POLITECHNIKA GDAŃSKA
POLITECHNIKA GDAŃSKA
GDAŃSK UNIVERSITY OF TECHNOLOGY
Gdańsk, dnia 06.02.2012r.
dot. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego numer ZP/440/025/U/11 prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę, wdrożenie i wsparcie po wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego – eKwestura wspomagającego procesy gospodarcze występujące w działalności Politechniki Gdańskiej w obszarach: finansowo-księgowym, ewidencji majątku, logistycznym, kontrolingu.
Zamawiający na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Xx. X. x 0000 x., Xx 000, poz. 759 z późniejszymi zmianami) informuje, iż do Zamawiającego wpłynęły pytania dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Zamawiający udziela odpowiedzi na pytania.
Pytanie 1
W rozdziale III.2.1. Podstawowe wymagania dotyczące systemu na stronie 10 zapisano
„oferowany system musi umożliwiać pracę co najmniej 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych z możliwością zwiększania w przyszłości tej liczby, bądź 5000 użytkowników nazwanych. Poza w miarę stałą liczbą użytkowników systemu, takich jak służby finansowe kwestury i służby finansowe jednostek organizacyjnych potencjalnie wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu z szerokim repertuarem uprawnień; osoby zarządzające uczelnią, jednostkami organizacyjnymi, kierownicy projektów, planiści, bądź osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych będą pracowały z oferowanym systemem w ograniczonym czasie lub sporadycznie, ale bez ograniczenia zakresu wykorzystywanych funkcjonalności systemu np. jedynie do funkcji prezentacji danych."
Prosimy o podanie liczby użytkowników nazwanych w podziale na:
- służby finansowe kwestury,
- służby finansowe jednostek organizacyjnych
- studenci,
- pozostali pracownicy,
- osoby zarządzające uczelnią,
- osoby jednostkami organizacyjnymi,
- kierownicy projektów,
- planiści,
- osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych.
Prosimy również o podanie zakresu odpowiedzialności i uprawnień (praw dostępu) poszczególnych osób w podziale na:
- służby finansowe kwestury,
- służby finansowe jednostek organizacyjnych
- studenci,
- pozostali pracownicy,
- osoby zarządzające uczelnią,
- osoby jednostkami organizacyjnymi,
- kierownicy projektów,
- planiści,
- osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych.
Odpowiedź
Zamawiający zakłada dla wszystkich użytkowników jednakową moc licencji mimo nadawania im różnego zakresu odpowiedzialności i uprawnień w użytkowaniu systemu.
W kontekście ostatniego stwierdzenia o mocy licencji, Zamawiający nie widzi zasadności rozróżniania użytkowników nazwanych, których liczba w przybliżeniu ma rozkład:
grupa użytkowników nazwanych | liczba użytkowników |
służby finansowe kwestury | 50 |
służby finansowe jednostek org. | 90 |
osoby zarządzające uczelnią | 10 |
osoby zarządzające jednostkami org. | 270 |
kierownicy projektów | 700 |
osoby pracujące w zastępstwie | 50 |
pozostali pracownicy | 1800 |
studenci | 30 |
Pytanie 2
Dotyczy Załącznika 4 Formularz rzeczowo-cenowy oraz pozycji 1.1, 2.1, 3.1, 4.1 zamieszczonych tabel. Proszę o podanie sposobu kalkulowania ceny oprogramowania dla obszarów:
- finansowo-księgowy,
- ewidencji majątku,
- logistyka,
- kontroling
w przypadku gdy licencje na oprogramowanie nie zawierają ograniczeń funkcjonalnych.
Odpowiedź
Liczba licencji jest różna dla poszczególnych modułów (obszarów) systemu, jednak są to fizycznie te same osoby. Największą liczbę użytkowników przewiduje się w obszarze finanowo-księgowym, co wyznacza maksymalną liczbę licencji dla użytkowników nazwanych. Wykonawca ma oddzielnie wycenić wartość licencji dla każdego obszaru mimo, że są to te same fizycznie osoby i wpisać wycenę licencji odpowiednio w pp. 1.1, 2.1, 3.1, 4.1 formularza rzeczowo-cenowego (załącznik 4 do SIWZ).
obszar (moduł) systemu | liczba użytkowników nazwanych | liczba użytkowników jedn. zalog. |
finansowo-księgowy | 3000 | 300 |
ewidencji majątku | 2650 | 200 |
logistyki | 320 | 50 |
kontrolingu | 1800 | 150 |
Z uwagi na powyższe Zamawiający zmienia treść pkt 6 tabeli w rozdziale III.2.1: Obecnie jest:
Licencje na system muszą pozwalać na pracę nie mniej niż 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych lub pracę do 5000 użytkowników nazwanych2)
Powinno być:
Licencje na system muszą pozwalać na pracę nie mniej niż 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych lub pracę do 3000 użytkowników nazwanych2)
W związku z powyższą odpowiedzią Zamawiający zmienia zapis w pkt III.2.1 przypis 2 SIWZ.
Obecnie jest:
2) oferowany system musi umożliwiać pracę co najmniej 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych z możliwością zwiększania w przyszłości tej liczby, bądź 5000 użytkowników nazwanych. Poza w miarę stałą liczbą użytkowników systemu, takich jak służby finansowe kwestury i służby finansowe jednostek organizacyjnych potencjalnie wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu z szerokim repertuarem uprawnień; osoby zarządzające uczelnią, jednostkami organizacyjnymi, kierownicy projektów, planiści, bądź osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych będą pracowały z oferowanym systemem w ograniczonym czasie lub
sporadycznie, ale bez ograniczenia zakresu wykorzystywanych funkcjonalności systemu np. jedynie do funkcji prezentacji danych. System musi umożliwiać przechodniość licencji w przypadku użytkowników nazwanych (wykorzystanie licencji przez użytkownika nowego, gdy poprzedni nie będzie już korzystał z systemu). System powinien posiadać mechanizm monitorowania wykorzystania ilości licencji w dowolnym momencie czasu.
Powinno być:
2) oferowany system musi umożliwiać pracę co najmniej 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych z możliwością zwiększania w przyszłości tej liczby, bądź 3000 użytkowników nazwanych. Poza w miarę stałą liczbą użytkowników systemu, takich jak służby finansowe kwestury i służby finansowe jednostek organizacyjnych potencjalnie wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu z szerokim repertuarem uprawnień; osoby zarządzające uczelnią, jednostkami organizacyjnymi, kierownicy projektów, planiści, bądź osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych będą pracowały z oferowanym systemem w ograniczonym czasie lub sporadycznie, ale bez ograniczenia zakresu wykorzystywanych funkcjonalności systemu np. jedynie do funkcji prezentacji danych. System musi umożliwiać przechodniość licencji w przypadku użytkowników nazwanych (wykorzystanie licencji przez użytkownika nowego, gdy poprzedni nie będzie już korzystał z systemu). System powinien posiadać mechanizm monitorowania wykorzystania ilości licencji w dowolnym momencie czasu.
Podział liczby użytkowników na obszary:
obszar (moduł) systemu | liczba użytkowników nazwanych | liczba użytkowników jedn. zalog. |
finansowo-księgowy | 3000 | 300 |
ewidencji majątku | 2650 | 200 |
logistyki | 320 | 50 |
kontrolingu | 1800 | 150 |
Pytanie 3
Pkt III.2.1) ppkt I.2) Posiadanie wiedzy I doświadczenia.
Wykonawca na spełnienie wiedzy i doświadczenia uznaje za spełnienie warunku wykazanie zrealizowania w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie: co najmniej dwie usługi wdrożenia systemu wraz z dostawą oprogramowania potwierdzone referencjami w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu w jednostce sektora finansów publicznych (w
rozumieniu Ustawy o finansach publicznych) dla minimum 1O0 użytkowników i wartości brutto minimum 1 milion złotych każda.
Zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych do sektora finansów publicznych zalicza się x.xx. państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podst. odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków i spółek prawa handlowego. Czy dopuszczają Państwo wykazanie się należytym wykonaniem projektów wdrożeniowych w przedmiotowym zakresie funkcjonalnym w przedsiębiorstwach Z sektora publicznego -finansowanych x.xx. ze środków samorządowych jak np. Miejskie Przedsiębiorstwa Komunikacyjne czy Miejskie Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji, które są spółkami prawa handlowego?
Odpowiedź
Zamawiający, w odpowiedzi na pytanie, zmienia treść zapisu rozdział V pkt 1 ppkt 2 SIWZ: Obecnie jest:
2. posiadania wiedzy i doświadczenia;
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że zrealizował w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie:
co najmniej dwie usługi wdrożenia systemu wraz z dostawą oprogramowania potwierdzone referencjami w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu w jednostce sektora finansów publicznych (w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych) dla minimum 100 użytkowników i wartości brutto minimum 1 milion złotych każda.
Powinno być:
2. posiadania wiedzy i doświadczenia;
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że zrealizował w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie:
co najmniej dwie usługi wdrożenia oferowanego Systemu wraz z dostawą oprogramowania w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu w jednostce sektora finansów publicznych (w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych) lub spółkach prawa handlowego z udziałem środków publicznych, dla minimum 100 użytkowników i wartości brutto minimum 1 milion złotych każda potwierdzone referencjami.
Lub
co najmniej dwie usługi wdrożenia oferowanego Systemu wraz z dostawą oprogramowania w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu z czego:
• minimum jedna usługa w jednostce sektora finansów publicznych (w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych) lub spółkach prawa handlowego z udziałem środków publicznych, dla minimum 100 użytkowników i wartości brutto minimum 1 milion złotych każda potwierdzone referencjami,
• minimum jedna usługa realizowana dla uczelni wyższej dla minimum 80 użytkowników i wartości brutto 700 tysięcy PLN każda potwierdzone referencjami.
Pytanie 4
Pkt III.2.1) ppkt I.2) Posiadanie wiedzy i doświadczenia.
Wykonawca na spełnienie wiedzy i doświadczenia uznaje za spełnienie warunku wykazanie zrealizowania w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie: co najmniej
dwie usługi wdrożenia systemu wraz z dostawą oprogramowania potwierdzone referencjami w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu w
jednostce sektora finansów publicznych (w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych) dla minimum 100 użytkowników i wartości brutto minimum 1 milion złotych każda.
Czy Zamawiający pisząc o wykazaniu referencji wraz z dostawą oprogramowania dopuszcza na spełnienie wymagania posiadania wiedzy i doświadczenia wykazanie przez Wykonawcę referencji z dostawą oprogramowania innego niż proponowane w ofercie?
Odpowiedź:
Zamawiający na spełnienie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia wymaga:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że zrealizował w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie:
co najmniej dwie usługi wdrożenia oferowanego Systemu wraz z dostawą oprogramowania w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu w jednostce sektora finansów publicznych (w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych) lub spółkach prawa handlowego z udziałem środków publicznych, dla minimum 100 użytkowników i wartości brutto minimum 1 milion złotych każda potwierdzone referencjami.
Lub
co najmniej dwie usługi wdrożenia oferowanego Systemu wraz z dostawą oprogramowania w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu z czego:
• minimum jedna usługa w jednostce sektora finansów publicznych (w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych) lub spółkach prawa handlowego z udziałem środków publicznych, dla minimum 100 użytkowników i wartości brutto minimum 1 milion złotych każda potwierdzone referencjami,
• minimum jedna usługa realizowana dla uczelni wyższej dla minimum 80 użytkowników i
wartości brutto 700 tysięcy PLN każda potwierdzone referencjami.
Pytanie 5
Pkt Vl.3) ppkt 25. X. 00x Xxxxxx z prezentacji systemu w postaci zapisu na nośniku cyfrowym na potwierdzenie spełnienia wymagań określonych w rozdziale III p.2.1
Czy Zamawiający wymagając próbki prezentacji systemu miał na myśli odwołanie do rozdziału III p. 2.1 czy raczej do rozdziału II.2.1) ppkt 1., mówiącym o całkowitej wielkości i zakresie zamówienia?
Odpowiedź:
Zamawiający wymaga próbki z prezentacji systemu w postaci zapisu na nośniku cyfrowym na potwierdzenie spełnienia wymagań określonych w rozdziale III pkt. 2.1 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
Zamawiający wyjaśnia, że zarówno w ogłoszeniu o zamówieniu jak i w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wskazanie rozdziału III pkt. 2.1 w zapisie: „Próbka z prezentacji systemu w postaci zapisu na nośniku cyfrowym na potwierdzenie spełnienia wymagań określonych w rozdziale III p.2.1” , odnosi się do rozdziału oraz punktu w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia”
Pytania ogólne dot. serwisu:
Pytanie 6
Prosimy o uściślenie definicja Dnia Roboczego i określenie oczekiwanych godzin pracy serwisu.
Odpowiedź:
Definicja dnia roboczego zawarta jest Załączniku nr 5 do SIWZ (Umowa) w paragrafie 1 Definicje. Określenie godzin pracy serwisu jest to 8 godzin między 8:00 a 16:00 dnia roboczego.
W związku z powyższą odpowiedzą Xxxxxxxxxxx zmienia zapis w paragrafie 1 umowy w załączniku nr 5 do SIWZ:
Obecnie jest:
Oznacza dzień od poniedziałku do piątku, nieoznaczony jako ustawowo wolny od pracy na terenie Polski
Powinno być:
Oznacza dzień od poniedziałku do piątku, nieoznaczony jako ustawowo wolny od pracy na terenie Polski w godzinach roboczych między 8:00 a 16:00 (łącznie 8 godzin)
Pytanie 7
Prosimy o określenie, czy oczekiwany czas reakcji i naprawy jest liczony w godzinach pracy serwisu?
Odpowiedź:
Zamawiający potwierdza, że czas naprawy i reakcji liczony jest w godzinach roboczych dnia roboczego zgodnie z definicją zawartą w paragrafie 1 umowy w załączniku nr 5 do SIWZ.
Pytanie 8
Czy Zamawiający wyraża na dostęp zdalny przy realizacji usług serwisowych? Odpowiedź:
Zamawiający wyraża zgodę na zdalny dostęp w realizacji usług serwisowych w sytuacji, kiedy nie zaistnieje potrzeba bezpośredniego kontaktu Stron.
Pytanie 9
Czy zamawiający wyraża zgodę na ewidencję i monitorowanie obsługi zgłoszeń serwisowych poprzez dedykowaną stronę WWW?
Odpowiedź:
Zamawiający wyraża zgodę na ewidencję i monitorowanie obsługi zgłoszeń serwisowych przez dedykowaną stronę WWW pod warunkiem, że całość środków organizacyjnych, technicznych i finansowych tej organizacji będzie obciążała Wykonawcę oraz , że Zamawiający będzie miał pełen dostęp do zleceń bieżących i historycznych przez 24 godziny na dobę i przez wszystkie dni wdrożenia i świadczenia serwisu, a na koniec umowy Wykonawca wyeksportuje wszystkie zgłoszenia do arkusza Excela zawierającego pełną historię dla każdego zgłoszenia.
Pytanie 10
Wymagania dotyczące udziału Wykonawcy w procesie integracji z rozwiązaniami Zamawiającego Załącznik 1b Zakres udziału w procesie integracji
Wykonawca określa zakres udziału w procesie integracji systemów (aplikacji) Zamawiającego z oferowanym systemem ujętych w Opisie przedmiotu zamówienia w poz. III.2.3 wpisując dla wymaganej integracji zakres udziału w kolumnie 3 odpowiednio: (…)
Wnosimy o uzupełnienie dokumentacji SIWZ o szczegółową dokumentację obecnie wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów, gdyż obecny w SIWZ i załącznikach poziom szczegółowości jest niewystarczający do rzetelnego określenia oferty oraz wypełnienia załącznika 1b. Stanowić to może naruszenie przepisu art.41 pkt 4 i 6 Ustawy, poprzez błędne i niewystarczające określenie w Ogłoszeniu o zamówieniu przedmiotu zamówienia i/lub naruszenie przepisu art. 7 ust. 1 w zw. Z art. 29 ust. l oraz w zw. z art. 29 ust. 2 Ustawy poprzez opisanie przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący, za pomocą niedostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, nie uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty a także określenie opisu przedmiotu zamówienia w sposób utrudniający uczciwą konkurencję.
1. | Integracja z bazą osobową obsługiwaną przez własny system ewidencji osobowej (HR) |
2. | Integracja z własnym systemem płac w zakresie rozliczenia płac i ze wspólnych słowników np. jednostki organizacyjne, mpk (projekty, zadania) |
3. | Integracja z aplikacją obsługującą komunikację z zewnętrznymi systemami bankowymi w zakresie przetwarzania elektronicznych wyciągów i kont masowych płatności |
4. | Integracja z systemem obsługi dydaktyki - eDziekanat w zakresie automatycznego zasilania konta 2xx zobowiązaniami studentów |
5. | Integracja z aplikacją do prowadzenia spisów inwentaryzacyjnych przy pomocy terminali kodów kreskowych i wyciągu z bazy danych majątku uczelni |
Odpowiedź:
Zamawiający zamieścił w SIWZ niezbędne informacje do przygotowania wyceny oferty w załącznikach 8, 9 i 10 do SIWZ.
Pytanie 11
Czy Zamawiający dysponuje techniczną dokumentacją w/w systemów? Czy udostępni ją na potrzeby oszacowania oferty do SIWZ?
Odpowiedź:
Zamawiający zamieścił w SIWZ niezbędne informacje do przygotowania wyceny oferty.
Pytanie 12
Czy istnieje konieczność pozyskania dokumentacji i/lub wiedzy na temat w/w rozwiązań będącej w posiadaniu przez inne podmioty gospodarcze niż Zamawiający? Jakie są to podmioty? Czy ich wynagrodzenie ma zostać ujęte w cenie oferty i w jakiej wysokości?
Odpowiedź:
Nie istnieje potrzeba pozyskiwania i uwzględniania w kalkulacji dokumentacji od podmiotów zewnętrznych.
Pytanie 13:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zastąpienia w/w systemów przez ogólnodostępne na rynku rozwiązania (np. oferowane przez banki rozwiązania transcollect)? W jaki sposób będzie wtedy określana ocena?
Odpowiedź:
Zamawiający dopuszcza zastosowanie ogólnodostępnych na rynku rozwiązań pod warunkiem, że rozwiązanie a te:
1) Będą w pełni zintegrowane z systemem eKwestura
2) Spełniają w dniu rozpoczęcia wdrożenia 100% wymagań funkcjonalnych obecnie używanych rozwiązań. W przypadku kiedy rozwiązanie proponowane nie spełnia 100% funkcjonalności Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania pełnej integracji systemu eKwestura z obecnie używanym oprogramowaniem w tym zakresie.
Wobec powyższego dla takiego rozwiązania Zamawiający przyjmie ocenę jak dla pełnej integracji czyli W.
W związku z powyższą odpowiedzią Zamawiający wprowadza zmiany w załączniku 1B do SIWZ: Obecnie jest:
literę W - w przypadku, gdy Wykonawca po rozpoznaniu wymaganego zakresu integracji wykona wszystkie prace projektowo-programowe lub konfiguracyjne w oferowanym systemie w taki sposób, że nie będą wymagane jakiekolwiek zmiany ze strony Zamawiającego, bądź poprzez zaoferowanie rozwiązania zapewniającego dotychczasową funkcjonalność systemu (aplikacji) będącej przedmiotem oceny,
Powinno być
literę W - w przypadku, gdy Wykonawca po rozpoznaniu wymaganego zakresu integracji wykona wszystkie prace projektowo-programowe lub konfiguracyjne w oferowanym systemie w taki sposób, że nie będą wymagane jakiekolwiek zmiany ze strony Zamawiającego, bądź poprzez zaoferowanie rozwiązania zapewniającego dotychczasową funkcjonalność systemu (aplikacji) będącej przedmiotem oceny, lub w przypadku, kiedy Wykonawca wykorzysta rozwiązania ogólno dostępne na rynku pod warunkiem, że rozwiązanie te:
1) Będą w pełni zintegrowane z systemem eKwestura
2) Spełniają w dniu rozpoczęcia wdrożenia 100% wymagań funkcjonalnych obecnie używanych rozwiązań. W przypadku kiedy rozwiązanie proponowane nie spełnia 100% funkcjonalności Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania pełnej integracji systemu eKwestura z obecnie używanym oprogramowaniem w tym zakresie
Pytanie 14
Załącznik Nr 5, Wzór umowy; Paragraf 20 Licencje i kody źródłowe
Najpóźniej przed rozpoczęciem startu produktywnego danego obszaru systemu, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do depozytu w zalakowanej kopercie kompletne kody źródłowe Systemu wraz z pełną dokumentacją i opisem architektury oprogramowania, oraz opisem czynności instalacyjnych, i administracyjnych. Nie przekazanie Zamawiającemu kodów źródłowych lub dokumentacji wskazanej powyżej uniemożliwia dokonanie odbioru danego obszaru
Wnioskujemy o zmianę zapisu ze względu na wypływające z niego poważne ograniczenie konkurencyjności Wykonawcy na rynku w postaci udostępnienia kodów źródłowych oferowanego przez niego systemu a nie tylko dostosowań do wymagań Zamawiającego. Obecny zapis eliminuje również z udziału w postępowaniu tych Wykonawców, którzy nie są jednocześnie producentami oprogramowania i właścicielami praw autorskich do niego. Stanowić to może naruszenie przepisów Ustawy, poprzez prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców Odpowiedź:
Zamawiający przychyla się do wniosku i zmienia zapis umowy w załączniku nr 5 do SIWZ w tym zakresie na następujące „Najpóźniej przed rozpoczęciem startu produktywnego danego obszaru Systemu, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do depozytu w zabezpieczonej kopercie kompletne kody źródłowe modyfikacji i interfejsów komunikacyjnych Systemu wraz z pełną dokumentacją i opisem architektury oprogramowania, oraz opisem czynności instalacyjnych, i administracyjnych. Nie przekazanie Zamawiającemu kodów źródłowych lub dokumentacji
wskazanej powyżej uniemożliwia dokonanie odbioru danego obszaru”
W związku z powyższą odpowiedzią Zamawiający zmienia treść paragrafu 20 ustęp 7 do 10 umowy w załączniku nr 5 do SIWZ:
Obecnie jest:
7. Najpóźniej przed rozpoczęciem startu produktywnego danego obszaru systemu, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do depozytu w zalakowanej kopercie kompletne kody źródłowe Systemu wraz z pełną dokumentacją i opisem architektury oprogramowania, oraz opisem czynności instalacyjnych, i administracyjnych. Nie przekazanie Zamawiającemu kodów źródłowych lub dokumentacji wskazanej powyżej uniemożliwia dokonanie odbioru danego obszaru.
8. Zamawiający ma prawo wykorzystać kody źródłowe systemu, przekazane przez Wykonawcę w sposób określony w ustępie 7 powyżej, do utrzymania pracy systemu w sytuacji:
1) Zaprzestania przez Wykonawcę świadczenia usługi wsparcia produktu przed upływem okresu określonego w § 3 ust. 4 umowy.
2) Zakończenia prowadzenia działalności przez Wykonawcę.
9. Wykonawca może przekazać Zamawiającemu kody źródłowe systemu wraz ze zgodą na dowolne korzystanie z nich przez Zamawiającego zamiast oddawania ich w depozyt, o którym mowa w ust.7.
10. Wykonawca ma obowiązek po zainstalowaniu wcześniej kolejnej wersji systemu przekazać do depozytu aktualne kody źródłowe systemu. Nie wyklucza to przekazania Zamawiającemu w trybie opisanym w ustępie 8 powyżej, w przypadku przekazania Zamawiającemu wersji Systemu, o których mowa w ustępie 7 powyżej.
Powinno być:
7. Najpóźniej przed rozpoczęciem startu produktywnego danego obszaru systemu, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do depozytu w zabezpieczonej kopercie kompletne kody źródłowe modyfikacji i interfejsów komunikacyjnych Systemu wraz z pełną dokumentacją i opisem architektury oprogramowania, oraz opisem czynności instalacyjnych, i administracyjnych. Nie przekazanie Zamawiającemu kodów źródłowych modyfikacji i interfejsów komunikacyjnych lub dokumentacji wskazanej powyżej uniemożliwia dokonanie odbioru danego obszaru.
8. Zamawiający ma prawo wykorzystać kody źródłowe modyfikacji i interfejsów komunikacyjnych Systemu, przekazane przez Wykonawcę w sposób określony w ustępie 7 powyżej, do utrzymania pracy systemu w sytuacji:
1) Zaprzestania przez Wykonawcę świadczenia usługi wsparcia produktu przed upływem okresu określonego w § 3 ust. 4 umowy.
2) Zakończenia prowadzenia działalności przez Wykonawcę.
9. Wykonawca może przekazać Zamawiającemu kody źródłowe modyfikacji i interfejsów komunikacyjnych Systemu wraz ze zgodą na dowolne korzystanie z nich przez Zamawiającego zamiast oddawania ich w depozyt, o którym mowa w ust.7.
10. Wykonawca ma obowiązek po zainstalowaniu wcześniej kolejnej wersji systemu przekazać do depozytu aktualne kody źródłowe modyfikacji i interfejsów komunikacyjnych Systemu. Nie wyklucza to przekazania Zamawiającemu w trybie opisanym w ustępie 8 powyżej, w przypadku przekazania Zamawiającemu wersji Systemu, o których mowa w ustępie 7 powyżej.
Pytanie 15
III.2.1. Podstawowe wymagania dotyczące systemu
Technologiczne 1: System musi posiadać architekturę komponentową, zapewniającą komunikację poszczególnych komponentów poprzez "szynę danych" i interfejs API.
Zgodnie z nomenklaturą stosowaną w branży informatycznej system musi zapewniać pracę serwera aplikacji zbudowanego z niezależnych komponentów pracujących w ramach wymaganego środowiska systemowego (kontenera) i złożonych, co najmniej z trzech warstw: prezentacji, logiki biznesowej oraz danych o różnej postaci.)
III.2.2. Wymagania dotyczące zakresu funkcjonalnego oferowanego systemu
A.15. System powinien zapewniać mechanizmy migracji z jednego systemu operacyjnego na inny
A.19. System powinien umożliwiać dostęp do wszystkich funkcji każdego modułu przez przeglądarkę
WWW
Czy w/w wymagania odnoszą się do całego zakresu przedmiotu zamówienia, czy też jedynie do tych jego elementów, do których dostęp warunkuje taką specyfikę, tj. Repozytorium i Obieg dokumentów, funkcje pracownicze typu rozliczanie delegacji?
Odpowiedź:
W zakresie wymagania „System musi posiadać architekturę komponentową, zapewniającą komunikację poszczególnych komponentów poprzez "szynę danych" i interfejs API. Zgodnie z nomenklaturą stosowaną w branży informatycznej system musi zapewniać pracę serwera aplikacji zbudowanego z niezależnych komponentów pracujących w ramach wymaganego środowiska systemowego (kontenera) i złożonych, co najmniej z trzech warstw: prezentacji, logiki biznesowej oraz danych o różnej postaci.)” odnoszą się do całego zakresu przedmiotu zamówienia.
W zakresie wymagania: „A.15. System powinien zapewniać mechanizmy migracji z jednego systemu operacyjnego na inny” odnoszą się do całego zakresu przedmiotu zamówienia. Zamawiający zmieni treść wymagania A.15 w rozdziale III pkt 2.2 :
Obecnie jest:
System powinien zapewniać mechanizmy migracji z jednego systemu operacyjnego na inny
W zakresie wymagania: „A.19. System powinien umożliwiać dostęp do wszystkich funkcji każdego modułu przez przeglądarkę WWW” odnoszą się do całego zakresu przedmiotu zamówienia.
Powinno być:
System lub Wykonawca powinien zapewniać mechanizmy migracji z jednego systemu operacyjnego na inny
W zakresie wymagania: „A.19. System powinien umożliwiać dostęp do wszystkich funkcji każdego modułu przez przeglądarkę WWW” odnoszą się do całego zakresu przedmiotu zamówienia.
Pytanie 16
Czy w/w wymagania zostaną uznane za spełnione w przypadku zaoferowania licencji na system pracujący w architekturze 2 warstwowej z automatyczną możliwością aktualizacji do systemu 3- warstwowego w ramach zaoferowanej licencji?
Odpowiedź:
Wykonawca powinien przedstawić w ofercie dokumentację potwierdzającą 3 warstwową architekturę systemu.
Pytanie 17
Wnosimy o zmianę w/w zapisów ze względu na brak odpowiednich istniejących na rynku rozwiązań lub faworyzowanie przez w/w zapisy jedynie jednego z potencjalnych oferentów, co stanowić może naruszenie przepisów Ustawy, poprzez prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób niezapewniający zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców
Odpowiedź:
Zamawiający nie przychyla się do zmiany zapisów. W części dotyczącej podstawowych wymagań, zgodnie z wiedzą Zamawiającego, istnieją rozwiązania, których Zamawiający wymaga. Wymaganie to jest konieczne ze względu na środowisko IT Zamawiającego oraz sposób współpracy wszystkich systemów Zamawiającego. W części dotyczącej wymagań funkcjonalnych ich brak w systemie nie wyklucza Wykonawców z postępowania.
Pytanie 18
III.2.2. Wymagania dotyczące zakresu funkcjonalnego oferowanego systemu
B.5. System powinien umożliwiać eksploatację systemu odrębnie dla poszczególnych podmiotów gospodarczych np. filii uczelni z jednoczesną konsolidacją na poziomie centralnym.
Jeśli wymaganie odnosi się do podmiotów gospodarczych posiadających odrębne numery NIP wnosimy o ich wyszczególnienie ze względu na konieczność odpowiedniego skalkulowania licencji do oferty. Niedoprecyzowanie naruszenie przepisów Ustawy poprzez opisanie przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący, za pomocą niedostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, nie uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty a także określenie opisu przedmiotu zamówienia w sposób utrudniający uczciwą konkurencję Odpowiedź:
Planowane jest objęcie wdrożeniem jednej lokalizacji Zamawiającego w Gdańsku. Nie wyklucza to potrzeby funkcjonalności obsługi w przyszłości oddziału (filii) zlokalizowanej w innym mieście pod innym adresem. Ponadto z dowolnego miejsca w Polsce i zagranicą powinien być dostęp do systemu zarówno dla cienkiego, jak i grubego klienta.
Obsługa oddziału (filii) powinna być realizowana na zasadach organizacyjnego wyodrębnienia jednostki stanowiącej ten sam podmiot, co Politechnika Gdańska, z możliwością konsolidacji danych na poziomie centralnym na równi z innymi jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego.
Pytanie 19
Jaki zakres konsolidacji na poziomie centralnym jest wymagany?
Odpowiedź:
Zamawiający wprowadza zmianę w wymaganiu B5 (dotyczy podmiotów gospod.) i w związku z wprowadzoną zmianą wymóg konsolidacji zostaje zamieniony na wymóg agregacji wszelkich danych zawartych w systemie na raportach i zestawieniach do poziomu centralnego.
W związku z powyższą odpowiedzią Zamawiający zmienia zapis pkt B.5 w tabeli w rozdziale III.2.2 i tabeli w załączniku 1a do SIWZ
Obecnie jest:
System powinien umożliwiać eksploatację systemu odrębnie dla poszczególnych podmiotów gospodarczych np. filii uczelni z jednoczesną konsolidacją na poziomie centralnym.
Powinno być:
System powinien umożliwiać eksploatację systemu odrębnie dla poszczególnych organizacyjnie wyodrębnionych jednostek organizacyjnych np. filii uczelni z jednoczesną agregacją na poziomie centralnym..
Pytanie 20
Jakie obszary funkcjonalne mają być dostępne dla w/w podmiotów gospodarczych i dla jakich ilości użytkowników?
Odpowiedź:
Zamawiający odnosi wymaganie do jednego podmiotu gospodarczego, którym jest Politechnika Gdańska.
Pytanie 21
Czy wszystkie w/w podmioty gospodarcze posiadają połączenia on-line z Politechniką Gdańską (ew. miejscem centralnej instalacji systemu)? Czy w/w podmioty mają eksploatować system z wykorzystaniem instalacji centralnej czy też mają wykorzystywać instalacje lokalne?
Odpowiedź:
Oddział (filia) zlokalizowana w innym miejscu powinna mieć dostęp on-line do centralnej instalacji systemu.
Pytanie 22
Dot. każdego zapisu w SIWZ odnoszącego się do terminu: „migracja danych”. Prosimy
o uszczegółowienie wymagań Zamawiającego w zakresie danych koniecznych i wymaganych do zmigrowania w zakresie SIWZ.
Czy wystarczające jest zmigrowanie wszystkich danych wymaganych do odtworzenia w nowym systemie ilościowo-wartościowych bilansów otwarcia, w tym bezpośrednio powiązanych z nimi słowników (np. kontrahentów, produktów, sald/persald, nierozliczonych rozrachunków itp.)?
Odpowiedź:
Migracja danych oznacza przeniesienie wszystkich danych, które są (zależnie od modułu) wymagane do prawidłowej i w pełni funkcjonalnej pracy systemu bez konieczności użytkowania poprzedniego systemu. Oznacza to, że przykładowo dla rozrachunków, migracji powinny podlegać tylko te rozrachunki, które na moment wdrożenia systemu są nierozliczone w dotychczasowym systemie, ale migracja powinna ująć wszystkie dokumenty źródłowe a nie tylko jedno saldo. Dla każdego modułu ustalenia dotyczące migracji będą osobno uzgadniane w fazie konfiguracji systemu, kierując się powyższym wskazaniem.
Pytanie 23
Czy wymagane jest zmigrowanie innych danych, w tym danych historycznych? W jakim zakresie (niezbędne do skalkulowania oferty)?
Odpowiedź:
Zamawiający będzie wymagał migrowania danych historycznych, jeśli są one niezbędne w ocenie Zamawiającego do poprawnej pracy Systemu.
Pytanie 24
Czy Zamawiający udostępni dane w uzgodnionym z Wykonawcą formacie, np. w postaci plików XLS? Jeśli nie, wnosimy o udostępnienie specyfikacji danych i ich formatów wymaganych przez Zamawiającego do zmigrowania, co jest elementem niezbędnym do skalkulowania oferty. Brak udostępnienia ww informacji stanowić może naruszenie przepisów Ustawy poprzez opisanie przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący, za pomocą niedostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, nie uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty a także określenie opisu przedmiotu zamówienia w sposób utrudniający uczciwą konkurencję
Odpowiedź:
Zamawiający zakłada automatyczną migrację danych (bez ręcznych czynności Zamawiającego) do Systemu z baz danych eksploatowanych systemów informatycznych, bądź w skrajnym przypadku z wykazów utrzymywanych przy użyciu programu MS Excel. Nośnikami danych będą pliki w formacie XML lub CSV i TXT.
Fazy realizacji założeń konfiguracyjnych i realizacji migracji dadzą odpowiedź, jakie dane będą migrowane do systemu. Należy założyć, że będą to wszystkie dane słownikowe oraz utrzymywane kartoteki, jak np. kartoteka środków trwałych i wyposażenia, kartoteka kontrahentów, kartoteka materiałów, kartoteka projektów itp.
Pytanie 25
W SIWZ wielokrotnie (np. w punktach M12, 013, 019, S6) pojawia się pojęcie „obiektu
controllingowego". Czy przez „obiekt controllingowy" należy rozumieć obiekt opisany poniższą definicją:
„Obiekt analitycznego planowania i rejestracji w celach zarządczych zdarzeń księgowych równolegle do ich ewidencji na kontach rachunkowości finansowej (czyli kontach objętych wymaganymi prawem sprawozdaniami finansowymi). Obiekty controllingowe reprezentują takie obiekty biznesowe jak MPK, Centrum Zysku, projekt lub zadanie w ramach tego projektu. Celem obiektu controllingowego jest umożliwienie analizy kosztów lub rentowności danej jednostki organizacyjnej i/lub przedsięwzięcia/zadania.
"Prosimy o potwierdzenie powyższej definicji lub podanie Państwa własnej definicji obiektu controllingowego na poziomie szczegółowości nie mniejszym niż zaproponowana przez nas definicja.
Odpowiedź:
Nie potwierdzamy powyższej definicji. Zamawiający definiuje obiekt kontrolingowy, jako element ewidencyjny na różnych poziomach szczegółowości, na który mogą trafiać informacje o różnych zdarzeniach gospodarczych w zakresie planowania, realizacji i analizy.
Pytanie 26
W punkcie T6 pojawia się pojęcie „struktury drzew controllingowych"? Jaka jest definicja takiego drzewa? Czy można ja rozumieć jako „Drzewo controllingowe to sposób odzwierciedlenia
hierarchii różnych poziomów szczegółowości informacji zarządczej jakie niosą ze sobą obiekty controllingowe. Najbardziej szczegółowym elementem drzewa controllingowego może być dowolny pojedynczy obiekt controllingowy tj. MPK, zadanie lub projekt." ?
Prosimy o potwierdzenie powyższej definicji lub podanie Państwa własnej definicji „struktury drzewa controllingowego" na poziomie szczegółowości nie mniejszym niż zaproponowana przez nas definicja Odpowiedź:
Zamawiający nie potwierdza proponowanej definicji. Zamawiający definiuje drzewo kontrolingowe, jako hierarchię grupy obiektów kontrolingowych w formie drzewa. Najbardziej szczegółowym elementem drzewa kontrolingowego jest niepodzielny element w danej grupie obiektów kontrolingowych.
Pytanie 27
W punkcie T.13 napisano „System powinien umożliwiać automatyczne korekty (inicjowane przez użytkownika) budżetu kosztów pośrednich, jeśli dojdzie do zmian stopy procentowej narzutów kosztów pośrednich dla podanych okresów". Opisany w tym punkcie mechanizm jest typowy dla firm produkcyjnych gdzie wszystkie koszty pośrednie (wydziałowe, zarządu itp.) są „dorzucane" w postaci narzutów na nośniki kosztów bezpośrednich (zlecenia produkcyjne), na których zgromadzone są koszty bezpośrednie tj. są materiały oraz roboczogodziny ludzi i maszyn biorących udział w procesie produkcyjnym. Jakiego typu zdarzenia Zamawiający chce obsługiwać za pomocą tego mechanizmu ? Prosimy o przykłady zastosowania w działalności uczelni. Jak często Zamawiający będzie korzystał z tej funkcjonalności?
Odpowiedź:
Na uczelni koszty pośrednie rozliczne są w taki sam sposób jak w przedsiębiorstwach np. produkcyjnych. Mechanizm rozliczania kosztów pośrednich w tym kosztów wydziałowych i ogólnych znajduje zastosowanie w działalności dydaktycznej, badawczej i działalności gospodarczo wyodrębnionej. Obecnie koszty pośrednie rozliczane są w okresach miesięcznych.
Pytanie 28
W punkcie T.12 napisano: „System powinien umożliwiać definiowanie stóp procentowych narzutów kosztów pośrednich dla danej jednostki czasu np. jednego roku"
Pytanie: Do jakich operacji biznesowych Zamawiający chce używać tej funkcjonalności?
Do czego mają być dopisywane te narzuty pośrednie (koszty rodzajowe na MPK'ach, projekty?)
Odpowiedź:
Procent narzutu kosztów pośrednich wykorzystujemy do rozliczenia kosztów wydziałowych i kosztów ogólnych na poszczególne działalności uczelni, w tym: działalność dydaktyczna, badawcza i gospodarczo wyodrębniona. Dodatkowo w ramach tych działalności realizowane są różne projekty w których w zależności od źródeł finansowania mają różne wskaźniki narzutu kosztów pośrednich (różne wymagania instytucji finansujących).
Pytanie 29
W punkcie M2 napisano „System powinien umożliwiać grupowanie zapotrzebowań po indeksach i jednostkach organizacyjnych oraz po kodach artykułów" .
Pytanie: o jakie kody artykułów chodzi: CPV, XXX inne?
Odpowiedź:
Zamawiający wymaga grupowania listy zapotrzebowań po indeksach kartotekowych (identyfikatorach), jednostkach organizacyjnych (zgodnie ze słownikiem jednostek) oraz po kodach artykułów, czyli wszystkich polach, które są zawarte w kartotece artykułu i mają charakter atrybutu artykułu.
Pytanie 30
W punkcie 0.6 napisano „System powinien umożliwiać zdefiniowanie własnych rodzajów zamówienia zakupu" .
Pytanie: Jakie mogą być przykłady własnych rodzajów zamówień używanych przez Zamawiającego? Prosimy o podanie różnic w obsłudze takiego własnego i standardowego zamówienia zakupu?
Odpowiedź:
Zamawiający rozróżnia dokument zamówienia w zależności od procesu, w jakim ten dokument jest wykorzystywany. Dla przykładu można wyróżnić:
- dokument zamówienia jednostki organizacyjnej do wspólnego postępowania przetargowego,
- dokument zapotrzebowania jednostki organizacyjnej do wspólnego postępowania przetargowego w formie umowy ramowej,
- dokument zamówienia do umowy ramowej,
- dokument zamówienia do dostawcy zewnętrznego,
- dokument zamówienia awaryjnego poza Ustawą o zamówieniach publicznych
- itp.
Ponadto dokument zamówienia może się różnić w zakresie pól opisujących zamawiany asortyment, czy też w zakresie ścieżki jego akceptacji, albo szaty graficznej (nagłówek określający projekt w przypadku finansowania ze środków unijnych).
System powinien umożliwiać definiowanie różnych typów zamówień zidentyfikowanych na etapie wdrażania systemu w fazie realizacji założeń konfiguracyjnych.
Pytanie 31
W punkcie A.19 napisano „System powinien umożliwiać dostęp do wszystkich funkcji każdego modułu przez przeglądarkę WWW"
Pytanie: Co oznacza „moduł" systemu? Czy chodzi o to żeby wszystkie funkcje realizowane w systemie przez dowolnych użytkowników biznesowych z różnych obszarów funkcjonalnych (np. Finanse, Zaopatrzenie itp.) były dostępne przez WWW?
Odpowiedź:
Zamawiający używa w SIWZ pojęcie „moduł” systemu zamiennie z obszarem funkcjonalnym dla określenia części systemu, między innymi do wyznaczenia odrębnej części zamówienia w przedmiocie zamówienia.
Wymaganie A.19. „System powinien umożliwiać dostęp do wszystkich funkcji każdego modułu przez przeglądarkę WWW” odnosi się do całego zakresu przedmiotu zamówienia.
Pytanie 32
W punkcie 10 wymagań podstawowych napisano „System musi umożliwiać prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z krajowymi przepisami o rachunkowości oraz międzynarodowymi standardami rachunkowości".
Pytanie: W jaki sposób Zamawiający sprawdzi spełnienie tego wymagania. W szczególności -Jaki zakres prezentacji systemu przewidziano do weryfikacji punktu (o ile elementem weryfikacji będzie prezentacja)?
Odpowiedź:
W ramach prezentacji Wykonawca zobowiązany będzie udowodnić zgodność Systemu z zapisami działu II ustawy o rachunkowości dotyczącymi prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Pytanie 33
W punkcie 11 wymagań podstawowych napisano „System musi zapewniać automatyczne księgowanie elektronicznych wyciągów bankowych dostarczanych przez zewnętrzne systemy bankowe.".
Pytanie „Z jakimi systemami bankowymi obecnie łączy się Zamawiający?"
Odpowiedź:
Zamawiający posiada dostęp on-line do systemów bankowych umożliwiających między innymi zdalną obsługę przelewów i uzyskiwanie wyciągów bankowych następujących banków:
Bank PKO BP, Kredyt Bank SA, Bank PKO SA,
Bank Zachodni WBK SA,
Bank Gospodarki Żywnościowej SA, Bank Millennium SA.
Ponadto w przypadku Banku PKO BP i Kredyt Banku Zamawiający korzysta z produktu masowych płatności uzyskując wyciąg bankowy identyfikujący poszczególne wpłaty osób - kandydatów na studia, studentów i pracowników.
Pytanie 34
W punkcie 14 wymagań podstawowych napisano „System musi generować dane do korekty rocznej VAT uwzględniające strukturę proporcji wg rzeczywistego
wskaźnika proporcji, mając na uwadze zakupione środki trwałe podlegające wieloletniej korekcie (roczna, 5 letnia, 10 letnia)."
Pytanie: Na przestrzeni ostatnich pięciu lat, jak często zmieniała się struktura proporcji naliczania podatku VAT? Jeśli były zmiany tej struktury, jak wiele środków trwałych w skali ostatnich 3 lat miało modyfikowaną podstawę naliczania amortyzacji ze względu na zmiany struktury naliczania podatku VAT?
Odpowiedź:
Zamawiający rozliczanie VAT wskaźnikiem proporcji stosuje od 2008 roku. W tym okresie wskaźnik proporcji ulegał zmianie co roku.
Zamawiający informuje, że zmiana wskaźnika proporcji nie wpływa na podstawę naliczania amortyzacji.
Pytanie 35
Obszar: ogólne, punkt 4 System musi posiadać repozytorium dokumentów źródłowych wykorzystywane on-line przez komponenty.
Pytanie: Co rozumiemy pod pojęciem „repozytorium dokumentów źródłowych".
Odpowiedź:
Zamawiający pod pojęciem „repozytorium dokumentów źródłowych” rozumie mechanizm dostępu do logicznej bazy dokumentów źródłowych gromadzonych w systemie niezależny od dostępu do wybranych dokumentów w ramach danej funkcjonalności. Podstawową funkcjonalnością tu wymaganą jest możliwość wyodrębniania przy pomocy identyfikatora dokumentu lub określonych jego atrybutów dowolnego dokumentu i jednoczesnego zestawiania różnych typów dokumentów np. zamówienia na sprzęt z fakturą zakupu i dokumentem OT w ewidencji majątku.
Pytanie 36
Punkt: B.28 „System powinien umożliwiać dostosowanie wyglądu interfejsu użytkownika do indywidualnych wymagań ergonomicznych oraz możliwości technicznych stanowiska roboczego w zakresie wielkości liter, zestawu kolorów, wyglądu poszczególnych tabel, itp."
Pytanie: Skoro aplikacja kliencka ma korzystać z systemu MS Windows, czy za spełnienie tego warunku uznane zostanie dostosowanie interfejsu użytkownika za pomocą mechanizmów systemu operacyjnego (np. wielkość liter)
Odpowiedź:
Zamawiający nie przychyla się do proponowanej interpretacji spełnienia warunku B.28. Funkcje dopasowania interfejsu powinny być wykonywane niezależnie od ustawień systemu MS Windows.
Pytanie 37
Punkt: A.16 „System powinien posiadać mechanizmy umożliwiające automatyzacje aktualizacji wersji systemu niezależnie od źródła ich pochodzenia (od producenta oprogramowania, Wykonawcy, czy tez wprowadzone przez Zamawiającego)"
Pytanie: Co rozumiemy pod pojęciem aktualizacji wersji systemu? Czy chodzi o zmianę wersji aplikacji czy o wgrywanie poprawek (patchy) do aktualnej wersji systemu.
Odpowiedź:
Aktualizacja wersji oznacza wszelkie modyfikacje aktualnej wersji systemu, w tym: modyfikacje własne zamawiającego, modyfikacje Wykonawcy, patche, nowe wersje aplikacji, itp.
Pytanie 38
Punkt: B.l „System powinien dysponować komponentem obsługującym repozytorium dokumentów rejestrowanych w ramach rozproszonego ich wprowadzania"
Pytanie: O jakie dokumenty chodzi? Jakie są spodziewane wolumeny przechowywanych danych?
Odpowiedź:
Z pomocą komponentu obsługującego repozytorium dokumentów Zamawiający zakłada dostęp do wszystkich dokumentów źródłowych wprowadzanych do systemu, jak również do dokumentów wytwarzanych na potrzeby funkcjonowania systemu, a opatrzonych unikatowym identyfikatorem.
W przybliżeniu wolumen rejestrowanych dokumentów wynosi kilkanaście tysięcy miesięcznie.
Pytanie 39
Punkt: B.3 „Na każdym etapie przechowywania dokumentu w repozytorium powinny być dostępne operacje-wyszukania, pobrania, kontrola praw dostępu dla użytkownika, uzyskanie informacji o aktualnym stanie (wprowadzony, zatwierdzony, zaksięgowany itp.), odtworzenie przebiegu operacji wykonanych na dokumencie."
Pytanie: Czy rozwiązanie zagadnienia poprzez przechowywanie w systemie ostatniej wersji dokumentu oraz śladu zmian dokonanych uprzednio na tym dokumencie będzie wystarczające do spełnienia tego wymagania? Jeśli nie, prosimy o uzasadnienie.
Odpowiedź:
Zamawiający uzna za wystarczające przechowywanie w systemie ostatniej wersji dokumentu oraz śladu zmian dokonanych uprzednio na tym dokumencie pod warunkiem, że dokument będzie dostępny w repozytorium dokumentów na każdym etapie jego przetwarzania oraz będą możliwe wszystkie operacje aktualizacji dokumentu.
Pytanie 40
Ad I.10 : Jak dużo takich faktur Politechnika wprowadza do systemu w ciągu roku? Jeżeli dokładna ilość nie jest znana, prosimy o określenie przybliżonej ilości takich faktur.
Odpowiedź:
Zamawiający nie jest w stanie dokładnie określić ilości takich faktur, jednak ich liczba nie przekracza 50 miesięcznie.
Pytanie 41
Ad I.13: Prosimy o podanie ile zamówień rocznie generuje Politechnika rocznie na podstawie faktur zakupu? Jeżeli dokładna ilość nie jest znana, prosimy o określenie przybliżonej ilości takich zamówień.
Odpowiedź:
Zamawiający nie generuje zamówień zakupu na podstawie faktur zakupu.
Pytanie 42
Ad L.5. Jak jest rozumiana nieopodatkowana amortyzacja? Czy Zamawiający rozumie poprzez
„wyodrębnienie wartości nieopodatkowanej amortyzacji" możliwość zaznaczenia w systemie środków trwałych, że dana część wartości środka trwałego powstała na skutek rozliczania podatku VAT strukturą i w związku z tym weszła do podstawy naliczania amortyzacji?
Odpowiedź:
Jako nie podatkową część amortyzacji Zamawiający rozumie koszty amortyzacji nie stanowiące kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Pytanie 43
Ad L.29 i L.30: Jak dużo w skali roku zlikwidowanych środków trwałych przekazuje się do gospodarki
magazynowej? Jeżeli dokładna ilość nie jest znana, prosimy o określenie przybliżonej ilości środków.
Odpowiedź:
Zamawiający nie przekazuje środków trwałych do gospodarki magazynowej, a jedynie elementy zestawu (części), które nadają się do dalszego użytkowania.
Z punku widzenia Zamawiającego nie jest istotna liczba takich zdarzeń, lecz dostępność tego typu funkcjonalności.
Pytanie 44
Ad L.38: W związku z wymaganiem przechowywania w systemie środków trwałych numeru kodu paskowego, mamy pytanie, jaki system znakowania środków trwałych będzie stosowany w Politechnice: ręczny oparty na wydrukach arkuszy spisowych czy zautomatyzowany oparty na kodach paskowych?
Odpowiedź:
Zgodnie z opisem integracji w p.5 na stronie 33 SIWZ i załącznikiem nr 10 do SIWZ Zamawiający wymaga znakowania środków trwałych przy pomocy kodu kreskowego typu Code128.
Pytanie 45
Ad E.4: „Ile poziomów analityk Zamawiający stosuje obecnie? Z ilu zamierza korzystać w przyszłości?"
Odpowiedź:
Obecnie budowa konta księgowego jest następująca:
• konto syntetyczne – 3 znaki + 2
• analityka I stopnia ( jednostka) – 3 znaki
• analityka II stopnia (zadanie) - 6 znaków
• analityka III stopnia (rodzaj kosztów) – 4 znaki
W nowym systemie Zamawiający zakłada uzyskiwanie informacji poprzez wielowymiarowość ewidencji operacji gospodarczych. W związku z powyższym obecnie nie jesteśmy w stanie określić niezbędnej ilości poziomów analityk.
Pytanie 46
Ad E.17 „Czy poprzez wprowadzanie "dowolnej treści opisu" Zamawiający rozumie wpis dokonywany ręcznie do pozycji dekretu czy też system powinien uzupełniać informacje w sposób automatyczny o informacje typu nr faktury, nazwa kontrahenta etc."
Odpowiedź:
Poprzez dowolną treść Zamawiający rozumie wpis dokonany ręcznie do każdej pozycji dekretu.
Pytanie 47
Czy liczba licencji do dostarczenia jest równa dla wszystkich modułów i wynosi 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych lub pracę do 5000 użytkowników nazwanych? Jeśli nie to prosimy o podanie liczby poszczególnych licencji w podziale na moduły.
Odpowiedź
obszar (moduł) systemu | liczba użytkówników nazwanych | liczba użytkowników jedn. zalog. |
finansowo-księgowy | 3000 | 300 |
ewidencji majątku | 2650 | 200 |
logistyki | 320 | 50 |
Liczba licencji jest różna dla poszczególnych modułów (obszarów) systemu, jednak są to fizycznie te same osoby. Największą liczbę użytkowników przewiduje się w obszarze finansowo-księgowym, co wyznacza maksymalną liczbę licencji dla użytkowników nazwanych. Wykonawca ma oddzielnie wycenić wartość licencji dla każdego obszaru mimo, że są to te same fizycznie osoby i wpisać wycenę licencji odpowiednio w pp. 1.1, 2.1, 3.1, 4.1 formularza rzeczowo-cenowego (załącznik 4 do SIWZ).
kontrolingu | 1800 | 150 |
Z uwagi na powyższe Zamawiający zmienia treść pkt 6 tabeli w rozdziale III.2.1: Obeznie jest:
Licencje na system muszą pozwalać na pracę nie mniej niż 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych lub pracę do 5000 użytkowników nazwanych2)
Powinno być:
Licencje na system muszą pozwalać na pracę nie mniej niż 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych lub pracę do 3000 użytkowników nazwanych2)
W związku z powyższą odpowiedzią Zamawiający zmienia zapis w pkt III.2.1 przypis 2 SIWZ.
Obecnie jest:
2) oferowany system musi umożliwiać pracę co najmniej 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych z możliwością zwiększania w przyszłości tej liczby, bądź 5000 użytkowników nazwanych. Poza w miarę stałą liczbą użytkowników systemu, takich jak służby finansowe kwestury i służby finansowe jednostek organizacyjnych potencjalnie wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu z szerokim repertuarem uprawnień; osoby zarządzające uczelnią, jednostkami organizacyjnymi, kierownicy projektów, planiści, bądź osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych będą pracowały z oferowanym systemem w ograniczonym czasie lub sporadycznie, ale bez ograniczenia zakresu wykorzystywanych funkcjonalności systemu np. jedynie do funkcji prezentacji danych. System musi umożliwiać przechodniość licencji w przypadku użytkowników nazwanych (wykorzystanie licencji przez użytkownika nowego, gdy poprzedni nie będzie już korzystał z systemu). System powinien posiadać mechanizm monitorowania wykorzystania ilości licencji w dowolnym momencie czasu.
Powinno być:
2) oferowany system musi umożliwiać pracę co najmniej 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych z możliwością zwiększania w przyszłości tej liczby, bądź 3000 użytkowników nazwanych. Poza w miarę stałą liczbą użytkowników systemu, takich jak służby finansowe kwestury i służby finansowe jednostek organizacyjnych potencjalnie wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu z szerokim repertuarem uprawnień; osoby zarządzające uczelnią, jednostkami organizacyjnymi, kierownicy projektów, planiści, bądź osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych będą pracowały z oferowanym systemem w ograniczonym czasie lub sporadycznie, ale bez ograniczenia zakresu wykorzystywanych funkcjonalności systemu np. jedynie do funkcji prezentacji danych. System musi umożliwiać przechodniość licencji w przypadku użytkowników nazwanych (wykorzystanie licencji przez użytkownika nowego, gdy poprzedni nie będzie już korzystał z systemu). System powinien posiadać mechanizm monitorowania wykorzystania ilości licencji w dowolnym momencie czasu.
Podział liczby użytkowników na obszary:
obszar (moduł) systemu | liczba użytkówników nazwanych | liczba użytkowników jedn. zalog. |
finansowo-księgowy | 3000 | 300 |
ewidencji majątku | 2650 | 200 |
logistyki | 320 | 50 |
kontrolingu | 1800 | 150 |
Pytanie 48
Prosimy o wyjaśnienie dlaczego Zamawiający oczekuje dostarczenie tak dużej liczby licencji tj. „nie mniej niż 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych lub pracę do 5000 użytkowników
nazwanych" - w kontekście szkoleń pracowników - 50 osób z modułu finansowo-księgowym (F-K), 20 osób z modułu ewidencja majątku, 40 osób z modułu logistyka, 40 osób z modułu kontroling? Zwracamy uwagę, że takie wymaganie w kontekście małej liczby potencjalnych użytkowników (liczba przeszkolonych) wiąże się z nieuzasadnionymi i dużymi kosztami po stronie Zamawiającego za licencje i możliwymi zarzutami wobec Zamawiającego o niegospodarność. Zwracamy się z prośbą o zmniejszenie liczby licencji do racjonalnych potrzeb Zamawiającego i o ujednolicenie zapisów w zakresie szkoleń i ilości licencji, w szczególności chodzi o liczbę użytkowników nazwanych.
Odpowiedź:
Zamawiający w ramach szkoleń przewidzianych w trakcie wdrożenia systemu zamierza przeszkolić profesjonalne kadry finansowe, zarządcze i informatyczne. Okazjonalny użytkownik, którym może być każdy pracownik uzyska przeszkolenie od wyżej wspomnianych osób.
Pytanie 49
W SIWZ na stronie 5 znajdują się następujące zapisy: „Realizacja założeń konfiguracyjnych Wykonawca zapozna się z organizacją Zamawiającego oraz z aktualnymi i planowanymi procesami, które mają być obsługiwane przez system informatyczny". Prosimy o przedstawienie listy procesów, o których mowa powyżej.
Odpowiedź:
Na etapie konfiguracji systemu Wykonawca dokona analizy biznesowej organizacji Zamawiającego i tym samym wyodrębni przy współpracy Zamawiającego wszystkie procesy (oraz ich postać planowaną), które zostaną objęte wdrożeniem w ramach wymaganej funkcjonalności.
Pytanie 50
Czy konfiguracja systemu jest taka sama dla wszystkich jednostek? Czy poszczególne procesy mogą przebiegać inaczej.
Odpowiedź:
Na etapie konfiguracji systemu Wykonawca dokona analizy biznesowej organizacji Zamawiającego i tym samym określi czy procesy przebiegają tak samo dla wszystkich jednostek Zamawiającego. Na obecnym etapie Zamawiający może określić, że wdrożenie odbędzie się na dziewięciu wydziałach Zamawiającego oraz w działach administracyjnych Centrali. Zamawiającemu przyświeca cel standaryzacji procesów zarządzania finansami i majątkiem oraz budżetem. Zamawiający dopuszcza w standardowym procesie pewne odrębności w przypadku niektórych jednostek organizacyjnych.
Dotyczy wymagań w zakresie szkoleń - SIWZ s. 5 Pytanie 51
Ile maksymalnie godzin dziennie może trwać szkolenie?
Odpowiedź:
Zamawiający zakłada, że dziennie szkolenie może trwać maksymalnie 6 godzin. Zamawiający zmienia zapis w rozdziale III.1 SIWZ dotyczący realizacji szkoleń: Obecnie jest:
Realizacja szkoleń
Szkolenia ujęte w formularzu rzeczowo-cenowym w załączniku 4 do SIWZ zarówno w zakresie zamówienia podstawowego i opcjonalnego powinny uwzględniać niżej wymienione wytyczne Zamawiającego:
▪ szkolenia powinny być realizowane w siedzibie Zamawiającego,
▪ salę ze stanowiskami komputerowymi i sprzętem niezbędnym do przeprowadzenia szkoleń zabezpieczy Zamawiający
▪ Wykonawca przeprowadzi szkolenia na zainstalowanym, skonfigurowanym zgodnie z założeniami systemie zawierającym testowo migrowane dane- eKwestura dostosowanym do potrzeb Zamawiającego
▪ szkolenia dla poszczególnych grup nie mogą być prowadzone równolegle
▪ grupa szkoleniowa nie może być większa niż 10 osób
▪ dla p. 1.2 sugeruje się przeszkolenie 50 osób, po 40 godzin dla grupy, co daje 200 godz.
▪ dla p. 2.2 sugeruje się przeszkolenie 20 osób, po 20 godzin dla grupy, co daje 40 godz.
▪ dla p. 3.2 sugeruje się przeszkolenie 40 osób, po 20 godzin dla grupy, co daje 80 godz.
▪ dla p. 4.2 sugeruje się przeszkolenie 40 osób, po 15 godzin dla grupy, co daje 60 godz.
Plan i zakres szkoleń powinien być przedstawiony przez Wykonawcę w metodologii wdrożenia, jako załącznik 1d do SIWZ.
Powinno być:
Realizacja szkoleń
Szkolenia ujęte w formularzu rzeczowo-cenowym w załączniku 4 do SIWZ zarówno w zakresie zamówienia podstawowego i opcjonalnego powinny uwzględniać niżej wymienione wytyczne Zamawiającego:
▪ szkolenia powinny być realizowane w siedzibie Zamawiającego,
▪ salę ze stanowiskami komputerowymi i sprzętem niezbędnym do przeprowadzenia szkoleń zabezpieczy Zamawiający
▪ Wykonawca przeprowadzi szkolenia na zainstalowanym, skonfigurowanym zgodnie z założeniami systemie zawierającym testowo migrowane dane- eKwestura dostosowanym do potrzeb Zamawiającego
▪ szkolenia dla poszczególnych grup nie mogą być prowadzone równolegle
▪ grupa szkoleniowa nie może być większa niż 10 osób
▪ szkolenie dziennie może trwać maksymalnie 6 godzin
▪ dla p. 1.2 sugeruje się przeszkolenie 50 osób, po 40 godzin dla grupy, co daje 200 godz.
▪ dla p. 2.2 sugeruje się przeszkolenie 20 osób, po 20 godzin dla grupy, co daje 40 godz.
▪ dla p. 3.2 sugeruje się przeszkolenie 40 osób, po 20 godzin dla grupy, co daje 80 godz.
▪ dla p. 4.2 sugeruje się przeszkolenie 40 osób, po 15 godzin dla grupy, co daje 60 godz.
Plan i zakres szkoleń powinien być przedstawiony przez Wykonawcę w metodologii wdrożenia, jako załącznik 1d do SIWZ.
Pytanie 52
Ile trwa jedna „godzina szkoleniowa" 45 minut czy też 60?
Odpowiedź:
Zamawiający nie definiuje odrębnie „godzin szkoleniowych”, więc zakłada, że jedna godzina to 60 minut.
Pytanie 53
Czy można założyć, że 40 godzin dla grupy to 5 dni szkoleniowych?
Odpowiedź:
Zamawiający nie definiuje dni szkoleniowych, a ich liczba nie wynika bezpośrednio liczby szkoleniowych.
Pytanie 54
Dotyczy wymagań w zakresie migracji danych - SIWZ s. 6
Oczekuje się, że „Migracja danych do systemu informatycznego powinna uwzględniać: (...) migrację istniejących danych z systemów Zamawiającego do systemu Wykonawcy." Prosimy o podanie:
Z jakich źródeł danych -systemy informatyczne, pliki płaskie typu (excel)
Odpowiedź:
Zamawiający zakłada automatyczną migrację danych (bez ręcznych czynności Zamawiającego) do Systemu z baz danych eksploatowanych systemów informatycznych, bądź w skrajnym przypadku z wykazów utrzymywanych przy użyciu programu MS Excel. Nośnikami danych będą pliki w formacie XML lub CSV i TXT .
Pytanie 55
Jakie dane mają być zmigrowane?
Odpowiedź:
Fazy realizacji założeń konfiguracyjnych i realizacji migracji dadzą odpowiedź, jakie dane będą migrowane do systemu. Należy założyć, że będą to wszystkie dane słownikowe oraz utrzymywane kartoteki, jak np. kartoteka środków trwałych i wyposażenia, kartoteka kontrahentów, kartoteka materiałów, kartoteka projektów itp.
Pytanie 56
Jaka jest ilość danych przeznaczonych do migracji?
Odpowiedź:
W przybliżeniu ilość migrowanych danych z podstawowych kartotek wynosi:
- kartoteka środków trwałych i wyposażenia - 80.000 zapisów,
- kartoteka kontrahentów - 35.000 zapisów,
- kartoteka czynnych asortymentów materiałowych - 20.000 zapisów,
- kartoteka aktywnych projektów - 10.000 zapisów.
Pytanie 57
Kto jest odpowiedzialny za weryfikacje poprawności danych?
Odpowiedź:
Za poprawność danych w plikach przygotowanych do migracji według uzgodnionych formatów odpowiada Zamawiający, a od strony poprawności w systemie odpowiada Wykonawca, a ściślej mechanizmy walidacji danych, w które wyposażony jest system, bądź mechanizmu uruchomione na czas migracji.
Pytanie 58
Oczekuje się „możliwości masowego wprowadzania nowych danych do systemu informatycznego przy pomocy pośredniego trybu (np. plików CSV), eliminującego ręcznego wprowadzania."
Czy powyższy zapis oznacza, że Zamawiający chce samodzielnie migrować dane np. przy użyciu zdefiniowanych szablonów?
Odpowiedź:
Po wykonaniu zasadniczej migracji danych z plików migracyjnych na etapie wdrażania systemu mogą oczekiwać znaczne ilości dokumentów źródłowych, które należy wprowadzić do Systemu poprzez interfejs formatki dokumentu. Wymagana jest możliwość masowego wprowadzenia takich dokumentów z uprzednio przygotowanych plików zgodnych z formatką interfejsu wprowadzania pojedynczego dokumentu źródłowego.
Pytanie 59
Czy system ma oferować przyjazny mechanizm definiowania szablonów przez użytkownika?
Odpowiedź:
Za wystarczające uzna Zamawiający definiowanie szablonów masowego wprowadzania danych przez Wykonawcę.
Pytanie 60
Czy Wykonawca ma zdefiniować jakieś szablony do wprowadzania danych? Jeśli tak to prosimy o podanie jakie szablony maja być zdefiniowane.
Odpowiedź:
Zamawiający informuje, że podczas realizacji faz wdrażania Systemu, takich jak: -
- realizacja konfiguracji i modyfikacji Systemu
- realizacja migracji
Wykonawca uzyska odpowiedzieć dla jakich dokumentów powinny być dostępne szablony masowego wprowadzania dokumentów źródłowych.
Pytanie 61
Dotyczy wymagań w zakresie wsparcia po wdrożeniu Wymagana jest „Pomoc użytkownikom w:
- poprawie błędów poczynionych w trakcie pracy (złe decyzje, dokumenty itd.),
- w rozwiązywaniu problemów z wykorzystaniem właściwych funkcjonalności systemu,
- obsłudze nowych lub zmodyfikowanych procesów Zamawiającego w systemie
-wykonywaniu standardowych czynności zamykania okresów sprawozdawczych i roku Obrachunkowego"
W jaki sposób ma to być realizowane -w siedzibie Zamawiającego, telefonicznie czy też poprzez wsparcie mailowe.
Odpowiedź:
Usługa wsparcia po wdrożeniu może być realizowana bezpośrednio u Zamawiającego lub poprzez zdalny dostęp zdefiniowany w załączniku 5 do SIWZ w paragrafie 1. Zamawiający jednak nie wyklucza wykorzystania dostępnych form kontaktu (telefon, faks, list, mail itd.)
Pytanie 62
Czy możliwy będzie dostęp zdalny do systemu spoza siedziby Zamawiającego?
Odpowiedź:
Zamawiający przyjmuje, że będzie możliwy dostęp do Systemu spoza jego siedziby.
Pytanie 63
Przez jaki okres ma być świadczona usługa pomocy użytkownikom, czy jest to 36 miesięcy od momentu wdrożenia?
Odpowiedź:
Usługa wsparcia po wdrożeniu realizowana jest od momentu podpisania protokołu odbioru końcowego danego obszaru Systemu. Czasy realizacji dla poszczególnych obszarów zdefiniowane są w załączniku 5 do SIWZ w paragrafie 3 ustęp 4 umowy.
Pytanie 64
Czy są jakieś SLA odnośnie usługi pomocy użytkownikom?
Odpowiedź:
Zamawiający nie dysponuje praktykami SLA w rozumieniu definicji - Service Level Agreement. Zamawiający zakłada wspólne z Wykonawcą wdrożenie procedur utrzymania i poprawy usług wsparcia po wdrożeniu w fazie „wsparcie startu produktywnego”.
Pytanie 65
Prosimy o podanie, o jakie opcje systemów chodzi: „Dostarczanie nowych opcji systemów wynikających z prac rozwojowych Wykonawcy." (OPZ s.6)?
Odpowiedź:
Zamawiający w ramach usługi wsparcia po wdrożeniu za przedmiot umowy traktuje otrzymywanie nowych elementów rozwojowych Systemu, np. nowe opcje (funkcjonalności) w ramach wdrożonych obszarów u Zamawiającego.
Pytanie 66
Wymagane jest „Wsparcie dla administratorów w zakresie:
- instalacji systemu
- przywracania danych z backup-u
- rozwiązywania problemów jakości, wydajności, dostępności itp." W jaki sposób ma być realizowane wymaganie?
Odpowiedź:
Usługa wsparcia po wdrożeniu obejmuje prace administracyjne wykonywane przez administratorów Zamawiającego przy udziale (pomocy) Wykonawcy w/w czynności w siedzibie Zamawiającego lub poprzez zdalny dostęp.
Pytanie 67
Czy można przyjąć założenie, że „rozwiązywania problemów jakości, wydajności, dostępności itp." związane jest wyłącznie z dostarczonym oprogramowaniem?
Odpowiedź:
Zamawiający nie przychyla się do założenia, że „rozwiązywania problemów jakości, wydajności, dostępności itp." O którym mowa w rozdziale III.1 SIWZ na stronie 7, związane jest wyłącznie z dostarczonym oprogramowaniem. Zamawiający oczekuje wsparcia w rozwiązywaniu problemów pracy Systemu, oprogramowania Systemu i sprzętu, na którym jest zainstalowany.
Pytanie 68
Jak należy rozumieć zapis „A.4 System powinien zachować taką samą stabilność i wydajność pracy niezależnie od wzrostu liczby użytkowników." Czy wymaganie dotyczy takiej samej stabilności i wydajności pracy dla 300 jednoczesnych użytkowników i mniejszej? Czy można założyć, że w przypadku większej liczby użytkowników Zamawiający zapewni dodatkowy sprzęt oraz licencje na oprogramowanie np. na bazę danych?
Odpowiedź:
Zamawiający zakłada, że system zachowa taką samą stabilność i wydajność pracy niezależnie od wzrostu liczby użytkowników w ramach wymaganej ilości licencji. Jeżeli wymagane byłyby zakupy dodatkowych licencji na System ponad liczbę licencji ujętą w SIWZ Zamawiający zrealizuje ewentualne zakupy sprzętu lub licencji na oprogramowanie Systemowe.
Pytanie 69
Prosimy o podanie oczekiwanych przez Zamawiającego parametrów dotyczących wydajności?
Odpowiedź:
Operacje globalne wymagające dłuższego czasu przetwarzania powinny być sygnalizowane komunikatem o postępie procesu realizacji tej operacji i mieścić się w wymaganym czasie przewidzianym dla danego procesu.
Podstawowe operacje wprowadzania danych lub ich wizualizacji na ekranie dla wszystkich użytkowników powinny być realizowane bez zwłoki, to jest w czasie nie dłuższym niż 1-2 sekund od naciśnięcia klawisza funkcyjnego, by nie wywoływać podświadomego jego ponawiania. Operacje
dodawania nowych pozycji do słowników powodujące pewną zwłokę powinny być sygnalizowane.
Pytanie 70
Jak należy rozumieć zapis: „A.16 System powinien posiadać mechanizmy umożliwiające automatyzację aktualizacji wersji systemu niezależnie od źródła ich pochodzenia (od producenta oprogramowania, Wykonawcy, czy też wprowadzone przez Zamawiającego)"?
Odpowiedź:
Aktualizacja wersji oznacza wszelkie modyfikacje aktualnej wersji systemu, w tym: modyfikacje własne zamawiającego, modyfikacje Wykonawcy, patche, nowe wersje aplikacji, itp.
Pytanie 71
Czy planowane jest wprowadzanie zmian przez Zamawiającego okresie gwarancji, pomijamy w tym przypadku sytuacje braku naprawy błędu przez Wykonawcę?
Odpowiedź:
Zamawiający w trakcie wsparcia po wdrożeniu chce ustrzec się od wprowadzania zmian do Systemu, co nie wyklucza możliwości integracji z systemami Zamawiającego i możliwości rozszerzania Systemu o nowe funkcjonalności dzięki 3 warstwowej architekturze i dostępnemu API. Zmiany te zostaną wprowadzone w Systemie wyłącznie za obustronną zgodą.
Pytanie 72
Odnośnie „B.5 System powinien umożliwiać eksploatację systemu odrębnie dla poszczególnych podmiotów gospodarczych np. filii uczelni z jednoczesną konsolidacją na poziomie centralnym."
Czy system ma być wdrożony w kilku podmiotach gospodarczych? Prosimy o podanie w ilu?
Odpowiedź:
Planowane jest objęcie wdrożeniem jednej lokalizacji Zamawiającego w Gdańsku. Nie wyklucza to potrzeby funkcjonalności obsługi w przyszłości oddziału (filii) zlokalizowanej w innym mieście pod innym adresem. Ponadto z dowolnego miejsca w Polsce powinien być dostęp do systemu zarówno dla cienkiego, jak i grubego klienta.
W związku z powyższą odpowiedzią Zamawiający zmienia zapis pkt B.5 w tabeli w rozdziale III.2.2 i tabeli w załączniku 1a do SIWZ
Obecnie jest:
System powinien umożliwiać eksploatację systemu odrębnie dla poszczególnych podmiotów gospodarczych np. filii uczelni z jednoczesną konsolidacją na poziomie centralnym.
Powinno być:
System powinien umożliwiać eksploatację systemu odrębnie dla poszczególnych organizacyjnie wyodrębnionych jednostek organizacyjnych np. filii uczelni z jednoczesną agregacją na poziomie centralnym..
Pytanie 73
Odnośnie „B-5 System powinien umożliwiać eksploatację systemu odrębnie dla poszczególnych podmiotów gospodarczych np. filii uczelni z jednoczesną konsolidacją na poziomie centralnym."
Czy wskazane jednostki należy traktować jako odrębne firmy?
Odpowiedź:
Obsługa oddziału (filii) powinna być realizowana na zasadach organizacyjnego wyodrębnienia jednostki stanowiącej ten sam podmiot, co Politechnika Gdańska, z możliwością agregacji danych na poziomie centralnym na równi z innymi jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego.
Pytanie 74
Prosimy o doprecyzowanie zapisu „B.19 System powinien zapewniać taką identyfikację przechowywanych danych umożliwiającą ich analizę i przeglądanie z zastosowaniem mechanizmu drill- down, tj. umożliwiać dynamiczne zagłębianie się do danych szczegółowych". Wskazany mechanizm drill-down charakterystyczny jest raczej dla hurtowni danych.
Odpowiedź:
Mechanizm tzw. „drill-down” wykorzystywany jest w systemach transakcyjnych do przeglądania danych. Zamawiający oczekuje takiej funkcjonalności, aby możliwe było podglądanie danych szczegółowych zawartych na formatkach danych. Dla przykładu oglądając dokument faktura sprzedaży w Systemie to po kliknięciu pozycji dokumentu, jakim jest indeks artykułu, otworzy nam się okno ze szczegółami tego indeksu, bez zamykania formatki faktury sprzedaży.
Pytanie 75
Prosimy o doprecyzowanie zapisu „B.21 System powinien umożliwiać użycie funkcji matematycznych (suma, średnia, max, min itp.) dla danych przedstawianych w formie tabelarycznej”, Czego dotyczy zapis? Czy spełnienie tego warunku dotyczy raportowania?
Odpowiedź:
Zapis dotyczy danych prezentowanych przez System i w przypadku danych w formie tabelarycznej jak np. lista faktur zakupu od danego dostawcy, System powinien pozwolić użytkownikowi wykonanie funkcji matematycznych jak np. podsumowanie bezpośrednio na tych danych.
Pytanie 76
Prosimy o doprecyzowanie zapisu B.31 System powinien mieć wbudowane tzw. skrócone ścieżki dostępu do funkcjonalności (np. kombinacje klawiszy, pole do wprowadzenia nazwy funkcjonalności). Odpowiedź:
Zamawiający pod w/w zapisem rozumie wbudowane w interfejs użytkownika skróty klawiszowe lub kody (wpisywane z klawiatury) umożliwiające szybkie przejście od jednej funkcjonalności do drugiej w ramach jednej formatki (zakresu funkcjonalnego) oraz możliwość skrótowego przejścia pomiędzy funkcjonalnościami w różnych formatkach (pomiędzy zakresami funkcjonalnymi) bez konieczności wykorzystywania menu systemowego dla pełnej ścieżki dostępu.
Pytanie 77
Odnoście wymagania „C.18 System powinien posiadać mechanizmy obsługujące podpis elektroniczny wg ustawy o podpisie elektronicznym"
Czy zamawiający posiada infrastrukturę podpisu cyfrowego? Jeśli tak, to prosimy o specyfikację tej infrastruktury.
Odpowiedź:
Zamawiający nie posiada infrastruktury podpisu cyfrowego, a jedynie posiada pewną ilość kwalifikowanych podpisów elektronicznych do obsługi elektronicznej legitymacji oraz mechanizm weryfikacji oparty na własnym certyfikacie niekwalifikowanym. Zamawiający planuje wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.
Pytanie 78
Czy infrastruktura podpisu cyfrowego jest przedmiotem zamówienia? Jeśli tak, to prosimy o jej specyfikację.
Odpowiedź:
Przedmiotem zamówienia nie jest infrastruktura podpisu cyfrowego.
Pytanie 79
Odnośnie wymagania: P.9 System powinien umożliwiać wystawienie faktury sprzedaży, gdzie kwota netto zostanie wyrażona w walucie obcej, a VAT w PLN. W jakiej walucie ma być wyrażona kwota brutto?
Odpowiedź:
Zamawiający zakłada, że kwota brutto powinna być wyrażona w tej samej walucie, co kwota netto, czyli w walucie obcej.
Pytanie 80
Zgodnie z zapisami SIWZ „System musi zapewniać automatyczne księgowanie elektronicznych wyciągów bankowych dostarczanych przez zewnętrzne systemy bankowe." Prosimy o podanie, o jakie konkretnie systemy chodzi? Prosimy o wymienienie formatów, które maja być zaprezentowane?
Odpowiedź:
Zamawiający posiada dostęp on-line do systemów bankowych umożliwiających między innymi zdalną obsługę przelewów i uzyskiwanie wyciągów bankowych następujących banków:
Bank PKO BP, Kredyt Bank SA, Bank PKO SA,
Bank Zachodni WBK SA,
Bank Gospodarki Żywnościowej SA, Bank Millennium SA.
Ponadto w przypadku Banku PKO BP i Kredyt Banku Zamawiający korzysta z produktu masowych płatności uzyskując wyciąg bankowy identyfikujący poszczególne wpłaty osób - kandydatów na studia, studentów i pracowników.
Poszczególne systemy bankowe posiadają różne formaty wyciągów bankowych, jednak zawierają identyczny podzbiór zasadniczych danych, między innymi identyfikator kontrahenta. Zamawiający wymaga zaprezentowania, niezależnie od formatu wyciągu bankowego, mechanizmów księgowania pozycji wyciągu bankowego na podstawie zawartych w nim danych, bądź wyodrębnionych z systemu na podstawie identyfikatora kontrahenta.
Pytanie 81
Zgodnie w wzorem umowy czasy naprawy błędów są następujące:
1) Awaria krytyczna do 12 godzin
2) Błąd Systemu do 3 dni
3) Nieprawidłowość w pracy Systemu do 10 dni
W jaki sposób są liczone ww. czasy? Czy wyliczenia dotyczą dni roboczych czy wszystkich dni kalendarzowych?
Odpowiedź:
Zamawiający określa, że czasy naprawy dotyczą dni i godzin roboczych.
Zamawiający zmienia paragraf 18 ustęp 2 umowy załącznik nr 5 do SIWZ na następującą treść: Obecnie jest:
2. W okresie obowiązywania gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do usuwania wszelkich wad, zgodnie z kategoriami wad w następujących czasach naprawy, liczonych od czasu zgłoszenia:
1) | Awaria krytyczna | do 12 godzin |
2) | Błąd Systemu | do 3 dni |
3) | Nieprawidłowość w pracy Systemu | do 10 dni |
Powinno być: |
2. W okresie obowiązywania gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do usuwania wszelkich wad, zgodnie z kategoriami wad w następujących czasach naprawy, liczonych od czasu zgłoszenia:
4) Awaria Systemu do 8 godzin roboczych
5) Błąd Systemu do końca 3 dnia roboczego
6) Usterka Systemu do końca 10 dnia roboczego
Pytanie 82
Naprawa błędów niejednokrotnie wiąże się z koniecznością fizycznego dostępu do infrastruktury Zamawiającego (np. serwer, na którym zainstalowane jest oprogramowanie), w jakich godzinach Zamawiający zapewni Wykonawcy dostęp do swojej infrastruktury?
Odpowiedź:
Dostęp do infrastruktury możliwy będzie w siedzibie Zamawiającego w dni robocze w godzinach 8- 16, poprzez zdalny dostęp bez ograniczeń czasowych.
Pytanie 83
Czy poniższy zapis (§ 18 wzór umowy) dotyczy wyłącznie sytuacji jeśli Wykonawca nie naprawił błędów oprogramowania w terminie „W przypadku wprowadzenia zmian do wdrożonego oprogramowania przez Zamawiającego lub osoby trzecie działające na jego zlecenie, Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenie procedury nieodpłatnej autoryzacji takich zmian. W przypadku autoryzacji zmian, cały System oraz tak zmienione oprogramowanie będzie objęte gwarancją Wykonawcy na takich samych zasadach jak System i oprogramowanie pierwotne."
Odpowiedź:
Zamawiający ma na myśli wszelkie zmiany do Systemu, nie tylko wykonane w ramach naprawy błędów oprogramowania.
Treść przytoczonego paragrafu 18 ustępu 5 umowy załącznik nr 5 do SIWZ ulegnie zmianie na następującą:
Obecnie jest:
W przypadku wprowadzenia zmian uzgodnionych do wdrożonego oprogramowania przez Zamawiającego lub osoby trzecie działające na jego zlecenie, Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenie procedury nieodpłatnej autoryzacji takich zmian. W przypadku autoryzacji zmian, cały System oraz tak zmienione oprogramowanie będzie objęte gwarancją Wykonawcy na takich samych zasadach jak System i oprogramowanie pierwotne.
Powinno być:
W przypadku wprowadzenia zmian uzgodnionych z Wykonawcą do wdrożonego oprogramowania przez Zamawiającego lub osoby trzecie działające na jego zlecenie, Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenie procedury nieodpłatnej autoryzacji takich zmian. W przypadku autoryzacji zmian, cały System oraz tak zmienione oprogramowanie będzie objęte gwarancją Wykonawcy na takich samych zasadach jak System i oprogramowanie pierwotne.
Pytanie 84
Zwracamy się z prośbą o wprowadzanie symetrycznego zapisu dla poniższego: „Wykonawca, o ile nie uzyska na to uprzednio wyraźnego pisemnego pozwolenia Zamawiającego, nie będzie się starać o pozyskanie któregokolwiek członka personelu Zamawiającego przez okres 36 miesięcy od podpisania końcowego protokołu odbioru lub odstąpienia od umowy." Proponowane brzmienie:
„Zamawiający, o ile nie uzyska na to uprzednio wyraźnego pisemnego pozwolenia Wykonawcy, nie będzie się starać o pozyskanie któregokolwiek członka personelu Wykonawcy przez okres 36 miesięcy od podpisania końcowego protokołu odbioru lub odstąpienia od umowy."
Odpowiedź:
Zamawiający nie przychyla się do prośby wprowadzenia nowego zapisu w paragrafie 23 umowy w Załącznika nr 5 do SIWZ.
Pytanie 85
Zgodnie z SIWZ III.2.1. Podstawowe wymagania dotyczące systemu; Bezpieczeństwo pkt. 6 „Licencje na system muszą pozwalać na pracę nie mniej niż 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych lub pracę do 5000 użytkowników nazwanych.”
Prosimy o
a) wyspecyfikowanie liczby użytkowników nazwanych w podziale na moduły
i. Dostawa licencji oprogramowania w obszarze finansowo-księgowym
ii. Dostawa licencji oprogramowania w obszarze ewidencji majątku
iii. Dostawa licencji oprogramowania w obszarze logistyka
iv. Dostawa licencji oprogramowania w obszarze kontroling
b) uzasadnienie konieczności dostawy 5000 licencji na użytkowników nazwanych w świetle zakresu zamówienia (w tym szkolenia dla 150 osób).
Odpowiedź:
Liczba licencji jest różna dla poszczególnych modułów (obszarów) systemu, jednak są to fizycznie te
same osoby. Największą liczbę użytkowników przewiduje się w obszarze finanowo-księgowym, co wyznacza maksymalną liczbę licencji dla użytkowników nazwanych. Wykonawca ma oddzielnie wycenić wartość licencji dla każdego obszaru mimo, że są to te same fizycznie osoby i wpisać wycenę licencji odpowiednio w pp. 1.1, 2.1, 3.1, 4.1 formularza rzeczowo-cenowego (załącznik 4 do SIWZ).
obszar (moduł) systemu | liczba użytkowników nazwanych | liczba użytkowników jedn. zalog. |
finansowo-księgowy | 3000 | 300 |
ewidencji majątku | 2650 | 200 |
logistyki | 320 | 50 |
kontrolingu | 1800 | 150 |
Z uwagi na powyższe Zamawiający zmienia treść pkt 6 tabeli w rozdziale III.2.1: Obecnie jest:
Licencje na system muszą pozwalać na pracę nie mniej niż 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych lub pracę do 5000 użytkowników nazwanych2)
Powinno być:
Licencje na system muszą pozwalać na pracę nie mniej niż 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych lub pracę do 3000 użytkowników nazwanych2)
W związku z powyższą odpowiedzią Zamawiający zmienia zapis w pkt III.2.1 przypis 2 SIWZ.
Obecnie jest:
2) oferowany system musi umożliwiać pracę co najmniej 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych z możliwością zwiększania w przyszłości tej liczby, bądź 5000 użytkowników nazwanych. Poza w miarę stałą liczbą użytkowników systemu, takich jak służby finansowe kwestury i służby finansowe jednostek organizacyjnych potencjalnie wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu z szerokim repertuarem uprawnień; osoby zarządzające uczelnią, jednostkami organizacyjnymi, kierownicy projektów, planiści, bądź osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych będą pracowały z oferowanym systemem w ograniczonym czasie lub sporadycznie, ale bez ograniczenia zakresu wykorzystywanych funkcjonalności systemu np. jedynie do funkcji prezentacji danych. System musi umożliwiać przechodniość licencji w przypadku użytkowników nazwanych (wykorzystanie licencji przez użytkownika nowego, gdy poprzedni nie będzie już korzystał z systemu). System powinien posiadać mechanizm monitorowania wykorzystania ilości licencji w dowolnym momencie czasu.
Powinno być:
2) oferowany system musi umożliwiać pracę co najmniej 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych z możliwością zwiększania w przyszłości tej liczby, bądź 3000 użytkowników nazwanych. Poza w miarę stałą liczbą użytkowników systemu, takich jak służby finansowe kwestury i służby finansowe jednostek organizacyjnych potencjalnie wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu z szerokim repertuarem uprawnień; osoby zarządzające uczelnią, jednostkami organizacyjnymi, kierownicy projektów, planiści, bądź osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych będą pracowały z oferowanym systemem w ograniczonym czasie lub sporadycznie, ale bez ograniczenia zakresu wykorzystywanych funkcjonalności systemu np. jedynie do funkcji prezentacji danych. System musi umożliwiać przechodniość licencji w przypadku użytkowników nazwanych (wykorzystanie licencji przez użytkownika nowego, gdy poprzedni nie będzie już korzystał z systemu). System powinien posiadać mechanizm monitorowania wykorzystania ilości licencji w dowolnym momencie czasu.
Podział liczby użytkowników na obszary:
liczba | liczba |
obszar (moduł) systemu | użytkowników nazwanych | użytkowników jedn. zalog. |
finansowo-księgowy | 3000 | 300 |
ewidencji majątku | 2650 | 200 |
logistyki | 320 | 50 |
kontrolingu | 1800 | 150 |
Pytanie 86
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Infrastruktura Techniczna” - Całość rozwiązań sprzętowych i programowych po stronie Zamawiającego koniecznych do sprawnego działania Systemu, w tym serwery, pamięci masowe, osprzęt sieciowy, urządzenia archiwizacji danych”.
Prosimy o wprowadzenie do wzoru umowy zapisów, że Wykonawca nie będzie ponosić odpowiedzialności za opóźnienia w pracach wdrożeniowych wynikające z niezapewnienia przez Zamawiającego sprzętu i oprogramowania niezbędnego do realizacji przedmiotowego zamówienia, za które odpowiada Zamawiający.
Odpowiedź:
Zamawiający przychyla się do zmiany zapisów w umowie w paragrafie 6 poprzez dodanie ustępu 6 o treści:
„6. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia sprzętu i oprogramowania niezbędnego do realizacji zamówienia, a nieujętego w załączniku 1.C do SIWZ. Wykonawca nie będzie odpowiedzialny za opóźnienia w pracach wdrożeniowych wynikające z nienależytego wykonania przez Zamawiającego zobowiązania w/w zakresie.”
Pytanie 87
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011:
„Awaria Krytyczna - Wada polegająca na krytycznym pogorszeniu się funkcjonowania Systemu lub krytycznemu zakłóceniu dostępu do Systemu lub modułu. Awaria krytyczna w praktyce uniemożliwia korzystanie z wdrożonego Systemu (lub jego części)”
„Błąd Systemu - Wada powodująca pogorszenie funkcjonalności lub wydajności Systemu, która ma wpływ na jakość eksploatacji Systemu. Wada powodująca niemożność korzystania z istotnych elementów/funkcji Systemu, przerwy w pracy Systemu, lub poważne obniżenie liczby dostępnych połączeń z Systemem”
„Nieprawidłowość w Pracy Systemu - Niezgodność niemająca istotnego wpływu na eksploatację Systemu, związana ze sprawnością obsługi wyrywkowego procesu. Nie wstrzymuje ona pracy całości lub części Systemu”
„Wada - Niesprawność Systemu, w szczególności niezgodność Systemu z umową. Wada może mieć postać awarii krytycznej, błędu Systemu lub nieprawidłowości w pracy Systemu, która wpływa na brak możliwości korzystania z Systemu przez Xxxxxxxxxxxxx zgodnie z jego przeznaczeniem”
Prosimy o wprowadzenie do wzoru umowy zapisów, że Wykonawca nie będzie ponosić odpowiedzialności za awarie wynikające z problemów leżących po stronie sprzętu i oprogramowania niezbędnego do realizacji przedmiotowego zamówienia, za które odpowiada Zamawiający.
Odpowiedź:
Zamawiający przychyla do zapisu odnośnie awarii sprzętu i oprogramowania ujętego w pkt 2 w załączniku 1C do SIWZ, Zamawiający wprowadza zapisy do paragrafu 18 umowy w Załączniku nr 5
do SIWZ o następującej treści:
Wykonawca nie będzie ponosić odpowiedzialności za awarie wynikające z problemów leżących po stronie sprzętu i oprogramowania niezbędnego do realizacji przedmiotowego zamówienia, za które odpowiada Zamawiający.
Pytanie 88
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011; § 11 Organizacja wdrożenia – „System zlokalizowany zostanie w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku. Pełna funkcjonalność Systemu powinna być dostępna we wszystkich jednostkach organizacyjnych Zamawiającego zlokalizowanych w Polsce.”
Prosimy o wyjaśnienie
a) ile lokalizacji ma zostać objętych wdrożeniem?
b) czy system ma obsługiwać funkcjonalność wielofirmowości czy wieloodziałowości?
c) ilu użytkowników *w podziale na moduły systemu+ będzie pracować na systemie w poszczególnych lokalizacjach *w podziale na lokalizacje+?
d) jak wygląda infrastruktura sieciowa poszczególnych lokalizacji w zakresie dostępu do sieci Internet (w tym przepustowość) lub jaką przepustowością sieci WAN dysponują lokalizacje?
e) jaką przepustowością sieci dysponuje Politechnika Gdańska? Czy jest to łącze symetryczne?
Odpowiedź:
a) Planowane jest objęcie wdrożeniem jednej lokalizacji Zamawiającego w Gdańsku. Nie wyklucza to potrzeby funkcjonalności obsługi w przyszłości oddziału (filii) zlokalizowanej w innym mieście pod innym adresem. Ponadto z dowolnego miejsca w Polsce powinien być dostęp do systemu zarówno dla cienkiego, jak i grubego klienta.
b) Obsługa oddziału (filii) powinna być realizowana na zasadach organizacyjnego wyodrębnienia jednostki stanowiącej ten sam podmiot, co Politechnika Gdańska, z możliwością agregacji danych na poziomie centralnym na równi z innymi jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego.
c) Zamawiający obecnie nie posiada oddziału (filii), więc nie może określić jego wielkości.
d) W przypadku uruchomienia oddziału (filii) Zamawiający będzie starał się uzyskać wymaganą przez system przepustowość.
e) W ramach obecnej lokalizacji Zamawiający dysponuje siecią o przepustowości 1 Gb na torach światłowodowych do głównych jednostek organizacyjnych i co najmniej przepustowością 10 Mb do użytkownika końcowego w obie strony.
Pytanie 89
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011; § 18 Gwarancja i rękojmia za wady
„1. Wykonawca udzieli Zamawiającemu gwarancji na stabilne, wydajne i zgodnie z umową działanie Systemu na okres 36 miesięcy licząc od podpisania protokołu odbioru końcowego”
Prosimy o wyjaśnienie – czy w/w gwarancja ma obejmować również wsparcie producentów oprogramowania narzędziowego i systemowego niezbędnego do wdrożenia i funkcjonowania systemu eKwestura (bazy danych, warstwa pośrednia, itp.)?
Odpowiedź:
Gwarantem wobec Zamawiającego ma być Wykonawca, a nie osoby trzecie w tym producenci oprogramowania Systemowego. Wykonawca ma udzielić gwarancji na stabilne, wydajne i zgodne z umową działanie Systemu współpracujące z oprogramowaniem Systemowym.
Wsparcie po wdrożeniu ma obejmować zarówno System, jak i oprogramowanie niezbędne do pracy sytemu dostarczone zgodnie z załącznikiem nr 1c do SIWZ i ujęte w poz. 1.3 formularza rzeczowo- cenowego (załącznik nr 4 do SIWZ).
Pytanie 90
Zgodnie z SIWZ III.1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
„Realizacja migracji
Migracja danych do systemu informatycznego powinna uwzględniać:
• migrację istniejących danych z systemów Zamawiającego do systemu Wykonawcy
• możliwość masowego wprowadzania nowych danych do systemu informatycznego przy pomocy pośredniego trybu (np. plików CSV), eliminującego ręcznego wprowadzania.”
Prosimy o wyjaśnienie:
a) czy Zamawiający jest w stanie dostarczyć dane do migracji z aktualnie używanego systemu w formacie uzgodnionym na etapie analizy przedwdrożeniowej?
b) czy Zamawiający posiada dokumentację techniczną opisująca struktury danych w aktualnie użytkowanym systemie?
c) czy Zamawiający posiada wsparcie producenta aktualnego oprogramowania w celu przygotowania danych do migracji?
d) czy Zamawiający może wskazać obszary funkcjonalne, w których przewiduje migrację danych oraz wskazać systemy, z których dane będą migrowane?
Odpowiedź:
a) Zamawiający zakłada automatyczną migrację danych (bez ręcznych czynności Zamawiającego) do Systemu z baz danych eksploatowanych systemów informatycznych, bądź w skrajnym przypadku z wykazów utrzymywanych przy użyciu programu MS Excel. Nośnikami danych będą pliki w formacie XML lub CSV i TXT, w formacie uzgodnionym w fazie realizacji założeń konfiguracyjnych.
b) Zamawiający zamieścił w SIWZ niezbędne informacje do przygotowania wyceny oferty.
c) Zamawiający posiada pełną wiedzę na temat struktur danych, niezbędną do przygotowania plików migracyjnych. Za poprawność danych w plikach przygotowanych do migracji według uzgodnionych formatów odpowiada Zamawiający, a od strony poprawności w systemie odpowiada Wykonawca, a ściślej mechanizmy walidacji danych, w które wyposażony jest system, bądź mechanizmu uruchomione na czas migracji.
d) Przedmiotem migracji danych będą wszystkie dane słownikowe oraz utrzymywane kartoteki, jak np. kartoteka środków trwałych i wyposażenia, kartoteka kontrahentów, kartoteka materiałów, kartoteka projektów itp.
W przybliżeniu ilość migrowanych danych z podstawowych kartotek wynosi:
- kartoteka środków trwałych i wyposażenia - 80.000 zapisów,
- kartoteka kontrahentów - 35.000 zapisów,
- kartoteka czynnych asortymentów materiałowych - 20.000 zapisów,
- kartoteka aktywnych projektów - 10.000 zapisów,
Pytanie 91
Zgodnie z SIWZ III.1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA; Realizacja szkoleń
• „dla p. 1.2 sugeruje się przeszkolenie 50 osób, po 40 godzin dla grupy, co daje 200 godz.
• dla p. 2.2 sugeruje się przeszkolenie 20 osób, po 20 godzin dla grupy, co daje 40 godz.
• dla p. 3.2 sugeruje się przeszkolenie 40 osób, po 20 godzin dla grupy, co daje 80 godz.
• dla p. 4.2 sugeruje się przeszkolenie 40 osób, po 15 godzin dla grupy, co daje 60 godz.”
Prosimy o wyjaśnienie czy w/w godziny to godziny zegarowe czy dydaktyczne (45 min.)?
Odpowiedź:
Zamawiający nie definiuje tzw. „godzin dydaktycznych”, więc wg obecnych jednostek SI jedna godzina to 60 minut.
Pytanie 92
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011; § 18 Gwarancja i rękojmia za wady
„1. Wykonawca udzieli Zamawiającemu gwarancji na stabilne, wydajne i zgodnie z umową działanie Systemu na okres 36 miesięcy licząc od podpisania protokołu odbioru końcowego”
Prosimy o wyjaśnienie czy w/w zapis odnosi się jedynie do zamówienia podstawowego?
Odpowiedź:
Zapis odnosi się do zamówienia podstawowego oraz do zamówienia objętego prawem opcji, jednak w wymiarze odpowiednim dla danego obszaru, zgodnie z rozdziałem IV SIWZ.
Pytanie 93
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011; § 3 Terminy umowne
„Termin realizacji w zakresie wsparcia po wdrożeniu liczony od odbioru końcowego danego obszaru Systemu wynosi:
1) obszar Finansowo- księgowy – 36 miesięcy
2) obszar Ewidencji majątku – 36 miesięcy
3) obszar Logistyki – 35 miesięcy
4) obszar Kontrolingu – 30 miesięcy”
Prosimy o wyjaśnienie czy zakres „wsparcia po wdrożeniu” w zakresie usuwania błędów w oprogramowaniu odnosi się do zapisów ujętych w „§ 18 Gwarancja i rękojmia za wady” pkt. 2?
Odpowiedź:
Zapisy dotyczące zakresu „wsparcia po wdrożeniu” nie odnoszą się do zapisów ujętych w § 18 ustęp 2 (gwarancja) załącznika nr 5 (umowa) do SIWZ. Gwarant udziela 36 miesięcznej gwarancji i ponosi w tym okresie odpowiedzialność za wady Systemu. W ramach usługi „wsparcia po wdrożeniu” Wykonawca zobowiązany jest do usuwania błędów, które nie stanowią wad (rozdział
III.1 strona 6 SIWZ).
Pytanie 94
Zgodnie z SIWZ III.2.1. Podstawowe wymagania dotyczące systemu; Magazyn pkt. 23 „System musi umożliwiać wycenę księgową rozchodu magazynu według średniej ważonej, FIFO, LIFO, LOT, ceny ewidencyjnej”
Proszę o informację, dla jakich magazynów Zamawiającego prowadzona jest obecnie wycena LIFO?
Odpowiedź:
Obecnie wycena LIFO nie jest stosowana w żadnym z magazynów zamawiającego. Jednakże taki sposób wyceny rozchodów materiałów z magazynu przewidziany jest ustawą
o rachunkowości i zamawiający chce mieć taką funkcjonalność.
Pytanie 95
Zgodnie z SIWZ III.2.1. Podstawowe wymagania dotyczące systemu „oferowany system musi umożliwiać pracę co najmniej 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych z możliwością zwiększania w przyszłości tej liczby, bądź 5000 użytkowników nazwanych. Poza w miarę stałą liczbą użytkowników systemu, takich jak służby finansowe kwestury i służby finansowe jednostek organizacyjnych potencjalnie wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu z szerokim repertuarem uprawnień; osoby zarządzające uczelnią, jednostkami organizacyjnymi, kierownicy projektów, planiści, bądź osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych będą pracowały z oferowanym systemem w ograniczonym czasie lub sporadycznie, ale bez ograniczenia zakresu wykorzystywanych funkcjonalności systemu np. jedynie do funkcji prezentacji danych.”
Prosimy o:
• wyjaśnienie w jakim zakresie z systemu Kwestura mają „potencjalnie” korzystać „wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu”.
• sprecyzowanie jaki udział w liczbie użytkowników nazwanych *5000 licencji+ stanowią studenci oraz pracownicy spoza służb finansowych uczelni?
• doprecyzowanie określenia „potencjalnie wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu z szerokim repertuarem uprawnień”
Odpowiedź:
Zamawiający zakłada dla wszystkich użytkowników jednakową moc licencji mimo nadawania im różnego zakresu odpowiedzialności i uprawnień w użytkowaniu systemu.
W kontekście ostatniego stwierdzenia o mocy licencji, Zamawiający nie widzi zasadności rozróżniania użytkowników nazwanych, których liczba w przybliżeniu ma rozkład:
grupa użytkowników nazwanych | liczba użytkowników |
służby finansowe kwestury | 50 |
służby finansowe jednostek org. | 90 |
osoby zarządzające uczelnią | 10 |
osoby zarządzające jednostkami org. | 270 |
kierownicy projektów | 700 |
osoby pracujące w zastępstwie | 50 |
pozostali pracownicy | 1800 |
studenci | 30 |
W przypadku studentów w liczbie około 25.000 System z wykorzystaniem 3 warstwowej technologii i API będzie integrowany z systemem informatycznym Zamawiającego - eDziekanat celem wymiany on-line danych dotyczących np. studenckich płatności, zobowiązań i należności na koncie 200.
W przypadku wszystkich pracowników nie ogranicza się licencji do uprawnień dostępu do danych jedynie na odczyt, ale z możliwością wszystkich operacji w zakresie ustalonego zakresu np. wprowadzanie zapotrzebowania na zaliczki, rozliczanie delegacji, zgłaszanie niezgodności w przydziale sprzętu pod osobisty nadzór itp.
Pytanie 96
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. A.19 „System powinien umożliwiać dostęp do wszystkich funkcji każdego modułu przez przeglądarkę WWW”
Prosimy o wskazanie jaka liczba punktów jest określona dla tego wymagania w kolumnie „Punkty -
*4+”?
Odpowiedź:
Zamawiający ustala, że liczba punktów w kolumnie *4+ załącznika nr 1a do SIWZ wynosi trzy (3).
Pytanie 97
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. A.3 „System powinien umożliwiać dodawania kolejnych funkcjonalności w ramach komponentu bez negatywnego wpływu na czytelność, wydajność i poprawność przetwarzania”.
Prosimy o doprecyzowanie w/w wymagania. W jaki sposób Zamawiający zamierza weryfikować
„czytelność, wydajność i poprawność przetwarzania”?
Odpowiedź:
Zamawiający będzie weryfikował „czytelność, wydajność i poprawność przetwarzania” po dodaniu kolejnych funkcjonalności przez porównanie działania Systemu przed wprowadzeniem zmiany, a
następnie po zmianie - wpływ na czytelność (interfejs GUI), wydajność (czasy przetwarzania w systemie), poprawność (porównywanie wyników przetwarzania) dla wybranych funkcji systemu.
Pytanie 98
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. A.4 „System powinien zachować taką samą stabilność i wydajność pracy niezależnie od wzrostu liczby użytkowników.”
Prosimy o doprecyzowanie w/w wymagania. Dla jakiej maksymalnie liczby użytkowników jednoczesnych ma zostać zachowana „stabilność i wydajność pracy” w systemie?
Odpowiedź:
Stabilność i wydajność pracy powinna być niezmienna przy wzrastającej liczbie użytkowników do maksymalnej ich liczby, tj. 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych.
Pytanie 99
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. B.2 „Dane z wprowadzanych dokumentów powinny być niezwłocznie dostępne we wszystkich komponentach systemu.”
Prosimy o potwierdzenie, że w/w wymaganie odnosi się do tych sytuacji, gdy jest to celowe i zasadne z punktu widzenia rachunkowości.
Odpowiedź:
Dokument wprowadzany do systemu może być tworzony (uzupełniany) w kilku podejściach, chociażby na ścieżce jego akceptacji. Z punktu widzenia przepisów o rachunkowości kompletny i zaakceptowany dokument będzie miał swoje odzwierciedlenie na kontach finansowych w księdze głównej. Zamawiającemu zależy na dostępności tego dokumentu we wszystkich komponentach systemu, a przede wszystkim w module kontrolingu lub raportowania już na pierwszym etapie jego wprowadzenia do systemu.
Pytanie 100
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. B.3 „Na każdym etapie przechowywania dokumentu w repozytorium powinny być dostępne operacje – wyszukania, pobrania, kontrola praw dostępu dla użytkownika, uzyskanie informacji o aktualnym stanie (wprowadzony, zatwierdzony, zaksięgowany itp.), odtworzenie przebiegu operacji wykonanych na dokumencie.”
Prosimy o wyjaśnienie co Zamawiający rozumie przez pojęcia:
a) Dokument
b) Repozytorium
c) Operacja pobrania
d) Operacja kontroli praw dostępu dla użytkownika
Odpowiedź:
a) Zamawiający rozumie przez dokument elektroniczny zapis w Systemie reprezentujący fizyczny bądź wirtualny dokument dostarczany do Systemu w różnych obszarach (np. faktura zakupu, elektroniczny wyciąg bankowy)
b) Zamawiający pod pojęciem „repozytorium dokumentów źródłowych” rozumie mechanizm dostępu do logicznej bazy dokumentów źródłowych gromadzonych w systemie niezależny od dostępu do wybranych dokumentów w ramach danej funkcjonalności. Podstawową funkcjonalnością tu wymaganą jest możliwość wyodrębniania przy pomocy identyfikatora dokumentu lub określonych jego atrybutów dowolnego dokumentu i jednoczesnego zestawiania różnych typów dokumentów np. zamówienia na sprzęt z fakturą zakupu i dokumentem OT w ewidencji majątku.
c) Przez operację pobrania Zamawiający rozumie dostęp do wskazanego dokumentu z uprawnieniami
zapisu i odczytu.
d) Zamawiający rozumie kontrolę praw dostępu dla użytkowników, jako mechanizm kontrolujący zakres uprawnień poszczególnego użytkownika do dokumentów.
Pytania 101
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. B.5 „System powinien umożliwiać eksploatację systemu odrębnie dla poszczególnych podmiotów gospodarczych np. filii uczelni z jednoczesną konsolidacją na poziomie centralnym.”
Prosimy o wyjaśnienie, czy w związku z wyżej wymienionym wymaganiem Zamawiający oczekuje systemu obsługującego „wielofirmowość” (osobne podmioty księgowe, osobne numery REGON i NIP)?
Odpowiedź:
System powinien umożliwiać jego eksploatację w odrębnym oddziale (filii) Zamawiającego o innej lokalizacji (inny adres), ale nie jako odrębny podmiot gospodarczy tzn. inny NIP, REGON itp.
Z odrębnego charakteru działalności oddziału (filii) może wynikać potrzeba prowadzenia odrębnej księgi głównej podlegającej konsolidacji na etapie sporządzania bilansu Zamawiającego.
Pytanie 102
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. B.29 „System powinien umożliwiać wymianę danych z programem typu MS Excel i wykorzystanie go, jako narzędzia do obróbki i wizualizacji danych uzyskanych z systemu”.
Prosimy o wyjaśnienie zakresu „wymiany danych z programem typu MS Excel”.
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje wymiany danych w zakresie wszystkich danych Systemu.
Pytanie 103
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. C.11 „System powinien umożliwiać definiowanie uprawnień do wybranych projektów, grup dokumentów”.
Prosimy o wyjaśnienie co Zamawiający rozumie przez określenie „definiowanie uprawnień do wybranych projektów, grup dokumentów”?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje funkcjonalności umożliwiającej przyporządkowanie uprawnionych użytkowników do poszczególnych projektów, którzy mogliby przeglądać lub/i modyfikować. Analogiczna sytuacja dotyczy dokumentów, ale w celu łatwiejszego definiowania uprawnień operowaniu na grupach dokumentów.
Pytanie 104
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. C.18 „System powinien posiadać mechanizmy obsługujące podpis elektroniczny wg ustawy o podpisie elektronicznym”
Prosimy o szczegółowe wyjaśnienie w jakim zakresie system ma obsługiwać podpis elektroniczny?
Odpowiedź:
System musi być przygotowany, aby wprowadzane w systemie dokumenty takie jak, przykładowo: faktura sprzedaży, zamówienie, itp. były podpisywane podpisem elektronicznym zgodnym z ustawą o podpisie elektronicznym i tym samym były możliwe do wysyłania wyłącznie w formie elektronicznej poza jednostki Zamawiającego. Wymaganie może także dotyczyć wybranych
dokumentów wewnętrznych Zamawiającego, zwłaszcza w zakresie zapotrzebowania, zakupu, oraz budżetowania.
Pytanie 105
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. M.2 „System powinien umożliwiać grupowanie zapotrzebowań po indeksach i jednostkach organizacyjnych oraz po kodach artykułów”
Prosimy o wyjaśnienie:
a) różnicy pomiędzy „indeksem” a „kodem artykułu”?
b) co Zamawiający rozumie przez „grupowanie zapotrzebowań”?
Odpowiedź:
Zamawiający wymaga grupowania listy zapotrzebowań po indeksach kartotekowych (identyfikatorach), jednostkach organizacyjnych (zgodnie ze słownikiem jednostek) oraz po kodach artykułów, czyli wszystkich polach, które są zawarte w kartotece artykułu i mają charakter atrybutu artykułu.
Pytanie 106
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. O.2 „System powinien umożliwiać wygenerowanie zamówienia zakupu w referencji do umowy”
Prosimy o wyjaśnienie, co Zamawiający rozumie przez określenie „wygenerowanie zamówienia zakupu w referencji do umowy”?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje funkcjonalności tworzenia automatycznego zamówienia zakupu na podstawie danych zawartych w Systemie, a dokładniej z wykorzystaniem danych z wcześniej wprowadzonej umowy.
Pytanie 107
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. rg.7 „Zestawienie ilości zliczonej i zaksięgowanej”.
Prosimy o wyjaśnienie, czy w/w wymaganie odnosi się do inwentaryzacji?
Odpowiedź:
Zestawienie wykazane w poz. rg.7 w załączniku nr 1a do SIWZ służy do uzgadniania stanów ilościowych między stanem magazynowym w magazynie, a stanami ujętymi w księgach rachunkowych.
Pytanie 108
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. rg.3 „Stan ilościowo wartościowy na dowolny dzień bieżący lub historyczny dla indeksu, magazynu lub grupy”
Prosimy o wyjaśnienie określenia „grupy”. Czy Zamawiający oczekuje przedstawienia stanu dla towarów z grupy czy podsumowanie grupy?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje przedstawienia stanu ilościowo-wartościowego dla poszczególnych artykułów w ramach wybranej lub zdefiniowanej grupy artykułów.
Pytanie 109
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. rg.2 „Zestawienie indeksów materiałowych wg ilości i wartości” oraz pkt. rg.3
„Stan ilościowo wartościowy na dowolny dzień bieżący lub historyczny dla indeksu, magazynu lub grupy”
Prosimy o wyjaśnienie czym będzie różniło się zestawienie z pkt. rg.2 od zestawienia *dla indeksów+ z pkt. rg.3?
Odpowiedź:
Zamawiający wyjaśnia, że pkt. rg2 dotyczy zestawienia ilościowo-wartościowego poszczególnych indeksów, a pkt. rg.3 dotyczy szerszego zakresu informacji w przekroju nie tylko poszczególnego indeksu, ale zadanej grupy indeksów, a także stanu poszczególnych magazynów.
Pytanie 110
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. rf.1 „Zestawienie dokumentów zleceń wg klientów, zadanego okresu, indeksów materiałowych, jednostek gospodarczych”
Prosimy o wyjaśnienie czy zestawienie ma prezentować zlecenia czy faktyczną sprzedaż?
Odpowiedź:
Zestawienie wykazane w poz. rf.1 w załączniku nr 1a do SIWZ dotyczy z faktycznej realizacji sprzedaży.
Pytanie 111
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. re.9 „Raport o obrotach z dostawcami, po dostawczym indeksie, wartości zamówień”
Prosimy o doprecyzowanie zakresu w/w raportu. Jakich danych oczekuje Zamawiający?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje raportu na podstawie danych zawartych w systemie umożliwiających sporządzenie zestawienia obrotów według dostawców w podziale na zakupione indeksy oraz w podziale na zamówienia zakupu (wartościowo).
Pytanie 112
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. S.13 „System powinien umożliwiać zliczanie ilości przy użyciu czytników kodów kreskowych”.
Prosimy o wyjaśnienie czy w w/w wymaganiu Zamawiający ma na myśli kolektory danych? Z jakich kolektorów danych/czytników kodów kreskowych korzysta obecnie Zamawiający?
Odpowiedź:
Zamawiający wyjaśnia, że ma na myśli terminale kodów kreskowych i ich użycie opisane jest w załączniku nr 10 do SIWZ, a w rozdziale IIIp.2.4 na stronie 33 SIWZ podane zostały parametry urządzeń obecnie stosowanych przez Zamawiającego.
Pytanie 113
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. S.11 „System powinien umożliwiać wprowadzanie korekt dokumentów PZ, PW, RW i WZ z przywołaniem dokumentu korygowanego”.
Prosimy o wyjaśnienie co oznacza określenie „z przywołaniem dokumentu korygowanego” – czy Zamawiający ma na myśli wybór podstawy korekty?
Odpowiedź:
Zamawiający ma na myśli dokument, który był podstawą wystawienia dokumentu korygowanego. Zamawiający oczekuje takiej funkcjonalności, że podczas wprowadzania dokumentu korekty, będzie mógł skorzystać z dokumentu pierwotnego (znajdującego się w Systemie) i informacja o tym
dokumencie zostanie zapisana na korekcie.
Pytanie 114
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. S.4 „System powinien umożliwiać stworzenie dokumentu wydania w referencji do zlecenia sprzedaży i zlecenia zwrotu”.
Prosimy o wyjaśnienie określenia „zlecenie zwrotu”.
Odpowiedź:
Zamawiający wyjaśnia, że System powinien umożliwiać stworzenie dokumentu wydania i zwrotu w referencji do zlecenia sprzedaży. Dokument zwrotu definiowany jest, jako dokument wydania ze znakiem przeciwnym na pozycjach ilościowych, może np. wystąpić w sytuacji zwrotu na magazyn sprzedanego towaru w ramach zgłoszonej reklamacji.
Pytanie 115
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. P.30 „System powinien umożliwiać definiowanie sprzedaży cyklicznej wraz z określeniem fakturowania”.
Prosimy o wyjaśnienie określenia „definiowanie sprzedaży cyklicznej”. Czy Zamawiający ma na myśli miesiąc, rok, konkretny harmonogram?
Odpowiedź:
Zamawiający przez określenie „definiowanie sprzedaży cyklicznej” rozumie możliwość definiowania dla wybranego kontrahenta lub grupy kontrahentów automatycznego generowania i wydruku dokumentu sprzedaży. Wydruki te powinny się charakteryzować identyczną treścią, określoną częstotliwością drukowania (przeważnie raz na miesiąc), wyznaczonym okresem cykli i możliwością kopiowania istniejącej w Systemie faktury, jako szablonu do aktualnie wprowadzanej faktury.
Pytanie 116
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. P.28 „System powinien umożliwiać automatyczne przenoszenie danych z umowy do faktury sprzedaży”.
Prosimy o doprecyzowanie zakresu danych, o których mowa w w/w wymaganiu.
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje wykorzystania danych zawartych w umowie, która wcześniej została zaewidencjonowana w Systemie do tworzenia faktury sprzedaży np. takich jak podmiot umowy, przedmiot umowy, warunki handlowe i inne zdefiniowane dane w umowie w fazie konfiguracji wdrożenia.
Pytanie 117
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. P.21 „System powinien umożliwiać wystawianie zbiorczej faktury korygującej do kilku dokumentów”.
Prosimy o wyjaśnienie jakiego mechanizmu oczekuje Zamawiający w związku z w/w wymaganiem? Przykładowo - jeśli system posiada następujący mechanizm: korekta polega na udzieleniu np. 10% rabatu do wybranych faktur, generuje się wówczas paczka korekt i jeden dokument, na którym zbiorczo pokazana jest wartość poszczególnych korekt – czy Zamawiający uzna wymaganie P.21 za spełnione?,
Odpowiedź:
Zamawiający przychyla się do sformułowanego mechanizmu wystawienia zbiorczej faktury korygującej do kilku faktur sprzedaży.
Pytanie 118
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. P.17 „System powinien umożliwiać kopiowanie cen i warunków handlowych ze zlecenia sprzedaży do faktury”.
Prosimy o wyjaśnienie:
a) czy przez zlecenie Zamawiający rozumie zamówienie obce?
b) o jakich warunkach handlowych jest mowa w w/w wymaganiu?
Odpowiedź:
a) Zamawiający traktuje zlecenie sprzedaży, jako zlecenie obce oraz zlecenia własne.
b) Zamawiający, jako warunki handlowe rozumie np. dane kontrahenta, sposób dostawy, termin płatności i inne występujące w zleceniu sprzedaży.
Pytanie 119
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. P.15 „System powinien umożliwiać zdefiniowanie ciągnionej numeracji odrębnie dla każdej jednostki organizacyjnej”.
Prosimy o wyjaśnienie o jakiej numeracji jest mowa w w/w wymaganiu?
Odpowiedź:
Wymaganie P15 znajduje się w części obsługi sprzedaży, więc wszystkie dokumenty obsługujące procesy sprzedaży takie jak zlecenia sprzedaży, faktury sprzedaży powinny mieć oddzielny numerator dla jednostki organizacyjnej.
Pytanie 120
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. P.13 „System powinien umożliwiać wystawienie faktury w języku obcym”.
Prosimy o dokładne wskazanie w jakich językach obcych system ma umożliwiać wystawienie faktury?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje funkcjonalności, aby formatka faktury poza językiem polskim była możliwa do zdefiniowania w języku angielskim, ale z zastrzeżeniem wpisywania treści do faktury przez użytkownika w różnych językach, np. znajdujących się dostępnie w systemie Windows.
Pytanie 121
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. P.9 „System powinien umożliwiać wystawienie faktury sprzedaży, gdzie kwota netto zostanie wyrażona w walucie obcej, a VAT w PLN”.
Prosimy o wyjaśnienie w jakich sytuacjach znajdzie zastosowanie w/w funkcjonalność w praktyce i na jakiej podstawie prawnej Zamawiający oparł w/w wymaganie?
Odpowiedź:
Funkcjonalność ta będzie miała zastosowanie w przypadku wystawiania faktur wyrażonych w walutach obcych. Podstawa prawna §5 ust. 6 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011
r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Pytanie 122
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. E.10 „System powinien posiadać definiowalny przez użytkownika słownik okresów sprawozdawczych”.
Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ma na myśli definiowanie lat obrotowych krótszych/dłuższych niż 12 m-cy?
Odpowiedź:
Poprzez definiowalny słownik okresów sprawozdawczych Zamawiający rozumie zapisy ustawy o rachunkowości w art. 3 ust. 1 pkt. 8 i 9
Pytanie 123
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. E.17 „System powinien umożliwiać wprowadzenia dowolnej treści z każdej pozycji dowodu księgowego umieszczanym w wskazanym koncie księgowym, jako opis operacji gospodarczej”.
Prosimy o wyjaśnienie jakie „dowolne treści z każdej pozycji dowodu księgowego” ma na myśli Zamawiający?
Odpowiedź:
Poprzez dowolną treść Zamawiający rozumie wpis dokonany ręcznie do każdej pozycji dekretu.
Pytanie 124
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. E.27 „System powinien umożliwiać uzyskiwanie informacji o miejscu przechowywania dokumentu źródłowego”
Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ma na myśli miejsce przechowywania papierowego dokumentu źródłowego?
Odpowiedź:
Zamawiający, poprzez „system powinien umożliwiać uzyskanie informacji o miejscu przechowywania dokumentu źródłowego” rozumie miejsce przechowywania dokumenty w formie papierowej.
Pytanie 125
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. E.31 „System powinien umożliwiać definiowanie różnych formatek dokumentów zapewniających rozproszone ich wprowadzanie do repozytorium dokumentów systemu”.
Prosimy o wyjaśnienie o jakich dokumentach jest mowa w w/w wymaganiu?
Odpowiedź:
Poszczególne dokumenty w zależności od miejsca ich wprowadzania do systemu w ramach rozproszonego wprowadzania danych mogą mieć odmienną formatkę dopasowaną do roli tego dokumentu i służb finansowych je wprowadzających.
Zamawiający oczekuje możliwości edycji formatek wszystkich dokumentów poprzez:
- dodanie nowej zakładki zawierającej nowe definiowane pola
- modyfikacji istniejącej zakładki poprzez zdefiniowanie nowych pól
- modyfikacji nazwy opisujące istniejące pola.
Pytanie 126
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. E.33 „System powinien umożliwiać automatyczne wystawiania dokumentów KP i KW oraz bieżące ich księgowanie”.
Prosimy o wyjaśnienie na jakiej podstawie ma następować automatyczne wystawianie dokumentów KP i KW?
Odpowiedź:
System powinien posiadać mechanizmy generowania dokumentów KP i KW na podstawie zdarzeń finansowych, (np. awizo wniosku o zaliczkę, sprzedażowa faktura VAT gotówkowa, lista wypłat wynagrodzeń dla konkretnego pracownika) prowadzących do rozliczeń kasowych poprzez wydruk tych dokumentów. Zdarzenia, o których mowa powinny dla określonego kontrahenta tworzyć kolejkę oczekujących dokumentów KP i KW, które zostaną wydrukowane po akceptacji kasjera.
Pytanie 127
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. G.4 „System powinien umożliwiać kontrolę wysokości środków na rachunku bankowym pozwalających na realizację generowanego przelewu bankowego”.
Prosimy o sprecyzowanie w jakim momencie ma następować kontrola? Czy w chwili generacji przelewu?
Odpowiedź:
Kontrola środków finansowych na rachunku bankowym ma być dokonywana w trakcie wprowadzania dokumentu źródłowego, który generuje polecenie przelewu.
Pytanie 128
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. G.5 „System powinien umożliwiać rozliczanie transakcji w innej walucie niż widniejącej na dokumencie - przewalutowanie dla rozrachunków i płatności na dowolny dzień w roku bez ograniczenia liczby takich operacji”.
Prosimy o doprecyzowanie w/w wymagania. Czy Zamawiający ma na myśli np. połączenie rozrachunku w USD z płatnością w PLN? Czy może o przeliczenie rozrachunku z USD na PLN, a potem z PLN na EUR i jeszcze później z EUR na CHF?
Odpowiedź:
Poprzez „system powinien umożliwić rozliczanie transakcji w innej walucie niż widniejącej na dokumencie” Zamawiający rozumie, że System dokona automatycznego przeliczenia parytetu walut w przypadku, gdy przelew środków finansowych będzie dokonany w innej walucie niż widniejąca na dokumencie źródłowym.
Pytanie 129
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. H.1 „System powinien umożliwiać przechodzenie bezpośrednio z rejestru VAT do dokumentu źródłowego w celu modyfikacji danych związanych z rozliczeniem VAT np. zmiana przypisania dokumentu do okresu”.
Prosimy o wyjaśnienie jakie dane mają być modyfikowane?
Odpowiedź:
Modyfikacje powinny dotyczyć wyłącznie rozliczeń z tytułu podatku VAT między innymi takich, jak przyporządkowanie dokumentu do odpowiedniego okresu, przyporządkowanie dokumentu do odpowiedniego rejestru VAT np. pozostałe zakupy, zakup środków trwałych.
Pytanie 130
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. I.11 „System powinien umożliwiać wielopoziomową akceptację faktury”.
Prosimy o wyjaśnienie co Zamawiający rozumie przez „wielopoziomową akceptację faktury”?
Odpowiedź:
System powinien wielopoziomową akceptację faktury polegającą na jej akceptacji w kolejnych krokach przez upoważnione osoby w ramach ustalonej ścieżki akceptacji dokumentu.
Pytanie 131
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. J.5 „System powinien umożliwiać zdefiniowanie różnych wzorów wezwania do zapłaty oraz po upływie terminu płatności automatycznie generowanie wezwanie do zapłaty, a w przypadku braku wpłaty w ciągu 14 dni od wysłania wezwania generowanie kolejnego wezwanie według innego wzoru”.
Prosimy o wyjaśnienie jakie proces ma następować „automatycznie”, a jaki ma być inicjowany przez użytkownika?
Odpowiedź:
Proces inicjowany przez użytkownika:
Zamawiający, planuje opracować kilka wzorów wezwań do zapłaty o różnej treści. Kolejność wysyłanych wezwań będzie ustalona przez Zamawiającego.
Proces inicjowany automatycznie:
Zamawiający zakłada, że pierwsze wezwanie zostanie wygenerowane przez System automatycznie po upływie terminu spłaty należności, natomiast kolejne generowane będą w 14 dniowych odstępach czasu, w przypadku braku płatności. Proces generowania wezwań do zapłaty ma się odbywać w pełni automatycznie.
Pytanie 132
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. L.1 „Kartoteka majątku powinna zawierać następujące dane: numer inwentarzowy; odpowiadający numerowi kod kreskowy (dla pozycji przeniesionych ze starego sytemu
– zachowany stary numer inwentarzowy); nr środka nadrzędnego/podrzędnego; nazwa pozycji majątku; dane identyfikujące (nr seryjny); numer projektu i inne wymiary analityczne wg przyjętej struktury; użytkownik, osoba odpowiedzialna materialnie; Informacja o stanie pozycji majątku: nowe/używane”.
Prosimy o wyjaśnienie jakie „inne wymiary analityczne wg przyjętej struktury” Zamawiający ma na myśli i w jakim celu kartoteka majątku powinna zawierać te dane?
Odpowiedź:
Zamawiający w poz. L.1 w załączniku nr 1a do SIWZ wymaga funkcjonalności umożliwiającej definiowanie w kartotece majątku nowych atrybutów opisujących pozycje majątku z wykorzystaniem struktur danych opisanych w rozdziale III.3 SIWZ np. konkretne zadanie projektu ze struktury projektów, konkretną jednostkę organizacyjną ze struktury organizacyjnej uczelni itp.
Pytanie 133
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. L.27 „System powinien umożliwiać kontrolę zatwierdzenia postawienia środka trwałego do likwidacji”.
Prosimy o wyjaśnienie jak należy rozumieć określenie „kontrola zatwierdzenia postawienia środka trwałego do likwidacji”? Jakich funkcjonalności oczekuje w tym zakresie od systemu Zamawiający?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje funkcjonalności polegającej na zgłoszeniu środka trwałego do likwidacji, a następnie akceptacji (zatwierdzenia) postawienia do likwidacji w Systemie przez osobę odpowiedzialną za politykę gospodarki majątkiem uczelni. Z chwilą postawienia środka trwałego do likwidacji System nie powinien naliczać amortyzacji.
Pytanie 134
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. U.5 „W przypadku pozyskania przychodów z nowych projektów uruchamianych w trakcie roku budżetowego powinna następować automatyczna korekta w pozycji planu finansowego tzw. „środków do pozyskania” o wartość uruchamianego projektu”.
Prosimy o wyjaśnienie w jaki sposób mają być wprowadzane dane do systemu w zakresie pozyskania przychodów – czy jako korekta?
Odpowiedź:
Przychody (budżety) projektów zestawiane w planie rzeczowo-finansowym na nowy rok finansowy można ujmować w trzech zasadniczych grupach:
- przychody pozostające do dyspozycji z kontynuowanych projektów z lat poprzednich,
- dotacje z budżetu państwa,
- przychody deklarowane do pozyskania w trakcie roku, bilansujące plan finansowy uczelni (jednostki organizacyjnej).
W przypadku uruchomienia nowego projektu w ramach zatwierdzonego planu rzeczowo- finansowego system powinien automatycznie korygować (pomniejszać) budżet przewidziany w trzeciej grupie przychodów, ale jedynie do jego pierwotnej (zatwierdzonej) wysokości.
Zmiana przychodów poniżej lub powyżej zatwierdzonego budżetu wymaga korekty planu rzeczowo-finansowego wymuszającej ponowienie ścieżki jego akceptacji.
Pytanie 135
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. ra.4 , ra.5, ra.6, ra.7: „Zestawienie zgodne z załącznikiem nr 1 ustawy o rachunkowości”.
Prosimy o sprecyzowanie listy zestawień, o których mowa w pkt. ra.4, ra.5, ra.6, ra.7.
Odpowiedź:
System powinien posiadać raporty przewidziane ustawą o rachunkowości w pełnej wersji tj.:
- bilans,
- rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej i porównawczej,
- zestawienie zmian w kapitale własnym,
- rachunek przepływów pieniężnych sporządzony metodą pośrednią i bezpośrednią.
Pytanie 136
Zgodnie z Załącznikiem 1a do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 „Zakres funkcjonalny systemu i zakres raportowania” pkt. rd.5 „Zestawienie środków trwałych z prognozowaną amortyzacją w zadanym okresie”.
Prosimy o wyjaśnienie co Zamawiający rozumie przez określenie „prognozowana amortyzacja”.
Odpowiedź:
Zamawiający przez określenie „prognozowana amortyzacja” rozumie planowaną amortyzację zgodną z rocznym planem amortyzacji.
Pytanie 137
Zgodnie z SIWZ III.1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA „Realizacja wsparcia po wdrożeniu: Wsparcie po wdrożeniu systemu informatycznego obejmuje niżej wymienione elementy:
1. Analiza przyczyn niepoprawnego działania systemu.
2. Usuwanie stwierdzonych błędów oprogramowania i jego modyfikacji, konfiguracji, migracji danych oraz integracji z innymi systemami.
3. Pomoc użytkownikom w:
• poprawie błędów poczynionych w trakcie pracy (złe decyzje, dokumenty itd.),
• w rozwiązywaniu problemów z wykorzystaniem właściwych funkcjonalności systemu,
• obsłudze nowych lub zmodyfikowanych procesów Zamawiającego w systemie
• wykonywaniu standardowych czynności zamykania okresów sprawozdawczych i roku obrachunkowego
4. Dostosowywanie nowych wersji oprogramowania do zmieniających się przepisów prawa
5. Dostarczanie nowych opcji systemów wynikających z prac rozwojowych Wykonawcy.
6. Wsparcie dla administratorów w zakresie:
• instalacji systemu
• przywracania danych z backup-u
• rozwiązywania problemów jakości, wydajności, dostępności itp.”
Prosimy o szczegółowe doprecyzowanie warunków wsparcia po wdrożeniu, w tym:
• w jakim zakresie i w jakich godzinach będzie świadczona pomoc użytkownikom?
• w jakim wymiarze *liczba roboczogodzin w skali 1 roku+ i na jakich warunkach będzie świadczone wsparcie dla użytkowników i administratorów systemu?
Odpowiedź:
Usługa będzie wykonywana w dniach roboczych w zakresie wyżej opisanym w godzinach między 8-16.
Zamawiający nie definiuje liczby godzin wsparcia, uzależnia to od ilości zgłoszeń od użytkowników i oczekuje ich realizacji w ramach usługi. Warunki realizacji wsparcia po wdrożeniu określone zostały w umowie Załącznik nr 5 do SIWZ.
Pytanie 138
Zgodnie z SIWZ pkt. III.2.1. Podstawowe wymagania dotyczące systemu „Zamawiający na etapie oceny ofert na potwierdzenie spełnienia stawianych wymagań żąda przedstawienia próbek w postaci prezentacji systemu w zakresie określonym w tabeli w rozdziale III.2.1;
próbka w postaci prezentacji będzie spełniała następujące warunki:
• prezentacja odbędzie się w siedzibie Zamawiającego w sali umożliwiającej jej nagranie audio i video na nośnik cyfrowy,
• każdy Wykonawca będzie dysponował identycznym czasem na prezentację systemu, w przedziale czasu od 2 do 5 godzin,
• prezentacja musi być przeprowadzona na systemie działającym na danych rzeczywistych wprowadzanych stopniowo w trakcie prezentacji dla danej funkcjonalności,
• nagranie z prezentacji konkretnego Wykonawcy zostanie dołączone do jego oferty,
• z prezentacji każdego Wykonawcy zostanie sporządzony protokół”
Prosimy o wyjaśnienie:
a) czy Zamawiający będzie organizował prezentacje oferentów w oparciu o Regulamin Prezentacji? Jeśli tak, prosimy o przedstawienie Regulaminu Prezentacji.
b) czy Zamawiający będzie przeprowadzał prezentacje oferentów w oparciu o szczegółowy Scenariusz Prezentacji? Jeśli tak, prosimy o przedstawienie Scenariusza Prezentacji.
c) czy Zamawiający dla każdego z oferentów będzie stosował ten sam zakres prezentacji wybranych funkcjonalności oferowanego systemu?
Odpowiedź:
a) Zamawiający nie sformułował warunków prezentacji w formie Regulaminu Prezentacji.
b) Zamawiający nie określił szczegółowego scenariusza prezentacji.
c) Zamawiający dla każdego Wykonawcy będzie stosował ten sam zakres prezentacji.
Pytanie 139
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 - § 1 Definicje „Wada polegająca na krytycznym pogorszeniu się funkcjonowania Systemu lub krytycznemu zakłóceniu dostępu do Systemu
lub modułu. Awaria krytyczna w praktyce uniemożliwia korzystanie z wdrożonego Systemu (lub jego części)”.
Prosimy o potwierdzenie przez Zamawiającego, że „Awarię Krytyczną” Zamawiający rozumie jako wadę uniemożliwiającą w sposób całkowity korzystanie z wdrożonego Systemu lub jego części – np. wybranego modułu lub formularza w zakresie uniemożliwiającym wykonywanie kluczowych procesów dla funkcjonowania Politechniki Gdańskiej.
Odpowiedź:
Zamawiający nie potwierdza tak sformułowanej definicji zawartej w pytaniu.
Zamawiający w paragrafie 1 umowy Załącznik nr 5 do SIWZ zmienia nazwę Awarii krytycznej na awarię Systemu oraz zmienia jej definicję:
Obecnie jest:
Awaria krytyczna - Wada polegająca na krytycznym pogorszeniu się funkcjonowania Systemu lub krytycznemu zakłóceniu dostępu do Systemu lub modułu. Awaria krytyczna w praktyce uniemożliwia korzystanie z wdrożonego Systemu (lub jego części)
Powinno być:
Awaria Systemu - Wada polegająca na krytycznym pogorszeniu wydajności pracy Systemu, niedostępności Systemu, błędnym działaniu określonej funkcjonalności, uzyskiwaniu błędnych wyników działania Systemu, które uniemożliwiają dalsze prawidłowe użytkowanie Systemu.
Pytanie 140
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 - § 1 Definicje „Wada powodująca pogorszenie funkcjonalności lub wydajności Systemu, która ma wpływ na jakość eksploatacji Systemu. Wada powodująca niemożność korzystania z istotnych elementów/funkcji Systemu, przerwy w pracy Systemu, lub poważne obniżenie liczby dostępnych połączeń z Systemem”
Prosimy o:
a) potwierdzenie przez Zamawiającego, że zakres gwarancji obejmuje zakres wdrożonego Systemu wraz z oprogramowaniem narzędziowym bez sprzętu i koniecznej infrastruktury IT wymaganej do jego prawidłowego działania, która nie stanowi przedmiotu zapytanie ofertowego.
b) potwierdzenie przez Zamawiającego, że pogorszenie funkcjonalności lub wydajności Systemu jest rozumiane przez Zamawiającego jako wydłużenie czasu wykonywania operacji krytycznych dla funkcjonowania Politechniki Gdańskiej w porównaniu do czasów analogicznych operacji w momencie odbioru wdrożonego Systemu.
Odpowiedź:
a) Zamawiający potwierdza, że jest odpowiedzialny za sprzęt i infrastrukturę IT, ponieważ sprzęt i infrastruktura IT nie jest przedmiotem zamówienia.
b) Zamawiający nie potwierdza tak sformułowanej definicji. Zamawiający w paragrafie 1 umowy Załącznik nr 5 do SIWZ zmienia definicję błędu Systemu:
Obecnie jest:
Wada powodująca pogorszenie funkcjonalności lub wydajności Systemu, która ma wpływ na jakość eksploatacji Systemu. Wada powodująca niemożność korzystania z istotnych elementów/funkcji Systemu, przerwy w pracy Systemu, lub poważne obniżenie liczby dostępnych połączeń z Systemem Powinno być:
Wada polegająca na pogorszeniu wydajności pracy Systemu, błędnym działaniu określonej funkcjonalności, uzyskiwaniu błędnych wyników działania Systemu, które utrudniają prawidłowe użytkowanie Systemu
Pytanie 141
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 - § 1 Definicje „Oznacza dzień od poniedziałku do piątku, nieoznaczony jako ustawowo wolny od pracy na terenie Polski”
Prosimy o dodanie do definicji pojęcia „Godzin roboczych”.
Odpowiedź:
Zamawiający definiuje godziny robocze, jako czas między 8-16 w ramach dni roboczych.
W związku z powyższą odpowiedzą Xxxxxxxxxxx zmienia zapis definicji dnia roboczego w paragrafie 1 umowy w załączniku nr 5 do SIWZ:
Obecnie jest:
Oznacza dzień od poniedziałku do piątku, nieoznaczony jako ustawowo wolny od pracy na terenie Polski
Powinno być:
Oznacza dzień od poniedziałku do piątku, nieoznaczony jako ustawowo wolny od pracy na terenie Polski w godzinach roboczych między 8:00 a 16:00 (łącznie 8 godzin)
Pytanie 142
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 - § 18 Gwarancja i rękojmia za wady „2. W okresie obowiązywania gwarancji Wykonawca zobowiązany jest do usuwania wszelkich wad, zgodnie z kategoriami wad w następujących czasach naprawy, liczonych od czasu zgłoszenia:
1) Awaria krytyczna do 12 godzin
2) Błąd Systemu do 3 dni
3) Nieprawidłowość w pracy Systemu do 10 dni”
Prosimy o:
a) doprecyzowanie przez Zamawiającego wymaganej dostępności pracowników Zamawiającego na potrzeby świadczenia usług gwarancji dla wdrożonego Systemu.
b) wyjaśnienie czy gwarancja ma być świadczona tylko w dni robocze?
c) wyjaśnienie w jakich godzinach roboczych ma być świadczona gwarancja na System?
d) potwierdzenie przez Zamawiającego, że zgłoszenie wady rozumiane jest przez niego jako poprawne przesłanie kompletnych informacji o zdiagnozowanej wadzie Systemu do Zamawiającego wymaganej do sklasyfikowania wady, określenia miejsca występowania i zdefiniowania przypadków występowania wraz potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przez Zamawiającego.
Odpowiedź:
Zamawiający wyjaśnia i doprecyzowuje:
a) Pracownicy Zamawiającego dostępni będą w godzinach roboczych ustalonych między 8-16 dnia roboczego,
b) gwarancja ma być świadczona cały czas, a usuwanie nieprawidłowości w ramach gwarancji ma być wykonywane w dniach roboczych,
c) realizacja prac w ramach gwarancji ma być wykonywana u Zamawiającego w godzinach między 8-16.
d) Zamawiający nie potwierdza w/w definicji. Zamawiający nie definiuje jak będzie wyglądało zgłoszenie wady tylko sam fakt zgłoszenia.
Pytanie 143
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 - § 18 Gwarancja i rękojmia za wady „3. Kategorie wad definiowane są przez Zamawiającego, a podane czasy naprawy liczne są od chwili zgłoszenia przez Zamawiającego wady, przy czym czas reakcji Wykonawcy na zgłoszenie wynosi 6 godzin”
Prosimy o:
a) potwierdzenie przez Zamawiającego możliwych kanałów zgłaszania wad działania wdrożonego Systemu:
• Telefonicznie,
• Faks,
• Wiadomość e-mail,
• WWW – system ewidencji zgłoszeń udostępniony przez Wykonawcę.
b) o potwierdzenie dostępności poszczególnych kanałów zgłoszeń wad działania wdrożonego Systemu:
• Telefonicznie – dostępny w dni robocze od godziny 8:00 do 17:00,
• Faks – dostępny w dni robocze od godziny 8:00 do 17:00,
• Wiadomość e-mail – dostępny w dni robocze od godziny 8:00 do 17:00,
• WWW – system ewidencji zgłoszeń udostępniony przez Wykonawcę – dostępny w 7 dni w tygodniu od godziny 6:00 do 22:00.
c) o doprecyzowanie przez Zamawiającego, że czas reakcji rozumiany jest jako 6 godzin roboczych lub 6 godzin zegarowych.
Jeśli Zamawiający rozumie wskazany czas 6 godzin zegarowych prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający zapewni dostępność swoich pracowników trybie 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu w celu udzielenia niezbędnych informacji dodatkowych lub konsultacji koniecznych do sprawnego usunięcia wady wdrożonego Systemu.
Odpowiedź:
a) Zamawiający potwierdza wymienione powyżej kanały do zgłoszenia wad, jednak podczas wyboru kanału telefonicznego musi nastąpić późniejsze potwierdzenie za pomocą jednego z pozostałych kanałów.
b) Zamawiający nie potwierdza wymienione powyżej dostępności kanałów do zgłoszenia wad, oczekuje, że zgłoszenia poza kanałem telefonicznym dostępne będą całą dobę.
c) Zamawiający doprecyzuje, że 4 godziny czasu na reakcję przez Wykonawcę są to godziny robocze i zmieni zapis paragrafu 18 ustęp 3 umowy w załączniku nr 5 do SIWZ na następujący:
Obecnie jest:
Kategorie wad definiowane są przez Zamawiającego, a podane czasy naprawy liczne są od chwili zgłoszenia przez Zamawiającego wady, przy czym czas reakcji Wykonawcy na zgłoszenie wynosi 6 godzin.
Powinno być:
Kategorie wad definiowane są przez Zamawiającego, a podane czasy naprawy liczne są od chwili zgłoszenia przez Zamawiającego wady, przy czym czas reakcji Wykonawcy na zgłoszenie wynosi 4 godzin roboczych.
Zamawiający dodaje do paragrafu 1 umowy w załączniku 5 do SIWZ definicję „Czas reakcji” o następującej treści:
Maksymalny czas, jaki może upłynąć od momentu zgłoszenia wady przez Zamawiającego do przyjęcia i potwierdzenia przez Wykonawcę z jednoczesnym potwierdzeniu statusu wady.
Pytanie 144
Zgodnie z Załącznikiem 5 do SIWZ-ZP/440/025/U/2011 - § 18 Gwarancja i rękojmia za wady „Strony ustalają, iż w przypadku nie usunięcia wad w umówionym terminie:
1) Zamawiający wyznaczy Wykonawcy dodatkowy termin, poza terminami naprawy wskazanymi w ustępie 2,
2) Zamawiający może powierzyć usunięcie wad osobie trzeciej na koszt i ryzyko Wykonawcy”
Prosimy o wyjaśnienie:
a) czy Zamawiający na okres świadczenia gwarancji wdrożonego Systemu zapewni Wykonawcy zdalny dostęp do wdrożonego Systemu na środowisku produkcyjnym lub na środowisku testowym (dziennej kopii środowiska produkcyjnego z zahaszowanymi danymi klientów i pracowników) na potrzeby świadczenia usług gwarancji.
b) czy Zamawiający oczekuje od Wykonawcy świadczenia usług instalacji patchy na środowisku produkcyjnym i testowym?
Odpowiedź:
a) Zamawiający udostępni zdalny dostęp na czas wykonywanych prac;
b) Zamawiający oczekuje usług instalacji modyfikacji systemu (patchy) zarówno na środowisku produkcyjnym jak i testowym.
Pytanie 145
§ 5 ust. 1 i 2 – „ust. 1 Strony ustalają, że na potrzeby fakturowania korzystać będą z formularza rzeczowo-cenowego Wykonawcy, będącego podstawą oferty Wykonawcy. Określony powyżej sposób fakturowania jest i pozostaje wynagrodzeniem ryczałtowym. Ust. 2 Podstawą wystawienia faktury za dostawę i wdrożenie będzie protokół odbioru końcowego w danym obszarze podpisany przez obie Strony”. Prosimy o wyjaśnienie mechanizmu rozliczeń, gdyż nie jest on jasny. Czy umowa będzie rozliczana wg harmonogramu rzeczowo cenowego (faktury za dany odebrany przedmiot potwierdzone protokołem odbioru” – wniosek z ust. 1 oraz ust. 3 (gdzie mowa o „odpowiednim protokole odbioru”), czy będzie płatność jednorazowa na podstawie protokołu końcowego (wniosek z ust. 2). Prosimy o jasne i proste określenie mechanizmu rozliczeń w umowie, w tym o wyodrębnienie płatności z tytułu udzielonej licencji – o czym mowa w dalszych pytaniach.
Odpowiedź:
Podstawą wystawienia faktury będzie protokół odbioru końcowego w danym obszarze, to jest zgodnie z formularzem rzeczowo-cenowym odpowiednio za pozycję: „razem poz. 1”, „razem poz. 2”, „razem poz. 3”, i „razem poz. 4”.
W związku z powyższym Zamawiający wprowadza zmianę w treści umowy (zał. n5r 5 do SIWZ) poprzez wykreślenie w § 5 ust. 4 i zmianę numeracji ust. 5 i 6 odpowiednio na 4 i 5.
Pytanie 146
§ 5 ust. 4 – uprzejmie prosimy o wskazanie gdzie jest miejsce przewidziane w umowie na określenie kwoty jaką należy wpisać do faktury wskazanej w tym ustępie? Wykonawca niestety nie może znaleźć tego miejsca.
Odpowiedź:
Zamawiający usuwa zapis § 5 ust. 4, kwoty o których mowa znajdować się będą w formularzu rzeczowo cenowym.
Pytanie 147
§ 16 ust. 1 – kary umowne za opóźnienie oraz odstąpienie określone w podanych przepisach są bardzo wysokie (rażąco wygórowane w rozumieniu k.c.), co wpływa na ocenę ryzyk prawnych ofertowania i zawarcia kontraktu. Wnosimy o rozważenie i dopuszczenie następujących korekt: a) wysokości kar, w ten sposób, by kara określona w ust. 1 pkt 1) wynosiła 0,1 % wynagrodzenia brutto za każdy dzień (co jest wysokością powszechnie stosowaną, zabezpieczającą interesy Zamawiającego)
b) by kary określone w ust. 1 pkt 2) zostały znacząco zmniejszone (zwracamy uwagę, że za 10 dni opóźnienia przy poważnej awarii wykonawca będzie musiał zapłacić aż 100 tysięcy zł!, niezależnie od zawinienia, zaś - co oczywiste - stopień skomplikowania awarii może wpłynąć na konieczność dłuższej niż zakreślone terminy naprawy) albo wnosimy o zakreślenie podstawy kary zamiast „za opóźnienie”
– „za zwłokę”, c) by xxxx za odstąpienie nie wynosiła 100% wartości umowy brutto, lecz 20 % tej wartości.
Odpowiedź:
Zamawiający nie przychyla się do prośby.
Pytanie 148
§ 16 ust. 1 – z uwagi na wysokość kar oraz specyfikę umowy, należącą do umów z zakresy sektora IT wnosimy o rozważenie i wprowadzenie powszechnie stosowanych przez firmy informatyczne zapisów limitujących wysokość zastrzeżonych kar poprzez np. wskazanie w ust. 1 pkt. 1 i 2), iż łączna wysokość kar z tego tytułu nie przekroczy 20 % wartości przedmiotu mowy. W przypadku powstania szkody o wyższej wysokości interesy Zamawiającego zabezpiecza § 16 ust. 2 umowy.
Odpowiedź:
Zamawiający nie przychyla się do prośby.
Pytanie 149
§ 16 ust. 2 – nie jest zrozumiałe dla wykonawcy jakie utracone korzyści może ponieść Zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych. Prosimy o ich wskazanie. Wedle wiedzy Wykonawcy z przyczyn prawnych nie jest to możliwe, stąd wnosimy o usunięcie zapisu dotyczącego utraconych korzyści jako bezprzedmiotowego. Jednocześnie z ww przyczyn wnosimy o rozważenie i dopuszczenie wprowadzenia dla obydwu stron wyłączenia odpowiedzialności za utracone korzyści, np. poprzez zapis: Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za szkody polegające na utracie przez drugą Stronę korzyści, które uzyskałaby, gdyby szkody nie wyrządzono
Odpowiedź:
Zamawiający nie zgadza się na usunięcie zapisów w umowie dotyczących utraconych korzyści.
Pytanie 150
§ 16 ust. 1 pkt 3) – za odstąpienie przez którąkolwiek ze stron od umowy z przyczyny leżącej po stronie Wykonawcy – w wysokości 100% łącznego Wynagrodzenia z tytułu wdrożenia danego obszaru. Mechanizm naliczania kary jest dla Wykonawcy niejasny. Prosimy o wyjaśnienie rozumienia tego zapisu i jego konkretnego zastosowania. Prosimy o odpowiedź:
a) w jaki sposób będzie liczona kara w sytuacji odstąpienia przez którąkolwiek ze stron na etapie analizy – w jakiej będzie wysokości?
b) czy w przypadku odstąpienia na etapie wdrożenia obszaru realizowanego jako np. drugi – kara będzie w wysokości tego obszaru (przy realizacji którego nastąpiło odstąpienie)? Co w przypadku gdy odstąpienie nastąpi w trakcie realizacji dwóch obszarów – czy kara będzie w wysokości sumy wynagrodzeń za obydwa obszary?
c) co w przypadku odstąpienia na innym etapie umowy, już po wykonaniu wszystkich obszarów –jak będzie kalkulowana kara?
d) w jaki sposób zostanie naliczona kara w przypadku rozwiązania umowy w trakcie wdrożenia pierwszego modułu (F-K)?, a w jaki sposób zostanie naliczona kara w przypadku rozwiązania umowy w trakcie wdrożenia ostatniego modułu (Kontrolling)?
Odpowiedź:
a) Zamawiający nie określił w SIWZ takiego etapu jak analiza, jednak, jeżeli wdrażanie systemu zostałoby zakończone z winy Wykonawcy na jakiejkolwiek fazie wdrażania, to zapłaci on karę umowną liczoną od wartości podanej w formularzu rzeczowo-cenowym stosownie do danego obszaru (pozycje 1.2, 2.2, 3.2, 4.2).
b) Jeżeli pierwszy obszar został zakończony podpisaniem końcowego protokołu odbioru, to kara umowna w trakcie trwania wdrożenia obejmować będzie tylko ten drugi wdrażany obszar. Kara za odstąpienie wdrożenia dwóch obszarów (jednocześnie wdrażanych) będzie wynosić jako suma wartości wdrożenia tych obszarów.
c) Odstąpienie od umowy możliwe jest w czasie trwania dostawy i wdrożenia, w czasie trwania wsparcia po wdrożeniu nie można odstąpić od umowy, a co najwyżej ją wypowiedzieć. Kara umowna zostanie naliczona zgodnie z paragrafem 16 ustęp 1 umowy w załączniku 5 do SIWZ. Zamawiający w paragrafie 16 umowy w załączniku nr 5 do SIWZ dodaje ustęp nr 5 o treści:
Za wypowiedzenie umowy w zakresie wsparcia po wdrożeniu bez ważnego powodu – w wysokości 1% wynagrodzenia określonego w § 4 ustęp 1 i ustęp 2 za każdy miesiąc nie obowiązywania umowy za wdrożone obszary.
d) Jeżeli umowa zostanie zerwana w trakcie wdrażania obszaru F-K to zostanie naliczona kara w wysokości wartości wdrożenia obszaru F-K, analogicznie jeżeli umowa zostanie rozwiązana w trakcie wdrożenia obszaru Kontroling to zostanie naliczona kara w wysokości wartości wdrożenia obszaru Kontroling.
Pytanie 151
Wnosimy o rozważenie i dopuszczenie wprowadzenia dla obydwu stron limitacji odpowiedzialności
do wysokości wartości przedmiotu umowy, np. poprzez wprowadzenie zapisu: Całkowita odpowiedzialność każdej ze Stron z wszelkich tytułów wynikających z Umowy nie przekroczy 100 procent wartości Przedmiotu Umowy.
Odpowiedź:
Zamawiający nie przychyla się do prośby.
Pytanie 152
Prosimy o wyjaśnienie, czy kary umowne za opóźnienie w naprawie w okresie gwarancji (§ 16 ust. 1 pkt 2) będą liczone od upływu terminu z § 18 ust 2 (czasy naprawy) czy od upływu dodatkowego terminu, wyznaczonego przez Zamawiającego zgodnie z § 18 ust 4)? Prosimy o doprecyzowanie tej kwestii w umowie.
Odpowiedź:
Kary umowne naliczane są od upływu czasu naprawy ujętego w paragrafie 18 ustęp 2.
Pytanie 153
§ 18 ust 5 – „W przypadku wprowadzenia zmian do wdrożonego oprogramowania przez Zamawiającego lub osoby trzecie działające na jego zlecenie, Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenie procedury nieodpłatnej autoryzacji takich zmian. W przypadku autoryzacji zmian, cały System oraz tak zmienione oprogramowanie będzie objęte gwarancją Wykonawcy na takich samych zasadach jak System i oprogramowanie pierwotne”. Prosimy o wyjaśnienie co oznacza obowiązek przeprowadzenia ww autoryzjacji? Czy w wyniku jej przeprowadzenia Wykonawca jest uprawniony do jej odmówienia (np. w przypadku stwierdzenia, że wprowadzone zmiany negatywnie wpływają na pozostałą cześć systemu w sensie logicznym lub prowadzą lub mogą prowadzić do powstania zakłóceń/błędów w funkcjonowaniu innych obszarów? Wykonawca winien mieć prawo odmówienia dokonania autoryzacji w takich przypadkach. Wówczas też winien być zwolniony od gwarancji w zakresie wprowadzonych przez podmiot trzeci zmian. Zamawiający zlecając wykonanie zmian/poprawek podmiotowi trzeciemu może i powinien zagwarantować sobie gwarancję od tegoż podmiotu. Wnosimy o doprecyzowanie ww kwestii w umowie.
Odpowiedź:
Zamawiający w odpowiedzi na pytanie zmienia zapis paragrafu 18 ustęp 5 umowy w załączniku nr 5 do SIWZ :
Obecnie jest:
W przypadku wprowadzenia zmian uzgodnionych do wdrożonego oprogramowania przez Zamawiającego lub osoby trzecie działające na jego zlecenie, Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenie procedury nieodpłatnej autoryzacji takich zmian. W przypadku autoryzacji zmian, cały System oraz tak zmienione oprogramowanie będzie objęte gwarancją Wykonawcy na takich samych zasadach jak System i oprogramowanie pierwotne.
Powinno być:
W przypadku wprowadzenia zmian uzgodnionych z Wykonawcą do wdrożonego oprogramowania przez Zamawiającego lub osoby trzecie działające na jego zlecenie, Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenie procedury nieodpłatnej autoryzacji takich zmian. W przypadku autoryzacji zmian, cały System oraz tak zmienione oprogramowanie będzie objęte gwarancją Wykonawcy na takich samych zasadach jak System i oprogramowanie pierwotne.
Pytanie 154
§ 18 ust 6 – wnosimy o wyjaśnienie co oznacza i jakich przypadkach znajdzie zastosowanie następujący zapis: „Niezależnie od procedury autoryzacji, Zamawiający będzie uprawniony do uzupełnień, parametryzacji, zmian itp. w Systemie, które będą objęte gwarancją bez potrzeby procedury autoryzacji”. Zwracamy uwagę, że Zamawiający nie określił kryterium jakie będzie decydować o tym, kiedy będzie wymagana autoryzacja, a kiedy nie. Bez tego kryterium zapisy o autoryzacji są puste i mogą w ogóle nie być stosowane przez Zamawiającego. Prosimy o odpowiedź i podanie w umowie w jakich konkretnych przypadkach dokonane zmiany nie będą wymagały
autoryzacji wykonawcy?
Odpowiedź:
Zamawiający w odpowiedzi na pytanie zmienia zapis w paragrafie 18 ustęp 8 umowy załącznik nr 5 SIWZ:
Obecnie jest
Niezależnie od procedury autoryzacji, Zamawiający będzie uprawniony do uzupełnień, parametryzacji, zmian itp. w Systemie, które będą objęte gwarancją bez potrzeby procedury autoryzacji.
Powinno być:
Zmiana w parametrach funkcjonowania systemu lub zmiana w systemie dostępna z poziomu jego interfejsu nie jest zmianą w rozumieniu ustępu 5 i nie podlega autoryzacji oraz nie narusza praw gwarancyjnych.
Pytanie 155
§ 18 ust 6 - prosimy o wyjaśnienie w jaki sposób i na jakiej podstawie wykonawca będzie zmuszony do świadczenia usług gwarancyjnych które są obłożone bardzo wysokimi karami wobec zmian dokonanych przez inny podmiot? Zwracamy uwagę że na ich wprowadzenie oraz wykonanie, a także Projekt i zastosowane mechanizmy informatyczne (algorytmy) nie wykonawca nie ma przecież wpływu. Wnosimy o usunięcie tego zapisu jako zobowiązania naruszającego równoważne stron i obarczającego wykonawcę nadmierna odpowiedzialnością (ponosi on odpowiedzialność i ryzyko kar umownych za działania i dzieła osób trzecich).
Odpowiedź:
Zamawiający wspólnie z Wykonawcą uzgodnią wykonanie zmiany, dlatego po ich autoryzacji przez Wykonawcę udzieli on gwarancji.
Pytanie 156
§ 19 ust 3 – prosimy o wyjaśnienie i doprecyzowanie w umowie pojęcia „terminu startu produktywnego”.
Odpowiedź:
Definicja startu produktywnego znajduje się w załączniku 5 do SIWZ (umowa) w paragrafie 1.
Pytanie 157
§ 19 ust 3 – prosimy o wprowadzenie obowiązku Zmawiającego wyznaczenia dodatkowego min. 30 dniowego terminu przed uprawnieniem do wypowiedzenia umowy. W imię zasady równości stron. Taki obowiązek i to dwukrotny ciąży przecież na Wykonawcy – w ramach § 19 ust. 2.
Odpowiedź:
Zamawiający nie przychyla się do prośby.
Pytanie 158
§ 20 licencje. Z przyczyn podatkowych wnosimy o: a) jednoznaczne określenie terminu udzielenia licencji; b) wyodrębnienie w wynagrodzeniu umownym kwoty wynagrodzenia z tytułu udzielanych licencji. Brak tych postanowień uniemożliwia zgodne z przepisami podatkowymi wystawienie faktury VAT z tego tytułu (zwracamy uwagę na inny moment podatkowy w tym przypadku niż przy klasycznej sprzedaży towarów/usług oraz na okoliczność, że faktura za licencje wystawiona 30 dni przed dniem zapłaty jest nieważna (strony mają problemy z VAT) - § 15 ust 2 Rozporządzenia MF w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom (…).
Odpowiedź:
a) Zamawiający nie określił terminu udzielenia licencji, ponieważ licencja udzielana jest na czas nieokreślony.
b) Kwota za licencje wyodrębniona jest w formularzu rzeczowo cenowym, który to jest podstawą do wystawienia faktury zgodnie z załącznikiem 5 (umowa) paragraf 5 ustęp 1
Pytanie 159
§ 20 ust 3 - Prosimy o wyjaśnienie czy zapis ten obowiązuje również w przypadku naruszenia przez Xxxxxxxxxxxxx warunków licencji. Swoiste „ubezwłasnowolnienie” twórcy w takim przypadku jest zupełnie niezrozumiałe, sprzeczne z prawem autorskim. Wnosimy o dopuszczenie możliwości wypowiedzenia licencji w przypadku naruszenia przez Zmawiającego jej warunków.
Odpowiedź:
Zamawiający przychyla się do prośby i dopisuje do § 20 ust 4zapis:
Obecnie jest:
W przypadku naruszenia przez Wykonawcę zobowiązania, o którym mowa w ust. 3 powyżej, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2% wynagrodzenia określonego w § 4 ustęp 1 i ustęp 2 za każdy miesiąc nie obowiązywania umowy licencyjnej w/w wymienionym 10 letnim okresie.
Powinno być:
W przypadku naruszenia przez Wykonawcę zobowiązania, o którym mowa w ust. 3 powyżej, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2% wynagrodzenia określonego w § 4 ustęp 1 i ustęp 2 za każdy miesiąc nie obowiązywania umowy licencyjnej w/w wymienionym 10 letnim okresie. Obowiązek zapłaty Kary umownej, o której mowa w niniejszym ustępie nie dotyczy przypadku wypowiedzenia umowy licencyjnej przez Wykonawcę z winy Zamawiającego.
Pytanie 160
§ 20 ust. 3 – czy ww zapis stosuje się również do licencji obcych (np. licencji na oprogramowania narzędziowe, których wykonawca nie jest twórcą, np. Oracle, IBM, Microsoft)? Zwracamy uwagę, że warunki licencyjne światowych dostawców tego typu oprogramowań są nienegocjowane i nie jest możliwe pozbawienie ich prawa do wypowiedzenia licencji. Wnosimy o uwzględnienie tej okoliczności w umowie.
Odpowiedź:
Zamawiający nie przychyla się do uwzględnia prośby, ponieważ licencje w tym przypadku udziela Wykonawca, który jest stroną umowy, a nie osoby trzecie.
Pytanie 161
§ 20 ust. 4 – „W przypadku naruszenia przez Wykonawcę zobowiązania, o którym mowa w ust. 3 powyżej, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2% wynagrodzenia określonego w § 4 ustęp 1 i ustęp 2 za każdy miesiąc nie obowiązywania umowy licencyjnej w/w wymienionym 10 letnim okresie”. Wnosimy o usunięcie powyższej kary umownej jako sprzecznej z ustawowym uprawnieniem twórcy do wypowiedzenia licencji w przypadku naruszenia przez licencjobiorcę warunków korzystania z oprogramowania oraz – po drugie – jako kary niesłusznej w okolicznościach w których wypowiedzenie licencji obcych (czego nie można wykluczyć, choć jest to mało prawdopodobne, jednak w przypadku naruszenia warunków licencyjnych oprogramowania obcego należy się z tym liczyć) takie wypowiedzenie przez podmiot trzeci jest poza wpływem wykonawcy. Wykonawca nie powinien być wówczas obciążany karą umowną (zgodnie z kc. należy się ona przecież w przypadku działań/zaniechań niepieniężnych strony umowy, a nie podmiotu trzeciego).
Odpowiedź:
Zamawiający nie przychyla się do usunięcia zapisów § 20 ust. 4, jednak zaznacza, że Zamawiający zmienił treść ustępu, że Wykonawca nie zapłaci kary w przypadku wypowiedzenia umowy z winy Zamawiającego.
Pytanie 162
§ 20 ust. 7 i 8 – gdzie będą zdeponowane kody źródłowe? Wnosimy o wskazanie neutralnego miejsca np. Kancelaria notarialna.
Odpowiedź:
Zamawiający określił sposób zabezpieczenia kodów źródłowych przy pomocy zalokowanej koperty
przez Wykonawcę, zdeponowanej u Zamawiającego, który nie pociągałby kosztów tej operacji. Zamawiający dopuszcza zdeponowanie kodów źródłowych wraz z dokumentacją w wybranej przez Wykonawcę Kancelarii notarialnej na koszt Wykonawcy z adnotacją dowolnego do nich dostępu obu stron w przypadku złożenia oświadczenia o naruszeniu zapisów umowy odnoszącej się do wspomnianego depozytu.
Pytanie 163
W SIWZ Zamawiający wskazał:
rozdział V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTEPOWANIU ORAZ SPOSÓB DOKONYWANIA OCENY ICH SPEŁNIENIA
Pkt 1 ppkt 2) posiadania wiedzy i doświadczenia;
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że zrealizował w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie: co najmniej dwie usługi wdrożenia systemu wraz z dostawą oprogramowania potwierdzone referencjami w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu w jednostce sektora finansów publicznych (w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych) dla minimum 100 użytkowników i wartości brutto minimum 1 milion złotych każda.
Takie zdefiniowanie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia może doprowadzić do złożenia oferty przez Oferenta, który nie ma doświadczenia we wdrożeniach systemu w publicznych uczelniach wyższych. Poza tym spełnienie tego warunku może znacząco zawęzić ilość Oferentów ze względu na przyjęte parametry czy to wartościowe czy dotyczące ilości użytkowników, co będzie stanowiło znaczne ograniczenie konkurencji.
W związku z tym czy Zamawiający dopuszcza zmianę warunków dotyczących wiedzy i doświadczenia i uzna jedną z dwóch referencji, która będzie określała zrealizowanie zamówienia na publicznej uczelni wyższej dla minimum 80 użytkowników i wartości minimum 700 tysięcy brutto?
Odpowiedź:
Zamawiający dopuści referencje z wdrożenia systemu wraz z dostawą oprogramowania potwierdzone referencjami w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu w na publicznej uczelni wyższej.
Zamawiający dopuści referencje Wykonawcy, jeżeli jedna z dwóch wykonanych usług wdrożenia będzie zrealizowana dla uczelni wyższej dla minimum 80 użytkowników i wartości brutto minimum 700 tysięcy PLN.
Zamawiający zmienia treść zapisu rozdział V pkt 1 ppkt 2 SIWZ:
Obecnie jest:
2. posiadania wiedzy i doświadczenia;
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że zrealizował w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie:
co najmniej dwie usługi wdrożenia systemu wraz z dostawą oprogramowania potwierdzone referencjami w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu w jednostce sektora finansów publicznych (w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych) dla minimum 100 użytkowników i wartości brutto minimum 1 milion złotych każda.
Powinno być:
2. posiadania wiedzy i doświadczenia;
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że zrealizował w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie:
co najmniej dwie usługi wdrożenia oferowanego Systemu wraz z dostawą oprogramowania w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu w jednostce sektora finansów publicznych (w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych) lub spółkach prawa handlowego z udziałem środków publicznych, dla minimum 100 użytkowników i wartości
Lub
brutto minimum 1 milion złotych każda potwierdzone referencjami.
co najmniej dwie usługi wdrożenia oferowanego Systemu wraz z dostawą oprogramowania w zakresie finansów, zarządzania majątkiem, logistyki, kontrolingu z czego:
• minimum jedna usługa w jednostce sektora finansów publicznych (w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych) lub spółkach prawa handlowego z udziałem środków publicznych, dla minimum 100 użytkowników i wartości brutto minimum 1 milion złotych każda potwierdzone referencjami,
• minimum jedna usługa realizowana dla uczelni wyższej dla minimum 80 użytkowników i wartości brutto 700 tysięcy PLN każda potwierdzone referencjami.
Pytanie 164
Zmawiający opisując przedmiot zamówienia w treści pkt. lil.2.1. Podstawowe wymagania dotyczące systemu stwierdził, iż „oferowany system musi umożliwiać pracę co najmniej 300 użytkowników jednocześnie zalogowonych z możliwością zwiększania w przyszłości tej liczby, bądź 5000 użytkowników nazwanych", w związku ż tym proszę o wyjaśnienie jaką liczbę użytkowników należy uwzględnić w wycenie - rozbieżność pomiędzy ilością 300 a 5000 znacząco wpływa na wycenę projektu?
Odpowiedź:
Liczba licencji jest różna dla poszczególnych modułów (obszarów) systemu, jednak są to fizycznie te same osoby. Największą liczbę użytkowników przewiduje się w obszarze finanowo-księgowym, co wyznacza maksymalną liczbę licencji dla użytkowników nazwanych. Wykonawca ma oddzielnie wycenić wartość licencji dla każdego obszaru mimo, że są to te same fizycznie osoby i wpisać wycenę licencji odpowiednio w pp. 1.1, 2.1, 3.1, 4.1 formularza rzeczowo-cenowego (załącznik 4 do SIWZ).
obszar (moduł) systemu | liczba użytkowników nazwanych | liczba użytkowników jedn. zalog. |
finansowo-księgowy | 3000 | 300 |
ewidencji majątku | 2650 | 200 |
logistyki | 320 | 50 |
kontrolingu | 1800 | 150 |
Z uwagi na powyższe Zamawiający zmienia treść pkt 6 tabeli w rozdziale III.2.1: Obecnie jest:
Licencje na system muszą pozwalać na pracę nie mniej niż 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych lub pracę do 5000 użytkowników nazwanych2)
Powinno być:
Licencje na system muszą pozwalać na pracę nie mniej niż 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych lub pracę do 3000 użytkowników nazwanych2)
W związku z powyższą odpowiedzią Zamawiający zmienia zapis w pkt III.2.1 przypis 2 SIWZ.
Obecnie jest:
2) oferowany system musi umożliwiać pracę co najmniej 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych z możliwością zwiększania w przyszłości tej liczby, bądź 5000 użytkowników nazwanych. Poza w miarę stałą liczbą użytkowników systemu, takich jak służby finansowe kwestury i służby finansowe jednostek organizacyjnych potencjalnie wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu z szerokim repertuarem uprawnień; osoby zarządzające uczelnią, jednostkami organizacyjnymi, kierownicy projektów, planiści, bądź osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych będą pracowały z oferowanym systemem w ograniczonym czasie lub sporadycznie, ale bez ograniczenia zakresu wykorzystywanych funkcjonalności systemu np. jedynie do funkcji prezentacji danych. System musi umożliwiać przechodniość licencji w przypadku
użytkowników nazwanych (wykorzystanie licencji przez użytkownika nowego, gdy poprzedni nie będzie już korzystał z systemu). System powinien posiadać mechanizm monitorowania wykorzystania ilości licencji w dowolnym momencie czasu.
Powinno być:
2) oferowany system musi umożliwiać pracę co najmniej 300 użytkowników jednocześnie zalogowanych z możliwością zwiększania w przyszłości tej liczby, bądź 3000 użytkowników nazwanych. Poza w miarę stałą liczbą użytkowników systemu, takich jak służby finansowe kwestury i służby finansowe jednostek organizacyjnych potencjalnie wszyscy pracownicy i studenci uczelni mogą być użytkownikami tego systemu z szerokim repertuarem uprawnień; osoby zarządzające uczelnią, jednostkami organizacyjnymi, kierownicy projektów, planiści, bądź osoby pracujące w zastępstwie służb finansowych będą pracowały z oferowanym systemem w ograniczonym czasie lub sporadycznie, ale bez ograniczenia zakresu wykorzystywanych funkcjonalności systemu np. jedynie do funkcji prezentacji danych. System musi umożliwiać przechodniość licencji w przypadku użytkowników nazwanych (wykorzystanie licencji przez użytkownika nowego, gdy poprzedni nie będzie już korzystał z systemu). System powinien posiadać mechanizm monitorowania wykorzystania ilości licencji w dowolnym momencie czasu.
Podział liczby użytkowników na obszary:
obszar (moduł) systemu | liczba użytkowników nazwanych | liczba użytkowników jedn. zalog. |
finansowo-księgowy | 3000 | 300 |
ewidencji majątku | 2650 | 200 |
logistyki | 320 | 50 |
kontrolingu | 1800 | 150 |
1. (165) Zmawiający opisując przedmiot zamówienia w treści pkt. 111.2.1. Podstawowe wymagania dotyczące systemu stwierdził, iż wymaga próbki w postaci prezentacji systemu potwierdzająca spełnienie wytypowanego wymagania w zakresie posiadania repozytorium dokumentów źródłowych wykorzystywane on-line przez komponenty oraz posiadania polskich interfejsów użytkownika, a w przypadku interfejsów administracyjnych i do komponentów środowiska dopuszczalnych interfejsów w języku angielskim, w związku z tym proszę o wyjaśnienie czy Zamawiający dopuszcza zrzuty ekranów na potwierdzenie spełnienia wytypowanego wymagania?
Zamawiający nie dopuszcza zrzutów ekranów na potwierdzenia spełnienia wymagań w rozdziale
III.2.1 SIWZ w poz. 4 i 5. Zgodnie z warunkami prezentacji określonymi na stronie 10 SIWZ wymaganie musi być wykazane na danych rzeczywistych działającego systemu.
Pytanie 166
Zamawiający wskazał jako prawo opcji zamówienie na dostawę, wdrożenie i asystę zintegrowanego systemu informatycznego w jednym z obszarów: ewidencja majątku, logistyka i kontroling, w związku z tym proszę o wyjaśnienie od czego uzależnione jest prawo opcji dotyczące wdrożenia modułów poza finansowych?
Zamawiający wyjaśnia, że skorzystanie z prawa opcji uzależnione jest od wystąpienia okoliczności, o których mowa w rozdziale III pkt. 1 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (tytuł:
„Zamówienie opcjonalne”).
Pytanie 167
W związku z postanowieniami § 20 ust. 7 i nast. załącznika nr 5 do SIWZ Wzór umowy dotyczącymi zdeponowania bądź przekazania wraz ze zgodą na dowolne korzystanie kodów źródłowych zwracam się o wyjaśnienie czy Zamawiający dopuszcza zastosowanie innej formy zabezpieczenia, niż
zdeponowanie bądź przekazanie wraz ze zgodą na dowolne korzystanie kodów źródłowych?
Odpowiedź:
Zamawiający określił sposób zabezpieczenia kodów źródłowych, który nie pociągałby kosztów tej operacji.
Zamawiający dopuszcza zdeponowanie kodów źródłowych wraz z dokumentacją w wyznaczonej Kancelarii notarialnej na koszt Wykonawcy z adnotacją dowolnego do nich dostępu obu stron w przypadku złożenia oświadczenia o naruszeniu zapisów umowy odnoszącej się do wspomnianego depozytu.
Pytanie 168
W związku z postanowieniami § 6 ust. 3 załącznika, nr 5 do SIWZ Wzór umowy zespół Wykonawcy zobowiązany jest pozostać dyspozycyjnym w godzinach pracy Zamawiającego i stawiać się na każde jego wezwanie w związku z realizacją Umowy, w związku z tym proszę o wyjaśnienie co jak Zamawiający rozumie dyspozycyjność i jaką przewiduje procedurę przekazania wezwania i stawienia się Wykonawcy, w szczególności w sytuacjach prowadzenia przewidzianych w § 11 ust. 2 prac wdrożeniowych w innych lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego na terenie Polski?
Odpowiedź:
Niezależnie od szczegółowego harmonogramu wdrażania określającego zakres udziału zespołu konsultantów Wykonawcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania zespołu Wykonawcy w związku z realizacją Umowy poza przypadkami wyszczególnionymi w tym harmonogramie.
Procedura wezwania będzie uwzględniała przyjęte środki komunikowania się, stosowny czas powiadomienia i jedyną lokalizację wdrożenia tj. Politechnikę Gdańską w Gdańsku.
Pytanie 169
Zgodnie z postanowieniami § 6 ust. 4 załącznika nr S do SIWZ Wzór umowy Wykonawca jest udzielać Zamawiającemu informacji oraz odpowiadać na zadawane przez zobowiązany Zamawiającego pytania - niezwłocznie, nie później jednak niż terminie 3 dni. Należy zwrócić uwagę, iż takie określenie terminu, w przypadku przekazania pytania w piątek zobowiązuje Wykonawcę do udzielenia odpowiedzi de facto w terminie jednego dnia roboczego - terminu bardzo krótkiego i z przyczyn obiektywnych w wielu przypadkach niemożliwego do dotrzymania, czy w związku z tym dopuszcza i zamierza zmienić ten termin na 3 dni robocze?
Odpowiedź:
W związku z powyższym pytaniem Zamawiający zmienia paragraf 6 ustęp 4 umowy w załączniku nr 5 do SIWZ:
Obecnie jest:
Wykonawca zobowiązuje się składać Zamawiającemu miesięczny raport z dokonanych w tym okresie czynności, według schematu wskazanego przez Xxxxxxxxxxxxx, a także udzielać Zamawiającemu informacji oraz odpowiadać na zadawane przez Xxxxxxxxxxxxx pytania – niezwłocznie, nie później jednak niż terminie 3 dni.
Powinno być:
Wykonawca zobowiązuje się składać Zamawiającemu miesięczny raport z dokonanych w tym okresie czynności, według schematu wskazanego przez Xxxxxxxxxxxxx, a także udzielać Zamawiającemu informacji oraz odpowiadać na zadawane przez Zamawiającego pytania – niezwłocznie, nie później jednak niż terminie 3 dni roboczych.
Pytanie 170
Zgodnie z postanowieniami § 8 ust. 3 i nast. załącznika nr 5 do SIWZ Wzór umowy dotyczących procedury odbioru również szkoleń i wynikającą z nich kwestią stwierdzenia nieprawidłowości, w tym wad i koniecznością bezzwłocznego ponownego przeprowadzenia szkoleń i przedstawi do ponownego odbioru, proszę o wyjaśnienia, w oparciu o jakie kryteria i przesłanki dokonywany będzie odbiór produktu „szkolenie"?
Odpowiedź:
Zamawiający przewiduje kryteria, które uniemożliwią odbiór fazy szkoleniowej. Kryteria formalne, np. brak przeprowadzenia jakiegoś szkolenia, kryteria jakościowe, np.: przeprowadzone szkolenie z pominięciem zaplanowanych tematów szkoleniowych itp.
Pytanie 171
Zgodnie z postanowieniami § 12 ust. 5 i nast. załącznika nr 5 do SIWZ Wzór umowy przewidującymi prawo zwrócenia się przez Zmawiającego do Wykonawcy o odsunięcie konkretnego członka zespołu konsultantów od realizacji umowy i zastąpienie go nowym członkiem, proszę o wyjaśnienie w oparciu, o jakie kryteria Zamawiający będzie odsuwał i odmawiał akceptacji członków zespołu konsultantów Wykonawcy ,poza naruszeniem zasad poufności)?
Odpowiedź:
Zamawiający przewiduje kryteria formalne związane z wykonywaniem obowiązków wdrożeniowych przykładowo brak udziału w spotkaniach roboczych bez zgłoszenia wcześniejszego usprawiedliwienia oraz kryteria jakościowe np. polegające na nie posiadaniu odpowiedniej wiedzy merytorycznej z wybranego wdrażanego obszaru, którego jest konsultantem.
Pytanie 172
Zgodnie z postanowieniami § 16 ust. 1 załącznika nr 5 do SIWZ Wzór umowy Zamawiający przewiduje obowiązek zapłaty przez Wykonawcę kary umownej z tytułu „opóźnienia" w realizacji umowy oraz usuwaniu wad, a zatem również za niedotrzymanie terminu z przyczyn zawinionych przez Zamawiającego, co może prowadzić do nałożenia sankcji na Wykonawcę w sytuacji, w której nie ponosi on winy za niedotrzymanie terminu, czy w związku z tym Zamawiający przewiduje możliwość i dokona zastąpienia określenia „opóźnienie" określeniem „zwłoka"?
Odpowiedź:
Zamawiający nie przewiduje zmiany zapisów umowy, ponieważ jest możliwość miarkowania kary umownej w takiej sytuacji.
Pytanie 173
Z treści § 18 ust. 5 załącznika nr 5 do SIWZ Wzór umowy wynika, iż w przypadku wprowadzenia zmian do wdrożonego oprogramowania przez Zamawiającego lub osoby trzecie działające na jego zlecenie. Wykonawca jest zobowiązany do/przeprowadzenia procedury nieodpłatnej autoryzacji takich zmian, a w przypadku autoryzacji zmian, cały System oraz tak zmienione oprogramowanie będzie objęte gwarancją Wykonawcy na takich samych zasadach Jak System i oprogramowanie pierwotne. Takie sformułowanie powoduje, iż Wykonawca zmuszony będzie do nieodpłatnego świadczenia w niemożliwym do oszacowania pod względem kosztów i czasochłonności zakresie na rzecz również podmiotów trzecich działających na zlecenie Zamawiającego, w postaci przeprowadzenia autoryzacji zmian, a dodatkowo wzięcia odpowiedzialności za produkty nie pochodzące od Wykonawcy. W związku z powyższym proszę o odpowiedź na pytanie czy Zmawiający przewiduje możliwość i dokona zmiany treści § 18 ust. 5 załącznika nr 5 do SIWZ Wzór urnowy poprzez wykreślenie ust. 5?
Zamawiający nie przewiduje wykreślenia z umowy treści z paragrafu 18 ustęp 5
Pytanie 174
Dotyczy PM
Występuje istotna różnica między opisami tego samego wymagania (pkt V.1.3 i Załącznik 7a) pkt 4). pktV.1.3)-ZapisSIWZ
Kierownik projektu - wykształcenie wyższe informatyczne tub pokrewne, posiadający certyfikat w zakresie zarządzania projektami na poziomie, co najmniej PRINCE2 Practitioner lub PMP Practitioner, lub IPMA ievel C, a także minimum 7 letnie doświadczenie w zakresie kierowania wdrożeniami zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP ( w tym minimum 3 Setnie doświadczenie w zakresie oferowanego systemu), przy czym w tym okresie osoba ta powinna zakończyć odbiorem realizację, co najmniej 2 projektów wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP, o
wartości netto minimum 1 min złotych. załącznik 7a) pkt 4 -zapis
Posiadanie certyfikatu w zakresie zarządzania projektami na poziomie co najmniej PRINCE2 Practitioner lub PMP Practitioner lub IPMA levei C, a także minimum 7 letnie doświadczenie w zakresie kierowania wdrożeniami zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP, przy czym w tym okresie zakończony odbiorem co najmniej 1 projekt wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP, o wartości netto minimum 1 min złotych.
Czy Zamawiający uzna za obowiązujący opis z Załącznika nr 7a) pkt 4. i dopuści również posiadanie certyfikatów równoważnych ale "niepłatnych", bowiem często doświadczeni kierownicy projektów nie zabiegają o certyfikowanie wymagające regularnych opłat dla instytucji certyfikującej np. IPMA level D, PRINCE 2. etc
Odpowiedź:
Zamawiający zmienia zapisy dotyczące wymagań na kierownika projektu: w Załączniku 7a pkt 4 do SIWZ i w rozdziale V pkt 1.3. SIWZ na następujący zapis:
Obecnie jest pkt V 1.3 SIWZ:
Xxxxxxxxx projektu - wykształcenie wyższe informatyczne tub pokrewne, posiadający certyfikat w zakresie zarządzania projektami na poziomie, co najmniej PRINCE2 Practitioner lub PMP Practitioner, lub IPMA ievel C, a także minimum 7 letnie doświadczenie w zakresie kierowania wdrożeniami zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP ( w tym minimum 3 letnie doświadczenie w zakresie oferowanego Systemu), przy czym w tym okresie osoba ta powinna zakończyć odbiorem
realizację, co najmniej 2 projektów wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP, o wartości netto minimum 1 min złotych.
Obecnie jest załącznik 7a pkt 4 do SIWZ:
Posiadanie certyfikatu w zakresie zarządzania projektami na poziomie co najmniej PRINCE2
Practitioner lub PMP Practitioner lub IPMA levei C, a także minimum 7 letnie doświadczenie w zakresie kierowania wdrożeniami zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP, przy czym w tym okresie zakończony odbiorem co najmniej 1 projekt wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP, o wartości netto minimum 1 min złotych.
Powinny być V 1.3 SIWZ
Kierownik projektu - wykształcenie wyższe informatyczne tub pokrewne, posiadający certyfikat w zakresie zarządzania projektami na poziomie, co najmniej PRINCE2 Practitioner lub PMP Practitioner, lub IPMA ievel C, a także minimum 7 letnie doświadczenie w zakresie kierowania wdrożeniami zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP. Ponadto kierownik projektu powinien posiadać 3 letnie doświadczenie w zakresie oferowanego Systemu z legitymowaniem się co najmniej jednym zakończonym wdrożeniem tego systemu o wartości min 700 tys PLN, gdzie pełnił rolę kierownika projektu.
Powinno być w załączniku 7a pkt 4:
wykształcenie wyższe informatyczne tub pokrewne, certyfikat w zakresie zarządzania projektami na poziomie, co najmniej PRINCE2 Practitioner lub PMP Practitioner, lub IPMA ievel C, a także minimum 7 letnie doświadczenie w zakresie kierowania wdrożeniami zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP, 3 letnie doświadczenie w zakresie oferowanego systemu z legitymowaniem się co najmniej jednym zakończonym wdrożeniem tego systemu o wartości min 700 tys PLN, gdzie była pełniona rola kierownika projektu
Pytanie 175
Dotyczy terminu przetargu.
Czy jest możliwość przesunięcia terminu złożenia przetargu np. o 14 dni tak aby w pełni wykorzystać czas przeznaczony na przygotowanie bez kolizji świątecznej ?
Odpowiedź:
Zamawiający zmienia termin składania ofert na 01.03.2012 godz. 11:00 oraz termin otwarcia ofert na 01.03.2012 godz. 11:30
Pytanie 176
Dotyczy pkt A.15
System powinien zapewniać mechanizmy migracji z jednego systemu operacyjnego na inny O jakie mechanizmy chodzi?
Odpowiedź:
Zamawiający przyjmuje, że system może pracować pod różnymi systemami operacyjnymi i po jego wdrożeniu może powstać potrzeba migracji na inny system operacyjny np. na inną odmianę systemu LINUX, SOLARIS, bądź wyższą wersję tego samego systemu operacyjnego przy pomocy udokumentowanych czynności administrowania systemem.
Pytanie 177
Dotyczy: pkt A18
W ramach systemu powinny być dostępne funkcjonalności do monitorowania pracy elementów tego systemu, a w szczególności systemu relacyjnej bazy danych systemu operacyjnego i wykorzystywanego środowiska pracy systemu.
Czy na pewno z poziomu sytemu ERP powinno być takie zarządzanie? (W znanych nam systemach nie spotkaliśmy takich mechanizmów.)
Odpowiedź:
Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę i wdrożenia systemu informatycznego, systemu relacyjnej bazy danych oraz narzędzi niezbędnych do funkcjonowania systemu. Wymaganie A.18 nie określa z jakiego poziomu powinna być dostępna funkcjonalność monitorowania, może to być np.. z poziomu narzędzi zintegrowanych z systemem.
Pytanie 178
Dotyczy: pkt A 19
System powinien umożliwiać dostęp do wszystkich funkcji każdego modułu przez przeglądarkę WWW Czy Zamawiający może wyjaśnić powyższą funkcjonalności ?
Odpowiedź:
Pytanie 179
Dotyczy: pkt B20
System powinien umożliwiać tworzenie nowego zapisu w bazie za pomocą mechanizmu kopiowania części danych z zapisów poprzednich
Czy Zamawiający może wyjaśnić powyższą funkcjonalności ?
Odpowiedź:
Zamawiający wyjaśnia, że podczas wprowadzania jakichkolwiek nowych zapisów (transakcji, dokumentów, innych wprowadzanych danych) System powinien posiadać funkcjonalność kopiowania istniejącego zapisu w Systemie, w celu jego dalszego edytowania. Przykładem może być wystawianie faktury sprzedaży, na podstawie podobnej, wcześniej wprowadzonej.
W związku w powyższą odpowiedzią Zamawiający zmienia treść wymagania B20: Obecnie jest:
System powinien umożliwiać tworzenie nowego zapisu w bazie za pomocą mechanizmu kopiowania części danych z zapisów poprzednich
Powinno być:
System powinien umożliwiać tworzenie nowego zapisu w Systemie za pomocą mechanizmu kopiowania części danych z poprzednich zapisów.
Pytanie 180
Dotyczy: pkt B30
System powinien umożliwiać wykorzystanie programu typu MS Word, jako narzędzia do tworzenia korespondencji seryjnej
Czy Zamawiający może wyjaśnić powyższą funkcjonalności ?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje możliwość wykorzystania MS Word, jako narzędzia do przygotowania korespondencji seryjnej w zakresie wydruku dokumentów z systemu w powiązaniu z danymi adresowymi dotyczącymi tych dokumentów, np. wydruk potwierdzeń sald kontrahentów w powiązaniu z eksportem do MS WORD danych kontrahenta do wydruku kopert, w takiej samej kolejności jak dokumenty potwierdzenia sald.
Pytanie 181
Dotyczy: pkt C1,C2,C3
System powinien mieć mechanizmy automatycznego tworzenia kopii zapasowych danych umożliwiające współpracę z zewnętrznym systemem archiwowania…
dotyczy to nie tylko ERP, ale sprzętu i bazy danych.
Czy Zamawiający może doprecyzować powyższą funkcjonalności?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje funkcjonalności automatycznego tworzenia kopii zapasowych w rozumieniu mechanizmów definiowania - jakie dane i kiedy ma być tworzona kopia oraz opis procedury przywracania tych danych. Zamawiający oczekuje również funkcjonalności Systemu polegająca na współpracy Systemu w zakresie definiowania parametrów dla zewnętrznych systemów archiwizacji.
Pytanie 182
Dotyczy: pkt E31
System powinien umożliwiać definiowanie różnych formatek dokumentów zapewniających rozproszone ich wprowadzanie do repozytorium dokumentów systemu
Czy Zamawiający może doprecyzować powyższą funkcjonalność?
Odpowiedź:
Poszczególne dokumenty w zależności od miejsca ich wprowadzania do systemu w ramach rozproszonego wprowadzania danych mogą mieć odmienną formatkę dopasowaną do roli tego dokumentu i służb finansowych je wprowadzających.
Zamawiający oczekuje możliwości edycji formatek wszystkich dokumentów poprzez:
- dodanie nowej zakładki zawierającej nowe definiowane pola
- modyfikacji istniejącej zakładki poprzez zdefiniowanie nowych pól
- modyfikacji nazwy opisujące istniejące pola.
Pytanie 183
Dotyczy: pkt 110
System powinien umożliwiać wprowadzenie faktury w PLN do zamówienia wypisanego w walucie obcej
Czy Zamawiający może wyjaśnić logikę powyższej funkcjonalności?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje funkcjonalności, aby System umożliwiał wprowadzenie faktury zakupu w walucie PLN, którą Zamawiający otrzymał na podstawie wysłanego zamówienia zakupu w walucie obcej, zarejestrowanego w Systemie.
Pytanie 184
Dotyczy: pktM11
System powinien umożliwiać określenie identycznego źródła finansowania do całego zapotrzebowania lub odrębnie dla każdej jego pozycji
Czy Zamawiający może doprecyzować powyższą funkcjonalność ?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje funkcjonalności pozwalającej na określenie źródła finansowania (środki własne, dofinansowanie itd.) całego zapotrzebowania lub dla każdej jego pozycji, jeśli są one finansowane z różnych źródeł.
Pytanie 185
Dotyczy: pkt M12 do M17
Czy Zamawiający potwierdza, że poprzez to wymaganie chce dostać mechanizm taki, aby z danego obiektu kontrolingowego (np. Wydział, katedra, projekt, zadanie) uprawniony użytkownik wystawiał zapotrzebowanie tworząc przypisanie o którym mowa i uzyskując obligo (zaangażowanie środków o wartości zapotrzebowania).
Odpowiedź:
Zamawiający nie potwierdza tak sformułowanego wymagania. Zamawiający oczekuje przypisania obiektu kontrolingowego do wystawionego zapotrzebowania, a nie wystawianie zapotrzebowania z danego obiektu kontrolingowego przez użytkownika i w ten sposób uzyskanie obligo.
Pytanie 186
Dotyczy: pkt M19
System powinien kontrolować stan wykorzystania limitów z zapotrzebowania, na podstawie wprowadzonych pozycji zamówienia, poprzez mechanizmy łączące bazę ogólną (np.CPV) z bazą indeksów materiałowych
Czy Zamawiający potwierdza, że poprzez to wymaganie chce dostać mechanizm taki, aby użytkownik wystawiając zapotrzebowanie nie uzyskał zgody systemu na zaakceptowanie go, jeśli nie ma środków dostępnych w budżecie?
Odpowiedź:
Zamawiający nie potwierdza działania takiego mechanizmu. Zamawiający oczekuje funkcjonalności kontroli limitów ilościowych pozycji zapotrzebowań realizowanych poprzez zamówienia zakupu, a nie kontroli środków w budżecie, który jest już innym wymaganiem.
Pytanie 187
Dotyczy: pkt P9
System powinien umożliwiać wystawienie faktury sprzedaży, gdzie kwota netto zostanie wyrażona w walucie obcej, a VAT w PLN
Czy Zamawiający może doprecyzować powyższą funkcjonalność?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje funkcjonalność Systemu, która umożliwi wystawienie faktury VAT w różnych walutach, przy założeniu, że kwota netto jest w walucie obcej, kwota VAT w walucie PLN, a kwota brutto w walucie obcej takiej samej jak kwota netto.
Pytanie 188
Dotyczy: pkr R11
System powinien umożliwiać podgląd historii operacji z poziomu artykułu Czy Zamawiający może doprecyzować powyższą funkcjonalność?
Odpowiedź:
Zamawiający oczekuje funkcjonalności Systemu, która umożliwi podgląd transakcji magazynowych z poziomu artykułu, tzn. przeglądając dany artykuł w Systemie (podstawowe dane artykułu) możliwe było wejście w dane dotyczące operacji tego artykułu bez wychodzenia z formatki artykułu.
Ponadto Zamawiający wprowadza następujące zmiany do SIWZ:
1. Na stronie 34 SIWZ zmienia:
Obecnie jest:
Oferowany system powinien komunikować się z poprzez wymianę plików w formacie zgodnym z Załącznikiem 4 - „Aplikacja terminala do inwentaryzacji” przy poniższych założeniach:
Powinno być:
Oferowany system powinien komunikować się z poprzez wymianę plików w formacie zgodnym
z Załącznikiem 10 - „Aplikacja terminala do inwentaryzacji” przy poniższych założeniach:
2. W punkcie B.16 tabeli w rozdziale III.2.2 oraz załączniku 1a do SIWZ Obecnie jest:
System powinien umożliwiać generowanie wydruków do standardowych plików przynajmniej: PDF, MS OFFICE (doc. xls), TXT, XML , SCV
Powinno być:
System powinien umożliwiać generowanie wydruków do standardowych plików przynajmniej: PDF, MS OFFICE (doc. xls), TXT, XML , CSV
3. w paragrafie 16 ustęp 1 umowy załącznik 5 dotyczące numeracji:
Obecnie jest:
1) za opóźnienie w realizacji poszczególnej z faz projektu w wysokości 1% wynagrodzenia brutto za daną fazę za każdy dzień opóźnienia,
2) za opóźnienie w usuwaniu wad w trakcie nadzoru powdrożeniowego oraz w okresie gwarancji – za każdy dzień opóźnienia w wysokości:
a) 10 000 złotych w przypadku awarii krytycznej,
b) 5 000 złotych w przypadku błędu Systemu;
c) 1 000 złotych w przypadku nieprawidłowości w pracy Systemu;
2) za odstąpienie przez którąkolwiek ze stron od umowy z przyczyny leżącej po stronie Wykonawcy – w wysokości 100% łącznego Wynagrodzenia z tytułu wdrożenia danego obszaru,
Powinno być:
1) za opóźnienie w realizacji poszczególnej z faz projektu w wysokości 1% wynagrodzenia brutto za daną fazę za każdy dzień opóźnienia,
2) za opóźnienie w usuwaniu wad w trakcie nadzoru powdrożeniowego oraz w okresie gwarancji – za każdy dzień roboczy opóźnienia w wysokości:
d) 10 000 złotych w przypadku awarii Systemu,
e) 5 000 złotych w przypadku błędu Systemu;
f) 1 000 złotych w przypadku usterki Systemu;
3) za odstąpienie przez którąkolwiek ze stron od umowy z przyczyny leżącej po stronie Wykonawcy – w wysokości 100% łącznego Wynagrodzenia z tytułu wdrożenia danego obszaru,
W związku z powyższymi odpowiedziami do SIWZ Zamawiający zmienia treść poniższych załączników do SIWZ i zamieszcza je na stronie internetowej:
Załącznik 1a Załącznik 1b Załącznik 5 Załącznik 7a
Powyższe odpowiedzi oraz zmienione załączniki stanowią integralną część SIWZ.
Udzielone wyjaśnienia oraz wprowadzone zmiany będą wiążące dla wszystkich Wykonawców, którzy otrzymali SIWZ oraz opublikowane na stronie xxx.xxx.xx.xxx.xx zgodnie z art. 38 ust 2 i 4 ustawy z dnia 29.01.2004 r Pzp.
……………........................................
(podpis kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej)