POROZUMIENIE O WSPÓŁPRACY
zawarte w Warszawie w dniu 5 lipca 2019 r. pomiędzy:
Warszawską Organizacją Turystyczną mającą siedzibę w Warszawie, Pałac Kultury i Nauki, Xxxx Xxxxxxx 0, 00-000 zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez SĄD REJONOWY DLA M.ST.WARSZAWY W WARSZAWIE, XII WYDZIAŁ GOSPODARCZY KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO
pod numerem KRS: 0000377161, NIP: 5252530970, reprezentowaną przez Xxxxxxx Xxxxx – Prezesa
Zarządu i Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx – Wiceprezesa Zarządu, zwaną w dalszej części Porozumienia
„WOT”
a
Mazowiecką Regionalną Organizacją Turystyczną mającą swoją siedzibę w Warszawie, xx. Xxxx Xxxxx 00/0, 00-000 Xxxxxxxx, zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 0000260657, reprezentowaną przez Xxxx Xxxxxxxxxx – Prezesa Zarządu i Xxxxx Xxxxxxx – Wiceprezes Zarządu, zwaną w dalszej części Porozumienia „MROT”.
§1 Preambuła
1. Warszawska Organizacja Turystyczna (jako lokalna organizacja turystyczna) i Mazowiecka Organizacja Turystyczna (jako regionalna organizacja turystyczna) działają wspólnie na rzecz promocji i rozwoju turystyki, w tym turystyki konferencyjnej (konferencje, kongresy, eventy, wydarzenia motywacyjne, targi, etc.) na mocy ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2019 r. poz. 713) oraz ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o Polskiej Organizacji Turystycznej (Dz. U. z 2018 r. poz. 563).
2. Warszawska Organizacja Turystyczna prowadzi działania związane z promocją turystyki konferencyjnej na mocy Statutu WOT, który definiuje to zadanie jako „wspomaganie organizacyjno-rzeczowe spotkań, konferencji i kongresów o charakterze gospodarczym i okołogospodarczym w kluczowych dziedzinach dla rozwoju Warszawy i jej obszaru metropolitalnego poprzez działalność Biura Konferencji i Kongresów (Warsaw Convention Bureau)” (Statut WOT, §6, pkt 9). W ramach bieżącej pracy Warsaw Convention Bureau prowadził działania o charakterze:
a) aktywnym: udział w międzynarodowych i krajowych targach i warsztatach, pozyskiwanie wydarzeń z bazy danych ICCA, generowanie nowych zapytań od organizatorów wydarzeń poprzez różne działania z zakresu marketingu bezpośredniego, prowadzenie działań z zakresu Warszawskiego Klubu Ambasadora Kongresów, organizacja wizyt studyjnych dla aktywnie pozyskanych zapytań, organizacja wyjazdów zagranicznych w celu promocji pozyskiwanego wydarzenia, produkcja materiałów promocyjnych (drukowanych i elektronicznych), promocja Warszawy i ofert członków WOT w kanałach komunikacji elektronicznej (strona internetowa, social media, mailingi, etc.) i inne;
b) reaktywnym: odpowiadanie na zapytania przesłane przez organizatorów wydarzeń.
3. Mazowiecka Regionalna Organizacja Turystyczna prowadzi działania, które mają na celu
„inspirowanie i stwarzanie warunków na rzecz rozwoju i promocji produktowej realizowanej przez biura turystyki województwa mazowieckiego” oraz „stwarzanie warunków do powstawanie i promowania produktów turystycznych w Województwie Mazowieckim” (Statut
MROT, §6, pkt 9-10), a działania te prowadzi x.xx. poprzez powołane w ramach MROT Mazovia Convention Bureau.
4. Ze względu na uzupełniający się charakter potencjału rozwojowego i promocyjnego turystyki, w tym turystyki konferencyjnej, Warszawy i Mazowsza, WOT i MROT zawierają niniejsze Porozumienie o współpracy convention bureaux funkcjonujących w strukturach każdej ze Stron. Celem Porozumienia jest osiągnięcie obopólnie korzystnej synergii i uniknięcia konkurencyjności działań w zakresie turystyki konferencyjnej Warszawy i Mazowsza.
§2 Zakres porozumienia
1. Celem niniejszego porozumienia jest określenie zasad współpracy między WOT (Warsaw Convention Bureau) i MROT (Mazovia Convention Bureau) w zakresie promocji Warszawy i Mazowsza jako atrakcyjnych destynacji spotkań posiadających profesjonalną ofertę.
2. Strony zgodnie ustalają, że na potrzeby niniejszego porozumienia, terytorialny obszar kompetencji WOT jest definiowany jako obszar metropolitalny Warszawy, natomiast terytorialny obszar kompetencji MROT jest definiowany jako obszar Mazowsza z wyłączeniem Warszawy. Takie rozumienie „Warszawy” i „Mazowsza” przyjmuje się w niniejszym Porozumieniu.
§3 Zakres współpracy
1. Na mocy niniejszego Porozumienia oraz w ramach wspólnej z MROT promocji Mazowsza i Warszawy jako atrakcyjnych destynacji spotkań WOT zobowiązuje się do następujących działań:
a) Przekazywania do MROT wszystkich reaktywnie otrzymanych zapytań od polskich i międzynarodowych organizatorów wydarzeń, które dotyczą Mazowsza;
b) Przekierowywania wszystkich zainteresowanych Mazowszem polskich i międzynarodowych organizatorów wydarzeń, którzy zgłosili się do WOT w sposób reaktywny, do prowadzonej co najmniej w języku angielskim zakładki na stronie internetowej MROT z ofertą turystyki konferencyjnej Mazowsza oraz bezpośrednio do biura MROT;
c) Odpowiadania na zapytania polskich i międzynarodowych organizatorów wydarzeń, skierowanych do WOT przez MROT, zgodnie z najlepszymi standardami biznesowej obsługi klienta, czyli w sposób merytoryczny, czasowy, budujący zaufanie do przedstawicieli WOT oraz skłaniający do skorzystania z oferty turystyki konferencyjnej Warszawy;
d) Prowadzenia rejestru wszystkich zapytań dotyczących turystyki konferencyjnej, które zostały przesłane przez MROT. W zakres treści rejestru będą wchodzić między innymi takie informacje o każdym zapytaniu jak: nazwa wydarzenia, data planowanego wydarzenia, liczba uczestników wydarzenia, liczba dni wydarzenia, liczba noclegów generowanych przez wydarzenie, data otrzymania zapytania, data podjęcia przez organizatora decyzji o realizacji bądź o nie realizowaniu wydarzenia, dane kontaktowe organizatora, historia kontaktu z organizatorem;
e) Przygotowania i bieżącej aktualizacji prowadzonej co najmniej w języku angielskim zakładki na stronie internetowej WOT, na której będzie się znajdować oferta turystyki konferencyjnej Warszawy;
f) Uwzględnienia oferty turystyki konferencyjnej przygotowanej przez MROT w tych działaniach aktywnych Warsaw Convention Bureau, w realizacji których MROT zdecyduje się partycypować finansowo. Zakres i sposób promowania oferty turystyki konferencyjnej MROT w działaniach Warsaw Convention Bureau oraz zakres partycypacji finansowej
MROT w działaniach WOT będzie ustalany dla każdego z działań indywidualnie przez
Strony;
g) Zachęcania przedsiębiorców i reprezentantów branży konferencyjnej z Mazowsza
do członkostwa w MROT.
2. Na mocy niniejszego Porozumienia oraz w ramach wspólnej z WOT promocji Mazowsza i Warszawy jako atrakcyjnych destynacji spotkań MROT zobowiązuje się do następujących działań:
a) Przekazywania do WOT wszystkich reaktywnie otrzymanych zapytań od polskich
i międzynarodowych organizatorów wydarzeń, które dotyczą Warszawy;
b) Przekierowywania wszystkich zainteresowanych Warszawą polskich i międzynarodowych organizatorów wydarzeń, którzy zgłosili się do MROT w sposób reaktywny, do prowadzonej po angielsku strony internetowej Warsaw Convention Bureau z ofertą turystyki konferencyjnej Warszawy oraz bezpośrednio do biura WOT;
c) Odpowiadania na zapytania polskich i międzynarodowych organizatorów wydarzeń, skierowanych do MROT przez WOT, zgodnie z najlepszymi standardami biznesowej obsługi klienta, czyli w sposób merytoryczny, terminowy, budujący zaufanie do przedstawicieli MROT oraz skłaniający do skorzystania z oferty turystyki konferencyjnej Mazowsza;
d) Prowadzenia rejestru wszystkich zapytań dotyczących turystyki konferencyjnej, które zostały przesłane przez WOT. W zakres treści rejestru będą wchodzić między innymi takie informacje o każdym zapytaniu jak: nazwa wydarzenia, data planowanego wydarzenia, liczba uczestników wydarzenia, liczba dni wydarzenia, liczba noclegów generowanych przez wydarzenie, data otrzymania zapytania, data podjęcia przez organizatora decyzji o realizacji bądź o nie realizowaniu wydarzenia, dane kontaktowe organizatora, historia kontaktu z organizatorem;
e) Przygotowania i bieżącej aktualizacji prowadzonej co najmniej w języku polskim i angielskim zakładki na stronie internetowej MROT, na której będzie się znajdować oferta turystyki konferencyjnej Mazowsza;
f) Partycypacji finansowej w tych działaniach aktywnych Warsaw Convention Bureau, które MROT uzna za optymalne do promocji oferty turystyki konferencyjnej Mazowsza. Zakres i sposób promowania oferty turystyki konferencyjnej MROT w działaniach Warsaw Convention Bureau oraz zakres partycypacji finansowej MROT w działaniach WOT będzie ustalany dla każdego z działań indywidualnie przez Strony;
g) Zachęcania przedsiębiorców i reprezentantów branży konferencyjnej z Warszawy
do członkostwa w WOT.
3. Na mocy niniejszego Porozumienia oraz w ramach wspólnej promocji Mazowsza i Warszawy jako atrakcyjnych destynacji spotkań MROT i WOT zobowiązują się do następujących działań wspólnych:
a) Opracowywania wybranych materiałów promocyjnych;
b) Tworzenia bazy obiektów do organizacji wydarzeń MICE;
c) Promocji regionu i miasta w działaniach, w których strony uczestniczą samodzielnie.
4. Na mocy niniejszego Porozumienia oraz w ramach wspólnej promocji Mazowsza i Warszawy jako atrakcyjnych destynacji spotkań MROT i WOT zobowiązują się do współpracy Mazovia Convention Bureau i Warsaw Convention Bureau na następujących zasadach:
a) Wzajemnego poszanowania dla terytorialnego zakresu kompetencji Stron, a w szczególności niepozyskiwania członków przynależnych terytorialnie do kompetencji drugiej ze Stron oraz wzajemnego wspierania się Stron w pozyskiwaniu członków właściwych terytorialnie każdej ze Stron;
b) Budowania własnej oferty turystyki konferencyjnej oraz prowadzenia komunikacji dotyczącej tej turystyki z uwzględnieniem oferty drugiej Strony jako oferty uzupełniającej;
c) Promowania marki własnej destynacji w największej możliwej synergii z marką destynacji drugiej ze Stron. Strony deklarują, że dołożą wszelkich możliwych starań, aby w żadnych działaniach marketingowych czy komunikacyjnych marki destynacji każdej ze Stron nie były odbierane jako konkurencyjne, ale jako marki uzupełniające;
d) Prowadzenie działań Mazovia Convention Bureau i Warsaw Convention Bureau w sposób wzajemnie niekonkurencyjny oraz podkreślający synergię ofert wsparcia każdej ze Stron dla organizatorów wydarzeń;
e) Ścisłej współpracy przy doborze metod i narzędzi marketingu destynacji, tak aby uniknąć efektu niekorzystnej i mylącej dla odbiorcy zewnętrznego konkurencyjności ofert Mazovia Convention Bureau i Warsaw Convention Bureau. Dotyczy to w szczególności oddzielnego wystawiania się na tych samych targach, warsztatach czy innych wydarzeniach promocyjnych, oddzielnych publikacji i reklam w tych samych wydawnictwach prasowych czy w innych nośnikach treści reklamowych oraz równoczesnego lecz oddzielnego pozyskiwania tych samych wydarzeń MICE.
§3 Zakres odpowiedzialności
Strony Porozumienia zgodnie ustalają, że każde z ewentualnych wspólnych działań podejmowanych na podstawie niniejszego Porozumienia, które mogłoby rodzić wzajemne zobowiązania finansowe Stron, musi być uprzednio objęte osobną umową.
§4 Postanowienia końcowe
1. Niniejsze Porozumienie zawierane jest na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem
podpisania go przez Strony.
2. Każda ze stron ma prawo wypowiedzenia Porozumienia z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie to, pod rygorem nieważności, musi zostać złożone w formie pisemnej i doręczone drugiej Stronie.
3. Ewentualne spory powstałe w związku z zawarciem oraz wykonaniem niniejszego Porozumienia będą rozstrzygane polubownie, a w przypadku braku porozumienia, przez Sąd właściwy dla strony powodowej.
4. W sprawach nieregulowanych w niniejszym porozumieniu stosuje się przepisy prawa
cywilnego.
5. Niniejsze porozumienie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym
dla każdej ze Stron.