Umowa o partnerstwie
Umowa o partnerstwie
na rzecz realizacji projektu
pn. „Razem aktywni na obszarze LGD Blisko Natury”
Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji projektu pn. „Razem aktywni na obszarze LGD Blisko Natury” realizowanego w ramach programu Fundusze Europejskie dla Lubuskiego 2021-2027, Priorytet 7. Fundusze Europejskie na rozwój lokalny kierowany przez społeczność, Działanie 7.4 Rozwój potencjału społeczności lokalnych w dniu r.
między: Stowarzyszeniem Lokalna Grupa Działania „Blisko Natury” z siedzibą w Drezdenku, ul. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxx, NIP 2810100510, REGON 520679124
reprezentowanym przez:
……………………………………………….
………………………………………………. zwaną dalej „Partnerem wiodącym” a
………………………………………………
reprezentowane przez:
………………………………………………
……………………………………………… zwaną dalej „Partnerem”
łącznie zwanymi dalej
„stronami”.
§ 1.
Przedmiot umowy
1. Ustanawia się partnerstwo na rzecz realizacji projektu „Razem aktywni na obszarze LGD Blisko Natury” realizowanego w ramach programu Fundusze Europejskie dla Lubuskiego 2021-2027, Priorytet 7. Fundusze Europejskie na rozwój lokalny kierowany przez społeczność, Działanie 7.4 Rozwój potencjału społeczności lokalnych.
2. Strony umowy stwierdzają zgodnie, że wskazane w ust. 1 partnerstwo zostało utworzone w celu wspólnej realizacji projektu, którego opis stanowi wniosek o dofinansowanie złożony w naborze nr ……………………………………, Priorytet 7 Fundusze Europejskie na rozwój lokalny kierowany przez społeczność, Działanie 7.4 Rozwój potencjału społeczności lokalnych Programu Fundusze Europejskie dla Lubuskiego na lata 2021-2027.
3. Umowa określa zasady funkcjonowania partnerstwa, zasady współpracy Partnera wiodącego i Partnera oraz współpracy między nimi przy realizacji projektu, o którym mowa w ust. 1.
4. Okres realizacji projektu jest zgodny z okresem wskazanym we wniosku o dofinansowanie
i dotyczy realizacji zadań w ramach projektu.
§ 2.
Odpowiedzialności Partnerów
Strony umowy ponoszą odpowiedzialność za prawidłową realizację umowy o dofinansowanie projektu, która zostanie zawarta przez Partnera wiodącego z Instytucją Zarządzającą, w zakresie przypisanych zadań. Niemniej jednak to Partner wiodący ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu.
§ 3.
Zakres odpowiedzialności Partnera wiodącego
1. Strony stwierdzają zgodnie, że Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania „Blisko Natury” z siedzibą w Drezdenku pełni funkcję Partnera wiodącego odpowiedzialnego za:
1) reprezentowanie stron umowy przed Instytucją Zarządzającą;
2) koordynowania, i nadzorowania prawidłowości działań przy realizacji zadań zawartych w projekcie;
3) zapewnienie udziału Partnera w podejmowaniu decyzji i realizacji zadań, na zasadach określonych
w niniejszej umowie;
4) wsparcie Partnera w realizacji powierzonych zadań;
5) zapewnienie sprawnego systemu komunikacji między stronami umowy oraz Instytucją Zarządzającą;
6) zapewnienie prawidłowości operacji finansowych, w szczególności poprzez wdrożenie systemu zarządzania
i kontroli finansowej projektu;
7) pozyskiwanie, gromadzenie i archiwizację dokumentacji związanej z realizacją zadań partnerstwa;
8) przedkładanie wniosków o płatność do Instytucji Zarządzającej celem rozliczenia wydatków
w projekcie oraz otrzymania środków na dofinansowanie zadań Partnera wiodącego,
9) gromadzenie informacji o uczestnikach projektu i przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej;
10) informowanie Instytucji Zarządzającej o problemach w realizacji projektu, w tym o zamiarze zaprzestania jego realizacji lub o zagrożeniu nieosiągnięcia zaplanowanych wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie;
11) zapewnienie zachowania zasady równości szans i płci w ramach partnerstwa zgodnie z Wytycznymi
dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027;
12) koordynację działań partnerstwa na rzecz upowszechniania informacji o nim i jego celów;
13) zapewnienie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.)4;
14) wypełnianie obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie projektu.
2. Partner upoważnia Partnera wiodącego do reprezentowania partnerstwa wobec osób trzecich w działaniach związanych z realizacją projektu, w tym do zawarcia w ich imieniu i na ich rzecz umowy o dofinansowanie projektu z Instytucją Zarządzającą.
3. Partner wiodący nie może bez uzyskania uprzedniej zgody Partnera, akceptować lub przedstawiać propozycji zmian zakresu projektu lub warunków jego realizacji, o ile strony nie postanowią inaczej.
4. Lider jest zobowiązany do współpracy z podmiotami zewnętrznymi realizującymi badania ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej lub poprzez udzielenie każdorazowo na wniosek tych podmiotów dokumentów i informacji na temat realizacji projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego.
§ 4.
Zakres i forma udziału Partnera
1. Wskazane poniżej strony umowy pełnią funkcję Partnerów projektu. Oznacza to, współrealizującymi projekt, o którym mowa w § 1 ust. 1 niniejszej umowy, odpowiedzialnymi za realizację jednego lub kilku zadań określonych w projekcie. Partnerzy są także zobowiązani do osiągnięcia zadeklarowanych wskaźników produktu i rezultatu określonych we wniosku o dofinansowanie.
2. Strony stwierdzają zgodnie, że pełni
funkcję Partnera odpowiedzialnego za:
a) monitorowanie wskaźników zadeklarowanych we wniosku;
b) przeprowadzenie ewaluacji końcowej;
c) kontrolę prowadzonych działań/zajęć w zakresie poprawności ich realizacji oraz sporządzanej w ich trakcie dokumentacji tj. listy obecności, zaświadczenia, programy zajęć itp.
3. Strony wykonują samodzielnie przyjęte na siebie zadania, wobec czego nie jest dopuszczalne zlecanie zadań lub istotnych ich części pomiędzy stronami partnerstwa;
4. Zmiany w przydziale zadań do wykonania lub w zakresie i sposobie wykonywania powierzonego Partnerowi zadania wymaga jego zgody, wyrażonej na piśmie. Wszelkie zmiany w partnerstwie polegające na zmianie jego składu, zakresu zadań partnerów, wymagają zgłoszenia do Instytucji Zarządzającej i uzyskania jej pisemnej akceptacji.
§ 5.
Obowiązki Partnera
1. Strony umowy zobowiązane są do:
1) aktywnego uczestnictwa i współpracy w działaniach Partnerstwa mających na celu realizację projektu, o którym mowa w § 1 ust. 1;
2) ze strony Partnera informowania Partnera wiodącego o planowanych zmianach w zadaniach realizowanych przez niego w ramach projektu celem uzyskania jego akceptacji;
3) stosowania przyjętego systemu przepływu informacji i komunikacji między stronami;
4) ze strony Partnera udzielania na wniosek Partnera wiodącego informacji i wyjaśnień co do zadań realizowanych w ramach projektu, w terminie i formie umożliwiającej Liderowi wywiązanie się z jego obowiązków względem Instytucji Zarządzającej;
5) niezwłocznego informowania Partnera wiodącego o przeszkodach przy realizacji zadań, w tym o ryzyku zaprzestania realizacji zadań lub o zagrożeniu nieosiągnięcia zaplanowanych wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie;
6) poddania się kontroli w zakresie prawidłowej realizacji zadań w projekcie prowadzonej przez Partnera wiodącego, Instytucję Zarządzającą oraz inne uprawnione do kontroli podmioty, w tym:
a) umożliwienie uprawnionym podmiotom przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym dostępu do swojej siedziby i miejsca realizacji zadań bezpośrednio przez strony umowy lub wykonawców, udzielania informacji i wyjaśnień podmiotowi przeprowadzającemu kontrolę;
7) współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badanie ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej poprzez udzielenie każdorazowo na wniosek tych podmiotów lub Lidera dokumentów i informacji na temat realizacji projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego;
8) informowania uczestników projektu o pochodzeniu środków przeznaczonych na realizację zadań powierzonych na
mocy umowy;
9) wykorzystywania materiałów informacyjnych i wzorów dokumentów przekazanych przez Partnera wiodącego oraz oznaczania przygotowania materiałów związanych z realizacją zadania powierzonego na mocy umowy zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej umowie;
10) przedstawiania Partnerowi wiodącemu informacji finansowych i sprawozdawczych w terminach i formie
umożliwiającej przygotowanie wniosków o płatność wymaganych w umowie o dofinansowanie;
11) gromadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu;
§ 6.
Organizacja wewnętrzna Partnerstwa
W celu prawidłowego zarządzania Partnerstwem oraz zapewnienia podejścia partnerskiego w realizacji projektu, o którym mowa w § 1 ust. 1, strony ustalają następujący system organizacji wewnętrznej Partnerstwa:
1. Na poziomie wykonawczym (administracyjnym) Projekt zarządzany będzie przez Xxxxxxxxxx projektu, ze strony Partnera wiodącego wspieranego przez Zespół, w skład którego wejdą: Koordynator Partnera oraz asystent (ze strony Partnera wiodącego) i specjalista ds. finansowych (ze strony Partnera wiodącego).
2. Komunikacja następować będzie w głównej mierze drogą elektroniczną, która będzie archiwizowana i dokumentować będzie podjęte decyzje. W sytuacjach szczególnych Partner wiodący zwoływać będzie spotkania, w których uczestniczyć będą przedstawiciele Partnerstwa lub osoby upoważnione przez Partnera.
3. W celu usprawnienia zarządzania Partnerstwem, strony ustalają następujące sposoby odnośnie rozwiązywania kwestii dotyczących podejmowania decyzji:
a) w przypadku wystąpienia ryzyka zagrażającego prawidłowej realizacji projektu Partner zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Partnera wiodącego o zagrożeniu oraz podjąć odpowiednie kroki w celu jego zminimalizowania;
b) w przypadku wystąpienia konfliktu strony zobowiązują się do szybkiego podjęcia prób jego rozwiązania nawiązując kontakt za pomocą dostępnych dla stron środków komunikacji.
4. Strony umowy przyjmują następujący system przepływu informacji i komunikacji w ramach Partnerstwa:
a) posługiwać się będą środkami komunikacji dostępnymi dla wszystkich członków Partnerstwa jak np. telefon, poczta elektroniczna dobierając je w sposób umożliwiający szybkie i efektywne komunikowanie się w danej sytuacji;
b) w sprawach istotnych zachowana zostanie forma pisemna;
a) zobowiązane są odpowiadać na podjęte próby kontaktu ze strony innych członków Partnerstwa.
5. Strony umowy przyjmują następujący sposób oceny realizacji Projektu:
a) ocena realizacji projektu zostanie przeprowadzona przez Partnera projektu;
b) zadania do realizacji w ramach oceny projektu obejmują:
- porównanie rezultatów projektu z założonymi rezultatami zawartymi we wniosku o dofinansowanie,
- sprawdzenie kompletności dokumentacji projektowej;
6. Strony przyjmują stosowanie zasady równości szans i niedyskryminacji a także równości szans kobiet i mężczyzn, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027;
§ 7.
Zagadnienia finansowe
1. Budżet Partnera wiodącego i Partnera w ramach projektu, uwzględniający podział środków finansowych na realizację zadań powierzonych Partnerowi wiodącego oraz Partnerowi, stanowi załącznik do umowy.
2. Strony zobowiązują się do wniesienia wkładu własnego zgodnie z wysokością wskazaną
w załączniku, o którym mowa w ust. 1.
3. Partnerzy mają obowiązek zachowania zasady trwałości projektu, o której mowa w art. 71 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Xxxxxxxxxx oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006.
4. Partnerzy mają obowiązek zachowania trwałości rezultatów zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.
5. Partner wiodący ma obowiązek wykorzystywać środki trwałe nabyte w ramach projektu po zakończeniu jego realizacji na działalność statutową lub przekazać je nieodpłatnie podmiotowi niedziałającemu dla zysku.
§ 8.
Ochrona danych osobowych
Przy przetwarzaniu danych osobowych uczestników projektu Partnerzy przestrzegają zasad wskazanych Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz w Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie
dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych
§ 9.
Obowiązki informacyjne
1. Partner wiodący udostępnia Partnerowi obowiązujące logotypy, w tym znaki Funduszy Europejskich, Unii Europejskiej, Polski oraz znak Województwa Lubuskiego do oznaczania przygotowanych przez Partnera materiałów.
2. Wszystkie działania informacyjne i promocyjne Partnerów oraz każdy dokument, który jest podawany do wiadomości publicznej lub jest wykorzystywany przez uczestników projektu, w tym wszelkie zaświadczenia o uczestnictwie lub inne certyfikaty zawierają informacje o otrzymaniu wsparcia z Unii Europejskiej, w tym Europejskiego Funduszu Społecznego oraz z Programu za pomocą:
a) znaku Funduszy Europejskich z nazwą Programu;
b) znaku Unii Europejskiej.
§ 10.
Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji
1. Partnerzy zobowiązują się do przechowywania dokumentacji związanej z realizowaną przez nich częścią projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, oraz do informowania Lidera o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem. Partnerzy zobowiązują się do przechowywania ww. dokumentacji z uwzględnieniem art. 140 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r.
2. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Partnera działalności przed terminem wskazanym w ww. rozporządzeniu, Partner zobowiązuje się pisemnie poinformować Partnera wiodącego o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem.
§ 11.
Odpowiedzialność cywilna stron
Strony umowy ponoszą wyłączną odpowiedzialność za wszystkie czynności związane z realizacją powierzonego/ych im zadania/zadań wobec osób trzecich, w tym odpowiedzialność za straty przez nie poniesione w związku z realizacją zadania/zadań lub w związku z odstąpieniem stron od umowy.
§ 12.
Zmiany w umowie
1. Strony umowy mogą zgłaszać propozycje zmian umowy.
2. Zmiany w umowie, w tym załączników do umowy, mogą nastąpić wyłącznie na zasadach określonych w § 6.
3. Zmiany w umowie skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w umowie o dofinansowanie projektu, w tym załączników do umowy o dofinansowanie projektu mogą zostać wprowadzone wyłącznie w terminie umożliwiającym Partnerowi wiodącemu zachowanie terminów dokonywania zmian określonych w umowie o dofinansowanie projektu. Zmiany, o których mowa w zdaniu pierwszym, nie mogą być niezgodne z postanowieniami umowy o dofinansowanie.
§ 13.
Okres obowiązywania umowy
Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania.
§ 14.
Rozwiązanie umowy
1. Umowa może zostać rozwiązana przed terminem określonym w umowie o dofinansowanie
w następujących przypadkach:
a) na podstawie porozumienia stron;
b) w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających dalsze wykonywanie zobowiązań wynikających
z umowy;
c) w przypadku nieuzyskania dofinansowania projektu;
d) w razie rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu przez Instytucję Zarządzającą;
2. Strony mogą wypowiedzieć umowę w przypadku rażącego naruszenia obowiązków wynikających z niniejszej umowy lub umowy o dofinansowanie projektu. O zamiarze dokonania wypowiedzenia, o którym mowa w zdaniu pierwszym, Partner wiodący informuje Instytucję Zarządzającą. Strony zobowiązują się do podjęcia negocjacji mających na celu zapewnienie prawidłowej realizacji projektu, w tym kontynuacji zadania powierzonego stronie, z którą rozwiązana została umowa.
§ 15.
Postępowanie w sprawach spornych
1. Spory mogące wyniknąć w związku z realizacją umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie.
2. W przypadku niemożności rozstrzygnięcia sporu w trybie określonym w ust. 1, strony ustalają zgodnie, że spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie
§ 16.
Postępowanie w sprawach nieuregulowanych niniejszą umową
W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa krajowego
i wspólnotowego.
§ 17.
Postanowienia końcowe
1. Strony zapewniają zgodność niniejszej umowy z umową o dofinansowanie projektu.
2. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
3. Integralną część umowy stanowi Załącznik nr 1: Budżet projektu z podziałem na Partnera wiodącego
i Partnera.
Podpisy:
W imieniu Partnera wiodącego ………………………………………….……………………………………………………
W imieniu Partnera……………………………………………………………………………………………………………..