Wzór umowy na wykonanie przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 5 do Ogłoszenia

Umowa nr

zawarta w dniu w Warszawie, pomiędzy:

………………………………….. z siedzibą w ,

reprezentowanym przez: :…………………. na podstawie pełnomocnictwa z dnia , którego

kopia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Umowy, zwanym dalej Zamawiającym,

…………………………….., reprezentowanym przez

…………………………………………. na podstawie z dnia

…………………………………., którego kopia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Umowy, zwanym dalej Wykonawcą,

zwanymi dalej łącznie Stronami, lub osobno Stroną,

zwana dalej: Umową

Umowa zostaje zawarta w wyniku przeprowadzenia postępowania na …………………………….

Strony zawierają Umowę następującej treści:

§ 1 Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie na rzecz Zamawiającego wsparcia prawnego w zakresie opisanym w Umowie, w tym w „Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia” stanowiącym załącznik nr 3 do Umowy w formie:

1/ sporządzania opracowań, tj.: opinii prawnych i innych dokumentów takich jak umowy, porozumienia, dokumentacja związana z wyborem kontrahentów, w tym dokumentacja wymagana przepisami prawa zamówień publicznych (minimalna liczba roboczogodzin: 100, maksymalna liczba roboczogodzin: 500), dalej nazywanych: Opracowaniami;

2/ udziału w spotkaniach w charakterze eksperta (minimalna liczba roboczogodzin: 50, maksymalna liczba roboczogodzin: 250), dalej nazywanych: Spotkaniami;

łącznie zwanych dalej Usługami.

2. Rzeczywiste wykorzystanie Usług będzie zależało od aktualnych potrzeb Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia liczby roboczogodzin pomiędzy formami Usług oraz prawo niewykorzystania łącznej maksymalnej liczby roboczogodzin określonych w ust. 1.

3. Z uwagi na cykliczność prac związanych z wdrożeniem projektów występować może kumulacja zleceń w określonym czasie.

4. Ilekroć w Umowie mowa jest o:

1/ dniach roboczych - rozumieć przez to należy dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy;

2/ opinii prawnej - rozumieć przez to należy dokument w formie pisemnej zawierający co najmniej: a/wykaz aktów prawnych powszechnie obowiązujących, innych aktów, stanowisk, decyzji – stanowiących podstawę wydania opinii, ze szczególnym uwzględnieniem prawa europejskiego; b/analizę i wskazanie aktualnej linii orzeczniczej i stanowiska innych opiniotwórczych organów i instytucji stanowiących podstawę wydania opinii, ze szczególnym uwzględnieniem prawa europejskiego;

c/ analizę i wskazanie aktualnego stanowiska doktryny prawniczej;

d/analizę i wskazanie ewentualnych rozbieżności w orzecznictwie i doktrynie prawniczej;

e/analizę ryzyk w przypadku możliwości wyboru więcej niż jednego rozwiązania problemu przedstawionego do zaopiniowania;

f/rekomendację, tj. wskazanie najlepiej zaspokajającego potrzeby Zamawiającego rozwiązania przedstawionego do analizy problemu;

g/odpowiedzi na zadane pytania lub zagadnienia wskazujące co najmniej związek przyczynowo

– skutkowy pomiędzy ustalonym stanem faktycznym a wnioskami opiniującego.

3/ liście sprawdzającej1 - należy przez to rozumieć dokument przekazywany przez Wykonawcę wraz z Opracowaniem wskazujący co najmniej, że w Opracowaniu:

a/ zdefiniowane zostały wszystkie użyte w dokumencie skróty;

b/ zdefiniowane zostały wszystkie użyte w dokumencie pojęcia, którymi posługiwał się opiniujący;

c/ wskazano w sposób precyzyjny wszelkie odwołania do dokumentów zewnętrznych, na które powoływał się opiniujący;

d/ w przypadku opinii prawnych – treść wskazaną w pkt. 2 powyżej; 4/ roboczogodzinie – rozumieć przez to należy pełną godzinę zegarową;

5/ Zleceniu – rozumieć przez to należy zlecenie, o którym mowa w § 3 ust. 5 Umowy.

§ 2 Termin realizacji przedmiotu Umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Umowy do dnia 31 grudnia 2019 r. lub do wyczerpania maksymalnej kwoty wynagrodzenia, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy lub maksymalnej liczby roboczogodzin przeznaczonych na realizację Umowy, w zależności od tego które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

2. Poszczególne Usługi świadczone będą w terminach określonych w Zleceniach, przy czym: 1/ w przypadku Opracowań :

a/ termin realizacji będzie określany po uprzednim ustaleniu z Wykonawcą liczby roboczogodzin, jakiej Wykonawca potrzebować będzie na sporządzenie danego Opracowania lub w Zleceniu, o którym mowa w § 3a ust. 4 Umowy, z zastrzeżeniem że termin ten nie może być krótszy niż 5 dni roboczych i dłuższy niż 10 dni roboczych od dnia otrzymania Zlecenia;

b/ terminy realizacji Usługi w ramach tzw. reklamacji opisane są w § 3a ust. 5 - 8 Umowy;

2/ w odniesieniu do udziału w Spotkaniach - termin realizacji wyznacza Zamawiający, z tym że nie powinien przypadać wcześniej niż 3 dni robocze od daty przekazania Zlecenia.

3. Maksymalna liczba roboczogodzin w ciągu doby wynosi 8 roboczogodzin, bez względu na liczbę osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji wskazanej w Zleceniu Usługi. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może wyrazić zgodę na wyższy dobowy wymiar roboczogodzin. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o zwiększenie dobowego wymiaru roboczogodzin.

§ 3.

Sposób realizacji Umowy – zasady ogólne

1. Zamawiający oświadcza, że upoważnił do wykonywania następujących czynności w ramach realizacji Umowy:

1 Dotyczy sytuacji, w której Wykonawca zobowiązał się Ofertą do załączania do opracowań list sprawdzających.

1/ zlecanie i odstępowanie od Zlecenia Usługi, w ramach nadzoru nad realizacją Umowy, w tym określanie terminu jej realizacji;

2/ wstępny odbiór Usługi od Wykonawcy;

3/ naliczanie i wzywanie Wykonawcy, po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym, w ramach nadzoru nad realizacją Umowy, do zapłaty kar umownych przewidzianych w Umowie;

4/ prowadzenie wszelkiej korespondencji w związku ze zlecaniem i odbiorem Usług oraz prowadzenie spotkań roboczych i uzgodnieniowych;

5/ informowanie o zmianie osób i danych, o których mowa w § 9 ust. 1 i 2 Umowy, pracowników Centralnego Ośrodka Informatyki:

zwanych dalej: Pracownikami/Pracownikiem COI.

1a. Strony dopuszczają możliwość dokonywania w trakcie realizacji Umowy, bez konieczności jej aneksowania, zmian w zakresie katalogu pracowników COI upoważnionych zgodnie z ust. 1. Zamawiający informuje Wykonawcę o dokonanej zmianie.

2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Umowę ze starannością wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej przez niego działalności, zgodnie z zasadami profesjonalizmu zawodowego oraz zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz zapewnić wykonywanie zlecanych w ramach Umowy Usług przez doradców gwarantujących zachowanie zasad bezstronności i poufności, z uwzględnieniem ust. 11-15.

3. Wykonawca wykona Umowę poprzez zespół doradców w składzie określonym w „Wykazie osób” stanowiącym załącznik nr 4 do Umowy. Skład zespołu będzie osobowo tożsamy ze składem wskazanym w ofercie Wykonawcy złożonej w postępowaniu poprzedzającym zawarcie Umowy. Zmiana składu osobowego możliwa jest, z zastrzeżeniem § 9 ust. 11 pkt 2 Umowy, w przypadku: 1/ czasowej niezdolności do pracy doradcy trwającej dłużej niż 5 dni roboczych, uniemożliwiającej Wykonawcy realizację Zleceń w ramach Umowy;

2/ zakończenia współpracy pomiędzy Wykonawcą a doradcą wchodzącym w skład zespołu doradców, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

4. W przypadku zmiany doradcy w okolicznościach wskazanych w ust. 3 Wykonawca zapewni w jego miejsce innego doradcę, który łącznie:

− posiada kwalifikacje i doświadczenie spełniające warunek udziału w postępowaniu, dla którego spełnienia wskazano w ofercie zmienianego doradcę oraz

− posiada kwalifikacje i doświadczenie, które na etapie oceny oferty umożliwiłoby przyznanie Wykonawcy takiej samej liczby punków, jaką uzyskał wykazując w ofercie doświadczenie zmienianego doradcy.

5. Wykonawca będzie realizował Usługi na podstawie Zleceń przekazywanych mu przez Pracowników COI, którzy będą zlecali wykonywanie Usług zgodnie z bieżącym i faktycznym zapotrzebowaniem na daną Usługę, przy czym Zlecenia określać będą: przedmiot zlecenia, datę zlecenia, termin wykonania zleconej usługi oraz ilość roboczogodzin. Wzór Zlecenia stanowi załącznik nr 5 do Umowy.

6. Wykonawca przystąpi do wykonania Usługi po otrzymaniu od Pracownika COI Zlecenia, o którym mowa w ust. 5.

7. Zlecenia udzielane będą w formie pisemnej. Niezależnie od zachowania formy pisemnej, Pracownik COI przekaże Wykonawcy skan każdego Zlecenia za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres Wykonawcy wskazany w § 9 ust. 1 Umowy. Wiadomość uznaje się za skutecznie doręczoną Wykonawcy z chwilą, w której zostanie umieszczona na serwerze obsługującym konto pocztowe jej adresata, i tenże adresat będzie mógł w toku zwykłych czynności zapoznać się z jej treścią.

8. Z zastrzeżeniem odmiennych postanowień Umowy, korespondencja między Wykonawcą i Pracownikami COI w sprawach związanych z Umową prowadzona będzie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy wskazane w § 9 ust. 1 i ust. 2 Umowy. Postanowienia ust. 7 zdanie trzecie niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio.

9. Materiały do wykonania Usług będą przekazywane Wykonawcy w języku polskim lub angielskim.

10. Materiały, o których mowa w ust. 9 nie będą zawierać informacji niejawnych w rozumieniu ustawy

o ochronie informacji niejawnych.

11. Przed przystąpieniem do realizacji Usługi Wykonawca zobowiązany jest przekazać Pracownikowi COI następnego dnia roboczego po otrzymaniu Zlecenia, oświadczenie o bezstronności i zachowaniu poufności doradcy wyznaczonego do realizacji Usługi. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 8 do Umowy.

12. Jeżeli okoliczności wyłączające bezstronność doradcy realizującego Usługę pojawią się w trakcie jej realizacji, Wykonawca zobowiązany jest natychmiast wyłączyć doradcę od dalszej realizacji Usługi i powierzyć jej wykonanie innemu doradcy, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, odbierając od niego i przekazując niezwłocznie Pracownikowi COI oświadczenie, o którym mowa w ust. 11. Okoliczność uzasadnionej zmiany doradcy w toku realizacji Usługi, o której mowa w niniejszym postanowieniu, zaakceptowana przez Pracownika COI, powoduje że termin realizacji Usługi podlega wydłużeniu o dwa dni robocze. Wydłużenie terminu nie powoduje zwiększenia ustalonej w Zleceniu liczby roboczogodzin i wynagrodzenia.

13. Pracownik COI lub Zamawiający ma prawo odstąpić od Zlecenia, jeżeli poweźmie uzasadnione wątpliwości co do bezstronności lub naruszenia przez doradcę realizującego Usługę zasad poufności, w szczególności, jeżeli Wykonawca nie przekazał Pracownikowi COI oświadczenia

o bezstronności i zachowaniu poufności, o którym mowa w ust. 11 lub ust.12. W przypadku odstąpienia od Zlecenia Wykonawcy nie należy się wynagrodzenie za zleconą Usługę. Pracownik COI lub Zamawiający może odstąpić od Zlecenia w terminie 30 dni roboczych od dnia powzięcia informacji o podstawie odstąpienia.

14. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy, zarówno w trakcie realizacji Umowy, jak i po jej rozwiązaniu, wszelkich informacji i dokumentacji uzyskanych od COI lub Zamawiającego w związku z realizacją Umowy, chyba że obowiązek ujawnienia informacji lub dokumentacji wynika z przepisów prawa albo są one powszechnie dostępne z innych źródeł. W tym samym zakresie Wykonawca zapewnia zachowanie poufności przez każdego z członków zespołu doradców realizujących Umowę.

15. Obowiązek zachowania tajemnicy, o którym mowa w ust. 14 dotyczy w szczególności przekazywanych Wykonawcy i doradcom:

1/ informacji na temat planowanych i realizowanych inwestycji, 2/ założeń do projektów umów i projektów aktów prawnych,

3/ treści wszelkich przekazanych lub powstałych w związku z realizacją Umowy dokumentów,

4/ danych osobowych, przy czym Wykonawca i doradcy przetwarzając powierzone dane osobowe zobowiązani są zabezpieczyć je przed dostępem osób trzecich, nielegalnym ich ujawnieniem, pozyskaniem lub przekazaniem.

16. W przypadku, gdyby okazało się konieczne przetwarzanie danych osobowych, niezwłocznie zostanie zawarta umowa o powierzeniu przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych mającymi zastosowanie. Wzór umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 9 do Umowy.

§ 3a

Szczegółowe zasady zlecania, odbioru i realizacji Usług dotyczących Opracowań

1. Przed udzieleniem Zlecenia, Pracownik COI wysyła do Wykonawcy zgłoszenie zapotrzebowania na Opracowanie, w którym wskazuje proponowany termin jego wykonania. W odpowiedzi na zgłoszenie zapotrzebowania Wykonawca, w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, proponuje Pracownikowi COI termin realizacji nie dłuższy niż termin wynikający z § 2 ust. 2 pkt. 1 lit. a/ Umowy, oraz liczbę roboczogodzin na realizację Opracowania.

2. Pracownik COI w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania odpowiedzi, o której mowa w ust. 1 lub w terminie 3 dni roboczych od dnia przesłania zgłoszenia zapotrzebowania – w sytuacji w której Wykonawca nie udzieli w przepisanym terminie odpowiedzi, o której mowa w ust. 1, zleci lub zrezygnuje ze zlecenia Opracowania.

3. Zlecenie lub rezygnacja ze zlecenia mogą zostać poprzedzone dodatkowymi negocjacjami z Wykonawcą, prowadzonymi w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania od Wykonawcy odpowiedzi, o której mowa w ust. 1.

4. W przypadku gdy Wykonawca nie udzieli w przepisanym terminie odpowiedzi, o której mowa w ust. 1, Pracownik COI jest uprawniony do samodzielnego określenia w Zleceniu terminu wykonania Usługi, w granicach zakreślonych w § 2 ust. 2 Umowy oraz liczby roboczogodzin na

realizację Opracowania. Ustalenia te są dla Wykonawcy wiążące.

5. W terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania Opracowania Pracownik COI może zgłosić do niego uwagi, z zastrzeżeniem, iż uwagi nie mogą mieć charakteru polecenia co do zaleceń i rekomendacji zawartych w Opracowaniu.

6. Wykonawca uwzględni uwagi Pracownika COI zgłoszone zgodnie z ust. 5 i przedstawi Pracownikowi COI poprawione Opracowanie w terminie 2 dni roboczych od dnia zgłoszenia uwag.

7. W przypadku dalszych uwag do Opracowania przedłożonego zgodnie z ust. 6, Pracownik COI zgłosi je w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania.

8. Wykonawca uwzględni uwagi Pracownika COI zgłoszone zgodnie z ust. 7 i przedstawi Pracownikowi COI poprawione Opracowanie w terminie 2 dni roboczych od dnia zgłoszenia uwag.

9. Zamawiający lub Pracownik COI ma prawo odstąpić od Zlecenia Opracowania, bez wyznaczania dodatkowego terminu na jego przekazanie lub poprawienie w następujących sytuacjach:

1/ powzięcia informacji uzasadniających uznanie, że Wykonawca nie sporządzi Opracowania w terminie;

2/ w sytuacji, w której otrzymane pierwotnie lub po zgłoszonych uwagach Opracowanie zawiera istotne błędy i luki i nie spełnia wymagań jakości i należytej staranności, jakich należy spodziewać się od podmiotów zawodowo świadczących usługi prawne;

3/ w sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 13 Umowy.

Zamawiający lub Pracownik COI może odstąpić od Zlecenia w terminie 30 dni roboczych od dnia powzięcia informacji o podstawie odstąpienia.

10. W przypadkach, o których mowa w ust. 9, Wykonawcy nie należy się wynagrodzenie.

11. Ostateczne wersje Opracowań będą przekazywane Pracownikowi COI w formie pisemnej, po uprzednim przesłaniu w formie skanu oraz w wersji edytowalnej, pocztą elektroniczną, w formatach PDF i DOC, w standardzie WCAG 2.0. Dodatkowo, na żądanie Pracownika COI, ostateczne wersje Opracowań zostaną przekazane na nośniku elektronicznym.

12. Do każdego Opracowania Wykonawca zobowiązany jest dołączyć Listę sprawdzającą. Brak dołączenia listy sprawdzającej do ostatecznej wersji Opracowania, o której mowa w ust. 11 uniemożliwia podpisanie protokołu odbioru bez zastrzeżeń. 2

13. Za czas poprawy Opracowania, o którym mowa w ust. 6 i 8 Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie.

§ 3b

Szczegółowe zasady zlecania i odbioru Usługi udziału w Spotkaniu

1. Spotkania odbywać się będą na terenie Warszawy. W trakcie Spotkań ekspert powinien udzielać niezbędnych wyjaśnień i bieżących porad prawnych.

2. Zlecenie, o którym mowa w § 3 ust. 5 Umowy zawierać będzie dodatkowo informację dotyczącą miejsca, daty i godziny rozpoczęcia Spotkania oraz wymaganą przez Zamawiającego liczbę ekspertów, którzy wezmą udział w Spotkaniu.

3. Zamawiający lub Pracownik COI zapewnia salę oraz inne warunki o charakterze administracyjnym niezbędne do zorganizowania Spotkania.

4. Zamawiający lub Pracownik COI ma prawo odstąpić od Zlecenia w następujących sytuacjach:

1/ powzięcia informacji uzasadniających uznanie, że Wykonawca nie będzie mógł uczestniczyć w Spotkaniu we wskazanym w Zleceniu terminie;

2/negatywnej oceny ponad 30 % uczestników Spotkania wyrażonej w ankiecie dotyczącej oceny udziału eksperta;

3/ w sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 12 Umowy.

Zamawiający lub Pracownik COI może odstąpić od Zlecenia w terminie 30 dni roboczych od dnia powzięcia informacji o podstawie odstąpienia.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, Wykonawcy nie należy się wynagrodzenie.

§ 4 Odbiór Usługi

1. Odbiór Usługi następuje w formie protokołu odbioru. Projekt protokołu odbioru sporządza

2 Dotyczy sytuacji, w której Wykonawca zobowiązał się Ofertą do załączania do opracowań list sprawdzających.

Wykonawca. Po uzgodnieniu z Pracownikiem COI ostatecznej treści protokołu odbioru Wykonawca przesyła go do Pracownika COI w formie pisemnej z podpisem osoby upoważnionej ze strony Wykonawcy do jego podpisania. Wzór protokołu odbioru stanowi załącznik nr 6 do Umowy.

2. Protokół odbioru jest sporządzany przez Wykonawcę i przekazywany Pracownikowi COI: 1/ wraz z ostateczną wersją Opracowania, zgodnie z § 3a ust. 11 Umowy;

2/ w terminie 3 dni roboczych od dnia wykonania Usługi udziału w Spotkaniu.

3. Pracownik COI podpisuje Xxxxxxxx odbioru w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami (wstępny odbiór usługi).

4. Protokół odbioru o którym mowa w ust. 3, Pracownik COI przekazuje Zamawiającemu niezwłocznie po jego podpisaniu informując o tym Wykonawcę.

5. Zamawiający podpisuje otrzymany od Pracownika COI Protokół odbioru bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami niezwłocznie po jego otrzymaniu i informuje o jego podpisaniu Pracownika COI. Zamawiający ma prawo zgłosić zastrzeżenia do Protokołu odbioru pomimo braku zgłoszenia zastrzeżeń przez Pracownika COI.

6. Zgłoszenie zastrzeżeń do protokołu odbioru przez Xxxxxxxxxxxxx jest równoznaczne z brakiem odbioru objętych protokołem Usług i ich niewykonaniem przez Wykonawcę. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie z tytułu objętych protokołem odbioru Usług.

7. Podpisany bez zastrzeżeń przez Zamawiającego Protokół odbioru stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT za wykonanie zleconej usługi i do zapłaty wynagrodzenia za jej wykonanie.

§ 5 Wynagrodzenie, terminy płatności

1. Maksymalne wynagrodzenia z tytułu należytego wykonania Umowy wynosi: zł (słownie:

………………… /100) netto, co stanowi ………………….. zł (słownie )

brutto. Stawka za roboczogodzinę wynosi: …………. zł (słownie: ……………………) netto, co stanowi …….. zł (słownie: ) brutto.

2. Wynagrodzenie płatne będzie z dołu, za Usługi faktycznie zlecone i wykonane. Całkowite wynagrodzenie należne za wykonanie danej Usługi obliczane będzie jako iloczyn liczby pełnych roboczogodzin i stawki roboczogodziny określonej w ust. 1 powyżej.

3. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o zapłatę wynagrodzenia w maksymalnej wysokości określonej w ust. 1 jeżeli nie wynika to z należności za wykonane Usługi.

4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 jest ostateczne i obejmuje wszystkie koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z wykonaniem danej Usługi. Koszty te obejmować mogą w szczególności: wynagrodzenie z tytułu dostawy i przeniesienia własności nośników, udzielenia licencji i przeniesienia prawa do wykonywania praw zależnych do utworu, o których mowa w § 6 Umowy, dojazdu do miejsca Spotkania, dojazdu i czasu poświęconego na udział w spotkaniach roboczych z Zamawiającym lub Pracownikiem COI celem wyjaśnienia stanu faktycznego niezbędnego dla realizacji zleconej Usługi.

5. Wynagrodzenie będzie płatne po podpisaniu przez Wykonawcę, Pracownika COI i Zamawiającego Protokołu odbioru bez zastrzeżeń, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w treści faktury VAT, w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT.

6. Za datę zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

§ 6 Prawa autorskie

1. Wykonawca, z dniem podpisania Protokołu odbioru Usługi, w ramach wynagrodzenia za daną Usługę, udziela Zamawiającemu niewyłącznej licencji na korzystanie z wszelkich utworów w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, wytworzonych w związku z realizacją Usługi (zwanych dalej „Utworami"), bez ograniczeń czasowych (licencja na czas nieokreślony) i terytorialnych w następującym zakresie:

1/ trwałe lub czasowe utrwalanie i zwielokrotnianie Utworów w całości lub w części, w tym utrwalanie i zwielokrotnianie Utworów dowolną techniką, w tym techniką drukarska i reprograficzną, zapisu

magnetycznego lub techniką cyfrową, taką jak zapis na płycie CD, DVD, Blu-ray, urządzeniu z pamięcią flash lub jakimkolwiek innym nośniku pamięci;

2/ wprowadzanie Utworów do pamięci komputera na dowolnej liczbie stanowisk komputerowych oraz do sieci komputerowych w sposób umożliwiający transmisję odbiorczą przez zainteresowanego użytkownika;

3/ inkorporowanie w dokumentacji projektowej i wykorzystywanie w pismach procesowych i korespondencji,

4/ obrót Utworami, w tym wprowadzanie do obrotu, użyczanie lub najem Utworów, a także rozpowszechnianie Utworów w inny sposób, w tym ich publiczne wykonywanie, wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym poprzez Internet;

5/ wykorzystywanie w celu realizacji zadań jednostek sektora finansów publicznych i instytutów badawczych,

6/ tłumaczenie, przystosowywanie, zmiany układu lub wprowadzanie jakichkolwiek innych zmian w Utworach.

2. Zamawiający upoważni COI oraz może upoważnić inne podmioty do korzystania z Utworów w zakresie uzyskanej od Wykonawcy licencji, w szczególności jednostki należące do sektora finansów publicznych. Upoważnienie COI następuje z dniem nabycia przez Zamawiającego licencji i następuje na warunkach licencyjnych określonych w ust. 1.

3. Wykonawca z dniem podpisania protokołu odbioru Usługi, w ramach wynagrodzenia za daną Usługę, przenosi na Zamawiającego prawo wykonywania i zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich do wszelkich zmian i opracowań Utworów (lub ich poszczególnych elementów), tj. prawo zezwalania na rozporządzanie i korzystanie z takich zmian i opracowań na polach eksploatacji wskazanych powyżej oraz własność nośników, na których utrwalono przekazywany Utwór.

3a. Zamawiający z dniem nabycia prawa do wykonywania zależnych praw autorskich, o których mowa w ust. 3, zezwala COI na wykonywanie tych praw, w zakresie wskazanym w ust. 3.

4. Licencja udzielana jest na czas nieokreślony i jest niewypowiadalna, z zastrzeżeniem ust. 5. Na wypadek gdyby postanowienie o niewypowiadalności licencji okazało się nieskuteczne lub nieważne, Strony uzgadniają dla Wykonawcy 10 - letni (słownie: dziesięcioletni) termin wypowiedzenia licencji liczony od początku roku kalendarzowego następującego po dniu wypowiedzenia.

5. Wykonawca może wypowiedzieć licencję w przypadku gdy Zamawiający przekroczy warunki udzielonej licencji i naruszy autorskie prawa majątkowe przysługujące Wykonawcy oraz nie zaniecha dalszych naruszeń mimo wezwania Wykonawcy wyznaczającego Zamawiającemu odpowiedni termin, nie krótszy niż 30 dni roboczych, dla zaniechania naruszeń. Wezwanie powinno być sporządzone w formie pisemnej pod rygorem nieważności i powinno zawierać wyraźne i precyzyjne określenie stwierdzonych przez Wykonawcę naruszeń oraz zastrzeżenie skutku wypowiedzenia. W przypadku wypowiedzenia licencji z tej przyczyny termin wypowiedzenia licencji wynosi 1 (jeden) rok liczony od początku roku kalendarzowego następującego po dniu wypowiedzenia

6. Wykonawca oświadcza, że przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność z tytułu naruszenia praw osób trzecich, w tym praw własności intelektualnej przysługujących osobom trzecim, w związku z realizacją Umowy. W przypadku wystąpienia przeciwko Zamawiającemu osób trzecich z roszczeniami z tytułu naruszenia praw własności przemysłowej, praw autorskich, praw pokrewnych lub innych praw na dobrach niematerialnych wynikających z realizacji przez Xxxxxx przedmiotu Umowy, odpowiedzialność i wszelkie koszty z tego tytułu ponosić będzie Wykonawca. Wykonawca zobowiązuje się zwolnić Zamawiającego z wszelkich mogących powstać w związku z tym zobowiązań Xxxxxxxxxxxxx wobec osób trzecich oraz dokonać zwrotu wszelkich kosztów poniesionych przez Zamawiającego w związku z roszczeniami osób trzecich.

7. Zamawiający zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia Wykonawcy o wystąpieniu osób trzecich z roszczeniami z tytułu korzystania przez Zamawiającego z Utworów.

8. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł korzystać z Utworów, Wykonawca, na swój koszt uzyska niezwłocznie, tj. najszybciej jak to będzie możliwe, dla Zamawiającego prawa zapewniające możliwość dalszego korzystania z Utworów w dotychczasowym zakresie.

§ 7 Odpowiedzialność Wykonawcy i kary umowne

1. Wykonawca zapłaci kary umowne w następujących przypadkach:

1/ za niewykonanie zleconego Opracowania - w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto za daną Usługę (z zastrzeżeniem, iż w takim przypadku wynagrodzenie nie należy się);

2/ za zwłokę w wykonaniu zleconego Opracowania w stosunku do terminu określonego w Zleceniu lub terminu dodatkowego wyznaczonego Wykonawcy na podstawie § 3a ust. 6 i 8 Umowy – w wysokości 400 zł za każdy rozpoczęty dzień zwłoki;

3/ za inne niż nieterminowe nienależyte wykonanie zleconego Opracowania - w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto za daną Usługę;

4/ za niewykonanie Zlecenia udziału w Spotkaniu – w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto za daną Usługę, z zastrzeżeniem, iż w takim przypadku wynagrodzenie nie należy się;

5/ za nienależyte wykonanie Zlecenia udziału w Spotkaniu polegające na tym, że w Spotkaniu wzięła udział mniejsza niż określona Zleceniem liczba ekspertów – w wysokości 25 % wynagrodzenia brutto ustalonego za dane Spotkanie, przy czym kara umowna należy się osobno za nieobecność każdego z ekspertów,

6/ za nienależyte wykonanie Zlecenia udziału w Spotkaniu skutkujące negatywną oceną uczestników, o której mowa w § 3b ust. 4 pkt. 2 Umowy – w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto za daną Usługę udziału w Spotkaniu;

7/ za odstąpienie od Zlecenia Usługi z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto za daną Usługę;

8/ za wypowiedzenie przez Zamawiającego Umowy w trybie natychmiastowym z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – w wysokości 10% niewykorzystanej części maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 Umowy;

9/ za naruszenie obowiązku zachowania poufności, o którym mowa w § 3 ust. 14 i 15 Umowy – 10 % wynagrodzenia brutto za daną Usługę, w związku z realizacją której doszło do naruszenia obowiązku zachowania poufności;

10/ za wypowiedzenie licencji z naruszeniem § 6 ust. 4 Umowy – 50 % wynagrodzenia brutto za Usługę, w ramach której powstał Utwór;

11/ za naruszenie obowiązku określonego w § 6 ust. 8 Umowy – 50 % wynagrodzenia brutto za Usługę, w ramach której powstał Utwór.

2. Wykonawca zapłaci kary umowne w terminie 14 dni od daty otrzymania od Pracownika COI lub Zamawiającego wezwania do zapłaty, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość potrącenia kar umownych z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy lub zabezpieczenia należytego wykonania Umowy, według wyboru Zamawiającego.

4. Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania w wysokości przekraczającej wysokość zastrzeżonych kar umownych.

§ 8 Ubezpieczenie OC i zabezpieczenie należytego wykonania przedmiotu Umowy

1. W celu pokrycia roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, Wykonawca wniósł w dniu ……………….. , w formie zabezpieczenie należytego wykonania

Umowy w wysokości 10 % wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 Umowy, w kwocie

……………. zł (słownie: ).

2. Zamawiający zwróci 100 % wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania Umowy w terminie 30 dni od dnia uznania Umowy za należycie wykonaną.

3. Wykonawca oświadcza, iż posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności na sumę nie niższą niż zł, a okres ubezpieczenia obejmuje co

najmniej okres obowiązywania Umowy. Kopia stosownej polisy OC stanowi załącznik nr 7 do Umowy.…………………….

4. W przypadku, gdy polisa, o której mowa w ust. 3 nie obejmuje całego okresu obowiązywania Umowy, Wykonawca zobowiązuje się w terminie 3 dni roboczych przed dniem wygaśnięcia złożonej polisy przekazać Pracownikowi COI dowód przedłużenia polisy lub zawarcia nowej polisy na co najmniej takich samych warunkach jak złożona uprzednio polisa.

§ 9 Postanowienia końcowe

1. Strony wyznaczają następujące osoby jako upoważnione do realizacji Umowy: 1/ ze strony Zamawiającego:

a/…………………………….., adres e-mail ,

b/ Pracownicy COI : adresy e – mail ,

2/ ze strony Wykonawcy:

a/ ………………………………., adres e-mail:……………..

Zmiana osób upoważnionych nie powoduje konieczności zmiany Umowy i jest skuteczna z chwilą poinformowania drugiej Strony o zmianie.

2. Strony upoważniają do podpisu Protokołów odbioru i przekazywania Zleceń: 1/ ze strony Zamawiającego:

a) ………………………….., adres e-mail ,

b) Pracownicy COI: adresy e- mail: ……………………………

2/ ze strony Wykonawcy:

c) ……………………………………………………,adres e-mail:……………..- .

Zmiana osób upoważnionych nie powoduje konieczności zmiany Umowy i jest skuteczna z chwilą poinformowania drugiej Strony o zmianie.

3. Korespondencję przesłaną na adresy Stron określone w komparycji Umowy uważa się za skutecznie doręczoną, chyba że Strony poinformują się pisemnie o zmianie adresów.

4. W zakresie kontaktów roboczych wynikających z realizacji Umowy Strony dopuszczają korespondencję elektroniczną na adresy poczty elektronicznej wskazane w ust. 1 i ust. 2.

5. Korespondencja przesłana pocztą elektroniczną na adresy wskazane w ust. 1 i ust. 2 uważana jest za skutecznie doręczoną w chwili, w której przesyłana wiadomość zostanie umieszczona na serwerze obsługującym konto pocztowe jej adresata, i tenże adresat będzie mógł w toku zwykłych czynności zapoznać się z jej treścią.

6. Zamawiający może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:

1/trzykrotnego naruszenia przez Wykonawcę terminu określonego w Zleceniu lub terminów, o których mowa w § 3a ust. 6 i 8 Umowy;

2/dwukrotnego odstąpienia od Zlecenia Usługi, w sytuacjach wskazanych w Umowie; 3/jednokrotnego niewykonania zleconej Usługi;

4/naruszenia przez Wykonawcę lub doradców zasady poufności w realizacji Umowy;

5/nieotrzymania przez Zamawiającego środków na finansowanie Umowy, o których mowa w ust. 11;

7. Każda ze Stron może, bez uzasadnienia, wypowiedzieć Umowę z zachowaniem dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia skutkującego na koniec miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym złożono oświadczenie o wypowiedzeniu.

7a. Wypowiedzenie Xxxxx nie skutkuje wypowiedzeniem licencji udzielonych w trakcie jej realizacji. 7b. Wypowiedzenie Umowy pozostaje bez wpływu na obowiązki Stron w zakresie realizacji

i rozliczania Zleceń przekazanych Wykonawcy do realizacji przed dniem rozwiązania Umowy.

8. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za skutki decyzji podjętych przez Zamawiającego lub COI zgodnych z rekomendacjami lub zaleceniami Wykonawcy udzielonymi w toku realizacji przez Wykonawcę Usług.

9. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych, Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

10. Zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

11. Strony dopuszczają możliwość dokonania zmiany Umowy w następujących przypadkach:

1/ zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy;

2/ zmiany, o której mowa w § 3 ust. 3 Umowy;

3/ zwiększenia liczby roboczogodzin przewidzianych na realizację Umowy odpowiadającego kwocie łącznie mniejszej niż 10% maksymalnego wynagrodzenia umownego brutto określonego

w §5 ust. 1.

4/ wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej należyte wykonanie Umowy – w takim przypadku Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Umowy w zakresie niezbędnym do usunięcia przeszkód będących wynikiem siły wyższej, które uniemożliwiają Stronom należyte wykonanie Umowy, w szczególności w zakresie terminów wykonania zlecanych Usług.

12. Strony zobowiązują się dokonać zmiany Umowy w zakresie wysokości maksymalnego wynagrodzenia z tytułu należytego wykonania Umowy oraz wysokości poszczególnych stawek za roboczogodzinę, o których mowa w § 5 ust. 1 Umowy, w sytuacji zmiany stawki podatku VAT, z zastrzeżeniem, że nie ulegną zmianie kwoty netto, a wartość kwot brutto zostanie wyliczona na podstawie przepisów wprowadzających nową stawkę podatku VAT. Zmiana Umowy w ww. zakresie będzie obowiązywała wyłącznie co do zakresu Umowy niezrealizowanego przed wejściem w życie przepisów wprowadzających nową stawkę podatku VAT.

13. Zgodnie z art. 142 ust. 5 pkt 2 i 3 ustawy – Prawo zamówień publicznych, w przypadku, gdy zmianie ulegną:

1) wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokość minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

2) zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

odpowiednim zmianom ulegnie kwota wynagrodzenia Wykonawcy, o ile zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę. W takim przypadku, Wykonawca zobowiązany jest do pisemnego poinformowania Zamawiającego o zmianach, z uzasadnieniem, iż mają one wpływ ma koszt wykonania Umowy przez Wykonawcę. Zmiana Umowy w ww. zakresie będzie obowiązywała wyłącznie co do zakresu Umowy niezrealizowanego przed wejściem w życie odpowiednich przepisów zmieniających.

14. Spory wynikłe w związku z realizacją Umowy będzie rozpoznawał sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

15. Umowa jest finansowana w wysokości ….% ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, natomiast w wysokości ………..

% - ze środków budżetu państwa.

16. Integralną część Umowy stanowią:

1/ Załącznik nr 1 - ……………………………………(dokument potwierdzający umocowanie do zawarcia Umowy w imieniu Zamawiającego).

2/ Załącznik nr 2 - ……………………………………(dokument potwierdzający umocowanie do zawarcia Umowy w imieniu Wykonawcy).

3/ Załącznik nr 3 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. 4/ Załącznik nr 4 – Wykaz osób.

5/ Załącznik nr 5 – Wzór zlecenia.

6/ Załącznik nr 6 – Wzór Protokołu odbioru. 7/ Załącznik nr 7 – Kopia polisy OC.

8/ Załącznik nr 8 – Oświadczenie o bezstronności i poufności – wzór.

9/ Załącznik nr 9 – Umowa o powierzenie przetwarzania danych osobowych – wzór.

17. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią Umowy a jej załącznikami Strony przyjmują pierwszeństwo postanowień Umowy.

18. Umowa sporządzona została w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla Zamawiającego, a jeden dla Wykonawcy.

Zamawiający: Wykonawca:

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 3 do Umowy

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usług udzielania wsparcia prawnego w zakresie następujących zagadnień:

1) prawo nowych technologii,

2) prawa autorskie,

3) prawa własności przemysłowej,

4) prawa do baz danych,

5) prawo konkurencji;

6) prawo gospodarcze, w tym umowy w IT;

7) prawo Unii Europejskiej i regulacji krajowych dotyczących realizacji projektów współfinansowanych ze środków Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020, w szczególności w zakresie kwalifikowalności wydatków oraz prawidłowości wyboru partnera projektu;

8) pomoc publiczna;

9) zamówienia publiczne;

10) ochrona danych osobowych;

11) wykorzystanie w projektach utworów udostępnianych na otwartych licencjach (open source);

12) prawne aspekty przetwarzania w chmurze (cloud computing);

13) zarządzanie licencjami, w tym optymalizacji kosztów ponoszonych z tytułu opłat licencyjnych;

14) prawne aspekty wykorzystania metodyki agile w projektach IT;

15) prawne aspekty prowadzenia sporów i zawierania ugód;

16) prawne aspekty funkcjonowania publicznych rejestrów i ewidencji;

17) prawne aspekty informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (w tym tworzenie i udostępnianie e-usług publicznych);

18) prawne aspekty funkcjonowania infrastruktury informacji przestrzennej;

19) prawne aspekty cyfrowego udostępniania informacji sektora publicznego ze źródeł administracyjnych, zasobów nauki oraz zasobów kultury.

2. Usługi udzielania wsparcia prawnego świadczone będą w następujących formach:

a) opracowań tj. opinii prawnych i innych dokumentów takich jak umowy, porozumienia, dokumentacja związana z wyborem kontrahentów, w tym dokumentacja wymagana przepisami prawa zamówień publicznych (minimalna liczba roboczogodzin:100, maksymalna liczba roboczogodzin:500)

b) udziału w spotkaniach w charakterze eksperta (minimalna liczba roboczogodzin: 50, maksymalna liczba roboczogodzin: 250)

3. Rzeczywiste wykorzystanie usług będzie zależało od aktualnych i bieżących potrzeb Zamawiającego.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia liczby roboczogodzin pomiędzy formami usług oraz prawo niewykorzystania łącznej maksymalnej liczby roboczogodzin.

5. Zamawiający zobowiązuje się wykorzystać przewidzianą minimalną liczbę roboczogodzin przewidzianą dla każdej z form usługi.

6. Z uwagi na cykliczność prac związanych z wdrożeniem projektów występować może kumulacja zleceń w określonych czasie.

7. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Umowy do dnia 31 grudnia 2019 r. lub do wyczerpania maksymalnej kwoty wynagrodzenia, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy lub maksymalnej liczby roboczogodzin przeznaczonych na realizację Umowy, w zależności od tego które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

Wykaz osób

Załącznik nr 4 do Umowy

Lp.	Imię i nazwisko	Informacja o kwalifikacjach i doświadczeniu	Informacja o podstawie dysponowania daną osobą
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

…………………………………. (miejscowość, data)

Wzór Zlecenia

ZLECENIE NR …

Zlecający (po stronie Zamawiającego – przedstawiciel COI):

……………………………………………………………………………………………………… Przyjmujący Zlecenie (po stronie Wykonawcy):

………………………………………………………………………………………………………

Przedmiot zlecenia	Data zlecenia	Termin wykonania	Ilość roboczogodzin

w przypadku spotkania (dodatkowo):

Miejsce, data i godzina rozpoczęcia realizacji usługi	Liczba ekspertów, którzy wezmą udział w Spotkaniu

……………………………………. ……………………………………. Podpis Zlecającego Podpis Przyjmującego Zlecenie

Wzór Protokołu odbioru zlecenia

PROTOKÓŁ ODBIORU

Miejsce dokonania odbioru: ……………………………………………………………………….

Data odbioru: ………….…………………………………………………………………………….

Zlecenie nr: ……………………………………………………………………………………………

Przedmiotem odbioru jest:

Przedmiot zlecenia	Termin wykonania	Liczba roboczogodzin	Potwierdzenie należytego wykonania zlecenia (COI)	Potwierdzenie należytego wykonania zlecenia (MC)

Uwagi/zastrzeżenia COI: ………………………………………………………………………

Uwagi/zastrzeżenia MC: ………………………………………………………………………

Protokół podpisali:

WYKONAWCA: …………………………………………………………………….…………………..

( data, imię i nazwisko osoby upoważnionej)

COI: ………………………………………………………………………………………….…………..

( data, imię i nazwisko osoby upoważnionej)

ZAMAWIAJĄCY: …………………………………………………….…………………………………

( data, imię i nazwisko osoby upoważnionej)

Wzór Oświadczenia o bezstronności i poufności

Oświadczenie o bezstronności i poufności

Dane doradcy:

1/ imię i nazwisko: ………………………..……………………………………………………………

2/ funkcja/ zawód doradcy: ……………………………………………………………………………

Numer Zlecenia, rodzaj i nazwa zleconej usługi: ………………………………………………….

Niniejszym, oświadczam, że:

1. zrealizuje powierzoną mi usługę w sposób bezstronny i obiektywny, kierując się wyłącznie posiadaną wiedzą i doświadczeniem zawodowym;

2. nie jestem w jakikolwiek sposób zaangażowany w jakąkolwiek działalność, w tym gospodarczą lub zawodową, która uniemożliwia mi realizację usługi w sposób bezstronny, poufny i obiektywny i zobowiązuję się do niepodejmowania takiej działalności do czasu zakończenia realizacji zleconej usługi;

3. zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przed osobami trzecimi, zarówno w trakcie realizacji usługi, jak i po jej zrealizowaniu, wszelkich informacji lub dokumentacji przekazanych mi w związku z realizacją usługi, chyba że obowiązek ujawnienia informacji lub dokumentacji wynika z przepisów prawa albo są one powszechnie dostępne z innych źródeł. W szczególności zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przekazanych mi:

− informacji na temat planowanych i realizowanych inwestycji,

− założeń do projektów umów i projektów aktów prawnych,

− treści dokumentów,

− danych osobowych, przy czym przetwarzając powierzone dane osobowe zobowiązuję się je zabezpieczyć przed dostępem osób trzecich, nielegalnym ich ujawnieniem, pozyskaniem lub przekazaniem.

4. nie zachodzą żadne okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności względem podmiotów, których dotyczy realizowana usługa.

Jednocześnie zobowiązuję się, w przypadku powzięcia informacji o istnieniu jakiejkolwiek okoliczności mogącej budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności, wyłączyć z dalszej realizacji usługi informując o tym jednocześnie mojego Zleceniodawcę.

....................... dnia .............................. r. ...........................................

(miejscowość) (podpis)

Wzór umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych

UMOWA O POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

(Komparycja i oznaczenie Stron)

§ 1 OŚWIADCZENIA WSTĘPNE

1. Niniejsza Umowa o Powierzenie Przetwarzania Danych Osobowych („Umowa”) została sporządzona w oparciu o wzór umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych stanowiący załącznik nr 9 do ………[informacje o umowie głównej] („Umowa Główna”).

2. COI oświadcza, że:

1) przetwarza dane osobowe, w następujących zbiorach danych:

a) „[nazwa zbioru]” – maksymalny zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania Wykonawcy w ramach zbioru w związku z realizacją Umowy Głównej, kategorie osób, których dane dotyczą oraz rodzaj danych określony został w załączniku nr 5 do Umowy,

b) „[…]” – maksymalny zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania Wykonawcy w ramach zbioru w związku z realizacją Umowy Głównej, kategorie osób, których dane dotyczą oraz rodzaj danych określony został w załączniku nr 6 do Umowy;

2) przetwarza dane osobowe objęte zbiorami danych opisanymi w pkt 1) powyżej, na podstawie Porozumienia w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Projektu POPC Wsparcie zawartego z Ministrem Cyfryzacji na gruncie obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych mających zastosowanie;

3) jest uprawniony na podstawie Porozumienia, o którym mowa w pkt. 2) powyżej do dalszego powierzenia Wykonawcy przetwarzania danych osobowych, które COI przetwarza w zbiorze/zbiorach opisanym/-ch w pkt 1) powyżej;

4) administratorem danych osobowych w zbiorze/zbiorach opisanych w pkt. 1) powyżej jest minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego.

3. Wykonawca oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie danych osobowych spełniało wymogi wynikające z obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych mających zastosowanie i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.4. Wykonawca oświadcza, że znane mu są wszelkie obowiązki wynikające z obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych mających zastosowanie, które zobowiązany jest wykonywać podmiot przetwarzający dane osobowe na zlecenie administratora danych.

§ 2 POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. COI powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych, w zakresie zbioru/ zbiorów wymienionego/wymienionych w § 1 ust. 2 pkt 1) Umowy („Dane Osobowe”) w celach opisanych w ust. 3 poniżej oraz w sposób wskazany w Umowie.

2. Przedmiotem przetwarzania są Dane Osobowe określone w § 1 ust. 2 pkt 1) Umowy.

3. Wykonawca będzie przetwarzał Dane Osobowe wyłącznie w celu realizacji Umowy Głównej, tj. w celu świadczenia usług wsparcia prawnego w zakresie wynikającym z Umowy Głównej. Przetwarzanie Danych Osobowych przez Wykonawcę będzie odbywać się wyłącznie na udokumentowane polecenie COI wydane w związku ze Zleceniem, o którym mowa w § 3 ust. 5 Umowy Głównej („Zlecenie”).

4. Przetwarzanie przez Wykonawcę powierzonych Danych Osobowych będzie miało charakter tymczasowy tj. obejmować będzie okres realizacji zadań związanych ze Zleceniem.

5. Wykonawca jest uprawniony do przetwarzania Danych Osobowych poprzez wykonywanie wszelkich czynności uzasadnionych wykonywaniem Zleceń w ramach Umowy Głównej oraz poleceń i instrukcji COI pozostających w związku z tymi Zleceniami, w szczególności Wykonawca jest uprawniony do: utrwalania, zwielokrotniania, przechowywania i udostępniania Danych Osobowych w zakresie i na zasadach wynikających z Umowy i Umowy Głównej oraz poleceń i instrukcji COI.

6. Wykonawca będzie przetwarzał Xxxx Xxxxxxx w następujących lokalizacjach:

………………. [adresy miejsc w których będą przetwarzane dane osobowe]. Wykonawca niezwłocznie poinformuje COI o wszelkich zmianach lokalizacji, w których przetwarzane są Dane Osobowe.

7. Wykonawca zapewni, że przetwarzanie Danych Osobowych przez Wykonawcę i jego ewentualnych podwykonawców, będzie się odbywało wyłącznie na terytorium Polski.

8. Wykonawca może powierzyć przetwarzanie Danych Osobowych, następującym podmiotom trzecim (podwykonawcom):

1) [dane identyfikujące podwykonawcę: firma, adres, NIP];

2) [dane identyfikujące podwykonawcę: firma, adres, NIP].

9. Wykonawca może powierzyć przetwarzanie Danych Osobowych także innym podmiotom niż wymienione w ust. 8 powyżej, wyłącznie po uzyskaniu odrębnej, pisemnej zgody COI na dalsze powierzenie przetwarzania Danych Osobowych danemu podmiotowi oraz z zastrzeżeniem nałożenia na taki podmiot takich samych obowiązków ochrony danych jakie zostały nałożone na Wykonawcę w Umowie.

10. Wykonawca może udzielać i odwoływać upoważnienia do przetwarzania Danych Osobowych z uwzględnieniem wskazanych w niniejszym postanowieniu zasad. Wykonawca zobowiązuje się udzielać dostępu do Danych Osobowych wyłącznie osobom, które ze względu na zakres wykonywanych zadań otrzymały od Wykonawcy upoważnienie do ich przetwarzania oraz wyłącznie w celu wykonywania obowiązków wynikających z Umowy Głównej oraz podjąć działania mające na celu zapewnienie, by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Wykonawcy, która ma dostęp do Danych Osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Wykonawcy, chyba że przetwarzanie jest wymagane przez właściwe przepisy krajowe lub unijne. Wzór upoważnienia oraz odwołania upoważnienia stanowią odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do Umowy.

11. W każdym przypadku dalszego powierzenia przetwarzania Danych Osobowych na podstawie ust. 8 9, Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie przekazać COI informacje o dacie zawarcia umowy dalszego powierzenia przetwarzania Danych Osobowych, firmie, adresie siedziby podwykonawcy oraz adresie rzeczywistego przetwarzania Danych Osobowych przez podwykonawcę. W przypadku jakichkolwiek zmian w zakresie wykorzystywanych podwykonawców, miejsca przetwarzania przez nich Danych

Osobowych, ich danych identyfikacyjnych lub kontaktowych, Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o nich COI.

12. COI może wycofać zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania Danych Osobowych podwykonawcom, o których mowa w ust. 8 i 9 powyżej oraz wydać wiążące Wykonawcę polecenie odwołania upoważnienia do przetwarzania Danych Osobowych osobom fizycznym, o których mowa w ust. 10, jeśli z okoliczności wynika, że przetwarzanie przez nich Danych Osobowych odbywa się niezgodnie z prawem, Umową lub zagraża bezpieczeństwu Danych Osobowych. W takich przypadkach Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie doprowadzić do zaprzestania przetwarzania Danych Osobowych przez te podmioty lub osoby.

13. Wykonawca ponosi wobec COI odpowiedzialność za działania i zaniechania podmiotów i osób, o których mowa w ust. 8, ust. 9 i ust. 10 w zakresie regulowanym Umową jak za własne. W przypadku gdyby w wyniku działania lub zaniechania tych podmiotów lub osób COI poniósł szkodę, Wykonawca zobowiązuje się do jej naprawienia.

§ 3 ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Przy przetwarzaniu Danych Osobowych Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów o ochronie danych osobowych mających zastosowanie, postanowień Umowy i Umowy Głównej. W szczególności Wykonawca jest zobowiązany do:

a) przetwarzania powierzonych przez COI Danych Osobowych wyłącznie w zakresie określonym

w § 1 ust. 2 pkt 1) Umowy i celu określonym w § 2 ust. 3 Umowy na udokumentowane polecenie COI, chyba że obowiązek przetwarzania w inny sposób nakładają na Wykonawcę przepisy prawa;

b) poinformowania COI, przed rozpoczęciem przetwarzania, o obowiązku prawnym skutkującym koniecznością przetwarzania Danych Osobowych inaczej niż na udokumentowane polecenie COI, chyba że przepisy prawa zabraniają udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;

c) zabezpieczenia Danych Osobowych poprzez zastosowanie odpowiednich, wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa mające zastosowanie, środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa przetwarzanych Danych Osobowych, odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, w tym zabezpieczenia Danych Osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem do Danych Osobowych, przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych;

d) wdrożenia wymaganych obowiązującymi przepisami prawa mającymi zastosowanie środków zapewniających poufność, integralność, dostępność Danych Osobowych i odporność systemów wykorzystanych do ich przetwarzania, w szczególności poprzez pseudonimizację i szyfrowanie Danych Osobowych, zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów w których przetwarzane są Dane Osobowe, zapewnienia zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności Danych Osobowych i dostępu do nich w razie wystąpienia incydentu fizycznego lub technicznego;

e) regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności wdrożonych środków technicznych i organizacyjnych, mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania Danych Osobowych;

f) przeszkolenia w zakresie ochrony danych osobowych osób, które będą przetwarzały dane osobowe;

g) dopuszczenia do przetwarzania Danych Osobowych, w tym obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład, służących do przetwarzania danych osobowych, wyłącznie osób posiadających imienne upoważnienie od Wykonawcy

h) zgłaszania COI przypadków naruszenia Ochrony Danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od powzięcia informacji o naruszeniu.

i) zapewnienia kontroli nad prawidłowością przetwarzania Danych Osobowych;

j) prowadzenia dokumentacji przetwarzania Danych Osobowych na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa mających zastosowanie, w tym – prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz dokumentacji opisującej środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, prowadzenia ewidencji osób upoważnionych przez Wykonawcę do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzenia ewidencji umów z podmiotami, o których mowa w § 2 ust. 8 i ust. 9 Umowy;

k) pomagania COI, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania, w wywiązywaniu się z jego obowiązków odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą w zakresie wykonywania przez nich praw określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa mających zastosowanie.

l) pomagania COI, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania oraz dostępnych mu informacji, w wywiązywaniu się przez COI z innych nałożonych na niego obowiązującymi przepisami o ochronie danych mających zastosowanie obowiązków;

m) przestrzegania warunków korzystania z podwykonawców określonych w Umowie oraz przepisach o ochronie danych mających zastosowanie;

n) zapewnienia, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych Osobowych zachowały w tajemnicy Dane Osobowe oraz informacje o stosowanych sposobach ich zabezpieczania, również po zakończeniu realizacji zadań związanych ze Zleceniem oraz po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności danych oraz odebranie od tych osób oświadczeń o odbytym przez nich szkoleniu z zakresu ochrony danych osobowych oraz zachowaniu w tajemnicy tych danych;

o) nadzorowania podmiotów i osób, o których mowa w § 2 ust. 8, ust. 9 i ust. 10 w zakresie zabezpieczenia powierzonych im do przetwarzania Danych Osobowych.

p) poinformowania COI o wszelkich przypadkach naruszenia obowiązków dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania Danych Osobowych, naruszenia tajemnicy Danych Osobowych lub ich niewłaściwego wykorzystania oraz o wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony Danych Osobowych prowadzonych w szczególności przez Policję lub sąd.

2. Wykonawca zobowiąże podmioty i osoby, o których mowa w § 2 ust. 8, ust. 9 i ust. 10 Umowy w zakresie dokumentów zawierających Dane Osobowe do:

a) korzystania jedynie z dokumentów niezbędnych do realizacji zadań związanych ze Zleceniem;

b) przechowywania dokumentów w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do wykonania zadań związanych ze Zleceniem;

c) nietworzenia kopii dokumentów innych, niż niezbędne do realizacji zadań związanych ze Zleceniem;

d) zabezpieczenia dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

3. Wykonawca zapewni, że jego podwykonawcy będą spełniać, w zakresie przetwarzania Danych Osobowych, wszystkie wymagania ochrony danych osobowych wynikające z przepisów prawa i postanowień Umowy. W szczególności Wykonawca zawrze z podwykonawcami umowy, w których zagwarantuje standard przetwarzania przez podwykonawców Danych Osobowych nie niższy niż określony w Umowie.

4. Wykonawca zapewni, że jego podwykonawcy umożliwią na żądanie COI, przeprowadzenie przez COI kontroli przetwarzania przez podwykonawców Danych Osobowych, odpowiednio do zasad określonych w ust. 5 – 7.

5. Wykonawca zobowiązany jest do umożliwienia przeprowadzenia przez właściwy, uprawniony organ kontroli zgodności przetwarzania Danych Osobowych z przepisami prawa na zasadach opisanych w obowiązujących przepisach o ochronie danych osobowych mających zastosowanie oraz innych przepisach właściwych.

6. Wykonawca zobowiązany jest do umożliwienia COI lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzenia audytów, w tym inspekcji oraz do należytego współdziałania w czynnościach kontrolnych. W szczególności Wykonawca zobowiązany jest do udostępnienia i przekazania COI wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia przez COI obowiązków związanych z korzystaniem z usług Wykonawcy, wynikających z obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych mających zastosowanie, w tym do:

1) udostępnienia COI dokumentacji przetwarzania Danych Osobowych;

2) udostępnienia COI [opis zasobów potrzebnych do przeprowadzenia kontroli, np. pomieszczeń, pracowników posiadających informacje o sposobie przetwarzania danych osobowych, itp.];

3) umożliwienia COI sporządzania kopii dokumentów, dotyczących przetwarzania Danych Osobowych.

4) składania pisemnych i ustnych wyjaśnień w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego niezbędnego do sporządzenia wniosków i zaleceń audytu, w tym inspekcji;

7. Jeżeli w ocenie Wykonawcy polecenie wydane mu w związku z przeprowadzeniem przez COI audytu, o którym mowa w ust. 5 powyżej stanowi naruszenie przepisów o ochronie danych, Wykonawca niezwłocznie informuje o tym COI.

8. COI jest uprawniony do przeprowadzenia audytów, w tym inspekcji za pośrednictwem zewnętrznego audytora, który może egzekwować od Wykonawcy zobowiązania opisane w ust. 5 powyżej.

9. Po przeprowadzeniu audytu COI przedkłada Wykonawcy protokół, w którym wskazuje na zakres ewentualnych niezgodności zakresu, celów i sposobu przetwarzania Danych

Osobowych oraz może sformułować zalecenia poaudytowe, które Wykonawca obowiązany jest zrealizować.

§ 4 WYNAGRODZENIE

1. Wynagrodzenie należne Wykonawcy na podstawie Umowy Głównej obejmuje wynagrodzenie należne z tytułu Umowy.

2. Wykonawca nie jest uprawniony do żądania od COI oraz od Ministra Cyfryzacji jakiegokolwiek dodatkowego wynagrodzenia lub zwrotu kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem Umowy.

§ 5 OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY

1. Umowa zawarta została na czas wykonywania Umowy Głównej. Umowa wygasa z chwilą wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy Głównej.

2. Z dniem podpisania protokołu odbioru Zlecenia przez MC lub odstąpienia od Zlecenia, Wykonawca zobowiązany jest do:

1) zaprzestania wszelkiego przetwarzania Danych Osobowych przekazanych w związku z realizacją Zlecenia, chyba że COI wyznaczy Wykonawcy dłuższy termin nieprzekraczający 30 dni kalendarzowych liczonych od daty podpisania przez MC protokołu odbioru Zlecenia lub odstąpienia od Zlecenia;

2) zwrotu lub usunięcia, zgodnie z wyborem COI, wszystkich posiadanych Danych Osobowych niezależnie od formy ich utrwalenia, chyba że COI wyznaczy Wykonawcy dłuższy termin nieprzekraczający 30 dni kalendarzowych liczonych od daty podpisania przez MC protokołu odbioru Zlecenia lub odstąpienia od Zlecenia oraz pod warunkiem, że przepisy obowiązującego prawa mającego zastosowanie nie nakazują przechowywanie tych danych.

3. Wykonawca, na żądanie COI zapewni dostęp do własnych urządzeń, na których przetwarzane były Dane Osobowe, w celu sprawdzenia czy dane zostały zwrócone lub usunięte zgodnie z ust. 2.

4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za naruszenie zasad przetwarzania Danych Osobowych na podstawie Umowy i Umowy Głównej oraz na zasadach określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.

5. Zwrot posiadanych Danych Osobowych, o którym mowa w ust. 2 pkt. 2) nastąpi na podstawie sporządzonego przez Strony Protokołu zwrotu Danych Osobowych.

6. Usunięcie posiadanych Danych Osobowych, o którym mowa w ust. 2 pkt. 2) nastąpi poprzez usunięcie ich z elektronicznych nośników informacji wielokrotnego zapisu w sposób trwały i nieodwracalny oraz zniszczenie nośników papierowych i elektronicznych nośników informacji jednokrotnego zapisu, na których Dane Osobowe zostały utrwalone. Usunięcie danych powinno zostać potwierdzone stosownym, podpisanym przez obie Strony, protokołem.

§ 6 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, w postaci Xxxxxx do Umowy.

2. Wszelka korespondencja związana z Umową kierowana będzie na zasadach opisanych w Umowie Głównej.

3. Strony postanawiają, że wszelkie spory wynikłe w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy rozstrzygane będą przez sąd powszechny miejscowo właściwy dla siedziby COI.

4. Umowa została zawarta w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

5. W sprawach nieuregulowanych w Umowie stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych, mające zastosowanie oraz inne właściwe przepisy mające zastosowanie na gruncie prawa polskiego.

6. Załączniki stanowią integralną część Umowy.

Załączniki:

1. Dokument potwierdzający umocowanie przedstawiciela COI do zawarcia Umowy.

2. Dokument potwierdzający umocowanie przedstawiciela Wykonawcy do zawarcia Umowy.

3. Upoważnienie do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych – wzór.

4. Odwołanie upoważnienia do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych – wzór.

5. Maksymalny zakres zbioru „…”

6. Zakres zbioru „ ”.

Wzór upoważnienia do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych.

UPOWAŻNIENIE Nr ………

do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych

Z dniem …..… r. upoważniam Pana/nią …………………………………………..

do przetwarzania danych osobowych powierzonych do przetwarzania przez COI na podstawie Umowy nr ………………….z dnia …………………………. w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Upoważnienie wygasa z chwilą zaprzestania świadczenia przez Pana/ Panią usług/ pracy, w związku z którymi nastąpiło powierzenie Panu/ Pani danych osobowych lub z chwilą jego odwołania.

………………………………………… (Podpis upoważniającego)

Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, a także z obowiązującymi u …………………… regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych i zobowiązuję się do ich przestrzegania.

Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, z którymi zapoznałem się oraz sposobów ich zabezpieczania, zarówno w okresie świadczenia usług/ pracy, jak też po ustaniu świadczenia tych usług/ pracy.

…………………………………

(data i czytelny podpis osoby upoważnionej)

Upoważnienie otrzymałem/am

………………………………… (miejscowość, data, podpis)

Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych.

ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr ………..

do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych

Z dniem ………………………………….. r., odwołuję upoważnienie Pana/Pani*

……………………………………………………… nr do przetwarzania danych osobowych

wydane w dniu……………………………..

……………………………………………………………………

(czytelny podpis osoby upoważnionej do odwołania upoważnienia, miejscowość, data)

Document Metadata

Table of Contents

Wzór umowy na wykonanie przedmiotu zamówienia

Document Metadata