ust. 1, podmiotom wykonującym zadania związane z udzieleniem wsparcia i realizacją Projektu, w tym w szczególności Partnerowi/Partnerom Beneficjenta, podmiotom realizującym badania ewaluacyjne, zadania związane z audytem, kontrolą, zarządzaniem, monitoringiem i sprawozdawczością oraz działaniami informacyjno-promocyjnymi prowadzonymi w ramach Programu, z zastrzeżeniem łącznego ziszczenia się warunków określonych w punkcie 1 i 2 poniżej:
1. Beneficjent zawiadomi (stosując wzór zawiadomienia o zamiarze powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiący załącznik Nr 8 do Umowy) Instytucję Zarządzającą RPO WiM o zamiarze powierzania przetwarzania danych osobowych podmiotowi wskazanemu
  w zawiadomieniu, a Instytucja Zarządzająca RPO WiM nie wyrazi sprzeciwu na to powierzenie w terminie 3 dni roboczych od dnia doręczenia przez Beneficjenta do Instytucji Zarządzającej RPO WiM zawiadomienia o zamiarze powierzania przetwarzania danych osobowych (warunek określony w punkcie 1 nie dotyczy przypadków dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych przez Beneficjenta Partnerowi/Partnerom Beneficjenta),
2. Beneficjent zawrze z każdym podmiotem, któremu powierza przetwarzanie danych osobowych umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych na piśmie, na podstawie której podmiot przyjmujący dane do przetwarzania zobowiąże się do wykonywania tych samych obowiązków, które na mocy Umowy nałożone są na Beneficjenta, w szczególności podmiot ten:

zapewni gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO,
zobowiąże się do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, w imieniu i na rzecz administratora, obowiązków informacyjnych określonych w art. 13 i art. 14 RODO,
zobowiąże się do umożliwienia podmiotom określonym w ust. 24 prowadzenia audytów/inspekcji/kontroli na zasadach określonych w ust. 24 – 26,
do wykonywania wobec podmiotów określonych w ust. 23, obowiązków określonych
w ust. 20, ust. 21 i ust. 26.

Niezależnie od obowiązków określonych w ust. 29 pkt 2 powyżej, Beneficjent zobowiązuje się do takiego formułowania umów dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych, aby uprawnienia wynikające z tych umów przysługiwały administratorowi (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego) bezpośrednio wobec podmiotów, którym Beneficjent powierzy przetwarzanie danych.
Zakres danych osobowych powierzanych przez Beneficjenta podmiotom, o których mowa w ust. 29, powinien być każdorazowo indywidualnie dostosowany przez Beneficjenta do celu ich powierzenia, przy czym nie może być szerszy niż zakres określony w załączniku nr 4 do Umowy.
Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wykazu podmiotów, o których mowa w ust. 29, a także do przekazywania aktualnego wykazu Instytucji Zarządzającej RPO WiM na każde jej żądanie. Przykładowy wzór wykazu stanowi załącznik do IRPT RPO WiM.
Beneficjent zapewni, aby podmioty którym powierzy przetwarzanie danych osobowych stosowały co najmniej równorzędny poziom ochrony danych osobowych co Beneficjent.
Jeżeli podmioty, którym Beneficjent powierzy przetwarzanie danych osobowych nie wywiążą się ze spoczywających na nich obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec administratora (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego) za wypełnienie obowiązków tych podmiotów spoczywa na Beneficjencie.
Beneficjent zobowiązuje się do poinformowania administratora (odpowiednio Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego) o rozwiązaniu umowy dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych w terminie 3 dni od tego zdarzenia.
Beneficjent zapewnia, by do przetwarzania danych osobowych w zbiorze „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko – Mazurskiego 2014-2020” były dopuszczone jedynie osoby posiadające imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wydane przez Beneficjenta lub podmioty, którym Beneficjent powierzył przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Umową.
Beneficjent zapewnia, by do przetwarzania danych osobowych w zbiorze „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych” były dopuszczone jedynie osoby posiadające imienne upoważnienie, o którym mowa w ust. 11 pkt 2.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM umocowuje Beneficjenta do wydawania i odwoływania osobom, o których mowa w ust. 36, imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorze, „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko – Mazurskiego 2014-2020”. Upoważnienia przechowuje Beneficjent w swojej siedzibie. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zostały określone odpowiednio w załącznikach nr 5 i nr 6 do Umowy. Instytucja Zarządzająca RPO WiM dopuszcza stosowanie przez Beneficjenta innych wzorów niż określone odpowiednio w ww. załącznikach, o ile zawierają one wszystkie elementy wskazane we wzorach określonych w tych załącznikach.
Beneficjent zapewnia, by imienne upoważnienia, o których mowa w ust. 36:

zachowywały ważność do dnia ich odwołania, nie dłużej jednak niż do dnia, o którym mowa odpowiednio w § 11 ust. 1 lub § 11 ust. 4;
wygasały z chwilą ustania stosunku prawnego łączącego Beneficjenta (lub podmiot, któremu Beneficjent powierzył przetwarzanie danych osobowych) z osobą upoważnioną
do przetwarzania danych.

Beneficjent powinien dysponować przynajmniej jedną osobą legitymującą się imiennym upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych, odpowiedzialną za nadzór nad zarchiwizowaną dokumentacją odpowiednio do dnia, o którym mowa w § 11 ust. 1
lub § 11 ust. 4.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM umocowuje Beneficjenta do dalszego umocowywania podmiotów, którym Beneficjent powierzy przetwarzanie danych osobowych, do wydawania oraz odwoływania zatrudnionym przez te podmioty osobom upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorze „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko – Mazurskiego 2014-2020”. W takim wypadku do podmiotów, którym Beneficjent powierzy przetwarzanie danych osobowych, stosuje się odpowiednie postanowienia dotyczące Beneficjentów w tym zakresie.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM umocowuje Beneficjenta do określenia wzoru upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzoru odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych przez podmioty, którym Beneficjent powierzy przetwarzanie danych osobowych w zbiorze „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko – Mazurskiego 2014-2020”.

Archiwizacja

§ 11

Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją Projektu, na zasadach określonych w art. 140 Rozporządzenia ogólnego, przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu, z zastrzeżeniem § 12 ust. 3 niniejszej Umowy.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM informuje Beneficjenta o dacie rozpoczęcia okresu,
o którym mowa w ust. 1.
Okres, o którym mowa w ust. 1, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania prawnego albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej.
Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez okres, w jakim mogą być przeprowadzane kontrole i audyty, o którym mowa w art. 23 ust. 3 ustawy wdrożeniowej.
Beneficjent, z zastrzeżeniem ust. 1, przechowuje dokumentację związaną z realizacją Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, oraz jest zobowiązany do poinformowania Instytucji Zarządzającej RPO WiM o miejscu jej przechowywania w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania niniejszej Umowy.
W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Beneficjenta działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 1, Beneficjent zobowiązuje się niezwłocznie, na piśmie poinformować Instytucję Zarządzającą RPO WiM o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizowanym Projektem.

Kontrola i przekazywanie informacji

§ 12

Beneficjent ma obowiązek poddać się kontroli oraz audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu, przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, a także Instytucję Audytową oraz inne podmioty uprawnione do przeprowadzania kontroli i audytu.
Kontrolę przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta lub w miejscu rzeczowej realizacji Projektu, a także w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu lub na dokumentach w siedzibie Instytucji Zarządzającej RPO WiM.
Kontrole oraz audyty mogą być przeprowadzane w każdym czasie od dnia otrzymania przez Wnioskodawcę informacji o wyborze projektu do dofinansowania, z wyjątkiem określonym w art. 22 ust. 3 i 4 ustawy wdrożeniowej, nie później niż do końca okresu określonego zgodnie z art. 140 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, z zastrzeżeniem przepisów, które mogą przewidywać dłuższy termin przeprowadzania kontroli, dotyczących podatku od towarów i usług, o którym mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Kontrole w miejscu realizacji Projektu przeprowadza się na podstawie pisemnego upoważnienia do kontroli.
Beneficjent zapewnia Instytucji Zarządzającej RPO WiM oraz podmiotom, o których mowa w ust. 1, prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane, jak i niezwiązane bezpośrednio z realizacją Projektu, o ile jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków w Projekcie, w tym w dokumenty elektroniczne.
W okresie kontroli Beneficjent zobowiązuje się, w szczególności:

zapewnić pełen wgląd we wszystkie dokumenty, związane z realizacją niniejszej Umowy oraz umożliwić tworzenie ich uwierzytelnionych kopii i odpisów, kserokopii,
udzielać na bieżąco wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu w formie pisemnej lub ustnej – według wskazań kontrolujących,
zapewniać dostęp do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany bądź utrzymywany jest Projekt lub gromadzona jest dokumentacja dotycząca Projektu oraz do związanych z projektem systemów teleinformatycznych,
zapewnić obecność osób zaangażowanych w realizację projektu, które udzielą wyjaśnień, o których mowa w pkt 2.

Instytucja Zarządzająca RPO WiM, w toku czynności kontrolnych, ma prawo żądania oraz przyjmowania od Beneficjenta oświadczeń w zakresie realizacji Projektu.
W ramach kontroli w miejscu realizacji projektu mogą być przeprowadzane oględziny. Oględziny przeprowadza się w obecności Beneficjenta.
Z czynności kontrolnej polegającej na oględzinach oraz przyjęciu ustnych wyjaśnień lub oświadczeń sporządza się protokół. Protokół podpisują osoba kontrolująca i pozostałe osoby uczestniczące w tej czynności.
Z czynności kontrolnej niewymienionej w ust. 9, która ma istotne znaczenie dla ustaleń kontroli, sporządza się notatkę podpisaną przez osobę kontrolującą.
Niewykonanie, któregokolwiek z obowiązków określonych w ust. 6, ust. 7 lub ust. 8 jest traktowane jako odmowa poddania się kontroli i może skutkować rozwiązaniem Umowy zgodnie z § 20 ust. 2 pkt 3.
Ustalenia Instytucji Zarządzającej RPO WiM oraz podmiotów, o których mowa w ust. 1, mogą prowadzić do korekty wydatków kwalifikowalnych rozliczonych w ramach Projektu. W przypadku kontroli i audytu obejmującego realizację Projektu, rozpoczętych u Beneficjenta przez inne podmioty uprawnione do przeprowadzenia kontroli lub audytu, Beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym fakcie Instytucję Zarządzającą RPO WiM. Po zakończeniu kontroli i audytu, Beneficjent jest zobowiązany przekazać do Instytucji Zarządzającej RPO WiM wyniki kontroli i audytu (x.xx. protokoły i zalecenia pokontrolne lub rekomendacje) w terminie do 7 dni od ich otrzymania.
Po zakończeniu kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna, która po podpisaniu jest przekazywana Beneficjentowi.
Podmiot kontrolowany ma prawo do zgłoszenia, w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji pokontrolnej, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do tej informacji.
W przypadku niezłożenia zastrzeżeń przyjmuje się, że podmiot kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli.
Termin, o którym mowa w ust. 14, może być przedłużony przez instytucję kontrolującą na czas oznaczony, na wniosek podmiotu kontrolowanego, złożony przed upływem terminu zgłoszenia zastrzeżeń.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM ma prawo poprawienia w informacji pokontrolnej, w każdym czasie, z urzędu lub na wniosek podmiotu kontrolowanego, oczywistych omyłek. Informację o zakresie sprostowania przekazuje się bez zbędnej zwłoki podmiotowi kontrolowanemu.
Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej rozpatruje Instytucja Zarządzająca RPO WiM w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zgłoszenia tych zastrzeżeń. Podjęcie przez instytucję kontrolującą, w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń, czynności lub działań, o których mowa w ust. 20, każdorazowo przerywa bieg terminu.
Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 18, mogą zostać w każdym czasie wycofane. Zastrzeżenia, które zostały wycofane, pozostawia się bez rozpatrzenia.
W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń Instytucja Zarządzająca RPO WiM ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień na piśmie.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM, po rozpatrzeniu zastrzeżeń, sporządza ostateczną informację pokontrolną, zawierającą skorygowane ustalenia kontroli lub pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń wraz z uzasadnieniem odmowy skorygowania ustaleń. Ostateczna informacja pokontrolna jest przekazywana Beneficjentowi.
Informację pokontrolną oraz ostateczną informację pokontrolną w razie potrzeby uzupełnia się o zalecenia pokontrolne.
Informacja pokontrolna zawiera termin przekazania Instytucji Zarządzającej RPO WiM informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Termin wyznacza się, uwzględniając charakter tych zaleceń.
Do ostatecznej informacji pokontrolnej oraz do pisemnego stanowiska wobec zgłoszonych zastrzeżeń nie przysługuje możliwość złożenia zastrzeżeń.
W przypadku braku odesłania przez Beneficjenta informacji pokontrolnej przyjmuje się, że podmiot kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli.
Beneficjent w wyznaczonym terminie informuje instytucję kontrolującą o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM ma prawo zlecić, zgodnie z art. 10 ust. 5 ustawy wdrożeniowej, przeprowadzenie kontroli u Beneficjenta podmiotowi zewnętrznemu w określonym obszarze kontroli.
Niewykonanie zaleceń pokontrolnych może skutkować zastosowaniem § 8.
W zakresie nieuregulowanym umową zastosowanie mają Wytyczne, o których mowa w § 1 pkt 30 lit. i.
Tryb kontroli reguluje szczegółowo art. 22-25 ustawy wdrożeniowej.

§ 13

Beneficjent zobowiązuje się do przedstawiania na wezwanie Instytucji Zarządzającej RPO WiM wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu, w terminie określonym w wezwaniu, jednak nie krótszym niż 5 dni roboczych.
Postanowienia ust. 1 stosuje się w okresie realizacji Projektu, o którym mowa w § 3 ust. 1, oraz w okresie wskazanym w § 11 ust. 1 i ust. 4.
Beneficjent jest zobowiązany do współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badanie ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej RPO WiM, lub innego podmiotu, który zawarł umowę lub porozumienie z Instytucją Zarządzającą RPO WiM na realizację ewaluacji lub realizuje badanie ewaluacyjne na podstawie Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 lub Wytycznych w zakresie ewaluacji polityki spójności na lata 2014-2020. Beneficjent jest zobowiązany do udzielania każdorazowo na wniosek tych podmiotów dokumentów i informacji na temat realizacji Projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego.
Beneficjent zobowiązuje się do pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej RPO WiM o każdej zmianie statusu Beneficjenta, jako podatnika podatku od towarów i usług lub zmianach mogących powodować zmiany kwalifikowalności podatku VAT w Projekcie, w terminie 3 dni od daty powzięcia przez Beneficjenta informacji w tym zakresie.

Udzielanie zamówień w ramach Projektu

§ 14

Beneficjent udziela zamówienia w ramach Projektu zgodnie z Ustawą PZP lub na zasadach określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności.
Przy zlecaniu usług sprzątania, o ile takie kategorie są przewidziane w budżecie zatwierdzonego Wniosku o dofinansowanie, Beneficjent stosuje klauzule społeczne, w szczególności dotyczące ograniczenia możliwości złożenia oferty do kręgu podmiotów ekonomii społecznej, kryteriów dotyczących zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, bezrobotnych lub osób, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, w przypadku gdy jest zobowiązany stosować do nich Ustawę PZP albo zasadę konkurencyjności.
Beneficjent zobowiązany jest do określenia kary umownej z tytułu niedotrzymania warunków klauzuli przez wykonawcę oraz poinformowania o sposobie, w jaki wykonawca ma potwierdzić spełnianie warunków określonych w klauzuli.
Wyboru odpowiedniej klauzuli dokonuje Beneficjent. Beneficjent dokonuje wyboru klauzuli najwłaściwszej do osiągnięcia zamierzonego efektu.
Jeżeli w wyniku analizy rynku i uwarunkowań związanych z realizacją zamówień, o których mowa w ust. 2, Beneficjent uzna, że nie jest możliwe zastosowanie żadnej z klauzul społecznych, może wystąpić do Instytucji Zarządzającej RPO WiM z prośbą o wyrażenie zgody na odstąpienie od tego wymogu w danym zamówieniu publicznym. Instytucja Zarządzająca RPO WiM w ciągu 7 dni roboczych udziela odpowiedzi.
Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia mechanizmów kontrolnych do weryfikacji poprawności postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z Ustawą PZP w ramach projektu.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM w przypadku stwierdzenia naruszenia przez Beneficjenta ust. 1 może dokonywać korekt finansowych, zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 24 ust. 13 ustawy wdrożeniowej. Korekty finansowe obejmują całość wydatku poniesionego
z naruszeniem ww. zasad, tj. zarówno ze środków dofinansowania, jak też wkładu własnego.

Informacja i promocja

§ 15

Beneficjent jest zobowiązany do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych zgodnie z zapisami Rozporządzenia ogólnego i Rozporządzenia wykonawczego KE nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. ustanawiającego zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w zakresie szczegółowych uregulowań dotyczących transferu wkładów z programów i zarządzania nimi, przekazywania sprawozdań z wdrażania instrumentów finansowych, charakterystyki technicznej działań informacyjnych i komunikacyjnych w odniesieniu do operacji oraz systemu rejestracji i przechowywania danych oraz Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 a w szczególności do:

oznaczania znakiem Unii Europejskiej, znakiem Funduszy Europejskich, oficjalnym logo promocyjnym Województwa, a w przypadku materiałów w wersji pełnokolorowej - także barwami Rzeczpospolitej Polskiej:

wszystkich prowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu;
wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, podawanych do wiadomości publicznej;
wszystkich dokumentów i materiałów dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie;

umieszczania przynajmniej jednego plakatu o minimalnym formacie A3 lub odpowiednio tablicy informacyjnej, lub pamiątkowej w miejscu realizacji projektu;
umieszczania opisu projektu na stronie internetowej, w przypadku posiadania strony internetowej;
przekazywania osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informacji, że projekt uzyskał dofinansowanie przynajmniej w formie odpowiedniego oznakowania;
dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach projektu, w tym udokumentowania fotograficznego zrealizowanego projektu.

Podręcznik Wnioskodawcy i Beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, Kartę wizualizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 oraz Poradnik z zakresu obowiązków informacyjnych, zamieszczone na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej RPO WiM można stosować pomocniczo podczas realizacji projektu i wypełniania obowiązków w zakresie informacji i promocji.
Na potrzeby informacji i promocji Programu i Europejskiego Funduszu Społecznego, Beneficjent udostępnia Instytucji Zarządzającej RPO WiM wszystkie utwory informacyjno-promocyjne powstałe w trakcie realizacji projektu w postaci x.xx.: materiałów zdjęciowych, materiałów audio-wizualnych i prezentacji dotyczących Projektu oraz udziela nieodpłatnie licencji niewyłącznej, obejmującej prawo do korzystania z nich bezterminowo na terytorium Unii Europejskiej w zakresie następujących pól eksploatacji:

w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową,
w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono – wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy,
w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w pkt. 2 – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym w tym w sieci Internet.

Prawa autorskie

§ 16

Beneficjent zobowiązuje się do zawarcia z Instytucją Zarządzającą RPO WiM odrębnej umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych w ramach Projektu łącznie z udzieleniem wyłącznego prawa do zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, obejmującej jednocześnie udzielenie licencji przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM na rzecz Beneficjenta w celu korzystania z ww. utworów. Umowa, o której mowa w zdaniu pierwszym zawierana jest na pisemny wniosek Instytucji Zarządzającej RPO WiM w ramach kwoty, o której mowa w § 2 ust.2.
W przypadku zlecania wykonawcy części zadań w ramach Projektu obejmujących x.xx. opracowanie utworu, Beneficjent zobowiązuje się do zastrzeżenia w umowie z wykonawcą, że autorskie prawa majątkowe do ww. utworu zostaną przeniesione na rzecz Beneficjenta, na polach eksploatacji wskazanych uprzednio Beneficjentowi przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM.
Instytucja Zarządzająca RPO WiM zastrzega możliwość uznania za niekwalifikowalne wszelkich kosztów związanych z wytworzonymi w ramach projektu utworami, w sytuacji gdy podpisanie umowy o przeniesieniu praw autorskich nie dojdzie do skutku z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta.
Umowy, o których mowa w ust. 1 i ust. 2, są sporządzane z poszanowaniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Zmiany w Projekcie

§ 17

Beneficjent może dokonywać uzasadnionych zmian w Projekcie, w przypadku gdy zmiany nie wpływają na spełnienie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego projektu, na zasadach wskazanych poniżej. Dokonanie zmian w Projekcie bez zachowania ww. warunków może skutkować uznaniem części bądź całości wydatków poniesionych w ramach Projektu za niekwalifikowalne lub rozwiązaniem Umowy zgodnie z § 20 ust. 2 pkt 9.
W przypadku konieczności dokonania zmian w Projekcie, polegających na:

zwiększeniu wartości Projektu,
przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów o kwotę większą niż 10% wartości środków w odniesieniu do kategorii, z której przesuwane są środki jak i do kategorii, na którą są przesuwane środki, w stosunku do ostatnio zatwierdzonej wersji WND PT,
zwiększeniu wydatków w ramach kategorii „Zatrudnienie”,
dodaniu kategorii kosztów/ nazwy kosztów,

Beneficjent musi przekazać zaktualizowany Wniosek o dofinansowanie wraz z Tabelą zmian, stanowiącą Załącznik nr 15 do IRPT RPO WiM i uzyskać pisemną zgodę Instytucji Zarządzającej RPO WiM.

W przypadku uzyskania zgody na wprowadzenie zmiany określonej w ust. 2 pkt 1 konieczne jest aneksowanie Umowy.
Beneficjent może wnioskować o zmiany w Projekcie nie później, niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu, określonym w § 3 ust. 1 Umowy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Beneficjent może zawnioskować o dokonanie zmian w projekcie w terminie krótszym niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu.
Beneficjent może dokonywać innych niż wymienione w ust. 2 zmian w Projekcie (przykładowo wskazanych w IRPT RPO WiM) w Sekcji 4 (zakres rzeczowo-finansowy) w ostatnio zatwierdzonym Wniosku o dofinansowanie, bez konieczności składania nowego Wniosku o dofinansowanie i uzyskiwania zgody Instytucji Zarządzającej RPO WiM.

Zmiany w Umowie

§ 18

Zmiany Umowy wymagają zawarcia aneksu do Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności, za wyjątkiem:

miejsca promulgacji aktów normatywnych przywołanych w Umowie;
aktualizacji harmonogramu płatności, stanowiącego załącznik nr 3 do Umowy;
zaakceptowanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM zmian Wniosku o dofinansowanie projektu zgodnie z § 17 o ile nie mają wpływu na postanowienia Umowy;
zmiany, o której mowa w § 2 ust. 8;
zmiany, o której mowa w § 8 ust. 7;
zmiany załączników, o których mowa w § 26 ust. 5 pkt 5, 6, 7, 8;
zmiany załącznika nr 4 do Umowy Rodzaje powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, w zakresie kategorii danych osobowych.

Siła wyższa

§ 19

Beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Instytucję Zarządzającą RPO WiM o fakcie wystąpienia działania siły wyższej, udowodnić te okoliczności poprzez przedstawienie dokumentacji potwierdzającej wystąpienie zdarzeń mających cechy siły wyższej oraz wskazać zakres i wpływ, jaki zdarzenie miało na przebieg realizacji Projektu.
Każda ze Stron jest obowiązana do niezwłocznego pisemnego zawiadomienia drugiej
ze Stron o zajściu przypadku siły wyższej wraz z uzasadnieniem. O ile druga ze Stron nie wskaże inaczej na piśmie Strona, która dokonała zawiadomienia będzie kontynuowała wykonywanie swoich obowiązków wynikających z Umowy w takim zakresie, w jakim jest to praktycznie uzasadnione i faktycznie możliwe, jak również musi podjąć wszystkie alternatywne działania i czynności zmierzające do wykonania Umowy, których podjęcia nie wstrzymuje zdarzenie siły wyższej.
Na okres działania siły wyższej obowiązki Stron ulegają zawieszeniu w zakresie uniemożliwionym przez działanie siły wyższej. Xxxxxx niezwłocznie przystąpią do realizacji swoich obowiązków wynikających z niniejszej Umowy. Jeżeli Beneficjent po ustaniu siły wyższej nie przystąpił niezwłocznie do wykonywania Umowy, może to skutkować jej rozwiązaniem zgodnie z § 20 ust. 2 pkt 7.
Weryfikacja zjawiska siły wyższej leży po stronie Instytucji Zarządzającej RPO WiM. Ciężar dowodu w tym zakresie spoczywa na Beneficjencie.

Rozwiązanie Umowy

§ 20

Instytucja Zarządzająca RPO WiM może rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym,
w przypadku gdy:

Beneficjent dopuścił się nieprawidłowości w szczególności wykorzysta przekazane środki
na cel inny niż określony w Projekcie lub niezgodnie z niniejszą Umową;
Beneficjent złoży lub przedstawi Instytucji Zarządzającej RPO WiM w toku wykonywanych czynności w ramach realizacji Projektu nieprawdziwe, podrobione, przerobione lub poświadczające nieprawdę albo niepełne dokumenty i informacje w celu uzyskania dofinansowania w ramach niniejszej Umowy;
Beneficjent nie rozpoczął realizacji Projektu w ciągu 3 miesięcy od ustalonej we Wniosku o dofinansowanie początkowej daty okresu realizacji Projektu;
Beneficjent w sposób rażący nie wywiązuje się z obowiązków nałożonych na niego
w niniejszej Umowie;
Beneficjent nie wywiązał się z obowiązku, o którym mowa w § 4 ust. 6;

Instytucja Zarządzająca RPO WiM może rozwiązać Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, w przypadku, gdy:

w zakresie rzeczowej realizacji określonej we Wniosku o dofinansowanie projektu stwierdzi, że zadania nie są realizowane lub ich realizacja w znacznym stopniu odbiega od Umowy;
Beneficjent zaprzestał realizacji Projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z niniejszą Umową i z regulacjami zamieszczonymi w systemie realizacji Programu, o którym mowa w art. 6 ustawy wdrożeniowej;
Beneficjent utrudniał, uchylał się lub odmówił poddania się kontroli Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub czynnościom kontrolnym uprawnionych organów bądź innych uprawnionych podmiotów;
Beneficjent w ustalonym przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM terminie nie doprowadzi do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości;
Beneficjent nie wywiązuje się z obowiązków, o których mowa w § 6 ust. 2, ust. 3, ust. 5, ust. 10, ust. 11 i ust. 12;
Beneficjent w sposób uporczywy uchyla się od wykonywania obowiązków, o których mowa w § 10, § 13 i § 15;
Beneficjent po ustaniu siły wyższej nie przystąpił niezwłocznie do wykonywania Umowy;
Beneficjent pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu, bądź zawiesił swoją działalność lub prowadzone jest wobec niego inne postępowanie prawne o podobnym charakterze;
Beneficjent dokona zmian w projekcie mających wpływ na kryteria wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego projektu lub bez akceptacji Instytucji Zarządzającej RPO WiM, o której mowa w § 17 ust.2;
Beneficjent dokonał zmian prawno-organizacyjnych zagrażających realizacji Umowy.

Umowa może zostać rozwiązana w drodze pisemnego porozumienia stron na wniosek każdej
ze stron umowy w przypadku wystąpienia okoliczności, które uniemożliwiają dalsze wykonywanie postanowień w niej zawartych.

§ 21

W przypadku rozwiązania Umowy w trybach, o których mowa w § 20, Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu całości otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków dofinansowania, z zastrzeżeniem ust. 2.
W przypadku rozwiązania Umowy na podstawie § 20 ust. 2 i § 20 ust. 3 Instytucja Zarządzająca RPO WiM może wyrazić zgodę na zrefundowanie wyłącznie tej części dofinansowania, która odpowiada prawidłowo zrealizowanej części Projektu.
W przypadku niedokonania zwrotu środków zgodnie z ust. 1, stosuje się odpowiednio
§ 8.

§ 22

Rozwiązanie Umowy nie zwalnia Beneficjenta z obowiązków wynikających z § 9-12, § 14, które jest on zobowiązany wykonywać w dalszym ciągu.
Zapis ust. 1 nie obejmuje sytuacji, gdy w związku z rozwiązaniem umowy Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu całości dofinansowania.

Postanowienia końcowe

§ 23

Wszelkie wątpliwości związane z realizacją Umowy wyjaśniane będą przez Strony
w formie pisemnej i/lub za pośrednictwem SL2014.
Spory powstałe w związku z realizacją Umowy, Strony będą się starały rozwiązywać polubownie.
W przypadku braku porozumienia spór będzie podlegał rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Instytucji Zarządzającej RPO WiM, za wyjątkiem sporów związanych ze zwrotem środków na podstawie przepisów o finansach publicznych.
W przypadku powstania sporów pomiędzy Stronami, prawem właściwym do ich rozstrzygania jest dla niniejszej Umowy prawo obowiązujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 24

W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają odpowiednie reguły i warunki wynikające z systemu realizacji Programu, a także odpowiednie przepisy prawa unijnego i prawa krajowego, w szczególności:

Ustawa wdrożeniowa;
Rozporządzenie ogólne;
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia” oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006;
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 roku w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające Rozporządzenie Rady (WE) 1081/2006;
Rozporządzenie delegowane KE (UE) nr 240/2014 z dnia 7 stycznia 2014 r. w sprawie europejskiego kodeksu postępowania w zakresie partnerstwa w ramach europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych;
Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Xxxxxxxxxx;
Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 215/2014 z dnia 7 marca 2014 r. ustanawiające zasady wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego w zakresie metod wsparcia w odniesieniu do zmian klimatu, określania celów pośrednich i końcowych na potrzeby ram wykonania oraz klasyfikacji kategorii interwencji w odniesieniu do europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych;
Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. ustanawiającego zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w zakresie szczegółowych uregulowań dotyczących transferu wkładów z programów i zarządzania nimi, przekazywania sprawozdań z wdrażania instrumentów finansowych, charakterystyki technicznej działań informacyjnych i komunikacyjnych w odniesieniu do operacji oraz systemu rejestracji i przechowywania danych;
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych;
Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych;
Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa;
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa;
Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich;
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 stycznia 2018 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich;
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności;
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych;
Rozporządzenie w sprawie korekt finansowych;
Program.

W przypadku sprzeczności zapisów niniejszej Umowy z przepisami prawa powszechnie obowiązującego bądź Wytycznymi, zastosowanie mają przepisy prawa oraz Wytyczne.

§ 25

Beneficjent zapewnia, że osoby dysponujące środkami dofinansowania projektu, tj. osoby upoważnione do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu Beneficjenta, nie są prawomocnie skazane za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe.

§ 26

Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Umowa wchodzi w życie z dniem zawarcia.
Strony Umowy ustalają poniższe adresy dla doręczeń dla celów związanych z niniejszą Umową:

Instytucja Zarządzająca RPO WiM:

…………………………………………………………………………………………………

Beneficjent:

…………………………………………………………………………………………………

Strony zobowiązują się do niezwłocznego zawiadamiania o wszelkich zmianach adresów
do doręczeń w formie pisemnej, pod rygorem uznania doręczenia pod ostatni wskazany adres do doręczeń za skuteczny
Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki:

Załącznik nr 1: Wniosek o dofinansowanie projektu,
Załącznik nr 2: Oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (VAT),
Załącznik nr 3: Harmonogram płatności,
Załącznik nr 4: Rodzaje powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą,
Załącznik nr 5: Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie Beneficjenta i podmiotów przez niego umocowanych,
Załącznik nr 6: Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie Beneficjenta i podmiotów przez niego umocowanych,
Załącznik nr 7A: Wzór oświadczenia Beneficjenta,
Załącznik nr 7B: Wzór klauzuli informacyjnej dla osoby, której dane są przetwarzane w ramach realizacji Projektu,
Załącznik nr 8: Wzór zawiadomienia o zamiarze powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Podpisy:

……………………………………..………… ……………………………………..…………

……………………………………………..… ……………………………………………..…

Instytucja Zarządzająca RPO WiM Beneficjent

Umowa została opracowana zgodnie z aktualnym wzorem, zaakceptowanym przez Departament Prawny i zatwierdzonym przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego w dniu ………………………………..……………….

Załącznik nr 2 do Umowy: Oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (VAT)

……………………………………………

………………………………………….. …...……………………..

Nazwa i adres Beneficjenta (miejsce i data)

NIP…………………………………..

OŚWIADCZENIE O KWALIFIKOWALNOŚCI PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG (VAT)

W związku z przyznaniem........(nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny)......... dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 na realizację Projektu.........................................(tytuł i nr projektu).......... złożonego w ramach naboru nr…………………………………….…....................

oświadczam, iż zgodnie z ustawą z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług:

posiadam

nie posiadam⁸

Status(u) czynnego podatnika VAT.

Z związku z planowaną realizacją xxxxxxxx⁰:

mam prawo odzyskać¹⁰ w całości VAT naliczony zawarty w cenach nabywanych usług i towarów związanych z realizacja projektu,

mam prawo do częściowego odzyskania VAT naliczonego zawartego w cenach usług
i towarów związanych z realizacja projektu¹¹,

nie mam prawa do odzyskania VAT¹².

Uzasadnienie: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

W przypadku odzyskiwania części podatku od towarów i usług oświadczam:

iż wskaźnik procentowy podatku VAT, który został odzyskany w roku poprzedzającym rok złożenia Wniosku o dofinansowanie projektu wyniósł …………….. %, zaś poziom nieodzyskanego podatku VAT, wyniósł …………………… %.

W przypadku:

zaistnienia okoliczności, w których będzie mi przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego,
odzyskania podatku VAT lub
odzyskania podatku VAT, w związku ze zmianą proporcji podatku odzyskiwanego

oświadczam, że podatek od towarów i usług wypłacony nienależnie jako koszt kwalifikowany zostanie zwrócony na zasadach określonych w umowie o dofinansowanie projektu.

Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych oświadczeń.

…………………………………………………..…………………

(podpis i pieczątka osoby reprezentującej podmiot)

Załącznik nr 4 do Umowy: Rodzaje powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą

Zbiór danych osobowych „Regionalny Program Operacyjny Województwa
Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020” obejmuje następujące rodzaje danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą:

dane Wnioskodawców, Beneficjentów, Partnerów,
dane związane z badaniem kwalifikowalności wydatków w projekcie,
dane uczestników instytucjonalnych (dane instytucji otrzymujących wsparcie),
dane uczestników indywidualnych otrzymujących wsparcie (uczestnicy indywidualni oraz pracownicy instytucji),
dane pracowników zaangażowanych w przygotowanie i realizację projektów,
dane dotyczące personelu projektu,
uczestnicy szkoleń, konkursów i konferencji (osoby biorące udział w szkoleniach, konkursach i konferencjach w związku z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, inne niż uczestnicy w rozumieniu definicji uczestnika określonej w Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020),
inne dane niezbędne do określenia wartości wskaźników rezultatów długoterminowych określonych przez Instytucję Zarządzającą (Zarząd Województwa Warmińsko – Mazurskiego) w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020”,
dane osób, które uczestniczą we wstępnym procesie rekrutacji projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020, a które nie uzyskają statusu wnioskodawcy, beneficjenta lub uczestnika,
inne dane osobowe przekazywane w dokumentacji projektowej,

informacje zawarte w tabelach stanowią kategorie danych osobowych.

Dane Wnioskodawców, Beneficjentów, Partnerów

Lp.	Nazwa
	Nazwa Wnioskodawcy (Beneficjenta)
	Forma prawna
	Forma własności
	PKD
	NIP
	REGON
	Adres siedziby: Xxxxx Xx xxxxxxx Xx xxxxxx Xxx xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx Powiat Gmina Telefon Fax Adres e-mail Adres strony www
	Osoba/y uprawniona/e do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Wnioskodawcy Imię Nazwisko Numer telefonu Adres e-mail Numer faksu
	Osoba do kontaktów roboczych: Imię Nazwisko Numer telefonu Adres e-mail Numer faksu
	Przynależność do typu beneficjenta zgodnie ze Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020/zatwierdzonym do realizacji wnioskiem o dofinansowanie projektu
	Partnerzy:
	Nazwa organizacji/instytucji
	Forma prawna
	Forma własności
	NIP
	REGON
	Adres siedziby: Xxxxx Xx xxxxxxx Xx xxxxxx Xxx xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx Powiat Gmina Telefon Fax Adres e-mail Adres strony www
	Osoba/y uprawniona/e do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Partnera Imię Nazwisko Numer telefonu Adres e-mail Numer faksu
	Osoba do kontaktów roboczych: Imię Nazwisko Numer telefonu Adres e-mail Numer faksu
	Przynależność partnera do typu beneficjenta zgodnie ze Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020/zatwierdzonym do realizacji wnioskiem o dofinansowanie projektu (jeśli dotyczy)
	Symbol Partnera

Dane związane z badaniem kwalifikowalności wydatków w projekcie

1	Kwalifikowalność środków w projekcie zgodnie z wytycznymi ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Dane uczestników instytucjonalnych (dane instytucji otrzymujących wsparcie).

Szczegółowy zakres danych odwzorowany jest w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020. Dodatkowo:

1	Przynależność do grupy docelowej zgodnie ze Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020/ /zatwierdzonym do realizacji wnioskiem o dofinansowanie projektu

Dane uczestników indywidualnych otrzymujących wsparcie (uczestnicy indywidualni oraz pracownicy instytucji).

Szczegółowy zakres danych odwzorowany jest w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020. Dodatkowo:

1	Przynależność do grupy docelowej zgodnie ze Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020/ /zatwierdzonym do realizacji wnioskiem o dofinansowanie projektu

Dane pracowników zaangażowanych w przygotowanie i realizację projektów,

Lp.	Nazwa
1	Imię
2	Nazwisko
3	Identyfikator użytkownika
4	Adres e-mail
5	Rodzaj użytkownika
6	Miejsce pracy
7	Telefon
8	Nazwa Wnioskodawcy/beneficjenta

Dane dotyczące personelu projektu.

Szczegółowy zakres danych odwzorowany jest w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020.

Uczestnicy szkoleń, konkursów i konferencji (osoby biorące udział w szkoleniach, konkursach i konferencjach w związku z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, inne niż uczestnicy w rozumieniu definicji uczestnika określonej w Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020).

Lp.	Nazwa
1	Imię
2	Nazwisko
3	Nazwa instytucji/organizacji
4	Adres poczty elektronicznej (e-mail)
5	Telefon
6	Specjalne potrzeby

Inne dane niezbędne do określenia wartości wskaźników rezultatów długoterminowych określonych przez Instytucję Zarządzającą (Zarząd Województwa Warmińsko – Mazurskiego) w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020”
Dane osób, które uczestniczą we wstępnym procesie rekrutacji projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020, a które nie uzyskają statusu wnioskodawcy, beneficjenta lub uczestnika tj.: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres zameldowania, inne dane niezbędne do podjęcia czynności we wstępnym etapie rekrutacji.
Inne dane osobowe przekazywane w dokumentacji projektowej.

Zakres danych osobowych wskazany w zbiorze „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020” dotyczy również Partnerów w projekcie (o ile Projekt realizowany jest w partnerstwie).

Zbiór danych osobowych „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych” obejmuje następujące rodzaje danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą:

dane użytkowników Centralnego systemu teleinformatycznego, Wnioskodawców, Beneficjentów/Partnerów,
dane uczestników instytucjonalnych (osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą),
dane uczestników indywidualnych,
dane dotyczące personelu projektu,
osoby fizyczne i osoby prowadzące działalność gospodarczą, których dane będą przetwarzane w związku z badaniem kwalifikowalności środków w projekcie,

informacje zawarte w tabelach stanowią kategorie danych osobowych.

Dane użytkowników Centralnego systemu teleinformatycznego, Wnioskodawców, Beneficjentów/Partnerów

Lp.	Nazwa
Użytkownicy Centralnego systemu teleinformatycznego ze strony instytucji zaangażowanych w realizację programów
	Imię
	Nazwisko
	Miejsce pracy
	Adres e-mail
	Login
Użytkownicy Centralnego systemu teleinformatycznego ze strony Beneficjentów/Partnerów projektów (osoby uprawnione do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta/Partnera)
1	Imię
2	Nazwisko
3	Telefon
4	Adres e-mail
5	Kraj
6	PESEL
Wnioskodawcy
1	Nazwa Wnioskodawcy
2	Forma prawna
3	Forma własności
4	NIP
5	Kraj
6	Adres: Ulica Nr budynku Nr lokalu Kod pocztowy Miejscowość Telefon Fax Adres e-mail
Beneficjenci/Partnerzy
1	Nazwa Beneficjenta/Partnera
2	Forma prawna Beneficjenta/Partnera
3	Forma własności
4	NIP
5	REGON
6	Adres: Ulica Nr budynku Nr lokalu Kod pocztowy Miejscowość Telefon Fax Adres e-mail
7	Kraj
8	Numer rachunku beneficjenta/odbiorcy

Dane uczestników instytucjonalnych (osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą)

Lp.	Nazwa
1	Kraj
2	Nazwa instytucji
3	NIP
4	Typ instytucji
5	Województwo
6	Powiat
7	Gmina
8	Xxxxxxxxxxx
0	Xxxxx
00	Xx xxxxxxx
00	Xx xxxxxx
00	Kod pocztowy
13	Obszar wg stopnia urbanizacji (DEGURBA)
14	Telefon kontaktowy
15	Adres e-mail
16	Data rozpoczęcia udziału w projekcie
17	Data zakończenia udziału w projekcie
18	Czy wsparciem zostali objęci pracownicy instytucji
19	Rodzaj przyznanego wsparcia
20	Data rozpoczęcia udziału we wsparciu
21	Data zakończenia udziału we wsparciu

Dane uczestników indywidualnych

Lp.	Nazwa
1	Kraj
2	Rodzaj uczestnika
3	Nazwa instytucji
4	Imię
5	Nazwisko
6	PESEL
7	Płeć
8	Wiek w chwili przystępowania do projektu
9	Wykształcenie
10	Województwo
11	Powiat
12	Gmina
13	Xxxxxxxxxxx
00	Xxxxx
00	Xx xxxxxxx
00	Xx xxxxxx
00	Kod pocztowy
18	Obszar wg stopnia urbanizacji (DEGURBA)
19	Telefon kontaktowy
20	Adres e-mail
21	Data rozpoczęcia udziału w projekcie
22	Data zakończenia udziału w projekcie
23	Status osoby na rynku pracy w chwili przystąpienia do projektu
24	Planowana data zakończenia edukacji w placówce edukacyjnej, w której skorzystano ze wsparcia
25	Wykonywany zawód
26	Zatrudniony w (miejsce zatrudnienia)
27	Sytuacja osoby w momencie zakończenia udziału w projekcie
28	Inne rezultaty dotyczące osób młodych (dotyczy IZM - Inicjatywy na rzecz Zatrudnienia Młodych)
29	Zakończenie udziału osoby w projekcie zgodnie z zaplanowaną dla niej ścieżką uczestnictwa
30	Rodzaj przyznanego wsparcia
31	Data rozpoczęcia udziału we wsparciu
32	Data zakończenia udziału we wsparciu
33	Data założenia działalności gospodarczej
34	Kwota przyznanych środków na założenie działalności gospodarczej
35	PKD założonej działalności gospodarczej
36	Osoba należąca do mniejszości narodowej lub etnicznej, migrant, osoba obcego pochodzenia
37	Osoba bezdomna lub dotknięta wykluczeniem z dostępu do mieszkań
38	Osoba z niepełnosprawnościami
39	Osoba w innej niekorzystnej sytuacji społecznej

Dane dotyczące personelu projektu.

Lp.	Nazwa
1	Imię
2	Nazwisko
3	Kraj
4	PESEL
5	Forma zaangażowania
6	Okres zaangażowania w projekcie
7	Wymiar czasu pracy
8	Stanowisko
9	Adres: Xxxxx Xx xxxxxxx Xx xxxxxx Xxx xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
00	Nr rachunku bankowego
11	Kwota wynagrodzenia

Osoby fizyczne i osoby prowadzące działalność gospodarczą, których dane będą przetwarzane w związku z badaniem kwalifikowalności środków w projekcie

Lp.	Nazwa
1	Nazwa wykonawcy
2	Imię
3	Nazwisko
4	Kraj
5	NIP
6	PESEL
7	Adres: Xxxxx Xx xxxxxxx Xx xxxxxx Xxx xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
0	Nr rachunku bankowego
9	Kwota wynagrodzenia
10	Numer działki
11	Xxxxx
00	Numer księgi wieczystej
13	Numer przyłącza gazowego

Załącznik nr 5 do Umowy: Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie beneficjenta i podmiotów przez niego umocowanych

UPOWAŻNIENIE Nr______ DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Z dniem [_________________________] r., na podstawie art. 29 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), jako Podmiot przetwarzający dane osobowe upoważniony przez administratora – Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, upoważniam:

Panią/Pana_{..............................................................................................................................................................................}

/imię i nazwisko/

do przetwarzania danych osobowych

w zbiorze: „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020”

/nazwa zbioru danych osobowych/

w zakresie_{..............................................................................................................................................................................}

/ np. kategorie danych, operacje na danych osobowych, jakich może dokonywać osoba upoważniona
do przetwarzania danych osobowych/

Niniejsze upoważnienie jest ważne od wydania^* / od dnia _{.................................} (jeżeli inny dzień niż dzień wydania)^*

do odwołania^* / do dnia _{.................................
(}jeżeli z góry określany jest okres obowiązywania upoważnienia)^*.

Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* stosunku prawnego z _{.......................................…}

_______________________________
Czytelny podpis osoby upoważnionej do wydawania upoważnień

^{*
należy wybrać właściwe}

Upoważnienie otrzymałem

_________________________________________

data, podpis osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych

Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), a także ze stosowanymi przez ____________________ politykami ochrony danych osobowych^* oraz niniejszym zobowiązuję się do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych określonych w tych aktach prawnych i dokumentach.

Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, z którymi zapoznałem/am się oraz sposobów ich zabezpieczania, zarówno w okresie trwania umowy jak również po ustania stosunku prawnego łączącego mnie z _________________________.

_____________________________

Czytelny podpis osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych

* dotyczy przypadków, w których podmiot stosuje polityki ochrony danych osobowych zgodnie z art. 24 RODO

Załącznik nr 6 do Umowy: Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie beneficjenta i podmiotów przez niego umocowanych

ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr ______ DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Z dniem ________________ r.,

na podstawie art. 29 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), jako Podmiot przetwarzający dane osobowe upoważniony przez administratora – Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020

odwołuję upoważnienie

Nr _{......................................................}udzielone dnia _{......................................................}r.

Pani/Panu: _{................................................................................................................................................................…...........................…...}

/Imię, nazwisko/

do przetwarzania danych osobowych

w zbiorze: „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020”

/nazwa zbioru danych osobowych/

__________ _____________________________

Czytelny podpis osoby, upoważnionej do odwoływania upoważnień

____________________________

(miejscowość, data)

Załącznik nr 7A do Umowy: Wzór oświadczenia Beneficjenta

Oświadczenie Beneficjenta dotyczące przetwarzania danych osobowych

W związku z realizacją Projektu pn. ………………………………………………………..(nr Projektu RPWM……………………………..) oświadczam, że przyjmuję do wiadomości, iż:

Administratorem moich danych osobowych w odniesieniu do zbioru „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020” jest Województwo Warmińsko-Mazurskie reprezentowane przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego z siedzibą w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie przy xx. Xxxxxx Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, będący Instytucją Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 (dalej: Instytucja Zarządzająca).
Administratorem moich danych osobowych w odniesieniu do zbioru „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych” jest Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego.
Instytucja Zarządzająca powołała Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem email: xxx@xxxxxx.xxxxxx.xx. Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem email: xxx@xxxx.xxx.xx.
Moje dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Oznacza to, że moje dane osobowe są niezbędne do wypełnienia przez Instytucję Zarządzającą obowiązków prawnych ciążących na niej w związku z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 (dalej: RPO WiM 2014-2020). Wspomniane obowiązki prawne ciążące na Instytucji Zarządzającej w związku z realizacją RPO WiM 2014-2020 określone zostały przepisami x.xx. niżej wymienionych aktów prawnych:

Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia
17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006,
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia
17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006,
Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020,
Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi.

Moje dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu wykonania przez Instytucję Zarządzającą określonych prawem obowiązków w związku z realizacją Projektu pn. …………………………………………………………….., w szczególności w celu potwierdzenia kwalifikowalności wydatków, udzielenia wsparcia, zarządzania, monitoringu, ewaluacji, kontroli, audytu i sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych w ramach RPO WiM 2014-2020.
Moje dane osobowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, są udostępniane uprawnionym podmiotom i instytucjom, w tym Ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego.
Moje dane osobowe mogą zostać powierzone lub udostępnione także specjalistycznym podmiotom realizującym badania ewaluacyjne, kontrole i audyt w ramach RPO WiM 2014-2020, w szczególności na zlecenie Instytucji Zarządzającej RPO WiM.
Moje dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Moje dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
Moje dane osobowe będą przechowywane do czasu całkowitego rozliczenia Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji.
W każdym czasie przysługuje mi prawo dostępu do moich danych osobowych, jak również prawo żądania ich sprostowania. Natomiast prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do sprzeciwu, przysługuje mi w przypadkach i na zasadach określonych odpowiednio w art. 17-22 RODO.
Jeżeli uznam, że przetwarzanie moich danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, mam prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podanie przeze mnie danych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania będzie równoznaczna z brakiem możliwości udziału w realizacji Projektu.

…..………………………………………

……………………………………………

MIEJSCOWOŚĆ I DATA

CZYTELNY PODPIS OSOBY

REPREZENTUJĄCEJ BENEFICJENTA

Załącznik nr 7B do Umowy: Wzór klauzuli informacyjnej dla osoby, której dane są przetwarzane w ramach realizacji Projektu (nie dotyczy Beneficjenta wymienionego w załączniku nr 7A)

Klauzula informacyjna dla osoby, której dane są przetwarzane w ramach realizacji Projektu ¹³

W związku z Państwa udziałem w realizacji projektu, świadczeniem pracy, wykonywaniem, świadczeniem lub dostarczeniem robót, usług lub produktów w ramach projektu/złożeniem oferty w ramach projektu¹⁴ pn. ………………………… (nr Projektu RPWM……………………………..) na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), informuję iż:

Administratorem Państwa danych osobowych w odniesieniu do zbioru „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020” jest Województwo Warmińsko-Mazurskie reprezentowane przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego z siedzibą w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie przy xx. Xxxxxx Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, będący Instytucją Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 (dalej: Instytucja Zarządzająca).
Administratorem Państwa danych osobowych w odniesieniu do zbioru „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych” jest Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego.
Instytucja Zarządzająca powołała Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem email: xxx@xxxxxx.xxxxxx.xx. Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt jest możliwy pod adresem email: xxx@xxxx.xxx.xx.
Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. g ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Oznacza to, że Państwa dane osobowe są niezbędne do wypełnienia przez Instytucję Zarządzającą obowiązków prawnych ciążących na niej w związku z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 (dalej: RPO WiM 2014-2020). Wspomniane obowiązki prawne ciążące na Instytucji Zarządzającej w związku z realizacją RPO WiM 2014-2020 określone zostały przepisami x.xx. niżej wymienionych aktów prawnych:

Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia
17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006,
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia
17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006,
Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020,
Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu wykonania przez Instytucję Zarządzającą określonych prawem obowiązków w związku z realizacją Projektu pn.…………………………………………………………….., w szczególności w celu potwierdzenia kwalifikowalności wydatków, udzielenia wsparcia, zarządzania, monitoringu, ewaluacji, kontroli, audytu i sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych w ramach RPO WiM 2014-2020.
Państwa dane osobowe zostały powierzone do przetwarzania, Beneficjentowi realizującemu Projekt - …………………………………………………… (nazwa i adres Beneficjenta) oraz podmiotom (o ile dotyczy), które na zlecenie Beneficjenta uczestniczą w realizacji projektu.
Państwa dane osobowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, są udostępniane uprawnionym podmiotom i instytucjom, w tym Ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego.
Państwa dane osobowe mogą zostać powierzone lub udostępnione także specjalistycznym podmiotom realizującym badania ewaluacyjne, kontrole i audyt w ramach RPO WiM 2014-2020, w szczególności na zlecenie Instytucji Zarządzającej RPO WiM lub Beneficjenta.
Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Państwa dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
Państwa dane osobowe będą przechowywane do czasu całkowitego rozliczenia RPO WiM 2014-2020 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji.
W każdym czasie przysługuje Państwu prawo dostęp do swoich danych osobowych, jak również prawo żądania ich sprostowania. Natomiast prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do sprzeciwu, przysługuje w przypadkach i na zasadach określonych odpowiednio w art. 17-22 RODO.
Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania będzie równoznaczna z brakiem możliwości udziału w realizacji Projektu.

Załącznik nr 8 do Umowy: Wzór zawiadomienia o zamiarze powierzenia przetwarzania danych osobowych

Zawiadomienie o zamiarze powierzania przetwarzania danych osobowych

W związku z realizacją Projektu/ pn. ……………………………………………………………………………….… (nr RPWM………………………………):

informuję, że zamierzam powierzyć przetwarzanie danych osobowych w zbiorze/ach „Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego 2014-2020”/„Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych”^¹⁵,¹⁶

…………………………………………………………………………………………………………………………….……………

(nazwa i adres podmiotu, któremu planuje się powierzenie przetwarzania danych osobowych)

oświadczam, że powierzenie to będzie zgodne z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, w szczególności dotyczącymi dalszego powierzania przetwarzania danych osobowych przywołanymi w umowie o dofinansowanie projektu, który realizuję.

…..………………………………………	……………………………………………
miejscowość i data	czytelny podpis

1 Należy podać nr w systemie SL2014

2 Należy przywołać pełnomocnictwo, jeśli strona jest reprezentowana przez pełnomocnika. Jeśli nie dotyczy, należy usunąć.

3 Stopa dofinansowania dla projektu rozumiana jako % dofinansowania wydatków kwalifikowalnych

4 Jeśli dotyczy.

5 W przypadku realizacji Projektu przez jednostkę organizacyjną Beneficjenta (np. urząd miasta, inną jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej pozostającą w strukturze organizacyjnej Beneficjenta), należy wpisać nazwę tej jednostki, podać jej adres, numer NIP (jeśli posiada). Jeżeli nie dotyczy, należy w miejsce treści ustępu wprowadzić do Umowy tekst: „Nie dotyczy”.

6 Beneficjent zobowiązany jest do stosowania aktualnego dokumentu udostępnionego na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej RPO WiM xxxxx://xxx.xxx.xxxxxx.xxxxxx.xx

7 W zakresie nieuregulowanym niniejszą umową stosuje się procedurę nr 4 określoną w załączniku nr 3 do Wytycznych
w zakresie gromadzenia.

8 Zaznaczyć właściwą odpowiedź

9 Zaznaczyć właściwą odpowiedź

10 VAT „odzyskiwany”1 w rozumieniu przepisów DZIAŁU IX - odliczenie i zwrot podatku, Rozdział 1 Odliczenie i zwrot podatku i Rozdział 2 Odliczanie częściowe podatku oraz korekta podatku naliczonego Ustawa z dnia 11 marca 2004 r.
o podatku od towarów i usług.

11 podatek VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny wyłącznie wówczas, gdy beneficjentowi ani żadnemu innemu podmiotowi zaangażowanemu w projekt oraz wykorzystującemu do działalności opodatkowanej produkty będące efektem realizacji projektu, zarówno w fazie realizacyjnej jak i operacyjnej, zgodnie z obowiązującym prawodawstwem krajowym, nie przysługuje prawo (tzn. brak jest prawnych możliwości) do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubiegania się o zwrot VAT. Posiadanie wyżej wymienionego prawa (potencjalnej prawnej możliwości) wyklucza uznanie wydatku za kwalifikowalny, nawet jeśli faktycznie zwrot nie nastąpił, np. ze względu na nie podjęcie przez podmiot czynności zmierzających do realizacji tego prawa

12 podatek VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny wyłącznie wówczas, gdy beneficjentowi ani żadnemu innemu podmiotowi zaangażowanemu w projekt oraz wykorzystującemu do działalności opodatkowanej produkty będące efektem realizacji projektu, zarówno w fazie realizacyjnej jak i operacyjnej, zgodnie z obowiązującym prawodawstwem krajowym, nie przysługuje prawo (tzn. brak jest prawnych możliwości) do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubiegania się o zwrot VAT. Posiadanie wyżej wymienionego prawa(potencjalnej prawnej możliwości) wyklucza uznanie wydatku za kwalifikowalny, nawet jeśli faktycznie zwrot nie nastąpił, np. ze względu na nie podjęcie przez podmiot czynności zmierzających do realizacji tego prawa.

13^{Przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane w ramach
realizacji Projektu należy}^{rozumieć m}^.ⁱⁿ^{.:
pracownika instytucji zaangażowanego we wdrażanie Programu,}^oferenta,^wykonawcę^{/stronę
umowy zawartej w sprawie realizacji zamówienia w ramach projektu, w
tym o}^{roboty budowlane, dostawę lub świadczeni}^e^{usług, człon}^ka^{personelu i/lub osobę reprezentującą oferenta/ wykonawcę/stronę
powyższych umów;}

14^{Niepotrzebne skreślić lub ewentualnie dopisać.}

15 Powierzenie przetwarzania danych osobowych w zbiorze Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych występuje tylko wówczas, gdy przedstawiciele/pracownicy podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych otrzymują uprawnienia dostępu do Centralnego systemu teleinformatycznego SL2014.

16 Niepotrzebne skreślić.

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata